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Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS

REQUERIMIENTO 18

Ajustes a las funcionalidades de fichas

administrativas y financieras en el módulo de

proyectos

Versión 1.0

Manual de Usuario


Historial de revisiones

Fecha Versión Descripción Autor 30/03/2015 [1.0] Creación del Documento Liliana Ramírez Martín


Tabla de contenido

Historial de revisiones ................................................................................................................................... 2

1. Introducción .......................................................................................................................................... 4

1.1. Descripción general del requerimiento ......................................................................................... 4

1.2. Diagrama de contexto ................................................................................................................... 4

2. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................................................................... 5

2.1. Establecer parametrización para el código de proyecto ............................................................... 5

2.2. Establecer permisos para el usuario ............................................................................................. 7

3. OPERACIÓN ........................................................................................................................................... 9

3.1. Crear proyecto ............................................................................................................................... 9

3.2. Cerrar vigencia de proyectos ....................................................................................................... 16

3.3. Revertir cierre de proyectos ........................................................................................................ 23

3.4. Modificar valor programado ....................................................................................................... 24

INFORMACION QUE FALTA:

LOS CONTROLES APLICADOS A TRASLADOS


1. Introducción

1.1. Descripción general del requerimiento

Para el control de la ejecución y desarrollo de los recursos de los proyectos de la Universidad Nacional,

se requiere la modificación de las siguientes funcionalidades (formas) en el módulo de proyectos:

- Ficha Administrativa PYMOPYFA

- Ficha Financiera PYMOPYFF

- Modificaciones Ficha Administrativa PYMOMDFA

- Información Ficha Financiera PYMCPYFF

- Código de Proyecto PYMSCODI

- Roles y Usuarios GEMSUSUA

Lo anterior a fin de que sea posible:

Distribuir el valor del proyecto en vigencias, en el campo Valor Apropiado o Valor Programado de

la forma PYMOPYFA en el bloque de Vigencias

Modificar los valores programados por vigencia, con control de usuario

Poder generar varias ficha de creación de proyecto en una vigencia.

Ajustar la forma de autorización de ficha financiera para controlar el proyecto al momento de

adicionar o disminuir

1.2. Diagrama de contexto


2. PARAMETRIZACIÓN

2.1. Establecer parametrización para el código de proyecto

Ingresar a la forma “Código del Proyecto”

Ruta de acceso: Proyectos » Soporte » Código de proyectos

Paso 1


Definir la columna ‘M’ de cada cuenta o tipología (¿Para este tipo de proyecto se permitirá modificar los

valores programados del proyecto? S-Sí, N-No)

Paso 2


Condiciones del parámetro

“S”- Sí modifica, indica que se permitirá modificar los valores programados de los proyecto

asociados a la tipología en el proyecto seleccionado: Se habilitará el campo ‘Valor Programado’ en

la ventana ´Vigencia Ficha Administrativa’, la cual se habilitará al seleccionar el botón ‘Vigencias’

de la forma Ficha Administrativa (PYMOPYFA). En esta ventana, el usuario diligenciará el valor por

vigencia del proyecto.

“N”- No modifica, indica que no se permitirá modificar los valores programados en el proyecto: No

se habilitará el campo ‘Valor Programado’ en la ventana ´Vigencia Ficha Administrativa’ que se

habilita cuando se presiona el botón ‘Vigencias’ de la Forma Ficha Administrativa (PYMOPYFA).

Para este caso el valor por Vigencia se digitará en el campo ‘Valor Apropiado’.

2.2. Establecer permisos para el usuario

Ingresar a la forma “Creación de usuarios”

Paso 1


Ruta de acceso: Administración » Soporte » Crear usuarios

Definir el campo ‘Proyectos’ (Permite modificar los valores programados de proyectos. S-Sí, N-No). Al

digitar el valor ‘S’ en la variable “proyectos”, el sistema inserta automáticamente el permiso AU_VLRPRG, que

habilita al usuario para modificar el valor programado.

Paso 2


Condiciones del parámetro

“S”- Sí permite modificar, indica que el usuario estará autorizado para crear y modificar valores

programados de proyectos ya autorizados, en el siguiente proceso:

a. Modificar Valor Programado en la ventana ‘Histórico Valor Programado por Vigencia’, ubicado

en la funcionalidad de ‘modificación de proyectos’ que se habitará al presionar el botón ‘Histórico’

de la ventana ‘Vigencia Ficha Administrativa’, dentro de la forma de Modificación de Ficha

Administrativa PYMOMDFA. (Ver 3.4).

“N”- No modifica, indica que el usuario no estará autorizado para modificar valores programados

de proyectos ya autorizados, cuando la tipología del proyecto tenga definido permitir la

modificación del valor programado. .

3. OPERACIÓN

3.1. Crear proyecto

Ingresar a la forma “Creación de proyectos”

Paso 1


Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Ficha administrativa

Definir los datos del proyecto en la Ficha Administrativa. Al utiliza una cuenta o tipología de proyectos

que tenga definido permitir la modificación del valor programado, en la forma PYMSCODI (Ver 2.1). El

sistema trae por defecto el parámetro asociado a la cuenta de proyectos, indicando si el proyecto que se

va a crear permitirá distribuir el valor del proyecto como valor programado en las vigencias.

Paso 2


En el botón ‘Vigencias’, se establece el valor programado para cada año, según lo establecido con la

fecha inicial y final del proyecto.

Para el caso de los proyectos que utilizan una cuenta o tipología que no piden valor programado, el valor

a distribuir por vigencia se realizará como valor apropiado y el valor apropiado quedará inactivo para el

usuario.


Autorizar la ficha administrativa. El botón ‘Grabar’ permite autorizar la ficha creada.

Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Autoriza ficha admva.

Ingresar a la forma “Información financiera”

Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Ficha financiera

Paso 3

Paso 4


Definir la información financiera del proyecto. En el encabezado ‘Parámetros presupuestales’, se definen

las generalidades para el control presupuestal: Recurso del balance, generación de ingresos, cupo, grupo

de movimiento y área para validación

En el bloque ‘Distribución de rubros’ se establecen las partidas presupuestales asociadas al proyecto, con

sus respectivos valores, garantizando que la suma de todas las fichas de creación de ficha financiera para

la vigencia no supere el valor programado o el valor apropiado.

En cada ficha financiera el valor total de ingresos y gastos distribuido en la ficha, se controla frente al

valor programado, si el proyecto pertenece a una tipología que permite modificar el valor programado,

de lo contrario será controlado desde el valor apropiado de la vigencia

Paso 5


Una vez ingresados los datos correspondientes, se guarda la creación de la ficha mediante el botón

‘Graba’.

El sistema emite una confirmación.

Autorizar la ficha financiera. Al chequear la casilla correspondiente al proyecto que se va a autorizar, el

sistema informa la cantidad de procesos pendientes, el tipo de movimiento y valor de la ficha. El botón

‘Aceptar’ permite ver la ventana de distribución por rubros.

Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Autoriza ficha fcra.

Paso 6


En la ventana de distribuidos los valores por rubro, se controlan los siguientes procesos:

Para el caso de los proyectos que permiten modificar el valor programado:

Con los procesos de creación, adición, reducción de ficha financiera y cierre de proyectos se

digita ‘S’ en la casilla ‘Aprueba autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor

proyecto’ queda inactiva para este proceso, pues la validación de si modifica o no el valor

programado del proyecto se realiza en la funcionalidad de ‘modificación de ficha’. De esta forma,

la ficha financiera queda autorizada.

Para el caso de los proyectos que ‘NO’ permiten modificar el valor programado:

Con el procesos de creación de ficha financiera y cierre de proyect, se digita ‘S’ en la casilla

‘Aprueba autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor proyecto’ queda

inactiva para este proceso. De esta forma, la ficha financiera queda autorizada.

Con los procesos de adición, y disminución de ficha financiera se digita ‘S’ en la casilla ‘Aprueba

autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor proyecto’ queda activa para que

el usuario le indique al sistema si afecta el valor total del proyecto. De esta forma, la ficha

financiera queda autorizada.


3.2. Cerrar vigencia de proyectos

Verificar que el cierre de vigencia y cierre mensual de presupuesto haya sido realizado para el último

período del año.

Ruta de acceso: Presupuesto » Soporte » Control Empresa

La empresa debe tener cerrada la vigencia.

Paso 1


Distribución de rubros para el cierre de vigencia. Se diligencian los datos del proyecto, utilizando el

movimiento de cierre de proyectos, indicando la vigencia que cerró, fecha de la nueva vigencia en que se

genera el efecto del cierre. El sistema muestra los valores ejecutados y el valor de recurso de balance

calculado por el sistema según la Parametrización definida.

Paso 2


El botón ‘Distribuir’ muestra la ventana de distribución por rubros que quedaron con saldo para que el

usuario asocie el área donde ejecutaran los saldos y los valores de recurso de balance y saldos de

apropiación, controlados frente a los acumulados que trae el sistema para el ingreso y el gasto


Nota

El recurso del balance es igual a la resta entre el Valor Ejecutado (Ingresos) menos el Valor

Ejecutado de los gastos (Registros) de los grupos parametrizados para el cierre de vigencia en la

vigencia activa.

Validación de datos. El botón ‘Validar’ permite la validación de los datos distribuidos. El sistema genera

una confirmación, mostrando el resultado del proceso.

Procesamiento del cierre. Al pulsar el botón ‘Procesar’, el sistema ejecuta el cierre de vigencia.

Paso 3

Paso 4


Verificar resultado del cierre, antes de autorizar la ficha de cierre. Se validan los datos generados por la

consulta de ficha financiera. El valor programado del siguiente año debe aumentar en un valor igual al

recurso del balance, como producto del cierre de proyectos. Este mismo valor, debe disminuir en la

vigencia que se está cerrando.

En este resultado, adicionalmente se valida que el proyecto cambie el estado de la vigencia ‘Activo’ y que

adicione el valor de Recurso de Balance en el bloque vigencia de la ficha administrativa.

Ruta de acceso: Proyectos » Consultas » Ficha financiera

Paso 5


Autorizar la ficha de cierre. Se realiza el proceso de autorización de ficha financiera (Ver 3.1, paso 6)

Paso 6


Verificar resultado de la autorización de ficha de cierre. El recurso del balance llega al valor apropiado

del siguiente año.

Paso 7


3.3. Revertir cierre de proyectos

Dentro de la forma de cierre de vigencia, se selecciona el proceso ‘Reversa’. El botón ‘Reversar’ ejecuta

el proceso de devolución de los valores generados por el cierre. El sistema emite la confirmación al

finalizar el procedimiento.

Ruta de acceso: Proyectos » Consultas » Ficha financiera

Nota

Este proceso sólo podrá llevarse a cabo si la ficha de cierre no ha sido autorizada. En caso

contrario, ya no será posible revertir el proceso de cierre.

Paso 1


Verificar el efecto de la reversión del cierre (Ver 3.2, paso 5). El recurso del balance debe ser retirado de

los campos “Recurso del Balance” y “Valor Programado”, para la vigencia siguiente. Así mismo, debe

devolverse valor programado de la vigencia que se está cerrando.

3.4. Modificar valor programado

Ingresar a la forma ‘Modificaciones ficha administrativa’

Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Modifica ficha admin.

Paso 2

Paso 1


Ingresar al historial de valores programados. En la forma principal PYMOMDFA, el botón ‘Vigencias’

despliega la ventana de valores programados y apropiados. Dentro de esta ventana, se encuentra el

botón ‘Historial’, que muestra el histórico de traslados, adiciones y reducciones al valor programado.

* En el bloque ‘’Histórico Valor Programado de la Vigencia’’ se presentarán los siguientes campos: Tipo

de Registro, Valor Ajuste, Valor Programado, Fecha, Usuario, Observación.

Paso 2


Tipo Registro: se presenta una lista desplegable con los tipos de modificación (Adición,

Reducción, Traslado (+ ó -)) que podrían llegar a generarse para modificar el Valor

Programado de una vigencia.


Valor Ajuste: es un campo numérico donde el usuario podrá ingresar el valor a adicionar,

reducir o trasladar. Este campo solo admitirá números positivos.

Valor Programado: Presenta el resultado del último valor asociado al Valor Programado

sumándole el valor del campo Valor Ajuste en caso de haberse seleccionado el Tipo de

Registro “Adición”, restándole el valor del campo Valor Ajuste en caso de haberse

seleccionado el Tipo de Registro “Reducción” o restándole el valor del campo Valor Ajuste en

caso de haberse seleccionado el Tipo de Registro “Traslado (-)”.

Nota importante:

En este campo se presentará la actualización del valor Programado después de realizar el

tipo de ajuste. Tener en cuenta que para el primer ajuste se tomara como referencia el

valor origen del campo ‘Valor Programado’. Para el siguiente ajuste se tomara como

referencia el resultado del valor ajustado ósea el último valor actualizado.

El ‘Valor Programado’ solo podrá ser modificado en la vigencia actual y en la posterior,

con movimientos de Traslado, adición o Reducción

Fecha: se presentará la fecha en la que se modificó el Valor Programado de la vigencia de

cada registro. La trae el sistema.

Usuario: En caso de que se cumplan las validaciones necesarias para poder realizar la

adición, reducción o traslado, se colocará el usuario de la persona que está autorizado y

realizó la modificación del Valor Programado.

Observación: presentará la observación que el usuario haya ingresado al momento de

realizar una modificación.

En el momento que se va a ingresar un nuevo registro, el usuario podrá ingresar esta

observación cuando diligencie todos los datos de la modificación. Este campo es obligatorio.

Al oprimir “Enter” el sistema presentará una ventana de autenticación con los campos

Usuario y Contraseña. Se validará que las credenciales del usuario correspondan con las que

están almacenadas en base de datos para la persona que esta logueada.

A continuación se presenta el comportamiento que se generará al momento de realizar movimientos de

adiciones, reducciones, traslados (-), traslados (+):

1. Adiciones: siempre sumará al Valor Programado de la vigencia activa y al Valor Total del

Proyecto.


2. Reducciones: siempre se restará al Valor Programado de la vigencia activa y al Valor Total del

Proyecto. Se debe tener presente que el efecto de una reducción no puede generar que el Valor

Programado de la vigencia sea inferior al Valor Apropiado.

3. Traslado (-): si esta opción se selecciona en el detalle(bloque Histórico Valor Programado de la

vigencia) de la vigencia activa, en este caso se restará el Valor de Ajuste al Valor Programado de la

vigencia activa y lo sumará al Valor Programado de la siguiente vigencia como Tipo Modificación

“Traslado (+)”. Esto quiere decir que si visualiza el detalle de la vigencia siguiente a la activa se verá un

registro Traslado (+)” ingresado automáticamente con los mismos datos de valores usados en el Traslado

(-) excepto la vigencia y tipo de registro.

Si por el contrario esta opción se selecciona en el detalle(bloque Histórico Valor Programado de la

vigencia) de la vigencia siguiente a la activa, se restará el Valor de Ajuste al Valor Programado de la

vigencia siguiente a la activa y lo sumará al Valor Programado de la vigencia activa como Tipo

Modificación “Traslado (+)”. Esto quiere decir que si visualiza el detalle de la vigencia activa se verá un

registro Traslado (+)” ingresado automáticamente con los mismos datos de valores usados en el Traslado

(-).

Al finalizar el renglón y dar enter, el sistema solicita clave del usuario administrador.

Al finalizar, el sistema muestra un mensaje de confirmación.


Nota

El usuario administrador debe tener marcada la opción ‘S’ en el campo ‘Proyectos’ de la forma

GEMSUSUA. Así mismo, debe contar con el permiso de administrador AU_VLRPRG en el módulo de

presupuesto (Ver 2.2, paso 2).

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