manual de usuario de citas - hospital salazar de villeta · 2018. 10. 11. · manuales tarifarios....

SISTEMAS CITISALUD SAS.

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MANUAL DE USUARIO DE CITAS

2018

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INTRODUCCIÓN

Este módulo le permite a su empresa optimizar los procedimientos, logrando mejores tiempos de atención al usuario, eliminado las filas en la solicitud de citas de las consultas.

El ambiente gráfico, permite un fácil aprendizaje por parte de los usuarios del programa, quienes de manera intuitiva pueden navegar por nuestras ventanas con el solo conocimiento de Windows. Establecer puntos de control y realizar auditoria en la asignación de citas y cumplimiento de las citas médicas.

Este módulo permite generar un sin número de reportes los cuales, son creados por parte del administrador del sistema quien cuenta con el apoyo de un herramienta desarrollada por nuestra empresa con el objeto de lograr independencia entre las instituciones.

Inicio del módulo

Antes de ejecutar el programa se debe solicitar al administrador del sistema una cuenta de usuario con su respectiva clave. Para ejecutar el programa se debe dar doble clic sobre el icono llamado citas.

Después de ejecutar la aplicación, aparece la ventana en donde cada usuario debe ingresar el código y clave asignados; requiere de gran responsabilidad el manejo de este usuario. Se recomienda ser muy cuidadoso en cerrar el programa siempre que se aleje de su sitio de trabajo. Si desea cambiar su clave comuníquese con el administrador del sistema.

Después de digitar correctamente el usuario y la clave de acceso se visualizan la ventana principal del módulo, que contiene el menú principal, el cual estudiaremos en el transcurso de este manual.

Sub menú Archivo

La primera opción del menú que encontramos es archivo al dar clic se despliega un menú con un conjunto de opciones más.

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Festivos:

Este formulario permite indicar los días festivos por mes, con el fin de no generar agenda citas en estos días; en caso que esa sea la situación de la institución. Para volver un día festivo se hace ubicando el Mouse sobre el día que es, y damos clic, automáticamente el día cambia de color (De negro a rojo) y luego guardar (Recuadro negro).

Importar exportar

Se utiliza cuando el módulo está operando en varias sedes y es necesario trasladar información de la sede principal o viceversa.

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Actualización de pacientes

Se utiliza para generar la actualización del documento de los pacientes, en caso de cambio del documento del paciente se encuentra en la ruta ArchivoActualización Pacientes o acceso directo Ctrl + T, nos mostrara el siguiente formulario

Después de tener diligenciado el documento anterior se selecciona el nuevo documento y en la caja de texto se digita el número y se da enter

Muestra un mensaje indicando se está seguro del cambio se da aceptar

Actualiza los datos en el módulo de tesorería, facturación y presupuesto

Cuentas de usuario

Crea y modifica usuarios, es donde se puede asignar los perfiles de usuarios a los usuarios existentes, además se puede configurar los perfiles de acuerdo a las necesidades de cada institución. Se encuentra en la ruta ArchivoCuentas de usuarioConfiguración

Muestra el siguiente formulario,

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Para poder asignarle o cambiarle un perfil a un usuario se selecciona el usuario en la lista se da clic derecho y aparece la opción de unir a grupo o separar de grupo de acuerdo a la operación q se realice.

Para crear un grupo se selecciona el botón y muestra el formulario

Para configurar los permisos se selecciona el botón y muestra el formulario, se selecciona el grupo y se ubica encima de los permisos se da clic derecho y se selecciona activar o inactivar según sea el requerimiento.

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Sub menú Citas

Al dar clic sobre Citas, se despliega otro conjunto de opciones, dentro de estas encontramos la configuración de citas de acuerdo a los procedimientos, creación de profesionales, creación de consultorios, creación de especialidades médicas, agenda de profesionales y asignación de citas.

Config. Procedimientos

Al ubicarse sobre esta opción se despliegan tres opciones más.

Proced vs cita

Esta herramienta nos permite crear los tipos de procedimientos que se pueden asociar a una cita, es decir Primera Vez, Control, etc. La ruta para ingresar a la opción es CitasConfig. ProcedimientosProced Vs Citas De acuerdo a los tipos de cita que se manejen. En el campo código se le asigna un número de orden que se quiera llevar y en el campo descripción el nombre de este tipo de cita

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Se da guardar y muestra el mensaje se da aceptar y si se desea adicionar

otro se da clic en el botón adicionar .

Proced vs especialidad

En esta opción es donde se relaciona los tipos de citas creados en la opción anterior con las especialidades médicas, la ruta en donde encontramos esta opción es CitasConfig. ProcedimientosProced Vs Especialidad el formulario a mostrar es el siguiente:

Para asociar un tipo de cita por cada especialidad. Se selecciona la especialidad en el combo o flecha hacia abajo que está en el campo especialidad, al tenerla seleccionada nos aparece los procedimientos que ya esa especialidad tiene relacionados

Luego en el campo tipo procedimiento se selecciona el procedimiento que creamos antes o el que necesitemos asociar.

Se da guardar y muestra el mensaje de aceptación.

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Se permite visualizar en la malla de color amarillo el procedimiento que quedo relacionado con cada especialidad y el que se adiciono (Recuadro Rojo).

Configuración por manuales

En esta opción se relaciona las dos opciones anteriores, con un manual tarifario y un respectivo procedimiento de consulta se encuentra en la ruta CitasConfig. ProcedimientosConfiguración por manuales

Lo primero es seleccionar en el campo especialidad.

Luego en el campo tipo proced una especialidad Se selecciona una de las anteriormente configuradas.

Luego se escoge un manual tarifario según el que maneje la Ips y el estándar que se rija.

Por último en el campo código se digita el código de la consulta o se presiona “F1” para buscarlo con ayuda se selecciona y se da doble clic y por ultimo guardar.

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Estas tres opciones anteriormente configuradas se hacen con el fin de poder manejar los tipos de citas, además que en el momento de facturar el programa, automáticamente facture la cita con solo dar clic. Ya que están relacionadas los tipos de citas con las especialidades y a su vez con los manuales tarifarios.

Citas pacientes

En esta parte del menú es donde se asigna la cita a los pacientes, de acuerdo a la agenda de los profesionales y su disponibilidad, en la ruta CitasCitas Pacientes nos desplegara el siguiente formulario.

En esta parte de asignación de citas encontramos el menú archivo que al dar clic sobre él nos despliega nuevas opciones.

La primera es nueva cita al dar clic nos deja sobre la, el procedimiento, digitamos el documento del paciente si no lo sabemos con exactitud damos F1 y en la ventana que se muestra a continuación.

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pantalla de asignación de citas, debemos seleccionar la especialidad

de la cita, el lugar de la Ips si tiene varias, el profesional nos abre escribimos % y un indicio si el paciente existe nos traerá todos los datos si no nos traerá la pantalla de crear pacientes.

Después de identificar el paciente damos clic y nos trae la

información, se puede observar en el siguiente formulario que en el

momento de escoger la especialidad, lugar y profesional en el

calendario se habilitan los días en color azul el cual el profesional

tiene agenda en el consultorio, que más adelante lo validaremos.

Se da clic en unos de los días en azul donde nos aparecerá el nombre

del consultorio, al lado derecho las horas de las citas y al lado

izquierdo el código del profesional y despliega una malla de horarios

para asignar la cita, se puede visualizar si el profesional ya tiene citas

asignadas en la opción todas o solo los horarios sin asignar.

Para asignarla se puede de dos formas ubicando el cursor en la celda

donde se quiera asignar de acuerdo a la hora y dando clic derecho y

seleccionar asignar o con la tecla F2.

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En el momento de aceptar aparece la confirmación de la cita de la

siguiente manera.

Si se requiere modificar eliminar o asignar la cita a otro profesional se

ubica en la opción clic derecho y se despliega la lista en el cual se

puede escoger la cita.

La segunda opción es consultar el paciente al dar clic sobre él, muestra la siguiente pantalla que es donde se crea y modifica la información de los pacientes.

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La tercera opción Horario de profesionales nos deja en la siguiente

pantalla, que hace referencia a la creación de agenda de los profesionales que se explicara más adelante.

El calendario tiene dos denominaciones:

Rojo para consultorios ocupados o no activo.

Azul para los consultorios activos y listos para asignación.

Al escoger el día para la asignación, muestra los intervalos de Tiempo disponible en cada consultorio:

El color Morado significa que para ese consultorio en esa fecha hay una consulta extra.

Los colores Verde, blanco, rosado se muestran cuando se escoge la opción toda que se encuentran bajo el calendario que significa todas las citas asignadas, no asignadas o insistidas.

Cuando se quiere mirar el historial de citas del paciente, se digita el Documento del paciente y se presiona “Ctrl. + H” muestra el historial de las ultimas 10 citas con sus respectivas convenciones.

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Agenda de profesionales

Ahora se ingresa a una opción muy importante que es la agenda de profesional, aquí es donde se programa los médicos en los consultorios por especialidad, como se observa en la siguiente imagen está compuesta con un calendario correspondiente, al mes, año, una especialidad, un profesional y un consultorio.

Se selecciona la especialidad y el médico, luego se escoge la semana a programar y muestra los consultorios con los intervalos de tiempo estipulados. Para separar los tiempos de atención se debe ubicar en la intersección de la columna día y fila y presionar la tecla F2 del teclado. Al realizar esta actividad el coloca en la celda el código del médico.

Hora extra: Significa que se puede separar un intervalo de tiempo fuera del establecido en el consultorio.

Control de asistencia a las citas

En esta opción se puede llevar un control de citas ya sean asignadas, cumplidas o con inasistencia, lo encuentras en la ruta CitaControl de Asistencia a las citas o Ctrl + A.

Cuando se da doble clic abre un formulario el cual identificamos el lugar y la especialidad se selecciona la fecha que se necesite validar y se ubica la cita, en el campo Justificación Inasistencia escribimos la observación a dejar.

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Al dar enter el dato se borrara de la malla roja.

Eliminar por empresa

Esta opción está desarrollada para eliminar masivamente las citas asignadas a los pacientes de una empresa, lo encuentras en la ruta CitasEliminar por empresa

Damos clic y muestra el formulario en el cual se debe digitar un rango de fechas, y seleccionar la empresa

Se da eliminar y muestra un mensaje de confirmación.

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Realizado esto nos mostrara un mensaje que confirma que la cita ha sido cancelada

Especialidades médicas

En este formulario se crean las especialidades que ofrecen en la atención del paciente, ejemplo: Medicina general, Odontología, Ginecología, entre otras.

La ruta en donde evidenciamos esta opción es CitasEspecialidades Médicas.

Damos clic y nos muestra un formulario el cual en el campo código, se digita el código de acuerdo al consecutivo que se desee llevar o que se lleva de las especialidades médicas; en el campo descripción el nombre de la especialidad y damos la ruta del formato para la impresión de la cita y el nivel al que va a corresponder la especialidad, nos quedaría así:

Se da guardar muestra el mensaje de confirmación.

Se puede validar la actualización, aparece en la malla de especialidades, se indica una condición de búsqueda se coloca en este caso el % que son todos y

se da en el botón buscar.

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Consultorios

Después de crear la especialidad médica sigue la creación o modificación del consultorio, en la ruta CitasConsultorio.

Consultorio: Espacio físico donde se presta el servicio al paciente. Lugar: En la cede que se va a realizar la modificación o apertura del

consultorio. Especialidad: A la que va a pertenecer el consultorio. Código: Consecutivo de control interno para el consultorio, seguido

por el nombre. T.Consulta: Duración en tiempo del servicio en el consultorio. T.Inicial: Hora de inicio de la atención en el día. Formato militar. Estado: Estado del consultorio, activo e inactivo.

Después de tener esta información diligenciada se da guardar y muestra el mensaje de confirmación

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En la ventana de búsqueda podremos revisar los consultorios, y si le hacemos doble clic en alguno de ellos nos trae la información a la ventana de actualización.

Profesionales:

En esta pantalla se puede crear un nuevo profesional o modificar uno existente, si la licencia tiene interface a honorarios se debe crear como tercero en el módulo de tesorería en la ruta de ArchivoTablasTercero ya teniéndolo configurado en este módulo se procede a realizar la creación de un profesional, si no tiene interface a honorarios el campo tesorería saldrá deshabilitado

en el módulo de citas la ruta en la que puedes realizar el proceso es en el menú del módulo CitasProfesionales.

Para crear un profesional se da clic en el botón, adicionar ubicado en la Parte inferior de la figura (Recuadro Rojo), se debe llenar

Código: consecutivo de control del profesional.

Nombre: descripción del profesional.

Identificación: Número de identificación del profesional.

Especialidades del Profesional: relación del profesional con la especialidad médica, esta información es resultado de la combinación de las opciones, especialidad y tipo de historia. Para que la información quede registrada en esta parte se debe seleccionar el botón ubicado a la derecha en forma de carpeta.

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Especialidad: Es la especialidad que va a manejar el profesional, se puede asociar varias especialidades.

Historia clínica: es la Historia clínica que va a manejar el profesional, se puede asociar varias Historias clínicas.

Tipo de persona: Identifica el rango del profesional, médico, médico especialista, auxiliar, entre otras.

Programación Simultánea: Para profesionales que pueden atender más de un paciente a la vez.

Estado: Para activar e inactivar profesional.

Firma Profesional: es la ruta de un archivo con la firma escaneada

del profesional se puede digitar o buscarla en el botón de puntos suspensivos.

Reg. Médico: Dígitos que identifican el profesional de salud ante los estatutos legales.

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Cuando el médico tiene más de una especialidad se debe escoger en la lista que se encuentra en la parte inferior izquierda campo especialidad. Se da guardar y envía un mensaje de confirmación.

Se puede buscar al profesional en la pestaña de búsqueda o a cualquier profesional, en el campo condición el signo % o el profesional si sabemos la información y muestra el listado o el profesional buscado.

Profesionales x lugar

En esta opción le asignamos al profesional un lugar de trabajo.

Para definir en qué lugar el profesional va a prestar el servicio se da clic en el módulo de citas en el menú Citas opción profesionales x lugar o en el módulo administrador, se encuentra en la ruta Tablas Asistenciales en la opción Profesionales x lugar, ambos formularios tienen el mismo alcance.

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En el módulo de CitasProfesionales x lugar.

Para asignarle a un profesional un lugar se debe realizar lo siguiente:

Se debe digitar el código del profesional, es necesario que el usuario conozca el código, después de digitarlo se da enter y muestra el nombre de profesional y se digita el código del lugar y se da enter o se puede seleccionar en la lista desplegable.

Se asigna el estado del profesional que va a tener en el lugar que va a prestar el servicio.

Después se da en la opción adicionar

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Se valida en la malla blanca del mismo formulario.

Sub menú Reportes:

En este menú encontramos la opción Reportes Generales del Sistema al dar clic sobre ella nos muestra el listado de reportes configurados por el administrador del sistema como lo muestra la figura.

Luego se da doble clic sobre el reporte que se necesite consultar y se digitan los parámetros que pide cada uno de los reportes.

Como ejemplo nos sale un reporte con el parámetro anteriormente mostrado

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