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PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMEDOR

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 25 DE MAYO DE 2012

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMEDOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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MANPRO-40046 CNDA-A7

CONTENIDO


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CONTENIDO

PAGS.

I. Introducción .......................................................................................................................................... 4

II. Base jurídica ........................................................................................................................................ 6

III. Procedimientos ................................................................................................................................... 8

Adquisición de materias primas y productos para la preparación de alimentos y bebidas…. 9

Preparación y servicio de comidas ...................................................................................................... 16

Preparación de alimentos y bebidas por orden de servicio o comanda…………………….... 20

Suministro de alimentos y bebidas en eventos especiales .................................................................. 24

Dotación de bienes de consumo y artículos de cafetería .................................................................... 30

IV. Hoja de control de cambios ............................................................................................................... 36

V. Hoja de validación ............................................................................................................................... 38

VI. Anexos ................................................................................................................................................ 40

Anexo 1. Formato “Orden de Compra del Comedor” (40046-F01-10 )................................................ 41

Anexo 2. Formato “Requerimientos de Insumos para la Preparación de Alimentos y

Bebidas” (40046-F03-10) .................................................................................................................... 42

Anexo 3.Formato “Orden de Servicios Alimenticios” (40046-F04-10) ................................................. 43

Anexo 4.Formato “Comanda de Servicio” (40046-F05-10) ................................................................. 44

Anexo 5. Formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios

Alimenticios en Eventos Especiales” (40046-F07-10)………………………..…………….….... 45

Anexo 6. Formato “Requisición de Bienes de Consumo” (40046-F02-10) .......................................... 46

Anexo I. Formato “Donativo de Alimentos” (40046-F06-10) ................................................................ 47

Anexo II. “Bitácora de Supervisión y Vigilancia del Comedor” (Almacén 40046-SP-F01-

12), (Cocina 40046-SP-F02-12), (Servicio 40046-SP-F03-12) ............................................................ 48


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INTRODUCCIÓN


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INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con una administración dinámica que dé respuesta inmediata a las

necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a

la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación administrativa

que permitan la operación eficiente de las áreas de la Legislatura, a fin de dar cumplimiento a lo

establecido en las fracciones XIX y XX del artículo 160 del Reglamento del Poder Legislativo del

Estado Libre y Soberano de México.

Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, documentos

técnicos administrativos que facilitan el cumplimiento de las funciones y el logro de los objetivos

institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el

Departamento de Comedor y la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo; en el cual

se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo

esta área; así como de los formatos que para estos efectos se utilizan.

La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo

Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el “Manual de

Procedimientos del Departamento de Comedor”.


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BASE JURÍDICA


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BASE JURÍDICA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Norma Oficial Mexicana NOM-093-SSA1-1994, “Bienes y servicios, prácticas de higiene y sanidad

en la preparación de alimentos que se ofrecen en establecimientos fijos”.

Norma Mexicana NMX-F-605-NORMEX-2000, Alimentos-Manejo higiénico en el servicio de

alimentos preparados para la obtención del Distintivo “H”.


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PROCEDIMIENTOS


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PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y

PRODUCTOS PARA LA PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS


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PROCEDIMIENTO

ADQUISICIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y PRODUCTOS PARA LA PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

40046-P01-12

Objetivo: Mantener el almacén del comedor con los productos de consumo suficientes, para la preparación de alimentos y bebidas.


Políticas:

Las compras programadas serán las que se deriven de la necesidad de preparar y elaborar los menús de cada semana; asimismo se enviarán al proveedor o proveedores que haya autorizado el Comité de Adquisiciones y Servicios, los días viernes de cada semana, y éste, dependiendo de la naturaleza de los productos e insumos, lo suministrará los días lunes o miércoles.

Las compras emergentes serán las que se deriven de las necesidades de preparar y elaborar alimentos por servicios extraordinarios, imprevistos o complementarios de los menús.

Por necesidades emergentes, se solicitará al proveedor, vía telefónica, o en ocasiones, el Titular del Departamento de Comedor enviará personal de dicha área a realizar las compras respectivas.

Las compras deberán estar justificadas de acuerdo con el consumo que ejerce el comedor, a través de los servicios alimenticios.

Los productos adquiridos por el comedor, deben ser de calidad y sin haber expirado de acuerdo a la fecha de caducidad; asimismo, se verificará su frescura, color, limpieza, textura, apariencia, sabor y olor para garantizar y asegurar la inocuidad de los mismos.

Todas las facturas para trámite de pago deberán ser originales y cumplir con los requisitos fiscales.


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PROCEDIMIENTO:


40046-P01-12

ÁREA ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD

Nº DESCRIPCIÓN


Programación de Menús Almacén Titular del Departamento de Comedor Director de Recursos Materiales Titular del Departamento de Comedor Almacén

Proveedor Almacén

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Elabora relación de productos e insumos a utilizar en la preparación de alimentos y bebidas, conforme a los servicios alimenticios programados y la envía al área de almacén, para que verifique su existencia y suficiencia. Recibe relación y procede a verificar los insumos que se requieren para cubrir las necesidades semanales en la preparación de alimentos y bebidas. Realiza inventario físico y detecta productos escasos, de acuerdo al stock mínimo establecido. Requisita el formato “Orden de Compra del Comedor” (Anexo 1, 40046-F01-10), clasificando por giro y naturaleza de productos para enviarse al proveedor, lo turna al Titular del Departamento de Comedor para su visto bueno. Recibe, verifica y valida orden de compra programada, la turna al Director de Recursos Materiales para su autorización. Recibe, autoriza y devuelve al Titular del Departamento de Comedor la orden de compra programada. Recibe y envía al almacén orden de compra programada autorizada. Recibe orden de compra requisitada y la envía al proveedor, para que éste suministre los requerimientos. Recibe orden de compra, suministra los productos e insumos solicitados, entrega original y copia de la factura al almacén. Recibe productos y factura, revisa que los requerimientos descritos en la factura coincidan con la descripción de la orden de compra.


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PROCEDIMIENTO:


40046-P01-12


Nº DESCRIPCIÓN


Almacén

11

12

13

14

15

16

17

Firma y sella factura con la leyenda “Gasto” cuando los productos sean entregados al usuario y en caso contrario coloca el sello “Almacén”, ingresando los mismos al lugar correspondiente. Recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Comedor, en la factura original, y la turna al Departamento de Adquisiciones para el trámite del pago correspondiente. Registra en el Sistema de Almacén, las entradas de acuerdo a los datos de la factura. Elabora reporte mensual de entradas al almacén y catálogo de productos. Revisa conciliación mensual con el área de finanzas y detecta diferencias. Realiza las modificaciones correspondientes en el mes vigente, o en su caso, los ajustes se aplicarán para el siguiente periodo; y entrega a la Dirección de Finanzas. Archiva reporte final de entradas al almacén y catálogo de productos. Fin.


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PROCEDIMIENTO:


40046-P01-12

DEPARTAMENTO DE COMEDOR

PROGRAMACIÓN DE MENÚS ALMACÉN TITULAR DEL

DEPARTAMENTO


Inicio

A

1. Elabora relación de productos e insumos a utilizar en la preparación de alimentos y bebidas, conforme a los servicios alimenticios programados y la envía al área de almacén, para que verifique su existencia y suficiencia.

3. Realiza inventario físico y detecta productos escasos, de acuerdo al stock mínimo establecido.

2. Recibe relación y procede a verificar los insumos que se requieren para cubrir las necesidades semanales en la preparación de alimentos y bebidas.

4. Requisita el formato “Orden de Compra del Comedor” (Anexo 1, 40046-F01-10), clasificando por giro y naturaleza de productos para enviarse al proveedor, lo turna al Titular del Departamento de Comedor para su visto bueno.

5. Recibe, verifica y valida orden de compra programada, la turna al Director de Recursos Materiales para su autorización.


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40046-P01-12

DIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES


PROVEEDOR TITULAR DEL DEPARTAMENTO

ALMACÉN


B

A

6. Recibe, autoriza y devuelve al Titular del Departamento de Comedor la orden de compra programada.

7. Recibe y envía al almacén orden de compra programada autorizada.

8. Recibe orden de compra requisitada y la envía al proveedor, para que éste suministre los requerimientos.

9. Recibe orden de compra, suministra los productos e insumos solicitados, entrega original y copia de la factura al almacén.

10. Recibe productos y factura, revisa que los requerimientos descritos en la factura coincidan con la descripción de la orden de compra.

11. Firma y sella factura con la leyenda “Gasto” cuando los productos sean entregados al usuario y en caso contrario coloca el sello “Almacén”, ingresando los mismos al lugar correspondiente.

12. Recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Comedor, en la factura original, y la turna al Departamento de Adquisiciones para el trámite del pago correspondiente.


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PROCEDIMIENTO:


40046-P01-12

ALMACÉN


B

Fin.

13. Registra en el Sistema de Almacén, las entradas de acuerdo a los datos de la factura.

14. Elabora reporte mensual de entradas al almacén y catálogo de productos.

15. Revisa conciliación mensual con el área de finanzas y detecta diferencias.

16. Realiza las modificaciones correspondientes en el mes vigente, o en su caso, los ajustes se aplicarán para el siguiente periodo; y entrega a la Dirección de Finanzas.

17. Archiva reporte final de entradas al almacén y catálogo de productos.


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PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN Y SERVICIO DE COMIDAS


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PROCEDIMIENTO:

PREPARACIÓN Y SERVICIO DE COMIDAS 40046-P02-12

Objetivo: Atender las necesidades de consumo y abastecimiento de comidas diarias para diputados y servidores públicos, conforme al programa semanal de menús.


Políticas:

- Los platillos y bebidas de la comida deberán estar preparados y listos con anticipación para que el servicio se otorgue a partir de las 13:00 hrs. hasta las 15:00 hrs., con una tolerancia de 20 minutos máximo.

- En caso de que el número de comensales rebase la cantidad de alimentos preparados, se procederá a la elaboración inmediata de un platillo extra, solicitando al almacén la materia prima correspondiente.

- Al concluir el horario de servicio de comida, si hay un excedente será donado a las casas de asistencia social que estén autorizadas por la Secretaría de Administración y Finanzas, y se registrará en el formato “Donativo de Alimentos” (Anexo I, 40046-F06-10).

- De acuerdo a la Norma Oficial Mexicana NOM-093-SSA1-1994, los alimentos preparados; así como el personal del Departamento de Comedor; podrán ser sujetos a análisis especiales; será a través del consultorio médico del Poder Legislativo, quién realizará el trámite de análisis microbiológicos correspondientes.

- Los diputados solicitarán los servicios de comida para sus invitados y asesores por escrito, a la Dirección de Recursos Materiales o con el Titular del Comedor.

- Al final de cada semana el encargado del almacén deberá recabar las firmas respectivas en el formato “Requerimientos de Insumos para la Preparación de Alimentos y Bebidas” (Anexo 2, 40046-F03-10), para justificar el suministro de insumos proporcionados al área de cocina.

- Cada semana los encargados de las áreas (Almacén, Cocina y Servicios) entregarán requisitado el formato “Bitácora de Supervisión y Vigilancia del Comedor” (Anexo II, 40046-SP-F01-12), (Anexo II, 40046-SP-F02-12), (Anexo II, 40046-SP-F03-12).


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PROCEDIMIENTO:



Nº DESCRIPCIÓN


Programación de Menús Almacén Cocina Área de Comedor Programación de Menús

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Envía a la cocina el reporte de recetas y de insumos para la preparación de alimentos y bebidas, de acuerdo al menú programado. Emite y entrega reporte de consumo de ingredientes para el día siguiente al área de almacén y cocina. Surte requerimientos de acuerdo al reporte de consumo de ingredientes para el día siguiente, registrándolo en el Sistema de Almacén. Recibe insumos, los registra en el formato “Requerimientos de Insumos para la Preparación de Alimentos y Bebidas” (Anexo 2, 40046-F03-10) y procede a preparar los platillos del menú del día, los coloca para su consumo en el buffet, y en su momento se sirvan a los comensales. Efectúa montaje de mesas para proporcionar el servicio de comida. Solicita a los comensales firmen en la lista el registro de acceso. Proporciona el menú del día a los comensales. Levanta el servicio, después de retirarse el comensal dejando limpia el área para continuar la atención. Captura y entrega reporte del total de comidas por día al área de Programación de Menús. Registra el total de comidas servidas en el “Sistema Integral de Menús”. Fin.


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PROCEDIMIENTO:


PROGRAMACIÓN DE MENÚS

ALMACÉN COCINA ÁREA DE

COMEDOR


1. Envía a la cocina el reporte de recetas y de insumos para la preparación de alimentos y bebidas, de acuerdo al menú programado.

5. Efectúa montaje de mesas para proporcionar el servicio de comida.

Inicio

3. Surte requerimientos de acuerdo al reporte de consumo de ingredientes para el día siguiente, registrándolo en el Sistema de Almacén.

4. Recibe insumos, los registra en el formato “Requerimientos de Insumos para la Preparación de Alimentos y Bebidas” (Anexo 2, 40046-F03-10) y procede a preparar los platillos del menú del día, los coloca para su consumo en el buffet, y en su momento se sirvan a los comensales.

2. Emite y entrega reporte de consumo de ingredientes para el día siguiente al área de almacén y cocina.

6. Solicita a los comensales firmen en la lista el registro de acceso.

7. Proporciona el menú del día a los comensales.

8. Levanta el servicio, después de retirarse el comensal dejando limpia el área para continuar la atención.

9. Captura y entrega reporte del total de comidas por día al área de Programación de Menús.

10. Registra el total de comidas servidas en el “Sistema Integral de Menús”.

Fin


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PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

POR ORDEN DE SERVICIO O COMANDA


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PROCEDIMIENTO:

PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS POR ORDEN DE SERVICIO O COMANDA 40046-P03-12

Objetivo: Satisfacer las necesidades de consumo de los diputados y servidores públicos, ofreciéndoles alimentos y bebidas de calidad que garanticen su salud.


Políticas: - Los servicios alimenticios se brindarán en el área de trabajo por solicitud de los diputados y

titulares de las dependencias; en las instalaciones del comedor; y/o fuera de las instalaciones del Palacio Legislativo.

- El Departamento del Comedor deberá preparar de manera eficaz y oportuna los alimentos solicitados por los diputados y titulares de las dependencias.


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PROCEDIMIENTO:

PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS POR ORDEN DE SERVICIO O COMANDA 40046-P03-12


Nº DESCRIPCIÓN


Diputado y/o personal del área solicitante Mesero Cocinero Mesero Diputado y/o personal del área solicitante Mesero Cocinero Titular del Departamento de Comedor

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Solicita al Departamento de Comedor, el servicio de alimentos y bebidas. Atiende al solicitante, anota sus datos y registra en el formato “Orden de Servicios Alimenticios” (Anexo 3, 40046-F04-10), si es un servicio fuera del comedor; o en el formato “Comanda de Servicio” (Anexo 4, 40046-F05-10), si es un servicio que se otorga en el comedor. Entrega el formato correspondiente al responsable de preparar los alimentos y bebidas para que atienda la orden de servicio. Recibe orden de servicio y pide al almacén proporcione las materias primas y productos para la preparación de alimentos y bebidas. Entrega al mesero los alimentos y bebidas. Recibe los alimentos, proporciona al solicitante el servicio según corresponda; dentro y/o fuera del área del comedor, o en su caso para llevar. Consume o se lleva los alimentos, firmando la orden de servicio. Recibe orden de servicio o comanda, verifica firma y la entrega al encargado de registrar los insumos. Registra consumos y turna relación del servicio de alimentos al Titular del Departamento de Comedor para su visto bueno. Verifica relación del servicio de alimentos y da instrucciones a su personal para que envíe dicha relación a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, para el descuento vía nómina. Fin.


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PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS POR ORDEN DE SERVICIO O COMANDA

40046-P03-12

DIPUTADO Y/O PERSONAL DEL ÁREA

SOLICITANTE


MESERO COCINERO TITULAR

DEL DEPARTAMENTO


1. Solicita al Departamento de Comedor, el servicio de alimentos y bebidas.

3. Entrega el formato correspondiente al responsable de preparar los alimentos y bebidas para que atienda la orden de servicio.

2. Atiende al solicitante, anota sus datos y registra en el formato “Orden de Servicios Alimenticios” (Anexo 3, 40046-F04-10), si es un servicio fuera del comedor; o en el formato “Comanda de Servicio” (Anexo 4, 40046-F05-10), si es un servicio que se otorga en el comedor.

Inicio

4. Recibe orden de servicio y pide al almacén proporcione las materias primas y productos para la preparación de alimentos y bebidas.

6. Recibe los alimentos, proporciona al solicitante el servicio según corresponda; dentro y/o fuera del área del comedor, o en su caso para llevar.

7. Consume o se lleva los alimentos, firmando la orden de servicio.

5. Entrega al mesero los alimentos y bebidas.

8. Recibe orden de servicio o comanda, verifica firma y la entrega al encargado de registrar los insumos.

9. Registra consumos y turna relación del servicio de alimentos al Titular del Departamento de Comedor para su visto bueno.

10. Verifica relación del servicio de alimentos y da instrucciones a su personal para que envíe dicha relación a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, para el descuento vía nómina.

Fin.


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PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN

EVENTOS ESPECIALES


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ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:

SUMINISTRO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN EVENTOS ESPECIALES 40046-P04-12

Objetivo: Contar en tiempo y forma con alimentos y bebidas, solicitados por los diputados y dependencias, para cubrir las necesidades en eventos especiales.


Políticas:

Serán eventos especiales, aquellas actividades legislativas: foros, sesiones, reunión de comisiones, comités, comparecencias, presentación de libros, exposiciones, exhibiciones, conciertos, conferencias, cursos, talleres, seminarios entre otros; que lleven a cabo los diputados y las dependencias.

El servicio de alimentos y/o bebidas deberá solicitarse al menos con 48 horas de anticipación por parte de los diputados y titulares de las dependencias o por el responsable del evento para su autorización.


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ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:



Nº DESCRIPCIÓN


Diputado o Titular del Área Solicitante Dirección de Recursos Materiales Titular del Departamento de Comedor Mesero Encargado del Área de Cocina y/oAlmacén Mesero Diputado o Titular del Área Solicitante Mesero

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Solicita a la Dirección de Recursos Materiales los servicios alimenticios necesarios del evento. Recibe solicitud y autoriza al Departamento de Comedor atienda petición y proporcione los servicios solicitados. Recibe solicitud autorizada y registra los datos del evento en el formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales” (Anexo 5, 40046-F07-10). Envía formato al mesero responsable de atender el servicio e instruye se proporcione oportunamente en la fecha y hora solicitada. Recibe formato, registra debidamente los insumos que requiere para atender el servicio. Entrega formato al área de cocina para que preparen los alimentos y bebidas o bien, al área de almacén para el suministro de insumos. Recibe y verifica solicitud; prepara y proporciona los alimentos y/o bebidas; o en su caso el almacén surte los insumos para la preparación de los mismos. Recibe alimentos y/o bebidas preparadas para entregar, o los insumos para dar el servicio en el lugar del evento. Solicita al diputado o titular de la dependencia, firme de recibido en el formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales” (Anexo 5, 40046-F07-10), al concluir el evento para justificar que se otorgó el servicio solicitado. Recibe formato, firma de recibido y devuelve al mesero. Verifica firma del solicitante, y turna formato al Titular del Departamento de Comedor.


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ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:



Nº DESCRIPCIÓN


Titular del Departamento de Comedor

12

Recibe formato de “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales” (Anexo 5, 40046-F07-10), revisa información y archiva. Fin.


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ELABOR. 12 06 2001

ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:


DIPUTADO O TITULAR DEL ÁREA

SOLICITANTE

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES


TITULAR DEL

DEPARTAMENTO MESERO

ENCARGADO DEL ÁREA DE COCINA

Y/O ALMACÉN


1. Solicita a la Dirección de Recursos Materiales los servicios alimenticios necesarios del evento.

2. Recibe solicitud y autoriza al Departamento de Comedor atienda petición y proporcione los servicios solicitados.

3. Recibe solicitud autorizada y registra los datos del evento en el formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales” (Anexo 5, 40046-F07-10).

Inicio

4. Envía formato al mesero responsable de atender el servicio e instruye se proporcione oportunamente en la fecha y hora solicitada.

5. Recibe formato, registra debidamente los insumos que requiere para atender el servicio.

6. Entrega formato al área de cocina para que preparen los alimentos y bebidas o bien, al área de almacén para el suministro de insumos.

7. Recibe y verifica solicitud; prepara y proporciona los alimentos y/o bebidas; o en su caso el almacén surte los insumos para la preparación de los mismos.

A


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ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:


MESERO DIPUTADO O

TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

COMEDOR


Fin.

8. Recibe alimentos y/o bebidas preparadas para entregar, o los insumos para servir los alimentos en el lugar del evento.

10. Recibe formato, firma de recibido y devuelve al mesero.

11. Verifica firma del solicitante, y turna formato al Titular del Departamento de Comedor.

9. Solicita al diputado o titular de la dependencia, firme de recibido en el formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales.” (Anexo 5, 40046-F07-10), al concluir el evento para justificar que se otorgó el servicio solicitado.

12. Recibe formato de “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en Eventos Especiales” (Anexo 5, 40046-F07-10), revisa información y archiva.

A


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PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE BIENES DE CONSUMO Y

ARTÍCULOS DE CAFETERÍA


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PROCEDIMIENTO:

DOTACIÓN DE BIENES DE CONSUMO Y ARTÍCULOS DE CAFETERÍA 40046-P05-12

Objetivo: Proporcionar los bienes de consumo y artículos de cafetería a los Diputados y Áreas Administrativas.


Políticas:

Los bienes de consumo se refieren a los productos y artículos necesarios para la preparación de bebidas (café, té u otros) que soliciten los diputados o titulares de las dependencias (unidades administrativas) para el suministro de cafetería.

El servicio de suministro de requisición de bienes de consumo, se proporcionará en el almacén del comedor los primeros 10 días de cada mes, en un horario de 9:00 a 16:00 horas.


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PROCEDIMIENTO:



Nº DESCRIPCIÓN


Diputado o Titular del Área Solicitante

Almacén

Titular del Departamento de Comedor

Almacén

Diputado o Titular del Área Solicitante

Almacén

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Llena y entrega firmado el formato “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10) al almacén del comedor para su atención.

Recibe el formato de “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10).

Verifica las existencias y registra en el formato las cantidades a suministrar.

Turna el formato de “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10) al Titular del Departamento de Comedor para su autorización.

Recibe, verifica y autoriza requisición, la envía al almacén para su distribución correspondiente.

Recibe requisición y procede a surtir los productos.

Entrega al usuario los requerimientos, solicita verifique los productos, las cantidades y anote en la solicitud: nombre, firma y fecha de recibido.

Recibe y verifica productos, firmando de conformidad requisición. La regresa al almacén.

Recibe y verifica requisición, firma de recibido del surtimiento y archiva.

Registra en el Sistema de Almacén, las salidas de los productos suministrados en la requisición.

Elabora reporte mensual de salidas del almacén y realiza conciliación contra las requisiciones atendidas.

Realiza ajustes en el Sistema de Almacén, emite reporte de cierre mensual y turna al Titular del Departamento de Comedor para su conocimiento.


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PROCEDIMIENTO:


ÁREA ADMIINISTRATIVA ACTIVIDAD

Nº DESCRIPCIÓN


Titular del Departamento de

Comedor

13

Revisa y verifica reporte.

Fin.


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PROCEDIMIENTO:



SOLICITANTE


ALMACÉN TITULAR DEL

DEPARTAMENTO


A

1. Llena y entrega firmado el formato “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10) al almacén del comedor para su atención.

2. Recibe el formato de “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10).

3. Verifica las existencias y registra en el formato las cantidades a suministrar.

Inicio

6. Recibe requisición y procede a surtir los productos.

4. Turna el formato de “Requisición de Bienes de Consumo” (Anexo 6, 40046-F02-10) al Titular del Departamento de Comedor para su autorización.

5. Recibe, verifica y autoriza requisición, la envía al almacén para su distribución correspondiente.

7. Entrega al usuario los requerimientos, solicita verifique los productos, las cantidades y anote en la solicitud: nombre, firma y fecha de recibido.


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ACTUAL. 25 05 2012

PROCEDIMIENTO:



SOLICITANTE


ALMACÉN TITULAR DEL

DEPARTAMENTO


Fin.

A

8. Recibe y verifica productos, firmando de conformidad requisición. La regresa al almacén.

10. Registra en el Sistema de Almacén, las salidas de los productos suministrados en la requisición.

9. Recibe y verifica requisición, firma de recibido del surtimiento y archiva.

11. Elabora reporte mensual de salidas del almacén y realiza conciliación contra las requisiciones atendidas.

12. Realiza ajustes en el Sistema de Almacén, emite reporte de cierre mensual y turna al Titular del Departamento de Comedor para su conocimiento.

13. Revisa y verifica reporte.


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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS


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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

REFERENCIA OBSERVACIONES

13/febrero/2003 Oficio No.

DGA/SRM/DC/009/2003 de fecha 7/Febrero/2003

Actualización solicitada por el Titular del Departamento de Comedor. En respuesta al memorándum No. DGA/CNDA/466/02 enviada por la Coordinación de Normatividad.

04/agosto/2003

Oficio No. DGA/SRM/DC/002/2003 de fecha 22 de abril de

2003

Actualización derivada por las recomendaciones del Informe Final de la auditoria practicada al Comedor, por la Contraloría del Poder Legislativo. Además, por las necesidades operativas detectadas para el mejor desempeño de las actividades administrativas del área.

17/febrero/2006

A3 Oficio No.

CNDA/DNOD/073/04 de fecha 05 de julio de

2004

Actualización derivada de las recomendaciones emitidas por la Contraloría del Poder Legislativo y por las necesidades del área, para el mejor desempeño de las actividades.

12/abril/2007

A4 Oficio No.

SAF/DRM/039/2007 de fecha 23 de marzo de

2007 y

Oficio No. SAF/DRM/046/07 de fecha 19 de abril de

2007

Actualización solicitada por la Dirección de Recursos Materiales, derivada de las recomendaciones emitidas por la Contraloría del Poder Legislativo y por las necesidades del Departamento de Comedor, para el mejor desempeño de las actividades; modificándose los procedimientos existentes y agregándose dos (40046-P02-07 y 40046-P04-07). Asimismo, se actualizó el formato “Donativo de Alimentos”, agregándose el campo de autorización.

01/junio/2009

A5 Oficio No.

SAF/DRM/DC/010/2009 de fecha 26 de febrero

de 2009

Actualización solicitada por el Departamento de Comedor, se hace una observación en el manual para corregir el procedimiento de “SUMINISTRO DE BIENES DE CONSUMO Y ARTÍCULOS DE CAFETERÍA”.

09/febrero/2010

Actualización 6 Oficio No.

SAF/DRM/DC/004/2010 de fecha 27 de enero de

2010

Actualización solicitada por el Departamento de Comedor, se hace una observación en el manual para corregir una política del procedimiento “Dotación de Bienes de Consumo y Artículos de Cafetería”

25/mayo/2012 Actualización 7 Sin referencia

Análisis y reestructuración de procedimientos.


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HOJA DE VALIDACIÓN


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HOJA DE VALIDACIÓN

ELABORÓ VALIDÓ

LIC. ROSAURA SALGADO SAN JUAN LIC. BENJAMÍN GARCÍA GARCÍA

COORDINADORA DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO



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ANEXOS


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ANEXO 1 Formato “Orden de Compra del Comedor”

(40046-F01-10)


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ANEXO 2 Formato “Requerimientos de Insumos para la

Preparación de Alimentos y Bebidas” (40046-F03-10)


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ANEXO 3 Formato “Orden de Servicios Alimenticios”

(40046-F04-10)


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ANEXO 4 Formato “Comanda de Servicio”

(40046-F05-10)


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ANEXO 5 Formato “Requisición de Bienes de Consumo para la Atención de Servicios Alimenticios en

Eventos Especiales” (40046–F07-10)


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ANEXO 6 Formato “Requisición de Bienes de Consumo”

(40046-F02-10)


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ANEXO I Formato “Donativo de Alimentos”

(40046-F06-10)


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ANEXO II Formato “Bitácora de Supervisión y

Vigilancia del Comedor” Almacén (40046-SP-F01-12) Cocina (40046-SP-F02-12)

Servicio (40046-SP-F03-12)


manual de procedimientos del - … · suministro de alimentos y bebidas ... libre y soberano de...

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