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Jalapa, Agosto de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL

ACTA NO. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R). ANEXO AL REGLAMENTO

VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

i

DIRECTORIO:

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

ADMINISTRACIÓN 2012-2016

Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION

CIUDADANA

Jorge Eduardo Godoy Morales

Presidente de Comisión

Mariano Rafael Lemus Portillo

Vicepresidente de Comisión

Se adhiere:

Marco Antonio García Hernández

ii

EQUIPO TÉCNICO

Luis Enrique Sandoval Menéndez

Gerente Municipal

Daniel Camposeco

Jefe de Recursos Humanos a.i.

Virgilio Mazariegos

Director Municipal de Planificación

Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez

Directora de Administración Financiera Integrada Municipal

Marcos Adán Marroquín

Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte

Astrid Maribel Lucero

Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local

Daniel Méndez

Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

iv

Contenido DIRECTORIO: ................................................................................................................................................ i

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA

..................................................................................................................................................................... i

EQUIPO TÉCNICO ........................................................................................................................................ ii

PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 1

MARCO JURÍDICO: ....................................................................................................................................... 2

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: .................................................................. 2

CÓDIGO MUNICIPAL: .............................................................................................................................. 2

REGLAMENTO INTERNO: ........................................................................................................................ 2

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ................................... 3

Misión: ........................................................................................................................................................ 4

Visión: ......................................................................................................................................................... 4

GERENCIA MUNICIPAL ................................................................................................................................ 5

Objetivos: ................................................................................................................................................ 6

Funciones: ............................................................................................................................................... 6

ORGANIZACIÓN: .......................................................................................................................................... 9

PROCEDIMIENTOS: .................................................................................................................................... 10

ANEXO ....................................................................................................................................................... 40

REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL ........................................................................ 40

1

PRESENTACIÓN:

Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento

Institucional” para ello se encomendó a la Gerencia Municipal, diagnosticar, elaborar y

proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas

necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones,

pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía,

Eficiencia y Empatía.

Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y

un saludo fraternal.

Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios

se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos.

Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras

circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con

que queremos ser tratados.

A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de la Gerencia

Municipal de la Municipalidad de Jalapa, para el cumplimiento de sus objetivos así como

el Reglamento Interno que regulan sus acciones.

Atentamente,

Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

2

MARCO JURÍDICO:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:

Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,

son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:

a. Elegir a sus propias autoridades.

b. Obtener y disponer de sus recursos y;

c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su

jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.

Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un

concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos

directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años

pudiendo ser reelectos.

CÓDIGO MUNICIPAL:

Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo

Municipal:

i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.

Artículo 90. Otros funcionarios. Cuando las necesidades de modernización y volúmenes

de trabajo lo exijan, a propuesta del Alcalde, el Concejo Municipal podrá autorizar la

Contratación del Gerente Municipal, Juez de Asuntos Municipales y otros funcionarios que

coadyuven al eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de las

municipalidades, cuyas atribuciones serán reguladas por los reglamentos respectivos.

REGLAMENTO INTERNO: Reglamento interno aprobado por el Concejo Municipal en acta No. 57-18-08-2014; punto

décimo, inciso R)

3

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del

control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control

Interno y Externo Gubernamental.

Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del

Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral

II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo

ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes

públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas

generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta

a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su

magnitud y de los sistemas en funcionamiento.

Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de

control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación

de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.

1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de

manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las

diferentes actividades de la entidad.

Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan

manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y

aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.

4

Misión:

Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando

mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.

Visión:

Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que

permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus

habitantes.

5

GERENCIA MUNICIPAL

La Gerencia Municipal brindará apoyo y asistencia técnico administrativa al Alcalde

Municipal en la ejecución de sus atribuciones y obligaciones contenidas en el

artículo 53, del Código Municipal; cumplir en la ejecución de las disposiciones

emanadas del Concejo Municipal y/o por el Alcalde para la buena marcha de la

Administración Municipal; elevar los niveles de eficiencia y eficacia municipal

mediante la aplicación de procedimientos administrativos.

El Gerente Municipal de acuerdo a la delegación de las funciones administrativas

efectuadas por El Alcalde Municipal, facilitará y velará por la consecución de los

planes, programas, proyectos y actividades aprobados por el Concejo Municipal,

debiendo coordinar acciones con la Gerencia de Programas Sociales y

Fortalecimiento del Poder Local y con las diferentes Direcciones Municipales, para el

cumplimiento de las mismas.

Así mismo el Gerente Municipal deberá velar por el desempeño eficiente y eficaz de

todas las unidades, manteniendo una estrecha relación con el Departamento de

Recursos Humanos, generando propuestas y tomando decisiones dentro del ámbito

de su competencia para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de

atención al público.

6

Objetivos:

De acuerdo a la delegación de las funciones administrativas efectuadas por el

Alcalde, los objetivos de la Gerencia Municipal, son los siguientes:

a. Facilitar y velar por la consecución de los planes, programas, proyectos y

actividades aprobados por el Concejo Municipal.

b. Procurar el desempeño eficiente y eficaz de las unidades técnico administrativas

de la municipalidad y su coordinación con las demás dependencias.

c. Generar propuestas y tomar decisiones dentro del ámbito de su competencia

para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de atención al

público.

d. Facilitar y fortalecer los procesos de administración.

e. Coordinar a las Direcciones de la municipalidad para que las funciones de cada

una, correspondan con un plan de desarrollo municipal a largo plazo.

f. Coordinar la implementación y cumplimiento de manuales y reglamentos de la

Municipalidad.

g. Favorecer el adecuado servicio de calidad a la población, por medio de una

atención rápida y eficiente en todas las Dependencias.

Funciones:

a. Proponer el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno

local, y el plan de desarrollo de capacidades.

b. Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de los

órganos internos a su cargo, en concordancia con las políticas de gestión

establecidas en el Plan Operativo Institucional y las disposiciones impartidas por

7

los órganos de gobierno. Es responsable del cumplimiento de los objetivos y

metas.

c. Coordinar y supervisar las labores de las Direcciones, oficinas administrativas, el

cumplimiento de las funciones y tareas específicas emanadas por la Alcaldía, el

Concejo Municipal y normas de gestión municipal vigentes.

d. Controlar, evaluar y supervisar la gestión administrativa, financiera y económica

de la Municipalidad.

e. Presentar al Alcalde conjuntamente con el Director Administrativo Financiero

Integral Municipal, el Presupuesto Municipal.

f. Elaborar y presentar conjuntamente con el Secretario Municipal, la memoria

anual de labores de la Municipalidad.

g. Asesorar y brindar apoyo técnico administrativo al Alcalde y al Concejo Municipal

en los asuntos que estos sometan a consideración.

h. A solicitud de la Alcaldía dar opinión técnica legal de Contratos, Ceses, Rotación y

Reasignación y otras acciones de personal.

i. Participar en las gestiones para obtener la asistencia técnica y financiera para la

ejecución de los planes y proyectos municipales.

j. Presidir y/o participar en las Comisiones técnicas de trabajo para formular y

recomendar acciones de desarrollo municipal.

k. Mantener informado al Alcalde sobre el funcionamiento de la estructura orgánica

y funcional de la Municipalidad y presentar las medidas correctivas que estime

conveniente para la buena marcha de la Administración Municipal.

l. Representar a la Municipalidad en actividades técnico normativas por delegación

del Alcalde, dando cuenta delas gestiones realizadas.

m. Controlar y proponer alternativas para mejorar la recaudación de los ingresos

municipales. Así como vigilar el destino de los fondos presupuestales de

conformidad con las normas vigentes.

n. Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel, con organismos,

instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras, con las cuales

8

mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión

municipal.

o. Efectuar el seguimiento pertinente en la implementación de las medidas

correctivas sobre denuncias y quejas del usuario.

p. Coordinar con el departamento de Recursos Humanos, programas de Inducción,

Capacitación y Motivación.

q. Verificar que se cumpla con los procedimientos establecidos en el reglamento

interno de Personal.

r. Integrar y/o presidir comisiones de trabajo para formular recomendaciones de

desarrollo municipal.

s. Participar con el Alcalde y los Directores en la elaboración del Plan Operativo

Anual (POA).

t. Dirigir, coordinar, programar y evaluar los planes de trabajo de las diversas

dependencias de la Municipalidad contenida en el Plan Operativo Anual de acción

Municipal.

u. Apoyar en la elaboración del Plan General de Compras y Contrataciones,

estableciendo las modalidades de compra a realizar durante el ejercicio fiscal.

v. Establecer y verificar el cumplimiento de mecanismos que mejoren la atención al

público.

w. Organizar los planes de mantenimiento de los bienes municipales y la

infraestructura de servicios.

x. Y las demás funciones y atribuciones que le sean asignadas por el Alcalde

Municipal.

9

ORGANIZACIÓN:

Concejo Municipal

Alcalde Municipal

Gerente Municipal

Secretaria

10

PROCEDIMIENTOS:

11

MUNICIPALIDAD DE JALAPA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA MUNICIPAL

Identificación PRP-GER-DIR-001 1ª. Edición Enero 2014

Procedimiento:

PRESENTACION DE PROPUESTAS

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Gerente

Municipal presente propuestas de planes y programas ante el Alcalde

Municipal y/o Concejo Municipal.

Alcance: Fortalecimiento Institucional

Tiempo Estimado: 1 Semana Frecuencia: Cuando se requiera

Número Actividad Responsable

1 Realizar diagnóstico de la situación actual Gerente Municipal

2 Convocar a reunión de trabajo para definir

acciones y medidas correctivas Gerente Municipal

3 Realizar reunión de Trabajo con Empleados y

funcionarios según corresponda

Directores; Jefes de Oficinas; Empleados

Municipales

4 Plantear, Proponer, Discutir, Consensuar,

Concluir

Gerente Municipal, Directores; Jefes de

Oficina, Empleados Municipales.

5 Elaborar plan de trabajo o propuesta de acción

Gerente Municipal

6 Solicitar dictamen u opinión Jurídica y de

Auditoría Interna Gerente Municipal

7 Emitir Opinión o Dictamen Asesor Jurídico

Auditor Interno

8 Presentar Propuesta o Plan de trabajo

Gerente Municipal

8 Revisar y Aprobar (o no) propuesta

Alcalde Municipal

10 Presentar Propuesta ante el Concejo Municipal

Alcalde Municipal

11 Trasladar a Comisión de Trabajo

Concejo Municipal

12 Emitir Dictamen

Comisión de Trabajo

13 Aprobar o Improbar la Propuesta

Concejo Municipal

14 Si es aprobada, iniciar con la ejecución.

Personal Involucrado.

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Plan de Trabajo.

12

2. Dictamen u Opinión Jurídica.

3. Dictamen u Opinión de Auditoría Interna.

PRP-GER-DIR-001 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Gerente MunicipalDirectores / Encargados de oficinas Municipales

Asesor Jurídico Alcalde Municipal

Fase

Inicio

Convoca y coordina reunión de Trabajo

Plantea, Proponen, Discuten,

Consensuan y Concluyen sobre la propuesta de los

planes y programas

Elabora Plan o Proyecto

Solicita Dictamen Técnico o Jurídico

Analiza y emite Dictamen

Realiza enmiendas o corrección y lo traslada para

revisión al Alcalde Municipal

Recibe, Analiza y Aprueba

Presenta al Concejo Municipal

13



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

SUPERVISION ADMINISTRATIVA

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente

Municipal realice supervisión en las diferentes dependencias administrativas

de la Municipalidad de Jalapa

Alcance: Control en el Cumplimiento de procesos administrativos

Tiempo Estimado: 2 horas Frecuencia: Bimensualmente


1 Se presenta a la dependencia

Gerente Municipal

2 Se presenta ante los empleados municipales e indica el

objetivo de la visita Gerente Municipal

3 Atiende al Gerente Municipal en lo que requiera

Director de Dependencia

4 Solicita el Reglamento, Manuales, leyes vigentes

Gerente Municipal

5 Entrega lo requerido

Director de Dependencia

6 Entrega un cuestionario a los empleados y jefes de

oficinas para determinar el grado de conocimiento de

sus labores

Gerente Municipal

7 Realiza pequeñas entrevistas para determinar el

cumplimiento de los procedimientos y el conocimiento

de manuales, normas, leyes y reglamentos vigentes

Gerente Municipal

8 Atiende lo requerido

Empleados y Jefes de Oficinas

9 Agradece la atención prestada

Gerente Municipal

10 Realiza informe detallado de lo observado así como de

los resultados de los cuestionarios y entrevistas y lo

traslada al Alcalde Municipal con copia al Director de

dependencia

Gerente Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Cuestionario

2. Entrevista dirigida

14

PRP-GER-DIR-002 SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA

Gerente MunicipalDirector /Encargado de

Oficina MunicipalEmpleados Municipales

Fase

Inicio

Se presenta a la Dirección u Oficina

Municipal

Atiende los requerimientos

Realiza entrevistas, solicita completar formularios u otro medio para captar

información

Atiende los Requerimientos

Agradece la atención prestada

Elabora Informe de Trabajo y envía al Alcalde Municipal

con copia al Director y

Encargado de la oficina Municipal

FIN

15



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

SUPERVISION FINANCIERA


Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones

del Auditor Interno.

Alcance: Análisis de la situación Financiera y

Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: mensualmente


1

Envía a la DAFIM solicitud de requerimiento de

información

a. Ejecución Presupuestaria (Ingresos y Egresos) b. Ejecución Financiera (Ingresos y Egresos) c. Saldo de Caja. d. Reporte de Compras y Contrataciones e. Reporte de Deuda f. Programación cuatrimestral de Ingresos y

Egresos g. Programación Cuatrimestral de Cuota

Financiera

Gerente Municipal

2

La DAFIM envía lo solicitado

Director AFIM

3

Analiza información y elabora informe ejecutivo

Gerente Municipal

4

Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe

ejecutivo de la situación financiera

Gerente Municipal

5

Recibe Informe Ejecutivo

Alcalde Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Reportes de la DAFIM.

2. Cuadros para Programaciones.

16

PRP-GER-DIR-003 SUPERVISION FINANCIERA

Gerente Municipal Director(a) AFIMAlcalde Municipal /Concejo Municipal

Fase

Inicio

Previamente envia requerimiento de

información

Prepara Información y

entrega

Analiza información y prepara informe

ejecutivo

Recibe Informe y analiza

FIN

Ejecución Presupuestaria; Ejecución FinancieraOtra Información

17



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

SUPERVISION TRIBUTARIA


Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones

del Auditor Interno; específicamente en la Sección Tributaria

Alcance: Análisis del Recaudo

Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: cada 2 meses


1

Solicitar a la Sección tributaria reportes de la situación

de la mora, de los servicios municipales

a. Mora de 3 meses de antigüedad b. Mora de 6 meses de antigüedad c. Mora de más de 6 meses de antigüedad d. Casos trasladados al Juzgado Municipal

Gerente Municipal

2

Entrega de los informes solicitados

Encargado de la Sección

Tributaria de la DAFIM

3

Analiza información y elabora informe respectivo

Gerente Municipal

4

Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe de la

situación tributaria

Gerente Municipal

5 Recibe Informe

Alcalde Municipal

6

Solicita al Concejo Municipal políticas y ordenanza para

los casos de mora incobrable

Alcalde Municipal

7

Traslada expediente a la Comisión Tributaria

Concejo Municipal

8 Emite Dictamen Comisión de Trabajo

9 Resuelve mediante acuerdo sobre la situación de

morosos con más de 6 meses Concejo Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Reportes de la DAFIM.

2. Informe de trabajo realizado.

18

PRP-GER-DIR-004 SUPERVISION TRIBUTARIA

Gerente MunicipalEncargado de la Sección Tributaria de la DAFIM

Alcalde MunicipalComisión de

Recaudación, Tasas y Arbitrios

Fase

Inicio

Solicita Información sobre situación

tributaria

Entrega información solicitada

Analiza información y elabora informe

ejecutivo

Recibe información y analiza

Solicita emisión de Políticas y

Ordenanzas para casos de cuentas con mora antigua

Reciben, Analizan y emiten Dictamen

Emiten acuerdo

FIN

19



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

REVISION DE LA MEMORIA DE LABORES


Municipal apoye al Secretario Municipal en la revisión de la Memoria de

Labores.

Alcance: Comunicación Social

Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: Anualmente


1 En el mes de octubre solicita a cada Dirección iniciar a

elaborar la Memoria de labores de cada dependencia. Secretario Municipal

2 En la primera semana de Diciembre se solicita entregar

el primer borrador de la memoraría de labores de cada

dependencia

Secretario Municipal

3 Asignar a un Auxiliar de Secretaria u Oficial para la

consolidación de Información Secretario Municipal

4 Realizar la primera revisión del borrador de la Memoria

de Labores Secretario Municipal

5 Realizar la Segunda Revisión del Borrador de la

Memoria de labores Gerente Municipal

6 Realizar la Tercera Revisión del Borrador de la Memoria

de Labores Alcalde Municipal

7 Revisa, Corrige o Aprueba la impresión final de la

Memoria de Labores Alcalde Municipal

8 Envía a impresión y encuadernación


9 Envía o presenta a donde corresponde la Memoria de

Labores Final Secretario Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Oficio de requerimiento del borrador y documentos finales.

2. Cronograma de fechas de recepción y revisión de cada dependencia.

3. Borrador de la memoria de Labores.

4. Documento final.

20

PRP-GER-DIR-005 REVISION DE MEMORIA DE LABORES

Secretario Municipal Gerente Municipal Alcalde MunicipalFa

se

INICIO

Requiere a los Directores entrega

de información mensualmente

Asignar a un Auxiliar de Secretaria, para la consolidación de

información

Revisar el primer borrador

Revisa y realiza correcciones u observaciones

Información Satisfactoria

Información Satisfactoria

Aprueba ImpresiónFIN

21



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

OPINION ADMINISTRATIVA

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir cuando un Jefe o

Director de dependencia requiera la opinión administrativa para el

cumplimiento de alguna acción a su cargo.

Alcance: Fortalecimiento Administrativo

Tiempo Estimado: 1 hora. Frecuencia: Cuando sea requerido


1

Se presenta conflicto en la resolución de algún asunto Oficina Municipal

2

Solicita Resolución al Director

Oficina Municipal

3

No puede Resolver,

Director Municipal

4

Solicita opinión administrativa para la resolución del

conflicto presentado; mediante Oficio, correo

electrónico u otro medio que agilice la atención al

vecino.

Director Municipal

5

Recibe, Analiza y emite opinión

Gerente Municipal

6

Notifica sobre la opinión

Gerente Municipal

7

Atiende según la Opinión

Director Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Solicitud de Opinión.

22

PRP-GER-DIR-006 OPINION ADMINISTRATIVA

Empleado Municipal Gerente MunicipalDirector / Encargado de Oficina Municipal

Fase

Inicio

Surge duda sobre la resolución de algún asunto, lo presenta a su Jefe Inmediato

Solicita Opinión Administrativa para

resolver duda

Recibe, analiza y resuelve

Emite opinión Administrativa y la

notifica

Recibe e instruye para su aplicación

Atiende en base a las instrucciones de su Jefe Inmediato

Superior

FIN

23



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

REUNIONES DE EQUIPO TECNICO DIRECTIVO

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para realizar reuniones

de equipo técnico directivo.

Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional

Tiempo Estimado: De 4 a 8 horas. Frecuencia: Mensualmente


1 Enviar convocatoria o recordatorio de fecha de la

Reunión de Equipo Técnico Directivo y enviar agenda

de los temas a tratar


2 Con 5 días de anticipación a la reunión de equipo

técnico enviar requerimiento de atención de asuntos

pendientes a los otros Directores Municipales

Directores Municipales

3 Preparar información requerida


4 Presidir la Reunión de equipo técnico directivo

Alcalde Municipal /Concejal I

5 Apoyar al Alcalde o Concejal I; a la resolución de

asuntos administrativos Gerente Municipal

6 Emitir acta de Compromisos adquiridos, convenios,

resoluciones etc. para su posterior seguimiento y

control

Auxiliar de Secretaria

7 Elaborar informe de lo tratado y resuelto en la reunión

de equipo técnico directivo Gerente Municipal

8 Enviar informe a todos los participantes para el

seguimiento de los asuntos que a cada uno competa Gerente Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Solicitud de requerimientos.

2. Acta de Reunión.

3. Informe de trabajo.

24

PRP-GER-DIR-007 REUNIONES DE EQUIPO DIRECTIVO

Secretario MunicipalDirectores

MunicipalesGerente Municipal Alcalde / Concejal

Fase

Inicio

Enviar Convocatoria o recordatorio de la

Reunión

Enviar solicitud de requerimientos al

resto de directores para disponer de

información

Atender requerimiento de

los otros Directores para presentarla en

la Reunión

Apoyar al Alcalde o Concejal en asuntos

administrativos

Elaborar informe y enviar conclusiones

a todos los asistentes

FIN

Presidir la Reunión

25



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO


Municipal informe al Alcalde Municipal sobre lo actuado


Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido


1

Delega al Gerente Municipal a realizar alguna actividad

Alcalde Municipal

2

Realiza la actividad

Gerente Municipal

3

Elabora informe de lo acontecido

Gerente Municipal

4

Envía o presenta el informe

Gerente Municipal

5

Recibe informe y da su Visto Bueno

Alcalde Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:


26

PRP-GER-DIR-008 ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO

Alcalde Municipal Gerente Municipal

Fase

INICIO

Delega al Gerente a realizar alguna

actividadRealiza la actividad

Emite informePresenta informe

FIN

27



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

REPRESENTACION EN ACTIVIDADES

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde

Municipal delegue al Gerente Municipal a representarlo en alguna actividad

que sea invitado.




1

Delega al Gerente Municipal a representar al Alcalde en

actividad invitado

Alcalde Municipal

2

Participar en la actividad

Gerente Municipal

3

Elaborar informe de lo acontecido

Gerente Municipal

4

Enviar o presentar el informe

Gerente Municipal

5

Recibir informe y dar su Visto Bueno

Alcalde Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:


28

PRP-GER-DIR-009 REPRESENTACION EN ACTIVIDADES

Alcalde Municipal Gerente MunicipalFa

se

INICIO

Delega al Gerente a representar en la

actividad

Participa en la Actividad

Emite Informe de la actividad

Presenta informe

FIN

29



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde

Municipal le delegue al Gerente Municipal apoyar o coordinar con otra

institución, ya sea gubernamental o no gubernamental.




1

Delegar al Gerente Municipal a coordinar e

implementar acciones, con otras instituciones

Alcalde Municipal

2

Participar en reuniones, realizar e implementar planes

de trabajo, gestionar financiamiento, etc.

Gerente Municipal

3

Traslada información, planes de trabajo y acciones a

realizar a los Directores responsables

Gerente Municipal

4

Realizan acciones establecidas en planes de trabajo Directores Municipales

5

Elaborar informe de los avances y resultados

Gerente Municipal

6

Enviar o presentar el informe

Gerente Municipal

7

Recibir informe y dar su Visto Bueno

Alcalde Municipal

DOCUMENTOS ANEXOS:


30

PRP-GER-DIR-010 COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES

Alcalde Municipal Gerente Municipal

Fase

INICIO

Delega al Gerente la Coordinación y

Ejecución de Planes y programas de

trabajo

Participa en Reuniones, Talleres, Capacitaciones, etc.

Convocadas por otras instituciones

Traslada información y coordina en Reuniones de

Equipo Directivo

Elabora Informes de los avances y

resultados

Emite Informe Recibe informe

FIN

31



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS


Municipal gestione y de seguimiento a las quejas y reclamos recibidas de los

vecinos.

Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional.

Tiempo Estimado: 3 Horas. Frecuencia: Semanalmente


1 Recibe quejas y reclamos

Sección de Atención al vecino

2

Registra en control auxiliar las quejas y reclamos

recibidos

Sección de Atención al Vecino

3 Traslada al Gerente para su revisión


4 Revisa y distribuye a los Directores que corresponda

Gerente Municipal

5 Recibe, Analiza y atienden las quejas y reclamos


6 Confirma que la queja o reclamo haya sido atendido


7

Informa al vecino que origino la queja o reclamo sobre

los resultados


8

Genera un reporte y estadísticas sobre las quejas

recibidas y atendidas semanalmente y la envía al

Alcalde Municipal con copia al Gerente Municipal

Sección de Atención al Vecino

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Formulario para presentar quejas y /o reclamos.

2. Informe semanal.

32

PRP-GER-DIR-011 GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS

Sección de Atención Vecino

Gerencia Municipal Directores Municipales

Fase

INICIO

Recibe información

Registra en un control auxiliar

Analiza solicitudes y distribuye a los

Directores para su resolución

Recibe solicitudes, revisa y atiende la

queja

Elabora informe sobre

los casos recibidos,

atendidos y no atendidos

Informa al Vecino sobre la solución a

su problema

Presenta estadísticas e

informes sobre los casos recibidos, atendidos y no

atendidos

Analiza los casos con recurrencia y prepara plan de

acción para disolverlos

FIN

33



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA

LA INDUCCION DE PRACTICANTES


Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos,

realicen Inducción a Practicantes estudiantes.


Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: al momento de contratación o

aceptación de practicantes.


1 Presentar solicitud para realizar practica supervisada Estudiantes/ Director del

Establecimiento

2 Elabora listado de solicitudes y las presenta ante el

Alcalde Municipal Jefe de RRHH

3 Autoriza la realización de practica supervisada

Alcalde Municipal / Concejal I

4 Coordinar reunión de presentación de los Estudiantes Jefe de RRHH y Gerente

5 Realizar presentación de la Municipalidad, Misión,

Visión, objetivos, metas, estructura orgánica, etc. Gerente Municipal

6 Presentar y asignar a los estudiantes de practica

supervisada a cada una de las Direcciones Municipales Jefe de RRHH

7 Presentarse ante los Estudiantes y describir

brevemente sus funciones Directores Municipales

8 Realizar breve recorrido en las instalaciones del edificio

municipal Jefe de RRHH

9 Tomar fotografías e informar a la población Departamento de Relaciones

Públicas

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Solicitud para realizar practica supervisada

2. Fotografías para memoria de labores.

34

PRP-GER-DIR-012 COORDINACION CON RRHH PARA INDUCCION DE PRACTICANTES

Estudiantes / Establecimiento

Educativo

Depto. De RRHH / Gerente Municipal

Alcalde MunicipalDepto. De Relaciones

Públicas

Fase

inicio

Presenta solicitud para realizar

práctica supervisada

Elabora listado de solicitudes

Acepta solicitud?

Aprueba Solicitud?

Emite notas indicando que

fueron aprobados

Organiza reunión para presentar

Directores y a la Institución

Asigna a los Estudiantes

Practicantes a su lugar de trabajo

Toma Fotografías y publica para

informar sobre acciones de la

municipalidad ,

FIN

35



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA

REALIZAR CAPACITACIONES AL PERSONAL


Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos,

realicen capacitaciones al personal administrativo.


Tiempo Estimado: 4 Horas. Frecuencia: De acuerdo al Plan Anual de

Capacitaciones


1 En Enero requerir a todas las Direcciones que soliciten

capacitación a su personal Jefe de RRHH

2 Realizar diagnóstico de las necesidades y solicitar

capacitación para fortalecimiento de capacidades Directores Municipales

3 Elaborar el Plan Anual de Capacitaciones

Jefe de RRHH

4 Revisión del Plan Anual de Capacitaciones

Gerente Municipal

5 Solicitar Visto Bueno y/o aprobación del Plan Anual de

Capacitaciones Gerente Municipal

6 Aprobar el Plan Anual de Capacitaciones Alcalde Municipal

7 Enviar copia del Plan Anual de Capacitaciones a las

Direcciones Municipales, y al Sindicato de Trabajadores Jefe de RRHH

8 Gestionar apoyo técnico y financiero a diferentes

instituciones para realizar las capacitaciones Gerente Municipal

9 Coordinar la logística (Lugar y fecha, salón, sonido,

alimentación, etc.) para la realización de las actividades Jefe de RRHH

10 Realizar las capacitaciones de acuerdo al Plan Anual de

Capacitaciones

Jefe de RRHH /Gerente

Municipal

11 Cubrir los eventos, con fotografías, publicaciones y

divulgación de las mismas Departamento de RRPP

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Solicitud de necesidades de capacitación.

2. Plan anual de Capacitaciones

3. Fotografía para memoria de labores.

36

PRP-GER-DIR-013 COORDINACION CON RRHH PARA REALIZAR CAPACITACIONES

Jefe de Recursos Humanos

Directores Municipales Gerente Municipal Alcalde Municipal

Fase

Inicio

Requerir solicitud de necesidades de

capacitación

Realiza diagnóstico de las necesidades e

informa a RRHH

Elabora Plan Anual de Capacitaciones

Recibe, Analiza y prioriza las

capacitaciones

Aprueba el Plan Anual de

Capacitaciones

Corrige e informa a los Directores sobre

el Plan de Capacitaciones

Coordina mensualmente

sobre la ejecución del Plan aprobado

Apoya en la Gestión Técnica y Financiera ante Instituciones

Ejecuta el Plan

FIN

RRPPRealiza reportaje para publicar e

informar sobre las acciones de la municipalidad

37



GERENCIA MUNICIPAL


Procedimiento:

REVISION Y/O ELABORACION DE REGLAMENTOS Y MANUALES

ADMINISTRATIVOS


Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y los

Directores Municipales realicen revisión de los Reglamentos y Manuales de

cada dependencia, caso no existir, elaborar los mismos.


Tiempo Estimado: 1 mes. Frecuencia: Anualmente


1 Revisa con cada Jefe de oficina la existencia del

Reglamento y Manuales administrativos Director Municipal

2 Detecta la necesidad de revisar o crear reglamentos o

manuales administrativos Director Municipal

3

Informa al Gerente Municipal y al Jefe de Recursos

Humanos sobre la necesidad de crear Manuales u otros

documentos que garanticen una administración

eficiente

Director Municipal

4 Realiza Diagnóstico de la situación actual y elabora

cronograma y plan de trabajo Gerente Municipal

5 Asigna a uno o varios empleados municipales para

apoyar en la realización de los documentos Director Municipal

6 Desarrollar las actividades descritas de acuerdo al

cronograma y plan de trabajo Gerente Municipal

7 Presenta al Director Municipal y al Jefe de Recursos

Humanos; documentos para su revisión Gerente Municipal

8 Revisan y corrigen los documentos Director Municipal / Jefe de

RRHH

9 Solicitar Opinión al Asesor Jurídico y al Auditor Interno Gerente Municipal

10 Emiten opinión sobre los documentos emitidos Asesor Jurídico /Jefe de

Recursos Humanos

11

Entregar los documentos al Alcalde Municipal y/o

Secretario Municipal; para ser presentados ante el

Concejo Municipal

Gerente Municipal

12 Presenta ante el Pleno Alcalde Municipal

38

13 Solicita Dictamen a la Comisión

Concejo Municipal

14 Revisa, Corrige y Emite Dictamen

Comisión de Trabajo

15 Aprueban por Acuerdo

Concejo Municipal

16 Certifica punto de acta y lo traslada al Gerente

Municipal Secretario Municipal

17 Si el reglamento o Manual es de observancia general se

debe publicar en el diario oficial Secretario Municipal

18

Recibe certificación del Acuerdo de aprobación, lo

adjunta al documento e imprime para distribuir a los

interesados

Gerente Municipal

19 Publica documentos en medios informáticos para

conocimiento de toda la población

Departamento de Relaciones

Públicas.

DOCUMENTOS ANEXOS:

1. Solicitud de revisión y/o creación de Reglamentos y Manuales.

2. Borrador de documentos

3. Documentos finales.

4. Dictamen Jurídico.

5. Dictamen de Auditoría Interna.

6. Dictamen de Comisión de Trabajo.

7. Punto de Acta de acuerdo de aprobación.

39

PRP-GER-DIR-014 REVISION Y/O EMISION DE REGLAMENTOS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

DIRECTOR MUNICIPAL

GERENTE MUNICIPALJEFE DE RECURSOS

HUMANOS/ ASESOR JURIDICO

ALCALDE MUNICIPAL/CONCEJO MUNICIPAL

Fase

INICIO

Revisa y determina la existencia de Reglamentos

Internos y manuales

administrativos

Solicita el apoyo para la actualización

o emisión del instrumento

administrativo

Realiza diagnóstico y establece plan de

trabajo

Desarrolla talleres, capacitaciones etc. Para la emisión del

documento

Elabora el documento

Revisa el documento, si esta correcto?

Da Visto Bueno Solicita emisión de Dictamen Técnico y

Jurídico

Recibe y Revisa el Documento

Emite Dictamen

Realiza correcciones o enmiendas

Recibe, revisa y presenta ante el

pleno, para que sea revisado por la

Comisión de Trabajo encargada

40

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL

manual de procedimientos · proporcionar a cada una de las oficinas municipales las ... manuales de...

Documents