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Fedecacao |SITCAO – Módulo de Correspondencia 1

Formato: Documentación de Sistemas. Versión 1-0 Referencia: SITCAO – Módulo de Técnica, Técnico de Campo Autor: Sistemas de Información Correo Electrónico [email protected] Teléfonos: 327.3000 ext. 120

05 Jun 2013

MANUAL DE PROCESOS MODULO DE TÉCNICA,

USUARIO TÉCNICO DE CAMPO

IDENTIFICADORES

NEMOTÉCNICO MAN-SITCAO-TECCAM

NOMBRE DEL DOCUMENTO Manual de procesos Modulo de Técnica, usuario Técnico de Campo

ESTADO DEL DOCUMENTO Aprobado

ÁREA(S) Técnica, Sistemas

RESPONSABLES Johan Rodolfo Rojas García; [email protected]

REVISORES Oscar Dario Ramirez Janneth Pinzón Martínez

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Revisó Aprobó Cambio

1 2013/06/05 Oscar Dario Ramirez Janneth Pinzón Martínez

Primera versión del documento

mailto:[email protected]



05 Jun 2013

SITCAO: MANUAL DE PROCESOS MODULO DE TÉCNICA,

USUARIO TÉCNICO DE CAMPO

NOTAS PREVIAS

Módulo de Técnica: Pertenece al aplicativo Web SITCAO, siglas del Sistema de Información Técnico

Cacaotero de la Federación Nacional de Cacaoteros de Colombia.

Solicite con el área de Sistemas de Información la creación del perfil y usuario del sistema SITCAO; los datos

de autenticación serán suministrados por medio de buzón electrónico.

Se sugiere hacer uso del navegador web Mozilla Firefox última versión y, registrar datos en MAYÚSCULAS.

Otro tipo de Navegador puede generar conflicto cuando realice procesos de registro de datos.

TABLA DE CONTENIDO

1. MÓDULO DE TÉCNICA .......................................................................................................................................... 5

1.1 USO Y PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................ 5

2. MENÚ DE CALENDARIO ........................................................................................................................................ 8

2.1 Consulta de la Agenda (Cronograma de Trabajo) ........................................................................................... 9

3. MENÚ DE METAS .................................................................................................................................................. 9

3.1 Registro de Metas P.I.G. ............................................................................................................................... 10

3.2 Consulta de Metas P.I.G. .............................................................................................................................. 14

3.3 Edición de Metas P.I.G. ................................................................................................................................. 15

4. MENÚ DE REGISTRO ........................................................................................................................................... 17

4.1 Registro de Agricultores ............................................................................................................................... 17

4.2 Consulta de Agricultores............................................................................................................................... 18

4.3 Edición de Agricultores ................................................................................................................................. 19

4.4 Registro de Fincas ......................................................................................................................................... 20

4.5 Consulta de Fincas ........................................................................................................................................ 21

4.6 Edición de Fincas .......................................................................................................................................... 21

http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/



05 Jun 2013

4.7 Registro de Capacitaciones ........................................................................................................................... 23

4.8 Consulta de Capacitaciones .......................................................................................................................... 24

4.9 Edición de Capacitaciones ............................................................................................................................ 25

4.10 Registro de Proyectos Individuales ............................................................................................................. 26

4.11 Consulta de Proyectos Individuales ............................................................................................................ 27

4.12 Edición de Proyectos Individuales .............................................................................................................. 28

4.13 Registro de Créditos ................................................................................................................................... 29

4.14 Consulta de Créditos................................................................................................................................... 30

4.15 Edición de Créditos ..................................................................................................................................... 30

4.16 Registro de Atención en Oficina ................................................................................................................. 31

4.17 Consulta de Atención en Oficina................................................................................................................. 32

4.18 Edición de Atención en Oficina ................................................................................................................... 33

5. MENÚ DE TRANSFERENCIA ................................................................................................................................. 34

5.1 Registro, Programación de Actividades ........................................................................................................ 34

5.2 Consulta, Programación de Actividades ....................................................................................................... 36

5.3 Edición, Programación de Actividades .......................................................................................................... 36

5.4 Registro, Ejecución de Actividades ............................................................................................................... 38

5.4.1 Inscripción de Estudiantes en Eventos de Capacitación (Matriculación) ................................................... 41

5.4.2 Asistencia de Estudiantes en Eventos de Capacitación.............................................................................. 44

5.5 Consulta, Ejecución de Actividades .............................................................................................................. 44

5.6 Edición, Ejecución de Actividades ................................................................................................................. 45

5.7 Resumen Ejecutivo Técnico .......................................................................................................................... 47

5.8 Informe Consolidado Técnico ....................................................................................................................... 47

6. MENÚ DE INVESTIGACIÓN .................................................................................................................................. 48

7. MENÚ SALIR ....................................................................................................................................................... 49

8. NORMATIVIDAD INTERNA: REGISTRO DE INFORMACIÓN SITCAO ...................................................................... 50

8.1 CIRCULAR 150 PE-004 del 13 de enero de 2011: Aplicativo SITCAO, registro de información online del área

técnica. ............................................................................................................................................................... 50

8.2 CIRCULAR 150 PE-003 del 18 de enero de 2012: directrices obligatorias. .................................................... 52

8.3 CIRCULAR 150 PE-012 del 21 de junio de 2012: directrices obligatorias. ..................................................... 54



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9. NOTAS ................................................................................................................................................................ 55



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1. MÓDULO DE TÉCNICA Funcionalidad de software que permite a los empleados de las áreas Técnica y Planeación ingresar la

información necesaria del Plan de Inversiones y Gastos de la Vigencia en términos de metas, programación y

ejecución permitiendo un mejor control y trámite de las actividades laborales.

1.1 USO Y PROCEDIMIENTOS Ingrese al sitio web de la Institución: www.fedecacao.com.co/, ubique y haga clic en la iconografía denominada

“SITCAO- Sistema de Información Técnico Cacaotero”

http://www.fedecacao.com.co/



05 Jun 2013

Se abrirá una ventana emergente, por favor digite sus datos de autenticación (Usuario y clave, datos remitidos

por el área de Sistemas de Información). A continuación haga clic en <Iniciar Sesión>

Si los datos proporcionados no son correctos, el Sistema evidenciará el mensaje <Error de Login>. En este caso

por favor comuníquese con el área de Sistemas de Información para recibir mayor información.



05 Jun 2013

Si los datos proporcionados son correctos, el Sistema le dará la bienvenida. El encabezado informativo incluye el

nombre completo del usuario, área, fecha y hora de ingreso al Sistema. La interfaz gráfica del aplicativo se divide

en dos secciones: Menú de operaciones en la parte superior y, una Zona de Reportes en la parte inferior.

El Módulo de Técnica para el perfil de <TÉCNICO DE CAMPO> exclusivamente tiene los menús de

<CALENDARIO>, <METAS>, <REGISTRO>, <TRANSFERENCIA>, <INVESTIGACIÓN> y <SALIR>.



05 Jun 2013

2. MENÚ DE CALENDARIO Este menú cuenta con la opción <AGENDA> que le permitirá evidenciar el Cronograma de Programación y

Ejecución, actividades previamente registradas por medio del Menú <TRANSFERENCIA> que más adelante

conocerá. A continuación se observa la Interfaz gráfica de esta opción.



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2.1 Consulta de la Agenda (Cronograma de Trabajo) Ubique el menú <CALENDARIO > y haga clic en la opción <AGENDA>; el sistema cargará la información del último

mes vigente relacionada con sus actividades de Programación y Ejecución. Si desea realizar la consulta de un año

y mes anterior, opere el filtro <FECHA> y finalice con el mandato <ACEPTAR>.

3. MENÚ DE METAS Este menú cuenta con las opciones <INGRESO TÉCNICO>, <EDICIÓN TÉCNICA> y <CONSOLIDADO TÉCNICO>. A

través de la operación de este menú podrá registrar, editar y evidenciar las metas P.I.G. asignadas por la Unidad

Central y su correspondiente Regional. A continuación se observa la Interfaz gráfica de esta opción.



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3.1 Registro de Metas P.I.G. Ubique el menú <METAS>, seleccione la opción <INGRESO TÉCNICO> y opere los filtros <FECHA>, <PROGRAMA>

y <PROYECTO> con el fin de realizar el registro de la información; el Sistema desplegará los campos de

digitación. Recuerde que las metas se registran mes a mes y una sola ocasión (si requiriere modificar la

información de metas previamente registradas, use la opción <EDICIÓN TÉCNICA>), motivo por el cual realizará

este proceso las veces requeridas para cumplir con su asignación P.I.G. (Observe el capítulo denominado:

NORMATIVIDAD INTERNA: REGISTRO DE INFORMACIÓN SITCAO).



05 Jun 2013

•Importante: Note si el Sistema genera el siguiente mensaje: “Existen Metas para esos Programas y Periodos”.

Si es su caso, no podrá diligenciar la información a través de la sección <INGRESO TÉCNICO>, de lo contrario

provocará duplicación de datos. Este mensaje indica que para el periodo elegido existen datos previamente

almacenados, así que revise la información y modifique según sea el caso por medio de la opción <EDICIÓN

TÉCNICA>

El formato de diligenciamiento de metas contiene tres columnas, diseño que corresponde a los anteriores

controles usados por los departamentos de Planeación y Presupuesto de la Institución. Las columnas

corresponden al nombre de la actividad, la primera variable de la actividad y la segunda variable de la actividad

siempre y cuando ésta exista.

•Importante: Al final del nombre de cada actividad, encerrado entre corchetes horizontales aparece la variable

o las variables que evalúan la actividad en particular. Por ejemplo, la actividad OA-Atencion individual en oficina

{#},{#beneficiarios}, tiene dos variables: {#} número de atenciones realizadas y, {#beneficiarios} número de

beneficiarios atendidos en oficina. Este es el caso más común en el Sistema de modo que Ud., diligenciará la

información en el renglón correspondiente según la actividad de la primera variable en la primera columna, y la

segunda variable en la segunda columna, como se evidencia en la siguiente imagen.



05 Jun 2013

•Importante: Existen actividades que se evalúan mediante la intervención de una sola variable. Por ejemplo

OA-Reuniones Externas (#) es evaluada mediante el número de reuniones realizadas. En estos casos Ud.,

diligenciará exclusivamente el primer campo del renglón y dejará en blanco el segundo campo. Sea cauteloso en

este tipo de actividades porque si diligencia datos en el segundo campo, generará inconsistencias de

información en el Sistema.



05 Jun 2013

•Importante: Existen actividades que se evalúan mediante la intervención de tres o más variables. Por

ejemplo, en el Programa de Transferencia de Tecnología, la actividad PT-Escuelas cacaoteras-Manejo Integral se

evalúa con tres variables, |#|,|#beneficiarios| y |#jornadas|. Para estos casos se debe diligenciar más de dos

renglones con el fin de reportar la totalidad de variables de la actividad. Si Ud. recuerda, el Sistema está

diseñado para almacenar dos variables por actividad, es decir, es necesario diligenciar más de un reglón cuando

la actividad presenta más de dos variables. Se sugiere que este tipo de actividades sean previamente

consultadas con su Supervisor de Zona para recibir indicaciones complementarias. Similar al caso anterior donde

se evaluaba una actividad con una sola variable, las actividades con variables impares generarán que el último

campo no sea diligenciado, observe a continuación:

•Importante: Las metas son valores numéricos, el Sistema exclusivamente aceptará números enteros. En caso

de registrar valores decimales, el Sistema realizará procesos de redondeo y aproximación. Así mismo, si por

error digita caracteres alfabéticos, el Sistema automáticamente asignará el valor de Cero (0). Vea a continuación:



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El Usuario diligencia la siguiente información:

El Sistema realizará el proceso de almacenamiento del siguiente modo

3.2 Consulta de Metas P.I.G. Esta opción le permitirá consultar la información relacionada con METAS previamente registrada en el Sistema.

Sitúe el menú <METAS>, seleccione la opción <CONSOLIDADO TÉCNICO>, opere el filtro <FECHA> y haga clic en

el botón <ACEPTAR>. El Sistema mostrará un Informe con la Información Registrada por parte del usuario:

Técnico de Campo.



05 Jun 2013

Si requiere editar la información diríjase a la sección de este documento denominada: “EDICIÓN DE METAS

P.I.G.”.

3.3 Edición de Metas P.I.G. Esta opción le permitirá modificar la información de metas previamente registrada a través de la opción

<INGRESO DE METAS>. Si el Sistema le informo que “Existen Metas para esos Programas y Periodos” es

necesario que modifique la información exclusivamente por la opción<EDICIÓN TÉCNICA>. Para efectos, ubique

el menú <METAS>, seleccione la opción <EDICIÓN TÉCNICA>, sitúe el botón <ACEPTAR> y haga clic en él.

El Sistema desplegará los años y meses registrados en el Sistema, ubique el periodo de tiempo que desea

modificar y haga clic en el icono <LÁPIZ>.



05 Jun 2013

Posteriormente atisbará el listado completo de actividades relacionadas con METAS, modifique o adicione

información teniendo en cuenta las reglas estipuladas en la sección de este documento denominada: “REGISTRO

DE METAS P.I.G.”. Una vez considere que los procesos de modificación han sido culminados, haga clic en el

botón <ACEPTAR> con el fin de almacenar la información en el Sistema.



05 Jun 2013

4. MENÚ DE REGISTRO Este menú cuenta con las opciones <PERSONAS>, <CAPACITACIONES>, <FINCAS>, <PROYECTOS INDIVIDUALES>,

<CRÉDITOS> Y <OFICINA>. El orden lógico para un correcto registro en el Sistema indica el proceso de : (A)

Almacenar la información del Agricultor, (B) registrar la Finca y posteriormente diligenciar los datos de un (C)

Proyecto Individual, un Crédito y/o una Atención en Oficina.

4.1 Registro de Agricultores Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <PERSONAS>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Diligencie los

campos solicitados por el Sistema y finalice pulsando el botón <ACEPTAR> (No olvide seleccionar el tipo de

persona como <AGRICULTOR>). Este proceso se realiza una sola vez y es necesario para ejercer procesos de

seguimiento de los Agricultores.



05 Jun 2013

Si el documento de identidad que Ud., diligencia ya existe en la base de datos, el Sistema le indicará la existencia

del agricultor mediante el siguiente mensaje:

4.2 Consulta de Agricultores Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <PERSONAS>, opere los filtros de información <TIPO>,

<IDENTIFICACIÓN>, <NOMBRE>, <PRIMER APELLIDO>, <DEPARTAMENTO> y <MUNICIPIO> y, finalice haciendo

clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema extenderá la información por pantalla, tendrá la posibilidad de realizar la

descarga de la información en una hoja de cálculo por medio del icono <EXCEL>.



05 Jun 2013

4.3 Edición de Agricultores Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de un Agricultor previamente registrado en

el Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información del Agricultor que se desea

modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga clic en el icono <LÁPIZ>, modifique la

información que considere y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

4.4 Registro de Fincas Este proceso requiere previamente el registro del Agricultor. Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción

<FINCAS>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Diligencie los campos solicitados por el Sistema y finalice pulsando

el botón <ACEPTAR>. Este proceso se realiza una sola vez y es necesario para ejercer procesos de seguimiento

de los Agricultores.



05 Jun 2013

4.5 Consulta de Fincas Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <FINCAS>, opere los filtros de información <CÓDIGO>,

<NOMBRE>, <DEPARTAMENTO> y <MUNICIPIO> y, finalice haciendo clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema

extenderá la información por pantalla, tendrá la posibilidad de realizar la descarga de la información en una hoja

de cálculo por medio del icono <EXCEL>.

4.6 Edición de Fincas Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de una Finca previamente registrada en el

Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información de la Finca que se desea

modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga clic en el icono <LÁPIZ>, modifique la

información que considere y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013



05 Jun 2013

4.7 Registro de Capacitaciones Este proceso requiere previamente el registro del Agricultor. Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción

<CAPACITACIONES>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Diligencie los campos solicitados por el Sistema y finalice

pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

•Importante: Se recomienda que la estructura de la Referencia de una capacitación sea del siguiente modo:

máxime tres (3) abreviaturas o iniciales de la actividad, seguido de un guion (-), seguido de máxime tres (3)

abreviaturas o inciales de la Unidad Técnica, seguido de un guion (-), seguido de la letra T y dos decimales

correspondientes al número del técnico de campo (TXX), seguido de un guion (-) y, finalmente la reseña que Ud.,

considere. Por ejemplo:

EC-MED-T01-MANEJO CACAO-CARACOLI-LA MARIA

•EC: Indica que es una ECA, Escuela Cacaotera

•MED: Indica que la capacitación pertenece a Medellín

•T01: Indica que la actividad fue registrada con el Técnico 1 de la Unidad Regional

•MANEJO CACAO-CARACOLI MARIA: Hace referencia a la descripción que el Técnico 1 de la Unidad

Regional asignó a la capacitación.

4.8 Consulta de Capacitaciones Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción < CAPACITACIONES >, opere el buscador y, finalice haciendo

clic en el botón <ACEPTAR>; este buscador es de multipropósito para lo cual podrá indicar el nombre de la

capacitación, código, departamento o municipio. El Sistema extenderá la información por pantalla, tendrá la

posibilidad de realizar la descarga de la información en una hoja de cálculo por medio del icono <EXCEL>.



05 Jun 2013

4.9 Edición de Capacitaciones Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de una Capacitación previamente registrada

en el Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información de la Capacitación que se

desea modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga clic en el icono <LÁPIZ>,

modifique la información que considere y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

4.10 Registro de Proyectos Individuales Este proceso requiere previamente el registro del Agricultor y su Finca. Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione

la opción <PROYECTOS INDIVIDUALES>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Diligencie los campos solicitados por el

Sistema y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>. Este proceso se realiza una sola vez y es necesario para ejercer

procesos de seguimiento de los Agricultores.



05 Jun 2013

•Importante: Se recomienda que la estructura de la Referencia de un proyecto individual sea del siguiente

modo: máxime tres (3) abreviaturas o iniciales de la actividad, seguido de un guion (-), seguido de máxime tres

(3) abreviaturas o inciales de la Unidad Técnica, seguido de un guion (-), seguido de la letra T y dos decimales

correspondientes al número del técnico de campo (TXX), seguido de un guion (-) y, finalmente la reseña que Ud.,

considere. Por ejemplo:

SN-SVC-T09-AGUA DULCE

•SN: Indica que es una actividad de Siembre Nueva

•SVC: Indica que el proyecto Individual pertenece a San Vicente del Chucirí

•T09: Indica que la actividad fue registrada con el Técnico 9 de la Unidad Regional

•AGUA DULCE: Hace referencia a la descripción que el Técnico 9 de la Unidad Regional asignó al

Proyecto Individual.

4.11 Consulta de Proyectos Individuales Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <PROYECTOS INDIVIDUALES>, opere los filtros de información

<CLAVE>, <IDENTIFICACIÓN>, <NOMBRE>, <PRIMER APELLIDO>, <DEPARTAMENTO> y <MUNICIPIO> y, finalice

haciendo clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema extenderá la información por pantalla, tendrá la posibilidad de

realizar la descarga de la información en una hoja de cálculo por medio del icono <EXCEL>.



05 Jun 2013

4.12 Edición de Proyectos Individuales Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de un PROYECTO INDIVIDUAL previamente

registrado en el Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información del Proyecto

Individual que se desea modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga clic en el

Código del Proyecto Individual, modifique la información que considere y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

4.13 Registro de Créditos Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <CRÉDITOS>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Previamente

debe estar registrado en el Sistema el Agricultor para proceder con el registro de este formulario; diligencie los

campos solicitados por el Sistema. Este proceso se realiza cada vez que se asigna un crédito y es necesario para

ejercer procesos de seguimiento de los Agricultores.



05 Jun 2013

4.14 Consulta de Créditos Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <CRÉDITOS>, opere los filtros de información <CLAVE>,

<IDENTIFICACIÓN>, <NOMBRE>, <PRIMER APELLIDO> y, finalice haciendo clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema

extenderá la información por pantalla.

4.15 Edición de Créditos Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de un Crédito previamente registrado en el

Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información del Crédito que se desea

modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga clic en el Código del Crédito,

modifique la información que considere y finalice pulsando el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

4.16 Registro de Atención en Oficina Ubique el menú <REGISTRO>, seleccione la opción <OFICINA>, y haga clic en el botón <NUEVO>. Previamente

debe estar registrado en el Sistema el Agricultor para proceder con el registro de este formulario; diligencie los

campos solicitados por el Sistema. Este proceso se realiza cada vez que se realiza una atención en oficina y es

necesario para ejercer procesos de seguimiento de los Agricultores.



05 Jun 2013

4.17 Consulta de Atención en Oficina Ubique el menú <OFICINA>, seleccione la opción <OFICINA>, opere los filtros de información <CLAVE>,

<NOMBRE> y <PRIMER APELLIDO> y, finalice haciendo clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema extenderá la

información por pantalla.



05 Jun 2013

4.18 Edición de Atención en Oficina Haga uso de esta opción, cuando requiera actualizar la información de una actividad de Atención en Oficina

previamente registrada en el Sistema. Para efectos, inicialmente realice una consulta situando la información de

la Atención en oficina que se desea modificar. Una vez el Sistema despliegue por pantalla la información, haga

clic en el Código del Nombre Agricultor, modifique la información que considere y finalice pulsando el botón

<ACEPTAR>.



05 Jun 2013

5. MENÚ DE TRANSFERENCIA Este menú cuenta con las opciones <PROGRAMACIÓN>, <EJECUCIÓN>, <RESUMEN EJECUTIVO TÉCNICO> e

<INFORME TÉCNICO>.

5.1 Registro, Programación de Actividades Ubique el menú <TRANSFERENCIA>, seleccione la opción <PROGRAM.>, diligencie la información solicitada por

el Sistema y, finalice haciendo clic en el botón <ACEPTAR>. En esta sección existe un programador de tareas



05 Jun 2013

denominado: <REPETIR TAREA>, el cual le permitirá generar tareas con una frecuencia Diaria, Semanal,

Quincenal, Mensual. Por ejemplo: Si elige como frecuencia la opción Diario, y diligencia siete (7) ocasiones el

campo <VECES>, la tarea que Ud., programará se repetirá las veces diligenciadas a partir de la fecha

seleccionada. Verifique el registro de la actividad consultando su Agenda de Trabajo (Menú <CALENDARIO>,

opción <AGENDA>).

•Importante: Ud., podrá modificar las Actividades Programadas, no obstante, no podrá eliminar una actividad,

para este propósito Ud., deberá solicitar al Departamento de Planeación una autorización administrativa

explicando los motivos por cuales considera debe eliminar una o varias actividades y, será este Departamento, el

responsable de descartar la información.



05 Jun 2013

5.2 Consulta, Programación de Actividades El Técnico de Campo a través de esta opción podrá revisar su Calendario de Programación. Para efectos, ubique

el menú <CALENDARIO >, la opción <AGENDA>, opere los filtros de información <FECHA: AÑO, MES> y haga clic

en el botón <ACEPTAR>. El Sistema desplegará un calendario con las actividades previamente programadas de

acuerdo a la fecha solicitada.

5.3 Edición, Programación de Actividades El Técnico de Campo a través de esta opción podrá modificar una Actividad de Programación previamente

almacenada en el Sistema; recuerde que no podrá eliminar una actividad (Ver sección: Registro de

Programación de Actividades). Para efectos, ubique el menú <CALENDARIO >, la opción <AGENDA>, opere los

filtros de información <FECHA: AÑO, MES> y haga clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema desplegará un



05 Jun 2013

calendario con las actividades previamente programadas de acuerdo a la fecha solicitada. Haga clic izquierdo

sobre la actividad que desea modificar, altere el contenido y culmine haciendo clic en el botón <ACEPTAR>.



05 Jun 2013

5.4 Registro, Ejecución de Actividades Una de las funciones más usadas en el aplicativo SITCAO son los procesos de Ejecución. Se sugiere que

previamente el Técnico de Campo realice su Programación Mensual y realice su Ejecución Diaria. Inicie su

proceso de Ejecución ubicando el menú <TRANSFERENCIA>, seleccione la opción <EJECUCIÓN>, diligencie la

información solicitada por el Sistema y, finalice haciendo clic en el botón <ACEPTAR>.

Al igual que en los Procesos de Programación, existe un programador de tareas denominado: <REPETIR TAREA>,

el cual le permitirá generar tareas con una frecuencia Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual. Por ejemplo: Si elige

como frecuencia la opción Diario, y diligencia siete (7) ocasiones el campo <VECES>, la tarea que Ud., ejecutará

se repetirá las veces diligenciadas a partir de la fecha seleccionada. Verifique el registro de la actividad

consultando su Agenda de Trabajo (Menú <CALENDARIO>, opción <AGENDA>).

•Importante: A diferencia del Proceso de Programación, en la Ejecución el Técnico de Campo debe diligenciar un

conjunto de información adicional. Tenga en cuenta a continuación los siguientes escenarios:

Número de variables a reportar: Según la actividad que elija, debe tener en cuenta el número de

variables que reportará como producto de su Ejecución. A continuación se expone la Actividad <ÁREAS

DE SIEMBRA NUEVA>, motivo por el cual Ud., diligenciará el valor de la variable 1 (#ha) en el campo

<VALOR UNO> y la variable 2 (# de beneficiarios) en el campo <VALOR DOS>.



05 Jun 2013

Si existe una actividad con una sola variable, exclusivamente diligenciará el campo denominado <VALOR

UNO>. En caso contrario, su Informe de Ejecución presentará Inconsistencias.

Proyectos Individuales: Si su reporte contiene actividades relacionadas con Proyectos Individuales, debe

relacionar la clave del Proyecto previamente Registrado en el Sistema. Este proceso es necesario para

realizar control de los servicios prestados al Agricultor, en caso contrario, el Sistema no procesará a que

Proyecto se le asigna las hectáreas reportadas, solamente realizaría un conteo en el Informe de

Ejecución.



05 Jun 2013

Visitas Individuales: Si su reporte contiene actividades relacionadas con Visitas Individuales, debe

relacionar la clave del Agricultor y de la Finca Registrada en el Sistema. Este proceso es necesario para

realizar control de los servicios prestados al Agricultor, en caso contrario, el Sistema no procesará a que

Finca ni a que Agricultor se le asigna las visitas reportadas, solamente realizaría un conteo en el Informe

de Ejecución.

Eventos de Capacitación: Si su reporte contiene actividades relacionadas con Eventos de Capacitación,

diligenciará la(s) variable(s) solicitada(s) por el Sistema y, adicionalmente debe realizar los procesos de

Inscripción (Matriculación) y Asistencia de los Estudiantes (Agricultores). Inicialmente realice el proceso

de Ejecución de su Evento de Capacitación como se evidencia a continuación (Recuerde que la

capacitación debió ser registrada previamente a través del Menú <REGISTRO>, opción

<CAPACITACIONES>):



05 Jun 2013

5.4.1 Inscripción de Estudiantes en Eventos de Capacitación (Matriculación) Asegúrese que el Evento de Capacitación este registrado previamente (Menú <REGISTRO>, opción

<CAPACITACIONES>), así como la Actividad de Ejecución (Menú <CALENDARIO>, opción <AGENDA>), en

caso contrario no podrá realizar la Inscripción de Estudiantes. Superado lo anterior, ubique en su Agenda

de Trabajo (Menú <CALENDARIO>, opción <AGENDA>) la Fecha en que registró la Actividad de Ejecución.



05 Jun 2013

Sitúe la Actividad Ejecutada y haga clic en el día en que ésta fue registrada.



05 Jun 2013

El Sistema desplegará una interfaz del día seleccionado con el resumen de las Actividades Ejecutadas,

ubique la actividad de capacitación y haga clic en el icono denominado <EVENTOS DE CAPACITACIÓN>

Consulte y situé la Capacitación registrada y haga clic en la <CLAVE> del evento.

Con el procedimiento anterior, podrá realizar los procesos de Inscripción y Asistencia de los Estudiantes.

Para efectuar la Inscripción, haga clic en el botón <BUSCAR>, ubique al agricultor que asistirá al evento

de capacitación, en el campo <FECHA> diligencie año, mes y día de la Inscripción y finalice haciendo clic

en el botón <INSCRIBIR>. Notará que el Sistema desplegará el estudiante inscrito. Repita el proceso las

veces necesarias hasta que culmine la Inscripción de todos los estudiantes.



05 Jun 2013

5.4.2 Asistencia de Estudiantes en Eventos de Capacitación Asegúrese que haya realizado previamente la Inscripción de los Estudiantes. Superado lo anterior, y símil

al proceso de Inscripción, haga clic en el botón <BUSCAR>, ubique al agricultor que asistirá al evento de

capacitación, en el campo <FECHA> diligencie año, mes y día de la Jornada de Trabajo (Asistencia) y

finalice haciendo clic en el botón <ASISTENCIA>. Notará que el Sistema desplegará una columna con la

asistencia del estudiante. Repita el proceso las veces necesarias hasta que culmine el proceso de toma

de asistencia de todos los estudiantes.

Con el botón <BORRAR ASISTENCIA> podrá eliminar asistencias previamente registradas en el Sistema.

Tenga precaución con el uso de esta opción, puesto que en el caso de borrar algún dato no será posible

recuperarlo.

•Importante: Ud., podrá modificar las Actividades Ejecutadas, no obstante, no podrá eliminar una actividad,

para este propósito Ud., deberá solicitar al Departamento de Planeación una autorización administrativa

explicando los motivos por cuales considera debe eliminar una o varias actividades y, será este Departamento, el

responsable de descartar la información.

5.5 Consulta, Ejecución de Actividades El Técnico de Campo a través de esta opción podrá consultar sus Actividades de Ejecución previamente

registradas. Para efectos, ubique el menú <CALENDARIO >, la opción <AGENDA>, opere los filtros de información

<FECHA: AÑO, MES> y haga clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema desplegará los calendarios de las actividades

programadas y ejecutadas de acuerdo a la fecha solicitada. Ubique el Calendario de Ejecución, sección que

evidenciará las actividades ejecutadas.



05 Jun 2013

5.6 Edición, Ejecución de Actividades El Técnico de Campo a través de esta opción podrá modificar las Actividades de Ejecución previamente

registradas. Para efectos, ubique el menú <CALENDARIO >, la opción <AGENDA>, opere los filtros de información

<FECHA: AÑO, MES> y haga clic en el botón <ACEPTAR>. El Sistema desplegará los calendarios de las actividades

previamente programadas y ejecutadas de acuerdo a la fecha solicitada. Ubique el Calendario de Ejecución y

haga clic en el nombre de la Actividad que desea modificar. El Sistema desplegará la información registrada,

modifique según sea el caso y haga clic en el botón <ACEPTAR>



05 Jun 2013



05 Jun 2013

5.7 Resumen Ejecutivo Técnico Opción por la cual el Técnico de Campo generará un Informe Resumen de las Actividades de Programación y las

Actividades de Ejecución registradas. Para efectos, ubique el menú <TRANSFERENCIA> y la opción <RESUMEN

EJECUTIVO TÉCNICO: RESUMEN ETECNICO>, opere los filtros <FECHA: AÑO y MES> y haga clic en el botón

<ACEPTAR>. El Sistema desplegará las actividades de programación y ejecución. La consulta generada podrá

descargase en formato hoja de cálculo mediante la opción:

5.8 Informe Consolidado Técnico El Técnico de Campo por medio de esta opción generará un Informe Consolidado de las Metas del Plan de

Inversiones y Gastos y, las Actividades de Ejecución registradas. Para efectos, ubique el menú

<TRANSFERENCIA>, opción <INFORME TÉCNICO>, opere los filtros <FECHA: AÑO Y MES> y haga clic en el botón

<ACEPTAR>. El Sistema desplegará las metas y las actividades de ejecución. La consulta generada podrá

descargase en formato hoja de cálculo mediante la opción:



05 Jun 2013

6. MENÚ DE INVESTIGACIÓN Este menú cuenta con las opciones <REGISTRO DE ARBOLES>, <PARCELAS EXPERIMENTALES>, <F.T 1.1>, <F.T

1.3>, <F.T 2>, <F.T 2.1>, <F.T 2.3> y <F.T 2.3.1>.

Las funciones expuestas en éste menú son operaciones exclusivas del área de Investigación de la Institución,

motivo por el cual los formatos fluctúan frecuentemente según la necesidad del departamento. El menú se

encuentra activo para cualquier Técnico de Campo pero en el momento no se hace uso general de los formatos.



05 Jun 2013

7. MENÚ SALIR Cerrar la ventana o pestaña del navegador no siempre garantiza que se haya cerrado la sesión, por lo que, si

entre otras, otro usuario posteriormente usara tu equipo, podría acceder a esos servicios sin introducir los datos

de acceso. Por tanto, para mantener la seguridad y privacidad de nuestros servicios, es muy importante utilizar

los botones de CERRAR SESIÓN o SALIR habilitados en todos estos servicios antes de cerrar la ventana del

navegador. Para abandonar el sistema haga clic en el menú <Salir> y en la opción <Salir>.

Finalmente se encontrará con la interfaz nuevamente de acceso al Sistema.



05 Jun 2013

8. NORMATIVIDAD INTERNA: REGISTRO DE INFORMACIÓN SITCAO

8.1 CIRCULAR 150 PE-004 del 13 de enero de 2011: Aplicativo SITCAO, registro de

información online del área técnica.



05 Jun 2013



05 Jun 2013

8.2 CIRCULAR 150 PE-003 del 18 de enero de 2012: directrices obligatorias.



05 Jun 2013



05 Jun 2013

8.3 CIRCULAR 150 PE-012 del 21 de junio de 2012: directrices obligatorias.



05 Jun 2013

9. NOTAS El Sistema SITCAO funciona correctamente con el uso del navegador Mozilla Firefox, puede descargar la última

versión en la siguiente URL: http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/

http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/

http://www.fedecacao.com.co/

manual de procesos modulo de tÉcnica, usuario tÉcnico de campo€¦ · referencia: sitcao –...

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