manual de singer modulo requerimientos desktop

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SISTEMA INTEGRAL DE GERENCIA DE RECUSISTEMA INTEGRAL DE GERENCIA DE RECUSISTEMA INTEGRAL DE GERENCIA DE RECUSISTEMA INTEGRAL DE GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y RSOS MATERIALES Y RSOS MATERIALES Y RSOS MATERIALES Y

FINANCIEROS FINANCIEROS FINANCIEROS FINANCIEROS

SINGER-MF - 2013

Modulo De Cuadro de Necesidades y

Requerimientos

Manual de Usuario

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Manual del Módulo de Requerimientos del Sistema SINGER- MF v.2013

El Modulo de Requerimientos es un Programa Informático integrado al Sistema de Abastecimientos – SINGER MF, dicho modulo ayuda a las oficinas o unidades operativas al registro de sus Cuadros de Necesidades, elaboración de Requerimientos y la generación de la conformidad de los Bienes o Servicios obtenidos durante el presente año. El requisito para su funcionamiento es que la computadora donde sea instalado cuente con acceso a la Red de datos de la Municipalidad.

INSTALACIÓN La instalación del módulo es fácil, usted puede solicitarlo al personal de abastecimiento o al responsable de Informática, el cual le facilitará el instalador con el siguiente icono:

1. Haga dos clics sobre el instalador para empezar la instalación. 2. En la ventana que se le mostrará haga clic en siguiente:

3. En la siguiente ventana seleccione ACEPTO y luego presione en el botón de

siguiente:

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4. Luego haga clic en siguiente hasta que se le muestre una ventana donde se le

pedirá la dirección del Servidor de ABASTECIMIENTOS y el nombre de la base de datos para el presente año, dichos datos deben ser proporcionados por la oficina de Abastecimientos o el área de Informática.

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5. De la ventana anterior, una vez que haga clic en el botón siguiente empezará a

instalarse el Módulo de Requerimientos del Sistema, y finalmente se le mostrará la siguiente ventana:

Haga clic en Terminar para que se cierre el instalador. Hasta este punto ya se habrá instalado el módulo de requerimientos y podra utilizarlo.

INGRESO AL SISTEMA

1. Para ingresar al sistema haga doble clic en el icono del módulo de requerimientos que se encontrará en el escritorio de Windows.

2. Al iniciar el sistema la primera ventana que observará, será la ventana de “ingreso

al sistema” donde tiene que ingresar el Usuario y la Contraseña el cual será proporcionado y habilitado por la Oficina de Abastecimientos.

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3. Luego de ingresar presionamos Entrar para ingresar al sistema, en caso de ingresar en forma incorrecta el nombre de usuario o la contraseña se muestra un mensaje de error

VENTANA PRINCIPAL

Una vez que ingresemos al Módulo de Requerimientos, observará la ventana principal en la cual observará sus Nombres y Apellidos y los datos de la Municipalidad en la parte superior.

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El módulo permite realizar lo siguiente:

- Generar Cuadro de Necesidades de Bienes o de Servicios

- Generar Requerimientos de Bienes o de Servicios

- Generar Conformidades de Bienes o Servicios

CUADRO DE NECESIDADES Para crear o modificar cuadros de Necesidades debe ingresar a la opción de C/N Bienes en la barra de herramientas.

Se le mostrará la siguiente ventana:

En dicha ventana se le mostrará los Cuadros de Necesidades de Bienes creados por usted.

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Al lado izquierdo observará que existen pestañas que agrupan a los estados en los que se encuentra su Cuadro de Necesidades.

APROBADOS: En dicha pestaña se muestra los Cuadros de Necesidades Aprobados por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. ENVIADOS: En dicha pestaña se muestran los Cuadros de Necesidades que han sido enviados para su aprobación a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. BORRADOR: En dicha pestaña se muestran los Cuadros de Necesidades que usted se encuentra creando y aún estan en borrador para luego usted decida enviarlo. RECHAZADOS: En dicha pestaña se muestran los Cuadros de Necesidades que han sido rechazados por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. PARA MODIFICAR: Dicha pestaña muestra los Cuadros de Necesidades que ya fueron aprobados pero pueden ser modificados si usted así lo cree por conveniente, una vez modificado usted puede enviarlo nuevamente para su segunda aprobación. Para que un CN pueda ser modificado despues de su aprobación, deberá solicitarlo a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto para su habilitación y cambio de estado Para Modificar el CN.

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CREAR UN NUEVO CN DE BIENES

1. Haga clic en el botón Nuevo CN/B

2. En la ventana que se visualizará: seleccione la Meta, Unidad Operativa y escriba la Justificación. Luego presione en Guardar para que se le genere el Número único del Cuadro de Necesidades de Bienes.

3. Una vez guarde su Cuadro de Necesidades, se le asignará un número único.

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4. Luego debe agregar los bienes del Cuadro de Necesidades. Para esto haga clic en el botón del lado derecho del detalle del Cuadro de Necesidades.

5. Al hacer clic en el boton de agregar bien , se le mostrará la siguiente ventana:

6. Ingrese el nombre del bien, sino lo encuentra debe realizar una busqueda utilizando la tecla F6, debe probar buscando el nombre con terminos mucho más adecuados por ejemplo en vez de LAPICERO lo encontrará buscando con el nombre de BOLIGRAFO.

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Al presionar la tecla F6 se le mostrará la siguiente ventana en el que podrá realizar una mejor búsqueda del bien.

Si en el listado mostrado con la tecla F6 no aparece el bien que necesita, puede agregarlo desde el catalogo de la OSCE presionando en el botón Agregar

. La OSCE (Organismo Supervisor de Contratacinoes del Estado) posee un catalogo de bienes con todos los bienes utilizados a nivel Nacional por las diferentes entidades, por lo que puede buscarlo desde dicha ventana.

Busque el bien, seleccionelo y presione en el botón de Guardar. En caso de que no existe el bien que requiere, deberá solicitar a la oficina de

Abastecimientos su ingreso en la Base de Datos del sistema.

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Luego de ingresar el nombre del Bien debe ingresar las cantidades requeridas durante el año indicandolo mensualmente, ademas verifique y seleccione la unidad de medida correcta. Puede ingresar un Precio Unitario Referencial para que salga el monto total requerido durante el año para ese bien.

Opcionalmente: Puede seleccionar el clasificador de Gasto del presupuesto programado para la meta al cual esta su usuario asociado.

7. Finalmente presione clic en GUARDAR. SIGA LOS MISMOS PASOS PARA AGREGAR LOS DEMÁS BIENES

Deberá de ingresar todos los bienes en el Cuadro de Necesidades, puede realizarlo durante varios días, observará que será un CN en Borrador:

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Como se trata de un CN en borrador que aún se esta editando, entonces aparecerá en la pestaña de Borrador, y lo puede seguir editando seleccionando el CN y presionando clic en el botón de Editar.

ENVIAR UN NUEVO CN DE BIENES Una vez que el CN se encuentra listo para su aprobación por parte de Planeamiento y Presupuesto, seleccione el CN y luego haga clic en el botón de ENVIAR

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APROBACIÓN DE UN CN La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el encargado de Aprobar el CN, una vez aprobado usted puede ver su CN en la pestaña de APROBADOS e imprimirlo para las firmas correspondientes.

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MODIFICACION DE UN CUADRO DE NECESIDADES Según las Necesidades requeridas, puede ser que en los siguientes meses necesite realizar una modificación al Cuadro de Necesidades como Decrementar o Incrementar las cantidades de los bienes que haya considerado en su CN, o agregar algun bien que no haya considerado inicialmente. Para dicho acto usted necesita solicitar dicha modificación a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto para que habiliten la Modificación de su CN. Una vez que habiliten su CN para su modificación, usted podra Editar su CN desde la pestaña de Modificar.

1. Al hacer clic en editar, usted verá el detalle de su CN.

2. Al hacer clic en EDITAR. Usted solo podra agregar o disminuir la cantidad requerida anual en su CN. Si en el campo Modificar ingresa 4, se agregará la cantidad de 4 más a dicho bien.

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Si en el campo Modificar ingresa -2, se le disminuirá la cantidad de menos 2 a dicho bien:

Observe que a una modificación positiva se mostrará en color Azul y cuando se disminuya se mostrara de color rojo. Una vez realizada las modificaciones necesarias puede volver a enviar el Cuadro de Necesidades para su aprobación y finalmente pueda Imprimirlo.

3. Al imprimir el cuadro de Necesidades observará que en la Columna MODIFICAR mostrara el incremento o decremento de la cantidad para dicho bien, además el MONTO TOTAL se actualizará.

REQUERIMIENTOS Los requerimientos de Bienes o Servicios se generarán en función al Cuadro de Necesidades, por lo que deberá tener el Cuadro de Necesidades Aprobado para poder crear un Requerimiento. En la barra de Herramientas se encuentra los botones siguientes:

El botón permite crear un Requerimiento de Bienes Nuevo, y el botón de

permite crear un Requerimiento de Servicios Nuevo.

Así mismo los botones muestran la lista completa de Requerimiento de Bienes y Servicios respectivamente, desde esta lista se puede ver los requerimientos Aprobados, Enviados, Borradores, Rechazados y Atendidos.

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CREAR UN REQUERIMIENTO DE BIENES

1. Haga clic en el botón de Requerimiento de Bienes

2. En la ventana que se le muestra, haga clic en NUEVO, o si ya habia creado antes y esta en borrado puede seguir editandolo.

3. Al crear un nuevo requerimiento debe seleccionar el cuadro de necesidades aprobado de donde solicitará los bienes.

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4. Rellene los datos necesarios como justificación y si cree por conveniente alguna observación y guarde el encabezado.

5. Una vez guardado se asignará el Número único del requerimiento

6. AGREGAR BIENES AL REQUERIMIENTO: En la parte derecha de la ventana existen los botones que permiten agregar, eliminar o editar un bien del requerimiento.

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7. Haciendo clic en el botón de agregar bien, nos mostrara los bienes programados en el Cuadro de Necesidades.

8. Para agregar una cierta cantidad de los bienes programados en el CN, debemos de ingresar un valor en la columna Requerido. Por ejemplo, si necesitamos 5 boligrafos y 3 millares de papel, ingresaremos los siguientes valores en la columna Requerido.

Luego presionamos en el botón de AGREGAR AL R/B (Requerimiento de Bienes)

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9. Luego se agregarán los bienes al requerimiento que se esta editando.

10. Una vez listo el requerimiento debe de Enviarlo para su aprobación haciendo clic en el botón de ENVIAR.

11. Al enviar el requerimiento la Oficina de Planeamiento y Presupuesto deberá de aprobarlo para que pueda imprimirlo y hacer firmar con las entidades respectivas según el caso

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12. En la lista de Requerimientos de Bienes o Servicios podrá ver el estado del requerimiento.

13. VISTA DE IMPRESIÓN DEL REQUERIMIENTO.

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CUADRO DE NECESIDADES DE SERVICIOS La única diferencia de los CN de Servicios con los de Bienes, es que al agregar el Servicio uno debe de detallarlo.

REQUERIMIENTO DE SERVICIOS La creación de Requerimientos de Servicios es similar al de Bienes, para crear un

Requerimiento de Servicios haga clic en el botón de , de la barra estandar. Y luego siga los mismos pasos que se realizo para los bienes.

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