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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-003

jy p S lj SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

V er. Pág.V J

01 1 de 54

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO (SP)

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

NOMBRE CARGO FIRM M ' ~^) FECHA

ELABORADO: Lic. José Luis Olmos Zorrilla Encargado de Presupuesto v7 k ¡ / . 23/02/2015

REVISADO: Lic. Eduardo Daza SandovalGerente

Administrativo ( Financiero i

Z < { ¡<b2.¡-z*(s

REVISADO: Lic. José Luís Zúñiga Tarifa Gerente Técnicos-

REVISADO: Lic. Nancy Ávila GutiérrezJefe de

Planificación y Calidad

'JL,

APROBADO: Lic. Patricia Ballivián Estenssoro Gerente GeneralT - u jc ^ b a t T

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL

CÓDIGOGAF-MAN-003MANUAL

SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.

— B u s 0 1 2 de 54

ÍFnSDíCE d e c o n t e n id o

1 OBJETO........................................................... ...................... .......................... ....4

2 ALCANCE.................................................................................. ....................... ....4

3 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS............................................. ...................... ....4

4 RESPONSABILIDADES.................................................................................. ... 10

5 MARCO LEGAL........................................................................ ......................... 11

6 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS............................................................... ....11

6.1 FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO.......................................... ..... ...12

6.1.A FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO - FL.UJOGRAMA..................13

6.1.B FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO -D ESCR IPC IÓ N............. ... 15

6.2 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO........................................................... 20

6.2.1 PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.......... ... 20

6.2.1 .A PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA -

FLUJOGRAMA.......... ........................... ................................................ ......... ...21

6.2.1.B PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA -

DESCRIPCIÓN ................................................................................................. ...22

6.2.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA....................................................... ...24

6.2.2.A EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA-FLUJOGRAMA.................... ... 31

6.2.2.B EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA -D ESCR IPC IÓ N ................... ...32

6.3 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS............................................ ...34

6.3.A MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS - FLUJOGRAMA..............35

v / TCJ l J TP7 o 7a\jTíCJN ecrKKESUFu tb"! A'KTAb''- UESUKTPCTOÍNl .......... .....36

6.4 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA....................... 40

6.4.A SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA -

FLUJOGRAMA................................................................................................. 4 16.4.B SEGUIMIENTO Y E V M JJA G kÓ N .P P £ S k lP f-R V ik -

DESCRIPCIÓN........................................ ............................................................42

7 USO Y DIFUSIÓN........................................... ;................................................ ..4 3

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JUPsl SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pág.0 1 3 de 54

8 CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 43

9 ANEXOS............................................................................................................ 43

1. FORMULARIO N° 1 - RESUMEN DE LA ARTICULACIÓN DE

OBJETIVOS DE PLANIFICACIÓN DE MEDIANO Y CORTO PLAZO... 44

2. FORMULARIO N° 2 - ARTICULACIÓN PLANIFICACIÓN

ESTRATÉGICA - PRESUPUESTO PLURINANUAL................................ 45

3. FORMULARIO N° 3.1 - PROGRAMACIÓN DE LOS RECURSOS

PL.URIANUALES...... .................................................................................. 46

4. FORMULARIO N° 3.2 - PROGRAMACIÓN DE LOS GASTOS

PLURIANUALES......................................................................................... 47

5. FORMULARIO N° 4 - DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS

DE CORTO PLAZO.................................................................................... 48

6 . FORMULARIO N° 5 - PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DE

COMPROMISO........................................................................................... 49

7. FORMULARIO N° 6.1 - MATRIZ SINTESIS DE PROGRAMACIÓN DE

CORTO PLAZO POA - 2014 ..................................................................... 50

8 . FORMULARIO N° 6.2 - RESUMEN DE EJECUCIÓN FÍSICO

FINANCIERA............................................................................................... 51

9. FORMULARIO N° 6 .3 - SEGUIMIENTO AVANCE FÍSICO.................. 52

10. FORMULARIO N° 6.4 - SEGUIMIENTO AVANCE FINANCIERO....... 53

11. FORMULARIO N° 7 - SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN

PRESUPUESTARIA ADQUISIÓN DE BIENES Y/O CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS.................................................................................. 54



SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPV e r _____Pág.01 4 de 54

1. OBJETO

El presente Manual de Procedimientos tiene por objeto normar el Presupuesto

previsto en la Ley N° 1178, en el marco de lo establecido en las Normas Básicas

del Sistema de Presupuesto aprobadas mediante Resolución Suprema N° 225558

de! 1o de Diciembre de 2005.

El Manual de Procedimientos de¡ Sistema de Presupuesto es e! conjunto de

normas de carácter técnico y administrativo, que regulan actividades y

procedimientos administrativos para ia Formulación del Presupuesto, Ejecución

Presupuestaria y Seguimiento y Evaluación Presupuestaria.

2. ALCANCE

Este documento abarca los procedimientos del Sistema de Presupuesto

ejecutados en la Empresa, el nive! de detalle de descripción de los mismos llega

hasta actividades de los procesos.

El presente Manual regula los procedimientos administrativos del Sistema de

Presupuesto, que son comunes y necesarios para el tratamiento uniforme para la

comunicación y la coordinación de LACTEOSBOL.

3. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

GAF.- Gerencia Administrativa Financiera-Gerente Administrativo Financiero.

MEFP.- Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

PRESUPUESTO.-Es un instrumento de planificación económico-financiero de

corto plazo, en el que se expresan los objetivos y metas institucionales en

términos financieros que han sido traducidos del Programa Operativo Anual,

mediante la combinación adecuada y eficiente de recursos, considerando los

planes y políticas gubernamentales y las Directrices de Formulación

Presupuestaria.


*


SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pág.01 5 de 54

El ejercicio presupuestario se inicia el 1ro de Enero y concluye ei 31 de Diciembre

de cada año. El presupuesto que debe estar enmarcado en el ejercicio

presupuestario anual que mantendrá el equilibrio entre recursos y gastos,

contemplando todos los elementos económicos-financieros que posibiliten todo el

funcionamiento y operatividad de LACTEOSBOL delimitando su ámbito de

aplicación.

El Presupuesto debe ser elaborado y expresado de manera clara y ordenada,

posibilitando su fácil comprensión y accesibilidad. Debe apoyarse en resultados de

ejercicios anteriores, tomar en cuenta las expectativas de ejeycicios futuros y ser

lo suficientemente flexible para efectuar las modificaciones necesarias dentro de

los límites financieros establecidos.

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS.- Es la presentación sistémica de las

actividades que realiza LACTEOSBOL.

CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS.- Son la formalización y expresión de las

acciones presupuestarias en el presupuesto.

Su función es la de jerarquizar y delimitar el ámbito de las diversas acciones

presupuestarias, de forma que exprese fielmente el grado de flexibilidad y

responsabilidad en la asignación y uso de los recursos para la obtención de los

productos.

La clasificación en las Categorías Programáticas agrupa los gastos en

Programas, Proyectos, y Actividades en las cuales se subdivide la acción de la

Empresa; las mismas conforman la Estructura Programática. Esta clasificación

permite:

■ Realizar el seguimiento de los recursos reales y financieros que se emplean

en la prestación de servicios.

■ Mejorar el control de Gestión.

■ Establecer ia responsabilidad de los funcionarios por la administración de ¡os

recursos asignados a cada nivel de Categoría Programática._______Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y Métodos- LACTEOSBOL


SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.i — 01 6 de 54

■ Realizar una aproximación de los costos de prestación de servicios a nivel

desagregado.

Las Categorías Programáticas están compuestas por: Programa, Proyecto,

Actividad (Específica, Central, Común).

PROGRAMA.- Es la categoría Programática que genera producción terminal en la

institución y representa los grandes Objetivos de Gestión.

Expresa la contribución directa a la política institucional. Es la de mayor nivei en el

ámbito presupuestario y está conformada por la agregación de Categorías

Programáticas de menor nivel.

Pueden aperturarse programas para gastos administrativos u otras asignaciones

no distribuibles a programas específicos como el pago de la deuda o

transferencias.

PROYECTO.- Es la Categoría programática que expresa el Desarrollo de Bienes

de Capital , es decir que implica el incremento de su capacidad instalada y

puestos en funcionamiento, son capaces, por si solos de producir bienes y

servicios. Por tanto, un proyecto es una unidad económica productora de bienes o

prestadora de servicios a su conclusión.

Los recursos asignados a los distintos proyectos que forman parte de un programa

son sumados para obtener los recursos del programa a! que pertenecen.

ACTIVIDAD.-Es la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los

propósitos de asignación de recursos. Representa la producción intermedia, por

tanto es condición de uno o varios productos terminales o intermedios. El

resultado de la Actividad puede ser considerado como un insumo para generar

otro producto.

Los recursos asignados a las actividades de un programa son sumados para

obtener los recursos del programa al que pertenecen.



SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.0 1 7 de 54

Las Actividades se dividen en: Actividad Especifica, Actividad Central y Actividad

Común.

ACTIVIDAD ESPECÍFICA.- Es aquella cuya producción de bienes o servicios es

exclusiva de un programa o subprograma. Sus recursos reales y financieros

pueden sumarse para obtener los de! correspondiente Programa o Subprograma.

ACTIVIDAD CENTRAL.- Su producción intermedia condiciona a todos los

Programas de la Empresa y no es parte específica y componente de ningún

programa en forma directa, por lo que no es susceptible de adición a otros

programas. *

ACTIVIDAD COMÚN.- Es de naturaleza similar a la Actividad Central y se

diferencia en que sólo condiciona a dos o más Programas pero no al total.

CODIFICACIÓN DE LAS CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS.-Se codifican con

ocho dígitos, tomados de dos en dos y se descomponen de la siguiente manera:

PROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD IDENTIFICAN

00 1 2 Actividades Centrales

10 al 98 3 4 Programas

99 5 6Partidas no asignables a programas

01 al 99 7 Proyectos

01 al 99 Actividades

CLASIFICADORES PRESUPUESTARIOS.- Son instrumentos sobre los cuales

opera el Registro Presupuestario y son emitidos anualmente por el Ministerio de

Economía y Finanzas Públicas. Existen los siguientes tipos de clasificadores:

Clasificador Institucional, Clasificador de Fuentes de Financiamiento,

Clasificador de Organismos Financiadores, Clasificador de Recursos por



lis u ra SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pág.m s M ik - 01 8 de 54

Rubros, Clasificador por Objeto de Gasto, Clasificador de Gastos por

Finalidad y función y Clasificador de Sectores Económicos.

CLASIFICADOR INSTITUCIONAL.- El propósito fundamental de este clasificador

es establecer una relación, delimitando y coordinando funciones, jurisdicción y

competencia, para que el Poder Ejecutivo pueda actuar con la eficiencia

administrativa que permite el registro sistemático de sus transacciones económico

financieras.

Agrupa a las instituciones del Sector Público y presenta la estructura de sus

diferentes niveles de agregación como ser: Administración Nacional,

Institucionales Publicas Descentralizadas sin fines empresariales,

Administraciones Departamentales, Gobiernos Municipales, Instituciones de

Seguridad Social, Empresas Públicas No Financieras y Sector Público Financiero.

CLASIFICADOR DE FUENTES DE FINANCIAMIENTO.- Sirve para identificar

específicamente el origen de los recursos con los cuales se financian los gastos.

Clasifica todas las posibilidades de fuentes de recursos, su descripción y

codificación respectiva.

CLASIFICADOR DE ORGANISMOS FINANCIADORES.-Agrupa los niveles

institucionales, internos y externos y los organismos bilaterales y multilaterales que

financian los gastos que se efectúan en un periodo determinado.

CLASIFICADOR DE RECURSOS POR RUBROS.-Agrupa a los recursos según la

similitud de operaciones que los generan.

El rubro es el que identifica al recurso y se representa a través de un código

numérico y de la descripción del hecho que lo genera.

CLASIFICADOR POR OBJETO DE GASTO.-El nivel máximo de desagregación

del registro del gasto identifica, mediante códigos y descripciones, en cada

transacción presupuestaria, la naturaleza y el destino del gasto y los insumos

presupuestarios necesarios para la prestación de servicios. El gasto se identifica

Prohibida cualquier reproducción parciai o tota i de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTE0S80L


SEDEM1 i a ü 1 ■" SISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

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con una partida que se representa con un código numérico y la descripción del

hecho que lo genera.

Presenta los gastos previstos en el presupuesto clasificado de forma tal que

facilite y pueda conocerse la demanda sectorial y la naturaleza del gasto

institucional.

Facilita la ejecución económico-financiera del presupuesto en sus diferentes

momentos contables, brinda las bases para la elaboración de otras clasificaciones

presupuestarias y facilita la rendición de cuentas.

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO.-EI presupuesto de LACTEOSBOL

contendrá el presupuesto de recursos y el presupuesto de gastos de todas las

Áreas funcionales.

PRESUPUESTO DE RECURSOS.-EI Presupuesto de Recursos se estructurará en

base a la Clasificación Presupuestaria aprobada por el MEFP y en cada uno de

sus rubros figuraran los montos brutos de las ventas sin deducción alguna.

Los Recursos provenientes de las ventas de los Productos de LACTEOSBOL, se

clasificarán como recursos específicos fuente 20 en función de los Clasificadores

Presupuestarios y tendrán un destino específico para gasto corriente y de

inversión de la Empresa.

Son Recursos de Capital los originados por venta de Activos Fijos, transferencias

y donaciones para gastos de capital y otros de similares características.

Son Recursos de Financiamiento, las disminuciones de Activos Financieros y los

incrementos de pasivos financieros. Las disponibilidades en caja y bancos al 31 de

diciembre de la gestión anterior.

Los siguientes recursos podrán tener un destino especifico:

• Lo designados por leyes especiales.




L - s m i 01 10 de 54

• Los provenientes de donaciones, herencias o legados a favor de la Empresa,

cuando su uso este condicionado.

• Los provenientes de operaciones de crédito público (interno y externo),

cuando su destino este pactado en los respectivos contratos o convenios.

PRESUPUESTO DE GASTOS.- El Presupuesto de Gastos de LACTEOSBOL se

estructurará en Programas, Proyectos y Actividades.

En cada una de las Categorías Programáticas, las apropiaciones presupuestarias

se clasificarán por objeto de gasto, considerando las respectivas fuentes de*

financiamiento. Podrán existir apropiaciones de gasto no asignadas a un Objetivo

Específico (Disminución de pasivos de gestiones anteriores).

4. RESPONSABILIDADES

La aplicación del presente Manual es de carácter obligatorio en todas las Áreas y

Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL y por todos los funcionarios

públicos de la misma, independientemente del nivel jerárquico al que pertenezcan.

La Gerencia Administrativa Financiera es la responsable de liderar los procesos y

procedimientos del Sistema de Presupuesto.

Asimismo, esta Gerencia es responsable, a través del seguimiento y control de

éste documento, de proponer mejoras a fin de buscar la eficacia y eficiencia del

mismo.

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias de la

interpretación en este documento, las mismas serán solucionadas considerando

los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Presupuesto

aprobadas mediante Resolución Suprema N° 225558 del 1o de Diciembre de 2005.

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL

MANUAL. CÓDIGOGAF-MAN-003

j otUcMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

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5. MARCO LEGAL

• Normas Básicas del Sistema de Presupuesto aprobadas mediante Resolución

Suprema N° 225558.

• Reglamento Específico del Sistema de Presupuesto RE-SP.

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los Procesos identificados son:

> 6.1 Formulación del Presupuesto

> 6.2 Ejecución del Presupuesto

6.2.1 Programación de la Ejecución Presupuestaria

6.2.2 Ejecución Presupuestaria

> 6.3 Modificaciones Presupuestarias

> 6.4 Seguimiento y Evaluación Presupuestaria

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MANUAL CODIGOGAF-MAN-003

SISTEMA DE PRESUPUESTO - SP 12 de 54

6.1 FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Se inicia con la fijación de las políticas institucionales, continua con la Elaboración

del POA y en análisis y consolidación del Anteproyecto de Presupuesto de

LACTEOSBOL previa consolidación de los anteproyectos de todas las Áreas y/o

Unidades Orgariizacionales.

Implica elaborar una propuesta de presupuesto que torne en cuenta la

Programación de Operaciones de LACTEOSBOL, lo dispuesto por el Decreto

Supremo Reglamento de Modificaciones Presupuestarias y las Directrices de

Formulación Presupuestaria. *

La Programación de Operaciones Anual es el marco de referencia que debe

orientar la Formulación del Presupuesto Institucional y es el nexo que vincula los

planes y la asignación de recursos en el presupuesto. Le corresponde planificar

año tras año los Objetivos Estratégicos y las prioridades globales de los recursos,

de los gastos y la responsabilidad de LACTEOSBOL de acuerdo a la normativa

legal vigente. Esto implica definir resultados concretos en el corto y mediano plazo

y las tareas específicas que se deben realizar.

El Presupuesto comprenderá, sin excepción, todos los recursos y gastos previstos

para el ejercicio fiscal y mostrará los resultados económicos y financieros de las

actividades programadas, de capital y de financiamiento, para ese periodo.

El Presupuesto de Recursos contendrá para cada Gestión, los diferentes rubros

de recursos, fuentes de financiamiento, organismos financiadores y los respectivos

montos estimados para cada uno de ellos.

El Presupuesto de Gastos utilizará las técnicas más adecuadas para demostrar

el cumplimiento de ios Objetivos Institucionales y los planes de acción, así como la

incidencia económica y financiera de la ejecución de gastos.

En cuanto a la Política Presupuestaria LACTEOSBOL se basará en los

lineamientos de la política presupuestaria del Poder Ejecutivo.



SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.01 13 de 54

6.1.A FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO - FLUJOGRAMA


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6.1.B FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Inform ación para la Form ulación del Presupuesto

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO

El Gerente Administrativo Financiero considerando los plazos que el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas establece para la presentación del Anteproyecto de Presupuesto, instruye con anticipación al Encargado de Presupuesto, el inicio del proceso de formulación del Presupuesto de la siguiente Gestión.

Nota Interna y proveído en la Hoja de Ruta

Formulario 001 - 002 y 003 de Formulación de Presupuesto remitidos por el MEFP

GerenteAdministrativoFinanciero

1

El Encargado de Presupuesto elabora el cronograma de Formulación Presupuestaria de LACTEOSBOL en coordinación con el Encargado de POA (previa elaboración del POA-físico).

Remite para aprobación por el Gerente Administrativo Financiero.

Cronograma de Formulación # Presupuesta-ria con responsables

Encargado de Presupuesto

2

El Gerente Administrativo Financiero verifica si el cronograma de Formulación Presupuestaria es adecuado, si es adecuado pasa para su aprobación, caso contrario devuelve para su corrección.

Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuenta con el producto aprobado.

Cronogramaaprobado


1

El Gerente Administrativo Financiero en coordinación con el Encargado de POA aprueba el cronograma de Formulación del Presupuesto y remite al Encargado de Presupuesto para su aplicación.

Cronogramaaprobado


El Gerente Administrativo Financiero realiza el seguimiento al cumplimiento de los plazos establecidos al cronograma.

Cronogramaaprobado


El Encargado de Presupuestos prepara el Instructivo de Formulación del Presupuesto de la siguiente Gestión por Unidades Organizacionales mismo que incluirá lineamientos de la política presupuestaria.

Remite al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.

Instructivo de Formulación del Presupuesto de la Gestión siguiente por Unidades Organizacionales


2

El Gerente Administrativo Financiero verifica que las instrucciones generales sean adecuadas, si lo son las aprueba, caso contrario devuelve para su corrección y modificación.



1

Si las instrucciones son aprobadas. El Gerente Administrativo Financiero convoca a una reunión

GerenteAdministrativo 3


MANUAL CÓDIGO GAF-MAN-003 Ver Pág."01 16 de 54SISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

para conformar el comité que realice la proyección solicitando al Encargado de POA el análisis histórico de los Ingresos de LACTEOSBOL.

Financiero

El Encargado de POA realiza el análisis del comportamiento histórico de los ingresos y emite informe.

Informe de Comportamiento de los Ingresos

Encargado de POA

Las cabezas de cada unidad se reúnen y deciden la conformación del Comité, mismo que establece variables que permitan proyectar los ingresos (Considerando el informe del Encargado del POA), realiza la proyección y remite al Gerente Técnico.

1

El Gerente Técnico verifica que la proyección de ingresos sea adecuada, si lo es, aprueba, caso contrario devuelve para su corrección y modificación.


*

Gerente Técnico

2

Si la proyección es aprobada, el Gerente Técnico remite a la Gerencia Administrativa Financiera.

Informe de Comportamiento de los Ingresos Aprobado

Gerente Técnico

El Encargado de Presupuesto toma en cuenta la proyección de ingresos elaborada por el comité y la utiliza como techo presupuestario para ingresos propios.

Encargado de Presupuesto 1

El Encargado de Presupuesto realiza un análisis histórico de las ejecuciones presupuestarias de todas las Unidades Organizacionales cuyo resultado es el cálculo del techo presupuestario para gastos de la siguiente Gestión


3

El Gerente Administrativo Financiero verifica que los techos presupuestarios sean adecuados, si lo son los aprueba, caso contrario devuelve para su corrección y modificación.


1El Gerente Administrativo Financiero aprueba el techo presupuestario y remite a todas las Unidades Organizacionales.

Techo Presupuestario aprobado y Nota Interna


Las Unidades Organizacionales formulan su presupuesto de la siguiente Gestión en base a las actividades programadas y remiten al Encargado de Presupuesto.

Presupuesto por UnidadOrganizacional

UnidadesOrganizacionales 2

El Encargado de Presupuesto, en coordinación con el Encargado del POA establece la Estructura Programática de Presupuesto de Gastos. Esta Estructura Programática deberá estar en correspondencia con la estructura del POA, el documento resultado de la actividad es "Determinación de las Categorías Programáticas dei Presupuesto”.

Las Categorías Programáticas definidas para la Formulación dei Presupuesto son: Programas,


‘X

3

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Organización yMétodos-LACTEOSBOL


AjpBSf SEDEiVSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pág.01 17 de 54

Proyectos y Actividades.

La denominación de estas categorías deberá reflejar el producto final a generar que contribuirá al desarrollo de los Objetivos de Gestión establecidos en el POA.Todas las Unidades Organizacionales en coordinación con el Encargado de Presupuestos elaboran las Memorias de Cálculo que justifiquen el Presupuesto de Gastos proyectados para los diferentes Programas y Actividades por partidas presupuestarias.

Asimismo las Unidades Organizacionales elaboran los formularios SISIN y SGP para los Programas y Proyectos de Inversión, si hubiera.

Memorias de Cálculo

. . . . í

UnidadOrganizacional

5

El Encargado de Presupuestos concluye el primer borrador del POA-Presupuesto de LACTEOSBOL “Anteproyecto de Presupuesto” de la siguiente Gestión mismo que es un vaciado general de los requerimientos del POA.

Remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.

Memorias de Cálculo

Información Formularios POA


3

El Gerente Administrativo Financiero verifica si el Anteproyecto de Presupuesto es adecuado.Si no lo es, se devuelve para su revisión.

El proceso es iterativo hasta que el Anteproyecto de Presupuesto sea adecuado.


2Si el Anteproyecto es adecuado el Gerente Administrativo Financiero envía al Gerente Técnico para su revisión; y el Presupuesto por Actividad al Encargado de POA, coordinando una reunión de revisión, con el Gerente Técnico, Gerentes y Jefes de Unidad.


El Gerente Técnico, Gerentes y Jefes de Unidad toman conocimiento del alcance de los ingresos de la siguiente gestión y priorizan objetivos y actividades del POA-Presupuesto y conjuntamente con el Encargado de Presupuesto y Encargado POA realizan los ajustes necesarios.

Gerente Técnico, Todos los Gerentes y Jefes de Unidad, Encargado de Presupuesto y Encargado de POA

2

'•K'

El Encargado de Presupuestos emite el Anteproyecto de Presupuesto ajustado e Informe Técnico y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión y aprobación.

Anteproyecto dePresupuestoAjustado

Informe Técnico


3

El Gerente Administrativo Financiero revisa el Anteproyecto de Gerente 2

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Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos ajustado e Informe Técnico.

PresupuestoAjustado

Informe Técnico

AdministrativoFinanciero

El Gerente Administrativo Financiero analiza si el Anteproyecto de Presupuesto e Informe Técnico son adecuados, si es así continúa el proceso. En caso de existir observaciones, devuelve para su modificación.

GerenteAdministrativoFinanciero 2

El Gerente Administrativo Financiero envía el Anteproyecto de Presupuesto ajustado e Informe Técnico aprobado al Gerente Técnico para su revisión y aprobación.


2

El Gerente Técnico revisa el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos ajustado.

Gerente Técnico

1Si el Presupuesto de Ingresos y Gastos ajustado es adecuado, el Gerente Técnico solicita elaboración de Informe Legal y emisión de la respectiva Resolución.

* Gerente Técnico

El Encargado de Presupuesto remite al Encargado de POA el Presupuesto por Actividad.

FormularioPresupuesto por Actividad


Asesoría Legal elabora informe legal y Resolución Administrativa para la aprobación del Gerente Técnico.

Informe legal yResoluciónAdministrativa

Asesora Legal2

La MAE aprueba la Resolución Administrativa. ResoluciónAdministrativa

MáximaAutoridadEjecutiva

2

El Gerente Administrativo Financiero remite el Anteproyecto de Presupuesto de LACTEOSBOL al SEDEM en cinco ejemplares para su posterior remisión a las instancias correspondiente (Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, MEFP, Contraloría General del Estado y Otros)

Copias de Anteproyecto POA


El MEFP envía el Presupuesto Aprobado por Ley Financial o por Fuerza de Ley según la Constitución Política del Estado.

PresupuestoAprobado

MEFP3

El Gerente Técnico toma conocimiento del Presupuesto Aprobado para LACTEOSBOL y remite a la GAF para su análisis.

Gerente Técnico1

El Encargado de Presupuesto analiza e informa las modificaciones existentes.


El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de las Modificaciones Presupuestarias realizadas por el MEFP a nivel de partida y solicita la realización de una reunión con el Gerente Técnico, Gerentes, Jefes de Unidad, Encargado de Presupuestos, Encargado de POA para un análisis de las modificaciones, priorización de las actividades y operaciones, ajuste de acuerdo al Presupuesto Aprobado y resultados de la Gestión anterior.

GerenteAdministrativoFinanciero ‘X «

2




El Gerente Técnico, Gerentes. Jefes de Unidad toman conocimiento del Presupuesto Aprobado y priorizan/ajustan objetivos y actividades dei POA- Presupuesto, conjuntamente con el Encargado de Presupuesto y Encargado del POA.

PresupuestoAprobado

Gerente Técnico Todos los Gerentes y Jefes de Unidad Encargado de Presupuesto Encargado de POA

5

El Encargado de Presupuestos emite el Presupuesto ajustado e informe técnico para su aprobación y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión y aprobación.

Informe de Compatibilización del Presupuesto Aprobado


El Gerente Administrativo Financiero verifica si el Informe de Compatibilización es adecuado, si es así lo deriva para su aprobación, caso contrario devuelve para su corrección.

Este es un proceso iterativo el mismo que concluye cuando se tiene aprobado el producto.

*


2

El Gerente Administrativo Financiero aprueba y solicita Informe Legal y Resolución Administrativa correspondiente.

Informe yPresupuestoAprobado


1

El Encargado de Presupuesto remite al Encargado de POA, el Presupuesto Ajustado Aprobado por Actividad.

Formularios POE Presupuesto por Actividad


Asesoría Legal elabora Informe Legal y emite Resolución Administrativa de Aprobación del Presupuesto.

Informe Legal yResoluciónAdministrativa

Asesor Legal2

La MAE revisa, aprueba y firma la Resolución Administrativa de Aprobación de Presupuesto.

ResoluciónAdministrativa

MáximaAutoridadEjecutiva

2

El Encargado de Presupuesto remite el Presupuesto Aprobado a todas las Gerencias y Jefaturas de LACTEOSBOL así como a todas las Instancias correspondientes.

Notas internas, Cartas, Presupuesto Aprobado


PRODUCTOS/SALIDAS: Formulación del Presupuesto concluida

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL.




6.2 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

6.2.1 PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

LACTEOSBOL elaborará el cronograma de ejecución de gastos, a nivel agregado

o institucional, y en detalle c por categoría programática, identificando:

a) Las fuentes de financiamiento y organismos financiadores.

b) Las partidas de gasto.

c) Los cronogramas trimestrales de desembolsos.

d) Otra información que se considere relevante.*

Esta programación de Ejecución Presupuestaria se la realizará de forma trimestral

y conjunta entre la GAF y las Unidades Organizacionales de la Empresa.

La programación de Ejecución Presupuestaria será compatibilizada con el flujo

periódico estimado de recursos, observando fundamentalmente:

• Que el monto mensual de obligaciones a devengar no exceda la

disponibilidad efectiva de recursos. En el caso de recursos del Tesoro

General de la Nación según las cuotas de compromiso y desembolso fijadas

por el MEFP.

• Que se provean oportunamente los recursos para desarrollar las acciones

previstas en el Programa de Operaciones Anual.


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MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-003SEDEM


\ J01 22 de 54

6.2.1.B PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA -

DESCRIPCIÓNw

' Presupuesto Aprobado ENTRADAS: I ^


-

Las Unidades Organizacionales elaboran la Solicitud de Programación de ía Ejecución Presupuestaria Trimestral para ser actualizada en el PAC debidamente justificada.

Nota Interna

Formulario 004 - Programación de Cuotas de Compromiso

UnidadesOrganizacionales

1 trim: hasta 20 Dic gestión anterior2 trim: hasta 20 de Mar.3 trim: hasta 20 de Jun.4 trim: hasta 20 de Sept.

El Encargado de Tesorería elabora el Reporte de Ingresos y remite al Encargado de Presupuesto para la elaboración de la Programación Financiera trimestral.

Reporte de Ingresos -SIGMA

*

Encargado de Tesorería

El Encargado de Presupuestos verifica si se encuentra la información requerida para procesar en la Programación de Ejecución Presupuestaria.


El Encargado de Presupuesto verifica que la solicitud se encuentre presupuestada y si la misma cuenta con saldo en las partidas presupuestarias requeridas.Si la solicitud se encuentra presupuestada y cuenta con saldo en la partida correspondiente continua el proceso de lo contrario comunica a la Unidad Organizacional.

Nota Interna Encargado de Presupuesto

2

x-—-'

El Encargado de Presupuesto elabora mensualmente la programación de Ejecución Presupuestaria en base a todos los requerimientos de las Unidades Organizacionales y remite al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.

Programación de Ejecución Presupuesta- ría


5

El Gerente Administrativo Financiero revisa la Programación de Ejecución Presupuestaria.

Programación deEjecuciónPresupuestaria


w

Si es correcta, el Gerente Administrativo Financiero la aprueba.

En caso de existir observaciones remite al Encargado de Presupuestos para su modificación.

Programación de Ejecución Presupuestaria Aprobada


\ a t y rEste es un proceso iterativo que concluye una vez que se tenga aprobado el producto.El Encargado de Presupuesto en base a todas las transacciones realizadas en el trimestre anterior emite el Reporte de Ejecución Presupuestaria mensual y en base a esa información procesa la programación de la Ejecución Presupuestaria Trimestral.

Reporte deEjecuciónPresupuestaria


3



¡MJr—yj SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pág.l — m 01 23 de 54

El Encargado de Presupuesto con base en la información proporcionada por el sistema sobre la Ejecución Presupuestaria trimestral, elabora ei Cuadro de Seguimiento Financiero y remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.

Formulario 005 - Cuadro de Seguimiento Físico Financiero


5

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento y remite a las Unidades Organizacionales para conocimiento de las partidas con las que cuentan para su utilización.

Nota interna GerenteAdministrativoFinanciero 5

Las Unidades Organizacionales en coordinación con el Encargado de Presupuesto, y el Encargado del POA realizan una reunión de revisión de cumplimiento de la Programación Financiera trimestral en base al Cuadro de Seguimiento Físico -Financiero.

Acta de Reunión

Cuadro de Seguimiento Físico Financiero


Encargado de Presupuesto Encargado de POA

2

El Encargado de Presupuestos incorpora las modificaciones solicitadas a la programación de la Ejecución Presupuestaria en base a la información del Cuadro de Seguimiento Físíco-Financiero.



PRODUCTOS/SALIDAS: Programación de Ejecución de Presupuesto concluida

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL

MANUAL CÓDIGO GAF-MAN-003 Ver01

Pág.24 de 54SISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

6.2.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

El proceso de Ejecución de! Presupuesto se inicia en el momento de su

aprobación. Consiste en poner en práctica las diversas apropiaciones aprobadas

iniciando el funcionamiento de toda la organización y los diversos procesos

administrativo-operativos existentes.

Para lograr una ejecución raciona! de¡ presupuesto es necesario programar la

Ejecución Presupuestaria en la etapa de formulación y durante el ejercicio

respectivo, para lograr ia información que permita conocer como se está

realizando la Gestión Física y Financiera del Presupuesto. *

La Ejecución Presupuestaria consiste en la realización de previsiones para cada

uno de los sub periodos (trimestrales) de! ejercicio presupuestario en términos de

objetivos y metas así como de necesidades en tiempos y lugares precisos, de

recursos materiales financieros.

Comprende la programación de los ingresos para cada uno de dichos sub

periodos y su respectiva compatibilización con el ritmo previsto en la ejecución de

gastos.

La Ejecución Presupuestaria se rige por las normas y disposiciones técnicas

establecidas por el MEFP.

La Ejecución Presupuestaria debe efectuarse de! 1o de enero al 31 de diciembre

de cada año.

Se deben establecer los procedimientos de Modificaciones Presupuestarias y

de Programación de la Ejecución.

La GAF es la encargada de la Ejecución Presupuestaria en LACTEOSBOL.

Es necesario que LACTEOSBOL controle ei desarrollo adecuado de la

programación físico-financiera trimestral del presupuesto; es decir que controle la

aplicación de técnicas para adopción de decisiones en función a las políticas físico





financieras institucionales y de ¡a disponibilidad de recursos reales y financieros

(Estructura de Ingresos y Estructura Programática de Egresos).

La determinación de los recursos reales y financieros que se requieren en cada

uno de los sub periodos debe ser e! resultado de ¡a programación del conjunto de

procedimientos previos que contemple la legislación vigente, para contratar,

adjudicar y recepcionar bienes y servicios y para contratar y designar personal.

La Ejecución Presupuestaria es un proceso permanente y continuo de

compatibilización de Ingresos y Gastos. Se deben efectuar adecuadamente las

previsiones de Ingresos y emitir informes oportunos que posibiliten las decisiones

de la MAE.

La apropiación o asignación presupuestaria en materia de gastos representa una

autorización para gastar y es regulada a nivel de Ley. Otras normas de menor

jerarquía, regulan la distribución analítica y de detalle, confieren las atribuciones

para modificar las autorizaciones señaladas.

En principio, toda transacción que representa una aplicación de fondos debe ser

imputada a una partida presupuestaria con saldo disponible y es de importancia

fundamental que las transacciones se registren contablemente, a partir de su

relación con las apropiaciones presupuestarias respectivas.

El monto fijado en la Formulación de! Presupuesto de Gasto solo puede ser

incrementado con la Reformulación del Presupuesto, que debe ser aprobado a

nivel institucional por la MAE y posteriormente por las instancias que

corresponda, dependiendo de la fuente de financiamiento.

6.2.2. i. Momento de Registro de las Transacciones

Las transacciones que realice LACTEOSBOL y que tengan incidencia económico-

financiera deben ser registradas en la Ejecución Presupuestaria. En este contexto,

las transacciones objeto de registro, son las que generan un recurso financiero




\ — M t m * 01 26 de 54

(fuente de financiamiento) o las que motivan una aplicación de los recursos

disponibles (uso).

En el registro de la Ejecución Presupuestaria se identifican las etapas

denominadas “momentos presupuestarios”:

a) De las transacciones que generan recursos:

• Estimación presupuestaria

® Devengado

® Venta o ingreso *

b) De las transacciones que motivan la utilización de los recursos:

• Apropiación presupuestaria

• Preventivo

• Comprometido

• Devengado

• Pagado

Por el tipo de gasto, en un determinado pago, los momentos presupuestarios

pueden realizarse en forma simultánea comprometido-devengado, devengado-

pagado o los tres juntos.

6.2.2 ii. Definiciones de los Momentos Presupuestarios de los Recursos

a) Estimación Presupuestaria

Es el monto que se define en el momento de la Formulación Presupuestaria y solo

tiene un carácter indicativo, excepto en el caso del endeudamiento, donde la ¿ <■»

estimación presupuestaria tiene carácter limitativo.


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b) Devengado

Los ingresos devengados, también denominados liquidados o causados se

producen cuando se crea una relación jurídica cuando LACTEOSBOL realiza un

ingreso. Por otra parte existen los fondos del TGN que son devengados de

acuerdo a las cuotas establecidas por el MEFP.

c) Ingresos

Se producen en el momento en que se reciben ingresos, transferencias y otros

mediante un depósito en las cuentas bancarias de la Institución, provenientes de

las distintas fuentes de financiamiento previstas en el Presupuesto.

Los ingresos de LACTEOSBOL provienen por las siguientes actividades:

1 .-Ventas mercado Interno.

2.- Distribución de subsidio y Lactancia - Desayuno Escolar

6.2.3 Definiciones en los Momentos Presupuestarios del Gasto

a) Apropiación presupuestaria

La apropiación o asignación presupuestaria en materia de gastos, representa una

autorización para gastar, una vez que el Presupuesto de la Institución ha sido

aprobado.

Toda transacción que represente un egreso o aplicación de fondos debe ser

imputada o contabilizada a una partida o ítem presupuestario con saldo disponible.

b) Preventivo

El preventivo es un acto administrativo, útil para dejar constancia, certificar o

verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la reserva de los

mismos al inicio de un trámite de gastos. No constituye un momento contable, sino

un registro auxiliar de la administración de créditos en la ejecución presupuestaria,

registra un importe provisorio con ei propósito de reservar asignación

presupuestaria, hasta el momento del compromiso.

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL


JLpE’f SEDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pag.J

01 28 de 54

c) Compromiso

Es un acto de administración y es útil para dejar constancia, certificar o verificar la

disponibilidad de las apropiaciones y e! uso de las mismas, pero no crea o

extingue derechos. El compromiso es un acto formal que se refiere a una

obligación jurídica existente y a un acto de voluntad de disponer de una suma de

dinero.

Refleja en registros la afectación cierta de una autorización para gastar. No se

pueden adquirir compromisos para los cuales no existen saldos disponibles ni

disponer de apropiaciones para una finalidad distinta a la prevista.

Debe reflejar el monto de las obligaciones jurídicas o contratos formalizados, de

acuerdo al derecho privado o por actos de voluntad de disponer de las

autorizaciones para gastar.

Para proceder a su registro debe existir la disponibilidad de la autorización para

gastar y debe ser referido a actos realizados por funcionarios con competencia

para disponer de las asignaciones presupuestarias.

El compromiso debe reflejar el monto pactado en los contratos u otros actos de

disposición de los administradores, por el valor de los bienes o servicios que se

reciben en el ejercicio.

La formalización de un compromiso se realiza de acuerdo al tipo de transacción:

* Cuando se trata de contratos de adquisición de bienes o prestación de

servicios, el compromiso queda formalmente constituido en el momento de la

firma del contrato.

■ Cuando se trata de adquisición de bienes y/o prestación de servicios, que no

requieren contrato, el compromiso queda formalmente constituido en el

momento de la autorización de la Orden de Compra o la Orden de

Contratación de Servicios.

Prohibida cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización de! Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL


SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.0 1 29 de 54

- La documentación de respaldo para el registro, debe estar de acuerdo con las

normas legales y procedimientos establecidos.

■ Solo en el mes de diciembre y por cierre de ejercicio, debe señalarse que, de

acuerdo con las modalidades operativas con que se prestan ciertos servicios,

el monto real comprometido no se conocerá y, por ende no podrá señalarse

hasta el momento en que se facture el respectivo servicio (energía eléctrica,

servicio telefónico, etc.). En estos casos, el compromiso debe registrarse en

forma conjunta al devengamiento del gasto.

d) Devengado *

Un gasto está devengado cuando nace la obligación de pago a favor de terceros,

es decir implica la ejecución del presupuesto.

Dicha obligación puede producirse:

■ Por la recepción satisfactoria de los bienes y/o servicios adquiridos por la

Empresa.

■ En el momento de! vencimiento de la fecha de pago, una vez que se han

recibido los bienes y/o servicios contratados.

■ El registro del gasto devengado es un elemento de información para la

determinación de las deudas y para planificar la acción de la GAF en la

Programación de Recursos.

e) Pagado

Señala la extinción de obligaciones, que se realiza mediante transferencias a las

Cuentas Bancarias de los beneficiarios u otras formas jurídicas válidas.

El registro del pagado en la Ejecución Presupuestaria completa datos y permite el

registro de las transacciones de efectivo que realiza LACTEOSBOL.

Cabe efectuar una distinción entre Egreso de Fondos y el Pago a terceros,

cancelando una obligación:

Prohibida cualauier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL

O & j S S M ! MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-003


■ Cualquier salida de fondos es un Egreso, cuando son fondos puestos a

disposición de un funcionario, administrador, habilitado o pagador, con cargo

a rendición de cuenta documentaría.

- Solo son pagos los efectuados a terceros para extinguir obligaciones.

Por el tipo de gasto, en un determinado pago, los momentos presupuestarios

pueden registrarse en forma simultánea, comprometido- devengado- pagado.

Se debe hacer notar que el procedimiento de todo registro contable debe

encontrarse detallado en el Reglamento Específico dei Sistema de Contabilidad

Integrada y en el Manual de Procedimientos del Sistema de Contabilidad

Integrada.


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SEDEM¡I «¡r.-JXífSÍ» SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.\ ) 01 32 de 54

6.2.2.B EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Programación de Ejecución de Presupuesto


Las Unidades Organizacionales realizan una solicitud de ejecución del presupuesto (Certificación Presupuestaria).

La Ejecución Presupuestaria se genera por la aplicación de fondos en bienes y servicios necesarios para realizar las actividades de LACTEOSBOL

NotaInterna y Formulario de Solicitud de Certificación Presupuestaria


1

El Encargado de Presupuesto toma conocimiento de la solicitud de Ejecución Presupuestaria y verifica que se encuentre en la programación financiera trimestral o exista la disponibilidad de recursos en el trimestre, caso contrario comunica el rechazo a la Unidad Organizacional.

Nota Interna de Solicitud

»


2

Si se rechaza la solicitud de Certificación Presupuestaria, la Unidad Organizacional toma conocimiento y dependiendo del caso o grado de importancia puede solicitar al Gerente Administrativo Financiero la Reprogramación Trimestral del Presupuesto.

Nota Interna de Solicitud


3

El Gerente Administrativo Financiero analiza la solicitud de modificación en la Programación Financiera Trimestral y autoriza su incorporación.

En caso de que no proceda comunica a la Unidad Organizacional.


El Encargado de Presupuesto realiza la incorporación en la Programación Financiera Trimestral.

ProgramaciónFinanciera


Si la solicitud se encuentra inscrita en la Programación Financiera Trimestral, el Encargado de Presupuesto a través del Módulo de Ejecución Presupuestaria del SIGMA, verifica que las partidas cuenten con el saldo necesario para realizar e¡ compromiso presupuestario y remite al Gerente Administrativo Financiero para aprobación del Requerimiento.

CertificaciónPresupuestaria


3

En caso de que no exista saldo presupuestario, se envía nota a las Unidades Organizacionales para que soliciten Modificación Presupuestaria justificada.

Nota deModificaciónPresupuestaria


El Gerente Administrativo Financiero revisa la Certificación Presupuestaria.


En caso de existir errores devuelve al Encargado de Presupuesto para su modificación.


1




Ver Pág.\ J 01 33 de 54

Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuente con una Certificación Presupuestaria adecuada.

En caso de no existir errores, autoriza la Certificación Presupuestaria con su firma en el formulario y remite a la Unidad Solicitante.

En caso de que la Unidad Solicitante hubiese adjuntado la documentación para el inicio del proceso de contratación, la certificación será remitida a la Unidad de Contrataciones.Ya en la Unidad de Contrataciones, se procede con el Desarrollo del Proceso de Contratación de Bienes y/o Servicios.

Informe de Conformidad de los Bienes y/o Servicios

Encargado de Contrataciones

El Responsable del Proceso de Contratación Directa (RPCD) deriva la documentación del Proceso de Contratación al Encargado de Contabilidad para realizar el pago.

Documentación del* Proceso de Contratación

Responsable del Proceso de Contratación Directa

El Encargado de Contabilidad recibe toda la información y documentación de respaldo para realizar el pago de fondos.

Caso contrario devuelve al Responsable del Proceso de Contratación Directa (RPCD)

Encargado de Contabilidad

El Encargado de Contabilidad en base a los Informes de conformidad, realiza la Ejecución Presupuestaria del bien o servicio en el SIGMA.

Comprobante C-31 Encargado de Contabilidad

PRODUCTOS/SALIDAS: Ejecución Presupuestaria concluida




— ..." .. 01 34 de 54

6.3 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

CONSIDERACIONES GENERALES

Las Modificaciones Presupuestarias en LACTEOSBOL se las realiza en estricto

cumplimiento a lo establecido en el Decreto Supremo de Aprobación del

Reglamento de Modificaciones Presupuestarias.

Las Modificaciones Presupuestarias son cambios al presupuesto aprobado de

cada gestión fiscal, que corresponden:

1. Presupuesto adicional por la incorporación de recursos y gastos que

incrementan el monto total del Presupuesto General de la Nación.

2. Traspasos Presupuestarios Interinstitucionales, son transferencias de recursos

entre Entidades Públicas.

3. Traspasos Presupuestarios Intrainstitucionales constituyen reasignaciones de

recursos al interior de cada Entidad Pública, que no incrementa ni disminuye el

monto total de su presupuesto.

Se podrán realizar modificaciones presupuestarias de acuerdo a lo establecido en

el Decreto Supremo de Aprobación que se emite cada gestión en concordancia

con lo establecido por la Ley Financial, con la finalidad de realizar ajustes al

presupuesto de cada gestión fiscal, cuyo propósito es el de optimizar la asignación

y ejecución de recursos públicos durante la Gestión Fiscal, en busca de mejorar la

calidad del gasto público.


1 l í 0 [ \ i - i 41' / * r $ ] iSEDEM



.. 01 35 de 54

6.3.A MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS - FLUJOGRAMA


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,SJ-, [jv:SISTEMA DE PRESUPUESTO - SP

Ver Pag.\ — m m 01 36 de 54

6.3.B MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS - DESCRIPCIÓNINSUMOS /

ENTRADAS:Program ación de Ejecución de Presupuesto


El Encargado de Presupuesto realiza la evaluación de la Programación Financiera Trimestral en el Cuadro de Seguimiento Físico Financiero


Reporte SIGMA


5

Las modificaciones presupuestarias pueden darse a partir de las siguientes actividades propias de LACTEOSBOL:

Las Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL podrán solicitar una Modificación Presupuestaria en los siguientes casos:

a) Incorporación de nuevos objetivos en el POA respecto a los contemplados en el presupuesto aprobado por concreción de financiamiento de programas específicos por incorporación de actividades no previstas y por nuevas competencias asignadas.

b) Cambios en los objetivos o metas inicialmente planteadas.

c) Eliminación de Objetivos de Gestión o de Unidad funcional. (Estos cambios deben ser gestionados previamente con el Encargado de POA).

d) Desviaciones en la programación sin modificación de objetivos.

e) Subestimación de gastos.

f) Reordenamiento de la Estructura administrativa y/o modificación de la escala salarial.

2. El Encargado de Presupuesto, producto de la evaluación realizada en el Cuadro de Seguimiento Físico Financiero y comparando con la estimación presupuestaria trimestral, emitirá una CIRCULAR para que cada Unidad Organizacional realice un análisis de la ejecución física -financiera de su presupuesto y efectué la solicitud de modificaciones presupuestarias ante la Gerencia Administrativa Financiera.

Informe remitido por la Unidad Solicitante justificando la solicitud de modificación presupuestaria con el VoBo del GAF


4

El Encargado de Presupuestos evalúa la pertinencia de la solicitud verificando que:



O&EsáM MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-003

¿EDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP


Las Modificaciones Presupuestarias cumplan con lo siguiente:• Que el informe de la Unidad Organizacional si

corresponde, cuente con la justificación y documentación requerida.

» En caso de existir modificación a los objetivos y/o metas, éstas deben ser aprobadas por el Gerente Técnico.

• Que esté de acuerdo con la normativa vigente referida a modificaciones presupuestarias. En caso de que la solicitud de Modificación Presupuestaria no cumpla con la normativa esta será rechazada.

» Pertinencia en tiempo de la solicitud.

El Encargado de Presupuesto de ser necesario coordina con las Unidades Organizacionales para la solución de observaciones a los documentos presentados por falta de información, ampliación de justificaciones, etc. Elabora ayuda memoria y remite a la unidad correspondiente.

En caso de ser pertinente la Modificación Presupuestaria, el Encargado de Presupuesto elaborará un informe técnico.

*

Las Unidades Organizacionales levantan las observaciones remitidas en la ayuda memoria y remiten documentación complementaria.

UnidadOrganizacional 2

El Encargado de Presupuesto, recibe y revisa la justificación ajustada y documentos complementarios. En caso de observaciones comunica a la unidad solicitante, siendo un proceso iterativo hasta contar con toda la documentación/información requerida.

Nota InternaCorreosInstitucionales


2

El Encargado de Presupuesto elabora el Informe Técnico de Modificación Presupuestaria, mismo que contendrá toda la información requerida y la conclusión.

Asimismo, en cumplimiento a lo establecido en el Decreto Supremo Reglamento de Modificaciones Presupuestarias deberá ser enviado para conocimiento a las instancias correspondientes para su aprobación.

Este informe se constituye en el informe de control periódico de ejecución presupuestaria.

Informe Técnico deModificaciónPresupuestaria


2

El Gerente Administrativo Financiero revisa y si está de acuerdo aprueba el Informe Técnico y Modificación Presupuestaria. Remite al Encargado í


1í


I «♦ 1 í 1 01 $] 1 MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-003

r^EDEMSISTEMA DE PRESUPUESTO - SP


de POA para revisión, validación y aprobación.El Encargado de POA revisa y aprueba el Informe Técnico y Modificación Presupuestaria, deriva a la Gerencia Administrativa Financiera.

En caso de existir errores devuelve para su modificación.

Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuente con la Modificación Presupuestaria apropiada.

Encargado de POA

1

El Gerente Administrativo Financiero revisa y aprueba el Informe Técnico y Modificación Presupuestaria, deriva a Asesoría Legal para elaboración de la Resolución Administrativa.

En caso de existir errores devuelve para su modificación.

Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuente con Informe Técnico adecuado.

*


1

Asesoría Legal revisa que la Modificación Presupuestaria cuente con el respaldo del POA, elabora Informe Legal y proyecta Resolución Administrativa de Modificación Presupuestaria.

Asesor Legal

El Gerente Técnico/MAE revisa los Informes Técnico y Legal sobre la Modificación Presupuestaria.

GerenteTécnico/MAE 1

Si los Informes Técnico y Legal son adecuados, el proceso continúa, el Gerente Técnico aprueba los Informes.

En caso de existir errores se devuelve a Asesoría Legal o al Encargado de Presupuestos para su modificación. Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuente con Informes Técnico y Legal adecuados.

Gerente Técnico

La MAE firma la Resolución Administrativa que autoriza la Modificación Presupuestaria solicitada y la documentación es devuelta a Asesoría Legal para realizar el trámite de legalización de la Resolución y distribución de copias legalizadas tanto a la Gerencia Administrativa Financiera como al Encargado de POA informando el nuevo presupuesto por actividad.

MAE

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de la autorización de la Modificación Presupuestaria y deriva al Encargado de Presupuestos para que sea incorporada en el SIGMA o remitida a instancia superior, según corresponda.

ModificaciónPresupuestariaautorizada


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1

El Encargado de Presupuesto registra en el SIGMA la Modificación Presupuestaria autorizada de


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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Oraanización yMétodos- LACTEOSBOL

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GAF-MAN-003fsEDEM


LACTEOSBOL y archiva la documentación generada.

Si corresponde que sea aprobada por instancia superior, organiza la carpeta de documentos y proyecta carta de remisión para que el Gerente Técnico envíe a las instancias correspondientes en cumplimiento al Decreto Supremo de Modificaciones Presupuestarias.La Gerencia Administrativa Financiera presenta el proyecto de carta ai Gerente Técnico para su firma.

Carta GerenteAdministrativoFinanciero

1

El Gerente Técnico aprueba y envía mediante Carta, el original del documento de Modificación Presupuestaria a la Instancia Superior correspondiente.

Carta Gerente Técnico

1

El Gerente Administrativo Financiero conjuntamente con el Encargado de Presupuesto, realiza el seguimiento del proceso de Aprobación en la instancia superior correspondiente, manteniendo permanentemente informado al Gerente Administrativo Financiero, al Gerente Técnico y a las Unidades Organizacionales relacionadas.

Carta Encargado de Presupuesto

La instancia superior donde fue enviada la Modificación Presupuestaria, remite mediante carta el documento aprobado.

Carta InstanciaSuperior

El Gerente Técnico toma conocimiento de la carta enviada de las Modificaciones Presupuestarias aprobadas por la instancia superior y remite a la Gerencia Administrativa Financiera para su aplicación.

Carta Gerente Técnico

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento e Instruye al Encargado de Presupuesto la aplicación de las Modificaciones Presupuestarias Aprobadas.

Nota GerenteAdministrativoFinanciero 1

El Encargado de Presupuesto incorpora las Modificaciones Presupuestarias aprobadas para ser aplicadas en la Ejecución Presupuestaria.

Nota Interna Encargado de Presupuesto 2

El Encargado de Presupuesto prepara la comunicación a las Unidades Organizacionales y les envía las modificaciones de respectivas para su aplicación.

Informa al Encargado de POA el Presupuesto por Actividad.

Nota Interna Encargado de Presupuesto

2

Las Unidades Organizacionales aplican las Modificaciones Presupuestarias


SALIDAS: Modificación Presupuestaria concluida


MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-003JjeSf SEDtM

SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPVer Pág.( v'"" 01 40 de 54

6.4 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

El Gerente de Administración y Finanzas conjuntamente con el Encargado de

Presupuestos y en coordinación con el Encargado de POA analizarán ia

información de la Ejecución Física y Financiera del Presupuesto de LACTEOSBOL

y compararán los resultados obtenidos con los establecidos en el Programa

Operativo Anual y las asignaciones presupuestarias establecidas en el proceso de

formulación del Presupuesto.

Según los resultados de la evaluación, el Gerente Técnico promoverá las

acciones administrativas para el cumplimiento de los Objetivos de Gestión o en

otro caso para determinar las responsabilidades y sanciones por incumplimiento

de metas y objetivos.


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SISTEMA DE PRESUPUESTO - SPPág.

42 de 54

6.4.B SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA- DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Cuadro de Seguim iento Físico Financiero


El Encargado de Presupuesto en coordinación con el Encargado del POA coordina la elaboración del seguimiento a la ejecución física-financiera presupuestaria.



El Encargado de Presupuesto emite reporte de la ejecución presupuestaria en cualquier momento a requerimiento de! Gerente Administrativo Financiero.

Reporte SIGMA Encargado de Presupuesto 1

El Encargado de Presupuesto en coordinación con el Encargado del POA de forma mensual actualizará los datos del Cuadro de Seguimiento Físico Financiero, mediante el cual realiza el control de Programación Financiera Trimestral.

Cuadro de Seguimiento Físico Financiero *


10

El Encargado de Presupuesto informa al Encargado de POA, la Ejecución Presupuestaria por categoría programática, programa y actividad.

Informe de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria


El Gerente Administrativo Financiero revisa el Informe de Ejecución Presupuestaria.


3

Si los informes de control presupuestario son adecuados continúa el proceso.

Si existen errores devuelve para su modificación. Este es un proceso iterativo que concluye cuando se cuenta con informes de control presupuestario correctos.


El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Informe de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria e informa al Gerente Técnico.


El Gerente Técnico revisa el Informe de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria.

Gerente Técnico

Si el Informe de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria es adecuado continúa el proceso.

Si existen errores devuelve al Gerente Administrativo Financiero para su modificación.

Toda modificación al reporte de seguimiento y evaluación presupuestaria debe ser comunicada y coordinada con el Encargado de POA.

Informe de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria

Gerente Técnico

El Gerente Técnico aprueba los Informes de Control Presupuestario y remite a ¡a Gerencia Administrativa Financiera para su archivo.

Gerente Técnico

PRODUCTOS/SALIDAS: Seguim iento Presupuestario F ísico F inanciero conclu ido


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7. USO Y DIFUSIÓN

La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a

cargo de la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará

de socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.

En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio

de cargo de un funcionario dentro de la empresa, la Gerencia Administrativa

Financiera deberá difundir y socializar este manual. La socialización debe quedar

registrada con firmas de los participantes.*

Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo

de las Empresas Públicas Productivas.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuesto.

VERSIÓNMODIFICADA

MODIFICAC ONES EN : CAMBIOEFECTUADOTÍTULO PÁGINA

9. ANEXOS

A continuación se presentan los formularios utilizados para el presente manual:


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GAF-MAN-003P^SEDEM


ANEXO 11

FORMULARIO No. 7

Solicitud de Certificación Presupuestaria

Adquisición de Bienes y lo Contratación de Servicios

Unidad Solicitante: Fecha:

Solicitud de Materiales: Contratación de Servicios:

No.Descripción

(EspecificaciónTécnica)

Unidadde

MedidaCantidadSolicitada

CódigoPOA

EstructuraProgramátic

aFte. De Financ.

Org.Financ. Partida Precio Total

Referencia!

Total: 0.00

Solic

itud

El suscrito ................................... Gerente/Jefe deUnidad ..................................................... solicitaAdquisición/Contratación de los ítems antes detallados, mismos que han sido programados y presupuestados, para el desarrollo de las actividades de la presente gestión 2014.

Firma, (sello pie de firma)

Aut

oriz

ació

n

GAF Certificación Presupuestaria:

*

Partida Importe

La presente solicitud de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios (Si/Mo) cuenta con certificación presupuestaria. Firma, (sello pie de firma)


manual de procesos y procedimientos del · pdf filemanual código gaf-man-003 jypslj...

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