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RegistroAgrarioNacional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACEN GENERAL

NOVIEMBRE 2003

RegistroAgrarioNacional

En cumplimiento con lo dispuesto por los artículos 17 y 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17, fracción III del Reglamento Interior de este Organo Administrativo Desconcentrado, he tenido a bien expedir el

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACEN GENERAL

ABELARDO ESCOBAR PRIETO

DIRECTOR EN JEFE

INDICE Pág.

1. PRESENTACION

5

2. INTRODUCCION

7

3. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

9

4. OBJETIVO DEL ALMACEN GENERAL

11

5. MARCO LEGAL

13

6. NORMAS PARA LA ADMINISTRACION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

24

7. NORMAS INTERNAS

46

8. POLITICAS

48

9. PROCEDIMIENTOS

a. ENTRADA DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL

51

b. SALIDA DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL

60

c. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO EN EL ALMACEN GENERAL

69

10. ANEXOS

75

11. GLOSARIO DE TERMINOS

94

PRESENTACION

Manual de Procedimientos de Almacén

Unidad Emisora Revisó Autorizó Núm. de Rev. Fecha de Rev. DGFA 0

REFERENCIA 0405B00 PAG. NUM. FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

28 XI 2003

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PRESENTACION

En cumplimiento a lo establecido por los artículos 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública

Federal y 18, fracción VI del Reglamento Interno del Registro Agrario Nacional, la Dirección General

de Finanzas y Administración elaboró el Manual de Procedimientos para la Operación del Almacén.

El propósito fundamental de este Manual es ser guía para el desarrollo de las actividades

relacionadas con la recepción, manejo, guarda y custodia de los bienes por este órgano

desconcentrado, así como proporcionarlos con oportunidad y eficiencia a todas y cada una de las

unidades de trabajo que integran este organismo para cumplir con la misión de llegar a la excelencia

del trabajo realizado, tomándose en consideración acciones de mejora administrativa.





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INTRODUCCION La Subdirección de Recursos Materiales tiene a su cargo el control, supervisión y operación del

Almacén General de Oficinas Centrales del RAN, cuidando que la recepción y suministro de los

bienes de consumo e instrumentales, se ajusten a las normas vigentes y que el abastecimiento se dé

en las mejores condiciones, con oportunidad y eficiencia, estableciendo un adecuado control para

conservar los mínimos establecidos, de manera que su reabastecimiento sea en forma programada,

sin descuidar las existencias.

En todos los casos, la Subdirección verifica que los bienes adquiridos, cumplan con las

especificaciones físicas y documentales requeridas.

El almacén tiene la estructura de una organización, en la que los diferentes puestos y funciones se

realizan acordes a las atribuciones encomendadas, tomando en consideración acciones que permitan

la racionalidad en el suministro y calidad en el servicio.

OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL





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OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL El presente Manual de Procedimientos para el manejo del Almacén General del Registro Agrario

Nacional, tiene por objeto establecer las reglas de carácter general y específico que deberán seguirse

en relación con su manejo y servir como herramienta de apoyo jurídico-administrativo en la

administración de los recursos materiales de este Organo Desconcentrado.

OBJETIVO DEL ALMACEN





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OBJETIVO DEL ALMACEN GENERAL

Abastecer los bienes a las diferentes áreas del Registro Agrario Nacional, para la realización de las

actividades sustantivas y de apoyo, de manera controlada, organizada y sistematizada, optimizando

el manejo de los máximos y mínimos con la finalidad de que la distribución de los bienes consumibles

e instrumentales se proporcionen con oportunidad y eficiencia.

MARCO LEGAL





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CONSTITUCION Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5-II-1917 15ava. Reforma D.O.F. 6-I-1992

Reforma D.O.F. 13-IX-1999 Ultima Reforma D.O.F. 29-X-2003 TRATADOS INTERNACIONALES Tratado de Libre Comercio de América del Norte D.O.F. 20-XII-1993 Ultima Modificación D.O.F. 27-III-1996 Tratado de Libre Comercio entre México, Colombia y Venezuela D.O.F. 09-I-1995 Tratado de Libre Comercio celebrado entre México y Costa Rica D.O.F. 10-I-1995 Ultima Modificación D.O.F. 31-III-1999 Aclaración D.O.F. 2-XII-1999 Tratado de Libre Comercio entre México y Bolivia D.O.F. 11-I-1995 LEYES Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito D.O.F. 27-VIII-1932 Ultima Reforma D.O.F. 24-V-1996 D.O.F. 23-V-2000 Ley de Amparo Reglamentaria de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 10-I-1936 Ultima Reforma D.O.F. 8-II-1999 D.O.F. 17-V-2001 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del Artículo 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII-1963 Ultima Reforma D.O.F. 23-I-1998 Ley Federal del Trabajo D.O.F. 1-IV-1970 Fe de Erratas 30-VI-1970 Ultima Reforma D.O.F. 23-I-1998 Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles D.O.F. 31-XII-1975 Ultima Reforma D.O.F. 18-XI-1986 D.O.F. 7-III-2003





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Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-XII-1976 Ultimas Reformas D.O.F. 4-XII-1997 D.O.F. 30-XI-2000 D.O.F. 21-V-2003 Aclaración D.O.F. 11-II-1998 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal D.O.F. 31-XII-1976 Ultima Reforma D.O.F. 21-XII-1995 D.OF. 5-VI-2002 Ley Federal de Derechos D.O.F. 31-XII-1981 Modificada D.O.F. 31-XII-1998

Fe de erratas D.O.F. 12-V-1999 Modificada: D.O.F. 31-XII-1999 Modificada: D.O.F. 31-XII-2000 Modificada: D.O.F. 01-I-2002 Ultima Reforma D.O.F. 30-XII-2002 Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 8-I-1982 Ultima Reforma D.O.F. 29-VII-1994 Modificada: D.O.F. 31-XII-2001 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos D.O.F. 31-XII-1982 Ultima Reforma D.O.F. 4-XII-1997

Aclaración D.O.F. 11-II-1998 D.O.F. 13-VI-2003

Ley de Planeación D.O.F. 5-I-1983 Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado D.O.F. 27-XII-1983 Ultima Reforma D.O.F. 23-I-1998

Modificada: D.O.F. 12-IV-2000 Modificada: D.O.F. 01-VI-2001 Ley del Servicio de Tesorería de la Federación D.O.F. 31-XII-1985 Ultima Reforma D.O.F. 29-V-1998 Ley del Diario Oficial de la Federación y Gacetas Gubernamentales D.O.F. 24-XII-1986 Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección al Medio Ambiente D.O.F. 28-I-1988 Ultima Reforma 13-XII-1996 Modificada: D.O.F. 07-I-2000

Modificada: D.O.F. 31-XII-2001 D.O.F. 13-VI-2003





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Ley Agraria D.O.F. 26-II-1992 Ultima Reforma D.O.F. 9-VII-1993 Ley Federal de Procedimiento Administrativo D.O.F. 4-VIII-1994 Ultimas Reformas D.O.F. 24-XII-1996 D.O.F. 30-V-2000 Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro D.O.F. 23-V-1996 Ultimas Reformas D.O.F. 17-V-1999

D.O.F 5-I-2000 D.O.F 24-XII-2002

Ley de Ingresos de la Federación correspondiente a cada Ejercicio Fiscal. D.O.F. 31-XII-1999 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público D.O.F. 4-I-2000 Ultima Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Ley de Fiscalización Superior de la Federación D.O.F. 29-XII-2000 Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios D.O.F. 30-XII-1980 Ultima Reforma D.OF. 30-XII-2002 CODIGOS Código Civil Federal. D.O.F. 26-V-1928 Ultima Reforma D.O.F 29-V-2000 D.O.F. 13-VI-2003 Gaceta Oficial D.O.F. 6-II-2003 Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. D.O.F. 26-V-1928 Ultima Reforma D.O.F. 19-X-1998

Gaceta Oficial D.F. 17-IX-1999 Código Federal de Procedimientos Penales. D.O.F. 30-VII-1934 Ultima Reforma D.O.F. 17-V-1999 D.O.F. 19-XII-2002 Código Federal de Procedimientos Civiles. D.O.F. 24-II-1942 Fe de erratas D.O.F. 13-III-1943

Ultima Reforma D.O.F. 22-VII-1993 D.O.F. 29-V-2000





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Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 Ultima Reforma D.O.F. 31-XII-1998 D.O.F. 31-XII-2000 REGLAMENTOS Reglamento de Escalafón de los Trabajadores de la Secretaría de la Reforma Agraria 9-IX-1980 (fecha de expedición) Reglamento de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales D.O.F. 6-V-1981 Ultima Modificación D.O.F. 14-I-1983

Ultima Modificación D.O.F. 06-XII-1999 Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal D.O.F. 18-XI-1981 Ultima Modificación D.O.F. 20-VIII-1996

Ultima Modificación D.O.F. 25-VI-2001 Ultima Modificación D.O.F. 5-VI-2002

Reglamento del Código Fiscal de la Federación D.O.F. 29-II-1984 Ultima Reforma D.O.F. 2-VII-1997 Ultima Reforma D.O.F. 21-V-2002 Reglamento del Registro Público de la Propiedad del Distrito Federal D.O.F. 5-VIII-1988 Reglamento para la Promoción, Integración y Funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del Sector Público Afiliado al régimen de seguridad social del ISSSTE. D.O.F. 26-IX-1994 Abrogado D.O.F. 22-V-1998 Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 11-VII-1995 Ultima Reforma D.O.F. 30-III-1998 Reglamento de la Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro. D.O.F. 10-X-1996 Ultima Reforma 20-I-1998 Reglamento de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal D.O.F. 21-X-1996 Reforma D.O.F. 21-X-1997 Aclaración D.O.F. 27-IX-1997 Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional D.O.F. 9-IV-1997





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Reglamento Tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles propiedad Federal ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para la administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. D.O.F. 04-V-1997 Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. D.O.F. 15-III-1999 Reglamento del Registro Público de la Propiedad Federal D.O.F. 4-X-1999 Reglamento de La Ley de Obras Públicas y Servicios, relacionados con los mismos. D.O.F.20-III-2001 Fe de Erratas 19-IX-2001 10-VIII-2001 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público D.O.F. 20-VIII-2001 DECRETOS Decreto por el que se crea la Medalla Benemérito de la Reforma Agraria. D.O.F. 8-IV-1972 Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y Servidores Públicos, hasta el nivel de Director General en el Sector Centralizado o equivalente en el Sector Paraestatal, deberán rendir al separarse de empleos, cargos o comisiones, un informe de los asuntos de su competencia y entregar los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan en sus funciones. D.O.F. 2-IX-1988 Decreto por el que se establece a favor de los trabajadores al servicio de la administración pública federal que estén sujetos al régimen obligatorio de la Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, un sistema de ahorro para el retiro. D.O.F. 27-III-1992 Decreto por el que se establece el Calendario Oficial. D.O.F. 6-X-1993 Decreto para la coordinación de los Sistemas de Ahorro para el Retiro D.O.F. 22-VI-1994 Decreto que establece las bases para el pago de aguinaldo o gratificación de fin de año, correspondiente a 1998 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). D.O.F. 9-XII-1998





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Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2000 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). D.O.F. 31-XII-1999 Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2002. D.O.F. 01-I-2002 ACUERDOS Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Paraestatal, se agruparán por Sectores a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal, en cumplimiento de las disposiciones legales, se realicen a través de las Secretarías de Estado o Departamentos Administrativos. D.O.F. 1-IV-1981 Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Federal se agruparán por Sectores, a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal se realicen a través de las Secretarías de Estado o Departamentos Administrativos. D.O.F. 3-IX-1982 Acuerdo por el que se fijan los criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades, en lo referente a familiares de los Servidores Públicos. D.O.F. 11-II-1983 Acuerdo por el que los titulares de las dependencias, coordinadoras del Sector y de las propias entidades de la Administración Pública Federal, se abstendrán de proponer empleo, cargo o comisión en el Servicio Público o designar en su caso, a representantes de elección popular. D.O.F. 31-X-1983 Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. D.O.F. 11-IV-1997 Acuerdo por el que se da a conocer el logotipo de identificación del Registro Agrario Nacional, Organo Desconcentrado de la Secretaría de la Reforma Agraria. D.O.F. 15-IV-1997 Derogado D.O.F. 10-IV-2003 Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 7-V-1997 Acuerdo por el que se da a conocer el logotipo de identificación de la Secretaría de la Reforma Agraria. D.O.F. 5-VIII-1997





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Acuerdo por el que se da a conocer el logotipo de identificación del Sector Agrario. D.O.F. 5-VIII-1997 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. D.O.F. 25-VIII-1998 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la enajenación onerosa de inmuebles de propiedad federal que no sean útiles para la presentación de servicios públicos. D.O.F. 30-XlI-1998 Acuerdo que establece los lineamientos generales para la aplicación del Programa de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal. D.O.F. 16-III-1999 Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 26-lII-1999 Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 20-IV-1999 Acuerdo que establece las bases de integración y funcionamiento de los Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, relacionados con Bienes Muebles y de las Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimiento de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 5-VIII-1999 CIRCULARES Y OFICIOS Oficio-Circular por el que se dan a conocer los modelos de contratos de Obras Públicas con base en precios unitarios, a precio alzado y de servicios. D.O.F. 21-IV-1986 Oficio-Circular que fija las normas a que se sujetará la Administración de los Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes. D.O.F. 21-VI-1988





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Oficio-Circular a los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en el que se establece la política en materia de arrendamiento inmobiliario. D.O.F. 19-IV-1990 Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, las normas que deberán observar en los actos de presentación y de apertura de proposiciones y en la evaluación de las mismas, en los procedimientos de contratación que lleven a cabo en materia de obra pública, mediante licitación pública o por invitación a cuando menos tres contratistas. D.O.F. 19-I-1994 Reforma D.O.F. 13-VI-1994 Oficio-Circular número 005 relativo a las características que deberán contener las publicaciones, de los fallos de las licitaciones públicas en materia de adquisiciones y arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios de cualquier naturaleza, así como de obra pública, a las que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 8-IV-1994 Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 2-V-1994 Ultima Aclaración D.O.F. 20-V-1994 Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (dirigidos a los Oficiales Mayores de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal). D.O.F. 19-VIII-1994 Aclaración D.O.F. 19-IX-1994 Oficio-Circular número 001 de la Oficialía Mayor de la Secretaría de la Reforma Agraria, mediante la cual da a conocer los lineamientos y normas que regulan el ejercicio de las asignaciones autorizadas. 11-VI-1995 (fecha de expedición) Oficio-Circular número SP/100-429/95, que suscriben la Secretaría de la Función Pública, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, para reformar las medidas preventivas relativas al pago oportuno de las contrataciones que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y de prestación de servicios de cualquier naturaleza. D.O.F. 14-VIII-1995 Oficio-Circular número SP/100/507/95, dirigido a los ciudadanos titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Adquisiciones y Obras Públicas). D.O.F. 6-XII-1995 Última Reforma D.O.F. 22-I-1996 Oficio-Circular número SP/100/010/96, dirigido a los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Adquisiciones y Obras Públicas). D.O.F. 22-I-1996





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Oficio-Circular por el que se requiere a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal el envío de información a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo en materia de ejecución de obra pública para efectos de inspección y vigilancia. D.O.F. 13-IX-1996 Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos y criterios para que en los procedimientos de licitación pública e invitación restringida y en lo relacionado con la ejecución y cumplimiento de los contratos de adquisiciones, obras públicas y servicios de cualquier naturaleza, se observe estrictamente lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. D.O.F. 2-X-1996 Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión conforme a los cuales las representaciones, delegaciones y oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo. D.O.F. 4-II-1998 Oficio-Circular por el que se comunican las fechas límite para el proceso presupuestario. D.O.F 20-IV-1999 DOCUMENTOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS Instructivo que establece reglas para la compatibilidad de empleos. D.O.F. 23-VII-1990 Norma Oficial Mexicana NOM-STPS/1-1992. Señales y Avisos por Protección Civil, Colores, Formas y Símbolos a utilizar D.O.F. 13-VI-1992 Lineamientos para el oportuno y estricto cumplimiento del régimen jurídico de las adquisiciones, arrendamientos, prestación de servicios de cualquier naturaleza, obras públicas y servicios relacionados con éstas. D.O.F. 15-III-1996 Lineamientos y criterios generales para la enajenación de vehículos terrestres de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 14-IV-1997 Lineamientos relativos a la integración del reglamento tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para su administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. D.O.F. 14-V-1997





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Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas D.O.F. 4-VIII-1997 Lineamientos para la adquisición de equipos, programas y sistemas de computo, contratación para el desarrollo de programas, y sistemas, así como de adquisición de accesorios y demás bienes e instrumentos que estén integrados por componentes electrónicos que controlen o tengan como referencia fechas para su operación. D.O.F. 10-X-1998. Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria. D.O.F. 24-lI-1999 Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada. D.O.F. 15-III-1999 Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional. D.O.F. 25-II-2000 Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal. D.O.F. 2-IX-2001 OTRAS DISPOSICIONES Aviso mediante el cual se da a conocer a los interesados que la documentación original para el control de la tenencia de la tierra ejidal y comunal que obraba en la Secretaría de la Reforma Agraria podrá ser consultada en el Registro Agrario Nacional. D.O.F. 20-X-1998 Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de la Reforma Agraria. 19-XI-2000 (fecha de expedición) Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006. D.O.F. 30-V-2001 Programa Sectorial Agrario 2001-2006. D.O.F. 4-II-2002





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CRITERIOS NORMATIVOS Afectaciones, Bajas y Destino Final de Bienes Muebles El informe sobre Exenciones de Licitación Pública para Enajenar Bienes Muebles, puede ser de delegado por los titulares de las Dependencias o los Organos de Gobierno de las Entidades (BM-02) Las Entidades Paraestatales pueden Donar Bienes Muebles a las Dependencias de la Administración Pública Federal (BM-03) Avalúos de las sociedades nacionales de crédito para sus bienes muebles objeto de enajenación (BM-04) Criterio para que las dependencias procedan a la venta de vehículos a precio de avalúo cuando ésta no se haya logrado aplicando la Guía EBC. Criterio para que las dependencias procedan a la venta de desechos a precio de avalúo cuando ésta no se haya logrado aplicando la Lista de precios que publica bimestralmente la Secretaría de la Función Pública. Interpretación del Articulo 8 Fracción XX de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos en relación con el Artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales, respecto de la enajenación de vehículos, mobiliario y equipo de oficina y de cómputo a servidores. Criterio por el que se establece el mecanismo de subasta para la Venta de Bienes Muebles de dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

(D.O.F. 2/IX/01)





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Normas Generales para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la

Administración Pública Federal Capítulo I

Disposiciones Generales PRIMERA.- Las presentes disposiciones tienen por objeto normar la aplicación de la Ley General de Bienes Nacionales, en lo relativo a la administración de bienes muebles y el manejo de almacenes, así como a la afectación, destino final y baja de dichos bienes en las dependencias. Estas normas son de aplicación general para la afectación, destino final y baja de bienes muebles, salvo que exista una disposición legal o administrativa que los regule de manera específica. La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo será la dependencia facultada para interpretar las presentes normas. Las referencias a los oficiales mayores de las dependencias en estas normas, se entenderán realizadas a la Dirección General de Finanzas y Administración en el Registro Agrario Nacional, en virtud de ser un órgano desconcentrado que tiene autonomía técnica y administrativa, en los términos de su reglamento interior.

SEGUNDA.- Para la aplicación de estas normas se entenderá por:

I. Secretaría: La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal;

II. Dependencia: Al Registro Agrario Nacional; III. Ley: La Ley General de Bienes Nacionales; IV. Comité: El Comité de Bienes Muebles del Registro Agrario Nacional; V. CABMS: El Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios; VI. Bienes: Los bienes muebles instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que

figuren en los inventarios del Registro Agrario Nacional. Se ubican también dentro de esta definición los bienes muebles que por su naturaleza, en los términos del Artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto se establecen;





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VII. Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las

actividades que realiza el Registro Agrario Nacional, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

VIII. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el

Registro Agrario Nacional, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

IX. Bienes no útiles: Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se

requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando; X. Dictamen de afectación: El documento elaborado por el Director de Recursos Humanos y Materiales

y/o Subdirector de Recursos Materiales en Oficinas Centrales o Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales que describe el bien y las razones que motivan la no utilidad del mismo, así como en su caso, el reaprovechamiento parcial o total;

XI. Enajenación: La venta de bienes; XII. Destino final: La determinación de enajenar, donar, permutar, transferir, destruir u otorgar en dación en

pago los bienes no útiles; XIII. Baja de bienes: La cancelación de los registros de los bienes en los inventarios del Registro Agrario

Nacional; XIV. Responsable de los recursos materiales: El Director de Recursos Humanos y Materiales y/o

Subdirector de Recursos Materiales en oficinas centrales o Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales facultado para determinar la afectación de bienes muebles, así como para proponer el destino final correspondiente;

XV. Precio mínimo: El precio general o específico que fije la Secretaría o para el cual ésta fije una

metodología que lo determine; XVI. Valuador: Las instituciones de crédito u otros terceros capacitados, considerando dentro de estos

últimos a la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales, a los corredores públicos y a cualquier otra persona acreditada para ello;

XVII. Avalúo: El resultado del proceso de estimar en dinero el valor de los bienes por parte de los

valuadores;





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XVIII. Lista: La Lista de precios mínimos que publica bimestralmente la Secretaría en el Diario Oficial de la

Federación; XIX. Normas: Las Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la

Administración Pública Federal, y XX. Vehículos: Los vehículos terrestres.





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Capítulo II Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacenes

TERCERA.- Los oficiales mayores de las dependencias aprobarán los manuales, formatos e instructivos que se requieran para la administración de los bienes y manejo de almacenes CUARTA.- La Secretaría emitirá y revisará periódicamente el CABMS. En el caso de bienes no considerados en dicho catálogo, las dependencias deberán solicitar a la Secretaría determine su clasificación e incorporación dentro del mismo. QUINTA.- Tratándose de bienes instrumentales deberá asignárseles un número de inventario integrado por los dígitos del ramo presupuestal o la denominación o siglas de la dependencia; la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CABMS y el progresivo que determine la propia dependencia, así como en su caso otros dígitos que faciliten el control del bien, tales como el año de adquisición y la identificación de la entidad federativa en donde se localiza. Los controles de los inventarios deberán llevarse en forma documental o electrónica y los números serán congruentes con los que aparezcan etiquetados o emplacados en los bienes instrumentales. Respecto a los bienes de consumo se llevará un registro global y corresponderá a cada dependencia determinar la conveniencia de asignar resguardos individuales. SEXTA.- El valor de los bienes instrumentales al momento de efectuar su alta en los inventarios será el de su adquisición; respecto de los bienes producidos por las propias dependencias, el valor se asignará de acuerdo al costo de producción y, en el caso de semovientes capturados, el que se cotice en el mercado a la fecha de la captura. En caso de que carezca de valor de adquisición algún bien, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario por el responsable de los recursos materiales, considerando el valor de otros bienes con características similares, o el avalúo que se obtenga en los términos de la norma Décima Segunda, o en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes. SEPTIMA.- Se deberá determinar a los servidores públicos responsables de establecer los mecanismos que permitan el adecuado control de los bienes que se adquieran para ser sometidos a procesos productivos, así como de aquellos que al ingresar a las dependencias, sean recibidos directamente en áreas distintas al almacén.





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Dentro de las dependencias podrán llevarse a cabo reasignaciones de bienes a favor de sus órganos desconcentrados, de éstos para ellas o inclusive entre los propios órganos desconcentrados. OCTAVA.- En el caso de que la dependencia carezca del documento que acredite la propiedad del bien, el responsable de los recursos materiales para efectos de control administrativo procederá a elaborar acta en la que se hará constar que el bien es de propiedad federal y que figura en sus respectivos inventarios. Cuando las dependencias carezcan de licencias, permisos u otra documentación necesaria para el uso o aprovechamiento del bien, instruirán se realicen las gestiones pertinentes para su obtención o reposición. NOVENA.- Previa autorización del Oficial Mayor, las dependencias podrán celebrar contratos de comodato con otras dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como con gobiernos estatales y municipales, siempre y cuando con ello contribuyan al cumplimiento de las metas y programas del Gobierno Federal, en la inteligencia que deberán preverse los mecanismos de seguimiento y control de las acciones derivadas de dichas operaciones. Cuando las dependencias determinen celebrar contratos con otros comodatarios, deberán obtener la aprobación previa del titular de la dependencia de que se trate, debiendo informar de ello a la Secretaría, dentro del mes siguiente al del otorgamiento de dicha aprobación.





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Capítulo III Afectación, Destino Final y Baja de Bienes Muebles

DECIMA.- Los oficiales mayores de las dependencias deberán autorizar a más tardar el 31 de marzo de cada ejercicio fiscal un programa anual para el destino final de bienes, a fin de ser presentado al Comité para su seguimiento. Dicho programa podrá ser modificado, previa autorización del Oficial Mayor. DECIMA PRIMERA.- Las dependencias sólo operarán la baja de sus bienes en los siguientes supuestos: I. Cuando se trate de bienes no útiles, y II. Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, debiendo levantar acta como constancia de

los hechos y cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables Las dependencias, con base en el dictamen de afectación, procederán a determinar el destino final y baja de los bienes no útiles y, en su caso, llevarán el control y registro de las partes reaprovechadas. El dictamen de afectación y la propuesta de destino final estará a cargo del responsable de los recursos materiales y dicho destino se llevará a cabo una vez que se hubiere autorizado en los términos de lo dispuesto en las normas. DECIMA SEGUNDA.- Las dependencias deberán verificar la capacidad legal y profesional de los valuadores distintos a las instituciones de crédito, a la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales y corredores públicos, solicitándoles para tal efecto, entre otra documentación, el curriculum vitae, los registros que los acrediten como valuadores y, en su caso, el acta constitutiva. Asimismo, la contratación de los servicios de valuadores deberá sujetarse a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. La vigencia del avalúo no podrá ser menor a ciento ochenta días naturales y será determinada por el propio valuador con base en su experiencia profesional, en el entendido de que dicha vigencia, así como la de los precios mínimos deberá comprender cuando menos hasta la fecha en que se difunda o publique la convocatoria o la invitación a cuando menos tres personas. Para la enajenación por adjudicación directa, permuta y dación en pago, el precio mínimo o de avalúo deberá encontrarse vigente hasta la fecha en que se formalice la operación respectiva. Las dependencias no deberán ordenar la práctica de avalúos de los desechos de bienes comprendidos en la Lista.





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Para el caso de vehículos, el responsable de los recursos materiales designará a los servidores públicos encargados de la determinación del precio mínimo correspondiente, quienes deberán: I. Aplicar la Guía EBC (Libro Azul), edición mensual o trimestral que corresponda, a fin de establecer el

precio promedio de los vehículos, el cual se obtendrá de la suma del precio de venta y el precio de compra dividido entre dos;

II. Verificar físicamente cada vehículo llenando el FORMATO 1, que para tal efecto se anexa a las

normas, con la finalidad de obtener el factor de vida útil de los vehículos, mismo que resultará de la aplicación de las puntuaciones respectivas de cada uno de los conceptos de dicho formato, y

III. Multiplicar el factor de vida útil por el precio promedio obtenido. Cuando se trate de vehículos cuyos precios de compra y venta no aparezcan en la Guía EBC (Libro Azul), o bien, los que debido al servicio al cual estaban destinados hayan sufrido modificaciones y sus características no estén plenamente identificadas en el mencionado formato, como lo serían entre otros, camiones con cajas de carga, pipas-tanque y ambulancias, su valor será determinado mediante avalúo. Cuando los vehículos no se encuentren en condiciones de operación o de funcionamiento y por su estado físico se consideren como desecho ferroso vehicular, la determinación de su precio mínimo deberá obtenerse con base en la Lista. En el supuesto de que los vehículos se encuentren con los motores desbielados, las transmisiones o tracciones dañadas o que para su uso se requiera efectuar reparaciones mayores, el valor correspondiente se determinará a través de la práctica de avalúo. DECIMA TERCERA.- Las dependencias procurarán efectuar el destino final de los bienes dentro de la circunscripción territorial o regional en la que se encuentren, por lo que para determinar el procedimiento de enajenación aplicable en cada circunscripción, deberán tomar como referencia únicamente el monto del precio mínimo o de avalúo de los bienes de ese lugar, sin que ello implique el fraccionamiento de las operaciones con el propósito de evitar la licitación pública. DECIMA CUARTA.- Las dependencias podrán enajenar bienes mediante los procedimientos de: I. Licitación pública; II. Invitación a cuando menos tres personas, o III. Adjudicación directa.





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La enajenación de bienes, salvo los casos comprendidos en el párrafo tercero del Artículo 79 de la Ley, se sujetará a licitación pública mediante convocatoria pública, para que se presenten libremente proposiciones en sobre cerrado, que serán abiertos públicamente. DECIMA QUINTA.- Las convocatorias públicas para la enajenación de los bienes deberán difundirse simultáneamente a través de su página en Internet y en los lugares visibles y accesibles al público de las oficinas de la dependencia, mostrando la convocatoria que permita la participación a cualquier interesado a la misma. Cuando el valor de los bienes a licitar rebase el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se publicará por un solo día en el Diario Oficial de la Federación. Las convocatorias podrán referirse a una o más licitaciones, debiendo contener los siguientes datos: I. Nombre de la dependencia convocante; II. Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes objeto de la licitación, así como el

precio mínimo o de avalúo; III. Lugar, fecha y horario en que los interesados podrán obtener las bases y, en su caso, el costo y forma

de pago de las mismas, así como el acceso al sitio en que se encuentren los bienes. Las dependencias libremente podrán determinar si las bases se entregarán en forma gratuita o tendrán un costo, en cuyo supuesto, las mismas podrán ser revisadas por los interesados previamente a su pago, el cual será requisito para participar en la licitación;

IV. Lugar y plazo máximo en que deberán ser retirados los bienes; V. Lugar, fecha y hora de celebración de los actos de apertura de ofertas y, en su caso, de fallo; VI. Forma y porcentaje de la garantía de seriedad de las ofertas, y VII. Fecha de inicio de la difusión de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial de la

Federación. El acto de apertura de ofertas deberá celebrarse dentro de un plazo no menor a ocho días hábiles, ni mayor a quince días hábiles, contados a partir de la fecha de inicio de la difusión de la convocatoria o de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, en cuyo caso será esta última la que prevalezca.





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DECIMA SEXTA.- Las bases que emitan las dependencias para las licitaciones públicas, se pondrán a disposición de los interesados, tanto en el domicilio señalado para tal efecto, como en su caso, en la página electrónica de la convocante, a partir del día de inicio de la difusión o publicación de la convocatoria y hasta inclusive el día hábil previo al acto de apertura de ofertas. Las bases deberán contener como mínimo lo siguiente: I. Nombre de la dependencia convocante; II. Descripción completa y precio mínimo o de avalúo de los bienes; III. Lugar, fecha y hora de celebración de los actos de apertura de ofertas y, en su caso, de fallo; IV. Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar, entre otros la identificación del participante,

la obligación de garantizar la seriedad de su oferta, de firmar las bases, así como de presentar la oferta en sobre cerrado y, en su caso, el comprobante de pago de las bases;

V. Instrucciones para la presentación de las ofertas; VI. Fecha límite de pago de los bienes adjudicados; VII. Lugar, plazo y condiciones para el retiro de los bienes; VIII. Criterios de adjudicación; IX. Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse modificaciones hasta

inclusive el tercer día hábil anterior al del acto de apertura de ofertas. Dichas modificaciones se harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión;

X. Señalamiento de que será causa de descalificación el incumplimiento de alguno de los requisitos

establecidos en las bases, así como el que las ofertas presentadas no cubran el precio mínimo o de avalúo fijado para los bienes;

XI. Causas por las cuales la licitación podrá declararse desierta; XII. Indicación de que la garantía de seriedad de las ofertas se hará efectiva en caso de que el

adjudicatario incumpla en el pago de los bienes; XIII. Incluir un señalamiento relativo a una declaración de integridad, de tal manera que los licitantes al

presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrán de adoptar conductas, por sí mismos o a través de interpósita persona para que los servidores públicos de la dependencia, induzcan o alteren la evaluación de las ofertas, el resultado del procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones más ventajosas con relación a los demás participantes, y





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XIV. La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en alguno de los supuestos

del artículo 47, fracción XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, salvo que se trate de invitaciones internas.

DECIMA SEPTIMA.- En caso de que el licitante ganador incumpla con el pago de los bienes, la dependencia hará efectiva la garantía correspondiente y podrá adjudicar dichos bienes a la segunda o siguientes mejores ofertas que hayan sido aceptadas en los términos de las normas. DECIMA OCTAVA.- En los procedimientos de enajenación las dependencias exigirán de los interesados en adquirir bienes, que garanticen la seriedad de sus ofertas mediante cheque certificado o de caja a favor de la Tesorería de la Federación. El monto de la garantía será por el diez por ciento del precio mínimo o de avalúo, la que será devuelta a los interesados al término del acto de fallo, salvo aquella que corresponda al licitante ganador, la cual se retendrá a título de garantía del cumplimiento del pago de los bienes adjudicados y su importe se podrá aplicar a la cantidad que se hubiere obligado a cubrir. Corresponderá a las dependencias calificar, aceptar, registrar, conservar en guarda y custodia y devolver las garantías que los licitantes presenten en la enajenación de bienes. DECIMA NOVENA.- Toda persona interesada que satisfaga los requisitos de las bases tendrá derecho a presentar ofertas. En la fecha y hora previamente establecidas, la dependencia convocante deberá proceder a iniciar el acto de apertura de ofertas, en el cual se dará lectura en voz alta de las propuestas presentadas por cada uno de los licitantes, informándose de aquellas que en su caso, se desechen debido a que el participante no cumpla con alguno de los requisitos establecidos y las causas que motiven tal determinación. La dependencia convocante, emitirá un dictamen que servirá como sustento para el fallo, mediante el cual se adjudicarán los bienes. El fallo de la licitación podrá darse a conocer en el mismo acto de apertura de ofertas, o bien, en acto público posterior, en un plazo que no excederá de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha en que se lleve a cabo dicha apertura Si derivado del dictamen se obtuviera un empate en el precio de dos o más ofertas, la adjudicación se efectuará a favor del licitante que resulte ganador del sorteo manual por insaculación que celebre la dependencia en el propio acto del fallo. El sorteo consistirá en la participación de un boleto por cada oferta que resulte empatada y depositados en una urna, de la que se extraerá el boleto del licitante ganador.





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Las dependencias levantarán acta a fin de dejar constancia de los actos de apertura de ofertas y de fallo, las cuales serán firmadas por los asistentes, la omisión de firma por parte de los licitantes no invalidará su contenido y efectos. A los actos de carácter público de las licitaciones podrán asistir los licitantes cuyas propuestas hayan sido desechadas durante el procedimiento de enajenación, así como cualquier persona que sin haber adquirido las bases manifieste su interés de estar presente en dichos actos, bajo la condición de que deberán de registrar su asistencia y abstenerse de intervenir en cualquier forma en los mismos. VIGESIMA.- Las dependencias podrán declarar desierta la licitación pública, cuando se cumpla cualquiera de los supuestos siguientes: I. Ninguna persona adquiera las bases, o II. Nadie se registre para participar en el acto de apertura de ofertas. Se considera que las ofertas presentadas no son aceptables cuando no cubran el precio mínimo o de avalúo de los bienes o no cumplan con la totalidad de los requisitos establecidos en las bases. Una vez declarada desierta una licitación pública, las dependencias deberán enajenar los bienes sin sujetarse a un nuevo procedimiento de licitación pública, por considerarse actualizada la excepción a que se refiere la fracción II de la norma Vigésima Tercera, debiendo obtenerse la autorización previa del Comité. Tratándose de licitaciones en las que las ofertas de una o varias partidas no hayan sido aceptadas, la convocante deberá considerar el precio mínimo o de avalúo correspondiente y si el mismo no rebasa el equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, la enajenación podrá llevarla a cabo en los términos de la norma Vigésima Segunda. VIGESIMA PRIMERA.- Concluida la vigencia del avalúo y realizada una licitación pública, así como un procedimiento de excepción a la misma sin que se haya logrado la enajenación de los bienes, se podrá por causas justificadas solicitar a la Secretaría la autorización de un precio mínimo para concretar dicha enajenación. Para la determinación del nuevo precio mínimo la Secretaría tomará en consideración el estado físico del bien, las condiciones del mercado y los demás aspectos que proporcione el solicitante. Obtenida la autorización, deberá iniciarse el procedimiento de enajenación que resulte aplicable. Si la autorización se denegara deberá determinarse otro destino final para los bienes de que se trate.





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VIGESIMA SEGUNDA.- Las dependencias podrán enajenar bienes sin sujetarse al procedimiento de licitación pública, a través de invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa, cuando el importe de la operación de que se trate no exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. VIGESIMA TERCERA.- Las dependencias, previa autorización del Comité, podrán optar por enajenar bienes sin sujetarse a licitación pública, celebrando los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando se presente alguno de los siguientes supuestos: I. Ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, y II. No existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas. Estos casos deberán hacerse del conocimiento de la Secretaría, en los términos del Artículo 79 de la Ley. VIGESIMA CUARTA.- Tratándose del pago parcial en especie, previsto en la fracción XII del Artículo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, las dependencias podrán optar por enajenar bienes sin sujetarse a un procedimiento de licitación pública, sustentando su determinación en el supuesto de excepción establecido en la fracción I de la norma Vigésima Tercera. VIGESIMA QUINTA.- La invitación a cuando menos tres personas, se sujetará a lo siguiente: I. La apertura de sobres conteniendo las ofertas podrá realizarse sin la presencia de los postores

correspondientes, pero invariablemente se invitará a un representante del órgano interno de control en la dependencia respectiva;

II. En las invitaciones se indicará como mínimo la cantidad y descripción de los bienes a enajenar, monto

del precio mínimo o de avalúo, garantía, plazo y lugar para el retiro de los bienes, condiciones de pago y la fecha para la comunicación del fallo;

III. Adicionalmente a las invitaciones que se realicen, la difusión de éstas se hará de manera simultánea a

través de la página en Internet y en un lugar visible al público de las oficinas de la dependencia; IV. Los plazos para la presentación de las ofertas se fijarán para cada operación, atendiendo al tipo de

bienes a enajenar, así como a la complejidad para elaborar las ofertas, y





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V. Las causas para declarar desierta la invitación a cuando menos tres personas, serán las establecidas

en la norma Vigésima. VIGESIMA SEXTA.- Tratándose de desechos generados periódicamente, las dependencias deberán enajenarlos en los términos de lo establecido en la norma Décima Cuarta y la adjudicación correspondiente podrán formalizarla a través de contratos con vigencia hasta de un año. Para el caso de una vigencia mayor, se requerirá la previa autorización del Comité, sin que ésta pueda exceder de dos años. En estos casos, deberá pactarse la obligación de ajustar los precios en forma proporcional a las variaciones que se presenten, considerando la disminución o aumento que contemple la Lista, o en su caso del avalúo vigente que corresponda. El no retiro oportuno de los bienes será motivo de la rescisión del contrato. VIGESIMA SEPTIMA.- Las dependencias, previa autorización del Comité y de la obtención del precio mínimo o de avalúo correspondiente, podrán llevar a cabo las operaciones que impliquen la permuta o la dación en pago de bienes. La dación en pago sólo será aplicable para extinguir obligaciones pendientes de pago contraídas previamente por las dependencias. VIGESIMA OCTAVA.- La donación de bienes se llevará a cabo observando las previsiones contenidas en el Artículo 81 de la Ley. En este caso la donación no podrá ser autorizada por los titulares de los órganos desconcentrados. Tratándose de donaciones que se realicen a valor de avalúo, éste deberá estar vigente al momento en que el titular de la dependencia autorice la operación. Las dependencias podrán llevar a cabo donaciones de todo tipo de bienes a valor de adquisición o de inventario independientemente de su monto, siempre y cuando obtengan la autorización previa de la Secretaría. Para efectos administrativos las donaciones deberán formalizarse mediante la celebración de los contratos respectivos. VIGESIMA NOVENA.- La transferencia de bienes opera exclusivamente entre las dependencias y para ello deberá contarse con la autorización previa del Comité de la dependencia, en cuyos inventarios figuren los bienes objeto de la transferencia, misma que no requiere de la obtención de avalúo, por lo que deberá formalizarse a valor de adquisición o de inventario, mediante acta de entrega recepción.





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TRIGESIMA.- Previa autorización del Oficial Mayor respectivo, las dependencias podrán llevar a cabo la destrucción de bienes cuando: I. Por su naturaleza o estado físico en que se encuentren, peligre o se altere la salubridad, la seguridad o

el ambiente; II. Se trate de bienes, respecto de los cuales exista disposición legal o administrativa que ordene su

destrucción, y III. Habiéndose agotado todos los procedimientos de enajenación o el ofrecimiento de donación, no exista

persona interesada, supuestos que deberán acreditarse con las constancias correspondientes. En los supuestos previstos en las fracciones I y II anteriores, las dependencias deberán de observar los procedimientos que señalen las disposiciones legales o administrativas aplicables y se llevará a cabo en coordinación con las autoridades competentes. Las dependencias invitarán invariablemente a un representante del órgano interno de control para que asista al acto de destrucción de bienes, del cual se levantará acta como constancia. TRIGESIMA PRIMERA.- Una vez concluido el destino final de los bienes conforme a las normas, se procederá a su baja, lo mismo se realizará cuando el bien de que se trate se hubiere extraviado, robado o entregado a una institución de seguros como consecuencia de un siniestro, una vez pagada la suma asegurada. De la baja efectuada de los bienes, las dependencias deberán informar a la Secretaría dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año. Dicho informe deberá requisitarse en el FORMATO 2 que para tal efecto se anexa a las normas y se referirá a los bienes que hubieren concluido su baja durante el trimestre anterior de que se trate. TRIGESIMA SEGUNDA.- Las enajenaciones que realicen las dependencias en sus representaciones fuera del territorio nacional, se regirán en lo conducente por la Ley y las normas, sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación del lugar donde se lleven a cabo. Para el caso específico de los avalúos, las dependencias los podrán obtener de instituciones u otros terceros capacitados legalmente para ello, según las disposiciones que resulten aplicables en el país de que se trate. Asimismo, para la determinación del valor de avalúo de sus vehículos, podrán utilizar publicaciones equivalentes a la Guía EBC (Libro Azul), dejando constancia de ello en el expediente.





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Capítulo IV (DEROGADO)

TRIGESIMA TERCERA.- Derogada. TRIGESIMA CUARTA.- Derogada. TRIGESIMA QUINTA.- Derogada. TRIGESIMA SEXTA.- Derogada. TRIGESIMA SEPTIMA.-Derogada.





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Capítulo V Del Comité de Bienes Muebles

TRIGESIMA OCTAVA.- Los titulares de las dependencias podrán establecer el Comité, cuya integración y funcionamiento se sujetará a lo previsto en el presente capítulo. TRIGESIMA NOVENA.- Los Comités se integrarán por el Oficial Mayor, quien lo presidirá; el titular de la Dirección General de Recursos Materiales o su equivalente, quien fungirá como Secretario Ejecutivo; un representante de cada Subsecretaría; el responsable directo del área de Programación, Organización y Presupuesto y de las demás áreas que se considere necesario formen parte del Comité, quienes fungirán como vocales; un representante del órgano interno de control; uno del área jurídica y uno que, en su caso, designe la Secretaría, quienes tendrán el carácter de asesores. Los miembros titulares de los Comités podrán nombrar a sus respectivos suplentes, los cuales deberán tener un nivel inmediato inferior al del titular. Los asesores y los invitados que asistan a las sesiones para proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar, tendrán derecho a voz, pero no a voto. CUADRAGESIMA.- Las funciones de los Comités serán las siguientes:

I. Elaborar y autorizar el Manual de Integración y Funcionamiento respectivo, sujetándose a las normas;

II. Aprobar el calendario de reuniones ordinarias;

III. Dar seguimiento al programa anual para el destino final de bienes;

IV. Resolver previamente sobre los casos de excepción de licitación pública, a que se refiere la norma Vigésima Tercera;

V. Autorizar la celebración de contratos para la enajenación de desechos con vigencia mayor a un año;

VI. Analizar solicitudes de donación y proponerlas para su autorización al titular de la dependencia y

cuando corresponda a la Secretaría, según lo establecido en el Artículo 81 de la Ley y la norma Vigésima Octava;

VII. Autorizar las operaciones que impliquen la permuta o la dación en pago de bienes, así como los casos

de transferencias;





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VIII. Analizar solicitudes de comodato y proponerlas para su autorización al titular de la dependencia o al Oficial Mayor, según corresponda;

IX. Autorizar la enajenación de bienes a través de invitación interna, a favor de los servidores públicos, en

los términos establecidos en las normas;

X. Nombrar a los servidores públicos encargados de presidir los actos de apertura de ofertas y de fallo;

XI. Analizar trimestralmente el informe de la conclusión o trámite de los asuntos sometidos al Comité, así como de todas las enajenaciones efectuadas por la dependencia a fin de, en su caso, disponer las medidas correctivas necesarias, y

XII. Aprobar el informe anual respecto de los resultados obtenidos de su actuación, mismos que deberán

distribuirse a sus integrantes en la primera sesión del ejercicio fiscal inmediato posterior CUADRAGESIMA PRIMERA.- Los integrantes de los Comités tendrán las siguientes funciones y responsabilidades:

I. Presidente: Autorizar el Orden del Día de las reuniones ordinarias y extraordinarias, coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar, cuando sea necesario, a reuniones extraordinarias;

II. Secretario Ejecutivo: Vigilar la expedición correcta del Orden del Día y de los listados de los asuntos

que se tratarán, incluyendo los documentos de apoyo necesarios; remitir a cada integrante del Comité la documentación de los asuntos a tratar para la reunión a celebrarse, así como levantar el acta correspondiente a cada sesión.

III. Registrar los acuerdos y verificar su cumplimiento; resguardar la documentación inherente al

funcionamiento del Comité y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno.

Para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades, el Secretario Ejecutivo, en su caso, se auxiliará de un Secretario Técnico, quien podrá asistir a las reuniones del Comité con derecho a voz, pero no a voto;

IV. Vocales: Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en

el pleno del Comité; analizar el orden del día y la documentación de la reunión a celebrarse y realizar las demás funciones que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno, y





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Asesores: Prestar asesoría al Comité en el ámbito de su competencia. Los Asesores no deberán firmar ningún documento que contenga cualquier decisión inherente a las funciones de dicho Comité, por lo que únicamente suscribirán las actas de cada sesión como constancia de su participación. CUADRAGESIMA SEGUNDA.- Las reuniones de los Comités se realizarán conforme a lo siguiente:

I. Las ordinarias se efectuarán mensualmente, siempre que existan asuntos a tratar. Cuando sea necesario, a solicitud del Presidente del Comité o de la mayoría de sus miembros, se realizarán sesiones extraordinarias;

II. Invariablemente se deberá contar con la asistencia del servidor público que funja como Presidente del

Comité o de su suplente. Se entenderá que existe quórum suficiente cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto; las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad;

III. Se considerará como asistencia, la participación de los miembros del Comité, a través de

videoconferencias, lo cual deberá hacerse constar en el acta respectiva y recabarse las firmas correspondientes;

IV. El Orden del Día, junto con los documentos correspondientes de cada sesión se entregarán a los

integrantes del Comité, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias. Esta información podrá ser remitida a través de medios electrónicos, siempre y cuando se cumplan con los plazos establecidos;

V. Los asuntos que se sometan a la consideración del Comité se presentarán preferentemente en

listados, en los que se contenga la información resumida de los casos que se dictaminen en cada sesión, los que firmarán los miembros asistentes que tengan derecho a voz y voto. De cada sesión se levantará acta, la cual invariablemente deberá ser firmada por todos los que hubiesen asistido a ella, y

VI. No se requiere que al inicio de cada ejercicio fiscal se lleve a cabo el protocolo de instalación o

reinstalación del Comité, basta que cada año se reinicie la numeración de las sesiones correspondientes.

CUADRAGESIMA TERCERA.- Para establecer Comités en las delegaciones o representaciones en el interior del país, se requerirá la autorización del Oficial Mayor de la dependencia de que se trate. Estos Comités operarán con las facultades que les determine el Oficial Mayor, quien establecerá su integración, las funciones específicas y la forma y términos con que deberán informar al Comité Institucional.





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CUADRAGESIMA CUARTA.- Para las dependencias que no cuenten con Comité, las autorizaciones que se confieren en las normas a dichos cuerpos colegiados, le corresponderá emitirlas al Oficial Mayor.





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Capítulo VI Disposiciones Finales

CUADRAGESIMA QUINTA.-Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría a través de la autoridad competente podrá dispensar el fincamiento de responsabilidades en que se incurra, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos en el Artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características similares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente. CUADRAGESIMA SEXTA.-Los participantes que adviertan actos irregulares durante los procedimientos de enajenación podrán denunciarlos ante el órgano interno de control en la dependencia, a efecto de que éste en su caso imponga las sanciones previstas en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. CUADRAGESIMA SEPTIMA.-Las dependencias conservarán en forma ordenada y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen conforme a las normas, cuando menos por un lapso de tres años, excepto la documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las disposiciones aplicables. CUADRAGESIMA OCTAVA-Las dependencias harán el entero del producto de la enajenación a la Tesorería de la Federación y posteriormente podrán solicitar su recuperación, conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.





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Transitorias PRIMERA.- Las presentes normas entrarán en vigor a los diez días naturales siguientes al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. SEGUNDA.- Para efectos de lo dispuesto en el segundo párrafo del Artículo 82 de la Ley, en un plazo que no excederá de noventa días naturales contados a partir de la vigencia de las normas, los órganos de gobierno de las entidades, dictarán las normas o bases generales que en materia de bienes muebles deberán observar los titulares de las mismas, para lo cual podrán considerar las disposiciones contenidas en estas normas e inclusive declararlas como propias parcial o totalmente. Las citadas normas o bases generales deberán sujetarse a lo establecido por el capítulo VI de la Ley, por lo que invariablemente deberán prever que la clasificación de los bienes de las entidades se realice conforme al CABMS; así como que el valor de los vehículos pueda determinarse mediante la práctica de avalúos. TERCERA.- Los manuales, formatos e instructivos a que alude la norma Tercera de este ordenamiento deberán elaborarse o actualizarse en un término no mayor a ciento veinte días naturales, contados a partir de la fecha en que entren en vigor las normas. CUARTA.- Los procedimientos de enajenación que se encuentren en proceso o pendientes de resolución se tramitarán y resolverán conforme a las disposiciones vigentes al momento en el que se iniciaron. Los contratos de enajenación de desechos de generación periódica que se encuentren vigentes al entrar en vigor este ordenamiento, continuarán rigiéndose hasta su terminación por las disposiciones aplicables al momento en que se celebraron. QUINTA.- Se abrogan las normas a que sujetará la Administración de los Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes y las Normas y Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 21 de junio de 1988, así como el Acuerdo por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de las Normas y Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1o. de febrero de 1993, el Acuerdo que establece la Integración y Funcionamiento de los Comités de Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 5 de agosto de 1996, los Lineamientos y Criterios Generales para la Enajenación de Vehículos Terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 14 de abril de 1997 y se derogan todas las demás disposiciones y criterios que se opongan a las normas.

NORMAS INTERNAS





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46

NORMAS INTERNAS

• Las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales deberán solicitar al Almacén General, bienes

con la firma del personal de estructura Director General hasta Subdirecciones. Respecto a

Delegaciones con la firma del Delegado o Subdelegado Administrativo.

• Se deberá contar con un catálogo de firmas, el que servirá para cotejar el nombre, firma y cargo

del servidor público de la respectiva área solicitante.

• Las áreas que integran el Registro Agrario Nacional, deberán presentar cada mes sus solicitudes

de surtimiento de bienes de consumo o instrumentales. Las Oficinas Centrales lo harán dentro de

los primeros 6 días hábiles del mes y las Delegaciones, dentro de los diez primeros días hábiles.

Las solicitudes posteriores, se consideraran extemporáneas

• Las solicitudes extemporáneas sólo se admitirán cuando tengan carácter de urgente y deberán

ser autorizadas por el Director de Recursos Humanos y Materiales.

• El almacén realizará la recepción de bienes no catalogados (compras y salidas rápidas) y

entregará dichos bienes de manera inmediata a el área solicitante.

• Las áreas que integran el Registro Agrario Nacional, al efectuar la solicitud de los bienes de

consumo o instrumentales al Almacén General, deberán apegarse a las disposiciones de

disciplina, austeridad y racionalidad, solicitando lo estrictamente necesario para cubrir sus

necesidades, esto con el fin de evitar que efectúen devoluciones de los mencionados, al Almacén

General.

• La descripción y claves de los artículos se harán tomando como base el Catálogo de Bienes

CABMS emitido por la Secretaría de la Función Pública

POLITICAS





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48

POLITICAS • Para la recepción de bienes, el Almacén General deberá tener conocimiento previo a dicha

recepción, a través de Requisiciones de Compra, Pedidos u Orden de Abastecimiento

Correspondientes.

• El Almacén General deberá recibir la Orden de Compra, con un mínimo de 24 hrs. de anticipación

a la recepción del bien.

• El Almacén General deberá verificar antes de dar entrada a los bienes adquiridos, que éstos

correspondan a las características específicas y cantidades establecidas en el pedido, orden de

abastecimiento o requisición de compra, con la factura o remisión del proveedor.

• Se deberá notificar al Departamento de Inventarios y Seguros, o a la Dirección de Informática,

según proceda, del ingreso de bienes instrumentales a fin de que éstas les asignen el número de

inventario correspondiente y al momento de su salida se deberá informar el destino de los

mismos.

• La Dirección de Informática será el área responsable de asignar número de inventario, etiquetar

el bien y elaborar el resguardo correspondiente, cuando se trate de equipo informatico ó de

telecomunicaciones; para los demás bienes instrumentales, dicha responsabilidad será atribuida

a la Subdirección de Recursos Materiales en su área de inventarios.

• El Almacén General surtirá bienes consumibles e instrumentales a las Delegaciones Estatales de

Aguascalientes, Colima, Distrito Federal, Estado de México, Guanajuato, Guerrero, Hidalgo,

Jalisco, Michoacán, Morelos, Nayarit, Oaxaca, Puebla, Querétaro, San Luis Potosí, Tlaxcala,

Veracruz y Zacatecas; las 14 restantes los adquieren directamente, por lo que se les apoya sólo

eventualmente y/o cuando existan materiales en demasía.

• Para que un bien sea susceptible de darse de alta en el catálogo de bienes elaborado por el

Almacén General, el área solicitante tiene que dar aviso por memorándum sobre la necesidad y la

periodicidad del consumo del mismo.





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49

• El Almacén General de Oficinas Centrales llevará un control de existencias que se regirá por un

máximo y mínimo de bienes.

• El Almacén General hará la toma de inventario físico por lo menos dos veces en el año (julio y

enero).

• El Almacén General dará aviso, con 15 días naturales de anticipación, a todas las áreas de este

Organo Desconcentrado y Delegaciones, de la suspensión del abastecimiento, por motivo del

levantamiento del inventario físico.

• En la toma de inventarios, el Almacén General no aceptará requerimientos ni efectuará entregas

de material (entradas y salidas).

• El Almacén General tendrá en los anaqueles donde se encuentran ubicados los bienes, una

identificación y una tarjeta de control de existencias.

ENTRADA DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL



DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

AREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA

ALMACEN GENERAL REFERENCIA 0405B00 PAG. NUM.

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO

28 XI 2003

51

AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Recepción del almacén

1

Recibe del Departamento de Adquisiciones y Licitaciones, copia de los pedidos y/o contratos con las características de los bienes adquiridos. En el caso de donaciones o transferencias, con copia de oficio de donación o acta circunstanciada.

2 Elabora registro en la Bitácora de entradas y control de fechas de entrada de los materiales por cada proveedor.

Proveedor 3 Entrega el material según licitación. ¿Están bien los tiempos?

Recepción del almacén 4 No - Informa al Departamento de Adquisiciones por medio de memorándum, cuando existe algún desfase en el tiempo de entrega para que determine la penalización correspondiente, según contrato y recibe material.

5 Sí - Recibe el material junto con original de pedido y la factura. En caso de bienes con características especiales se le informa al área solicitante para que envié una persona a verificar que los bienes son los requeridos y otorgue el visto bueno.

Area solicitante 6 Revisa el material que surte el proveedor verificando cantidad, calidad y estado en que viene. ¿Se acepta?

Proveedor 7 No - Se le regresa directamente al proveedor el material y el original de factura y pedido, y se le notifica al Area de Adquisiciones vía telefónica que no se acepto los artículos o materiales. Termina proceso.

Recepción del almacén 8 Si – Elabora formato de entrada de almacén sellando la factura original y la entrada de almacén. Entrega al proveedor originales de factura con sello de recibido, con fecha de recibido, nombre y firma de quien recibió y rubrica del encargado del Almacén General y entrada de almacén.







DIA MES AÑO

28 XI 2003

52

9

Entrega copia de la factura y entrada del almacén a las áreas de Almacenaje (Tarjetas de Control) y Sistema de Cómputo. ¿Son bienes Instrumentales?

Almacenaje (Tarjetas de Control)

10 No - Se almacena el material en sus respectivos anaqueles.

Recepción de almacén 11 Se registra en el Sistema de Cómputo con los datos siguientes: fecha, núm. de factura, descripción del bien, partida, núm. de unidades, proveedor, costo unitario y total. Termina proceso

12 Si – Se le notifica al área correspondiente mediante oficio anexando copias de factura, pedido y entrada del almacén indicando que son bienes instrumentales

Subdirección de Recursos Materiales área de Inventarios ó Dirección de Informática.

13 Recibe la documentación y procede a dar número de clasificación mediante las claves del catálogo de bienes CABMS y número de inventario.

14 Procede a ir al almacén para etiquetar los bienes instrumentales, con las claves del catálogo de bienes CABMS y número de inventario.

Recepción de almacén 15 Se registra en el Sistema de Cómputo donde se le asigna el número de la clasificación de la claves del catálogo de bienes CABMS y número de inventario, fecha, núm. de factura, descripción del bien, partida, núm. de unidades, proveedor, costo unitario y total.

Almacenaje (Tarjetas de Control)

16 Se almacena el material en sus respectivos anaqueles y registran las cantidades recibidas en las Tarjetas de Control. Termina proceso



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

53

RECEPCION DEL ALMACEN PROVEEDOR

1

2

3

INICIO

COPIAS PEDIDOS

CONTRATOS DONACIONES O

TRANSFERENCIAS

RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISIONES Y LICITACIONES, COPIA DE LOS PEDIDOS Y/O CONTRATOS CON LAS CARACTERISTICAS DE LOS BIENES ADQUIRIDOS, EN EL CASO DE DONACIONES O TRANSFERENCIAS, CON COPIA DE OFICIO DE DONACION O ACTA CIRCUSTANCIAL

BITACORA

ELABORA REGISTRO EN LA BITACORA DE ENTRADAS Y CONTROL DE FECHAS DE ENTREGA DE LOS MATERIALES POR CADA PROVEEDOR.

ENTREGA EL MATERIAL SEGUN LICITACION.

A



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

54

RECEPCION DE ALMACEN AREA SOLICITANTE

6

A

¿SE ACEPTA? SI NO

REVISA EL MATERIAL QUE SURTE EL PROVEEDOR VERIFICANDO CANTIDAD, CALIDAD Y ESTADO EN QUE VIENEN.

SI NO

4

¿ESTAN BIEN LOS TIEMPOS DE ENTREGA?

5

RECIBE EL MATERIAL JUNTO CON ORIGINAL DE PEDIDO Y LA FACTURA; EN CASO DE BIENES CON CARACTERISTICAS ESPECIALES, SE INFORMA AL AREA SOLICITANTE PARA QUE ENVIE UNA PERSONA A VERIFICAR QUE LOS BIENES SON LOS REQUERIDOS Y OTORGUE EL VISTO BUENO

INFORMA AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, POR MEDIO DE MEMORANDUM CUANDO EXISTE ALGUN DESFASE EN LOS TIEMPOS DE ENTREGA PARA QUE DETERMINE LA PENALIZACION CORRESPONDIENTE SEGUN CONTRATO Y RECIBE MATERIAL.

C B



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

55

PROVEEDOR RECEPCION DEL ALMACEN

7

8 .

9

B

SE LE REGRESA DIRECTAMENTE AL PROVEEDOR EL MATERIAL Y EL ORIGINAL DE FACTURA Y PEDIDO, Y SE LE NOTIFICA AL AREA DE ADQUISICIONES VIA TELEFONICA QUE NO SE ACEPTO LOS ARTICULOS O MATERIALES.

C

FORMATO DE ENTRADA DE

ALMACEN FACTURA

ELABORA FORMATO DE ENTRADA AL ALMACEN, SELLANDO LA FACTURA ORIGINAL Y LA ENTRADA DE ALMACEN. ENTREGA AL PROVEEDOR ORIGINAL DE FACTURA CON SELLO DE RECIBIDO, CON FECHA DE RECIBIDO, NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIO Y RUBRICA DEL ENCARGADO DEL ALMACEN GENERAL, ENTRADA DE ALMACEN.

COPIA

D

ENTREGA COPIA DE LA FACTURA Y ENTRADA DEL ALMACEN A LAS AREAS DE ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL) Y SISTEMA DE COMPUTO.

FIN



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

56

RECEPCION DE ALMACEN ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL)

12

SE ALMACENA EL MATERIAL EN SUS RESPECTIVOS ANAQUELES.

SE REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO CON LOS DATOS SIGUIENTES: FECHA, NUM. DE FACTURA, DESCRIPCIÓN DEL BIEN, PARTIDA, NUM. DE UNIDADES, PROVEEDOR, COSTO UNITARIO Y TOTAL.

11

10

FIN

¿SON BIENES

INSTRUMENTALES?

SE LE NOTIFICA AL AREA CORRESPONDIENTE MEDIANTE OFICIO ANEXANDO COPIAS DE FACTURA, PEDIDO Y ENTRADA DEL ALMACEN INDICANDO QUE SON BIENES INSTRUMENTALES

D

NO SI

E



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

57

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA RECEPCION DE ALMACEN

13 14

15

RECIBE LA DOCUMENTACION Y PROCEDE A DAR NUMERO DE CLASIFICACION MEDIANTE LAS CLAVES DEL CATALOGO DE BIENES CABMS Y NUMERO DE INVENTARIO

E

PROCEDE A IR AL ALMACEN PARA ETIQUETAR LOS BIENES INSTRUMENTALES, CON LAS CLAVES DEL CATALOGO DE BIENES CABMS Y NUMERO DE INVENTARIO.

F

SE REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO DONDE SE LE ASIGNA EL NUMERO DE LA CLASIFICACION DE LA CLAVES CABMS Y NUMERO DE INVENTARIO, FECHA, NUM. DE FACTURA, DESCRIPCION DEL BIEN, PARTIDA, NUM. DE UNIDADES, PROVEEDOR, COSTO UNITARIO Y TOTAL.



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

58

ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL)

16

FIN

SE ALMACENA EL MATERIAL EN SUS RESPECTIVOS ANAQUELES Y REGISTRAN LAS CANTIDADES RECIBIDAS EN LAS TARJETAS DE CONTROL.

F

SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL






PROCEDIMIENTO SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO

28 XI 2003

60

AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Entrega de almacén

1

Recibe solicitud de las Direcciones Generales, Direcciones de Area, Subdirecciones y Delegaciones Estatales mediante oficio o memorándum. Para los bienes instrumentales la solicitud deberá provenir de la Subdirección de Recursos Materiales o Dirección de Informática en la que se establecerá el área a la que se destina el bien.

2 Recibe y asigna número de folio a la solicitud y se sella copia de acuse del área solicitante; turna al área de almacenaje(Control de Tarjetas)

Almacenaje (Control de Tarjetas)

3 Recibe y califica la solicitud de acuerdo al control de existencias en Tarjetas de Control basándose en sus máximos y mínimos. ¿Son bienes Instrumentales?

Entrega de almacén 4 Si – Se descarga en el Sistema de Cómputo la salida del bien registrando automáticamente la clave.

5 Informa telefónicamente a las áreas para que pasen a recoger su material o bien en el área de entrega de almacén

6 Verifica y entrega material, sellando memorándum, con la firma de conformidad del área solicitante.

7 Notifica al la Subdirección de Recursos Materiales en el área de Inventarios ó Dirección de Informática la salida de un bien mediante oficio indicando el destinatario del bien y la clave de identificación para que esta sea cargada en su sistema.

Subdirección de Recursos Materiales en el área de Inventarios ó Dirección de Informática

8 Recibe oficio y elabora el respectivo resguardo para el área solicitante. Termina proceso

Entrega de almacén 9 No – Prepara material para entregar de acuerdo a la solicitud en base a existencias y registra en Sistema de Cómputo, la salida del material para llevar un control de existencias.







DIA MES AÑO

28 XI 2003

61

Almacenaje (Control de Tarjetas)

10

Registra en la Tarjeta de Control.

11 Coloca el material en el centro del almacén. ¿Es para entregar en Delegaciones Estatales los bienes?

Entrega de almacén 12 Si - Se empaquetan, flejan, pesan, miden y etiquetan, incluyendo el original de la salida de almacén.

13 Elaboran las guías para su envió a las Delegaciones Estatales, y se comunica con la empresa de mensajería para que recoja el material.

Delegación Estatal 14 Recibe y verifica el material.

15 Sella y firma el original de la salida de almacén el encargado de recursos materiales y envía el acuse.

Entrega de almacén 16 Recibe y verifica el acuse contra el oficio de solicitud, y archiva el acuse de recibo en el expediente de la Delegación Estatal y en el de los envíos a las Delegaciones. Termina procedimiento.

Entrega de almacén 17 No – Informa telefónicamente a las áreas para que pasen a recoger su pedido.

18 Verifica y entrega material, sellando oficio o memorándum, con la firma de conformidad del área solicitante. Termina procedimiento.



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

62

ENTREGA DE ALMACEN ALMACENAJE (CONTROL DE TARJETAS)

1 2

3

INICIO

OFICIO O MEMORANDUM

B

CALIFICA LA SOLICITUD DE ACUERDO AL CONTROL DE EXISTENCIAS EN BASE A LOS MAXIMOS Y MINIMOS

SE RECIBE Y ASIGNA NUMERO DE FOLIO A LA SOLICITUD Y SE SELLA COPIA DE ACUSE DEL AREA SOLICITANTE; TURNA AL AREA DE ALMACENAJE (CONTROL DE TARJETAS)

RECIBE SOLICITUD DE LAS DIRECCIONES GENERALES, DIRECCIONES DE AREA, SUBDIRECCIONES Y DELEGACIONES ESTATALES, MEDIANTE, OFICIO O MEMORANDUM. PARA LOS BIENES INVENTARIABLES LA SOLICITUD DEBERA PROVENIR DE LA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES O DIRECCION DE INFORMATICA EN LA QUE ESTABLECERA EL AREA A LA QUE SE DESTINA EL BIEN

¿SON BIENES

INSTRUMENTALES?

A

NO SI



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

63

ENTREGA DE ALMACEN

4

5

6

INFORMA TELEFONICAMENTE A LAS AREAS PARA QUE PASEN A RECOGER SU MATERIAL O BIEN EN EL AREA DE ENTREGA DE ALMACEN

VERIFICA Y ENTREGA MATERIAL, SELLANDO OFICIO O MEMORANDUM, CON LA FIRMA DE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE.

C

SE DESCARGA EN EL SISTEMA DE COMPUTO LA SALIDA DEL BIEN REGISTRANDO AUTOMATICAMENTE LA CLAVE.

A



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

64

ENTREGA DE ALMACEN SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL AREA DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA

7

8

RECIBE OFICIO Y ELABORA EL RESPECTIVO RESGUARDO PARA EL AREA SOLICITANTE.

NOTIFICA A LA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL AREA DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA LA SALIDA DE UN BIEN MEDIANTE OFICIO INDICANDO EL DESTINATARIO DEL BIEN Y LA CLAVE DE IDENTIFICACION PARA QUE ESTA SEA CARGADA EN SU SISTEMA.

FIN

C



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

65

ENTREGA DE ALMACEN ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL)

9

10 11

PREPARA MATERIAL PARA ENTREGAR DE ACUERDO A LA SOLICITUD EN BASE A EXISTENCIA Y REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO, LA SALIDA DEL MATERIAL PARA LLEVAR UN CONTROL DE EXISTENCIAS.

B

REGISTRA EN LA TARJETA DE CONTROL.

COLOCA EL MATERIAL EN EL CENTRO DEL ALMACEN.

D



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

66

ALMACENAJE

(CONTROL DE TARJETAS) SALIDA DE ALMACEN DELEGACION ESTATAL

12

14 13 15

SI NO

ELABORA LAS GUIAS PARA SU ENVIO, Y SE COMUNICA CON LA EMPRESA DE MENSAJERIA PARA QUE RECOJA EL MATERIAL

RECIBE Y VERIFICA MATERIAL

SELLA Y FIRMA EL ORIGINAL DE LA SALIDA DE ALMACEN, EL ENCARGADO DE RECURSOS MATERIALES Y ENVIA EL ACUSE.

F

E

SE EMPAQUETAN, FLEJAN, PESAN, MIDEN Y ETIQUETAN, INCLUYENDO EL ORIGINAL DE LA SALIDA DE ALMACEN.

¿ES PARA DELEGACIONES ESTATALES EL

MATERIAL?

D



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

67

ENTREGA DE ALMACEN ENTREGA DE ALMACEN

16 17 18

RECIBE Y VERIFICA EL ACUSE CONTRA EL OFICIO DE SOLICITUD, ARCHIVA EL ACUSE DE RECIBO EN EL EXPEDIENTE DE LA DELEGACION ESTATAL Y EN EL DE LOS ENVIOS A LAS DELEGACIONES.

FIN

INFORMA TELEFONICAMENTE A LAS AREAS PARA QUE PASEN A RECOGER SU PEDIDO.

VERIFICA Y ENTREGA MATERIAL, SELLANDO OFICIO O MEMORANDUM, CON LA FIRMA DE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE.

F

E

FIN

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO






PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO

28 XI 2003

69

AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Subdirección de Recursos Materiales

1

Gira oficio a las Direcciones Generales, Direcciones de Area, Subdirecciones, Area de Adquisiciones y Delegaciones Estatales, informándoles la fecha de toma de inventarios con 15 días naturales de anticipación para que determinen sus prioridades indicando que bajo ningún motivo se recibirá ni se surtirá bienes.

Almacén 2 Reacomodo de bienes del almacén y llenado de listado de inventario físico del almacén. Este debe contener lo siguiente: clave, código, descripción del bien, núm. de folio de marbete, kardex (unidades), primer conteo, segundo conteo, diferencia.

3 Llenado de marbetes y se realiza el primer conteo por cada artículo.

Subdirección de Recursos Materiales

4 Realiza invitación por medio de oficio al área de Contraloría Interna y a Contabilidad para el conteo del material. En el levantamiento del inventario en el mes de enero se invita a Auditores Externos.

Almacén 5 Forman equipos para el conteo del material con las personas de Contabilidad y Contraloría Interna.

6 Efectúa el segundo conteo con los equipos integrados. ¿Existen diferencias entre el primer y segundo conteo?

7 Si - Se procede a realizar un último conteo.

8 En el listado se anotan las diferencias que existen para proceder con el levantamiento del acta explicando las diferencias. Termina proceso

9 No - Los representantes de Contabilidad, de la Contraloría Interna y del almacén firman los marbetes






PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO

28 XI 2003

70

10

Realiza acta de cierre del ejercicio que contiene las entradas y salidas urgentes o prioritarias, las reclasificaciones y relación de artículos en existencia a la fecha. Termina procedimiento.



DIAGRAMA DE FLUJO



PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO FECHA DE EXPEDICION

DIA MES AÑO

28 XI 2003

71

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES ALMACEN

1 4

2 3

INVITACION

OFICIO

MARBETES

REALIZA INVITACION AL AREA DE CONTRALORIA INTERNA Y AL AREA DE CONTABILIDAD PARA EL CONTEO DEL MATERIAL. EN EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO EN EL MES DE ENERO SE INVITA A AUDITORES EXTERNOS.

LLENADO DE MARBETES Y PRIMER CONTEO POR CADA ARTICULO.

LISTADO

GIRA OFICIO A LAS DIRECCIONES GENERALES, DIRECCIONES DE AREA, SUBDIRECCIONES, AREA DE ADQUISICIONES Y DELEGACIONES ESTATALES INFORMANDOLES LA FECHA DE TOMA DE INVENTARIO CON 15 DIAS NATURALES DE ANTICIPACION PARA QUE DETERMINEN SUS PRIORIDADES INDICANDO QUE BAJO NINGUN MOTIVO SE RECIBIRA NI SE SURTIRA BIENES

REACOMODO DE BIENES DEL ALMACEN Y LLENADO DE LISTADO DE INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN. ESTE DEBE CONTENER LO SIGUIENTE: CLAVE, CÓDIGO, DESCRIPCION DEL BIEN, NUM. DE FOLIO DEL MARBETE, KARDEX (UNIDADES), PRIMER CONTEO, SEGUNDO CONTEO, DIFERENCIA.

A

INICIO



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

72

ALMACEN

5 6

A

B

EFECTUA EL SEGUNDO CONTEO CON LOS EQUIPOS INTEGRADOS.

¿EXISTEN DIFERENCIAS

ENTRE EL PRIMER Y SEGUNDO CONTEO?

SI NO

FORMAN EQUIPOS PARA EL CONTEO DEL MATERIAL CON LAS PERSONAS DE CONTABILIDAD Y CONTRALORIA INTERNA.

C



DIAGRAMA DE FLUJO




DIA MES AÑO

28 XI 2003

73

ALMACEN

7 9 8 10

ACTA

LOS REPRESENTANTES DE CONTABILIDAD, DE CONTRALORIA INTERNA Y DEL ALMACEN FIRMAN LOS MARBETES.

B

PROCEDE A REALIZAR UN ULTIMO CONTEO.

FIN

LISTADO Y ACTA

EN EL LISTADO SE ANOTAN LAS DIFERENCIAS QUE EXISTEN. PARA PROCEDER CON EL LEVANTAMIENTO DEL ACTA EXPLICANDO LAS DIFERENCIAS.

SE REALIZA ACTA DE CIERRE DEL EJERCICIO QUE CONTIENE LAS ENTRADAS Y SALIDAS URGENTES O PRIORITARIAS, LAS RECLASIFICACIONES, Y RELACION DE ARTICULOS EN EXISTENCIA A LA FECHA

C

FIN

ANEXOS

Av. 20 de Noviembre núm. 195 Col. Centro Del. CuauhtémocMéxico, D.F. 06080 México

AREA SOLICITANTE FECHA DD MM AAAADE

DIRECCION DE: ELABORACION 4HOJA NUM. DE 5

DIRECCION GENERAL DE:

SOLICITADA SURTIDA

9 10 12 13 14 15 16

ELABORO 18 RECIBIO 19

SALIDA MENSUAL, EXTEMPORANEA, DONACION, BAJA Y DESTRUCCION DE BIENES

REGISTRO AGRARIO NACIONALORGANO DESCONCENTRADO

DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIONDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALESALMACEN GENERAL OFICINAS CENTRALES

DOCUMENTO DE MENSAJERIA

8

6

FOLIO:

FIRMA:

______________________________________________________________________________NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO

FIRMA:

____________________________________________________________________________NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO

CANTIDADDESCRIPCION DE LOS BIENES

OBSERVACIONES: 17

PARTIDA CLAVE UNIDAD

1

2

3FORMA DE ENTREGA

7

COSTO PROMEDIO

COSTO TOTAL

11





28 XI 2003

76

INSTRUCTIVO DE LLENADO SALIDA MENSUAL, EXTEMPORANEA, DONACION, BAJA Y DESTRUCCION DE BIENES

Núm. Concepto Descripción

1 Area solicitante Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos o materiales.

2 Dirección de Anotar el nombre de la Dirección que corresponde al área solicitante.

3 Dirección General de Anotar el nombre de la Dirección General a la que corresponda la Dirección de área correspondiente.

4 Fecha de Elaboración Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. 5 Hoja No.______de ______ Anotar el número que inicia y el número del total de hojas

que sean utilizadas. 6 Folio Asentar el número del folio que corresponda, debiendo ser

en forma consecutiva. 7 Forma de entrega Anotar si la entrega es de forma personal o se va a enviar a

las Delegaciones (directa o envió) 8 Documento mensajería Anotar el número de guía con la que se envían los artículos

o materiales a la Delegación correspondiente. 9 Partida Anotar el número de la partida el cual será en orden

progresivo. 10 Clave Registrar la clave del catálogo de bienes, que le

corresponda a cada artículo o material. 11 Descripción de los bienes Anotar el nombre de cada uno de los bienes que se

reciban. 12 Unidad Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar,

metros, caja, etc. 13 Costo promedio Anotar el costo promedio que corresponda a cada uno de

los artículos entregados. 14 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por el área correspondiente. 15 Cantidad surtida Anotar la cantidad surtida en base a nuestro stock. 16 Costo Total Anotar el costo total de cada uno de los artículos o

materiales que fueron adquiridos. 17 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al

respecto. 18 Elaboró Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la

persona encargada de elaborar el documento. 19 Recibió Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la

persona que recibió los artículos o materiales, así mismo anotar el día, mes y año.


PROVEEDOR FECHA DD MM AAAADE

ELABORACION 5

9 10 12 13 14

ELABORO 17 RECIBIO 18

15

1

3DIRECCION GENERAL DE:

4 HOJA NO. 7 DE 6

PRECIO TOTALPRECIO

UNITARIO

8

PARTIDA CLAVE UNIDAD

11

OBSERVACIONES: 16

DESCRIPCION DE LOS BIENES CANTIDAD

FIRMA:

______________________________________________________________________________NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERN

FIRMA:

____________________________________________________________________________NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERN

FOLIO:

ENTRADA POR COMPRA O DONACION

PERIODO U ORDEN DE ABASTECIMIENTO NUM.

AREA SOLICITANTE2

DIRECCION DE:








28 XI 2003

78

INSTRUCTIVO DE LLENADO ENTRADA POR COMPRA O DONACION

Núm. Concepto Descripción 1 Proveedor Anotar el nombre del proveedor (persona moral o razón

social) que surte el material. 2 Area Solicitante Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos

o materiales. 3 Dirección de Anotar el nombre de la Dirección que corresponde al área

solicitante. 4 Dirección General de Anotar el nombre de la Dirección General a la que

corresponda la Dirección de área correspondiente. 5 Fecha de elaboración Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. 6 Folio Asentar el número del folio que corresponda, debiendo ser

en forma consecutiva. 7 Hoja Núm.______de ______ Anotar el número que inicia y el numero del total de hojas

que sean utilizadas. 8 Pedido u Orden de Abastecimiento Núm. Anotar el número del pedido y orden de abastecimiento

correspondiente. 9 Partida Anotar el número de la partida el cual será en orden

progresivo (de acuerdo al documento). 10 Clave Registrar la clave del catálogo de bienes CABMS, que le

corresponda a cada artículo o material (asignado permanentemente).

11 Descripción de los bienes Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales que se reciban.

12 Unidad Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc.

13 Cantidad Anotar la cantidad de cada uno de los artículos o materiales que se reciben.

14 Costo Unitario Anotar el costo unitario de cada uno de los artículos o materiales que se reciben.

15 Costo Total Anotar el costo total de cada uno de los artículos o materiales que fueron adquiridos.

16 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto.

17 Elaboró Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona encargada de elaborar el documento.

18 Recibió Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona que recibió, los artículos o materiales, así mismo anotar el día, mes y año.

Av. 20 de Noviembre núm. 195 Col. Centro Del. Cuauhtémoc FECHA DD MM AAAA

México, D.F. 06080 DE

México ELABORACION 1

CLAVE CODIGO DESCRIPCION Núm. DE FOLIO DE MARBETE UNIDAD KARDEX

(CANTIDAD)1ER CONTEO 2DO CONTEO DIFERENCIA

3 4 5 6 7 8 9 10 11

LISTADO INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN GENERAL

HOJA NO. 2 DE








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80

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LISTADO INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN GENERAL

Núm. Concepto Descripción 1 Fecha de elaboración Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento.

2 Hoja Núm.______de ______ Anotar el número que inicia y el número del total de hojas que sean utilizadas.

3 Clave Registrar los dígitos correspondientes a la clave del catálogo de bienes CABMS, que corresponde a cada artículo o material.

4 Código Anotar el código que le corresponda según el catalogó del registro agrario nacional, a cada artículo o material.

5 Descripción Descripción del articulo

6 Núm. de folio de marbete Registra el núm. de folio que tiene impreso el marbete, que corresponde a cada uno de los artículos o materiales a inventariar.

7 Unidad Tipo de clasificación por pieza, paquete, caja, etc..

8 KARDEX (cantidad) Anotar la cantidad que se tiene registrada según KARDEX, de cada uno de los artículos o materiales.

9 1er conteo Anotar el número total de artículos o materiales que se obtienen al realizar el primer conteo del inventario físico.

10 2do conteo Anotar el número total de artículos o materiales que se obtienen al realizar el segundo conteo del inventario físico.

11 Diferencia Anotar la cantidad que resulte como diferencia entre el primer y segundo conteo efectuados al realizar el inventario físico.


1 AÑO

2 3 5 6 7


PERIODO COMPRENDIO DENTRO DEL MES DE

LIBRETA DE COMPRAS Y SALIDAS RAPIDAS



4

FACTURA (S) MONTO ÁREA SOLICITANTEFECHAREQUISICION (ES) DE

COMPRAOBSERVACIONESRECIBIO

8





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82

INSTRUCTIVO DE LIBRETA DE COMPRAS Y SALIDAS RAPIDAS

Núm. Concepto Descripción 1 Periodo comprendido dentro del mes

de ___ año Anotar el número de periodo comprendido

2 Fecha Anotar la fecha de la requisición. 3 Requisición(es) de compra Anotar las cantidades de las requisiciones. 4 Factura(s) Anotar el número del pedido y orden de abastecimiento

(contratos) correspondiente. 5 Monto Anotar la cantidad de lo solicitado. 6 Area solicitante El nombre de la Dirección General, Dirección de Área,

Subdirección que solicita el material. 7 Recibió Que persona recibió el material el material. 8 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al

respecto.


1 AÑO

2 3 5 6 7 8 9

MONTO

4



BITACORA DE ENTRADAS



FECHA DE ENTREGAFORMA DE ENTRADA DOCUMENTO(S)

OBSERVACIONES: 10

FECHA LIMITE DE ENTREGA

FECHA FOLIOREQUISICION (ES) DE

COMPRA





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84

INSTRUCTIVO DE BITACORA DE ENTRADAS

Núm. Concepto Descripción 1 Periodo comprendido dentro del mes

de ___ año Anotar el número de período comprendido mes y año.

2 Fecha Anotar la fecha de la requisición (actual en la que se registra).

3 Folio Anotar el número de folio de la requisición de compra u otro documento.

4 Forma de entrada El nombre de la Dirección General, Dirección de Area, Subdirección que solicita el material (por compra y donación).

5 Requisición(es) de compra Tipo de requisición. 6 Documento(s) Qué tipo de documento es. 7 Fecha límite de entrega El último día que tienen para entregar el material. 8 Fecha de entrega Día en que entregan el material. 9 Monto Cantidad de material solicitado (costo total de la entrega).

10 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto.


1 AÑO

2 3 6 7 8





BITACORA DE SALIDAS

FECHA DE ENTREGA MONTOAREA SOLICITANTEFORMA DE SALIDAFECHA DE RECIBIDO

FECHA FOLIO

54

OBSERVACIONES: 9





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INSTRUCTIVO DE BITACORA DE SALIDAS

Núm. Concepto Descripción 1 Período comprendido dentro del mes

de ___ año Anotar el número de período comprendido.

2 Fecha Anotar la fecha de la requisición (fecha en que se registra).

3 Folio Anotar el número de folio de la requisición de compra u otro documento (de la salida).

4 Forma de salida Por requisición, compra, pedido, etc. (solicitud mensual, solicitud extraordinaria, donación o destrucción y baja de bienes).

5 Area Solicitante El nombre de la Dirección General, Dirección de Area, Subdirección que solicita el material.

6 Fecha de entrega Día en que entregan los bienes (programación) 7 Fecha de recibido Día de la recepción de la solicitud (día que se realmente

se entregarón los bienes). 8 Monto Costo total de la salida. 9 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al

respecto.

Av. 20 de Noviembre núm. 195

Col. Centro Del. CuauhtémocMéxico, D.F. 06080 México

FECHA DD MM

DE

ELABORACION 1

3 5 6

ELABORO:

7

PARA SER CONSUMIDOS EN:

2

CANTIDAD

NECESIDAD DE COMPRA

BIENES CONSUMIBLES DE PAPALERIA REQUERIDOS:

VO.BO.

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES

ENCARGADO (A) DE ALMACEN

VO.BO.

8



9

CLAVE UNIDADDESCRIPCION

4






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INSTRUCTIVO DE LLENADO SALIDA POR NECESIDAD COMPRA

Núm. Concepto Descripción 1 Fecha de elaboración Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. 2 Para ser consumidos en: El objetivo de pedir el material para qué es. 3 Clave Registrar la clave del catálogo de bienes CABMS, que le

corresponda a cada artículo o material. 4 Descripción de los bienes Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales

que se reciban. 5 Unidad Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar,

metros, caja, etc. 6 Cantidad Monto total que se solicita. 7 Elaboró Nombre del responsable que elabora la necesidad. 8 Vo. Bo. Nombre y firma del encargado almacén. 9 Vo. Bo. Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales.


PROVEEDOR: FECHA DD MM AAAA

2 DE

ELABORACION 4

PARTIDA CLAVE DESCRIPCION DEL BIEN UNIDAD MATERIAL MAXIMO

MATERIAL MINIMO PRECIO UNITARIO SOLICITADO TOTAL A PAGAR

6 7 8 9 10 11 12 13 14

SOLICITANTE

15

AUTORIZO:

19

DIRECTOR GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

18

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES


VO.BO.

16

VO.BO.

17

1

VO.BO.



SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES (DIRECTOR DE

INFORMATICA)

LICITACION PUBLICA NACIONAL DE PAPELERIA RAN NUM. 5

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES Y LICITACIONES (SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN O DE TELECOMUNICACIONES)

ORDEN DE ABASTECIMIENTO NUM. CONTRATO:3





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INSTRUCTIVO DE LLENADO ORDEN DE ABASTECIMIENTO

Núm. Concepto Descripción 1 Orden de abastecimiento Número de la orden de abastecimiento. 2 Proveedor Anotar el nombre(s) del proveedor (persona moral o razón

social) que surte el material. 3 Contrato Número de contrato. 4 Fecha de elaboración Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. 5 Licitación pública nacional de papelería

RAN Núm. Número de la licitación a efectuarse.

6 Partida Anotar el número de la partida el cual será en orden progresivo (de acuerdo al documento).

7 Clave Registrar la clave del catálogo de bienes CABMS, que le corresponda a cada artículo o material (asignado permanentemente).

8 Descripción de los bienes Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales que se reciban.

9 Unidad Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc.

10 Material máximo Anotar la cantidad máxima que se espera de cada uno de los bienes que se reciben.

11 Material mínimo Anotar la cantidad mínima que se espera de cada uno de los bienes que se reciben.

12 Precio Unitario Anotar el costo unitario de cada uno de los artículos o materiales que se reciben.

13 Solicitado Cantidad solicitada del bien 14 Total a pagar La cantidad exacta de los bienes que se pidieron. 15 Solicitante Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos

o materiales. 16 Vo. Bo. Nombre y firma del Jefe de Departamento de Adquisiciones

y Licitaciones, del Subdirector de Operación o de Telecomunicaciones en el caso que sean bienes informáticos.

17 Vo. Bo. Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales o del Director de Informática cuando son bienes informáticos.

18 Vo. Bo. Nombre y firma del Director de Recursos Humanos y Materiales.

19 Autorizó Nombre y firma del Director General de Finanzas y Administración.





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MARBETES (INVENTARIO FISICO)





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INSTRUCTIVO DE LLENADO MARBETES (INVENTARIO FISICO)

Núm. Concepto Descripción 1 Parte No. Registrar los dígitos correspondientes a la clave del

catalogo de bienes CABMS. 2 Localización Anotar el Núm. de anaquel donde se encuentra el artículo o

material. 3 Descripción Anotar el nombre del artículo o material inventariado. 4 Cantidad Anotar el numero de unidades contadas. 5 Unidad Anotar pieza, paquete, caja, etc., según corresponda. 6 Recontado por Anotar el nombre y firma de la persona que realizó la toma

de inventario. 7 Observaciones Anotar las observaciones o comentarios que se tengan al

respecto. 8 Fecha Anotar el día, mes y año en que se realiza la toma de

inventario.

GLOSARIO DE TERMINOS





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Glosario de Términos

Almacén: Area destinada para la recepción, guarda, custodia, manejo y entrega de bienes instrumentales( Activo Fijo) y de consumo.

Bitácora: Documento donde se registran las entradas y salidas que realiza el almacén.

CABMS: Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.

Centro del Almacén:

Lugar o espacio del almacén donde se concentran los bienes que se van a entregar.

Marbete: Tarjeta que tiene tres secciones con el mismo numero de folio impreso, las cuales se pueden desprender para realizar el primero, segundo conteo y diferencia que resultes entre ambos al efectuar el inventario.

Compra: Acción y efecto de adquirir bienes instrumentales (Activo Fijo) y consumo.

Bienes: Los bienes muebles instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios del Registro Agrario Nacional.

Bienes Instrumentales:

Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Registro Agrario Nacional, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes de Consumo:

Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Registro Agrario Nacional, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes Informáticos:

Lo integran el equipo automatizado de la información (computadoras, impresoras, mouse, etc) que se utiliza para el desarrollo de sus actividades en el Registro Agrario Nacional siendo susceptibles de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes No Catalogados:

Los que no están considerados en el catalogo de bienes elaborado por el Almacén General, en virtud de no ser de uso común por las áreas del Registro Agrario Nacional

Mobiliario y Equipo:

Toda clase de mobiliario y equipo necesarios para el funcionamiento de la Administración Pública Federal.

manual de procedimientos para el manejo del almacen … · objetivo general del manual 9 4....

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