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Manual de Procedimientos

Departamento de Enlace Operativo

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de IngresosDirección General de Catastro y ValuaciónSubdirección de Desarrollo y Vinculación Catastral

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

SI/DGCV/SDVC-P-04-A4

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE D D D D DESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLO YYYYY V V V V VINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓN C C C C CATASTRALATASTRALATASTRALATASTRALATASTRAL

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SDVCSDVCSDVCSDVCSDVC

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.........................................................................

Simbología de Diagramas............................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos:

Departamento de Enlace Operativo.

Revisión de la Solicitud Comprobación de Recursos............................................................

Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales a las Áreas de laDirección General de Catastro y Valuación y Delegaciones Regionales...................................

Archivo de Documentos...................................................................................................

Registro y Envío de Correspondencia................................................................................

Firmas de autorización................................................................................................

1

2

4

8

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16

19

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN


SSSSSUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCION DEDEDEDEDE D D D D DESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLO YYYYY V V V V VINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓN C C C C CATASTRALATASTRALATASTRALATASTRALATASTRAL


SVCSVCSVCSVCSVC

La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de EnlaceOperativo como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Departamento, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN


SSSSSUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCIONUBDIRECCION DEDEDEDEDE D D D D DESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLOESARROLLO YYYYY V V V V VINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓNINCULACIÓN C C C C CATASTRALATASTRALATASTRALATASTRALATASTRAL


SVCSVCSVCSVCSVC

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO




SDVCSDVCSDVCSDVCSDVC11111

UNIDAD DEACCESO ALA

INFORMACIÓNPÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SECRETARÍA DEFINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL

COMITÉ DEPLANEACIÓN PARA EL

DESAROLLO DELESTADO DE VERACRUZ

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓNGENERAL DE

RECAUDACIÓN


FISCALIZACIÓN

DIRECCIÓNGENERAL

DE CATASTRO YVALUACIÓN

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DEPARTAMENTODE ESTADÍSTICA

CATASTRAL

DEPARTAMENTODE VINCULACIÓN

INTERINSTITUCIONAL

ANALISTAADMINISTRATIVODE ORIENTACIÓN

Y SERVICIOS

ARCHIVISTA

OFICINA DEORIENTACIÓN

Y SERVICIOSOFICINA DE

EVALUACIÓNDE PROGRAMAS

AUXILIARADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓNDE DESARROLLOY VINCULACIÓN

CATASTRAL

DELEGACIÓNREGIONAL DE

CATASTRO

SUBDIRECCIÓNDE VALUACIÓN Y

OPERACIÓNCATASTRAL

DEPARTAMENTODE ASISTENCIAA MUNICIPIOS

DEPARTAMENTODE ENLACEOPERATIVO


CONTABILIDADGUBERNAMENTAL


PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO


INVERSIÓNPÚBLICA

COORDINACIÓNDE ASESORES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizande manera continua

Actividades que se realizande manera simultánea

Indicadores de texto

Diskette

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

COPIA NO CONTROLADA





DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE ENLACE OPERATIVO

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENOSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓNSUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO Y VINCULACIÓNCATASTRAL

SUBSECRETARÍA DE INGRESOS

AUTORIZACIÓNREVISIÓN





Revisión de la Solicitud-Comprobación de Recursos.

Tramitar correcta y oportunamente la Solicitud-comprobación de recursos en el área de Tesorería.

Eventual.

• La Solicitud-comprobación de recursos deberá contener firmas de elaboración, visto bueno yautorización del área que corresponda.

• El Departamento de Enlace Operativo enviará a través de giro telegráfico el Efectivo recibido de laComprobación de gastos a las Delegaciones Regionales de Catastro que correspondan.

• La Solicitud-comprobación de recursos y la Orden de compra, en el cuarto tanto se deberánocupar para el registro de pago.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD






Departamento de EnlaceOperativo.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Recibe de las áreas de la Dirección General de Catastro yValuación y de las Delegaciones Regionales, los Comprobantesde gastos, en original.

Elabora Relación de comprobantes de gastos en original yverifica que cumplan con los requisitos fiscalescorrespondientes.

¿Cumplen con los requisitos fiscales correspondientes?

En caso de que no cumpla con los requisitos fiscalescorrespondientes:

Devuelve a las áreas de la Dirección General de Catastro yValuación o Delegaciones Regionales los Comprobantes degastos, en original.

Continúa con la actividad No.1.

En caso de que cumplan con los requisitos fiscalescorrespondientes:

Clasifica y adhiere a una hoja de papel bond los Comprobantesde gastos, en original.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y captura datos por partida deltotal de gastos a comprobar.

Elabora e imprime la Orden de compra en cuatro tantos y laSolicitud-comprobación de recursos en cinco tantos.

Anexa a la Solicitud-comprobación de recursos en cincotantos y a la Orden de compra en cuatro tantos, losComprobantes de gastos, en original para rúbrica.

Recaba firma en la Solicitud-comprobación de recursos, encinco tantos, del Director General de Catastro y Valuación.

Pasa el tiempo.

Revisa que la Solicitud-comprobación de recursos, en cincotantos, cumpla con todas las firmas de autorización.

Turna al Departamento de Órdenes de Pago la Solicitud-comprobación de recursos, en cuatro tantos y la Orden decompra en cuatro tantos junto con los Comprobantes degastos en original.

COPIA NO CONTROLADA








10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, con sello y firmade recibido la Solicitud-comprobación de recursos y la Ordende compra en el cuarto tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Caja, el Cheque que cubre elimporte de la comprobación de gastos.

Obtiene fotocopia del Cheque y verifica que corresponda lacantidad marcada en la Orden de compra y/o en la Solicitud-comprobación de recursos, en el cuarto tanto.

Sella de pagado la Orden de compra y la Solicitud-comprobación de recursos en el cuarto tanto.

Obtiene Expediente de solicitud-comprobación de recursospagados, integra la Orden de compra y la Solicitud-comprobación de recursos en el cuarto tanto y procede aarchivar de manera cronológica temporal el Expediente desolicitud-comprobación de recursos pagados.

Envía el Efectivo correspondiente a la Delegación Regional deCatastro.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el quinto tantode la Solicitud-comprobación de recursos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.


COPIA NO CONTROLADA

EFECTIVO

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

ORDEN DECOMPRA

CHEQUE

CHEQUE

CHEQUE


SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE INGRESOS SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

MARZO 2010

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTROY VALUACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO Y VINCULACIÓN CATASTRAL

REVISIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

INICIO

COMPROBANTEDE GASTOS

RECIBE

RELACIÓN DECOMPROBANTESDE GASTOS

ELABORA Y VERIFICAQUE CUMPLA CON LOSREQUISITOS FISCALES

¿CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

FISCALESCORRESPONDIENTES?

COMPROBANTES DE GASTOS

CLASIFICA Y ADHIERE

ACCESA Y CAPTURADATOS POR PARTIDA

DEL TOTAL DE GASTOS A COMPROBAR

SIAFEV

COMPROBANTESDE GASTOS

DEVUELVE

1

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

ORDEN DE COMPRA

ELABORA E IMPRIME

SOLICITUD-COMPRO-BACIÓN DE RECRUSOS

RECABA FIRMA

SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RECURSOS

REVISA QUE CUMPLACON TODAS LAS FIRMAS

DE AUTORIZACIÓN


ORDEN DECOMPRA

SOLICITUD COMPROBA-CIÓN DE RECURSOS

TURNA Y RECABASELLO Y FIRMADE RECIBIDO

ORDEN DECOMPRA

SOLICITUD COMPRO-BACIÓN DE RECURSOS

RECIBE CON SELLOY FIRMA DE RECIBIDO

RECIBE

OBTIENE Y VERIFICA QUE CORRESPONDA LA

CANTIDAD MARCADA

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

ORDEN DE COMPRA

SELLA DE PAGADO

EXP. DE SOLICI.TUD COMPRO-BACIÓN DE RE-CURSOS PAGADOS


ORDEN DE COMPRA

OBTIENE EXPEDIENTEDE SOLICITUD-COM-PROBACIÓN DE RE-CURSOS PAGADOS

E INTEGRA

C

ENVÍA

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

ORDENA

FIN

C


ORDEN DECOMPRA


ANEXA PARA RÚBRICA

O

O

O

O

1

ÁREAS DE LA DIRECCIÓNGENERAL DE CATASTRO Y

VALUACIÓN Y DE LAS DELEGACIONES

REGIONALES

EN UNA HORA DEPAPEL BLANCO

NO

SI

ÁREAS DE LA DIRECCIÓNGENERAL DE CATASTRO

Y VALUACIÓN O DELEGACIONES

REGIONALES

1-4T

1-5T

1-5T

1-4T

O

1-5T

1-5T

DIRECTOR GENERAL DE CATASTROY VALUACIÓN

1-4T

1-4T

O

4T

4T

DEPARTAMENTO DEÓRDENES DE PAGO

DEPARTAMENTO DEÓRDENES DE PAGO

DEPARTAMENTO DE CAJA

1F

4T

4T

4T

4T

4T

4T

5T

DELEGACIÓN REGIONALDE CATASTRO

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MARZO 2010










Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales a las Áreas de la Dirección General de Catastroy Valuación y Delegaciones Regionales.

Dotar de los insumos y materiales necesarios a las áreas de la Dirección General de Catastro yValuación, así como a las Delegaciones Regionales para el óptimo desempeño de sus actividades.

Semanal.

• El Departamento de Enlace Operativo deberá verificar que la solicitud de insumos y materiales seadel 5% semanal del total de papelería presupuestada para el semestre.

• Se enviará a las Delegaciones Regionales de Catastro: papelería, consumibles de cómputo ymaterial de limpieza para coadyuvar al eficiente desempeño de sus actividades.

• La estadística de envío de insumos y materiales de años subsecuentes se deberá elaborar conbase en los consumos históricos del año anterior.

• El suministro de insumos y materiales, deberá sujetarse a los lineamientos para el ejercicio de losrecursos públicos bajo criterios de disciplina, racionalidad y austeridad presupuestal, emitidos porla Contraloría General.

COPIA NO CONTROLADA









1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Recibe de la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, el Oficio de notificación en original, para quesoliciten los insumos y materiales que necesite la DirecciónGeneral de Catastro y Valuación en forma semestral.

Elabora la Estadística de insumos y materiales detallada porDelegación Regional de Catastro y áreas de la Dirección Generalde Catastro y Valuación, con base a las necesidades de lasmismas.

Accesa al SIAFEV, captura la Solicitud interna, con base en laEstadística de envío de insumos y materiales en original eimprime en dos tantos.

Recaba firma de autorización del Director General de Catastro yValuación, en la Solicitud Interna en dos tantos.

Entrega a la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, la Solicitud interna a través del SIAFEV y en untanto, recabando acuse de recibido en el segundo tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudinterna en segundo tanto, la Estadística de envío de insumosy materiales en original y el Oficio de notificación en original.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación vía telefónica de la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, de que ya puede requerirlos insumos y materiales solicitados.

Captura e imprime, la Solicitud interna a través del SIAFEV endos tantos, con base en las necesidades de la Dirección Generalde Catastro y Valuación y Delegaciones Regionales y firma deautorizado.

Entrega a la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, la Solicitud interna a través del SIAFEV en untanto, recabando sello de recibido en el segundo tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, el Vale en original y dos copias, para recoger losinsumos y materiales solicitados y archiva de maneracronológica temporal, la Solicitud interna en segundo tanto.

COPIA NO CONTROLADA









11.

12.

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14.

15.

16.

17.

18.

Entrega en el almacén, el Vale en original y dos copias.

Pasa el tiempo.

Recibe la segunda copia del Vale con sello de recibido delalmacén, junto con los insumos y materiales solicitados.

Separa los Insumos y materiales, con base en las necesidadesde la Dirección General de Catastro y Valuación y DelegacionesRegionales e integra el Paquete.

Elabora la Relación de insumos y materiales en original ycopia, para describir lo que se envía en el Paquete de insumos ymateriales y archiva de manera cronológica temporal, el Vale ensegunda copia.

Elabora y firma el Oficio de envío en original y copia, e integra laRelación de insumos y materiales, en original.

Envía a las Delegaciones Regionales de Catastro, el Paquete deinsumos y materiales junto con la Relación de insumos ymateriales en original.

Entrega semanalmente a las áreas de la Dirección General deCatastro y Valuación el Material requerido y a lasDelegaciones Regionales envía el total de insumos y materialesrequeridos para el ejercicio.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, la Relaciónde insumos y el Oficio de envío, en copia.


COPIA NO CONTROLADA


SOLICITUD Y SUMINISTROS DE INSUMOS Y MATERIALES A LAS ÁREAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN Y DELEGACIONES REGIONALES

PAQUETE

VALE

PAQUETE

RELACIÓN DE INSUMOSY MATERIALES

INSUMOS Y MATERIALES

INSUMOS YMATERIALES

INICIO

OFICIO DENOTIFICACIÓN

RECIBE

ESTADÍSTICA DE INSUMOS Y MATERIALES

ELABORA

ACCESA, CAPTURAE IMPRIME

SIAFEV

SOLICITUD INTERNA

SOLICITUD INTERNA

RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN

SOLICITUD INTERNA

ENTREGA Y RECABAACUSE DE RECIBIDO

OFICIO DENOTIFICACIÓN

ESTADÍSTICA DEENVÍO DE INSUMOSY MATERIALES

SOLICITUD INTERNA

ORDENA

RECIBE NOTIFICACIÓNPARA REQUERIR

INSUMOS Y MATERIALES

SOLICITUD INTERNA

ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO

SOLICITUD INTERNA

VALE

RECIBE

C

VALE

ENTREGA

VALE

RECIBE CON SELLODE RECIBIDO

SEPARA E INTEGRA

ELABORA Y DESCRIBE

C

SOLICITUD INTERNA

CAPTURA, IMPRIME Y FIRMA DE AUTORIZADO

O

1-2T

1-2T

SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

CON BASE A LASNECESIDADES DE

LAS ÁREASADMINISTRATIVAS

CON BASE EN LAESTADÍSTICA DE

ENVÍO DE INSUMOSY MATERIALES

DIRECTOR GENERALDE CATASTRO Y

VALUACIÓN

1T

2T

2T

O

O

1-2T


DE INVENTARIOS

A TRAVÉS DE SIAFEV

C


DE INVENTARIOSVÍA

TELEFÓNICA

A TRAVÉS DE SIAFEV

O

2T

O-2C

2T


DE INVENTARIOS

A TRAVÉS DE SIAFEV


DE INVENTARIOS

ALMACÉN

2C

O-1C

2C

ALMACÉN

CON BASE EN LASNECESIDADES DE LA

DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN

Y DRC

1

O-2C

COPIA NO CONTROLADA

MATERIAL REQUERIDO, INSUMOS Y

MATERIALES


PAQUETE DE INSUMOS

Y MATERIALES

1





MARZO 2010




SOLICITUD Y SUMINISTROS DE INSUMOS Y MATERIALES A LAS ÁREAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN Y DELEGACIONES REGIONALES


OFICIO DE ENVÍO

ELABORA, FIRMAE INTEGRA

ENVÍA

ENTREGA

OFICIO DE ENVÍO

RELACIÓN DE INSUMOS

ORDENA

FIN

C

O-1C

O

O

DELEGACIONESREGIONALES DE

CATASTRO

-ÁREAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN

-DELEGACIONES REGIONALES DE CATASTRO

1C

1C

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MARZO 2010










Archivo de Documentos.

Controlar la correspondencia que ingresa a la Dirección General de Catastro y Valuación para suregistro y trámite correspondiente.

Diaria.

• El Departamento de Enlace Operativo imprimirá de manera mensual un Reporte decorrespondencia pendiente de contestar y turnará a las áreas para su conocimiento.

• A la correspondencia diaria se le asignará un folio de control, se clasificará por área y se entregaráa la Dirección General de Catastro y Valuación para su revisión.

• Los documentos con carácter de urgente se registrarán en la Libreta (de documentos turnados)para su entrega inmediata a la Dirección General de Catastro y Valuación.

COPIA NO CONTROLADA







Archivo de Documentos.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Recibe la Correspondencia en original y copia de las diferentesDependencias del Gobierno del Estado.

Asigna sello, firma y hora en que se recibe la Correspondenciaen original y copia.

Devuelve la copia de la Correspondencia debidamente sellada yfirmada.

Accesa al Programa Control de Documentación y registra laCorrespondencia recibida con los datos siguientes:- Remitente.- Asignación de folio.- Tipo y número de documento.- Fecha del documento.- Síntesis del asunto.- Observaciones.- Número de página.- Fecha de captura del documento.

Imprime la Relación de correspondencia recibida, en un tantoy turna a la Dirección General de Catastro y Valuación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General de Catastro y Valuación, laRelación de correspondencia en un tanto, verifica las áreas alas que se les turnará la correspondencia para su atención.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el formato de Controlde entrega de correspondencia y lo completa.

Entrega la Correspondencia en original al área correspondientey recaba sello de recibido en el Control de entrega decorrespondencia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Relaciónde correspondencia en un tanto y el Control de entrega decorrespondencia.


COPIA NO CONTROLADA



SUBDIRECCIÓN DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA


MARZO 2010




ARCHIVO DE DOCUMENTOS

INICIO

CORRESPONDENCIA

RECIBE

CORRESPONDENCIA

ASIGNA SELLO, FIRMAY HORA DE RECIBIDO

CORRESPONDENCIA

DEVUELVE SELLADAY FIRMADA

ACCESA Y REGISTRA

PROGRAMA CONTROLDE DOCUMENTACIÓN

CORRESPONDENCIA

RELACIÓN DECORRESPONDENCIA

IMPRIME Y TURNA


RECIBE Y VERIFICAA QUIEN LE TURNARÁ

CONTROL DEENTREGA DECORRESPONDENCIA

OBTIENE Y COMPLETA FORMATO

C

CONTROL DE ENTREGADE CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA

ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO

CONTROL DEENTREGA DECORRESPONDENCIA


ORDENA

C

FIN

1T

O-1C

O-1C

1C

O

1-2T

1T

DIRECCIÓN GENERALDE CATASTRO Y

VALUACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE CATASTRO Y

VALUACIÓN

AREACORRESPONDIENTE

DEPENDENCIAS DELGOBIERNO DEL ESTADO

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MARZO 2010



DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓNSUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO Y VINCULACIONCATASTRAL







Registro y Envío de Correspondencia.

Registrar y enviar la correspondencia a las diversas Dependencias y Entidades del Gobieno delEstado.

Diaria.

• El Departamento de Enlace Operativo remitirá a las diversas Dependencias y Entidades delGobierno del Estado, así como a empresas y contribuyentes, la Correspondencia que se recibede los diferentes Departamentos de la Dirección General de Catastro y Valuación.

• La Correspondencia se enviará a su destino final de forma personal, correo certificado, unidadesmóviles o por servicio de mensajería (A.D.O., Estafeta, etc.).

• Antes de enviar la Correspondencia, se le asignará un número de folio, colocándoselo en la partesuperior derecha del documento.

COPIA NO CONTROLADA







Registro y Envío de Correspondencia.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Recibe de las diversas áreas de la Dirección General de Catastroy Valuación la Correspondencia para su envío.

Sella de recibido la Correspondencia que se enviará y devuelvesu acuse de recibo a las áreas de la Dirección General deCatastro y Valuación.

Clasifica la documentación en Oficios, Tarjetas, Circulares,Memoranda, etc.

Asigna número de folio a la documentación.

Obtiene del archivo cronológico temporal el Control de registrode correspondencia, vacía los datos de la documentación aenviar, así como el número de oficio, folio asignado y asunto.

Envía la Correspondencia al lugar indicado por losDepartamentos de la Dirección General de Catastro y Valuación.

Pasa el tiempo.

Recibe los Acuses de recibo de la correspondencia enviadapersonalmente, por correo certificado, unidades móviles o porservicio de mensajería.

Clasifica la Correspondencia, colocándole el número delexpediente que le corresponda.

Accesa al programa de Emisión de respuesta y captura la fechade recepción de la Correspondencia y el número del expedienteque le corresponda.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Expedientes autilizar e integra la Correspondencia respectiva.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, losExpedientes y el Control de registro de correspondencia.


COPIA NO CONTROLADA

CORRESPONDENCIA

CLASIFICA

CORRESPONDENCIA





MARZO 2010


DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN


REGISTRO Y ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

INICIO

CORRESPONDENCIA

RECIBE

ACUSE DE RECIBIDO

CORRESPONDENCIA

SELLA DE RECIBIDOY DEVUELVE

CLASIFICA LA DOCUMENTACIÓN

ASIGNA NÚMERO DEFOLIO A LA

DOCUMENTACIÓN

CONTROL DE REGISTRODE CORRESPONDENCIA

OBTIENE YVACÍA DATOS

ACUSES DE RECIBO

RECIBE

ACCESA Y CAPTURA

EMISIÓN DERESPUESTA

CORRESPONDENCIA

EXPEDIENTES

OBTIENE E INTEGRA

CONTROL DE REGISTRO DECORRESPONDENCIA

EXPEDIENTES

ORDENA

FIN

C

C

CORRESPONDENCIA

ENVÍA

ÁREAS DE LADIRECCIÓN GENERAL

DE CATASTRO Y VALUACIÓN

ÁREAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO

Y VALUACIÓN

-OFICIOS-TARJETAS

-CIRCULARES-MEMORANDA

C

LUGARCORRESPONDIENTE

-CORREO CERTIFICADO-UNIDADES MÓVILES

-SERVICIO DE MENSAJERÍA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

C.P. FABIO TULIO ZILLI VIVEROSSUBSECRETARIO DE INGRESOS

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADA SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

LIC. DOMINGO YORIO SAQUIDIRECTOR GENERAL DE CATASTRO

Y VALUACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





LIC. MAURO HERNÁNDEZ HERNÁNDEZSUBDIRECTOR DE DESARROLLO

Y VINCULACIÓN CATASTRAL

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. MARÍA ALICIA LANDA RODRÍGUEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE

ENLACE OPERATIVO

Elaborado y actualizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

manual de procedimientos - veracruz · ignacio de la llave, reglamento interior de la secretaría...

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