manual de usuario vinculacion empresas

MACROPROCESO DESARROLLO DE LA

COMUNIDAD EDUCATIVA PROCESO VINCULACION Y ADMINISTRACIÓN DE LA

INFORMACIÓN DEL EGRESADO

CODIGO: DC-P21-MU02

VERSIÓN: 1

FECHA: Agosto de 2008

MANUAL DE USUARIO

VINCULACIÓN DE EMPRESAS

REVISADO POR APROBADO POR

Ingeniero de Proyectos Secretaria de relación con egresados

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Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 20

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 3

2. DEFINICIONES ............................................................................................................... 3

3. DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO .............................................................. 4

3.1. REGISTRO DE EMPRESA .................................................................................... 4

3.2. CONSULTA DE ESTADO DE UNA SOLICITUD ................................................... 7

3.3. VISUALIZAR EL PERFIL DE LA EMPRESA ........................................................ 9

3.3.1. DATOS DE LA EMPRESA ................................................................................... 11

3.3.2. DATOS DE LAS SEDES ...................................................................................... 12

3.3.3. DATOS DE CONTACTOS ................................................................................... 13

3.3.4. ADMINISTRACIÓN DE OFERTAS LABORALES ............................................... 15

3.3.4.1. VISUALIZACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ASPIRANTES ................................. 18

3.3.4.2. PRESELECCIONAR Y ACEPTAR CANDIDATOS ............................................. 19

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1. OBJETIVO

Establecer los pasos específicos para el registro de empresas y la administración de ofertas laborarles a través de el Sistema de Información de Egresados – Link, con el fin de promover la interacción permanente entre el egresado, la Institución de educación superior y las empresas a través de éste mecanismo.

2. DEFINICIONES Sistema de Información de Egresados – Link: Es una aplicación que facilita el registro, actualización y administración de la información de empresas y egresados de una Institución de Educación Superior y permite administrar las ofertas laborales reportadas por las organizaciones.

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3. DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO

3.1. REGISTRO DE EMPRESA

1. Ingresa al Sistema de Información de egresados

En el campo de registro de empresa, se permite el acceso al Formulario de Registro.

2. En el formulario de registro de empresa puede diligenciar los datos de la empresa, los campos marcados con un asterisco son obligatorios.

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Después de llenar los campos con datos de la empresa se debe dar clic en el botón siguiente.

3. En el siguiente formulario se debe registrar la información del contacto y la solicitud de creación de varios contactos si se desea, al terminar se da clic en el botón enviar información

4. Se debe revisar la información ingresada en la pantalla de confirmación, lea los términos de uso, marque las opciones: Leí y estoy de acuerdo con los términos de Uso del Sistema de Información de Egresados y Confirmo que los datos presentes en el formulario corresponden a mi información.

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5. Posteriormente, ingrese la imagen de seguridad y de clic en la opción Confirmar la información de registro.

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Al confirmar la información, la solicitud de registro de la empresa queda almacenada en el sistema con el estado inscrito y aparece el estado del registro.

Para regresar a la página principal se da clic en el botón volver.

3.2. CONSULTA DE ESTADO DE UNA SOLICITUD

Para consultar el estado de una solicitud se ingresa a la página principal del Sistema de gestión de Egresados.

1. Se debe ingresar a la sección de Consulta de Estado Ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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1. En tipo de registro se debe especificar De Empresa y en documento se debe digitar el número del NIT correspondiente y posteriormente dar clic en el icono buscar.

2. Se visualizará la pantalla Estado de Mi Registro con un mensaje donde se especifica alguna de las siguientes situaciones: • Registro Activo: Indica que el registro se verificó y la información

suministrada es correcta, por tal razón se activó la cuenta en el Sistema.

• Registro Rechazado: el registro fue verificado y la información suministrada presenta inconsistencias.

• Registro En Trámite: la solicitud está en proceso de verificación. • Registro No encontrado: No se ha registrado en el sistema ninguna

solicitud con el número de identificación TRIBUTARIO NIT suministrado.

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Existen 5 estados para una solicitud:

1. Inscrito: Este estado se asigna por defecto cada vez que se crea un registro.

2. Verificado: Indica que la solicitud ya fue revisada y se encontró que la información es cierta. Estas solicitudes inician el trámite para la asignación de cuentas en el Sistema de Información de Egresados.

3. Rechazado: Hace referencia a solicitudes revisada, donde la información

diligenciada es falsa o incorrecta.

4. Activo: Se refiere a solicitudes de registro verificadas a las cuales ya se les asignó cuenta de usuario en el Sistema de Información de Egresados y puede ingresar al sistema.

5. Inactivo: Representa a usuarios que se encontraban activos alguna vez,

pero por razones administrativas les fue desactivada su cuenta.

3.3. VISUALIZAR EL PERFIL DE LA EMPRESA

En el menú principal de la página del Sistema de Información de Egresados se encuentra la opción de inicio de sesión para visualizar el perfil.

1. Después de realizar la solicitud de registro y de confirmar los datos de la empresa suministrados en el Sistema, se crea un usuario y una contraseña que son enviados al correo electrónico del contacto de la compañía. De esta

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manera se podrá acceder a la opción Perfil de la empresa. En la casilla

se debe especificar que es una entidad externa.

2. Se despliega la información de la empresa almacenada en el Sistema de Información de Egresados. En el perfil de la empresa aparece los datos de la empresa de los contactos y las sedes registradas.

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Si se desea modificar algún tipo de Información sobre datos de la empresa,

contactos o sedes se puede dar clic en el botón y así cambiar la información que se requiera.

3.3.1. DATOS DE LA EMPRESA

Para la modificación de datos de la empresa también se puede ingresar por la opción ubicada en el menú principal, en la parte superior de la pantalla. El único dato que no puede ser modificado es el NIT de la organización.

En el formulario se ingresan las modificaciones necesarias en los campos. Adicionalmente, la empresa puede seleccionar si presenta una o varias de las siguientes situaciones: ¿Es una empresa de intermediación laboral?, ¿Esta empresa pertenece a un egresado de la Institución?, ¿Solicitó la creación de múltiples usuarios? Éste último se refiere a la opción de crear más usuarios que

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tengan los mismos privilegios para administrar la información de las ofertas laborales de la organización.

1. Posteriormente se escoge la opción guardar cambios para conservar las modificaciones.

3.3.2. DATOS DE LAS SEDES

1. Para visualizar y modificar los datos de las Sedes se ingresa a la opción correspondiente en el menú principal.

2. Para añadir una nueva sede se ingresa por el icono .

En la opción Añadir Sede aparecerá un formulario donde se deben ingresar los datos correspondientes a nombre de la sede, país, departamento, ciudad, dirección y teléfono de manera obligatoria.

Después de ingresar los campos se debe dar clic en Aceptar y al volver a la página inicial clic en Guardar cambios.

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3.3.3. DATOS DE CONTACTOS

1. Ingresa a la opción Datos del contacto.

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En ésta pestaña se visualizan los datos del contacto principal, si al inicio del registro de la empresa se marcó la opción de Solicito la creación de múltiples usuarios en la opción Datos de contacto, se podrán añadir más contactos en esta pestaña, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje.

De esta manera la única operación permitida es la modificación de los datos del

contacto principal a través de la opción .

Al finalizar la modificación de datos se da clic en Aceptar y la página de Datos del contacto clic en Guardar cambios.

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3.3.4. ADMINISTRACIÓN DE OFERTAS LABORALES

1. Ingresar a la pestaña Ofertas laborales.

En esta pestaña se visualizan las ofertas laborales de la empresa. Para ingresar los datos de una oferta se ingresa a la opción Nueva oferta.

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2. En el formulario se deben ingresar datos sobre el cargo ofrecido, sobre los requisitos del aspirante y sobre la oferta, recuerde que los campos obligatorios están marcados con un asterisco.

En la parte superior se visualiza el estado de la oferta, cuando se ingresa la oferta laboral su estado inicial es Definición, para que un egresado pueda aplicar a la oferta, ésta debe estar en estado de Convocatoria, éste cambio sólo podrá ser realizado por el administrador del sistema cuando haya evaluado la oferta de acuerdo con la parametrización de la Institución.

3. Después de guardar la información de la oferta laboral se visualiza la pantalla con las últimas ofertas laborales ingresadas.

Para modificar la información de la oferta laboral se ingresa por la opción ,

existe la posibilidad de duplicar una oferta laboral a través del botón , las ofertas laborales duplicadas conservarán la misma información de la oferta original.

Las empresas solo pueden tener 5 ofertas activas durante la misma época.

Para visualizar la información de la oferta laboral el usuario puede hacer clic sobre el nombre del cargo.

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4. La página principal de ofertas laborales tiene la opción de visualización de ofertas en estado específico, para ello se seleccionan los estados deseados y clic en Actualizar vista.

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3.3.4.1. VISUALIZACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ASPIRANTES

Cuando el administrador del sistema coloca en estado de Convocatoria la oferta laboral, ésta puede ser visualizada por los egresados y de ésta manera aplicar a la misma.

1. Para visualizar la hoja de vida del aspirante escoge la opción .

Al desplegar la oferta laboral, en la parte inferior se lista un recuadro con la información del número de aspirantes que han aplicado a la oferta, para visualizar la hoja de vida del aspirante, se debe dar clic en el icono .

2. A continuación se habilita una ventana con la hoja de vida resumida del egresado.

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3. Luego de consultar las hojas de vida, el usuario puede cerrar la vista con el icono ubicado en la parte superior derecha de la ventana.

3.3.4.2. PRESELECCIONAR Y ACEPTAR CANDIDATOS

Las ofertas en estado de evaluación y selección pueden ser preseleccionadas y aprobadas, para cambiar el estado de la oferta laboral se deben realizar el siguiente procedimiento.

De “En Definición” a “En Convocatoria” la oferta laboral puede ser visualizada por los egresados para que puedan aplicar a la misma.

1. Ingresa a la opción editar y en la parte superior selecciona la casilla cambiar estado como se muestra a continuación.

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2. Cuando la oferta se encuentre en estado de evaluación aparecerá una ventana de preselección de candidatos.

3. Selecciona los egresados y escoge el botón adicionar , el registro se moverá a la casilla Preseleccionados. Para realizar el movimiento contrario, desplazar los registros de la casilla Preseleccionados a

Aspirantes, se debe seleccionar y dar clic en el botón sustraer .

4. Para hacer efectiva la selección debe guardar los cambios con la opción Guardar y salir.

Para seleccionar los egresados se debe cambiar el estado de la oferta a Selección.

1. Ingresa a la pantalla de edición de la oferta.

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2. Selecciona la opción Cambiar estado a como se muestra a continuación.

3. Selecciona los egresados y escoge el botón Adicionar , para hacer efectiva la seleccionar se debe dar clic en Guardar y salir.

Cuando el egresado sea aceptado se debe finalizar el estado de la oferta laboral, para ello se realiza el siguiente procedimiento:

1. Ingresa a la página de edición de la oferta. 2. Selecciona la casilla Cambiar estado a, y selecciona la opción Finalizada.

3. Para guardar los cambios realizados se da clic en la opción Guardar y salir, a continuación aparecerá un mensaje como el que se muestra a continuación.

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4. Cuando se visualice la oferta laboral se mostrara un mensaje donde se especifica el nombre del egresado que fue aceptado a la oferta de la empresa.

En la pantalla de Ofertas laborales se visualizará el estado de la oferta finalizada.

5. Para cerrar sesión se debe dar clic en el botón Cerrar sesión.

Cuando la oferta laboral pasa de estado “En selección” a “Finalizada” se cierra el ciclo de la oferta y se les notifica a los candidatos seleccionados vía correo electrónico que han sido aceptados en la compañía.

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