manual integral de gestión

Sistema Integrado de Gestión

CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTION Código: 01-DO-1.3

Direccionamiento Estratégico Versión: 02

Manual Integral de Gestión Pág 1 de

RESEÑA HISTÓRICA HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

El Hospital De Caldas tuvo su origen en el año 1943 cuando la Asamblea Departamental de Caldas, el 23 de junio de ese año, dispuso su construcción en un terreno cedido por el Municipio de Manizales. Ante la imposibilidad de terminar las obras, fue entregado a la Beneficencia de Manizales en 1953 y terminado por ésta en 1960 con la renta de la Lotería de Manizales.

Se inauguró en dicho año como “Hospital Universitario de Caldas” y posteriormente en cumplimiento de la Ley 10 de 1990, expedida por el Congreso de la República y del Decreto Municipal Extraordinario N° 489 del 10 de agosto de 1991, expedido por la Alcaldía de Manizales, se convirtió en “Hospital de Caldas”, un ente de carácter municipal. Por medio del Decreto Extraordinario N° 142 del 31 de marzo de 1995, de la Alcaldía de Manizales, se transformó en Empresa Social del Estado (E.S.E.), adquiriendo una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

Como consecuencia de la aplicación de la Ley 100 de 1.993, las instituciones públicas de servicios de salud pasaron de tener unos recursos garantizados por parte del gobierno a un mercado de libre competencia, esquema bajo el cual no han sido competitivas.





REFERENCIA AL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

En el mes de Diciembre del año 2006 se adopto el Modelo Estándar de Control Interno MECI, por medio de la resolución de Gerencia número G-008-06, fecha en la cual la E.S.E. Hospital de Caldas establece los Subsistemas, Elementos y Componentes para el diseño e implementación del MECI, y en la cual se establecen los roles y responsabilidades que asumen los diferentes funcionarios de la institución con el modelo. En la misma fecha se firmo el acta de compromiso para la implementación del MECI.

En el año 2008 se ratifica por medio de la resolución numero H070 del 01 de Septiembre de 2008, la estructura para el diseño e implementación del MECI al igual que la asignación de funciones y responsabilidades de los diferentes funcionarios frente a la adopción del modelo, igualmente se firma un acta de compromiso en donde se crea el Equipo MECI de la E.S.E Hospital de Caldas.

En el año 2014 se realiza la actualización del Modelo Estándar de Control Interno bajo los parámetros establecidos en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, estableciendo los Módulos, componentes y elementos de Control que allí se refieren.

ACUERDOS DE GESTIÓN

Es importante precisar la E.S.E Hospital de Caldas, no aplica Acuerdos de Gestión de Acuerdo al TITULO VIII de la Ley 909 por lo siguiente:

En la actualidad la entidad solo cuenta con 1 empleo de Nivel Directivo que es el de Gerente el cual se exceptúa, de acuerdo al TITULO VIII del articulo 47 Numeral b de la ley 909 del 23 se Septiembre de 2004 el cual dice lo siguiente

Artículo 47. Empleos de naturaleza gerencial.

La Gerencia Pública comprende todos los empleos del nivel directivo de las entidades y organismos a los cuales se les aplica la presente ley, diferentes de:

b) En el nivel territorial, a los empleos de secretarios de despacho, de director, gerente; rector de Institución de Educación Superior distinta a los entes universitarios autónomos.





MISIÓN:

La E.S.E Hospital de Caldas, es una entidad prestadora de servicios de salud a la comunidad a través de un tercero.

VISIÓN:

En el año 2012, el Hospital de Caldas ESE, será una entidad fortalecida financiera y administrativamente, con procesos que permitan la optimización de recursos e infraestructura, con avances tecnológicos y logísticos, prestando servicios de salud en forma oportuna y eficiente a la comunidad, por medio de un trabajo de equipo organizado.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Optimizar los recursos financieros con el fin de lograr estabilidad económica y una liquidez que permita cumplir con las obligaciones adquiridas tanto con ley 550 como con operación corriente.

Velar por el desarrollo tecnológico continuo del Hospital de Caldas ESE, con el fin de ser competitivos en el sector salud.

Fortalecer administrativamente la entidad por medio del Sistema Integral de Gestión, teniendo la mejora continua como herramienta principal en todos los procesos.

Desarrollar estrategias que permitan fortalecer la atención al usuario en términos de oportunidad y calidad.

POLÍTICA DE CALIDAD:

La E.S.E. Hospital de Caldas se compromete a propiciar procesos con transparencia y eficiencia, que permitan crear un ambiente confiable tanto para funcionarios como para la prestación de servicios oportuna y de calidad a los usuarios. Igualmente se compromete a implementar la cultura del mejoramiento continuo consolidando una cultura de calidad y compromiso con el Sistema Integrado de Gestión.





OBJETIVOS DE CALIDAD HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

OBJETIVO INDICADOR FORMA DE MEDICIÓN METAPERIODICIDAD DE

MEDICIÓN

Medir el nivel de desempeño del Sistema Integrado de Gestión.

Resultado de evaluación y autoevaluación del SIG

Informes de evaluación y autoevaluación.

No hay en el momento

SemestralCumplimiento planes de mejoramiento

Evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento

Cumplimiento del 90% de los planes de mejoramiento.

Promover y evaluar el cumplimiento del código de ética entre los funcionarios del

Hospital de Caldas ESE

Quejas presentadas a la personería por incumplimiento del Código de Ética del

Hospital de Caldas ESE

N° de quejas presentadas a la personería.

No hay en el momento

Semestral

N° de quejas presentadas a la personería / N° de quejas resueltas

relacionadas con el Hospital de Caldas ESE.

Resolver el 100% de las quejas presentadas.

Conocimiento y percepción del código de ética del Hospital de Caldas ESE

Encuesta de opinión No hay en el momento

Promover una atmosfera que motive al personal a utilizar su potencial y a sentirse

orgullosos de su trabajo.Propuestas de mejora continua.

N° de sugerencias recibidas / N° de empleados

No hay en el momento Semestral

Mejorar continuamente el servicio prestado a los usuarios del Hospital de

Caldas ESE.

Quejas y reclamos al servicio del Hospital de Caldas E.S.E

N° de quejas y reclamos recibidos.Resolver el 100% de quejas y reclamos

SemestralAtención de Quejas y Reclamos.

N° de quejas y reclamos recibidos solucionados/ N° de quejas y

reclamos totales recibidos

Resolver el 100% de quejas y reclamos

Informe de auditorías del sistema Integral de gestión

N° de no conformidades por auditorias

No hay en el momento Por cada auditoria


MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓNCódigo: 01-DO-1.3

Versión: 02

PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Pág 5 de 00

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

El Sistema Integral de Gestión de la E.S.E Hospital de Caldas, comprende los procesos estratégicos, lo cual permitirá realizar una planeación eficiente del quehacer institucional, también el sistema abarca los procesos misionales, los cuales permitirán dar cumplimiento a la razón de ser de la institución con la prestación de servicios, propiciando el mejoramiento continuo de la entidad; al igual que los procesos de apoyo que buscan cumplir con los objetivos estratégicos del Hospital de Caldas ESE, de manera eficiente y eficaz.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

A continuación se presenta el organigrama oficial de la E.S.E. Hospital de Caldas, el cual está aprobado por la junta directiva del mismo.



Versión: 02


MAPA DE PROCESOS HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN



Versión: 02


PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

La Planeación y el Direccionamiento Institucional estarán encaminados al fortalecimiento de la empresa y sus empleados, como soporte en el logro de metas alcanzables y de mejoramiento continuo.

CONTROL Y EVALUACIÓN

A través del Control y la Evaluación se establecerán acciones, políticas y mecanismos encaminados al mejoramiento continuo, que permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente y eficiente para dar cumplimiento a la constitución, leyes y normas que nos regulan, en términos de Planeación, Operación, Verificación, Comunicación y Legalidad.

SERVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADO

La atención al pensionado se hará de manera integral, poniendo a su servicio la gestión humana y los recursos necesarios y que competen de manera ágil, oportuna y respetuosa.

SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOR

El desempeño del operador de servicios de salud y el uso de los recursos de la institución puestos a su disposición, al igual que el cumplimiento de los convenios asociados a ello, serán auditados integralmente y se gestionará en pertinencia a su cumplimiento y legalidad para permitir una adecuada atención del usuario y el beneficio de la E.S.E. hospitalaria.

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

La Administración del Talento Humano de la E.S.E. Hospital de Caldas debe estar sustentada en principios de equidad, desarrollo para un mejor desempeño, socialización y esparcimiento para una mejor integración, así como en una atención oportuna de nuestros usuarios y entes externos, que redunde en beneficio personal e institucional.

GESTIÓN JURÍDICA



Versión: 02


La Gestión Jurídica de la E.S.E Hospital de Caldas debe enmarcarse dentro de la oportunidad y alta competencia profesional para atender de manera efectiva los requerimientos que se hagan a la entidad y así mismo prevenir con su actuar la presentación de hechos que vayan en contra de los principios y normas en el discurrir institucional.

GESTIÓN FINANCIERA

La eficiencia, responsabilidad y optimización regirán la Gestión Financiera de la E.S.E. Hospital de Caldas en el manejo de los recursos, como soporte de base para el desarrollo y crecimiento de la entidad.

APOYO LOGÍSTICO

Las actividades de Apoyo propenderán por un soporte logístico efectivo a todas las dependencias de la institución contribuyendo a una adecuada gestión integral de la organización.



Versión: 02


PLAN DE ACCIÓN

HOSPITAL DE CALDAS E.S.E

AÑO 2014

INTRODUCCION



Versión: 02


La E.S.E. Hospital de Caldas tuvo su origen en el año 1943, el 23 de junio de ese año, dispuso su construcción en un terreno cedido por el Municipio de Manizales, Ante la imposibilidad de terminar las obras, fue entregado a la Beneficencia de Manizales en 1953 y terminada por esta en 1960 con la renta de la Lotería de Manizales.

Se inauguró en dicho año como Hospital Universitario de Caldas y posteriormente en cumplimiento de la ley 10 de 1990, expedida por el Congreso de la Republica y el Decreto Municipal Extraordinario Nro 489 del 10 de agosto de 1991, expedido por la Alcaldía de Manizales, se convirtió en “Hospital de Caldas” un ente de carácter municipal. Por medio del Decreto Extraordinario Nro 142 del 31 de marzo de 1995 de la Alcaldía de Manizales, se transformó en E.S.E, adquiriendo una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

El Hospital de Caldas a partir del año 2005 inició su operación a través de la contratación con terceros para la prestación de servicios asistenciales; este hecho se encuentra enmarcado en el Decreto 536 de 2004, que permite a las Empresas Sociales del Estado este tipo de funcionamiento.

Es así como se inicia una alianza estratégica enmarcada en la utilización y aprovechamiento de los activos por parte del Hospital y el aporte del Know How por parte de Servicios Especiales de Salud.

Teniendo en cuenta lo mencionado con anterioridad, el Hospital pretende una recuperación financiera que le permita cancelar sus obligaciones y fortalecer su patrimonio en un mediano-largo plazo.

PROYECTOS DE LA E.S.E. HOSPITAL DE CALDAS



Versión: 02


1. PROGRAMA: RECUPERACIÓN DE EXCEDENTES DE APORTES PATRONALES

OBJETIVO: Garantizar ingresos para la E.S.E. Hospital de Caldas a través de un cobro y recaudo efectivo de excedentes de Aportes Patronales.

PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Recuperará de los diferentes fondos de pensiones y cesantías la suma de mil millones de pesos ($1.300.000) aproximadamente.

FUENTES DE INGRESO: Recursos propios PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de

Acción es de cuatro (4)

METAS DEL PROYECTO INDICADORES RESPONSABLES

Recuperará de los diferentes fondos de pensiones y

cesantías la suma de mil millones de pesos ($1.300.000.000)

aproximadamente.

Recuperación en pesos de excedentes de

aportes patronales*1.300.000.000

Equipo liderado por Talento

Humano, Jurídica, Contratista

2. PROGRAMA: INTERVENTORA CONVENIO

OBJETIVO: Seguimiento convenio 010 de 2009 suscrito con S.E.S PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Seguimiento permanente a las

clausulas estipuladas en el convenio con S.E.S. FUENTES DE INGRESO: Recursos propios. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de

Acción es de cinco (5)


Seguimiento permanente a las clausulas estipuladas en el

convenio con SES

Informes de interventoría al

convenio 010 de 2009Gerencia

3. PROGRAMA: SANEAMIENTO CONTABLE EN LA INSTITUCIÓN



Versión: 02


OBJETIVO: Continuar con el proceso de Saneamiento contable en la E.S.E Hospital de Caldas.

PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Proyectos de Saneamiento contable por un valor total de $ 1.000.000.000 millones

FUENTES DE INGRESO: Recursos propios. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de

Acción es de cuatro (4)


Proyectos de Saneamiento contable por un valor total de

$ 1.000.000.000 millones

Volumen en pesos de deuda saneada >= a

$1.000.000.000

Profesionales de las áreas

Financieras y Jurídicas,

Contratistas.

4. PROGRAMA: ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION

OBJETIVO: Culminar la organización y depuración del archivo institucional PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Depurar el archivo de gestión

teniendo en cuenta la Normatividad Vigente. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de



Depurar el archivo de gestión teniendo en cuenta la Normatividad Vigente

Archivo organizacional Depurado

Junta Directiva Gerencia

5. PROGRAMA : ACTUALIZACIÓN PAGINA WEB

OBJETIVO: Actualizar la página WEB.



Versión: 02


PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Pagina WEB actualizado a gobierno en línea

PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de Acción es de cinco (5)


Página WEB actualizado a gobierno en línea

Página web estructurada y

actualizado

Gerencia. Apoyo Logístico.

6. PROGRAMA: PAGO OPORTUNO PENSIONADOS

OBJETIVO: Tener un ingreso de mil quinientos millones de pesos para realizar el pago a los pensionados durante la vigencia 2014.

PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Realizar transferencia al municipio y apropiar recursos por un total mínimo de mil quinientos millones de pesos para el pago de mesadas pensionales en el año 2014

FUENTES DE INGRESO: Recursos propios. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de


METAS DEL PROYECTO INDICADORES RESPONSABLESRealizar transferencia al

municipio y apropiar recursos por un total mínimo de mil

quinientos millones de pesos para el pago de mesadas

pensionales en el año 2014.

Apropiaciones y transferencias para

mesadas >=$1.500.000.000

Junta Directiva.

7. PROGRAMA: ACTUALIZACIÓN PLATAFORMA ESTRATEGICA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO: Establecer una revisión a la plataforma estratégica y estructura organizacional y actualizarla de acuerdo a la operación de la entidad.



Versión: 02


PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Documento actualizando la plataforma estratégica y estructura de la entidad

PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de Acción es de cinco (5)


Documento actualizando la plataforma estratégica y estructura de la entidad

Documento aprobado por Junta Directiva y

socializado con el personal de la entidad

Junta DirectivaGerencia.

8. PROGRAMA: CUMPLIMIENTO PAGOS SES MODIFICACION CONVENIO Y ACUERDO DE PAGO

OBJETIVO: Verificación pagos convenio y acuerdo de pago de noviembre de 2012

PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Verificación permanente de pagos por parte de SES

FUENTES DE INGRESO: Rentas de destinación especial. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de

Acción es de tres (3)


Verificación permanente de pagos por parte de SES

Verificar consignaciones mensuales por

concepto de : acuerdos de pago por valor de

$102.775.233 mensual y convenio SES por valor

de 305,34 salarios mínimos

Junta DirectivaGerencia.

9. PROGRAMA: HISTORIAS LABORALES

OBJETIVO: Elaboración de historias laborales y reliquidación de pensiones de acuerdo al formato CLEPB establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Pública.



Versión: 02


PRODUCTO ESPERADO EN EL AÑO: Elaboración Documentos dentro de los 15 días establecidos por la Ley

FUENTES DE INGRESO: Rentas de destinación especial. PONDERADO: El grado de importancia del proyecto dentro del Plan de

Acción es de tres (3)


Elaboración Documentos dentro de los 15 días

establecidos por la Ley

Fecha de entrega documentos- fecha de

recepción: No podrá pasar de 15 días

Talento Humano.

PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MEDICION DE SATISFACCION

BUZON DE SUGERENCIAS: La E.S.E. Hospital de Caldas, cuenta con un buzón de sugerencias en el cual se podrán proponer acciones de mejora y sugerencias



Versión: 02


que sean pertinentes para el desarrollo de cualquiera de los procesos de la entidad. A continuación se muestra el diagrama de flujo de recepción de sugerencias:

ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN: Se basa en realizar encuestas de satisfacción mediante cuestionarios cortos a clientes de la entidad seleccionados a partir de criterios objetivos previamente definidos que nos permiten obtener la opinión de nuestros clientes en un momento determinado del tiempo posterior a la prestación del servicio.



Versión: 02


La calidad del servicio que ha recibido fueLa atencion recibida fueLa informacion suministrada fueEl tiempo de espera para ser atendido fueEl tiempo empleado para resolver su requerimiento fueEl interes y la disposicion del personal para ayudarle fue

Se persibe un esfuerzo en la mejora de la calidad de los serviciosSe encuentra satisfecho con la calidad del servicio recibidoSu solicitud fue resuelta

1 -15 Minutos16 - 30 Minutos31 - 45 Minutos46 - 60 MinutosMas de una hora

EN GENERAL

TIEMPO DE ESPERA PARA SER ATENDIDO

DEPENDENCIA:

HERRAMIENTA DE MEDICION DE LA SATISFACCION

SI NO

A continuacion, y según el servicio recibido, marque la calificacion que le otorga a cada uno de los siguientes aspectos, siendo: E: ExcelenteB: BuenoR: RegularM: Malo

Excelente Bueno Regular Malo

SEÑOR USUARIO NOS GUSTARIA CONOCER SU OPINION PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO QUE SE PRESTA EN LA E.S.E. HOSPITAL DE CALDAS,

BAJO LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA Y EFICIENCIA BRINDANDO A ESTA RESPUESTA OPORTUNA

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