manual general de usuario mgx 10.2 2016...

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Mgx Versión 10.2 – Noviembre de 2015

La información contenida en este material es propiedad de BIEXPERTS SAS. www.mgx.com.co

MANUAL GENERAL DE USUARIO MGX 10.2

2016

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TABLA DE CONTENIDO

1. INICIO DEL SISTEMA .......................................................................................... 5

1.1 ENTRADA SEGURIDAD ....................................................................................... 5

1.2 OPCIONES DE USUARIO ................................................................................. 6

1.3 CAMBIO DE CLAVE DE USUARIO ..................................................................... 6

1.4 RESTAURAR SESION ...................................................................................... 6

1.5 PANEL DE EMPRESAS Y SOLUCIONES .............................................................. 7

1.6 DATOS DE LA EMPRESA ................................................................................. 8

1.7 WORKDESK - ESCRITORIO DE TRABAJO.......................................................... 9

1.8 MENU ........................................................................................................... 9

1.9 WORKPANEL – NAVIGATION PANE ................................................................. 11

1.10 PANEL DE GADGETS .................................................................................... 13

1.10.1.2 FOTO DE PERFIL Y FIRMAS DE USUARIO ................................................ 15

1.10.1.3 PLANEADOR DE ACTIVIDADES ............................................................... 16

1.10.3.1 Eventos ................................................................................................ 16

1.10.3.2 Agregar Eventos .................................................................................... 16

1.10.2 NOTAS .................................................................................................... 17

1.10.3 GADGET RELOJ ........................................................................................ 18

1.10.4 ESCRITORIOS .......................................................................................... 18

1.10.5 MENSAJES DEL SISTEMA Y NOTIFICACIONES............................................. 20

2. BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................... 22

2.1 BARRA DE HERRAMIENTA ESTÁNDAR ............................................................ 22

2.2 BARRA DE HERRAMIENTAS EN PRINCIPALES .................................................. 22

2.2.1 ADJUNTAR DOCUMENTOS .......................................................................... 26

2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS EN MOVIMIENTOS ................................................ 31

2.3.1 BARRA DE MOVIMIENTOS EN MODO DE CREACIÓN - EDICIÓN ..................... 31

2.4 VENTANA DE MOVIMIENTOS ......................................................................... 34

2.4.1 OPCIONES DE MENU EN MOVIMIENTOS ...................................................... 37

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2.5 BARRA DE ESTADO DEL MOVIMIENTO ........................................................... 41

2.6. EDICION DE MOVIMIENTOS ......................................................................... 42

2.7. ANULACION DE MOVIMIENTOS ..................................................................... 43

2.8 BARRA DE ESTADO ....................................................................................... 45

3. CENTRO DE DOCUMENTACION EN LINEA Y AYUDA .............................................. 46

3.1 GESTION DOCUMENTAL ................................................................................ 48

4. CHAT CORPORATIVO ......................................................................................... 49

4.1 AGREGAR USUARIOS A SU SALA .................................................................... 49

4.2 USUARIOS EN MI SALA ................................................................................. 50

5. IMPRESIÓN DE MOVIMIENTOS ........................................................................... 51

6. BUSQUEDAS ...................................................................................................... 52

6.1 BÚSQUEDA DE REGISTROS .......................................................................... 52

6.2 BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS ....................................................................... 53

6.2.1 PARTE SUPERIOR DE LA BUSQUEDA DE MOVIMIENTOS ............................... 53

6.2.2 PARTE CENTRAL DE LA BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS ................................. 54

6.2.3 PARTE INFERIOR DE LA BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS ................................ 55

6.2.4 VISTA PREVIA EN LA BUSQUEDA DE MOVIMIENTOS ..................................... 57

7. IMPORTACION DE MOVIMIENTOS ....................................................................... 58

7.1 VALIDACION DE LA INFORMACION ................................................................ 61

7.2 FINALIZACION DE LA IMPORTACION ............................................................. 63

8. INFORMES ........................................................................................................ 64

8.1 FILTROS DE INFORMES ................................................................................ 65

8.2 DESTINOS DE INFORMES .............................................................................. 68

8.3 ENVIAR INFORMES – EXCEL PERSONALIZADOS (BASICO) ............................... 69

9. UTILIDADES ...................................................................................................... 70

9.1 AYUDA ......................................................................................................... 70

9.2 CALCULADORA ............................................................................................. 70

9.3 BLOQUEAR ................................................................................................... 70

9.4 ESCRITORIOS ............................................................................................... 70

9.5 CENTRO DE SOLUCIONES ............................................................................. 71

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9.6 CHAT ........................................................................................................... 71

9.7 GADGETS ..................................................................................................... 71

9.8 PORTAL DE AUTOGESTION ........................................................................... 72

9.9 MGX HOJA DE CÁLCULO ................................................................................ 72

9.10 MGX PROCESADOR DE TEXTO ..................................................................... 73

9.11 CONFIGURACION DE SESION ....................................................................... 73

10. TECLAS DE ACCESO RAPIDO ............................................................................. 75

10.1 GENERALES ................................................................................................ 75

10.2 MOVIMIENTOS ........................................................................................... 76

10.3 PRINCIPALES .............................................................................................. 77

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1. INICIO DEL SISTEMA

En el escritorio de su computador hacer doble click en el icono

1.1 ENTRADA SEGURIDAD

A continuación se presentara la pantalla de seguridad de la aplicación donde debe

seleccionar el usuario que le corresponde y luego en la parte inferior digitar su clave; Luego

Click en continuar o bien presionando la tecla Enter para entrar al panel de empresas y

soluciones.

En la parte inferior, para cada usuario seleccionado el sistema mostrara información acerca del grupo al que pertenece, ultimo acceso al sistema en fecha y hora e informa si el usuario ha realizado cambios de su clave de usuario.

Grupo de usuario Ultimo Acceso al sistema Cambios de clave

Seleccione el usuario.

Digite la clave o contraseña.

Click o Enter para

continuar.

Click o F7 para ver

opciones de usuario.

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1.2 OPCIONES DE USUARIO

En la pantalla de inicio de sesión, Click sobre la opción F7 - OPCIONES DE USUARIOS o

presionar la tecla F7, se mostrara un menú donde podrá cambiar la clave de usuario y

restaurar su sesión.

1.3 CAMBIO DE CLAVE DE USUARIO

Para cambiar su clave de usuario, Click en la opción F7- opciones de usuario y seleccione

cambiar clave de usuario.

Procedimiento:

Usuario: Nombre del usuario seleccionado. Clave actual: Clave o contraseña actual del usuario. Nueva clave: Digite la nueva clave para el usuario. Confirmación: Confirme la nueva clave de usuario. Cambiar imagen: Puede agregar una imagen a su cuenta de usuario seleccionándola desde el botón cambiar imagen y guardando en el botón aceptar.

1.4 RESTAURAR SESION

Su cuenta de usuario guardara información del comportamiento de la aplicación durante su

sesión, dentro de estas (últimos trabajos realizados, opciones predeterminas por el usuario,

auto completar de expresiones, entre otras) la cual podrá organizar según su estilo de

trabajo. Si por algún motivo desea restaurar o reiniciar su sesión para que todo el

comportamiento inicie nuevamente deberá dar click en Restaurar Sesión.

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1.5 PANEL DE EMPRESAS Y SOLUCIONES

El panel de empresas y soluciones se divide en dos partes:

En el lado izquierdo: se mostrara(n) la(s) empresa(s) a la cual cada usuario tiene acceso

definido.

Del lado derecho: se mostrara(n) cada uno de lo(s) modulo(s) a la cual cada usuario tiene

acceso definido.

Nota: Los accesos son definidos a nivel de grupos de usuarios, a través de la herramienta de seguridad MGXADMIN, los cuales son parametrizados por los usuarios avanzados del sistema.

Seleccione la Empresa. Seleccione el Modulo.

Click para entrar o Enter para continuar.

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1.6 DATOS DE LA EMPRESA

Ruta de Acceso: Sistema / Datos de la empresa

*Una vez ingrese al sistema lo primero que debe realizar es la actualización de los datos de la empresa. Nota: * Esta actividad debe ser realizada únicamente por los usuarios avanzados del sistema o el líder de la implantación por parte de la empresa.

Datos Requeridos:

Código: Asignado por el sistema de acuerdo al número de

empresas registradas. Nombre: Nombre Comercial de la empresa.

Nit: Nit de la Empresa. Dirección: Digite Dirección de la oficina principal.

Teléfonos: Digite número de Teléfonos. Fax: Digite número de Fax.

Representante: Nombre del Representante Legal.

Email: Correo electrónico general de la empresa. Servidor de Correo: Digite Servidor de correo saliente.

Página web: Digite Página Web de la empresa. Puerto: Digite Puerto de Correo Saliente.

Mensaje de la Solución: Digite Mensaje para mostrar en

la página inicial de la solución en la que se encuentra. Misión y visión: Digite Misión y Visión de la empresa.

Icono: Cargue el icono de la empresa,

preferiblemente tamaño 200X100 Pixeles. Aceptar: una vez ingresada toda la

información dar clic en aceptar guardara la información.

Terminar: Click para cerrar.

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1.7 WORKDESK - ESCRITORIO DE TRABAJO

El entorno de trabajo de cada solución del sistema de Mgx está compuesto por las

siguientes opciones:

1.8 MENU

El menú básico de Mgx está ubicado en la parte superior de la pantalla; Son un estándar

dentro del sistema, lo que indica que en todos los módulos estarán en la misma ubicación

y forma, lo que cambia son las opciones por cada módulo o solución.

El menú básico está compuesto por los siguientes Submenús:

Sistema: *Las opciones de este menú son de configuración en la cual solo deben tener acceso usuario avanzados. Principales: Mantenimiento de tablas básicas; Varía dependiendo de la solución donde se esté trabajando.

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Movimientos: la información necesita ser capturada, calculada y procesada para esto existe los movimientos de información el cual es el repositorio de datos del objetivo general de la solución. Los movimientos están identificados por un número y por un prefijo. Estos movimientos son almacenados por años y periodos de trabajo y están compuestos por encabezado y detalle de movimientos. * Varían dependiendo de la solución. Ejemplos de esto:

Modulo Financiero: Diferentes comprobantes contables entre ellos, 01- RC Recibos de caja, 05-NO Notas de contabilidad entre otros. Modulo Comercial: 02-EN Entradas de almacén, 11-SC salidas por consumo, 18 - Factura de venta entre otros.

Asistentes: Es un origen de información para Movimientos. Su objetivo principal es facilitar la creación de estos de manera asistida logrando disminuir el margen de error tomando información previamente procesada y convertirla en información útil. Herramientas: Son procesos que complementan la información que ha sido procesada a través de movimientos y asistentes. * Varían dependiendo de la solución. Visualización: Este menú está integrado por opciones que facilitan la consulta y visualización de información, dentro de esta encontrara: informes, consultas y herramientas de análisis. * Varían dependiendo de la solución.

- Informes: Representan los diferentes reportes especializados, los cuales permitirán consultar información por rangos de criterio y escoger la forma como desee visualizarlos o enviarlo a otras herramientas para su análisis.

- Consultas: Son herramientas de análisis las cuales permiten generar consultas

rápidas donde puede visualizar en pantalla información organizada por criterios.

- Analizador: Es la integración de varias herramientas de análisis las cuales permitirán consultar información por parámetros de búsqueda, visualizar y navegar hasta los orígenes de datos y enviar la información a diferentes destinos.

Utilidades: Es un menú de herramientas practicas del sistema en las que puede: Cambiar clave, Abrir un nuevo escritorio, Abrir el centro de soluciones y soporte, abrir una nueva sesión, calculadora, búsqueda en Internet, Personalizar cuenta de usuario, tiempos de uso del PC y de la sesión actual. Ver tema: Utilidades. Ayuda: Opciones de ayuda, acceso a sitio Web de Mgx, y el menú acerca de... Salir: Sale de la solución y regresa al panel de empresas y soluciones.

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1.9 WORKPANEL – NAVIGATION PANE

Ruta de Acceso: En el Workdesk-escritorio de trabajo de Mgx, parte superior izquierda Navigation Pane.

1.9.1 OPCIONES FAVORITAS EN EL WORK PANEL- NAVIGATION PANE

Para Agregar una opción al menú de favoritos, Seleccione una de las opciones y luego

Click . Por ultimo aceptar.

Para eliminar una opción del menú favoritos, seleccione la opción y luego clic en

AGREGAR FAVORITOS ELIMINAR FAVORITOS

Click para pasar al

menú de favoritos Click para Eliminar del

menú favorito

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El Workpanel o Navigation Pane es una opción de acceso rápido a los menús. Permite encontrar acceso a principales, movimientos, informes, consultas, herramientas a través del código de la opción, agregar opciones a favoritos, guardar un registro de las últimas opciones utilizadas. Para desplegar las opciones contenidas debe hacer click

en el icono . Para cerrarlo clic en .

En la parte inferior al hacer Click en cada una de las opciones del menú, inmediatamente en la parte superior se desplegaran las opciones que lo contiene. Seleccione la opción y luego Doble clic para acceder. Para buscar opciones Principales, Herramientas, Consultas, Informes: en la parte superior, digitar el código de la opción a buscar, la cual será filtrada.

Para buscar Movimientos: Aparecerán dos cuadros de texto. En el primero filtrara por el número del documento que ya exista y luego clic en IR. En el segundo se filtrara por el código de la opción a buscar.

Click para

seleccionar

el menú de

opciones

Digite el código

de la opción

Número del

documento

Código del

Movimiento

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1.10 PANEL DE GADGETS

Ruta de Acceso: En el Workdesk-escritorio de trabajo, parte superior Derecha.

El panel de Gadgets permite a los usuarios tener acceso a opciones adicionales para el manejo de su cuenta de usuario. Algunas de estas opciones son personalizables y los cambios que el usuario realice son guardados en su sesión.

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1.10.1.1 CONFIGURACION DE LA CUENTA

Una vez el administrador del sistema haya

creado su cuenta de usuario, usted podrá

actualizar su información tal como fecha de

nacimiento, nombre, sexo, clave, correo,

contraseña de correo, firma digital y

fotografía o imagen de usuario.

Además podrá escoger algunas de las características del Mgx para que apliquen en su

cuenta como animación en ventanas, comparación de iniciales en búsquedas, tips al iniciar

el sistema.

Doble Click para Ir a

la configuración de la

cuenta.

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1.10.1.2 FOTO DE PERFIL Y FIRMAS DE USUARIO

Subir Imagen Subir Firma

Para subir una imagen a su cuenta de usuario, debe dar Click en el icono

, se mostrara un explorador en el cual deberá buscar y seleccionar la imagen

Para subir su firma digital debe dar Click

en el icono , se mostrara un explorador en el cual deberá buscar y seleccionar la imagen. Nota: Esta opción solo está disponible dependiendo de la configuración o parametrización adquirida.

Capturar Firma

Para capturar su firma digital directamente en el Mgx, debe dar click en el icono , se mostrara una pantalla para que a través del puntero de mouse realice el movimiento de su firma. Si su pantalla es táctil y tiene un lápiz óptico, también puede dibujar su firma de una manera más cómoda.

Una vez dibujada la firma Click en aceptar para que la firma quede capturada.

Luego de los cambios realizados el sistema

pedirá digitar la clave de usuario para

guardar los cambios.

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1.10.1.3 PLANEADOR DE ACTIVIDADES

Luego Click en Aceptar para guardar. A través de las vistas podrá visualizar el evento guardado. Nota: * Opción disponible dependiendo de las capacidades del servidor, Red de datos, Número de usuarios y las capacidades del equipo del usuario

El planeador del Mgx le permitirá programar y llevar un control de sus actividades o eventos permitiendo agregar, editar, borrar eventos y podrá visualizarlo mediante vistas por día, semana, mes y año.

1.10.3.1 Eventos

1.10.3.2 Agregar Eventos

Datos Requeridos para agregar un evento: Inicio: Fecha y hora de inicio del evento. Fin: Fecha y hora final del evento. Evento: Nombre o descripción del evento. Notas: Notas u Observación acerca del evento. Color del Evento: Seleccione un color para identificar el evento en las vistas del planeador.

Doble Click para Ir

Abrir el Planeador

Click para Agregar

evento.

Click para Editar un

evento creado.

Click para Borrar un

evento creado.

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1.10.2 NOTAS

Las notas permiten agregar anotaciones tipo memo y poder visualizarlas directamente en pantalla. Puede escribir directamente en el cuadro de nota o si desea puede dar Doble Click para ampliar el cuadro de escritura.

Doble Click para ampliar el

cuadro de escritura

Click para

Guardar

Click para

Eliminar

Click

para

Agregar

nota

Click para

dejar fija

Click para

cerrar

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1.10.3 GADGET RELOJ

Visualiza la fecha y hora permitiendo a cada usuario modificar el tipo de reloj.

1.10.4 ESCRITORIOS

Mgx permite la apertura simultanea de

varios Workdesk- Escritorio de trabajo;

Ya sea del mismo modulo o módulos

diferentes.

Doble Click

para modificar

Click para

guardar el

cambio

Seleccione el

Tipo de reloj

Click para

cancelar

Doble Click

para Mostrar

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ABRIR UN NUEVO ESCRITORIO

VER EL ESCRITORIO Trae al frente el escritorio que se haya seleccionado.

CERRAR ESCRITORIO Cierra el escritorio seleccionado.

CERRAR TODOS LOS ESCRITORIOS Cierra todos los escritorios.

ACTUALIZAR Actualiza el listado de los escritorios abiertos.

SALIR Cierra la ventana de escritorios

Seleccione la Empresa

Seleccione el Modulo

Click para Acceder

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1.10.5 MENSAJES DEL SISTEMA Y NOTIFICACIONES

Permite administrar los mensajes y notificaciones que se generan en el sistema. El sistema arroja un mensaje en la parte inferior de la pantalla

Dentro del escritorio de trabajo en cualquiera de los módulos se mostrara el registro de los mensajes y notificaciones arrojadas por el sistema.

Barra de notificaciones y mensajes

1.10.5.1 Mensajes del sistema

Son mensajes generados automáticamente por el sistema para la sesión actual del usuario

informando sobre el estado de las copias de seguridad, información requerida de los datos

de usuarios, mensajes de información, mensajes de información de la conexión con el

servidor entre otras.

Seleccione la notificación

para ver el detalle

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1.10.5.2 Tareas

Se muestran como notificación las tareas creadas a través del planeador de actividades.

1.10.5.3 Mensajes de Notificación

Son mensajes de notificación generados por el sistema para la sesión actual del usuario.

Solo aplica para licencias que hayan adquirido el módulo de alertas.

1.10.5.4 Aprobaciones

Muestra el listado de notificaciones que están pendientes por aprobación como son las

ordenes de compras, remisiones, requisiciones entre otras.

1.10.5.5 Actualizar

Al dar click se actualiza la barra de mensajes y notificaciones.

1.10.5.6 Administrar tablero de mensajes

Permite ver de manera gestionar todos los mensajes y notificaciones de una manera amplia

y detallada.

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2. BARRAS DE HERRAMIENTAS

2.1 BARRA DE HERRAMIENTA ESTÁNDAR

En la parte superior de la pantalla del Workdesk, debajo del menú principal encontrara la

barra de herramienta estándar. Su objetivo principal es servir de acceso rápido a opciones

del menú principal y están organizadas en su orden de izquierda a derecha: principales,

movimientos, herramientas, visualización, utilidades y salir.

2.2 BARRA DE HERRAMIENTAS EN PRINCIPALES

Se encuentran en cada una de las pantallas principales.

Nuevo Guardar Editar

Ayuda en línea Cerrar Buscar Todos Ultimo Siguiente Anterior Primero

Deshacer Eliminar

Adjuntar

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2.2.1 OPCIONES DE MENU EN PRINCIPALES

En la barra de herramientas en principales, Click en el icono .

Ver Infotipo: Estará activa siempre y cuando se haya adquirido licenciamiento para esta

opción. Es un plus con el cual podrá agregar más campos de acuerdo a las necesidades de

la empresa.

Reclasificación: le permite cambiar el código de identificación del registro ingresado que

ya se encuentra guardado; Dentro de su funcionalidad el sistema permite cambiar todas las

transacciones que se hubieran generado desde que el registro fue creado.

- Modo de uso:

Digite la información del nuevo código a asignar y de click en ejecutar, si el código cambiado

tiene transacciones el sistema arrojara una pantalla de análisis de impacto con la cual usted

podrá realizar la operación o seleccione las opciones de imprimir y exportar para realizar

análisis posteriores.

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Por ultimo click en continuar para finalizar.

Modo Vista Rápida: Permite realizar en una consulta interactiva y una vista rápida a los

registros ingresados.

Copiar Registro: Permite copiar el registro actual de acuerdo a la parametrización de la

principal que esté trabajando; El sistema tomara un código nuevo consecutivo o le permitirá

al usuario digitar el nuevo código, una vez definido el código el sistema permitirá copiar el

nombre y copiara toda la configuración adicional del registro.

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Ver Historia: Permite tener un seguimiento de cada una de las actividades realizadas por

los usuarios de un registro específico entre ellas:

- Creación del registro

- Modificación

- Anulación

- Búsqueda

- Impresión

El usuario puede consultar la información de los cambios o consultas realizadas de manera

totalizada por usuario, equipo y eventos.

Buscar en la web: Permite buscar el registro seleccionado automáticamente en la web. Copiar registró al portapapeles: Le permitirá guardar en la memoria del portapapeles el

registro seleccionado para utilizarlo en otras aplicaciones.

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2.2.1 ADJUNTAR DOCUMENTOS

Si usted adquirió la Gestión Documental de Mgx podrá utilizar esta opción con la cual

tendrá acceso a diferentes archivadores que se van creando automáticamente por cada una

de las opciones que permitan adjuntar archivos.

Para visualizar la información adjunta puede realizarlo desde la principal o movimiento

donde ingreso el archivo o desde la opción Gestión Documental.

Ruta: Sistemas/ Gestión Documental

Ver página 48 de este manual.

Procedimiento:

Paso 1: Click en el icono de la barra de menú de la principal o en movimientos; El sistema mostrara la siguiente ventana con los archivos que se hayan adjuntados.

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Paso 2: click en adjuntar

Debe seleccionar que opción va a utilizar para adjuntar un archivo. Lo puede hacer desde

una ruta en su disco duro o desde una cámara Web.

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2.2.1.1 Escanear un archivo directamente

Si tiene una impresora conectada o un escáner al equipo, al dar click en esta opción se

mostrara una ventana para escanear directamente el documento desde el sistema.

Paso 1:

1 – El sistema mostrara una ventana la cual

intentara conexión con la impresora y escaneara

el archivo.

2 – Una vez digitalizado el documento, el usuario

podrá modificar el tamaño o aplicar propiedades

de rotación si lo desea. Luego click en Hecho.

3 – Por último, Click en guardar. Automáticamente quedara listo el documento para ser adjuntado.

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2.2.1.2 Adjuntar desde una ruta en el disco duro

Para seleccionar la ruta de ubicación del archivo de click en Adjuntar el cual le mostrara

un explorador; Debe seleccionar el archivo y luego click en aceptar.

Luego, el sistema le solicitara el nombre o descripción del archivo seleccionado.

Para finalizar, deberá dar click en Subir. El sistema cargara el archivo en la base datos y

estará disponible para los usuarios que tengan acceso.

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2.2.1.3 Adjuntar desde cámara web

Para tomar una foto debe dar click en Desde

Cámara, se mostrara una ventana y se activara

la cámara web detectada en el Pc; Luego Debe

Dar click en tomar foto para generar la captura y

para finalizar deberá dar click en Seleccionar.

Seguidamente, el sistema le solicitara el nombre

o descripción del archivo seleccionado y el archivo

quedara adjuntado automáticamente.

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2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS EN MOVIMIENTOS

Ubicada en la parte superior de la pantalla de movimientos

2.3.1 BARRA DE MOVIMIENTOS EN MODO DE CREACIÓN - EDICIÓN

Nuevo Anular Edita

r

Buscar Imprimir Busca en el

detalle

Opciones de

movimientos

Cerrar

Finalizar Deshacer Insertar

Filas en

el detalle

Borra filas

en el

detalle.

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2.3.1.1 Insertar filas en el detalle

Permite dentro de un movimiento en modo de creación agregar registros, dando al usuario la posibilidad de escoger en qué orden desea insertarlo; Puede seleccionar insertar al final del detalle o antes del registro seleccionado.

2.3.1.2 Borrar filas en el detalle

Permite dentro de un movimiento en modo de creación borrar registros. El usuario puede seleccionar que tipo de eliminación desea realizar.

También, puede borrar filas en el detalle seleccionando o ubicándose en el número del

ítem y presionando la tecla suprimir.

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2.3.1.3 Buscar en el detalle

Permite dentro de un movimiento en modo de finalizado o en creación buscar registros en el detalle.

Al dar click en la opción, se mostrara una ventana de búsqueda con los registros que contenga el movimiento seleccionado. El usuario puede filtrar por columnas o puede escribir un parámetro de búsqueda.

La consulta puede ser exportada directamente a Excel haciendo click en el icono . Para finalizar la búsqueda, seleccione el registro y de click en salir. Automáticamente el sistema ubicara el registro en el detalle.

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2.4 VENTANA DE MOVIMIENTOS

La nueva ventana de movimientos permite crear movimientos y dejarlos predeterminados

como plantillas.

Procedimiento de uso:

1 – Ingresar a un movimiento ya finalizado.

2 – Click en el menú de opciones del movimiento o presionar F7.

3 - Se mostrara la ventana de plantillas.

Click en ver plantillas

35



En esta ventana podrá agregar observaciones a la plantilla si las tiene, si no puede dar click en Guardar como plantilla.

4 - El sistema solicitara ingresar el nombre de la plantilla.

5 – Por último, ingrese nuevamente a la ventana de movimientos, seleccione el movimiento y en la parte inferior se mostrara las plantillas creadas para él.

Click en Continuar para crear el movimiento

Digitar Observaciones

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6 - Se mostrara el movimiento en modo de edición para ser finalizado.

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2.4.1 OPCIONES DE MENU EN MOVIMIENTOS

En la barra de herramientas en movimientos, Click en el icono

Ir a un movimiento: Abre una ventana en la cual el usuario debe digitar el número del

movimiento que desea buscar.

Cambiar periodo: Permite al usuario cambiar a un periodo de trabajo, siempre y cuando

tenga el acceso permitido, es decir, el periodo se encuentre abierto.

Activar modo de impresión rápida: Activado, permite al usuario que al finalizar el

movimiento este muestre la ventana de destinos de impresión automáticamente.

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Ver archivos adjuntos: Ver descripción del procedimiento desde la página 26 hasta la

30.

Ver historial del movimiento: Ver descripción del procedimiento desde la página 25.

Copiar registró al portapapeles: Le permitirá guardar en la memoria del portapapeles el

registro seleccionado para utilizarlo en otras aplicaciones.

Copiar movimiento: Esta opción permite copiar un movimiento desde un periodo a otro.

- Modo de uso:

El usuario deberá seleccionar el año, periodo y día al cual desea crear la copia del

movimiento.

Luego, deberá dar click en continuar; El sistema mostrara un mensaje indicando que el proceso se realizó y preguntara al usuario si desea ir al consecutivo del movimiento creado como copia.

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Reclasificación: Permite reclasificar el movimiento seleccionado a un periodo diferente.

- Modo de uso:

El usuario deberá seleccionar el año, periodo y día al cual desea trasladar el movimiento.

Luego, deberá dar click en continuar; El sistema mostrara un mensaje indicando que el proceso se realizó y preguntara al usuario si desea ir al consecutivo del movimiento reclasificado.

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El sistema automáticamente anulara el movimiento inicial e indicara en la pantalla de búsqueda cual fue el nuevo número de movimiento asignado.

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2.5 BARRA DE ESTADO DEL MOVIMIENTO

Permite conocer el estado actual del movimiento indicando que tipo de acciones se han realizado sobre el mismo. Se encuentra en la parte inferior izquierda de todos los movimientos.

Indica el estado actual del movimiento: Finalizado, anulado, bloqueado.

Muestra el número de veces que ha sido editado el movimiento.

Muestra el número de veces que ha sido anulado el movimiento.

Muestra el número de veces que ha sido impreso el documento.

Muestra el número de veces que ha sido buscado el movimiento.

Muestra la cantidad de documentos que tiene adjunto el movimiento.

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2.6. EDICION DE MOVIMIENTOS

Esta opción permite controlar los motivos de edición de los movimientos para tener un registro detallado con los casos o situaciones que se presenten. Modo de uso: 1 – En el movimiento seleccionado Click en la opción Edición.

2 – El usuario deberá indicar el motivo de edición del documento acompañada de una descripción y por ultimo Click en continuar.

En la parte inferior van quedando guardado todos los registros de motivos de edición realizados.

3 – Seguidamente el movimiento queda disponible para su edición.

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2.7. ANULACION DE MOVIMIENTOS

Debido a que el sistema en ninguno de sus módulos permite la eliminación de documentos si no la anulación, esta opción permite controlar los motivos de anulación para tener un registro detallado con los casos o situaciones que se presenten. Modo de uso: 1 – En el movimiento seleccionado Click en la opción Anular.

2 – El sistema solicitara confirmación al usuario. Click en si para continuar.

3 – El usuario deberá indicar el motivo de anulación del documento acompañada de una descripción y por ultimo Click en continuar.

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45



2.8 BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la pantalla se encuentra la barra de estado. Su función es indicar

información acerca de la ubicación en la cual se encuentra el usuario mostrando en su

orden:

Nombre de usuario

Tipo de usuario

Nombre de la Empresa

Nombre del módulo o solución

Página Web del sistema

Estado de la conexión.

Mensajes del Chat Corporativo

Fecha y hora del servidor

Versión del sistema

Descripción o acción a realizar

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3. CENTRO DE DOCUMENTACION EN LINEA Y AYUDA

La documentación en línea permite con un solo Click acceder a la ayuda relacionada a cada opción del sistema. Procedimiento de uso:

1 - Al hacer click sobre el icono o presionar F1 sobre todas las opciones, se mostrara la ventana del centro de documentación en línea con la información del manual de ayuda sobre la opción actual.

Muestra el índice del contenido de la documentación en línea y ayuda

Permite realizar búsqueda de palabras mostrando como resultado los temas que la contienen

Refrescar la ventana actual

Muestra el contenido de las preguntas frecuentes

Salir de la ventana actual

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2 - Sobre la pantalla de cada opción Click derecho, se mostrara el siguiente menú:

F1 – Ayuda: Muestra la ventana del centro de documentación. Ver ayuda automática: El sistema genera una ventana con la documentación de los campos de la pantalla de la opción actual. Duplicar pantalla: Abre una nueva ventana de la opción. *Es necesario que el equipo del usuario cuente con conexión a internet.

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3.1 GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental permite la administración y visualización de todos los archivadores que se crean de manera automática por cada una de las opciones del sistema que permiten adjuntar documentos. Cada modulo o solución tendrá sus propios archivadores. Ruta: En cualquiera de los módulos/ Click en el menú Sistemas/ Gestión Documental.

Permite realizar la búsqueda de documentos a través de palabras claves que fueron indexadas al momento de adjuntar el archivo.

Guarda las anotaciones

realizadas por el usuario

Elimina los archivos

seleccionados

Activado, permite que automáticamente se vayan visualizando los

documentos

Abre una nueva ventana de

visualización de archivos.

Permite ver el documento

directamente en el visor de la ventana.

Abre el archivo de acuerdo al

programa que predeterminado o instalado en el sistema operativo.

Salir de la gestión documental.

Archivadores

Documentos

Adjuntados

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documentos

Anotaciones

por el usuario

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4. CHAT CORPORATIVO

* El chat corporativo es una herramienta de mensajería interna incluida en el sistema Mgx. A través de ella se pueden enviar solamente mensajes de texto instantáneo entre usuarios del sistema.

4.1 AGREGAR USUARIOS A SU SALA

En la parte superior izquierda de la ventana del chat, seleccionando la opción Todos, aparecerán todos los usuarios existentes en el sistema. Luego en la parte inferior de la ventana y

seleccionando al usuario, Clic en Invitar a mi

sala.

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4.2 USUARIOS EN MI SALA

Luego de haber agregado los usuarios a su sala, al lado derecho de la ventana podrá seleccionarlo para iniciar una conversación.

Nota: * Opción disponible dependiendo de las capacidades del servidor, Red de datos, Número de usuarios y las capacidades del equipo del usuario.

Seleccione el

usuario

Click para Enviar

Mensaje Escriba el Mensaje

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5. IMPRESIÓN DE MOVIMIENTOS

Para la impresión de movimientos se utiliza la siguiente herramienta, la cual siempre

aparecerá al momento de dar click en el icono imprimir en movimientos. Está compuesto

por destinos de informes y los formatos de impresión.

Los destinos de informes aparecerán del lado izquierdo de la ventana, los formatos de

impresión del lado derecho.

Seleccione el Destino

de Impresión

Seleccione el formato de

impresión

Click en Enviar para ver el Informe

según el destino seleccionado

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6. BUSQUEDAS

6.1 BÚSQUEDA DE REGISTROS

El sistema de búsqueda de registros en Mgx, es una herramienta de búsqueda inteligente

que le permite al usuario realizar consultas muy eficaces facilitando el trabajo de encontrar

la información que necesita.

La pantalla de búsqueda siempre será la misma y estará disponible en las diferentes

opciones de la aplicación donde sea necesario localizar un registro.

Modo de uso:

Orden: seleccionado puede ver el resultado de la búsqueda de manera ascendente o descendente. Búsqueda incremental: *Activa, determina que al ir digitando la expresión se buscará automáticamente. Buscar en todos los campos:* Activa, determina que la expresión se buscara en todos los campos de la tabla (tanto código como nombre). Comparar con iniciales de la frase: Activa, compara la expresión a buscar con las iniciales de cada palabra. Registros: Número de registros que contiene la tabla. Ficha: Muestra los datos básicos de la referencia seleccionada en la

búsqueda.

Click para Copiar el código del registro

en el portapapeles Click para buscar

la expresión

Ficha de la principal

de seleccionada

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* Activa, Predeterminada por el sistema.

6.2 BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS

Ruta de Acceso: En todos de los módulos Menú Principal/ Movimientos/ Todos / y luego

clic en Buscar .

6.2.1 PARTE SUPERIOR DE LA BUSQUEDA DE MOVIMIENTOS

Modo de uso:

Filtrar por: Activada, indica que la búsqueda se realizara por el movimiento seleccionado. Año: Activada, indica que la búsqueda se realizara por el año seleccionado. Periodo: Activada, indica que la búsqueda se realizara por el periodo seleccionado Descripción: Seleccione el parámetro de la búsqueda entre ellas:

Digite la expresión

a buscar

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Número del movimiento, descripción del movimiento, debito, crédito, solución.

6.2.2 PARTE CENTRAL DE LA BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS

Modo de uso:

¡: Indica el estado actual del movimiento. Tipo: Numero del tipo de movimiento. Numero: Número consecutivo del movimiento generado. Fecha: Fecha de elaboración del movimiento. Descripción: Descripción del movimiento. Creo: Usuario que creo el movimiento. Editó: Ultimo usuario que edito el movimiento. Fh. Creación: Fecha/Hora de creación del movimiento. Fh edición: Fecha/Hora de edición del movimiento.

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6.2.3 PARTE INFERIOR DE LA BÚSQUEDA DE MOVIMIENTOS

Modo de uso:

Refrescar automáticamente: Activa, refrescará automáticamente la búsqueda de movimientos mostrando nuevos movimientos realizados por otros usuarios. Mostrar solo mis movimientos: Activa, muestra solamente los movimientos realizados por el usuario que inicio sesión. Buscar en todos los campos: Activa determina que la expresión se buscara en todos los campos de la tabla. Buscar en el detalle del movimiento: Le permite buscar información en el cuerpo del documento.

Copiar movimiento: Le permitirá copiar el movimiento en el periodo y día que usted requiera.

Ver Historial: Le permitirá tener un registro de la historia del documento seleccionado. Tipo de origen: indica si el documento fue realizado manual o mediante un asistente Fecha de modificación: indica la fecha y hora en que se realizó la última modificación Fecha de creación: indica la fecha y hora de creación del documento. #movimiento: número de registros en movimientos #reg. Detalle: número de registros en detalle seleccionados Usuario: usuario que lo modifico Autor: Usuario que lo creo

Indica el tipo de vista de la

búsqueda de movimientos

Copia el número del

movimiento al portapapeles

Ver historial del

movimiento

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Estados de los movimientos

Finalizado: indica que el documento ha sido finalizado y es válido para el sistema; recuerde el Mgx maneja en sus movimiento el concepto de finalizar, ya que cada vez que se realiza una acción dando Enter en el movimiento el sistema va guardando la información en la base de datos, con esto se evita la perdida de información y trabajo por desconexión o por falta de energía eléctrica en el equipo del usuario.

En uso: indica cuando un movimiento está siendo utilizado por otro usuario para que este no pueda ser modificado en este momento.

Liberado: Debido a que Mgx guarda cada vez que usted está dando un Enter se puede presentar un bajón de energía o una desconexión de la red; Mgx le permite que usted libere el documento para continuar donde dio su último Enter sin perder información.

Anulado: Indica los documentos que fueron anulados.

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6.2.4 VISTA PREVIA EN LA BUSQUEDA DE MOVIMIENTOS

Para ver los movimientos en vista previa, en la parte inferior de la búsqueda de movimientos marcar la opción Vista Previa.

Marcar para ver Vista

Previa del Movimiento

Click para imprimir

directamente el Movimiento.

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7. IMPORTACION DE MOVIMIENTOS

A partir de la versión 2013 Mgx presenta el asistente para importación de movimientos a

través de plantillas en Excel.

1- Seleccionar plantilla

2- Visualizar información

3- Validar

4- Finalizar

Procedimiento de uso:

1 - Sobre un movimiento en modo creación o edición, el sistema le habilita la opción de

importación en el menú de opciones del movimiento.

2 - El sistema presenta el asistente para importación:

Seleccionar Importar

Movimiento

Click menú de

opciones

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1- Lo primero es generar una plantilla base, la cual se debe guardar para agregar la

información de su movimiento.

El sistema le exporta una plantilla en blanco con la estructura del movimiento en formato

Excel.

Click en exportar Plantilla

Click para

guardar Plantilla

Progreso de la Importación

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Donde debe organizar la información a importar:

2 - Una vez organizada la información en la plantilla, debe seleccionar en el asistente la

plantilla en Excel a importar.

3 - Posterior a la selección de la plantilla, click en el botón visualizar.

Click para seleccionar la Plantilla con la

información organizada de sus movimientos

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7.1 VALIDACION DE LA INFORMACION

4 - El sistema validara que la información cumpla con la requerida por el movimiento. Click

en validar para continuar.

Clic para visualizar la Plantilla

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Click para validar la información

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7.2 FINALIZACION DE LA IMPORTACION

5 – Luego de la validación, click en el botón Finalizar; El sistema importara el movimiento

con los registros validados.

6 – Por último, se mostrara el movimiento con los registros importados; Debe terminar de diligenciar el movimiento y Click en Finalizar.

Click para finalizar y

guardar como movimiento

información

Click para finalizar el movimiento

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8. INFORMES

Ruta de Acceso: En todos de los módulos Menú Principal/ Visualización/ Informes / y luego

click en Entrar . A través de esta opción podrá visualizar los diferentes reportes o informes definidos para cada uno de los módulos. La pantalla se divide en tres partes: 1- Grupos de informes (parte superior izquierdo de la ventana). 2- Listados de informes (parte superior Derecho de la ventana). 3- Filtros de informes (parte inferior central de la ventana).

Seleccione el grupo

de Informes

Seleccione un Informe

Perteneciente a Un

grupo seleccionado

Click para Enviar el

a los Destinos de

Informes

Digite una expresión

a Buscar

Digite o busque la opción de

filtro que requiera

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8.1 FILTROS DE INFORMES

Los filtros de informes permiten realizar búsquedas específicas dentro de los informes

Nota: Al seleccionar el rango inicial, basta con un click en la casilla del rango final para que el sistema copie automáticamente el mismo registro. Guardar Filtros para informes

Permite guardar como predeterminado la selección de filtros realizada por el usuario. Cada

vez que seleccione el informe se mostrara en la parte inferior los filtros predeterminados.

Procedimiento:

1 - En la parte inferior de la ventana de informes, click en el icono . 2 – Se mostrara una ventana para que sea digitado el nombre del nuevo filtro predeterminado

3 – El sistema abre una ventana en la cual se deben hacer la selección de los filtros

Click para abrir la

Búsqueda de

registros Activa determina que se

buscara registros distintos al

seleccionado en el filtro

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4 – Por últimomgx, click en finalizar. Si selecciona nuevamente el informe en la parte inferior

haciendo click en filtros se mostraran los filtros guardados. Al seleccionar el filtro, el informe

carga automáticamente la selección.

Opciones avanzadas

Multireporte: Le permite desanclar el reporte que está utilizando para realizar diferentes búsquedas de acuerdo a los criterios que requiera; El sistema generara una nueva ventana de filtros.

Visualización Multireporte: En la imagen adjunta se puede ver el reporte generado 2 veces para realizar análisis superiores.

Configurar filtros: De acuerdo a su perfil de usuario y las características de cada reporte con Mgx usted podrá agregar nuevos filtros. Ver imagen.

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Modo de uso: Tablas de la consulta: muestra las tablas que relaciona el informe Campos de la tabla: muestra los campos de cada tabla Agregar: permite agregar un nuevo filtro teniendo en cuenta el campo seleccionado Quitar: permite eliminar el filtro creado Generar expresión: Permite generar una expresión lógica del filtro que desea configurar Salir: Salir de la opción configurar filtros Advertencia: La manipulación errónea de estos filtros puede alterar la estructura de los informes.

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8.2 DESTINOS DE INFORMES

Luego de filtrar el informe y de ejecutarlo se mostrara la pantalla de destinos, en la cual se seleccionara el destino a enviar la información obtenida:

Modo de uso: Destinos del informe: Seleccionar la forma como desea ver el informe

- Vista previa Especializada: Agrega opciones de impresión y vistas del informe en pantalla.

- Vista previa clásica: Vista normal del informe en pantalla. - Impresora: Permite seleccionar la impresora donde se enviara el informe. - HTML: *Genera el informe en formato HTML. - Excel: Genera el informe en formato Excel (Ver siguiente Tema). - Word: Genera el informe en formato Word. - Consulta: Muestra el informe a manera de consulta - Pdf: Genera el informe en formato Pdf. - Correo electrónico: * Permite enviar directamente el informe vía E-mail. - Imagen- Jpg: *Genera el informe en formato imagen Jpg.

Nota:* No disponible para todos los informes. Formato del sistema: Indica tipo de destino del informe (predeterminado) Personalizados: formatos de sistema (usuarios avanzados)

Clic para enviar

el informe al

destino

seleccionado

Clic para

actualizar la

información

consultada

Clic para formatos personalizado. Ver siguiente

Tema

Seleccione el

destino de

impresión

Tipo de impresión

Laser: Formato predeterminad

o

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8.3 ENVIAR INFORMES – EXCEL PERSONALIZADOS (BASICO)

Permite al usuario generar los informes en formato Excel, brindándole la libertad de seleccionar los campos del informe que desea ver; envía el informe como tabla dinámica, con filtros o solo columnas. Ruta de acceso: En la pantalla de destinos de informes (Tema Anterior), seleccionar el destino Excel, luego clic en personalizados y por ultimo clic en enviar. Se mostrara la siguiente pantalla:

Luego seleccione como desea enviar el informe a Excel, solo columnas, con filtros o como tabla dinámica, luego Clic en enviar. El sistema pedirá una ruta para guardar el archivo e inmediatamente se ejecutara el archivo.

En la parte superior de la ventana se mostraran los campos que componen en informe de origen. En la parte central de la pantalla seleccionar los campos con los cuales personalizara el informe.

Selecciona Todos los campos del informe.

Selecciona un solo campo del informe.

Devuelve la selección del campo.

Devuelve todos los campos seleccionados.

Campos del Informe Origen

Vista Previa Del Informe

Selección de los campos del

informe

Clic para generar el Informe

personalizado

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9. UTILIDADES

Ruta de Acceso: En todos de los módulos/ Menú Principal/ Utilidades

9.1 AYUDA

Muestra menú de opciones de ayuda.

9.2 CALCULADORA

Acceso rápido a la calculadora de Windows.

9.3 BLOQUEAR

Permite bloquear la sesión actual del usuario. Para esto Click en el icono . El sistema mostrara un mensaje indicando que la sesión del usuario ha sido bloqueada. Para desbloquear la sesión introduzca nuevamente la clave de usuario.

9.4 ESCRITORIOS

Ver página 18 de este manual.

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9.5 CENTRO DE SOLUCIONES

Permite acceder al canal de soporte y ayuda del Mgx, en cual los usuarios designados como usuarios soporte podrán enviar dudas, sugerencias o inconvenientes a los cuales se les asignara un numero de ticket y a través del panel de soporte el usuario poder ver las respuestas y soluciones entregadas por los asesores de soporte. Nota: Ver manual Canal de soporte

9.6 CHAT

Acceso directo a la ventana de chat corporativo.

9.7 GADGETS

Permite al usuario Seleccionar los Gadgets que se mostraran en el panel.

Marque/ Desmarque

la opción.

Clic para guardar los

cambios.

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9.8 PORTAL DE AUTOGESTION

Permite tener acceso al portal de autogestión, el cual deberá ingresar con su usuario y contraseña asignada en la principal de terceros, que es diferente al acceso de usuario en el Mgx

9.9 MGX HOJA DE CÁLCULO

Es una hoja de cálculo ejecutada directamente desde el Mgx y que no depende para su

funcionamiento de paquetes de ofimática tales como Microsoft Office, Open office entre

otros. Para su manejo el usuario debe tener conocimientos en el manejo Microsoft de Excel.

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9.10 MGX PROCESADOR DE TEXTO

Es un procesador de texto que al igual que la hoja de cálculo son independientes de los

paquetes de ofimática. Para su manejo el usuario debe tener conocimientos en el manejo

de Microsoft Word.

9.11 CONFIGURACION DE SESION

Ruta de Acceso: En todos de los módulos Menú Principal / Utilidades.

Modo de uso: Ventana: seleccione como desea organizar sus ventanas (cascada, ajustar ventanas en la pantalla) Panel de movimientos: Clic para abrir el panel de movimientos Cinta acoplada: Activa, ajusta Chat: Activa muestra notificación de nuevos mensajes Avisos de alertas: *Activa muestra avisos de alertas del sistema Avisos de agenda ejecutiva: Activa muestra los avisos programados del planeador de eventos

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Animación: Activa indica animación en las ventanas del sistema Vista previa búsqueda: Activa muestra vista previa de los movimientos en la pantalla búsqueda de movimientos Navigation pane expandido: activa indica que el Navigation pane estará expandido. Nota: *Disponible cuando es adquirido el Modulo de Alertas

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10. TECLAS DE ACCESO RAPIDO

10.1 GENERALES

TECLA ACCION

F7 Opciones de usuario en seguridad

F12 Salir de la solución actual

CTRL+F1 Cerrar sesión desde una solución

CTRL+F3 Bloquear sesión

CTRL+F5 Calendario agenda

ALT+I Abre la pantalla de informes

ALT+P Abre el menú principales

ALT+M Entra a movimientos

ALT+H Menú herramientas

CTRL+Q Abre el menú consultas

CTRL+A Abre el analizador

F1 Ayuda

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10.2 MOVIMIENTOS

TECLA ACCION

F2 Nuevo

F3 Eliminar anular movimiento

F4 Finaliza el movimiento actual

F5 Edita el movimiento seleccionado

F6 Imprime el movimiento actual

F7 Opciones de movimiento

F8 Buscar movimiento

F9 Repite celda en el detalle de movimientos

CTRL+F7 Copiado y pegado de filas

ALT+C Búsqueda de registros en el detalle

ALT+X Eliminar fila del detalle

ESCAPE En modo creación deshace el movimiento

ESCAPE En modo normal Sale de movimientos

CTRL+INICIO Primer movimiento

CTRL+REPAG Movimiento anterior

CTRL+AVPAG Movimiento siguiente

CTRL+FIN Ultimo movimiento

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10.3 PRINCIPALES

TECLA ACCION

CTRL+N Nuevo registro

CTRL+G Guarda registro

CTRL+M Modifica el registro

CTRL+E Elimina el registro

CTRL+L Búsqueda rápida de registro

ALT+O Menú de opciones principales

CTRL+INICIO Primer registro

CTRL+REPAG Registro anterior

CTRL+AVPAG Siguiente registro

CTRL+FIN Ultimo registro

ESCAPE En modo de creación o edición deshace

ESCAPE En modo normal salir

manual general de usuario mgx 10.2 2016...

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