1 

Manual de procedimientos para una gestión de compras eficaz

La dispensación del medicamento es el acto por excelencia del farmacéutico,

aspectos como el consejo farmacéutico, criterio técnico, valoración terapéutica y

biodisponibilidad son prioritarios sobre consideraciones economicistas, cuando de

salud estamos hablando. No obstante, ofrecemos unas breves recomendaciones

para optimizar la gestión de compras en la oficina de farmacia:

1. En la farmacia española, cada vez más acosada económicamente, con una

gestión planificada y profesional de las compras, se puede generar una

ventaja estratégica respecto a la competencia. Obtendrá rápidamente

ahorros importantes y duraderos, sin riesgo técnico, redefiniendo los

acuerdos comerciales, deslocalizando e introduciendo nuevos proveedores.

2. Confeccione un plan de compras analizando cual será su política de

recomendaciones y sustituciones, analizando precios finales, pedidos

mínimos, escalados de bonificaciones, condiciones de pago, canjes, género

en depósito, política de sustituciones, descuentos adicionales, fianzas,

depósitos sobre consumo, avales, cargos cooperativos, rappels por pronto

pago, fidelización por pedidos, compromisos con los proveedores, política de

devoluciones masivas, demostradores de producto, ingresos por

escaparatismo y merchandiding, etc.

3. Tenga en cuenta que un incremento de tres puntos en el margen de

compras (considerando el beneficio final neto, en un 8-10%, después de

gastos e impuestos), supone un incremento de rentabilidad de hasta un

40% de su farmacia.

4. Hoy, en las empresas, la función de compras se enfoca como una actividad

de beneficio; máxime en las oficinas de farmacia, donde el peso de las

compras supone un 65-70% de las ventas de la farmacia. La gestión de

aprovisionamiento es la que puede tener una mayor incidencia en la

rentabilización de las oficinas de farmacia.

5. ¿Domina la cascada de márgenes? ¿Es usted capaz de evaluar la estructura

de precios de las compras realizadas? ¿le facturan los mayoristas con

 

  2 

descuentos o cargos?. Si trabaja con cargos ¿le están facturando a P.V.L?.

Investigue cual es el margen real con que está comprando.

6. Conozca cual es el plazo máximo de pago que permiten los proveedores sin

incurrir en gastos financieros. Acuerde un consumo anual con los

proveedores, con relaciones a largo plazo, con unas condiciones prefijadas,

satisfactorias para ambas partes. Acuda a las diferentes Ferias del sector

para realizar contactos con proveedores que no disponen de red comercial.

7. Determine la política de precios que desea implementar en la farmacia,

existen tres opciones:

a) Precios elevados: Situando la calidad del servicio como variable

competitiva.

b) Precios reducidos sólo en productos “gancho” (gel de baño,

profilácticos...): Damos la percepción de que todo está de oferta,

pero aplicamos un elevado margen en productos donde existe una

baja elasticidad a la demanda (por ejemplo en la cosmética de

tratamiento).

c) E.D.L.P: Every Day Low Prices: Es la opción más honesta, pero

requiere una gestión de compras más profesional.

8. Incorpórese a alguna de las centrales de compras ya existentes, a pesar de

que algunos proyectos han fracasado y otros se encuentran aún, en un

estado incipiente, la tendencia al asociacionismo es un camino imparable de

no retorno. Conviene estar posicionado. Aproveche también el

telemarketing, y las compras por Internet; es una compra calculada sin

presiones, sencilla, rápida, discreta, aséptica y a cualquier hora del día.

9. Reinvierta los beneficios obtenidos con la optimización de las compras

actualizando las instalaciones, formando a los colaboradores y mejorando su

retribución, ofreciendo atenciones al usuario, es decir, acciones que dotarán

a su farmacia en una posición más competitiva en el mercado.

10. Apueste por aquellos laboratorios que se plantea la relación comercial con la

farmacia acercándose a la figura del comaker anglosajón; aquellos que

consideran la farmacia como una extensión organizativa del propio

 

  3 

laboratorio. Siempre debemos pensar, ¿quién es el cliente del laboratorio?

¿la farmacia o el usuario final?. Huya de aquellos proveedores cuyo objetivo

es atiborrar la farmacia con sus productos, tengan salida o no.

11. Analice detenidamente la rentabilidad de productos especiales: pañales de

incontinencia, material de ortopedia, leches infantiles, línea blanca, material

de cura etc.. y tome una decisión en cuanto a la política de precios

especifica a aplicar a este segmento de productos. Analice la rentabilidad de

los lineales. Evite adquirir gamas completas de productos invendibles, que

es donde, en ocasiones, queda el beneficio.

12. Introduzca en la farmacia “los productos del mañana”, para posicionar a su

farmacia a la vanguardia e innovación permanente. Siempre persiguiendo la

satisfacción del usuario.

13. Acuda a los proveedores ante desfases transitorios de tesorería o ante

inversiones en activo fijo o circulante que sea preciso acometer. Retrasar los

pagos a proveedores puede servir de gran utilidad para actualizar la

instalaciones, eliminar tensiones financieras o para adquirir una farmacia de

mayor envergadura, dada la enorme competencia actualmente existente

entre diferentes mayoristas farmacéuticos.

14. Compare fríamente cual es el pacto más ventajoso entre los mayoristas de

la zona que ofrecen un buen servicio y un elevado número de repartos

diarios, (el disponer de cuatro repartos, además de los habituales, uno a

media mañana y otro a media tarde, evitará perder ningún encargo, y por

tanto, ofrecer un mejor servicio). El descuento no debe ser una cifra

estática. Redefina los pactos a medida que la cifra de negocio con los

mayoristas se incremente. Si es preciso, establezca estas condiciones

mediante contrato jurídico. Valore, asimismo, la puntualidad de las

entregas, las cestas cerradas y la ausencia de incidencias en los pedidos.

15. Provéase de diferentes listados de bonificaciones comparativas de las que

circulan por las farmacias, que clasifican estas bonificaciones por familias de

productos y por laboratorios. Tenga en cuenta que las bonificaciones son

muy heterogéneas en función del grado de cumplimiento de los objetivos del

comercial, afinidades personales, etc.

 

  4 

16. Preste especial atención a la gestión de compras de las moléculas cuya

patente ha caducado: omeprazol, ciprofloxacina, ranitidina, fluoxetina,

etc...donde la competencia es elevada y las condiciones pueden llegar a ser

muy ventajosas. Compruebe como estos principios activos hacen una

notable aportación a la cuenta de resultados de la farmacia.

17. Dé salida preferente a aquellos productos donde el laboratorio utiliza la

estrategia pull como método de comercialización; es decir que se apoyan en

el canal de distribución (la farmacia) ; son productos donde el usuario-

paciente no tiene sensibilidad al cambio de nombre comercial, donde prima

el consejo farmacéutico: antisépticos locales, antigripales, antipiréticos,

material de cura, profilácticos, botes de orina, termómetros...Haga acopio

de un stock de una cierta entidad (con unas condiciones de aplazamiento en

el pago favorables) y procure su salida preferente mediante la

recomendación.

18. Mantenga un buen clima, para mantener una negociación hábil, pero evite el

“chalaneo” delante de clientes o auxiliares. No siente a los comerciales. Si la

farmacia está en un medio urbano, establezca 1 ó 2 días para atender a los

comerciales, coloque un pequeño rótulo en la farmacia, y atiéndalos

preferiblemente al mediodía, no desatenderá la farmacia, y los comerciales

se lo agradecerán. Cuando negocie, tenga claras las cantidades que necesita

y márquese una bonificación objetivo a conseguir, de lo contrario, la

negociación, se alargará más de lo previsto. No se deje amedrentar por la

presión comercial.

19. Rechace contraprestaciones en especie (tales como electrodomésticos,

equipos musicales, viajes o automóviles), intente obtener el mejor margen

profesional, y no se deje deslumbrar por estos señuelos.

20. Si disfruta de una sólida posición financiera y dispone de una farmacia de

cierta envergadura; y teniendo en cuenta los tipos de interés actuales, la

mejor inversión que puede hacer es invertir en incrementar el stock,

especialmente en productos sin el PVP marcado, de revalorización

permanente. Convierta su farmacia en una “full liner”. Objetivo: Cero faltas.

 

  5 

Márquese el reto de la Calidad Total, obtendrá una gran ventaja competitiva

sobre las farmacias de su entorno.

21. Analice las faltas que se producen, su estudio nos puede hacer comprender

deficiencias de gestión en la organización de los procesos internos de la

farmacia. Lleva a cabo una adecuada “gestión de las quejas”.

22. Utilice los transfer: Es una forma de compra muy recomendable ya que

combina el tamaño de pedido reducido, un aplazamiento en el pago y una

“boni” aceptable.

23. Si su farmacia está situada en una zona estratégica de gran paso peatonal,

no se ruborize por “alquilar” sus lineales a los proveedores, al igual que hace

la Gran Distribución.

24. No se obsesione con fórmulas mágicas de rotación de stock, la leyenda

tradicional de que hay que dar 7 vueltas al stock al año esta totalmente

desfasada, cada farmacia es un mundo. Lo realmente vital es dar un servicio

de calidad, en un sector cada vez más competitivo, y sometido a cambios

permanentes.

25. Elimine, en lo posible, las relaciones comerciales con aquellos laboratorios

de parafarmacia que no respetan el PVL como punto de partida

(27,9%+9,6%).

26. Sea serio en sus relaciones con los proveedores, mantenga pactos estables

a largo plazo, estableciendo una negociación global más ambiciosa,

mediante una relación horizontal basada en la confianza y colaboración

mutua, beneficiosa para ambos, continua, enfocada a coste, calidad y

servicio, mediante acuerdos de colaboración comercial y suma positiva, en

lugar de enfrentamiento o abuso de poder. Así, le informarán para que haga

sus pedidos antes de las subidas de precios. Dé confianza a los comerciales,

pero mantenga la distancia, de lo contrario, le distraerán de la gestión de su

farmacia, se creerán en su casa, y en ocasiones podrían llegar a pecar de

indiscretos.

 

  6 

27. Base su negociación en descuentos en factura, es más beneficioso para la

economía de la farmacia que las bonificaciones (piense que un 30% de

descuento en factura sobre el PVL equivale a un 43,78 % de bonificación en

género).

28. Apártese de los laboratorios que imponen unas estrictas condiciones de

devolución de género caducado o no apto para la venta. Vigile la gestión de

las caducidades, un estudio realizado sobre nuestras farmacias clientes, nos

demostró que se reducía el margen de la farmacia en un 0,85% por esta

vía.

29. En los productos cuyo precio no esta intervenido por la Administración,

debemos analizar el beneficio marginal por unidad, para lo cual no sólo

analizaremos la bonificación, sino también el precio recomendado y la

elasticidad al precio de nuestra clientela, comparando el margen profesional

que nos reportan las diferentes marcas del mismo producto, pensemos por

ejemplo, en las tiras reactivas para las pruebas de embarazo.

30. Y por supuesto, documente todas sus transacciones. Rechazar factura por

razones de índole fiscal, supone una temeridad (sanitaria y administrativa)

cuando tratamos con productos con especial incidencia en la Salud Pública

de la población. El éxito empresarial es incompatible con conductas

irregulares.

Agustín López-Santiago