NOTAS CAPACITACION PRESUPUESTO

Ventas 1 de sep1ª versión ventas 15 oct2ª versión ventas 15 dic

Costos 26 oct (liberación herramienta)1ª versión 3 dic2ª versión 14 ene

Gastos 1 de sep (liberación herramienta)1ª versión 30 nov

Precios MP y ME, valor de coproductos, revisar ponderación para ppto

Ventas pasa ppto a apo para definir cant a producir (explosión). Se hace copia de mp y me en bi, luego se copian las horas

Ventas Nal y Exp entregan a apo el total de sus ventas, apo explosiona mp y me, luego se reciben precio sde materiales, se obtienen costos cif y mod para calcular tarifas, luego se calcula costo de pdn y por último se obtiene margen bruto de ventas.

Para ver el listado de errores en la simulación MS13, aquí se pueden ver fechas, horas pptadas por máquina.

Se ingresa por BI Analyzer, se conecta, Roles, Visualizar General Modelo de Ppto, Ppto GNCH, Ppto Costos

Costos MOD: controlables son los que se gestionan por área y transversales son los que gestiona SNCH (ej: Nómina)

En los costos directos de Pdn se incluyen los costos de mantenimiento de los cecos directos de producción

Las pestañas de Datos Plan AA sirven para volver a colocar los datos que tenía inicialmente el presupuesto (es un deshacer un paso)

Para ver los reportes se entra por visualización. Para ver el informe organizado por ceco se le da click derecho, características, jerarquía, se quita el chulito y se le da aceptar y con la pestaña general, se puede modificar la presentación y cambiar la ubicación de las columnas.

Para cambiar el sentido de las columnas se le da click derecho, propiedades del query y se pasan los ratios de fila para columna y aceptar.

MANUAL PRESUPUESTO

REVISIONES: se deben hacer diferentes revisiones a los datos del presupuesto como son:

a. Cantidades: Se toman los datos del archivo que envía APO (logística) con las órdenes que se van a montar para el presupuesto y se bajan los datos de Kg de BI (Reales) y se comparan los promedios mes para determinar si el incremento o decremento es coherente.

b. Las cantidades de APO también se revisan contra COOISPI para ver que el sistema tenga las mismas órdenes que envió APO y contra BI (ppto) para confirmar que también hayan subido la información correcta de APO con la ruta: roles, visualización gral modelo ppto, ppto GNCH, ppto costos, costos mcia vendida, reportes, plan de producción. La transacción que se baja con COOISPI (se debe convertir a kg) son de cantidades o de materiales explosionados. El de materiales es:

Con Caberas de Orden (cantidades) o Componenetes (explosión de materiales)

c. Horas: Se bajan las transacciones KSPP (horas ppto) y KSB1 (horas reales) para revisar que los promedios tambien estén acorde con los kg.

d. Precios: Se baja la transacción de Precios desde BI con la ruta: Roles, visualización gral modelo ppto, ppto GNCH, ppto costos, precio materia prima, reportes, valoración pptada materia prima y se le adicionan los datos de sociedad, centros, Z180 y Z190 (mp y me) y se revisa que en cada uno de los meses los materiales tengan precio, si se encuentra alguno de ellos sin precio, se debe verificar que no tenga cantidad y que sea consistente con los meses siguientes. Si falta el precio de algún material se le escribe a Marcela Contreras

quien debe enviar el listado de precios x material mes a mes. También se comparan estos precios con los reales 2009 para saber el % de variación.

e. Explosionados: Se revisa con la transacción de BI de precios que baja con cantidades, para verificar que lo explosionado en este informe sea igual a lo explosionado en COOISPI.

f. Gastos: Se bajan los datos de gastos reales por mes y total de cada una de las cuentas y cecos y se compara con la información que se baja de BI con la ruta: roles, Visualización gral modelo ppto, Ppto GNCH, Ppto de costos, reportes resumen MOD-CIF-CDP, resumen costos MOD-CIF-CDP por clases de costo, se adiciona la sociedad ABCN, verificar y ok y se revisa que el total de BI sea igual a la transacción 3611 de SAP para el ppto con la versión 1 para el 2010.

g. Tarifas: Al iniciar el nuevo año, se debe revisar que existan tarifas al menos para el primer mes, para no generar inconvenientes con las primeras notificaciones. Esto se hace con la transacción KP26 y consiste en copiar las tarifas del 2009 por cada actividad y cada ceco en los meses del 2010.

1. Se solicita a Logística (Lina Alvarez y/o Heidy Agudelo) que envíe listado de las referencias presupuestadas por cantidad y por mes (el archivo de presupuesto se llama Ord Previsionales).

Se selecciona la planta que se va a revisar y se organiza una tabla dinámica para agrupar nacional y exportación por centro.

2. Se genera el listado de producción real desde BI por referencia y por mes (junio a septiembre 2009) para hacer el comparativo y poder analizar si hay incremento o disminución de la producción por referencia, que todas las referencias presupuestadas tengan ruta o que hayan tenido movimiento en el real pero que aparezcan en el presupuesto con cantidad cero.

Informe desde BIClave BI: CNCCARDONA cata23*

AnalyzerConectarCarpeta Abrir libro de trabajoRolesReporte Costos ProducciónCostos de Producción por SerieSociedad: ABCNCentro: CN40 (Rionegro) CN15(Bogotá) CN16(Cempa Bogotá) CN30 (Cempa Medellín) Se despliega el match code para seleccionar los meses Se despliega visualizar y selecciona Valores IndividualesSelección meses con Shift (jun a sep)OK

El informe de producción se baja para cada centro.

Se lleva a Excel y se organiza la tabla dinámica para compararlo con el presupuesto.

Y con esta información se arma una tabla dinámica por referencia y cantidad por mes Nal y Exp:

Se agrupan los datos de las dos tablas dinámicas de producción de Presupuesto y Real para hacer el comparativo del promedio real Vs el presupuesto mes

Las diferencias o inconsistencias que se presenten, se le envían a Lina Alvarez con copia a Heder Fox, Catalina Cardona, Juan Carlos Correa, Fabricio Mejía y Juan Camilo Quiroz.

3. Por BI con la transacción de visualización de presupuesto, en reporte costos MOD CIF, se revisa que los costos CIF y MOD sean coherentes y se compara con la transacción S_ALR_87013611 del ejercicio 2010 del presupuesto. Este paso lo hace Hugo Posada y con la transacción KSB1 puede revisar los valores por ceco. Hugo debe informar a Alba Lida para que ella lo pegue en el módulo de CO. Cuando esté listo, se revisa nuevamente por la transacción KSB1 que hayan quedado pegados los valores.

Los gastos de presupuesto en BI se bajan de la siguiente manera:

AnalyzerConectarAbrir libro de trabajoRolesVisualización General Modelo PresupuestoPresupuesto GNCHPresupuesto de CostosCostos MODControlablesCostos MOD ControlablesABCNVerificar Valores IndividualesCeco: CNCHNEG3OK

4. S_ALR_87013611: Por esta opción se revisa si ya están cargados los gastos del presupuesto para cada ceco (por centro de producción) y con la versión 1 para la segunda corrida del presupuesto.

Luego se revisan que los gastos para cada una de las actividades planificadas (logística) y las plan sean iguales, es decir las de BI y las de presupuesto que revisa Hugo al inicio. Esto se hace tomando la cuenta que me sale en este informe y comparándola con la misma cuenta y el mismo mes en la transacción S_ALR_87013611. Se puede revisar por cuenta mayor

5. KSBP - Centros de coste: PI plan: Para revisar las partidas individuales por ceco de presupuesto. Esta transacción baja las horas del presupuesto por ceco. Con el Lay Out se puede modificar para que el informe quede por mes o por año. Esta transacción se usa para revisar de forma detallada el gasto que se cargó en un determinado ceco. Es decir, si con la transacción S_ALR_87013611 al revisar los gastos contra BI se encuentra alguna diferencia, se puede revisar el ceco por la KSBP y encontrar exactamente donde está el error.

La versión debe ser 1 para la segunda corrida del presupuesto

Ejecutar

6. BI debe pasar los precios de los materiales presupuestados para cada mes. Esto lo entrega (Alba Lida). Este no aplica para la segunda corrida.

7. KP04 - Activar perfil del planificador: Con esta opción se revisa que esté en GNCH

8. KP26 - Modif.datos plan clases actividad: Sirve para asignar las tarifas del presupuesto para los costos directos de producción. Se necesita montar tarifas o si todavía no se tienen, se ingresa valor de $1 en cada ceco para que el sistema acepte las horas.

Luego se hace Traspasar Planificación de Logística, es decir tomar las horas de presupuesto.

Se le adiciona 1 en la columna de tarifa plan de cada ceco y para cada actividad (se pasa con las flechas) y guardar. Esto se hace para cada planta.

9. KSPP - Traspasar planificación de Logística: (Para revisar errores)

Se le coloca la versión 1 para esta segunda corrida de presupuesto. Si se marca Ceco/Clase de Actividad, la información baja total año y no por mes como con Orden prv/orden SOP

La versión es cero, pero solo porque se están haciendo pruebas, pero la idea es que cero sea la definitiva y las pruebas vayan con número consecutivo.

Ejecutar

Se revisan los errores:

- Si sale mensaje de “Orden Previsional simulativa, solo transf parcial de volumen”, se refiere a que posiblemente se montó una orden previsional en el 2009 (31 de diciembre) y deben quedar con fecha del 2010. Para revisarlo se va x la transacción MD16.

- Si sale “orden previsional simulativa, no se ha encontrado hoja de ruta p. ID selec. 04 para la selección automática”, significa que el material al que hace referencia no se le ingresó versión de fabricación en la orden indicada. Para revisar si este es el error se ingresa por MD16

Buscar

Aceptar

Se selecciona la orden en la que está presentando problema y se le click y enter y ahí se revisa que se haya seleccionado versión de fabricación

Si sale error “Orden previsional simulativa 5864296 (material S1002805 / centro CN30)Orden previsional/SOP 5864296: falta referencia a CeCo/clase de activ…”, se revisa por C203 si la referencia tiene tiempos pero no relaciona ninguna actividad, es decir el campo de clase de actividad se encuentra en blanco.

Se revisa la Lista Detallada y se pasan los errores a Lina Alvarez, Fabricio Mejía, Heder Fox, Juan Carlos Correa, Juan Camilo Quiroz y Catalina Cardona.

El objetivo es copiar las horas que resultaron de la producción planeada por logística.

Luego se busca el ícono de actuales

Se seleccionan las actividades planificadas y se pasan todas al lado izquierdo

Tomar

Se baja a un archivo de excell (click derecho, hoja de cálculo) y se arma tabla dinámica (ceco, cl activ, suma periodo). Con esta tabla se revisan los no adoptados.

Actividad no Adoptada quiere decir la cantidad de horas que no quedaron pegadas en el ceco.

10. KSB1: Visualizar Partidas Individuales de Cecos Reales:

La fecha de contabilización se coloca del 1 de junio al 30 de septiembre, porque es el periodo que existe actualmente en SAP.

Luego se ejecuta.

Se lleva a excell para hacer el comparativo de la KSB1 horas reales y KSPP horas presupuestadas. En el archivo de Excell se debe colocar el mes manualmente y se borran las actividades en cero o en blanco.

Esta transacción baja las horas reales por ceco y por actividad.

Se arma la tabla dinámica tomando las horas que se bajaron del presupuesto con la transacción KSPP, se pegan como texto en otra hoja de excell, se eliminan los totales y se copias todos los cecos en los espacios en blanco (F5, especiales, celdas en blanco + y flecha arriba y control enter y pegar como texto). Se arma la tabla dinámica del real y se pega como texto debajo de los datos de las horas presupuesto y con estos dos datos ya se puede armar la tabla dinámica real/presupuesto para hacer la comparación.

11. S_ALR_8701136: Se ejecuta esta transacción. Esta se puede reemplazar con la KSB1

Se ejecuta

Se hace por mes y se copia cada ceco del archivo que se bajó a excell en el paso anterior. Esto se hace para revisar que las horas sean iguales, pero para que sean comparables, se tiene que ejecutar el archivo anterior con la transacción KSPP sin test.

Si aparecen horas en actividad no adoptadas, se revisan las órdenes previsionales donde no tomó las horas (diferentes de cero) y con la transacción

8.1 MD16: Esta transacción se ejecuta para revisar las horas en actividad que no fueron adoptadas

Se analiza la causa. Se selecciona el material y se coloca el código del material que tiene el problema en el centro CN15 (Bogotá), Plan Nec Z01, y se señala la orden y se le da lápiz y el ícono del 7 y se revisan horas máquina y horas MOD y que la fecha no sea del año anterior. Si el problema es de fecha, se debe avisar a logística (Lina Alvarez). Los errores que resulten al bajar el archivo de horas, se debe enviar con copia a Juan Camilo Quiroz.

12. S_ALR_87013647 - Clases actividad: Planificada/Plan: Con esta opción se revisa que las actividades planificadas (logística) y las plan sean iguales. Las plan son las que el sistema tiene actualmente, las planificadas las que se acaban de subir.

La versión se debe cambiar a 1 para la segunda corrida

No debe haber diferencia en ninguno de los meses.

Si hay diferencia se debe hacer reconciliación.

13. KPSI - Reconciliación del plan CCA: Con esta transacción lo que se hace es ajustar los saldos de horas para que no quede ninguna diferencia

Y se ejecuta sin Test. Al finalizar debe salir mensaje de Finalizado sin Errores, Contabilizar? Y se acepta

14. S_ALR_87013647 - Clases actividad: Planificada/Plan S_ALR_87013647: Se vuelve a revisar y debe salir sin ninguna diferencia. Luego se ejecutan los ciclos de subreparto. Si no existen se deben crear

HASTA AQUÍ LLEGA LA SEGUNDA CORRIDA DE PRESUPUESTO

15. KSU7 - Crear subreparto plan: Para hacerlo se le da el nombre del nuevo ciclo y fecha

El nombre de los ciclos de presupuesto debe empezar por P, el resto de la información es igual a la de los ciclos reales.Se puede igualmente copiar un ciclo de presupuesto usando como base un ciclo real, solo se coloca en el modelo el ciclo del que se va a copiar y Enter

Luego se selecciona primer segmento

Se verifica que quede seleccionado Origen Valores Plan

Esto se debe hacer para cada segmento con la ayuda de las flechas y se guarda.

Al crear el segundo ciclo se debe revisar que quede con Repartir de Indirectos a Directos y que la Cl Cuotas Var quede en Actividad Plan

Se vuelve a revisar con la transacción S_ALR_87013611 que los cecos ya tenga valores cargados de gastos con el periodo del 1 al 12 y el ejercicio 2010.

16. KSUB: Se ejecutan los ciclos de subreparto del presupuesto.

Se ejecuta. Se debe correr el general también porque ahí está incluido el ceco de Mantenimiento de Obras Civiles. Con KSU8 se revisan los segmentos de cada ciclo.

Se revisan los mensajes. Si hay advertencias porque no contiene emisor, se revisa con la opción 3611 que este ceco no tenga valores u horas cargadas.

17. S_ALR_87013611: Se ejecuta nuevamente esta transacción para verificar que los cecos indirectos hayan quedado en cero. Si queda alguna diferencia, se debe correr el ciclo con el ceco que quedó pendiente. Si no existe un ciclo que contenga ese ceco, se puede crear o adicionar a uno general existente con añadir segmento. Se vuelve a correr el ciclo y se revisa la 3611.

18. KSS4 - Ejecutar partición de costes plan: Es decir para agrupar los gastos y las horas para calcular las tarifas. El sistema toma la información de gastos por ceco que fue montada y lo divide entre las horas que va a trabajar de acuerdo con la producción.

Y se ejecuta. Se revisan los errores. Si sale “Objeto CEC GNCH/23711274, clase de coste S200988100: no es posible repartir”, se revisa si el ceco tiene valor y no tiene horas en los meses donde aparece el error.

Si al ejecutar KSS4 salen errores y/o advertencias, se revisa cada una de ellas contra la 3611 y se crea el ciclo por KSUB de acuerdo con los mensajes. Luego se corre el ciclo y se vuelve a ejecutar la partición y deben desaparecer los errores o advertencias, o los cecos que tenían valores pero estaban sin horas, deben estar en ceros. Se debe tener presente que los cecos que tengan horas y valor pero estén con advertencia, se le debe retirar el valor de la cuenta que está generando la advertencia.

19. KSPI – Determinación tarifas plan iterativa: Esta transacción es para que el sistema tome las nuevas tarifas calculadas y las lleve a cada ceco.

Primero se ejecuta en test y si no hay errores se ejecuta sin test. Y se revisa con la 3611 para que no haya quedado saldos.

Si salen errores, se revisa que sean los mismos que salieron al ejecutar KSS4 y que se organizaron con el ciclo nuevo. Se ejecuta sin Test y luego se revisa la 3611, para verificar que los valores de los directos hayan quedado distribuidos y la diferencia sea cero o muy pequeña.

Luego se genera KSBT.

20. KP27 - Vis. datos plan clases de actividad

Luego se le da pantalla de resumen o F5 (paisaje) y se revisa que los cecos hayan quedado cargados con una nueva tarifa, diferente de 1 que se le colocó inicialmente para arrancar con el presupuesto, mientras se tenían los datos de producción.

Las tarifas que aparezcan en cero es porque no se les calcularon horas, pero se puede confirmar este dato con la transacción 3611. La revisión se hace por Clase de Actividad y con las flechas, verificando por ejemplo que si es Alistamiento y no tiene tarifa es porque ese ceco no debe tener máquina asignada o si no tiene tarifa en máquina es porque solo emplea empaque manual.

21. KSBT - CeCo: Tarifas clases actividad: Se baja esta transacción para el presupuesto y se compara con la que se guardó de tarifas real del cierre del mes anterior para revisar si hay incrementos o disminución en las tarifas calculadas.

Se ejecuta

Se arma tabla dinámica para revisar que la actividad 2001 sea igual a la 2002 y con esta misma tabla se arma otra tabla dinámica que agrupe estas actividades del presupuesto y las reales del último mes que se cerró.

22. ZMM_POP_0230: Cargar precios de Materiales Planificados en BI. Esta transacción se hace para calcular cuáles serán los precios de los insumos mes a mes para poder calcular el costos de los productos y revisar que las modificaciones de precio Plan Vs Reales sean coherentes. Este listado de precios lo pasa BI (Alba Lida) y se sube cada 6 meses.

Se organiza el archivo de la plantilla y este es el que se debe adjuntar en esta transacción y luego ejecutar invisible. La clase de valoración de la plantilla y precio final debe quedar en blanco, porque es solo para los co-podructos que se utilizan en Rionegro. Los coproductos son a los que se les coloca precio fiscal 1 en la plantilla, los demás llevan los precios en precios contables y para cada uno de los meses. Se debe tener en cuenta que la fecha debe ir 01022010 (con el primer 0) y gaurdar como txt.

Ejecutar

Se selecciona el que acaba de subir y ejecutar

Ejecutar y retroceder

El estado debe quedar en verde y se selecciona un material al azar y se revisa por la MM03 que hayan subido los precios correctos. Se debe subir solo el primer semestre, y revisarlo. Luego se hacen las pruebas. Si se sube el 2º. Semestre automáticamente borra el primero. Se arma la plantilla con los reprocesos y cáscaras y se guarda como txt para subir al sistema como parte del primer semestre.

Antes de subir la plantilla se deben revisar los Precios del Presupuesto Vs Precios Real (que se bajan con la transacción MM60).

23. MM03: Con esta transacción se verifica que los costos hayan subido y queden en los meses correspondientes de acuerdo con la información de la plantilla. Ene-Feb-Mar en Contabilidad 2 y Abr-May-Jun en Costos 2

En precio fiscal y precio contable deben quedar los precios de Ene-Feb-Mar que se acaban de subir

Y cálculo del costo 2 en precio previsto y plan deben quedar los de Abr-May-Jun.

24. Luego se baja la transacción MM60 con clase de material 120 para poder organizar la plantilla con los tortas, manteca alcalina sin filtrar, manteca Santander sin filtrar, manteca alcalina sin filtrar, reprocesos, reelaborados, cáscara de maní, cáscara de cacao, y a la manteca y las tortas, se les coloca el precio en precio fiscal, correspondiente a la maestra de materiales (este precio lo dan Enrique y Juan Fernando Valenzuela). Se toma el listado de materiales y planta que se bajó para los materiales anteriores y se lleva a la plantilla y se le coloca los precios correspondientes.

25. KP26: Subir tarifas: Luego de hacer la revisión de las tarifas calculadas para el ppto, se deben subir al sistema en el real.

Y se empiezan a copiar para cada ceco del archivo de tarifas ppto

26. CK40N: Para bajar el costo presupuesto. Esta transacción se ejecuta para obtener el costo de los terminados y semiterminados a diciembre para poder comparar con los costos que obtenga del presupuesto más adelante. Se le da hoja nueva (crear), Ejecución CC (CN15-1), Denominación (Costos Diciembre Fábrica Bogotá para ppto), Fecha de Ejecución (fecha actual), Variante Cál Coste (ZPC1 Cálculo coste plan o ZP01 cuando se va a hacer la prueba en vivo), Versión (1), Sociedad CO (GNCH), Sociedad (ABCN), enter, luego se pasa a fechas y se le coloca del 1 al 31 del mes que se va a correr), enter, grabar. Luego se pasa a la pestaña de Proceso y se empiezan a ejecutar los parámetros. Se pueden seleccionar todos los centros y los materiales Z090 y Z120. También se selecciona la MM60 y se ejecuta para obtener costos y compararlos con CK40N y con lo que baje del ppto.

Se coloca nuevo nombre a la Ejecución CC y se selecciona Hoja Nueva.

La versión 99 es para todas las pruebas del presupuesto. La fecha de ejecución corresponde a la fecha actual.

Se le da aceptar y se colocan las fechas en que se van a ejecutar los costos del 2010. La fecha de explosión y la de valoración deben ser iguales a las anteriores, se acepta nuevamente y se graba.Continúa con la pestaña de procesos y se ejecutan los parámetros

Se ejecuta el primer Parámetro “Selección”

Enter, grabar, retroceder, ejecutar y se revisan los mensajes. Luego se toma el material (código) que presenta problemas y se revisa con la transacción MM03 para saber si esa referencia es de otra planta o del Cempa; si ese es el error se puede ignorar y continuar.

El cuarto parámetro corresponde a análisis y se hace:

Grabar, retroceder y ejecutar

Los NPDI no se presupuestan.

Otra opción es revisar con la transacción C203 que no tenga versión de fabricación en otra fábrica.

Si el error es que no se han podido crear los segmentos del cálculo del costo, es porque en las advertencias sale que hay datos fijados para borrar y/o no tienen datos contables; por eso no hay forma de calcular costo.

Se ejecuta el segundo parámetro

Grabar, retroceder y ejecutar. Si salen errores, se revisa que los códigos del material con problemas no sean los mismos del primer parámetro ejecutado. Si hay diferentes, se debe revisar nuevamente con la transacción MM03, si están bloqueados o son MP o SE ME pueden ignorar.

A los reprocesos al igual que a las MP y a los ME no se les calcula costos, es decir, que también se pueden ignorar. Pero a los reprocesos se les debe montar costo porque el sistema no lo calcula.

Se ejecuta el tercer parámetro “Cálculo Costo”

Grabar, retroceder y ejecutar. Desea continuar “si”Se ejecuta el cuarto parámetro “Análisis”

Grabar, retroceder y ejecutar. Luego de este parámetro debe salir el costo del producto.

No se ejecutan los parámetros de Marca ni de Liberación.

Luego se hace la misma operación para el siguiente mes.

Se debe cambiar el nombre de Ejecución y la variante correspondiente al mes que se va a ejecutar. Se graba y se empiezan a ejecutar los parámetros.

Nota: V y 2 en la maestra de materiales, quiere decir que es comprado y por eso no calcula costo al que lo compra. Ej: La fábrica Bogotá que se la compra a Rionegro llevaría V y 2, porque no la produce.

Las fechas en las plantillas deben ir entre comillas ‘01012010’, NO PUNTOS.