PROYECTOMANUALUSUARIOSUGARCRM

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ndicedecontenido..............................................................................................................................................................................................................2SUGARCRM.........................................................................................................................................................................................3

VENTAJASDEUTILIZARUNCRM................................................................................................................................................3CONSIDERACIONESATENERENCUENTA.......................................................................................................................................3

PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN................................................................................................................................4MODULOSDELAAPLICACIN...........................................................................................................................................................4ACCESOALAAPLICACIN.................................................................................................................................................................4

ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS........................................................................................................................7GestindeCuentas...................................................................................................................................................................7

AltadeunaCuenta..............................................................................................................................................................7BsquedadeCuentaExistente............................................................................................................................................7

Actividades.....................................................................................................................................................................................10Tareas......................................................................................................................................................................................11RedactarEmail:........................................................................................................................................................................11

Historial..........................................................................................................................................................................................13Notas.......................................................................................................................................................................................13ArchivarEmails........................................................................................................................................................................14VerResumen...........................................................................................................................................................................16

Contactos.......................................................................................................................................................................................16CrearContacto:..............................................................................................................................................................................16Oportunidades................................................................................................................................................................................17

NuevaOportunidad..................................................................................................................................................................17Candidatos.....................................................................................................................................................................................19Casos.............................................................................................................................................................................................20OrganizacionesMiembro...............................................................................................................................................................21Incidencias.....................................................................................................................................................................................22Proyectos.......................................................................................................................................................................................22Documentos...................................................................................................................................................................................25PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas.........................................................................................................................26

MiCuenta................................................................................................................................................................................26Empleados...............................................................................................................................................................................27Admin.......................................................................................................................................................................................28

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SUGARCRM

UnaaplicacinCRMesaquellaqueenglobalosprocesosrelacionadosconlagestindelosclientesdentrodeunaorganizacin.Cualquierempresaessusceptibledeimplantarunasolucinparalagestindesusclientes.Elnicorequisitonecesarioesquelaorganizacindiseeunprocedimientodeclasificacindelainformacin,detalmaneraquelamismapuedaintroducirseenunCRMdeunamaneracoherente.

ExistenmultituddeopcionesdeOpenSource,sinembargo,enestecasohemoselegidoSugarCRM(sinnimodequitarimportanciaalrestodeaplicacionesCRMbasadasenOpenSource).

PorqudesdeAbartiaTeamhemosescogidoestaherramienta?

Enprimerlugarporqueesunaaplicacinquepuedeejecutarsevaweb,yensegundolugarporqueenglobaperfectamentelosprocesosrelacionadosconlagestindeclientes.

Lapresenteguanopersiguefinesdedivulgacindecaractersticastcnicas,sinoquetienecomofinelquesirvadeayudaaotrasempresasparapoderelegirlibrementeunaherramientaquelespermitallevarunmejorcontroldesusprocesosdeventas.Es,porelloporloqueelpresentedocumentonosigueeltpicoformatodemanualdeusuario,sinoqueenelmismohemosintentadoaglutinarlaexperienciadeimplantacindeestaherramientaenmultituddenegocios.Esnuestroobjetivoportanto,hablarsobreporqueSugarCRM,puedeayudarleensunegocio,perodesdeelpuntodevistadelempresario,desusprocesosydesunegocio.

VENTAJASDEUTILIZARUNCRM

Paraaquellosnegociosquedispongandeunaherramientadeestascaractersticas,lesrecomiendoqueobvienestepunto,porqueabuenseguroquepodranexplayarseydefenderlasvirtudesdeunaaplicacindeestascaractersticas,peroparaaquellosnegociosenlosquesusgestindeclientessebasaendocumentosindependientes,deltipo,openoffice,word,emailsenviados,ofertaspresentadas,plantillasdeofertas..etc,elhacerunseguimientodelosarchivosgeneradosporclientes,ascomodelosemailsenviados,supone,enlamayorpartedelosnegocioslainversindegrancantidaddetiempo.

Ysituvieradisponibleenunslogolpedevistatodaestainformacin?Seguroquesereduciraeltiempoinvertidoenbuscardocumentos,yensacarconclusionesdetodolorelacionadocontodosycadaunodesusclientes.Adems,podemoshacerextensibleestafacilidaddelocalizacindelainformacin,permitiendoqueseaaccesibleatodalaorganizacin.

CONSIDERACIONESATENERENCUENTA

Acontinuacinsevaexponerlospuntosprincipalesqueconstalaaplicacin,sealandoqueesimportantequecadaorganizacindispongadeunsistemadeclasificacindelainformacin,detalformaqueseafactibleidentificarporejemplo,entrelasdistintasofertaspresentadasaunmismocliente..etc.

SugarCrm,esunproyectodesarrolladoporlaempresaSugarCRMInc.ubicadaenEstadosUnidos,quehaliberadopartedelcdigodesusolucinpermitindonosdisfrutardeunamagnficaherramientaparalagestindelosclientes.PuededescargarseestaaplicacinobiendirectamentedesdelawebdeSugarCRMhttp://www.sugarcrm.com ,obiendesdeelenlacealmismositiohabilitadodesdenuestrapginaweb:http://www.abartiateam.com/descargadesoftwarelibre.html

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PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN

1. AdministracindeContactosyCuentas

2. GestindeFuerzadeVentas

3. BibliotecadeDocumentos

4. GestindeIncidencias(tantoconclientes,comointernasenlaempresa)

5. CalendarioCorporativo

6. ServiciodeSindicacinRSS

MODULOSDELAAPLICACIN

1. Miportal2. Calendario3. Actividades

llamadas reuniones tareas notasyadjuntos archivodecorreos Emails

4. Contactos5. Cuentas6. TomadeContactos7. Oportunidades8. Casos9. GestordeIncidencias10. Seguimientodeerrores11. Documentos12. Correos13. Campaas14. Proyectos15. Reportes16. Pronsticos

ACCESOALAAPLICACIN

SugarCrmpermitegestionardistintosperfilesdeusuarios,paraellodesdeelmendeadministracin(queseverenotroapartado),habrquehabilitarloscorrespondientespermisos.

Suponiendoqueyadisponemosdenuestrousuarioycontrasea,bastaconintroducirlosmismoseneliniciodelasesinenunapantallacomolaquesedescribeenlafigura1.

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Unavezdentrodelaaplicacin,nosencontramosconvariosmensquenospermitennavegarporlaaplicacineligiendolaopcinquedeseemosconsultarencadamomento:

Asentrelasopcionesposiblespodemosrealizarconsultasynuevasgestionesde:Tareas,Visitas,Contactos,Agenda...yunamplioetc.queiremospocoapococomentando,peroquedeaparienciaescomoladescritaenelgrficodefigura2.

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AccesoUsuario.Grfico1

Elmensuperiordelaaplicacin,nospermiteaccederalasdatosglobalesdelasdiferentesfuncionalidadesdelaaplicacin,comoson:

Calendario:Comosupropionombreindicaesuncalendariosobreelquepoderfijarlosdistintoseventos.Actividades:Nospermitetnatobuscarcomoabrirdistintostareas,asaber:reuniones,componeremails,planificacindellamadas..etc.Contactos:Sonlaspersonasogruposdereferenciadecadacuenta.Cuentas:LoformanlosdatosdelosclientestantopotencialescomoefectivosTomadeContacto:Sesueleutilizarcuandolasreferenciasprovienendecolaboradoresuotrasempresasqueporelmotivoqueseanosinteresaregistrar.Oportunidades:Sonlasoportunidadesdeventaqueexistenparalasdistintascuentas,anivelglobalCasoseIncidencias:tienenfuncionalidadessimilares,enalgunasocasionesseutilizancasosparalasincidenciasconlosclientes,yelmendeincidenciasparalosreportesdeincidenciasinternos.Documentos:Archivodocumentaldondecolgarlosarchivoscorporativosporejemploamododeplantillas,detalmaneraquecuandocualquierpersonadelaorganizacindeseerealizarunaoferta,acudaaesterepositoriodeinformacinparaseleccionarlaplantillaadecuada.Emails:SugarCrmpermiteelenvodeemailsdesdelaaplicacin(aunqueestosnoseintegranconelclientedecorreoqueseutilice)

CuandoseleccionamosunadeestasopcionesporejemploCuentas,observamosqueenlazonalateralizquierda,disponemosdeunosatajosparapoderconsultarellistadodecuentas,obienabrirunacuenta.(Verfiguragrfico3)

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Menuprincipal.Grfico2

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AtajosCuenta.Grfico3

ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS

Anivelglobal,lagestindelosclientesseefectadesdeelmendecontactosyeldecuentas.Ahorabien,elaccesoaambasfuncionespuedehacersetantodesdeelmensuperior,comodesdedentrodeloscontactosy/ocuentas.

GestindeCuentas

AltadeunaCuenta

Paradardealtaunacuenta,iremosalaseccindeatajosdelgrfico3ypincharemosenlaopcindeNuevaCuenta,visualizandounapantallacomoladelgrfico4.Bastaenestecasoconirintroduciendolosdatosencadaunodeloscamposycuandosehayafinalizadopincharenlaopcinguardar.

BsquedadeCuentaExistente

Bastaconpincharenelmenatajodelgrficolaopcin3laopcincuentasysevisualizarlasiguientepantalla:

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CreacinCuenta.Grfico4

Sideseamosrealizarunabsquedadecuentagenricaporquenorecordamoselnombreexactodelaentidad,bastaconquepongamoselcomando%nombrecuenta%,esdecir,supongamosquebuscamosFontaneraExpress,ynorecordamosqueesExpress,bastaconquepongamosentre%fontanera%ynoslistartodaslasfontanerasqueestnintroducidasenelCRM.

Sealarqueestecomandode%,esvlidoparatodaslasopcionesdebsqueda.

Esms,podemosrealizarlasbsquedasportodosloscamposqueestndescritosenelgrfico5,tantoporWeb,porTelfono,Email,Ciudad,CdigoPostal..etc.

Unavezseleccionadalacuenta(grfico6),disponemosdelossiguientescamposdeinformacin(grfico7):

1. Actividades2. Historial3. Contactos4. Oportunidades5. Candidatos6. Casos7. OrganizacionesMiembro8. Incidencias9. Proyectos

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BsquedaCuentas.Grfico5

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Cuenta.Grfico6

Comencemosporcadaunodeloscampos,nosinanteshacerunaanotacinprevia.Esmuyimportanteseguirunmodelodeclasificacindelainformacin,conelobjetivodepoderdiferenciaryseguirlainformacinquealolargodeltiemposevaintroduciendoenelCRM,estepuntoesimportante,sobretodoparaelapartadodeIncidencias,Casos,OportunidadesyProyectos.Esdecir,siestamosanteunaofertapresentadaaunclienteystadebeserrevisada,sedebieraestablecerunsistemadecodificacindelaofertaparapoderdistinguirentredistintasversionesy/orevisionesdeunaoferta.

Actividades

Enestecamposereflejanlastareasasociadasaunacuenta,queson:Tareas,ReunionesLlamadasEmails

Cuandounadeestasfunciones,sehaejecutado,entoncesestaactividadsedesplazaalapartadoHistorial

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Cuenta.Grfico7

Veamosdosejemplosdefuncionamiento,conlavariableTareasyEmails,yaqueelrestofuncionanidnticamenteigual.

TareasSupongamosquedefinimosunatareadeprepararuninformeparaunacuenta,introducimosloscamposcorrespondientesydetallamosquelatareaestsininiciarse,conloquelapantallagrfica,seradeltipo:

CuandolatareaseharealizadoseespecificaenelmenEstado,sedespliegaelmenyseeligelaopcincompletada,enestemomento,estaTareasedesplazaalmendeHistorial.

RedactarEmail:Desdeestaopcinsepuedenredactaremialsyasociarselosmismosatodaslasfuncionalidadesdescritas,comoson:Asociacinacuenta,contacto,posibilidaddeenviardesdeplantillasyadjuntararchivos.Cabesealarquelosemailsqueseenvendesdeestaaplicacinnoseintegran,enlosclientesdecorreotipoEvolutionoOutlook.

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Tarea.Grfico8

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Envioemails.Grfico9

HistorialReflejaelHistricodelasActividades.EnelHistorial,podemosguardarlosdocumentosquedeseemosasociaraunacuenta,yquenopertenezcanalascategorasdeOfertas,Incidencias,CasosyProyectos,yaqueexistelaposibilidaddeadjuntararchivosacadaunodeestoseventos.

NotasDentrodeesteevento,nosencontramoscondosreasenlapantallaAtajos(Grfico10)yelreaparaelregistroyanexodeladocumentacin(Grfico11).ElmenAtajos,nospermiteaccederaotrasfuncionalidadesdelaaplicacindeungolpedevista,yelNuevaNotaoAdjunto,nospermiteasociaraunacuentaundocumento,porejemplo:Facturas

Veamoscadaunadeestasventanas:

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ArchivarEmails

Estafuncinnospermiteguardar(deunamaneramanual)aquellosemails,quenosehangeneradodirectamentedesdelaaplicacin,yquedeseamosquequedenreflejadosenlamisma.Obsrvesecomoenelmensuperiorslosepermite,GuardaroCancelar,esdecir,nosepuedenenviardesdeestaopcin,ysinembargo,podemosasociaraesteemail,losdocumentosquehayamosadjuntadoalemailenviado,talycomosedetallaenelGrfico12

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AtajosNotas.Grfico10 AdjuntoDocumentacin.Grfico11

Demaneraparalela,disponemosdelosatajos,quenospermitenaccederatodaslasfuncionalidadespermitidaseneleventoemailyquesedetallanenelgrficoadjunto:

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ArchivarEmails.Grfico12

Atajos.Grfico13

VerResumenPorltimoHistorialtienedisponibleunaopcindeVerresumendesdedondepinchando,sevendeunsimplevistazo,todoslosemailsquehansidoenviadosyarchivados,talycomosedetallaenelgrfico14

Contactos

Dentrodeestaopcinpodemostantocrearcomobuscarloscontactosquedeseamos(ilimitados).Disponemosdedosopciones:

Nuevo(quepermitecreartodosloscontactosquedeseemos)Seleccionar(paralocalizarcontactos:interesanteopcinsilalistadecontactosdelacuentaesmuyextensa).

CrearContacto:

Esbastanteintuitivo,bastaconcumplimentarloscamposdelgrfico15.

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Resumendeemails.Grfico14

CrearContacto.Grfico15

Oportunidades

Lasoportunidadesoventas,siguenelmismopatrnqueelcasoanterior,sepuedengenerartantasoportunidadescomosedeseenysepuedenhacerlasbsquedasquesedeseen.

NuevaOportunidadLoprimeroquedebemoshacer,esidentificarlanuevaventaatravsdeunnmero,digitooconjuntodepalabrasquenospermitaposteriormemtelocalizarlas.

Asporejemplouncriteriosencilloautilizarsera:Nombrecliente,tipodeproyectoyporltimofecha.

SupongamosquesomosunaempresaquevendematerialdeoficinaalclienteGobierno,yquelevendeenelmesdemarzodelao01,untoner.Uncdigoparalaofertapuedeser:Gobiernotoner0301.

Porsupuestoqueestosetratadeunejemplo,ycadaempresatendrsussistema,simplementeanotarqueatravsdeunsistemadecodificacin,podremos,buscardocumentos,yvisualizardeunsimplegolpedevista,lasofertaspresentadasaunacuenta,endistintosmesesydequetipologa.

Unavezdecididoelcriteriodeidentificacindeofertas,procedemosagenerarlaoportunidad,talycomosedescribeenelgrfico16

Guardamoslaoportunidadyestaquedareflejadadeunsimplegolpedevistadentrodelacuenta.

Apartirdeaqu,lasopcionesquedisponemosdentrodecadaoportunidad,sonlassiguientes:

ActividadesHistorialCandidatosContactosProyectosEstoesas,porquedentrodeunaposibleventa,esdecir,cuandonosllamaunclienteparasolicitarinformacinsobreunproducto

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GenerarOportunidades.Grfico16

y/oservicio,esprobablequedebamosenviarinformacinporemail,quedebamosredactarundocumentodeltipooferta,quecambiemoslosinterlocutoresconlosquehablamos...etc.,ytodoestoesposiblequeestregistradoenlaaplicacin.

Enelgrfico17seresumelasposibilidadesdelasoportunidades:

Lamecnicadefuncionamientodelasopcionesde:ActividadesHistorialCandidatosContactosEscomoladescritaenpginasanteriores.Laopcindeproyectos,sedetallarenapartadosposteriores,nosinanteshacerunaexplicacinpreviadeestepunto.

Laopcinproyectosseutilizacuandounaventayaesefectivaydesdeesemismomomentosetienenquerealizarunaseriedetrabajosparapoderentregarelproductoy/oservicioalcliente.Estaopcinnoesvlidaparacualquiertipologadeempresas,principalmenteseutilizaenempresasdeservicios,dondeunavezefectuadalaventa,seiniciatodoelprocesodeasignacindetareasparaesaoportunidad,ascomolaasignacindecontactosdelaempresacliente...etc.

Enquecasosseasociacinlasoportunidadesalosproyectos?,cuandosupongamosqueeldepartamentodeproduccinestinmersoeneldesarrollodeunproyecto,yconeltiemposevequesurgennuevasnecesidadesyquedebehacerseunaoferta

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Oportunidades.Grfico17

nueva.Esteesporejemplouncasodeuso.Lasopcionesdisponibles,sedescribenenelgaifco18

Sectoresenlosquenoesusualhabilitarestecampo,esdondesedespachanartculosdirectamenteparalaatencindelpblico,yaquelaventaseproduceyahterminaelproceso.

PorltimosealarqueesteapartadotendrmencinaparteenunpuntoexclusivoparaPROYECTOS.

Candidatos

Estaopcinestdisponibleparaaquellassituacionesenlasquelaempresadeseesepararlosclientesefectivosdelospotenciales.Lohabitualeshacerregistrodetodaslascuentasdisponiblesyyadentrodeellasvaloraratravsdelasoportunidadesganadas,quienessonclientes.Sinembargo,paraaquellassituacionesenlasquesedeseedisponerdeestaposibilidadseutilizarlaopcindelmensuperiordeTomadecontactoparaabrirloscandidatosqueseestimen,ycuandoestosseconviertanenventasefectivas,convertirestoscontactosencuentas.Otraposibleutilidaddeestaopcinestelcasodequesedispongadecanaldedistribucinysedeseeasignaralacuentadeldistribuidorlosposiblescandidatosquedisponga.Esdecir,lasopcionescomosiempre,sonmltiples,eslapropiaorganizacinlaquedebedecidircualessonlasopcionesyposibilidadesquemejorseadaptanasumecnicadefuncionamiento.

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Proyecto.Grfico18

Porltimosealar,quelaopcinCandidatos,sehabilitadesdeelmensuperiordeTomadecontacto,delqueseharmencinenotroapartado.

Casos

Atravsdeestaopcinpodemosllevarunacompletagestindeincidenciasdenuestrosclientes.Podemosregistrardesdelallamadadelclienteespecificandoelmotivodelaincidencia,yunavezcreada,seautonumerancorrelativamentepermitiendollevarunagestindeincidenciasysufacturacin.

Veamosunejemplo

Supongamosqueunclientenosllamaporqueeltonerquesehavendidoenelejemploanterior,estmalinstalado.Apartirdeaqusegeneralaincidencia.Comosiempresealar,quelodeseableseraquesesiguieraunprocedimientodecontroldeincidencias,endondealmenosseespecificaraelao,yaquelapropiaaplicacingeneralanumeracincorrelativa.

Estoestilporquesidespus,debeiruntcnico,enlahojadepartedetrabajo,sepondrlanumeracinquesehageneradoenelCRM,parasuposteriorcontrolyfacturacin.

Alrecibirlallamadadeincidencia,damosalaopcindeNuevoycumplimentamosunapantallacomoladelgrfico19

Comopuedeobservarseelcasoseasignaaunacuentaypermitedotarledelasposibilidadesdeprioridad,estado(interesantecampoporquecuandosehayaterminadohabrqueespecificarlo)ysobretodoasunto,descripcinyresolucin.

Unavezguardadalaincidencia,deunsimplegolpedevistaenlacuenta,veremostodosloscasosquetieneasignados.AssiporSiporejemplo,sedapartedeotraincidencia,comounaaveradeimpresora,seprocedecomoenelgrfico19,ycuandoveamoslacuentaenglobalveremoslasdosincidenciasdelacuenta,talycomosedescribeenelgrfico20

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Casos.Grfico19

Lapropiaaplicacinhanumeradoelcaso,ysonlosnmero37y38,quesilaorganizacindispusieradeunahojadetrabajo,losasignaraysefacilitaraelcontroldefacturacinyadministracin.

Laaplicacinnospermiteasignaracadacasolaposibilidadde:ContactosActividadesHistorial(interesanteparaadjuntardocumentos)Incidencias(herramientatilparagestionarlasincidenciasinternasdelapropiaempresa,nodelacliente).

Esdecir,siunclientenosllamaparalaaveradetoneryestonosimplicaquedebemosponernosencontactoconotrapersona(ejemploeldemantenimientodelacuentaGobierno),yelencargadodemantenimientonospidequeleenviemosunemailconlasinstruccionesoqueelaboremosundocumentoporejemplodeincidencia,todoesto,sepodrasignaraestaseccin,facilitandodeestamaneralaclasificacindelasgestiones,documentos,contactosytareas.

OrganizacionesMiembro

Sesueleutilizarparaasociarlasdelegacionesaunacuentaprincipal,assiporejemplolaempresaAbartiaTeam,disponedeunadelegacinenMadrid,seabracuentaenestaseccintalycomosedetallaenelgrfico21.

Siguiendoconlafilosofadelaaplicacin,lasdelegacionesmiembrosdisponendelasmismasfuncionalidadesqueseestndetallandoalolargodelpresentemanualdeusuario.

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ListadodeCasos.Grfico20

Enelgrfico22seobservaquesilistamoslacuenta,vemosdeunsimplegolpedevistaqueorganizacionesmiembrotieneasociadas.

Incidencias

Estaopcinseutilizaparareportesdeincidenciasinternas.Noesusualqueseasocieaunacuentaenconcreta,porqueparaesoexisteelapartadoCasos,sinoquemasbien,seutilizacuandoseesthaciendounproductoy/oservicioysedeseallevaruncontroldeincidenciasenelproceso.Porestemotivo,ydadosunaturalezapocofrecuente,omitiremosestaopcin.

ProyectosLautilizacindeestaopcin,aligualquelasanteriores,estcondicionadaalosprocedimientosquetengalaempresa.Peroparaelcasodeproyectos,sicabe,estaopcinestmscondicionadaalosprocedimientosdetrabajodelasorganizaciones.

Queempresassuelenutilizarproyectos?

Aquellasqueparacadaoportunidaddeventaexistenteymaterializadaconxito,decidenqueesetrabajodebesertratadodocumentalmentedeotraforma,esdecir,cuandolaventasematerializa,sedecidequeseabreunproyecto,yladocumentacinycomunicadosquesegenerenmientrassevarealizandotodoloquesehadetalladoenlaoferta.

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OrganizacionMiembro.Grfico21

Delegacin.Grfico22

Ejemplodeestopodrasersectorescomo:

Telefona,IngenierasAsesorasDespachosdeabogados...etc.

Endefinitivasectorservicios.Quesonsectoresquecuandoseproducelaventa,escuandoseoriginaelgruesodeltrabajo.

SupongamosquesehacerradounaventadeasesoraparalaempresaHnos,Alonso,SL.,lehemosabiertolaoportunidadcorresponiente,ylahemoscodificadosegnelejemplodescritoenpginasanteriores:

Hnos.AlonsoAsesoria0301.Enelmomentoquelaoportunidadsegana,laempresaabreelproyectocorrespondienteparapoderdisponerdeungestordocumentalparatodaladocumentacingeneradamientrassetrabajaenestaventa.

Apartirdeaqu,lodeseableseradaruncdigonuevo,paradistinguirlosdistintosproyectosquesetienen.Uncdigopodraser:ProyectoHnos.AlonsoAsesoria0301.Estecdigoseabretalycomosedescribeenelgrfico23

Unavezabiertoelproyecto,podemosllevarcontroldelossiguientesaspectos:

1. TareasdelProyecto2. Actividades3. Historial4. Contactos5. Cuentas6. Oportunidades

Esdecir,podemosasociarlosproyectosalascuentas,estoesasporquelosproyectospuedenabrirsetantodesdelacuentaencuestin,comodesdeelmensuperior.

Lasoportunidadestambinseasocianalosproyectos,deestaformasiestamostrabajandoenequipo,disponemosdelcontratofirmadoypodemoschequearlosalcancesdetrabajopactados.

Contactos:Interesanteopcin,porqueamenudolaspersonasdelaempresaclientequedebencolaborarconnosotros,son

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AperturaProyecto.Grfico23

distintasdelasquehanfirmadoelcontrato.

Tareas,siguelamismaestructuraqueladetalladaalprincipiodelmanual,aligualqueHistorial.

Enelgrficoadjuntosemuestralocomentado.

Detodasestasopciones,mereceunaespecialdedicacinlaopcindeTareasdelProyecto,porquecumplimentada,nospermiteconocerqueporcentajedelastareasdelproyectosehandesarrollado.Deestaforma,distintosdepartamentos,puedenconoceryhacerseguimientosdetareasdesucompetencia.Esdecir,eldpt.deadministracinpuedeconocerqueunproyecto,ounatareadelmismohaconcluidoyquedebeemitirsucorrespondientefactura.Oporejemplo,eldepartamentocomercialpuedeverlaevolucindelasfasesdelproyectoparahacerunbuenseguimientocomercialasucliente.

Otambinpuedeservirparacontrolarinternamentelaevolucindelasfasesdelproyecto.

EnelgrficosiguienteseadjuntadetalledeTareasdeProyecto

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OpcionesProyecto.Grfico24

Todaslastareasdeproyectoquesegeneren,permitenserlistadas,conlasventajasqueestosupone.

DocumentosLaideaesgenerarunabibliotecadedocumentos,endondealbergartodalafuentedeconocimientodelaempresa.Estabibliotecasepuedeclasificarsegndistintanaturaleza,parapoderagruparlosdocumentos.Peroqueclasededocumentacinpuedeserintroducidaenesteepgrafe?Todaaquellaquedebaserutilizadaparaelaborarotrasdocumentaciones

Porejemplo:Plantillasdeoferta,plantillasdecartascomerciales,plantillasdefacturas,plantillasdeordenesdetrabajo...etc.Endefinitivaesuncajndesastreendondeseaconsejameterlainformacinqueconstituyabasedeconocimientoparalaempresa.

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TareasdeProyecto.Grfico25

Asporejemplosideseamosgenerarunaplantilladeofertas,enelnombredeldocumentopondremoselttulodelaplantilla(parapoderdistinguirunasdeotras),enelcampoNombredearchivo,seleccionaremoslarutadondetenemosguardadolaplantillas.

Porseguridad,elcambiodelasversionesseefectadesdeelmendeadministracin(queseexponemasadelante),estoesasparaquenadie,ajenoaleditordeladocumentacin,tengalafacultaddealterarla.

PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas

Noesmisindeestemanual,entrarendetalledecadaunadelasopcionesyadministracionesdelasolucin.Suobjetivoeseldeconstituirunaguiadeusuarioconejemplodeaplicaciones.Noobstante,porsucarcterrelevante,sehacemencinalmismo.

Enlapartesuperiordelmen,existenopcionesinteresantesparalaadministracindelaaplicacin.Aseladministradordelsistemapodrconfigurartodaslasopcionesdepermisosdeaccesos,rolesdeusuarios,servidordecorreo,generacindeplantillas...etc.,atravsdeunoscuadrosdedilogomuyintuitivos.Talycomosedetallaenelgrfico27.

MiCuenta

SideseamosconfigurarlaopcinMiCuenta,pincharemosenestereadescritoenelgrfico27ycumplimentaremosloscamposdelapantallasiguiente:

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Administracincuenta.Grfico27

Generacindeplantilladedocumento.Grfico26

Comopuedeapreciarselaconfiguracindeusuariodeterminarlosprivilegiosquecadaunodebatenersegnloscriteriosmarcadosporlaempresa.

Empleados

Atravsdeestaopcindefiniremoslosdatosdecadaunodelosempleadosqueformanpartedelacompaa,siendodeestaformaaccesibleinformacinparalocalizacin,notassobrecumpleaosuotrosdatosdeinters.

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Perfiles.Grfico28

Admin

Elmendeopcionesdelpaneldeadministracin,sloestardisponibleparaeladministradordelsistema,esdecir,losusuariosnovernestaopcin.

LaaplicacinpermitealAdministrador1. Sistema2. Estudio3. SeguimientodeIncidencias4. Administracindecampaasporemail.5. AdministracindeCuentasdeCorreo

Enlasfigurasadjuntassedetallanlasopcionesdescritas

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Empleado.Grfico29

Comosepuedeapreciar,enSistemaseconfiguratodalaaplicacin,desdelaadministracindeusuarios,roles,copiasdeseguridad,monedas...etc.Aligualquesepuedenllevarcontroldelascampaasdeemail,ydelcambiodelasversionesdelabibliotecadedocumentacin.

AdministracindeCampaasporEmailSepuedenadministrarcampaasdeEmailpreviamentegeneradasenelmdulodeCampaas.Adems,esposiblegenerarcampaasatravsdeplantillasdeemailspreviamentegeneradasenelmdulospertinentes.(estaopcinnosehadetalladoenestemanualdeusuarioyaquenoessuobjetivoentrarendetallestcnicosdeltipodeconfiguracindeemails,puertos..etc.,estepuntotendrmencinenotromanualdecarctermstcnico)

EmailEntranteConfiguracindepuertosyopcionesquepermitanelenvodelosemails.

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OpcionesAdmin.Grfico30

OpcionesAdmin.Grfico31

Graciasporsuatencinyporfavor,cualquiersugerenciay/ocorrecinremtalaaladireccindeemailabajoindicada:

abt@abartiateam.com,

AbartiaTeam,pretendeconesteguaacercaralasempresasunaherramientadeOpenSourcequelespermitaayudarensusgestionesdiarias.Comosehapodidocomprobarlapotencialidaddelaherramientaesmuyamplia

Benidorm,1Entptla.Izda48015Bilbao

www.abartiateam.comabt@abartiateam.com

Tno:944758818Fax:944759645

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