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Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas Introducción

ORRC

El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente a la

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas , adscrita a la Dirección de

Finanzas de la Gobernación del Estado Táchira, es de observancia general, sirve

como instrumento de información y consulta.

Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación

con el personal adscrito a la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas , bajo la

supervisión del Jefe del área.

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable como referencia para lograr el

aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve

como instrumento de consulta y de adiestramiento de personal, así como apoyo a los

niveles directivos para la delegación de funciones de autoridad, lo que les permite

disponer de mayor tiempo para desarrollar sus actividades gerenciales tales como:

planificación, coordinación, supervisión y control de las responsabilidades a su cargo, y

aspectos importantes para el progreso de la organización.

Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de

los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las

ventajas que ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de

estos conceptos, para así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.

Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas

Índice

ORRC

Contenido Código

Introducción.

Conceptos.

Estructura del manual.

Uso del manual.

Manual de Organización. ORRC

Base Legal.

NORMAS:

Generales. ORRC-01N

Requisitos para la rendición de cuentas. ORRC-02N

Manejo de fondo de caja chica. ORRC-03N

PROCEDIMIENTOS:

Recepción de rendición de cuentas. ORRC-01P

Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.

ORRC-02P

Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.

ORRC-03P

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

ORRC-01F

Verificación de documentos del informe de rendición de cuenta

ORRC-02F

Cuadro para la Relación de Gastos de la Rendición de Cuenta

ORRC-03F

Relación de Gastos de Caja Chica ORRC-04F

Febrero 2013


Índice

ORRC

Contenido Código

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Fondos en Anticipo)

ORRC-05F

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas ORRC-06F

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Caja Chica)

ORRC-07F

Registro de Asesorías ORRC-08F

Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas Conceptos

ORRC

PROPÓSITO DEL MANUAL:

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la

información concerniente a las funciones y objetivos de la Oficina de Recepción de

Rendición de Cuentas.

IMPORTANCIA:

Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles

de comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea,

facilitándole una visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus

propias responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la

organización, estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.

ALCANCE:

Este Manual de Organización Norma y Procedimientos involucra todas las unidades

organizativas de la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa,

Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció

una estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.

POLÍTICAS:

Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la

realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites

dentro de los cuales se deben desarrollar.

Estas políticas establecidas por la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas ,

están dirigidas al logro de los objetivos principales de la misma.

Febrero 2013


ORRC

NORMAS:

Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben

efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr

un mejor desarrollo de las mismas.

Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las

políticas y por ende al logro de los objetivos.

PROCEDIMIENTO:

Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales

especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal

involucrado, relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los

procesos que se llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y

coordinada.

MÉTODO:

Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de

recursos materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente

conlleva al logro de los objetivos.

ACTIVIDADES:

Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado,

dirigidas al logro de un objetivo específico; Determinan el grado de responsabilidad y

autoridad del cargo.

TAREAS:

Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades,

forman la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los

mismos.

Febrero 2013


ORRC

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se

específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir

entre las diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los

objetivos, es un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma

de decisiones.

DIAGRAMA DE POSICIÓN:

Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las

diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos,

es un marco administrativo de referencia.

NIVEL JERÁRQUICO:

Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado

determinado a las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad.

ORGANIGRAMA:

Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida

la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones

entre las unidades que la componen.

UNIDAD ORGANIZATIVA:

Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o

varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

FUNCIÓN:

Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar

los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es

responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-

administrativas vigentes.

Febrero 2013


Estructura del Manual

ORRC

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la

institución; de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se

conforman cada uno de ellos.

Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco

y con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver

figura Nº 1)

Fig. Nº. 1

EJEMPLO:

(DENOMINACIÓN

DE LA UNIDAD

ORGANIZATIVA )

OFICINA DE RECEPCIÓN DE

RENDICIÓN DE CUENTAS

Logotipo

Febrero 2013



ORRC

ESTRUCTURA INTERNA:

Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá

mantenerla bajo una misma forma de presentación.

Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la

División de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de

copias, las cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y

permanecerán en el Manual hasta que se realice alguna modificación.

La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se

muestra a continuación:

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ÁREA:

ASUNTO:

CÓDIGO

FECHA DE VIGENCIA 1

2

3

4

5

Febrero 2013



ORRC

CÓDIGO DE CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN

1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.

2 Asunto Título de la información presentada.

3 Código Código del Área

4 Fecha de Vigencia

Codificación asignada, por La División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.

5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.

CÓDIGO:

Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la

División de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual

de Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y

control.

Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se

considera necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada

diferenciarlos en cada área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:

Febrero 2013



ORRC

Z X X X X - Z

Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual

Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia



Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)

Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos

Febrero 2013


Uso del Manual de Normas y Procedimientos

ORRC

Búsqueda de Información

El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los

Manuales de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común

dentro de la Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de

información relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al

incremento de la productividad en las mismas.

Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma

estructura y una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su

manejo es el índice, ordenado por unidad organizativa que permite la localización de

cualquier información referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su

respectivo código - parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados

por una unidad organizativa especifica.

El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los

campos denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los

instructivos con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por

renglones especificando:

a.- Para Políticas y Normas:

I. Objetivo

II. Contenido

b.- Para Procedimientos:

I. Objetivo

II. Extensión

III. Formularios utilizados

IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.

Febrero 2013



ORRC

La primera denominación “ RESPONSABLE ”, en el cual se indica la unidad

organizacional o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del

procedimiento, segunda denominada “ ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de

pasos a seguir por cada responsable involucrado en la ejecución del procedimiento;

los documentos que hace mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los

instructivos o formularios se encierran entre comillas, los originales tanto para los

documentos como para los instructivos se representan con el Cero (0), las copias con

el número uno en la adelante (1).

Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)

c.- Para instructivos de formularios:

I. Título

II. Objetivos

III. Frecuencia de preparación

IV. Elaboración

V. Distribución

VI. Período de archivo

VII. Características

VIII. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que

contienen, bajo la Referencia numérica.

Febrero 2013



ORRC

2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:

NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN

Operación

Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”

Decisión

Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir

Conector de Proceso

1

Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1

Indicador de dirección o línea

de flujo

Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.

Documento Forma

Formulario

Representa un documento, formulario, tarjeta, carnét o cualquier otro material impreso.

Documentos

2

1

0

Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnét o cualquier material impreso.

Febrero 2013



ORRC

NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN

Documentos

Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.

Archivo Temporal T

Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.

Archivo Permanente P

Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.

Conector de Página

A

Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.

Final de un Documento

Representa la destrucción de un documento.

Procesamiento electrónico de

Datos

Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.

Febrero 2013



ORRC

La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha

ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma

correspondiente seguidamente de éste.

Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial

los pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.

Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la

secuencia del procedimiento.

Todas esta información, procesada e impresa por el Departamento de Organización y

Métodos, será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información

de la cual sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se

encuentren involucradas.

Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las

Unidades Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos

siguientes son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de

jerarquía solo se utiliza para codificar cada unidad organizativa.

ORRC

Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas Codificación

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos

siguientes son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de

jerarquía solo se utiliza para codificar cada unidad organizativa.

Código Dependencia Código Dependencia

G

Dirección de Finanzas

CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles.

CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles.

ORRC Oficina de Recepción de Rendición de

Cuentas.

ORTA Oficina de Revisión de Trámites Administrativos

UTACRS

Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,

Control de Ejecución y Cumplimiento de los

Compromisos de Responsabilidad Social

1 División de Tesorería.

2 División de Contabilidad Fiscal.

3 División de Contabilidad Presupuestaria

4 División de Adquisición de Bienes y Servicios

ORRC

Febrero 2013


Organización

CREACIÓN DE LA OFICINA: La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, se crea mediante el Decreto Nº 184,

con fecha 23 de Marzo del año 2.009, y Publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira

Número Extraordinario 2410, y de fecha 31 de Marzo de 2009, y se prorroga su lapso de

Vigencia en Decreto Nº 458, y Publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira Número

Extraordinario 2681, de fecha 30 de Diciembre del 2009; además se le da carácter

permanente en el Decreto Nº 444 publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira

Número Extraordinario 2998 de fecha 30 de Diciembre de 2010.

OBJETIVO: Unidad Organizativa de carácter operativo que tiene como finalidad Coordinar todo el

proceso de presentación de la Rendiciones de Cuenta, que consignen las diferentes

personas naturales y jurídicas que reciban aportes, subsidios, transferencias, fondos en

calidad de avance y fondos en anticipo por parte del Ejecutivo del Estado Táchira , con el

fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para su presentación, permitir la

autorización de nuevas entregas de recursos, mantener actualizados los registros

contables que permitan determinar el estado de las cuentas de la Contabilidad Fiscal y

presentar la Rendición anual ante la Contraloría del Estado como Órgano competente

para el examen y declaratoria de fenecimiento de la cuenta.

CONSTITUCIÓN:

(Según Funcionamiento Actual)

La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas está conformada por: un (01)

Coordinador General, el cual reporta al Director de Finanzas.

Reportan a esta Oficina:

Dos (02) Receptores de Rendición y un (01) Archivista.

Nota: Todo el recurso humano a excepción del Coordinador General, es Contratado.

ORRC

Febrero 2013


Organización

FUNCIONES:

1. Evaluar los documentos contenidos en los informes presentados por las personas

Naturales y Jurídicas, para la Rendición de Cuentas de cada Orden de Pago de

Transferencia de los recursos recibidos, por parte órgano que entrego los mismos.

2. Evaluar el contenido de los informes, para verificar los requisitos, y de esta forma

poder emitir la Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta.

3. Establecer la normativa necesaria que permita verificar y establecer un control interno

y eficaz, sobre la Rendición de Cuentas, debido a que esta es requisito para la

aprobación de nuevas transferencias o proyectos.

4. Cooperar con la Contraloría del Estado Táchira en el Proceso de Rendición de

Cuentas.

5. Servir de apoyo a la División de Contabilidad Fiscal, para mantener actualizadas, el

estado de las cuentas del Ejecutivo Regional.

ORRC

Febrero 2013


Organización

Organigrama Estructural

(Según Funcionamiento actual)

ORRC

Febrero 2013


Organización

Organigrama de Posición

(Según Funcionamiento Actual)

ORRC-BL

Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas Base Legal

BASE LEGAL:

La documentación de las normas que rigen los procesos efectuados en la Oficina de

Recepción de Rendición de Cuentas, se hacen a través de:

− Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

− Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

− Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público.

− Ley Orgánica del Poder Ciudadano.

− Ley Orgánica del Ministerio Público.

− Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo.

− Ley Contra la Corrupción.

− Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del Estado Táchira.

− Decreto Nº 184, con fecha de 23 de Marzo del año 2.009, y Publicado en Gaceta

Oficial del Estado Táchira Número Extraordinario 2410, y de fecha 31 de Marzo de

2009.

− Normas Generales de Emisión de Facturas y otros documentos Providencia Nº

0257 publicada en Gaceta Oficial Nº 38.997 de fecha 19 de Agosto de 2008.

− Decreto Nº 284, Reglamento parcial Nº 03 de la Ley de Administración Financiera

del Sector Publico del Estado Táchira, sobre el manejo de los Fondos en Avance,

Fondos en Anticipo y Cajas Chicas publicado en Gaceta Oficial Nº 2566 de fecha 24

de Septiembre de 2009.

ORRC-01N

Febrero 2013


Normas Generales

CONTENIDO:

1. Están obligados a consignar ante la Oficina de Recepción de Rendición de

Cuentas, según lo establecido en el Decreto Nº 184 y de conformidad en los

artículos 6 y 7 de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del Estado

Táchira para el Ejercicio Fiscal 2009, Todas la personas Naturales o Jurídicas,

Pública o Privadas que reciban aportes, subsidios y/o fondos en calidad de avance,

anticipo, por esta Ley deben consignar su Rendición de Cuenta dentro los cuarenta

y cinco días (45) siguientes al Cobro de la misma.

2. La evaluación de los Procesos Administrativos de los Organismos Centralizados y

Entes Descentralizados que recibieron recursos económicos, por parte del

Ejecutivo Regional, será ejecutada por la Oficina de Recepción de Rendición de

Cuentas.

3. La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, ayudará en la labor de

mantener actualizadas las cuentas contables del ejercicio fiscal, para cooperar con

el desarrollo económico a través de la Dirección de Finanzas del Ejecutivo

Regional.

4. La Rendición de Cuenta se presentará a través de un Informe de Rendición que

se consignará ante la Oficina de Recepción de Rendición de Cuenta mediante el

cual se verificará que el Cuentadante este cumpliendo con la obligación de la

Rendición de Cuenta, en los lapsos establecidos y cumpliendo los requisitos

exigidos para su presentación.

5. En el Informe de Rendición solo se presentará copias de los soporte que se

soliciten como anexo ya que todos los Cuentadantes según el artículo 5 de la

Resolución Nº 067 de fecha 16 de febrero del 2009 emitida por Contraloría del

Estado Táchira establece “Los libros, registros, comprobantes y demás

documentos que sustente la cuenta objeto de examen y quedaran a disposición

de la Contraloría del Estado Táchira, la cual los podrá solicitar, examinar, evaluar o

consultar en cualquier momento”.

ORRC-01N

Febrero 2013


Normas Generales

6. El Informe de Rendición para tramitar la Constancia de Notificación de Rendición

de Cuentas, deberán ser consignados en copia, quedando entendido que el original

quedará en manos del ente u organismo solicitante, para posteriormente

presentarlos ante la dependencia que realizará el control fiscal cuando la cuenta se

encuentre lista para su verificación.

7. Para la solicitud de la Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, es

necesario llenar la Planilla de Solicitud de la misma, al momento de hacer entrega

del Informe de Rendición de Cuentas.

8. La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, emitirá la Constancia de

Notificación de Rendición de Cuenta, en la brevedad posible, en un periodo de

ocho (08) días hábiles, para facilitar el proceso de aprobación de nuevos recursos.

9. Los Consejos Comunales previamente a la Rendición de Cuentas ante la Oficina,

deberá rendir cuentas en el presente orden; primero ante la Asamblea de

Ciudadanos donde deberán obtener el Acta de Aprobación, luego ante la

Contraloría Social para obtener el Acta de Aprobación de la Rendición y

Cumplimiento del proyecto, y por último ante el Organismo Público que les otorgo

los recursos.

10. A la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, sólo se entregará un informe

(sin copias de facturas, recibos), ya que los mismos pertenecen a los Entes y

Organismos que otorgaron los recursos; los recursos otorgados por la Dirección de

Finanzas (Asociaciones Civiles, Fundaciones), y la Caja Chica, deberán anexar

copia de los soportes del Gasto Ejecutado.

11. El Funcionario encargado de la recepción de los informes para la evaluación,

deberá verificar su contenido, dentro de una carpeta debidamente identificada,

legible y organizado, para su mejor evaluación.

12. En el proceso de recepción deberá hacerse conocer el hecho del mismo, en el cual

se sellará como recibido el Informe de Rendición de Cuenta, además de la Solicitud

de la Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, (si requiere).

ORRC-01N

Febrero 2013


Normas Generales

13. La Oficina, guardará en su archivo, copia del Informe, copia de la Constancia y/o

formato de Verificación, emitida de la revisión realizada del mismo.

14. La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, remitirá mensualmente a la

División de Contabilidad Fiscal, relación contentiva del estado de las rendiciones de

cuentas de los Fondos en Avance y Fondos en Anticipo, con la finalidad de ajustar

los registros de la Contabilidad Fiscal.

Nota: La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas ; adscrita a la Dirección

de Finanzas, se regirá por el presente instrumento de control interno y el Manual de

Normas y Procedimientos Comunes de la Administració n Pública Centralizada

del Ejecutivo Regional, aprobado según Resolución Nro. 83 de fecha 09/08/2010

Emanada de la Secretaría General de Gobierno.

ORRC-01P

Febrero 2013


Procedimiento para la recepción del Informe de Rendición de cuentas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción del informe de Rendición de

Cuentas.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Solicitud de Constancias de Notificación de Rendición

de Cuenta”

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de Rendición

1. Recibe de los diferentes Entes/Organismos Informe (1),

sujeto a rendición de cuenta.

2. Verifica la conformidad de los requisitos exigidos para

efectuar la evaluación, sella como recibido.

Si requiere Constancia:

2.1 Solicita llenar la planilla de Solicitud de la Constancia

de Notificación de Rendición de Cuenta (0).

2.2 Sella la Solicitud de Constancia de Notificación de

Rendición de Cuenta (0) como recibida, indicando

fecha, hora y Funcionario receptor.

2.3 Asienta en el Libro de Control de Rendiciones

Recibidas.

En caso contrario:

3. Asienta en el Libro de Control de Rendiciones Recibidas.

ORRC-02P

Febrero 2013


Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la verificación de documentos y

Evaluación del Informe de Rendición de cuentas.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Verificación de documentos del informe rendición de

cuenta”

“Cuadro para la relación de gasto de la rendición de

cuenta”

“Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta”

RESPONSABLE ACCIÓN Receptor de Rendición

1. Recibe del Ente/Organismo Informe de Rendición de Cuenta

(1), y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición

(1), revisa.

2. Evalúa el contenido del Informe de Rendición de Cuenta (1),

con uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la

Rendición de Cuenta.

3. verifica que el contenido cumpla con los requisitos de

aprobación.

Si requiere Constancia:

3.1 Elabora Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa, sella y entrega al Coordinador

General de Rendición de Cuentas.

Coordinador General 3.2 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa, firma y devuelve.


3.3 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa y entrega en el Despacho de la

Dirección de Finanzas.

Despacho de Finanzas

(Secretaria)


Cuentas (0), revisa y entrega al Director (a).

ORRC-02P

Febrero 2013



RESPONSABLE ACCIÓN Director (a) de

Finanzas 3.5 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa, firma y devuelve.

Despacho de Finanzas (Secretaria)


Cuentas (0), revisa, sella y devuelve a la Oficina de

Recepción de Rendición de Cuentas.



Cuentas (0), revisa.

3.8 Enumera Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el

Control Interno de la Oficina.

3.9 Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (0).

3.10 Entrega Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0,1) al Ente/Organismo.

Ente/Organismo 3.11 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0,1), revisa, firma Constancia de Notificación

de Rendición de Cuentas (1), como acuse de recibo.



Cuentas (1), revisa.

3.13 Ubica Informe de Rendición de Cuenta (1), anexa

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(1) y entrega al Archivista.

Archivista 3.14 Recibe Informe (1), revisa y archiva.


En caso contrario:

4. Elabora Verificación del Informe en el Formato de

“Verificación de Documentos del Informe de Rendición” (0).

ORRC-02P

Febrero 2013



RESPONSABLE ACCIÓN


5. Transcribe las observaciones existentes en el Informe, para

tener resumida la evaluación realizada.

6. Verifica “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), firma y sella.

7. Entrega al Coordinador General de Recepción de Redición

de Cuentas “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0).

Coordinador General 8. Recibe Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa, firma y devuelve.


9. Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa

10.Saca copia fotostática de “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición”(0).

11.Entrega al Ente/Organismo “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición”(0,1).

Ente/Organismo 12. Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0,1), revisa, firma “Verificación de Documentos

del Informe de Rendición”(1), como acuse de recibo.


13.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición” (1), revisa.

14.Ubica Informe (1), anexa “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición” (1) y entrega al Archivista.

Archivista 15.Recibe Informe (1), revisa y archiva.

ORRC–02N

Abril 2013


Requisitos para la Rendición de Cuentas.

REQUISITOS:

Los siguientes requisitos se deberán presentar en una carpeta marrón con gancho,

Identificada con el Nombre del Organismo, Ente, Asociación Civil y/o Fundación, Consejo

Comunal, Fondos de Avance, Anticipo y Caja Chica, Orden de Pago, Fecha de la

Transferencia, y sólo en ese estricto orden serán revisadas por la Oficina de Recepción

de Rendición de Cuentas:

1. Para la Rendición de Cuenta de Asociaciones Civ iles o Fundaciones:

1.1 Acta Constitutiva de la Asociación Civil o Fundación.

1.2 Comunicación : Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Finanzas, atención

Coordinador de la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el

Presidente o Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están

suministrando en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que

reposan en sus archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor

del Estado.

1.3 Copia fotostática de la Orden de Pago emitida por la Gobernación.

1.4 Copia fotostática del Cheque de los Recursos otorgados.

1.5 Copia fotostática del Bauche de depósito a la Cuenta Bancaria de la Asociación

Civil y/o Fundación.

1.6 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la

entidad financiera firmado y sellado.

1.7 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,

monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación

Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de

los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos

fiscales, concepto según formato anexo.

ORRC–02N

Abril 2013



1.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados, presentada al momento de solicitar los recursos.

1.9 Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

2. Requisitos para la Rendición de Cuenta de los Co nsejos Comunales:

2.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Finanzas , atención

Coordinador(a) de La Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas ; donde el

Presidente o Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están

suministrando en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que

reposan en sus archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor

del Estado.



2.4 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria del Consejo

Comunal.

2.5 Acta de Aprobación de la Rendición : Acta de Asamblea de Ciudadanos(as)

donde afirman estar conforme con la rendición presentada.

2.6 Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la

Contraloría Social del Consejo Comunal.

2.7 Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.

2.8 Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

2.9 Acta de Inicio : Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

2.10 Prorroga : En caso de existir una prorroga.

2.11 Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.

2.12 Informe de Inspección del Ente: Se deberá anexar el Informe de Inspección

notificando el avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

2.13 Estado de Cuentas : Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el

banco firmado y sellado.

ORRC–02N

Abril 2013




indique Fecha, número de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido,

Monto por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación

Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando

de los mismos: Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos


2.15 Documento del Consejo Comunal : anexar documentos como Acta Constitutiva

del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.

3. Requisitos para la Rendición de Cuenta de Los Fo ndos en Calidad de Avance

Anticipo y Caja Chica:

3.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) De Finanzas , en

atención al Coordinador(a) de La Oficina de Recepción de Rendi ción de

Cuentas; donde el Presidente o Director y el Administrador, dan Fe de que la

información que están suministrando en el informe, son datos veraces y exactos a

los originales que reposan en sus archivos para la posterior revisión por parte del

Órgano Contralor del Estado.



4. Fondo en Avance y/o Anticipo:

4.1 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta del Ente y/o Organismo.

4.2 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la

entidad financiera, firmado y sellado.

4.3 Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde indique Fecha, número de

Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido, Monto por Rendir (según

caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria, además se detallaran

ORRC–02N

Abril 2013



los movimientos ejecutados identificando de los mismos: Fecha, Monto, Nº de

Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto según formato anexo.


4.5 En la Primera rendición anexar copia de la Fianza, del Administrador y Custodio.

4.6 Anexar Copia del Decreto de creación del Fondo.

4.7 Anexar copia de la Fianza del Administrador y del Custodio.

5. Caja Chica:

5.1 Se deben presentar tres (03) carpetas, una (01) original y dos (02) copias, para

ser revisadas por la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.


indique Fecha, Nº de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido, monto

por rendir (según caso de gastos realizados), asignación presupuestaria, además

se detallarán los números de factura identificando en los mismos: Fecha, Monto,

número de Cheque, el beneficiario o empresa, concepto según formato anexo.

5.3 Anexar copia de la Fianza, del Administrador y Custodio

5.4 Anexar Copia del Decreto de creación.

5.5 El gasto debe realizarse con fecha posterior al retiro del cheque emitido por la

Tesorería del Estado.

6. Requisitos para la Rendición de Cuenta Transfere ncias de Capital:

6.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) De Finanzas,

Coordinador(a) De La Oficina De Recepción De Rendic ión De Cuentas ; donde

el Presidente o Director y el Administrador dan Fe de que la información que

están suministrando en el informe son datos veraces y exactos a los originales

que reposan en sus archivos para la posterior revisión por parte del Órgano

Contralor del Estado.

6.2 Copia de la Orden de Pago de la emitida por la Gobernación.

ORRC–02N

Abril 2013



6.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.

6.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.

6.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el


Anexar además según sea el caso:

Consejo Comunal:

1. Acta de Aprobación de la Rendición: Acta de Asamblea de. Ciudadanos(as)

donde afirman estar conforme con la rendición presentada.

2. Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la Contraloría

Social del Consejo Comunal.

3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.

6. Acta de Terminación: Presentar el acta una vez culminada la Obra.

7. Informe de Inspección del Ente: anexar Informe de Inspección notificando, el

avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

8. Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto

por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,

además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:

Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto

según formato anexo.

9. Documento del Consejo Comunal: Anexar documentos como Acta Constitutiva

del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.

10. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados.

11. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

ORRC–02N

Abril 2013



Alcaldía – Constructoras:

1. Acta de Aprobación de la Rendición: Constancia de Rendición Emitida por la

Contraloría Municipal.

2. Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.

3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.

6. Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.

7. Informe de Inspección : Se deberá anexar el Informe de Inspección notificando el

avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

8. Relación de Gastos : Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto

por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,

además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:

Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto

según formato anexo.

9. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados.

10. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

7. Requisitos para la Rendición de Cuenta de las Tran sferencias Corrientes:

7.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) De Finanzas ,

atención al Coordinador(a) De La Oficina De Recepción De Ren dición De

Cuentas ; donde el Presidente o Director y el Administrador dan Fe de que la

información que están suministrando en el informe son datos veraces y exactos a

los originales que reposan en sus archivos para la posterior revisión por parte del

Órgano Contralor del Estado.

7.2 Copia de la Orden de Pago de emanada por la Gobernación.

ORRC–02N

Abril 2013



7.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.

7.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.

7.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el



indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,

monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), asignación

presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de

los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos


7.7 Anexar Presupuesto por Partida para la Transferencia otorgada.

7.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados, presentados al momento de la solicitud de la Transferencia.


ORRC–03N

Febrero 2013


Normas generales para el manejo del Fondo de Caja Chica

CONTENIDO:

1. Para la creación y pago de los gastos de la caja chica se tomara en cuenta el valor de la

unidad tributaria vigente para el inicio del ejercicio económico y financiero y el mismo

se mantendrá durante todo el año, según lo establece el Artículo 34 del Decreto Nº 284

del Reglamento Parcial Nº 3 de la Ley de Administración del Sector público del Estado

Táchira sobre el manejo de los fondos en anticipo y cajas chicas.

2. Los gastos que se realicen por Caja Chica deberán corresponder a las partidas

presupuestarias contempladas en la Resolución de Creación.

3. Las facturas de compra deben cumplir los siguientes requisitos:

• Deben ser originales.

• Deberán elaborarse a nombre de la Gobernación del Estado Táchira, indicando el

número de RIF: G-20000160-7.

• Contener el Número de Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa

proveedora y el número de control en caso de facturas no elaboradas por

máquina fiscal.

• Deben reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en caso de bienes y servicios

gravados.

• No debe presentar borrones ni enmendaduras.

• No podrán ser de números consecutivos, a menos que sean de partidas

diferentes.

• Las Facturas en forma libre, deberán tener nº de factura y nº de control.

4. Las facturas de compra deben ser clasificadas por partidas presupuestarias, no

pudiendo existir en una factura, más de una partida.

5. La solicitud de Reposición de Caja Chica se hará mediante formulario “Relación de

Gastos de Caja Chica” en original y dos (02) copias.

ORRC–03N

Febrero 2013


Normas generales para el manejo del Fondo de Caja Chica

6. Las Dependencias que requieren hacer uso de la Caja Chica, deberán remitir la

correspondiente solicitud a la Secretaría General de Gobierno, e indicar en ésta, los

nombres, apellidos, cédula de identidad y cargos del Administrador y Custodio.

7. El Administrador de la Caja chica será el Director o Jefe de Oficina, quien designará,

entre sus funcionarios, al Custodio de la misma.

8. Los pagos deberán ser únicamente en efectivo.

9. Las Facturas por conceptos de Repuesto y Mantenimiento de Vehículos y/o Motos,

deberán contener los siguientes datos: Modelo, marca, placa del vehículo y/o Motos.

10. El monto de la factura en forma libre debe ser exacto, siendo correcto la base

imponible y la suma de los mismos.

11. No se permitirán facturas fuera del periodo de Rendición, cuando la misma sea por el

saldo total del monto de creación de la caja chica.

12. Cuando existan saldos en depósito, se permitirán facturas por dicho monto en la

rendición siguiente a los recursos otorgados

13. Una vez recibida la Resolución de creación de la Caja Chica, el Custodio elaborará la

“Solicitud de Pago Directo” en original y cuatro (04) copias, la cual debe ser firmada por

el Administrador y el custodio.

14. El Administrador y el Custodio de Caja Chica antes de entrar en ejercicio de dicha

función, deberán poseer una caución por una suma, equivalente a 150 unidades

Tributarias , contemplada en el artículo 161 de la Ley Orgánica de Administración

Financiera del Sector Público y su reglamento número 52.

15. A la “Solicitud de Pago Directo” debe anexarse fotocopia de la Resolución de

Creación de Caja Chica y de la caución.

16. El Custodio de Caja Chica deberá retirar en la División de Tesorería, el Cheque

correspondiente a la apertura de la Caja chica, previa presentación de la “Solicitud de

Pago Directo” original y la cédula de Identidad.

ORRC-03P

Febrero 2013

Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para tramitar la verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la Verificación de Documentos y

Evaluación del Informe de Rendición de Cuenta de Caja Chica.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Verificación de documentos del Informe Rendición de

Cuenta”.

“Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de

Cuenta”.

“Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas”.

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de Rendiciones

1. Recibe del Ente/Organismo Informe de Rendición de Cuenta

(0,1) y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición

(1).

2. Revisa contenido del informe de Rendición de Cuenta, con

uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de

Cuenta.

3. Comprueba que el contenido cumpla con los requisitos de

aprobación, verifica soportes, sella los mismos como

rendidos.

4. Revisa las facturas, verificando los requisitos que deben

cumplir para el manejo de Caja Chica.

5. Verifica las partidas presupuestarias que fueron usadas.

6. Sella las facturas usadas como rendidas.

7. Elabora Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), según formato establecido, revisa, sella y entrega al

Coordinador General de Rendición de Cuentas.

Coordinador General

8. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa, firma y devuelve.

ORRC-03P

Febrero 2013


RESPONSABLE ACCIÓN


9. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa y entrega en el Despacho de la Dirección de

Finanzas.


(Secretaria)

10.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa y entrega al Director (a).

Director (a) de Finanzas


(0), revisa, firma y devuelve.


(Secretaria)


(0), revisa, sella y devuelve a la Oficina de Recepción de

Rendición de Cuentas.



(0), revisa.

14.Enumera Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el Control

Interno de la Oficina.

15.Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (0).

16.Entrega Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0,1) e Informe (0) al Ente.

Ente / Organismo


(0,1) e Informe (0), revisa, firma Constancia de Notificación

de Rendición de Cuentas (1) como acuse de recibo.



(1), revisa.

19.Ubica Informe (1), anexa Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (1) y entrega al Archivista.

Archivista 20.Recibe Informe (1), revisa y archiva.

ORRC-03P

Febrero 2013


manual rendici n de cuentas 2013-2 · requisitos para la rendición de cuentas. orrc-02n manejo de...

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