manual de usuario mÓdulo acadÉmico

MANUAL DE USUARIO MÓDULO ACADÉMICO

VERSIÓN 13.43

Marzo 2021 CollegeERP Ver. 13.43 Módulo Académico

ÍNDICE RESEÑA HISTÓRICA COLLEGEERP ................................................................................................................. 1

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 2

CONFIGURACIÓN DE PARAMETROS BÁSICOS DEL SISTEMA ......................................................................... 4

1. PERIODO ACADÉMICO ...................................................................................................................................... 4 2. PERIODO DE EVALUACIÓN ........................................................................................................................ 6

2.1. Tipos de Períodos: .............................................................................................................................. 6 2.2. Configurar Periodo de Evaluación: ..................................................................................................... 8 2.3. Rango de Notas: ............................................................................................................................... 10

3. ASIGNATURAS .............................................................................................................................................. 12 3.1. Creación de Familia Materia: ........................................................................................................... 12 3.2 Bloques de Materia: .......................................................................................................................... 13 3.3 Asignatura/ Materia: ........................................................................................................................ 14

4. DOCENTES................................................................................................................................................ 16 4.1 Cargos: .............................................................................................................................................. 16 4.2. Empleados: ....................................................................................................................................... 18 4.3 Permisos a los Funcionarios: ............................................................................................................. 22

4.3.1 Individual: ................................................................................................................................................... 22 4.3.2. Masiva: ...................................................................................................................................................... 23

5. PARCIALES ................................................................................................................................................... 26 5.1. Parámetros Generales: .................................................................................................................... 28 5.2. Motivos de Ingreso de Notas: .......................................................................................................... 29

6. CICLOS ........................................................................................................................................................ 29

CONFIGURACIÓN CAMBIO DE AÑO ............................................................................................................ 30

1. ACTIVAR DESDE EL SISTEMA ............................................................................................................................. 30 1.1. Cambio de Año: ................................................................................................................................ 31 1.2. Asignatura Paralelo Docente: .......................................................................................................... 36 1.2.1. Aceptar Carga Académica: ............................................................................................................ 38 1.3. Ingreso de Notas: ............................................................................................................................. 39 1.3.1. Evaluar a los Alumnos: .................................................................................................................. 41

1.3.1.1. Formas de Ingreso de Notas: ............................................................................................................ 43 1.3.1.2. Promedio de Notas: .......................................................................................................................... 47 1.3.1.3. Cierre de Semestre: ........................................................................................................................... 48


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RESEÑA HISTÓRICA CollegeERP

BROWSE Ingeniería de Software, es una empresa chilena que desde el año 1988, se dedica a la consultoría, desarrollo e implementación de sistemas de información en el Sector Público y Privado, destacándose en grandes Instituciones, Industrias, Comercio y Administración integral de Colegios Públicos y Privados. En este periodo, BROWSE, ha creado fuertes raíces en los sectores y tomó como iniciativa construir sistemas de administración de colegios, aprovechando la fortaleza de sistemas ERP, y de gestión de personas. Con estos recursos, creó e integró una solución para la administración de colegios, desarrollando en forma completa un sistema de gestión académica, considerando todos los aspectos más importantes del alumno y su relación con el colegio, desde el punto de vista académico, económico y de actividades que los alumnos realizan para recibir una educación de calidad. Por esta razón, su nombre es: CollegeERP, ya que integra la gestión de las personas, las finanzas y los aspectos académicos que deben ser administrados y proporcionados por cualquier Institución de Educación.

El objetivo de BROWSE, es generar una constante búsqueda de la perfección, en el desarrollo de productos de software que respondan a los requerimientos de nuestros usuarios, permitiéndoles hacer uso de todas las capacidades de hardware y software, hoy disponibles.

Como respuesta a este desafío, BROWSE, desde el año 2015, ha puesto a disposición en el mercado a CollegeERP, como una solución que contribuye a mejorar notablemente los niveles de administración, operativos y de gestión, proporcionando herramientas de gran utilidad, para el trabajo diario y el cumplimiento de las obligaciones del sector. En esta materia, se ha integrado a todas las organizaciones del Estado que contribuyen a esta administración, tales como los Organismos Contralores, Tributarios, Bancos, Isapres, AFP, Previred, y muchas otras de gran importancia para la digitalización de éstos. En esta versión, también se han incorporado para la gestión sin papel, diversas funcionalidades, además incorpora, cuadros de mando para los directivos y tomadores de decisiones, información que puede ser utilizada en celulares, tabletas y estaciones de trabajo tradicionales.

BROWSE, continuará en esta dirección, incorporando nuevas tecnologías, nuevas necesidades, integraciones propias de la administración de colegios, integraciones generales del sector, nuevas utilidades y servicios, para hacer más ágil el trabajo de los usuarios y la comunicación con nuestra empresa, BROWSE.


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INTRODUCCIÓN

Modulo Académico es el maestro del sistema, encargado del registro de notas de los alumnos, ingresándolos en periodos determinados por el usuario, en cada una de las asignaturas para el año escolar de la institución educativa. Esta información también la encontramos en el “Manual de Usuario Módulo Académico”, en cuál se pueden revisar las funcionalidades del módulo. Este documento tiene como objetivo facilitar el proceso de inicialización del sistema en el Módulo Académico, brindando una redacción didáctica y entendible a quien sea su lector. Está enfocado a usuarios del sistema, como clientes o personal de BROWSE. Explicando los procedimientos a realizar, basado en la importancia e instancias que se utilizan en cada comienzo de año. Este manual se divide en dos grandes procesos. El primero es Parametrización del sistema, en cual se explica la configuración en orden cronológico, que se debe realizar al iniciar un año escolar. La segunda parte encontramos el proceso de configuración de año, donde además de la explicación de los pasos a seguir, se mencionan el ingreso de notas al sistema.


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Diagrama Módulo Académico


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CONFIGURACIÓN DE PARAMETROS BÁSICOS DEL SISTEMA

1. PERIODO ACADÉMICO Para comenzar un nuevo año escolar necesitamos primero decirle al sistema, esta será la configuración principal, mediante la creación de un “Periodo académico”, en decir, es la parametrización inicial del Módulo Académico. Está asociada a todo lo académico y los procesos del módulo.

Una vez ingresada toda la información y configurado, se encuentra “directamente relacionados con las listas de alumnos, los cursos configurados por año, el registro de la conducta, registro del comportamiento, las notas académicas, y todo lo relacionado con historial almacena por año” (Manual de Usuario Módulo Académico). Debemos ingresar en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Parámetros Básicos/ Periodo Académico, como se señala en las Ilustraciones 1 y 2.

Al ingresar nos encontramos con la siguiente ventana que se muestra en la ilustración 3, en donde se puede verificar y agregar un periodo académico nuevo.

Ilustración 3

Para agregar o crear un período académico, debemos seleccionar el botón .

Ilustración 1

Ilustración 2


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Al ingresar a la ventana que nos brinda el botón de “Agregar”, podemos encontrar datos respecto al Periodo académico que se quiere crear. Se debe considerar que este proceso es el que guiará a todo lo demás en relación a lo académico. En la ilustración 5, encontramos los datos que requiere considerar a la hora de crear un período académico.

Ilustración 5

(*) Año periodo: ingresamos el año o algún otro código para identificarlo. (*) Descripción periodo: nombre característico del año escolar (*) Inicio periodo – (*) Término periodo: designar fechas para el inicio y termino que dure el año escolar. (*) Vigencia periodo: se refiere al estado del año escolar. Cuando es la primera vez que se crea, quedará inmediatamente como “vigente”, en el caso de un segundo año, se quedará como “En matricula”. Periodo Inicial: se refiere a los alumnos, en cuanto a su identificador y ubicación en los cursos. Al darle SI, el sistema los dejará en el mismo curso. Al darle NO, el sistema cambiará a los alumnos al siguiente curso. Cuando es un segundo año, el sistema te lo deja automáticamente en NO. Confirma matricula web: al darle SI, le decimos al sistema el apoderado deberá confirmar la matrícula para el siguiente año, se le enviará un correo electrónico notificando este proceso. Inicia folio: se relaciona en cuanto al proceso de facturación. Al darle SI, el sistema les pondrá a los alumnos un nuevo número, y al darle NO, continua con la secuencia del año anterior. Inicio matrículas – Término matrículas: designar fechas para el inicio y término que dure el proceso de matrículas. Alumnos Inscritos en Colecturía: al estar en SI, es que pedirá confirmación de los procesos de cobro a los apoderados. Asistencia: designar fechas para el inicio y término que el sistema calcule la asistencia del año escolar. Al ingresar los datos del periodo académico que se utilizará en el año escolar, le damos con el

botón . Para que quede operativo. El siguiente paso es la creación del Período de

Evaluación.


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2. PERIODO DE EVALUACIÓN Después de crear el período académico debemos continuar con la creación de Período de Evaluación, el cual se enmarcará en las asignaturas, con los docentes y alumnos.

Para ingresar debemos ir a DEFINICIONES/Definiciones College/ Académico/ Período de evaluación, como se muestra en la ilustración 7 y 8. A continuación, se deben crear los tipos de periodo de evaluación, los cuales organizan a los cursos y asignaturas.

2.1. Tipos de Períodos:

Los tipos de período nos sirven para agrupar de manera más general a los cursos y asignaturas que tendrá el colegio. Los periodos evaluativos los podemos crear y modificar según la necesidad de la institución, del nivel, tipo de alumnos u otros.

Para eso debemos ingresar a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Período Evaluación/ Tipo de períodos Evaluación, como se muestra en la ilustración 9.

Ilustración 9

Ilustración 7

Ilustración 8


7

Para agregar los tipos de periodos, para asociarlos al periodo académico, se selecciona el botón de

. . Una vez ingresado en la opción de “agregar”, se nos dispone la siguiente ventana que detalla a continuación la Ilustración 10. Ingresando el tipo de período en relación con el nivel educativo que contemple la institución. Y para terminar solo debemos seleccionar la opción de .

Ilustración 10

Como muestra la ilustración 11, al agregar los tipos períodos de evaluación, se presentarán de esta forma.

Ilustración 11

Al terminar de crear los tipos, podemos continuar con el siguiente paso que es el de creación del Período de Evaluación.


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2.2. Configurar Periodo de Evaluación:

Para crear un nuevo año escolar y su evaluación debemos ingresar a “Período de Evaluación”, como se ejemplifica en la Ilustración 12.

Ilustración 12

El botón de nos dirige a la ventana que detalla las ilustraciones 13 -17, debemos insertar los datos del período, que se detallan a continuación:

• Año periodo: referido al año académico creado en el primer paso, o al año escolar vigente. • Código: son los “Tipo de período de evaluación” • Vigencia: el tipo en tiempo del año escolar (nuevo, vigente o cerrado). • Modalidad de notas: es como se ingresarán las calificaciones al sistema. En Ecuador es

“Manual”, en Chile se utiliza “Dinámica”. • Cantidad de notas en pantalla: cuantas calificaciones podrá ingresar el usuario (docente u

otro funcionario de la institución). Ecuador solo soporta 4 notas, en cambio, Chile soporta 10, 15, 18 y 20 por período.

Ilustración 13

Ilustración 14


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Ilustración 17

Al ingresar las características de los Períodos de Evaluación, seleccionamos la opción de De esta manera tenemos configurado los períodos de Evaluación, como se muestra en la ilustración 18.

Se continua con el siguiente paso que es de crear “Rango de notas”.

Ilustración 15

Ilustración 16


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2.3. Rango de Notas:

En esta parte debemos decirle la forma que evaluaremos, si los realizaremos de forma cuantitativa o cualitativa, las especificaciones se puede revisar el Manual Módulo Académico.

Esto se encuentra en Período Evaluación/ Rango Notas, como se muestra en la ilustración 19.

Ilustración 19

Para configurar los parámetros de las calificaciones, ingresamos al botón para crearlas. Como se muestra en la ilustración 20, nos dirige a la ventana siguiente, en donde ingresaremos los datos de la Escala de notas que tendrá la institución y reconocerá el sistema.

Ilustración 20


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También podemos personalizar el color que el sistema presentará las calificaciones. Para esto debemos hacerlo en base a “Color HTML”, en el siguiente link podemos encontrar el formato de los colores, los cuales se ingresan en los espacios de “Color nota”, como ejemplifica la ilustración 21. Link de “Color HTML”: https://htmlcolorcodes.com/es/

Ilustración 21

Si quisiéramos agregar más notas y se presenten en el sistema, debemos ingresar a la opción de “Agregar líneas”, como muestra la ilustración 22.

Ilustración 22

Al terminar de configurar seleccionamos la opción de . El paso próximo es crear las asignaturas que se evaluarán con este tipo de escalas.

https://htmlcolorcodes.com/es/


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3. ASIGNATURAS

Las asignaturas son las materias o ramos que tiene cada curso, que van asociadas a los alumnos y a los docentes que las imparten. Respecto a su funcionalidad podemos revisar el Manual Académico. Encontramos las asignaturas en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Parámetros Básicos/ Asignaturas, como se detalla en la ilustración 23 y 24.

El primer paso es crear las Familias, como se señala a continuación:

3.1. Creación de Familia Materia:

Crearemos la Familia, que es una clasificación más general que la Asignatura, se refiere al área de conocimiento de la Asignatura o materia. La Familia irá asociado a los “Bloques de Familia”. Para ingresar nos dirigimos a Asignaturas/ Familia Materia, como se muestra en la ilustración 25.

Ilustración 25

Para crear una nueva Familia Materia, seleccionamos el botón . Nos llevará a la siguiente ventana en la cual ingresamos la clasificando de la Materia, considerar que deben estar creadas previamente las Secciones en el Módulo Académico.

Ilustración 23

Ilustración 23


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Como muestra la ilustración 26 y 27, se ingresa los datos de la Familia Materia. Respecto a su funcionalidad, podemos revisar el Manual Módulo Académico.

Ilustración 26

Como señala la ilustración 27, debemos tener creadas las Secciones, ya que en base de ellas se organizará esta clasificación de la Asignatura.

Ilustración 27

Para terminar, después de ingresar todos los campos obligatorios “(*)”, seleccionamos la opción de . El siguiente paso es Bloque de Familia.

3.2 Bloques de Materia:

Los Bloques de Familia o Materia, son una agrupación más general que Familia Materia, abarcando las asignaturas. Si bien no es requisito obligatorio para crear las Asignaturas, tiene la función de agruparlas de mejor manera. Como se muestra en la ilustración 28, la encontramos en “Asignaturas” / Bloques de Familia.

Ilustración 28

Para crear un Bloque de Familia debemos seleccionar el botón y nos llevará a la siguiente ventana que se muestra en la ilustración 29.


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Ilustración 29

Se ingresa los campos obligatorios (*) y después el botón de para terminar.

3.3 Asignatura/ Materia:

Las Asignaturas son los ramos que tendrá cada alumno de la institución a la cual pertenecen, a través de las parciales o notas que se ingresen aquí, es como se les evaluará. Podemos encontrar en Asignaturas/ Materia-Asignatura como muestra la ilustración 30.

Ilustración 30

Al ingresar nos muestra la ventana que se ejemplifica en la ilustración 31. Para crear una Asignatura, debemos seleccionar el botón .

Ilustración 31

La siguiente ventana, como nos muestra la ilustración 32, ingresamos los campos en relación a los datos de la asignatura. Las especificaciones de las Asignaturas las podemos encontrar en “Manual de Módulo Académico”.


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Es importante, dejar la opción de “Notas por Ciclo” activada en +1, de esta manera le decimos al sistema que debe abrir los espacios para las notas y poder ingresar las evaluaciones de cada alumno.

Ilustración 32 Para terminar, seleccionamos en botón de . Antes de asignar a los alumnos en cada lista de Asignaturas, debemos crear a los Docentes que se harán cargo de ella e ingresarán las evaluaciones (parciales o notas) de cada estudiante.


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4. DOCENTES

Para crear a los Docentes ingresamos a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Parámetros Básicos/ Asignatura como se muestra en la ilustración 33 y 34.

Previamente debemos tener creados los cargos y empleados de la Institución.

4.1 Cargos:

Para crear cargos que serán asociados a los funcionarios debemos ingresar a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Básicos/ Cargos, como se muestra en la siguiente ilustración 35 y 36.

Ilustración 33

Ilustración 34

Ilustración 35

Ilustración 36


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Se ingresa a la ventana, como se muestra en la ilustración 37, debemos seleccionar el botón de “Agregar”.

Ilustración 37

Nos dirige a la ventana para agregar uno nuevo, debemos ingresar la información en relación a los funcionarios de la Institución y además podemos especificar si pertenece su cargo a lo educacional, como se muestra en la Ilustración 38. Para terminar, solo seleccionamos la opción .

Ilustración 38

Después debemos crear empleados, incluido los que serán los docentes.


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4.2. Empleados:

Para crear Empleados debemos ingresar a DEFINICIONE/ Definiciones College/ Básicos/ Empleados, como se muestra en la ilustración 39 y 40. * Se debe considerar que, al estar el sistema integrado con SIGPER, no se pueden agregar funcionarios nuevos ni cargos, ya que el poblamiento de estos es por el sistema de SIGPER, siendo por Poblamiento Masivo o individual por PERSONAL/ Datos del funcionario, como se muestra en la siguiente ilustración 41.

Ilustración 41

Ilustración 39

Ilustración 40


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Para desactivar la unión con el sistema SIGPER, debemos ingresar a DEFINICIONES/ Definiciones college/ Parámetros Generales, como se muestra a continuación: Una vez ingresado a Parámetros Generales ingresamos a editar el Parámetro, seleccionamos la opción de “Modificar”, como se observa en la ilustración 44.

Ilustración 44

Una vez seleccionado “Modificar”, nos lleva a la siguiente ventana. En la cual debemos marca la parte que se refiere a “Modo de Personal”, como se muestra en la ilustración 45. Aquí seleccionamos la opción de “No”.

Ilustración 45

Ilustración 42

Ilustración 43


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Para crear un nuevo empleado, ingresamos al botón “Agregar”, como se muestra en la ilustración 46.

Ilustración 46

Nos dirige a la siguiente ventana y comenzamos a ingresar los datos del funcionario, seleccionar según el país y/o características de nacionalidad en cuanto a su documento de identificación, como se muestra en la ilustración 47.

Ilustración

Al terminar de ingresar los datos solicitados seleccionamos el botón . Una vez creado podemos verificar su código de funcionario, como se muestra en la ilustración 48.

Ilustración 48


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Este botón que ejemplifica la Imagen 49 crea al usuario dentro del sistema en caso que no exista de manera individual, asignándole un nombre de usuario y clave genérica. Una vez seleccionado esta opción se nos abre un Popup con la opción de aceptar, como se muestra en la ilustración 50.

Esto nos sirve para que los funcionarios y docentes tengan acceso al sistema, a través del portal de College ERP. Clave genérica: 123

Ilustración 49

Ilustración 50

Al darle la orden de “Si” nos lleva nuevamente a la ventana anterior que se pueden visualizar a los funcionarios y nos muestra que el proceso se realizó con éxito, como ejemplifica la ilustración 51.

Ilustración 51


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El paso siguiente para darle permisos de módulos u opciones para el portal a cada funcionario.

4.3 Permisos a los Funcionarios:

Ahora configuramos en el sistema los permisos que tendrá cada usuario, en este caso estamos creando docente, los cuales deben ver académico principalmente. Para esto se ingresa a SEGURIDAD/ Sistema/ Usuarios, como se muestra en la ilustración 52 y 53.

Para configurar los permisos existen dos maneras: Individual y de forma masiva.

4.3.1 Individual:

Seleccionando un funcionario, seleccionamos el botón “Modificar Privilegios de Usuarios”, como se muestra en la ilustración 54.

Ilustración 54

Dirigiendo a la siguiente ventana, en la cuál se pueden observar todos los Módulos con sus opciones y seleccionar para el usuario seleccionado como muestra la ilustración 55. En la ventana de la derecha se pueden observar los módulo y opciones, las cuales se pueden seleccionar por módulo completo o por algunas opciones de el.

Ilustración 55

Ilustración 52

Ilustración 53


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Para activar lo seleccionado, como nos muestra la ilustración 56, seleccionar el botón “Activar Opción de Menú”, que se encuentra en la ventana del costado izquierdo. Este botón pasará a estar de color verde a color rojo, ejemplificado en la ilustración 57.

Ilustración 56

Ilustración 57

Para visualizar los cambios debemos seleccionar el botón y para terminar el botón

4.3.2. Masiva:

Para agregar permisos a los usarios de forma masiva, se deben crear los “Roles”, al crearlo le daremos a ese rol las opciones designadas. Esto lo encontramos en SEGURIDAD/ Sistema/ Roles:

Ilustración 58

Ilustración 59


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Para agregar a un rol que después se atribuirá a un funcionario-usuario, seleccionamos el botón “Agregar nuevo Rol”, como muestra la ilustración 60. Se abrirá una ventana, lo primero es crear el nombre del Rol, oprimiendo el ícono “Agregar nuevo Rol”, como se muestra en la ilustración 60.

Ilustración 60

En la siguiente ventana insertamos el Código y nombre del Rol, y después seleccionamos el botón de confirmar para crear, como se ejemplifica en la ilustración 61.

Ilustración 61

Una vez creado el rol, ocurre la aparición de más opciones para trabajar con el, como se muestra en la ilustración 62:

Ilustración 62


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Para asignarle permisos a el rol recién creado, debemos seleccionar el ícono la cual nos abrirá la siguiente ventana, y escoger las opciones del sistema que representará a ese rol., como se muestra en la ilustración 63.

Ilustración 63

Una vez creadas las opciones particulares de cada Rol, se pueden sincronizar a los funcionarios. Ingresando al ícono de sincronización dicha opción nos abrirá un Popup para confirmar, como se muestra en la ilustración 64.

Ilustración 64


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Una alerta al seleccionar “Si”, confirma el proceso realizado como se muestra en la ilustración 65.

Ilustración 65

5. PARCIALES

Una vez ingresado a los profesores, se comienza a realizar la configuración de las notas, que serán evaluados los alumnos. Para ingresar debemos dirigirnos a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Periodo Evaluación/ Parciales como se muestra en la siguientes Imágenes. Pare crear parciales debemos seleccionar el botón de . Cuando está en modo manual se pueden modificar como en el ambiente de Ecuador, como se muestra en la ilustración 68.

Ilustración 66

Ilustración 67


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Ilustración 68

Cuando se está en el ambiente de Chile debemos solo se debe crear el “999 Parcial Dinámico”, como se muestra en ilustración 69.

Ilustración 69

Para crear un Parcial debemos ingresar apretando el botón . Nos dirige a la siguiente ventana, ingresamos los datos solicitados y seleccionamos el botón de “Seleccionar” para terminar, como se muestra en la ilustración 70.

Ilustración 70


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Una vez creado le debemos decir al sistema cuantas notas va a soportar, debemos configurar los Parámetros Generales.

5.1. Parámetros Generales:

Para configurar los Parámetros generales debemos ingresar a DEFINICONES/ Definiciones College/ Académico/ Parámetros Básicos/ Parámetros Generales, como ejemplifica las ilustraciones 71 y 72. Es decirle al Sistema cuantas notas va a recibir, cuando los Docentes ingresen sus notas, serán los espacios y cantidad de datos que podrán ingresar en relación a la Evaluación.

Para insertar esta funcionalidad, seleccionamos a la opción de . Nos dirigimos a la siguiente ventana, en la cual podemos ingresar los datos solicitados, en la ilustración 73, nos muestra el código, nombre del Parámetro, y además si va a aceptar aportes y su cantidad. Los aportes se refieren a las notas o parciales. En Ecuador se utilizan solo 4 notas (4 espacios para agregar notas) y en Chile puede recibir de 10 a 20 notas (10 a 20 espacios para ingresar notas), como se señala en la ilustración.

Ilustración 73

El siguiente paso es el “Motivo de ingreso de notas”.

Ilustración 71

Ilustración 72


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5.2. Motivos de Ingreso de Notas:

El “Motivo de ingreso de notas” se refiere cuando un profesor por cualquier motivo debe ingresar sus notas después de las fechas oficiales que se cierran los semestres, en esta opción configuramos los motivos que irán en el reporte y cuando se utilice esta funcionalidad. Debemos ir a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Parámetros Básicos/ Motivos Ingreso de Notas, como muestran las ilustraciones 74 y 75.

Para crear debemos seleccionar la opción ingresamos los datos solicitados,

nombre y código.Para terminar de agregar Motivos le damos . Después de Ingresar los Parciales y sus características, debemos crear los Ciclos.

6. CICLOS

Los ciclos de periodos de evaluación, son los secmentos que se divide un año escolar como semestre, trimestre o quimestre (en el caso de Ecuador). Puede ser personalizado según la necesidad del cliente. Para ingresar a los Ciclos debemos ir a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Periodo Evaluación/ Ciclos, como se muestra en las ilustraciones 76 y 77.

Ilustración 75

Ilustración 76

Ilustración 77

Ilustración 74


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Para crear debemos seleccionar la opción , ingresamos los datos solicitados, nombre y código. Después, seleccionamos ..

CONFIGURACIÓN CAMBIO DE AÑO

Esta configuración la podemos encontrar en el instructivo de “Proceso de Cambio de Año College ERP”. Se debe considerar que cuando es un año inicial, este proceso se puede realizar después de haber realizado el paso de poblamiento masivo, descrito en el Instructivo “Importación Inicial”.

1. ACTIVAR DESDE EL SISTEMA

Primero se debe activar Cambio de año, ingresando a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Básicos/ Procesos de Sistema, como se muestra en la ilustración 78 y 79. En la ventana seleccionamos el ícono de activación de “Proceso cambio de año”, como se muestra en la ilustración 80.

Ilustración 80

Ilustración 78

Ilustración 79


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Al seleccionar el ícono de activación, se abre un “Popup” el cual es para confirmar esta acción, como muestra la ilustración 81.

Ilustración 81

Para asegurarnos de esta acción, el sistema enviará un mensaje confirmando la acción, como ejemplifica la ilustración 82. Cuando está activo el “Proceso de cambio de año” aparece el ícono de activación, de color rojo, como muestra la ilustración 83.

1.1. Cambio de Año:

Para comenzar con este proceso nos dirigimos a ACADÉMICO/ Configuración Inicial/ Cambio de Año, como ejemplifica la ilustración 84 y 85.

Ilustración 82 Ilustración 83



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La ventana que se ejemplifica en la ilustración 86, las funcionalidades del cambio de año. Que se describirán a continuación.

Ilustración 86

Lo primero que se realiza es seleccionar es decirle al sistema que los alumnos creados deben estar en ese curso. Una vez hecho esto nos da el siguiente mensaje mostrado en la ilustración 87. En la ilustración 88, confirma el curso que se le dio a los alumnos por Importación Inicial o en el MÓDULO de SECRETARÍA (matrícula).

Ilustración 87

Ilustración 88


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Cuando estamos seguro del curso que los alumnos estarán, seleccionamos el botón de el sistema nuevamente nos dirá si estamos seguro de esta opción, como muestra la ilustración 89 y al darle “Aceptar”, nos dará el mensaje de “Proceso Finalizado”, como se ejemplifica en la ilustración 90. Lleva a los alumnos al curso definitivo.

Ilustración 89

Ilustración 90

Seguimos con , acción que al ser seleccionada termina el proceso de cambio de año, en cuanto a los cursos y alumnos que pertenecen a él.

Ilustración 91

* Si al realizar este paso, nos saliera el error “Proceso se encuentra en CREACIÓN PERIODOS CONTABLES”, es que está la opción de colecturía activado, como muestra la ilustración 92.

Ilustración 92


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Debemos desactivar la opción de “Creación de Periodo contables”, en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Básicos/ Procesos de sistema/ Proceso Cambio de año, como se muestra en la ilustración 93.

Ilustración 93

Ingresamos a la opción de PROCESO CAMBIO DE AÑO, seleccionando el ícono de lupa, y desactivamos el PROCESO CREACIÓN PERIODOS CONTABLES, como ejemplifica la ilustración 94.

Ilustración 94

Quedando desactivado cuando la activación esta de color verde, como se muestra en la ilustración 95.

Ilustración 95


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Antes de seguir en la configuración de cambio de año, debemos revisar que el Periodo Escolar esté creado y activado. Ingresando DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Parámetros Básicos/ Periodo Académico, como muestra en las ilustraciones 96 y 97. Para activar seleccionamos el ícono de activación, y se pondrá de color rojo, como se muestra en ilustración 98.

Ilustración 98

Regresamos a cambio de año, seguiremos con el siguiente paso que es “Activa Año Académico”, verificando la creación de curso, alumnos y docentes en las asignaturas, como muestra en ilustración 99.

Ilustración 99

Ilustración 96

Ilustración 97


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Antes del paso de Activar Año Académico, deberíamos tener creados a los docentes y asignarle sus asignaturas.

1.2. Asignatura Paralelo Docente:

Para crear las Asignaturas para cada docente, debemos ingresar a ACADÉMICO/ Configuración Inicial/ Asignaturas Paralelo Docente, como se muestra en las ilustraciones 100 y 101. Primero debemos seleccionar la sección, nivel y curso que se le asignará al docente con su asignatura. Después, buscar al docente como se muestra en la ilustración 102. Para terminar, apretamos el ícono de crear.

Ilustración 102



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Nos lleva a la siguiente ventana que nos muestra las asignaturas pertenecientes a esa sección, nivel y curso. Seleccionamos la o las asignaturas para ese docente. Al realizar esto el sistema nos dará los mensajes que muestra la ilustración 103.

Ilustración 103

Una vez realizado esto, visualizaremos las asignaturas del docente, las cuales quedan en “Estado Digitado”, como muestra la ilustración 104.

Ilustración 104

El docente debe aceptar su carga académica, paso que se detalla a continuación.


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1.2.1. Aceptar Carga Académica:

Para confirmar la Carga académica la puede realizar el personal administrador o el profesor.

• Administrador la confirme de manera masiva o individual Ingresando a ACADÉMICO/ Asignaturas Paralelo Docente, como muestra la ilustración 105.

Ilustración 105

El administrador seleccionará la acción de “Confirmar todo”, como ejemplifica la ilustración 106.

Ilustración 106


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• Que el profesor ingrese a su sesión y acepte las listas en su sección, con su Rut y clave y las aceptes. Ingresando a ACADÉMICO/ profesores/ dirigencias, como se muestra en la ilustración 107.

Ilustración 107

Después seleccionamos Dirigencia, apareciendo la siguiente ventana y los docentes podrán aceptar su carga académica, como se muestra en la ilustración 108.

Ilustración 108

Una vez realizado esto se siguen con el docente ingrese la calificación de los alumnos.

1.3. Ingreso de Notas:

Para el ingreso de notas debemos ingresar primero a activar el periodo de evaluación. Encontrando esto DEFINICIONES/ Definiciones College/ Académico/ Periodo Evaluación, como ejemplifica la ilustración 109 y 110.


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Se debe activar o abrir parciales, ingresar al periodo seleccionado, en el ícono de “Ciclo de periodo” como muestra la ilustración 111.

Ilustración 111

A continuación, ingresamos a “Parciales del ciclo”, como muestra la ilustración 112.

Ilustración 112

Como muestra la ilustración 113, debemos primero generar el parcial y después activar el parcial. Esta acción debemos realizarla cada vez que agreguemos a un docente a una asignatura.

Ilustración 109

Ilustración 110


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Ilustración 113

1.3.1. Evaluar a los Alumnos:

El sistema te da la forma de evaluar a los alumnos mediante calificaciones a través de notas o parciales, dependiendo del país. Esta acción es de los docentes y también el administrador ya pueden subirlas al sistema. Para esto ingresamos ACADÉMICO/ Profesores/ Registro Notas, como se muestra en la ilustración 114 y 115.

Ilustración 114

Ilustración 115


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Una vez ingresado en la ventana siguiente como muestra la ilustración 116, seleccionamos el ícono de “Parciales”, para ingresar notas o parciales de la asignatura.

Ilustración 116

El siguiente paso es ingresar al ícono de “Ingreso de notas”, como muestra la ilustración 117.

Ilustración 117


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1.3.1.1. Formas de Ingreso de Notas:

Existen 3 formas de ingresar notas:

• De forma masiva a través de importación de un documento:

Una vez ingresado al ingreso de notas, podemos Exportar una Plantilla, bajando un documento de Excel, como muestra la ilustración 118.

Ilustración 118

En la ilustración 119, muestra el documento Excel que se descarga. Se visualizan los alumnos inscritos en la asignatura y los espacios para las parciales y notas. *Se aconseja guardar el documento, cambiando el nombre por el nombre de la asignatura y curso, ya que, al descargarlo, presenta un nombre genérico.

Ilustración 119


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Terminado en el documento Excel, el ingreso de notas deberá ser subido al sistema mediante del ícono de “Importación Plantilla”, como muestra la ilustración 120.

Ilustración 120

Al seleccionar el botón de “Importar Plantillas”, nos lleva a la siguiente ventana, en donde podremos subir los archivos de la Asignatura, a través de la opción de “Agregar archivos…”, como señala la ilustración 121.

Ilustración 121


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• Ingresando notas individualmente por alumno:

Otra opción, es la de anotar notas a través de calificar por alumno, en la opción . Al ingresar se visualiza los espacios para las parciales, debemos observar que tipo nomenclatura reconocerá el sistema, como muestra la ilustración 122, en este caso admite notas numéricas de 1 al 7.

Ilustración 122

Se ingresan los campos solicitados y se selecciona el botón de “Confirmar”, como señala la ilustración 123.

Ilustración 123


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• Ingresando de forma masiva las calificaciones por sistema:

En la ventana de Ingreso de notas, seleccionamos el botón “Edición Masiva” como se muestra en la Ilustración 124.

Ilustración 124

Se ingresan los campos solicitados y se selecciona el botón de “Confirmar”, como señala la ilustración 125.

Ilustración 125


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1.3.1.2. Promedio de Notas:

Antes de cerrar semestre debemos promediar las notas y aprobar a los alumnos. El administrador ingresa a ACADÉMICO/ Profesores/ Cierre oficial de notas, como muestra la ilustración 126 y 127.

Existen dos formas de generar los promedios de alumnos en cada asignatura. La primera lo realiza el sistema de forma automática en el horario nocturno, todos los días. La otra forma es realizarlo manualmente, como se explica a continuación: Primero seleccionamos la sesión, nivel, curso y apretamos el botón “Revisión de Notas”, como muestra la ilustración 128.

Ilustración 128

Al ingresar a esta opción, nos mandará un mensaje el sistema, pidiéndonos confirmación de este proceso, dándole “Aceptar”, como muestra la ilustración 129.

Ilustración 129



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Se abrirá una nueva ventana, debiendo seleccionar el ciclo de evaluación que se quiere revisar las notas, como se muestra en la ilustración 130. Para terminar, seguimos con “Revisión de nota” ejemplificado en Imagen 131 y después el ícono de “Salir” para volver a la ventana anterior.

Al volver a ventana anterior se pueden visualizar los promedios de cada alumno por las asignaturas, como muestra la ilustración 132.

Ilustración 32

1.3.1.3. Cierre de Semestre:

Se verifica si los alumnos están con sus notas y si se encuentra aprobados o no (Estado académico), como se muestra en la ilustración 133.

Ilustración 133



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Lo segundo es cerrar parciales del ciclo, ingresando a DEFINICIONES/ Definiciones College/ Periodo de Evaluación, como ejemplifican las ilustraciones 134 y 135.

Tercero debemos ingresar a los ciclos del periodo, como muestra la ilustración 136, y después ingresar a los parciales del ciclo como ejemplifica la ilustración 137.

Ilustración 136

Ilustración 137

Ilustración 134

Ilustración 135


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Una vez ingresado a las parciales debemos cerrarlo, desactivando el ícono, como se muestra en la ilustración 138, cambiar de color, de rojo, y el sistema nos dará un mensaje del estado de la acción realizada “Proceso Finalizado”.

Ilustración 138

Nos devolvemos a los ciclos y los cerramos de la misma forma que los parciales, como muestra la Ilustración 139. Mandando un mensaje de advertencia, como se muestra en ilustración 140.

Ilustración 139

El sistema recopila toda la información, revisa si hay alumnos que no tengan notas, como muestra la ilustración 140. Al estar todas las notas ingresadas le damos “Aceptar”.

Ilustración 140


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En la ilustración 141, podemos visualizar el cierre del semestre seleccionado. Quedando en estado de cerrado.

Ilustración 141

Una vez ingresado en ambos ciclos, hacer el cierre oficial de notas y verificar que todos los procesos del sistema estén en estado “Terminado” o “Cerrado”, terminando el año escolar.

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