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Manual General de Organización de la Dirección de Registro Civil

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

ANTECEDENTES HISTÓRICOS 4

MARCO LEGAL 6

ATRIBUCIONES 7

ORGANIZACIÓN 8

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 9

FUNCIONES 10

ORGANIGRAMA 18


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INTRODUCCIÓN

Modernizar la gestión gubernamental nos lleva necesariamente a involucrarnos en un proceso permanente de actualización de

las estructuras orgánicas y funcionales, perfeccionar los sistemas y procedimientos administrativos, las relaciones de comunicación y

coordinación, la integración y manejo racional de recursos humanos, materiales y financieros, así como vislumbrar y promover los cambios

jurídicos requeridos para la adecuación legislativa de la administración pública, de la agilización y transparencia en la atención y resolución de

los asuntos ciudadanos.

Por lo que la Dirección y Oficialía del Registro Civil instruido por la primera autoridad edilicia y apoyado de por la Coordinación

Técnica del Sistema Estatal del Registro Civil, la Contraloría Interna Municipal y la Dirección de Informática y Tecnologías se ha propuesto a

eficientar su organización y desempeño, en función de los principios de modernidad, congruencia, economía, legalidad, transparencia,

honestidad y sensibilidad.

Lograr con ello tener una institución con una nueva imagen y modernizar el ejercicio institucional de su gestión pública,

basadas estas en un trato cordial en los servicios al público, sumamente eficiente en su operatividad; con alta honestidad y mayor

responsabilidad en su ejercicio, con el objeto de lograr óptimos resultados.


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ANTECEDENTES HISTORICOS

Todo estado para ser plenamente soberano, requiere del conocimiento de su comunidad y para ello necesita tener el registro

de sus habitantes. Por ello desde las antiguas civilizaciones se realizaban actos de registro poblacional.

A NIVEL MUNDIAL

Los vestigios mas remotos que se conocen a nivel mundial que pueden citarse como antecedentes del Registro Civil se

encuentran en algunas culturas orientales, en las que se practicaban censos. En la antigua Roma (siglo VI adC), existieron datos censales

desde la época del emperador Servio Tulio. En el siglo II, se implantaron normas sobre filiación. También se decreto la obligación de los

padres de registrar el nacimiento de sus hijos. Durante la edad media, la expansión y el auge del catolicismo hizo que la iglesia católica

tuviera el control del registro de los nacimientos y matrimonios. Los primeros libros parroquiales en donde aparecen inscripciones se

encuentran en Francia a mediados del siglo XIV. En 1787, Luís XVI dispuso la libertad de cultos y, con ello, el establecimiento de un rustico

Registro Civil para que los nacimiento, matrimonios y defunciones fueran objetos de inscripción ante los oficiales de la justicia real. La

revolución francesa de 1789 trajo consigo la separación de la iglesia y estado y en 1804, se regulo el funcionamiento del registro civil,

secularizando en el Código de Napoleón. A partir del siglo XIX, su existencia se extendió al resto del mundo como parte del progresivo proceso

secularizador del estado y la dictación de leyes laicistas.


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EN MEXICO.

En nuestra patria podemos encontrar en la época precortesiana, a semejanza del derecho romano, un registro que se llevaba

en cada calpulli, de carácter político y militar. Los españoles al establecer la colonia de la nueva España y por medio de la legislación crean un

registro eclesiástico. Al lograrse la independencia política, la nación elabora sus propias leyes de acuerdo con su idiosincrasia. El 27 de enero

de 1857, durante el gobierno de Ignacio de Comonfort, se expide la Ley Orgánica del Registro del Estado Civil que comprendía los

nacimientos, la adopción y arrogación de personas, los matrimonios, los votos religiosos y los fallecimientos; establecía las bases de la

expedición de las actas correspondientes y exigía que la dependencia estuviera a cargo de un Oficial del Estado Civil. El 7 de julio de 1859, en

el informe que rinde el Presidente Juárez en Veracruz, se refiere al Registro Civil y puntualiza que es una necesidad crearlo, con el fin de que

este intervenga en los actos principales de la vida de los ciudadanos. El informe del Presidente realmente tenía una propuesta, y pronto

determinó hacerla efectiva. Con este propósito, el 23 de julio de 1959 se dicto la Ley de Matrimonio Civil; poco mas tarde, el 28 de julio del

mismo año, fue emitida la Ley que establecía el registro civil en el país. El Presidente Juárez, al exponer los motivos de la Ley del registro civil,

subraya la idea de separar cabalmente al estado respecto de la iglesia, delimitando el papel que le corresponde a cada uno y reafirmando las

tareas que son inherentes al estado como la más alta organización de la sociedad. En este marco se inscribe la reforma que, por obra del

Presidente Juárez, pasa del plano del pensamiento al plano del derecho. Del cuerpo de leyes que se concreta en tal reforma, se desprende la

Ley Orgánica del Registro Civil.


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MARCO LEGAL

La actividad de la Dirección y Oficialía del Registro Civil se encuentra enmarcada en los siguientes ordenamientos legales:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de Nacionalidad.

Constitución Política del Estado de Guerrero.

Código Civil del Estado de Guerrero.

Código de Procedimientos Civiles del Estado de Guerrero.

Ley de Divorcio del Estado de Guerrero.

Ley Reglamentaria del Registro Civil.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado.

Ley de Hacienda del Estado de Guerrero para el Ejercicio Fiscal 2009.

Bando de Policía y Gobierno

Ley de Ingresos Estatal

Reglamento Interior del Registro Civil (en proceso de creación).


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Y demás relativos y aplicables.

ATRIBUCIONES

El Registro Civil es una institución de carácter público y de interés social, por medio de la cual los Ayuntamientos Municipales

inscriben y dan publicidad a los actos constitutivos o modificatorios del estado civil de las personas y sus asientos e inscripciones hacen

prueba plena.º

Se inscribirán aquellos actos que se refieran al nacimiento, reconocimiento de hijos, adopción, matrimonio, divorcio

administrativo, defunción, rectificación, aclaración y nulidad de actas; así como la inscripción de sentencias ejecutorías de discernimiento de

tutela, pérdida o limitación de capacidad para administrar bienes, declaración de ausencia, presunción de muerte y divorcio judicial.


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ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE REGISTRO CIVIL

Para el ejercicio de las atribuciones, funciones y despacho de los asuntos de su competencia, la Dirección del Registro Civil,

contará con las siguientes áreas:

Área Jurídica.

Unidad de Informática y Tecnologías de la Información

Subdirección. De la cual dependerán: las siguientes oficinas:

De registros de nacimiento;

De oficina de registros de matrimonio;

De oficina de registros de defunción;

De Archivo, y

La oficina de Control de Registros, Captura de Índices, Cotejo y Desglose;

La Coordinación de Oficialías. De la que dependerán

Todas las Oficialías del Registro Civil, y

La Administración General de Panteones.

Administración del Panteón Central,

Administración del Panteón Nuevo, y

Panteones de las localidades del municipio


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.- Dirección del Registro Civil.

2. Área Jurídica.

3. Unidad de Informática y Tecnologías de la Información.

4.- Subdirección.

4.1.- Oficina de Registros de Nacimiento;

4.2.- Oficina de Matrimonios;

4.3.- Oficina de Defunciones;

4.4.- Oficina de Archivo; y

4.5.- Oficina de Control de Registros, Captura de Índices, Cotejo y Desglose

5.- Coordinación de Oficialías del Registro Civil.

5.1- Oficialías del Registro Civil.

6.- Administración General de Panteones.

6.1.- Administración del Panteones 1

6.3. Administración de Panteones de las localidades.


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FUNCIONES

1. Dirección del Registro Civil

El Director (a) del Registro Civil tendrá como atribuciones esenciales las de apoyo, vigilancia y control de las Oficialías del

Registro Civil y de las Administraciones de los Panteones municipales, además de las siguientes funciones específicas:

A. Propiciar y difundir el conocimiento de la Institución del Registro Civil; en coordinación con las autoridades y organismos auxiliares

B. Coadyuvar en las campañas que promuevan la regulación del estado civil de las personas, con las dependencias encargadas;

C. Organizar por lo menos cada seis meses, reuniones de capacitación y evaluación, con los Oficiales del Registro Civil, cuya finalidad

sea la de la superación de la Institución y de su servidores públicos;

D. Proponer y sugerir al Secretario de Finanzas municipal, las modificaciones y adecuaciones en el proyecto de Ley de Ingresos para

cada ejercicio fiscal respecto del Registro Civil;

E. Sugerir iniciativas de mejoramiento administrativo, tendientes a la optimización del servicio, por conducto de la Secretaría General

del Ayuntamiento;

F. Realización de análisis y propuestas de creación de Oficialías del Registro Civil a la Secretaría General del Ayuntamiento;

G. Adquirir, controlar y dotar de formas valoradas del Registro Civil a las Oficialías que a si lo requieran;

H. Proporcionar orientación al público en cuanto a trámites y procedimientos de los actos del Registro Civil;

I. Otorgar asesoría técnica y jurídica a las Oficialías del Registro Civil del municipio de Teloloapan a su cargo;

J. Apoyar a las Oficialías del Registro Civil en la elaboración de sus informes mensuales, de los ingresos y egresos por los actos de

registro civil que realizan, y que deben presentar a la Secretaria de Finanzas del Gobierno del Estado y municipal;

K. Apoyar a las Oficialías del Registro Civil en la elaboración de su informe mensual que deben presentar a la Coordinación Técnica del

Registro Civil, Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y Consejo Nacional de Población;

L. Verificar que las Oficialías rindan a las autoridades federales, estatales y municipales los informes, estadísticas o avisos que

previenen las Leyes;


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M. Vigilar que las Oficialías exijan y garanticen la aplicación de los requisitos que la ley prevé, para la celebración de los actos y la

inscripción de las actas relativas al estado civil de las personas.

N. Verificar que los libros del registro civil de las Oficialías a su cargo se encuentren foliados, inutilizando las fojas no usadas.

O. Verificar que las Oficialías integren los documentos respectivos de los apéndices;

P. Verificar que en los libros de registro se agreguen los índices respectivos de los actos regístrales;

Q. Verificar que las Oficialías del Registro Civil, efectúen las anotaciones y cancelaciones que procedan conforme a la ley, que sean

enviadas por los jueces y por la Coordinación Técnica del Sistema Estatal del Registro Civil;

R. Verificar que las Oficialías del Registro Civil tengan en lugares visibles a los usuarios y apliquen, la tarifa de derechos autorizada por

la Coordinación Técnica del Sistema Estatal del Registro Civil, para el ejercicio fiscal del año que transcurre;

S. Verificar el inventario de los libros que se encuentren en los archivos de las Oficialías a su cargo;

T. Verificar que las Oficialías del Registro Civil mantengan los libros de registro en buen estado.

U. Verificar que en las distintas Oficialías se presten a los usuarios un servicio con rapidez, eficiencia y eficacia por el personal que

labora en las mismas.

V. Vigilar que las Oficialías cumplan con las funciones para las que fueron creadas;

W. Recibir informes mensuales por las actividades que realizan las distintas Oficialías a su cargo;

X. Informar mensualmente al Secretario General del Ayuntamiento de los actos regístrales en el municipio del mes inmediato anterior;

Y. Informar semestralmente al H. Ayuntamiento de los actos regístrales que se inscriban en el municipio a través de sus Oficialía;

Z. Vigilar que los Administradores de los Panteones municipales cumplan con las atribuciones que les otorga el Reglamento de

Cementerios Municipal.

AA. Expedir las autorizaciones correspondientes para la inhumación, exhumación, reinhumación, cremación, traslado y reubicación de

cadáveres o restos áridos depositados en los panteones municipales, en coordinación con autoridades judiciales y administrativas

competentes;

BB. Autorizar la construcción de capillas, monumentos, barandales u otros en las fosas de los panteones municipales previo estudio que

realice la Dirección de Desarrollo Urbano y Ecología.


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CC. Autorizar el derribo de árboles que causen daño a las construcciones de los panteones, previo dictamen que emita la Dirección de

Desarrollo Urbano y Ecología;

DD. Recibir informes semanales de las diversas actividades que realicen las Administraciones de los Panteones municipales;

EE. Informar inmediatamente a la Contraloría Interna Municipal respecto de irregularidades, omisiones o excesos que en el desempeño

de sus funciones realicen los Servidores Públicos a su cargo; y

FF. Las demás que le señalen las Leyes y ordenamientos municipales.

2. Área Jurídica

El Asesor (a) Jurídico, tendrá las siguientes funciones:

A. Asesorar y apoyar al Director del Registro Civil, en los diversos asuntos que le son propios de su competencia;

B. Asesorar a las Oficialías en los asuntos que son propios de la actividad del registro civil;

C. Asesorar a las administraciones de los panteones municipales en los asuntos que son propios de su actividad; y

D. Todas aquellas que le sean encomendadas por el Secretario General del Ayuntamiento y el Director del Registro Civil.

3. La Unidad de Informática y Tecnologías de la Información

La que tendrá las siguientes funciones:

A. Recepción de solicitudes para elaboración de registros y actas certificadas,

B. Elaboración de Registros;

C. Elaboración de actas certificadas, y

D. Búsquedas en base de datos.


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4. Subdirección

El Subdirector del Registro Civil, tendrá las siguientes funciones:

A. Administrar los recursos humanos de conformidad con las actividades que son propias de la Dirección del Registro Civil;

B. Coadyuvar y coordinar todos los eventos relacionados con las actividades que son propias de la dirección del registro civil;

C. Realizar análisis y propuesta de mejoramiento administrativo y de creación de Oficialías de Registro Civil.

D. Realizar los estudios correspondientes para le realización de modificaciones y adecuaciones en el proyecto de Ley de Ingresos para

cada ejercicio fiscal.

E. Realizar análisis de propuestas de creación de nuevas Oficialías del Registro Civil.

F. Y en general todas aquellas que le sean encomendadas por el Director del Registro Civil.

Así mismo, coordinara los trabajos con las siguientes oficinas:

4.1. Oficina de Registros de Nacimiento. La que tendrá las siguientes atribuciones:

A. Proporcionar solicitudes de registro a los usuarios.

B. Revisión de documentación para el registro de nacimiento de menores y adultos e inscripciones de nacimiento.

C. Proporcionar contra-recibos, a los usuarios que presenten los requisitos, para realizar el pago de servicios en tesorería municipal.

D. Toma de firmas y huella del registrado.

E. Asignación de CRIPS a los registros de nacimiento para su elaboración.

F. Distribución de registros para cotejo y captura de registros.

G. Pasar documentos a firma y sello del Oficial del Registro Civil. Y

H. Rendir informe diario y mensual del trabajo realizado.


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4.2. Oficina de Registros Matrimonio. La que tendrá las siguientes atribuciones:

A. Recepción de solicitudes

B. Verificar requisitos a efectos de que se cumplan con lo señalado por la Ley

C. Agendar matrimonios

D. Realizar matrimonio de oficina y a domicilio

E. Asignar número de actas

F. Pasar a elaboración

G. Informar semanalmente informar de los registros de matrimonios realizados

4.3. Oficina de Registros de Defunciones. La que tiene las siguientes atribuciones:

A. Recepción y verificación de documentación para el registro de defunción

B. Realización de traslados

C. Asignar números de actas

D. Elaboración de registros

E. Liberación de órdenes de pago por los diversos conceptos que son manejados en los panteones

F. Captura de escrituras

4.4 Oficina de archivo. La que tendrá las siguientes atribuciones:

A. Resguardo y control de libros de registros,

B. Reparación de libros de registros,

C. Cotejo de actas, y

D. Elaboración de constancias,


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4.5. Oficina de Control de Registros, Captura de Índices, Cotejo y Desglose. La que tendrá las siguientes funciones

A. Control de registros,

B. Captura de índices,

C. Cotejo,

D. Desglose, e

E. Informes

5. Coordinación de Oficialías del Registro Civil.

El Coordinador (a) de Oficialías, tendrá las siguientes funciones:

A. Realizar análisis y propuestas de creación de Oficialías del Registro Civil a la Dirección del Registro Civil

B. Adquirir, controlar y dotar de formas valoradas del Registro Civil

C. Otorgar asesoría técnica y jurídica a las Oficialías del Registro Civil del Municipio de Teloloapan

D. Apoyar a las Oficialías del Registro Civil en la elaboración de sus informes mensuales, de los ingresos y egresos por los actos de

registro civil que realizan, y que deben presentar a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado y municipal.

E. Apoyar a las Oficialías en la elaboración de su informe mensual que deben presentar a la Coordinación Técnica de Registro Civil,

Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y Consejo Nacional de Población.

F. Verificar que las Oficialías rindan a las autoridades federales, estatales y municipales los informes, estadísticas o avisos que

previenen las Leyes

G. Verificar que los libros del registro civil de las Oficialías se encuentren foliados, inutilizando las fojas no usadas.

H. Verificar que las Oficialías integren los documentos respectivos de los apéndices

I. Verificar que las Oficialías tengan en lugares visibles, la tarifa de derechos autorizada por la Coordinación Técnica del Sistema

Estatal del Registro Civil

J.


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5.1. Oficialías del Registro civil

Los Oficiales del Registro Civil tendrán las siguientes atribuciones:

A. Cumplir con las facultades y obligaciones que les señala el Código Civil y la Ley Reglamentaria del Registro Civil;

B. Informar mensualmente a la Dirección del Registro Civil de las actividades realizadas por actos propios del Registro Civil;

C. Determinar la guardia del personal para atender en días inhábiles o festivos, el trámite relacionado con inhumaciones;

D. Dar aviso inmediato a la autoridad competente cuando en el ejercicio de sus funciones conozca de asuntos que pudieran constituir

infracción o delito. La omisión del aviso a las autoridades competentes podrá derivar en responsabilidad civil, penal o administrativa

de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables;

E. Restringir el ingreso a la celebración de matrimonios a personas en estado de ebriedad, bajo el influjo de drogas o enervantes,

cuando se realicen en la oficina y por cuestiones de orden se requiera;

F. Orientar e instruir al público sobre la trascendencia, consecuencias, requisitos, trámites para la celebración de actos e inscripción de

actas del Registro Civil; y

G. Todas aquellas que le sean encomendadas por el Secretario General del Ayuntamiento y el Director del Registro Civil.

6. Administración General de Panteones

El Coordinador de Panteones Municipales, tendrá las siguientes funciones:

A. Convocar a los administradores de cementerios a reuniones de trabajo por lo menos una vez al mes;

B. Formular un informe trimestral de sus actividades al presidente municipal, con copia a la comisión de cementerios;

C. Vigilar y mantener el buen funcionamiento de los cementerios, denunciando a las autoridades correspondientes, las irregularidades

que conozca;

D. Proponer a las autoridades y a los particulares interesados, la información que le soliciten, respecto a la función de los cementerios;


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E. Poner en conocimiento del Presidente Municipal o de las autoridades correspondientes, las irregularidades en que incurran los

funcionarios y empleados de la administración;

F. Expedir los títulos que amparen el derecho de uso de perpetuidad de terrenos, gavetas, criptas, urnas o nichos.

G. Llevar riguroso control de títulos de uso a perpetuidad, en libro especial;

H. Apoyar y verificar que los Administradores de los Panteones Municipales cumplan con las funciones que las Leyes y Reglamentos les

marcan;

I. Informar de manera inmediata al Director del Registro Civil de las deficiencias y violaciones a los ordenamientos que detecte en la

supervisión de los Panteones Municipales; y

J. Apoyar en la elaboración del informe mensual de las actividades realizadas en las Administraciones de los Panteones municipales; y

K. Todas aquellas que le sean encomendadas por el Secretario General del Ayuntamiento y el Director del Registro Civil.

6.1. Las administraciones de los Panteones

Los Administradores de los Panteones, tendrán las siguientes atribuciones:

A. Cumplir con las facultades y obligaciones que les señala el Reglamento de Cementerios municipal y las demás disposiciones legales

aplicables;

B. Informar mensualmente a la Dirección del Registro Civil las actividades realizadas por actos propios de la Administración de

Panteones; y

C. Acordar con el Administrador General de Cementerios, cuantas veces este considere necesario

D. Vigilar el buen uso y mantenimiento de las instalaciones.

E. Coordinar y supervisar el trabajo de los servidores públicos denunciando las irregularidades.

F. Llevar el control de la asignación de lotes.


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