manual de proceso de ejecución de...

Este documento describe el proceso de

ejecución de convenios para el Centro de

Formación Técnica ENAC

Manual de

Proceso de

Ejecución de

Convenios Secretaría General

Centro de Formación Técnica ENAC Manual de Proceso de Ejecución de Convenios

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Tabla de contenido

1. OBJETIVO FUNCIONAL DEL PROCESO ............................................................................................. 2

2. DUEÑO Y GESTOR DEL PROCESO .................................................................................................... 2

3. RESEÑA DEL PROCESO .................................................................................................................... 2

4. ALCANCE DEL PROCESO.................................................................................................................. 2

5. AMBITO DEL PROCESO ................................................................................................................... 2

6. PARTICIPANTES DEL PROCESO ....................................................................................................... 2

7. NORMATIVAS ................................................................................................................................. 3

8. DIAGRAMAS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 4

8.1. Subproceso de retribución en UF……………………………………………………………………………….. 4

8.2. Subproceso de compra de insumos …………………………………………………………………………… 6

8.3. Subproceso de entrega de equipamiento …………………………………………………………………. 7

8.4. Subproceso de becas convenio …………………………………………………………………………………. 9

8.5. Subproceso de cursos de capacitación …………………………………………….………………………. 11

8.6. Subproceso de Programa Especial de Titulación (PET) ………………………….…………………. 13

9. HISTORIAL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ................................................................................... 9

10. PUBLICACIÓN DEL PROCESO ....................................................................................................... 16

11. ANEXOS ....................................................................................................................................... 16


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1. OBJETIVO FUNCIONAL DEL PROCESO

El objetivo funcional del proceso es ejecutar una prestación acordada a través de un convenio vigente

y debidamente formalizado, que puede consistir en el pago de una suma en UF por el uso del campo

clínico, o bien en la entrega de insumos, equipamiento, cursos de capacitación, programas especiales

de titulación (PET) o becas, al centro de práctica o campo clínico con quien se suscribió el convenio

señalado.

2. DUEÑO Y GESTOR DEL PROCESO Secretaría General CFT ENAC.

3. RESEÑA DEL PROCESO El proceso objeto de este Manual tiene como finalidad determinar las etapas y los responsables en la

ejecución y entrega de las diferentes prestaciones con las cuales el CFT ENAC debe retribuir por el uso

del centro de práctica o campo clínico, en conformidad con lo acordado en el convenio, a través de

subprocesos definidos para cada una de estas prestaciones.

4. ALCANCE DEL PROCESO El proceso se inicia cuando un centro de práctica con quien existe convenio vigente con el CFT ENAC,

solicita en virtud de dicho acuerdo la ejecución de una determinada prestación, como retribución al

campo clínico o lugar de práctica que proporciona a ENAC.

5. AMBITO DEL PROCESO

El proceso de ejecución de convenios es aplicable al Centro de Formación Técnica ENAC, en particular

a las carreras y unidades administrativas que han suscrito un convenio, según el Proceso de

Formalización de Convenios ENAC.

El término del proceso se produce una vez ejecutadas las prestaciones que se solicitaron, conforme

con los requerimientos establecidos en el convenio vigente.

Participan del proceso quienes son mencionados en el párrafo siguiente, realizando diversas

actividades de coordinación, validación financiera y académica, organización y entrega, según

corresponda.


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6. PARTICIPANTES DEL PROCESO

Centro de práctica: Es aquella institución o campo clínico con quien existe un convenio

formalizado y vigente con el CFT ENAC, y en cuya virtud solicita la retribución de una determinada

prestación, conforme a lo estipulado en el convenio.

Secretaría General: Es la unidad administrativa encargada de la gestión de los convenios

institucionales y la coordinación de los campos clínicos y centros de práctica con los cuales se

vincula el CFT ENAC. Le corresponde centralizar toda la información relativa a los convenios

institucionales y participar en los procesos de formalización, ejecución y actualización de los

mismos. En los procesos de ejecución, le corresponde coordinar a nivel institucional la solicitud de

realización de una determinada prestación, en virtud de un convenio vigente que así lo estipula.

Comité de Rectoría: Le corresponde evaluar los aspectos académicos y financieros de una

prestación determinada y declarar la pertinencia o no de la prestación. El Comité de Rectoría está

integrado por el Rector del CFT ENAC y los Vicerrectores Académico, de Administración y Finanzas

y de Integración y Desarrollo, quienes participan en los ámbitos que corresponden a cada unidad.

Director de Unidad: Es la unidad del CFT ENAC encargada de la coordinación académica y/o

administrativa en la organización de la prestación y su ejecución propiamente tal.

7. NORMATIVAS

Ley Nº 20.584 que regula los derechos y deberes que tienen las personas en relación con acciones

vinculadas a su atención en salud.

Decreto Exento Nº 254 de fecha 9 de julio de 2012 del Ministerio de Salud, que regula la relación

asistencial docente y establece criterios para la asignación y uso para la formación profesional y

técnica en el Sistema Nacional de Servicios de Salud.


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8. SUBPROCESOS DE EJECUCIÓN DE CONVENIOS

8.1. SUBPROCESO DE RETRIBUCIÓN ECONÓMICA EN UF

a) Diagrama del subproceso:

Retribución Económica en UF

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Gen

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Fin

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Fase

InicioElabora Planilla

pago campo clínico

Enviar planillas a centros de práctica

Genera Factura por prácticas

retribución uso campo clínico

Coordinación institucional

Pago de facturas Fin

VB SiEnviar

modificacionesNo

Revisar modificaciones con

JC

VB presupuestario

Si

Fin No


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b) Descripción de actividades:

Iniciativa: El Jefe de Carrera cuyos estudiantes realizan prácticas en el campo clínico con quien se

suscribió el convenio, debe elaborar la planilla de campo clínico, indicando en detalle el número de

alumnos que hicieron uso del campo clínico en el período académico anterior.

La solicitud es remitida a la Secretaría General del CFT ENAC, que realiza la validación jurídica de la

información, indicando además el valor en UF a aplicar en el cálculo de los cupos utilizados, según

convenio vigente con el campo clínico. La planilla se remite a Finanzas a través de la Secretaría

General, para la valorización financiera por el uso del campo clínico, conforme a la información

entregada.

Con la aprobación de Finanzas, la Secretaría General envía la planilla con la valorización del campo

clínico al respectivo centro de práctica.

Si el centro de práctica objeta la información entregada por ENAC, las observaciones y

modificaciones propuestas son revisadas por Secretaría General, en conjunto con el Jefe de

Carrera correspondiente, y se envía nuevamente la planilla al centro de práctica para su

aprobación definitiva.

Una vez aceptada la valorización del uso de campo clínico, el centro de práctica debe generar la

factura por retribución de uso de campo clínico a Secretaría General, quien la deriva a Finanzas

para efectos del pago, con lo cual finaliza el subproceso.


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8.2. SUBPROCESO DE COMPRA DE INSUMOS


Compra de insumos

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Jefe

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Gen

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Fase

Coordinación Académica

Cotización y compraDistribucón de insumos

y documentos

Registro Fin

Inicio

Elaborar documento de recepción de

insumos

Recepción de insumos

VB financieroFin No

VB Jurídico

Si

Si

Fin No


Iniciativa: La solicitud de compra de insumos corresponde al Jefe de Carrera cuyos estudiantes

realizan prácticas en el campo clínico con quien se suscribió el convenio. Para estos efectos, se

considera el número teórico de estudiantes que va al centro de práctica, la definición de un

estándar de insumos por alumno y la elaboración del requerimiento a Secretaría General.

Este requerimiento se corrige al final del período académico con el número real de estudiantes

que asistirán al centro de práctica.

La solicitud es remitida a la Secretaría General del CFT ENAC, quien efectúa la validación jurídica

según se ajuste al convenio vigente con el campo clínico. En su rol de coordinadora institucional, la


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Secretaría General deriva los antecedentes a Finanzas, para la aprobación presupuestaria de los

insumos solicitados. En caso que la solicitud no se ajuste al presupuesto planificado, la rechaza,

finalizando el subproceso.

Con su aprobación, Finanzas emite una solicitud de cotización y compra, dirigida a Servicios

Generales de ENAC.

Una vez adquiridos los insumos, Servicios Generales se encarga de su entrega, previa elaboración

de un documento de recepción de insumos por Secretaría General.

Recibidos los insumos por el centro de práctica, Secretaría General efectúa el correspondiente

registro, con lo cual finaliza el subproceso.


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8.3. SUBPROCESO DE ENTREGA DE EQUIPAMIENTO


Retribución de convenios equipamiento

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Fase

Solicita Equipamiento

Inicio

Viabilidad financiera

Fin

Cotización y compra

Si

Elaborar carta de entrega

Firma y recepción de equipos

FinCoordinación Institucional

Elaborar anexo de convenio

No

Pertinencia técnica

Sí

No


Iniciativa: La solicitud de equipamiento en virtud de convenio vigente pertenece al centro de

práctica con quien se suscribió dicho convenio.

La solicitud es remitida a la Secretaría General del CFT ENAC, que está a cargo de la coordinación

institucional en materia de convenios. Una vez recibida la solicitud, Secretaría General consulta

por la pertinencia técnica del equipamiento al Jefe de Carrera correspondiente.


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Una vez declarada por el Jefe de Carrera la pertinencia técnica del equipamiento solicitado, la

Secretaría General deriva los antecedentes al Comité de Rectoría, para evaluar su viabilidad

financiera.

Declarada la pertinencia financiera, se solicita a Servicios Generales efectuar la cotización y

compra del equipamiento.

Una vez adquirido el equipamiento, Servicios Generales se encarga de su entrega, previa

elaboración de una carta de recepción de insumos por Secretaría General.

Recibido conforme el equipamiento por el centro de práctica, Secretaría General elabora un Anexo

de convenio que certifique el cumplimiento de la prestación por ENAC, según los requerimientos

establecidos en el convenio.


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8.4. SUBPROCESO DE BECAS CONVENIO


Becas convenio

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No

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Fase

Matricular alumnos nuevos y de

continuidad con beca convenio

Elabora informe

académico semestral de bacados por

convenio

Selección y envío de

postulantes

Recibe alumnos nuevos con beca y

Entregar información de

carreras

Validación cumplimiento

de cupos anuales

InicioDefinir cupos

anuales

Informar y administrar cupos

anuales

Elaborar y difundir Informe anual de

becados por convenio

Fin

Envíar informe académico a Centro

de práctica

Elaborar nómina de beneficiados

autorizados para matricularse


Iniciativa: Antes del inicio del período de admisión y matrícula, Secretaría General define el

número de cupos anuales disponibles para cada centro de práctica, en conformidad con los

convenios vigentes, y previa consulta a las unidades internas de ENAC.

Posteriormente, se encarga de enviar la información a los participantes del proceso: Admisión,

Normalización y Jefes de Carrera, así como a los centros de práctica involucrados.

Según los cupos disponibles informados, cada centro de práctica selecciona los postulantes a las

becas convenio y elabora una nómina de ellos y de las carreras a las cuales postulan, que remite a

Secretaría General.


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Secretaría General redacta una carta, firmada por el Rector de ENAC, quien autoriza a cada

postulante para hacer uso de un cupo disponible de beca convenio y matricularse en la carrera

solicitada, en conformidad con el convenio vigente.

Esta carta se remite al centro de práctica que solicitó el cupo, con copia a las unidades de Admisión

y Normalización de ENAC.

Para efectos de matricularse en la carrera solicitada, el beneficiario de la beca convenio deberá

presentar la carta firmada por el Rector, en Admisión ENAC.

Tratándose de alumnos de continuidad, el beneficiario deberá presentar la carta en Normalización

de ENAC, al momento de matricularse.

Una vez finalizado el período de matrículas de alumnos nuevos y de continuidad, Admisión y

Normalización deben remitir a Secretaría General la nómina de becados convenio que se han

matriculado, individualizados según la institución a la cual pertenecen.

Con esta información, Secretaría General procede a validar el cumplimiento de los cupos anuales y

elabora un informe de becados convenio que será difundido a los participantes del proceso en

ENAC (Admisión, Normalización y Jefes de Carrera) y remitido a los centros de práctica

involucrados.

Al término de cada semestre académico, Secretaría General solicita a los Jefes de Carrera que

tengan becados convenio estudiando en sus respectivas carreras, que elaboren un informe

académico de su desempeño durante el semestre. Este informe es enviado por Secretaría General

a los centros de práctica respectivos.


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8.5. SUBPROCESO DE CURSO DE CAPACITACIÓN


Retribución cursos de capacitación

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l

Fase

Solicitud de cursoInicio

Coordinación Institucional

VB Académico y financiero

Coordinación Académico -

administrativa

Si

Generar certificados del curso

FinEnviar certificados

Fin

No

Informar a Centro de práctica


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Iniciativa: La solicitud de cursos de capacitación en virtud de convenio vigente pertenece al centro

de práctica con quien se suscribió dicho acuerdo.

La solicitud es remitida a la Secretaría General del CFT ENAC, que cumple el rol de coordinación

institucional en materia de convenios. Una vez recibida la solicitud, Secretaría General deriva los

antecedentes al Comité de Rectoría, para su evaluación académica y financiera.

Declarada la pertinencia académica, la propuesta de convenio es evaluada por la Vicerrectoría de

Administración y Finanzas para su validación financiera y presupuestaria, en el caso que el

convenio represente un costo económico para ENAC.

En caso de no obtener la aprobación académica y financiera para realizar el curso de capacitación,

la Secretaría General informa la decisión al centro de práctica, y se pone término al subproceso.

Si el Comité de Rectoría aprueba los términos académicos y financieros de la solicitud de cursos de

capacitación, el director de la Unidad pertinente (Jefe de Carrera, director de Tecnologías de la

Información, según corresponda) debe efectuar la coordinación académico-administrativa

necesaria para organizar y ejecutar el curso de capacitación.

Una vez finalizado el curso de capacitación, la Secretaría Académica de ENAC debe generar los

certificados respectivos y enviarlos a las personas que participaron.


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8.6. SUBPROCESO DE PROGRAMA ESPECIAL DE TITULACIÓN PET


Programa Especial de Titulación PET

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Fase

Solicita PETInicio

Derivar solicitud

Viabilidad Académica y

FinancieraFin No

Elaboración del programa

Coordinación académico-

administrativa

Coordinación administrativo

docente

Titulación Fin

Formalizar PET

Seleccionar a participantes

Matricular alumnos de PET

Si


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Iniciativa: La solicitud de un Programa Especial de Titulación (PET) en virtud de convenio vigente

pertenece al centro de práctica con quien se suscribió dicho acuerdo.

La solicitud es remitida a la Secretaría General del CFT ENAC, que cumple el rol de coordinación

institucional en materia de convenios. Una vez recibida la solicitud, Secretaría General deriva los

antecedentes al Comité de Rectoría, para su evaluación académica y financiera.

Declarada la pertinencia académica, la propuesta de convenio es evaluada por la Vicerrectoría de

Administración y Finanzas para su validación financiera y presupuestaria.

En caso de no obtener la aprobación académica y financiera para realizar el PET, la Secretaría

General informa la decisión al centro de práctica, y se pone término al subproceso.

Si el Comité de Rectoría aprueba los términos académicos y financieros de la solicitud, la

Vicerrectoría Académica elabora el programa del PET.

En base a este programa, Secretaría General formaliza la ejecución del PET a través de un convenio

o Anexo de convenio, según corresponda, e informa al centro de práctica para que efectúen la

selección de los participantes del PET.

La nómina de participantes seleccionados es remitida a través de la Secretaría General a Finanzas,

para su matrícula.

Se remite la nómina de alumnos matriculados al Jefe de Carrera que corresponda, que se encarga

de la coordinación académico-administrativa del PET.

A su vez, la Secretaría Académica tiene a su cargo la coordinación administrativo-docente del PET

durante su ejecución hasta la titulación de los alumnos, en conjunto con el Jefe de Carrera.


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HISTORIAL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Fecha Ver. Descripción Preparado por

Validado por Autorizado por

02/12/2014 01 Manual con definiciones e instrucciones generales del proceso.

Jorge Espinoza Díaz

Jorge Menéndez

Jorge Menéndez

PUBLICACIÓN DEL PROCESO Ruta Sharepoint

Sitio:

ANEXOS

Unidad de Análisis Institucional Gestión de Calidad Acreditación de Carreras

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