MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS DE LA COMISION
ELABORADO POR: Gerencia Administrativa Financiera y Depto. Organización y Métodos
Código: MPAF
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Elaboración: 10/03/10 Página 1 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE
ACTIVOS FIJOS DE LA COMISION.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
Mayo de 2010
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I N D I C E Página
Hoja de Aprobación 3 Introducción 4 Objetivo 5 Politicas 5
Normas 6
I. Normas Generales 6
II. Designación de Encargado de Area para control de Activos Fijos 7
III. Registro de bines declarados obsoletos, inservibles, desuso o extraviados 7
IV. Activación de un bien adquirido 8
V. Transferencia de Bienes 9
VI. Control de entrada y salidas de bienes 9
VII. Levantamiento de Inventario Fisico de bienes 10
VIII. Procedimientos 11
Registro de nuevas adquisiciones considerados como activos fijo y gasto
general por compras a proveedores 12
Transferecnia de bienes en una misma empresa y entre empresas 15
Control de salidas de bienes en calidad de mantenimiento, reparación,
arrendamiento o préstamo a instituciones u organismos gubernamentales 21
Levantamiento de inventario de bienes muebles 23
Clasificación de activos fijos en obsoletos, desuso, extraviados, robados e
inservibles para la Comisión y la obtención de autorización para subasta,
donación o destrucción 27
Descargo de bienes considerados como obsoletos, desuso, extraviados,
orbados e inservibles de los bienes institucionales de CEPA 31
Registro en el sistema informático por revalúo o mejoras de bienes
inmuebles
33
Resgistro de depreciación de activos fijos 35
IX. Disposiciones Finales 37
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INTRODUCCION
El presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como
propósito fundamental ser la guía que uniforme el proceso y los pasos a seguir en las actividades
desarrolladas por las áreas a cargo del control de activos fijos de Oficina Central y las empresas, en lo
que compete a la activación, transferencia y baja de los bienes, asi como levantamiento de inventario de
los mismos.
El documento cuenta con el siguiente contenido: normas operativas, descripción de los procedimientos a
seguirse y los anexos constituidos por reportes y formularios utilizados en los diferentes procesos de
trabajo.
Este documento comprende los procesos mediante los cuales se determine el control de los bienes
muebles e inmuebles, tales como el levantamiento y actualización del inventario, el procedimiento para
alta y bajas de bienes, asignación de un bien bajo el resguardo para el uso y manejo del empleado,
proceso de transferencias de bienes entre empleados y empresas de la Comisión.
El presente manual es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, por lo que el mismo es
de conocimiento del personal, que tiene a cargo activos de la institución del manejo, conservación,
registro, control, transferencia y descargo de los activos fijos de la Comisión y fue elaborado con la
colaboración de los responsables de activos fijos de las empresas de CEPA.
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OBJETIVO
El objetivo del presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, es
para que sea una herramienta fundamental en el registro y control eficaz de los bienes con que cuenta la
Comisión Ejecutiva Portuaria Autonoma, asi como un instrumento de consulta para el responsable y
encargado de los mismos para el mejor manejo del mobiliario y equipo asignado para el desarrollo de
sus funciones, asi mismo, contar con información oportuna de los registros contables en lo que compete
a los bienes de la Comisión.
POLITICAS
El presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como base
para su cumplimiento lo establecido en las leyes que regulan en lo relativo a la administración y uso de los recursos de las instituciones de gobierno, tal como el Reglamento de Normas Técnicas de Control
Interno Específicas de la CEPA.
Sensibilizar a los empleados responsables del manejo en forma adecuada de los bienes para el desarrollo
de sus funciones en cumplimiento a la normativa establecida para el manejo, resguardo y transferencias
e inventario de los bienes.
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NORMAS
I. Normas Generales
1. El Gerente General, cuando se refiera a Oficina Central y los Gerentes de cada empresa y
FENADESAL, serán responsables del cumplimiento de todas las regulaciones y procedimientos
atinentes al control de los bienes muebles.
2. Serán los gerentes/jefes/Encargados de los centros de costos, quienes serán los responsables de la
conservación de los bienes, informar y gestionar al area pertinente, en lo relativo al
mantenimiento/reparación en caso de ser requerido.
3. Toda nueva adquisición de activos fijos deberá ser justificada por el centro de costo solicitante al
correspondiente gerente de empresa/area.
4. El Jefe de Sección de Activos Fijos de cada empresa, deberá llevar el registro de todos los
bienes. Todos los bienes considerado como gastos general (menor o igual a $600.00) deberán
llevar un registro administrativo. Los registros de gastos general que el costo unitario del bien
sea mayor o igual a $150.00, deberán contener como mínimo descripción del bien, valor y fecha
de adquisición, número de orden suministro, centro de costo solicitante y responsable.
5. Todos aquellos bienes adquiridos, cuyo valor superen el monto de US$ 600.00 y que por sus
caracteristicas sea considerado un accesorio o repuesto de otro bien, sera registrado como gasto
general.
6. Los jefes de unidad, departamento, sección o supervisores serán los responsables de la
autorización de todo movimiento de los bienes asignados a su respectiva unidad de trabajo.
7. Es reponsabilidad del Jefe de Sección de Activos Fijos en coordinación con el Encargado de
Area del centro de costo relacionado, mantener actualizado el registro de control de bienes en
caso de ingreso o retiro de empleados en la Comisión. Cabe mencionar que los bienes en caso de
retiro deberan quedar temporalmente asignados al Encargado de Area del centro de costo
correspondiente, hasta que se reasignen o transfieran según sea el caso, y en todo caso será el
jefe del centro de costo quien será el responsable de hacer la reasignacion e iniciar el trámite de
la transferencia correspondiente. Será la excepción para aquellos bienes considerados como
equipos informáticos, donde el gerente/jefe del centro de costo evaluará la necesidad de forma
coordinada gerente/jefe del área informática, caso contrario deberán transferirse directamente
bajo el resguardo del jefe del area informatica de cada empresa.
8. Todo empleado de la Comisión que tenga bienes asignado bajo su responsabilidad, responderán
por el extravío, descuido, negligencia, daño o uso inadecuado de los mismos, con la reposición
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por un bien con iguales o mejores características y las mismas condiciones de funcionamiento o
responder economicamente según el valor en libros. En caso que el bien se encuentre depreciado
la Administración determinará el valor de repocisión. Para todos los casos la Administración
determinarála forma de pago del mismo.
9. Los Jefes de Sección de Activos Fijos de las empresas tendrán la responsabilidad de
proporcionar mensualmente, reporte de depreciación de bienes a la Sección de Contabilidad, a
fin de conciliar las cuentas de activos fijos vrs. registro de activos fijos.
10. El Jefe de Sección de Activos Fijos, informará al jefe del centro de costos y jefe Administrativo
de cualquier incumplimiento a las normas y procedimientos de activos fijos, por parte de uno de
sus empleados o ejecutivo, para que se corrija dicha situación.
11. Los Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, deberán llevar un expediente actualizado
de los bienes considerado activos fijos y gastos generales asignados a cada empleado.
12. En caso de revaluo de Activos, será el Jefe de Sección de Activos Fijos quien deberá contar
como documento de respaldo de copia de nota emitida por el Ministerio de Hacienda y punto de
Acta emitida por la Junta Directiva autorizando la actualización del patrimonio.
II. Designación de Encargado de Area para control de Activos Fijos y otras responsabilidades.
13. La designación de Encargados de Area para el control de Activos Fijos de las unidades,
departamentos de las empresas de la Comisión, estará a cargo del jefe del área, quien deberá
notificar al Jefe de Sección de Activos Fijos.
14. El jefe de unidad, departamento o sección cuando designe al Encargado de Area para el control
de Activos Fijos, deberá solicitar por escrito al Gerente de Sistemas de Información en Oficina
Central, la habilitación del perfil de usuario del modulo de Activo Fijo en el SADFI.
15. Los Encargados de Area, deberán informar por escrito a Jefe de Sección de Activos Fijos de
cualquier anormalidad e irrespeto a las normas y procedimientos establecidos para el control de
activos fijos.
III. Registro de bienes declarados obsoletos, inservibles, desuso o extraviados.
16. Todo empleado que tenga bienes a su cargo, deberá informar a su jefe inmediato y al Encargado
de Area correspondiente, de cualquier extravío o robo del bien asignado y éste informar de forma
inmediata al Jefe de Sección de Activos Fijos, y a mas tardar un día habil despues del hecho
preaentar un reporte del mismo, a fin de realizar las investigaciones del caso para deducir
responsabilidades.
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17. Los Encargado de Areas de los centros de costos deberá informar al Jefe Sección de Activos
Fijos de cada empresa en lo relativo aquellos bienes considerados obsoletos, inservibles o desuso
de manera oportuna, a fin de realizar las transferencias a cargo del Jefe Sección Activo Fijo y su
traslado fisico a la bodega correspondiente.
18. El Gerente de empresa será el responsable de designar un espacio fisico seguro o bodega de
acopio, para los bienes que se encuentra bajo responsabilidad del Jefe de Sección de Activos
Fijos, que le han sido transferidos para su resguardo en calidad de bienes obsoletos, inservibles o
desuso.
19. A todos aquellos activos fijos calificados como obsoletos, inservibles, desuso o extraviados, que
se encuentre bajo el resguardo del Jefe de Activos Fijos, deberá realizar el descargo de los bienes
por lo menos una vez al año.
IV. Activación de un bien adquirido
20. La activación de todo nuevo bien será realizada por el Jefe de Activos Fijos y su clasificación
contable, será realizada automáticamente por el Sistema de acuerdo a la cuenta en la que está
clasificada el bien a activar.
21. El Encargado de Almacén de Materiales y Suministros, será responsable de proporcionar
oportunamente al Jefe de Sección de Activos Fijos, Fotocopia de Orden de Suministro y
comprobante de crédito fiscal sobre cualquier nueva adquisición de bienes a fin de ser registrado
como bienes en el sistema SADFI
22. El Jefe de Sección de Activos Fijos será responsable de la activación del nuevo bien adquirido,
asimismo el Jefe de Sección de Activos Fijos deberá imprimir y adherir fisicamente la viñeta con
el codigo de barra y número de activo asignado al bien.
23. El Encargado de Activos Fijos de las empresas de la Comisión, deberá informar a mas tardar 1
dia hábil posterior de haber activado en el SADFI el nuevo bien, al Encargado de la Sección
Seguros de Equipos e Instalaciones, entregando ficha de control del bien activado.
24. El Jefe del Centro de Costo quien ha solicitado el bien, deberá dar por aceptado a satisfacción el
bien, y notificar a mas tardar un día habil siguiente del recibo del nuevo bien adquirido al
Encargado de Almacen, a fin que el Jefe de Sección de Activos Fijos registre oportunamente el
bien.
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V. Transferencia de Bienes
25. Los Encargados de Area de los centros de costo en las empresas, deberán informar al Jefe de
Sección de Activos Fijos, sobre cualquier traslados físico de un bien mueble hacia otra unidad,
previa elaboración y autorización de las transferencias en el SADFI por las jefaturas
correspondientes.
26. Toda transferencia que se realicen entre las empresas de la Comisión deberán ser autorizadas por
el Gerente General para aquellos bienes considerados como Activos Fijos, caso contrario de ser
Gasto General serán autorizados por el gerente o jefe del centro de costos.
27. El Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, tendrán la responsabilidad de darle
seguimiento cuándo se trate del traslado de bienes, hasta que quede concluido el ciclo de
descargo (procedencia) y el cargo (destino) en el sistema SADFI. Asimismo, deberá enviar copia
de reporte ‘Transferencia de Bienes’ al jefe inmediato y Gerente de la empresa origen y destino.
28. El jefe de Recursos Humanos de las empresas, deberá notificar al Jefe de Sección de Activos
Fijos oportunamente los cambios de personal ya sea por nuevo ingreso, retiro o traslado, a fin de
que se realice las transferencias y autorizaciones de bienes (entrega/recibo) correspondientes.
VI. Control de entrada y salidas de bienes
29. Los jefes de los centros de costos de las empresas serán responsables de coordinar con el
Encargado de Area, de toda salida/retorno de un bien mueble en reparación o mantenimiento y
deberán actualizar el estatus del bien en el SADFI (en reparación, prestamo o mtto.), debiendo
comunicar al Jefe de Sección de Activos Fijos.
30. Es responsabilidad del Encargado de Area generar el formulario de salida ‘Transferecia de
Bienes’ por motivos ‘Reparacion’, ‘prestamo’ o ‘Mantenimiento’, siendo el jefe del centro de
costo el responsable de autorizar el traslado del mismo.
31. Será responsabilidad del personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y
ferroviario) que todo bien que salga de sus instalaciones, cuente con la autorización debida en el
formulario ‘Transferencia de Bienes’.
32. El personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y ferroviario) de la
Comisión, será responsable de salvaguardar los activos fijos dentro de las instalaciones,
susceptibles de robo o daño en horas no hábiles dentro de su área de trabajo.
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VII.Levantamiento de Inventario Fisico de bienes.
33. Los Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas de la Comision, deberán realizar inventario
físico de todos los bienes muebles por lo menos una vez al año, para lo cual se auxiliarán de los
correspondientes Encargados de Area y otros en caso de ser necesario. Cabe mencionar que en
algunos casos deberá efectuar levantamiento de inventario selectivo durante el ejercicio fiscal,
especialmente en centros de costos que requieran mayor control.
34. En caso de existir inconsistencias en el levantamiento de inventario fisico, deberá el Jefe de
Sección de Activos Fijos, notificar mediante memorandum de la inconsistencia(s) al jefe del
centro de costos involucrado, con copia al empleado responsable del bien, a fin que dentro de un
plazo de 5 días hábiles se proporcione la documentación de respaldo según sea el caso.
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VIII. PROCEDIMIENTOS
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1. Nombre del Procedimiento: Registro de nuevas adquisiciones considerados como activos fijo y
gasto general por compras a proveedores.
2. Objetivo: Asegurar que las nuevas adquisiciones de bienes considerados como activo fijo y de gasto
general se activen de manera oportuna en los registros de control de los bienes de la Comision.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 45, 55, 56, 57, 58 y 59.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos de las empresas, Empleado a
quien se le asigna el bien, Encargado de area del centro de costo.
5. Formatos utilizados: Ficha de Control de Activo Fijo.
6. Frecuencia de uso: Frecuente
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio del procedimiento
Encargado de Almacen de
Materiales
02 Recibe el(los) bien(nes), CCF y Orden de Suministro en el
Almacen de Materiales por parte del proveedor
03 Informa a Jefe de Activos Fijos y al jefe del área solicitante,
para verificación física en sitio del bien.
Jefe de Sección de Activos
Fijos de las
empresas/Solicitantes
04 Verifican que las caracterisiticas del bien coincidan según lo
solicitado, asi como la información del CCF y Orden de
Suministro.
Encargado de Almacen de
Materiales
05 Entrega al Jefe de Activos Fijos fotocopia de Orden de
Suministro y CCF para respaldo de activación del bien.
06 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e
Inventario-Seguimiento-Entradas a Almacén-Recepción-
Orden de Suministro-Bienes. Notifica automaticamente al
solicitante
Solicitante 07 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e
Inventario-Seguimiento-Entradas a Almacén-Aprobación-
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Orden de Suministro-Bienes, y da por recibido el bien.
Encargado de Almacen de
Materiales
08 Ingresa al sistema SADFI en la opción Almacen e
Inventario-Seguimiento-Ingreso de Documentos de Pago-
Orden de Suministro-Bienes, y registra el CCF relacionado
con los bienes recibidos.
Jefe de Sección de Activos
Fijos de las empresas
09 Consulta en el sistema SADFI en la opción Activo Fijo-
Operaciones-Ingreso de Bienes, e identifica el bien a activar
en el sistema, ingresa información del ‘tipo de ingreso’,
‘clase de ingreso’, caracterisiticas fisicas del bien, empleado
a quien será asignado el bien, y otra información requerida
del sistema y guarda la información en el sistema.
Encargado de area del
centro de costo
10 Notifica al Jefe de Sección de Activos Fijos si la
información esta correcta o si existe alguna inconsistencia
con la información procesada en el sistema, proporcionando
los datos correctos para que se realicen los cambios en el
sistema y pasa al Paso No. 04
11 Ingresa al sistema SADFI a la opción Activo Fijo-
Operaciones-Ingreso de Bienes y genera e imprime ficha
del bien, mediante los formularios ‘Ficha de Control de
Activo Fijo’ o ‘Ficha de Control de Gasto General’ según
sea el caso.
12 Genera e imprime en la misma pantalla la viñeta metalizada
que contiene el codigo de barra y numero o codigo asignado
automaticamente por el sistema.
13 Adhiere fisicamente la viñeta al bien y entrega al empleado
a quien se le asigna el bien en el fomulario correspondiente,
para que firme como resposable del bien.
Empleado a quien se le
asigna el bien
14 Verifica que la información contenida esta correcta y firma
el formulario de ficha de control del bien según corresponda
y entrega a Jefe de Sección de Activos Fijos. Caso contrqrio
pasa al Paso No. 9.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
15 Firma el formulario de ficha de control como Jefe de
Sección de Activos Fijos y entrega fotocopia de dicho
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formulario al empleado responsable del bien y Encargado
de Area del centro de costo.
Encargado de Area del
centro de costo
16 Archiva formularios de bienes asignados por empleado.
17 Archiva formulario de los bienes asignado por centro de
costo y empleado.
18 Fin de procedimiento.
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1. Nombre del Procedimiento: Transferencias de bienes en una misma empresa y entre empresas.
2. Objetivo: Establecer los procedimientos para la autorización y entrega de bienes cuando se realizan
transferencias de una misma empresa o entre empresas de la Comisión.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 45, 55, 56, 57 y 58.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Encargado de Area del centro
de costo (centro de costo origen), Empleado del centro de costo origen, Jefe de centro de costo
origen, Encargado de Area de centro de costo destino, Empleado del centro de costo destino, Gerente
de empresa destino (solicitante), Gerente General, Gerente de empresa origen, Jefe inmediato de Jefe
de Sección de Activos Fijos, Empleado que tiene asignado el bien, Responsable del bien del centro
de costo destino.
5. Formatos utilizados: Transferencia de Bienes, Formulario de Autorización de Salidas de Bienes
Muebles.
6. Frecuencia de uso: Frecuente
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio de procedimiento
A. Transferencias de bienes en la misma empresa
Encargado de Area del
centro de costo
Coordina con el Jefe de Activos Fijos la transferencia de un
bien.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
02 Verifican conjuntamente con ek Encargado de Area el
codigo de activo a fin de registrar los cambios en el sistema
SADFI.
Encargado de Area del
centro de costo (centro de
costo origen)
03 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activo Fijo-
Operaciones-Transferecia/salidas de bienes para realizar la
transferencia de los bienes ingresando entre otra
información el tipo y motivo de movimiento, centro de
costos destino y nombre de empleado a quien será asignado
el bien.
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04 Imprime el formulario ‘Transferencia de Bienes’ y firma de
autorizado y envia a empleado a quien se descargará el bien
(empleado de centro de costo origen).
Empleado del centro de
costo origen
05 Firma formulario de autorizado ‘Transferencia de Bienes’ y
envia a jefe inmediato.
Jefe de centro de costo
origen
06 Recibe notificación electronicamente e ingresa al workflow
a fin de autorizar la transferencia de bienes y notifica
electronicamente al Jefe de Sección de Activos Fijos,
posteriormente firma de formulario de ‘Transferencia de
Bienes’ y envia a Encargado de Area del centro de costo
destino autorizando el traslado físico del bien.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
07 Recibe notificación electronica e ingresa al workflow
autorizando la transferencia y notifica automaticamente al
Encargado de Area del centro de costos destino.
Encargado de Area de
centro de costo destino
08 Recibe notificación electronica y verifica coordinadamente
con el empleado del centro de costo destino que el bien
recibido coincida con las caracteristicas fisicas de acuerdo
al formulario ‘Transferencias de Bienes’, firmando dicho
formulario de autorizada la tranferencia y enviando el
mismo a empleado quien recibe el bien, e ingresa al
workflow autorizando la transferencia, notificando
electronicamente al empleado del centro de costo destino.
Empleado del centro de
costo destino
09 Recibe notificación electronica que le ha sido trasnferido el
bien y procede a firmar el formulario ‘Transferencia de
Bienes’. Envia a Jefe de Sección de Activos Fijos dicho
formulario.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
10 Recibe formulario de ‘Transferecia de Bienes’ y firma de
Vo.Bo.
11 Firma el Reporte de Bienes por Empleado en caso que
aplique; entrega fotocopia de dichos formularios al
empleado responsable del bien y Encargado de Area del
centro de costo origen/destino para su archivo.
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12 Archiva formulario de los bienes asignado por centro de
costo y empleado.
.
B. Transferencias de bienes entre empresas
Gerente de empresa destino
o Jefe de Centro de Costo
(solicitante)
13 Solicita y envia mediante memorandum a la Gerencia
General o jefe de centro de costo solicitud de aprobación
para la tranferencia de bienes a otra empresa, despues de
haber realizado inspeccion fisica de los bienes en
coordinación con el gerente de la empresa que transferirá
los bienes.
Gerente General o gerente
o jefe de centro de costo
14 Margina con su firma de autorizado en el memorandum de
solicitud de transferencia de bienes. Posteriormente envia al
solicitante para inicio de dicho proceso.
Gerente de empresa destino
(solicitante)
15 Elabora y envia memorandum a gerente o jefe de centro de
costo de empresa quien transferirá los bienes (empresa
origen), para que inicie la transferencia de bienes, en el cual
deberá especificar al(los) centro(s) de costo(s), ubicación
física en caso que corresponda y nombre del empleado a
quien deberá(n) ser transferidos.
Gerente o jefe de centro de
costo origen
16 Recibe memorandum y la margina de autorizado con su
firma, enviando copia al jefe inmediato del Jefe de Sección
de Activos Fijos.
Jefe inmediato de Jefe de
Sección de Activos Fijos
17 Asigna al Jefe de Sección de Activos Fijos para que inicie el
proceso de transferencia de los bienes en el sistema SADFI.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
18 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activo Fijo-
Reportes-Bienes-Por Tipos, Clases y Categorias, a fin de
realizar la cosulta del(los) centro(s) de costo(s) que tienen
asignados.
19 Coordina con con la Jefatura y Encargado de Area del
Contro de Costo que tiene asignado el(los) bienes que serán
transferidos.
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Encargado de Area del
centro de costo origen
20 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activo Fijo-
Operaciones-Transferecia/salidas de bienes para realizar la
transferencia de los bienes ingresando entre otra
información el tipo y motivo del movimiento, justificación,
empresa y centro de costo destino, ubicación fisica en caso
que corresponda y nombre de empleado a quien será
asignado el bien.
21 Genera e imprime el formulario ‘Transferencia de Bienes’ y
firma de autorizado en formularios, posteriormente envia
formulario a empleado que tiene asignado dichos bienes.
Empleado que tiene
asignado el bien
22 Firma de autorizado el formulario la transferencia de los
bienes. Envia a Jefe inmediato el formulario para su
autorización.
Jefe del centro de costo
origen
23 Recibe notificación electronica para que firme de autorizado
la transferencia de bienes e ingresa al flujo de
trabajo(workflow) y firma de autorizado el formulario
‘Transferencia de Bienes’ y envia automaticamente
notificación electronica a Jefe de Sección de Activos Fijos
de la empresa destino.
24 Obtiene firma y sello de autorización del jefe o supervisor
de seguridad de la empresa, para la salida de los bienes de
las instalaciones, remitiendo una copia a Jefe de Sección de
Activos Fijos, Policia Nacional Civil en caso que aplique,
Agentes de Seguridad en salida de las instalaciones.
Jefe de Sección de Activos
Fijos de empresa destino
25 Recibe notificación electronica que han sido autorizado por
empresa origen la transferencia de bienes en referencia,
asimismo el formulario ‘Transferencia de Bienes’.
26 Verifica fisicamente en coordinación con el Encargado de
Area del centro de costo destino, que los bienes trasnferidos
coincidan en sus caracteristicas fisicas tal como codigo del
bien, marca, modelo serie, entre otros, vrs. formulario
‘Trasnferencia de Bienes’.
27 Ingresa al workflow a fin de autorizar electronicamente la
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tranferencia de bienes recibidos a satisfacción y envia
automaticamente notificación al Encargado de Area del
centro de costo destino. Firma de autorizado el formulario
‘Transferencia de Bienes’ y envia documento a Encargado
de Area de dicho centro de costo en referencia.
Encargado de Area del
centro de costo destino
28 Recibe notificación electronica e ingresa al workflow y
firma de autorizada la transferencia de bienes y notifica
automaticamente al responsable del bien en el centro de
costo destino. Firma formulario fisico recibido
‘Transferencia de Bienes’ y envia a firma al responsable
del bien del centro de costo destino.
Responsable del bien del
centro de costo destino
29 Recibe notificación electronica que le ha sido asignado el
bien, generando el sistema SADFI automaticamente las
partidas contables correspondientes. Firma formulario fisico
recibido ‘Transferencia de Bienes’ y envia formulario a
través del Encargado de Area del centro de costo destino al
Jefe de Sección de Activos Fijos, archivando una copia del
fomulario en referencia.
Jefe de Sección de Activos
Fijos empresa destino
30 Recibe original del formulario ‘Transferencia de Bienes’ y
archiva en expediente por centro de costo y empleado y
envia copia de formulario al Jefe de Sección de Activos
Fijos de la empresa origen y jefe del área contable de su
empresa para que archive los documentos de respaldo de
la(s) partida(s) generadas por el sistema, anexando
memorandum emitido de la solicitud de transferencia
Jefe de Sección de Activos
Fijos de la empresa origen
31 Recibe copia de formulario firmado ‘Transferencia de
Bienes’ y envia copias a Encargado del centro de costos
origen, responsable quien tenia asignado dicho bien(nes), y
en el caso del jefe del area contable para que archive los
documentos de respaldo de la(s) partida(s) generadas por el
sistema, anexando memorandum emitido por la empresa
solicitante de la transferencia.
32 Archiva formulario de los bienes asignado por empresa,
centro de costo.
Encargado de Area (centro Genera Reporte General de Bienes por empleado, a fin de
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de costo origen y destino) actualizar las tranferencias realizadas, remitiendo copia a
los empleados responsables de los bienes involucrados.
33 Fin de procedimiento.
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1. Nombre del Procedimiento: Control de salidas de bienes en calidad de mantenimiento, reparación,
arrendamiento o préstamo a instituciones u organismos gubernamentales.
2. Objetivo: Controlar y garantiza que toda salida de bienes de las empresas cuenten con el debido
respaldo y autorización de las autoridades pertinentes.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32 y 55.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de la Unidad correspondiente, Encargado de Area, Jefe de
unidad, Jefe de la Sección de Activos Fijos.
5. Formatos utilizados: Formulario de Autorización de Salidas de Bienes Muebles.
6. Frecuencia de uso: Frecuente
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Jefe de la Unidad
correspondiente.
01 Notifica al Encargado de Area la salida de un bien mueble,
ya sea por arrendamientos, mantenimiento, reparaciones,
préstamos.
Encargado de Area 02 Identifica físicamente el bien y el motivo de la salida.
03 Ingresa al sistema SADFI en la opcion Activos Fijos-
Operaciones-Transferencia/Salida de Bienes y registra
información del ‘motivo’ de salida del bien, tiempo
estimado que estará el bien fuera e imprime el Formulario
de Autorización de Salidas de Bienes Muebles, conforme
datos del bien y firma, asimismo notifica automáticamente
al jefe de unidad.
04 Traslada formulario al Jefe de la Unidad.
Jefe de unidad. 05 Firma y sella de autorizado la salida del bien en el
formulario y en el workflow del sistema SADFI y notifica
automáticamente al Jefe de Activos Fijos, y envía al Jefe de
Activos Fijos el Formulario de Autorización de Salidas de
Bienes Muebles.
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Jefe de Activos Fijos 06 Autoriza electrónicamente la salida del bien en el workflow
del sistema SADFI y firma y sella en el Formulario de
Autorización de Salidas de Bienes Muebles. Posteriomente
envia a Encargado de Area.
Encargado de Area. 07 Recibe formulario y obtiene las firmas del Responsable del
bien y gestiona la autorizacion de salida con firma y sello
del Jefe o Supervisor de Seguridad.
Envia copia de formulario de salida del bien al Jefe de
Activos Fijos.
08 Efectúa la coordinación de la salida del bien.
Responsable de salida del
bien
09 Entrega copia del formulario de salida del bien al Agente de
Seguridad y PNC.
Encargado de Area. 10 Archiva el formulario cuando se trate de salidas temporales
y abre un registro auxiliar de salidas temporales de bienes,
para controlar el vencimiento del tiempo de retorno del
bien.
Jefe de Unidad. 11 Efectúa recordatorio al Encargado de Area vía telefónica o
por escrito de la devolución del bien, dos días antes de la
fecha prevista de vencimiento y en caso que exista
ampliación del plazo, llena casilla de prórroga del plazo de
entrega, en el formulario de salida.
Encargado de Area 12 Comunica al Jefe de la Sección de Activos Fijos el ingreso
del bien o en su defecto que no ha sido devuelto en plazo
estipulado.
Jefe de la Sección de
Activos Fijos.
13 Verifica físicamente que el bien en referencia coincide con
las caracterisiticas con las que fue trasladado para su
mantenimiento, reparación o préstamo.
14 Ingresa al sistema SADFI en la opción en la opcion Activos
Fijos-Operaciones- Retorno de Bienes y registra la fecha del
bien retornado.
15 Fin de procedimiento
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1. Nombre del Procedimiento: Levantamiento de inventario de bienes muebles.
2. Objetivo: Establecer existencia, ubicación y estado de los activos fijos, mediante verificaciones
físicas a los mismos, a fin de constatar que esten de acuerdo a los registros automatizados que lleva
cada una de las empresas de la Comisión.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 55.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Colaborador(es) de Activos
Fijos, Encargado de Area, Empleado responsable de bienes, Jefe inmediato del Encargado de Activos
Fijos, Jefe de centro de costo.
5. Formatos utilizados: Reporte de Bienes por Empleado, Reporte de levantamiento de Inventario
Físico de Activos, Reporte de Inconsistencias del Inventario Físico.
6. Frecuencia de uso: Anual
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio de Procedimiento
Jefe de Sección de Activos
Fijos
02 Planifica y coordina con los Colaboradores de Activos Fijos
y los Encargados de Area de los diferentes Centros de
Costos, las actividades a efectuar para iniciar el inventario,
en cada unidad organizativa.
Jefe Sección Activos Fijos
o Colaborador(es) de
Activos Fijos
03 Imprime un listado ‘Reporte de Bienes por Empleado’ de
cada centro de costos y envia al Jefe de Sección de Activos
Fijos.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
04 Asigna a cada Colaborador(es) los centros de costos que
deberá realizar el inventario fisico, en coordinación con el
Encargado de Area respectivo.
a)En caso de levantamiento fisico mediante sistema tradicional para lectura de viñeta:
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Colaborador(es) de Activos
Fijos y Encargado de Area
05 Cotejan y verifican que los bienes contenidos en el ‘Reporte
de Bienes por Empleado’ coincida con los verificados
fisicamente en sus caracteristicas de marca, modelo, serie,
centro de costo, codigo empleado, asi como el numero de
codigo enviñetado corresponda a dicho bien(nes).
Anota en el ‘Reporte de Bienes por Empleado’ las
inconsistencias de información de los bienes inventariados.
Colaborador de Activos
Fijos
06 Llena formulario ‘Reporte de Detalle de Inconsistencias del
Inventario Fisico’ en el que describe de acuerdo a
información obtenida, antecedentes del bien(nes) que
presentan inconsistencia en la información.
07 Envia ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y ‘Reporte de
Detalle de Inconsistencias del Inventario Fisico’ a Jefe de
Sección de Activos Fijos. Pasa al Paso No. 12
b)En caso de levantamiento fisico mediante sistema de lectura de viñeta con Lector de Codigo de
Barra:
Colaborador de Activos
Fijos y Encargado de Area
08 Ingresa y programa el codigo de ubicación donde será
tomado el inventario fisico en el lector de códigos de barra,
posteriormente toma lectura del codigo, deslizando el lector
de codigo de barra en las viñetas adheridas en los bienes.
Jefe o Colaborador de
Activos Fijos
09 Almacena en la PC la información en arhivo de ‘texto’,
obtenida del lector de codigo de barra en una carpeta
destinada y clasificada por centro de costo.
Jefe de Sección de Activos
Fijos y/o Colaborador de
Activos Fijos
10 Ingresa al sistema SADFI opcion Activos Fijos-
Operaciones-Inventario Físico-Carga de Datos, a fin de
cargar el archivo de ‘texto’ almacenado en la PC, obtenido
con el lector de codigos de barra, realizando
automaticamente el cruce de información del inventario
fisico tomado con el registro del sistema.
11 Genera reportes ‘Reporte de Levantamiento de Inventario
Fisico de Activos’ de acuerdo a su ‘Estado’ asi:
Inventariado, No Inventariados, No Registrados, Otra
Ubicación y verifica si existen inconsistencias.
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Jefe de Sección de Activos
Fijos
12 Elabora memorandum dirigido al jefe del centro de costo
donde se ha encontrado inconsistencia(s), con copia al
Encargado de Area y esponsable del bien, solicitando las
explicaciones del caso para aplicar las medidas correctivas o
las modificaciones del caso de acuerdo a las justificaciones
del caso.
13 Recibe del jefe del centro de costo los documentos de
respaldo que justifican la inconsistencia(s), verifica y
analiza la información, realiza las inspecciones fisicas en
caso de ser necesario.
14 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos-
Operaciones-Ingreso de Bienes, y realiza los ajustes
correspondientes actualizando la información de acuerdo a
cada caso, y en caso de ser necesario la actualización del
‘estado’ de los bienes como obsoletos, desuso, inservibles.
15 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos-
Operaciones-Reportes-Bienes-Por Empleados e imprime el
listado ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y firma dicho
reporte, enviando al empleado responsable de los bienes
para su firma.
Empleado responsable de
bienes
16 Recibe, revisa y firma ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y
envia a Jefe de Centro de Costo.
Jefe de centro de costo 17 Recibe, firma sella ‘Reporte de Bienes por Empleado’ y
envia a Encargado de Activos Fijos.
Jefe de Activos Fijos 18 Recibe y revisa que los reportes esten debidamente firmados
y sellados, archiva original por centro de costos y empleado
y envia copia al Encargado de Area del centro de costo para
la distribución a responsable de los bienes.
19 Notifica mediante memorandum al jefe inmediato del jefe
de Activos Fijos, los casos de bienes que han sido
reportados como robados o extraviados.
Jefe inmediato del Jefe de
Activos Fijos
20 Elabora memorandum y notifica al jefe de centro de costo
correspondiente, informando de los bienes que no fueron
encontrados al momento del levantamiento de inventario
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fisico y notifica en caso que aplique al Encargado de
Seguros en Oficina Central, caso contrario procederá a
notificar al area de Recursos Humanos para su
correspondiente descuento en planilla al empleado.
21 Fin de procedimiento
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1. Nombre del Procedimiento: Calificación de activos fijos en obsoletos, desuso, extraviados, robados
e inservibles para la Comisión y la obtención de autorización para subasta, donación o destrucción.
2. Objetivo: Definir los pasos para la obtención de la autorizacion de calificación por la Junta Directiva
de CEPA, aquellos bienes muebles clasificados como obsoletos, desuso, extraviados, robados e
inservibles, por considerarse de no utilidad y ser dados de baja de los activos institucionales mediante
subasta, donación o destrucción.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32 y 55.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de sección de Activos Fijos, Gerente o jefe del area
Administrativa, Gerente de Empresa, Peritos Valuadores y Jefe de Sección de Activos Fijos, Gerente
General, Junta Directiva, Encargada de Secretaría de Junta Directiva, Presidente de CEPA, Gerente o
jefe del area Administrativa, Jefe de Auditoria Interna, Jefe de Sección de Activos Fijos.
5. Formatos utilizados:Reporte de Bienes por Estado.
6. Frecuencia de uso: Cuando es requerido
Puesto Paso No Descripción de actividades
01 Inicio del procedimiento
Jefe de sección de Activos
Fijos
02 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos-
Reportes-Bienes- Por Estado y genera listado ´Reporte de
Bienes por Estado´ de activos considerados como obsoletos,
en desuso, extraviados, robados e inservibles, detallando el
codigo de activo, descripción del bien, marca, modelos y
serie, fecha de adquisición, valor de adquisición, valor en
libros, depreciación acumulada y vida util.
03 Elabora y presenta nota al gerente o jefe del area
Administrativa de la empresa según corresponda, para que
se gestione el descargo de los activos que han sido
clasificados como inservibles, en desuso u obsoletos,
extraviados o robados; adjuntando el listado de dichos
bienes.
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Gerente de empresa 04 Solicita mediante memorandum a jefe de auditoria interna,
la asignación de auditores para la verificación de los bienes
considerados como obsoletos e inservibles, en desuso.
Jefe Auditoria Interna 05 Recibe memorandum y asigna auditor(es) para la inspección
física de los bienes.
Auditor Interno 06 Inspecciona, emite y firma informe sobre la verificación
física efectuada a los bienes, dirigido al gerente o jefe del
área administrativa.
Gerente de Empresa 07 Recibe informe emitido por Auditoria Interna y analiza la
información juntamente con el informe del Encargado de
Activos Fijos sobre los bienes que se solicitan se califiquen
como obsoletos, inservibles o en desuso.
Nota: en caso de donación solicita mediante nota la
Dirección General de Presupuesto del Ministerio de
Hacienda la inspección de peritos valuadores.
Gerente o jefe del area
administrativa
08 Realiza nombramiento de los Peritos Valuadores para
inspeccionar fisicamente el estado de los activos fijos y su
condición, que han sido considerados como obsoletos,
desuso e inservibles.
Peritos Valuadores, Jefe de
Sección de Activos Fijos
09 Inspeccionan los activos, realizan el valúo respectivo,
siendo los peritos valuadores.
Nota: si lo bienes se considerar a subastar serán los peritos
valuadores quienes recomiendan los precios de los bienes.
Peritos Valuadores 10 Emiten y firman el Acta de Valuación detallando las
recomendaciones de acuerdo al criterio aplicado para el
’destino’ de los activos fijos, que fueron clasificados como
obsoletos, inservible, desuso u otro. Envia dicha Acta al
gerente de empresa según corresponda.
Gerente de empresa 11 Revisa Acta de Valuación y elabora memorandum
justificativo para solicitar autorización a la Junta Directiva,
anexando Acta de Verificación de Auditoria Interna, Acta
de Valuo de Bienes por peritos valuadores.
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Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 29 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
Junta Directiva 12 Emite resolución, con base al Reglamento para la aplicación
de la Ley de la CEPA, Art. 20, Capítulo IV, Enajenación de
Bienes Muebles, ‘calificando de obsoletos, inservible o
desuso los bienes’; autoriza de acuerdo a los recomendado
por los Peritos Valuadores, designando a responsables para
su seguimiento en el cumplimiento de lo autorizado y
autoriza la venta o destrucción y descargo de bienes
muebles según sea el caso, asi:
a) Por venta a cualquier institución oficial al precio que fije
la Junta Directiva de la Comisión, de acuerdo al dictamen
de los peritos.
b) Por dación en pago como abono a capital de los
préstamos del gobierno a la Comisión, de acuerdo al
precio fijado por el Ministerio de Hacienda y la Junta
Directiva de la Comisión.
c) Por venta a particulares al mejor postor de acuerdo al
precio base fijado por la Junta Directiva de la Comisión.
d) Por pago a cuenta del precio de bienes muebles nuevos,
de acuerdo al dictamen de los peritos y la decisión de la
Junta Directiva de la Comisión.
e) Por descargo del inventario, cuando sea autorizada la
destrucción de los mismos.
f) Por venta directa a particulares de bienes muebles
consistentes en hierro y acero en desuso, existente en las
empresas de CEPA.
Gerente de empresas 13 Recibe Punto de Acta y gira instrucción que se de
cumplimiento de acuerdo a lo autorizado por la Junta
Directiva.
Gerente o jefe del area
Administrativa
14 Recibe y margina el Punto de Acta emitido por la Junta
Directiva de CEPA para dar fiel cumplimiento según lo
autorizado y envia copia a Jefe de Sección de Activos Fijos,
jefe del area de Contabilidad.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
15 Recibe Punto de Acta emitido por la Junta Directiva y
Acuerdo emitido por el Ministerio de Obras Publicas en
caso que aplique y ejecuta según lo autorizado en presencia
del Auditor designado.
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Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 30 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
Auditor(es) asignado 16 Elabora un Acta en caso de destrucción, subasta o donación
y firma conjuntamente los siguientes:
Auditor Interno,
Jefe de Activo Fijo y otros que participen directamente
dentro del proceso.
17 Envia una copia firmada de Acta elaborada de acuerdo a lo
ejecutado, al jefe o gerente de area Administrativa, jefe de
Activos Fijos y del area de Contabilidad.
Gerente de empresa 18 Informa a Presidente o Gerente General de CEPA que se ha
ejecutado según lo autorizado con los bienes.
Presidente o Gerente
General de CEPA
19 Informa mediante nota a las siguientes instituciones asi:
En caso de subasta o venta a particulares: Corte de
Cuentas.
En caso de Donaciones: Dirección General de
Presupuesto del Ministerio de Hacienda, Corte de
Cuentas, Ministerio de Obras Publicas, Transporte,
Vivienda y Desarrollo Urbano.
Por venta directa a particulares de bienes muebles
consistentes en hierro y acero en desuso al Ministerio de
Obras Publicas, Transporte, Vivienda y Desarrollo
Urbano para solicitar su autorización.
20 Fin de procedimiento
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Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 31 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
1. Nombre del Procedimiento: Descargo de activos fijos de los bienes considerados como obsoletos,
desuso, extraviados, robados e inservibles de los bienes institucionales de CEPA.
2. Objetivo: Descargar de los activos fijos del listado general de bienes muebles, por destrucción, venta
en pública subasta, donación o pérdida calificada.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 55 y 59.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos.
5. Formatos utilizados: Acta de Recibo y Entrega de Bienes
6. Frecuencia de uso: Cuando es requerido
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio de Procedimiento.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
02 Recibe del gerente o jefe del area administrativa la
documentación siguiente de acuerdo a los siguientes casos:
a) En caso de subasta, requiere Punto de Acta emitido por la
Junta Directiva de CEPA, Acta de Venta en Subasta
Publica, Recibos de Ingresos emitidos al comprador, Acta
de Recibo y Entrega de los bienes subastados.
b) En caso de Donación, se requiere Punto de Acta emitido
por la Junta Directiva de CEPA, Acta emitida por perito
valuador del Ministerio de Hacienda, Nota o solicitud de
la empresa que solicitó a CEPA le realicen la donación,
Acta de Recibo y Entrega de los bienes donados.
c) En caso de bienes robados se requiere Informe de Policia
Nacional Civil, Punto de Acta emitido por la Junta
Directiva de CEPA.
d) En caso de bienes extraviados se requiere Punto de Acta
emitido por la Junta Directiva de CEPA.
e) En caso de bienes para destrucción se requiere Punto de
Acta emitido por la Junta Directiva de CEPA, Acta de
Destrucción.
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Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 32 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
f) Por venta directa a particulares de bienes muebles
consistentes en hierro y acero en desuso, Punto de Acta
emitido por la Junta Directiva de CEPA y nota de
aprobación del Ministerio de Obras Públicas.
03 Verifica que la documentación de respaldo este completa
para realizar el respectivo descargo de acuerdo a cada caso.
04 Ingresa al sistema SADFI a la opción Activo Fijo -
Operaciones - Descargo de Bienes y selecciona el bien
autorizado y registra el ‘motivo’ y ‘estado’ del bien a
descargar, asi como la justificación de la inactividad del
bien. El sistema automaticamente genera el resgistro
contable.
05 Envia copia de documentos de respaldo al jefe del area
Contable y notifica mediante correo electrónico al jefe o
gerente del area Administrativa que ya fue realizado el
descargo de los bienes.
06 Archiva documentos de respaldo.
07 Fin de procedimiento
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Código: MPAF
Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 33 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
1. Nombre del Procedimiento: Registro en el sistema informático por revalúo o mejoras de bienes
inmuebles.
2. Objetivo: Mantener actualizados en el sistema mecanizado el valor por revalúos y mejoras
efectuadas a los activos fijos existentes a fin de que reflejen su valor real.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 55 y 59.
4. Participantes del Procedimiento: Gerente Administrativo, Ministerio de Hacienda, Jefe Depto
Administrativo, Jefe de Sección de Activos Fijos.
5. Formatos utilizados:
6. Frecuencia de uso: Cuando es requirido
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio de procedimiento
Gerente Administrativo
Financiero
02 Solicita mediante nota al Ministerio de Hacienda en caso de
revalúo que designe a un Valuador por parte de la Dirección
General de Presupuesto.
Ministerio de Hacienda 03 Inspecciona y realiza verificación del bien y emite valuo del
bien correspondiente, y envia nota al Gerente
Administrativo Financiero.
Gerente Administrativo
Financiero
04 Elabora mamorandum dirigido al Jefe Depto Administrativo
a fin que se hagan los ajustes correspondientes.
Jefe Depto Administrativo 05 Recibe y envia los documentos de respaldo correspondiente
a los revalúos de terreno o edificio y/o mejoras realizadas
al bien, al Jefe de Activos Fijos y del área Contable, asi:
En caso de Revalúos:
Copias de nota emitida por el Ministerio de Hacienda y
memorandum de la Gerencia Administrativa Financiera
de Oficina Central.
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Código: MPAF
Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 34 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
En caso de mejoras:
Memorándum de la Gerencia Administrativa Financiera
de Oficina Central y comprobantes de pago a proveedor
por las mejoras realizadas.
Jefe de Sección de Activos
Fijos
06 Verifica que la documentación de respaldo este completa y
correcta.
07 Constata físicamente en el sitio, las revaluaciones, mejoras
y/o reposiciones efectuadas al activo fijo existente.
08
Registra en el sistema SADFI la información asi:
a) Para los casos de Revaluaciones:
Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos -
Operaciones - Revaluo de Bienes, y realiza los ajustes
correspondientes actualizando la información en el
activo revaluado.
b) Para los casos de Adiciones, Mejoras o Reposiciones:
Ingresa al sistema SADFI en la opción Activos Fijos -
Operaciones – Ingreso de bienes, y realiza el ingreso
como un nuevo bien, haciendo relacion con el activo
fijo al cual se le esta adicionando, mejorando o
reponiendo; con el fin de que no se interrumpa la
depreciacion del bien actual y se le aplique la
depreciacion correspondiente para cada caso.
09
10
Archiva documentacion
Fin de procedimiento
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Fecha de
Elaboración: 10/03/10 Página 35 de 44
Número de revisión: 1 Fecha de revisión: marzo 2010
1. Nonmbre del Procedimiento: Registro de depreciación de activos fijos.
2. Objetivo: Mantener actualizada la base de datos de los activos fijos en el sistema SADFI, a fin de
obtener oportunamente el registro de depreciación y evitar inconsistencia en los registros contables.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de CEPA, Arts. 32, 55 y 59.
4. Participantes del Procedimiento: Jefe de Sección de Activos Fijos, Jefe de area Contabilidad,
Encargado de Activos Fijos.
5. Formatos utilizados:
6. Frecuencia de uso: mensual
PUESTO PASO N° DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01 Inicio de procedimiento
Jefe de Sección de Activos
Fijos.
02 Ingresa al sistema SADFI en la opción Activo Fijo-
Operaciones-Depreciación de Bienes, para generar la
depreciación mensual y el ‘Reporte de Depreciación’.
03 Imprime Reporte de Depreciación mensual.
04 Constata cálculos aritméticos de vida útil, cuota de
depreciación, depreciación acumulada y valor por depreciar,
a fin de verificar si existe inconsistencias en dicho reporte,
comparando contra la depreciación del mes anterior y las
nuevas adquisiciones de activos. Si hubiera inconsistencia
debe realizar las correcciones correspondientes e imprime
nuevamente dicho reporte.
05 Envia y firma original y copia de Reporte de Depreciación
Mensual al jefe del area Contable, para que efectúen el
registro contable.
Jefe de area Contabilidad 06 Firma de recibido original y copia el Reporte de
Depreciación, realiza partida contable de depreciación
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mensual.
07 Envia copia de reporte a Jefe de Activo Fijo.
08 Ingresa al Modulo de Contabilidad-Operaciones-Replicar
Partidas; imprime Partida de Depreciación del mes en curso.
Jefe de Activos Fijos 09 Archiva reporte de depreciación mensual.
10 Fin de procedimiento.
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IX. Disposiciones Finales Para el mantenimiento o actualización del presente Manual de Procedimientos para el Manejo de Activos Fijos de
la Comisión, los responsables de las áreas administrativas deberán informar los cambios en sus procesos a fin de
actualizar el presente manual.
El personal del Departamento de Organización y Métodos, se presentará con la jefatura del area solicitante y en
forma conjunta procederán a analizar los cambios, a fin de coordinarse con la Gerencia de Sistemas de
Información, si involucra un cambio a una actividad mecanizada y realizar los cambios solicitados.
El presente manual es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), el cual ha sido notificado
mediante una Circular la misma fecha de su aprobación a los gerentes de las empresas de la Comisión y se encuentra electronicamente a dispocición en el Portal Institucional de CEPA, a fin que el personal tenga acceso a
dicho documento de manera oportuna y sea responsable de contar con una copia para el cumplimiento de los
procedimientos que competen a su trabajo.
El presente manual deja sin efecto el siguiente documento:
1. Manual de Procedimientos para el manejo de los Activos Fijos de la Comisión, aprobado el 22 de mayo de 2001 y autorizado por el Lic. Mauricio Oswaldo Chávez Tomasino, Gerente General de CEPA.
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DEPARTAMENTO ____________________________________ ELABORADO POR : ______________________
SECCION ____________________________________ FIRMA: __________________________
UNIDAD ____________________________________ FECHA DE INVENTARIO : _________________
CODIGO DEL BIEN DESCRIPCION MARCA MODELO SEREIE RESPONSABLE DEL BIEN OBSRVACIONES
COMISION EJECUTIVA PORTUARIA AUTONOMA
NOMBRE DE EMPRESA AREA DE ACTIVOS FIJOS
Reporte de Detalle de Inconsistencias del Inventario Fisico
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COMISION EJECUTIVA PORTUARIA AUTONOMA
GERENCIA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA SECCIÓN ACTIVOS FIJOS
ACTA DE ENTREGA DE DE VEHICULO, LLAVES, TARJETA DE CIRCULACION, ESCRITURA COMPRA-VENTA Y
ACCESORIOS
ACTA NO. /2009
En las instalaciones de Ferrocarriles Nacionales de El salvador, ubicadas en Final Avenida Peralta N° 903, en San Salvador; a las _________, horas con __________ minutos del día ___ de agosto de 2009; lugar designado para hacer formal entrega de la documentación de un vehículo adquirido en Subasta Pública, realizada el día 14 de agosto de 2009; Subasta autorizada por Junta Directiva de ésta Comisión, en el Punto Noveno del Acta 2239 de fecha 14 de julio de 2009; con las características siguientes: Placas N- _____, Marca:_____________, N° Motor: ___________, N° Chasis Grabado: ____________, N° Chasis VIN: ____________ al Señor ___________________, de ___________ años; documentación entregada: Escritura de compra-venta y tarjeta de circulación vigente; así también se le entregan llaves y accesorios para el mismo. Comprometiéndose a realizar los traspaso respectivo en SERTRACEN, en el lapso de quince días a partir de la fecha de entrega; asi también a la no circulación con el referido vehículo/s con placas nacionales.- Se anexa copia de recibo de ingreso y Acta de entrega. Lo que se recibe a su entera satisfacción por parte del comprador y no habiendo más que hacer constar se da por terminada la presente acta, a las __________ con ___________ minutos del mismo día; y para los efectos legales consiguientes se firma de conformidad. ENTREGA DE CONFORMIDAD RECIBE DE CONFORMIDAD F. ____________________________ F. __________________________ Lic. José Mauricio Herrera _______________________ Jefe Depto. Administrativo Comprador F. ______________________ Víctor Mauricio Alvarenga Jefe Sección Activos Fijos