manual regis trop re dios

PR-001: REGISTRO DE PREDIOS EN EL SINABIP 1

P.AYG.RP.M.0001: MANUAL DEL PROCESO:

REGISTRO DE PREDIOS EN EL SINABIP

Lima, Enero de 2008.

Versin 1.2.

SUPERINTENDENCIA DE BIENES NACIONALES


Manual de Proceso

Cdigo Nombre PR-001

REGISTRO DE PREDIOS EN EL SINABIP

Historia del Documento

Control de Cambios

Fecha de elaboracin

Fecha de Aprobacin

Versin Elaborado por Naturaleza del cambio

31-Oct-2007 V 1.1 GPD-JSIBIE FORMULACIN 15-Ene-2008 V1.2 GPD-JSIBIE AJUSTES

Revisado por

Unidad Orgnica Persona Fecha GPD Milan Pavlich 31-Oct-2007 GPD Milan Pavlich 15-Ene-2008 Copias para

Unidad Orgnica Persona Fecha Aprobado por

Documento N Persona Fecha


INDICE INDICE ............................................................................................................................. 3 I) INTRODUCCIN ................................................................................................... 4 II) DEFINICIN DEL PROCESO ............................................................................. 4 III) OBJETIVOS ....................................................................................................... 5 IV) DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................... 5 V) LMITES DEL PROCESO ................................................................................ 6 VI) EQUIPO DEL PROCESO ................................................................................ 6 VII) UBICACIN DEL PROCESO EN LA CADENA DE VALOR .................... 7 VIII) REQUISITOS DEL PROCESO ....................................................................... 8 IX) DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................... 9 X) ACTIVIDADES DEL PROCESO ................................................................... 13 XI) ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES ............................................................. 18 XII) INDICADORES DEL PROCESO .................................................................. 20 XIII) MDULO DE FORMATO DE CONTROL ................................................... 21 XIV) AUDITORIA ...................................................................................................... 22 XV) ANEXOS ........................................................................................................... 23

Anexo N 1: Marco Legal ..................................................................................... 23 Anexo N 2: Caractersticas de los documentos requeridos para el proceso de Registro de Predios en el SINABIP. ........................................... 24 Anexo N 3: Manuales e Instructivos ............................................................... 25 Anexo N 4: Glosario de trminos..................................................................... 26


I) INTRODUCCIN La SBN tiene como principal objetivo, el promover el establecimiento de un eficiente sistema de administracin de los bienes de propiedad estatal, sobre la base de un sistema de informacin que comprenda todos estos bienes y sus posibles usos. El Sistema de Informacin Nacional de Bienes de Propiedad Estatal SINABIP constituye un registro administrativo de carcter obligatorio que rene toda la informacin administrativa, legal, tcnica, geogrfica y catastral relativa a los bienes de propiedad estatal, ubicados tanto en el territorio nacional como en el extranjero y se encuentra a cargo de la SBN. La incorporacin de informacin al Sistema de Informacin Nacional de Bienes de Propiedad Estatal SINABIP, se realiza a travs del Proceso de Registro de Predios. Los procesos y los procedimientos de gestin, deben estar plasmados en manuales prcticos que sirvan de instrumentos de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores de la SBN, fomentando una cultura de calidad, mejora continua y autocontrol. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual del Proceso de Registro de Predios en el SINABIP, en el cual se definen las principales actividades que se llevan a cabo, los medios utilizados y el personal responsable, facilitando la ejecucin, seguimiento y evaluacin del proceso. La funcionalidad del Manual, permite que el procedimiento sea auditable, a fin de atender los requerimientos de la SBN, de mejora continua y monitoreo permanente de los indicadores del proceso. Este Manual es parte integral de la documentacin de calidad, implementada por la actual Administracin, conociendo de antemano el compromiso de las unidades orgnicas involucradas en su formulacin, ejecucin y revisin permanente para la debida actualizacin. II) DEFINICIN DEL PROCESO El Proceso de Registro de Predios en el SINABIP, es el conjunto de actividades destinadas a incorporar un registro al SINABIP, actualizar o reingresar la informacin de un Registro SINABIP, a fin de conocer el universo de inmuebles del Estado y sus caractersticas relevantes; el mismo que se realiza de acuerdo a las polticas de la SBN y el marco legal vigente (Ver Anexo N 1) que rige la propiedad estatal. El Proceso de Registro de Predios en el SINABIP, contribuye a la implementacin del Sistema Nacional de Bienes Estatales, a travs de una base de datos segura y confiable. As mismo, servir de apoyo a los Gobiernos Regionales en lo que a administracin de los bienes estatales se refiere, contribuyendo a la articulacin y/o consolidacin de dicha informacin.


III) OBJETIVOS

Del Proceso de Registro de Predios Contar con informacin tcnica y legal de la propiedad predial Estatal, debidamente sustentada.

Del Manual del Proceso de Registro de Predios

Proporcionar a la SBN el marco procedimental que servir de gua para la ejecucin de las actividades que conlleva el Proceso de Registro de Predios en el SINABIP, a efecto de guiar el desarrollo de los mismos, evitar duplicidad de acciones y lograr que la transferencia de competencias a los Gobiernos Regionales sea exitosa.

IV) DISPOSICIONES GENERALES Un Arquitecto/Ingeniero y un Abogado podrn atender simultneamente y de

manera conjunta, hasta cinco (05) documentos de ingreso: solicitudes de ingreso o memoranda que hayan ingresado al proceso.

Se considera documento de ingreso atendido, cuando el legajo es entregado al

supervisor para el control de calidad correspondiente. De ser necesario, en el proceso de actualizacin de un Registro SINABIP se

actualizar tambin los registros relacionados, como es el caso de las independizaciones que requieren la actualizacin de la informacin del predio matriz.

La informacin ser registrada en el SINABIP, con letras maysculas, sin tildes,

dobles espacios, puntuaciones ni abreviaciones, a efectos de agilizar los procesos de bsqueda.

Las fotografas adjuntas a los Informes Tcnicos Legales y/o Fichas Tcnicas,

sern incorporadas al Registro SINABIP con una fecha referencial. Las actividades de rotulado y de preparacin del legajo, sern efectuadas por

personal de archivo. El legajo SINABIP ser devuelto al archivo antes de la etapa de control de calidad.

Un registro provisional tiene vocacin temporal y no tiene validez para ningn

procedimiento administrativo. El legajo SINABIP requerido en el proceso de registro, que se encuentren en

situacin de prestado a una Unidad Orgnica, ser solicitado por el encargado del archivo, de no ser atendido, se requerir la devolucin mediante memorndum.

Los documentos que dan inicio al proceso (solicitud de ingreso o memorndum)

debe ser atendidos.


V) LMITES DEL PROCESO

Necesidades Salidas

InternosProcesos de Disposicin yAdministracin.

Externos Personas Naturales/Jurdicas,Entidades Estatales.

Requerimientos Entradas

Internos Procesos de Incorporacin,Disposicin y Administracin.

Externos Entidades Estatales.

-Solicitud de Ingreso /Memorndum conInformacin tcnica y legaldel inmueble.

-Solicitud de Ingreso / Memorndum con Documentos tcnicos y legales.*opcionalmente Informe Tcnico Legal y/o Ficha Tcnica para proveedores internos.

Clientes

Registrar informacintcnica y legal, de losinmuebles estatales,debidamente actualizada afin de cumplir con el marcolegal vigente que rige lapropiedad estatal.

-Registro definitivo SINABIP.-Registro provisional SINABIP.-Registro SINABIP actualizado.-Proyecto de Respuesta.

Proveedores

VI) EQUIPO DEL PROCESO

El equipo est conformado por los Jefes de las Unidades Orgnicas involucradas en el proceso, el Lder del Proceso y su alterno, y los profesionales (Abogados y Tcnicos) que conforman el equipo de trabajo, sus responsabilidades son las siguientes: Responsabilidades de los Jefes de las Unidades Orgnicas involucradas:

o Verificar que el manual se ponga en prctica. Responsabilidades del Lder del proceso:

o Organizar la ejecucin del proceso. o Planificar los recursos para su ejecucin. o Asegurar la toma de acciones sin demora injustificada. o Motivar al personal a fin de realizar un trabajo bajo una cultura de

calidad. o Dirigir las reuniones de anlisis y evaluacin del proceso. o Documentar las observaciones y/o problemas. o Proponer capacitacin al personal. o Participar en las auditorias del proceso. o Coordinar la Implementacin de las medidas sugeridas en la auditoria

del proceso. o Realizar el seguimiento del proceso de manera continua. o Llevar el registro de los indicadores de control.

Responsabilidades del Equipo de Trabajo

o Ejecutar el proceso de acuerdo al manual. o Realizar las actividades del proceso con calidad. o Registrar informacin en los formatos de control. o Asistir a las reuniones de trabajo. o Participar activamente en el anlisis y evaluacin del proceso. o Reportar y documentar las incidencias no previstas del proceso. o Proponer cambios y mejoras al proceso. o Evaluar los indicadores de gestin.


VII) UBICACIN DEL PROCESO EN LA CADENA DE VALOR

Ver el diagrama del Mapa de Procesos (G.CAL.NOR.D.0001), para establecer su relacin con otros procesos.


VIII) REQUISITOS DEL PROCESO Para crear un nuevo registro, se deber presentar obligatoriamente los siguientes documentos del predio1:

o Plano perimtrico o Plano de ubicacin. o Memoria descriptiva. o Tasacin comercial. o Fotos. o Partida Registral.

Adicionalmente y cuando corresponda una actualizacin debern presentar la documentacin tcnica as como el(los) documento(s) legal(es) que sustente(n) la modificacin de la situacin, estado o caractersticas del predio, por ejemplo:

o Asignacin o rectificacin de numeracin municipal. o Cambio de jurisdiccin distrital, provincial o regional. o Reserva de un inmueble. o Venta, afectacin, cesin en uso, arrendamiento, reversin, etc, o Rectificacin de reas y linderos, independizacin, inscripcin de

declaratoria de fbrica. o Otros en los que se involucre el derecho de propiedad del Estado.

Complementariamente y cuando corresponda un reingreso de informacin, se sustentar en la documentacin remitida y/o existente en el legajo. Los proveedores internos, debern presentar adicionalmente el Informe Tcnico Legal de los procesos de incorporacin, saneamiento y disposicin del predio y/o Ficha Tcnica correspondiente. Asimismo, debern adjuntar los documentos tcnicos debidamente suscritos por el (los) profesional(es) responsable(s), en formato impreso y en formato digital.

1 Ver caractersticas de los documentos requeridos, en el anexo N 2


IX) DIAGRAMA DE FLUJO Flujo general.


Flujo Detallado


PR-001: Proceso de Registro de predios en el SINABIP

Supervisor LegalAbogado Jefe de la Unidad Orgnica Supervisor Tcnico

16. Efectuar el control de calidad tcnico de los Registros SINABIP.

17. Efectuar el control de calidad legal de los Registros

SINABIP.

Fin

Se encontr error en el Registro?

18.- Elabora reporte y proyecto de memorndum

y comunica a jefe

19.- Revisa y suscribe memorndum y remite a

responsables

FC/Indicador

FC/Indicador

Si

No

11.Imprimir Hoja Resumen y archivar Legajo

SINABIP

FC/Indicador

12. Elaborar Proyecto de Respuesta

Hoja Resumen

3

4


Flujo para el Usuario

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X) ACTIVIDADES DEL PROCESO A continuacin la descripcin de las actividades del proceso: Actividad 1 Recibir S.I./Memorndum, generar U.D, identificar requisitos y

calificar la documentacin tcnicaResponsable Tcnico

1.- Recibir SI/Memorndum, y archivar temporalmente para futura respuesta.2.- Identificar y separar Unidad Documental por cada unidad inmobiliaria.3.- Generar la Unidad Documental en el Formato de Control, indicando el nmero de S.I./Memorndum, as como los responsables legal y tcnico.4.- Identificar el tipo de documento existente y marcar con un check la casilla respectiva del Formato de Control. 5.- Verificar el cuadro de datos tcnicos del plano presentado y calificar de manera integral, si los documentos renen las caractersticas establecidas en el Anexo 2.6.- Cuando los documentos tcnicos estn conformes, marcar con un check la casilla respectiva del Formato de Control.

Instrucciones de Trabajo

Actividad 2 Buscar registro en la Informacin Grfica e Imagen Digital del

SINABIPResponsable Tcnico

1.- Identificar en la Unidad Documental, los datos que servirn como parmetros de bsqueda en la Informacin Grfica e Imagen Digital del SINABIP.2.- Efectuar la bsqueda por parmetros (Ver Instructivo N P.AYG.RP.I.0001.).3.- De existir un registro, llenar en el Formato de Control los campos correspondientes: nmero, Libro (departamento), Estatal/Municipal y tipo de registro (provisional/ definitivo).4.- Derivar al Abogado


Actividad 3 Calificar la documentacin legalResponsable Abogado

1.- Identificar documentos legales de la Unidad Documental y marcar con un check la casilla respectiva del Formato de Control. 2.- Verificar que los documentos renan las caractersticas establecidas en el Anexo 2 y que el acto administrativo se ajuste a las disposiciones legales sobre la materia, de estar conformes marcar con un check la casilla respectiva del Formato de Control.3.- Evaluar la documentacin y determinar la procedencia del registro, de ser improcedente seguir con la actividad N 12.

4.- De determinar la necesidad de crear una nueva Unidad Documental, remitir la documentacin, al tcnico para que genere la UD correspondiente.



Actividad 4 Buscar Registro SINABIP por parmetros.Responsable Abogado

1.- Identificar en la Unidad Documental los datos que servirn como parmetros de bsqueda en el SINABIP.2.- Efectuar la bsqueda por parmetros en el SINABIP (Ver Manual de usuario del SINABIP A.TI.API.M.0001).3.- De existir un registro, llenar en el Formato de Control los campos correspondientes: nmero, Libro (departamento), Estatal/Municipal y tipo de registro (provisional/ definitivo).


Actividad 5 Unidad Documental completa y conforme?, y sin Registro

Definitivo ?Responsable Abogado

1.- Verificar en el Formato de Control, la existencia y conformidad de todos los documentos requisitos del trmite .

2.- Verificar en el campo "Bsqueda de SINABIP", la inexistencia del nmero de Registro Definitivo.


Actividad 6 Revisar registro y verificar si Unidad Documental permite

completar requisitos.Responsable Abogado

1.- Revisar el Registro Provisional e identificar los requisitos faltantes del trmite .2.- Verificar si la documentacin de la Unidad Documental est conforme y si sta completa los requisitos faltantes para un Registro Definitivo SINABIP.


Actividad 7 Solicitar legajo provisional SINABIP.Responsable Abogado

1.- Solicitar el legajo provisional, en el mdulo de prstamos del SINABIP, (Ver Manual de usuario del SINABIP A.TI.API.M.0001).2.- Recibir legajo


Actividad 8 Generar Registro Definitivo en SINABIP y formar legajo.Responsable Abogado

1.- Ingresar informacin de la Unidad Documental en el SINABIP.2.- Generar Registro Definitivo a partir de la Unidad Documental. 3.- Formar nuevo legajo SINABIP, con la documentacin de la Unidad Documental.4.- Llenar Formato de Control, indicando el nmero de Registro Definitivo generado y derivar al Tcnico.5.- Remitir nuevo legajo a Tcnico.


Actividad 9 Completar informacin del Registro Provisional, (convertir en

definitivo y completar legajo)Responsable Abogado

1.- Completar en el SINABIP la informacin del Registro Provisional , con la informacin contenida en la Unidad Documental.2.- Convertir el Registro Provisional en definitivo.3.- Completar el legajo recibido, con la documentacin de la Unidad Documental. 4.- Llenar el Formato de Control, indicando el nmero de Registro Definitivo generado y derivar al Tcnico.5.- Remitir legajo a Tcnico



Actividad 10 Incorporar I.G.D. e informacin tcnica al SINABIP.Responsable Tcnico

1.- Recibir legajo.2.- Validar e incorporar la poligonal del predio a la Informacin Grafica e Imagen Digital del SINABIP.3.- Verificar que la Unidad Orgnica correspondiente, haya aportado los documentos tcnicos en la carpeta compartida del servidor (Unidad O:) creada para tal fin. 4.- Incorporar la fotografa del predio al SINABIP.5.- Incorporar informacin tcnica al SINABIP.6.- Llenar Formato de Control, indicando las actividades realizadas y derivar a Abogado.7. Remitir legajo al Abogado.


Actividad 11 Imprimir Hoja Resumen y archivar Legajo SINABIPResponsable Abogado

1.- Recibir legajo.2.- Imprimir Hoja Resumen del Registro SINABIP (cartula)3.- Incorporar la Hoja Resumen al Legajo SINABIP (ver instructivo N P.AYG.RP.I.0003.).4.- Remitir el legajo al Archivo del SINABIP.


Actividad 12 Elaborar Proyecto de RespuestaResponsable Abogado

1.- Identificar en el Formato de Control la S.I./Memorndum.

2.- Elaborar proyecto de respuesta, indicando el nmero de Registro SINABIP definitivo generado o actualizado y cuando corresponda los documento faltantes y/o no conformes

3.- Marcar con un check la casilla respectiva del Formato de Control y entregar proyecto de respuesta a supervisor tcnico.


Actividad 13 Generar Registro Provisional en el SINABIP con los

documento conformes identificados en el Formato de Control y formar legajo.

Responsable Abogado1.- Ingresar informacin de la Unidad Documental en el SINABIP.2.- Generar Registro Provisional a partir de la Unidad Documental. 3.- Formar nuevo legajo provisional SINABIP. Ver Instructivo N P.AYG.RP.I.0003.4.- Llenar Formato de Control, indicando el nmero de Registro Provisional generado y derivar a Tcnico. 5.- Remitir legajo a Tcnico.


Actividad 14 Solicitar Legajo SINABIP.Responsable Abogado

1.- Solicitar legajo en el mdulo de prstamos del SINABIP (Ver Manual de usuario del SINABIP A.TI.API.M.0001).2.- Recibir legajo



Actividad 15 Actualizar o reingresar la informacin del Registro SINABIP con los documentos conformes

Responsable Abogado1.- Verificar si el/los documento (s) conforme (s) de la Unidad Documental modifican la situacin del inmueble, si son los mismos que los contenidos en el legajo marcar en el Formato de Control la casilla Reingreso.2.- Ingresar informacin de la Unidad Documental en el SINABIP.3.- De corresponder, incorporar documentacin en el legajo definitivo SINABIP.4. Llenar Formato de Control, indicando que se va a realizar una actualizacin o reingreso (Cuando se den los dos casos, indicar que es una actualizacin).5.- Remitir legajo a Tcnico.


Actividad 16 Efectuar el control de calidad, de la informacin tcnica del

Registro SINABIP.Responsable Supervisor Tcnico

1.- Solicitar Legajo SINABIP.2.- Revisar la documentacin tcnica contenida en el legajo

3.- Verificar que la informacin tcnica contenida en el legajo este debidamente incorporada en el Registro SINABIP y en la Informacin Grafica e Imagen Digital del SINABIP.4.- De existir observaciones en la data tcnica marcar con un check el casillero correspondiente en el mdulo de Formato de Control.5.- Remitir el legajo y proyecto de respuesta al Supervisor Legal


Actividad 17 Efectuar el control de calidad, de la informacin legal del

Registro SINABIP.Responsable Supervisor Legal

1.- Revisar la documentacin legal contenida en el legajo2.- Revisar el trmite y los documentos que la sustentan. 3.-Verificar que la informacin legal contenida en el legajo este debidamente incorporada en el Registro SINABIP. 4.- De existir observaciones en la data legal marcar con un check el casillero correspondiente en el mdulo de Formato de Control.5.- Revisar el proyecto de respuesta elaborado y de estar conforme remitirlo al Jefe de la Unidad Orgnica.


Actividad 18 Elaborar reporte y proyecto de memorndum y comunicar al

Jefe de la Unidad OrgnicaResponsable Supervisor Legal

1.- De existir error en la informacin consignada en el Registro SINABIP; elaborar el reporte correspondiente.2.- Elaborar proyecto de memorandum, disponiendo el inicio del proceso de registro de predios en el SINABIP, adjuntar reporte y remitir al Jefe de la Unidad Orgnica para su consideracin.



Actividad 19 Revisar y suscribir memorndum, disponiendo el inicio del Proceso de Registro de Predios en el SINABIP y remitir a responsables.

Responsable Jefe de la Unidad Orgnica1.- Revisar y suscribir memorndum.2.- Remitir memorndum a los profesionales responsables, a fin que inicien el proceso de registro de predios en el SINABIP, a fin de corregir los errores advertidos.


Actividad 20 20.- Revisar y suscribir respuesta al solicitante.

Responsable Jefe de la Unidad Orgnica1.- Revisar S.I./Memorndum remitida por el solicitante.

2.- Revisar y suscribir respuesta al solicitante.



1 TcnicoN de SI/Memo con losdocumentos que loacompaan.

N de UD, checklist dedocumentos.

Reconocimiento de documentos legales y tcnicos.Evaluacin de documentos tcnicos.Experiencia y conocimiento en Autocad, Catastro y aplicativos del SINABIP.

Folder, sello,perforador, numerador.

Computadora personal, consoftware SINABIP y basegrfica.

A.TI.API.M.0002: Manual del SID.A.TI.API.M.0001: Manual de Usuariodel SINABIP.A.TI.APE.M.001: Manual de Usuariodel SBNMAP.

2 TcnicoN de UD, ubicacinexacta, area, ycoordnadas UTM

N de registro SINABIPprovisional o definitivo

Experiencia y conocimiento en Autocad, Catastro, ABNMAP y aplicativos del SINABIP.

Lupa.

Computadora personal, consoftware SINABIP y basegrfica.

A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.

3 AbogadoN de la UD, partidaregistral o N de registroSINABIP.

Check list de laconformidad de ladocumentacin legal.

Calificacin de documentos registrales, legales y experiencia y conocimiento en aplicativos SINABIP. Conocimiento en derechos reales, registrales y administrativos.


Computadora personal, consoftware SINABIP.

A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.A.TI.API.M.0003: Manual del CAPIN.A.TI.API.M.0004: Manual del Sistemade Resoluciones.

4 Abogado Ubicacin exacta,partida registral, area.N de registro SINABIPprovisional o definitivo

Experiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP. No aplica

Computadora personal, consoftware SINABIP. A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.

5 Abogado Datos del formato decontrol. No aplicaExperiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP. No aplica



6 AbogadoN de registroprovisional SINABIP.Documentos de la UD.

No aplica Experiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP. No aplicaComputadora personal, consoftware SINABIP. A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.

7 Abogado N de registroprovisional SINABIP. No aplicaExperiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP. No aplica


A.TI.API.M.0001:Manual de usuariodel SINABIP.

8 AbogadoDocumentacin completa y conforme dela UD.

N de registro SINABIPdefinitivo

Experiencia y conocimiento en aplicativosdel SINABIP y Armado de legajos.



A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.Instrucciones de armado de legajo.

9 Abogado Documentacin conforme de la UD.N de registro SINABIPdefinitivo

Conocimiento del SINABIP. Armado delegajos.




10 Tcnico Datos tcnicos delpredio y fotos.

Registro SINABIPcompleto. Incorporacinde la poligonal en labase grfica.

Experiencia y conocimiento en Autocad,Catastro, SBNMAP y aplicativos delSINABIP.

No aplica

Computadora personal, consoftware SINABIP, AUTOCADy base grfica.

A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.P.AYG.RP.I.0002: Instructivo deingreso de informacin a la IGD.A.TI.SF.M.0001: Manual del Autocad.Directiva N 001-2006/SBN-GG.Normas internas para seguridad dela informacin.

Equipo Requerido Documentos relacionadosDatos Requeridos parala ActividadDatos que Genera laActividad Calificacin del Personal

Materiales RequeridosActividad

Quien lohace?

XI) ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES


11 Abogado N de registro definitivo oprovisional. No aplicaExperiencia yconocimiento enaplicativos del SINABIP.

Papel y tonerComputadora personal, consoftware SINABIP e impresora.

P.AYG.RP.I.0003: Instructivo dedocumentacin contenida en losLegajos SINABIP

12 Abogado N de SI/Memo, y N deregistro SINABIP. No aplica

Experiencia yconocimiento enaplicativos del SINABIPy del SID y en el uso deProcesador de Textos.

Papel y tonerComputadora personal, consoftware SINABIP e impresora.

A.TI.API.M.0002: Manual del SID.Directiva N001-2007-GG NormasGenerales para las comunicacionesescritas y electrnicas de la SBN.

13 Abogado Documentacin contenida en la UD.N de registro SINABIPprovisional

Conocimiento delSINABIP. Armado delegajos.


Computadora personal, consoftware SINABIP. A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.

14 AbogadoN de registro SINABIP,documentacin contenida en la UD.

No aplicaExperiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP.

No aplicaComputadora personal, consoftware SINABIP. A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.

15 Abogado N de registro SINABIP.Registro SINABIPactualizado oreingresado.

Experiencia yconocimiento enaplicativos del SINABIP


16 Supervisor TcnicoN de UnidadDocumental No aplica

Experiencia y conocimiento en Registro de Predios, Autocad, Catastro, SBNMAP.


17 Supervisor LegalN de UnidadDocumental No aplica

Experiencia y conocimiento en aplicativos del SINABIP.


18 Supervisor LegalN de UnidadDocumental No aplica

Experiencia y conocimiento en Registro de Predios y en el uso de Procesador de Textos.


19Jefe de laUnidad Orgnica

N de UnidadDocumental No aplica

Experiencia yconocimiento en elProceso de Registro dePredios.

No aplicaComputadora personal, consoftware SINABIP y SID.

A.TI.API.M.0001: Manual de usuariodel SINABIP.A.TI.API.M.0002: Manual del SID.

Equipo Requerido Documentos relacionadosDatos Requeridos parala ActividadDatos que Genera laActividad

Calificacin delPersonal

Materiales RequeridosActividad

Quien lohace?


XII) INDICADORES DEL PROCESO Los indicadores permiten evaluar el comportamiento del proceso, y son el resultado de la relacin cuantitativa de algunas de las variables que a continuacin detallamos, las mismas que debern ser reportadas mensualmente.

N Nombre Unidad deMedida Fuente Descripcin

1 Nuevos Registros definitivosSINABIP N de Registros SINABIPMide la cantidad de registros definitivos creados,a partir de un registro provisional o de unaUnidades Documentales.

2 Nuevos Registrosprovisionales SINABIP N de Registros SINABIPMide la cantidad de registros provisionalescreados, a partir de una Unidades Documentales.

3 Registros definitivosactualizados en el SINABIP N de Registros SINABIPMide la cantidad de registros definitivosactualizados a partir de una UnidadesDocumentales.

4 Registros provisionalesactualizados en el SINABIP N de Registros SINABIPMide la cantidad de registros provisionalesactualizados a partir de una UnidadesDocumentales.

5 Registros defintivosreingresados en el SINABIP. N de Registros SINABIPMide la cantidad de registros definitvos cuyainformacin sea reingresada al SINABIP.

6 SI/Memo ingresados N dedocumentos. SIDMide el nmero de SI/Memo ingresados alproceso.

7 Unidades DocumentalesgeneradasN de UnidadesDocumentales. SINABIP

Mide el nmero de predios identificados en laSI/Memo, a ser atendidos.

8 Unidades Documentales nocompletasN de UnidadesDocumentales. SINABIP

Mide el nmero de Unidades Documentales queno adjuntaron los documentos exigidos en losrequisitos.

9 Unidades Documentales noconformesN de UnidadesDocumentales. SINABIP

Mide el nmero de Unidades Documentales, cuyadocumentacion no es conforme con los requisitosestablecidos.

10 Unidades Documentales fueradel procesoN de UnidadesDocumentales.

Lider delProceso

Mide el nmero de Unidades Documentales, quesalieron del proceso, por causas no previstas.

11 Unidades Documentales queno procedenN de UnidadesDocumentales. SINABIP

Mide el nmero de Unidades Documentales, queconcluyeron el proceso.

12 Unidades Documentalestrabjadas.N de UnidadesDocumentales. SINABIP

Mide el nmero de Unidades Documentales, queconcluyeron el proceso.

Los indicadores de gestin para este proceso son los siguientes:

N Nombre Periodicidad Forma de clculo Unidades Fuente dedatos

1 Productividad Mensual N de UD atendidas/N de trabajadores. UD por trabajador SINABIP

2 Eficiencia Mensual N de UD atendidas/Tiempo promedio(das) de atencin de UD. UD por da SINABIP

3 Eficacia Mensual N de UD identificadas con error / N detrabjadores UD por da SINABIP

La data que servir para el clculo de los indicadores de gestin, ser tomada del mdulo Formato de Control del software SINABIP, el cul efecta los clculos correspondientes. Complementariamente y con la finalidad de efectuar el seguimiento y control del proceso, se dispone de un conjunto de reportes, que permitan determinar la situacin de las unidades documentales de manera dinmica.


XIII) MDULO DE FORMATO DE CONTROL El Mdulo de Formato de Control consta de 6 pasos, que tienen correspondencia con los indicadores de control:

Formato de control de verificacin de conformidad legal de documentos.

Formato de control que funciona como lista de verificacin de las actividades a efectuar.

Formato de control de verificacin de requisitos y verificacin de conformidad tcnica de documentos.

Botn para crear unidad documental y asignarle nmero correlativo, vinculndola con la SI o Memo.

Formato de control donde se registra la accin a ejecutar: registro nuevo, actualizacin, reingreso etc

Formato de control donde se registra la accin a ejecutar: registro nuevo, actualizacin, reingreso etc

Formato de control que permite registrar el resultado del control de calidad de la UD seleccionada..

En el Formato de Control 6, la seleccin para el control de calidad de una Unidad Documental al 100%.


XIV) AUDITORIA La auditoria del proceso de Registro de predios en el SINABIP, tiene por finalidad garantizar y comprometer a los usuarios en la correcta ejecucin del proceso, mediante evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades y los indicadores del proceso.

1.- El programa de auditorias ser comunicado al Equipo del Proceso respectivo por el Gerente de Planeamiento y Desarrollo, con una anticipacin mnima de 15 das y ser atendida por el Lder del proceso, en la unidad orgnica correspondiente. En la auditoria se proceder a efectuar la revisin previa de los diseos, la puesta en marcha del proceso y el monitoreo de los indicadores; con sta informacin, se realizar una lista de verificacin (Ver anexo N 3), que servir de gua durante la visita y constar en el acta de inicio de la auditoria.


XV) ANEXOS

Anexo N 1: Marco Legal

o La Cuarta Disposicin Transitoria y Final del Decreto Ley N 25556 Ley de

Creacin de la SBN, modificada por el Decreto Ley N 25738.

o Ley N 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

o Decreto Supremo N 154-2001-EF - Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal (modificado por similares Nos. 107-2003-EF, 042-2006-EF, 164-2006-EF, 195-2006-EF, 014-2007-VIVIENDA y 018-2007-VIVIENDA) Articulo V del Ttulo Preliminar, Artculos 21, 59, 94, item d) del Art. 98, 104 y 198 y la Dcimo Tercera y Dcima Octava Disposicin Complementaria.

o Decreto Supremo N 131-2001-EF - Estatuto de la Superintendencia de

Bienes Nacionales.

o Resolucin SBN N 315-2001/SBN - Reglamento de Organizacin y Funciones de la Superintendencia de Bienes Nacionales.

o Resolucin SBN N 015-2002/SBN - Manual de Organizacin y Funciones de la Superintendencia de Bienes Nacionales.

o Resolucin N 070-2006/SBN que aprueba la Directiva N 004-2006/SBN

que regula el Procedimiento para el Registro de Bienes Inmuebles Estatales en el Sistema de Informacin Nacional de Bienes de Propiedad Estatal.


Anexo N 2: Caractersticas de los documentos requeridos para el Proceso de Registro de Predios en el SINABIP

GRUPO DEFINICION CARACTERISTICAS

Con una antigedad no mayor de 3 meses.

Completa.

Podr ser fotocopia simple y legible.

Debe estar expresado en una poligonal con ngulos internos, medidas perimtricas y georeferenciado, consignando la cuadricula correspondiente, en coordenadas UTM. Especificar Datum (PSAD56 o WGS84).

Si el predio se encuentra en mbito urbano, el polgono deber ser acotado, indicando los ngulos internos, los vertices y la distancia entre los mismos, as como la distancia a la esquina ms prxima.

Indicar el Perimetro y el Area grfica, correpondiente al poligono calcula por medios digitales. Deber contar con un Cuadro de Datos Tcnicos, indicndo: vrtices, lados, distancias, ngulos y coordenadas.

Indicar la ubicacin geogrfica del predio, identificndo el departamento, provincia y distrito.

El plano debe estar orientado respecto al norte magntico

Indicar la escala.

Indicar la fecha en que fue elaborado.

Deber estar firmado por profesional competente.

Podr ser presentado en copia simple, legible.

Debe estar georeferenciados en coordenadas UTM, identificando el ambito en que se ubica con las referencias ms relevantes: avenidas, calles, caminos y edificaciones.

Polgono del predio deber estar claramente identificado.

Indicar el departamento, provincia y distrito en que se ubica el predio y la escala del plano

Indicar la escala del plano

Indicar la fecha en que fue elaborado.

Firmado por profesional competente.

Podr ser presentado en copia simple, legible.

El documento deber contener, la denominacin, descripcin, ubicacin geogrfica, linderos y medidas perimtricas y el rea del predio.

Adicionalmente podr contener la zonificacin y las observaciones que considere pertinentes.

Indicar la fecha en que fue elaborada.

Firmada por profesional competente.

Podr ser presentada en copia simple, legible.

El documento deber contener, la denominacin, descripcin, propietario, ubicacin geogrfica, linderos y perimtro, rea, zonificacin y uso actual, infraestructura, caracteristicas del entorno y la valuacin del predio.

Deber indicar la inscripcin registral

La valuacin est referida al terreno, edificaciones y obras complementarias.

Indicar el tipo de cambio, si el predio esta valorizado en moneda extranjera.

Firmado por profesional competente.

Indicar la fecha

Puede ser copia simple, pero deber ser legible

La fotografa deber mostrar claramente la fachada principal del predio o algn sector representativo de este

La imagen debe ser ntida y podr ser presentada en papel, de ser posible a color y tamao 10 cm x 15 cm; o en medios magnticos, en formato digital JPG, con resolucion 72 px y tamao menor 800 x 600 px.

Documento grfico que representa la ubicacin o localizacin del predio

PLANO UBICACIN

Documento que contiene la descripcin literal del predio.

MEMORIA DESCRIPTIVA

DOCUMENTOSA

B

LEGAL

Documento grfico que representa la forma y lmites de un predio.

PLANO PERIMETRICO (PP)

TECNICO

Documento en el que se establece el valor del predio y de todos sus componentes, en trminos de terreno, edificaciones y obras complementarias.

VALORIZACIN

Los asientos registrales pueden constar en tomos, fichas o partidas electrnicas, del Registro de Predios de la oficina registral correspondiente donde se encuentra inscrito el predio.

PARTIDA REGISTRAL

FOTOGRFIASF

E

Es imagen del predio, obtenida mediante una cmara fotogrfica.

C

D


Anexo N 3: Manuales e Instructivos

Los manuales e instructivos utilizados para el presente proceso son los siguientes:

Tipo Nombre CodigoManual Curso de Autocad A.TI.SF.M.0001Manual Manual de usuario del SINABIP A.TI.API.M.0001Manual Manual de usuario del SID A.TI.API.M.0002Manual Manual del CAPIN A.TI.API.M.0003Manual Manual de usuario de Resoluciones A.TI.API.M.0004Manual Manual de SBNMAP A.TI.APE.M.001

InstructivoInstructivo de consulta por antecedentesde informacin a la IGD P.AYG.RP.I.0001

InstructivoInstructivo de ingreso de informacin a laIGD P.AYG.RP.I.0002

InstructivoDocumentacin contenida en los LegajosSINABIP P.AYG.RP.I.0003

InstructivoCaracteristicas de la unidad documentalde un predio P.AYG.RP.I.0004

Para acceder a dichos instructivos, se debe ingresar a la intranet, opcin Manuales de Usuario, sub-opcin ndice de manuales.


Anexo N 4: Glosario de trminos

Actualizacin de Registro SINABIP La actualizacin de un registro implica necesariamente la modificacin de la informacin contenida en un campo del registro en el aplicativo SINABIP, por la ocurrencia de un suceso sustentado en el documento correspondiente, que cambia la situacin fsica o legal del predio. Buscar Registro SINABIP en la Base Grfica Es la bsqueda de un registro en la Base Grfica, con los parmetros identificados en la informacin tcnica contenida en la Unidad Documental. Cdigo de Unidad Documental Identificacin de la Unidad Documental, vinculado con la Solicitud de Ingreso o Memorndum. Consulta del SINABIP por parmetros Es la bsqueda de un registro en el aplicativo SINABIP, con los parmetros identificados en la Unidad Documental. Formato de Control Instrumento en el cual se registra la documentacin que debe contener la (s) Unidad (es) Documental (es) y la calificacin del profesional responsable; permite el seguimiento del proceso, dejando evidencia del mismo. Hoja Resumen (cartula) Formato impreso que contiene la informacin relevante del Registro SINABIP. Informacin Grfico Digital IGD La informacin grfico digital est constituida por el polgono del predio en coordenadas UTM y las fotografas del predio. Legajo SINABIP Conjunto de documentos tcnicos y legales que acreditan el derecho de propiedad del Estado sobre el inmueble. Memoria Descriptiva Documento que contiene la descripcin literal de la informacin del plano, adicionalmente podr contener la zonificacin y las observaciones que el profesional responsable considere pertinentes. Plano Perimtrico Documento grfico que representa o indica los lmites de un predio, debe estar expresado en una poligonal con ngulos internos, medidas perimtricas y georeferenciado a coordenadas UTM. Plano de Ubicacin Documento grfico que representa o indica la ubicacin de un predio, respecto del mbito poltico administrativo en el que se encuentra, debe estar georeferenciado en coordenadas UTM. Proyecto de Respuesta Es el documento, oficio o Memorndum, con el cual se da respuesta a lo solicitado por el cliente, en el cual se indica los registros definitivos y/o las actualizaciones


efectuadas y de ser procedente, las observaciones de los documentos requisitos del trmite. El mismo que deber ser revisado y suscrito por el Jefe de la Jefatura del SINABIP. Rectificacin de datos La rectificacin de datos corresponde a la correccin de la informacin contenida en el aplicativo SINABIP, en mrito a la identificacin de un dato ingresado de manera inadecuada. Registro Inicial Corresponde, cuando se apertura un registro en el SINABIP, debidamente identificado. Registro Definitivo Registro que se genera cuando la informacin tcnica y legal del predio del Estado, contenida en la Unidad Documental, est completa y conforme con los requisitos establecidos para un registro definitivo o cuando la informacin de la Unidad Documental est conforme, y completa la informacin contenida en el registro provisional. Registro Provisional Registro que se genera cuando la informacin tcnica y legal del predio del Estado, contenida en la Unidad Documental, no est completa o no est conforme con todos los requisitos establecidos para un registro definitivo. Reingreso de Informacin El reingreso de informacin consiste en el ingreso de informacin alfanumrica o grfico - digital al aplicativo SINABIP, que se encuentra en el legajo o archivo fsico del registro SINABIP, que por diversos motivos no fue registrada en su oportunidad. Responsable Legal Abogado responsable de evaluar la documentacin legal de la Unidad Documental, realizar bsqueda del registro en el SINABIP, definir y realizar las acciones que correspondan como resultado de la evaluacin de la informacin tcnico legal y elaborar el proyecto de respuesta de la Solicitud de Ingreso/Memorndum. Responsable Tcnico Arquitecto/Ingeniero responsable de identificar en la Unidad Documental los requisitos tcnicos y legales del proceso, evaluar la conformidad de la documentacin tcnica, realizar la bsqueda del registro en la Base Grfica e incorporar la informacin tcnica a la Base Grfica y al registro SINABIP. Tasacin Comercial Se entiende por tasacin o valuacin al procedimiento mediante el cual el perito tasador estudia el bien, analiza y dictamina sus cualidades y caractersticas en determinada fecha para establecer un justiprecio del mismo. Unidad Documental (UD) Conjunto de documentos tcnicos y/o legales relacionados a un predio del Estado, que se genera a partir de una Solicitud de Ingreso o un Memorndum. Unidad Documental Completa y Conforme Unidad Documental que contiene los documentos requisitos del trmite, los mismos que cumplen con las caractersticas establecidas para cada uno de ellos.

manual regis trop re dios

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