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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ERUM

VERSION 1.0

1. SUBSISTEMA ESTRATEGICO

1.1 PROCESO 01. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CODIGO: PC 01 16/09/2013

OBJETIVO DEL PROCESO

Construir y coordinar lineamientos y estrategias con el propósito de dar cumplimiento a la misión y objetivos institucionales, así como las disposiciones legales y administrativas de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, en función de las políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal.

ALCANCE Inicia con la formulación del direccionamiento estratégico, su seguimiento, evaluación y elaboración de planes de mejoramiento institucional, y la rendición de cuentas a las partes interesadas.

POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación

CLASIFICACION DEL PROCESO

Responsabilidad de la Dirección

RESPONSABLE Gerente

AREA Gerencia

NORMA MECI 1000:2005 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos 1.1.3 Estilo de Dirección 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 2.1.4 Indicadores 3.1 Componente autoevaluación

PROCEDIMIENTOS PR 01 Planeación Estratégica PR 20 Rendición de cuentas

INDICADORES Ver Matriz de Indicadores

RIESGOS Ver Mapa de Riesgos

ENTRADAS RECURSOS SALIDAS

Requerimientos entes de control Programa de Gobierno. Políticas, directrices, lineamientos, normatividad vigente y estrategias. Portafolio de servicios. Mapa de Riegos. Normograma. Informes de gestión y ejecución Indicadores Resultados Plan estratégico anterior Acta de Junta de gerencia Contratos vigentes

Humanos, Físicos, Tecnológicos y Financieros

Plan Estratégico de la empresa Planes de acción/mejoramiento Resultados de los indicadores Alianzas Estratégicas. Ejecución de Metas. Informes Acciones de Gestión. Acciones de Mejora (Correctivas y Preventivas).

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma


VERSION 1.0

1.1.1 PROCEDIMIENTO 01. PLANEACION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO PLANEACION ESTRATEGICA CODIGO: PR 01 15/09/2013


Formular de manera concertada el plan estratégico de la organización, con el propósito de lograr el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, articulando las diferentes áreas de la Empresa de Renovación Urbana, en coherencia con el Plan de Desarrollo del Municipio de Manizales; Así como garantizar el seguimiento consolidando los resultados, mediciones y revisiones.

ALCANCE Inicia con la socialización, elaboración y seguimiento del Plan y finaliza con los Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

RESPONSABLE Gerente

CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO REGISTRO

1 Revisar el plan anterior

Revisa el plan estratégico anterior que contiene las intenciones globales y la orientación de la entidad en concordancia con el entorno.

Gerente Acta Acta de Comité de Gerencia

2 Realizar diagnóstico

Solicita a los líderes realizar el diagnóstico de cada área, a través de la herramienta: Matriz DOFA. Para su elaboración se debe de tener en cuenta los siguientes lineamientos: • La Política Institucional • Los indicadores de gestión • La Misión, Visión y Valores Institucionales • El marco normativo de la labor que ejecuta cada área. Una vez construida la matriz DOFA por área, debe ser remitida a la Gerencia en medio magnético o impreso para su revisión y consolidación.

Gerente Matriz DOFA

3 Socializar y validar diagnóstico

Socializa la matriz DOFA consolidada con el comité de gerencia, analizando cada uno de los diagnósticos levantados por área.

Gerente Acta Acta de Comité de Gerencia


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


4 Diseñar el plan estratégico

Teniendo en cuenta el diagnóstico consolidado Institucional y el Plan de Desarrollo del Municipio, el Gerente diseña el Plan Estratégico de la ERUM, que define los Objetivos de la entidad para el cumplimiento de la Misión, Visión, las Estrategias y las actividades.

Gerente

Acta de Comité de Gerencia Plan Estratégico

5 Presentar Plan Estratégico

La Gerente presenta el plan estratégico diseñado a la Junta Directiva para su validación y aprobación. ¿El plan presentado es aprobado por los integrantes de Junta directiva? No: Continua con la actividad numero 6 SI: Continua con la actividad numero 7

Gerente Acta Junta Directiva

Acta Junta Directiva Plan Estratégico

6 Realizar los ajustes pertinentes

Realizar los ajustes pertinentes al plan estratégico presentado y vuelve a la actividad numero 5

Gerente Acta Junta Directiva

Acta Junta Directiva Plan Estratégico

7 Socializar el plan Estratégico

Socializar el Plan Estratégico con el 100% de los funcionarios de la empresa de Renovación Urbana de manera coordinada.

Gerente Formato de asistencia

Formato de asistencia. Plan Estratégico.

8

Ejecutar el plan estratégico aprobado

Determinar las acciones necesarias para poner en marcha el plan estratégico de la ERUM

Gerente

Plan Estratégico.

9

Realizar seguimiento a la ejecución del plan estratégico

Solicita informe de avance a los responsables de las actividades desarrolladas, las evalúa, toma las decisiones y acciones a las que dé lugar. ¿El plan estratégico requiere ajustes? SI: Continua con la actividad numero 10 NO: Continua con la actividad numero 11

Gerente


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


10

Solicitar y efectuar ajustes al plan estratégico

Solicitar a la Junta Directiva la modificación al Plan Estratégico, sustentando los cambios y ajustes correspondientes y como resultado del seguimiento y evaluación de los planes y programas. Una vez aprobados los cambios se efectúan los ajustes al plan estratégico de la empresa.

Gerente

Acta Junta Directiva ERUM.

11 Realizar control

Verifica el cumplimiento de metas, objetivos y actividades del Plan Estratégico, emite concepto y asesora en el mejoramiento.

Jefe de Control Interno

Informe de auditoría.


VERSION 1.0


VERSION 1.0

1.1.2 PROCEDIMIENTO 20. RENDICION DE CUENTAS PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CODIGO: PR 20 06/02/2014


Establecer una metodología, ordenada y permanente, para la presentación pública de los resultados de la gestión anual de la ERUM; a través de la habilitación de espacios de dialogo, control social, análisis y seguimiento dirigidos al equipo humano de la Entidad, los usuarios de los servicios, los grupos de interés, los vocales de control, entidades públicas y en general todos los ciudadanos

ALCANCE Inicia con la elaboración del Plan de acción anual para la Rendición de Cuentas y termina con evaluación y divulgación de los resultados.

RESPONSABLE Gerente



ACTIVIDADES


1 Realizar alistamiento institucional

Organiza internamente a la entidad, para ello conforma un grupo interno de apoyo que se encargue de definir y liderar el plan de acción anual para la rendición de cuentas.

Gerente

2 Buscar y organizar la información

Busca y organiza la información sobre los contenidos mínimos de la rendición de cuentas a la ciudadanía y sobre las quejas y reclamos recibidos.

Gerente Grupo de apoyo

Informe de PQR´S

3

Elaborar y poner en marcha el plan de acción anual de la rendición de cuentas

Elabora y pone en marcha el Plan de acción anual de la Rendición de Cuentas de acuerdo a la disponibilidad de recursos, su ejecución, monitoreo, control e implementación, además de diseñar e implementar estrategias de comunicación para garantizar la interlocución doble vía, con el equipo humano de la ERUM, los usuarios de los servicios, los grupos de interés, las entidades públicas, los vocales de control y la ciudadanía en general.


4

Sensibilizar el Plan de Rendición de Cuentas con los funcionarios

Prepara y realiza sensibilización del Plan de acción de Rendición de Cuentas con todos los funcionarios de la ERUM con el fin de profundizar en su compromiso y la responsabilidad que tienen de cara a la ciudadanía y a los grupos de interés que son afectados directa o indirectamente con su gestión. Además

Grupo de apoyo


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ACTIVIDADES


de promover la importancia de su labor diaria y el efecto que esta produce en los clientes.

5

Interactuar con la ciudadanía antes de la audiencia pública

Organiza diversos momentos durante el año para suministrar información sobre la gestión de la Entidad y conversar con la ciudadanía a través de medios de comunicación y espacios de encuentro.


6 Organizar la audiencia pública

Prepara la audiencia pública de rendición de cuentas con la debida anticipación considerando todos los suministros y condiciones logísticas necesarias para su adecuada realización: * Clarifica los resultados esperados * Prepara el Informe para la audiencia final * Determina la fecha para realizar la audiencia pública * Prepara la logística de la Audiencia Pública * Convoca a la audiencia pública * Difunde la Inscripción y radicación de propuestas

Grupo de apoyo

Presentación de propuestas

7 Realizar la Audiencia Pública

Realiza la Audiencia Pública según lo planeado. Durante su desarrollo deben ser resueltas las dudas de los participantes y deben generarse compromisos y acciones de mejora. Esta actividad finaliza con la realización del Informe que consignará el análisis, evaluación del proceso y la información recaudada durante el proceso de Rendición de Cuentas.

Gerente

8

Evalué el proceso de rendición de cuentas.

Verifica el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas y evalúa las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional.

Gerente Evaluación Audiencia Publica


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


9

Divulgar las conclusiones de la audiencia pública

Divulga el acta y la evaluación de la rendición de cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y temas tratados, los resultados y conclusiones.

Grupo de apoyo


VERSION 1.0

2. SUBSISTEMA MISIONAL

2.1 PROCESO 02. GESTION DE PROYECTOS PROCESO GESTION DE PROYECTOS CODIGO: PC 02 16/09/2013

PROPOSITO

Gestionar, evaluar, viabilizar, ejecutar y hacer seguimiento a los proyectos de inversión que lleve a cabo la Empresa de Renovación Urbana de Manizales velando por su adecuada implementación y cumplimiento de los objetivos y misión, en función de las políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal.

ALCANCE Inicia desde la identificación de los proyectos de inversión, en cumplimiento de las políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal, hasta su ejecución, seguimiento y evaluación.


CLASIFICACION Prestación del servicio

RESPONSABLE Director Técnico

AREA Técnica

NORMA MECI 1000:2005 1.2.1 Planes y programas 1.3.2 Identificación de riesgos 2.1.1 Políticas de operación 2.1.2 Procedimientos 2.2.1 Información primaria 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión

PROCEDIMIENTOS PR 02 Gestión predial PR 03 Gestión Social PR 04 Gestión Técnica

INDICADORES Ver Tabla de Indicadores



Solicitudes, convenios o acuerdos. Informes de Supervisión Informes de Interventoría. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Metodologías nacionales o internacionales para la formulación de proyectos. Necesidades técnicas de un proyecto. Necesidades de adquisición de predios Necesidad de recursos financieros. Direccionamiento Nacional de Planeación. Informe de auditoría interna Resultados percepción usuario

Humanos, Físicos, Tecnológicos y Financieros.

Proyectos formulados. Diseños arquitectónicos. Proyectos técnicos. Licencias. Predios adquiridos y/o acondicionados para las necesidades del proyecto. Convenio de apoyo financiero y/o de uso de recursos. Informes de Supervisión. Acta de Liquidación Plan de Mejora

REQUISITOS DE LEY

Ver normograma


VERSION 1.0

2.1.1 PROCEDIMIENTO 02. GESTION PREDIAL PROCEDIMIENTO GESTION PREDIAL CODIGO: PR 02 14/10/2013


Establecer la metodología para planear, ejecutar y hacer seguimiento a todas las acciones requeridas para adquirir predios, a través de la enajenación voluntaria o expropiación.

ALCANCE Inicia desde la identificación del predio, los estudios de títulos y avaluó comercial, teniendo en cuenta la etapa de negociación que desencadena en la venta en caso de llegar a un acuerdo, o en expropiación del predio en caso de no llegarse a él.

RESPONSABLE Líder Gestión Predial


Realización y prestación del servicio

ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATOS REGISTRO

1

Recibir aprobación para compra de predios

Una vez aprobados los predios a comprar por la Junta Directiva, la líder de gestión predial recibe por parte de la gerencia solicitud para realizar la gestión del suelo anexando la lista de los predios identificados para la compra.

Líder de gestión predial

Solicitud para realizar gestión del suelo

2 Solicitar avaluó de los predios identificados

Solicita avaluó de los predios identificados a la entidad evaluadora.


Contrato con entidad proveedora de avalúos. Decreto 1420 de 1998, Base IGAC Oficio o documento electrónico

3 Solicitar estudios de Títulos

Solicita realizar estudio de títulos de los predios identificados a la firma proveedora del servicio


Contratos vigentes con Abogados Líderes Oficio o documento electrónico

4

Solicitar ficha social de los predios identificados

Solicita al área de gestión social realizar visita a las familias propietarios y/o personas residentes de los predios identificados, para


Ficha social Oficio o documento electrónico


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


levantar las fichas sociales. Recibe las fichas sociales solicitadas y la anexa al expediente de cada predio.

5 Solicitar aprobación a la Fiduprevisora

Solicita a la fiduciaria competente de acuerdo al proyecto al cual pertenece (el) o (los) predios, la aprobación para la iniciación de la negociación de los mismos. ¿Es aprobado por la fiduciaria? NO: Continua con la actividad numero 6 SI: Continua con la actividad numero 7


Oficio o documento electrónico Relación de predios aprobados

6 Verificar los documentos

Realiza revisión de la completitud en el lleno de requisitos de los documentos que se encuentran en el expediente.


Cuadro de seguimiento de proyecto Escrituras, Certificado de tradición, Sentencias, Avalúos, Estudios de títulos

7

Formalizar oferta de compra y elaborar citación

El abogado externo recibe los documentos del expediente y da inicio al proceso de oferta, una vez elaborado el documento lo envía al abogado líder para su revisión y ajustes si lo requiere. Remite documento para firma del representante Legal de la ERUM. Elabora citación para notificar la oferta

Contratista 1 Gestión Predial

Documentos del expediente Registro de Abogado externo en cuadro de seguimiento. Escrituras, Certificado de tradición, Sentencias, Avalúos, Estudios de títulos Citación

8 Enviar citación personal

Radica el documento y entrega el original y las copias al área de correspondencia para la entrega de la citación al (los)


Citación radicada y con firma de recibido por el destinatario, o su representante.


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


propietario(s) de el o los predios o encargado. ¿Se encontró a propietario (s) o encargado en el domicilio? NO: Continua con la actividad numero 9 SI: Continua con la actividad numero 10

9 Entregar citación de oferta

Entrega la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s), registrando su recibido. ¿El (los) propietario(s) de (el) o los predios se presentan para comparecer dentro de los (5) cinco días hábiles estipulados para la notificación? NO: Continua con la actividad numero 11 SI: Continua con la actividad numero 12

Contratista Gestión Documental

Citación Código de Procedimiento de lo contencioso administrativo- Ley 1437 de 2012

10 Fijar citación de oferta

Si la citación no fue recibida por el (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s) debe fijarse en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles.


Aviso fijado

11 Notificar oferta por aviso

Elabora aviso con la oferta de compra del predio y la fija en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles.


Citación

12 Notificar oferta personalmente

Notifica la oferta de compra y entrega copia del avalúo que la soporta a el (los) propietario(s) del predio, con el fin de que se revise


Oferta de compra Notificación Avalúo


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


dicho proceso.

13 Solicitar registro de oferta

Diligencia el Formato Único de calificación y remite los documentos a la oficina de registros Públicos dentro de los cinco (5) días posteriores a la notificación de la oferta para que el bien sea retirado del comercio y se pueda proceder con la enajenación voluntaria o la expropiación, según el caso. ¿El (los) propietario(s) aceptan la oferta de compra? SI: Continua con la actividad numero 14: Enajenación voluntaria. NO: ¿El (los) propietario(s) solicita nuevo avaluó? SI: Continua con la actividad numero 19 NO: Si después de (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se continua con la actividad numero 22: Expropiación


Formato Único de calificación

Ofertas originales

14

ENAJENACION VOLUNTARIA Realizar formulario de conocimiento del cliente

Inicia el proceso de enajenación voluntaria con el (los) propietarios, solicitando el diligenciamiento del formulario de conocimiento de cliente requerido por la Fiduciaria, en el cual respaldarán sus declaraciones con los documentos que soportan el origen de sus ingresos y bienes.


Formulario de conocimiento de cliente registrado Certificados laborales, de ingresos, bancarios etc.


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


15 Elaborar promesa y gestionar firma

El Abogado externo y el propietario definen las condiciones de entrega del bien inmueble, así como el anticipo y condiciones de escrituración. Proyecta la promesa de compraventa y la envía al líder del proceso para su revisión y firma del representante legal. Una vez firmada la promesa envía el documento a la Fiduciaria para el trámite del primer pago.


Promesa de compraventa firmada

16 Elaborar escritura pública y realizar pago

Se verifica el saneamiento de los predios previamente antes de enviar la minuta para la firma de la escritura pública. Una vez surtido este paso se envía a la notaria la minuta para la firma de la escritura pública de compraventa, con el propietario o mejoratario del predio Una vez firmada la escritura se envía el documento a la Fiduciaria para el trámite del segundo pago.


Promesa de compraventa

17 Recibir predio

Recibe el predio en la fecha que se pactó en la promesa de compra. Después de entregado, el área técnica cuenta con 10 días hábiles para demoler dicho predio.

Contratista Gestión Técnica

Certificado de vinculado

18 Elaborar compensaciones

Elabora las compensaciones según el Instructivo de Compensaciones


Instructivo compensaciones

Compensaciones


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


19 Gestionar pago de compensaciones

El abogado externo proyecta, liquida y presenta las compensaciones al líder del proceso para su revisión. El área financiera elabora el acto administrativo por el cual se reconoce y realiza el pago de las compensaciones.


Acto administrativo

20

Recibir solicitud de revisión de avalúo sobre la oferta

El (los) propietario(s) deben entregar solicitud escrita de revisión de avaluó cuando están en desacuerdo con el avaluó entregado de su predio, manifestando sus inconformidades y presentando los respectivos soportes para sustentar su comunicación


Avaluó

21

Elaborar alcance de oferta y notificar al propietario

Envía la solicitud para revisión de avaluó a la lonja, para definir el alcance de la oferta, la cual puede ser: ratificar la oferta o dar avaluó nuevo. Notifica al propietario la respuesta de la Lonja. ¿El (los) propietario(s) aceptan la oferta de compra? SI: Continua con la actividad numero 14 NO: ¿El (los) propietario(s) solicita nuevo avaluó? SI: Continua con la actividad numero 19 NO: Si después de (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se continua con la actividad numero 22


Alcance de la Oferta


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


22

EXPROPIACIÓN Elaborar la resolución de expropiación

Si pasados (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se da inicio al proceso de expropiación, elaborando la resolución. El líder del proceso revisa, radica y envía la resolución al representante legal para la firma


Resolución

23 Enviar citación personal de expropiación

Radica el documento y entrega el original y las copias al área de correspondencia para la entrega de la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o encargado. ¿Se encontró a propietario (s) o encargado en el domicilio? NO: Continua con la actividad numero 24 SI: Continua con la actividad numero 25


Citación

24 Fijar citación de expropiación

Si la citación no fue recibida por el (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s) debe fijarse en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles.


Citación

25 Entregar citación de expropiación

Entrega la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s), registrando su recibido. ¿El (los) propietario(s) de (el) o los predios se presentan para comparecer dentro de los (5) cinco días hábiles estipulados? NO: Continua con la actividad numero 26 SI: Continua con la actividad numero 27


Citación


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


26 Notificar expropiación por aviso

Elabora aviso con la resolución de expropiación del predio y lo fija en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles. ¿el propietario presenta recurso de reposición sobre la resolución dentro de los 10 hábiles establecidos? SI: Continuo con la actividad numero NO: Continuo con la actividad numero 28


Aviso fijado

27 Notificar expropiación personalmente

Notifica la oferta de compra y entrega copia del avalúo que la soporta a el (los) propietario(s) del predio, con el fin de que se revise dicho proceso. ¿el propietario presenta recurso de reposición sobre la resolución dentro de los 10 hábiles establecidos? SI: Continuo con la actividad numero NO: Continuo con la actividad numero 28


28 Responder recurso de reposición

Responde el recurso de reposición dentro de los 15 días hábiles


Recurso de reposición

29 Tramitar proceso de expropiación

Se toma copia del expediente y se envía al abogado de apoyo para tramitar la expropiación


Expediente

30 Elaborar y presentar demanda

Elabora la demanda y la presenta en el Juzgado, el cual puede: admitir, inadmitir o rechazar la demanda. Solicita registro de la demanda


Demanda


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


31 Solicitar registro de la demanda

Solicita registro de la demanda


Demanda

32 Consignar el valor del predio

Consigna el 100% del valor del predio


33 Expedir sentencia del juzgado

El juzgado expide la sentencia del caso


Sentencia

34 Solicitar fecha entrega anticipada

Solicita fecha de entrega anticipada del predio al propietario


35 Peritazgos Peritazgos Contratista 1 Gestión Predial

36 Tasación Tasación Contratista 1 Gestión Predial

37 Pago final Pago final Contratista 1 Gestión Predial


VERSION 1.0


VERSION 1.0

2.1.2 PROCEDIMIENTO 03. GESTION SOCIAL PROCEDIMIENTO GESTION SOCIAL CODIGO: PR 03 02/10/2013


Identificar las necesidades de la comunidad y de los demás grupos de interés, mediante la socialización y el acompañamiento en el desarrollo de los proyectos.

ALCANCE Inicia con la elaboración de los planes de gestión social hasta su seguimiento, evaluación y acciones de mejora.

RESPONSABLE Líder Gestión Social


Prestación del Servicio

ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO DOCUMENTO

1 Identificar necesidades

Identifica las necesidades de la empresa, la comunidad y grupos de interés, relacionados con el Macroproyecto San José, a través de: - Censos de la población del área de influencia de los proyectos - Diagnósticos participativos

Líder Gestión Social

Censos de la población del área de influencia de los proyectos Diagnósticos participativos

2

Definir las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

Teniendo en cuenta las necesidades identificadas, define y presenta a la gerencia las estrategias de fortalecimiento a la gestión social para el Macroproyectos San José, integrando los siguiente componentes: 1. La Gestión social predial 2. La Comunicación 3. La articulación interinstitucional


Estrategias de fortalecimiento a la gestión social

3

Revisar y aprobar las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

Revisa las estrategias de fortalecimiento presentadas. ¿Es aprobado por la gerencia? SI: Continua con la actividad numero 4 NO: el líder de gestión predial revisa las observaciones, realiza ajustes y presenta nuevamente las estrategias para aprobación.

Gerente

Estrategias de fortalecimiento a la gestión social


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


4

Apoyar el desarrollo de metodologías e instrumentos

Apoya el desarrollo de metodologías e instrumentos necesarios para la implementación de las estrategias -Estrategias de comunicación -Estrategias de mitigación etc. -Estrategias de acercamiento a la comunidad


5

Implementar las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

Supervisa la implementación de las estrategias de fortalecimiento a la gestión social.


Cronogramas de actividades

6

Realizar encuentros participativos con la comunidad y grupos de interés

Realizar encuentros de participación con la comunidad y grupos de interés

7

Realizar seguimiento y retroalimentación de los procesos

Realizar seguimiento y retroalimentar a los procesos de Gestión social, para la determinación de acciones y soluciones de acuerdo con las necesidades de la comunidad y grupos de interés. * revisión y seguimiento de los planes de gestión social Evaluación social (encuesta de satisfacción al cliente)

líder Gestión Social

Encuesta de satisfacción al cliente

8

Evaluar las acciones desarrolladas en el proceso

Evalúa las acciones desarrolladas en el proceso de gestión social, posterior al desarrollo de los procesos.


9 Implementar acciones de mejora

Implementa las acciones de mejora al proceso



VERSION 1.0


VERSION 1.0

2.1.3 PROCEDIMIENTO 04. GESTION TECNICA PROCEDIMIENTO GESTION TECNICA CODIGO: PR 04 15/10/2013


Realizar la Gerencia de los estudios, diseños, obra e interventoría de los proyectos contratados por algunos de los patrimonios autónomos o proyectos delegados a la ERUM, para cumplir con los objetivos trazados por la Empresa

ALCANCE Inicia con el recibo de la información resultado de la Planificación del proyecto y finaliza con la firma del acta de liquidación de los Contratos de obra e interventoría.

NOTAS

INTERVENTORIA: Acción de fiscalizar las operaciones correspondientes para asegurar su corrección en la ejecución de un proyecto. PROYECTO: Es el conjunto de antecedentes que permiten definir en forma suficiente la obra por realizar, que incluye los pliegos de condiciones, planos generales, especificaciones técnicas, los estudios y diseños y otros. INTERVENTOR: Es el representante directo del Contratante para ejercer el control, la vigilancia y la Supervisión técnica, administrativa, financiera, contable y ambiental durante la ejecución del contrato. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Se refiere a todas las características técnicas que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en las especificaciones técnicas que hacen parte de los pliegos de condiciones.

RESPONSABLE Director técnico


Prestación del servicio

ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATOS REGISTROS

1 Dar Instrucción para iniciar proyecto

Indicación para iniciar proceso Gerente

2

Identificación de aspectos técnicos requeridos para iniciar el proyecto

Corresponde a los parámetros establecidos que deben ser cumplidos para el desarrollo del proyecto.

Director Técnico


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


3

Acompañar el proceso licitatorio hasta la adjudicación del contrato

Seguimiento al desarrollo del proceso licitatorio hasta la adjudicación y firma del contrato, atendiendo y resolviendo todas las consultas técnicas que surjan en el proceso y verificando el cumplimiento de las condiciones exigidas.

Director Técnico

Pliego de condiciones

4 Dar inicio a la ejecución del contrato

Se da inicio a la ejecución del objeto contratado firmando el acta de inicio por: Interventor, el contratista y el supervisor

Director Técnico

Acta de inicio Pliego de condiciones

5 Revisar el programa de trabajo

Revisa el programa de trabajo presentado por el contratista, el cual debe ser aprobado por la Interventoría

Director Técnico

Programa de trabajo

6 Tramitar pago de anticipo

Recibe cuenta de cobro del contratista con copia del acta de inicio y del contrato, pólizas aprobadas, copia del cronograma de obras avalado por la interventoría, apertura de cuenta bancaria con firma conjunta con el interventor, plan de inversión del anticipo

Director administrativo y financiero

7 Realizar seguimiento

Mediante comités técnicos, comunicaciones, anotaciones en bitácora se efectúan las observaciones y requerimientos en desarrollo de la ejecución de obra.

Director Técnico

8 Elaborar informe de actividades

Elabora y presenta informe mensual y final de actividades.

Interventor Informe de actividades

9 Revisa actas de pago

El contratista elabora las actas de pago, el interventor revisa las actas y le da el visto bueno de acuerdo con el avance de obras, posteriormente la envía a la supervisión para su aprobación.

Interventor Acta de pago Acta de pago


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


10 Tramitar pagos

Una vez aprobada el acta de pago por la Supervisión y que esté acompañada de la factura y documentos exigidos en la cláusula sexta-VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO- se da traslado al Director Administrativo y Financiero para autorización y envío para pago en la Fiduciaria. .


11 Revisa acta de recibo final

Se elabora el Acta de recibo a satisfacción de acuerdo con las obras realizadas. Aprobación de la última acta de pago último informe de interventoría, con copia del pago de parafiscales, seguridad social y paz y salvos de trabajadores y subcontratos aprobados por la entidad.

Interventor

12 Liquidación

El Interventor presenta el cierre financiero a la Gerencia o Dirección competente, quienes elaboran el proyecto de Acta de liquidación y da traslado a la Dirección Financiera para el visto bueno de presupuestos y del Contador de la entidad. La Dirección Financiera devuelve el proyecto de acta para que el Gerente o Director competente de traslado a la Gerencia de Contratación. La Gerencia de Contratación revisa el acta y pasa a firmas del contratista, supervisor y Gerente General y envía al Centro de Administración Documental.

Interventor


VERSION 1.0

3. SUBSISTEMA DE APOYO

3.1 PROCESO 03. GESTION FINANCIERA PROCESO GESTION FINANCERA CODIGO: PC 03 17/09/2013

PROPOSITO

Garantizar que los recursos financieros sean utilizados de manera óptima de acuerdo a las necesidades y obligaciones de la organización y a la normatividad legal vigente e impulsar la viabilidad de los proyectos en los que participe la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, a través de la planeación, programación y gestión de los recursos financieros que sean requeridos para mantener la operatividad de la Empresa.

ALCANCE

Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de los procesos, hasta la toma de decisiones sobre la gestión financiera De la Empresa de Renovación Financiera; incluyendo las necesidades relacionadas con la ejecución y control de Presupuesto, contabilidad y tesorería.


CLASIFICACION Apoyo administrativo

RESPONSABLE Director Administrativo y Financiero

AREA Financiera

NORMA MECI 1000:2005 1.2.1 Planes y Programas 1.2.2 Modelo de operación pro procesos 1.3 Componente administración del riesgo 2.1 Componente actividades de control 2.2.2 Información secundaria 3.1 Componente autoevaluación 3.3.2 Planes de mejoramiento proceso

PROCEDIMIENTOS PR 05. Gestión Presupuestal PR 06. Pagos ERUM PR 07. Manejo de recursos de terceros PR 08. Gestión Contable PR 09. Conciliaciones bancarias




Información contable, financiera y presupuestal Requerimiento de pago Actas de Junta CDP, Registro presupuestal Documentación soporte para el pago de obligaciones Consignaciones. Soportes para pagos con dineros de terceros Transacciones y pagos con recursos propios


Anteproyecto de presupuesto Presupuesto Actos administrativos de aprobación del presupuesto Actos administrativos de movimientos en el presupuesto Ejecuciones presupuestales Pagos efectuados Registros e informes contables Registros bancarios Análisis de costos, gastos, flujo de caja y presupuesto


VERSION 1.0

Transacciones y pagos con recursos de terceros Normas legales Consignaciones Transferencias Movimientos Libros auxiliares y soportes Solicitudes de información Informes de auditoría internas y externas

Estados financieros Informes emitidos a entes de control y partes interesadas Informe de indicadores Respuesta a peticiones y PQR Acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso implementadas y seguimiento a las mismas

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma

3.1.1 PROCEDIMIENTO 05. GESTION PRESUPUESTAL PROCEDIMIENTO GESTION PRESUPUESTAL CODIGO: PR 05 04/10/2013


Planear, registrar, controlar y distribuir eficiente y efectivamente los recursos financieros para cumplir con el objeto de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, de acuerdo con el presupuesto aprobado por Junta Directiva y COMFIS.

ALCANCE El procedimiento aplica desde la expedición de la Resolución de aprobación del COMFIS hasta la formalización de la Resolución de adopción y expedición de la liquidación de presupuesto.

RESPONSABLE Director administrativo y financiero


Servicios de apoyo

3.1.2 PROCEDIMIENTO 06. PAGOS ERUM PROCEDIMIENTO PAGOS ERUM CODIGO: PR 06 07/10/2013


Realizar los pagos de los compromisos adquiridos por la empresa y causados con cargo al presupuesto de la ERUM

ALCANCE Aplica desde la causación de las facturas y/o similares de los servicios o contratos, hasta el pago o giro presupuestal.



Apoyo administrativo


VERSION 1.0

ACTIVIDADES

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO REGISTRO

1 Recepcionar documentos

Recepciona los documentos según el caso y pueden ser: Orden de compra, facturas, cuentas de cobro (debe incluir certificación bancaria y parafiscales), documento ingreso almacén, CDP´s, RP´s.

Contratista Financiero

2 Verificar los vencimientos

Verifica y selecciona que obligaciones cuentan con el vencimiento más pronto; a fin de determinar cuales nos pueden generar descuentos y cuales pueden ocasionar intereses, sanciones y recargos.


Lista de chequeo

3 Verificar documentos

Corrobora, mediante una lista de chequeo, que los pagos que se van a realizar cuentan con los documentos soportes propios para cada pago. ¿Cumple con todos los requisitos: documentos soportes propios de cada pago? SI: Continua con la actividad numero 4 NO: Solicita los documentos que hacen falta y continua con la actividad numero 1


Lista de chequeo

4 Generar O.P. Causa el gasto y genera la Orden de Pago

Contador Registro Contable y OP.

5 Generar Orden de Pago

Registra en la base de datos de pagos ERUM la obligación contabilizada


Orden de pago

6 Aprobar pagos

Aprueba la transacción electrónica o pago con cheque Si el pago es con cheque continua con la actividad numero 7 Si el pago en por transacción electrónica continua con la actividad numero 11


Orden de Pago firmada

7 Generar Cheque

Verifica que la Orden de Pago esté firmada por el Director Administrativo y financiero, con toda la documentación soporte.


Cheque


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


8 Imprimir de cheque

Solicita al Director Administrativo y financiero los cheques autorizados para su impresión


9 Gestionar firma de cheques

Traslada los cheques impresos al responsable según el manual de contratación, para las firmas correspondientes.


Cheque firmado

10 Entregar cheques a los proveedores

Previa fotocopia del documento de identidad del proveedor o contratista se hace entrega del cheque respectivo


Fotocopia firmada y con huella del cheque y documento de identidad del proveedor o contratista

11 Realizar transferencia electrónica

Realiza los pagos por transferencia electrónica, según soportes y OP firmados


Reporte transferencia electrónica

12 Registrar pagos electrónicos

Entrega soporte de pagos realizados electrónicamente para su registro en Base de datos



13 Generar Giro Presupuestal

Entrega al Contador todos los documentos originales del pago, tanto por cheques como pagos electrónicos, para el registro contable y giro presupuestal, al igual que su archivo

Contador Registro contable del Egreso y GP


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.1.3 PROCEDIMIENTO 07. MANEJO DE RECURSOS DE TERCEROS PROCEDIMIENTO MANEJO DE RECURSOS DE TERCEROS CODIGO: PR 07 21/10/2013


Realizar trámites de certificación y autorización de pagos a contratistas y vendedores de predios

ALCANCE

Este procedimiento aplica para los pagos realizados con cargo a los convenios PA-PAVIP, PA MATRIZ y CONVENIO con Obras Públicas; desde que se genera el compromiso o contrato hasta la ejecución de los pagos para su posterior legalización

NOTAS

Este procedimiento hace referencia a los siguientes fondos de cada convenio: - Compensaciones - Tenencia - Demoliciones - Gastos asociados

POLITICAS

MANEJO DE CHEQUES:

En la Tarjeta de Firmas se debe registrar "Páguese al Primer Beneficiario"

Los cheques deben estar custodiados en caja fuerte por Director Administrativo y Financiero

Los chaqués deben llevar mínimo 2 firmas autorizadas

Solo debe haber una persona autorizada para realizar giros electrónicos.



Servicios de apoyo

ACTIVIDADES



Recepciona los documentos según el caso y pueden ser: actas de supervisión de contratos, facturas, cuentas de cobro.

Contratista financiero 1

2 Realizar cálculo de retención

Realiza el cálculo de las retención a realizar según el pago y el beneficiario de la transacción

Contador

Registro de causación y generación del respectivo cuadro de descuentos

3 Registrar en la base de datos

Teniendo en cuenta el origen del pago se alimenta la base de datos en todos sus campos con cada uno de los pagos a realizar.


Base de datos de pagos


VERSION 1.0

4 Generar Autorizaciones de Pago

Genera autorización del pago con base información de la base de datos.


Formato autorización de pagos

Formato autorización de pagos

5 Aprobar pagos Revisa la información de la base de datos y aprueba con firma de autorización para el pago


Autorización de pago firmada

6 Generar Cheque

Verifica que la autorización de Pago este firmada por el Director Administrativo y financiero, con toda la documentación soporte.


7 Imprimir cheques

Solicita al Director Administrativo y financiero los cheques autorizados para su impresión


Cheque

8 Gestionar firma de cheques

Traslada los cheques impresos al responsable, según el manual de contratación para la firma. (debe llevar 2 firmas)


Cheque firmado

9 Entregar cheques a los proveedores

Previa fotocopia del documento de identidad del proveedor o contratista se hace entrega del cheque respectivo


Fotocopia firmada y con huella del cheque y documento de identidad del proveedor o contratista

10 Realizar transferencia electrónica

Ejecuta los pagos por transferencia electrónica, según soportes y autorizaciones de Pago firmada.



11

Generar y entregar soporte de pagos realizados

Genera y entrega soportes de pagos realizados electrónicamente para su registro en Base de datos



12 Duplicar documentos

Efectuado el pago, se duplican todos los documentos soportes del pago realizado


13 Realizar registro contable

Entrega al Contador todos los documentos originales del pago, tanto por cheques como pagos electrónicos, para el registro contable y giros

Contador Registro contable del Egreso y GP


VERSION 1.0

14

Recolectar la información para legalización de pagos

Recolecta la información de los pagos realizados durante el mes, para su legalización.


Fotocopia de cada uno de los pagos realizados con sus respectivos documentos soporte

15

Generar relaciones de manera discriminada de los pagos realizados

Realiza de manera discriminada relación de los pagos realizados durante el mes y objeto de ser legalizados ante la fiduciaria teniendo en cuenta el PA (PAVIP y MATRIZ) como también el Fondo a afectar (Compensaciones, demoliciones, Gastos asociados y Tenencia)


Relación de pagos por PA y Fondo

16

Conciliar la legalización a realizar con contabilidad

Verifica que los pagos realizados por la ERUM con cargo al PA estén contabilizados en su totalidad


17 Enviar a la Fiduciaria

Previa firma del oficio remisorio, radica ante la Fiduciaria todos los documentos soportes de los pagos realizados con sus respectivas relaciones.



VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.1.4 PROCEDIMIENTO PR 08. GESTION CONTABLE

PROCEDIMIENTO GESTION CONTABLE CODIGO: PR 08 02/10/2013


Determinar el procedimiento para implantar el Plan General de la Contabilidad Publica en ERUM, a través de la implementación de adecuadas prácticas contables.

ALCANCE

Aplica para todos los movimientos financieros, e inicia con la recepción de los documentos a contabilizar tales como: Facturas, recibos de caja, ingresos, cuentas por pagar, entre otros y su respectiva contabilización, terminando con la elaboración y presentación de los estados financieros.



Servicios de apoyo

ACTIVIDADES


1 Recolección de documentación

Recopila los soportes contables necesarios para la causación de las cuentas, en los cuales se evidencian las transacciones realizadas en un periodo determinado.

Contador

2 Codificar y contabilizar

Codifica y causa en las respectivas cuentas de acuerdo con el Plan General de Contaduría Pública

Contador

Instrucciones Módulo contable aplicativo Plan General de contabilidad pública

3 Verificar información

Verifica cifras teniendo en cuenta las conciliaciones, depreciaciones acumuladas, y revisión de amortizaciones

Contador

4 Revisar movimientos

Imprime balance de prueba verificando que las transacciones se encuentren debidamente asentadas en el sistema. Igualmente se imprimen los auxiliares de las cuentas mensuales

Contador Libro mayor y balance Libro auxiliares

5 Generar libros contables

Genera libros contables (mayor y balance, Balance general, Estado de P y G, Inventarios).

Contador

Plan General de Contabilidad pública Libro mayor Y Balance general, caja diario, Estado de P y G, Inventarios


VERSION 1.0

6 Análisis de información contable

Una vez contabilizados los documentos realiza revisión y análisis para presentar los estados financieros y los diferentes informes a los entes de control

Contador

Libros contables Plan General de Contabilidad pública Estados financieros

7 Elaboración de estados financieros

Con base en la información Contable y en su Análisis, elabora los estados financieros para ser presentados

Contador

Balance general Estado de P Y G

8 Rendición de cuentas

Presenta periódicamente las rendiciones a: Entes de control: Contralorías General y Departamental, Contaduría General de la Nación. Previa aprobación de la Dirección Administrativa y financiare y de la Gerencia

Contador

Información secundaria Formatos de los aplicativos de rendición de cuentas, CGR, CHIP, FUT, SIA. Soportes de envío


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.1.5 PROCEDIMIENTO PR 09. CONCILIACIONES BANCARIAS PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS CODIGO: PR 09 21/10/2013


Establecer que los registros financieros de la ERUM que impliquen operaciones bancarias, correspondan a la realidad económica de la entidad.

ALCANCE Aplica desde el recibo o pago de las obligaciones de la empresa o de los recibos por el servicio del cumplimiento de su objeto social.



Servicios de apoyo


1 Realizar conciliaciones bancarias

Recibe extractos de entidades bancarias y confronta con los registros contables reflejados en los auxiliares del software contable que contiene las transacciones realizadas durante el mes a conciliar.

Profesional universitario Contador

Aplicativo Libros auxiliares

2 Ejecutar conciliación con bancos

Concilia partida por partida de cada uno de las cuentas bancarias. ¿Se detectan inconsistencias? SI: Se informa al Director administrativo y Financiero para ejecutar la nota débito o crédito y continua con la actividad numero 3 NO: continua con la actividad numero 4


Libro de bancos Extractos bancarios Registro de conciliaciones físico y a través de aplicativo

3

Elaborar nota debido o crédito según inconsistencia presentada

Con base en las conciliaciones realizadas analiza una a una las novedades, ingresa al sistema información contable, elabora y registra la corrección


4 Realizar Conciliación con bienes

Elabora relación de bienes propiedad de la ERUM. En el sistema de información contable se hace la comparación y ajustes.


Reporte de ingreso de bienes


VERSION 1.0

5 Registrar de caja menor

Revisa los reembolsos de cajas menores, verificando que las facturas cumplan los requisitos y otros aspectos contables


Acto administrativo de constitución de caja menor Arqueo de caja menor

6 Elaborar Operaciones reciprocas

Elabora un documento que contiene el nombre de la entidad que reporta información a la Contaduría General de la Nación, de quien se recibe o a quien se le presta el servicio, con el valor que figure en la contabilidad sea por gastos y costos o por ingresos, fecha de corte trimestralmente y se envía a la entidad correspondiente para que valide la información. En caso de existir inconsistencias se entraron a conciliar entre las partes, para establecer a que Obedecen las mismas. Se deja evidencia de la conciliación con firma entre las partes de lo ajustado.


Régimen de Contabilidad pública Comunicado externo


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.2 PROCESO 04. GESTION ADMINISTRATIVA PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA CODIGO: PC 04 23/09/2013

PROPOSITO

Dirigir y controlar los procesos administrativos de la Empresa a través de una oportuna y adecuada planeación, programación y gestión de los recursos técnicos y humanos tanto para la ejecución de programas de inversión, como para garantizar la operación y funcionamiento de la entidad.

ALCANCE Comprende la gestión del talento humano y la administración de los recursos físicos y tecnológicos y documentos de la entidad.


CLASIFICACION Apoyo logístico

RESPONSABLE Profesional universitario

AREA Administrativa

NORMA MECI 1000:2005 1.3 Administración de riesgos de riesgos 2.1 Actividades de control 2.2 Información 3.1 Autoevaluación 3.3 Planes de mejoramiento 3.3.2 Plan de mejoramiento pro procesos

PROCEDIMIENTOS PR 10. Gestión del talento humano PR 11. Gestión de recursos físicos y tecnológicos PR 12. Gestión documental




Información sobre necesidades y competencias del personal Plan estratégico de recursos humanos Plan de capacitación Plan de salud ocupacional Plan de Bienestar Programación de inventarios Solicitud de indemnización Solicitud de servicios generales Documentos, oficios internos y externos Solicitudes de archivo - archivos de gestión a transferir Material documental temática ambiental Solicitudes de documentación Solicitud de informes y resultados de indicadores Quejas, informes internos y/o externos, informes de la Oficina de Control interno, Informes de los Entes de Control Evaluaciones de desempeño


Plan de acción formulado Planes de Bienestar, salud ocupacional y capacitación formulados. Personal seleccionado y vinculado Funcionario capacitado Actividades realizadas Funcionario motivado en un clima organizacional adecuado Funcionario remunerado Funcionario evaluado Fallos, Actos administrativos Acto administrativo Inventarios actualizados Entradas y salidas de almacén Siniestros indemnizados Servicios generales prestados, Bienes y servicios en funcionamiento


VERSION 1.0

Informes de auditoria Bienes adquiridos Inventarios anteriores Solicitud de mantenimiento Cronograma de revisión de equipos e infraestructura Archivo de gestión del proceso TRD Cronograma de transferencias. Documentación transferida y archivada Archivos digitales de los procesos Informes de auditoría internas y externas Actas y plan de acción de la revisión por la dirección Planes de mejoramiento Seguimiento a programas, planes y proyectos Indicadores políticas y objetivos Documentos internos del sistema de gestión de la calidad No conformidades, observaciones y recomendaciones Reporte de acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso implementadas y seguimiento a las mismas

Comunicaciones internas y externas distribuidas, archivos de gestión organizados, respuestas a documentos radicados, TRD Aplicadas Expedientes organizados Informes de gestión y análisis de indicadores Planes de mejoramiento

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma

3.2.1 PROCEDIMIENTO 10. GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO GESTION DEL TALENTO HUMANO CODIGO: PR 10 02/10/2013


Garantizar el suministro del personal idóneo, gestionando la asignación de recursos pertinentes para el desarrollo del talento humano que permita la ejecución eficiente y eficaz de las actividades propias de cada cargo.

ALCANCE

Comprende las actividades de administración del personal desde su vinculación hasta su retiro, teniendo en cuenta las actividades de planeación y ejecución de los planes tendientes a fortalecer el desarrollo del talento humano de la entidad, que permitan contribuir al mejoramiento del perfil, desempeño y ambiente laboral para los servidores de la entidad

RESPONSABLE Profesional universitario


Servicios de apoyo


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


1

Identificar necesidad de recurso humano

Cada líder de área o la Gerencia, durante la planificación de su proceso, o cuando lo requiera, identifica el recurso humano necesarios para el desarrollo eficaz de su proceso. Una vez identificado envía solicitud escrita, vía e-mail, al área de Gestión humana para su gestión.

Líder de cada Área/Gerencia

Diagnostico Individual de necesidades de capacitación

Solicitud escrita: requerimiento de personal

2 Determinar requisitos del cargo

Si el recurso humano solicitado es aprobado por la Gerencia el funcionario del área de gestión humana determina los requisitos del cargo de acuerdo al manual de funciones de la ERUM.

Profesional Universitario de Gestión humana

Manual de funciones

3 Solicitar hojas de vida

Solicita hojas de vida de personal externo por diferentes medios: publicación en prensa, bolsa de empleo, recomendaciones etc.


4 Recopilar y preseleccionar hoja de vida

Preselecciona las hojas de vida recibidas, teniendo en cuenta la información contenida, sus anexos y los requerimientos del cargo establecidos en el Manual de funciones, a fin de citar a las personas para la respectiva entrevista.


Manual de funciones Hojas de vida recibidas

5 Entrevistar y seleccionar aspirante

Realiza entrevistas a los preseleccionados con el fin de obtener una apreciación más cercana, que permita determinar las competencias de los aspirantes para desempeñar el cargo. Selecciona el aspirante más opcionado para el desempeño del cargo y notifica al área de gestión humana para su gestión.

Gerencia

6

Elaborar resolución y acta de posesión

Elabora resolución de nombramiento y acta de posesión donde se le entrega al nuevo funcionario sus funciones.


Resolución de nombramiento Acta de posesión

7 Realizar inducción

Según los requerimientos gestiona la inducción teniendo en cuenta el plan de inducción y reinducción de la ERUM.

Profesional Universitario de Gestión

Formato de inducción y reinducción

Plan de inducción y reinducción


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


humana

8 Gestionar afiliaciones

Se solicita a los entes externos competentes la afiliación del funcionario nuevo a seguridad social (Salud, pensión, ARR) y caja de compensación. Familiar.


9

Identificar las necesidades y ejecutar Programa

Identifica las necesidades de formación y capacitación, a través de la elaboración del diagnóstico por área. Con esta información se elabora el programa de formación y capacitación de la ERUM. Durante la vigencia del programa se debe registrar su ejecución en las listas de formación, diplomas o certificados según el caso y evaluación de las capacitaciones.


Formato de asistencia Evaluación de desempaño

Programa de Formación y capacitación Listas de asistencia Certificados Evaluaciones realizadas

10

Gestionar Evaluaciones de desempeño

Gestiona la realización de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de la ERUM. Si el resultado de esta evaluación está por debajo de 3 puntos se deberá desarrollar plan de mejoramiento.


Evaluación de desempeño

* Evaluaciones de desempeño


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.2.2 PROCEDIMIENTO 11. GESTION DE RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS PROCEDIMIENTO GESTION DE RECURSOS FISICOS Y

TECNOLOGICOS CODIGO: PR 11 03/10/2013


Administrar eficaz y eficientemente los recursos tanto físicos como tecnológicos (hardware y software) que permitan el funcionamiento logístico y operativo de los procesos de la Empresa de Renovación Urbana

ALCANCE Inicia con la identificación de necesidades de recursos físicos y tecnológicos y termina con las acciones de mejoramiento

RESPONSABLE Profesional Universitario


Apoyo logístico

ACTIVIDADES


1

Identificar las necesidades de recursos físicos y tecnológicos de la empresa

Identifica las necesidades de recursos físicos y tecnológicos por área

Contratista administrativo

Necesidades de recursos físicos identificados

2 Diseñar planes y programas

Diseña los planes y programas para la administración y mantenimiento de la infraestructura física y tecnológica, teniendo en cuenta las necesidades identificadas por área.


Programa de Mantenimiento preventivo Plan de compras Programa de aseguramiento hardware (equipos de cómputo)

3 Revisa los planes y programas

Revisa los planes y programas de infraestructura física y tecnológica. Verifica que se encuentren alineados con las directrices de la empresa. ¿Son aprobados? SI: Continua con la actividad numero 4 NO: Realizan ajustes a los planes y continua con la actividad numero 2

Director administrativo financiero


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


4

Elaborar cronograma y planifica adquisición

Elabora el cronograma de actividades anual de acuerdo a los planes y programas aprobados. Si se requiere contratar se planifica la adquisición, verificando que los procesos de contratación de recursos físicos y tecnológicos se ciñan a la normatividad vigente


5 Ejecutar los planes y programas

Ejecuta los programa y planes aprobados por la dirección administrativa, cumpliendo con el cronograma establecido


Programa de Mantenimiento preventivo del área de informática Plan de compras Programa de aseguramiento hardware (equipos de cómputo), el plan de compras

6 Recibir requerimiento

Recibe y analiza requerimiento, el cual es solicitado vía e-mail. ¿El requerimiento se encuentra dentro de lo planeado? SI: Continua con la actividad numero 8 NO: Envía la solicitud de servicio al Director administrativo para su aprobación


7 Planificar y ejecutar acciones

Planifica y ejecuta las acciones para dar cumplimiento a la solicitud


8 Actualizar el inventario

Recibe los bienes y servicios prestados y si lo requiere pasa al inventario de la empresa


Inventario físico

9 Realizar seguimiento

Realiza seguimiento de las acciones ejecutadas hasta la finalización del servicio



VERSION 1.0

ACTIVIDADES


prestado.

10 Evaluar y tomar acciones de mejora

Evalúa el cumplimiento de los planes y programas y elabora acciones de mejora.

Director administrativo financiero


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.2.3 PROCEDIMIENTO 12. GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL CODIGO: PR 12 08/10/2013


Administrar el Sistema de Gestión Documental de la Empresa de Renovación Urbana, con el fin de garantizar de manera eficaz el manejo, custodia y preservación de la documentación interna y externa de la Empresa, permitiendo su disposición oportuna, segura y veraz.

ALCANCE Aplica para todos los documentos que hacen parte del programa de Gestión Documental, iniciando desde la recepción documental hasta la disposición final de la documentación.

RESPONSABLE Contratista - Gestión documental


Apoyo administrativo

ACTIVIDADES



Recepciona todas las comunicaciones internas y externas que lleguen o salgan de la ERUM. Revisa el contenido del documento ¿Es un documento producido? NO: Continua con la actividad numero 2 SI: Continua con la actividad numero 5

Secretaria

2

Radicar y registrar documentos recibidos

Radica el documento y registra la información en la matriz de seguimiento donde se hace la normalización de la recepción documental, verificando a su vez: firmas, folios, copias, anexos y demás información que se requiera Coloca fecha y hora de recibido del documento. Entrega del recibido a la persona que realizo el trámite para su disposición y conservación final. Digitaliza la correspondencia antes de su trámite y la archiva en las carpetas digitales de correspondencia

Secretaria


VERSION 1.0

3 Distribuir documentos recibidos

Una vez registradas los documentos recibidos, se imprimen las planillas de control de distribución por dependencia. La secretaria distribuirá los documentos en las dependencias en los siguientes horarios: 10:00 a. m. y 4:00 p. m. (documento físico) Otros documentos se envía de forma digital Outlook y se entrega al funcionario de gestión físico terminando semana

Contratista - Secretaria

4 Tramitar documentos

El funcionario designado para dar respuesta al documento recolecta la información necesaria, proyecta la respuesta y lo envía firma de los autorizados según el PGD, haciendo referencia al número de radicado. Una vez firmado el documento se continua con la actividad numero 1 Notas: *De acuerdo con la normatividad existente en el PGD se establecen 10 días hábiles para la contestación de las comunicaciones oficiales recibidas * Los documentos recibidos que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación.

Gerencia

5

Radicar y registrar documentos producidos

Radica el documento y registra la información en la matriz de seguimiento verificando si es una respuesta para el control y seguimiento documental. Digitaliza la correspondencia antes de su trámite y la archiva en las carpetas digitales de



VERSION 1.0

correspondencia Entrega el recibido a la persona que realizo el trámite para su disposición y conservación final.

6 Distribuir documentos producidos

Una vez registradas las comunicaciones se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución; con destino nacional: (correo certificado). Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega. Nota: Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tiene un manejo prioritario en el área de correspondencia.


7 Organizar documentos

Clasifica los documentos de acuerdo a la estructura orgánico funcional de le Erum archivándolos de los siguiente manera: * Identifica las áreas * Aplica la tabla de retención * Conforma las series y subseries documentales Identifica los tipos documentales de la tabla de retención Ordena los documentos ubicándolo físicamente dentro de sus respectivas series en el orden previamente acordado Dirigir los documentos al archivo de gestión o archivo central.

Contratista - Gestión documental


VERSION 1.0

8 Consultar documentos

Atiéndelos requerimientos y solicitudes de los funcionarios ´para acceder a la información de la ERUM. Dichas solicitudes se pueden presentar de manera personal, telefónica, escrita o por correo electrónico. Para entregar y recibir documentación se debe diligenciar el formato de control de préstamo, teniendo en cuenta las normas establecidas en el PGD.


9 Transferir documentos

Se seleccionan los documentos del archivo de gestión que deben ser enviados al archivo central para su almacenamiento, según lo tiempos señalados en las tablas de retención.


10 Conservar documentos

La conservación de los documento se establece en el PGD según las tablas de retención documental


11 Disposición final de documentos

Se seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental. Eliminación: Se seleccionan los documentos que han perdido su valor primario y secundario según las tablas de retención documental establecidas para su eliminación total. Conservación total: Solo se conservan los documentos que tiene un valor permanente, los que se tienen por disposición legal o los que por su contenido informan del origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.



VERSION 1.0

12 Plan de mejoramiento

Elaborar plan de mejoramiento



VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.3 PROCESO. GESTION JURIDICA Y CONTRATACION PROCESO GESTION JURIDICA Y CONTRATACIÓN CODIGO: PC 05 07/10/2013

PROPOSITO

Realizar bajo los parámetros legales los procesos de selección y contratación, gestionar los actos administrativos que le brinden legalidad a las actuaciones de la ERUM, apoyar jurídicamente a sus diferentes áreas y representar jurídicamente a la ERUM en los procesos que así lo requieran.

ALCANCE Cubre el cumplimiento a las etapas establecidas para el proceso de contratación y de representación judicial de la ERUM, así como las necesidades de asesoría en todas las áreas.


CLASIFICACION Proveedor

RESPONSABLE Secretario General

AREA Jurídica

NORMA MECI 1000:2005 1.1 Componente Ambiente de control 2.2 Componente información 2.1.4 Indicadores 2.2.2 Información secundaria 2.3.3 Medios de comunicación 3.3 Componente planes de mejoramiento 3.3.2 Planes de mejoramiento pro procesos

PROCEDIMIENTOS PR 13. Gestión de Contratación PR 14. Gestión de PQRS y ventanilla PR 15. Conciliaciones




Requerimientos de todas las áreas de la ERUM Normatividad vigente Estudios de oportunidad y conveniencia Plan estratégico de la ERUM Contratos Derechos de petición y PQR´s Demandas y acciones Manual de contratación Archivo Seguimiento a la contratación

Tecnológicos, humanos y de información

Conceptos Jurídicos Actividades de publicidad a la contratación Proyección de actos administrativos Plan de acción Resoluciones Actas Proyección de Acuerdos Convenios Avisos Estudios de Mercado Pliego de condiciones y todo lo demás relacionado con las modalidades de contratación Conceptos

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma


VERSION 1.0

3.3.1 PROCESO 13. GESTION DE CONTRATACION PROCEDIMIENTO GESTION DE CONTRATACION CODIGO: PR 13 10/10/2013


Contratar de manera oportuna, transparente y objetiva, la adquisición de bienes, servicios o ejecución de obras garantizando el normal funcionamiento de la Empresa de Renovación Urbana y actuando bajo los lineamientos de la ley.

ALCANCE Inicia con la identificación de necesidades a contratar y finaliza liquidación de los contratos



Proveedor

ACTIVIDADES


1 Definir modalidad de contratación

Recibe solicitud para contratar. Define la modalidad para contratar según el manual de contratación de la ERUM, las cuales pueden ser: INVITACION PÚBLICA CONTRATACION DIRECTA MINIMA CUANTIA MENOR CUANTIA

Secretario General

Manual de contratación

2

Elaborar estudios de oportunidad y conveniencia

Elabora los estudios de oportunidad y conveniencia iniciales del objeto a contratar. Estos estudios deben contener: a) Modalidad de contratación. b) Soporte técnico y económico del valor estimado del contrato c) Requisitos técnico de la Empresa d) Criterios de selección. e) Análisis del riesgo de la contratación y riesgos que deben ser amparados por el contratista.

Secretario General

Estudios de oportunidad y conveniencia

3

Expedir certificado de disponibilidad presupuestal

Recibe solicitud y expide el Certificado de disponibilidad presupuestal solicitando previamente a la Gerencia autorización para su expedición. Si la modalidad a contratar es Invitación publica continúe con

Contratista Presupuesto

Certificado de disponibilidad presupuestal


VERSION 1.0

la actividad numero 4 Si la modalidad a contratar es Contratación directa continúe con la actividad numero 8

4 Ordenar publicación de invitación

Solita la publicación de los documentos en la plataforma SECOP.

Secretario General

Invitación pública firmada por el Gerente

5

Dar cumplimiento al cronograma de invitación

Da cumplimiento al cronograma del proceso de selección que incluye: a) Publicación de términos de referencia b) Recibo de propuestas c) Calificación y notificación de la evaluación en SECOP d) Observaciones y respuestas e) Elaboración de contrato

Secretario General

Cronograma invitación pública

6 Recibir y evaluar de propuestas

El Comité Evaluador recibe las propuestas según la modalidad de contratación aplicada y en los términos definidos en los pliegos de condiciones, realizando la audiencia en las modalidades que aplica. Realiza la respectiva evaluación, según los principios de Contratación estatal y los criterios establecidos en el pliego de condiciones, teniendo en cuenta el visto bueno del interesado en la contratación al interior de la entidad. Diligencia el acta respectiva del comité evaluador que incluya las recomendaciones establecidas en el mismo, registrando las firmas de los integrantes.

Secretario General

Acta comité evaluador

Acta comité evaluador


VERSION 1.0

7 Adjudicar contrato

Por Invitación pública: El Gerente adjudica el contrato, teniendo en cuenta la calificación de los proponentes, proyectando el acto administrativo de adjudicación correspondiente y realizando la audiencia respectiva, según aplique. Por contratación directa: Recibe las propuestas en los términos estipulados. Adjudica el contrato según los principios de Contratación estatal.

Gerente

8 Anexar documentación

Consolida los documentos soporte del contrato y demás documentos requeridos para la legalización del contrato Valida los documentos con el Secretario General.

Contratista Jurídica

Lista de chequeo Documentos soporte

9 Elaborar contrato

Elabora el contrato de acuerdo a la modalidad y las normas del derecho público o privado.

Secretario General

Contrato

10 Radicar contrato

Radica el contrato y lo ingresa al sistema de información SECOP.


Contrato radicado

11 Legalizar el contrato

Revisa que las pólizas y estampillas cumplan con los requisitos exigidos y elabora el acta de aprobación de la misma para que sea validada por la Secretaria General. Recolectar las firmas para la legalización del contrato.


Contrato elaborado

12 Elaborar registro presupuestal

Recibe el contrato y expide el registro presupuestal

Contratista Presupuesto

Registro presupuestal

13

Designar y notificar supervisor del contrato

Notificar mediante oficio la designación del supervisor del contrato junto con la copia del contrato.

Gerente Oficio remisorio


VERSION 1.0

14 Archivar contrato

Archiva el contrato y los soportes en el archivo de gestión del área Jurídica

Secretario General

Contrato

15

Vigilar, controlar y realizar seguimiento del contrato

Vigilar, controlar y realizar seguimiento a los contratos.

Supervisor de contrato

Formato de supervision

Registro de seguimiento al contrato


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.3.2 PROCESO 14. GESTION DE PQR´S PROCEDIMIENTO GESTION DE PQR´S CODIGO: PR 14 04/10/2013


Establecer la metodología que se debe seguir para resolver las peticiones, quejas o recursos, interpuestos por los usuarios de la ERUM

ALCANCE Este procedimiento aplica desde la recepción del PQR’s hasta la respuesta de fondo a todos y cada uno de los clientes donde ERUM presta el servicio



Proveedor

POLITICAS

•Para garantizar la resolución de las dudas que se generen sobre la atención, prestación del servicio , reclamos por facturación, peticiones de carácter general o particular y con el fin de resolver situaciones no detectadas en el desarrollo normal de la operación, los términos serán de quince días (15) hábiles. De acuerdo con el art, 58 del Código Contencioso Administrativo se ampliara el plazo a treinta días (30) máximo cuando se requiera prácticas de pruebas. La empresa contará con una oficina dotada de las herramientas y el personal (Jefe del servicio de incineración, recepcionista, auxiliar administrativa y gestora de facturación) requerida. De igual forma se dispondrá en la Oficina de Atención al Cliente de formatos para la presentación de reclamos y recursos cuando el usuario así lo requiera. • Todos los PQR’S recibidas se registraran en el PQR, diferenciando claramente la fecha de radicación, la fecha de vencimiento legal, consecutivo, datos del cliente, tipo de PQR, motivo de PQR, medio de recepción, pretensión del cliente, respuesta verbal si aplica, información de los recursos de ley que tiene el cliente, firma de quien radica el PQR en el formato de recepción de PQR. • Los registros de PQR’S reposaran en un archivo activo por un periodo de seis meses; periodo en el cual los clientes tendrán acceso para las consultas respectivas, culminado ese periodo estos registros pasaran a un archivo central.

ACTIVIDADES


1 Recepcionar PQR´S

Recibe los PQR´S dirigidos a la entidad a través de la ventanilla única, sitio web o de manera verbal.

Secretaria Formato recepción PQR'S

2 Radicar PQR´S

Radica los PQR´S registrando si requiere o no respuesta para ser incluido adicionalmente en el control de correspondencia.

Secretaria Formato recepción PQR'S


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


3 Analizar los PQR´S

Determina si los PQR´S están relacionados con la entidad, definiendo el área de competencia de acuerdo al análisis del PQR, las indicaciones de la Gerencia y a la tipificación definida en las condiciones generales.

Secretaria Registro control de correspondencia

4 Direccionar PQR'S

Escanea PQR´S y direcciona a través del correo electrónico para su gestión, enviando copia a la Gerencia, a la Secretaría general y a la Oficina de Control Interno, indicando adicionalmente que se tienen 10 días calendarios para su respuesta.

Secretaria Registro control de correspondencia

5 Hacer seguimiento a los PQR´S

Hace seguimiento a la gestión de respuesta de los PQR´S que lo requieren de acuerdo con los términos establecidos

Secretaria

Registro control de correspondencia

6 Proyectar respuesta

El funcionario designado por la Gerencia para dar respuesta a la solicitud o PQR, proyecta la respuesta definitiva realizando las correcciones a que haya lugar después de la revisión de la secretaría General. Definiendo en dicho oficio el número radicado de la comunicación a la cual corresponde en el asunto y las formalidades definidas en el instructivo de correspondencia

Gerente

Respuesta revisada Instructivo de correspondencia

7 Entregar respuesta a ventanilla única

El funcionario designado por la Gerencia para dar respuesta a la solicitud o PQR, imprime el documento y lo entrega en la ventanilla única para ser radicado y enviado al destinatario.

Gerente


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


8 Formalizar las respuesta

Verifica el radicado al cual se da respuesta, anexos requeridos y registra su cumplimiento en el control de correspondencia, preparando el documento para ser despachado a su destinatario, generando una copia de dicho documento.

Secretaria Oficio ERUM o notificación

9 Radicar las solicitudes y correspondencia

Asigna y registra en el documento el número de radicado consecutivo que le corresponde al documento y registra su salida (fecha y hora) en la planilla de correspondencia y control de correspondencia, entregando al funcionario encargado de su despacho o entrega, registrando su recibo.

Secretaria Oficio ERUM, notificación y copia

10

Entregar respuestas a PQR'S o correspondencia

Entrega el oficio de acuerdo con las indicaciones dadas en la ventanilla única, haciendo firmar el recibo del mismo en la copia. En el caso de notificación, se entrega y notifica la respuesta al cliente en los términos establecidos por la ley, si el cliente se presenta en las instalaciones de la entidad, brindando la explicación detallada de la decisión tomada sobre su caso y entregar la copia donde se oficialice dicha respuesta. En el caso de usar medios electrónicos (correo) hace entrega la funcionario encargado del sitio web para que realice la entrega del documento.


Oficio final de respuesta y notificación al Cliente.

Oficio final de respuesta


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


11 Entregar registros de recibo

Entrega de la evidencia de recibo de oficio, documentos y notificaciones de respuestas, a la ventanilla única para su archivo.


Oficio final de respuesta y notificación al Cliente.

Oficio final de respuesta y notificación al Cliente con firma de recibo.

12 Archivar comunicaciones

La ventanilla única realiza el archivo de la respuesta con registro de recibo, con la respectiva solicitud o documento que la motivó en la carpeta de comunicaciones oficiales de la entidad.

Secretaria

13

Generar informes y cálculo de indicadores

Una vez finalizado el proceso y de manera mensual, se generan los informes de gestión de PQR´S. Reportar los informes obtenidos al Gerente y a la oficina de Control Interno para la elaboración de informe semestral

Secretaria

Informe mensual Indicadores mensuales Informe semestral


VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.3.1 PROCESO 15. CONCILIACIONES PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES CODIGO: PR 15 14/10/2013


Establecer las actividades necesarias para realizar los procesos de conciliación total o parcial, además de determinar las causas generadoras de conflicto en los procesos que curse o haya cursado la Empresa de Renovación Urbana

ALCANCE Inicia con la elaboración del cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación hasta el archivo

NOTAS Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismo la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.



Proveedor

ACTIVIDADES


1

Elaborar cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación

Elabora el cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación y lo sujeta a aprobación por parte de los integrantes del comité de conciliación.

Secretario Técnico del comité

Cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación

2 Recibir documento para conciliación

Recibe los documentos a conciliación con fecha y hora de recepción. Referencia el documento con la información más relevante respecto a las pretensiones.


Documento para conciliación

3 Analizar la documentación y pruebas

Analiza la solicitud Determina la información necesaria para hacer un pronunciamiento.


Documento para conciliación

4 Elaborar preacta de pretensiones

Elabora preacta de las pretensiones y lo envía al secretario general para su revisión. ¿ El Secretario general aprueba la preacta? NO: Realiza los ajustes recomendados y continua con la actividad numero 4 SI: Continua con la actividad numero 5


Preacta


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


5 Realizar ajustes a la preacta

Realiza ajustes a la precata con base en las observaciones dadas por el Secretario General. Archiva los casos para ser tratados en la reunión del comité de conciliación.


Preacta

6 Citar a comité de conciliación

Cita al comité de conciliación según el cronograma establecido


7

Preside la reunión del Comité de Conciliación

Preside la reunión del Comité de Conciliación de acuerdo a la fecha convenida, donde se tratan los temas según la agenda del día.


8

Tomar decisiones acerca de los asuntos tratados

Decide el Comité de Conciliación acerca de los asuntos tratados en el orden del día, enmarcado dentro de la normatividad vigente.


9 Elaborar acta de comité de conciliación

Elabora acta de comité de conciliación, se envía original a Secretaría General para su revisión.


Acta de comité de conciliación

10 Remitir acta al Secretario General

Remite el acta a la secretaria Jurídica, Gerente, líder gestión predial y contratista Jurídica 2



11 Archivar el acta de comité

Archiva el acta de comité firmada por los asistentes y sus anexos en la carpeta actas de conciliaciones.




VERSION 1.0


VERSION 1.0

3.4 PROCESO 06. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL CODIGO: PC 06 14/10/2013

PROPOSITO

Gestionar de manera eficiente y eficaz las comunicaciones tanto internas como externas de la Empresa de Renovación Urbana, propendiendo por el buen nombre e imagen de la Empresa.

ALCANCE Inicia desde la definición de políticas de comunicación institucional hasta la implementación de acciones de mejoramiento del proceso.


CLASIFICACION Proveedores

RESPONSABLE Gerente

AREA Gerencia

NORMA MECI 1000:2005 2.3. Componente de comunicación publica 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos

PROCEDIMIENTOS PR 16 Comunicación Institucional




Programa de Gobierno. Plan de Desarrollo. Políticas internas institucionales Normatividad aplicable Necesidades y expectativas de Comunicación. Información suministrada por los procesos Temas internos de interés para servidores públicos. Solicitudes de Divulgación. Informes de gestión. Monitoreo de medios externos. Información que se produzca interna y externamente respecto a la Empresa de Renovación Urbana de Manizales


Políticas y estrategias de comunicación Plan de comunicaciones Agendas de medios. Boletines de Prensa. Boletines internos Ruedas de Prensa. Actas y listas de asistencia Registro fotográfico y de audio de actos o eventos. Información para el internet (Página Web). Mensajes en Redes Sociales. Material Audio Visual Resultados medición de indicadores del proceso Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerrada y eficaz.

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma


VERSION 1.0

3.4.1 PROCEDIMIENTO 16. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES CODIGO: PR 16 15/10/2013


Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación interna y externa, que permitan promover y fortalecer la Imagen corporativa, la difusión de la gestión institucional y lograr un adecuado flujo de la comunicación como apoyo a todos los procesos institucionales.

ALCANCE Inicia desde la definición de necesidades de comunicación, hasta el seguimiento del cumplimiento de las estrategias definidas en el plan de comunicaciones.

NOTAS

DEFINICIONES Comunicación Externa: Es la transmisión de información desde o hacia las Partes Interesadas externas a la Empresa, ya sea con fines de percepción de imagen, de difusión o de respuesta a interrogantes concretas. Comunicación Interna: Es la transmisión de información dentro de la Empresa, ya sea para registro, toma de decisiones, sugerencias o para difusión del personal.

RESPONSABLE Gerente


Proveedores

ACTIVIDADES


1 Identificar necesidades de comunicación

Identifica las necesidades de comunicación interna y/o externa para cumplir con los objetivos de la Empresa de Renovación Urbana

Contratista comunicaciones

Necesidades identificadas

2 Elaborar el plan de comunicación

Elabora el plan de comunicación teniendo en cuenta las necesidades identificadas, los lineamientos normativos, políticas y directrices de la Gerencia


Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo Políticas de comunicación institucional

3 Revisar plan de comunicaciones

Revisa el plan de comunicaciones presentado. ¿Es aprobado el plan de comunicaciones? NO: Continua con la actividad número 4. SI: Continua con la actividad numero 5

Gerente

Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


4 Realizar ajustes al plan de comunicación

Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por la gerencia, realiza los respectivos ajustes al plan de comunicaciones. Continua con la actividad numero 3


Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo

5 Informar estrategias de comunicación

Una vez aprobado el plan, se informarán las estrategias de comunicación a todos los funcionarios de la ERUM mediante boletines, correo electrónico, diseño de piezas y/o comunicados internos.


Boletines, correo electrónico, diseño de piezas y/o comunicados internos.

6 Implementar el plan de comunicaciones

Pone en marcha el plan de comunicaciones aprobado en comité de gerencia, a través de acciones definidas. La implementación estará acompañada de un control periódico y una retroalimentación constante con el propósito de identificar posibles desviaciones y poder introducir mecanismos de corrección si fuese necesario.


Plan de comunicación

7 Recibir solicitudes de comunicación

Recibe y revisa las solicitudes de comunicación (divulgar información y/o diseñar piezas gráficas) que procedan de las áreas. ¿la solicitud se encuentra incluida dentro del plan de comunicaciones vigente? SI: Continua la actividad numero 8 NO: Se reenvía la solicitud a la gerencia para su revisión y aprobación


Solicitudes de comunicaciones

Solicitudes de comunicaciones registradas

8 Recibir y revisar solicitudes

Recibe solicitud y verifica su viabilidad. ¿Es aprobada la solicitud? SI: envía correo de aprobación y continua con la

Gerente Solicitudes de comunicaciones registradas


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


actividad número 9 NO: Envía correo notificando la no aprobación y finalización del proceso

9 Planificar y ejecutar acciones

Planifica las acciones y ejecuta, teniendo en cuenta los recursos tecnológicos, logísticos y de tiempo


Plan de comunicación

10

Realizar seguimiento al cumplimiento del plan

Realiza seguimiento al cumplimiento del plan de comunicaciones. Elabora e implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora

Gerente

Plan de comunicación Acciones preventivas, correctivas y de mejora

4. SUBSISTEMA DE CONTROL

4.1 PROCESO 07. CONTROL DE GESTION

PROCESO CONTROL DE GESTION CODIGO: PC 07 20/10/2013

PROPOSITO

Asesorar y evaluar de forma objetiva, independiente y coordinada el Sistema de Control Interno de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, fomentando la cultura del autocontrol, la planeación y la autoevaluación de la gestión, ejerciendo un apropiado control, evaluación y seguimiento a la adecuada utilización de recursos y prácticas administrativas.

ALCANCE

Incluye todas las actividades de control, evaluación y seguimiento de la gestión de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales y el uso de sus recursos en todas sus áreas y dependencias. Se inicia planeando las actividades y auditorías a realizar en la vigencia y culmina con informe ejecutivo de la evaluación del estado del Sistema de Control Interno de entidad.


CLASIFICACION Clientes

RESPONSABLE Jefe Oficina de control Interno

AREA Control interno


VERSION 1.0

NORMA MECI 1000:2005 3.2.1 Evaluación del sistema de control interno 3.2.2 Auditoria interna 5.3 Comité de coordinación de control interno 5.5 Oficinas de control interno.

PROCEDIMIENTOS PR 17 Auditorías internas PR 18 Planes de mejoramiento PR 19 Administración del riesgo




Requisitos e información Insumos del elemento de componente de evaluación

independiente del MECI Competencias Constitucionales y legales y normas vigentes. Procedimiento de Auditorías No conformidades, observaciones y recomendaciones presentadas en los Informes de auditoría. Planes de mejoramiento. Lineamientos de autoevaluación del control del MECI Mecanismos de verificación y evaluación. Programas, planes y proyectos. Indicadores, política y objetivos.

Indicadores de gestión. Procesos y procedimientos.

Planes y Programas. Identificación de riesgos por proceso. Acta de revisión por la dirección


Programa de auditorías. Plan anual de auditoría. Listas de verificación. Papeles de trabajo del auditor interno. Auditorías efectuadas. Informe de recomendaciones para el mejoramiento del Sistema de Control Interno. Informe de recomendaciones para el mejoramiento de la Gestión.

Informe resumen de auditorías. Informes para entes de control. Planes de mejoramiento institucionales y por procesos suscritos. Informes de seguimiento a planes de mejoramiento elaborados y presentados. Cierre de hallazgos. Informe de estado del Sistema de Control Interno y efectividad del mismo en la entidad Mapa de riesgos de entidad definido o actualizado. Políticas de administración y control de riesgos definidas. Elaboración de informes internos. Elaboración de informes externos. Elaboración de informe de seguimiento a PQR’s Informe final de la gestión institucional. Acta de revisión por la dirección. Plan de mejoramiento institucional. Plan de mejoramiento por proceso. Planes de acción institucional y por procesos actualizados

REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma


VERSION 1.0

4.1.1 PROCEDIMIENTO 17. AUDITORIAS INTERNAS PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CODIGO: PR 17 19/10/2013


Establecer la metodología para la realización de Auditorías Internas, con el fin de verificar que los procesos y procedimientos desarrollados estén de acuerdo con las disposiciones planificadas en el Sistema Integrado de Gestión de la empresa de renovación urbana de Manizales y que éstos se implementen y se mantengan, de conformidad con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

ALCANCE Inicia desde la Planificación de las Auditorías Internas hasta el Informe de Auditoría.

NOTAS

DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Auditor: Persona con la competencia para efectuar las Auditorías. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Alcance de Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación. Ciclo de Auditoría: Comprende las etapas de planeación, ejecución, e informe de resultados de la Auditoría interna de calidad. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. * Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. * Evidencia de Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. * Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específica al equipo auditor. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Auditor: Persona con la competencia para efectuar las Auditorías. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Alcance de Auditoría: Extensión y límites de una auditoría.


VERSION 1.0

Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación. Ciclo de Auditoría: Comprende las etapas de planeación, ejecución, e informe de resultados de la Auditoría interna de calidad. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específica al equipo auditor. Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva, recopilada frente a los criterios de la auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Reunión de Apertura: Reunión presidida por el líder del equipo auditor con el objeto de confirmar el plan de Auditoria, confirmar los canales de comunicación y permitir al auditado realizar preguntas previas al inicio de la auditoria. Reunión de Cierre: Reunión presidida por el líder del equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la Auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el líder del proceso auditado

RESPONSABLE Jefe Oficina de Control Interno


Clientes

ACTIVIDADES


1

Evaluar los procesos y actualizar el equipo auditor

Se establecen procesos a auditar y se realiza la actualización del equipo de auditoría.

Representante de la Dirección

Listado de Auditores Internos


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


2 Programar y aprobar las auditorías internas

Se definen fechas, tiempos, objetivos y procesos a auditar. El comité del sistema integrado de gestión aprueba la programación.

Comité SIG Representante de la Dirección

Programa de auditoría interna de calidad

3 Seleccionar y asignar los auditores

De acuerdo con el inventario de procesos a auditar y el listado actualizado se escogen los auditores y los procesos a auditar.


Ayuda de memoria

4 Elaborar plan de auditoría.

Elabora el plan de auditoria, estableciendo procesos a auditar fechas y responsables

Equipo auditor

Plan de trabajo de auditoria interna de calidad

5 Validar y aprobar plan de auditoría

Se discute el contenido del plan de auditoría y posibles ajustes si es del caso. Se aprueba y se envía a los líderes de los procesos a auditar, mínimo 1 semana antes de iniciar las actividades de la Auditoría.

Equipo auditor

Plan de trabajo de auditoria interna

6 Recopilar y Revisar los Documentos

Se revisará toda la documentación normativa, procedimental y de auditorías anteriores (informes, revisiones, normas, procesos, caracterización procesos, procedimientos documentados, acciones preventivas, correctivas y de mejora)

Equipo Auditor

7 Preparar la auditoría

Con base en la anterior actividad los integrantes del Equipo Auditor deberán revisar la información pertinente a los procesos, tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo.

Equipo auditor

Listas de chequeo


VERSION 1.0

ACTIVIDADES


8 Realizar reunión de apertura

Se efectúa la reunión de apertura. Asisten el equipo auditor y los responsables de los procesos a auditar, es presidida por el representante por la Dirección.

Representante de la Dirección.

Listado de Auditores Internos

9 Recolectar evidencias

Se recopila las evidencias y se califican de acuerdo a los criterios de la auditoría.

Equipo auditor

Listas de chequeo

10

Elaborar informe de Auditoria y entregar los documentos de trabajo

Se elabora el reporte de auditoría interna y se remite vía correo electrónico al Representante de la Dirección. Se entregan documentos de trabajo en medio físico al Representante de la Dirección.

Equipo auditor

Informes de Auditoria

11 Realizar reunión de cierre

Se realiza reunión de cierre, con participación de los auditados y los auditores presentando el informe final para dar a conocer los resultados de la auditoría.


Acta Reunión de Cierre de Auditoria Interna y el Informe Final Auditoria interna

12 Elaborar las Acciones correctivas

El grupo de trabajo del proceso auditado diligencia el formato de acciones correctivas.

Líderes de los procesos auditados.

Formato de Acciones Correctivas

13 Realizar evaluación a auditores internos

Al finalizar cada ciclo de auditorías los auditores internos serán evaluados por los auditados.

Líderes de los procesos auditados.

Formato evaluación de Auditores internos de calidad

14 Realizar seguimiento a las acciones correctivas.

Se efectúa seguimiento a las acciones correctivas propuestas en el formato diligenciado por el por el proceso hasta el cierre definitivo de la no conformidad.


Formato de Acciones Correctivas


VERSION 1.0


VERSION 1.0

4.1.2 PROCEDIMIENTO. PLANES DE MEJORAMIENTO PROCEDIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO CODIGO: PR 18 10/10/2013


Mejorar el desempeño de la entidad y garantizar el uso transparente y eficiente de los recursos. Generar conductas positivas y proactivas y de mejoramiento institucional por parte de los servidores públicos, que mejoren la efectividad de la gestión e incrementen la satisfacción de los grupos de interés.

ALCANCE Inicia desde la identificación de los hallazgos hasta las acciones correctivas y subsanadas.

NOTAS

La finalidad de los PLANES DE MEJORAMIENTO es Desarrollar una cultura organizacional orientada al mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las Políticas y en los distintos procesos y procedimientos propios de la Entidad, de manera oportuna, a fin de garantizar el buen uso de los recursos públicos de la Entidad y una eficiente prestación del servicio que le ha sido encomendado. Su seguimiento permite validar la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus propósitos, mantener una actitud constructiva y proactiva hacia la evaluación, las circunstancias y nuevos escenarios que están ocurriendo y hacen de la AUTOEVALUACION, la EVALUACION INDEPENDIENTE y la AUDITORIA INTERNA un compromiso permanente en la entidad, manteniendo una actitud reflexiva y constructiva de las nuevas realidades del ambiente y la responsabilidad del Estado frente a sus grupos de interés.

RESPONSABLE Jefe de control interno


Cliente

ACTIVIDADES


1 Socializar y suministrar formato

Socializa y suministra los formatos para el diligenciamiento de los planes de mejoramiento por procesos a los líderes de cada proceso.

Jefe oficina de control interno

Formatos planes de acción

2 Identificar las observaciones

Identifica claramente las observaciones y/o las debilidades que se pretenden subsanar respecto del proceso específico, analizando las causas de su ocurrencia

Líder del proceso


VERSION 1.0

3 Definir objetivos Define el objetivo general y los objetivos específicos del Plan de Mejoramiento

Líder del proceso

4 Asignar las acciones correctivas a cada hallazgo

Determina las acciones correctivas para cada hallazgo, donde el objetivo principal es implementar mejoras a cada uno.

Líder del proceso

5 Establecer responsabilidades

Establece los responsables para la ejecución de las acciones programadas, quienes realizarán también, la medición de su cumplimiento y los recursos necesarios.

Líder del proceso

6 Establecer las medidas de cumplimiento

Establece las medidas de cumplimiento y los períodos en las cuales se verificará el efecto a la implementación de las acciones propuestas.

Líder del proceso

7

Definir los recursos necesarios a la ejecución del plan de mejoramiento

Define los recursos necesarios a la ejecución del plan de mejoramiento, el plazo para su ejecución y el plazo para la realización del Seguimiento.

Líder del proceso

8 Implementación del plan

Ejecuta el plan de acción según lo programado

Líder del proceso

9 Realizar seguimiento al plan de mejoramiento

El seguimiento que se realizara depende directamente de las acciones correctivas que implemento cada líder de proceso. El objetivo principal es corroborar si las acciones correctivas están siendo ejecutadas.

Jefe oficina de control interno


VERSION 1.0


VERSION 1.0

4.1.1 PROCEDIMIENTO. ADMINISTRACION DEL RIESGO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DEL RIEGOS CODIGO: PR 19 13/10/2013


Implementar el conjunto de elementos de control que permitan a la ERUM evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función.

ALCANCE

Este procedimiento inicia desde la primera etapa de definición del contexto estratégico de los riesgos por cada proceso, el desarrollo de las etapas subsiguientes de análisis y valoración hasta la definición de las acciones de control establecidas por la Dirección y los dueños de los procesos, hasta su seguimiento su seguimiento.

RESPONSABLE Jefe control interno


Cliente

ACTIVIDADES


1 Definir el procesos

Define el proceso o procedimiento al cual se le va a construir el mapa de riesgos, como respuesta a evaluaciones internas a procesos, cambios en la operación, identificación de necesidades internas o recomendaciones de entes de vigilancia y control.

Líder de Proceso

2

Definir de contexto estratégico del riesgo

Teniendo en cuenta el proceso o procedimiento y su objetivo, se realiza la identificación y descripción (causas), y de los factores o condiciones internas y externas del entorno, que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento del objetivo del proceso,

Líder de Proceso Guía de administración de riesgos


VERSION 1.0

procedimiento o misión de la entidad.

3 Identificar los riesgos

A través de la definición de las causas y con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratégico), realice un inventario de riesgos posibles presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias).


4 Analizar los riesgos 1

Califica que el riesgo a través de las cifras 1 a 5, como resultado de determinar el grado de probabilidad de ocurrencia y las consecuencias (impacto) en caso de materializarse cada riesgo identificado, utilizando las tablas estándar de la guía. Así mismo identifique y registre el tipo de impacto con el cual realizó dicha medición, a saber: Legal, operativo, de imagen o de confidencialidad de la información.


5 Analizar los riesgos 2

Después de realizar la calificación efectuada en el inciso anterior, verifique en la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos, la zona de riesgo resultante de cruzar la calificación de los diferentes cuadrantes de probabilidad e impacto, registra la zona



VERSION 1.0

de riesgo y las medidas de respuesta en su formato.

6 Definir los riesgo inherentes

Revise con el equipo de trabajo el análisis de sus riesgos y consolídelo, validando las zonas de riesgo resultantes, correspondientes a cada uno, a saber: Baja, moderada, alta, y extrema; estableciendo con este primer análisis el riesgo inherente, o aquel al cual se enfrenta la entidad, antes de las acciones por parte de la Dirección para modificar su probabilidad o impacto.


7 Valorar los riesgos

Previo conocimiento y descripción de los puntos de control correctivos y preventivos con los que cuenta la entidad, en cuanto a su SGC, se realiza la revisión de estos para determinar si están documentados, si se están aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para minimizar el riesgo; utilizando para ello el formato de valoración y las tablas de evaluación de controles de la guía; que le permitan efectuar un análisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuántas



VERSION 1.0

posiciones dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que está expuesto cada proceso o procedimiento analizado.

8 Determinar el riesgo residual

A través del resultado obtenido a través de la valoración del riesgo, y con el desplazamiento obtenido dentro de la Matriz de Evaluación y Calificación determine finalmente la selección de la opciones de tratamiento del riesgo, evitar, reducir, transferir o compartir. Evitar el riesgo, si se van a tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Reducir el riesgo, si se van a tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). Compartir o Transferir el riesgo, encaminado a reducir su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. Asumir un riesgo, en caso se ser u riesgo que no puede reducirse mas o transferirse como un riesgo residual.



VERSION 1.0

9 Identifique las acciones a desarrollar

Identifique las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido.


10 Elaborar Mapeo de riesgos

Elabore el mapeo de riesgos utilizando el formato de políticas de administración del riesgo de la guía metodológica, como una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a cada proceso, procedimiento, proyecto o programa.; realizando el cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento antes y dispuesta de evaluar los controles, riesgos inherentes y residuales.


11 Diseñar políticas de administración de riesgos

El Representante Legal de la entidad y el Comité de Coordinación de Control Interno revisarán el mapa de riesgos construido durante el proceso; y señalarán lo qué debe hacerse para efectuar el control y su seguimiento, basándose en los planes estratégicos y los objetivos institucionales o por procesos, conteniendo criterios relacionados con: Los objetivos que se esperan lograr, las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar las

Gerente Guía de administración de riesgos


VERSION 1.0

políticas, a largo, mediano y corto plazo, los riesgos que se van a controlar, las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido, así como el seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.

12 Socializar los riesgos

Socializar con los líderes de proceso y el personal y realice seguimiento documentando los resultados obtenidos, generando los reportes para la toma de decisiones por parte de la Dirección.

Registros de socialización

13 Realizar monitoreo al mapa de riesgos

Realizar monitoreo al mapa de riesgos, teniendo en cuenta aun los que presentan baja valoración, nunca dejan de representar una amenaza para la organización. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.

Informes de seguimiento


VERSION 1.0

14 Actualizar Mapa de riesgos

Reinicie proceso de identificación de riesgos.


VERSION 1.0

manual de procesos y procedimientos erum version 1erum.gov.co/sitio-anterior/archivos/control...

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