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MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

AgradecimientosEl desarrollo del presente manual no podría haber sido realizado sin el apoyo de la Embajada del Reino Unido en Chile,

gracias al financiamiento otorgado mediante el Fondo de Prosperidad 2014.

Agradecemos también los valiosos comentarios de Carlos Rungruansakorn y Claudia Jara (Departamento de Gestión Ambiental

Local, Ministerio de Medio Ambiente) y de Gladys Santis (Oficina de Cambio Climático, Ministerio de Medio Ambiente).

ReferenciaEste manual debiese ser referenciado como:

Adapt-Chile, 2015: Manual para la generación de un Plan de Comunicación Comunal

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Contenido

1 Introducción 4

2 El Plan de Comunicación 5

3 Pasos Iniciales 6

3.1 Identificar y establecer el(los) responsable(s) y las responsabilidades relacionadas

con el plan de comunicación 6

3.2 Capacitar al equipo de trabajo 7

3.3 Identificar los elementos básicos del Plan de Comunicación 7

3.4 Diseñar el Plan de Comunicación 9

5 Anexos 12

4 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

1. IntroducciónEste documento se inserta en la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC), de aquí en

adelante la Certificación, liderada por la Oficina de Gestión Ambiental Local del Ministerio de Medio Ambiente de Chile, y

tiene como finalidad apoyar el proceso de certificación a través de la concientización ciudadana relacionada con los efectos

del cambio climático. El presente manual ofrece una metodología de trabajo que busca apoyar a municipios de Chile en el

proceso de comunicación de la información relevante al proceso de certificación.

El manual entrega el marco conceptual y teórico para diseñar un plan para la comunicación de los avances relacionados con

la Certificación y la difusión de información relacionada con los impactos del cambio climático en la comuna. Proporciona

una guía estratégica que presenta paso a paso las herramientas básicas necesarias para lograr una comunicación efectiva

de las necesidades, desafíos y avances del municipio durante su proceso de certificación; apoya la comunicación de

información relacionada con los resultados de los diagnósticos, actividades e iniciativas desarrolladas en los manuales

que forman parte del sistema de certificación, para que la comunidad comprenda de qué forma una municipalidad es y será

afectada por el cambio climático, así como para conocer las herramientas disponibles que permiten mitigar y adaptarse

a tales impactos a nivel local.

Finalmente, cabe mencionar que el plan de comunicación representa un componente transversal a la Certificación, con

acciones a desarrollar durante las cuatro etapas de la Certificación.

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2. El Plan de Comunicación ¿Qué es un Plan de Comunicación?

El plan de comunicación se refiere a los esfuerzos dedicados a crear conciencia sobre las vulnerabilidades, impactos y

oportunidades que existen en el contexto de del cambio climático a nivel municipal, y a establecer mecanismos de difusión

para la comunicación efectiva de éstos a la comunidad.

El diseño e implementación de un plan de comunicación representa un componente transversal dentro de la Certificación, a

ser desarrollado de forma continua y a lo largo del proceso con el fin de comunicar las actividades, resultados y necesidades

relacionadas con la implementación de la Certificación. De esta manera, el plan de comunicación representa un elemento

clave para asegurar el éxito de la implementación de la Certificación.

¿Cuál es el objetivo principal del Plan de Comunicación?

Este plan tiene como objetivo general comunicar a la comunidad local las metas, líneas de acciones establecidas y el

avance en relación a la Certificación. El diseño del plan debe contemplar un cronograma de actividades, con presupuestos

y roles asociados, así como la estrategia de comunicación correspondiente a las distintas etapas de la Certificación. Este

manual provee las nociones básicas para considerar en el diseño de un plan de comunicación.

¿Cómo se incorpora a la Certificación?

El plan de comunicación contempla elementos de difusión de información y actividades participativas durante cada etapa

de la Certificación. Las distintas etapas tendrán algunos componentes en común; sin embargo, las actividades por

desarrollar podrán variar dependiendo del estado de avance con que se encuentra la municipalidad dentro del marco de la

Certificación, como también de la información disponible para difusión al público.


3. Pasos InicialesPara poder desarrollar e implementar un plan de comunicación, se requiere como mínimo los siguientes pasos iniciales:

Se debe establecer un coordinador general para el plan de comunicación del municipio, como también se debe identificar

a la(s) persona(s) cuyo apoyo será necesario para el proceso (según la realidad municipal) para así definir un equipo de

trabajo que cuente con los recursos necesarios para realizar las tareas asociadas al Plan. La Tabla 1 a continuación puede

ser modificada y/o complementada, y debe completarse según el contexto municipal.

Tabla 1. Identificación de responsabilidades y responsables del Plan de Comunicación.

IDENTIFICACIÓN EQUIPO DE TRABAJO – PLAN COMUNAL DE COMUICACIÓN

Puesto: Responsabilidades: Responsable(s): Periodo:

Coordinador del Plan de Comunicación

Desarrollo de elementos básicos del Plan; gestión, coordinación y supervisión de equipo de trabajo

Asistente - medios de comunicación y desarrollo de materiales

Manejo de bases de datos de contactos y medios de comunicación con la comunidad; desarrollo de materiales para difusión y coordinación

Asistente -desarrollo de actividades participativas

Coordinación de actividades participativas

3.1: Identificar y establecer el(los) responsable(s) y las responsabilidades relacionadas con el plan de comunicación

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Como paso inicial, es fundamental que todas las personas que formen parte del equipo de trabajo se

capaciten para manejar el contenido y la estructura de la Certificación misma. Para ello, cada integrante

del equipo debe referirse a la Guía Conceptual sobre Cambio Climático para Municipios de Chile para

familiarizarse con los principales temas y ámbitos asociados al cambio climático y sus impactos potenciales,

a nivel global y municipal. Es muy importante que el equipo de trabajo de comunicación pueda responder en

forma clara a la siguiente pregunta:

¿Por qué es importante que la comuna y el municipio se integren al proceso de certificación?

Un plan de comunicación efectivo debe responder a lo siguiente:

• ¿Por qué? Identificar los objetivos o finalidades de la comunicación

• ¿Quiénes? Identificar los actores claves y partes interesadas (stakeholders)

• ¿Qué? Definir mensajes claves

• ¿Cómo? Identificar métodos y vehículos de comunicación específicos para cada propósito

¿Por qué?

El primer paso consiste en determinar el motivo que hace necesaria la comunicación; es decir:

¿Por qué es importante esta comunicación, y cuáles son los objetivos principales de esta comunicación?

Una comunicación puede servir para:

• Proporcionar información

• Aumentar conciencia

• Promover consenso

• Cambiar comportamiento

• Promover acción o participación de la comunidad

• Resolver un conflicto

• Pedir comentarios, opiniones o feedback

3.2: Capacitar el equipo de trabajo

3.3: Identificar los elementos básicos del Plan de Comunicación


¿Quiénes?

Una vez identificados los objetivos de la comunicación, es necesario establecer el público objetivo de dicha comunicación

y la forma de llegar a él. Se puede preguntar:

• ¿Quién está involucrado, afectado o interesado?

• ¿Hay otras personas o actores que puedan ser afectados de forma menos directa?

• ¿Existen grupos o individuos que tienen menos o cero representación?

• ¿Qué información tienen estos actores actualmente?

• ¿Qué información deberían tener?

• ¿Cuáles son sus principales preocupaciones?

• ¿Cómo pueden reaccionar estos actores/público a esta información?

Será necesario construir y mantener una base de datos de contactos para fines de comunicación dentro del marco

del Plan. Se puede recurrir a los contactos con los que ya cuenta la administración de la municipalidad, y deben

aprovecharse actividades realizadas dentro del marco de la Certificación para complementar dicha lista de contactos.

¿Qué?

Una vez identificados los objetivos y el público meta de la comunicación, se pueden desarrollar los mensajes claves para

cada grupo de actores o grupo de público identificado. Es decir, ¿cuáles de los objetivos identificados (del “¿por qué?”)

tendrán relevancia especial para cuáles de los actores (“¿quién?”) identificados?

¿Cómo?

Finalmente, con los objetivos, el público y los mensajes identificados, se determinan los medios de comunicación a

utilizar. Se pueden aplicar distintos medios para cada grupo de actores (públicos).

Algunas opciones incluyen:

• Medios tradicionales (folletos, boletines, pósters)

• Medios instalados (exposiciones, pendones)

• Medios electrónicos (e-mail, página web)

• Herramientas de redes sociales (Facebook, Youtube, Twitter)

Es importante considerar y determinar los medios más adecuados para comunicar un mensaje específico a un público

específico. Durante la etapa preliminar del sistema de certificación, el equipo de trabajo debe identificar y establecer

los mecanismos para la comunicación, considerando los recursos disponibles para este fin, tanto como los medios de

comunicación utilizados con mayor frecuencia por miembros de la comunidad. En términos informales, la difusión de

la información relacionada con la Certificación debiese considerar material publicitario (como por ejemplo boletines

y posters) puestos en lugares públicos; puede aprovechar la infraestructura existente en la comuna y/o considerar la

construcción de pequeña infraestructura (como por ejemplo exposiciones y pendones).

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Actividades participativas

Además de la comunicación por los medios mencionados previamente, la Certificación contempla un componente de

actividades participativas con el fin de informar e integrar a la comunidad dentro de los procesos llevados a cabo dentro

del marco de la Certificación, que sirven para fomentar la generación de redes de contacto y apoyo entre vecinos de

la comuna. Ejemplos tipo de actividades pueden ser charlas, talleres de capacitación, ferias, actividades orientadas a

niños, caminatas, días de reciclaje u recolección de basura, entre otras. El equipo de trabajo puede organizar reuniones

abiertas para compartir el rol y avance en la Certificación dentro de la comuna, y para recibir las opiniones, sugerencias y

preocupaciones de la comunidad. También es posible organizar eventos como talleres o ferias para desarrollar proyectos

verdes de distintas escalas (Ver el Portafolio de Proyectos Verdes) o de una Feria de Empleo para promover el conocimiento

e integración de Empleos Verdes a la comuna (Ver Portafolio de Empleos Verdes).

Para cada actividad, se debería establecer y registrar un mínimo de la información indicada por la Tabla 2:

Tabla 2. Registro de Actividad Participativa

*Se debería anexar una lista de asistencia con firma de cada participante

El principal objetivo de estas actividades es transmitir a todos los actores comunales la importancia de preocuparse por los

impactos del cambio climático a nivel local y sobre las posibles acciones de respuesta que se pueden realizar al mismo nivel.

La Tabla 3 presenta un ejemplo de los elementos básicos contemplados por este manual y su distribución entre las distintas

etapas de la Certificación. Este formato puede y debe ser modificado y adecuado a la realidad municipal.

REGISTRO DE ACTIVIDAD PARTICIPATIVA, CCSCC Etapa:

Fecha de realización:

Título de la actividad:

Objetivo(s) de la actividad:

Descripción de la actividad:

Nº de participantes*:

Observaciones:

3.4: Diseñar el Plan de Comunicación


Tabla 3. Planilla de Carta Gantt del proceso de diseño e implementación del Plan de Comunicación

La Tabla 4 presenta un resumen de estas consideraciones y debe ser aplicada durante el desarrollo de los elementos de

cada etapa de la Certificación.

Actividad APRESTO ETAPA I ETAPA II ETAPA III ETAPA IV Y MANTENCIÓN

Identificar necesidades y responsables

Concientización del equipo de trabajo

Diseño de plan de comunicación

Comunicación de inserción a la Certificación

Comunicación de resultados de los diagnósticos de la Etapa I

Desarrollo y distribución de informe de actividades y avance

Comunicación de resultados de repetición de los diagnósticos

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EJEMPLO – RESUMEN DE COMUNICACIONES

Etapa

¿Por qué? ¿Quiénes? ¿Qué? ¿Cómo?

Objetivo principal de comunicación o actividad

Identificar contenidos básicos de cada comunicación

Identificar público objetivo

de cada comunicación

Identificar el mensaje principal de cada comunicación

Establecer la forma y los medios de

comunicación a utilizar para cada

comunicación

Estimar los recursos

(tiempo, dinero, etc.) a utilizar

para cada comunicación

I

Generar concientización dentro de la comunidad con respeto la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC) y lo que implica para el Municipio en términos de compromisos, actividades, etc.

Comunicación Nº1

¿Qué es la Certificación de Cambio Climático y por qué es importante que participe mi comuna?

¿Cómo hemos avanzado durante la Etapa I de la Certificación?

Comunicación Nº2

II

Comunicar los resultados de la primera ronda de diagnósticos realizados dentro del marco de la Certificación para identificar las vulnerabilidades específicas de la comuna.

Identificar áreas específicas para enfocar el trabajo y empezar a establecer la estrategia.

Comunicación Nº3

¿Dónde estamos más vulnerables, según los resultados de los diagnósticos realizados durante la Etapa I de la Certificación?

Comunicación Nº4

¿Dónde deberíamos enfocar nuestros esfuerzos ante estas vulnerabilidades?

III

Compartir resultados del desarrollo de las primeras acciones concretas bajo el marco de la Certificación.

Apoyar el proceso de selección de acciones específicas de resiliencia y desarrollo bajo en carbono.

Comunicación Nº5

¿Cuáles son nuestras prioridades para para lograr la mitigación y adaptación y responder a las principales vulnerabilidades identificadas?

Comunicación Nº6

IV

Informar actividades relacionadas con la Certificación.

Entregar los resultados de la segunda ronda de diagnósticos.

Comunicación Nº7 ¿Cómo continuamos hacia el

futuro?Comunicación Nº8

El plan de comunicación apunta a mantener a la comunidad al tanto de las actividades y avance relacionado con el proceso

de Certificación. Por lo tanto, se exige generar un mínimo de dos (2) comunicaciones anuales y la realización de al menos

una (1) actividad participativa.

Por ejemplo, una vez que el municipio inicia el proceso de certificación, el equipo de trabajo debe informarlo a la comunidad (para

un ejemplo, ver Anexo 1). Durante los últimos meses de la Etapa I, el equipo de trabajo debe distribuir un segundo comunicado,

detallando las actividades realizadas y el avance logrado en relación a la Certificación durante esta primera etapa.

Tabla 4. Planilla - Resumen de Plan de Comunicación


ANEXO 1. PLAN DE COMUNICACIÓN MODELO

Ilustre Municipalidad de XXXXXXX

N°/ /

Materia: Plan de Comunicación correspondiente a la Etapa ___

Fecha: / / 20

El presente documento establece las actividades y productos básicos correspondientes al Plan de Comunicación para la

Etapa ____ de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático.

El objetivo principal del plan de comunicación a lo largo de esta etapa de la Certificación es:

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

En la siguiente tabla se identifica el equipo de trabajo que tomará responsabilidad para la Etapa ___ para llevar al cabo las

actividades relacionadas al plan de comunicación:

En la siguiente tabla se detallan las comunicaciones contempladas por esta etapa:

IDENTIFICACIÓN EQUIPO DE TRABAJO – PLAN COMUNAL DE COMUICACIÓN Etapa:

Puesto: Responsabilidades: Responsable(s): Periodo: Firma:

Coordinador del Plan de Comunicación

Desarrollo de elementos básicos del Plan; gestión, coordinación y supervisión de equipo de trabajo

Asistente - medios de comunicación y desarrollo de materiales

Manejo de bases de datos de contactos y medios de comunicación con la comunidad; desarrollo de materiales para difusión.

Asistente - desarrollo de actividades participativas

Coordinación de actividades participativas

RESUMEN DE COMUNICACIONES CONTEMPLADAS Etapa:

ComunicaciónNº

¿Por qué? ¿Quiénes? ¿Qué? ¿Cómo?

Fecha envío/distribución:

Objetivo principal de

comunicación o actividad

Contenidos básicos

Identificar público objetivo

de cada comunicación

Identificar el mensaje prin-cipal de cada comunicación

Establecer la forma y los medios de

comunicación a utilizar para cada

comunicación

Estimar los recursos (tiempo,

dinero, etc.) a utilizar para cada

comunicación

5. Anexos

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Posterior a la realización de las actividades planificadas, se debería anexar el siguiente Registro de Actividad Participativa

para cada una de estas.

A continuación, se presentan las actividades contempladas por esta etapa de la Certificación:

ANEXO 1. PLAN DE COMUNICACIÓN MODELO

PLAN DE ACTIVIDADES PARTICIPATIVAS Etapa:

Fecha tentativa realización:



Descripción general de la actividad:

Detalle pasos a desarrollar:

Identificación de recursos requeridos para la actividad:

Nº de participantes contemplado:

REGISTRO DE ACTIVIDAD PARTICIPATIVA, CCSCC Etapa:

Fecha de realización:



Descripción de la actividad:

Nº de participantes*:

Observaciones:

*Se debería anexar una lista de asistencia con firma de cada participante


ANEXO 2. COMUNICACIÓN MODELO – INSERCIÓN/CONTINUACIÓN PROCESO DE CERTIFICACIÓN


N°/ /

Materia: Inserción a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático

Fecha: / / 20

¿Qué es el la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC)?

El Ministerio del Medio Ambiente se encuentra implementando la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio

Climático (CCSCC), la cual se ajusta dentro del actual modelo Sistema de Certificación Ambiental Municipal (SCAM) como

la continuación de trabajo para aquellos municipios que han alcanzado el nivel de Excelencia.

Una vez que el municipio ha tomado la decisión de continuar con el proceso de certificación, deberá desarrollar acciones

de diagnóstico durante el primer año, a través de las cuales se identificarán brechas y fortalezas de gestión territorial.

Estas brechas o fortalezas permitirán al municipio definir una Ordenanza Climática Municipal y acciones específicas de

resiliencia y desarrollo bajo en carbono. Al término de esos cuatro años, el municipio podrá repetir los diagnósticos y

definir otras acciones específicas. De esta forma, el municipio podrá ir integrando consideraciones climáticas de forma

transversal a las distintas áreas de trabajo que demanda una certificación de comuna sustentable.

Dicha certificación se basa en un conjunto de requisitos mínimos que deben cumplir los municipios, permitiéndoles

obtener la certificación. Lo anterior se desarrollará en cuatro etapas durante el lapso de cuatro años, posterior a un

periodo “Apresto” de 6 meses, y previo a una etapa final de “Mantención” de 6 meses. La participación en esta Certificación

contempla el cumplimiento con ciertos requisitos durante cada etapa, con el objetivo general de proporcionar una estrategia

de progresión que permita a los municipios alcanzar mayores niveles de resiliencia y fomentar el desarrollo de senderos de

desarrollo bajos en carbono, diseñando acciones hechas a la medida de su realidad y desafíos.

¿Por qué es importante que participemos en esta Certificación?

Ejemplos de impactos del cambio climático en la comuna de XXXXXXXXXXX incluyen:

Para recibir más información y/o dejar alguna observación, contáctese con: Nombre Contacto, Correo electrónico XXXXXXX@XXXXXXX, Tel. XXXXXXXXX

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ANEXO 3. COMUNICACIÓN MODELO, RESULTADOS DE DIAGNÓSTICOS


N°/ /

Materia: Informe de resultados de diagnósticos realizados durante la Etapa I

de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático

Fecha: / / 20

Dentro del marco de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC), a la cual la Ilustre Municipalidad

de XXXXX se incorporó durante el mes XXX, del año XXXX, se ha empezado a trabajar en la temática de adaptación y mitigación

al cambio climático. Un componente importante del sistema consiste en la realización de diagnósticos de vulnerabilidad y de

huella de carbono. Durante la Etapa I del Sistema, se realizaron estos diagnósticos para la comuna de XXXXXX.

Resumen de resultados diagnóstico de resiliencia:

Resumen de resultados de la medición de la huella de carbono:

Resumen de acción específica para promover el desarrollo bajo en carbono:

Para apoyar al proceso de Certificación y la implementación de estas acciones específicas, la comunidad puede tomar los

siguientes pasos y/o participar en las siguientes actividades:

¿Cuáles son nuestras prioridades para para lograr mitigación y adaptación y responder a estas vulnerabilidades identificadas?

Dado las vulnerabilidades identificadas, la huella calculada y las prioridades establecidas para lograr la mitigación y

adaptación y responder a las principales vulnerabilidades identificadas por el equipo de trabajo del Sistema de Certificación,

se han establecido las siguientes acciones específicas:

Resumen de acción específica para aumentar la resiliencia:



ANEXO 4. COMUNICACIÓN MODELO, INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS


N°/ /

Materia: Informe de actividades realizadas bajo el marco de la Etapa: _____

de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático

Fecha: / / 20

Dado que la Ilustre Municipalidad de XXXXX se integró a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático,

y que durante la Etapa I de este programa se recibieron los resultados de los diagnósticos desarrollados para determinar

el, se ha podido avanzar en cuanto a la definición de las acciones específicas prioritarias para la comuna, ante los impactos

potenciales y esperados del cambio climático. Actualmente, la municipalidad se encuentra en el proceso de desarrollo de las

actividades asociadas a la Etapa ____ de la Certificación.

Resumen de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono, implementación y monitoreo:

Resumen de actividades participativas desarrolladas durante las Etapas _____:

Resumen de implementación y monitoreo proyectada de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono:

Resumen de actividades de la Alianza Público-Privada ante el Cambio Climático:


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ANEXO 5. PLANTILLA COMUNICACIÓN Nº8


N°/ /

Materia: Informe de resultados de repetición de diagnósticos; “cómo hemos cambiado?”,

Etapa Mantención, Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático

Fecha: / / 20

Dado que la Ilustre Municipalidad de XXXXX se integró a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático,

y que durante la Etapa I de este programa se recibieron los resultados de los diagnósticos desarrollados para determinar

el, se ha podido avanzar en cuanto a la definición de las acciones prioritarias de la Comuna, ante los impactos potenciales y

esperados del cambio climático.

Resumen de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono, implementación y monitoreo:

Resumen de actividades participativas desarrolladas durante las Etapas I, II, III y IV:

Dentro del marco de la Certificación, se repitieron los diagnósticos de resiliencia y medición de huella de carbono.

Resumen de resultados diagnóstico de resiliencia:


¿Cómo hemos cambiado?

Resumen de resultados diagnóstico huella de carbono:

¿Cómo hemos cambiado?

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