manual de usuario comprador eventos
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MANUAL DE USUARIO COMPRADOR EVENTOS
Tabla de contenido 1 Introducción ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2 Módulo de Eventos ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.1 Configuración ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2 Administración de Descripciones de Eventos ...................... ¡Error! Marcador no definido.
2.3 Reportar Eventos ................................................................................................................. 3
2.3.1 Reportar Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3) .............................. 3
2.3.2 Reportar Eventos de Tipo Sugerencia ......................................................................... 8
2.3.3 Reportar Eventos de Tipo Felicitación ......................................................................... 9
2.3.4 Reportar Eventos de Tipo Solicitud ........................................................................... 10
2.4 Responder un Evento ........................................................................................................ 11
2.4.1 Responder un Evento de tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3) ...................... 11
2.4.2 Responder un Evento de Tipo Sugerencia ................................................................ 12
2.4.3 Responder un Evento de Felicitación ........................................................................ 13
2.4.4 Responder un Evento de Tipo Solicitud .................................................................... 13
2.4.5 Gestionar eventos recibidos atrasados ..................................................................... 14
2.5 Consultar Eventos ............................................................................................................. 14
3 Módulo de Calificaciones .......................................................................................................... 15
3.1 Evaluar Comunidades ........................................................................................................ 15
3.1.1 Evaluación Automática para Comunidad de Proveedores ....................................... 16
3.2 Consultar Evaluaciones ..................................................................................................... 17
1.1 Reportar Eventos
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Creación (reportar) de eventos”.
Al presionar el submenú “Reportar Eventos”, se accederá a una pantalla en la cual se visualizarán
los eventos en estado Guardado junto con la opción de Crear Nuevos Eventos.
Los eventos guardados tendrán la opción de editarlos y borrarlos
Para reportar un evento el usuario debe Pulsar botón Nuevo. Los campos a llenar dependerán del
Tipo de Evento.
1.1.1 Reportar Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3)
Para el caso de Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad 1, 2 o 3 aparecerán los siguientes
campos para ser ingresados:
a. Seleccionar descripción del evento
b. Seleccionar Comunidad a la cual se reportará el evento. Para el caso de la comunidad de
Proveedores deberá seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento
c. Seleccionar el CG.
Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.
Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté
reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de
seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo
Centro de Gestión.
Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero
que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.
d. Ingresar Fecha y hora en la que ocurrió el evento
e. Ingresar Número de Orden de Compra
f. Número de Factura
g. Criterio que incumple
h. No. de Ficha Técnica del producto
i. Ingresar una descripción o antecedentes
j. Frecuencias de entregas mensuales
k. Ingresar información Contractual y Técnica. La obligatoriedad de los datos dependerá de la
configuración de la descripción del evento
l. Adjuntar Archivos
m. Descargar plantillas con información particular (para llenar y luego adjuntar) la
información de las plantilla sería
Desviación en la calidad de insumos Food
Condiciones de Almacenamiento
Datos relacionados con la muestra
Desviación en la calidad de insumos Food
Información Conforme a los Criterios de Aceptación y Rechazo
Cumple No Cumple Observaciones para el caso de Incumplimiento
Olor
Sabor
Color
Textura
Frescura
Temperatura de recibo
Fecha de vencimiento
nombre del producto
lote
Fecha y hora de recibo
etiquetado y rotulado (1)
Integridad del empaque (2)
Condiciones de transporte (3)
Condiciones de Almacenamiento (4)
Observaciones :
(4)INCUMPLIMIENTO CONFORME AL Manual de Buenas
(3) INCUMPLIMIENTO CONFORME AL Manual de Buenas
(2)INCUMPLIMIENTO CONFORME A LOS CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO
(1) INCUMPLIMIENTO CONFORME A LA RESOLUCIÓN 00485
Condiciones de Almacenamiento
Información Conforme al Anexo 2 v5 CODIGO BPM ALMACENAMIENTO
Cumple No Cumple Observaciones de Incumplimiento conforme al
Anexo 2 v5 CODIGO BPM ALMACENAMIENTO
Temperatura de almacenamiento de acuerdo a Ficha Tecnica
del Producto
Lugar Organizado y Limpio
MP Se encuentran separadas de la pared/circula aire
Separación del piso (estibas de mínimo 15 cm de altura)
Los productos alimenticios estan separados físicamente de
los insumos
Los Productos Quimicos están en Estante Cerrado que
impide la contaminación físicoquímica de las materias
primas
Todas las MPI estan rotuladas con la fecha de recepción (día,
mes, año), fecha de vencimiento, número de lote y nombre
del producto, ( y fecha de apertura si está abierto). NOTA:
No se requiere fecha de vencimiento para frutas y hortalizas
frescas,productos de panadería que se consuman dentro de
24 horas (Según resolución 5109 de 2005).
Las MP no estan almacenadas en los empaques terciarios
(exceptuando los productos que requieran para su
conservación las cajas, hamburguesas, pescados apanados),
NOTA: si el espacio de almacenamiento de desechables es
insuficiente se deben mantener estos productos en las cajas
de cartón (limpias y sin acumulación de polvo).
MP NO EMPACADOS EN LONA (Se podrá recibir materias
primas en lonas pero deberán reempacarse en canecas o
bolsas, conservando toda la información del empaque
original)
Las canastillas y otros recipientes empleados para almacenar
los alimentos estan en buen estado.
Se verifican todas las MP con frecuencia en busca de señales
de deterioro, retirando de inmediato cualquier producto
alterado o vencido.
CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA MATERIAS PRIMAS
ALMACENADAS EN FRIO
CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA FRUTAS Y HORTALIZAS
CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO DE
DETERGENTES Y DESINFECTANTES
CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO
MATERIAS PRIMAS CON ENVASE DE VIDRIO
CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO
MATERIAS PRIMAS ALERGENAS
Los productos que son más livianos y que no
estén envasados en vidrio SE ENCUENTRAN en la parte
superior de las estanterías.
Información de Muestras
PRESENTACIÓN
FECHA DE PRODUCCION
FECHA VENCIMIENTO
LOTE
Temperatura
PARAMETRO (Unidades)
TECNICA UTILIZADA
RESULTADOS
ESPECIFICACION
La muestra cumple con la
especificación
Cumple o No cumple
Identificación de la muestra
Resultados
n. Opción para Guardar el Evento
o. Opción para Reportar Evento
1.1.2 Reportar Eventos de Tipo Sugerencia
Para el caso de Eventos de Tipo Sugerencia aparecerán los siguientes campos para ser ingresados:
a. Seleccionar Descripción
b. Seleccionar Comunidad a reportar. Para el caso de la comunidad de Proveedores deberá
seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento
c. Seleccionar el CG según corresponda.
Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.
Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté
reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de
seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo
Centro de Gestión.
Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero
que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.
d. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección
e. Ingresar la Sugerencia.
f. Guardar o Enviar
1.1.3 Reportar Eventos de Tipo Felicitación
Para el caso de Eventos de Tipo Felicitaciones aparecerán los siguientes campos para ser
ingresados:
a. Seleccionar descripción
b. Seleccionar Comunidad. Para el caso de la comunidad de Proveedores deberá
seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento
c. Seleccionar el CG según corresponda.
Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.
Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté
reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de
seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo
Centro de Gestión.
Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero
que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.
d. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección
e. Ingresar la Felicitación
f. Guardar o Enviar
1.1.4 Reportar Eventos de Tipo Solicitud
Para el caso de Eventos de Tipo Solicitud aparecerán los siguientes campos para ser ingresados.
Este tipo de Eventos solo se reporta a los proveedores
a. Seleccionar descripción
b. Seleccionar proveedor
c. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección
d. Seleccionar el tipo de solicitud de documentos
e. Ingresar observaciones
f. Guardar o Enviar
1.2 Responder un Evento
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Responder eventos”.
Al presionar el submenú “Gestionar Eventos Recibidos”, se accederá a una pantalla en la cual se
visualizarán los eventos reportados a los CG en donde tengo el usuario tiene el rol de responder
eventos y que se hayan reportado a la Comunidad a la cual pertenece el usuario.
Dependiendo del tipo de Evento recibido se desplegará un formulario diferente para ser
completado.
1.2.1 Responder un Evento de tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3)
Al Responde un evento del tipo No Conformidad o Incidente se tendrá la opción de rechazar o
aceptar y responder.
Si se desea rechazar se deberá ingresar la justificación y presionar botón Rechazar
Si se acepta y desea responder se deberá ingresar:
a. Análisis de Causa: Al manos una causa y un porqué para cada causa ingresada
b. Plan de Mejora: Al menos un compromiso, indicando el responsable y la fecha de entrega del
plan comprometido. Esta fecha será la que alerte cuando un evento está atrasado en conjunto
con una opción a nivel de línea que debe seleccionar el usuario que reporta el evento
indicando si está entregado o no.
c. Responder el evento
1.2.2 Responder un Evento de Tipo Sugerencia
Para responder el evento el usuario que tiene el rol de responder deberá ingresar un mensaje
respecto a la sugerencia recibida y Responder el evento.
1.2.3 Responder un Evento de Felicitación
Estos eventos no tienen gestión, al momento de reportarlos quedan automáticamente cerrados,
solo dando opción de consultarlos y ver el historial
1.2.4 Responder un Evento de Tipo Solicitud
Para responder el evento el usuario del proveedor que tiene el rol de responder deberá adjuntar
documentos solicitados, ingresar una respuesta y Responder el evento.
1.2.5 Gestionar eventos recibidos atrasados
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Responder eventos”.
Al presionar el submenú “Gestionar Eventos Recibidos atrasados”, se accederá a una pantalla en
la cual se visualizarán los eventos reportados a la comunidad y los Centros de Gestión en donde el
usuario tiene el rol, indicando los eventos con más de 48 HH que están sin responder.
1.3 Consultar Eventos
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “1 - SDX - Consultar eventos Todos los CG”, con
el cual se da acceso a una consulta que permite visualizar todos los eventos enviados y recibidos
por los CG en donde el usuario tiene el rol de consultar evento, independiente de la comunidad a
la cual pertenece el usuario.
2 Módulo de Calificaciones
Este módulo contempla dos funcionalidades principales
Evaluar Manualmente a una comunidad
Evaluación Automática de proveedores
Apertura y Cierre de Períodos a Evaluar
Consulta de Evaluaciones
2.1 Evaluar Comunidades
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “1 - SDX - Evaluación de eventos (ANS)”, en la
cual el usuario podrá evaluar las comunidades, indicando si la evaluación es a nivel nacional
(seleccionando todos los CG) o a nivel de una operación (seleccionando un CG)
Algunas consideraciones:
El período a Evaluar corresponderá al período anterior al mes en curso. Ejemplo: Si estoy en Septiembre, la evaluación a realizar es del período de Agosto.
El puntaje del período lo calcula sumando los puntajes obtenidos por los eventos reportados y cerrados al momento de evaluar
Para el caso de los proveedores, al evaluar a nivel nacional, el número de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del Registro del proveedor. Para el caso de no existir este dato en el registro, considerará como N° de experiencias, 100.
Para el caso de los proveedores, al evaluar por Centro de Gestión, el numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del campo llamado “Frecuencia de Entregas mensuales de proveedor (suministra cada operación en el momento de un reporte)” que se ingresa al reportar un evento del tipo No Conformidad, Incidente o Resultado de Reevaluación
no favorable. Para el caso de existir más de un evento reportado en el mes, considerará el dato del último evento reportado en el período a evaluar y que se encuentra cerrado. Este dato se podrá cambiar en la página al momento de evaluar.
2.1.1 Evaluación Automática para Comunidad de Proveedores
Para el caso de la comunidad de proveedores existe la Evaluación Automática, que consiste en Evaluar automáticamente a los proveedores que no tengan una evaluación manual. La evaluación automática funciona de la siguiente forma: El período a Evaluar de forma automática corresponderá al período anterior al período cerrado, pues esta evaluación se realiza sobre aquellos proveedores que no fueron evaluados de manera manual por un usuario. Ejemplo: Si estoy en Septiembre, la evaluación a realizar de manera automática es del período de Julio, esta evaluación se realizará el primer día de Septiembre. a) Evaluación Automática de Proveedores a Nivel Nacional
Todos los proveedores deben tener una evaluación a nivel Nacional, por lo tanto deberá calcular de manera automática una evaluación a cada proveedor siempre que este no haya sido evaluado manualmente.
Debe sumar todos los puntajes de eventos reportados por todos los CG al proveedor en el período a evaluar y que se encuentren cerrados. Si no tiene eventos, el puntaje a considerar será 0
El numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del Registro del proveedor. Para el caso de no existir este dato en el registro, considerará como N° de experiencias, 100.
b) Evaluación Automática de Proveedores por Centro de Gestión
Solo se evaluarán automáticamente a aquellos proveedores que tengan eventos reportados en el período y que se encuentren cerrados. En el caso en el cual un proveedor se haya
evaluado manualmente desde un CG, el sistema no le calculará una nueva evaluación, pues dejara la realizada de manera manual.
Debe sumar todos los puntajes de eventos reportados al proveedor por cada CG en el período a evaluar y que se encuentren cerrados.
El numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del campo llamado “Frecuencia de Entregas mensuales de proveedor (suministra cada operación en el momento de un reporte)” que se ingresa al reportar un evento del tipo No Conformidad, Incidente o Resultado de Reevaluación no favorable (se señala que este dato siempre será obligatorio para estos eventos por lo cual se sacará hacia afuera dejándolo bajo el campo de descripción o antecedentes). Para el caso de existir más de un evento reportado en el mes, considerará el dato del último evento reportado en el período a evaluar y que se encuentra cerrado.
2.2 Consultar Evaluaciones
A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Consultar evaluación”