manual de procedimientos para el manejo de … de...el presente manual de procedimientos para el...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS DE LA COMISION

ELABORADO POR: Gerencia Administrativa Financiera y Depto. Organización y Métodos

Código: MPAF

Fecha de

Elaboración: 10/03/10 Página 1 de 44

Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE

ACTIVOS FIJOS DE LA COMISION.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Mayo de 2010



Código: MPAF

Fecha de



I N D I C E Página

Hoja de Aprobación 3 Introducción 4 Objetivo 5 Politicas 5

Normas 6

I. Normas Generales 6

II. Designación de Encargado de Area para control de Activos Fijos 7

III. Registro de bines declarados obsoletos, inservibles, desuso o extraviados 7

IV. Activación de un bien adquirido 8

V. Transferencia de Bienes 9

VI. Control de entrada y salidas de bienes 9

VII. Levantamiento de Inventario Fisico de bienes 10

VIII. Procedimientos 11

Registro de nuevas adquisiciones considerados como activos fijo y gasto

general por compras a proveedores 12

Transferecnia de bienes en una misma empresa y entre empresas 15

Control de salidas de bienes en calidad de mantenimiento, reparación,

arrendamiento o préstamo a instituciones u organismos gubernamentales 21

Levantamiento de inventario de bienes muebles 23

Clasificación de activos fijos en obsoletos, desuso, extraviados, robados e

inservibles para la Comisión y la obtención de autorización para subasta,

donación o destrucción 27

Descargo de bienes considerados como obsoletos, desuso, extraviados,

orbados e inservibles de los bienes institucionales de CEPA 31

Registro en el sistema informático por revalúo o mejoras de bienes

inmuebles

33

Resgistro de depreciación de activos fijos 35

IX. Disposiciones Finales 37



Código: MPAF

Fecha de





Código: MPAF

Fecha de



INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como

propósito fundamental ser la guía que uniforme el proceso y los pasos a seguir en las actividades

desarrolladas por las áreas a cargo del control de activos fijos de Oficina Central y las empresas, en lo

que compete a la activación, transferencia y baja de los bienes, asi como levantamiento de inventario de

los mismos.

El documento cuenta con el siguiente contenido: normas operativas, descripción de los procedimientos a

seguirse y los anexos constituidos por reportes y formularios utilizados en los diferentes procesos de

trabajo.

Este documento comprende los procesos mediante los cuales se determine el control de los bienes

muebles e inmuebles, tales como el levantamiento y actualización del inventario, el procedimiento para

alta y bajas de bienes, asignación de un bien bajo el resguardo para el uso y manejo del empleado,

proceso de transferencias de bienes entre empleados y empresas de la Comisión.

El presente manual es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, por lo que el mismo es

de conocimiento del personal, que tiene a cargo activos de la institución del manejo, conservación,

registro, control, transferencia y descargo de los activos fijos de la Comisión y fue elaborado con la

colaboración de los responsables de activos fijos de las empresas de CEPA.



Código: MPAF

Fecha de



OBJETIVO

El objetivo del presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, es

para que sea una herramienta fundamental en el registro y control eficaz de los bienes con que cuenta la

Comisión Ejecutiva Portuaria Autonoma, asi como un instrumento de consulta para el responsable y

encargado de los mismos para el mejor manejo del mobiliario y equipo asignado para el desarrollo de

sus funciones, asi mismo, contar con información oportuna de los registros contables en lo que compete

a los bienes de la Comisión.

POLITICAS

El presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como base

para su cumplimiento lo establecido en las leyes que regulan en lo relativo a la administración y uso de los recursos de las instituciones de gobierno, tal como el Reglamento de Normas Técnicas de Control

Interno Específicas de la CEPA.

Sensibilizar a los empleados responsables del manejo en forma adecuada de los bienes para el desarrollo

de sus funciones en cumplimiento a la normativa establecida para el manejo, resguardo y transferencias

e inventario de los bienes.



Código: MPAF

Fecha de



NORMAS

I. Normas Generales

1. El Gerente General, cuando se refiera a Oficina Central y los Gerentes de cada empresa y

FENADESAL, serán responsables del cumplimiento de todas las regulaciones y procedimientos

atinentes al control de los bienes muebles.

2. Serán los gerentes/jefes/Encargados de los centros de costos, quienes serán los responsables de la

conservación de los bienes, informar y gestionar al area pertinente, en lo relativo al

mantenimiento/reparación en caso de ser requerido.

3. Toda nueva adquisición de activos fijos deberá ser justificada por el centro de costo solicitante al

correspondiente gerente de empresa/area.

4. El Jefe de Sección de Activos Fijos de cada empresa, deberá llevar el registro de todos los

bienes. Todos los bienes considerado como gastos general (menor o igual a $600.00) deberán

llevar un registro administrativo. Los registros de gastos general que el costo unitario del bien

sea mayor o igual a $150.00, deberán contener como mínimo descripción del bien, valor y fecha

de adquisición, número de orden suministro, centro de costo solicitante y responsable.

5. Todos aquellos bienes adquiridos, cuyo valor superen el monto de US$ 600.00 y que por sus

caracteristicas sea considerado un accesorio o repuesto de otro bien, sera registrado como gasto

general.

6. Los jefes de unidad, departamento, sección o supervisores serán los responsables de la

autorización de todo movimiento de los bienes asignados a su respectiva unidad de trabajo.

7. Es reponsabilidad del Jefe de Sección de Activos Fijos en coordinación con el Encargado de

Area del centro de costo relacionado, mantener actualizado el registro de control de bienes en

caso de ingreso o retiro de empleados en la Comisión. Cabe mencionar que los bienes en caso de

retiro deberan quedar temporalmente asignados al Encargado de Area del centro de costo

correspondiente, hasta que se reasignen o transfieran según sea el caso, y en todo caso será el

jefe del centro de costo quien será el responsable de hacer la reasignacion e iniciar el trámite de

la transferencia correspondiente. Será la excepción para aquellos bienes considerados como

equipos informáticos, donde el gerente/jefe del centro de costo evaluará la necesidad de forma

coordinada gerente/jefe del área informática, caso contrario deberán transferirse directamente

bajo el resguardo del jefe del area informatica de cada empresa.

8. Todo empleado de la Comisión que tenga bienes asignado bajo su responsabilidad, responderán

por el extravío, descuido, negligencia, daño o uso inadecuado de los mismos, con la reposición



Código: MPAF

Fecha de



por un bien con iguales o mejores características y las mismas condiciones de funcionamiento o

responder economicamente según el valor en libros. En caso que el bien se encuentre depreciado

la Administración determinará el valor de repocisión. Para todos los casos la Administración

determinarála forma de pago del mismo.

9. Los Jefes de Sección de Activos Fijos de las empresas tendrán la responsabilidad de

proporcionar mensualmente, reporte de depreciación de bienes a la Sección de Contabilidad, a

fin de conciliar las cuentas de activos fijos vrs. registro de activos fijos.

10. El Jefe de Sección de Activos Fijos, informará al jefe del centro de costos y jefe Administrativo

de cualquier incumplimiento a las normas y procedimientos de activos fijos, por parte de uno de

sus empleados o ejecutivo, para que se corrija dicha situación.

11. Los Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, deberán llevar un expediente actualizado

de los bienes considerado activos fijos y gastos generales asignados a cada empleado.

12. En caso de revaluo de Activos, será el Jefe de Sección de Activos Fijos quien deberá contar

como documento de respaldo de copia de nota emitida por el Ministerio de Hacienda y punto de

Acta emitida por la Junta Directiva autorizando la actualización del patrimonio.

II. Designación de Encargado de Area para control de Activos Fijos y otras responsabilidades.

13. La designación de Encargados de Area para el control de Activos Fijos de las unidades,

departamentos de las empresas de la Comisión, estará a cargo del jefe del área, quien deberá

notificar al Jefe de Sección de Activos Fijos.

14. El jefe de unidad, departamento o sección cuando designe al Encargado de Area para el control

de Activos Fijos, deberá solicitar por escrito al Gerente de Sistemas de Información en Oficina

Central, la habilitación del perfil de usuario del modulo de Activo Fijo en el SADFI.

15. Los Encargados de Area, deberán informar por escrito a Jefe de Sección de Activos Fijos de

cualquier anormalidad e irrespeto a las normas y procedimientos establecidos para el control de

activos fijos.

III. Registro de bienes declarados obsoletos, inservibles, desuso o extraviados.

16. Todo empleado que tenga bienes a su cargo, deberá informar a su jefe inmediato y al Encargado

de Area correspondiente, de cualquier extravío o robo del bien asignado y éste informar de forma

inmediata al Jefe de Sección de Activos Fijos, y a mas tardar un día habil despues del hecho

preaentar un reporte del mismo, a fin de realizar las investigaciones del caso para deducir

responsabilidades.



Código: MPAF

Fecha de



17. Los Encargado de Areas de los centros de costos deberá informar al Jefe Sección de Activos

Fijos de cada empresa en lo relativo aquellos bienes considerados obsoletos, inservibles o desuso

de manera oportuna, a fin de realizar las transferencias a cargo del Jefe Sección Activo Fijo y su

traslado fisico a la bodega correspondiente.

18. El Gerente de empresa será el responsable de designar un espacio fisico seguro o bodega de

acopio, para los bienes que se encuentra bajo responsabilidad del Jefe de Sección de Activos

Fijos, que le han sido transferidos para su resguardo en calidad de bienes obsoletos, inservibles o

desuso.

19. A todos aquellos activos fijos calificados como obsoletos, inservibles, desuso o extraviados, que

se encuentre bajo el resguardo del Jefe de Activos Fijos, deberá realizar el descargo de los bienes

por lo menos una vez al año.

IV. Activación de un bien adquirido

20. La activación de todo nuevo bien será realizada por el Jefe de Activos Fijos y su clasificación

contable, será realizada automáticamente por el Sistema de acuerdo a la cuenta en la que está

clasificada el bien a activar.

21. El Encargado de Almacén de Materiales y Suministros, será responsable de proporcionar

oportunamente al Jefe de Sección de Activos Fijos, Fotocopia de Orden de Suministro y

comprobante de crédito fiscal sobre cualquier nueva adquisición de bienes a fin de ser registrado

como bienes en el sistema SADFI

22. El Jefe de Sección de Activos Fijos será responsable de la activación del nuevo bien adquirido,

asimismo el Jefe de Sección de Activos Fijos deberá imprimir y adherir fisicamente la viñeta con

el codigo de barra y número de activo asignado al bien.

23. El Encargado de Activos Fijos de las empresas de la Comisión, deberá informar a mas tardar 1

dia hábil posterior de haber activado en el SADFI el nuevo bien, al Encargado de la Sección

Seguros de Equipos e Instalaciones, entregando ficha de control del bien activado.

24. El Jefe del Centro de Costo quien ha solicitado el bien, deberá dar por aceptado a satisfacción el

bien, y notificar a mas tardar un día habil siguiente del recibo del nuevo bien adquirido al

Encargado de Almacen, a fin que el Jefe de Sección de Activos Fijos registre oportunamente el

bien.



Código: MPAF

Fecha de



V. Transferencia de Bienes

25. Los Encargados de Area de los centros de costo en las empresas, deberán informar al Jefe de

Sección de Activos Fijos, sobre cualquier traslados físico de un bien mueble hacia otra unidad,

previa elaboración y autorización de las transferencias en el SADFI por las jefaturas

correspondientes.

26. Toda transferencia que se realicen entre las empresas de la Comisión deberán ser autorizadas por

el Gerente General para aquellos bienes considerados como Activos Fijos, caso contrario de ser

Gasto General serán autorizados por el gerente o jefe del centro de costos.

27. El Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, tendrán la responsabilidad de darle

seguimiento cuándo se trate del traslado de bienes, hasta que quede concluido el ciclo de

descargo (procedencia) y el cargo (destino) en el sistema SADFI. Asimismo, deberá enviar copia

de reporte ‘Transferencia de Bienes’ al jefe inmediato y Gerente de la empresa origen y destino.

28. El jefe de Recursos Humanos de las empresas, deberá notificar al Jefe de Sección de Activos

Fijos oportunamente los cambios de personal ya sea por nuevo ingreso, retiro o traslado, a fin de

que se realice las transferencias y autorizaciones de bienes (entrega/recibo) correspondientes.

VI. Control de entrada y salidas de bienes

29. Los jefes de los centros de costos de las empresas serán responsables de coordinar con el

Encargado de Area, de toda salida/retorno de un bien mueble en reparación o mantenimiento y

deberán actualizar el estatus del bien en el SADFI (en reparación, prestamo o mtto.), debiendo

comunicar al Jefe de Sección de Activos Fijos.

30. Es responsabilidad del Encargado de Area generar el formulario de salida ‘Transferecia de

Bienes’ por motivos ‘Reparacion’, ‘prestamo’ o ‘Mantenimiento’, siendo el jefe del centro de

costo el responsable de autorizar el traslado del mismo.

31. Será responsabilidad del personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y

ferroviario) que todo bien que salga de sus instalaciones, cuente con la autorización debida en el

formulario ‘Transferencia de Bienes’.

32. El personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y ferroviario) de la

Comisión, será responsable de salvaguardar los activos fijos dentro de las instalaciones,

susceptibles de robo o daño en horas no hábiles dentro de su área de trabajo.



Código: MPAF

Fecha de



VII.Levantamiento de Inventario Fisico de bienes.

33. Los Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas de la Comision, deberán realizar inventario

físico de todos los bienes muebles por lo menos una vez al año, para lo cual se auxiliarán de los

correspondientes Encargados de Area y otros en caso de ser necesario. Cabe mencionar que en

algunos casos deberá efectuar levantamiento de inventario selectivo durante el ejercicio fiscal,

especialmente en centros de costos que requieran mayor control.

34. En caso de existir inconsistencias en el levantamiento de inventario fisico, deberá el Jefe de

Sección de Activos Fijos, notificar mediante memorandum de la inconsistencia(s) al jefe del

centro de costos involucrado, con copia al empleado responsable del bien, a fin que dentro de un

plazo de 5 días hábiles se proporcione la documentación de respaldo según sea el caso.



Código: MPAF

Fecha de



VIII. PROCEDIMIENTOS



Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Registro de nuevas adquisiciones considerados como activos fijo y

gasto general por compras a proveedores.

2. Objetivo: Asegurar que las nuevas adquisiciones de bienes considerados como activo fijo y de gasto

general se activen de manera oportuna en los registros de control de los bienes de la Comision.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno

Específicas de CEPA, Arts. 32, 45, 55, 56, 57, 58 y 59.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, Empleado a

quien se le asigna el bien, Encargado de area del centro de costo.

5. Formatos utilizados: Ficha de Control de Activo Fijo.

6. Frecuencia de uso: Frecuente

PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

01 Inicio del procedimiento

Encargado de Almacen de

Materiales

02 Recibe el(los) bien(nes), CCF y Orden de Suministro en el

Almacen de Materiales por parte del proveedor

03 Informa a Jefe de Activos Fijos y al jefe del área solicitante,

para verificación física en sitio del bien.

Jefe de Sección de Activos

Fijos de las

empresas/Solicitantes

04 Verifican que las caracterisiticas del bien coincidan según lo

solicitado, asi como la información del CCF y Orden de

Suministro.


Materiales

05 Entrega al Jefe de Activos Fijos fotocopia de Orden de

Suministro y CCF para respaldo de activación del bien.

06 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e

Inventario-Seguimiento-Entradas a Almacén-Recepción-

Orden de Suministro-Bienes. Notifica automaticamente al

solicitante

Solicitante 07 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e

Inventario-Seguimiento-Entradas a Almacén-Aprobación-



Código: MPAF

Fecha de



Orden de Suministro-Bienes, y da por recibido el bien.


Materiales

08 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e

Inventario-Seguimiento-Ingreso de Documentos de Pago-

Orden de Suministro-Bienes, y registra el CCF relacionado

con los bienes recibidos.


Fijos de las empresas

09 Consulta en el sistema SADFI en la opción Activo Fijo-

Operaciones-Ingreso de Bienes, e identifica el bien a activar

en el sistema, ingresa información del ‘tipo de ingreso’,

‘clase de ingreso’, caracterisiticas fisicas del bien, empleado

a quien será asignado el bien, y otra información requerida

del sistema y guarda la información en el sistema.

Encargado de area del

centro de costo

10 Notifica al Jefe de Sección de Activos Fijos si la

información esta correcta o si existe alguna inconsistencia

con la información procesada en el sistema, proporcionando

los datos correctos para que se realicen los cambios en el

sistema y pasa al Paso No. 04

11 Ingresa al sistema SADFI a la opción Activo Fijo-

Operaciones-Ingreso de Bienes y genera e imprime ficha

del bien, mediante los formularios ‘Ficha de Control de

Activo Fijo’ o ‘Ficha de Control de Gasto General’ según

sea el caso.

12 Genera e imprime en la misma pantalla la viñeta metalizada

que contiene el codigo de barra y numero o codigo asignado

automaticamente por el sistema.

13 Adhiere fisicamente la viñeta al bien y entrega al empleado

a quien se le asigna el bien en el fomulario correspondiente,

para que firme como resposable del bien.

Empleado a quien se le

asigna el bien

14 Verifica que la información contenida esta correcta y firma

el formulario de ficha de control del bien según corresponda

y entrega a Jefe de Sección de Activos Fijos. Caso contrqrio

pasa al Paso No. 9.


Fijos

15 Firma el formulario de ficha de control como Jefe de

Sección de Activos Fijos y entrega fotocopia de dicho



Código: MPAF

Fecha de



formulario al empleado responsable del bien y Encargado

de Area del centro de costo.

Encargado de Area del

centro de costo

16 Archiva formularios de bienes asignados por empleado.

17 Archiva formulario de los bienes asignado por centro de

costo y empleado.

18 Fin de procedimiento.



Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Transferencias de bienes en una misma empresa y entre empresas.

2. Objetivo: Establecer los procedimientos para la autorización y entrega de bienes cuando se realizan

transferencias de una misma empresa o entre empresas de la Comisión.


Específicas de CEPA, Arts. 32, 45, 55, 56, 57 y 58.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Encargado de Area del centro

de costo (centro de costo origen), Empleado del centro de costo origen, Jefe de centro de costo

origen, Encargado de Area de centro de costo destino, Empleado del centro de costo destino, Gerente

de empresa destino (solicitante), Gerente General, Gerente de empresa origen, Jefe inmediato de Jefe

de Sección de Activos Fijos, Empleado que tiene asignado el bien, Responsable del bien del centro

de costo destino.

5. Formatos utilizados: Transferencia de Bienes, Formulario de Autorización de Salidas de Bienes

Muebles.



01 Inicio de procedimiento

A. Transferencias de bienes en la misma empresa


centro de costo

Coordina con el Jefe de Activos Fijos la transferencia de un

bien.


Fijos

02 Verifican conjuntamente con ek Encargado de Area el

codigo de activo a fin de registrar los cambios en el sistema

SADFI.


centro de costo (centro de

costo origen)

03 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activo Fijo-

Operaciones-Transferecia/salidas de bienes para realizar la

transferencia de los bienes ingresando entre otra

información el tipo y motivo de movimiento, centro de

costos destino y nombre de empleado a quien será asignado

el bien.



Código: MPAF

Fecha de



04 Imprime el formulario ‘Transferencia de Bienes’ y firma de

autorizado y envia a empleado a quien se descargará el bien

(empleado de centro de costo origen).

Empleado del centro de

costo origen

05 Firma formulario de autorizado ‘Transferencia de Bienes’ y

envia a jefe inmediato.

Jefe de centro de costo

origen

06 Recibe notificación electronicamente e ingresa al workflow

a fin de autorizar la transferencia de bienes y notifica

electronicamente al Jefe de Sección de Activos Fijos,

posteriormente firma de formulario de ‘Transferencia de

Bienes’ y envia a Encargado de Area del centro de costo

destino autorizando el traslado físico del bien.


Fijos

07 Recibe notificación electronica e ingresa al workflow

autorizando la transferencia y notifica automaticamente al

Encargado de Area del centro de costos destino.

Encargado de Area de

centro de costo destino

08 Recibe notificación electronica y verifica coordinadamente

con el empleado del centro de costo destino que el bien

recibido coincida con las caracteristicas fisicas de acuerdo

al formulario ‘Transferencias de Bienes’, firmando dicho

formulario de autorizada la tranferencia y enviando el

mismo a empleado quien recibe el bien, e ingresa al

workflow autorizando la transferencia, notificando

electronicamente al empleado del centro de costo destino.

Empleado del centro de

costo destino

09 Recibe notificación electronica que le ha sido trasnferido el

bien y procede a firmar el formulario ‘Transferencia de

Bienes’. Envia a Jefe de Sección de Activos Fijos dicho

formulario.


Fijos

10 Recibe formulario de ‘Transferecia de Bienes’ y firma de

Vo.Bo.

11 Firma el Reporte de Bienes por Empleado en caso que

aplique; entrega fotocopia de dichos formularios al

empleado responsable del bien y Encargado de Area del

centro de costo origen/destino para su archivo.



Código: MPAF

Fecha de



12 Archiva formulario de los bienes asignado por centro de

costo y empleado.

.

B. Transferencias de bienes entre empresas

Gerente de empresa destino

o Jefe de Centro de Costo

(solicitante)

13 Solicita y envia mediante memorandum a la Gerencia

General o jefe de centro de costo solicitud de aprobación

para la tranferencia de bienes a otra empresa, despues de

haber realizado inspeccion fisica de los bienes en

coordinación con el gerente de la empresa que transferirá

los bienes.

Gerente General o gerente

o jefe de centro de costo

14 Margina con su firma de autorizado en el memorandum de

solicitud de transferencia de bienes. Posteriormente envia al

solicitante para inicio de dicho proceso.

Gerente de empresa destino

(solicitante)

15 Elabora y envia memorandum a gerente o jefe de centro de

costo de empresa quien transferirá los bienes (empresa

origen), para que inicie la transferencia de bienes, en el cual

deberá especificar al(los) centro(s) de costo(s), ubicación

física en caso que corresponda y nombre del empleado a

quien deberá(n) ser transferidos.

Gerente o jefe de centro de

costo origen

16 Recibe memorandum y la margina de autorizado con su

firma, enviando copia al jefe inmediato del Jefe de Sección

de Activos Fijos.

Jefe inmediato de Jefe de

Sección de Activos Fijos

17 Asigna al Jefe de Sección de Activos Fijos para que inicie el

proceso de transferencia de los bienes en el sistema SADFI.


Fijos


Reportes-Bienes-Por Tipos, Clases y Categorias, a fin de

realizar la cosulta del(los) centro(s) de costo(s) que tienen

asignados.

19 Coordina con con la Jefatura y Encargado de Area del

Contro de Costo que tiene asignado el(los) bienes que serán

transferidos.



Código: MPAF

Fecha de




centro de costo origen


Operaciones-Transferecia/salidas de bienes para realizar la

transferencia de los bienes ingresando entre otra

información el tipo y motivo del movimiento, justificación,

empresa y centro de costo destino, ubicación fisica en caso

que corresponda y nombre de empleado a quien será

asignado el bien.

21 Genera e imprime el formulario ‘Transferencia de Bienes’ y

firma de autorizado en formularios, posteriormente envia

formulario a empleado que tiene asignado dichos bienes.

Empleado que tiene

asignado el bien

22 Firma de autorizado el formulario la transferencia de los

bienes. Envia a Jefe inmediato el formulario para su

autorización.

Jefe del centro de costo

origen

23 Recibe notificación electronica para que firme de autorizado

la transferencia de bienes e ingresa al flujo de

trabajo(workflow) y firma de autorizado el formulario

‘Transferencia de Bienes’ y envia automaticamente

notificación electronica a Jefe de Sección de Activos Fijos

de la empresa destino.

24 Obtiene firma y sello de autorización del jefe o supervisor

de seguridad de la empresa, para la salida de los bienes de

las instalaciones, remitiendo una copia a Jefe de Sección de

Activos Fijos, Policia Nacional Civil en caso que aplique,

Agentes de Seguridad en salida de las instalaciones.


Fijos de empresa destino

25 Recibe notificación electronica que han sido autorizado por

empresa origen la transferencia de bienes en referencia,

asimismo el formulario ‘Transferencia de Bienes’.

26 Verifica fisicamente en coordinación con el Encargado de

Area del centro de costo destino, que los bienes trasnferidos

coincidan en sus caracteristicas fisicas tal como codigo del

bien, marca, modelo serie, entre otros, vrs. formulario

‘Trasnferencia de Bienes’.

27 Ingresa al workflow a fin de autorizar electronicamente la



Código: MPAF

Fecha de



tranferencia de bienes recibidos a satisfacción y envia

automaticamente notificación al Encargado de Area del

centro de costo destino. Firma de autorizado el formulario

‘Transferencia de Bienes’ y envia documento a Encargado

de Area de dicho centro de costo en referencia.



28 Recibe notificación electronica e ingresa al workflow y

firma de autorizada la transferencia de bienes y notifica

automaticamente al responsable del bien en el centro de

costo destino. Firma formulario fisico recibido

‘Transferencia de Bienes’ y envia a firma al responsable

del bien del centro de costo destino.

Responsable del bien del


29 Recibe notificación electronica que le ha sido asignado el

bien, generando el sistema SADFI automaticamente las

partidas contables correspondientes. Firma formulario fisico

recibido ‘Transferencia de Bienes’ y envia formulario a

través del Encargado de Area del centro de costo destino al

Jefe de Sección de Activos Fijos, archivando una copia del

fomulario en referencia.


Fijos empresa destino

30 Recibe original del formulario ‘Transferencia de Bienes’ y

archiva en expediente por centro de costo y empleado y

envia copia de formulario al Jefe de Sección de Activos

Fijos de la empresa origen y jefe del área contable de su

empresa para que archive los documentos de respaldo de

la(s) partida(s) generadas por el sistema, anexando

memorandum emitido de la solicitud de transferencia


Fijos de la empresa origen

31 Recibe copia de formulario firmado ‘Transferencia de

Bienes’ y envia copias a Encargado del centro de costos

origen, responsable quien tenia asignado dicho bien(nes), y

en el caso del jefe del area contable para que archive los

documentos de respaldo de la(s) partida(s) generadas por el

sistema, anexando memorandum emitido por la empresa

solicitante de la transferencia.

32 Archiva formulario de los bienes asignado por empresa,

centro de costo.

Encargado de Area (centro Genera Reporte General de Bienes por empleado, a fin de



Código: MPAF

Fecha de



de costo origen y destino) actualizar las tranferencias realizadas, remitiendo copia a

los empleados responsables de los bienes involucrados.




Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Control de salidas de bienes en calidad de mantenimiento, reparación,

arrendamiento o préstamo a instituciones u organismos gubernamentales.

2. Objetivo: Controlar y garantiza que toda salida de bienes de las empresas cuenten con el debido

respaldo y autorización de las autoridades pertinentes.


Específicas de CEPA, Arts. 32 y 55.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de la Unidad correspondiente, Encargado de Area, Jefe de

unidad, Jefe de la Sección de Activos Fijos.

5. Formatos utilizados: Formulario de Autorización de Salidas de Bienes Muebles.



Jefe de la Unidad

correspondiente.

01 Notifica al Encargado de Area la salida de un bien mueble,

ya sea por arrendamientos, mantenimiento, reparaciones,

préstamos.

Encargado de Area 02 Identifica físicamente el bien y el motivo de la salida.

03 Ingresa al sistema SADFI en la opcion Activos Fijos-

Operaciones-Transferencia/Salida de Bienes y registra

información del ‘motivo’ de salida del bien, tiempo

estimado que estará el bien fuera e imprime el Formulario

de Autorización de Salidas de Bienes Muebles, conforme

datos del bien y firma, asimismo notifica automáticamente

al jefe de unidad.

04 Traslada formulario al Jefe de la Unidad.

Jefe de unidad. 05 Firma y sella de autorizado la salida del bien en el

formulario y en el workflow del sistema SADFI y notifica

automáticamente al Jefe de Activos Fijos, y envía al Jefe de

Activos Fijos el Formulario de Autorización de Salidas de

Bienes Muebles.



Código: MPAF

Fecha de



Jefe de Activos Fijos 06 Autoriza electrónicamente la salida del bien en el workflow

del sistema SADFI y firma y sella en el Formulario de

Autorización de Salidas de Bienes Muebles. Posteriomente

envia a Encargado de Area.

Encargado de Area. 07 Recibe formulario y obtiene las firmas del Responsable del

bien y gestiona la autorizacion de salida con firma y sello

del Jefe o Supervisor de Seguridad.

Envia copia de formulario de salida del bien al Jefe de

Activos Fijos.

08 Efectúa la coordinación de la salida del bien.

Responsable de salida del

bien

09 Entrega copia del formulario de salida del bien al Agente de

Seguridad y PNC.

Encargado de Area. 10 Archiva el formulario cuando se trate de salidas temporales

y abre un registro auxiliar de salidas temporales de bienes,

para controlar el vencimiento del tiempo de retorno del

bien.

Jefe de Unidad. 11 Efectúa recordatorio al Encargado de Area vía telefónica o

por escrito de la devolución del bien, dos días antes de la

fecha prevista de vencimiento y en caso que exista

ampliación del plazo, llena casilla de prórroga del plazo de

entrega, en el formulario de salida.

Encargado de Area 12 Comunica al Jefe de la Sección de Activos Fijos el ingreso

del bien o en su defecto que no ha sido devuelto en plazo

estipulado.

Jefe de la Sección de

Activos Fijos.

13 Verifica físicamente que el bien en referencia coincide con

las caracterisiticas con las que fue trasladado para su

mantenimiento, reparación o préstamo.

14 Ingresa al sistema SADFI en la opción en la opcion Activos

Fijos-Operaciones- Retorno de Bienes y registra la fecha del

bien retornado.

15 Fin de procedimiento



Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Levantamiento de inventario de bienes muebles.

2. Objetivo: Establecer existencia, ubicación y estado de los activos fijos, mediante verificaciones

físicas a los mismos, a fin de constatar que esten de acuerdo a los registros automatizados que lleva

cada una de las empresas de la Comisión.


Específicas de CEPA, Arts. 32, 55.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Colaborador(es) de Activos

Fijos, Encargado de Area, Empleado responsable de bienes, Jefe inmediato del Encargado de Activos

Fijos, Jefe de centro de costo.

5. Formatos utilizados: Reporte de Bienes por Empleado, Reporte de levantamiento de Inventario

Físico de Activos, Reporte de Inconsistencias del Inventario Físico.

6. Frecuencia de uso: Anual


01 Inicio de Procedimiento


Fijos

02 Planifica y coordina con los Colaboradores de Activos Fijos

y los Encargados de Area de los diferentes Centros de

Costos, las actividades a efectuar para iniciar el inventario,

en cada unidad organizativa.

Jefe Sección Activos Fijos

o Colaborador(es) de

Activos Fijos

03 Imprime un listado ‘Reporte de Bienes por Empleado’ de

cada centro de costos y envia al Jefe de Sección de Activos

Fijos.


Fijos

04 Asigna a cada Colaborador(es) los centros de costos que

deberá realizar el inventario fisico, en coordinación con el

Encargado de Area respectivo.

a)En caso de levantamiento fisico mediante sistema tradicional para lectura de viñeta:



Código: MPAF

Fecha de



Colaborador(es) de Activos

Fijos y Encargado de Area

05 Cotejan y verifican que los bienes contenidos en el ‘Reporte

de Bienes por Empleado’ coincida con los verificados

fisicamente en sus caracteristicas de marca, modelo, serie,

centro de costo, codigo empleado, asi como el numero de

codigo enviñetado corresponda a dicho bien(nes).

Anota en el ‘Reporte de Bienes por Empleado’ las

inconsistencias de información de los bienes inventariados.

Colaborador de Activos

Fijos

06 Llena formulario ‘Reporte de Detalle de Inconsistencias del

Inventario Fisico’ en el que describe de acuerdo a

información obtenida, antecedentes del bien(nes) que

presentan inconsistencia en la información.

07 Envia ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y ‘Reporte de

Detalle de Inconsistencias del Inventario Fisico’ a Jefe de

Sección de Activos Fijos. Pasa al Paso No. 12

b)En caso de levantamiento fisico mediante sistema de lectura de viñeta con Lector de Codigo de

Barra:

Colaborador de Activos

Fijos y Encargado de Area

08 Ingresa y programa el codigo de ubicación donde será

tomado el inventario fisico en el lector de códigos de barra,

posteriormente toma lectura del codigo, deslizando el lector

de codigo de barra en las viñetas adheridas en los bienes.

Jefe o Colaborador de

Activos Fijos

09 Almacena en la PC la información en arhivo de ‘texto’,

obtenida del lector de codigo de barra en una carpeta

destinada y clasificada por centro de costo.


Fijos y/o Colaborador de

Activos Fijos

10 Ingresa al sistema SADFI opcion Activos Fijos-

Operaciones-Inventario Físico-Carga de Datos, a fin de

cargar el archivo de ‘texto’ almacenado en la PC, obtenido

con el lector de codigos de barra, realizando

automaticamente el cruce de información del inventario

fisico tomado con el registro del sistema.

11 Genera reportes ‘Reporte de Levantamiento de Inventario

Fisico de Activos’ de acuerdo a su ‘Estado’ asi:

Inventariado, No Inventariados, No Registrados, Otra

Ubicación y verifica si existen inconsistencias.



Código: MPAF

Fecha de




Fijos

12 Elabora memorandum dirigido al jefe del centro de costo

donde se ha encontrado inconsistencia(s), con copia al

Encargado de Area y esponsable del bien, solicitando las

explicaciones del caso para aplicar las medidas correctivas o

las modificaciones del caso de acuerdo a las justificaciones

del caso.

13 Recibe del jefe del centro de costo los documentos de

respaldo que justifican la inconsistencia(s), verifica y

analiza la información, realiza las inspecciones fisicas en

caso de ser necesario.

14 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos-

Operaciones-Ingreso de Bienes, y realiza los ajustes

correspondientes actualizando la información de acuerdo a

cada caso, y en caso de ser necesario la actualización del

‘estado’ de los bienes como obsoletos, desuso, inservibles.


Operaciones-Reportes-Bienes-Por Empleados e imprime el

listado ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y firma dicho

reporte, enviando al empleado responsable de los bienes

para su firma.

Empleado responsable de

bienes

16 Recibe, revisa y firma ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y

envia a Jefe de Centro de Costo.

Jefe de centro de costo 17 Recibe, firma sella ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y

envia a Encargado de Activos Fijos.

Jefe de Activos Fijos 18 Recibe y revisa que los reportes esten debidamente firmados

y sellados, archiva original por centro de costos y empleado

y envia copia al Encargado de Area del centro de costo para

la distribución a responsable de los bienes.

19 Notifica mediante memorandum al jefe inmediato del jefe

de Activos Fijos, los casos de bienes que han sido

reportados como robados o extraviados.

Jefe inmediato del Jefe de

Activos Fijos

20 Elabora memorandum y notifica al jefe de centro de costo

correspondiente, informando de los bienes que no fueron

encontrados al momento del levantamiento de inventario



Código: MPAF

Fecha de



fisico y notifica en caso que aplique al Encargado de

Seguros en Oficina Central, caso contrario procederá a

notificar al area de Recursos Humanos para su

correspondiente descuento en planilla al empleado.




Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Calificación de activos fijos en obsoletos, desuso, extraviados, robados

e inservibles para la Comisión y la obtención de autorización para subasta, donación o destrucción.

2. Objetivo: Definir los pasos para la obtención de la autorizacion de calificación por la Junta Directiva

de CEPA, aquellos bienes muebles clasificados como obsoletos, desuso, extraviados, robados e

inservibles, por considerarse de no utilidad y ser dados de baja de los activos institucionales mediante

subasta, donación o destrucción.


Específicas de CEPA, Arts. 32 y 55.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de sección de Activos Fijos, Gerente o jefe del area

Administrativa, Gerente de Empresa, Peritos Valuadores y Jefe de Sección de Activos Fijos, Gerente

General, Junta Directiva, Encargada de Secretaría de Junta Directiva, Presidente de CEPA, Gerente o

jefe del area Administrativa, Jefe de Auditoria Interna, Jefe de Sección de Activos Fijos.

5. Formatos utilizados:Reporte de Bienes por Estado.

6. Frecuencia de uso: Cuando es requerido

Puesto Paso No Descripción de actividades

01 Inicio del procedimiento

Jefe de sección de Activos

Fijos


Reportes-Bienes- Por Estado y genera listado ´Reporte de

Bienes por Estado´ de activos considerados como obsoletos,

en desuso, extraviados, robados e inservibles, detallando el

codigo de activo, descripción del bien, marca, modelos y

serie, fecha de adquisición, valor de adquisición, valor en

libros, depreciación acumulada y vida util.

03 Elabora y presenta nota al gerente o jefe del area

Administrativa de la empresa según corresponda, para que

se gestione el descargo de los activos que han sido

clasificados como inservibles, en desuso u obsoletos,

extraviados o robados; adjuntando el listado de dichos

bienes.



Código: MPAF

Fecha de



Gerente de empresa 04 Solicita mediante memorandum a jefe de auditoria interna,

la asignación de auditores para la verificación de los bienes

considerados como obsoletos e inservibles, en desuso.

Jefe Auditoria Interna 05 Recibe memorandum y asigna auditor(es) para la inspección

física de los bienes.

Auditor Interno 06 Inspecciona, emite y firma informe sobre la verificación

física efectuada a los bienes, dirigido al gerente o jefe del

área administrativa.

Gerente de Empresa 07 Recibe informe emitido por Auditoria Interna y analiza la

información juntamente con el informe del Encargado de

Activos Fijos sobre los bienes que se solicitan se califiquen

como obsoletos, inservibles o en desuso.

Nota: en caso de donación solicita mediante nota la

Dirección General de Presupuesto del Ministerio de

Hacienda la inspección de peritos valuadores.

Gerente o jefe del area

administrativa

08 Realiza nombramiento de los Peritos Valuadores para

inspeccionar fisicamente el estado de los activos fijos y su

condición, que han sido considerados como obsoletos,

desuso e inservibles.

Peritos Valuadores, Jefe de

Sección de Activos Fijos

09 Inspeccionan los activos, realizan el valúo respectivo,

siendo los peritos valuadores.

Nota: si lo bienes se considerar a subastar serán los peritos

valuadores quienes recomiendan los precios de los bienes.

Peritos Valuadores 10 Emiten y firman el Acta de Valuación detallando las

recomendaciones de acuerdo al criterio aplicado para el

’destino’ de los activos fijos, que fueron clasificados como

obsoletos, inservible, desuso u otro. Envia dicha Acta al

gerente de empresa según corresponda.

Gerente de empresa 11 Revisa Acta de Valuación y elabora memorandum

justificativo para solicitar autorización a la Junta Directiva,

anexando Acta de Verificación de Auditoria Interna, Acta

de Valuo de Bienes por peritos valuadores.



Código: MPAF

Fecha de



Junta Directiva 12 Emite resolución, con base al Reglamento para la aplicación

de la Ley de la CEPA, Art. 20, Capítulo IV, Enajenación de

Bienes Muebles, ‘calificando de obsoletos, inservible o

desuso los bienes’; autoriza de acuerdo a los recomendado

por los Peritos Valuadores, designando a responsables para

su seguimiento en el cumplimiento de lo autorizado y

autoriza la venta o destrucción y descargo de bienes

muebles según sea el caso, asi:

a) Por venta a cualquier institución oficial al precio que fije

la Junta Directiva de la Comisión, de acuerdo al dictamen

de los peritos.

b) Por dación en pago como abono a capital de los

préstamos del gobierno a la Comisión, de acuerdo al

precio fijado por el Ministerio de Hacienda y la Junta

Directiva de la Comisión.

c) Por venta a particulares al mejor postor de acuerdo al

precio base fijado por la Junta Directiva de la Comisión.

d) Por pago a cuenta del precio de bienes muebles nuevos,

de acuerdo al dictamen de los peritos y la decisión de la

Junta Directiva de la Comisión.

e) Por descargo del inventario, cuando sea autorizada la

destrucción de los mismos.

f) Por venta directa a particulares de bienes muebles

consistentes en hierro y acero en desuso, existente en las

empresas de CEPA.

Gerente de empresas 13 Recibe Punto de Acta y gira instrucción que se de

cumplimiento de acuerdo a lo autorizado por la Junta

Directiva.

Gerente o jefe del area

Administrativa

14 Recibe y margina el Punto de Acta emitido por la Junta

Directiva de CEPA para dar fiel cumplimiento según lo

autorizado y envia copia a Jefe de Sección de Activos Fijos,

jefe del area de Contabilidad.


Fijos

15 Recibe Punto de Acta emitido por la Junta Directiva y

Acuerdo emitido por el Ministerio de Obras Publicas en

caso que aplique y ejecuta según lo autorizado en presencia

del Auditor designado.



Código: MPAF

Fecha de



Auditor(es) asignado 16 Elabora un Acta en caso de destrucción, subasta o donación

y firma conjuntamente los siguientes:

Auditor Interno,

Jefe de Activo Fijo y otros que participen directamente

dentro del proceso.

17 Envia una copia firmada de Acta elaborada de acuerdo a lo

ejecutado, al jefe o gerente de area Administrativa, jefe de

Activos Fijos y del area de Contabilidad.

Gerente de empresa 18 Informa a Presidente o Gerente General de CEPA que se ha

ejecutado según lo autorizado con los bienes.

Presidente o Gerente

General de CEPA

19 Informa mediante nota a las siguientes instituciones asi:

En caso de subasta o venta a particulares: Corte de

Cuentas.

En caso de Donaciones: Dirección General de

Presupuesto del Ministerio de Hacienda, Corte de

Cuentas, Ministerio de Obras Publicas, Transporte,

Vivienda y Desarrollo Urbano.

Por venta directa a particulares de bienes muebles

consistentes en hierro y acero en desuso al Ministerio de

Obras Publicas, Transporte, Vivienda y Desarrollo

Urbano para solicitar su autorización.




Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Descargo de activos fijos de los bienes considerados como obsoletos,

desuso, extraviados, robados e inservibles de los bienes institucionales de CEPA.

2. Objetivo: Descargar de los activos fijos del listado general de bienes muebles, por destrucción, venta

en pública subasta, donación o pérdida calificada.


Específicas de CEPA, Arts. 32, 55 y 59.

4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos.

5. Formatos utilizados: Acta de Recibo y Entrega de Bienes

6. Frecuencia de uso: Cuando es requerido


01 Inicio de Procedimiento.


Fijos

02 Recibe del gerente o jefe del area administrativa la

documentación siguiente de acuerdo a los siguientes casos:

a) En caso de subasta, requiere Punto de Acta emitido por la

Junta Directiva de CEPA, Acta de Venta en Subasta

Publica, Recibos de Ingresos emitidos al comprador, Acta

de Recibo y Entrega de los bienes subastados.

b) En caso de Donación, se requiere Punto de Acta emitido

por la Junta Directiva de CEPA, Acta emitida por perito

valuador del Ministerio de Hacienda, Nota o solicitud de

la empresa que solicitó a CEPA le realicen la donación,

Acta de Recibo y Entrega de los bienes donados.

c) En caso de bienes robados se requiere Informe de Policia

Nacional Civil, Punto de Acta emitido por la Junta

Directiva de CEPA.

d) En caso de bienes extraviados se requiere Punto de Acta

emitido por la Junta Directiva de CEPA.

e) En caso de bienes para destrucción se requiere Punto de

Acta emitido por la Junta Directiva de CEPA, Acta de

Destrucción.



Código: MPAF

Fecha de



f) Por venta directa a particulares de bienes muebles

consistentes en hierro y acero en desuso, Punto de Acta

emitido por la Junta Directiva de CEPA y nota de

aprobación del Ministerio de Obras Públicas.

03 Verifica que la documentación de respaldo este completa

para realizar el respectivo descargo de acuerdo a cada caso.

04 Ingresa al sistema SADFI a la opción Activo Fijo -

Operaciones - Descargo de Bienes y selecciona el bien

autorizado y registra el ‘motivo’ y ‘estado’ del bien a

descargar, asi como la justificación de la inactividad del

bien. El sistema automaticamente genera el resgistro

contable.

05 Envia copia de documentos de respaldo al jefe del area

Contable y notifica mediante correo electrónico al jefe o

gerente del area Administrativa que ya fue realizado el

descargo de los bienes.

06 Archiva documentos de respaldo.




Código: MPAF

Fecha de



1. Nombre del Procedimiento: Registro en el sistema informático por revalúo o mejoras de bienes

inmuebles.

2. Objetivo: Mantener actualizados en el sistema mecanizado el valor por revalúos y mejoras

efectuadas a los activos fijos existentes a fin de que reflejen su valor real.



4. Participantes del Procedimiento: Gerente Administrativo, Ministerio de Hacienda, Jefe Depto

Administrativo, Jefe de Sección de Activos Fijos.

5. Formatos utilizados:

6. Frecuencia de uso: Cuando es requirido



Gerente Administrativo

Financiero

02 Solicita mediante nota al Ministerio de Hacienda en caso de

revalúo que designe a un Valuador por parte de la Dirección

General de Presupuesto.

Ministerio de Hacienda 03 Inspecciona y realiza verificación del bien y emite valuo del

bien correspondiente, y envia nota al Gerente

Administrativo Financiero.

Gerente Administrativo

Financiero

04 Elabora mamorandum dirigido al Jefe Depto Administrativo

a fin que se hagan los ajustes correspondientes.

Jefe Depto Administrativo 05 Recibe y envia los documentos de respaldo correspondiente

a los revalúos de terreno o edificio y/o mejoras realizadas

al bien, al Jefe de Activos Fijos y del área Contable, asi:

En caso de Revalúos:

Copias de nota emitida por el Ministerio de Hacienda y

memorandum de la Gerencia Administrativa Financiera

de Oficina Central.



Código: MPAF

Fecha de



En caso de mejoras:

Memorándum de la Gerencia Administrativa Financiera

de Oficina Central y comprobantes de pago a proveedor

por las mejoras realizadas.


Fijos

06 Verifica que la documentación de respaldo este completa y

correcta.

07 Constata físicamente en el sitio, las revaluaciones, mejoras

y/o reposiciones efectuadas al activo fijo existente.

08

Registra en el sistema SADFI la información asi:

a) Para los casos de Revaluaciones:

Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos -

Operaciones - Revaluo de Bienes, y realiza los ajustes

correspondientes actualizando la información en el

activo revaluado.

b) Para los casos de Adiciones, Mejoras o Reposiciones:

Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos -

Operaciones – Ingreso de bienes, y realiza el ingreso

como un nuevo bien, haciendo relacion con el activo

fijo al cual se le esta adicionando, mejorando o

reponiendo; con el fin de que no se interrumpa la

depreciacion del bien actual y se le aplique la

depreciacion correspondiente para cada caso.

09

10

Archiva documentacion

Fin de procedimiento



Código: MPAF

Fecha de



1. Nonmbre del Procedimiento: Registro de depreciación de activos fijos.

2. Objetivo: Mantener actualizada la base de datos de los activos fijos en el sistema SADFI, a fin de

obtener oportunamente el registro de depreciación y evitar inconsistencia en los registros contables.



4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Jefe de area Contabilidad,

Encargado de Activos Fijos.

5. Formatos utilizados:

6. Frecuencia de uso: mensual




Fijos.


Operaciones-Depreciación de Bienes, para generar la

depreciación mensual y el ‘Reporte de Depreciación’.

03 Imprime Reporte de Depreciación mensual.

04 Constata cálculos aritméticos de vida útil, cuota de

depreciación, depreciación acumulada y valor por depreciar,

a fin de verificar si existe inconsistencias en dicho reporte,

comparando contra la depreciación del mes anterior y las

nuevas adquisiciones de activos. Si hubiera inconsistencia

debe realizar las correcciones correspondientes e imprime

nuevamente dicho reporte.

05 Envia y firma original y copia de Reporte de Depreciación

Mensual al jefe del area Contable, para que efectúen el

registro contable.

Jefe de area Contabilidad 06 Firma de recibido original y copia el Reporte de

Depreciación, realiza partida contable de depreciación



Código: MPAF

Fecha de



mensual.

07 Envia copia de reporte a Jefe de Activo Fijo.

08 Ingresa al Modulo de Contabilidad-Operaciones-Replicar

Partidas; imprime Partida de Depreciación del mes en curso.

Jefe de Activos Fijos 09 Archiva reporte de depreciación mensual.




Código: MPAF

Fecha de



IX. Disposiciones Finales Para el mantenimiento o actualización del presente Manual de Procedimientos para el Manejo de Activos Fijos de

la Comisión, los responsables de las áreas administrativas deberán informar los cambios en sus procesos a fin de

actualizar el presente manual.

El personal del Departamento de Organización y Métodos, se presentará con la jefatura del area solicitante y en

forma conjunta procederán a analizar los cambios, a fin de coordinarse con la Gerencia de Sistemas de

Información, si involucra un cambio a una actividad mecanizada y realizar los cambios solicitados.

El presente manual es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), el cual ha sido notificado

mediante una Circular la misma fecha de su aprobación a los gerentes de las empresas de la Comisión y se encuentra electronicamente a dispocición en el Portal Institucional de CEPA, a fin que el personal tenga acceso a

dicho documento de manera oportuna y sea responsable de contar con una copia para el cumplimiento de los

procedimientos que competen a su trabajo.

El presente manual deja sin efecto el siguiente documento:

1. Manual de Procedimientos para el manejo de los Activos Fijos de la Comisión, aprobado el 22 de mayo de 2001 y autorizado por el Lic. Mauricio Oswaldo Chávez Tomasino, Gerente General de CEPA.



Código: MPAF

Fecha de





Código: MPAF

Fecha de



DEPARTAMENTO ____________________________________ ELABORADO POR : ______________________

SECCION ____________________________________ FIRMA: __________________________

UNIDAD ____________________________________ FECHA DE INVENTARIO : _________________

CODIGO DEL BIEN DESCRIPCION MARCA MODELO SEREIE RESPONSABLE DEL BIEN OBSRVACIONES

COMISION EJECUTIVA PORTUARIA AUTONOMA

NOMBRE DE EMPRESA AREA DE ACTIVOS FIJOS

Reporte de Detalle de Inconsistencias del Inventario Fisico



Código: MPAF

Fecha de





Código: MPAF

Fecha de



COMISION EJECUTIVA PORTUARIA AUTONOMA

GERENCIA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA SECCIÓN ACTIVOS FIJOS

ACTA DE ENTREGA DE DE VEHICULO, LLAVES, TARJETA DE CIRCULACION, ESCRITURA COMPRA-VENTA Y

ACCESORIOS

ACTA NO. /2009

En las instalaciones de Ferrocarriles Nacionales de El salvador, ubicadas en Final Avenida Peralta N° 903, en San Salvador; a las _________, horas con __________ minutos del día ___ de agosto de 2009; lugar designado para hacer formal entrega de la documentación de un vehículo adquirido en Subasta Pública, realizada el día 14 de agosto de 2009; Subasta autorizada por Junta Directiva de ésta Comisión, en el Punto Noveno del Acta 2239 de fecha 14 de julio de 2009; con las características siguientes: Placas N- _____, Marca:_____________, N° Motor: ___________, N° Chasis Grabado: ____________, N° Chasis VIN: ____________ al Señor ___________________, de ___________ años; documentación entregada: Escritura de compra-venta y tarjeta de circulación vigente; así también se le entregan llaves y accesorios para el mismo. Comprometiéndose a realizar los traspaso respectivo en SERTRACEN, en el lapso de quince días a partir de la fecha de entrega; asi también a la no circulación con el referido vehículo/s con placas nacionales.- Se anexa copia de recibo de ingreso y Acta de entrega. Lo que se recibe a su entera satisfacción por parte del comprador y no habiendo más que hacer constar se da por terminada la presente acta, a las __________ con ___________ minutos del mismo día; y para los efectos legales consiguientes se firma de conformidad. ENTREGA DE CONFORMIDAD RECIBE DE CONFORMIDAD F. ____________________________ F. __________________________ Lic. José Mauricio Herrera _______________________ Jefe Depto. Administrativo Comprador F. ______________________ Víctor Mauricio Alvarenga Jefe Sección Activos Fijos

manual de procedimientos para el manejo de … de...el presente manual de procedimientos para el...

Documents