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MANUAL OPERATIVO
ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS
ÚNICA DE AFILIADOS- BDUA
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MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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ADRES - Administradora de los Recursos del Sistema General de Salud de Seguridad Social en Salud
Aprobación
José Leonardo Herrera
Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información
Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicaciones
Revisión
Wilmer García Londoño
Gestor de Operaciones del Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información
Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicaciones
Documentación
William Andrés Páez Pinzón
Andrés Guillermo Bruce Ruíz
Sergio Luis Antonio García
Gestores de Operaciones del Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información
Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicaciones
Acompañamiento
Johanna Bejarano Heredia
Gestor de Operaciones Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos
Bogotá, marzo 13 de 2018
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CONTENIDO
CARACTERIZACIÓN PROCESO ........................................................................................................................................................................... 5
DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO ..................................................................................................................................... 11
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN NOVEDADES BDUA ........................................................................................................................ 13
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 19
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 22
PROCEDIMIENTO CARGUE DE PENSIONADOS .......................................................................................................................................... 28
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 30
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 32
PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO A CASOS ESPECIALES ......................................................................................................................... 35
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 37
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 39
PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO PRESUNTO REPETIDO ......................................................................................................................... 43
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 47
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 50
PROCEDIMIENTO CARGUE HOMÓNIMOS FONÉTICOS PERMITIDOS................................................................................................. 57
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 60
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 62
PROCEDIMIENTO CORRECIÓN ESTADO FALLECIDO ............................................................................................................................... 68
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 70
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 72
PROCEDIMIENTO AUDITORIA DE BASE DE DATOS ................................................................................................................................. 78
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 79
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 81
PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN REGISTROS PRESUNTAMENTE INCONSISTENTES ................................................................... 86
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 88
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 90
PROCEDIMIENTO CRUCE DE BDEX ................................................................................................................................................................ 94
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 96
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 97
PROCEDIMIENTO DESBLOQUEO USUARIO N13 ........................................................................................................................................ 99
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................... 100
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 102
PROCEDIMIENTO RETIROS DEL RÉGIMEN DE EXCEPCIÓN ................................................................................................................ 104
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................... 106
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 107
PROCEDIMIENTO GESTIÓN PENSIONADOS REPORTADOS ERRONEAMENTE .............................................................................. 109
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................... 111
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 113
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CARACTERIZACIÓN PROCESO
OBJETIVO
Administrar la Base de Datos Única de Afiliados de acuerdo con la normatividad vigente, mediante el procesamiento de la
información dispuesta, por los diferentes actores que intervienen en el proceso, en un 100% durante el periodo vigente con el
fin de mantener la fuente de información confiable, sólida y bajo los estándares de calidad de la información.
OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO AL PROCESO
Garantizar la adecuación institucional mediante actividades transversales que complementen y sustenten el desempeño de los
procesos misionales y estratégicos, así como el seguimiento continuo al cumplimiento de los objetivos de la Entidad
ALCANCE
Inicia con la disposición de los canales y medios para la entrega de la información por parte de las entidades que intervienen
en el proceso de BDUA y finaliza con la notificación de los archivos consolidados e históricos de fin de mes y la visualización de
la información en la página Web de ADRES.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
✓ Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
LÍDER
Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de
Información y Comunicaciones
DEFINICIONES
BDEX: Base de datos que contiene la información de los
afiliados al Régimen de excepción y especial del Sistema
General de Seguridad Social en Salud
BDUA: Sigla correspondiente a Base de Datos Única de
Afiliados. La BDUA contiene todas las personas que hacen
parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud de
Colombia, en sus diferentes Regímenes
EPS: Entidad Promotora de Salud. Entidades que tienen a
cargo la afiliación de los usuarios y la administración de la
NE: Archivo de Novedades de Actualización y/o corrección de
información de los afiliados al Régimen de Excepción.
NS: REPORTE NOVEDADES SUBSIDADO. Aplica para los
Regímenes Contributivo y Subsidiado (EPSS, Entidades
territoriales y el INPEC).
Radicado: Numero consecutivo asignado por el SGD a la
correspondencia en el proceso de radicación, el cual la identifica
para su trámite ante la ADRES.
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prestación de los servicios de las instituciones prestadoras.
Están en la obligación de suministrar, a cualquier persona
que desee afiliarse y pague la cotización o tenga el subsidio
correspondiente, el Plan Obligatorio de Salud, en los
términos que reglamente el Gobierno.
EOC: Entidades Obligadas a Compensar.
EPSS: Entidad Promotora de Salud del Régimen
Subsidiado de Salud.
Malla Validadora: Herramienta entregada por la ADRES
a las EPS-S y entidades territoriales con la cual se realizan
validaciones por estructura de los archivos planos
generados por estas entidades y es la encargada de cifrar
la información una vez cumpla con la estructura definida
en la Resolución 1344 de 2012, para ser cargada por la
aplicación WEB de BDUA dispuesta en la página WEB de la
ADRES
MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social
NC: REPORTE NOVEDADES CONTRIBUTIVO. Archivo
de novedades de actualización y/o corrección de
información de los afiliados del Regímenes Contributivo
Representante Legal: Persona a quien la ley le faculta actuar en
representación de una empresa, institución o entidad.
REX: Sigla correspondiente al Régimen de Excepción.
RNEC: Abreviatura para Registraduría Nacional del Estado Civil
S1: SOLICITUD TRAMITE DE TRASLADOS SUBSIDIADO. Este
archivo hace referencia a solicitudes de traslados que solicitan las
EPS del Régimen Subsidiado.
S4: REMISION RESPUESTA TRAMITE DE TRASLADOS
SUBSIDIADO. archivo de respuesta por parte de las EPS del
Régimen Subsidiado de acuerdo con una solicitud de traslado.
Script: Es un guion o conjunto de instrucciones que permiten la
automatización de tareas creando pequeñas utilidades.
SFTP: Secure File Transfer Protocol. Es un protocolo del nivel de
aplicación que proporciona la funcionalidad necesaria para la
transferencia y manipulación de archivos sobre un flujo de datos
fiable.
SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada para
rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de
documentos en papel.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Los procesos de la BDUA se desarrollan bajo el marco normativo determinado por la Resolución 4622 de 2016, la cual se
establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes
Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC, que en su Artículo
Segundo establece:
a. Los procesos de actualización de la BDUA se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días
hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;
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b. El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán
los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
c. El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y
EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el
siguiente día hábil;
d. El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales
y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
(INPEC) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;
e. Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos
NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.
Los Procesos de BDUA tienen una mecánica orientada a la radicación de los archivos de cada tipo de validación (Traslados,
Afiliaciones y Novedades) por parte de las entidades (EPS, EPS-S y Municipios). La Dirección de Gestión de Tecnologías de
Información y Comunicaciones mantiene un monitoreo permanente que garantiza el cargue efectivo de todos los archivos
vinculados. Posteriormente el Proceso es lanzado por la Dirección y es monitoreado permanentemente. Finalmente, previa
culminación de las validaciones respectivas del Proceso, son generados archivos con los registros aprobados y negados a
manera de resultados, información que es dispuesta en la Web y el SFTP de cada entidad para que puedan ser descargados
terminando así con los procedimientos dictaminados en la normativa.
Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes deben entregar a la Administradora de los Recursos
del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de
actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de
traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras y condiciones definidas en la Resolución 4622 de
2016.
El Ministerio de Salud y Protección Social semanalmente envía a la ADRES la base de información entregada por la RNEC
actualizada, como insumo para la realización del proceso. En cumplimiento de lo definido en la Resolución 2199 de 2013, los
registros a depurar son aquellos que se identifican como repetidos y no se sustenta formalmente su existencia como HFP real
con otro serial, por lo que serán movidos de la BDUA en operación a un modelo de datos paralelos (BDUA PR), que permita
mantener trazabilidad de la afiliación que tuvo y como soporte de los pagos ya efectuados.
Los criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros a presuntos repetidos se describen en la Resolución 2199 de
2013 en el anexo técnico numeral III.
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Para la entrega de información a las EPS-EOC y EPSS por parte de la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y las
Comunicaciones de la ADRES se describen en el anexo técnico de la Resolución 2199 de 2013 numeral IV, cuando se realizan
las auditorias.
El Ministerio de Salud y Protección Social es quien autoriza realizar los cruces de la Base de Datos de BDEX cuando la solicitud
proviene de un tercero.
Las solicitudes presentadas por el Ministerio de Salud y Protección Social en las que hace referencia a cruces de BDEX, en su
gran mayoría envían anexo un medio magnético para realizar el cruce solicitado.
Los Cruces de BDEX se realizan frente a los registros de las afiliaciones existentes en la Base de Datos de entidades de Régimen
de Excepción
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
EPS, EPSS, EPSC, EOC
Entes Territoriales
Archivos que
reportar
Actualización de novedades
de la BDUA
BDUA actualizada
Notificación dispersión de
los archivos consolidados e
históricos de fin de mes
EPS, EPSS, EPSC,
EOC
Entes Territoriales
Ministerio de Salud y
Protección Social
Script para generar
información de
Pensionados
Archivo RUAF de
Pensionados con la
información
actualizada
Cargue de Pensionados
Tabla de
pensionados.RUAF
actualizada en la BDUA
Comunicación
Ministerio de Salud
y Protección Social
EPS, EPSS, EPSC, EOC
y Personas Naturales
Ministerio de Salud y
Protección Social
Solicitud Movimiento
a Casos Especiales
Movimiento a casos
especiales
BDUA actualizada con los
movimientos a casos
especiales
EPS, EPSS, EPSC,
EOC y Personas
Naturales
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Aprobación
movimientos Casos
Especiales
Base RNEC
Comunicación informando
movimiento a casos
especiales
Ministerio de Salud
y Protección Social
EPS, EPSS, EPSC, EOC
y Personas Naturales
Entes Territoriales
Ministerio de Salud y
Protección Social
Registraduría Nacional
del Estado Civil
Solicitud de
aplicación presuntos
repetidos
Respuesta de la
Registraduría
Nacional del Estado
Civil sobre presuntos
repetidos
Movimiento Presuntos
repetidos
BDUA depurada y
actualizada
Resultado presuntos
repetidos dispuesto en el
SFTP de EPS, EPSS, EPSC,
EOC y Personas Naturales
EPS, EPSS, EPSC,
EOC y Personas
Naturales
EPS, EPSS, EPSC, EOC
y Personas Naturales
Entes Territoriales
Solicitud
actualización BDUA
por Homónimos
Fonéticos Permitido
con archivos
GHFP.PAK
adjuntados
Cargue Homónimos
Fonéticos Permitidos
Actualización de la tabla
HISTORICO_HFP de la
base de datos BDUA,
excluyendo los registros de
la validación que realiza la
Glosa GN0016.
EPS, EPSS, EPSC,
EOC y Personas
Naturales
Entes Territoriales
EPS, EPSS, EPSC,
EOC, Entes
Territoriales y
Personas Naturales
Ministerio de Salud y
Protección Social
Solicitud de
aplicación casos
reportados de
Fallecidos
Inconsistentes
Corrección estado fallecido
Corrección de registros en
la BDUA
Comunicación EPS, EPSS,
EPSC, EOC, Entes
Territoriales y Personas
Naturales
EPS, EPSS, EPSC,
EOC, Entes
Territoriales y
Personas Naturales
Ministerio de Salud
y Protección Social
EPS, EPSS, EPSC, EOC
Entes Territoriales
Archivos reportados
por las EPS, EPSS,
EPSC, EOC de
acuerdo con lo
Auditoria de Base de Datos
Archivos planos con los
registros involucrados
para cada una de las
auditorias definidas por el
EPS, EPSS, EPSC,
EOC y Personas
Naturales
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
establecido en la
normativa vigente
Ministerio de Salud y
Protección Social
Entes Territoriales
Ministerio de Salud y
Protección Social
EPS / EOC
Información de los
registros
presuntamente
inconsistentes
Novedades para
subsanar
inconsistencias
Archivos soporte
registros
correctamente
registrados
Depuración Registros
Presuntamente
Inconsistentes
Informe resumen del
proceso
BDUA Depurada
Procedimiento
Actualización de
novedades BDUA
Comunicación a la
Superintendencia Nacional
de Salud informando los
registros que no fueron
aclarados por la EPS/EOC
Ministerio de Salud
y Protección Social
Superintendencia
Nacional de Salud
Ministerio de Salud y
Protección Social
Solicitud cruces de
BDEX Cruce de BDEX
Comunicación informando
resultado de cruce
Ministerio de Salud
y Protección Social
Entes Territoriales
EPS
Solicitud de
desbloqueo de
usuarios N13
Desbloqueo de usuarios
N13
Corrección de registros en
la BDUA
Comunicación Entes
Territoriales y EPS.
Entes Territoriales
EPS
Personas Naturales,
Entes Territoriales y
EPS
Solicitud Retiro
Régimen de
Excepción
Retiros del Régimen de
Excepción
Comunicación Escrita y/o
Correo Electrónico
informando retiro de
Régimen de excepción
BDUA actualizada
Personas Naturales,
Entes Territoriales
y EPS
Personas Naturales,
Entes Territoriales y
EPS
Comunicación
Escrita y/o Correo
Electrónico
Gestión Pensionados
erróneamente
BDUA actualizada
Personas Naturales,
Entes Territoriales
y EPS
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Comunicación al Personas
Naturales, Entes
Territoriales y EPS
Ministerio de Salud
y Protección Social
DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO
Actualización de novedades
de la BDUAAuditoria de Base de Datos
Movimiento a casos
especialesMovimiento a casos
especiales
Movimiento Fonéticos
Permitidos
Cargue Homónimos
Fonéticos
Actualización de
documentos
inconsistentes
Corrección estados
fallecidos
Cruce de BDEXRetiros Régimen de
Excepción
Cargue de
pensionados
Pensionados
reportados
erroneamente
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REQUISITOS PRODUCTOS MECI
LEGALES POLÍTICAS MIPG
Ver requisitos legales de los procedimientos
y normograma institucional.
Seguridad digital
Gobierno en Línea
Mapa de Riesgos Institucional
Políticas de Operación
Mapa de Procesos
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
HUMANOS Ver Manual Específico de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales.
Ver Listado Maestro Documentos. FINANCIEROS
Ver Presupuesto de la Administradora de los Recursos
del Sistema General de Seguridad Social en Salud –
ADRES.
TECNOLÓGICOS Microsoft SQL Server, Ofimática, SGD, Intranet, Pagina
WEB, Malla Validadora, SFTP.
TRÁMITES Y SERVICIOS
ASOCIADOS RIESGOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Actualización de novedades de la
BDUA, Resolución 4622 de 2016
Movimiento Presunto Repetido,
Resolución 2199 de 2013
Cargue Homónimos Fonéticos
repetidos, Resolución 2199 de
2013
Cargue de BDEX, Resolución
4622 de 2016
Actualización de documentos
inconsistentes, Resolución 4622
de 2016
Ver Mapa de
Riesgos del
proceso
Ver Ficha de Indicador del
proceso
Ver Matriz Sistema de
Administración de Acciones
Preventivas, Correctivas y de
Mejora del proceso.
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PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN NOVEDADES BDUA
OBJETIVO
Mantener actualizada la BDUA a través de los reportes y validaciones realizadas conforme la normativa vigente con el fin de
garantizar la información oportuna y veraz de las personas que hacen parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
ALCANCE
Inicia con actualizar malla validadora continua con monitorear cargue de los archivos y finaliza con Notificar la disposición de
los archivos consolidados e históricos de fin de mes.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
LÍDER
Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de
Información y Comunicaciones
DEFINICIONES
BDEX: Base de datos que contiene la información de los
afiliados al Régimen de excepción y especial del Sistema
General de Seguridad Social en Salud
BDUA: Sigla correspondiente a Base de Datos Única de
Afiliados. La BDUA contiene todas las personas que hacen
parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud de
Colombia, en sus diferentes Regímenes
EPS: Entidad Promotora de Salud. Entidades que tienen a
cargo la afiliación de los usuarios y la administración de la
prestación de los servicios de las instituciones prestadoras.
Están en la obligación de suministrar, a cualquier persona que
desee afiliarse y pague la cotización o tenga el subsidio
correspondiente, el Plan Obligatorio de Salud, en los términos
que reglamente el Gobierno.
NE: Archivo de Novedades de Actualización y/o corrección de
información de los afiliados al Régimen de Excepción.
NS: REPORTE NOVEDADES SUBSIDADO. Aplica para los
Regímenes Contributivo y Subsidiado (EPSS, Entidades
territoriales y el INPEC).
Radicado: Numero consecutivo asignado por el SGD a la
correspondencia en el proceso de radicación, el cual la identifica
para su trámite ante la ADRES.
Representante Legal: Persona a quien la ley le faculta actuar
en representación de una empresa, institución o entidad.
REX: Sigla correspondiente al Régimen de Excepción.
RNEC: Abreviatura para Registraduría Nacional del Estado Civil
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EOC: Entidades Obligadas a Compensar.
EPSS: Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado
de Salud.
Malla Validadora: Herramienta entregada por la ADRES a
las EPS-S y entidades territoriales con la cual se realizan
validaciones por estructura de los archivos planos generados
por estas entidades y es la encargada de cifrar la información
una vez cumpla con la estructura definida en la Resolución
1344 de 2012, para ser cargada por la aplicación WEB de
BDUA dispuesta en la página WEB de la ADRES
MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social
NC: REPORTE NOVEDADES CONTRIBUTIVO. Archivo de
novedades de actualización y/o corrección de información de
los afiliados del Regímenes Contributivo
S1: SOLICITUD TRAMITE DE TRASLADOS SUBSIDIADO.
Este archivo hace referencia a solicitudes de traslados que
solicitan las EPS del Régimen Subsidiado.
S4: REMISION RESPUESTA TRAMITE DE TRASLADOS
SUBSIDIADO. archivo de respuesta por parte de las EPS del
Régimen Subsidiado de acuerdo con una solicitud de traslado.
Script: Es un guión o conjunto de instrucciones que permiten
la automatización de tareas creando pequeñas utilidades.
SFTP: Secure File Transfer Protocol. Es un protocolo del nivel
de aplicación que proporciona la funcionalidad necesaria para la
transferencia y manipulación de archivos sobre un flujo de
datos fiable.
SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada
para rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes
de documentos en papel.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
✓ Los procesos de la BDUA se desarrollan bajo el marco normativo determinado por la Resolución 4622 de 2016, la cual se
establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios,
Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC, que en
su Artículo Segundo establece:
a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días
hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;
b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán
los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
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c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y
EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar
el siguiente día hábil;
d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes
Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario
y Carcelario (INPEC) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;
e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los
archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.
✓ Los Procesos de BDUA tienen una mecánica orientada a la radicación de los archivos de cada tipo de validación (Traslados,
Afiliaciones y Novedades) por parte de las entidades (EPS, EPS-S y Municipios). La Dirección de Gestión de Tecnologías de
Información y Comunicaciones mantiene un monitoreo permanente que garantiza el cargue efectivo de todos los archivos
vinculados. Posteriormente el Proceso es lanzado por la Dirección y es monitoreado permanentemente. Finalmente, previa
culminación de las validaciones respectivas del Proceso, son generados archivos con los registros aprobados y negados a
manera de resultados, información que es dispuesta en la Web y el SFTP de cada entidad para que puedan ser descargados
terminando así con los procedimientos dictaminados en la normativa.
✓ Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes deben entregar a la Administradora de los Recursos
del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de
actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de
traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras y condiciones definidas en la Resolución 4622
de 2016.
✓ Los tipos de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA son:
Régimen Entidad que reporta a la
ADRES
Tipo de
Archivo Tipo de Novedad
Contributivo EPS -EOC
R1 Novedad de traslado o movilidad
R4, S4 Respuesta a la novedad de traslado o
movilidad solicitados en R1 o S1
MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes
NC Novedades de actualización y/corrección de información
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Código BDUA-C01 Versión 01
Página 16 de 115 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ARSI-F01
Régimen Entidad que reporta a la
ADRES
Tipo de
Archivo Tipo de Novedad
NR Novedad retroactiva
Excepción
Fondo del Magisterio,
ECOPETROL, Dirección
General de Sanidad Militar,
Dirección de Sanidad de la
Policía Nacional
NE Novedades de actualización y/o corrección de información
ME Maestro de Ingresos
Especial Universidades con régimen
especial de salud
NE Novedades de actualización y/o corrección de información
ME Maestro de Ingresos
INPEC
Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario -
INPEC
NE Novedades de actualización y/o corrección de información
ME Maestro de Ingresos
Planes
Voluntarios de
Salud
EPS, Entidades de Medicina
Prepagada, Compañías de
Seguros
NP Novedades de actualización y/o corrección de información
MP Maestro de Ingresos
Subsidiado
EPSS
S1 Novedad de traslado o movilidad
S4, R4 Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1
o R1
MS Maestro de ingresos
NS Novedades de actualización y/o corrección de información
NR Novedad retroactiva
Entidad Territorial NR
NS
Novedad retroactiva
Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el
resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09)
retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de
anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20
(Actualización de nivel SISBEN) y N21 (Tipo de población
especial del régimen subsidiado)
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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✓ Plazos para la entrega de los archivos a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
-ADRES:
Proceso Días Entidades a Reportar Archivos a Reportar a la
ADRES
Archivos de
Respuesta del
Proceso por
ADRES
Semana de
Proceso BDUA
(Con mínimo
cuatro días
hábiles)
Segundo día hábil de la
semana
Régimen Subsidiado y
Régimen Contributivo Archivos S1, R1, NR-C, NR-S
Siguiente día
hábil
Ultimo día hábil de la semana
Régimen Subsidiado
Régimen Contributivo,
Régimen de Excepción y
Especial,
Administradoras de Planes
Adicionales de Salud y INPEC
Archivos de Traslados:
Archivos S4, R4
Maestro de Ingresos:
MS, MC, MA, ME, MP
Novedades de actualización:
NS, NC, NE, NP
Última
Semana del
mes (con
mínimo cuatro
días hábiles)
Último día hábil de la semana
de mes
Entidades que administran los
Regímenes Especiales y de
Excepción y el Instituto
Nacional
Penitenciario y Carcelario —
INPEC
ME, NE
Entidades de Planes
Voluntarios, de Salud MP, NP
Las Entidades Territoriales NS, NR
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Resolución 4622 de 2016. Por la cual se establece
el reporte de los datos de afiliación al Sistema
General de Seguridad Social en Salud, a planes
voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de
las personas privadas de la libertad bajo la custodia
y vigilancia del INPEC
Aplica toda la resolución
Resolución 1344 de 2012. Por la cual se dictan
disposiciones sobre el reporte de información de
afiliación al Sistema General de Seguridad Social en
Salud y se efectúan modificaciones a la Base de
Datos Única de Afiliados -BDUA
Aplica toda la resolución
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Ge
stor
de
Op
era
cio
nes
de
la D
irecc
ión
de
Ge
stió
n T
IC
Ge
stor
de
Op
era
cio
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del
Gru
po
de G
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n de
Ope
raci
one
s de
Sis
tem
as d
e In
form
ació
n de
la D
irecc
ión
de
Ges
tión
TIC Iniciar
Actualizar malla validadoraMalla
validadora
Archivo ZIP con
malla validadora
actualizada
Solicitud publicación
malla validadora
Publicar malla validadora
Outlook
Pagina
WEB
Malla validadora publicada
en página WEB
Notificar actualización de la malla
validadora
Solicitud inicialización
proceso a ejecutarse
Outlook
Informar inicio del proceso
Inicializar el sistema para el proceso
Solicitud inicialización
proceso a ejecutarse
Outlook
BDUA
BDUA configurada
para iniciar proceso
Notificación
actualización
BDUA
A
-
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AFILIADOS- BDUA
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-
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-
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AFILIADOS- BDUA
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
1 Actualizar malla
validadora
Se realiza la actualización de la malla validadora
cada vez que se presente un ajuste normativo o
por la implementación de un correctivo en las
validaciones de estructura requeridas, se
actualiza mediante la corrección de los criterios
permitidos, posteriormente se genera un archivo
ZIP.
Se solicita por correo electrónico al Gestor de
Operaciones encargado de la página Web
publicar el archivo ZIP.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Archivo ZIP
con malla
validadora
actualizada
Solicitud
publicación
malla
validadora
2 Publicar malla
validadora
Se carga en página WEB el archivo ZIP de la
malla validadora, se actualiza las observaciones
y fecha de publicación. Posteriormente, se
informa por correo electrónico al Grupo de
Gestión de Operaciones de Sistemas de
Información.
Gestor de
Operaciones de
la Dirección de
Gestión TIC
Malla
validadora
publicada en
página WEB
3
Notificar
actualización de
la malla
validadora
Se notifica mediante correo electrónico a las
entidades que la malla validadora esta publicada
y dispuesta para descargar.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Notificación de
actualización
malla
validadora
4 Informar inicio
del proceso
Dando cumplimiento a la normativa vigente y de
acuerdo con el calendario del desarrollo de
procesos del año vigente, mediante correo
electrónico se solicita al Gestor de Operaciones
- DBA de la Dirección de Gestión TIC la
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Solicitud
inicialización
proceso a
ejecutarse
-
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
inicialización del proceso especificando el tipo de
proceso a ejecutarse.
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
5
Inicializar el
Sistema para el
proceso
Una vez se recibe el correo se realiza la
configuración de la BDUA para dar inicio a la
actualización, el cual consiste en eliminar
registros de procesos anteriores y comunicar al
Gestor de Operaciones del Grupo de Gestión de
Operaciones de Sistemas de Información de la
Dirección TIC encargado del Proceso para
realizar la actividad.
Gestor de
Operaciones -
DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Bitácora del
Proceso de
BDUA
BDUA
configurada
para iniciar
proceso
Notificación
actualización
BDUA
6 Abrir Calendario
Cuando se cuenta con la confirmación de la
BDUA en inicio de actualización, se procede a
realizar la apertura del calendario en la
aplicación “Parametrización” de la Intranet de
ADRES WEB.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Calendario
abierto en
Intranet WEB
7
Notificar
apertura de
calendario a las
entidades
Reportar mediante correo electrónico la
disponibilidad del calendario para la radicación
de archivos según tipología de archivos.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
Correo
electrónico
notificando
apertura de
calendario
-
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Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
la Dirección de
Gestión TIC
8
Validar archivo
por la malla
validadora
Se toman los archivos y mediante la utilización
de la Malla Validadora BDUA, se valida la
estructura de los mismos, bajo las tipologías
descritas en la normativa vigente. Como
resultado de la validación en la malla validadora,
se genera un archivo encriptado (.PAK).
Se controla la
estructura de
los archivos
por medio de
la Malla
Validadora
BDUA.
EPS, Entes
Territoriales,
Entidades de
Excepción y
Especial,
Entidades de
PVS
Archivo .PAK
9
Cargar y radicar
archivos en la
aplicación WEB
La Entidad carga los archivos con terminación
(.PAK) y el oficio remisorio a través de la página
WEB de ADRES, documento que contiene el
nombre del archivo que se está cargando y la
cantidad de registros que contiene.
Cuando el archivo a cargar no presenta ningún
tipo de inconsistencias se genera un radicado
consecutivo sobre cada tipo de archivo, el cual
funciona como identificación individual para
cada archivo cargado.
La aplicación
Web BDUA
controla que
los archivos
cargado en la
aplicación
Web BDUA
cuenten con
la extensión
.Pak
EPS, Entes
Territoriales,
Entidades de
Excepción y
Especial,
Entidades de
PVS
Archivo .pak
cargado en la
aplicación WEB
Radicado de
confirmación
de cargue de
archivo
10
Monitorear
cargue de los
archivos
Constantemente se verifican los archivos que se
cargan para verificar que la extensión y la forma
en que se cargó sea la adecuada, de lo contrario
se envía un correo a la Entidad o al Municipio
correspondiente para que realice la verificación,
corrección y vuelva a cargar sus archivos.
Verificar la
Información la
completa
radicación de
archivos.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Cargue de
archivo
monitoreado
11 Cerrar
Calendario
Cuando se cargan la totalidad de los archivos de
acuerdo con el tipo de proceso a ejecutar
Gestor de
Operaciones del
Bitácora del
Proceso
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
(Proceso de traslados, de Novedad Retroactiva,
de Novedades, BDEX o PVS), se deshabilita la
Aplicación Web BDUA.
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Calendario
cerrado en el
aplicativo
BDUA
12
Seleccionar
criterios y
programar
ejecución de
Proceso
En la Aplicación Web se establecen los
parámetros del tipo de información que se va a
validar, el orden en que se van a procesar los
archivos recibidos, nombre del proceso, fecha y
hora de realización del proceso.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Bitácora del
Proceso
Criterios
seleccionados
y proceso
programado
13
Monitorizar
verificación y
validación reglas
de negocio
Durante el desarrollo de las validaciones de
negocio programadas y ejecutadas en SQL, el
Coordinador Gestión de Operaciones de
Sistemas de Información y el Gestor DBA de la
Dirección de Gestión de Tecnologías de
Información y Comunicaciones DGTIC,
monitorean la adecuada ejecución del Proceso,
de tal forma que, si llega a presentarse la
ocurrencia de algún evento, sean ejecutados los
correctivos a lugar mediante script, con el fin de
dar solución oportuna.
La realización
del Proceso
BDUA
controla que
se realice la
correcta
validación de
archivos, de
acuerdo con
sus
casuísticas
específicas.
Coordinador
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Gestor de
Operaciones -
DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Bitácora del
Proceso
BDUA
actualizada con
las
verificaciones y
validaciones de
reglas de
negocio
ejecutadas.
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
14
Generar Backup
y publicar BDUA
en WEB
Una vez se finalice las validaciones de negocios
se ejecutan las tareas complementarias para dar
cierre definitivo en la aplicación, se ejecutan las
tareas programadas en el servidor de base de
datos BDUA las cuales consisten: (i) Generación
Backup BDUA (ii) Publicación WEB de la BDUA.
Se remite correo electrónico informando la
ejecución de la actividad al Gestor de
operaciones de BDUA.
Gestor de
Operaciones -
DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Backup BDUA
BDUA
publicada WEB
15
Programar
movimiento de
archivos de
resultado
Adicionalmente se ejecuta la tarea programada
en el servidor de la BDUA para el Movimiento de
archivos resultados a carpeta SFTP de cada
entidad, posteriormente como subtarea
programada, se remite correos masivos del
resultado de las validaciones y cargue de las
actualizaciones en la BDUA.
Se remite correo electrónico informando la
ejecución de la actividad al Gestor de
operaciones del Grupo de Gestión de
Operaciones de Sistemas de Información de la
Dirección de Gestión TIC.
Gestor de
Operaciones -
DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Movimientos
de archivo de
resultado
programados
en BDUA
16
Validar la
Dispersión de
los Archivos
Resultados y su
notificación
Se verifica las carpetas SFTP de algunas
entidades aleatoriamente, para validar la
disposición de los archivos resultado del
Proceso, posteriormente se verifica que las
notificaciones automáticas hayan sido enviadas.
¿Se evidencia error?
Se corrobora
que los
archivos
resultado del
proceso sean
dispuestos
correctamente
para cada
entidad.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Verificación
Individual
realizada
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
SI: Informar verbalmente el error. Regresar a la
actividad Programar movimiento de archivos de
resultado
NO: Continua con la siguiente actividad
17
Movimiento de
archivos
consolidados e
históricos de fin
de mes
Se ejecuta la tarea programada en el servidor de
la BDUA para el Movimiento de archivos
resultados a carpeta SFTP de cada entidad con
corte de fin de mes el cual presenta un resumen
de la totalidad de actualizaciones realizadas por
las entidades sobre la BDUA.
Gestor de
Operaciones -
DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Movimiento de
archivos
consolidados e
históricos de
fin de mes
18
Validar la
Dispersión de
los archivos
consolidados e
históricos de fin
de mes
Se verifica las carpetas SFTP de algunas
entidades aleatoriamente, para validar la
disposición de los archivos resultado del
Proceso, posteriormente se verifica que las
notificaciones automáticas hayan sido enviadas.
¿Se evidencia error?
SI: Informar verbalmente el error. Regresar a la
actividad Programar movimiento de archivos de
resultado
NO: Continua con la siguiente actividad
Se corrobora
que los
archivos
resultado del
proceso sean
dispuestos
correctamente
para cada
entidad.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Movimiento de
archivos
consolidados e
históricos de
fin de mes
programados
19
Notificar la
disposición de
los archivos
consolidados e
históricos de fin
de mes
Se envía correo electrónico masivo reportando
la disposición de los archivos históricos masivos
en el SFTP de la entidad.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Notificación
dispersión de
los archivos
consolidados e
históricos de
fin de mes
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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PROCEDIMIENTO CARGUE DE PENSIONADOS
OBJETIVO
Realizar la actualización de la base de datos de pensionados Registro Único de Afiliado-RUAF, teniendo en cuenta la información
remitida por el Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de evitar pagos indebidos en el proceso de Liquidación Mensual
de Afiliados.
ALCANCE
Inicia con la ejecución del script para la generación de la información actual de pensionados en la Base de Datos BDUA, continua
con la actualización de la Base de Datos RUAF y finaliza con la respuesta al MSPS sobre la ejecución correcta del proceso de
actualización.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
LÍDER
Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de
Información y Comunicaciones
DEFINICIONES
Pensionado: Es la persona física que disfruta de una
prestación en dinero otorgada por las instituciones de
seguridad social u otras dependencias, al cumplir con los
requisitos que fija la ley, sus reglamentos o los contratos de
adquisición.
Afiliado: Persona en calidad de COTIZANTE o BENEFICIARIO
al cual las entidades del Régimen de Excepción y/o Especial
les presta el Servicio de Salud.
Base de Datos: Plataforma tecnológica que permite
almacenar información de forma organizada con base en
parametrización establecida inicialmente.
LMA: Liquidación Mensual de Afiliados. Determina el número de
afiliados al Régimen Subsidiado por los que se liquida la Unidad
de Pago por Capitación y el monto a girar a cada EPS por fuente
de financiación para cada entidad territorial.
SGD: Sigla correspondiente a Sistema de Gestión Documental
MSPS: Sigla correspondiente a Ministerio de Salud y Protección
Social
RUAF: Sigla correspondiente a Registro Único de Afiliados
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
✓ Pensionados RUAF
De acuerdo con la instrucción impartida por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante comunicación con numero de
radicado No.201313001235251 remitida el 20 de septiembre de 2013, en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se
excluyen los pensionados RUAF y se restituyen a partir de octubre de 2013. El cargue de la información se realiza con el fin de
actualizar la base de datos que sirve como insumo para realizar las validaciones de este proceso e identificar los registros de
afiliados al Régimen Subsidiado que se encuentren en condición de pensionados en la Base de Datos RUAF y sean excluidos y/o
restituidos en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA.
✓ Pensionados PILA
De acuerdo con la instrucción impartida por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante comunicación
No.201313001235251 remitida el 20 de septiembre de 2013, en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se excluyen
los pensionados PILA y se restituyen a partir de enero de 2014. El cargue de la información se realiza con el fin de actualizar la
base de datos que sirve como insumo para realizar las validaciones de este proceso e identificar los registros de afiliados al
Régimen Subsidiado que se encuentren en condición de pensionados en la Base de Datos PILA. y sean excluidos y/o restituidos
en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA.
Teniendo en cuenta la información de Pensionados RUAF y PILA remitida mensualmente por el MSPS, el Grupo de Gestión de
Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicación realiza la gestión
necesaria con el fin de garantizar el efectivo cargue de los registros en las bases de datos que sirven como insumo para el proceso
de pago de la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) del Régimen Subsidiado
✓ Se deben publicar los respectivos archivos en los SFTP dispuestos para la transferencia de información entre el MSPS y la
ADRES
REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Oficio Ministerio de Salud y Protección Social
No.201313001235251
Instrucción impartida por parte del Ministerio de Salud y Protección Social
para que en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se
excluyan los pensionados RUAF.
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Gesto
r de O
pera
cio
nes d
el G
rupo d
e G
estión d
e O
pera
cio
nes d
e S
iste
mas d
e I
nfo
rmació
n d
e la
Dir
ecci
ón d
e G
estión T
IC
Iniciar
Ejecutar Script
Consulta Base
de Datos
BDUA
Exportar resultado de la ejecución
del Script
Archivo .DAT
Cargar archivo SFTPSFTP
Archivo .DAT cargado
en el SFTP
Informar Disposición de Archivo Outlook
Correo electrónico
informando
A
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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Gest
or
de O
pera
ciones
del G
rupo d
e G
est
ión d
e O
pera
ciones
de S
iste
mas
de I
nfo
rmaci
ón
de la D
irecc
ión d
e G
est
ión T
IC
Min
iste
rio d
e S
alu
d y
Pro
tecc
ión S
oci
al
A Disposición archivo pensionados
por parte del MSPS
Archivo .DAT
Descargar Información del SFTP
Validar Registros del Archivo
Descarga
Archivo .DAT
del SFTP
Comunicación
del Ministerio
de Salud y
Protección
Bitácora del
Proceso
¿Se presenta inconsistencia con la
información reportada?
SI
Actualizar base de datos de
Pensionados
NO
Tabla
pensionados.RUAF
actualizada
Respuesta al MSPS
Fin
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
1 Ejecutar Script
ADRES realiza la ejecución del Script
previamente diseñado con el fin de generar la
información de Pensionados en la Base de
Datos Única de Afiliados.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Consulta Base de
Datos
2
Exportar
resultado de la
ejecución del
Script
Como resultado de la ejecución del SCRIPT se
procede a exportar la información en un archivo
plano .txt el cual debe contener la siguiente
estructura en el nombre del archivo:
RUA300PENSaaaammddNI000900462447.TXT
y cambia la extensión del mismo a .DAT
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Archivo .DAT
3 Cargar archivo
SFTP
Se procede a realizar el cargue del archivo .DAT
en el SFTP de ADRES carpeta MSPS
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Archivo .DAT
cargado en el
SFTP
4
Informar
Disposición de
Archivo
Mediante Correo Electrónico se le informa al
Ministerio de Salud y Protección Social la
disposición del archivo en el SFTP de ADRES
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Correo Electrónico
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
5
Disposición
archivo
pensionados
por parte del
MSPS
Mediante comunicación escrita el Ministerio de
Salud y Protección Social informa a ADRES la
disposición del archivo RUA200PENS.DAT en el
SFTP que contiene la información actualizada
de pensionados de acuerdo con las validaciones
realizadas con las Administradoras de Pensión.
Ministerio de
Salud y
Protección Social
Archivo .DAT
6
Descargar
Información del
SFTP
Una vez recibida la comunicación del Ministerio
de Salud y Protección Social con el número de
radicado, se procede a descargar la información
dispuesta en el SFTP
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Descarga Archivo
.DAT del SFTP
7
Validar
Registros del
Archivo
Se procede a realizar el cambio de extensión a
.txt y se realiza la validación de la cantidad de
registros entregados versus la cantidad de
registros informados en la comunicación
remitida por el MSPS.
¿Se presenta inconsistencia con la información
reportada?
SI: Se informa al Ministerio de Salud y
Protección Social con el fin de que realice los
ajustes pertinentes. Continuar con la actividad
No.4 Informar Disposición de Archivo.
NO: Continua con la siguiente actividad.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Archivo .TXT /
Correo Electrónico
-
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AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
8
Actualizar base
de datos de
Pensionados
El archivo .TXT se dispone en la ruta
previamente parametrizada del servidor BDUA
para la ejecución del proceso.
El Coordinador del Grupo de Gestión de
Operaciones y el Gestor de Operaciones/DBA de
la Dirección de Gestión TIC monitorean la
ejecución del proceso.
Monitoreo
Coordinador
Grupo de
Gestión de
Operaciones
y DBA de la
Dirección de
Gestión TIC
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Coordinador del
Grupo de
Gestión de
Operaciones y el
Gestor de
Operaciones/DBA
de la Dirección
de Gestión TIC
Bitácora del
Proceso
Tabla
pensionados.RUAF
actualizada
9 Respuesta al
MSPS
Se da repuesta al Ministerio de Salud y
Protección Social informando la actualización
correcta de la tabla de pensionados.RUAF como
Base de Referencia.
Revisión de
la
Coordinación
del Grupo de
Operaciones
y firma del
Director
de Gestión
TIC
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Comunicación
Escrita
-
MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS- BDUA
Código BDUA-C01 Versión 01
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PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO A CASOS ESPECIALES
OBJETIVO
Realizar el movimiento a casos especiales autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante las solicitudes
que realicen las EPS, EPSS, EPSC, EOC y Personas Naturales con el fin de mantener la información oportuna e idónea de las
personas que hacen parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
ALCANCE
Inicia con la presentación de solicitud de ajustes a incidencias en la BDUA por parte de EPS, EPSS, EPSC, EOC y Personas
Naturales continua con determinar el movimiento de caso especial y finaliza con Validar los Resultados del Movimiento.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
LÍDER
Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de
Información y Comunicaciones
DEFINICIONES
BDUA: Base de Datos Única de Afiliados del Sistema General
de Seguridad Social en Salud.
Consulta RNEC (Registraduría Nacional del Estado
Civil): Sistema de consulta para la expedición de certificados,
que nos demuestra con verificar la información de un
documento.
Serial: Registro numérico el cual es único para cada afiliado
con el que se realizan los cruces en BD homologando tipo y
número de documento.
SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada
para rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes
de documentos en papel.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
✓ Se mueven únicamente los casos que tienen comunicado de autorización por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.
✓ Cuando se recibe una solicitud de Movimientos a Casos Especiales se envía un comunicado al Ministerio de Salud y Protección
Social, donde se referencian los casos, previamente verificados por la ADRES.
-
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AFILIADOS- BDUA
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✓ En los casos que no sea posible identificar el documento con las tablas de referencia o con la página WEB de la Registraduría
Nacional de Estado Civil (RNEC) para certificar la información se solicita el envío de la copia del documento de identificación.
P
REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
N/A N/A
-
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Gesto
r de O
pera
cio
nes d
el G
rupo d
e G
estión d
e O
pera
cio
nes d
e S
iste
mas d
e
Info
rmació
n
EPS
, EPSS, EPSC,
EO
C y
Pers
onas
Natu
rale
s
Iniciar
Presentar solicitud de ajustes a
incidencias en la BDUA
Identificar procedimiento de
respuesta a solicitud
¿Caso
especial?
Informar al Solicitante
SI
Solicitar autorización movimiento
a casos especiales
Informar aceptación de solicitud a
entidades
SGDSolicitud radicada en el
SGD
Procedimiento de
respuesta identificado
Oficio informando
procedimiento a seguir
Oficio solicitud de
autorización movimiento
a casos especiales
Oficio informando
aceptación de solicitud a
las entidades
Autorización del
MSPS para
movimiento a
casos especiales
Determinar movimiento del caso especial
Movimientos de traslados
por casos especiales
identificados
A
B NO
-
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Gesto
r de O
pera
cio
nes d
el G
rupo d
e
Gestión d
e O
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Info
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Coord
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Gru
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Info
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Gesto
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DBA
de la D
irecció
n d
e
Gestión T
IC
B
Consolidar movimientos casos
especiales
¿Cumple?
Archivo plano
consolidado
Outlook
Script
desarrollado
Verificar consolidados
Oficios de la
aprobación
del MSPS.
Remitir consolidados Solicitar ajustes
Outlook
NOSI
Script
desarrollado
Archivo
plano
aprobado
Realizar el Movimiento a
Casos Especiales
Ejecutar ScriptOutlook
¿Presenta
inconsistencias?Informar inconsistenciasSI
Outlook
Informar ejecución de
scriptNO 1
1
Outlook
Validar los Resultados del
Movimiento
Fin
2
2
¿Cumple?1 NO
SI
Informar movimiento casos
especiales
-
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
1
Presentar
solicitud de
ajustes a
incidencias en
la BDUA
Las EPS, EPSS, EPSC, EOC y/o Personas Naturales
envían solicitud mediante comunicación escrita la cual
es dirigida al Ministerio de Salud y Protección Social y/o
a la Dirección de Gestión de Tecnología de Información
y Comunicaciones.
EPS, EPSS,
EPSC, EOC y/o
Personas
Naturales
Solicitud
radicada en el
SGD
2
Identificar
procedimiento
de respuesta
a solicitud
Una vez radicadas las solicitudes de ajustes a
incidencias en la BDUA, se registra en Excel los
siguientes datos del solicitante: (i) tipo y número de
documento (ii) nombres y apellidos, posteriormente se
consolida las solicitudes y se valida la información de
la solicitud con la tabla de referencia RNEC, producto
del resultado de la validación se identifica el
procedimiento a seguir.
¿La solicitud corresponde a casos especiales?
NO: Se continua con el procedimiento según sea el
caso. Fin del Procedimiento
SI: Continuar con la siguiente actividad.
Identificación
y
consolidación
de los casos
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Procedimiento
de respuesta
a solicitud
identificado
3 Informar al
Solicitante
Una vez identificado el procedimiento, se informa
mediante oficio al solicitante que se solicitará al
Ministerio de Salud y Protección Social la autorización
del traslado a la tabla de Casos Especiales para dar
continuidad al requerimiento.
Nota1: Para el caso de no haberse encontrado el
documento del solicitante en las bases de datos, se
solicita la fotocopia del documento de identificación,
según sea el caso (Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta
de Identidad o Cédula de Ciudadanía, para continuar
con el trámite correspondiente. Continúa en la
Actividad 1. Presentar solicitud de ajustes a incidencias
en la BDUA
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Oficio
informando
procedimiento
a seguir
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE REGISTRO
4
Solicitar
autorización
movimiento a
casos
especiales
Mediante oficio se informa al Ministerio de Salud y
Protección Social la validación de la solicitud de
Movimiento de Casos Especiales y se solicita la
autorización del traslado del registro a la Tabla de
Casos Especiales.
SGD
Radicado de
salida
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Oficio
solicitud de
autorización
movimiento a
casos
especiales
5
Informar
aceptación de
solicitud
Una vez recibida la autorización de movimiento a casos
especiales por parte del Ministerio de Salud y
Protección Social, se informa mediante oficio a la
entidad o tercero solicitante, con copia al Ministerio de
Salud y Protección Social, la aceptación de la solicitud
de movimiento a casos especiales y por consiguiente la
actualización de la BDUA.
Gestor de
Operaciones del
Grupo de
Gestión de
Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Oficio
informando
aceptación de
solicitud a las
EPS, EPSS,
EPSC, EOC y
Personas
Naturales
6
Determinar
movimiento
del caso
especial
Al realizar la consulta de la información, se procede a
determinar el Caso Especial, dando como resultado los
siguientes movimientos de traslados mediante:
✓ Archivo Plano: Aplica, Si en el histórico de
identificación solo hay un registro y si en el histórico
de identificación hay más de un registro y todos los
tramos de afiliación deben ser trasladados a la
Tabla de Casos Especiales
✓ Script: Aplica, Si en el histórico de identificación
hay más de un registro y se debe depurar solo un
tramo o más de afiliación, teniendo en cuenta que
no se trasladara todo el histórico de identificación
del afiliado a la Tabla de Casos Especiales.
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Operaciones del
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Operaciones de
Sistemas de
Información de
la Dirección de
Gestión TIC
Movimientos
de traslados
por casos
especiales
identificados
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