manual de procedimientos itfip institucion de educacion superior

ITFIP “INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR

ANGIE KATHERINE CRIALES MENDOZA ADRIANA ROCIO CULMA JIMENEZ

PEDRO ALEJANDRO ORTEGON HERNANDEZ

“ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA

GESTION EMPRESARIAL VI-B GESTION POR COMPETENCIAS

EL ESPINAL –TOLIMA 2013

INTRODUCCION

La Institución de Educación Superior “ITFIP” tiene como finalidad de capacitar a

los futuros líderes de la región para que sean competitivos dentro del campo

laboral, teniendo como fundamento los valores y principios institucionales que

garantizan la calidad de los estudiantes en todos sus ámbitos (sociales,

personales y profesionales, proporcionando los recursos necesarios para el

aprendizaje que, es de suma importancia y finalmente enviando a los próximos

profesionales para que con sus ideas den grandes aportes para la sociedad

colombiana, ideas innovadoras, que impulsen el desarrollo y crecimiento laboral y

económico pero, lo más importante, es que sean generadores de calidad, brindar

posibilidades de recuperación de valores y moral y satisfaciendo al cliente en sus

necesidades.

Este informe explicara el funcionamiento de la dependencia de Registro y control

académico como vigilante de los procesos académicos del personal de la

institución, velando siempre por la seguridad y custodia de los documentos

vigilados por esta dependencia mediante fichas de estandarización y manual de

funciones.

MISIÓN

El ITFIP, como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser

humano por competencias a través de programas académicos y servicios para

generar, transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución

a necesidades del entorno regional y nacional.

VISION

Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad,

responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados

de alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de

vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un

contexto internacional.

ORGANIGRAMA

METODOLOGIA DE CONTRATACION

Son contratados de forma directa (en la misma institución) por el área de recursos

humanos mediante resolución.

- Se contratan dependiendo de:

1. Horas Cátedra.

2. De medio tiempo

3. De tiempo completo.

4. Ocasionales

5. Provisionales

Los de cátedra se contratan mediante resolución por cada semestre (Decreto 1036

de 2013) y se tiene en cuenta el título que posea el docente.

Los funcionarios del SENA se contratan mediante la Ley 909 del 23 de septiembre

de 2004 “Ley de carrera administrativa”

TIPOS DE CONTRATACION

Se efectúa por medio de concurso público

- Libre: por nombramiento en la planta del personal docente, este

nombramiento lo puede dar los decanos, asesores y los vicerrectores; se

clasifican así:

1. De carrera

2. En periodo de prueba: se realiza seguimiento del trabajo, durante los 4

primeros meses después de su ingreso.

- Vinculación especial:

1. De cátedra.

2. Ocasional: contratados durante 1 año.

- En provisionalidad: para suplir ausencias temporales de docentes.

CARRERA EMPRESARIAL

Se brinda capacitaciones a todos los colaboradores para que se actualicen en sus

conocimientos dependiendo del área que desempeñen.

También se dan oportunidades para que los trabajadores asciendan de cargos y

mejorar su calidad de vida.

Ayudan a que los empleados se superen y se sigan capacitando en carreras

profesionales: la institución colabora con tiempo más no con algún tipo de ayuda

financiera.

CRONOGRAMA

DE

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES DURACION (EN

NUMERO DE SESIONES)

RESPONSABLES PRODUCTO

1. Elaboración del propósito clave y las funciones claves

3 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 4 horas Diaria)

GRUPO DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN (VICERRECTORIA ACADEMICA)

PRIMERA PARTE DEL MAPA DE FUNCIONES

2. Elaboración de las funciones principales y funciones individuales


PANEL DE EXPERTO (AREA ACADEMICA)

MAPA DE FUNCIONES TERMINADO

3. Conformar unidades de competencias por cargos.

2 Sesiones (Media Jornada) (22 de octubre de 2013) (Intensidad 2 horas Diarias)

PANEL DE EXPERTO (AREA ACADEMICA)

UNIDADES DE COMPETENCIAS POR CARGOS

4. Elaboración y organización del manual de funciones.


GRUPO DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN (VICERRECTORIA ACADEMICA)

MANUAL DE FUNCIONES

MODELO DE ACTA DE REUNION

TITULO: Aquí se estipula el número de acta y el tema que se va a tratar.

FECHA: aquí se estipula la fecha y la hora de la reunión.

ASISTENTES:

Nombre completo y cargos de los participantes

ORDEN DEL DIA

Los puntos que se van a tratar en la reunión

DESARROLLO DEL TEMA

Aquí se estipula lo que se realizó en cada punto del orden

OBSERVACIONES: Aquí se estipula lo ocurrido en la reunión y la fecha de la próxima reunión.

COMPROMISOS

Aquí se estipula los acuerdos a los que se llegaron y lo que será

tratara en la próxima reunión

FIRMAS

Aquí firman por orden jerárquico las personas que asistieron a la

reunión

p

BRINDAR A LA COMUNIDAD

EDUCATIVA DEL ITFIP UN

MODERNO, CONFIABLE Y

EFICIENTE SERVICIO DE

INFORMACION ACADEMICA,

EJERCIENDO LOS

CONTROLES ADECUADAS.

PREPARAR LA

INFORMACION DE

REGISTRO Y CONTROL

ACADEMICO SOLICITADA

POR EL MEN

ACTUALIZAR LAS

REFORMAS ACADEMICAS

QUE EL CONSEJO

DIRECTIVO APRUEBE

GARANTIZAR LA

CUSTODIA DE LA

INFORMACION QUE

REPOSA EN LA OFICINA

PREPARAR Y DIRIGIR LOS

PROCESOS DE

MATRICULAS ACADEMICA

PREPARAR LA INFORMACION

ESTADISTICA RELACIONADA

EN LA OFICINA

MANTENER ACTUALIZADA

LOS REGISTROS DE

CALIFICACIONES

PRODUCIR LOS REQUISITOS

DE MATRICULADOS CON

DESTINOS A LOS DECANOS Y

DOCENTES

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS

DE CALIFICACIONES Y

CONSTANCIAS

HACER COPIAS DE

SEGURIDAD DE LOS

ARCHIVOS

TÍTULO DE LA NCL PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL

ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA

PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA.

PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA

RELACIONADA EN LA OFICINA.

TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y

CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Obtienen los calendarios académicos.

B. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.

C. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula.

D. Programa y finaliza los procesos de matrícula

académica y financiera del personal estudiantil.

1. Manejo idóneo de la tecnología institucional.

2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la

ejecución de las matrículas.

3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas

académicas.

4. Manejo de rescate de información perdida durante en

proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

5. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.

RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS

La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a

través de las herramientas que se solicitan para el

desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control

Académico.

DESEMPEÑO

1. Observaciones directas del proceso de registro de

matrículas académicas.

CONOCIMIENTO

1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones

esenciales.

PRODUCTO

1. Documentos digitales que evidencien la realización

satisfactoria del proceso de la matrícula.

TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y

CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA

RELACIONADA EN LA OFICINA.


A. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.

B. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.

C. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.

1. Manejo a cabalidad del software institucional.

2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media,

mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de

dispersión).



La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a


desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y

Control Académico.

DESEMPEÑO

1. Observaciones directas del proceso realización y

tabulación de la información estadísticas de los estudiantes

por programas académicos teniendo en cuenta los

conocimientos de comprensiones esenciales.

CONOCIMIENTO


esenciales.

PRODUCTO

1. Documentos físicos que evidencien la elaboración de los

datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías.

TÍTULO DE LA NCL ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL

CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE


MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES.

PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON

DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.

TÍTULO DE LA NORMA ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL


TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES.


A. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres.

B. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones.

C. Se permite la activación permanente de la

plataforma anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).

1. Manejo del software institucional con amplio

conocimiento.

2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para

la habilitación y cierre del mismo.



La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a



Control Académico.

DESEMPEÑO

1. Observaciones directas del proceso de manejo de la

plataforma RYCA al personal que esté autorizado.

CONOCIMIENTO


esenciales.

PRODUCTO

1. Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores

que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones

del alumnado con éxito.

TÍTULO DE LA NORMA ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL


TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS

CON DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.


A. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.

B. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.

C. Publican el listado a los decanos y docentes para su

óptimo cumplimento.

1. Manejo del software y hardware.

2. Conocimiento del proceso de matrícula académica

según reformas realizadas por el Consejo Directivo.

3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la

institución.





Control Académico.

DESEMPEÑO


informática y de la organización jerárquica del transcurso

de la matrícula académica para llevarse a cabo.

CONOCIMIENTO


esenciales.

PRODUCTO

1. documento físico y digital de los requisitos de matrícula

con destino a los decanos de las facultades y los docentes.

TÍTULO DE LA NCL GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE

REPOSA EN LA OFICINA


HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS.

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y

CONSTANCIAS.

TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION

QUE REPOSA EN LA OFICINA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS.


A. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.

B. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.

C. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.

D. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.


2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo.

3. Conocimiento de la normatividad vigente para la

ejecución de documentos digitales y físicos.


institución.





Control Académico.

DESEMPEÑO


informática y de documentación y archivo.

CONOCIMIENTO


esenciales.

PRODUCTO

1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos

por la Oficina de Registro y Control Académico.

TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION

QUE REPOSA EN LA OFICINA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y CONSTANCIAS.


A. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera.

B. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.

C. Son entregados al interesado, tanto la original como

copia de los mismos.


2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.


institución.





Control Académico.

DESEMPEÑO


informática y de Normas ICONTEC.

CONOCIMIENTO


esenciales.

PRODUCTO

1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos

por la Oficina de Registro y Control Académico.

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION

Denominación del Empleo: Secretario de Admisiones, Registro y Control Académico. Estudio o nivel académico: Nivel técnico en Sistemas y Atención al cliente. Dependencia: Docencia Vicerrectoría Académica. Cargo del Jefe inmediato: Vicerrector Académico.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuado para un correcto funcionamiento.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Preparar la información de Registro y Control Académico solicitado por el MEN.

1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. 1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

2. Actualizar las reformas académicas que el Consejo Directivo

apruebe.

2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. 2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y

docentes.

3. Garantizar la custodia de la información que reposa en la oficina.

3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos. 3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. 1.1.1. Obtienen los calendarios académicos. 1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario. 1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada

programa académico según su matrícula. 1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera

del personal estudiantil.

1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.

1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.

1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.

2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.

2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de

calificaciones por bimestres. 2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el

ingreso de las calificaciones. 2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la

vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).

2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los

decanos y docentes.

2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.

2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.

2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento.

3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos.

3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control

Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.

3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.

3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.

3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.

3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.

3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y

constancias a la persona que los requiera. 3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y

física. 3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los

mismos.

V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.

1.1.1.1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. 1.1.1.2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución

de las matrículas. 1.1.1.3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. 1.1.1.4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de

matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.




1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula.




1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera del personal estudiantil.




1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.

1.2.1.1. Manejo a cabalidad del software institucional. 1.2.1.2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,

medidas de tendencia central, medidas de dispersión).

1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior.



1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio.



2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres.

2.1.1.1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. 2.1.1.2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la

habilitación y cierre del mismo.

2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones.



2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).



2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes.

2.2.1.1. Manejo del software y hardware.

2.2.1.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo.

2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por

medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación.

2.2.2.1. Manejo del software y hardware. 2.2.2.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según

reformas realizadas por el Consejo Directivo.

2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento.

2.2.3.1. Manejo del software y hardware. 2.2.3.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según

reformas realizadas por el Consejo Directivo.

3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc.

3.1.1.1. Manejo del software y hardware. 3.1.1.2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3.1.1.3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución

de documentos digitales y físicos.

3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física.



3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo.



3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido.



3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera.

3.2.1.1. Manejo del software y hardware. 3.2.1.2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.

3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital

y física.


3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los

mismos.


VI. CONOCIMIENTOS BASICOS

Manejo a cabalidad del software institucional. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas

de tendencia central, medidas de dispersión). Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y

cierre del mismo. Manejo del software y hardware. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas

realizadas por el Consejo Directivo. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos

digitales y físicos. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.

VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO

1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas.

CONOCIMIENTO

Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO

Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del proceso de la matrícula.

1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la información estadísticas de los estudiantes por programas académicos teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales.

CONOCIMIENTO


Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías.

2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al personal que esté autorizado.

CONOCIMIENTO


Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito.

2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los

decanos y docentes. DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para llevarse a cabo.

CONOCIMIENTO


Documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los decanos de las facultades y los docentes.

3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos.

DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de documentación y archivo.

CONOCIMIENTO


Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.

3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias.

DESEMPEÑO

Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de Normas ICONTEC.

CONOCIMIENTO


Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.

RANGO O APLICACIÓN

La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las

herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de

Registro y Control Académico.

CODIGO:2451879

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

SOLICITADO POR EL MEN

Página 1 de 1

OBJETIVO: Garantizar la recepción de la documentación y registro de la matrícula académica de los estudiantes.

ALCANCE: Es la recepción de los documentos de los alumnos del plantel educativo.

DIAGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE

Obtener los calendarios académicos del año lectivo.

Envío de un informe de matrículas a bienestar universitario.

Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula.

Programa y finaliza los procesos de matrícula académica del personal estudiantil.

Ejecutar tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico.

Consejo Directivo y Vicerrectoría académica

Consejo Directivo y Vicerrectoría académica

Jefe de Oficina de Registro y Control Académico

Consejo Directivo y Vicerrectoría Académica Auxiliar de la Oficina de Registro y Control Académico

Inicio

Obtener

Envío

Realizar

Programar

y finalizar

Fin

Ejecutar

tabulación

CODIGO:2451880

PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA EN LA

OFICINA.

Página 1 de 1

OBJETIVO: Registrar los distintos documentos estadísticos de las matriculas académicas de los estudiantes de la institución de educación superior por programas académicos.

ALCANCE: Es la recepción de los documentos estadísticos de los alumnos del centro educativo.

CODIGO:2451880

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN LA

OFICINA.

Página 1 de 1

REVISADO POR: APROBADO POR: ELABORADO POR:

Angie Katherine Críales Mendoza. Jefe Departamento de Talento Humano.

Pedro Alejandro Ortegón Hernández. Gerente General.

Adriana Rocío Culma Jiménez Jefe de Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico.

OBJETIVO: Conservar y resguardar adecuadamente los documentos y demás información que concierne a la institución y mantenerla a disposición de la entidad satisfaciendo eficazmente las exigencias de consulta en todas las oficinas y servicios de la entidad

ALCANCE: Salvaguardar la integridad de los documentos de acuerdo a los procedimientos establecidos y hacer respetar el uso apropiado de la documentación en custodia.

DIAGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE

Obtener los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico.

Realizar un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. Organizar esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en las capetas exigidas por el Estado.

Brindar el contexto de estos documentos al personal autorizado en caso de ser exigido.

Auxiliar de la Oficina de Registro y Control Académico



Jefe de Oficina de Registro y Control Académico.

Inicio

Obtener

Realizar

Organizar

Fin

Brindar

REFERENCIAS www.itfip.edu.co

PATRICIA GUZMAN

JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

http://www.itfip.edu.co/

CONCLUSIONES

Cada empresa tiene tiene su estructuración y su forma de llevar a cabo con

sus objetivos cumpliendo con los estándares estipulados en la ley o en la

misma organización.

El talento humano con sus contribuciones individuales pueden dar un

aporte de gran importancia en el logro de los objetivos de la organización.

Los manuales de funciones son muy importantes para la organización, ya

que en estos se demuestra las capacidades y conocimientos adquiridos y

que son desarrollados en las áreas.

El manual de procedimientos es fundamental para las organizaciones

porque, de esta forma, se sabe cuál es la consecución de las tareas que se

deben realizar en los cargos de la organización.

manual de procedimientos itfip institucion de educacion superior

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