manual de trÁmites y requisitos · i.2 presentaciÓn esta primera edición del manual de trámites...

MANUAL DE TRÁMITES Y

REQUISITOS

ACTUALIZADO ENERO 2015

1

ÍNDICE

I. PRESENTACIÓN .................................................................................................................. 4

II. INSCRIPCIONES ................................................................................................................. 5

II.I. CONTRATOS MERCANTILES ................................................................................................ 6

Compraventas con reserva de dominio .............................................................................................. 7 Prendas agrícolas o industriales ............................................................................................................ 8 Arrendamientos mercantiles (leasing) ............................................................................................... 9 Cancelación de contratos (levantamientos de gravamen)...................................................... 10 Cesiones de derechos............................................................................................................................... 11

II.II. ACTOS SOCIETARIOS..........................................................................................................12

Nombramientos de representantes legales.................................................................................... 13 Nombramientos de liquidadores nombrados por la junta general...................................... 14 Renuncias a nombramientos ................................................................................................................ 15 Constitución de compañías anónimas, limitadas, en comandita por acciones y de economía mixta........................................................................................................................................... 16 Constitución de compañías en nombre colectivo y en comandita simple ........................ 17 Constitución de compañías unipersonales de responsabilidad limitada......................... 18 Aumento de capital suscrito.................................................................................................................. 19 Aumento de capital suscrito dentro del autorizado................................................................... 20 Disminución de capital ............................................................................................................................ 21 Cambio de denominación de compañías ......................................................................................... 22 Cambio de domicilio de compañías desde Guayaquil hacia otros cantones.................... 23 Cambio de domicilio de compañías hacia Guayaquil ................................................................. 24 Prórroga de plazo de compañías......................................................................................................... 25 Reformas de estatutos ............................................................................................................................. 26 Fusiones ......................................................................................................................................................... 27 Escisiones ...................................................................................................................................................... 28 Transformaciones...................................................................................................................................... 29 Disolución voluntaria de compañías ................................................................................................. 30 Reactivación de compañías ................................................................................................................... 31 Cancelación de compañías..................................................................................................................... 32 Apertura de sucursales............................................................................................................................ 33 Cierre de sucursales.................................................................................................................................. 34 Permiso para operar para compañías extranjeras...................................................................... 35 Cancelación del permiso para operar de compañías extranjeras......................................... 36 Cesión de participaciones ...................................................................................................................... 37

II.III. OTROS ACTOS MERCANTILES.......................................................................................38

Poderes generales o de factor .............................................................................................................. 39 Revocatorias de Poderes Generales o de factor ........................................................................... 40 Matrículas de comercio ........................................................................................................................... 41 Posesiones efectivas ................................................................................................................................. 42 Particiones extrajudiciales..................................................................................................................... 43 Prohibiciones............................................................................................................................................... 44 Cancelación de prohibiciones............................................................................................................... 45 Emancipación voluntaria........................................................................................................................ 46 Capitulaciones matrimoniales.............................................................................................................. 47

2

Disolución de sociedad conyugal ........................................................................................................ 48 Liquidación de sociedad conyugal...................................................................................................... 49 Autos de quiebra y rehabilitación....................................................................................................... 50 Inscripción de Autorización para Corredores y Martilladores...................................... ... ....51

3

I.I PRESENTACIÓN Siguiendo la línea del Abogado Gustavo Amador Delgado, el actual Registro

Mercantil de Guayaquil ha actualizado su manual de trámites y requisitos, por la

necesidad actual de implementar las nuevas normas jurídicas que han reformado

las leyes que principalmente rigen para los actos societarios.

Este manual no es un trabajo personal, sino es un trabajo conjunto con el área

legal del Registro Mercantil de Guayaquil, con la importancia de unificar criterios de

inscripción y requisitos dentro de los actos que son sujetos del control de legalidad

en el mencionado registro.

Vale recordar que este manual no es una Ley oficial, simplemente es un manual de

uso interno, con las bases legales pertinentes, con el fin de ayudar a los usuarios

en la realización de sus trámites, también agilitar y unificar criterios dentro del

registro; este trabajo es un manual práctico y de ninguna forma busca desarrollar

conceptos jurídicos registrales o mercantiles de forma amplia.

Esperamos como la manifestó el Abogado Gustavo Amador Delgado, que la

Dirección Nacional de Datos Públicos tome la línea del presente trabajo para

homologar criterios de la práctica registral en todo el Ecuador.

Guayaquil, Enero 2015

Abg. César Moya Delgado

Registrador Mercantil de Guayaquil (e)

4.1

I.2 PRESENTACIÓN

Esta primera edición del Manual de Trámites y Requisitos del Registro Mercantil de

Guayaquil, nace de la necesidad de contar con una guía que permita conocer, con buen

grado de certeza, cuales son los trámites sujetos a registro y, a su vez, cuales son los

requisitos cuyo cumplimiento se revisa antes de proceder con las respectivas

inscripciones.

Debe recordarse que el Artículo 1 de la Ley de Registro establece que están sujetos a

registro solo los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la ley exige o

permite, por lo tanto el Registro Mercantil no realiza inscripciones voluntarias sino

inscripciones de numerus clausus (de número limitado), sujetas a lo que la ley

expresamente manda que se inscriba. De ahí la importancia de saber, con exactitud,

cuales son los actos o contratos que deben inscribirse en el Registro Mercantil.

Asimismo este Manual surge de la necesidad de disminuir el número de observaciones

a los trámites que se presentan para inscripción. Los tiempos de inscripción en el

Registro Mercantil de Guayaquil pueden sufrir considerables retrasos si los trámites

son observados por incumplimiento de los requisitos que la ley exige para su registro,

lo cual, a su vez, repercute en la agilidad que debe tener el tráfico mercantil. Con este

Manual buscamos que los trámites sean inscritos en tiempos razonables, y sin demoras

que pueden evitarse, fácilmente, con una adecuada difusión de nuestra práctica

registral.

Este busca ser un Manual esencialmente práctico, dirigido a todos los usuarios del

Registro Mercantil de Guayaquil, abogados o no, y por consiguiente no contiene

conceptos ni análisis relacionados al derecho registral.

Debemos advertir que existe la posibilidad de que los requisitos aquí mencionados

puedan diferir de la práctica registral seguida en otros cantones, por lo que queremos

destacar el carácter meramente referencial del presente Manual en los demás Registros

Mercantiles del país. Conocemos, sin embargo, que en los próximos meses, la Dirección

Nacional de Registro de Datos Públicos -entidad rectora del sistema registral en el Ecuador-

expedirá una norma de homologación de trámites y requisitos que, esa sí, será

vinculante a nivel nacional.

También es necesario anticiparles a nuestros usuarios que, aún cuando se observen

los requisitos enlistados en este Manual, los documentos que ingresan al Registro

se presentan en tal variedad de formatos que, dada la meticulosa revisión de

nuestros funcionarios, podrían aún generarse observaciones.

Esperamos, con el presente trabajo, contribuir, en alguna medida, a la homologación de

la práctica registral que lidera la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, que

sin duda favorecerá a la seguridad jurídica de las inscripciones y a la agilidad de la

actividad mercantil.

Guayaquil, abril de 2013

Ab. Gustavo Amador Delgado

Registrador Mercantil (e)

II. INSCRIPCIONES

5

II.I. CONTRATOS MERCANTILES

6

Compraventas con reserva de dominio

1. Presentar al menos 3 ejemplares del contrato de compraventa con reserva de

dominio.

2. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes

(Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del

Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S.

169 del 12 de abril de 2010)

3. Los contratos deberán incluir el nombre, apellido, profesión y domicilio del

vendedor y del comprador; descripción precisa de los objetos vendidos (motor,

serie, chasis, tipo, modelo, marca, color, placa, etcétera); lugar donde se los

mantendrá durante la vigencia del contrato; precio de venta; fecha, forma y

condiciones de pago con la indicación de haberse emitido letras de cambio,

pagarés a la orden u otro documento u obligación cualquiera que asegure el

crédito, determinando si se ha constituido prenda comercial (artículo

innumerado 3 agregado a continuación del artículo 202.1 del Código de Comercio).

4. En caso de ser casado, el vendedor deberá comparecer con su cónyuge. (Art.

181 del Código Civil)

5. En el caso de que se adjunten otro tipo de documentos al contrato, y que se

manifiesten que son parte del mismo, estos documentos tendrán que venir en sus

originales o debidamente en copias certificadas por el notario. (art. 11 # 1,4 Ley

de Registro)

6. Cada ejemplar del contrato deberá venir con su respectiva cesión y habilitantes del

mismo de forma ordenada, en secuencia del acto que se celebra. (art. 11 # 4 Ley

de Registro)

NOTA: La Comisión de Tránsito del Ecuador exige, para cancelar la reserva de

domino, además de la carta de cancelación inscrita en el Registro Mercantil,

original o copia certificada del contrato de compraventa con reserva de domino

inscrito en el Registro Mercantil. En caso de que usted no disponga de un original

del contrato, puede solicitar al Registro que le otorgue una copia certificada.

7

Prendas agrícolas o industriales

1. Presentar al menos dos ejemplares del contrato, el mismo que podrá constar

por escritura pública o por documento privado judicial o notarialmente

reconocido (Art. 581 del Código de Comercio y Art. 18.9 de la Ley Notarial).



Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169

del 12 de abril de 2010)

3. El contrato se deberá inscribir en el Registro Mercantil del lugar en el que

permanecerán los bienes prendados (Art. 581, inciso segundo del Código de

Comercio.

4. En caso de ser casado, el deudor prendario deberá comparecer con su cónyuge.

(Art. 181 del Código Civil)

8

Arrendamientos mercantiles (leasing)

1. Presentar al menos dos ejemplares del contrato.





3. El contrato deberá contener un plazo inicial forzoso para ambas partes, no

menor a cinco años; la renta a pagarse durante el plazo forzoso, más el precio

señalado a la opción de compra, deberán exceder del precio en que el

arrendador adquirió el bien; el arrendador deberá ser propietario del bien

arrendado; al finalizar el plazo inicial forzoso el arrendatario tendrá cualquiera

de los siguientes derecho alternativos: 1) Comprar el bien, por el precio

acordado para la opción de compra o valor residual previsto en el contrato, el

que no será inferior al 20% del total de rentas devengadas; 2) Prorrogar el

contrato por un plazo adicional. Durante la prórroga la renta deberá ser inferior

a la pactada originalmente, a menos que el contrato incluya mantenimiento,

suministro de partes, asistencia u otros servicios; 3) Recibir una parte inferior al

valor residual del precio en que el bien sea vendido a un tercero; 4) Recibir en

arrendamiento mercantil un bien sustitutivo, al cual se apliquen las condiciones

antes detalladas (Arts. 1 y 2 de la Ley sobre Arrendamiento Mercantil).

4. Descripción precisa del bien (motor, serie, chasis, tipo, modelo, marca, color,

placa, etcétera).

9

Cancelación de contratos (levantamientos de gravamen)

1. Una Carta original de cancelación, y una copia, dirigida al Registrador

Mercantil del cantón Guayaquil, emitida por el acreedor o, de haberlo, por el

cesionario del crédito.

2. La carta de cancelación debe indicar los nombres completos de las partes que

intervinieron en el contrato que se cancela, la indicación pormenorizada del

bien que fue objeto del contrato (tipo, marca, motor, chasis, modelo, color, año,

placa, etc.), de haber cesiones o adendas al contrato original se deberán

mencionar estas, y los datos de la inscripción del contrato en el Registro

Mercantil.

3. Si el contrato que se cancela hubiese sido otorgado mediante escritura pública,

la cancelación también deberá otorgarse por escritura pública, y deberá contar

con la razón de marginación en la escritura matriz (Art. 1.724 inciso segundo del

Código Civil y Art. 35 de la Ley Notarial).

4. En caso de cancelaciones dispuestas por orden judicial o administrativa, se

deberá presentar dos originales (o un original y una copia certificada) del oficio

del juez o autoridad respectiva, dirigido al Registro Mercantil, ordenando la

cancelación del contrato correspondiente, y una copia certificada de la

providencia correspondiente, con la respectiva razón de su ejecutoria (Arts. 28 y

30 de la Ley de Registro).

5. Se debe adjuntar copia del documento que acredite la calidad por la cual

comparece quien suscribe la carta de cancelación (excepto cuando dicho

documento conste inscrito en el Registro Mercantil de Guayaquil, en cuyo caso

se deberá indicar, en la carta de cancelación, que el mismo consta inscrito en

nuestro Registro (Art. 27 de la Ley de Modernización del Estado)

10

Cesiones de derechos

1. Presentar dos originales del documento que contenga la cesión de derechos.





3. Tratándose de cesiones de contratos de compraventas con reserva de dominio y

de prendas agrícolas e industriales, la cesión deberá ir aparejada al contrato que

se cede en original o copia certificada por notario con su razón de inscripción (el

mismo que deberá haber sido previamente inscrito en el Registro Mercantil),

o en su defecto, en el documento de la cesión deberá indicarse todos los datos

relativos al contrato que se cede (fecha de celebración, la identificación del bien y

su inscripción en el Registro Mercantil). (art. 11 # 1,4 Ley de Registro)

4. Las cesiones deberán contar con la fecha, nombre del cesionario, la firma del

acreedor cedente, y la constancia de haberse notificado al deudor, excepto

cuando se trate de cesiones realizadas con la finalidad de efectuar procesos de

titularización, en cuyo caso no será necesaria la notificación al deudor(Art. 95

del Código de Procedimiento Civil, art. 18 # 27 de la Ley Notarial).

5. Tratándose de prendas agrícolas o industriales, las cesiones deberán efectuarse

mediante escritura pública, o mediante instrumento privado con

reconocimiento judicial o notarial de firmas. (Art. 581 del Código de Comercio y 18

# 9 de la Ley Notarial).

6. Las cesiones deberán tener, al menos, la misma fecha que la del contrato que

se cede.

11

II.II. ACTOS SOCIETARIOS

12

Nombramientos de representantes legales

1. Presentar al menos 4 ejemplares de los nombramientos con firmas originales.

2. Copia de cédula y certificado de votación de quien cursó el nombramiento y del

designado (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289

del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169


4. Tratándose de nombramientos de miembros principales o suplentes de directorios o de

organismos que hagan sus veces, o de nombramientos de representantes legales o de

quienes les subroguen estatutariamente, de instituciones del sistema financiero o de

empresas de seguros y reaseguros, se deberá adjuntar la Resolución de calificación

emitida por la Superintendencia de Bancos y Seguros. (Codificación de Resoluciones de la

Superintendencia de Bancos, artículos 1 y 2 del Libro I, Título III, Capítulo I, Sección I; y

artículos 3 y 4 del Libro II, Titulo II, Capítulo I, Sección II).

5. Los nombramientos deben cumplir con los siguientes requerimientos de forma:

a) La fecha de su otorgamiento;

b) El nombre de la compañía, así como los nombres y apellidos de la persona

natural, o bien el nombre de la compañía en cuyo favor se lo extendiere; c) La fecha del acuerdo o resolución del órgano estatutario que hubiere hecho la

designación o, en su caso, la mención de la cláusula del contrato social en que

ella conste; d) El cargo o función a desempeñarse;

e) El período de duración del cargo; f) La enunciación de que la persona natural o la compañía designada ejercerá la

representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía, sola o

conjuntamente con otro u otros administradores; g) La fecha de otorgamiento de la escritura pública en que consten las

atribuciones vigentes del representante legal, el Notario que autorizó esa

escritura y la fecha de su inscripción, en el Registro Mercantil; h) El nombre y la firma autógrafa de la persona que extienda por la compañía

el nombramiento; e, i) La aceptación del cargo, al pie del nombramiento, de parte de la persona

natural en cuyo favor se lo hubiere discernido. Si el nombramiento se hubiera

extendido a una compañía, tal aceptación la hará su representante legal, a

nombre de ella. En cualquier caso se indicará el lugar y la fecha en que esa

aceptación se hubiere producido. (Art. 1 del Reglamento sobre los requisitos que deben contener el nombramiento del representante

legal y el poder del factor de comercio de las compañías”, Publicado en el R.O. 601 del 20 de junio del

2002)

6. La fecha del nombramiento no puede ser posterior a la fecha de ingreso del

nombramiento al Registro Mercantil, y la fecha de la razón de aceptación del cargo no

puede ser anterior a la fecha del nombramiento.

7. En el caso de las sociedades sujetas a control de la Superintendencia de

Bancos, revisar si es necesario el certificado de idoneidad de la persona que va

a desempeñar el cargo. (Resolución de la Superintendencia de Bancos 306, RO 5 julio

2006).

13

Nombramientos de liquidadores nombrados por la junta general

1. Presentar al menos 4 ejemplares de los nombramientos con firmas originales.

2. Copia de cédula y certificado de votación de quien cursó el nombramiento y del

designado (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación,

Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada

en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010)

4. EL nombre de la compañía debe ir acompañado de la frase “EN

LIQUIDACIÓN”. Art. 12 literal d) “REGLAMENTO DE DISOLUCION,

LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS”, reformado en el RO 293 del

21 julio de 2014”

5. Los nombramientos de liquidador designados por la Junta General, deben

cumplir con los siguientes requerimientos de forma:

a) La fecha de su otorgamiento;

b) Los nombres y apellidos de la persona a cuyo favor se lo otorga;

c) El nombre de la compañía;

d) La fecha de la junta general que lo designó y la determinación de la calidad

(de principal o suplente) del nombrado;

e) La enunciación de que el Liquidador ejercerá la representación legal,

judicial y extrajudicial de la compañía para los fines de la liquidación;

f) La fechas de otorgamiento de la escritura de constitución e inscripción de

la compañía en el Registro Mercantil;

g) El nombre y firma del funcionario autorizado para extender el

nombramiento; y,

h) La aceptación del cargo por parte del Liquidador con indicación de la fecha

en que aquello ocurra.

(Art. 34 del “REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE

COMPAÑIAS”, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013).

6. La fecha del nombramiento no puede ser posterior a la fecha de ingreso del

nombramiento al Registro Mercantil; y la fecha de la razón de aceptación del

cargo no puede ser anterior a la fecha del nombramiento.

7. La inscripción en el Registro Mercantil debe realizarse dentro de los 10 días

hábiles posteriores a su aceptación, de lo contrario el nombramiento caduca y

no será posible su inscripción (Art. 36 del “REGLAMENTO DE DISOLUCION,

LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS”, Publicado en el R.O. 143 del

13-dic-2013).

14

Renuncias a nombramientos

1. Presentar dos ejemplares originales de la renuncia con indicación de la fecha y lugar,

nombres completos de quien renuncia, la indicación del cargo al que renuncia y el nombre

completo de la compañía.

2. En la renuncia deberá constar la razón de que la misma ha sido conocida por el órgano de

administración de la compañía o de quien hiciere sus veces en el caso de las compañías

anónimas, y de la junta general de socios en el caso de las compañías limitadas.(Arts. 133 y

269 de la Ley de Compañías)

3. En caso de que en la renuncia no conste la razón de haber sido conocida por el órgano de

administración o quien hiciere sus veces, se deberá adjuntar copia certificada del acta de la

junta general que hubiere conocido la misma. (art. 25 del Reglamento de Juntas Generales

de socios y accionistas, RO #558 del 18 abril 2002)

4. En su defecto de no poder obtener certificación alguna de la junta, se podrá realizar

por medio de una diligencia notarial la certificación que se entregó la renuncia en el

domicilio de la compañía, y después de 30 días se procederá a inscribir la renuncia.

(Art. 18 Ley notarial y art 133 Ley de Compañías).

5. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de la persona que renuncia y de quien

suscribe la razón de conocimiento de la renuncia (Art. 110 de la Ley General de Registro

Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-

CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010).

15

Constitución de compañías anónimas, limitadas, en comandita por acciones y de economía

mixta

1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de constitución.

(Recomendamos ingresar 4 testimonios, puesto que un testimonio le solicita el SRI al

momento de sacar el RUC)

2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar

rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial).

3. Si la compañía se constituyere con la aportación de algún inmueble, la escritura deberá

inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de la inscripción en el Registro Mercantil. La

inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la

inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía se constituyere con la aportación

de un bien mueble, deberá tener una cláusula de aportación de dicho bien. (Art. 10 y 162 de

la Ley de Compañías).

4. Tratándose de compañías cuyo objeto social fuere la ejecución de actividades

complementarias (vigilancia, alimentación, mensajería y limpieza), el objeto social será

exclusivo para dichas actividades, y deberán contar con un capital social mínimo de USD

$10.000,00 (Reglamento al mandato Constituyente 8)

5. Tratándose de una compañía que forme parte del sistema de seguros privados (seguros,

reaseguros, intermediarios de reaseguros y asesores productores de seguros), se deberá

adjuntar la calificación de los accionistas (al menos 5) que otorga la Superintendencia de

Bancos (Art. 9 de la Ley de Instituciones del Sistema Financiero, y Art. 1 de la sección I, del

Título III, del Libro II de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y

Seguros).

6. En caso de que una sociedad extranjera interviniere en la constitución de una compañía

de responsabilidad limitada o anónima, en la escritura pública respectiva se agregarán una

certificación que acredite la existencia legal de dicha sociedad en su país de origen y una

lista completa de todos sus miembros o socios, con indicación de sus nombres, apellidos y

estados civiles, si fueren personas naturales, o la denominación o razón social, si fueren

personas jurídicas y, en ambos casos, sus nacionalidades y domicilios. En caso de que en la

nómina de socios o accionistas constaren personas jurídicas deberá proporcionarse

igualmente la nómina de sus integrantes, y así sucesivamente hasta determinar o identificar

a la correspondiente persona natural, adicionalmente en el caso de la compañía anónima si

interviene una compañía extranjera cuyas acciones coticen en bolsa, respecto de aquellas

acciones bastará una certificación que acredite tal hecho, emitida por la autoridad

competente del país de origen. (Art. 137 y 150 Ley de Compañías)

7. Tomar en cuenta las reformas de la Ley Orgánica para el fortalecimiento del Sector

Societario y Bursátil, que reforma la Ley de Compañías, para la Constitución de sociedades,

en especial que el objeto social de la compañía deberá tener una sola actividad empresarial;

la cláusula de declaración juramentada sobre la suscripción del capital de compañía; y la

designación de al menos un representante legal en la escritura de constitución. (Ley

Orgánica para el fortalecimiento del Sector Societario y Bursátil, arts. 96, 101: 104; 110;

119).

8. Adjuntar al menos 4 originales de los nombramientos de representación legal, de la misma

persona que se designa en la escritura de constitución, suscrito por al menos un accionista

fundador y la persona que acepta el cargo, adjuntando sus respectivas cedulas y certificados

de votación vigentes. (Art. 252 Ley de compañías, (Art. 110 de la Ley General de Registro

Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución

PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010).

Constitución de compañías en nombre colectivo y en comandita simple

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de constitución.

2. Cada testimonio deberá ir acompañado de la copia certificada de la providencia aprobatoria

dictada por el correspondiente juez de lo civil.

3. Cada testimonio deberá tener el original de la publicación por la prensa del extracto de la

escritura pública de constitución (Art. 38 y 61 de la Ley de Compañías).

4 Si la compañía se constituyere con la aportación de algún inmueble, la escritura

deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de la inscripción en el Registro

Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90

días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía se

constituyere con la aportación de un bien mueble, deberá tener una cláusula de

aportación de dicho bien. (Art. 10 y 162 de la Ley de Compañías).

17

Constitución de compañías unipersonales de responsabilidad limitada

1. Presentar por lo menos dos testimonios originales de la escritura pública de

constitución.

2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben

estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley

Notarial).

3. Dos copias certificadas de la providencia judicial aprobatoria.

18

Aumento de capital suscrito

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de aumento de

capital.

2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas

deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art.

41 de la Ley Notarial).

3. Si el aumento de capital se realizare con bienes inmuebles, previo a la

inscripción en el Registro Mercantil se deberá efectuar la inscripción de la

escritura en el Registro de la Propiedad. La inscripción en el Registro

Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la

inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía hiciere el

aumento con la aportación de un bien mueble, deberá tener una cláusula

de aportación de dicho bien a la compañía (Art. 10 y 162 de la Ley de

Compañías).

4. Dentro de la escritura de aumento de capital deberá haber una cláusula

de declaración juramentada de la correcta integración del capital.

5. Dentro de la escritura de aumento deberá existir una cláusula de

declaración juramentada manifestando que dicha compañía no tiene

contratos con el Estado; si dicha compañía tiene contratos con el Estado,

adjuntar el certificado que se encuentra al día en sus obligaciones con el

IESS. (art 87 Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y Art. 92 de

la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública).

6 Adjuntar como documento habilitante de la escritura de aumento de

capital, el acta con la firma de todos los asistentes a la junta general

universal de la compañía, o en el caso de haber existido convocatoria,

adjuntar la misma y el acta con las firmas de los accionistas o socios que

concurrieron a la junta. (Art. 119 y 238 de la Ley de Compañías).

7. En el caso de que la compañía sujeta del aumento sea una compañía

inscrita en el registro de mercado de valores o que se una holding que

voluntariamente hubiere conformado grupos empresariales, o que fuere de

economía mixta, dicho aumento deberá ser aprobado previamente por la

Superintendencia de Compañías y Valores (art. 432 Ley de Compañías).

19

Aumento de capital suscrito dentro del autorizado

1. Presentar al menos 3 testimonios o protocolizaciones originales del acta de la

junta general de accionistas que resolvió el aumento del capital suscrito dentro

de los límites del autorizado.

2. Si el aumento del capital suscrito se realizare con aportación de inmueble, las

copias de la escritura que lo contenga deberán inscribirse en el Registro de la

Propiedad respectivo, como paso previo a la inscripción de ese acto en el

Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse

luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad

(Art. 10 de la Ley de Compañías, y Art. 12 del Reglamento sobre el Procedimiento de

Aumento de Capital Suscrito dentro del Autorizado en las Compañías Anónimas y de

Economía Mixta).

4. Tratándose de Instituciones del Sistema Financiero, la protocolización deberá

contener el acta del directorio, y la certificación del representante legal de que el

aumento se ha pagado en la forma resuelta por el directorio (Art. 6, Sección III,

Capítulo I, Título IV, Libro I de las Normas Generales para la Aplicación de la Ley

General de Instituciones del Sistema Financiero).

20

Disminución de capital

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de disminución de

capital.

2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución

aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la

Superintendencia de Bancos y Seguros.



Notarial).

4. Certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura

de disminución de capital (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de

Registro).

5. Si la disminución de capital implicare la transferencia de inmueble, la escritura

deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de inscribirse en el

Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse

luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad

(Art. 10 de la Ley de Compañías).

21

Cambio de denominación de compañías

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de cambio de

denominación.






Notarial).


de cambio de denominación (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley

de Registro).

22

Cambio de domicilio de compañías desde Guayaquil hacia otros cantones

1. Presentar al menos 2 testimonios de la escritura pública.


aprobatoria de la Superintendencia de Compañías.

3. Razón de inscripción de la escritura de cambio de domicilio sentada por el

Registro Mercantil del cantón a donde la compañía cambia su domicilio.

23

Cambio de domicilio de compañías hacia Guayaquil

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de cambio de

domicilio.


aprobatoria de la Superintendencia de Compañías.


de cambio de domicilio (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de

Registro).

4. Original o copia certificada de la escritura pública (con la correspondiente

razón de inscripción y las respectivas marginaciones notariales), en la que

consten las normas estatutarias vigentes sobre la representación legal de la

compañía. Esto servirá de referencia para la inscripción de los nuevos

nombramientos de la compañía.

24

Prórroga de plazo de compañías

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de prórroga de plazo.






Notarial).

4. Tratándose de compañías de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y

en comandita simple, se deberá adjuntar la certificación original de la

publicación por la prensa del extracto de la escritura de prórroga de plazo (Arts.

33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro).

25

Reformas de estatutos

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de reforma de

estatutos.


deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura

(Art. 41 de la Ley Notarial).

3 Adjuntar como documento habilitante de la escritura de Reforma de

Estatutos, el acta con la firma de todos los asistentes a la junta

general universal de la compañía, o en el caso de haber existido

convocatoria, adjuntar la misma y el acta con las firmas de los

accionistas o socios que concurrieron a la junta. (Art. 119 y 238 de

la Ley de Compañías)

4. En el caso de que la compañía sujeta de la Reforma de Estatutos

sea una compañía inscrita en el registro de mercado de valores o

que se una holding que voluntariamente hubiere conformado

grupos empresariales, o que fuere de economía mixta, dicho

aumento deberá ser aprobado previamente por la Superintendencia

de Compañías y Valores (art. 432 Ley de Compañías)

5. Dentro de la escritura de reforma deberá existir una cláusula de

declaración juramentada manifestando que dicha compañía no

tiene contratos con el Estado; si dicha compañía tiene contratos

con el Estado, adjuntar el certificado que se encuentra al día en sus

obligaciones con el IESS. (art 87 Ley del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social y Art. 92 de la Ley del Sistema Nacional de

Contratación Pública).

26

Fusiones

1. Presentar al menos tres testimonios de la escritura pública de fusión.

2. Cada testimonio deberá contener el original de la Resolución aprobatoria

emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de

Bancos y Seguros.



Notarial).

4. Si producto de la fusión hubiere transferencia de inmuebles al capital de la

compañía absorbente, la escritura deberá inscribirse primero en el Registro de

la Propiedad correspondiente (Art. 10 de la Ley de Compañías)

27

Escisiones

1. Presentar al menos tres testimonios de la escritura pública de escisión.






Notarial).

4. Si producto de la escisión hubiere aportes de inmuebles al capital de las

compañías que se crean, la escritura de escisión deberá inscribirse en el Registro

de la Propiedad correspondiente, previo a la inscripción en el Registro

Mercantil (Art. 10 de la Ley de Compañías)

28

Transformaciones

1. Presentar al menos tres testimonios originales de la escritura pública de

transformación.



Notarial).

3. La escritura pública deberá contener el acuerdo de transformación, la lista de

los accionistas o socios que hayan hecho uso del derecho de separarse de la

compañía por no conformarse con la transformación, y el balance final cerrado

el día anterior al del otorgamiento de la escritura, elaborado como si se tratare

de un balance para la liquidación de la compañía (Art. 332 de la Ley de

Compañías).

4. Tratándose de compañías en nombre colectivo, en comandita simple o

limitadas que se transformen a otro tipo de compañías, se deberá contar con el

acuerdo unánime de los socios, lo cual deberá constar en la escritura pública de

transformación (Art. 331 de la Ley de Compañías).

5. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de su Resolución

aprobatoria emitida ya sea por la Superintendencia de Compañías o por la


6. Tratándose de transformaciones a compañías de responsabilidad limitada, en

nombre colectivo y en comandita simple, se deberá presentar el certificado de

haberse publicado por la prensa el extracto de la escritura pública de

constitución (Arts. 332, 38 y 61 de la Ley de Compañías).

29

Disolución voluntaria de compañías

1. Presentar al menos cuatro testimonios de la escritura pública de disolución

voluntaria.






Notarial).


de disolución (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro).

30

Reactivación de compañías

1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de reactivación.






Notarial).

4. Tratándose de reactivaciones de compañías limitadas, en nombre colectivo y en

comandita simple, se deberá adjuntar el certificado de publicación por la prensa

del extracto de la escritura pública (Arts. 33, 38, 61, 376 y 136 de la Ley de

Compañías).

31

Cancelación de compañías

1. Presentar al menos cuatro ejemplares de la Resolución de la Superintendencia

de Compañías que dispone la cancelación de la compañía.

3. No procede la anotación de cancelación de una compañía, si no consta

previamente inscrita la resolución de su disolución o liquidación, salvo los

casos de cancelación sin proceso de liquidación dispuesto por la

superintendencia como en las fusiones y escisiones (56 del “REGLAMENTO DE

DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS”, Publicado en el

R.O. 143 del 13-dic-2013”)

32

Apertura de sucursales

1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de apertura

de sucursal.



Notarial).





en comandita simple, se deberá presentar el certificado de haberse publicado

por la prensa el extracto de la escritura pública de apertura de sucursal (Arts.

33, 38, 61 y 136 de la Ley de Compañías).

33

Cierre de sucursales

1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de cierre de

sucursal.



Notarial).





en comandita simple, se deberá presentar el certificado de haberse publicado

por la prensa el extracto de la escritura pública de cierre de sucursal (Arts. 33,

38, 61 y 136 de la Ley de Compañías).

34

Permiso para operar para compañías extranjeras

1. Presentar al menos 3 protocolizaciones de los documentos necesarios para

operar, previstos en el Art. 415 de la Ley de Compañías.

2. Los documentos que consten en la protocolización deberán estar debidamente

traducidos, de ser el caso, y autenticados por el funcionario correspondiente del

lugar en el que hubieren sido expedidos, y dicha autenticación deberá estar

legalizada por el correspondiente agente diplomático o cónsul ecuatoriano o

apostillada (Art. 23 de la Ley de Modernización del Estado, y 3 del Convenio sobre

Apostilla).

3. Cada protocolización deberá ir acompañada de la Resolución aprobatoria

original.

4. Cada protocolización debe contar con la razón de marginación de la Resolución

aprobatoria, sentada por el notario que hubiere conferido la protocolización de

los documentos.

5. Si el apoderado fuere extranjero, deberá tener visa de residente (Art. 416 de la

Ley de Compañías)

35

Cancelación del permiso para operar de compañías extranjeras

1. Presentar al menos tres ejemplares de la protocolización de los documentos

relativos a la cancelación del permiso para operar.

2. Los documentos que consten en la protocolización deberán estar debidamente

traducidos, de ser el caso, y autenticados por el funcionario correspondiente del

lugar en el que hubieren sido expedidos, y dicha autenticación deberá estar

legalizada por el correspondiente agente diplomático o cónsul ecuatoriano o

apostillada (Art. 23 y 24 de la Ley de Modernización del Estado, y 3 del Convenio

sobre Apostilla).

3. Cada protocolización deberá ir acompañada del original de la Resolución que

cancela el permiso para operar, expedida por la Superintendencia de

Compañías.

4. Cada protocolización deberá contar con la razón de haberse tomado nota al

margen de la protocolización que contiene los documentos que sirvieron para

obtener el permiso de operación (Art. 407 de la Ley de Compañías).

36

Cesión de participaciones

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de cesión de

participaciones.


deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura

(Art. 41 de la Ley Notarial).

3. Los testimonios deberán contener el certificado del representante

legal de la compañía que acredite que la cesión que se realiza contó

con el consentimiento unánime del capital social, y también, se

deberá adjuntar el acta de la correspondiente junta general de

socios, de la que se desprenda que la cesión contó con el referido

requisito, dicha acta deberá constar las firmas de todos los

asistentes (Art. 113 y 238 de la Ley de Compañías)

4. Si el cedente fuere casado, o hubiese adquirido las participaciones

mientras estaba casado, deberá contar con la autorización de su cónyuge

o ex cónyuge para efectuar la cesión (Art. 181 del Código Civil).

5. Tratándose de participaciones adquiridas por herencia, legado o donación,

se deberá presentar copia de la declaración y pago del impuesto

correspondiente (Art. 64 del Reglamento a la Ley de Régimen Tributario

Interno).

37

II.III. OTROS ACTOS MERCANTILES

38

Poderes Generales o de factor

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de poder general o

de factor.



Notarial).

3. Los testimonios deberán contener: a) nombramiento del representante legal de

la compañía, b) acta de la Junta General de Accionistas o de Socios, según el

caso, en la que conste la autorización del órgano que eligió al administrador,

para que este otorgue el poder, c) RUC de la compañía, d) copia de cédula y

certificado de votación del compareciente. (Art. 260 de la Ley de Compañías, Art.

13.c de la Ley del Registro Único de Contribuyentes)

4. En el caso de poderes otorgados por compañías extranjeras que quieran ejercer

habitualmente sus actividades en el Ecuador, los mismos deberán contar con la

calificación emitida por la Superintendencia de Compañías y con la prueba de

su publicación por la prensa. El apoderado deberá ser ecuatoriano o en su

defecto tener visa de residente en el Ecuador (Art. 416 y 419 de la Ley de

Compañías).

5. Tratándose de apoderados de asociaciones o consorcios, se deberán observar

los mismos requisitos antes indicados, pero la denominación del apoderado

será la de “Procurador Común” (Art. 14.b de la Resolución INCOP-052-2011).

6 En el caso de poderes generales de compañías extranjeras, que no tengan permiso

para operar, y requieran inscribir el poder para ejercer la representación legal en el

Ecuador, para contestar demandas y cumplir con sus obligaciones se deberá

cumplir con el artículo 6 de la Ley de Compañías.

39

Revocatorias de Poderes Generales o de factor

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de revocatoria de

poder.



Notarial).

3. Cada testimonio deberá contar con la razón de haberse marginado en la matriz

de la escritura pública del poder que se revoca.

4. Los testimonios deben contener copia del acta del órgano que hubiere decidido

revocar el poder.

5. No procede la inscripción de revocatorias o renuncias de poderes por parte del

apoderado de una sucursal de compañía extranjera que opere en el Ecuador,

desde la fecha en que se inscriba la Resolución de cancelación del permiso para

operar (Art. 67 del “REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION,

REACTIVACION DE COMPAÑIAS”, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013)

40

Matrículas de Comercio

1. Oficio del juez que hubiere autorizado la matrícula de comercio, dirigido al

Registro Mercantil de Guayaquil.

2. Presentar dos ejemplares certificados del proceso judicial en el que se aprobó la

matrícula de comercio, en el que deberá constar: el ruc del comerciante, el giro

que va a emprender, el lugar donde va a establecerse, el nombre o razón con la

que ha de girar, el modelo de la firma que usará, y si intenta ejercer por mayor

o menor la profesión mercantil, el capital que destina a ese comercio(Art. 22 del

Código de Comercio y 13.d de la Ley de Registro Único de Contribuyentes).

41

Posesiones efectivas

1. Presentar al menos dos ejemplares del acta notarial o de la sentencia que

confiera la posesión efectiva. Sólo se inscribirán las posesiones efectivas en el

Registro Mercantil, cuando hubieren bienes sujetos a este registro

(participaciones en compañías limitadas, bienes con reserva de dominio,

prenda industrial o agrícola, arrendamiento mercantil).

2. El acta notarial deberá contener la declaración juramentada de quienes se

creyeren con derecho a la sucesión, junto con la partida de defunción o

información sumaria de testigos que acredite la defunción, y las de nacimiento

u otros documentos para quienes acrediten ser herederos, así como la de

matrimonio o sentencia de reconocimiento de la unión de hecho del cónyuge

sobreviviente si hubiere. (Art. 18.12 de la Ley Notarial)

42

Particiones Extrajudiciales

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de partición

extrajudicial.



Notarial).

3. Tratándose de partición de bienes hereditarios, se deberá presentar copia

certificada de la declaración y pago del impuesto correspondiente (Art. 64 del

Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno).

43

Prohibiciones

1. Oficio del juez o de la autoridad administrativa que hubiere emitido la

prohibición, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la inscripción de la

misma.

2. Copia certificada de la providencia emitida por el juzgado o por la

correspondiente autoridad. (Arts. 28 y 30 de la Ley de Registro).

44

Cancelación de prohibiciones


prohibición, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la cancelación de la

misma.

2. Original y copia de la providencia emitida por el juzgado o por la

correspondiente autoridad, con la respectiva razón de ejecutoria (Arts. 28 y 30

de la Ley de Registro).

45

Emancipación voluntaria

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de emancipación

voluntaria. (Art. 309 del Código Civil)



Notarial).

3. En la escritura pública de emancipación deberá constar la voluntad de los

padres de emancipar al hijo menor adulto, así como la aceptación expresa del

hijo a emanciparse. Se deberán adjuntar como habilitantes los documentos de

filiación e identidad respectivos, y las declaraciones de dos testigos conformes y

sin tacha, que abonen sobre la conveniencia o utilidad que percibirá el menor

adulto con la emancipación (Art. 18.24 de la Ley Notarial).

4. Cada testimonio de la escritura pública deberá contener la autorización del juez

o del notario para la emancipación del menor, y la constancia de la publicación

por la prensa de la referida autorización (Art. 9 del Código de Comercio, 309 del

Código Civil y Art. 18.24 de la Ley Notarial).

46

Capitulaciones matrimoniales

1. Presentar al menos dos ejemplares de la escritura pública o del acta

matrimonial que contenga las capitulaciones matrimoniales (Art. 151 del Código

Civil y 27.e del Instructivo para la Estandarización de Procedimientos del Registro

Civil).

2. Si se realizan mediante escritura pública, todos los testimonios deben tener el

mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el

que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial).

3. Si las capitulaciones matrimoniales se efectúan mediante Escritura Pública, y

con posterioridad al matrimonio, la misma deberá contar con la razón de

anotación al margen de la partida de matrimonio (Art. 151 del Código Civil).

47

Disolución de sociedad conyugal

1. Presentar al menos dos protocolizaciones de los documentos relativos a la

disolución de sociedad conyugal o de la sentencia que la declare.

2. La protocolización deberá contener el acta de reconocimiento de firmas de los

cónyuges solicitantes, la partida de matrimonio o de reconocimiento de la

unión de hecho, acta de audiencia de conciliación, y la razón de su inscripción

de la protocolización en el Registro Civil correspondiente (Art. 18.13 de la Ley

Notarial).

48

Liquidación de sociedad conyugal

1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de liquidación de la

sociedad conyugal o de la sociedad de bienes, o de la sentencia que la declare.

(Art. 30.6 del Código de Comercio).

2. Si se realiza mediante escritura pública, todos los testimonios deben tener el

mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el

que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial).

3. Presentar la constancia de que la sociedad conyugal o la sociedad de bienes se

encuentra disuelta (Art. 18.23 de la Ley Notarial).

4. Constancia de la publicación por la prensa en la que se hace conocer al público

la liquidación de la sociedad conyugal o sociedad de bienes (Art. 18.23 de la Ley

Notarial).

5. Razón notarial disponiendo la inscripción en los Registros Correspondientes.

La inscripción en el Registro Mercantil sólo procederá cuando existan bienes

sujetos a este Registro (participaciones en compañías limitadas, bienes con

reserva de domino, prenda agrícola o industrial, o arrendamiento mercantil).

Art. 18.23 de la Ley Notarial.

6. Razón de haberse anotado al margen de la partida de matrimonio la escritura o

sentencia de liquidación.

49

Autos de quiebra y rehabilitación

1. Oficio del juez o de la autoridad administrativa que hubiere emitido el auto de

quiebra, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la inscripción de la misma.

2. Original y copia del auto de quiebra, (Arts. 28 y 30 de la Ley de Registro).

50

Inscripción de Autorización para Corredores y Martilladores (art 30 #10 código de comercio)


autorización, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la inscripción de

la misma.

2. 2 Copias certificadas de la providencia emitida por el juzgado o

por la correspondiente autoridad otorgando la autorización (Arts. 28 y 30 de la Ley

de Registro).

51

manual de trÁmites y requisitos · i.2 presentaciÓn esta primera edición del manual de trámites...

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