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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SECRETARÍA DE ESTADO
Ministerio de Justicia y Seguridad Pública
Enero 2014
Dirección de Planificación y Gestión
MP-01
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 5
a. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................... 5
b. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................................. 5
3. ALCANCES ...................................................................................................................... 6
4. NORMATIVA LEGAL .......................................................................................................... 7
5. MARCO INSTITUCIONAL DEL MJSP .................................................................................... 8
a. MISIÓN .................................................................................................................................................. 8
b. VISIÓN ................................................................................................................................................... 8
c. OBJETIVOS INSTITUCIONALES .......................................................................................................... 8
d. PRINCIPIOS RECTORES .................................................................................................................... 10
6. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ...................................................................................... 12
7. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL .............................................................................. 13
8. PROCEDIMIENTOS DE LAS DIRECCIONES QUE CONFORMAN EL MJSP ................................ 15
A) TRIBUNAL DE APELACIONES DE LA PNC .......................................................................... 18
B) ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY ...................................... 28
C) COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS................................................................................. 45
D) DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO .......................................................... 128
E) DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL ....................................................................... 143
F) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN .................................................................... 208
G) DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA .............................................................................. 242
H) UNIDAD DE GÉNERO .................................................................................................... 281
J) OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA ...................................................................... 292
K) DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS ......................................................... 304
L) DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA ................................................................................. 333
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M) DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES ..................................................... 342
N) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 367
O) DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA ............................................................................................ 394
P) DIRECCIÓN DE INGENIERÍA ........................................................................................... 437
Q) DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ ................................................................................. 447
R) DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS ........................................................................... 477
S) DIRECCIÓN JURÍDICA ................................................................................................... 496
T) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO ......................................... 517
U) DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA ....................................................................................... 546
V) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS ...................................................................... 567
W) PROCEDIMIENTOS ESTANDARES .................................................................................. 574
9. ANEXO I: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS POR DIRECCIÓN ............................................... 582
10. ANEXO II: NORMA ANSI PARA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS .... 614
11. ANEXO III: GLOSARIO TECNICO ..................................................................................... 617
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1. INTRODUCCIÓN
La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada
Dirección en un documento denominado "Manual de Procedimientos" es
la de conformar en un solo cuerpo integrado tales procedimientos, a fin
de evitar la dispersión y facilitar su consulta, mejora y control.
Los procedimientos implican la congruencia de las actividades que
realiza cada Unidad Organizativa, con las funciones descritas en el
Manual de Organización, y quién es el responsable de realizarlo, lo cual
está descrito en el Manual de Puestos respectivo. Estos son
instrumentos administrativos que apoyan la realización de las
actividades cotidianas de la entidad, ya que asignan en forma
secuencial, ordenada y metódica, las operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones establecidas para cada una de las
Dependencias de este Ministerio.
Para el desarrollo efectivo de las actividades en las diferentes unidades
de la Institución, se hace necesario diseñar un manual que proporcione
información pertinente a las principales funciones y responsabilidades
que se asignan en los puestos de trabajo de cada uno de los elementos,
para lograr los objetivos y metas establecidos. Así mismo establecer,
estandarizar y sistematizar los procedimientos que desarrolla nuestra
organización, visualizando paso a paso cada actividad que se encuentra
en la ejecución del mismo.
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2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
a. OBJETIVO GENERAL
Establecer y oficializar los procedimientos que desarrolla las Direcciones
que integran el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
b. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer el funcionamiento interno de cada una de las Direcciones del
MJSP y su relación con la estructura organizativa.
Identificar los diferentes involucrados y/o responsables en la ejecución
de los procedimientos.
Visualizar los productos/resultados que se obtienen en la ejecución de
los procedimientos.
Documentar y proporcionar a los responsable de la ejecución de los
procedimientos, una metodología para su realización.
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3. ALCANCES
Los manuales de procedimientos están considerados como elementos fundamentales para la comunicación,
coordinación, dirección y evaluación administrativa además de apoyar la capacitación, ya que facilitan al interior
de cada área la interacción e interrelación de las distintas unidades administrativas, a través del flujo de
información y permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones,
trámites y servicios que realizan.
El contar con manuales de procedimientos permitirá obtener los siguientes beneficios:
Lograr que el personal conozca las políticas y normatividad acerca de las actividades que realiza.
Identificar, delimitar y clarificar las responsabilidades de las áreas y puestos respectivos.
Garantizar la eficiencia del personal con el señalamiento de lo que debe hacer y cómo debe hacerlo.
Verificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Constituir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los procesos, procedimientos y métodos.
Facilitar el aprendizaje y capacitación.
Establecer mecanismos de control y facilitar las labores de auditoria, la evaluación y el control interno.
Constituir el acervo de información histórica para análisis posteriores, que permita el mejoramiento permanente de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
El presente documento será aplicable únicamente para las Unidades Organizativas que forman parte de la
Secretaría de Estado.
La Dirección General de Migración y Extranjería, La Dirección General de Centros Penales al igual que la
Unidad Técnica Ejecutiva del Sector Justicia, La Policía Nacional Civil y la Academia Nacional de Seguridad
Pública establecerán su propio Manual de Procesos y Procedimientos.
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4. NORMATIVA LEGAL
El presente Manual tiene su base legal en los siguientes artículos de las Normas Técnicas de Control Interno
del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública (MJSP), las cuales entraron en vigencia a partir del 10 de Octubre
de 2011 y modificadas a través del Decreto 31 Publicado en el Diario Oficial N° 181, Tomo 401 con fecha
primero de octubre de 2013, según estos artículos.
ART. 2. El Sistema de Control Interno será el conjunto de procesos continuos, interrelacionados e integrados
en todas las actividades inherentes a la gestión administrativa, financiera y operativa, realizados por los
Titulares, los funcionarios y empleados del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública. Está diseñado para
minimizar los riesgos internos y externos que puedan afectar la gestión del Ministerio; contribuyendo al
cumplimiento de los objetivos institucionales.
ART. 18. Para la aprobación de los documentos institucionales, se deberá cumplir con lo siguiente:
a) El Titular aprobará los siguientes documentos: El Organigrama, Plan Estratégico y Manual de
Organización y Funciones. Así como también los manuales de Descriptor de Puestos y el de
Procedimientos de la Secretaría de Estado.
b) La Dirección Generar de Centros Penales y la Dirección General de Migración y Extranjería,
elaborarán y aprobarán sus respectivos manuales de Descriptor de Puestos y de Procedimientos…
ART. 22. Todas las operaciones realizadas, cualquiera sea su naturaleza, deberán contar con la
documentación de respaldo que justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado de la operación,
según corresponda.
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ART. 34. La Dirección de Planificación y Gestión de la Secretaría de Estado, en coordinación las unidades
organizativas, realizarán el levantamiento y/o actualización de los procedimientos de las áreas operativas,
administrativas y financieras.
5. MARCO INSTITUCIONAL DEL MJSP
a. MISIÓN
Aprobar y dirigir la ejecución de la Política Nacional de Justicia, Seguridad Pública y Convivencia a través de
sus componentes: control y represión del delito, prevención social de la violencia, ejecución de medidas
penitenciarias, rehabilitación y reinserción social, atención a las víctimas, y reforma legal e institucional.
b. VISIÓN
Contribuir a la construcción de un país justo y seguro donde se respeten los derechos y libertades de las
personas, donde la vida familiar y comunitaria pueda desarrollarse despojada del miedo y donde exista un
clima favorable para la inversión, las oportunidades de empleo y el progreso familiar en el marco de un Estado
constitucional y democrático de derecho.
c. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Control y represión del delito
Incrementar la capacidad de gestión de la PNC, mejorando su respuesta para controlar y reprimir la
criminalidad común, organizada y de las pandillas, y reducir la impunidad mediante acciones efectivas de
control territorial, uso de la información, inteligencia policial, investigación científica del delito y otros recursos
de la seguridad en el marco del Estado constitucional de derecho.
Prevención social de la violencia y del delito
Prevenir y reducir los factores y causas que propician la violencia y la delincuencia identificando los recursos y
potencialidades de la comunidad para incrementar la protección y fomentar la cultura de paz, la convivencia
armónica, la participación ciudadana y los mecanismos de resolución pacífica de conflictos.
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Ejecución de las medidas y penas, rehabilitación y reinserción social
Implementar un nuevo modelo de ejecución de penas y medidas que garanticen el orden, la seguridad y el
control de los centros penitenciarios e intermedios, y un tratamiento adecuado de respeto a los derechos
humanos de las personas que se encuentran bajo sanción o medidas penales para asegurar así la efectividad
en el proceso de rehabilitación y reinserción social.
Atención a las víctimas
Promover junto con otras instituciones del Estado medidas para restaurar el tejido social y procurar, desde las
esferas administrativas y judiciales, la atención a las víctimas de delito.
Reforma institucional y legal
Ejercer una eficaz dirección estratégica de la seguridad pública que permita fijar prioridades, analizar las
tendencias, diseñar estrategias, monitorear y evaluar el impacto de las políticas, rendir cuentas a la ciudadanía
y fortalecer la relación entre las instituciones responsables del sector justicia y seguridad.
Buen uso y manejo de los recursos
Ejecutar una política de uso racional de los recursos que garantice la transparencia.
Desarrollo y profesionalismo del recurso humano
Impulsar acciones encaminadas a cualificar al personal institucional con el fin de ofrecer a la ciudadanía un
buen servicio.
Eficiente gestión en la adquisición de bienes y servicios
Desarrollar políticas de contratación institucional que transparenten la gestión de la administración pública en lo
que concierne a la adquisición de bienes y servicios con estricto cumplimiento de la ley.
Comunicación efectiva y coordinación institucional
Ejecutar sistemas de coordinación y comunicación efectivos tanto institucional como interinstitucionalmente.
Desarrollo tecnológico institucional
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Ejecutar un plan de desarrollo tecnológico en todo el Ministerio que acompañe y facilite el alcance de las metas
institucionales.
d. PRINCIPIOS RECTORES
Justicia
Busca y apoya el bien común desde la promoción del Estado democrático de derecho a través del respeto a la
Constitución, leyes secundarias, la institucionalidad y los derechos humanos.
Responsabilidad
La responsabilidad impulsa el desarrollo de nuestra misión desde el convencimiento interno de la necesidad de
fortalecer la institucionalidad para contribuir y defender el Estado democrático de derecho y con ello la
seguridad ciudadana.
Tolerancia
Constituye la base para la unificación del país y para la mejora de la convivencia social y el respeto entre los
ciudadanos. Mediante la tolerancia se busca la conformación de consensos sobre el tema de la seguridad en
un ambiente de aceptación de las diferencias, de comunicación, de apertura a otras visiones y de libertad de
conciencia.
Ética
Se erige como principio esencial de la nueva Administración Pública, que pretende adecuar conductas
individuales y acciones institucionales con base en el cumplimiento de la Constitución, las leyes y los
reglamentos relacionados con nuestra misión de tutelar la justicia y seguridad pública.
Transparencia
Supone el eje transversal de gestión y se concreta en acciones y herramientas de acceso a la ciudadanía de
información relacionada con nuestra labor institucional. Así, se disponen datos de las metas propuestas y de
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los resultados obtenidos en la implementación de programas y acciones institucionales. Se trata, en general, de
una cultura de rendición de cuentas de nuestros procesos y responsabilidades.
Probidad
La probidad marca el desarrollo de una institucionalidad tal que no existan contradicciones ni discrepancias
entre nuestros valores, principios, programas y acciones. Lleva a ser coherente en nuestras actitudes y en
nuestras actuaciones en relación con nuestra misión y competencias institucionales a fin de generar confianza
en la población.
Integralidad
La integridad es la actitud desde la que se realizan las labores, el enfoque enmarcado en la Estrategia Nacional
de Desarrollo desde el cual considerar todos los factores que obstaculizan y fortalecen la seguridad ciudadana.
Equidad
La equidad lleva a la promoción de oportunidades en igualdad de condiciones mediante la generación de
espacios para grupos considerados vulnerables a través de consensos construidos socialmente, surgidos de la
sensibilidad, de la desigualdad de sexos y desde el respeto y cuido a los menores de edad, jóvenes y adultos
mayores.
Institucionalidad
Promueve el respeto al orden, competencias y roles definido en el marco del respeto al Estado Democrático de
Derecho. Identificación, lealtad y compromiso con los valores, principios, objetivos y competencias
institucionales.
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6. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
MINISTRO
VICE MINISTRO
DIRECCIÓN DE
TOXICOLOGÍA
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CENTROS PENALES
DIRECCIÓN GENERAL
DE CENTROS
INTERMEDIOS
DIRECCIÓN GENERAL
DE MIGRACIÓN Y
EXTRANJERÍA
DIRECCIÓN
GENERAL
EJECUTIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
DE PRE-PAZ
DIRECCIÓN DE
ATENCIÓN A
VICTIMAS
DIRECCIÓN DE
INFORMACIÓN Y
ANÁLISISDIRECCIÓN JURÍDICA
DIRECCIÓN DE ADQ. Y
CONTRATACIONES
INSTITUCIONALES
DIRECCIÓN DE
LOGÍSTICA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN DE
INGENIERÍA
ACADEMIA NACIONAL
DE SEGURIDAD
PÚBLICA
POLICÍA NACIONAL
CIVIL
UNIDAD
ORGANIZATIVA
DIRECCIONES
OPERATIVAS
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS
UNIDAD
ORGANIZATIVA
LÍNEA
AUTORIDAD
FORMAL
LÍNEA AUTORIDAD
FORMAL
DESCONCENTRACIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD TÉCNICA
EJECUTIVA DEL SECTOR
JUSTICIA
CONDICIÓN
ESPECIAL
TRIBUNALES DE
APELACIONES DE LA PNC
ACADEMIA INT. PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LA LEY
(ILEA)
COMISIÓN NACIONAL
ANTIDROGAS
DIRECCIÓN DE
INFORMATICA
Y DESARROLLO
TECNOLOGICO
DIRECCIÓN DE AUDITORIA
INTERNA
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIONES Y
PROTOCOLO
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIÓN FINANCIERA
INSTITUCIONAL
OFICINA DE INFORMACIÓN Y
RESPUESTA
UNIDAD DE GÉNERO
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7. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL
En nuestra Institución existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, y esto le permite generar
valor. Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando las actividades y los recursos
relacionados se gestionan como un proceso.
El mapa de procesos ofrece una visión general del sistema de gestión; en él se representan los procesos de la
Institución así como sus relaciones principales, dichas relaciones se indican mediante flechas.
La gestión por procesos es la visión sistémica de la estructura organizacional, que identifica los procesos
básicos, su interacción y su interdependencia.
El mapa de procesos Institucional abarca 3 tipos de procesos1:
Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación
de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección.
Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los
procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o
razón de ser.
Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son
necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
1 Clasificación tomada según NTCGP 1000:2009 (Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública)
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Direccionamiento
Estratégico
Gestión de Proyectos de
Fortalecimiento Institucional
Gestión de Comunicación y
Relaciones Publicas
Gestión de Cooperación
Nacional e Internacional
Reforma Institucional y
Legal
Prevención Social de la
Violencia del Delito
Reclusión y Reinserción
SocialControl y Fiscalización de
SustanciasFormación
Seguridad PúblicaControl Migratorio y
Extranjería
Tecnología de la
InformaciónGestión Financiera Asistencia Legal y
Juridica
Gestión de
Administración
Institucional
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS APOYO
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MAPA DE PROCESOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
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8. PROCEDIMIENTOS DE LAS DIRECCIONES QUE CONFORMAN EL
MJSP
Los procedimientos que desarrolla cada una de las Direcciones de la Secretaria de Estado del
Ministerio de Justicia y Seguridad Públiuca, que se encuentra desglosado en tres partes:
1) Identificación de Procesos de la Dirección
Un factor que permite tener una visión integral de la operación de la Unidad, lo constituye la
identificación de sus procesos sustantivos y adjetivos.
Es importante tomar en cuenta que los procesos sustantivos se caracterizan por dar como
resultado un servicio o producto que predominantemente está destinado a un usuario externo a
la Unidad o que están identificados con la razón de ser de la dependencia y que pueden
responden a las atribuciones definidas en las Normas Técnicas de Control Interno de nuestro
Ministerio u otra normativa gubernamental, todo en coherencia con el Manual de Organización
Funciones Institucional.
La representación Gráfica de los Procesos permite identificar, sin excepción, los siguientes
elementos: a) Clientes, beneficiarios o Usuarios externos de los procesos; b) Procesos
destinados a los usuarios externos e internos (procesos sustantivos); c) Procesos de apoyo para
la adecuada realización de un proceso sustantivo (procesos Adjetivos); d) Productos y/o
servicios derivados de los procesos; e) que tiene como objetivo plantear el panorama general de
los procesos que elabora separando los Adjetivos de los Sustantivos o de razon de ser de cada
una de ellas;
2) Descripción de Procedimientos
La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que
realizan las diferentes Direcciones de la Institución y orientar a los responsables de su ejecución
en el desarrollo de sus actividades.
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Los procedimientos se derivan de las funciones descritas en el Manual de Organización del área
así como de la identificación de procesos de índole sustantivos o de apoyo.
El procedimiento debe contestar cuestionamientos tales como: ¿Qué debe hacerse?; ¿Por
quién?; ¿Cuándo?; ¿Dónde?; ¿Cómo?
Previo a la elaboración de un procedimiento, se deben observar las siguientes bases:
Que el procedimiento descrito no esté contemplado en otro similar.
Que su contenido no se contraponga con los demás procedimientos emitidos.
Indicar el inicio y término de cada procedimiento.
Describir paso a paso cada una de las actividades involucradas en el procedimiento, sin
llegar al exceso de confundir “tareas” con un procedimiento como tal. Una tarea es un
paso mínimo, no implica un producto intermedio significativo, lo cual en sí es un
procedimiento (que puede incluir varias tareas).
Indicar el puesto responsable de llevar a cabo los procedimientos.
Describir los resultados, ya sea servicio o producto del procedimiento así como sus
características.
3) Diagrama de Flujo del Procedimiento
En el diagrama de flujo se debe de representar gráficamente la secuencia lógica de las
actividades descritas en un procedimiento documentado.
Los beneficios que ofrece la técnica de diagramación, entre otros, son: explicar la actividad a
través de símbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan en la
narración descriptiva, así como analizar cada actividad por sí misma y su relación con las que le
anteceden o se desprenden de ella.
Además, el diagrama de flujo permite la visualización completa del flujo de información y el
contexto correspondiente, con el cual se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de
actividades que no agregan valor al área.
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Acontinuación se presenta el manual de Procedimiento en el siguiente orden de las Direcciones:
TRIBUNAL PRIMERO DE APELACIONES DE LA PNC
TRIBUNAL SEGUNDO DE APELACIONES DE LA PNC
ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY
COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO
DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA
UNIDAD DE GÉNERO
DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS
DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA
DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA
DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS
DIRECCIÓN JURÍDICA
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO
DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS
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A) TRIBUNAL DE APELACIONES DE LA PNC
Mapa de Procesos del Tribunal:
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Clave: MP-TAPNC-001 Relacionado con: PS- TAPNC-01
Procedimiento: Resolución del Recurso de Apelación
Propósito del Procedimiento: Revisar en segunda instancia, la resolución pronunciada por el Tribunal Disciplinario Regional, verificando si el fallo ha sido dictado conforme a derecho, garantizándole a los indagados el respeto a los derechos de audiencia y defensa y demás garantías legalmente establecidas en la ley disciplinaria policial; demás leyes afines y a la Constitución de la República.
Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones de la PNC.
No. Responsable: Descripción:
1.
Secretaria Administrativa y
Secretaría de Actuaciones.
Recibe el expediente disciplinario junto al recurso de apelación
procedente de los Tribunales Disciplinarios Regionales y Tribunal
Disciplinario Nacional, posteriormente lo registra en el libro de entrada
de causas disciplinarias, juntamente con el recurso de apelación
recibido, haciendo la designación del resolutor del caso.
2. Colaboradores Jurídicos. Verifica que el recurso recibido reúna los requisitos mínimos de
admisibilidad tales como: a) que la resolución impugnada sea
recurrible; b) que la persona apelante esté facultada para ello; y c) que
el recurso sea presentado en tiempo y forma. Así también, elaborarán
una síntesis o especie de minuta del caso, a efecto de orientar a los
miembros del Tribunal, para que éstos tengan un mejor panorama
jurídico al respecto.
Miembros del Tribunal
(Presidente y Vocales).
Si se cumplen todos los requisitos de Ley) la admisión del recurso.
En el caso que el recurso de apelación no reúna los requisitos
mínimos que exige la ley, se declara inadmisible.
3 Colaboradores Jurídicos,
Secretario de Actuaciones y
Miembros del Tribunal.
Elabora un documento que contiene la resolución en la cual el Tribunal
declara la admisión del recurso incoado.
En esa misma resolución se señala el día de la audiencia de expresión
y contestación de agravios. En caso de ser inadmisible el recurso, el
colaborador elabora la resolución respectiva.
En todo caso, dichas resoluciones se pasan a conocimiento de la
Secretaría de Actuaciones para su revisión, y una vez autorizada, los
miembros que integran el Tribunal la firman.
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4.
Secretaría de Actuaciones
y Secretaria Administrativa.
Elaborar las esquelas en las cuales se notificara a las partes que
intervienen en el proceso disciplinario para que comparezcan a la
audiencia de expresión y contestación de agravios; siendo las partes el
(los) Delegado de Inspectoría General de la PNC- el Abogado
defensor- y el investigado; así como del representante de la
Procuraduría para la Defensa de los Derechos Humanos o de la
Fiscalía General de la República si la Petición Razonada haya sido
presentada a instancia de ellos. Dichas esquelas son enviadas vía fax
por la secretaria administrativa.
5.
Miembros del Tribunal,
Secretaría de actuaciones y
Colaborador jurídico.
Desarrollar la audiencia de expresión y contestación de agravios, en la
cual interviene las partes procesales, los miembros que integran el
Tribunal, y el equipo técnico que les asiste.
El secretario de actuaciones ayuda en la lectura de la resolución
impugnada; constata que todas las partes que intervienen estén
presentes. Así también, anota todo lo que expresan las partes; el
Colaborador también anota apuntes para después compararlos. Es un
apoyo para cualquier situación irregular que se de en la Audiencia.
El Presidente es el que preside la audiencia y representa al Tribunal
por cuestiones de jerarquía. Todos los miembros tienen la obligación
de analizar previamente cada expediente disciplinario sometido a su
consideración, a efecto que el día de la Audiencia y después de
escuchar los alegatos de las partes, dicten el fallo respectivo cuando
hayan llegado entre ellos al acuerdo, sin perjuicio que exista voto
disidente.
Antes de pronunciar el fallo, se tomarán un tiempo prudencial para
deliberar sobre la decisión a dictar. Dicho fallo puede ser
modificando, revocando o confirmando la resolución que ha sido
impugnada por el apelante, la que queda notificada en el acto y
posteriormente se hará constar por escrito para efectos de prueba, con
lo cual finaliza la Audiencia.
Posterior a la Audiencia éste hace entrega de la causa disciplinaria
como de los apuntes anotados al Colaborador Jurídico que lleva el
caso, para que elabore la sentencia definitiva o la resolución que
proceda.
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6.
Secretaria administrativa
Elabora el Acta de Comparecencia a la Audiencia celebrada, en la que
se relaciona a todas las personas o partes procesales que intervienen
en ella, incluidos los miembros y el secretario del Tribunal; así como
las partes y que concurrieron, así como cualquier situación especial
que se haya dado en el desarrollo de la Audiencia.
7.
Colaborador Jurídico,
Secretaría de Actuaciones
y Miembros del Tribunal.
Elaborar la sentencia definitiva tomando como base el fallo dictado
por el Tribunal, para lo cual recibe el expediente disciplinario con los
apuntes tomados en la audiencia, asimismo, tiene la tarea de analizar
la prueba documental, pericial y testimonial si la hubiere y procede a
plasmarla en la sentencia.
Elaborada la sentencia por el colaborador jurídico, la recibe el
Secretario para su revisión y corrección; y una vez dicha sentencia
está corregida la traslada a los miembros del Tribunal para su revisión
y firma.
8.
Secretario del Tribunal
Rubricar la sentencia debidamente firmada por los miembros del
Tribunal, con lo cual da fe de las actuaciones realizadas por aquellos.
Acto seguido, certifica dicha sentencia con lo cual se remite junto al
expediente disciplinario al Tribunal de origen; quedando la sentencia
original custodiada en los archivos que se lleva en el Tribunal; a la que
se le agrega el incidente de apelación.
9.
Secretaria administrativa y
Secretaría de Actuaciones.
Registra en el libro de salida de correspondencia el expediente
disciplinario que se ha diligenciado junto con la certificación de la
sentencia definitiva que resuelve el recurso de apelación.
Por último, se hace la remisión del expediente disciplinario juntamente
con la sentencia definitiva al Tribunal respectivo, finalizando así el
trámite.
10. Presidente del T. Firma y sella Resoluciones
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INICIO
1.RECEPCION DE EXPEDIENTE DICIPLINARIO
CON RECURSO DE APELACION
2. REALIZAR EXAMEN LIMINAR
DESCRIPCION DEL PROCESO : RESOLUCION DE RECURSOS DE APELACION
CLAVE: MP-TAPNC-001
CUMPLE CON LOS REQUISITOS DE LEY?
RECURSO INADMISIBLE
5. REALIZACION DE LA AUDIENCIA
6.SE ELABORA ACTA DE COMPARECENCIA A LA
AUDIENCIA
7. ELABORACION DE ACTA DEFINITIVA TOMANDO DE
BASE EL FALLO DICTADO POR EL TRIBUNAL
4. ELABORACION DE ESQUELAS Y SE NOTIFICANA
A LAS PARTES QUE INTERVIENEN PARA QUE
COMPAREZCAN LA
AUDIENCIA
8. RUBRICAR LA SENTENCIA DEBIDAMENTE
FIRMADA POR LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL
3. SE SEÑALA LA FECHA Y HORA DE AUDIENCIA
9. SE REGISTRA EN EL LIBRO DE SALIDAS
10. FIRMA Y SELLo
FIN
A
A
ACTA DEFINITIVA
NO
SI
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CLAVE: MP-TAPNC-002 Relacionado con: PS-TAPNC-02
Procedimiento: Resolución de Conflicto de Competencia
Propósito del Procedimiento: Dirimir competencia en casos determinados por la Ley Disciplinaria Policial.
Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones de la PNC.
No. Responsable: Descripción:
1 Secretaria Administrativa y Secretaría de Actuaciones
Recibe el expediente disciplinario junto al conflicto de competencia procedente de los Tribunales Disciplinarios Regionales así como de los Tribunal Disciplinario Nacional, luego los registra en el libro de entrada de causas disciplinarias juntamente con el conflicto de competencia, haciendo la designación del resolutor del caso.
2
Colaborador Jurídico
,Secretaría de Actuaciones y
Miembros del Tribunal Realización de examen liminar
3
Colaborador Jurídico,
Secretaría de Actuaciones y
Miembros del Tribunal.
Si no se admite recurso de apelación, se genera resolución mediante oficio exponiendo motivos de inadmisibilidad.
4
Colaborador Jurídico,
Secretaría de Actuaciones y
Miembros del Tribunal.
Son los responsables del caso que se les asigna de acuerdo al rol que se lleva en el Tribunal por cada expediente recibido juntamente con la solicitud de dirimir el conflicto de competencia que se susciten entre un Tribunal Disciplinario y el Jefe con autoridad sancionadora, en los casos en que el primero concluya que no es falta disciplinaria grave o muy grave la que está conociendo, sino que es falta leve; y el segundo concluye que no es falta leve la que está conociendo, sino que es falta disciplinaria grave o muy grave. Así también, tiene la facultad que le otorga el artículo 81 de la norma antes citada, mediante la cual el Tribunal tiene competencia para nombrar a dos o el total de los miembros suplentes de los Tribunales Disciplinarios cuando los miembros propietarios estuvieren impedidos para conocer.
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Número de Página 24 De 622
5
Colaborador Jurídico,
Secretaría de Actuaciones y
Miembros del Tribunal.
Si se admite recurso de apelación, se genera resolución admitiendo recurso señalando fecha y hora de la audiencia.
6 Colaborador Jurídico, Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.
Se elabora notificación a las partes de la admisión y el señalamiento de las audiencias
7 Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.
Se realiza el respectivo estudio del caso en particular para resolver el conflicto de competencia, y se presenta ese análisis a la Secretaría de Actuaciones, quien revisa el proyecto, para que luego los miembros tomen la decisión pertinente en la cual se dirime el conflicto de competencia.
8 Colaborador Jurídico, Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.
Realizar el documento en el que se encuentra la resolución del conflicto planteado, luego se traslada el expediente juntamente con el proyecto de la resolución del conflicto de competencia a la secretaría de actuaciones, quien hace las correcciones y verificaciones debidas, para luego pasarlas a firma de los miembros del Tribunal..
9 Secretaría de Actuaciones y Secretaría Administrativa
Rubricar la resolución del conflicto de competencia debidamente firmada por los miembros del Tribunal, con lo cual da fe de las actuaciones realizadas por aquellos. Acto seguido, certifica dicha resolución la cual se remite junto al expediente disciplinario al Tribunal de origen; quedando la resolución original custodiada en los archivos que se lleva en el Tribunal. Por último, se hace la remisión del expediente disciplinario juntamente con la resolución del conflicto de competencia al Tribunal respectivo, finalizando así el trámite; asimismo, se registra en el libro de salida de correspondencia el expediente disciplinario que se ha diligenciado junto con la certificación de la sentencia definitiva que resuelve el recurso de apelación
10 Colaborador Jurídico ,Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal
Archivar resolución
11 Colaborador Jurídico ,Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal
Enviar recurso resuelto junto con el expediente al tribunal disciplinario de origen
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Número de Página 25 De 622
INICIO
1.RECEPCION DE EXPEDIENTE DICIPLINARIO
2. REALIZAR EXAMEN LIMINAR
DIGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO : RESOLUCION DE CONFLICTO DE COMPETENCIA
CLAVE: MP-TAPNC-002
SE ADMITE RECURSO DE APELACION?
4. SE ENVIA EL EXPEDIENTE JUNTAMENTE CON LA
RESOLUCION AL TRIBUNAL DICIPLINARIO
7 REALIZACION DE LA AUDIENCIA
8. RESOLVER: MODIFICAR,REVOCAR,O
CONFIRMAR EL FALLO DEL TRIBUNAL DICIPLINARIO
10. ARCHIVAR
RESOLUCION
11. ENVIAR RECURSO RESUELTO JUNTO CON EL EXPEDIENTE AL TRIBUNAL DICIPLINARIO DE ORIGEN
FIN
9. ELABORAR RESOLUCION POR ESCRITO EL FALLO PRONUNCIADO EN LA
AUDIENCIA
ACTA
A
A
NO
SI
6. SE ELABORA NOTIFICACION A LAS PARTES
DE LA ADMISION Y EL SEÑALAMIENTO DE LA
AUDIENCIA
3. SE GENERA RESOLUCION
MEDIANTE OFICIO EXPONIENDO MOTIVOS DE
INADMISIBILIDAD
5. .SE GENERA RESOLUCION
ADMITIENDO EL RECURSO Y SEÑALANDO FECHA Y HORA
DE LA AUDIENCIA
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
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CLAVE: MP-TAPNC-003 Relación del proceso: PA-TPAPNC-03
Procedimiento: Gestión administrativa
Propósito del Procedimiento: Gestionar de forma ordenada y establecida los trámites administrativos y
financieros relacionados con el Tribunal
Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones
No. Responsable: Descripción:
1 Presidente Solicita y coordina gestiones y trámites administrativos
2 Secretaría
Administrativa
Gestionar con las Direcciones que correspondan las necesidades
administrativas y financieras requerida por la Dirección
3 Equipo Técnico Recepción y evaluación de documentos y requerimientos, y asistencia a
las actividades efectuadas para tales fines.
4 Director(a) Autorización de documentos y requerimientos.
5
Equipo Técnico/
Secretaría
Administrativa
Elaboración de documentos requeridos para la elaboración de los trámites
para realizar gestión de trámites correspondientes.
6
Secretaría
Administrativa /
Equipo Técnico
Presenta resultado final del trámite realizado
7 Técnico Autorización del trámite realizado
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 27 De 622
INICIO
1. SOLICITA Y COORDINA GESTIONES Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS
2. GESTIONAR CON LAS DIRECCIONES QUE CORRESPONDAN
LAS NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
CLAVE: MP-TAPNC-003
6. PRESENTAR RESULTADO FINAL DE LOS TRAMITES REALIZADOS
FIN
5. ELABORAR DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA ELBORACION DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS
3. RECEPCION Y EVALUACION DE DOCUMENTOS Y REQUERIMIENTOS
A LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
4. AUTORIZAR LA DOCUMENTACION Y REQUERIMIENTOS
7. AUTORIZACION DEL TRAMITE REALIZADO
REQUERIMIENTO
A
A
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 28 De 622
B) ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY
Mapa de Procesos de la Dirección:
PS-ILEA-02
PA-ILEA-03
Gestión Administrativa
Procesos Adjetivos
CODO. ADRÉS ALEXANDER
RAMÍREZ
PS-ILEA-01
Plan de
Capacitaciones
Ejecución de Plan
de Capacitaciones
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA Aprobó:
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LA LEY
Ap
lica
do
res d
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y d
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atin
oa
mé
rica
y e
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rib
e
Procesos Sustantivos
Ap
lica
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 29 De 622
Clave: MP-ILEA-001 Relacionado con: PS-ILEA-01
Procedimiento: Planificación Anual de la Capacitación
Propósito del Procedimiento: Trazar los planes a seguir para la coordinación y elaboración de las capacitaciones de Aplicadores de la Ley de Latinoamérica y el Caribe
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica
No. Responsable: Descripción:
1 Gerente de Programa (USG) Coordina con las agencias relacionadas al establecimiento de las fechas del calendario anual.
2 Gerente de Programa (USG) Elabora una propuesta de calendario anual
3 Gerente de Programa (USG) Remite propuesta para revisión y aprobación
4 Gobierno de EE.UU Aprueba la propuesta emitida para el calendario anual
5 Gobierno de EE.UU Emite el cable de invitación a los países a quienes se dirige el Curso y a El Salvador como anfitrión
6 Embajada Americana de cada país invitado.
Invita al Gobierno del país respectivo.
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 30 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Planificación Anual de la Capacitación
1. Coordinación con
agencias
2. Elaboración de
propuesta de calendario
anual
Fin
3. Remite propuesta para
revisión y/u aprobación
Documento propuesta
¿Aprueban documento propuesta?
4. Aprobación de Plan
Anual de Capacitación
Plan Anual de Capacitación
5. Emisión de cable de
invitación a países
6. Invitación a Gobierno/s
de país/es respectivo/s
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 31 De 622
Clave: MP-ILEA-002 Relacionado con: PS-ILEA-01
Procedimiento: Admisión de Estudiantes
Propósito del Procedimiento: Implementar los procesos necesarios para la capacitación de Aplicadores de la Ley de Latinoamérica y el Caribe
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica
No. Responsable: Descripción:
1 Director ILEA-GOES Para el caso de El Salvador, se emiten invitaciones a las instituciones que pueden beneficiarse del curso.
2 Instituciones invitadas Recibe propuestas de candidaturas de los salvadoreños
3 Coordinador Técnico Elabora formularios de candidatos salvadoreños para sus procesos de verificación,
4 Coordinador Técnico
Verifica candidatos salvadoreños (para PNC, Embajada Americana y EE.UU). Esto es para el caso de oficiales, y personal que utiliza armas en sus labores. El resto de candidatos quedan aceptados sin requerir de revisión.
5 Director ILEA-GOES y Coordinador Técnico
Confirma la participación de los candidatos verificados.
6 Coordinador Académico Para el caso de estudiantes extranjeros, se recibe la información de los estudiantes procedentes del exterior.
7 Director ILEA-GOES y Coordinador Técnico
Solicita Visa de Cortesía en caso lo requieran.
8 Director ILEA-GOES y Coordinador Técnico
Informa a la DGME del ingreso de los alumnos a fin que se apliquen privilegios e inmunidades. (Se solicita exención de tarjeta de turismo.)
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
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Número de Página 32 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Admisión de Estudiantes
1. Emisión de invitaciones
a Instituciones
Salvadoreñas
2. Recepción de respuesta
de invitación
Fin
3. Elaboraciòn de
Formularios de candidatos
Salvadoreños
4. Verificación de
formularios
Formulario de candidatos
¿El candidato utiliza armas de fuego en sus
labores?
SI
NO
5. Envió de Confirmación
de participación como
estudiantes
¿Se acepta candidato?
SI
6. Recepción de
información de estudiantes
extranjeros
7. Solicitud de visa de
cortesia
8. Informar a DGME
ingreso de alumnos
extranjeros
¿Es necesario solicitar visa de cortesía?
SI
NO
NO
¿Evaluación de candidatos nacionales?
SI
NO
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 33 De 622
Clave: MP-ILEA-003 Relacionado con: PS-ILEA-01
Procedimiento: Preparación del Curso
Propósito del Procedimiento: Trazar los lineamientos para la preparación de los cursos a impartir
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica
No. Responsable: Descripción:
1
Director ILEA-GOES, Coordinador Técnico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones
Dependiendo del curso, se gestionan aspectos diversos: solicitud de apoyo de otras instituciones (gestión de seguridad para los paseos o traslados, material turístico), solicitud de locales o áreas especiales para prácticas o visitas, préstamos de armas o equipo, procesos de importación de materiales con exención de impuestos, procesos locales de compra de material que requiere de permiso especial (Ej. Explosivos, químicos), etc.
2
Coordinador Académico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones
Prepara y acondicionamiento de aulas y espacios diversos.
3
Coordinador Académico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones
Gestiones para la alimentación, transporte, alojamiento, actividades extra-curriculares (cenas, paseos). Organización de acto de apertura (invitaciones a funcionarios, protocolo, prensa, etc.).
4 Coordinador Académico Recibe a los instructores. Gestiones adicionales según demanda de éstos
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 34 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Preparación del Curso
1. Gestión de apoyo a
Instituciones
2. Preparación y condición
de aulas
Fin
3. Gestión logística
4. Recepción de
instructores
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 35 De 622
Clave: MP-ILEA-004 Relacionado con: PS-ILEA-02
Procedimiento: Ejecución del Curso
Propósito del Procedimiento: Garantizar la adecuada ejecución de los cursos
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica
No. Responsable: Descripción:
1 Coordinador Académico, Coordinador Administrativo
Supervisan el inicio del curso
2 Coordinador Académico, Coordinador Administrativo
Entrega de materiales adicionales (uniformes, camisas, etc.).
3 Coordinador Académico Apoyo al curso, según demanda. Preparación de listados de alumnos y datos, elaboración de certificados
4 Coordinador Académico Clausura del curso. Evaluaciones de instructores y curso. Entrega de certificados y listados de contacto del curso
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DICIEMBRE/2013
Número de Página 36 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución del Curso
1. Supervisión de inicio de
curso
2. Entrega de materiales
adicionales
Fin
3. Apoyo en gestión del
curso
4. Clausura del curso
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 37 De 622
Clave: MP-ILEA-005 Relacionado con: PS-ILEA-02
Procedimiento: Salida de estudiantes y descargo de información
Propósito del Procedimiento: Consolidar y preparar la información y actividades para los alumnos a egresar, y los que dejaran el país.
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica
No. Responsable: Descripción:
1 Coordinador Académico Gestiona información de alumnos preparados para egresar
2 Coordinador Académico Prepara lista de los estudiantes que partirán del país.
3 Coordinador Académico Coordina la salida del país de los alumnos.
4 Coordinador Administrativo Elabora reporte para descargo de bodega los materiales entregados a los alumnos
5 Coordinador Técnico, Coordinador Administrativo, Coordinador Académico
Preparan un informe para las autoridades con comentarios, sugerencias, actividades, número de países participantes, entre otros, sobre el curso impartido a los alumnos.
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 38 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Salida de estudiantes y descargo de información
1. Solicita información de
alumnos preparados para
egresar
2. Elaboración de listado de
estudiantes que saldrán del
país
3. Coordinación de salida
de alumnos
4. Descargo de materiales
entregados a alumnos
Fin
5. Elaboración de Informe
del curso finalizado
Informe de curso finalizado
Reporte de descargo de bodega
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 39 De 622
Clave: MP-ILEA-006 Relacionado con: PA-ILEA-03
Procedimiento: Elaboración de comunicado de prensa
Propósito del Procedimiento: Dar a conocer a los medios las actividades de ILEA
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación de comunicaciones y protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Coordinador de Comunicaciones y Protocolo
Identificar el curso a desarrollarse según el calendario académico
2 Coordinador de Comunicaciones y Protocolo
Investigar con los instructores el tema a desarrollar durante la realización del curso.
3 Coordinador de Comunicaciones y Protocolo
Elaboración de comunicado de prensa
4 Asistente de Comunicaciones y Protocolo
Convocatoria de medios para cubrir el evento
5 Asistente de Comunicaciones y Protocolo
Entrega a los medios del documento relacionado con el curso.
6 Asistente de Comunicaciones y Protocolo
Monitoreo en Medios de Comunicación sobre cobertura del evento
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 40 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de comunicado de prensa
1. Identificación de curso a
Desarrollarse
2. Investigación de tema a
desarrollar
3. Elaboración de
comunicado de prensa
4. Convocatoria a MC para
cubrir evento
Fin
Convocatoria de prensa
5. Entrega a los MC
documento relacionado con
el curso
6. Monitoreo en medio de
comunicación sobre
cobertura de evento
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 41 De 622
Clave: MP-ILEA-007 Relacionado con: PA-ILEA-03
Procedimiento: Requerimiento de Combustible para ILEA
Propósito del Procedimiento: Realizar liquidación de combustible mensual
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Administrativa
No. Responsable: Descripción:
1 Motorista de ILEA De acuerdo al estado del tanque de gasolina, solicita "x" número de vales de combustible a Coordinadora Administrativa
2 Coordinador Administrativo
Entrega los vales de combustible solicitados
3 Motorista de ILEA Llena el tanque de combustible y solicita factura con los datos requeridos
4 Motorista de ILEA Entrega a la coordinadora administrativa la factura para su resguardo y posterior liquidación
5 Coordinador Administrativo
Recopila y Verifica que la factura contenga los datos requeridos
6 Motorista de ILEA Entrega a final de mes la bitácora del vehículo del mes en curso para su liquidación
7 Coordinador Administrativo
Realiza la liquidación del mes de acuerdo a los vales entregados por la Unidad de Combustible, las facturas de vales consumidos, los vales sobrantes por mes y bitácora de vehículo.
8 Coordinador Administrativo y Director Ejecutivo
Revisión de liquidación y firma por coordinadora administrativa
9 Coordinador Administrativo
Remite Liquidación mensual de combustible de ILEA a la Unidad de Combustible de la Dirección de Logística del MJSP para para revisión
10 Ordenanza y Unidad de Combustible
Revisa la liquidación y firma de recibido
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 42 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Requerimiento de Combustible para ILEA
1. Solicitud de vales de
combustibles
2. Entrega de vales de
combustible
3. Despacho de
combustible
Fin
Factura de combustible despachado
4. Entrega de factura
5. Recopilación y
verificación de factura
6. Elaboración de bitácora
mensual
7. Liquidación mensual
8. Revisión y visto bueno
de liquidación mensual
A
A
Liquidación Mensual de ILEA
9. Remisión de Liquidación
mensual a la UCI para para
revisión
10. Verificación de
Liquidación Mensual de
ILEA
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 43 De 622
Clave: MP-ILEA-008 Relacionado con: PA-ILEA-03
Procedimiento: Requerimiento de adquisición de bienes y servicios
Propósito del Procedimiento: Adquirir los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la dirección.
Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Administrativa
No. Responsable: Descripción:
1 Coordinador de Área o Unidad y Coordinadora Administrativa
Prepara requerimiento de compra de bienes o servicios para ILEA a Director Ejecutivo del MJSP para su autorización
2 DACI y Coordinadora Administrativa
En caso de ser aprobado el requerimiento; aplicando la normativa del caso, se inicia proceso de solicitud de cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios de acuerdo a especificaciones técnicas establecidas
3 DACI Recepción de ofertas
4 Coordinador Administrativo y DACI
Realiza evaluación de cuadro comparativo de ofertas.
5 Coordinadora Administrativa
Realiza la evaluación técnica y económica de cada una de las ofertas presentadas. Luego del análisis se hace la recomendación sobre la empresa que más se apega a las especificaciones técnicas del bien o servicio, así como el precio más bajo.
6 Coordinador Administrativo y DACI
Adjudicación a empresa que presento las mejores ofertas.
7 Coordinador Administrativo y DACI
Notificación a empresa adjudicada.
8 Coordinador Administrativo y DACI
Elaboración de contrato con la empresa adjudicada.
9 DACI y Coordinador Administrativo de ILEA
Entrega el producto final y elaboración de acta de recepción.
10
Coordinadora Administrativa, DACI, Jefe de Bodega y Empresa Ofertante
En caso que el requerimiento sea un bien que debe ser entregado a través de Bodega, ésta solicita que la Coordinadora Administrativa verifique en bodega el bien para darle ingreso, se firma acta de entrega de bien elaborada por bodega.
11 Coordinador de Área o Unidad y Coordinadora Administrativa
Procede a hacerle entrega al Coordinador de Área o Unidad.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 44 De 622
Inicio
Clave: MP-ILEA-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Requerimiento de adquisición de bienes y servicios
1. Preparación y remisión
de requerimiento de
compra
2. Solicitud de cotizaciones
4. Evaluación de cuadro
comparativo de ofertas
Adjudicación
8. Elaboración de contrato
9. Entrega de producto o
servicio
11. Entrega en ILEA
10. Recepción del bien en
Bodega del MJSP
A
¿Se aprueba requerimiento de
compra?
5. Evaluación técnica y
económica
6. Adjudicación
7. Notificación a empresa
adjudicada
3. Recepción de ofertas
A
Acta de evaluación
Contrato
Acta de recepción
¿El requerimiento es un bien?
Fin
SI
SI
NO
NO
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 45 De 622
C) COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS
Mapa de Procesos de la Dirección:
PA-CNA-DE-05 PA-CNA-DE-06 PA-CNA-DE-07 PA-CNA-DE-08
Mie
mb
ros
de
la C
NA
/MJS
P/ O
rga
nis
mo
s N
aci
on
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Inte
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Procesos
Sustantivos
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de
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P/ O
rga
nis
mo
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ale
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Inte
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cio
na
les
Procesos
Adjetivos
Coordinación y
Comunicaciones
Sistema de
Información
Asistencia
Juridica
Administración
y Planificación
PS-CNA-DE-01
Control de
sustancias
PS-CNA-DE-02
Prevención de
Sustancias,Tratamiento y
Rehabilitación
PS-CNA-DE-03
Narcotráfico y Delitos
conexos
Investigación y
Estudios
PS-CNA-DE-04
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA Aprobó:
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION EJECUTIVA DE LA COMISION NACIONAL ANTIGROGASCmdo. Howard Augusto Cotto
Director Ejecutivo de la CNA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 46 De 622
Clave: MP-CNA-DE-001 Relacionado con: PS-DE-CNA-01
Procedimiento: Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE (Formulario A "Estadísticas Trimestrales de Importaciones y Exportaciones de Estupefacientes"; y Formulario A/P "Estadísticas Trimestrales de Importaciones y Exportaciones de Sustancias de la Lista II del Convenio sobre Sustancias Sicotrópicas de 1971")
Propósito del Procedimiento: Remitir estadísticas trimestrales de importación y exportación de estupefacientes y sustancias psicotrópicas, como parte del sistema de control que ejerce la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Control de Sustancias
No. Responsable Descripción
1 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, para completar los Formularios Trimestrales A y A/P
2 Director Ejecutivo de la CNA
Margina requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE remitido a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
3 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia
4 Coordinador de Área de Control de Sustancias
Elabora nota dirigida a la Dirección Nacional de Medicamentos, solicitando completar los Formularios, A y A/P, respectivamente
5 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Despacho de la nota elaborada a la Dirección Nacional de Medicamentos
6 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe de la Dirección Nacional de Medicamentos, los Formularios A y A/P debidamente completados
7 Director Ejecutivo de la CNA Margina los Formularios remitidos por la Dirección Nacional de Medicamentos, a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 47 De 622
8 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
La Asistente de la Dirección Ejecutiva, entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia
9 Coordinador de Área de Control de Sustancias
Elabora y remite los Formularios A y A/P a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 48 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de
Estupefacientes
1. Recepción de requerimiento de
la Junta Internacional de
Fiscalización de Estupefacientes,
JIFE, para completar los
Formularios Trimestrales A y A/P
2. Marginación de
Requerimiento
3. Entrega de
corespondecia marginada
4. Solicitud a DNM
completar formularios A y
A/P
5. Despacho de nota de
solucitud
6. Recepcion de
formularios completados
7. Marginacion de
documento recibido a área
de control de sustancias
8. Entrega de
correspondecia marginada
Fin
9. Elaboración y remision
de formularios A y A/P a
JIFE
A
A
Formulario
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 49 De 622
Clave: MP-CNA-DE-002 Relacionado con: PS-DE-CNA-01
Procedimiento: Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes.
Propósito del Procedimiento: Remitir la información anual sobre estupefacientes, psicotrópicos, precursores y sustancias químicas solicitadas por la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, como parte del sistema de control que ejerce la JIFE
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Control de Sustancias
No. Responsable Descripción
1 Asistente de la Dirección
Ejecutiva de la CNA
Recibe de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, para completar los Formularios Trimestrales P, B/P, D, C y B.
2 Director Ejecutivo de la CNA
Margina el requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE remitido a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
3 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia
4 Coordinador de Área de Control de Sustancias
Elabora nota dirigida a la Dirección Nacional de Medicamentos, solicitando completar los Formularios, P, B/P, D, C y B, respectivamente
5 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Despacho de la nota elaborada a la Dirección Nacional de Medicamentos
6 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe de la Dirección Nacional de Medicamentos, los Formularios P, B/P, D, C y B, debidamente completados
7 Director Ejecutivo de la CNA Margina los Formularios remitidos por la Dirección Nacional de Medicamentos, a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias
8 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia
9 Coordinador de Área de Control de Sustancias
Elabora y remite los Formularios P, B/P, D, C y B a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 50 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de
Estupefacientes, JIFE
1. Recepción de equerimiento de
la Junta Internacional de
Fiscalización de Estupefacientes,
JIFE, para completar los
Formularios Trimestrales P, B/P,
D, C, Y B
2. Marginación de
Requerimiento
3. Entrega de
corespondecia marginada
4. Solicitud a DNM
completar formularios P, B/
P, D, C, Y B
5. Despacho de nota de
solucitud
6. Recepcion de
formularios completados
7. Marginacion de
documento recibido a área
de control de sustancias
8. Entrega de
correspondecia marginada
Fin
9. Elaboración y remision de
formularios P, B/P, D, C, Y B
a JIFE
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 51 De 622
Clave: MP-CNA-DE-003 Relacionado con: PS-DE-CNA-01
Procedimiento: Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/ OEA
Propósito del Procedimiento: Participar como representante alterna de El Salvador para la evaluación de los avances en la implementación de estrategias sobre drogas y elaboración de informes de países participantes e Informe Hemisférico
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Control de Sustancias
No. Responsable Descripción
1 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficios con la convocatoria de la CICAD/OEA para asistir a reunión del GEG-MEM.
2 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial
3 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
En caso de que hayan restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación de los expertos
4 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Da seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.
5 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.
6 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial.
7 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Apoya a la Experta Titular en la revisión, análisis, evaluación y elaboración del borrador del documento.
8 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Elabora informe de participación en misión oficial y lo remite a Director Ejecutivo. Completa Formulario de Participación en Misión Oficial.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 52 De 622
9 Coordinadora Administrativa/Asistente de Director
Elabora nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación en misión oficial y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos del MJSP
10 Coordinadora del Área de Control de Sustancias
Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 53 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales
(GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/ OEA
2. Elaboración de nota
6. Tramite de aprobación
de misión oficial
7. revisión, análisis,
evaluación y elaboración
del borrador del
documento.
8. elabora informe de
participación en misión oficial
y lo remite a Director
Ejecutivo.
9. elabora nota remitiendo
informe de misión oficial y
formulario de participación en
misión oficial
Fin
10. Creación de carpetas de
respaldo físico y electrónico.
1. Recepción de
convocatoria de la CICAD/
OEA para asistir a reunión
del GEG-MEM.
¿Existen restricciones
presupuestarias?
3. Elaboración de nota
gestionando asistencia
financiera a la CICAD/OEA
SI
NO4. Seguimiento a solicitud
presentada a la CICAD/
OEA
5. Recepción de respuesta
A
A
Informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 54 De 622
Clave: MP-CNA-DE-004 Relacionado con: PS-DE-CNA-02
Procedimiento: Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias (niveles 1,2 o 3)
Propósito del Procedimiento: Sistematizar el proceso de certificación de los recursos humanos que atienden a personas afectas a drogas, que permita estandarizar y optimizar la calidad de los servicios de las instituciones y establecimientos públicos y privados dedicados a ese fin en El Salvador
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas de Tratamiento y Prevención de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Entrega de formularios a personas interesadas en obtener la certificación
2 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Recibe y verifica la documentación recibida
3 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Registra las solicitudes en el respectivo Libro de Ingresos
4 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Elabora y asigna número de expediente de cada solicitud recibida
5 Coordinador de Área de Tratamiento
Informa al solicitante sobre la aceptación o de negación de cada postulante-
6 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Archiva expedientes aceptados
7 Coordinador de Área de Tratamiento
Informa sobre instituciones, establecimientos o especialistas autorizados para impartir el curso de nivelación y evaluaciones.
8 Coordinador Área de Tratamiento
Monitorea la ejecución del curso de nivelación por las instituciones, establecimientos y especialistas autorizados.
9 Coordinador Área de Tratamiento
Recibe constancias de aprobación de Curso de Nivelación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 55 De 622
10 Coordinador Área de Tratamiento
Selecciona Instituciones, establecimientos y especialistas autorizados para realizar el proceso de evaluación.
11 Coordinador Área de Tratamiento
Verifica y monitorea el proceso de evaluación.
12 Coordinador Área de Tratamiento
Recibe los resultados de las evaluaciones.
13 Coordinador Área de Tratamiento
Convoca al Equipo Técnico Evaluador y les remite el listado y expediente de postulantes a obtener la certificación
14 Director Ejecutivo Recibe dictamen del Equipo Técnico Evaluador y lo presenta al Pleno de la CNA
15 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Informa los resultados a los postulantes y explica a los certificados los pasos a seguir.
16 Director Ejecutivo Con el visto Bueno del Pleno de la CNA firma y extiende certificados a recursos humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 56 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en
Drogodependencias (niveles 1,2 o 3)
1. Entrega de formularios a
personas interesadas en
obtener la certificación
2. Recibe y verifica la
documentación recibida
3. Registra las solicitudes
en el respectivo Libro de
Ingresos
4. Elabora y asigna número
de expediente de cada
solicitud recibida
5. Informa al solicitante sobre
la aceptación o de negación
de cada postulante
6. Archiva expedientes
aceptados
7. Informa sobre instituciones,
establecimientos o
especialistas autorizados.
8. Monitoreo de la
ejecución del curso de
nivelación.
Fin9. Recibe constancias de
aprobación de Curso de
Nivelación.
A
A
10. Selecciona Instituciones,
autorizados para realizar el
proceso de evaluación.
11.Verifica y monitorea el
proceso de evaluación.
12.Recibe los resultados de
las evaluaciones.
13. Convoca al Equipo Técnico
Evaluador y les remite el listado y
expediente de postulantes a
obtener la certificación
14. Recibe dictamen del
Equipo Técnico Evaluador y lo
presenta al Pleno de la CNA
15. Informa los resultados a
los postulantes y explica a los
certificados los pasos a seguir.
16. Firma y extiende certificados a
recursos humanos como
Operadores Socio Terapéuticos
en Drogodependencias
Ceertificado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 57 De 622
Clave: MP-CNA-DE-005 Relacionado con: PS-DE-CNA-02
Procedimiento: Seguimiento a operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados.
Propósito del Procedimiento: Verificar el desempeños de los operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Tratamiento de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador Área de Tratamiento
Realiza vista de campo en coordinación con el Ministerio de Salud
2 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Recibe el informe de supervisión del Ministerio de Salud.
3 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Anexa informe al expediente de cada Operador Socio Terapéutico en Drogodependencias
4 Coordinador Área de Tratamiento
Remite Informe al Equipo Técnico Evaluador
5 Coordinador Área de Tratamiento
Informa al Operador Socio Terapéutico sobre la opinión emitida por el Equipo Técnico Evaluador y extiende plazos para el cumplimiento de las observaciones o anomalías encontradas
6 Técnico Administrativo Área de Tratamiento
Anexa informe al expediente de cada Operador Socio Terapéutico en Drogodependencias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 58 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento a operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados.
1. Realiza vista de campo
en coordinación con el
Ministerio de Salud
2. Recibe el informe de
supervisión del Ministerio
de Salud.
3. Anexa informe al expediente de
cada Operador Socio Terapéutico
en Drogodependencias
4. Remitir Informe al
Equipo Técnico Evaluador
5. Informar al Operador Socio
Terapéutico sobre la opinión
emitida
6.Anexar informe al
expediente
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 59 De 622
Clave: MP-CNA-DE-006 Relacionado con: PS-DE-CNA-02
Procedimiento: Definición de Planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos y normativas en reducción de la demanda (prevención, tratamiento y rehabilitación).
Propósito del Procedimiento: Promover la realización de proyectos, reglamentos, planes y documentos técnicos y normativas en las áreas de tratamiento, rehabilitación y prevención.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas de Tratamiento y Rehabilitación
No. Responsable Descripción
1 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Elaboración de una propuesta de proyecto, reglamento, planes y documentos normativos a partir de un diagnóstico, seguimiento a acuerdos de reunión del Equipo Técnico Interinstitucional en Reducción de la Demanda o solicitud externa.
2 Director Ejecutivo - Pleno CNA
Dan el visto bueno para la ejecución del procedimiento
3 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Gestiona asistencia técnica y/o financiera a instituciones gubernamentales u organismos internacionales
4 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Convoca a los enlaces del Equipo Técnico Interinstitucional para definir la metodología de trabajo y cronograma de actividades
5 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Da seguimiento al proceso de ejecución según el cronograma y metodología previamente definidos.
6 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Elaboración de Informe preliminar y validación ante los enlaces institucionales involucrados.
7 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención
Elabora Informe Final y lo remite al Director Ejecutivo
8 Director Ejecutivo - Pleno CNA
Da visto bueno al informe
9 Coordinador Jurídico En caso de propuestas de reglamentos u otro documento normativo, se sigue el debido procedimiento para la aprobación ante la instancia correspondiente
10
Coordinadores de Áreas Tratamiento-Prevención-Administrativa-Sistemas de Información
Seguimiento y difusión del producto final.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 60 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Definición de Planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos y normativas
en reducción de la demanda (prevención, tratamiento y rehabilitación).
1. Elaboración de
propuesta de documento
2. Dar el visto bueno para
la ejecución del
procedimiento
3. Gestiona asistencia
técnica y/o financiera a
instituciones
4. Deficición de
metodología de trabajo y
cronograma de actividades
5. Sseguimiento al proceso
de ejecución
6. Elaboración de Informe
preliminar y validación ante los
enlaces institucionales
involucrados
7. Elabora Informe Final
A
8. Aprovación del informe
10. Seguimiento y difusión del
producto final
A
Fin
¿El documento
contiene propuestas
de reglamentos u otro
documento
normativo?
9. Aprobación de propuestas de
reglamentos o normativo ante
la instancia correspondiente
SI
NO
Informe Final
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 61 De 622
Clave: MP-CNA-DE-007 Relacionado con: PS-DE-CNA-03
Procedimiento: Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC).
Propósito del Procedimiento: Informar a la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) el avance o cumplimiento total de la aplicación de las recomendaciones que surgen de las reuniones anuales de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA).
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
No. Responsable Descripción
1 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe directamente de la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o por medio de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de completar el cuestionario y Margina el requerimiento a Técnico correspondiente.
2 Director Ejecutivo de la CNA
Margina el requerimiento de la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
3 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Elabora oficio remitiendo cuestionario a las diferentes instituciones nacionales relacionadas con el tema, solicitando completar el cuestionario según su área de competencia
4 Director Ejecutivo de la CNA Envía de oficio de remisión del cuestionario consolidado a las instituciones nacionales relacionadas con el tema
5 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Atiende consultas de las diferentes instituciones sobre el completado del cuestionario
6 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe y registra para marginación del Director Ejecutivo cuestionarios debidamente completados remitidos por las instituciones nacionales relacionadas con el tema
7 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Revisa y consolida diferentes respuestas recibidas de las instituciones nacionales relacionadas con el tema
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 62 De 622
8 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Elabora oficio de remisión del cuestionario consolidado a la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o a la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores
9 Director Ejecutivo de la CNA Firma y envía de oficio a las diferentes instituciones nacionales relacionadas con el tema.
10 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Despacha cuando así es requerido el oficio vía correo electrónico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 63 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la
Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el
Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito
(UNODC).
1. Recepción de
requerimiento de completar
el cuestionario
2. Margina el requerimiento
3. Elaboración y Aprobación
de oficio de solicitud
4. Solicitar completar el
cuestionario según su área de
competencia a instituciones
5. Apoyo técnico para las
diferentes instituciones sobre
el completado del
cuestionario
6.Recepción de
cuestionarios
7. Revisa y consolida
diferentes respuestas
A
A
Fin
¿El documento es
requerido envierlo por
correo electrónico?
10. Envio del documento
por medio de correo
electrónico.
SI
NO
8. Elaboración de oficio de
remisión de cuestionario
9. Firma y despacho de
oficio y documento
integrado
Cuestionario
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 64 De 622
Clave: MP-CNA-DE-008 Relacionado con: PS-DE-CNA-03
Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de Activos de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)
Propósito del Procedimiento: Participar como representante de El Salvador y dar seguimiento a la implementación de acuerdos e iniciativas y elaboración de informes de país sobre el tema.
Unidad Responsable de Ejecución: Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo de la CNA
Recibe y margina la convocatoria recibida al Coordinador del Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos con instrucciones de tramitar misión oficial y/o hacer extensiva la invitación a otras instituciones relacionadas con el tema.
2 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Elabora oficio remitiendo convocatoria recibida a otras instituciones relacionadas con el tema.
3 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Prepara la documentación necesaria para tramitar ante el Titular del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública la misión oficial para participar en la respectiva reunión.
4 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
En caso de restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación
5 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Dar seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.
6 Ministro de Justicia y Seguridad Pública
Aprueba o deniega misión oficial solicitada
7 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA
Recibe notificación de aprobación o denegatoria de la misión oficial solicitada
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 65 De 622
8 Director Ejecutivo de la CNA
Recibe notificación de las instituciones invitadas sobre la designación de su delegado o sobre la no asistencia a la reunión convocada y margina oficio al Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos con instrucciones de informar a la CICAD/OEA la asistencia o no a la reunión convocada.
9 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Notificación oficial a la CICAD/OEA la asistencia o no de los técnicos nacionales convocados a la reunión convocada.
10 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Si la misión fue aprobada, cumple misión, elabora y presenta al Director Ejecutivo informe de la misión.
11 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos
Da seguimiento a la participación del técnico (s) nacional (es) delegados para participar en la reunión.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 66 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de
Activos o Grupo de Expertos sobre Narcotráfico Marítimode la Comisión Interamericana para el Control del
Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)
1. Recepción
de convocatoria
2. Elaboracion de oficio
remitiendo convocatoria a
instituciones relacionadas
3. Tramitar misión oficial para
participar en la respectiva
reunión
A
Fin
¿Existen restricciones
presupuestarias para
cubrir la misión oficial?
4. Gestionar asistencia
financiera a la CICAD/OEA
para apoyo
SI
NO
9. Notificación ofiacial a la
CICAD/OEA la asistencia o
no de los técnicos
10. elabora y presenta al
Director Ejecutivo informe
de la misión.
5. Dar seguimiento a
solicitud presentada ante la
CICAD/OEA.
6. Aprueba o deniega
misión oficial solicitada
7. Recibe notificación de
respuesta
8. Recibe notificación de
las instituciones invitadas
A
¿La misión Fue
Aprobada?
SI
NO
11. Seguimiento a la
participación del técnico (s)
delegados en la reunión.
Informe de Misiòn
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 67 De 622
Clave: MP-CNA-DE-009 Relacionado con: PS-DE-CNA-04
Procedimiento: Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral
Propósito del Procedimiento: Dar respuesta al Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM)
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo
Aprueba la designación del técnico para que participe como punto de contacto de El Salvador en la capacitación convocada por la Sección del MEM de la CICAD/OEA para el proceso que debe seguir la Entidad Coordinadora Nacional en la recolección de información de país para cada ronda del MEM.
2 Coordinadora de Investigación y Estudios
Realiza nota de notificación oficial del técnico designado y la remite vía correo electrónico.
3 Coordinador de Área o Unidad
Se recibe requerimiento de información.
4 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa e identifica los indicadores que competen a cada una de las entidades relacionadas al tema de drogas.
5 Coordinadora de Investigación y Estudios
Realiza nota de convocatoria a reunión
6 Coordinadora de Investigación y Estudios
Atiende consultas vía electrónica, por teléfono, asesorando, orientando y si es necesario se hace consulta vía correo a la Sección del MEM de CICAD/OEA sobre la finalidad de lo que requiere cada indicador.
7
Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente Director Ejecutivo
Entrega Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas de los indicadores del cuestionario.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 68 De 622
8 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa, corrige y consolida la información recibida con las respuestas de las entidades a cada indicador del cuestionario y sus respectivos anexos.
9 Coordinadora de Investigación y Estudios
Realiza nota de convocatoria a reunión para la validación de las respuestas consolidadas a cada uno de los indicadores del cuestionario como respuesta de país.
10 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la reunión con los enlaces de cada entidad, para revisar, corregir y validar cada indicador con la respuesta de país. Lectura y firma de acta de validación de la respuesta de país a los indicadores del cuestionario por cada uno de los enlaces de las entidades
11 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora documento introductorio con los aspectos más relevantes de las acciones o logros ejecutados por el país tanto en la aplicación de la Estrategia Nacional.
12 Coordinadora de Investigación y Estudios
Traslada documento consolidado a Director Ejecutivo previo a subir la información al sistema Online del MEM con servidores en la CICAD/OEA.
13 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota para la remisión oficial de la respuesta de país firmada por el Director Ejecutivo, y escanea nota y remite los archivos electrónicos a la CICAD/OEA.
14 Coordinadora de Investigación y Estudios
Ingresa "n" veces necesarias al sistema Online del MEM con servidores en la CICAD/OEA para subir la respuesta de país a cada uno de los indicadores los cuestionarios y sus respectivos anexos.
15 Coordinadora de Investigación y Estudios
Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico y archiva respaldo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 69 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral
Clave: MP-CNA-DE-009
Inicio
3. Se recibe requerimiento de información
Fin
6. Atender consultas y orientar a entidades
4. Revisar e identificar los indicadores que competen a cada una de las entidades relacionasdas al tema de
drogas.
5. Realizar convocatoria a reunión de trabajo
14. Ingresar al sistema Online en la CICAD/OEA y subir la respuesta de país
7. Entregar Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas de los
indicadores del cuestionario
8. Revisar, corregi y consolidar la información
recibida
9. Realizar convocatoria a reunión para la validación
de las respuestas consolidades
A
10. Coordinar la reunión para revisar, corregir y validar cada indicador.
Lectura y firma de acta de validación.
11. Elaborar documento introductorio o logros ejecutados por el país
12. Trasladar documento consolidado a Director
Ejecutivo
15. Carpetas de respaldo
fìsico y
A
1. Aprueba la designación del técnico para que
participe como punto de contacto de El Salvador en la capacitación convocada
2. Realiza nota de notificación oficial del
técnico designado
13. Elabora nota para la remisión oficial de la
respuesta de país firmada por el Director Ejecutivo, y escanea nota y remite los archivos electrónicos a la
CICAD/OEA.
DDDocumento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 70 De 622
Clave: MP-CNA-DE-010 Relacionado con: PS-DE-CNA-04
Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
Propósito del Procedimiento: Dar seguimiento a la implementación de recomendaciones a El Salvador
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad/Asistente de Director Ejecutivo/Director Ejecutivo
Se recibe el Primer Borrador del informe de la evaluación realizada por los expertos.
2 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa el documento e identificar a qué entidades están referidas las consultas o inquietudes, así como actualización de información requerida por los expertos del MEM.
3 Coordinadora de Investigación y Estudios
Realiza nota de convocatoria a reunión
4 Coordinadora de Investigación y Estudios
Atiende consultas vía electrónica, por teléfono, asesorando, orientando y si es necesario se hace consulta vía correo a la Sección del MEM de CICAD/OEA sobre información requerida por los expertos que evalúan.
5
Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente Director Ejecutivo
Entrega Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas sobre información requerida por los expertos que evalúan al país.
6 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa, corrige y consolida la información recibida con las respuestas de las entidades sobre información requerida por los expertos que evalúan al país y sus respectivos anexos.
7 Coordinadora de Investigación y Estudios
Realiza nota de convocatoria a reunión para la validación de las respuestas consolidadas al borrador del informe sobre información requerida por los expertos que evalúan al país.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 71 De 622
8 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la reunión con los enlaces de cada entidad, para revisar, corregir y validar a la información requerida por los expertos que evalúan al país. Lectura y firma de acta de validación de la información.
9 Coordinadora de Investigación y Estudios
Asigna número correlativo
10 Asistente Director Ejecutivo Revisa proyecto de oficio elaborado
11 Coordinadores de Unidades Técnicas y de Apoyo
Coordina impresión de oficio final
12 Asistente Director Ejecutivo Traslada a firma del Director Ejecutivo
13 Director Ejecutivo Firma el oficio
14 Asistente Director Ejecutivo/Coordinadora de Investigación y Estudios
Preparación de oficio para su despacho y la entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios
15 Coordinadora de Investigación y Estudios
Escanea nota firmada, elabora correo y remite nota e informe con la respuesta del país a la Sección del MEM de la CICAD/OEA.
16 Coordinadora de Investigación y Estudios
Ejecuta nuevamente los pasos del 1 al 15 recibiendo el Segundo Borrador del Informe que realiza el Grupo de Expertos Gubernamentales del MEM, de acuerdo al calendario de actividades en cada ronda de evaluación.
17 Coordinador de Área o Unidad/Asistente de Director Ejecutivo/Director Ejecutivo
Se recibe el borrador del Informe Final de la evaluación realizada por los expertos.
18 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa el documento y elaborar propuesta de párrafo a ser presentado por el Director Ejecutivo en la Reunión de Comisionados convocada por la CICAD/OEA sobre el Informe Final elaborado por el Grupo de Expertos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 72 De 622
19 Coordinador de Área o Unidad/Asistente de Director Ejecutivo/Director Ejecutivo
Se recibe el Informe Final de la evaluación realizada por los expertos a El Salvador.
20 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo coordina la difusión del Informe Final del El Salvador elaborado por el Grupo de Expertos del MEM, de conformidad a los procedimientos
21 Coordinadora de Investigación y Estudios
Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 73 De 622
Clave: MP-CNA-DE-010
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
Inicio
1. Recibir el Primer Borrador del informe
Fin
4. Atender consultas y orientar a entidades
2. Revisa el documento e identificar a qué entidades
están referidas las consultas.
3. Realizar nota de convocatoria a reunión de
trabajo
5. Entregar Oficios recibidos de cada entidad
con las respuestas requeridas.
6. Revisar, corregi y consolidar la información
recibida
7. Realizar convocatoria a reunión para la validación
de las respuestas consolidades
A
21. Crear respaldo
físico
8. Coordinar la reunión para revisar, corregir y
validar información. Lectura y firma de acta de
validación.
14. Elaboración y preparación de oficio para
su despacho
18. Revisa el documento y elaborar propuesta de
párrafo a ser presentado en la Reunión de Comisionados
sobre el Informe Final.
19. Recibir el Informe Final de la evaluación realizada
por los expertos a El Salvador
20. Coordinar la difusión del Informe Final del El
Salvador
15. Escanear nota firmada y remitirla con la respuesta
del país a la Sección del MEM de la CICAD/OEA.
16. Recibir el Segundo Borrador del Informe. Se
ejecutan los pasos anteriores
17. Recibir el borrador del Informe Final de la
evaluación realizada
A
B
B
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 74 De 622
Clave: MP-CNA-DE-011 Relacionado con: PS-DE-CNA-04
Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA
Propósito del Procedimiento: Participar como representante de El Salvador para la evaluación de los avances en la implementación de estrategias sobre drogas y elaboración de informes de países participantes e informe hemisférico.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo/Miembros de CNA
Aprueban la designación de los técnicos para que participen como representante titular y alterno en las reuniones convocadas por la Sección del MEM de la CICAD/OEA.
2 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota de notificación oficial de los técnicos designados y la remite vía correo electrónico.
3 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficios con la convocatoria de la CICAD/OEA para asistir a reunión del GEG-MEM.
4 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial.
5 Coordinadora de Investigación y Estudios
En caso de que hayan restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación de los expertos.
6 Coordinadora de Investigación y Estudios
Da seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.
7 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.
8 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial.
9 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe de la sección del MEM vía correo electrónico, borradores de informes del país asignado al experto para su revisión, análisis y evaluación, realizando un borrador de informe.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 75 De 622
10 Coordinadora de Investigación y Estudios
Remite vía correo electrónico a la sección del MEM, el borrador de informe elaborado.
11 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe de la sección del MEM vía correo electrónico, los 32 borradores de informes elaborados por los expertos a efecto de revisar, analizar, evaluar y emitir comentarios y sugerencias.
12 Coordinadora de Investigación y Estudios
Remite vía correo electrónico a la sección del MEM, los borradores de informe elaborado con sugerencias y comentarios.
13 Coordinadora de Investigación y Estudios
A solicitud de la sección del MEM de la CICAD/OEA, apoya y participa en la elaboración de subcapítulos del Informe Hemisférico del MEM.
14 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe vía correo electrónico de la sección del MEM de la CICAD/OEA, los insumos para trabajar los subcapítulos del Informe Hemisférico del MEM.
15 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisar, analizar, evaluar y elabora borrador del documento y lo remite vía correo electrónico.
16 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora informe de participación en misión oficial y lo remite a Director Ejecutivo. Completa Formulario de Participación en Misión Oficial.
17 Coordinadora Administrativa/Asistente de Director
Elabora nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación en misión oficial y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos del MJSP.
18 Coordinadora de Investigación y Estudios
Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 76 De 622
Clave: MP-CNA-DE-011
No
Si
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG)
del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA
Inicio
1. Aprobar la designación de los técnicos para que
participen como representante titular y
alterno en la reuniones convocadas por la Sección del MEM de la CICAD/OEA.
3. Entrega oficios con la convocatoria de la
CICAD/OEA
2. Realizar notificación oficial de los técnicos
designados
4. Realizar nota para trámite de aprobación de misión
oficial
A
8. Realizar nota para trámite de aprobación de misión
oficial.
9. Recibir borradores de informes del país asignado al
experto para su revisión, análisis y evaluación
Recibir el borrador del Informe Final de la evaluación realizada
5. Realizar nota gestionando asistencia financiera a la
CICAD/OEA
6. Dar seguimiento a solicitud presentada ante la
CICAD/OEA.
Existen restricciones
de fondos para cumplir
misión
7. Recibir oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.
A
1
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 77 De 622
Clave: MP-CNA-DE-011
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales
(GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA
10. Remitir vía correo electrónico a la sección del
MEM, el borrador de informe elaborado.
Recibir el Informe Final de la evaluación realizada por los expertos a El Salvador
11. Recibir los 32 borradores de informes
elaborados por los expertos
12. Remitir los borradores de informe elaborado con
sugerencias y comentarios.
13. Apoyar y participa en la elaboración de subcapítulos del Informe Hemísferico del
MEM.
B
1 B
Fin
18. Crear respaldo
físico
15. Revisar, analizar, evaluar y elabora borrador del documento y remitir vía
correo electrónico.
16. Elaborar informe de participación en misión
oficial y lo remite a Director Ejecutivo.
17. Elaborar nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación
en misión oficial
iNFORMEInforme
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 78 De 622
Clave: MP-CNA-DE-012 Relacionado con: PS-DE-CNA-04
Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios
Propósito del Procedimiento: Promover la realización de estudios e investigaciones, basados en evidencia científica para apoyar la toma de decisiones en la definición de planes, programas y estrategias en reducción de la demanda.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora la propuesta del estudio y lo presenta a aprobación del Director Ejecutivo y Miembros de la CNA
2 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con el Visto Bueno a la propuesta del estudio, gestiona apoyo técnico y financiero ante organismos y entidades nacionales e internacionales.
3 Coordinadora de Investigación y Estudios
Da seguimiento a solicitudes de asistencia presentadas ante organismos y entidades nacionales e internacionales.
4 Asistente Director Ejecutivo
Entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios, oficios con la respuesta de asistencia técnica y financiera de organismos y entidades nacionales e internacionales
5 Coordinadora de Investigación y Estudios
Establece comunicación con representante de organismos y entidades nacionales e internacionales para obtener los documentos técnicos, la metodología y los instrumentos del cuestionario para el estudio.
6 Coordinadora de Investigación y Estudios
Una vez definida la metodología procede a investigar, recopilar información e identificar entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio-.
7 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del estudio.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 79 De 622
8
Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente de Director
Recibe la notificación oficial de los enlaces designados por cada entidad
9
Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente de Director
Elabora nota de convocatoria
10 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora presentación y propuesta de plan de trabajo para la realización de estudio y valida el documento con los participantes de las entidades.
11
Coordinadora de Investigación y Estudios/Unidad de Asistencia Jurídica
Elabora borrador de acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento y lo traslada al Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica para revisión y/o observaciones.
12 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo remite el borrador del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento a las entidades participantes en el estudio, para validarlo previo a la firma de las autoridades
13 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina acto de firma del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento para firma del Director Ejecutivo y de las entidades participantes en el estudio.
14 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa documentos técnicos-administrativos, formularios auxiliares, manual del capacitador, manual del facilitador, manual de descripciones, conceptos, códigos y etiquetas a utilizar en el estudio para proceder a realizar el estudio.
15 Coordinadora de Investigación y Estudios
Remite instrumento de estudio validado por el país al organismo internacional que apoya el estudio.
16 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recopila de las entidades participantes en el estudio, los listados de la población objetivo para la definición de la muestra.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 80 De 622
17 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina con organismos y entidades nacionales e internacionales la selección de la muestra.
18 Coordinadora Administrativa
Recibe vía electrónica o física la muestra seleccionada para el estudio y la remite a la entidad encargada de realizar el levantamiento de la información de la prueba piloto y el estudio.
19 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina con la entidad competente la ejecución de la prueba piloto para validar los instrumentos de metodología y recolección de información.
20 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con los resultados de la prueba piloto, revisa y ajusta los instrumentos manuales y el plan de actividades para la ejecución del estudio.
21 Coordinadora de Investigación y Estudios
Prepara la documentación sobre Convenio suscrito con entidades para ejecución del estudio, protocolo del estudio, la carta de consentimiento informado, el currículum vital de los investigadores para gestionar ante el Comité de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la evaluación ética y aprobación del protocolo del estudio.
22 Coordinadora de Investigación y Estudios
Gestiona mediante nota dirigida a la Presidenta del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la exoneración del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.
23 Coordinadora de Investigación y Estudios
Hace seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre la evaluación ética del estudio.
24 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elaborar nota o correo electrónico para remitir el protocolo del estudio corregido con la incorporación de las observaciones al Comité Nacional de Ética de la Investigación Clínica para su consideración.
25 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe el visto bueno del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) al protocolo del estudio y remite copia al Director Ejecutivo, y a las entidades involucradas en la ejecución del estudio para su conocimiento.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 81 De 622
26 Coordinadora de Investigación y Estudios
Prepara el material y la documentación necesaria, impresión del cuestionario a ser aplicado en caso de que sea un estudio a través de entrevista directa.
27 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinar la capacitación del personal para asegurar la aplicación de la metodología en la recolección de la información por la entidad seleccionada para su ejecución.
28 Coordinadora de Investigación y Estudios
Da seguimiento a la ejecución del levantamiento de la información en los plazos dispuestos, con la entidad seleccionada para la ejecución.
29 Coordinadora de Investigación y Estudios
La entidad seleccionada digita la información, verifica la consistencia de datos, revisa y ajusta la información, elabora los tabulados y la base de datos en formato de Excel o SPSS, elabora informe final y lo remite a la Dirección Ejecutiva de la CNA.
30 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa la Base de Datos y si es necesario solicita corrección de la información; una vez corregida se remite vía electrónica al representante del organismo internacional para el análisis de los resultados
31 Coordinadora de Investigación y Estudios
Gestiona autorización con Director Ejecutivo para el diseño, edición e impresión del informe final del estudio. Coordinadora Administrativa procede a elaborar requerimiento
32 Coordinadora de Investigación y Estudios
Gestiona formulario para editoriales ante la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia" para la asignación del ISBN para las publicaciones impresa, y para la publicación electrónica en CD y en Microsoft Reader para la publicación en la web del observatorio.
33 Coordinadora de Investigación y Estudios
Completa formulario para editoriales y formulario de título para la publicación del estudio, y prepara la documentación requerida para presentarlo en la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia".
34 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia", y remite copia al Director Ejecutivo y a las Coordinadora de Sistemas de Información (Observatorio) para incluirlo en la publicación electrónica en acrobat reader para la web del observatorio y en la publicación electrónica en CD.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 82 De 622
35 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la realización del evento para la divulgación del informe al público en general.
36 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la distribución de los ejemplares en versión impresa y electrónica del informe final y lo remite a los organismos y entidades nacionales e internacionales correspondientes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 83 De 622
Clave: MP-CNA-DE-012
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar
Estudios
Inicio
1. Elaborar la propuesta del estudio y lo presenta a
aprobación
3. Dar seguimiento a solicitudes de asistencia
presentadas
2. Gestionar apoyo técnico y financiero ante organismos y entidades
nacionales e internacionales.
4. Recibir oficios con la respuesta de asistencia
técnica y financiera
10. Elaborar presentación y propuesta de plan de trabajo para validación y la realización de estudio
11. Elabora borrador de acuerdo de cooperación y lo traslada al Coordinador
de la Unidad de Asistencia Jurídica
12. Remitir el borrador del acuerdo de cooperación a las entidades participantes
en el estudio
13. Coordinar acto de firma del acuerdo de cooperación con entidades participantes
en el estudio.
14. Revisar documentos para proceder a realizar el
estudio
8. Recibir la notificación de los enlaces designados
por cada entidad
19. Coordinar la ejecución de la prueba piloto para
validar los intrumentos de metodología y recolección
de información.
5. Establecer comunicación con representante de
organismos y entidades nacionales e
internacionales
6. Definir metodología, proceder a investigar,
recopilar información e identificar entidades
públicas o privadas para involucrarlas en la
ejecución del estudio-.
9. Elaborar nota de convocatoria a reunión de
trabajo
A
A
B
B
15. Remitir instrumento de estudio validado al
organismo internacional
17. Coordinar con organismos y entidades
nacionales e internacionales la selección
de la muestra.
18. Recibir la muestra seleccionada para el
estudio y la remite a la entidad encargada de
realizar el levantamiento de la información
1
7. Elaborar nota solicitando designación de enlaces para coordinar la
realización del estudio.
Boraador de acuerdo de
cooperaciòn
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 84 De 622
Clave: MP-CNA-DE-012
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios
28. Dar seguimiento a la ejecución del
levantamiento de la información
29. Digitar la información, revisar
y ajustar la
información, elabora los
tabulados y la base
30. Revisar la Base de Datos, remitir al representante del organismo internacional
31. Gestionar autorización para el
diseño e impresion del informe final del estudio
20. Revisar y ajustar los instrumentos manuales y
el plan de actividades para la ejecución del estudio.
26. Preparar el material en caso de que sea un estudio a través de entrevista
directa.
27. Coordinar la capacitación del
personal a recabar información
1 C
35. Coordinar la realización del evento
36. Coordinar la realización del evento
Fin
21. Preparar documentación para
gestionar ante CNEIC la evaluación ética y
aprobación del protocolo del estudio.
22. Gestionar ante (CNEIC) la exoneración
del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.
23. Recepción del CNEIC al protocolo del estudio y remite copia al Director
Ejecutivo
24. Remitir el protocolo del estudio corregido con la incorporación de las
observaciones del CNEIC
25. Recepción dell visto bueno del CNEIC al
protocolo del estudio y remite copia al Director
Ejecutivo, y a las entidades involucradas
C
32. Gestionar formulario para editoriales ante la
ISBN para la publicación en la web del observatorio.
33. Completa formulario para editoriales y formulario de titulo para la publicación
del estudio
34. Recibe la notificación ISBN para incluirlo en la publicación electrónica
D
D
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 85 De 622
Clave: MP-CNA-DE-013 Relacionado con: PS-DE-CNA-04
Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.
Propósito del Procedimiento: Promover la realización de estudios e investigaciones, basados en evidencia científica para apoyar la toma de decisiones en la definición de planes, programas y estrategias en reducción de la demanda.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora la propuesta del estudio y lo presenta a aprobación del Director Ejecutivo y Miembros de la CNA
2 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con el Visto Bueno a la propuesta del estudio, gestiona apoyo técnico ante la CICAD/OEA.
3 Coordinadora de Investigación y Estudios
Da seguimiento a solicitudes de asistencia presentadas ante la CICAD/OEA.
4 Asistente Director Ejecutivo
Asistente Director Ejecutivo entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios, oficios con la respuesta de asistencia técnica ante la CICAD/OEA para realizar el estudio.
5 Coordinadora de Investigación y Estudios
Establece comunicación con la CICAD/OEA para obtener los documentos técnicos, la metodología y los instrumentos del cuestionario para el estudio.
6 Coordinadora de Investigación y Estudios
Una vez definida la metodología procede a investigar, recopilar información e identificar entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio-.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 86 De 622
7 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del estudio.
8 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe la notificación oficial de los enlaces designados por cada entidad.
9 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora nota de convocatoria
10 Coordinadora de Investigación y Estudios
Elabora presentación y propuesta de plan de trabajo para la realización de estudio y valida el documento con los participantes de las entidades.
11 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinadora de Investigación y Estudios, elabora borrador de acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento y lo traslada al Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica para revisión y/u observaciones.
12 Coordinadora de Investigación y Estudios
Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo remite el borrador del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento a las entidades participantes en el estudio, para validarlo previo a la firma de las autoridades.
13 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina acto de firma del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento para firma del Director Ejecutivo y de las entidades participantes en el estudio.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 87 De 622
14 Coordinadora de Investigación y Estudios
Revisa documentos técnicos-administrativos, formularios auxiliares, manual del capacitador, manual del facilitador, manual de descripciones, conceptos, códigos y etiquetas a utilizar en el estudio para proceder a la adecuación del lenguaje salvadoreño. Remitir vía correo electrónico el documento para su revisión y validación de las entidades nacionales participantes en el estudio
15 Coordinadora de Investigación y Estudios
Remite instrumento de estudio validado por el país al organismo internacional que apoya el estudio.
16 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recopila de las entidades participantes en el estudio, los listados de la población objetivo para la definición de la muestra.
17 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina con organismos y entidades nacionales e internacionales la selección de la muestra.
18 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinadora de Investigación y Estudios, recibe vía electrónica o física la muestra seleccionada para el estudio y la remite a la entidad encargada de realizar el levantamiento de la información de la prueba piloto y el estudio.
19 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinadora de Investigación y Estudios, coordina con la entidad competente la ejecución de la prueba piloto para validar los instrumentos de metodología y recolección de información.
20 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinadora de Investigación y Estudios, con los resultados de la prueba piloto, revisa y ajusta los instrumentos manuales y el plan de actividades para la ejecución del estudio.
21 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordinadora de Investigación y Estudios, se prepara el material sobre la metodología a seguir y el instrumento del cuestionario ajustado y validado, y lo remite a los enlaces encargados de la coordinación, seguimiento y ejecución del estudio en cada entidad.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 88 De 622
22 Coordinadora de Investigación y Estudios
Prepara la documentación sobre Convenio suscrito con entidades para ejecución del estudio, protocolo del estudio, la carta de consentimiento informado, el currículum vital de los investigadores para gestionar ante el Comité de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la evaluación ética y aprobación del protocolo del estudio.
23 Coordinadora de Investigación y Estudios
Gestiona mediante nota dirigida a la Presidenta del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la exoneración del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.
24 Coordinadora de Investigación y Estudios
Hace seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre la evaluación ética del estudio.
25 Coordinadora de Investigación y Estudios Elaborar nota o correo electrónico para remitir el protocolo del estudio
corregido con la incorporación de las observaciones al Comité Nacional de Ética de la Investigación Clínica para su consideración.
26 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe el visto bueno del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) al protocolo del estudio y remite copia al Director Ejecutivo, y a las entidades involucradas en la ejecución del estudio para su conocimiento.
27 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe vía electrónica de la CICAD/OEA los listados con los códigos de acceso y password y lo remite a los enlaces coordinadores del estudio en cada entidad para que incluyan los datos en los formatos de las cartas de invitación que serán enviadas a los estudiantes seleccionados para participar en el estudio.
28 Coordinadora de Investigación y Estudios/Entidades
Dan seguimiento a los estudiantes que participan en la ejecución de la encuesta en los plazos dispuestos para su llenado en la plataforma online de la CICAD/OEA.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 89 De 622
29 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe informes de avance e informe final sobre el ingreso de los estudiantes al sistema de la plataforma online para completar el cuestionario.
30
Coordinadora de
Investigación y Estudios Remite a los coordinadores del estudio de cada entidad, el informe final sobre los listados de los estudiantes que completaron en su totalidad el cuestionario online, con el fin de que puedan participar del incentivo propuesto por la entidad.
31
Coordinadora de
Investigación y Estudios Recibe de la CICAD/OEA las bases de datos con los indicadores de los resultados del estudio, las cuales son remitidas a cada una de las entidades participantes en el estudio, para la elaboración del informe de su universidad.
32
Coordinadora de
Investigación y Estudios Con el representante de la CICAD/OEA, elaboran el informe final consolidado con los resultados del estudio.
33
Coordinadora de
Investigación y Estudios Remite informe final a las entidades participantes en el estudio para su revisión y validación.
34
Coordinadora de
Investigación y Estudios
Recibe las observaciones y comentarios de las entidades participantes en el estudio y las incorpora al informe final.
35
Coordinadora de
Investigación y Estudios
Gestiona autorización con Director Ejecutivo para el diseño, edición e impresión del informe final del estudio. Coordinadora Administrativa procede a elaborar requerimiento.
36 Coordinadora de Investigación y Estudios
Gestiona formulario para editoriales ante la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia" para la asignación del ISBN para las publicaciones impresa, y para la publicación electrónica en CD y en Microsoft Reader para la publicación en la web del observatorio.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 90 De 622
37 Coordinadora de Investigación y Estudios
Completa formulario para editoriales y formulario de título para la publicación del estudio, y prepara la documentación requerida para presentarlo en la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia".
38 Coordinadora de Investigación y Estudios
Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia", y remite copia al Director Ejecutivo y a las Coordinadora de Sistemas de Información (Observatorio) para incluirlo en la publicación electrónica en acrobat reader para la web del observatorio y en la publicación electrónica en CD.
39 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la realización del evento para la divulgación del informe al público en general.
40 Coordinadora de Investigación y Estudios
Coordina la distribución de los ejemplares en versión impresa y electrónica del informe final y lo remite a los organismos y entidades nacionales e internacionales correspondientes.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 91 De 622
Clave: MP-CNA-DE-013
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar
Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.
Inicio
1. Elaborar la propuesta del estudio y lo presenta a
aprobación
3. Dar seguimiento a solicitudes de asistencia
presentadas ante la CICAD/OEA.
2. Gestionar apoyo técnico ante la CICAD/OEA.
4. Recibir oficios respuesta de asistencia técnica ante
la CICAD/OEA
10. Elaborar presentación y propuesta de plan de trabajo
para validación y la realización de estudio
11. Elabora borrador de acuerdo de cooperación y lo traslada al Coordinador de la
Unidad de Asistencia Jurídica
12. Remitir el borrador del acuerdo de cooperación a las entidades participantes
en el estudio
7. Elaborar nota solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del
estudio.
13. Coordinar acto de firma del acuerdo de cooperación con entidades participantes
en el estudio.
14. Revisar documentos para proceder a realizar el estudio
15. Remitir instrumento de estudio validado al organismo
internacional
8. Recibir la notificación de los enlaces designados por
cada entidad
16. Recopilar los listados de la población objetivo para la
definición de la muestra.
17. Coordinar con organismos y entidades nacionales e
internacionales la selección de la muestra.
18. Recibir la muestra para el estudio y remitirla a la entidad
encargada de realizar el levantamiento de la
información.
5. Establecer comunicación con la CICAD/OEA para obtener los documentos para realizar el estudio.
6. Investigar, recopilar información e identificar
entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio
9. Elaborar nota de convocatoria a reunión de
trabajo
A
A
B
B
1
Borrador de acuerdo de
cooperación
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 92 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre
Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.
Clave: MP-CNA-DE-013
19. Coordinar con la entidad competente la ejecución de la prueba
piloto.
20. Revisar y ajustar los instrumentos manuales y el plan de actividades para la
ejecución del estudio.
21. Preparar el material del cuestionario y remitir a los enlaces encargados del
estudio.
22. Preparar la documentación sobre Convenio suscrito con
entidades para ejecución del estudio.
30. Remite a los coordinadores del estudio
de cada entidad, el informe final
30. Remitir a cada entidad, el informe final con listados de estudiantes que completaron el cuestionario online
32. Elaborar el informe final con los resultados del
estudio.
23. Gestionar la exoneración del pago de
arancel y para la evaluación ética del protocolo del
estudio.
33. Remitir informe final a las entidades participantes en el
estudio
1
C
CD
28. Coordinar con el representante de la
CICAD/OEA la obtención de los listados de la muestra
seleccionada.
29. Recibe informes de avance e informe final sobre el ingreso de los estudiantes al sistema de la plataforma
online para completar el cuestionario.
D
24. Seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre
la evaluación ética del estudio.
25 Remitir el protocolo del estudio corregido con la
incorporación de las observaciones al CNEIC.
26. Rrecibe el visto bueno del CNEIC al protocolo del
estudio
27. Recibe vía electrónica de la CICAD/OEA los
listados con los códigos de acceso y password y lo
remite a los enlaces coordinadores del estudio
2
Informe Final
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 93 De 622
Clave: MP-CNA-DE-013
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre
Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.
Fin
34. Recibir las observaciones de las
entidades participantes en el estudio
35. Gestionar autorización para el diseño e impresión
del informe final del estudio.
39. Coordinar la realización del evento
40. Coordinar la distribución de los
ejemplares
2
36. gestiona formulario para editoriales ante la Agencia
Salvadoreña del ISBN
37. Completar formulario para editoriales y formulario de titulo para la publicación
del estudio
38. Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del
ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador
E
D
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 94 De 622
Clave: MP-CNA-DE-014 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro de las instalaciones de la DECNA/MJSP
Propósito del Procedimiento: Sistematizar la convocatoria a reuniones de la Dirección Ejecutiva y sus diferentes Unidades técnicas y de apoyo
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad o Asistente Director Ejecutivo
Verificar disponibilidad de local dentro de la DECNA para reunión/evento como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento, número de participantes, etc.
2 Coordinador de Área o Unidad o Asistente Director Ejecutivo
Reservación local
3 Coordinador de Área o Unidad
En caso de no haber espacio disponible dentro de la DECNA, verificar disponibilidad con Dirección de Recursos Humanos Institucional y/o la Dirección de Comunicaciones del MJSP
4 Coordinador de Área o Unidad y Director Ejecutivo CNA
Realizar trámite por escrito de reserva del local
5 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración, despacho y entrega nota de reserva de local
6 Coordinador de Área o Unidad
Confirmada la disponibilidad proceder a la elaboración, despacho y entrega convocatoria con al menos quince (15) días
7 Coordinador de Área o Unidad
Confirmada la disponibilidad del local y convocatoria, proceder a la solicitud de apoyo logístico (alimentación, equipo, transporte, adquisición de materiales) como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, etc.
8 Coordinador de Área o Unidad
Verificación y confirmación asistencia a reunión/evento
9 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración listado de asistencia, agenda, preparación de documentos de consulta o material de respaldo a ser utilizado (físico o digital), etc.
10 Coordinador de Área o Unidad
El Coordinador de Área o Unidad solita a Director Ejecutivo autorizar la participación o apoyo de los demás Coordinadores de Área o Unidad en la reunión/evento/taller
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 95 De 622
11 Coordinador de Área o Unidad
Realizar reunión/evento/presentación
12 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes (físico o digital), etc.
13 Coordinador de Área o Unidad
Seguimiento a los acuerdos tomados o resultados de la reunión/evento/taller
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 96 De 622
Clave: MP-CNA-DE-014
Si
No
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro
de las instalaciones de la DECNA/MJSP
Inicio
3. Verificar disponibilidad con Dirección de Recursos Humanos Institucional y/o la
Dirección de Comunicaciones del MJSP
5. Elaboración, despacho y entrega nota de reserva de
local
6. Despacho y entrega convocatoria
7. Solicitud de apoyo logístico
8. Verificación y confirmación asistencia a
reunión/evento
9. Elaborar listado de asistencia, agenda, preparar documentos de consulta o material de respaldo a ser
utilizado.
10. Solitud de autorización para la participación o apoyo de los demás
Coordinadores de Área o Unidad
11. Realizar reunión/evento/taller
Fin
1. Verif icar disponibilidad de
local en DECNA2. Reservación local
4. Realizar trámite por escrito de reserva del local
12. Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes
A
A
13. Seguimiento a los acuerdos tomados o
resultados de la reunión/evento/taller
Documentos
0Documentos resultantes
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 97 De 622
Clave: MP-CNA-DE-015 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP
Propósito del Procedimiento: Sistematizar la convocatoria a reuniones de la Dirección Ejecutiva y sus diferentes Unidades técnicas y de apoyo
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad
Propone fecha para la realización de un determinado evento o taller, para Vo.Bo. del Director Ejecutivo
2 Director Ejecutivo Da el Vo.Bo. Para la realización de un determinado evento o taller
3 Coordinador de Área o Unidad
Cotización y verificación de disponibilidad de local para reunión/evento como mínimo con treinta (30) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento/taller, número de participantes, etc.
4 Coordinador de Área o Unidad y Director Ejecutivo CNA
Realizar trámite por escrito de reserva del local
5 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración, despacho y entrega reserva de local
6 Coordinador de Área o Unidad
Confirmada la disponibilidad proceder a la elaboración, despacho y entrega con al menos veintiún (21) días la convocatoria
7 Coordinador de Área o Unidad
Confirmada la disponibilidad del local y convocatoria, proceder a la solicitud de apoyo logístico (alimentación, equipo, transporte, adquisición de materiales) y de la Dirección de comunicaciones como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, etc.
8 Coordinador de Área o Unidad
Verificación y confirmación asistencia a reunión/evento/taller
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 98 De 622
9 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración listado de asistencia, agenda, preparación de documentos de consulta o material de respaldo a ser utilizado (físico o digital), etc., con al menos quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento/taller, número de participantes, etc.
10 Coordinador de Área o Unidad
Elabora y entrega el discurso con la precedencia al Director Ejecutivo, con 3 días previos a la realización del reunión/evento/taller. El día de la reunión/evento/taller el Coordinador de Área o Unidad responsable verifica la precedencia.
11 Coordinador de Área o Unidad
Solita a Director Ejecutivo autorizar la participación o apoyo de los demás Coordinadores de Área o Unidad en la reunión/evento/taller
12 Coordinador de Área o Unidad
Realizar reunión/evento/taller
13 Coordinador de Área o Unidad
Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes (físico o digital), etc.
14 Coordinador de Área o Unidad
Seguimiento a los acuerdos tomados
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 99 De 622
Clave: MP-CNA-DE-015
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres
fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP
Inicio
2. Autorización para la realización de un
determinado evento o taller
4. Realizar trámite por escrito de reserva del local
5. Elaboración, despacho y entrega reserva de local
6. Elaboración, despacho y entrega de convocatoria
10. Elaborar y entregar de discurso y precedencia a
Director Ejecutivo
11. Solitud de autorización para la participación o apoyo de los demás
Coordinadores de Área o Unidad
12. Realizar reunión/evento/taller
Fin
1. Proposición de fecha para la realización de evento o
taller
3. Cotización y verificación de disponibilidad de local para reunión/evento/taller
13. Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes
A
14. Seguimiento a los acuerdos tomados o
resultados de la reunión/evento/taller
7. Solicitud de apoyologístico
8. Verificación y confirmación asistencia a
reunión/evento
9. Elaborar listado de asistencia, agenda, preparar documentos de consulta o material de respaldo a ser
utilizado
A
0Documentos resultantes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 100 De 622
Clave: MP-CNA-DE-016 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior
Propósito del Procedimiento: Solicitar autorización para realizar Misión Oficial al exterior
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad/Asistente de Director Ejecutivo/Director Ejecutivo
Se aplica el Procedimiento MP-CNA-DE-009
2 Director Ejecutivo de la CNA Designa de acuerdo al tipo de evento a realizarse que Coordinador de Área o Unidad deberá asistir al evento.
3 Coordinador de Área o Unidad
Elaboran nota al Señor Ministro de Justicia y Seguridad Pública, con copia a la Dirección Ejecutiva del MJSP, Dirección de Recursos Humanos Institucional y a la Dirección Financiera Institucional, solicitando autorización para asistir a Misión Oficial.
4 Asistente de la Dirección Ejecutiva/Director Ejecutivo
Revisa nota y pasa a Director Ejecutivo para su firma.
5 Asistente de la Dirección Ejecutiva/Ordenanza
Prepara y remite la correspondencia firmada a las respectivas Direcciones del MJSP.
6 Asistente de la Dirección Ejecutiva
Dar seguimiento para el recibo de la información solicitada la cual se consolida.
7 Director Ejecutivo de la CNA Si la misión no es aprobada, se Informa a organismo internacional la no participación del país y finaliza procedimiento.
8 Director Ejecutivo de la CNA
Si la misión es aprobada, recepción de nota con el Vo.Bo. Del Señor Ministro de Justicia y Seguridad Pública y despacha una copia de la misma a la Dirección de Recursos Humanos y Dirección Financiera para el respectivo trámite
9 Coordinador de Área o Unidad
Notifica por escrito al organismo internacional los datos del o los participantes para los trámites de inscripción respectivos.
10 Coordinador de Área o Unidad
Elaboran recibo de acuerdo al monto proporcionado por la Dirección Financiera, con los detalles del nombre del evento y fechas de realización.
11 Coordinador de Área o Unidad
Elaboran permiso de misión oficial
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 101 De 622
No
Si
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior
Clave: MP-CNA-DE-016
Inicio
1. Marginar Correspondencia
2. Designar a Coordinador de Área o Unidad que
deberá asistir al evento.
3. Elaborar nota solicitando autorización para asistir a
Misión Oficial
4. Revisar nota y pasar a firma.
5. Preparar y remitir la correspondencia firmada a las respectivas Direcciones
del MJSP.
6. Dar seguimiento para el recibo de la información
solicitada la cual se consolida.
Aprobación de misión
7. Informar a organismo internacional la no
participación del país
8. Recibir nota con el Vo.Bo. y despachar copia de la misma a la Dirección de
Recursos Humanos y Dirección Financiera
9. Notificar por escrito al organismo internacional
los datos del o los participantes
10. Elaborar recibo de acuerdo al monto
proporcionado por la Dirección Financiera.
11. Elaborar permiso de misión oficial
A
A
Fin
0Documentos resultantes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 102 De 622
Clave: MP-CNA-DE-017 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Cumplimiento de Requerimientos del Exterior
Propósito del Procedimiento: Dar respuesta de país a requerimientos de Organismos internacionales.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo Marginación solicitud de información (Cuestionarios, estadísticas, informes) al área correspondiente.
2 Coordinador de Área o Unidad
Realiza las coordinaciones con los demás Coordinadores de Áreas. Si es necesario se solicita con nota, la información a otras instituciones, incluyendo los anexos respectivos.
3 Coordinador de Área o Unidad
Da seguimiento para el recibo de la información solicitada la cual se consolida. Si es necesario se convoca a una reunión para validar la información consolidada.
4 Coordinador de Área o Unidad
Contando con la respuesta de país consolidada y validada, traslada documento para VoBo de Director Ejecutivo
5 Coordinador de Área o Unidad
Con el VoBo. Del Director Ejecutivo procede a realizar nota de remisión de la información, la cual es enviada a través de correo electrónico o vía correo postal. También remite la el informe consolidado como respuesta de país a las entidades participantes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 103 De 622
Clave: MP-CNA-DE-017
}
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cumplimiento de Requerimientos del Exterior.
Inicio
1. Revisa la correspondencia y la margina de acuerdo al área
específica.
2. Solicitar la información a otras entidades, incluyendo los
anexos respectivos.
Fin
3. Dar seguimiento a recibo de información y consolidar.
4. Consolidada y validada, traslada documento para VoBo
de Director Ejecutivo
5. Remitir informe consolidado a las entidades participantes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 104 De 622
Clave: MP-CNA-DE-018 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Solicitud de Coberturas a Eventos
Propósito del Procedimiento: Logro de divulgación efectiva de las actividades desarrolladas por la CNA.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o
Unidad
Solicita autorización al Director Ejecutivo para cobertura del evento
por parte de la Dirección de Comunicaciones.
2 Coordinador de Área o
Unidad
Con el VoBo del Director Ejecutivo, el Enlace Técnico y
Coordinador de Área o Unidad, verifican todos los datos del evento
a fin de poder realizar la solicitud de cobertura a la Dirección de
Comunicaciones del MJSP.
3 Enlace técnico
El Enlace técnico de la CNA solicita a la Directora de
Comunicaciones del MJSP el apoyo de cobertura y la designación
de enlace de comunicaciones. Así también se le entrega insumos
sobre el evento a realizar
4 Enlace técnico
El Enlace técnico de la CNA coordina con el enlace de
comunicaciones del MJSP los detalles del evento y elaboran el
Boletín informativo.
5 Enlace técnico
El Enlace técnico de la CNA y el enlace de comunicaciones el día
del evento coordinan la entrega directa del boletín informativo a los
medios, coordinan entrevistas a autoridades presentes el día del
evento o en fechas posteriores de ser necesarios, toma de imagen
y audio.
6 Enlace técnico El Enlace técnico de la CNA recibe del enlace de comunicaciones
el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento.
7 Enlace técnico
El Enlace técnico de la CNA entrega el informe de monitoreo de
prensa, CD de audio y video del evento al Director Ejecutivo de la
CNA.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 105 De 622
Clave: MP-CNA-DE-018
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Solicitud de Coberturas a Eventos
Inicio
1. Solicitar autorización para cobertura del evento por la
Dirección de Comunicaciones
Fin
2. Verificar todos los datos del evento
7. Entregar el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento al
Director Ejecutivo
3. Solicitar apoyo de cobertura y la designación de enlace de
comunicaciones.
4. Coordinar con el enlace de comunicaciones los detalles
del evento y elaboran el Boletín informativo.
5. Coordinar entrega de boletín informativo, entrevistas a
autoridades presentes el día del evento y toma de video y
audio.
6. Recibir de comunicaciones el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento.
A
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 106 De 622
Clave: MP-CNA-DE-019 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Participación en reuniones (atendiendo convocatoria)
Propósito del Procedimiento: Participación en reuniones
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Asistente de Director Ejecutivo Da ingreso a la convocatoria
2 Coordinador de Área o Unidad Prepara la documentación necesaria para su participación en
la respectiva reunión.
3 Coordinador de Área o Unidad Participa en la reunión de acuerdo al lugar, hora y fecha de
convocatoria
4 Coordinador de Área o Unidad Prepara una Ayuda Memoria de la reunión para revisión y
Vo.Bo. del Director Ejecutivo
5 Coordinador de Área o Unidad Remite al Director Ejecutivo la Ayuda Memoria de la Reunión
6 Director Ejecutivo
Revisa la Ayuda Memoria y da su Vo.Bo. para que el
Coordinador de Área o Unidad de seguimiento a los acuerdos
y compromisos adquiridos durante la reunión
7 Coordinador de Área o Unidad Da seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 107 De 622
Clave: MP-CNA-DE-019
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en reuniones (atendiendo
convocatoria)
Inicio
1. Dar ingreso a la convocatoria recibida
Fin
2. Preparar la documentación para la
participación en la reunión.
7. Dar seguimiento a los acuerdos y compromisos
adquiridos.
3. Participa en la reunión de acuerdo al lugar, hora y fecha de convocatoria
4. Preparar Ayuda Memoria de la reunión
para revisión
5. Remitir al Director Ejecutivo la Ayuda Memoria
de la Reunión
6. Dar Visto Bueno dar seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos
durante la reunión
A
A
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 108 De 622
Clave: MP-CNA-DE-020 Relacionado con: PA-DE-CNA-05
Procedimiento: Reuniones de Miembros de la CNA
Propósito del Procedimiento: Realizar Reunión Plenaria de la CNA
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo Designa que Coordinador de Área o Unidad deberá coordinar el
evento
2 Coordinador de Área o
Unidad
Elabora nota a los Señores Miembros del Pleno de la CNA, señalando
fecha, lugar y hora de la reunión, además solicitando confirmar
asistencia a fin de establecer quórum para realizar dicha reunión.
3 Coordinador de Área o
Unidad
Coordina con los demás coordinadores el apoyo logístico
(alimentación, audio y video, protocolo) y la agenda a desarrollar en la
reunión plenaria.
4 Coordinadores de Área o
Unidad
Elaboran los respectivos informes por área que se requieran según
agenda, a fin de preparar la documentación que será remitida a los
Miembros de la CNA
5 Coordinador de Área o
Unidad
Consolidan la información proporcionada por los demás Coordinadores
de Área o Unidad y elabora el documento único a remitir a los
Miembros de la CNA.
6 Coordinador de Área o
Unidad Elabora las notas para la remisión de la agenda y documentos
necesarios para la realización de la Reunión de Miembros de la CNA
7 Coordinador de Área o
Unidad
Elabora el borrador de Acta de la reunión y lo remite los Miembros
para su revisión y observaciones.
8 Coordinador de Área o
Unidad
Consolidan las observaciones y remite el Acta final para firma de la
misma.
9 Director Ejecutivo Coordinador de Área o Unidad deberá dar seguimiento a los acuerdos
emanados de la reunión de conformidad al área de competencia.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 109 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Reuniones de Miembros de la CNA
Clave: MP-CNA-DE-020
Inicio
1. Designar a coordinador para coordinar el evento
Fin
2. Elaborar nota de convocatoria a los
Miembros del Pleno de la CNA
7. Elabora borrador de Acta de la reunión y remitirla a
los Miembros
3. Coordinar el apoyo logístico y la agenda a
desarrollar en la reunión plenaria.
4. Elaborar los informes por área que se requieran
según agenda.
6. Remitir agenda y documentos para la
realización de la Reunión de Miembros
8. Consolidar las observaciones y remitir el Acta final a los Miembros
para firma
9. Dar seguimiento a los acuerdos emanados de la
reunión
A
A
0Convocatoria
0
Informe por àrea
0Borrador de acta de
reuniòn
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 110 De 622
Clave: MP-CNA-DE-021 Relacionado con: PA-DE-CNA-06
Procedimiento: Mantenimiento y Actualización de sitio Web
Propósito del Procedimiento: Mantener actualizado el Observatorio Salvadoreño sobre Drogas
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad
Solicita VoBo a Director Ejecutivo sobre información a publicar en sitio Web.
2 Coordinador de Área o Unidad
Con el Vo.Bo. Proporciona la información electrónica o física a la Coordinadora de Observatorio
3 Coordinadora de Observatorio
Dependiendo de la información recibida externa e interna, así como del formato, procede a crear las páginas web con su respectivo diseño, los links de las páginas web y prueba los mismos.
4. Coordinadora de Observatorio Una vez probados se conecta a servidor del MJSP para subir los archivos a actualizar. Se prueba el link subido y se informa a quien corresponda sobre la actualización.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 111 De 622
Clave: MP-CNA-DE-021
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Mantenimiento y Actualización de sitio Web
Inicio
1. Solicitar autorización para publicar en sitio Web.
Fin
2. Recibir información electrónica o física para
editar.
4. Probar links de páginas creadas e
informar
3. Edición de información y creación de página Web
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 112 De 622
Clave: MP-CNA-DE-022 Relacionado con: PA-DE-CNA-06
Procedimiento: Apoyo Técnico Informático
Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para dar apoyo técnico informático a las diferentes áreas de la CNA.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad o Director Ejecutivo o Asistente de Director
Solicitan a Coordinadora de Sistemas de Información apoyo técnico informático dentro de oficina como en reuniones, eventos o talleres.
2 Coordinadora de Sistemas de Información
Si el apoyo solicitado es para equipo instalado dentro de la oficina, la Coordinadora de Sistemas de Información procede a revisar el equipo, software, conexiones de red, dependiendo del problema generado, si el problema es generado desde los servidores establece contacto con la Dirección de Informática del MJSP para reportar el problema o solicitar el apoyo necesario.
3 Coordinadora de Sistemas de Información
Si el apoyo solicitado es para apoyo técnico informático en reuniones, eventos y talleres la Coordinadora de Sistemas de Información verifica con el Coordinador de Área o Unidad todos los detalles a necesitar a fin de revisar si es necesario la compra de insumos informáticos, alquiler de equipo, etc.
4 Coordinadora de Sistemas de Información
Si el apoyo solicitado es para compra de equipo la Coordinadora de Sistemas de Información asesora con las especificaciones técnicas, cotizaciones a empresas. Si el apoyo es por equipo dañado se procede a gestionar la reparación del mismo.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 113 De 622
Clave: MP-CNA-DE-022
No No
Si
Si
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Apoyo Técnico Informático
Inicio
1. Solicitar apoyo técnico informático dentro de oficina como en reuniones, eventos
o talleres.
Fin
Si el apoyo es para equipo dentro de la
oficina
Si el apoyo es en
reuniones, eventos y talleres
2. Revisar el equipo, software, conexiones de
red, establecer contacto con la Dirección de Informática del MJSP para reportar el
problema o solicitar el apoyo necesario.
3. Brindar apoyo informático y revisar todos los detalles a necesitar a fin de revisar si es necesario la compra de
insumos informáticos, alquiler de equipo, etc.
4. Asesorar con las especificaciones técnicas,
cotizaciones a empresas del equipo a adquirir.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 114 De 622
Clave: MP-CNA-DE-023 Relacionado con: PA-DE-CNA-07
Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
Propósito del Procedimiento: Dar Respuesta a Solicitud de opinión Ilustrativa
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo
Recibe la Solicitud de Opinión Ilustrativa de los Estatutos de Nuevas ONGs, Fundaciones o Iglesias que contengan temas vinculados con las drogas de Parte de la Dirección General del Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro del Ministerio de Gobernación.
2 Director Ejecutivo Traslada solicitud a Coordinador de Área a fin de que se inicie el proceso de dar respuesta
3 Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica
Realiza consultas internas con los demás coordinadores de área, dependiendo del contenido de los Estatutos
4 Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica
Se centraliza la información y se elabora la respuesta la cual puede ser en sentido positivo o negativo, con respecto a la aprobación de los Estatutos.
5 Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica
Se le presenta la propuesta al Director Ejecutivo, para que este dé su visto bueno; si cuenta con el visto bueno se procede a su remisión.
6 Director Ejecutivo Se envía, vía nota oficial dirigida a la Dirección General del Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro del Ministerio de Gobernación.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 115 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-023
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
1. Se recibe la Solicitud de
Opinion Ilustrativa de los
Estatutos de Nuevas ONGs
3. Coordinador Realiza
consultas internas con los
demás coordinadores de
área, dependiendo del
contenido de los Estatutos
4. Se elabora la respuesta
5. Se le presenta la propuesta al
Director Ejecutivo, para Vbo
6. Remisión de documento
solicitado.
2. Corre traslado al
Coordinador de área a fin de
que se inicie el proceso de
dar respuesta
Fin
Documento Respuesta
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 116 De 622
Clave: MP-CNA-DE-024 Relacionado con: PA-DE-CNA-07
Procedimiento: Apoyo Técnico Jurídico
Propósito del Procedimiento: Dar soporte y sustento jurídico a las diversas actividades que desarrollan las diferentes áreas de la DE-CNA, tanto en opiniones, elaboración de contratos, propuestas de reformas de leyes, elaboración de documentos, análisis, etcétera.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad y/o Director Ejecutivo
Solicitan a Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica apoyo técnico jurídico dentro de oficina como en reuniones, eventos o talleres.
2 Coordinador Unidad de Asistencia Jurídica
La Actividad a realizar dependerá del tipo de apoyo solicitado, no obstante inicialmente se procede al análisis del documento y se emite opinión
3 Coordinador Unidad de Asistencia Jurídica
Se realizan reuniones para presentación de la propuesta jurídica con el técnico que solicitó el apoyo.
4 Coordinador Unidad de Asistencia Jurídica
Se entrega la propuesta técnico jurídica definitiva la cual dependerá del tipo de apoyo solicita inicialmente, es decir, un contrato, un acuerdo, una propuesta de reforma de ley, elaboración de un cuerpo normativo, etcétera.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 117 De 622
Inicio
Clave: MP-CNA-DE-024
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Apoyo Técnico Jurídico
1. Solicitud de apoyo técnico
jurídico dentro de oficina como en
reuniones, eventos o talleres.
3. Se realizan reuniones para
presentación de la propuesta
jurídica
4. Se entrega la propuesta
técnico jurídica definitiva la cual
dependerá del tipo de apoyo
solicita inicialmente
2. Análisis del documento y se
emite opinión
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 118 De 622
Clave: MP-CNA-DE-025 Relacionado con: PA-DE-CNA-08
Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica
Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para las compras de bienes y servicios a través del Fondo Circulante y la elaboración de pólizas de reintegro.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad Solicita autorización a Director Ejecutivo para adquisición de bien o servicio.
2 Coordinador de Área o Unidad Con la autorización del Director Ejecutivo, procede según el caso a solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien o servicio.
3 Coordinadora Administrativa
Verifica lo siguiente: 1) Si monto del bien o servicio es mayor a $100 dólares verifica a nombre de quien se hará cheque; 2) Si es mayor de $113, se debe retener el 1% de IVA, llenando el formulario respectivo, 3) Si es servicio verificar si procede el descuento del 10% de Renta. Todo ello, según la normativa nacional y/o interna vigente.
4 Coordinador de Área o Unidad
Si la compra se hace directamente, Coordinadora Administrativa justifica y llena el vale de caja chica con las firmas respectivas, indicando los datos que debe llevar la factura y entrega al Coordinador de Área o Unidad/Ordenanza/Motorista/Asistente de Dirección el efectivo, cheque o formulario de retención de IVA.
5 Coordinador de Área o Unidad Realiza compra de bien o adquisición de servicio
6 Coordinador de Área o Unidad Entregan comprobante de pago a Coordinadora administrativa, y si aplica el formulario de retención de IVA, quien revisa que los datos vayan correctamente.
7 Coordinadora Administrativa Si el pago se realiza en las oficinas de la CNA, el proveedor entrega el bien o servicio a la Coordinadora Administrativa, así como el comprobante de pago.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 119 De 622
8 Coordinadora Administrativa Procede a revisar factura con los datos requeridos y verifica si aplica retención de la Renta, IVA, y procede a cancelar ya sea en efectivo o cheque.
9 Coordinadora Administrativa Llena las facturas con la justificación de compra, las firma y sella, luego archiva los comprobantes de pago para su posterior liquidación.
10 Coordinadora Administrativa Verifica el monto de las facturas o comprobantes de pago y procede a realizar póliza de reintegro
11 Coordinadora Administrativa Llena la matriz de póliza de reintegro con los datos de las facturas o comprobantes de pago, colocando cada monto según el específico a que corresponda.
12 Coordinadora Administrativa Imprime póliza de reintegro, revisa y firma, anexándole los comprobantes de pago, y documentación que justifica el gasto.
13 Coordinadora Administrativa/ordenanza Remite la póliza de reintegro a la Dirección Financiera del MJSP para su revisión y posterior reintegro.
14 Coordinadora Administrativa Archiva póliza y da seguimiento con la Dirección Financiera al reintegro de póliza
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 120 De 622
Clave: MP-CNA-DE-025
No
Si
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica
Inicio
1. Solicitar autorización a para adquisición de bien
o servicio.
2. Solicitar cotizaciones o identificar proveedor de
bien o servicio.
7. Entregar el bien o servicio por parte del
proveedor y comprobante de pago.
3. Verificar monto del bien, detalles de cheque,
retención de IVA, descuento de Renta.
4. Llenar el vale de caja chica con las firmas
respectivas
5. Realizar compra de bien o adquisición de
servicio8. Revisar factura y verificar si aplica
retención de la Renta, IVA, cancelar ya sea en
efectivo o cheque.
¿Pago se realiza en oficinas?
1
2
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 121 De 622
Clave: MP-CNA-DE-025
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica
Fin
6. Recibir comprobantes de pago y revisión de datos en
los mismos.9. Llenar las facturas con la
justificación de compra, firmar y sellar.
10. Verificar el monto de las facturas o comprobantes de pago y proceder a realizar
poliza de reintegro
12. Trasladar poliza de reintegro y sus
comprobantes de pago para para revisión y firma.
13. Remitir poliza de reintegro a la Dirección Financiera del MJSP.
14. Archivar poliza
11. Llenar matriz de poliza de reintegro con datos de
facturas o comprobantes de pago.
1 2
Comprovante de pago
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 122 De 622
Clave: MP-CNA-DE-026 Relacionado con: PA-DE-CNA-08
Procedimiento: Informe de Descuento de Renta e IVA
Propósito del Procedimiento: Informar mensualmente sobre los descuentos de Renta e IVA
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinadora Administrativa
Realiza en los dos primeros días hábiles de mes la matriz consolidada de descuentos del 10% de Renta o del 1% de IVA, realizados durante el mes anterior, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.
2 Coordinadora Administrativa
Imprime matriz consolidada, la revisa y firma, anexando los comprobantes y formularios correspondientes, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.
3
Coordinadora Administrativa/Director Ejecutivo/Asistente de Director/Ordenanza
Traslada a Director Ejecutivo la matriz consolidada, comprobantes y formularios para revisión y firma, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA. Elabora nota a la Dirección Financiera del MJSP remitiendo documentación de conformidad a procedimiento MP-CNA-DE-001 tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.
4 Coordinadora Administrativa Archiva matriz consolidada recibida por la Dirección Financiera del MJSP tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 123 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Informe de Descuento de Renta e IVA
Clave: MP-CNA-DE-026
Inicio
1. Realizar matriz consolidada de descuentos
de Renta o de IVA
Fin
3. Trasladar la matriz consolidada, comprobantes y formularios para revisión y
firma.
4. Remitir matriz consolidadas a Dirección
Financiera
Matriz consolidada
2. Imprimir matriz consolidada, anexando los comprobantes y formularios
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 124 De 622
Clave: MP-CNA-DE-027 Relacionado con: PA-DE-CNA-08
Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA
Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para las compras de bienes y adquisición de servicios a través delas cuentas de la CNA.
Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva
No. Responsable Descripción
1 Coordinador de Área o Unidad
Solicitan autorización a Director Ejecutivo para adquisición de bien o servicio.
2 Coordinador de Área o Unidad
Con la autorización del Director Ejecutivo, procede según el caso a solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien o servicio.
3 Coordinadora Administrativa
Verifica lo siguiente: 1) Verifica a nombre de quien se hará cheque; 2) Si es mayor de $113, se debe retener el 1% de IVA, llenando el formulario respectivo, 3) Si es servicio verificar si procede el descuento del 10% de Renta, según normativa nacional y/o institucional vigente. Si la compra se hace directamente, la Coordinadora Administrativa justifica e indica los datos que deben llevar la factura y entrega al Coordinador de Área o Unidad/Ordenanza/Motorista/Asistente de Dirección el cheque o formulario de retención de IVA.
4 Coordinador de Área o Unidad
Realizan compra de bien o adquisición de servicio.
5 Coordinador de Área o Unidad
Entrega comprobante de pago a Coordinadora administrativa, y si aplica el formulario de retención de IVA, quien revisa que los datos vayan correctamente,
6 Coordinadora Administrativa Si el pago se realiza en las oficinas de la CNA, el proveedor entrega el bien o servicio a la Coordinadora Administrativa, así como el comprobante de pago.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 125 De 622
7 Coordinadora Administrativa Procede a revisar factura con los datos requeridos y verifica si aplica retención de la Renta, IVA, y procede a elaborar cheque para su firma y lo entrega a proveedor.
8 Coordinadora Administrativa Llena las facturas con la justificación de compra, las firma y sella, luego archiva los comprobantes de pago para su posterior informe a la Dirección Financiera.
9 Coordinadora Administrativa
Llena la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago, justificando el motivo de la compra, proveedor y monto. Imprime la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago revisa y firma, anexándole los comprobantes de pago, y documentación que justifica el gasto.
10 Coordinadora Administrativa Traslada a Director Ejecutivo la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago para para revisión y firma.
11 Coordinadora Administrativa/ordenanza
Remite la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago a la Dirección Financiera del MJSP.
12 Coordinadora Administrativa Archiva matriz de informe de movimientos de las cuentas.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 126 De 622
No
Si
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA
Clave: MP-CNA-DE-027
Inicio
1. Solicitar autorización a para adquisición de bien o
servicio.
2. Solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien
o servicio.
5. Entregar el bien o servicio por parte del
proveedor y comprobante de pago.
3. Verificar monto del bien, detalles de cheque,
retención de IVA, descuento de Renta.
4. Realizar compra de bien o adquisición de servicio
6. Revisar factura y verificar si aplica retención de la
Renta, IVA, cancelar ya sea en efectivo o cheque.
¿Pago se realiza en oficinas?
1 2
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 127 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA
Clave: MP-CNA-DE-027
Fin
9. Recibir comprobantes de pago y revisión de datos en
los mismos.
7. Llenar las facturas con la justificación de compra,
firmar y sellar.
10. Trasladar la matriz de informe de movimientos de
las cuentas para para revisión y firma.
11. Remitir matriz de informe de movimientos de las cuentas a la Dirección
Financiera.
12. Archivar informe y
comprobantes
9. Llenar matriz de informe de movimientos de las cuentas justificando el motivo de la compra
1 2
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 128 De 622
D) DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO
Mapa de Procesos de la Dirección:
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 129 De 622
Clave: MP-DCP-01 Relacionado con: PS-DCP-01
Procedimiento: Cobertura periodística de eventos
Propósito del Procedimiento: Dar cobertura a las actividades en las cuales participan los titulares y directores para luego elaborar notas informativas.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo.
No. Responsable: Descripción:
1 Director Define el evento a cubrir
2 Director, jefe de prensa y colaboradores de
prensa (2). Asiste al evento
3 Director y jefe de prensa Atiende a periodistas
4 Colaboradores de prensa (2) Toma de fotografías, video y audio.
5 Colaborador de prensa Elabora nota informativa
6 Colaborador de prensa Entrega de material a Web Master para actualizar
página web
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 130 De 622
INICIO
1.DEFINE EVENTO A CUBRIR
2. UNIDAD DE PRENSA ASISTE AL EVENTO
ASIGNADO
3. ATIENDE Y DIRIGE A LOS PERIODISTAS DE LOS
DIFERENTES MEDIOS EN LA TOMA DE
FOTOGRAFIAS Y VIDEO
4.REALIZA TOMA DE FOTOGRAFIAS Y VIDEO
DESCRIPCION DEL PROCESO : COBERTURA PERIODISTICA DE EVENTOS
CLAVE: MP -DCP-001
5. ELABORA NOTA INFORMATIVA
FIN
6.ENTREGA MATERIAL A WEBMASTER PARA
ACTUALIZAR PAGINA WEB
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 131 De 622
Clave: MP-DCP-02 Relacionado con: PS-DCP-01
Procedimiento: Edición de Noticiero
Propósito del Procedimiento: Informar a la población sobre eventos que realiza el Ministerio de Justicia y Seguridad Publica
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Director Define los eventos a incluir dentro del noticiero
2 Colaboradores de prensa (4) Toma de video del evento.
3 Colaboradores de Prensa (4) Redacta nota
4 Coordinador de prensa Revisa guiones de las notas
5 Coordinador de prensa y colaborador de prensa
Locutan las notas informativas
6 Editor Edita notas incluidas en el noticiero
7 Editor Lleva el material al medio de comunicaciones
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 132 De 622
INICIO
1.DEFINE LOS EVENTOS A INCLUIR DENTRO DEL NOTICIERO
2. TOMA DE VIDEO DEL EVENTO.
3. REDACTA LA NOTA
4.REVISA GUIONES DE LAS NOTAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : EDICION DE NOTICIERO
CLAVE: MP -DCP-002
5. LOCUTAN LAS NOTAS INFORMATIVAS
6. EDITA NOTAS INCLUIDAS EN EL NOTICIERO
FIN
7.LLEVA EL MATERIAL AL MEDIO DE COMUNICACIONES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 133 De 622
Clave: MP-DCP-003 Relacionado con: PS-DCP-02
Procedimiento: Monitoreo de medios de comunicación escrita
Propósito del Procedimiento: llevar un control del manejo informativo de noticias relacionadas al Ministerio de Justicia y Seguridad.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Director Asigna el periódico a recortar
2 Colaborador de prensa Selecciona las noticias de interés para el Ministerio.
3 Colaborador de prensa Elabora un resumen informativo de cada una de las notas
seleccionadas.
4 Colaborador de prensa Envía en físico a los Titulares y en digital a los Directores.
5 Colaborador de prensa Recorta las notas del periódico relacionadas con el
Ministerio.
6 Colaborador de prensa Archiva las noticias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 134 De 622
INICIO
1.ASIGNA EL PERIÓDICO A RECORTAR
2. SELECCIONA LAS NOTICIAS DE INTERÉS PARA EL MINISTERIO
3. ELABORA UN RESUMEN INFORMATIVO DE CADA UNA DE
LAS NOTAS SELECCIONADAS.
4.ENVÍA EN FÍSICO A LOS TITULARES Y EN DIGITAL A LOS
DIRECTORES
DESCRIPCION DEL PROCESO : MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
CLAVE: MP -DCP-003
FIN
6. ARCHIVARNOTICIAS
5.RECORTA LAS NOTAS DEL PERIÓDICO RELACIONADAS CON
EL MINISTERIO.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 135 De 622
Clave: MP-DCP-004 Relacionado con: PS-DCP-02
Procedimiento: Monitoreo de medios de comunicación televisivos
Propósito del Procedimiento: Llevar un control del manejo informativo de noticias relacionadas al Ministerio de Justicia y Seguridad transmitidas en televisión
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Director Asigna medio televisivo a monitorear
2 Colaborador de prensa Graba cada uno de los noticieros transmitidos al mediodía
3 Colaborador de prensa Selecciona las noticias de interés para el Ministerio.
4 Colaborador de prensa Elabora un resumen informativo de cada una de las notas
transmitidas en los medios televisivos del mediodía
5 Colaborador de prensa Envía en físico a los Titulares y en digital a los Directores
.
6 Colaborador de prensa Archiva los informes noticiosos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 136 De 622
INICIO
1. MONITOREAR Y GRABAR CADA UNO DE LOS NOTICIEROS TRANSMITIDOS AL
MEDIODIA
2. GRABA CADA UNO DE LOS NOTICIEROS TRANSMITIDOS
AL MEDIODIA
3. SELECCIONA LAS NOTICIAS DE INTERES PARA EL
MINISTERIO
4.ELABORA RESUMEN INFORMATIVO DE CADA UNA
DE LAS NOTICIAS TRANSMITIDAS EN LOS MEDIOS DEL MEDIODIA
DESCRIPCION DEL PROCESO : MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS
CLAVE: MP -DCP-004
FIN
6.ALMACENA INFORMES
NOTICIOSOS
5.ENVIA MATERIAL INFORMATIVO FISICO Y
DIGITAL A LOS TITULARES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 137 De 622
Clave: MP-DCP-005 Relacionado con: PS-DCP-03
Procedimiento: Conferencia de prensa
Propósito del Procedimiento: Dar a conocer información sobre planes, proyectos y programas del trabajo realizado por este ministerio
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de comunicaciones y Protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Director Define el tema sobre la conferencia de prensa.
2 Coordinador de prensa o
colaborador de prensa Realiza la convocatoria de prensa.
3 Coordinador de prensa o
colaborador de prensa Envía convocatoria a los medios de comunicación.
4 Coordinador de Prensa Elabora boletín Informativo.
5 Director y coordinador de prensa Coordina a los periodistas en la conferencia.
6 Colaboradores de prensa (2) Graba audio, toma video y fotografía
7 Coordinador de prensa Elabora una guía de preguntas hechas por los periodistas y
dirigidas a los titulares.
8 Director Realiza la despedida de medios.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 138 De 622
INICIO
1.DEFINE EL TEMA SOBRE LA CONFERENCIA DE PRENSA
QUE SE DARAN A LOS DIFERENTES MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
2. REALIZA LA CONVOCATORIA DE
PRENSA
3. ENVIA CONVOCATORIAA LOS MEDIOS DE COMUNICACION
4.ELABORA BOLETIN INFORMATIVO
DESCRIPCION DEL PROCESO : CONFERENCIA DE PRENSA
CLAVE: MP -DCP-005
5. COORDINA A LOS PERIODISTAS DUARNTE
CONFERENCIA
6. GRABA AUDIO TOMAR VIDEO Y FOTOGRAFIAS
DURANTE LA CONFERENCIA DE PRENSA
FIN
7. ELABORA GUIA DE PREGUNTAS HECHAS POR LOS PERIODISTAS HACIA
LOS TITULARES
8. DESPIDE A LOS MEDIOS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 139 De 622
Clave: MP-DCP-006 Relacionado con: PS-DCP-03
Procedimiento: Gestión de entrevistas
Propósito del Procedimiento: Atender solicitudes de entrevistas de los Titulares en los medios de comunicación.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo
No. Responsable: Descripción:
1 Director Recibe y gestiona las solicitudes de entrevistas para los
Titulares
2 Director Consulta a los Titulares disponibilidad de agenda para la
aprobación de la solicitud
3 Director Confirma solicitudes a los medios de comunicación
4 Titular Ofrece entrevista a los medios de comunicación
5 Colaboradores de prensa (2) Realiza toma de fotografías y graba audio
6 Colaborador de prensa Almacena fotografías
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 140 De 622
INICIO
1.RECIBE Y GESTIONA LAS SOLICIUDES DE ENTREVISTAS
PARA LOS TITULARES
2. CONSULTA A LOS TITULARES DISPONIBILIDAD
DE AGENDA PARA LA APROBACION DE LA
SOLICITUD
3. CONFIRMA SOLICITUDES A LOS MEDIOS DE COMUNICACION
4.OFRECE ENTREVISTA POR PARTE DE LOS TITULARES A
LOS MEDIOS DE COMUNICACION
DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION DE ENTREVISTAS
CLAVE: MP -DCP-006
5. REALIZA TOMA DE FOTOGRAFIAS Y GRABA
AUDIO
FIN
6.ALMACENA FOTOGRAFIAS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 141 De 622
Clave: MP-DCP-007
Relacionado con: PS-DCP-04
Procedimiento: Montaje de eventos
Propósito del Procedimiento: Organizar y coordinar los eventos de los Titulares
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo
No. Responsable Descripción
1 Director Define el evento a realizar
2 Jefe de protocolo
Visita y reconoce el lugar donde se realizará el
evento
3 Jefe de protocolo
Determina requerimientos
4 Jefe de protocolo
Realiza el montaje del evento
5
Jefe de protocolo Desarrolla el evento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 142 De 622
INICIO
1.DEFINE EVENTOS A REALIZAR
2. VISITA Y RECONOCE EL LUGAR DONDE SE
REALIZARA EL EVENTO
3. DETERMINA REQUERIMIENTOS
4.REALIZA MONTAJE DE EVENTOS
DESCRIPCION DEL PROCESO : MONTAJE DE EVENTOS
CLAVE: MP -DCP-007
5. DESARROLLA EL EVENTO
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 143 De 622
E) DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 144 De 622
CLAVE: MP-DFI-001 Relacionado con el Proceso: PS-DF-01
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Institucional
Propósito del Procedimiento: Elaboración del Presupuesto
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Director Financiero
Propone al Titular los miembros que integrarán el Comité Técnico de
formulación presupuestaria.
2.
Recibe comunicación del Titular referente a la Política Presupuestaria, las
Normas de Formulación Presupuestaria y el techo presupuestario
asignado por el Ministerio de Hacienda al Ministerio de Justicia y
Seguridad Pública (MJSP).
3.
Remite las Políticas y Normas de Formulación Presupuestaria al
Departamento de Presupuesto de la Secretaria de Estado (SE), y a las
diferentes Direcciones de la SE, Unidades Financieras de PNC, DGCP y
DGME, y UFIS de las Instituciones Adscritas (ANSP y UTE). Incluyendo
la comunicación de techos que directamente asigna el Ministerio de
Hacienda a varias dependencias del Ramo.
4.
Se reúne con el comité técnico de formulación presupuestaria y coordinan
las actividades a realizar para la elaboración de los Planes Anuales
Operativos, Presupuesto de Recursos Humanos, Plan de Compras, y
proyectos, a fin de preparar una propuesta de asignación de techos de
conformidad a la estructura presupuestaria de la institución.
5.
Recibe de la Dirección de Recursos Humanos la certificación de las
plazas actividades correspondientes a la Secretaría de Estado con toda la
información concerniente al rubro Remuneraciones incluyendo traslados y
reclasificaciones de plazas para el ejercicio fiscal a presupuestar.
6. Remite al Departamento de Presupuesto documentación proveniente de
Recursos Humanos.
7. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe la información base referente a Remuneraciones.
8. Procede a distribuir entre los Técnicos Presupuestarios la información a
procesar en el sistema SAFI
9. Técnico de Recibe y revisa la documentación.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 145 De 622
10. Presupuesto Si existe observación, se coordina con el Jefe de Presupuesto para
obtener la corrección.
11.
De no existir observación se procede a digitar en el aplicativo SAFI.
Imprime reportes (AFUP-2) para su revisión
12. Traslada a Jefe de Presupuesto.
13. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Verifica con el apoyo de un técnico los reportes AFUP – 2 si es
necesario corregir se le devuelve al técnico asignado.
14. Técnico de
Presupuesto
Recibe documentación con observación
15. Realiza corrección y lo envía nuevamente al Jefe de Presupuesto para su
revisión.
16. Director Financiero
Coordina con la DACI las asignaciones presupuestarias por cada Línea
de Trabajo
17.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe de la DACI el Consolidado Anual de adquisición de bienes y
servicios por línea de trabajo.
18. Verifica si los totales son congruentes con los techos asignados
19. Traslada a los Técnicos para su respectivo ingreso al SAFI
20.
Técnico de
Presupuesto
Digita los montos de bienes y servicios por específico correspondientes a
cada Línea de Trabajo y el detalle de los activos fijos.
Imprime reporte y lo envía al Jefe de Presupuesto para su revisión
21. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe reporte y procede a revisión
22. Si existe observación, lo remite al técnico responsable para su corrección
de lo contrario, se da por correcta la información
23. Técnico de
Presupuesto
Corrige la información y lo envía al Jefe de presupuesto.
24. Director Financiero
Recibe de la Dirección de Planificación la programación física-financiera
de actividades presentadas por las diferentes Direcciones, de
conformidad a los techos con los que cada Dirección ha formulado su
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 146 De 622
Plan Anual Operativo.
25. Remite al Jefe de Presupuesto
26.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe la programación física-financiera de cada Línea de Trabajo que
incluye las actividades, unidades de medida, metas anuales y costos
asignados a cada actividad
27. Verifica si los totales son congruentes con los techos asignados
28. Traslada a los Técnicos para su respectivo ingreso al SAFI
29. Técnico de
Presupuesto
Digita en cada Línea de Trabajo asignada las actividades, unidades de
medida, metas anuales y costos correspondientes a cada actividad
Imprime reporte y lo envía al Jefe de Presupuesto para su revisión
30. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe reportes y procede a revisión
31. Si existe observación, lo remite al técnico responsable para su corrección,
de lo contrario se da por correcta la información.
32. Técnico de
Presupuesto
Recibe información y realiza correcciones
33.
Dirección Financiera
Recibe del Despacho Ministerial los anteproyectos de presupuesto
procesados y firmados de las dependencias (Policía Nacional Civil y
Dirección General de Centros Penales) y de las instituciones adscritas
(ANSP y UTE).
34. Traslada la documentación al Jefe de Presupuesto para su verificación.
35.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe copia de los presupuestos de las dependencias (Policía Nacional
Civil y Dirección General de Centros Penales) y de las instituciones
adscritas (ANSP y UTE), verifica si los montos coinciden con los techos.
36. Traslada documentación de las instituciones adscritas, al Técnico
asignado para su respectivo ingreso al SAFI.
37. Técnico de
Presupuesto
Recibe documentación y digita en el SAFI la información correspondiente
Imprime el Presupuesto por Específico de Gasto y anexos para su
revisión
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 147 De 622
NOTA: la Ejecución de este Procedimiento, por ser de CARÁCTER ESTRATÉGICO podrá
modificarse de acuerdo a las necesidades que defina el Titular en funciones.
38. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Revisa los reportes impresos y si hay correcciones que hacer se le
indican al Técnico Presupuestario
39. Consolida y entrega el proyecto de presupuesto institucional con sus
anexos al Director Financiero.
40.
Director Financiero
Revisa la documentación y la traslada a la Dirección Ejecutiva
41. Recibe documentación firmada y sellada por el Titular
42. Remite el Proyecto de Presupuesto Institucional a la Dirección General
del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 148 De 622
CLAVE: MP-DFI-001
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Institucional
INCIO
Propone al Titular Comité Técnico de
Formulación
Remite al departamento de
presupuesto certificación de RRHH
Traslada a Jefe de Presupuestos
Registra los datos en el aplicativo
SAFI
Recibe las Políticas, normas y
comunicación de Techo
Presupuestario
AFUP (2)
Remite a las diferentes dependencias
las políticas, normas de formulación
presupuestaria
Recibe de RRHH certificación de
plazas con sus respectivos
movimientos
2
1
6
5
3
7
8
9
11
10
Recibe certificación base de RRHH
Distribuye la documentación a los
técnicos presupuestarios
Recibe y revisa la documentación
Se reune con el comité de formulación
para distribución de asignación4
Existe observación
Coordina con RRHH para solventar
observación
12
1
2
3
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 149 De 622
CLAVE: MP-DFI-001
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Institucional
1
Recibe reportes y verifica información
Traslada a los técnicos para el registro
en el SAFI
Recibe reportes con observación
Coordina con la DACI las
asignaciones por LT.
Verifica los totales con el total de las
asignaciones
13
18
16
20
21
23
22
Reciben y registran en el aplicativo
SAFI
Recibe y revisa reporte
Recibe de la DACI el consolidado
anual de adquisiciones17
Existe observación
Remite al técnico responsable para su
correcciónSI
Existe observación
2
SI
Reporte por objeto especifico Realiza las correcciones y lo envia al
Jefe de Presupuesto
NO
3
A
NO
14
19
A
Corrige observaciones 15
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 150 De 622
CLAVE: MP-DFI-001
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Institucional
Verifica que los totales sean
congruentes con los techos asignados
Recibe de la Dirección de
Planificación los planes anuales de
trabajo
Recibe los planes de trabajo, 26
24
28
30
33
32
31
Traslada a los técnicos
Recibe y revisa reporte
Remite al Jefe de Presupuesto 25
Existe observación
Remite al técnico responsable para su
correcciónSI
Reporte Realiza las correcciones
3
27
Introduce la información en el
Aplicativo SAFI29
Recibe los presupuestos de las
Dependencias
Traslada la documentación al Jefe de
Presupuesto34
Recibe información y verifica que los
montos estén acorde a los techos
asignados
Traslada documentación de las
ADSCRITAS al técnico responsable
Recibe y digita información en el SAFI
Revisa los reportes
Imprime reporte
3635
37
38Entrega reportes y anexos a la
Dirección Financiera
Revisa información y la traslada a la
Dirección Ejecutiva
Recibe proyecto de presupuesto
firmado por el títular.
Envía el proyecto de presupuesto a la
Dirección General del Presupuesto
(MH)
FIN
A
39
4140
42
ANO
3
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Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 151 De 622
CLAVE: MP-DFI-002 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES
Propósito del Procedimiento: Guía para elaboración de la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Director Financiero
Recibe comunicación del Presupuesto Institucional Votado por la Asamblea
Legislativa.
2.
Comunica el Presupuesto Votado a la PNC, DGCP, Dirección General de
Migración, ANSP, UTE, y a las diferentes Direcciones de la Secretaria de
Estado.
3. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe comunicación de la Dirección General de Presupuesto y/o de la
Dirección Financiera Institucional informando que ya está disponible en la
aplicación SAFI el proceso para digitar la PEP.
4. Da instrucciones a técnico de Presupuesto para que verifique las tablas en
la base de datos del aplicativo SAFI.
5. Técnico de
Presupuesto
Verificación y mantenimiento de las tablas en catálogos como:
1. Presupuestarias
2. Inversión Pública aperturando proyectos que tienen continuidad
3. Contable
4. Recursos Humanos
5. Institucionales
6. Generales
6.
Director Financiero
Comunica el Presupuesto Votado a la DACI para la programación anual por
objeto específico, correspondiente a los Rubros de Bienes y Servicios (54-
61) y de los meses de enero a diciembre.
7.
Recibe de las USEFIS (PNC y DGCP) y de las Instituciones Adscritas
(ANSP y UTE) las respectivas PEP firmadas por los responsables de cada
institución, las cuales han sido previamente digitadas en el SAFI de cada
una de las mencionadas instituciones.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 152 De 622
8.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe de la DACI la información de la programación presupuestaria por
objeto especifico de los rubros de Bienes y Servicios ( 54 -61)
9.
Recibe de la Dirección Financiera la PEP correspondiente a las USEFIS
(PNC y DGCP) y de las Instituciones Adscritas (ANSP y UTE) para su
verificación.
10.
Asigna al técnico de presupuesto para la revisión de la documentación de
las PEP de las USEFIS e Instituciones Adscritas, así como la programación
recibida de la DACI.
11.
Técnico de
Presupuesto
Verifica la información recibida de la DACI considerando que las
asignaciones de los recursos se efectúen en los meses que se proyecta
recibir los bienes y servicios.
12. Verifican en el SAFI los valores de la PEP de cada una de las USEFIS.
13.
En el caso de las Instituciones Adscritas se digitan en el Sistema SAFI los
montos mensuales totales en la respectiva línea de trabajo que corresponde
al rubro 56 transferencias corrientes.
14.
Se digita la PEP correspondiente a la Secretaría de Estado en los diferentes
rubros de gasto e inversión, conforme a la documentación recibida de la
DACI e información a cargo del departamento de presupuesto.
En los específicos que le corresponden al área de presupuesto como
servicios básicos y tasas municipales son digitados los valores tomando en
cuenta datos actualizados.
15.
Se realiza trabajo de impresión para verificación y cuadratura con el
presupuesto votado.
Impresión definitiva para ser entregada a la Dirección Financiera
Institucional.
16. Remite al Jefe de Presupuesto la PEP institucional.
17. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe PEP Institucional
18. Revisa que la información sea acorde al presupuesto votado
19. Remite a la PEP Institucional al Director Financiero.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 153 De 622
20.
Director Financiero
Recibe la PEP Institucional
21. Revisa y firma la PEP Institucional.
22.
Envía la PEP firmada a la Dirección General del Presupuesto (DGP) para la
respectiva aprobación.
23.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Verifica en el SAFI cuando la Dirección General de Presupuesto cambia el
estado de elaboración de la PEP al estado de aprobada.
24. Director Financiero
Recibe la PEP firmada por el Director General del Presupuesto.
25.
Distribuye la PEP debidamente firmada a las USEFIS de la PNC, DGCP y
comunica al resto de Direcciones la aprobación del presupuesto asignado, a
fin de dar inicio el proceso de ejecución presupuestaria.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 154 De 622
CLAVE: MP-DFI-002
Procedimiento: Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES
INCIO
Recibe comunicación de presupuesto
votado
Recibe de PNC, DGCP, ANSP y UTE
PEP
Asigna Técnico de Presupuesto para
revisión.
Recibe de la Dirección Financiera la
PEP de la PNC, DGCP, UTE y ANSP
Verifica información recibida de la
DACI
Recibe de la DGP y/o DFI que ya esta
habilitado en el Sistema SAFI para el
ingreso de PEP
Comunica a PNC, DGCP, DGMYE,
ANSP y UTE
FIN
Da instrucciones a los técnicos de
presupuesto para revisión de tablas
SAFI
Verifican y dan mantenimiento a
tablas de la base de datos SAFI.
2
1
6
5
4
3
7
8
9
10
12
11
PEP para revisión
Comunica a la DACI el presupuesto
votado
Recibe de la DACI información de la
asignación de los rubros del 54 al 99.
Se verifican los datos de cada una de
la USEFIS
A
A
Se revisa y cuadra con presupuesto
votado
En el caso de las Adscritas se
programan los montos mensuales en
el especifico de transferencias
PEP
Remite al Jefe de Presupuesto
14
16
15
17
18
19
20
22
21
Recibe la PEP
Revisa que la PEP sea de acuerdo al
presupuesto votado
Remite la PEP a la Directora
Financiera
Recibe la PEP
Firma la PEP Institucional
Envía la PEP al Ministro de Hacienda
y a la Dirección General de
Presupuestos
Se digitan los datos de la Secretaria
de Estado en el Aplicativo SAFI13
Distribuye la PEP a las Direcciones
correspondientes.
Recibe PEP autorizada por la
Dirección General del Presupuesto
Verifica en el SAFI el cambio de
Estado de la PEP
25
24
23
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 155 De 622
CLAVE: MP-DFI-003 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Pago de Remuneraciones (GOES)
Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de
remuneraciones GOES
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Tesorera Institucional
Comunica a la Dirección de Recursos Humanos la fecha en que se
requerirán las planillas (un ejemplar) con base a la programación de pagos
definida por la DGT.
2.
Técnico Tesorería
Recibe las planillas firmadas y procede a la revisión de los siguientes
aspectos:
Descuentos de Ley (AFP, ISSS, INPEP, IPSFA Y RENTA) y otros
correspondientes a compromisos adquiridos por los empleados.
3.
Si hay inconsistencias remite las planillas revisadas a RRHH con
observaciones para corrección
4. De no haber observaciones le comunica a RRHH para realizar carga de
salarios
5.
Técnico de
Presupuesto
Recibe resumen general del área tesorería y archivos por medio de correo
electrónico de la Dirección de Recursos Humanos.
6.
Inicia proceso de carga automática en el sistema SAFI, éste verifica los
números de NIT y la disponibilidad presupuestaria, si la información es
correcta y la disponibilidad suficiente, se procede a la carga automática.
Se genera el Reporte de Control de Compromisos Presupuestarios, imprime
y archiva.
7.
Traslada a tesorería informe de la carga automática. (Consolidación de
saldos para planillas)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 156 De 622
8.
Técnico Tesorería
Revisa en el SAFI si la carga de planillas automática esta correcta por medio
del Reporte de Obligaciones por Pagar y el Resumen General de Planillas.
9.
Traslada a contabilidad Resumen de General de Planilla para su validación y
devengamiento.
10. Auxiliar de
Contabilidad
Recibe documentación firma, sella y traslada al técnico responsable del
registro contable
11.
Técnico de
contabilidad
Valida los movimientos correspondientes a las obligaciones registradas a
través de la carga automática.
12.
Procede a generar partida automática por devengamiento de planilla
previamente validada.
Imprime el comprobante contable y anexa la documentación de soporte
(resumen de planilla),
13. Firma de elaborado y traslada al técnico correspondiente para su revisión.
14.
Técnico Contable
Revisa documentación
15. Si todo esta correcto avala el registro contable,
16. De lo contario devuelve al técnico responsable para su corrección.
17. Traslada al Contador Institucional.
18.
Contador Institucional Avalará el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida
contable con la documentación de soporte para el archivo.
Auxiliar de
Contabilidad Recibe documentación y archiva.
19. Técnico Tesorería
Para efectos de solicitar los fondos a Dirección General de Tesorería, genera
requerimiento de fondos notificando verbalmente al área contable el número
de requerimiento a efectos de que el técnico contable realice
devengamiento.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 157 De 622
20.
Técnico de
contabilidad
Verifica en el sistema SAFI el reporte de obligaciones los montos de
retenciones y total de obligaciones. Para proceder a contabilizar el
devengado del requerimiento. Elaborando partida automática del devengado
de requerimiento de fondos
Técnico de Tesorería
Imprime dos requerimientos de fondos para técnico responsable de
consolidar requerimientos y para contabilidad,
21. Envía a tesorera institucional para firma y sello.
22. Tesorera institucional
Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a la jefe UFI para firma y
sello
23. Director Financiero
Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a al técnico de tesorería
24. Técnico de Tesorería
Recibe requerimiento de fondos ya firmado por la tesorera y el Director
Financiero, remitiéndolo al técnico de contabilidad.
Una copia a contabilidad, otra copia al técnico responsable de consolidar
requerimientos.
Imprime comprobante contable anexando el requerimiento y sus anexos,
firma de elaborado, traslada al técnico correspondiente para su revisión y
aprobación del mismo.
25. Técnico de
contabilidad
Recibe comprobante contable, lo revisa y si está correcto lo firma y lo
traslada al contador, de lo contrario lo devuelve al técnico contable
responsable para su corrección
26. Contador Institucional
Recibe y revisa, si está correcto firma y sella y lo envía para archivo, de lo
contrario lo devuelve al técnico responsable para su corrección.
27. Auxiliar de
Contabilidad
Recibe documentación y archiva.
28. Técnico de Tesorería
Verifica contabilización del requerimiento USEFI y procede a generar
requerimiento consolidado de fondos e imprime en original y tres copias,
remite para firma del Tesorero Institucional.
29. Tesorera Institucional Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 158 De 622
30. Director Financiero
Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de
Tesorería.
31.
Técnico de
Tesorería.
Una vez firmado procede a la aprobación del requerimiento consolidado en
el SAFI y lo remite físicamente a la DGT.
32.
Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la cuenta
subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación. Registra y
remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la documentación (notas
de abono y cargo) que evidencian los movimientos bancarios.
33.
Recibe notificación del depósito a la cuenta bancaria de remuneraciones por
medio de la correspondiente nota de abono y lo registra en el auxiliar de
bancos del sistema SAFI.
34. Técnico de
contabilidad
Ingresa al SAFI con usuario UFI, elabora comprobante contable vinculando
el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las cuentas contables
correspondientes el destino de los fondos; simultáneamente se registra la
transferencia a la cuenta bancaria, vinculando la nota de cargo a la cuenta
subsidiaria.
Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico
correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.
35. Técnico de
contabilidad
Revisa el registro y si todo está bien lo traslada al Contador Institucional. De
lo contario lo devuelve al técnico responsable del registro para su corrección.
36.
Contador Institucional
Avalará los registros contables, consignando firma y sello. Posteriormente
traslada para el archivo contable.
37. Auxiliar de
Contabilidad
Recibe documentación y procede a archivar.
38. Técnico de
contabilidad
Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable por el
percibido de fondos, vinculando el abono registrado en el auxiliar de bancos
y liquidando el requerimiento de fondos con sus retenciones
correspondientes
Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico
correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 159 De 622
39. Contador Institucional
Revisa el registro y si todo está bien lo traslada al Contador Institucional. De
lo contario lo devuelve al técnico responsable del registro para su corrección.
40. Contador Institucional
Avalará los registros contables, consignando firma y sello. Posteriormente
traslada para el archivo contable.
41. Auxiliar de
Contabilidad
Recibe documentación y procede a archivar.
42.
Técnico de tesorería
Recibe de Recursos Humanos el listado e información concerniente a los
depósitos de salarios, listados según conceptos y procede a la carga de
información por medio de e-banca así como la notificación de los empleados
que se excluyeron por justificación proporcionada por Recursos Humanos.
43. Remite comprobante de la transacción bancaria al tesorero institucional para
firma.
44. Tesorera Institucional
Firma y sella el comprobante de la transacción bancaria y remite al
refrendario para firma
45. Refrendario.
Firma y sella el comprobante de la transacción bancaria y remite al técnico
de tesorería comprobante de transacción bancaria
46.
Técnico de
Tesorería.
Registra en el SAFI, el pago de las obligaciones vinculando la cuenta
bancaria Remuneraciones detallando el número de cheque a utilizar o nota
de cargo cuando se trate de un pago con abono a cuenta.
Imprime los cheques y cuando corresponda a pago electrónico se imprime
comprobante de la transacción bancaria, en ambos casos procede a
gestionar las firmas del Tesorero Institucional y del refrendario, anexando el
listado según conceptos.
47. Tesorera Institucional
Firma cheques y el detalle de transacción con el listado según conceptos,
cuando corresponda al depósito de salarios solamente se efectuará por
medio del detalle de transacción, una vez firme trasladará al referendario.
(físicamente y vía e-banca)
48. Refrendario
Firma cheques y el detalle de transacción con el listado según conceptos,
cuando corresponda al depósito de salarios solamente se efectuará por
medio del detalle de transacción, una vez firme Trasladará al técnico de
Tesorería (físicamente y vía e-banca).
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 160 De 622
Técnico de
Tesorería.
Imprime detalle de transacción de abonos efectuados a los empleados por
salarios líquidos y nota de cargo de la cuenta Remuneraciones.
49. Entrega el cheque de salarios líquidos contra del listado de cheques por
pagar.
50. Entrega el cheque contra recibo original o documento extendido por las
instituciones acreedoras.
51.
Remite a contabilidad los originales de la siguiente documentación para
efectos de validación de los registros:
Nota de Cargo por el monto total de los abonos a cuenta autorizados, copia
de cheques y listado de cheques por pagar, por pago de salarios líquidos.
Planillas originales de AFP, INPEP, IPSFA e ISSS, copias de cheques o
comprobantes de transferencia utilizados para su pago (las planillas son
remitidas por la Dirección de Recursos Humanos en base a la planilla
definitiva).
Copia de cheques, nota de abono y cargo o comprobantes de transferencias
y listados correspondientes a los descuentos remitidos a las diferentes
instituciones.
52. Técnico de
contabilidad
Recibe de tesorería, la información detallada en el paso anterior para
revisión, validación y registro.
Si tuviera observaciones lo informa a Tesorería para su respectiva
corrección.
Imprime comprobante contable del registro efectuado y lo traslada al técnico
contable correspondiente para su revisión.
53. Técnico de
contabilidad
Revisa y firma de revisado
54. Traslada al Contador Institucional.
55. Contador Institucional
Avala el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida
contable con la documentación de soporte para el archivo.
56. Auxiliar Contable Recibe la documentación y archiva.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 161 De 622
CLAVE: MP-DFI-003
Procedimiento: Pago Remuneraciones (GOES)
INCIO
Comunica a RRHH fecha en se
requerirán las planillas
Traslada a contabilidad
resumen de planilla para su
validación y devengamiento.
Recibe resumen firma y sella, lo
traslada al técnico responsable
Traslada a tesorería informe de
carga automática
Revisa si es correcta la carga
de planillas
Recibe planillas firmadas, revisa
descuentos de ley y
compromisos adquiridos por los
empleados
Realiza carga automática de
planillas
Reporte de control de
compromisos presupuestarios
NO
Remite a RRHH para corrección
Esta correcta la
información?
A
Realiza el devengamiento
automatico
Comprobante contable
Firma de elaborado y trasladas
a técnico contable para su
revisión
Revisa partida contable
Firma de revisado y la traslada
al contador
Corrige información
NO
SI
Avala registro contable, Firma y
sella, envía al auxiliar para
archivo
Archiva documentos
Es correcta la
información?
Comunica a RRHH para realizar
carga de salarios, remite a
presupuesto resumen de
planillas
SI
Recibe resumen de planillas y
archivos vía correo electrónico
para generar carga de planillas
compromiso presupuestario
firmado y sellado
Valida los movimientos de las
obligaciones
A
1
2
1
5
4
6
8
10
9
12
14
13
17
18
16
3
7
11
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 162 De 622
CLAVE: MP-DFI-003
Procedimiento: Pago Remuneraciones (GOES)
1
Genera requerimiento de fondos, y
notifica a contabilidad para que realice
partida contable
Lo traslada a la tesorera para firma y
sello
Requerimiento de fondos
Firma y sella requerimiento de fondos,
y lo traslada a Directora
Firma y sella requerimiento de fondos,
y lo traslada al técnico de tesorería
Envía uno al área contable y otro para
técnico de tesorería responsable de
consolidar
Recibe y revisa que la partida este
correcta.
Firma de aprobado y lo envia al
contador
Revisa, avala partida, firma y sella y
envía al auxiliar para que archive
Partida contable, firma de elaborado y
lo envía a técnico contable
responsable de aprobar
Esta correcta la información
Realiza corrección de acuerdo a
observación
SI
NO
Recibe partida
Comprobante
contable
Recibe requerimiento de fondos con
su respectivos anexos
Revisa, la información del
Requerimiento en el aplicativo SAFI
Requerimiento de fondos en original y
tres copias
Genera requerimiento de fondos
consolidado
Lo traslada a la tesorera para firma y
sello
Firma y sella requerimiento de fondos,
y lo traslada a Directora
Firma y sella requerimiento de fondos,
y lo traslada al técnico de tesorería
Cambia el Estado del requerimiento a
APROBADO y remite a la DGT
fisicamente
Verifica transferencias a la cuenta
subsidiaria y procede a trasferir
Registra en el auxiliar de bancos Nota
de abono y cargo
Remite notas de abono y cargo al
técnico de contabilidad y tesorería
Elabora comprobante contable
vinculando el abono a la cuenta
subsidiearia
Registra la transferencia a la cuenta
bancaria vinculando la nota de cargo a
la cuenta subsidiaria.
Comprobante contableFirma de elaborado y trasladas a
técnico contable para su revisión2
3
4
20
19
23
22
21
24
25
28
28
28
28
29
30
31
32
33
34
34
25
26
27
25
34
35
Verifica en el SAFI y contabiliza
requerimiento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 163 De 622
CLAVE: MP-DFI-003
Procedimiento: Pago Remuneraciones (GOES)
2
Esta correcta la información
Revisa partida contable
Firma de revisado y la traslada al
contador
SI
Avala registro contable, Firma y sella,
envía al auxiliar para archivo
Archiva documentos
Corrige Registro Contable
NO
3 4
Recibe de RRHH información de
depósitos, listado según conceptos, y
empleados que se excluyeron
Registra en el sistema SAFI pago de
obligaciones
Elabora el comprobante contable del
percibido de fondos (USEFI)
Comprobante contable
Firma de elaborado y trasladas a
técnico contable para su revisión
Esta correcta la información
Revisa partida contable
Firma de revisado y la traslada al
contador
SI
Avala registro contable, Firma y sella,
envía al auxiliar para archivo
Archiva documentos
NO
Corrige Registro Contable
Realiza carga de información por
medio de ebanca
Envía al tesorero institucional para
firma la transacción bancaria
Firma y valida en e banca la
transacción bancaria y remite a
refrendario
Firma y valida en e banca la
transacción bancaria y remite
tesoreria
Cheques y/o comprobante de
transacción bancaria, listado según
conceptos
Envía al tesorero institucional para
firma la transacción bancaria
Firma la transacción bancaria y
remite a refrendario
Firma la transacción bancaria y
remite a tesorería
Detalle de abonos por salarios
líquidos y nota de cargo de cta.
remuneraciones
Entrega de cheque de salarios
líquidos, previa firma de listado de
cheques por pagar
Pago de obligaciones de los
empleados a instituciones acreedoras
5
42
42
45
43
43
46
46
47
48
49
50
40
35
38
37
36
39
40
40
41
35
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 164 De 622
CLAVE: MP-DFI-003
Procedimiento: Pago Remuneraciones (GOES)
Traslada el reporte de obligaciones
por pagar con la documentación de
soporte
Firma y sella de recibido, y traslada al
técnico contable responsable
Revisa documentación que cumpla
con la normativa legal y técnica
Elabora partida contable
Comprobante contable
Esta correcta la información
Firma de elaborado y trasladas a
técnico contable para su revisión
Revisa partida contable
Firma de revisado y la traslada al
contador
SI
Avala registro contable, Firma y sella,
envía al auxiliar para archivo
Archiva documentos
Corrige Registro Contable
NO
5
52
51
53
5.
53
54
54
55
56
54
Traslada al Contador
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 165 De 622
MP-DFI-004 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Pago de Bienes y servicios (GOES)
Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de bienes y
servicios
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Técnico
Presupuestario
Recibe documentos:
Contratos, orden de compra, orden de suministro, convenios, acuerdos o
resoluciones, pólizas de fondos circulantes. En caso de servicios básicos o
Contratos por consumo: facturas o recibos recibidos según sea el caso. Para
pago de pasajes y viáticos contar con la autorización para la erogación
respectiva.
2. Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa modificaciones
presupuestarias en caso de ser necesario,
3.
Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a registrar el
Compromiso Presupuestario, clasificando el gasto en el Objeto Específico
correspondiente, cambiando el estado del registro a “APROBADO” y pone un
sello con el número del Compromiso Presupuestario en el documento.
Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario
4. Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.
5. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Revisa la documentación y si está correcta firma y sella,
6. Devuelve al técnico para continuar el proceso.
7. Técnico
Presupuestario
Remite a la DACI, el documento utilizado para el registro del Compromiso
Presupuestario y una impresión del Compromiso Presupuestario firmado y
sellado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 166 De 622
8.
Cuando se trate de pago de servicios básicos, pólizas de fondos circulantes y
recibos de viáticos, la entrega de la documentación se hará directamente al
Departamento de Tesorería, referenciando el número del compromiso
presupuestario.
Una copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma
correlativa.
9. Técnico Tesorería
Recibe del suministrante factura o recibo con acta de recepción cuando
corresponda o del área de presupuesto la documentación respectiva.
Verifica sello que referencia número de compromiso presupuestario, orden
de compra, contrato, acuerdo o resolución.
10.
Técnico Tesorería.
Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la
existencia del compromiso presupuestario.
11.
Si todo está correcto emite quedan y comprobante de retención (IVA o renta)
de conformidad a la documentación recibida y los entrega al proveedor.
12.
Si existen inconsistencias se lo devuelve al suministrante.
En los casos que la documentación se reciba del área de presupuesto, no se
emitirá quedan.
13.
Técnico Tesorería.
Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación informática
SAFI los datos contenidos en la factura, recibo u otros.
En caso de contar con un número de operaciones igual o mayor a diez y que
tenga las características de pertenecer a un mismo NIT , un mismo objeto
especifico del gasto y un mismo número de compromiso presupuestario, se
podrá elaborar “Póliza Concentrada de Obligaciones”, según formato
establecido en el Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria”.
14.
Traslada al departamento contable la documentación por medio de Reporte
de Obligaciones por Pagar.
15. Auxiliar de
contabilidad
Recibe documentación firma, sella y traslada al técnico responsable del
registro contable.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 167 De 622
16.
Técnico de
contabilidad
Revisa la documentación recibida, verificando el cumplimiento de los
aspectos legales y técnicos, así como su correcto registro en el auxiliar de
obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI, de estar correcta se
procede a la validación contable.
En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la documentación al
técnico de tesorería responsable.
17.
Efectúa el devengamiento automático.
Imprime comprobante contable, adjunta los anexos
18. Firma de elaboración.
19. Traslada al técnico contable responsable de validar el registro.
20. Técnico de
contabilidad
Recibe documentación, de estar correcta firma el comprobante contable
Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o
corrección.
21. Traslada al contadora institucional
22. Contador
Institucional
Avala el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida
contable con la documentación de soporte para el archivo respectivo.
Recibe la documentación y archiva documentos.
23. Técnico de
Tesorería.
Para efectos de solicitar los fondos a Dirección General de Tesorería, genera
requerimiento de fondos notificando verbalmente al área contable el número
de requerimiento a efectos de que el técnico contable realice devengamiento.
24. Técnico de
contabilidad
Verifica en el sistema SAFI el reporte de obligaciones los montos de
retenciones y total de obligaciones. Para proceder a contabilizar el
devengado del requerimiento. Elaborando partida automática del devengado
de requerimiento de fondos
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 168 De 622
Técnico de
Tesorería
Imprime tres requerimientos de fondos para técnico responsable de consolidar
requerimientos, para contabilidad y para técnico responsable de pago y envía a
tesorera institucional para firma y sello.
Anexando informe de retenciones efectuadas tanto de IVA y Renta vinculados al
requerimiento de fondos junto con el reporte de obligaciones y copia de quedan
(para técnico responsable de pago) y procede a efectuar en el aplicativo SAFI el
pago de lo retenido.
25. Tesorera
institucional
Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a la jefe UFI para firma y sello
26. Director Financiero
Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a al técnico de tesorería
27. Técnico de
Tesorería
Recibe requerimiento de fondos ya firmado por la tesorera y el Director Financiero,
remitiéndolo al técnico de contabilidad.
Una copia a contabilidad, otra copia al técnico responsable de consolidar
requerimientos, y una copia al encargado de pagos.
28.
Técnico de
Contabilidad.
Imprime comprobante contable anexando el requerimiento y sus anexos,
Firma de elaborado, Traslada al técnico correspondiente para su revisión y
aprobación del mismo.
29. Técnico de
contabilidad
Recibe comprobante contable, lo revisa y si esta correcto lo firma y lo al contador,
de lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su corrección
30. Contador
Institucional
Recibe y revisa, si esta correcto firma y sella y lo envía para archivo, de lo contrario
lo devuelve al técnico responsable para su corrección.
Archiva comprobante contable
31. Técnico de
Tesorería
Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y tres copias.
Remite para firma del Tesorero Institucional.
32. Tesorera
Institucional
Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero
33. Director Financiero Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de Tesorería.
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Número de Página 169 De 622
34. Técnico de
Tesorería.
Una vez autorizado cambia el estado del requerimiento consolidado a
“APROBADO”, y lo remite físicamente a la DGT.
35.
Devuelve el requerimiento USEFI al técnico responsable para archivo.
Técnico de
Tesorería.
Archiva el requerimiento USEFI.
36.
Técnico de
Tesorería
Recibe transferencia de fondos de la DGT a la cuenta subsidiaria y procede a
transferir a la cuenta bancaria que corresponda, según el requerimiento consolidado
de fondos que se liquida y remite a contabilidad documentación que evidencia
dichos movimientos bancarios registrados previamente en el auxiliar de bancos del
SAFI.
37.
Recibe notificación del depósito a la cuenta bancaria de bienes y servicios por
medio de la correspondiente nota de abono y lo registra en el auxiliar de bancos del
sistema SAFI.
38. Remite a contabilidad para registro contable del percibido de fondos.
39.
Técnico de
contabilidad.
Se registra el depósito de la DGT y transferencias para su liquidación. (UFI)
40. Elabora comprobante contable por el percibido de fondos, vinculando el abono
registrado en el auxiliar de bancos cuando corresponda. (USEFI)
41. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico
correspondiente para su revisión y aprobación.
42. Técnico de
contabilidad.
Firma de aprobado y traslada al contador
43. Contador
Institucional
Avalará el registro contable, consignando firma y sello y lo envía para archivo
44. Auxiliar de
Contabilidad
Recibe la documentación y archiva
45. Técnico de
Tesorería.
Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación vinculando la cuenta bancaria
Bienes y Servicios y detallando el número de cheque o nota de cargo cuando se
trate de un pago con abono a cuenta.
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DICIEMBRE/2013
Número de Página 170 De 622
46.
Imprime los cheques y el listado de cheques por pagar, reporte de obligaciones
cuando corresponda a pago electrónico se imprime comprobante de la transacción
bancaria, Procede a gestionar las firmas del Tesorero Institucional (anexa quedan
cuando corresponda)
47. Tesorera
Institucional
Tesorero recibe cheques, listado de cheques por pagar, reporte de obligaciones por
pagar y quedan procede a firmar y traslada a refrendario cheques, listado de
cheques por pagar, quedan, y notas de abono
48. Refrendario
Firma cheques y el detalle de transacción con el Reporte de Obligaciones por
Pagar y trasladará al técnico de Tesorería (firma físicamente y vía sistema).
49.
Técnico de tesorería
Entrega el cheque contra quedan original previa firma y sello del listado de cheques
por pagar.
50.
Remite a contabilidad para su registro, copia del cheque, quedan original y listado
de cheques por pagar, en caso de pago con abono a cuenta, remitirá nota de
abono/cargo efectuada.
51. Técnico de
Contabilidad.
Recibe evidencia del pago efectuado y elabora partida contable por pago de
obligaciones de manera automática o de forma manual vinculando la obligación por
pagar y el movimiento bancario registrado en el auxiliar de bancos del SAFI.
52. Imprime comprobante contable, firma de elaborado
53. traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del mismo
54. Técnico de
Contabilidad.
Firma de revisado.
Traslada para firma del contador
55. Contador
Institucional
De haber observaciones lo envía al técnico contable responsable para su
corrección.
56. De lo contrario Avala el registro contable del pagado, consignando firma y
sello, posteriormente traslada para el archivo contable,
57 Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 171 De 622
CLAVE: MP-DFI-004
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (GOES)
INCIO
Revisa documentos y elabora
Compromiso presupuestario
Compromiso presupuestario
Firma y sella el compromiso
presupuestario
Es servicio básico?
Recibe Factura o recibo (acta de
recepción si proviene de la DACI)
SI
Envía a DACI, ésta cuando cumple su
proceso entrega a suministrante.NO
Recibe documentación, firma y sella,
Verifica la información recibida
Emite Quedan, comprobante de
retención
Hay observación?
NO
Recibe documentación, verifica
cumplimiento de normativa legal y
técnica
1
1
comprobante contable
Revisa y firma de elaborado
Esta correcto el registro?
Realiza la corrección del registro
NO
Firma y sella requerimiento de fondos
y lo traslada a la Directora
Avala el registro
SI
Firma y sella requerimiento de fondos
y lo remite a tesoreria.
Remite una copia a contabilidad, una
al responsable de consolidar y la
tercera al responsable de pagos
A
Genera requerimiento de fondos
Registra en el auxiliar de obligaciones
y traslada a contabilidad
Efectúa devengamiento automático
Traslada al Jefe de Prespuesto
1
4
2
8
9
13
1516
17
20
18
22
23
25
26
27
7
20
14
Recibe documentos
3 Elabora Compromiso presupuestario
5
Envía a técnico para continuar
proceso6
Elabora partida automática del
devengamiento de requerimiento.
SI12
traslada al técnico responsable
Traslada Documentos para validación
Traslada al contador Institucional 21
19
Avala Registro contable
Archiva documentos
Contabiliza el devengamiento del
requerimiento
Requerimiento de Fondos
24
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 172 De 622
MP-DFI-004
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (GOES)
A
Firma y sella de elaborado, anexa
requerimiento, traslada a técnico para
revisión
Imprime Parida contable anexando
requerimiento
Recibe documentación, y revisa
Firma y sella partida contable y lo
traslada al contador
Hay observación?
Corrige y remite para revición
SI
NO
Genera requerimiento de fondos
consolidado
Imprime 3 copias del requerimiento de
fondos y lo remite a la tesorera
Firma y sella requerimiento de fondos
y lo traslada a la Directora
Firma y sella requerimiento de fondos
y lo remite a tesoreria.
Aprueba requerimiento en sistema
SAFI y lo remite a la DGT
Archiva el
requerimiento de fondos
Recibe transferencia de la DGT y
realiza transferencias a las cuentas
correspondientes
Contabiliza el depósito de la DGT y
elabora comprobante contable del
percibido
Archiva el
comprobante contable
28
29
29
31
36
34
33
32
37
39
40
41
42
43
42
29
Devuelve el requerimiento para
archivar
35
Remite a contabilidad para registro
Se registra depósito de la DGT y
transferencias
Elabora comprobante contable por el
percibido
Comprobante contable
Firma de elaborado, y traslada al
técnico responsable de validar, valida
y lo pasa al contador
Valida el documento y lo envía para
archivo
44
Recibe documentación, y revisa
Firma y sella partida contable y lo
traslada para archivo
Hay observación?
Corrige y remite para revición
SI
NO
Archiva el
comprobante contable
30
30
30
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 173 De 622
MP-DFI-004
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (GOES)
Firma de revisado y traslada para aval
del contador
Firma y sella partida contable y lo
traslada para archivo
Hay observación?
NO
Archiva el
comprobante contable
Envía al técnico para correcciónSI
FIN
53
55
56
Registra en el sistema SAFI el pago
Cheques y reporte de cheques por
pagar
Firma cheques y traslada con
documentación de soporte a
refrendario
Firma cheques y traslada con
documentación a técnico de tesoreria
Entrega de cheque contra quedan y
previa firma de reporte de cheques.
Remite reporte de cheques firmados y
copia de cheque, quedan original
Elabora registro contable del pagadoComprobantes contables
B
remite con documentación de soporte
a tesorera para firma
46
48
49 50
5251
47
Traslada al contador
57
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 174 De 622
MP-DFI-005 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Modificaciones presupuestarias GOES
Propósito del Procedimiento: Guía para modificaciones presupuestarias
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Director Financiero
Recibe solicitud de las diferentes dependencias que conforman el MJSP
(Policía Nacional Civil, Dirección General de Centros Penales, Secretaría de
Estado, y las Instituciones Adscritas)
2.
Margina la solicitud al área de Presupuesto para verificar la viabilidad del
movimiento presupuestario.
3.
Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe la documentación y procede a verificar la afectación a la
Programación Presupuestaria
4.
En caso de transferencias ejecutivas, legislativas y refuerzos
presupuestarios se procede a preparar solicitud al Ministerio de Hacienda,
debidamente justificada.
5. Traslada la documentación al técnico responsable para su registro en
aplicación SAFI, en caso de ajuste y reprogramaciones.
6.
Técnico
Presupuestario.
Recibe de la DACI, de la Dirección Financiera o del Jefe de Presupuesto la
documentación de soporte para realizar reprogramaciones u otro tipo de
modificación presupuestaria.
7.
Utilizando la aplicación informática SAFI procede a efectuar las
modificaciones presupuestarias tales como: Ajustes y reprogramaciones. En
el caso de reprogramaciones de aprobación interna las deja en estado
aprobado.
8.
En caso de transferencias ejecutivas, legislativas y refuerzos
presupuestarios el registro procederá hasta obtener la respectiva
autorización (Acuerdo Ejecutivo o Decreto Legislativo).
Genera reporte de la modificación correspondiente
9. Jefe del Revisa documentación y si está correcta la
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 175 De 622
10. Departamento
de Presupuesto
Pasa a firma del Director Financiero cuando son modificaciones de
aprobación externa.
11.
En el caso de Reprogramaciones de aprobación interna firma, sella y la
devuelve al Técnico para archivarla.
12. Director Financiero
Revisa la documentación recibida y de no existir ninguna observación
procede a firmar y remite al área de presupuesto, para gestionar el trámite
de autorización ante la DGP.
13.
Técnico
Presupuestario
Procede a cambiar el estado de la modificación a validado institucional en el
caso de modificaciones presupuestarias de la Secretaría de Estado, ANSP
y UTE.
14. Cuando se trata de modificaciones en el presupuesto de la Policía Nacional
Civil y Dirección General de Centros Penales comunica a través de correo
electrónico, para que procedan a cambiar el estado de la modificación
presupuestaria ha validado institucional.
15. Técnico
Presupuestario
Remite la documentación a la D.G.P y da seguimiento hasta estar aprobada
la modificación presupuestaria.
16. Técnico
presupuestario
Al recibirse la documentación aprobada por la DGP se archiva.
Cuando el movimiento aprobado corresponda a la Policía Nacional Civil o a
la Dirección General de Centros Penales, se remite una fotocopia del
documento aprobado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 176 De 622
MP-DFI-005
Procedimiento: Modificaciones presupuestarias GOES
INCIO
Recibe solicitud de modificación
presupuestaria que requiere
autorización del MH.
Archiva el
Compromiso
presupuestario
Revisa la modificación y
documentación de soporte
Firma y sella y remite a técnico para
aprobación en el SAFIFirma y sella y remite a técnico para
aprobación en el sistema SAFI
Remite a Directora para firma y sello Es modificación Interna?
Recibe documentación, y cambia a
estado a probado la modificación
Modificación
NO
FIN
Traslada a Técnico responsable
modificaciones de aprobación interna
Es transferencia Ejecutiva,
Legislativa o refuerzo
Se prepara solicitud justificando ante
el Ministerio de Hacienda,
SI
Recibe solicitud de DACI, de la
Dirección Financiera
Es de la SE, UTE o ANSP?
SI
Notifica vía email a la USEFI de
Penales o PNC para que cambien
estado a la modificación
Envía a DGP, recibe aprobada y
procede al archivo
NO
Recibe documentación, y cambia a
estado a probado la modificación
SI
Registra en el SAFI la modificación
1
7
4
2
3
8
5
10
13
12
15
11
13
14
6
NO
9
Recibe solicitud de Modificación
Margina a Jefe de Presupuestos
Es transferencia Ejecutiva,
Legislativa o refuerzo
Obtiene acuerdo ejecutivo o legislativo
16
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 177 De 622
CLAVE: MP-DFI-006 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)
Propósito del Procedimiento: Guía para elaboración de la proyección de Ingresos y Egreso FAES (PEP
FAES)
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Director Financiero
Gestiona a través de la Dirección Ejecutiva la presentación de la
proyección de ingresos y egresos de los FAES, ante cada unidad operativa
(Dirección General de Migración y Extranjería: DGMYE y REPATRIADOS,
y Dirección General de Centros Penales.
Gestiona la proyección de ingresos y egresos correspondiente al FAES de
la PNC.
2. Recibe marginada la proyección de ingresos y egresos con los anexos
correspondientes, de cada una de la Unidades Operativas
3. Remite la proyección al técnico para su revisión
4.
Técnico
Recibe documentación y anexos
5.
Coteja que la información de la proyección de Salarios esté acorde a las
plazas autorizadas en el periodo inmediato anterior al proyectado, si
existen nuevas plazas verifica que los gastos en bienes y servicios no
excedan de la proyección de ingresos planificada garantizando así el
equilibrio de la proyección en general.
6. Si existen observaciones coordina con los responsables de los FAES en la
DGME y DGCP, a efecto de corregir o documentar dichas observaciones.
7.
Si no existen observaciones, consolida en una hoja electrónica las
proyecciones (Migración, Repatriados, Penales y PNC) de ingresos y
egresos detalladas por unidad presupuestaria, línea de trabajo y objeto
especifico en el formato definido por el Ministerio de Hacienda.
Envía al Jefe de Presupuesto para su revisión y visto bueno
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 178 De 622
8. Jefe del
Departamento de
presupuesto
Recibe y revisa la información
9. Si existe observaciones coordina con el técnico para su corrección
10. Si no hay observaciones envía correo al técnico dando el visto bueno de la
información.
11. Técnico
Pasa la documentación de las proyecciones de ingresos y egresos al
Director Financiero
12.
Director Financiero
Recibe y verifica la documentación concerniente a las proyecciones, a
efecto de trasladarla para la aprobación del Titular del Ramo.
13.
Envía por medio de la mesa de servicio (DINAFI) los archivos conteniendo
los ingresos y los egresos de cada una de las unidades operativas que
generan FAES, a fin de que la DINAFI los incorpore en la base de datos del
SAFI, información que al ser incorporada queda establecida como PEP
para la ejecución del ejercicio proyectado
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 179 De 622
CLAVE: MP-DFI-006
Procedimiento: Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)
INCIO
Solicita Proyección de Ingresos y
Gastos a cada unidad Operativa del
FAES
Remite información a Directora
Financiera
Coordina con responsable FAES
Envia al Jefe de Presupuesto para su
revisión y Visto bueno
Consolida Proyecciones de acuerdo a
formatos requerido por el MH.
Existen Observaciones
Recibe y revisa información
Remite Proyección al técnico
Especialista
Recibe la Proyección de Ingresos y
Gastos de cada Unidad Operativa
debidamente marginada
SI
NO
FINRecibe proyección de FAES
Coteja Información
2
1
5
4
3
7
8
9
11
Envía Correo de visto bueno de la
información al técnico
6
Existen ObservacionesCoordina con el Técnico para la
corrección
A
10
11
A
Recibe información y la remite a
efecto que la apruebe el Titular
Envía por medio de la mesa de
servicio de la DINAFI
12
13
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 180 De 622
CLAVE: MP-DFI-007 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Pago de remuneraciones (FAES)
Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de remuneraciones FAES
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1
Técnico
Presupuestario
Recibe documentos:
Recibe de las dependencias resumen de la planilla autorizado por la
Dirección de Recursos Humanos.
2
Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa modificaciones
presupuestarias en caso de ser necesario, luego haciendo uso de la
aplicación informática SAFI,
3
Procede a registrar el Compromiso Presupuestario, clasificando el gasto en
el Objeto Específico correspondiente, cambiando el estado del registro a
“APROBADO” y pone un sello con el número del Compromiso
Presupuestario en el documento.
4
Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario, anexa resumen de
planilla y
Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.
5 Jefe del
Departamento
de Presupuesto
Revisa la documentación
6
Si está correcta firma y sella, se le devuelve al técnico para continuar el
proceso.
7 De lo contrario devuelve al técnico para su corrección.
8 Técnico
Presupuestario
Remite a los encargados de FAES, el resumen de planilla utilizado para el
registro del Compromiso Presupuestario y una impresión del Compromiso
Presupuestario firmado y sellado.
La copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma
correlativa.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 181 De 622
9
Técnico Tesorería
Recibe de las dependencias el Control de Envío de Documentos, CED, en
cuatro ejemplares con un resumen de la planilla autorizado por la Dirección
de Recursos Humanos, anexo detalle de renta y embargos.
10 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la
existencia del compromiso presupuestario.
11 Si existen inconsistencias se lo devuelve al encargado de FAES.
12
Técnico Tesorería.
Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación informática
SAFI los datos contenidos en el resumen de planilla.
13 Traslada al departamento contable el resumen de planilla por medio del
Reporte de Obligaciones por Pagar.
14
Auxiliar de
contabilidad
Recibe documentación firma, sella, numera la documentación
15 Registra en control auxiliar de documentos recibidos.
16 Traslada documentación al Técnico Contable correspondiente.
17
Técnico de
contabilidad
Recibe la documentación, verifica el resumen de planilla con el registro en el
auxiliar de obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI,
18 De estar correcta se procede a la validación contable.
19 En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la documentación
al técnico de tesorería responsable.
20
Efectúa el devengamiento automático.
Imprime comprobante contable, adjunta los anexos y
21 Firma de elaboración.
22 Traslada el comprobante contable a técnico contable para su revisión,
23 Técnico de
contabilidad
Recibe documentación
24 De estar correcta firma el comprobante contable,
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 182 De 622
25 Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o
corrección.
26 Contador Institucional
Avala el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida
contable con la documentación de soporte para el archivo respectivo.
Recibe la documentación y archiva documentos.
27 Técnico de Tesorería.
Para efectos de solicitar los fondos a la Dirección General de Tesorería,
genera e imprime requerimiento de fondos remitiéndolo a la Tesorera para
firma y sello.
28 Tesorera Institucional
Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite al Director
Financiero
29 Director Financiero
Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite a técnico de
tesorería.
30 Técnico de Tesorería
Recibe requerimiento de fondos y envía uno al área contable para el
devengamiento y otro para el técnico de tesorería responsable de consolidar
requerimientos (anexando detalle de renta y embargos)
31 Técnico de
contabilidad
Elabora partida manual del devengado de requerimiento de fondos.
Imprime comprobante contable, firma de elaborado,
Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del
mismo.
32
Técnico de
contabilidad
Recibe comprobante contable y o revisa
33 l si esta correcto lo firma y lo envía para el contador,
34 de lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su
corrección
35
Contador Institucional
Avala el registro contable, consignando firma y sello.
36
Entrega la partida contable con la documentación de soporte para el
archivo respectivo.
Auxiliar de
contabilidad
Archiva comprobante contable
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 183 De 622
37
Técnico de Tesorería
Recibe requerimiento de fondos con sus respectivos anexos.
38 Revisa en sistema SAFI número, montos, retenciones y el estado de dicho
requerimiento.
39 Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y tres
copias,
40 Remite para firma del Tesorero Institucional.
41 Tesorera Institucional Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero
42 Director Financiero
Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de
Tesorería.
43
Técnico de Tesorería.
Una vez autorizado cambia el estado del requerimiento consolidado a
“APROBADO”, y lo remite físicamente a la DGT.
44
Devuelve el requerimiento USEFI al técnico responsable para archivo.
Archiva el requerimiento USEFI con anexos.
45
Técnico de Tesorería.
Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la cuenta
subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación.
46 Notifica a los pagadores auxiliares o tesoreros de cada dependencia.
47
Registra y remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la
documentación (notas de abono y cargo) que evidencian los movimientos
bancarios
48
Técnico de
contabilidad
Ingresa al SAFI con usuario UFI, se elabora comprobante contable
vinculando el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las cuentas
contables correspondientes el destino de los fondos; simultáneamente se
registra la transferencia a la cuenta bancaria, vinculando la nota de cargo la
cuenta subsidiaria.
49
Imprime comprobante contable,
Firma de elaborado,
50 Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del
mismo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 184 De 622
51
Técnico de
contabilidad
Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable por el
percibido de fondos
52
Imprime comprobante contable,
Firma de revisado,
53 Traslada al contadora Institucional
54 Contador Institucional
Avalará el registro contable, consignando firma y sello y
55 Lo envía para archivo
Auxiliar de
Contabilidad
Recibe la documentación y archiva
56
Técnico de Tesorería.
Recibe de la dependencia documentación que ampara los pagos
efectuados, verificando los siguientes aspectos.
Nota de Cargo por el monto total de los abonos a cuenta autorizados y
copia de cheques y Boucher por pago de salarios líquidos.
Planillas originales de AFP, INPEP, IPSFA y copias de cheques utilizados
(la retención del impuesto sobre la renta y la planilla del ISSS se paga hasta
recibir el original de la misma de dicha institución).
Copia de cheques, voucher, remesas o comprobantes de transferencias por
el pago de obligaciones correspondientes a descuentos.
En caso no se liquiden todas las obligaciones el pagador auxiliar o tesorero,
deberá anexar un detalle de la composición de los saldos pendientes.
57 Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación, detallando el número de
cheque o nota de cargo cuando se trate de un pago con abono a cuenta.
58
Imprime reporte de obligaciones por pagar y
Traslada documentación al Auxiliar Contable correspondiente
59 Auxiliar de
Contabilidad
Recibe, firma y sella de recibido y procede a trasladarlo al técnico contable
respectivo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 185 De 622
60
Técnico de
Contabilidad.
Recibe evidencia del pago y verifica que la documentación anexa cumpla
con la normativa legal y técnica, efectúa y
61
Elabora partida contable por pago de obligaciones. Vinculando la obligación
por pagar contra la cuenta contable respectiva a la cuenta bancaria
utilizada.
62
Imprime comprobante contable,
Firma de elaborado, traslada al técnico correspondiente para su revisión y
aprobación
63 Traslada para firma del contador
64
Contador Institucional
De haber observaciones lo envía al técnico contable responsable para su
corrección.
65 De lo contrario Avala el registro contable del pagado, consignando firma y
sello,
66 posteriormente traslada para el archivo contable,
67 Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 186 De 622
CLAVE: MP-DFI-007
Procedimiento: Pago de remuneraciones (FAES)
INCIO
Recibe de la Dependencia resumen
de planillas autorizadas por HHRR
Firma y sella, lo devuelve al técnico
Envía resumen de planilla y
compromiso presupuestario firmado
y sellado al encargado FAES
Recibe CED y resumen de planilla
autorizado por RRHH
Anexa a resumen de planilla y
remite a Jefe de Presupuesto
Revisa documentación
Es correcta la información
Revisa documentos y verifica
disponibilidades
Reporte de obligaciones por pagar
Compromisos presupuestarios
NO
Corrige información
compromiso presupuestario
firmado y sellado
Esta correcta la información
SI
Esta correcta la información
Registra en el SAFI los contenidos
del resumen de planilla
SI
NO
Corrige información
A
A
Traslada a contabilidad el resumen
de planilla con reporte de
obligaciones por pagar
Envía al técnico contable
correspondiente
Verifica resumen de planilla con el
registro auxiliar de obligaciones
Recibe, firma y sella, numera el
documento
Es correcta la información
Valida contablmente
SI
Comprobante contable
NO
Corrige información
Firma de elaborado
Revisa partida contable
Firma de revisado y la traslada al
contador
Corrige información
NO
Avala registro contable, Firma y
sella, envía al auxiliar para archivoArchiva documentos
1
Verifica en el SAFI existencia de
compromiso presupeustario
Registra en el SAFI los
compromisos presupuestarios
Registra en el control auxiliar de
documentos recibidos
13
16
15
14
18
20
21
23
24
22
1
3
2
4
5
6
12
10
9
8
17
7
11
25
19
26
Realiza el devengamiento
automatico
Traslada a técnico contable
SI
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 187 De 622
CLAVE: MP-DFI-007
Procedimiento: Pago de remuneraciones (FAES)
1
Técnico de Tesorería, Genera
requerimiento de fondos
Requerimiento de fondos
Firma y sella requerimiento de
fondos, y lo traslada a Directora
Firma y sella requerimiento de
fondos, y lo traslada al técnico de
tesorería
Envía uno al área contable y otro
para técnico de tesorería
responsable de consolidar
Elabora partida manual de
devengado
Recibe y revisa que la partida este
correcta.
Firma de aprobado y lo envia al
contador
Revisa, avala partida, firma y sella
partida contable,
Esta correcta la información
Realiza corrección de acuerdo a
observación
SI
NO
Archiva
comprobante
contable
Recibe requerimiento de fondos
con su respectivos anexos
Revisa la información del
Requerimiento en el aplicativo
SAFI
Requerimiento de fondos en
original y tres copias
Genera requerimiento de fondos
consolidado
Lo traslada a la tesorera para firma
y sello
Firma y sella requerimiento de
fondos, y lo traslada a Directora
Firma y sella requerimiento de
fondos, y lo traslada al técnico de
tesorería
Cambia el Estado del
requerimiento a APROBADO y
remite a la DGT fisicamente
Remite el requerimiento USEFI al
técnico responsable
Verifica transferencias a la cuenta
subsidiaria y procede a trasferir
Archiva
Requerimiento
De fondos
Notifica a los pagadores auxiliares
o a los tesoreros
Remite notas de abono y cargo al
técnico de contabilidad y tesorería
Elabora comprobante contable
vinculando el abono a la cuenta
subsidiearia, registra transferencia
Comprobante contable
Firma de elaborado
2
3
4
27
28
29
30
31
35
36
33
32
37
39
38
40
41
42
43
49
48
46
45
44
34
47
Envía al auxiliar para que archive
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 188 De 622
CLAVE: MP-DFI-007
Procedimiento: Pago de remuneraciones (FAES)
2
Esta correcta la información
Elabora comprobante contable
Firma de revisado y la traslada al
contador
SI
Avala registro contable, Firma y sella
Archiva documentos
Corrige Registro Contable
NO
3 4
Recibe documentación que ampara
pagos realizados, y detalle de
obligaciones pendientes de pago
Registra en el sistema SAFI
detallando información de los
documentos de soporte
Reporte de obligaciones por pagar
Traslada el reporte de obligaciones
por pagar con la documentación de
soporte
Firma y sella de recibido, y traslada al
técnico contable responsable
Revisa documentación que cumpla
con la normativa legal y técnica
Elabora partida contable
Comprobante contable
Esta correcta la información
Firma de elaborado y trasladas a
técnico contable para su revisión
Traslada para firma del contador
Avala registro contable, Firma y sella
SI
Envía al auxiliar para archivo
Archiva documentos
Corrige Registro Contable
NO
FIN
51
52
34
64
56
58
57
59
60
61
66
63
62
Traslada al Técnico contable50
Comprobante contable
Envía al auxiliar para archivo55
53 Traslada al contador
54
65
67
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 189 De 622
CLAVE: MP-DFI-008 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES)
Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de bienes y servicios.
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.
Técnico Presupuestario
Recibe documentos:
Contratos, orden de compra, orden de suministro, convenios,
acuerdos o resoluciones, pólizas de fondos circulantes. En caso de
servicios básicos o Contratos por consumo: facturas o recibos
recibidos según sea el caso. Para pago de pasajes y viáticos contar
con la autorización para la erogación respectiva.
2.
Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa
modificaciones presupuestarias en caso de ser necesario, luego
haciendo uso de la aplicación informática SAFI,
3.
Procede a registrar el Compromiso Presupuestario, clasificando el
gasto en el Objeto Específico correspondiente, cambiando el estado
del registro a “APROBADO” y pone un sello con el número del
Compromiso Presupuestario en el documento.
4.
Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario y lo
Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.
5.
Jefe del Departamento de
Presupuesto
Revisa la documentación
6. Si está correcta firma y sella, se le devuelve al técnico para continuar
el proceso.
7. De lo contrario devuelve al técnico presupuestario para su corrección
8. Técnico Presupuestario
Remite a los encargados de FAES, el documento utilizado para el
registro del Compromiso Presupuestario y una impresión del
Compromiso Presupuestario firmado y sellado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 190 De 622
La copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma
correlativa.
9.
Técnico Tesorería
Recibe de las dependencias el Control de Envío de Documentos,
CED, en cuatro ejemplares con su documentación de respaldo:
comprobantes de crédito fiscal, facturas, recibos, pólizas, acta de
recepción y Quedan (en los casos pertinentes) con sello referenciando
el número de compromiso presupuestario, firma y sella de recibido.
10. Verifica que toda la documentación cumpla con la normativa legal y
técnica vigente.
11.
Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la
existencia del compromiso presupuestario.
Si existen inconsistencias se lo devuelve al encargado de FAES.
En caso de contar con un número de operaciones igual o mayor a
diez y que tenga las características de pertenecer a un mismo NIT ,
un mismo objeto especifico del gasto y un mismo número de
compromiso presupuestario,
12.
Elaborar “Póliza Concentrada de Obligaciones”, según formato
establecido en el Manual de Procesos para la Ejecución
Presupuestaria”.
13. Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación
informática SAFI los datos contenidos en la factura, recibo u otros.
14. Traslada al departamento contable la documentación por medio de
Reporte de Obligaciones por Pagar.
15.
Auxiliar de contabilidad
Recibe documentación firma, sella
16. Numera la documentación y registra en control auxiliar de documentos
recibidos.
17. Traslada documentación al Técnico Contable correspondiente.
18. Técnico de contabilidad
Revisa la documentación recibida, verificando el cumplimiento de los
aspectos legales y técnicos, así como su correcto registro en el
auxiliar de obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI,
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 191 De 622
19. De estar correcta se procede a la validación contable.
20.
En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la
documentación al técnico de tesorería responsable para su
corrección.
21. Efectúa el devengamiento automático.
22.
Imprime comprobante contable,
Adjunta los anexos y firma de elaboración.
23. Se traslada el comprobante contable a quien corresponda para su
revisión,
24.
Técnico de contabilidad
Revisa documentación,
25. De estar correcta firma el comprobante contable y lo remite al
contador.
26. Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o
corrección.
27.
Contador Institucional
Avala el registro contable, consignando firma y sello.
28. Entrega la partida contable con la documentación de soporte a
técnico contable.
29.
Técnico de contabilidad
Recibe documentación, procede a retirar el crédito fiscal original, lo
procesa en el libro de compras de IVA y le asigna un número
correlativo y lo archiva en el control de IVA,
30.
Posteriormente lo remite al auxiliar contable la documentación de
soporte.
Recibe la documentación y archiva documentos.
31. Técnico de Tesorería.
Para efectos de solicitar los fondos a la Dirección General de
Tesorería, genera e imprime requerimiento de fondos
32. Remite requerimiento a la Tesorera Institucional
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 192 De 622
33. Tesorera Institucional
Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella, lo remite al Director
Financiero para firma
34. Director Financiero
Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite a técnico
de tesorería.
35.
Técnico de Tesorería
Recibe requerimiento de fondos
Si hubiere retenciones se generara dos reportes uno para el área
contable y otro para el técnico de tesorería responsable de consolidar
requerimientos adjuntando dicho reporte al requerimiento.
36. Traslada a contabilidad para el respectivo devengamiento del
requerimiento.
37.
Técnico de contabilidad
Elabora partida manual del devengado de requerimiento de fondos.
38.
Imprime comprobante contable
Firma de elaborado,
39. Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del
mismo.
40.
Técnico de contabilidad
Recibe comprobante contable, lo revisa
41. Si esta correcto lo firma y lo envía para el contador
42. De lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su
corrección
43.
Contador Institucional
Revisa documentación,
44. De haber inconsistencia lo devuelve al técnico responsable para su
corrección
45. Avala el registro contable, consignando firma y sello.
46. Entrega la partida contable con la documentación de soporte para el
archivo respectivo.
Auxiliar de contabilidad Archiva comprobante contable
47. Técnico de Tesorería Recibe requerimiento de fondos con sus respectivos anexos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 193 De 622
48. Revisa en sistema SAFI número, montos, retenciones y el estado de
dicho requerimiento.
49. Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y
tres copias,
50. Remite para firma del Tesorero Institucional.
51. Tesorera Institucional
Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director
Financiero
52. Director Financiero
Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de
Tesorería.
53. Técnico de Tesorería.
Una vez autorizado cambia el estado del requerimiento consolidado a
“APROBADO”, y lo remite físicamente a la DGT.
54.
Devuelve el requerimiento USEFI al técnico responsable para archivo.
Técnico de Tesorería. Archiva el requerimiento USEFI con anexos.
55.
Técnico de Tesorería.
Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la
cuenta subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación.
Y Notifica a los pagadores auxiliares o tesoreros de cada
dependencia.
56.
Registra y remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la
documentación (notas de abono y cargo) que evidencian los
movimientos bancarios
57.
Técnico de contabilidad
Ingresa al SAFI con usuario UFI, se elabora comprobante contable
vinculando el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las
cuentas contables correspondientes el destino de los fondos;
simultáneamente se registra la transferencia a la cuenta bancaria,
vinculando la nota de cargo la cuenta subsidiaria.
58. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico
correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.
59. Traslada al contador institucional.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 194 De 622
60.
Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable
por el percibido de fondos.
61. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al
técnico correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.
62. Traslada al contador institucional.
63.
Contador Institucional
Revisa la documentación
64. Si hay observación lo devuelve al técnico contable para su corrección.
65. Avalará el registro contable, consignando firma y sello y
66.
Lo envía para archivo,
Auxiliar de Contabilidad Recibe la documentación y archiva
67.
Técnico de Tesorería.
Recibe de la dependencia, copia del CED con la documentación que
evidencia el pago de la obligación: copia del cheque y comprobante
de su entrega. En caso de pago electrónico se adjuntará notas de
cargo y abono efectuadas, quedan original (según aplique), sella y
firma de recibido.
68.
Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación, detallando el
número de cheque o nota de cargo cuando se trate de un pago con
abono a cuenta.
Imprime reporte de obligaciones por pagar y…
69. Traslada documentación al Auxiliar Contable correspondiente
70. Auxiliar de Contabilidad
Recibe, firma y sella de recibido y
Procede a trasladarlo al técnico contable respectivo.
71. Técnico de contabilidad
Recibe evidencia del pago efectuado y elabora partida contable por
pago de obligaciones. Vinculando la obligación por pagar contra la
cuenta contable respectiva a la cuenta bancaria utilizada.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 195 De 622
72.
Imprime comprobante contable, firma de elaborado,
Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del
mismo
73. Técnico de contabilidad
Recibe comprobante contable, revisa, firma de elaborado,
Traslada al contador institucional para el aval
74.
Contador Institucional
Revisa documentación, de haber observaciones lo envía al técnico
contable responsable para su corrección.
75. Avala el registro contable del pagado, consignando firma y sello,
76. posteriormente traslada para el archivo contable,
77. Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 196 De 622
CLAVE: MP-DFI-008
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES)
Registra el compromiso
presupuestario
INCIO
Recibe documentos
Compromiso presupuestario
Traslada al Jefe de Presupuestos
Es correcta la Información
Firma y sella, lo remite al técnico para
contínuar
SI
Lo devuelve al técnico para su
corrección.
NO
Verifica en el SAFI el compromiso
presupuestario
Remite al encargado FAES
documentos
Verifica cumplimiento de normativa
legal y técnica
1
1
A
15
17
18
19
20
21
14
13
1
3
2
6
12
8
9
11
5
4
10
Revisa documentos
Revisa la documentación
Archiva el
Compromiso
presupuestario
Recibe CED
Traslada documentos a técnico
contable
Traslada documentación a
contabilidad
Revisa la documentación
Es correcta la Información
si
NO
Registra las obligaciones por pagar
en aplicativo SAFI
Son mas o igual a 10
documentos?
Lo devuelve al técnico para su
corrección.
SI
Recibe documentación
Numera y registra en el auxiliar
Valida contablemente
Efectúa devengamiento automático
Es correcta la Información
SI
NO
Devuelve al técnico de tesoreria
Comprobante contable
16
4
7
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 197 De 622
CLAVE: MP-DFI-008
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES) A
Firma y sella de elaborado, anexa
requerimiento, traslada a técnico
para revisión
Revisa documentación
Firma y sella partida contable de
revisado, remite al contador
Hay observación?
SI
Genera requerimiento de fondos
consolidado
Requerimiento de fondos y lo remite
a la tesorera
Firma y sella requerimiento de
fondos y lo traslada a la Directora
Firma y sella requerimiento de
fondos y lo remite a tesoreria.
Recibe requerimiento de fondos
Traslada para contabilidad
Elabora partida del devengamiento
del requerimiento
Comprobantes contables
Firma de elaborado
Traslada al técnico contable
responsable de revisión
Firma y sella partida contable y la
envía al contador
Hay observación?
NO
Corrige y remite para revición
SI
Recibe documentación, procesa en
el libro de compras IVA
Remite al Auxiliar contable
23
22
25
29
30
24
31
41
33
36
37
38
39
40
35
34
Devuelve para ajuste o corrección
26
Remite a técnico responsable de
revisión
Avala registro contable
Entrega documentación al técnico
contable
27
28
Documentación de soporte
Remite a Tesorera Institucional 32
Recibe comprobante contable y
revisa
42
Revisa documentación
Hay observación?
43
Devuelve al técnico para su
correción
SI
Corrige y remite para revición
NO
44
45
B
4
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 198 De 622
CLAVE: MP-DFI-008
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES)
Entrega documentación para
archivo
Revisa en aplicativo SAFI
Firma y Sella y remite a Tesorería
Cambia en el aplicativo SAFI el
estado del requerimiento
“APROBADO”
47
46
50
52
53
48
49
Recibe documentación
Remite a Tesorera Institucional
Firma y sella y remite a Director
Financiero51
Requerimiento USEFI
B
Partida y documentación
de soporte
Genera requerimiento de Fondos
Consolidado
Requerimiento de fondos
Remite a técnico para archivar54
2
2
Verifica programación de
transferencia
En el SAFI elabora comprobante
contable
Firma de elaborado y lo traslada al
técnico para su revisión
Traslada al contador institucional
56
55
59
61
62
57
58
Registra y remite a técnico de
contabilidad
Traslada al contador intitucional
Elabora comprobante contable por
el percibido
60
Revisa docuemtnación 63
Traslada a técnico contable para
revisión
Comprobante contable
Comprobante contable
C
C
4
4
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 199 De 622
CLAVE: MP-DFI-008
Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES)
Avala registro
Firma y Sella y remite a Técnico
contable
Elabora partida contable de pago
67
70
71
65
66
Recibe el CED
Registra en el SAFI68
C
Lo envía para archivo
3
Hay observación? Devuelve al técnico contable
responsable
Documentos
C
64
Reporte de obligaciones por pagar
Partida contable
Traslada documentación al auxiliar
contable69
Traslada a técnico contable para su
revisión
Recibe, revisa, firma y traslada al
contador
72
73
3
Hay observación?
Revisa documentación
77
74
76
75
SI
Remite a técnico contable para su
corrección
Avala registro contable
NO
Traslada para archivo
Partida contable y
documentación
de soporte
FIN
4
4
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 200 De 622
CLAVE: MP-DFI-009 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Modificaciones a proyecciones FAES
Propósito del Procedimiento: Guía para modificar proyección anual de egresos FAES.
Unidad Responsable: Dirección Financiera institucional
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Director
Financiero
Recibe solicitud y justificación de la modificación a realizar con el visto bueno
de la Dirección Ejecutiva en los casos que aplique. La documentación para
reprogramaciones y ajustes que envíen los encargados de FAES será
entregada al jefe del Departamento de Presupuesto.
2. Margina la solicitud al área de Presupuesto para verificar la viabilidad del
movimiento presupuestario.
3. Jefe del
Departamento de
Presupuesto
Recibe la documentación y procede a verificar la afectación a la Proyección
Anual de Gastos
4. Traslada la documentación marginándola al técnico responsable para su
registro en aplicación SAFI.
5. Técnico
Presupuestario.
Recibe del Jefe de Presupuesto la documentación de soporte para realizar
reprogramaciones u otro tipo de modificación a la Proyección Anual de Egresos.
Utilizando la aplicación informática SAFI procede a efectuar las modificaciones
presupuestarias quedando en estado de elaboración, excepto en el caso de
reprogramaciones, las cuales quedarán en estado de aprobado.
Genera reporte de la modificación correspondiente y
6. Traslada la documentación al Jefe del Departamento de Presupuesto para su
revisión.
7.
Jefe del
Departamento
de Presupuesto
Revisa documentación y si está correcta
8. La pasa a firma del Director Financiero cuando son modificaciones que no sean
Reprogramaciones.
9. En el caso de Reprogramaciones: firma, sella y la devuelve al Técnico para
archivarlas.
10. Director
Financiero
Revisa la documentación recibida y de no existir ninguna observación procede
a firmar y sellar devolviéndola al Técnico de Presupuesto para cambiar el
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 201 De 622
estado a “Aprobado.”
11. Técnico
Presupuestario
Procede a cambiar el estado de la modificación a Aprobado y
12 Archiva los documentos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 202 De 622
MP-DFI-009
Procedimiento: Modificaciones a proyecciones FAES
INCIO
Recibe solicitud de modificación
presupuestaria que requiere
autorización del MH.
Archiva el
Compromiso
presupuestario
Revisa la modificación y
documentación de soporte
Firma y sella y remite a técnico para
aprobación en el SAFI
Firma y sella y remite a técnico para
aprobación en el sistema SAFI
Remite a Directora para firma y sello
Es reprogramación
Cambia a estado a probado la
modificación
Recibe documentación y verifica la
afectación a la programación
presupuestaria
Margina para Presupuesto
Modificación
SI
NO
FIN
Traslada a Técnico responsable
Realiza la modificación en el Sistema
SAFI y remite al Jefe de presupuesto
21
5
4 3
8
10
11
6Remite al jefe de presupuesto7
9
12
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 203 De 622
CLAVE: MP-DFI-010 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02
Procedimiento: Registro de ingresos FAES
Propósito del Procedimiento: Guía de registro de ingresos FAES
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Técnico de
contabilidad
Recibe reporte de ventas acompañado de las facturas y ticket originales,
además de las Notas de Abono o Recibo de Ingreso y lo traslada al técnico
correspondiente.
2.
Técnico de
contabilidad
Revisa que la suma de la facturación realizada concuerde con los depósitos
efectuados,
3. En caso de error informa y devuelve a la dependencia correspondiente,
4. Si está correcto procede al registro contable.
5. Imprime el comprobante contable y lo remite a técnico para su revisión.
6.
Técnico de
contabilidad
Recibe del técnico que realizó el registro, el comprobante contable con su
documentación de respaldo, revisa aspectos técnicos
7. Si está correcto firma de revisado,
8. De lo contrario regresa al técnico responsable del registro para su ajuste o
reversión.
9. Traslada a Técnico de Tesorería.
10.
Técnico de
Tesorería
Recibe el comprobante contable con su documentación de respaldo
11.
Procede a registrar en el Control interno de Ingresos y Egresos FAES los
depósitos efectuados, detallando fecha, número de documento y valor de cada
ingreso por Dependencia.
12. Firma de registrado
13. Traslada la partida contable y su documentación de soporte al Contador
Institucional
14. Contador Avala el registro contable, consignando firma y sello.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 204 De 622
15. Institucional Traslada al Técnico Contable el comprobante con su documentación de
respaldo.
16.
Técnico de
contabilidad
Revisa y controla el correlativo de facturación por sucursal,
17.
En caso de error, se comunica con el encargado de ingresos de cada
dependencia para solucionarlo.
18. Registra en los libros del IVA.
19. Verifica el Debito Fiscal contra lo registrado contablemente.
20. Traslada la documentación completa para archivo contable.
21.
Auxiliar Contable
Recibe del técnico contable partida con su respectiva documentación de
respaldo.
22. Registra el número de partida contable en el auxiliar de ingresos y lo archiva
correlativamente.
23. Técnico de
Tesorería
Presenta control de disponibilidades de forma mensual previa cuadratura con
el Departamento Contable.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 205 De 622
CLAVE: MP-DFI-010
Procedimiento: Registro de ingresos FAES
INCIO
Recibe reporte de ventas con facturas
y ticket originales, nota de abono o
recibo de ingreso
Revisa documentación y el registro
contable
Corrige el registro
Recibe comprobante contable con su
documentación de respaldo
Firma de revisado
Es correcta
Registra en control interno los
depósitos efectuados
Revisa la suma de la facturación,
verifica que sea correcta la
información
Imprime comprobante contable
NO
SI
FIN
Es correcta la inforación NO
SI
Remite a técnico contable para
revisión
Archiva
correlativamente
Firma de registrado Firma y sella partida contable
1
1
Envía al técnico contable
Revisa y controla correlativo de
facturación pro sucursal
Se comunica con el responsable y
corrigen
Registra en libros de IVA
Existe error?SI
NO
Traslada documentación para archivo
contable
Registra el numero de partida
contable en el auxiliar de ingresos
Realiza el registro contable,
Verifica el débito fiscal contra lo
registrado contablemente
Recibe documentación
4
6
5
19
18
22
21
20
1
16
15
8
17
7
12
11
10
13
2
Recibe reporte de ventas con facturas
y ticket originales, nota de abono o
recibo de ingreso
3
Traslada al técnico de tesorería9
Traslada la partida contable y
documentación al contador
Presenta control de disponibilidades
mensual previa cuadratura con
contabilidad
23
14
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 206 De 622
MP-DFI-011 Relacionado con el Proceso: PA-DFI-03
Procedimiento: Plan Anual de la Dirección Financiera Institucional
Propósito del Procedimiento: Definir metas a realizar para el ejercicio fiscal que se planifique
Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Director
Financiero
Comunica a los jefes de área de Presupuesto, Tesorería y contabilidad para que inicien
proceso de planificación de metas para el ejercicio fiscal correspondiente
2. Jefe de
departamento
Elabora el plan anual y cronograma de metas a realizar durante el ejercicio fiscal
correspondiente.
3. Da instrucciones para la elaboración del plan anual de compras
4.
Técnico
En formato de Excel, realiza la programación de proyección de bienes y servicios que se
necesitaran para el próximo año
5.
En sistema de compras introduce la programación de bienes y servicios a requerir.
Imprime reporte
6. Jefe de
departamento
Unifica el plan anual de trabajo y el plan anual de compras
7. Remite a técnico responsable de consolidar el plan anual y el plan de copras.
8. Técnico
Especialista
Recibe y revisa la información
9. Unifica plan de trabajo, y cronograma de actividades
10. Envía al Director Financiero para autorización
11.
Director
Financiero
Recibe documentos
12. Verifica la información del plan de trabajo y el plan de compras y lo autoriza
13. Remite el plan de trabajo a la Dirección de Planificación
14. Remite el plan de compras a la DACI
15. Remite para archivo el plan de trabajo y el plan de compras debidamente firmados y
sellados de recibido.
16 Técnico Archiva plan de trabajo y plan de compras
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 207 De 622
MP-DFI-011
Procedimiento: Plan Anual de la Dirección Financiera Institucional
INCIO
Comunica Inicio de Proceso de
Planificación anual.
Archivo de Plan de trabajo y
plan de compras
Unifica el Plan anual de trabajo y el
plan de compras
Recibe documentos
Remite a Directora para firma y sello
Verifica la información y lo autoriza
Elabora Plan Anual de área
Imprime la reportes
FIN
Da instrucciones de elaborar Plan
anual de compras
Introduce en Sistema el Plan Anual de
compras
2
1
5
3
6
7
8
9
11
10
Remite para consolidación
Recibe y revisa Información
Unifica el plan de trabajo y plan de
compras de la DFI
Remite a la Dirección de
Adquisiciones Plan de compras
Remite a la Dirección de Planificación
Plan de Trabajo
Envía para archivo Plan de trabajo y
plan de compras firmados y sellados
de recibido
Elabora Plan anual de compras4
12
13
14
15
16
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 208 De 622
F) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
Mapa de Procesos de la Dirección:
Aprobó:
Lic. Luis Flores
Director de Planificación y
Gestión.
PA- DPG-04
Formulación y
Gestión de
Proyectos de
Fortalecimiento
Institucional
Planificación y
desarrollo
Institucional
Elaboración y
divulgación de
Políticas,
Estrategias
Institucionales
PS- DPG-01 PS- DPG-02
Procesos
Adjetivos
Titu
lare
s, D
ire
ccio
ne
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JSP
Gestión de la
Calidad y Mejora
Continua
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
Titu
lare
s, D
ire
ccio
ne
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JSP
Procesos
Sustantivos
PS- DPG-03
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 209 De 622
Clave: MP-DPG-001 Relacionado con: PS-DPG-01
Procedimiento: Elaboración de Perfiles de Proyectos.
Propósito del Procedimiento: Elaboración de Perfiles de Proyectos solicitados por Instituciones de Cooperación, Nacional o Internacionales
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Recibe solicitud de elaboración de Formulación de Proyecto bajo lineamientos específicos, proveniente de entidad de enlace gubernamental o no gubernamental. Esta formulación puede tener financiamiento o no, ya que esta dependerá del tipo de proyecto a formular.
2 Director de Planificación y Gestión
Gira instrucción de elaboración de Perfil de Proyecto a Técnico de la Dirección.
3 Técnico de Planificación y Gestión
Solicita apoyo técnico a la entidad solicitante para realizar Perfil de Proyecto y las posibles direcciones beneficiarias.
4 Técnico de Planificación y Gestión
Si el proyecto a formularse involucra como beneficiaria a una Dirección o Dependencia de esta Secretaría de Estado se solicita apoyo técnico y acompañamiento de dicha Dirección. Puede solicitarse el apoyo técnico por medio de correo o de nota oficial.
5 Técnico de Planificación y Gestión
Realiza Perfil de Proyecto bajo lineamientos solicitados por la entidad solicitante, y remite a Director.
6 Director de Planificación y Gestión
Revisión y autorización del Perfil del proyecto
7 Director de Planificación y Gestión
Remite Perfil del Proyecto a Titulares para que envíe documento a la entidad solicitante.
8 Técnico de Planificación y Gestión
Realiza seguimiento de trazabilidad del proyecto con la entidad solicitante para obtener respuesta de Aprobación o no Aprobación del Proyecto.
9 Entidad Solicitante Envía nota de Aprobación de Proyecto a Máxima Autoridad.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 210 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Perfil de Proyecto
1. Recepción de Solicitud
de entidad la elaboración
de Perfil de Proyecto
2. Asignación de tarea
“Elaboración de Perfil”
Fin3. Solicitud de apoyo
tecnico a entidad
8. Seguimiento de
trazabilidad del documento
9. Respuesta de parte de
entidad
¿ La definición del
proyecto involucra a
mas Direcciones del
MJSP?
4. Solicitud de apoyo
tecnico y acompañamiento
a Dirección bemeficiaría
SI
NO
5. Elaboración de Perfil de
Proyecto
6. Revición y autorización
de perfil de proyecto
7. Remisión de Perfil de
Proyecto a Titulares
Perfil de Proyecto
A
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 211 De 622
Clave: MP-DPG-002 Relacionado con: PS-DPG-01
Procedimiento: Administración de Proyectos.
Propósito del Procedimiento: Llevar un control de la gestión administrativa de los proyectos de Fortalecimientos Institucional para alcanzar los objetivos del Proyecto con eficiencia y eficacia.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Recibe y revisa documentación relacionada con el proyecto (el Plan de Acción, Carta de Entendimiento, Convenio, etc.) autorizados por el Organismo donante o prestatario, en el cual podrá está contemplado el monto asignado, los objetivos, la programación de la ejecución del proyecto y la Estructura organizativa de la Unidad Ejecutora (Jefe de Unidad Ejecutora, Contador, Proveedor y Encargado de Fondo Rotativo).
2 Director de Planificación y Gestión
Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores o de la Entidad Prestataria la Normativa Legal que se aplicara para la ejecución del proyecto.
3 Director de Planificación y Gestión
Asigna al Técnico que será el Encargado del Seguimiento del Proyecto, entrega la documentación relacionada con el proyecto y da instrucciones.
4 Técnico de Planificación y Gestión
Recibe la siguiente documentación, revisa los contenidos y apertura expediente del proyecto.
5 Director de Planificación y Gestión
Solicita capacitación para el correcto uso de los diferentes formularios o formatos de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto.
6 Técnico de Planificación y Gestión
Recibe capacitación sobre el correcto uso de los diferentes formularios de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto. (Solicitud de desembolso, liquidaciones, ordenes de cambio, solicitud de no objeción, informe de avance mensual, entre otros)
7 Técnico de Planificación y Gestión
Inicia el seguimiento de la ejecución del proyecto a través de comunicaciones, reuniones con los involucrados, elaboración de reportes de acuerdo a la Normativa Legal etc. se asegura de apertura de cuentas y código de Proyecto.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 212 De 622
8 Unidad Beneficiaria
Elabora Especificaciones Técnicas para las bases de licitación de los bienes o Servicios que se contratarán. Y estas son remitidas a Unidad Ejecutora de institución para obtención de no objeción, si aplica.
9 DACI Elabora Bases de licitación. Remite y solicito Visto Bueno de Unidad de Ejecutora.
10 Técnico de Planificación y Gestión
Da seguimiento al proceso de adquisición y entrega de bien o servicio.
11 Técnico de Planificación y Gestión
Elabora informe de avance y/o finalización del proyecto en los formatos preestablecidos si aplica.
12 Director de Planificación y Gestión
Revisa, aprueba y remite informe de avance del proyecto, si aplica.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 213 De 622
Clave: MP-DPG-002 Relacionado con: PS-DPG-01
Procedimiento: Administración de Proyectos.
Propósito del Procedimiento: Llevar un control de la gestión administrativa de los proyectos de Fortalecimientos Institucional para alcanzar los objetivos del Proyecto con eficiencia y eficacia.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Recibe y revisa documentación relacionada con el proyecto (el Plan de Acción, Carta de Entendimiento, Convenio, etc.) autorizados por el Organismo donante o prestatario, en el cual podrá está contemplado el monto asignado, los objetivos, la programación de la ejecución del proyecto y la Estructura organizativa de la Unidad Ejecutora (Jefe de Unidad Ejecutora, Contador, Proveedor y Encargado de Fondo Rotativo).
2 Director de Planificación y Gestión
Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores o de la Entidad Prestataria la Normativa Legal que se aplicara para la ejecución del proyecto.
3 Director de Planificación y Gestión
Asigna al Técnico que será el Encargado del Seguimiento del Proyecto, entrega la documentación relacionada con el proyecto y da instrucciones.
4 Técnico de Planificación y Gestión
Recibe la siguiente documentación, revisa los contenidos y apertura expediente del proyecto.
5 Director de Planificación y Gestión
Solicita capacitación para el correcto uso de los diferentes formularios o formatos de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto.
6 Técnico de Planificación y Gestión
Recibe capacitación sobre el correcto uso de los diferentes formularios de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto. (Solicitud de desembolso, liquidaciones, ordenes de cambio, solicitud de no objeción, informe de avance mensual, entre otros)
7 Técnico de Planificación y Gestión
Inicia el seguimiento de la ejecución del proyecto a través de comunicaciones, reuniones con los involucrados, elaboración de reportes de acuerdo a la Normativa Legal etc. se asegura de apertura de cuentas y código de Proyecto.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 214 De 622
8 Unidad Beneficiaria
Elabora Especificaciones Técnicas para las bases de licitación de los bienes o Servicios que se contratarán. Y estas son remitidas a Unidad Ejecutora de institución para obtención de no objeción, si aplica.
9 DACI Elabora Bases de licitación. Remite y solicito Visto Bueno de Unidad de Ejecutora.
10 Técnico de Planificación y Gestión
Da seguimiento al proceso de adquisición y entrega de bien o servicio.
11 Técnico de Planificación y Gestión
Elabora informe de avance y/o finalización del proyecto en los formatos preestablecidos si aplica.
12 Director de Planificación y Gestión
Revisa, aprueba y remite informe de avance del proyecto, si aplica.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 215 De 622
INICIO
Clave: MP-DPG-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Administración de Proyectos
1. Recepción y revisión de
perfil y plan de acción del
proyecto
2. Recepción de Normativa
de regulación del Proyecto
Expediente de
Proyecto
3. Asignación de tecnico de
seguimiento de proyecto
4. Apertura de expediente
de Proyecto
A
Específicaciones
técnicas
9. Elaboración de bases de
licitación
¿Es necesario solicitar
capacitación?
5. Solicitud de capacitación
SI
NO
7. Gestión Administrativa
del Proyecto.
6. Capacitación sobre uso
de formatos y formularios
8. Elaboración de
especificaciones técnicas
Bases de licitación
A
¿Se obtiene no
objeción de bases de
licitaciòn?
SI
NO
12. Revisión, aprobación y
remisión de Informe de
Proyecto
10. Verificar cumplimiento
de contrato
11. Elaboración de informe
de avance y/o finalización
de proyecto
Informe de Proyecto
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 216 De 622
Clave: MP-DPG-003 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento: Elaboración y Aprobación del Plan Anual Operativo Institucional
Propósito del Procedimiento: Obtener un Plan Anual Operativo trasparente en coordinación con todas las Dirección del MJSP
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Gira instrucción de elaboración de Plan Anual Operativo para el Siguiente año a Técnico designado.
2 Secretaría
Gestiona el envío de Instructivo para elaboración de Plan Anual Operativo junto con Memorando firmado por Director de Planificación y Gestión a todas las Direcciones, indicando fecha limité de entrega del Plan Operativo.
3 Técnicos de Planificación y Gestión
Realiza seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones en la elaboración del Plan Operativo apegado a los lineamientos del instructivo.
4 Técnico de Planificación y Gestión
Recepción y revisión de Plan Operativo verificando que contenga lo solicitado según el Instructivo.
5 Técnico de Planificación y Gestión
Si el documento remitido contempla observaciones, se notifica a la Dirección para subsanar dichas observaciones.
6 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida matriz de Plan Anual Operativo Institucional
7 Técnico de Planificación y Gestión
Elabora Plan Anual Operativo Institucional, contemplando la introducción del documento, la base legal, las estrategias, las metas globales, los indicadores de gestión de las Direcciones operativas del MJSP y la matriz consolidada de plan operativo anual.
8 Director de Planificación y Gestión
Revisa y firma de elaboración y presentación de Plan Anual Operativo Institucional.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 217 De 622
9 Director de Planificación y Gestión
Gestiona autorización del Ministro de Justicia Seguridad Pública
10 Titular Revisa y firma de autorización de Plan Anual Operativo Institucional. Luego remite a Dirección de Planificación y Gestión para custodia.
11 Director de Planificación y Gestión
Distribuye Documento Oficial e Institucional a todas las Direcciones del MJSP
12 Director de Planificación y Gestión
Custodia del Plan Anual Operativo Institucional
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 218 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración y Aprobación del Plan Operativo Institucional
A
1. Girar Instrucciones de
elaboración de Plan
Operativo
2. Envió de solicitud de
elaboración de documento
a Direcciones del MJSP
3. Apoyo técnico y
seguimiento a Direcciones
del MJSP
4. Recepción y Revisión de
Documento solicitado
A
11. Distribución y
dibulgación de PO
12 Custodia de
Documento
Fin
6. Consolidación de matriz
de PO
9. Gestión de Autorización
a Máxima Autoridad.
¿ Se encontraron
Observaciones?
5. Envió a dirección
documento con
observaciones señaladas
SI
NO
7. Elaboración de Plan
Operativo Institucional
8. Revisión y visto bueno
de Plan Operativo
Plan Operativo
Institucional
10. Revisión y firma de
autorización
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 219 De 622
Clave: MP-DPG-004 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento Seguimiento Plan Anual Operativo Institucional
Propósito del Procedimiento: Elaboración de Informe Trimestral de cumplimiento de metas de las Actividades programadas en el Plan Anual Operativo
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Secretaria Recibe avance mensual de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.
2 Técnico de Planificación y Gestión
Revisa avance mensual y analiza las actividades realizadas de acuerdo al Plan Operativo Institucional Aprobado o a las actualizaciones aprobadas.
3 Técnico de Planificación y Gestión
Revisa, observa y realiza observaciones y envía a Director de Planificación y Gestión. (En caso de haber discrepancia entre el avance mensual y el PAO).
4 Técnico de Planificación y Gestión
Notifica y envía observaciones a técnico enlace de la Dirección en cuestión, por medio correo electrónico
5 Direcciones del MJSP/ Técnico enlace
Envía Observaciones subsanadas.
6 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida trimestralmente el seguimiento y avance al Plan Operativo institucional.
7 Técnico de Planificación y Gestión
Evalúa cumplimiento mensual de Actividades del Plan Anual Operativo.
8 Técnico de Planificación y Gestión
Elabora y actualiza informe trimestral de cumplimiento de actividades del Plan Operativo Institucional.
9 Director de Planificación y Gestión
Revisa y autoriza de Informe trimestral
10 Director de Planificación y Gestión
Envía Informe Trimestral de cumplimiento al Plan Operativo Institucional al Ministro.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 220 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento Plan Operativo Institucional
1. Recepción de Avances
Mensuales
2. Revisión de Avances
Fin
9. Revisión y autorización
de informe
¿ Se encontraron
Observaciones?
3. Señalización de
observaciones
4. Notificación y envio de
observaciones a Dirección
SI
NO
10. Remisión de Informe a
Titular
Informe Trimestral
de Seguimiento al
POA
A
A
5. Recepción de
observciones subsanadas
6. Consolidación trimestral
de seguimiento al POA
7. Evaluación al
cumplimiento mensual
8. Evaluación y
actualización de informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 221 De 622
Clave: MP-DPG-005 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento Elaboración de Plan Estratégico Institucional
Propósito del Procedimiento: Contar con una herramienta que nos permita establecer las líneas de acción a implantar a corto y mediano plazo para alcanzar los objetivos y metas.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Gira instrucción de elaboración de Plan Estratégico.
2 Secretaría Gestiona el envío Memorando de convocatoria a reunión para la conformación del Plan Estratégico.
3 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP
En la primera parte de la reunión se desarrollará la FASE IDEOLÓGICA. (Determinación del rol institucional, expresado en las declaraciones de visión y misión y en los lineamientos generales de política).
4 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP
Desarrollo de la FASE DE ANALÍTICA. Diagnóstico de la realidad interna y externa, a fin de identificar los macro problemas centrales que afectan a nuestra Institución.
5 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP
Desarrollo de FASE PROGRAMATICA. Determinación de los objetivos estratégicos generales y específicos, basados en la identificación de los factores críticos que inciden en la solución de los macro problemas centrales. Mientras los objetivos generales representan las alternativas potenciales de solución a los macro problemas centrales, los objetivos específicos constituyen soluciones parciales pero eslabonadas en el camino hacia la solución total.
6 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP
Desarrollo de FASE OPERATIVA. Determinación de las estrategias, políticas y/o cursos de acción sustentados en las fortalezas de la organización y que, al mismo tiempo, neutralicen sus debilidades, con la finalidad de aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 222 De 622
7 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP
Desarrollo de FASE CUANTITATIVA. Diseño del sistema de monitoreo y evaluación del plan, lo que incluye la selección de indicadores de desempeño y la especificación de los valores a alcanzar para cada indicador, así como la estimación de los recursos financieros indispensables.
8 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida Información
9 Director de Planificación y Gestión
Autoriza y da visto bueno al documento integrado
10 Director de Planificación y Gestión
Proponer a Sr. Ministro de Justicia y Seguridad Pública Plan Estratégico Institucional consolidado.
NOTA: La ejecución de este procedimiento, por ser una actividad de carácter estratégico podrá
Modificarse de acuerdo a las necesidades que defina el Titular.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 223 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Plan Estrategico Institucional
1. Gira Instrucciones de
Elaboración de Plan E.
2. Envío de convocatoria
Fin
3. Desarrollo de fase
ideológica
5. Desarrollo de fase
programatica
10. Proponer a Sr. Ministro
Plan Estratégico Integrado
Plan Estratégico
Integrado
A
A
6. Desarrollo de fase
operativa
7. Desarrollo de fase
cuantitativa
8. Consolida información
9. Autoriza y da visto bueno
al documuento integrado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 224 De 622
Clave: MP-DPG-006 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento: Seguimiento al Plan Estratégico Institucional
Propósito del Procedimiento: Verificar el cumplimiento de acciones estratégicas establecidas en Plan Quinquenal
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Solicita a Directores del MJSP la evaluación de cumplimiento de meta al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.
2 Secretaria Recibe evaluación de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.
3 Técnico de Planificación y Gestión designado.
Revisa información y analiza la evaluación realizada de acuerdo al Plan Estratégico Institucional Aprobado o a las actualizaciones aprobadas.
4
Técnico de Planificación y
Gestión designado. Revisa y realiza observaciones y las envía a Director de Planificación y Gestión. (En caso de haber discrepancia entre la evaluación y la meta establecida).
5 Técnico de Planificación y
Gestión designado. Notifica y envía observaciones a técnico enlace de la Dirección en cuestión, por medio correo electrónico
6 Técnico enlace de
Direcciones del MJSP Envía de Observaciones subsanadas.
7 Técnico de Planificación y
Gestión designado. Consolida la evaluación de cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.
8 Técnico de Planificación y
Gestión designado. Elabora y actualiza de Informe cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.
9 Director de Planificación y Gestión
Revisan y autoriza de Informe cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.
10 Director de Planificación y Gestión
Envía Informe de cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional al Ministro.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 225 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento Plan Estratégico Institucional
1. Solicitud de evaluación
2. Recepción de evauación
Fin
9. Revisión y autorización
de informe
¿ Se encontraron
Observaciones?
4. Señala observaciones
5. Notificación y envio de
observaciones a tecnico
enlace
SI
NO 10. Remisión de Informe a
Titular
Informe de
Cumplimiento de
Metas de PEQ
A
A
6. Recepción de
observciones subsanadas
7. Consolida evalaciaón de
cumplimiento de metas
8. Evaluación y
actualización de informe
3. Revisión de información
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 226 De 622
Clave: MP-DPG-007 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento: Modificaciones al Plan Estratégico Institucional
Propósito del Procedimiento: Actualizar el documento Institucional de acuerdo a las necesidades que se presenten.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Secretaria Recibe solicitud de modificación de metas y/o acciones estratégicas de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.
2 Técnico de Planificación y Gestión
Revisa modificaciones remitidas por las Direcciones para corroborar que no se modifique fechas retroactivas.
3 Técnico de Planificación y Gestión
Modifica y actualiza las metas y/o acciones estratégicas en el Plan Estratégico Institucional.
4 Director de Planificación y Gestión
Da el Visto Bueno al documento Modificado
5 Director de Planificación y Gestión
Remite documento para autorización.
6 Ministro Autoriza Modificaciones a Plan Estratégico Institucional.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 227 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Modificaciones al Plan Estratégico Institucional
1. Recepción de
modificaciones de metas y/
o accones estratégicas
2. Revisión de
modificaciones recibidas
Fin
¿ modificaciones
con fechas
retroactivas?
3. Modifica y actualiza
acciones y/o metas
4. Visto Bueno
SI
NO
5. Remite documento para
autorización
6. Autorización de
modificaciones al PEQ
Mdificaciones al
PEQ
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 228 De 622
Clave: MP-DPG-008 Relacionado con: PS-DPG-02
Procedimiento: Establecimiento y seguimiento de Indicadores de Gestión Institucional.
Propósito del Procedimiento: Establecimiento anual de los indicadores de gestión Institucional y su respectivo seguimiento y monitoreo junto con la elaboración de Informe Trimestral.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Envía solicitud de elaboración y/o actualización de los Indicadores de Gestión de las Direcciones Operativas del MJSP para siguiente año, indicando fecha límite de entrega.
2 Direcciones Operativas del MJSP
Establecimiento y/o actualización de los Indicadores de Gestión.
3 Secretaría Recibe documento solicitado de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.
4 Técnico de Planificación y Gestión
Revisa Indicadores remitidos.
5 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida los indicadores de gestión institucionales.
6 Técnico de Planificación y Gestión
Incorpora el Plan operativo Institucional y gestiona aprobación del Director de Planificación.
7 Director de Planificación y Gestión
Notifica a Direcciones Operativas de documento autorizado que contiene indicadores.
8 Director de Planificación y Gestión
Solicita evaluación trimestral de los indicadores de gestión establecidos por cada Dirección Operativa.
9 Direcciones Operativas del MJSP
Evalúan los indicadores de gestión en el trimestre solicitado. Remitiéndolo a la Dirección de Planificación y Gestión.
10 Técnico de Planificación y Gestión
Recepción de evaluación trimestral y consolidación de las evaluaciones de los indicadores de gestión.
11 Técnico de Planificación y Gestión
Elabora Informe de evaluación trimestral de los Indicadores de Gestión del MJSP
12 Director de Planificación y Gestión
Revisa Informe trimestral
13 Director de Planificación y Gestión
Envía Informe evaluación trimestral de los indicadores de gestión del MJSP al Ministro.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 229 De 622
INICIO
Clave: MP-DPG-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Establecimiento y seguimientoa los indicadores de gestión.
1. Solicitud a Dereccción
de establecimiento y/o
actuaización de indicadores
2. Establecimiento y/o
actualización de
Indicadores de Gestión
3. Recepción de
indicadores de gestión por
direcciones operativas
4. Revisión de Indicadores
remitidos
A
10. Recepción de
evaluación trimestral de
indicadores de gestión
11. Elaboración de informe
de evaluación trimestral
9. Evaluación de
Indicadores de Gestión
13. Envió de informe a
Titular
Informe de evaluación trimestal de
los indicadores de gestión5. Consolidación de
indicadores de gestión
6. Incorporación al
documento POA
Institucional
7. Notificación a
Direcciones de aprobación
Indicadores de
gestión
8. Solicitud de evaluación
trimestral de los
indicadores establecidos
A
12. Revisión y autorización
de informe
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 230 De 622
Clave: MP-DPG-009 Relacionado con: PS-DPG-03
Procedimiento: Elaboración, Revisión y actualización de Documentos Administrativos Institucionales
Propósito del Procedimiento: Realizar y administrar documentos relevantes del Ministerio en coordinación con todas las Dirección del MJSP.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Gira instrucción de elaboración o actualización de documentos a Técnico de oficio o por solicitud de Dirección responsable o por el Titular.
2 Técnico de Planificación y Gestión
Revisa, elabora y/o actualiza Guía o Instructivo para solicitar la información necesaria a todas las Direcciones.
3 Director de Planificación y Gestión
Revisa y aprueba envió Guía o Instructivo si fuese necesario.
4 Secretaría Gestiona el envío de Guía o Instructivo junto con Memorando firmado por Director de Planificación y Gestión a todas las Direcciones, indicando con fecha límite de entrega del documento solicitado.
5 Director de Planificación y Gestión
Si considera necesario capacitación, se programa y se notifica a las direcciones involucradas.
6 Director de Planificación y Gestión
Desarrollo de capacitación sobre tema solicitado, con el propósito de unificación de términos y mayor comprensión en la presentación del documento solicitado.
7 Técnicos de Planificación y Gestión
Realiza seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones para elaboración de Documento solicitado.
8 Direcciones del MJSP Remite a la Dirección de Planificación y Gestión documento solicitado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 231 De 622
9 Técnicos de Planificación y Gestión
Revisa y analiza el documento solicitado.
10 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida documento requerido.
11 Director de Planificación y Gestión
Revisa y autoriza Documento Institucional.
12 Director de Planificación y Gestión
Gestiona autorización del Documento ante Ministro de Justicia Seguridad Pública, si esta aplica.
13 Director de Planificación y Gestión
Distribución de Documento Oficial e Institucional a todas las Direcciones del MJSP si fuese necesario.
14 Director de Planificación y Gestión
Custodia el documento aprobado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 232 De 622
INICIO
Clave: MP-DPG-009
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración, revisión y actualización de documentos administrativos
1. Solicitud a Dereccción
de establecimiento y/o
actuaización de indicadores
2. Establecimiento y/o
actualización de
Indicadores de Gestión
3. Recepción de
indicadores de gestión por
direcciones operativas
4. Revisión de Inicadores
A
11. Recepción de
evaluación trimestral de
indicadores de gestión
12. Elaboración de informe
de evaluación trimestral
10. Evaluación de
Indicadores de Gestión
14. Envió de informe a
Titular
Informe de evaluación trimestal de
los indicadores de gestión5. Consolidación de
indicadores de gestión
6. Incorporación al
documento POA
Institucional
7. Aprobación de los
indicadores de gestion
8. Notificación a
Direcciones de aprobación
Plan Operativo
9. Solicitud de evaluación
trimistral de los indicadores
establecidos
A
13. Revisión y autorización
de informe
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 233 De 622
Clave: MP-DPG-010 Relacionado con: PS-DPG-03
Procedimiento: Elaboración y Publicación de Memoria de Labores
Propósito del Procedimiento: Elaborar la memoria d de Labores del MJSP de forma trasparente en coordinación con todas las Dirección del MJSP
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Director de Planificación y Gestión
Solicita información de los logros a las Direcciones y Dependencias
2 Técnicos de Planificación y Gestión
Realizan seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones para elaboración de Memoria de Labores.
3 Secretaría Recepción información solicitada y margina a técnico correspondiente
4 Técnicos de Planificación y Gestión
Revisa y corrobora información de acuerdo a formatos solicitados, y la información corresponda al periodo solicitado.
5 Técnico de Planificación y Gestión Asignado
Consolida Memoria de Labores
6 Director de Planificación y Gestión
Revisa y da visto bueno de Memoria de Labores Institucional.
7 Director de Planificación y Gestión
Remite Memoria de Labores Preliminar a Titular para su revisión
8 Ministro de Justicia y Seguridad Pública
Revisa Memoria de Labores Preliminar y emite observaciones. Remite documento a Dirección de Planificación y Gestión
9 Director de Planificación y Gestión
Incorpora las observaciones del Sr. Ministro de Justicia y Seguridad Pública y remite para su aprobación y autorización
10 Ministro de Justicia y Seguridad Pública
Aprueba y autoriza Memoria de Labores Institucional
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 234 De 622
11 Director de Planificación y Gestión
Solicita iniciar gestión para proceso de diseño y publicación de Memoria de Labores a Dirección de Comunicaciones.
12 Director de Comunicaciones
Coordina diseño, impresión y publicación de Memoria de Labores.
13 Director de Planificación y Gestión y Director de Comunicaciones
Entrega Memoria de Labores publicadas a Direcciones y Dependencias del MJSP
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 235 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-010
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración y Publicación de Memoria de Labores
1. Solicitud de información
de logros
2. Seguimiento y apoyo
técnico
4. Revisión de información
5. Consolidación y
elaboración de Documento
6. Revisión y visto bueno
Documento
12. coordinación de diseño,
imprensión y publicación de
Ml
Memoria de Labores
Institucional
A
13. Entrega de ejemplares
Fin
3. Recepción de memoria
de labores por Direcciones
y Dependencias
¿ Se señalarón
observaciones?9. Subsanar observaciones
señalas por Titular.SI
NO
10. Aprovación y
autorización de Memoria de
MJSP
11. Gestión de diseño y
publicación
7. Remision a Titulares de
documento preliminar
8. Revisión de Memoria de
Labores preliminar
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 236 De 622
Clave: MP-DPG-011 Relacionado con: PS-DPG-03
Procedimiento: Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de Homicidios
Propósito del Procedimiento: Coordinar el procedimiento institucional de unificación de cifras estadísticas de los homicidios mensuales ejecutados en el país.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Secretaria Recepción de Convocatoria de reunión mensual a la Mesa Técnica de Unificación de Cifras (Representantes de Medicina Legal, Fiscalía General de la República y Policía Nacional Civil)
2 Director de Planificación y Gestión
Gira orientaciones generales a mesa técnica, para desarrollar la reunión
3 Mesa Técnica Analizan datos de las entidades participantes para la Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos ocurridos en el país.
4 Mesa Técnica Convalidan estadísticas de Homicidios mensual
5 Técnico y Mesa Técnica Elabora “Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento”
6 Director de Planificación y Gestión y Mesa Técnica
Firma de “Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento”. (Director de Planificación y Gestión, Represéntate de Medicina Legal, Representante de Fiscalía General de la República y Representante de Policía Nacional Civil.
7 Secretaria Prepara documentación para envió de correspondencia
8 Secretaria
Envía Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento a Ministro y Viceministro de Justicia y Seguridad Pública, Director/a de Comunicaciones del MJSP, Director General de PNC, Fiscal General de la República y Director de Medicina Legal.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 237 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-011
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de
Homicidios
1. Convocatoria a reunión
mensual de consolidación
de homicidios
Fin
5. Elaboración de Reporte
de Unificación de
Homicidios
Reporte Unificación
de Cifras Oficiales
de Homicidios
2. Orientaciones Generales
antes de reunión
4. Unificación de Cifras
Oficiales de Homicidios
8. Remisión de Reporte a
Titulares e Entidades
6. Firma y validación de
reporte
7. Preparar documentación
Confidencial
3. Analisis de datos de los
integrantes de la mesa
técnica
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 238 De 622
Clave: MP-DPG-012 Relacionado con: PA-DPG-04
Procedimiento: Aplicación de herramientas de calidad
Propósito del Procedimiento: Implementación herramientas de calidad y la mejora continua.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Titular Recepción de invitación de aplicación de herramienta de calidad en el MJSP por parte de la Sub Secretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado de la Presidencia.
2 Titular Notifica de solicitud de aplicación de la herramienta y designa como responsable de proceso a Director de Planificación y Gestión.
3 Director de Planificación y Gestión
Coordina con técnicos enlaces de Sub Secretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado sobre la aplicación de herramienta de calidad.
4 Director de Planificación y Gestión
Gira Instrucciones para aplicación de herramienta de calidad
5 Secretaria Envía convocatoria a las Direcciones del MJSP a capacitación para impartir metodología de aplicación de herramienta.
6 Director de Planificación y Gestión
Capacitación de la herramienta de Aplicación de Calidad
7 Técnico de Planificación y Gestión
Seguimiento, acompañamiento y apoyo técnico en la elaboración de plan de aplicación de herramienta y remitirlo a Dirección de Planificación y Gestión
8 Direcciones del MJSP Elabora plan de aplicación de herramienta de calidad
9 Técnico de Planificación y Gestión
Consolida plan de aplicación de herramienta de calidad del MJSP
10 Director de Planificación y Gestión
Revisa planes de implementación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 239 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-012
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Aplicación de herramientas de Calidad
1. Recepción de invitación de
aplicación de herramienta
SGME de la Presidencia.
2. Notificación y designación
de cumplir solicitud a
Dirección de Planificación y
Gestión
Fin
5. Convocatoria para
capacitación
Plan de
Implementación
3. Coordinación con técnico
enlace de la SGME de la
Presidencia.
4. Giro de Instrucciones de
aplicación de herramienta en
las Direcciones del MJSP
6. Capacitación de
herramienta de aplicación
de calidad en el MJSP
7. Seguimiento y
acompañamiento y apoyo
técnico a las direcciones del
MJSP
A
A
8. Elaboración de plan de
implementación por
Direcciones
9. Consolidación de planes de
implementación de
herramienta
10. Revisión de Plan
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 240 De 622
Clave: MP-DPG-013 Relacionado con: PA-DPG-04
Procedimiento: Evaluación de la aplicación de herramientas de calidad
Propósito del Procedimiento: Evaluar el grado de avance en términos de calidad, así también participar en los objetivos estratégicos de plan de gobierno y avanzar en la modernización del estado.
Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión
No Responsable Descripción
1 Direcciones del MJSP Aplicar la herramienta en las Direcciones del MJSP.
2 Técnicos de Planificación y Gestión
Seguimiento, acompañamiento y apoyo técnico a las direcciones para la incorporación de la metodología en cada Dirección.
3 Técnicos de Planificación y Gestión
Elaboración de Reporte de implementación de la herramienta.
4 Director de Planificación y Gestión
Revisión y aprobación de reporte de “Implementación de Herramienta de Calidad”
5 Director de Planificación y Gestión
Custodia de documento.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 241 De 622
Inicio
Clave: MP-DPG-013
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Evaluación de la aplicación de herramientas de calidad
1. Implementación de
herramienta
2. Segimiento,
acompañamiento apoyo
técnico
Fin
Reporte de
implementación
3. Elaboración de reporte
de implementación de
herramienta
4. Revisión y aprobación de
reporte
5. Custodia del
documento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 242 De 622
G) DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 243 De 622
MP-DAI-001 Relación del Proceso: PS-DAI-01
Procedimiento: Fase de la planificación Auditoría operativa
Propósito del Procedimiento: Obtener el informe preliminar y los programas de Auditoría.
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna a los auditores que realizarán la Auditoría.
2 Director de Auditoría Efectúa notificación a la Unidad Organizativa sobre la Auditoría que será
realizada.
3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los Auditores asignados.
4 Auditores Elaboran el programa de la planificación de la Auditoría, considerando
como mínimo las siguientes actividades:
4.1 Objetivos de la Auditoría
4.2 Alcance de la Auditoría
4.3 Enfoque de la Auditoría
4.4 Conocimiento de la unidad auditada.
4.4.1 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior.
4.4.2 Organigrama de la unidad.
4.4.3 Revisión del plan estratégico de la unidad organizativa.
4.4.4 Revisión del plan de trabajo operativo.
4.4.5 Revisión de planes específicos (si fuere aplicable)
4.4.6 Informes de avance de metas.
4.4.7 Evaluación trimestral o semestral del plan estratégico y del plan
anual operativo.
4.4.8 Revisión del manual de organización y funciones de la unidad.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 244 De 622
4.4.9 Revisión del manual de descripción de puestos de la unidad.
4.4.10 Revisión del manual de procedimientos.
4.4.11 Revisión de libros, actas, resoluciones y acuerdos relacionados
con la unidad.
4.5 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la Auditoría
anterior.
4.6 Evaluación del control interno.
4.7 Identificación de las áreas críticas (LEPAS o Proyectos de Auditoría)
4.8 Identificación de las fuentes de criterio (normativa aplicable a la unidad)
4.9 Revisión de los indicadores de Gestión establecidos para la unidad.
4.10 Elaboración del Informe Preliminar (memorando de la planeación) y el
cronograma de actividades.
4.11 Elaboración de los programas de Ejecución.
5 Auditores Elaboran los papeles de trabajo del programa de la planificación
6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo
7 Jefe de Unidad Elabora el informe preliminar, el cronograma de actividades y los
programas de Auditoría.
8 Supervisor de
Auditoría
Supervisa los papeles de trabajo, el informe preliminar, cronograma de
actividades y los programas de Ejecución de la Auditoría.
9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al informe preliminar y programas de
Auditoría (cuando sea necesario).
10 Supervisor de
Auditoría o Jefe de
Unidad
Presenta el informe preliminar (memorando de la planeación) y los
programas de la Ejecución a la Dirección de Auditoría para la aprobación
de los mismos.
11 Director de Auditoría Aprueba el programa de la planificación, el informe preliminar y los
programas de Auditoría.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 245 De 622
Clave: MP-DAI-001
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoria Operativa
Notificación a la unidad
organizativa sobre auditoria a realizarse
Desarrollo del
programa de planificación
Revisión de papeles de
trabajo de la planificación
A
Revisión del Informe
preliminar y programas de auditoría
Programa de
planeación
Revisión del plan de
trabajo y asignación de auditores
Inicio
Informe preliminar y
programas de auditoría
Ajustes al Informe
preliminar y programas de auditoría
A
Presentación del Informe preliminar y programas de
auditoria, a la Dirección para su aprobación
Aprobación del Informe
preliminar y Programas de auditoría
Elaboración de
Orden de trabajo
¿Es correcto el informe y los programas?
Si
No
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Orden de
Trabajo
Elaboración de
Programa de Planeación
Elaboración del Informe
preliminar y Programas de auditoría
Informe preliminar y
programas de auditoría aprobados
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 246 De 622
MP-DAI-002 Relación del Proceso: PS-DAI-01
Procedimiento: Fase de Ejecución Auditoría operativa
Propósito del Procedimiento: La auditoría operativa o de Gestión tiene como objeto, verificar la eficiencia,
eficacia y economía de la Gestión financiera, administrativa y operativa de la unidad organizativa. Obtener
la evidencia suficiente y competente que respalde las conclusiones de la Auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores Determinan la muestra de la Auditoría
2 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de la Auditoría
3 Auditores Elaboran los papeles de trabajo de los programas de
Ejecución.
4 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo de los programas de
Ejecución.
5 Auditores Elaboran cédula de deficiencias
6 Jefe de Unidad Revisa cédula de deficiencias.
7 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar
8 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar y los papeles de
trabajo
9 Jefe de Unidad y Director de
Auditoría
Realizan correcciones a la comunicación preliminar de ser
necesarias
10 Jefe de Unidad y Director de
Auditoría. Firman comunicación preliminar
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 247 De 622
Clave: MP-DAI-002
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de ejecuciòn de la Auditoria Operativa
Determinación de la
muestra de
Desarrollo del programa de
ejecución de la auditoría
Supervisión de papeles de
trabajo del programa de ejecución de la auditoría
Cedula de
deficiencias
A
A
Revisión cedula de
deficiencas
Comunicación
preliminar
Aprobación de la
Comunicación Preliminar
Revisión de
comunicación
¿Es correcta la Comunicación
?
¿Es correcta la muestra?
Inicio
Aprobación de la muestra de
Auditoría
Si
No
Realizar correcciones
No
Si
Fin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Elaboración de Cédula de
deficiencias
Elaboración de
Comunicación Preliminar
Comunicación
preliminar aprobada
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 248 De 622
MP-DAI-003 Relación del Proceso: PS-DAI-01
Procedimiento: Fase de informe Auditoría operativa
Propósito del Procedimiento: La auditoría operativa o de Gestión tiene como objeto, verificar la eficiencia, eficacia
y economía de la Gestión financiera, administrativa y operativa de la unidad organizativa. Obtener el informe
definitivo que contenga los resultados obtenidos
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Jefe de Unidad y Auditores Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada
2 Jefe de Unidad Elabora el borrador de informe y carta de gerencia
3 Supervisor de Auditoría
Supervisa el borrador de informe y carta de gerencia;
posteriormente, los presenta a la Dirección para revisión y
aprobación.
4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del informe
5 Jefe de Unidad y Auditores Analizan las respuestas y evidencias presentadas por los
auditados, de ser necesario.
6 Jefe de Unidad Elabora informe y carta de gerencia definitivos.
7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y los presenta a
la Dirección para revisión y aprobación.
8 Director de Auditoría Realiza correcciones a Informe definitivo y Carta de Gerencia de
ser necesarias.
9 Director de Auditoría Aprueba el informe definitivo
10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo.
11 Jefe de Unidad y Supervisor de
Auditoría Cierran papeles de trabajo.
12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.
13 Secretaría Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 249 De 622
Clave: MP-DAI-003
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de información de la auditoria
Revisión del Borrador de
Informe y Carta de Gerencia, y presentación a la Dirección
para su revisión
Convocatoria a lectura
del Borrador de
Borrador del Informe y
Carta de Gerencia
A
A
Análisis de respuestas y
evidencias presentadas por los auditados
Informe y Carta de
Gerencia definitivos
Revisión de Informe y
Carta de Gerencia definitivos, y presentados
para su aprobación
Distribución del Informe
y Carta de Gerencia definitivos
Cierre de papeles de
trabajo
Análisis de respuestas por
parte de la unidad auditada
Remisión de papeles
de trabajo
Archiv o de papeles de
trabajo
Fin
¿Es correcto Informe Definitivo?
Inicio
Aprobación de Informe
Definitivo
Realizar correcciones
No
Si
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
11
13
Elaboración de Borrador del
Informe y Carta de Gerencia
Elaboración de Convocatoria
a Lectura de Borrador de Informe
Elaboración de Informe y
Carta definitivos
Informe y Carta de
Gerencia definitivos aprobados
Recepción y
resguardo de papeles de trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 250 De 622
MP-DAI-004 Relación del Proceso: PS-DAI-02
Procedimiento: Fase de la planificación de la Auditoría financiera
Propósito del Procedimiento: La Auditoría financiera, tiene como objetivo emitir una conclusión sobre la
razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros o componentes de los estados financieros.
Obtener el memorando de la planeación y los programas de Auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna a los auditores que realizarán la Auditoría.
2 Director de Auditoría Efectúa notificación de la Auditoría a la Unidad Organizativa.
3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los Auditores
asignados.
4 Auditores
Elaboran el programa de la planificación, considerando como
mínimo
las siguientes actividades:
4.1 Determinación de los objetivos y alcance de la Auditoría 4.2 Conocimiento de la unidad auditada. 4.3 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior. 4.4 Estados financieros y notas explicativas 4.5 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones
de la Auditoría anterior 4.6 Evaluación del control interno. 4.7 La materialidad y riesgo de la Auditoría 4.8 Identificación de fuentes de criterio 4.9 Personal clave 4.10 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma
de actividades 4.11 Elaboración de los programas de Ejecución.
5 Auditores Elaboran los papeles de trabajo.
6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo del programa de la planificación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 251 De 622
7 Jefe de Unidad Elabora el memorando de la planificación y el programa o
programas de Ejecución.
8 Supervisor de Auditoría
Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la
planificación y los programas de Ejecución. Posteriormente, los
presenta a la Dirección para revisión y aprobación de los mismos.
9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al memorando de la planeación y
programas de Ejecución.
10 Supervisor de Auditoría o Jefe de
Unidad
Presenta el memorando de la planeación y los programas de
Ejecución a la Dirección de Auditoría, para la aprobación de los
mismos.
11 Director de Auditoría Interna Aprueba el memorando de la planeación y los programas de
Auditoría.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 252 De 622
Clave: MP-DAI-004
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoría financiera
Notificación a la unidad
organizativa sobre auditoria a realizarse
Desarrollo del
programa de planificación
Revisión de papeles de
trabajo de la planificación
A
Revisión del memorando
de la planeación y programas de auditoría
Programa de
planeación
Revisión del plan de
trabajo y asignación de auditores
Inicio
Memorando de la
planeación y programas de auditoría
Ajustes al memorando de
la planeación y programas de auditoría
A
Presentación del memorando de la planeación y programas de auditoria, a
la Dirección para su aprobación
Aprobación de Memorando
de Planeación y Programas de auditoría
Elaboración de
Orden de trabajo
¿Es correcto el memorando y los
programas?
Si
No
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Orden de
Trabajo
Elaboración de
Programa de Planeación
Elaboración del
Memorando de Planeación y
Programas de auditoría
Memorando de la
planeación y programas de auditoría aprobados
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 253 De 622
MP-DAI-005 Relación del Proceso: PS-DAI-02
Procedimiento: Fase de Ejecución de la auditoría financiera
Propósito del Procedimiento: La Auditoría financiera, tiene como objetivo emitir una conclusión sobre la
razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros o componentes de los estados financieros.
Obtener la evidencia de la auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores Desarrollan cédula sumaria.
2 Auditores Desarrollan cédula descriptiva.
3 Auditores Determinan la muestra a examinar.
4 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de Auditoría
5 Auditores Desarrollan los papeles de trabajo del programa o programas de
Ejecución.
6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa o programas de
Ejecución.
7 Auditores Elaboran cédula de deficiencias.
8 Jefe de Unidad Revisa cédula de deficiencias.
9 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar
10 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar
11 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Realizan las correcciones a la comunicación preliminar de ser
necesarias.
12 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 254 De 622
Clave: MP-DAI-005
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la ejecución de la Auditoria Financiera
Determinación de la
muestra de
Desarrollo del programa de
ejecución de la auditoría
Supervisión de papeles de
trabajo del programa de ejecución de la auditoría
Cedula de
deficiencias
A
A
Revisión cedula de
deficiencas
Comunicación
preliminar
Aprobación de la
Comunicación Preliminar
Revisión de
comunicación
¿Es correcta la Comunicación
?
¿Es correcta la muestra?
Inicio
Aprobación de la muestra de
Auditoría
Si
No
Realizar correcciones
No
Si
Fin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Elaboración de Cédula de
deficiencias
Elaboración de
Comunicación Preliminar
Comunicación
preliminar aprobada
Desarrollo cedula
sumaria
Desarrollo cedula
descriptiva
11
12
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 255 De 622
MP-DAI-006 Relación del Proceso: PS-DAI-02
Procedimiento: Fase del informe de la auditoría financiera
Propósito del Procedimiento: La Auditoría financiera, tiene como objetivo emitir una conclusión sobre la
razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros o componentes de los estados financieros.
Obtener el informe definitivo.
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores y Jefe de
Unidad Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada.
2 Jefe de Unidad Elabora el borrador del informe y carta de gerencia
3 Supervisor de Auditoría Supervisa borrador de informe y carta de gerencia; posteriormente, lo presenta
a la Dirección para revisión y aprobación.
4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del borrador del informe.
5 Auditores y Jefes de
Unidad Analizan las respuestas y evidencias presentadas por los auditados.
6 Jefe de Unidad Elabora informe y carta de gerencia definitivos.
7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y lo presenta a la Dirección
para revisión y aprobación.
8 Director de Auditoría Realiza correcciones a Informe definitivo y Carta de Gerencia de ser
necesarias.
9 Director de Auditoría Aprueba el informe definitivo
10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo y carta de gerencia.
11 Jefes de Unidad y
Supervisor de Auditoría Cierran los papeles de trabajo.
12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo
13 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 256 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de informe de la Auditoria Financiera
Clave: MP-DAI-006
Revisión del Borrador de
Informe y Carta de Gerencia, y presentación a la Dirección
para su revisión
Convocatoria a lectura
del Borrador de
Borrador del Informe y
Carta de Gerencia
A
A
Análisis de respuestas y
evidencias presentadas por los auditados
Informe y Carta de
Gerencia definitivos
Revisión de Informe y
Carta de Gerencia definitivos, y presentados
para su aprobación
Distribución del Informe
y Carta de Gerencia definitivos
Cierre de papeles de
trabajo
Análisis de respuestas por
parte de la unidad auditada
Remisión de papeles
de trabajo
Archiv o de papeles de
trabajo
Fin
¿Es correcto Informe Definitivo?
Inicio
Aprobación de Informe
Definitivo
Realizar correcciones
No
Si
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
11
13
Elaboración de Borrador del
Informe y Carta de Gerencia
Elaboración de Convocatoria
a Lectura de Borrador de Informe
Elaboración de Informe y
Carta definitivos
Informe y Carta de
Gerencia definitivos aprobados
Recepción y
resguardo de papeles de trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 257 De 622
MP-DAI-007 Relación del Proceso: PS-DAI-03
Procedimiento: Fase de la planificación de la auditoría de proyectos
Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados
están siendo utilizados razonablemente. Obtener el memorando de la Planeación y los programas de auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna a los auditores que realizarán la Auditoría.
2 Director de Auditoría Firma y remite la notificación de la Auditoría a la unidad
organizativa objeto a examen.
3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los auditores
asignados.
4 Auditores
Elaboran el programa de la planificación, considerando como
mínimo las siguientes actividades:
4.1 Determinación de los objetivos y alcance de la Auditoría
4.2 Conocimiento de la unidad auditada.
4.3 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior.
4.4 Estados financieros y notas explicativas relacionadas a los
programas o proyectos
4.5 Listado de programas o proyectos
4.6 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la
Auditoría anterior.
4.7 Evaluación del control interno.
4.8 Identificación de fuentes de criterio
4.9 Personal clave.
4.10 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma
de actividades.
4.11 Elaboración del programa de Ejecución.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 258 De 622
5 Auditores Desarrollan los papeles de trabajo del programa de la
planificación.
6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo
7 Jefe de Unidad Elabora el memorando de la planificación y el programa o
programas de Ejecución.
8 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la
planificación y los programas de Ejecución.
9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al memorando de la planificación
y programas de trabajo
10 Supervisor de Auditoría o Jefe de
Unidad
Presenta a la Dirección el memorando de planeación y los
programas de Ejecución, para revisión y aprobación de los
mismos.
11 Director de Auditoría Interna Aprueba el memorando de la planeación y los programas de
Auditoría.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 259 De 622
Clave: MP-DAI-007
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoria de Proyectos
Notificación a la unidad
organizativa sobre auditoria a realizarse
Desarrollo del
programa de planificación
Revisión de papeles de
trabajo de la planificación
A
Revisión del memorando
de la planeación y programas de auditoría
Programa de
planeación
Revisión del plan de
trabajo y asignación de auditores
Inicio
Memorando de la
planeación y programas de auditoría
Ajustes al memorando de
la planeación y programas de auditoría
A
Presentación del memorando de la planeación y programas de auditoria, a
la Dirección para su aprobación
Aprobación de Memorando
de Planeación y Programas de auditoría
Elaboración de
Orden de trabajo
¿Es correcto el memorando y los
programas?
Si
No
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Orden de
Trabajo
Elaboración de
Programa de Planeación
Elaboración del
Memorando de Planeación y
Programas de auditoría
Memorando de la
planeación y programas de auditoría aprobados
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 260 De 622
MP-DAI-008 Relación del Proceso: PS-DAI-03
Procedimiento: Fase de la ejecución de la auditoría de proyectos
Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados están
siendo utilizados razonablemente. Obtener la evidencia de la auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores Desarrollan de cédula sumaria.
2 Auditores Desarrollan de cédula descriptiva
3 Auditores Determinan la muestra a examinar.
4 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de Auditoría
5 Auditores Desarrollan de los papeles de trabajo del programa o programas
de Ejecución.
6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa o programas de
Ejecución.
7 Auditores Elaboran cédula de deficiencias.
8 Jefe de Unidad Revisa cédula de deficiencias.
9 Jefe de Unidad Elaboran comunicación preliminar
10 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar
11 Jefe de unidad y Director de Auditoría Realizan correcciones a comunicación preliminar de ser
necesarias.
12 Jefe de unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 261 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de la Auditoria de Proyectos
Clave: MP-DAI-008
Determinación de la
muestra de
Desarrollo del programa de
ejecución de la auditoría
Supervisión de papeles de
trabajo del programa de ejecución de la auditoría
Cedula de
deficiencias
A
A
Revisión cedula de
deficiencas
Comunicación
preliminar
Aprobación de la
Comunicación Preliminar
Revisión de
comunicación
¿Es correcta la Comunicación
?
¿Es correcta la muestra?
Inicio
Aprobación de la muestra de
Auditoría
Si
No
Realizar correcciones
No
Si
Fin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Elaboración de Cédula de
deficiencias
Elaboración de
Comunicación Preliminar
Comunicación
preliminar aprobada
Desarrollo cedula
sumaria
Desarrollo cedula
descriptiva
11
12
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 262 De 622
MP-DAI-009 Relación del Proceso: PS-DAI-03
Procedimiento: Fase del informe de la auditoría de proyectos
Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados
están siendo utilizados razonablemente. Obtener el informe definitivo.
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores y Jefe de Unidad Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada
2 Jefe de Unidad Elaboran borrador de informe y carta de gerencia
3 Supervisor de Auditoría
Supervisa borrador de informe y carta de gerencia;
posteriormente, lo presenta a la Dirección para revisión y
aprobación.
4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del borrador del informe.
5 Auditores y Jefes de Unidad Analizan las respuestas y evidencia presentadas por los
auditados.
6 Jefe de Unidad Elabora informe y carta de gerencia definitivos.
7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y lo presenta a
la Dirección para revisión y aprobación.
8 Director de Auditoría Interna Realiza correcciones a informe y carta de gerencia definitivos de
ser necesarias.
9 Director de Auditoría Aprueba el informe definitivo
10 Director de Auditoría Firma nota de distribución del informe definitivo.
11 Jefe de Unidad y Supervisor de
Auditoría
Cierran los papeles de trabajo.
12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo
13 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 263 De 622
Clave: MP-DAI-009
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de la Auditoria de Proyectos
Revisión del Borrador de
Informe y Carta de Gerencia, y presentación a la Dirección
para su revisión
Convocatoria a lectura
del Borrador de
Borrador del Informe y
Carta de Gerencia
A
A
Análisis de respuestas y
evidencias presentadas por los auditados
Informe y Carta de
Gerencia definitivos
Revisión de Informe y
Carta de Gerencia definitivos, y presentados
para su aprobación
Distribución del Informe
y Carta de Gerencia definitivos
Cierre de papeles de
trabajo
Análisis de respuestas por
parte de la unidad auditada
Remisión de papeles
de trabajo
Archiv o de papeles de
trabajo
Fin
¿Es correcto Informe Definitivo?
Inicio
Aprobación de Informe
Definitivo
Realizar correcciones
No
Si
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
11
13
Elaboración de Borrador del
Informe y Carta de Gerencia
Elaboración de Convocatoria
a Lectura de Borrador de Informe
Elaboración de Informe y
Carta definitivos
Informe y Carta de
Gerencia definitivos aprobados
Recepción y
resguardo de papeles de trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 264 De 622
MP-DAI-010 Relación del Proceso: PS-DAI-04
Procedimiento: Planificación de examen especial
Propósito del Procedimiento: El examen especial es la revisión puntual para determinar el cumplimiento del control
interno o de aspectos legales relacionados con las operaciones, actividades y programas específicos del MJSP.
Obtener el memorando de la planeación y el programa de auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna a los auditores que realizarán la Auditoría.
2 Director de Auditoría Firma y remite la notificación de la Auditoría a la unidad
organizativa objeto de examen.
3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los auditores
asignados.
4 Auditores
Elaboran programa de la planificación, considerando como mínimo las siguientes actividades:
4.1 Conocimiento del área examinada. 4.2 Revisión de papeles de trabajo de la auditoría anterior. 4.3 Obtención de la información específica de la revisión puntual.
4.4 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la
Auditoría anterior.
4.5 Identificación de fuentes de criterio.
4.6 Determinación del alcance de la Auditoría.
4.7 Personal clave.
4.8 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma
de actividades.
4.9 Elaboración del programa de Ejecución.
5 Auditores Desarrollan el programa de la planificación.
6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo
7 Jefe de Unidad Elabora el memorando de la planificación y el programa o
programas de Ejecución.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 265 De 622
8 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la
planificación y los programas de Ejecución.
9 Jefe de Unidad Ajusta el memorando de la planificación y el programa o
programas de Ejecución.
10 Supervisor de Auditoría o Jefe de
Unidad
Presenta a la Dirección el memorando de la planeación y los
programas de Ejecución para la aprobación de los mismos.
11 Director de Auditoría Aprueba el memorando de la planeación y los programas de
Auditoría.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 266 De 622
Clave: MP-DAI-010
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Planificación de Examen Expecial
Notificación a la unidad
organizativa sobre auditoria a realizarse
Desarrollo del
programa de planificación
Revisión de papeles de
trabajo de la planificación
A
Revisión del memorando
de la planeación y programas de auditoría
Programa de
planeación
Revisión del plan de
trabajo y asignación de auditores
Inicio
Memorando de la
planeación y programas de auditoría
Ajustes al memorando de
la planeación y programas de auditoría
A
Presentación del memorando de la planeación y programas de auditoria, a
la Dirección para su aprobación
Aprobación de Memorando
de Planeación y Programas de auditoría
Elaboración de
Orden de trabajo
¿Es correcto el memorando y los
programas?
Si
No
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Orden de
Trabajo
Elaboración de
Programa de Planeación
Elaboración del
Memorando de Planeación y
Programas de auditoría
Memorando de la
planeación y programas de auditoría aprobados
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 267 De 622
MP-DAI-011 Relación del Proceso: PS-DAI-04
Procedimiento: Fase de ejecución del examen especial
Propósito del Procedimiento: El examen especial es la revisión puntual para determinar el cumplimiento del control
interno o de aspectos legales relacionados con las operaciones, actividades y programas específicos del MJSP.
Obtener la evidencia de la auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores Determinan la muestra a examinar.
2 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de Auditoría
3 Auditores Desarrollan el programa de Ejecución.
4 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa de Ejecución.
5 Jefe de Unidad Elabora cédula de deficiencias.
6 Supervisor de Auditoría Supervisa cédula de deficiencias.
7 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar.
8 Supervisor de Auditoría Supervisa comunicación preliminar
9 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Realizan correcciones si son necesarias
10 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 268 De 622
Clave: MP-DAI-011
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de Examen Expecial
Determinación de la
muestra de
Desarrollo del programa de
ejecución de la auditoría
Supervisión de papeles de
trabajo del programa de ejecución de la auditoría
Cedula de
deficiencias
A
A
Revisión cedula de
deficiencas
Comunicación
preliminar
Aprobación de la
Comunicación Preliminar
Revisión de
comunicación
¿Es correcta la Comunicación
?
¿Es correcta la muestra?
Inicio
Aprobación de la muestra de
Auditoría
Si
No
Realizar correcciones
No
Si
Fin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Elaboración de Cédula de
deficiencias
Elaboración de
Comunicación Preliminar
Comunicación
preliminar aprobada
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 269 De 622
MP-DAI-012 Relación del Proceso: PS-DAI-04
Procedimiento: Fase del informe del examen especial
Propósito del Procedimiento: El examen especial es la revisión puntual para determinar el cumplimiento del control
interno o de aspectos legales relacionados con las operaciones, actividades y programas específicos del MJSP.
Obtener el informe definitivo
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Auditores y Jefe de Unidad Analizan las respuestas dadas por los auditados a la
comunicación preliminar
2 Jefe de Unidad Elabora el borrador de informe y carta de gerencia.
3 Supervisor de Auditoría Supervisa borrador de informe y carta de gerencia;
posteriormente, lo presenta a la Dirección para revisión y
aprobación.
4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del borrador del informe.
5 Auditores y Jefe de Unidad Analizan las respuestas presentadas por los auditados al
borrador del informe.
6 Jefe de Unidad Elabora informe definitivo y carta de gerencia definitivos.
7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y los presenta a
la Dirección para revisión y aprobación.
8 Director de Auditoría Realiza las correcciones al Informe Definitivo y Carta de Gerencia
de ser necesarias.
9 Director de Auditoría Aprueba los informes definitivos
10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo.
11 Jefe de Unidad y Supervisor de
Auditoría
Cierran los papeles de trabajo
12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.
13 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 270 De 622
Clave: MP-DAI-012
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de informe de Examen Expecial
Revisión del Borrador de
Informe y Carta de Gerencia, y presentación a la Dirección
para su revisión
Convocatoria a lectura
del Borrador de
Borrador del Informe y
Carta de Gerencia
A
A
Análisis de respuestas y
evidencias presentadas por los auditados
Informe y Carta de
Gerencia definitivos
Revisión de Informe y
Carta de Gerencia definitivos, y presentados
para su aprobación
Distribución del Informe
y Carta de Gerencia definitivos
Cierre de papeles de
trabajo
Análisis de respuestas por
parte de la unidad auditada
Remisión de papeles
de trabajo
Archiv o de papeles de
trabajo
Fin
¿Es correcto Informe Definitivo?
Inicio
Aprobación de Informe
Definitivo
Realizar correcciones
No
Si
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
11
13
Elaboración de Borrador del
Informe y Carta de Gerencia
Elaboración de Convocatoria
a Lectura de Borrador de Informe
Elaboración de Informe y
Carta definitivos
Informe y Carta de
Gerencia definitivos aprobados
Recepción y
resguardo de papeles de trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 271 De 622
MP-DAI-013 Relación del Proceso: PA-DAI-05
Procedimiento: Plan anual operativo de la DAI
Propósito del Procedimiento: Obtener el plan anual de trabajo y el plan anual de auditoría
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Elaboran el plan anual de Auditoría y lo remite a la Corte de
Cuentas de la República, antes del 31 de marzo de cada año, en
cumplimiento al Art. 36 de la Ley de la Corte de Cuentas.
2 Dirección de Auditoría Recibe de la Dirección de Planificación y de la DACI, los
lineamientos específicos para la elaboración del plan anual
operativo y presupuesto de la DAI.
3 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Elaboran el plan de trabajo y presupuesto de la Dirección de
Auditoría Interna, de conformidad a los lineamientos establecidos
por la Dirección de Planificación Institucional y la DACI.
4 Director de Auditoría Firma y remite el plan anual operativo a la Dirección de
Planificación.
5 Secretaria Archiva y resguarda el PAO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 272 De 622
1
2
3
4 5
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Plan anual operativo de la DAI
Clave: MP-DAI-013
Inicio
Remisión del Plan
Operativo a la Dirección de Planificación
Dirección de Auditoria recibe lineamientos de la
Dirección de Planificación y de la DACI para la
elaboración del Plan anual Operativo
Elaboración Plan anual de auditoría y,
remisión a la Corte de Cuentas de la
República
Plan de Trabajo y Presupuesto, de conformidad a
lineamientos remitidos por la Dirección de
Planificación y DACI
Fin
Archivo
de PAO
Elaboración del Plan Anual de Trabajo y Presupuesto
de conformidad a los lineamientos de la
Dirección de Planificación y la DACI
Archivar PAO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 273 De 622
MP-DAI-014 Relación del Proceso: PA-DAI-05
Procedimiento: Seguimiento al POA
Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento del POA
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Dan seguimiento al Plan Anual de Auditoría Interna
2
Director de Auditoría Realiza ajustes o reprogramaciones al Plan Anual de Trabajo,
comunicando a la Corte de Cuentas de la República y a la
Dirección de Planificación, las reprogramaciones o ajustes
efectuados.
3 Secretaria En los primeros cinco días hábiles de cada mes, elabora el
reporte mensual de avance de metas y lo presenta a la Dirección
de Auditoría para revisión.
4 Director de Auditoría Realiza las correcciones al reporte de ser necesarias
5 Director de Auditoría Revisa y firma el reporte mensual de metas.
6 Secretaria Remite a la Dirección de Planificación el reporte mensual de
metas
7 Secretaria Resguardo de reporte mensual de metas
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 274 De 622
Clave: MP-DAI-014
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Seguimiento al POA
Inicio
Remisión del reporte mensual de metas a la
Dirección de Planificación
Ajustes al Plan anual
Operativo, comunicando a la Corte de Cuentas y a la Dirección de Planificación
Reportes de avance
mensual de metas
Seguimiento al Plan
anual Operativo de
Archiv o de reporte remitido
¿es correcto el reporte mensual?
Fin
Elaboración de reportes de
avance mensual de metas
Aprobación del reporte mensual de metas
Resguardo de reporte mensual de metas
Realizar correcciones
No
Si
2
1
3
4
5
6
7
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 275 De 622
MP-DAI-015 Relación del Proceso: PA-DAI-05
Procedimiento: Memoria de labores de la DAI
Propósito del Procedimiento: Presentar logros alcanzados a través de la Dirección de Auditoría.
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Dirección de Auditoría Recibe de la Dirección de Planificación, los lineamientos
específicos para la elaboración de la memoria de labores
2 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Elaboran memoria de labores sobre la Gestión realizada, de
conformidad a los lineamientos establecidos por la Dirección de
Planificación Institucional
3 Director de Auditoría Revisa y firma nota de remisión de la memoria de labores.
4 Secretaria Resguarda la memoria de labores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 276 De 622
Clave: MP-DAI-015
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Memortia de Labores de la DAI
Inicio
Remisión de Memoria de Labores a la
Dirección de Planificación
Memoria de Labores sobre
la gestión realizada
Archivo de Memoria
de Labores
Recibe los lineamientos de la Dirección de
Planificación para presentación de memoria
de labores
Fin
Elaboración de memoria de labores sobre la
gestión realizada por cada ejercicio fiscal
Resguardo de memoria de labores
1
4
3
2
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 277 De 622
MP-DAI-016 Relación del Proceso: PA-DAI-06
Procedimiento: Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores
Propósito del Procedimiento: Verificar la veracidad de los inventarios físicos, bienes o valores
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna al Auditor Encargado
2 Director de Auditoría Firma y entrega orden de trabajo
3 Auditor Obtiene la información específica de la verificación a realizar.
4 Auditor Realiza la verificación física
5 Auditor Desarrolla los papeles de trabajo producto de la verificación
física.
6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo de la verificación efectuada.
7 Auditor Elabora el reporte o el acta de verificación.
8 Supervisor de Auditoría Supervisa el reporte o el acta de verificación.
9 Supervisor de Auditoría Realiza correcciones de ser necesarias
10 Auditor Encargado y el Supervisor de
Auditoría
Firman y remiten el reporte o el acta de verificación.
11 Auditor Cierra los papeles de trabajo.
12 Auditor Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.
13 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 278 De 622
Clave: MP-DAI-016
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores
Asignación de
Auditor
AInicio
A
Reporte o acta de
verificación
Revisión del reporte
o acta de
Cierre de papeles de
trabajo
Remisión de papeles de
trabajo
Entrega Orden
de trabajo
Realización de
verificación física
Revisión de papeles
de trabajo
Archivo
papeles de trabajo
Obtención de
información para realizar verificación
Desarrollo de papeles de trabajo
producto de verificación física
¿es correcta el
Acta de Verificación?
Fin
Elaboración de
reporte o acta de
Correcciones al Acta
de Verificación Física
Si
No
B
B
Resguardo de papeles de
trabajo
1
2
3
4
5
6
8
7
9
10Aprobación del Acta de
Verificación
11
12
13
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 279 De 622
MP-DAI-017 Relación del Proceso: PA-DAI-06
Procedimiento: Seguimiento a recomendaciones Anteriores
Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones pendientes
Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna
No Responsable Descripción
1 Director de Auditoría Asigna al Auditor Encargado del seguimiento
2 Director de Auditoría Firma y entrega orden de trabajo
3 Auditor Elabora programa de seguimiento
4 Supervisor de Auditoría Supervisa el programa de seguimiento
5 Auditor Obtiene los informes emitidos por Auditorías Externas e Internas.
6 Auditor Revisa las recomendaciones pendientes y da seguimiento a las
mismas, concluyendo sobre el grado de cumplimiento.
7 Auditor Elabora el reporte de seguimiento
8 Supervisor de Auditoría Revisa el reporte de seguimiento y lo presenta a la Dirección
para revisión y aprobación.
9 Director de Auditoría Realiza correcciones al reporte de seguimiento de ser necesarias
10 Director de Auditoría Aprueba el reporte de seguimiento.
11 Director de Auditoría Firma nota de distribución del reporte de seguimiento
12 Auditor Cierra los papeles de trabajo.
13 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo
14 Auditor Remite a la Secretaria los papeles de trabajo
15 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 280 De 622
Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Seguimiento a recomendaciones Anteriores
Clave: MP-DAI-017
Asignación de
Auditor
Revisión del programa
de seguimiento
A
Programa de
seguimiento
Inicio
A
Reporte de
seguimiento
Revisión del reporte
de seguimiento
Distribución del
reporte
Supervisión de papeles
de trabajo
Cierre y revisión de
papeles de trabajo
Remisión de papeles de
trabajo
Entrega Orden
de trabajo
Obtención de informes de auditorías externas
einternas
Revisión a recomendaciones
pendientes y seguimiento a las mismas
Archivo
papeles de trabajo
¿Es correcto
el reporte?
Fin
Elaboración de
Programa de seguimiento
Elaboración de
reporte de seguimiento
Aprobación del
reporte de seguimiento
Resguardo de
papeles de trabajo
Correcciones al
reporte
B
B
1
2
3
4
5
6
8
7
9
10
11
12
13
15
14
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 281 De 622
H) UNIDAD DE GÉNERO
Mapa de Procesos de la Dirección:
Aprobó: Jefa de Unidad
Lic. Gloria Argueta
Procesos Sustantivos
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: UNIDAD DE GENERO
UN
IDA
DE
S O
RG
AN
IZA
TIV
AS
DE
L M
JS
P
PS-UG-01
Gestión Administrativa
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA
Sensibilización y desarrollo de
proyectos con perspectiva de
género
PA-UG-02
UN
IDA
DE
S O
RG
AN
IZA
TIV
AS
DE
L M
JS
P
Procesos Adjetivos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 282 De 622
Clave: MP-UG-001 Relacionado con: PS-UG-01
Procedimiento: Revisión de normativas con perspectiva de género
Propósito del Procedimiento: Analizar la normativa interna del MJSP con perspectiva de género
formulando las sugerencias que se estimen necesarias, para llegar a una verdadera equidad sustantiva en
esta Secretaria de Estado.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género
No Responsable Descripción
1 Técnica (o) Lectura de documentos institucionales en busca de enfoque de género
2 Técnica (o) Tranversalización del documento con la nueva normativa de género
3 Técnica (o) Resaltar observaciones
4 Técnica (o) Elaborar reporte: Informe de normativa de género
5 Coordinadora Da visto bueno al reporte
6 Coordinadora Entrega de informe para validación
7 Despacho Evaluación de informe, e informa resultado
8 Coordinadora Remitir evaluación de informe a instancia correspondiente
9
Colaborador (a)
administrativo (a) Archiva evaluación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 283 De 622
Inicio
Clave: MP-UG-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión de normativas con perspectiva de género
Informe de normativa
de género
1. Lectura de normativa
2. Verificación de
existencia de corporativo
legal de género
4. Elaboración de reporte
¿Informe
reprobado?
8. Remisión de informe a
instancia correspondiente
SI
NO
¿Existe
corporativo legal
de género?3. Resaltar Observaciones
SI
NO
A
A
Fin
6. Entrega de informe para
validación
7. Evaluación de Informe
9. Archivo de
Informe
5. Visto Bueno de Informe
Normativo de Género
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 284 De 622
Clave: MP-UG-002 Relacionado con: PS-UG-01
Procedimiento: Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación
Propósito del Procedimiento: Diseñar, ejecutar, controlar y dar seguimiento al plan de sensibilización
institucional para minimizar la discriminación o exclusión en materia de género.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género
No Responsable Descripción
1 Técnica Recolectar información vía encuesta o solicitud
2 Técnica Análisis de la necesidad de capacitación
3 Técnica Determinar necesidad de capacitación
4 Técnica Si no se encuentra necesidades de capacitación, elaborar reporte de
dicha inexistencia
5 Técnica Desarrollo de proyecto con temática de género
6 Coordinadora Validación de la capacitación
7 Técnica Implementación de la capacitación
8 Técnica Evaluación de la capacitación
9 Técnica Resultados de la capacitación
10 Técnica Elaboración y remisión de informe
11 Coordinadora Revisión y aprobación de informe
12 Colaboradora
administrativa Archivar documentos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 285 De 622
Inicio
Clave: MP-UG-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación
1. Relocción de información
2. Análisis de la
necesidades de
capacitación
5. Desarrollo de proyecto
con tematica de género
9. Resultados de la
capacitación
¿Se encuentran
definidas las
necesidades de
capacitación?
4.Elaboración de reporte
SI
NO
A
A
Fin
6. Validación de la
capacitación
7. Implementación de la
capacitación
12. Archivo de
Informe
3. Determinación de las
necesidades de
Capacitación
8. Evaluación de la
capacitación
10. Elaboración y remisión
de informe de resultados
11. Aprovación de Informe
Informe de
resultados de
capacitación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 286 De 622
Clave: MP-UG-003 Relacionado con: PS-UG-01
Procedimiento: Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres
Propósito del Procedimiento: Cumplir con el mandato de los artículos 30 y 31 de la ley especial, integral
para una vida libre de violencias para las mujeres
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género
No Responsable Descripción
1 Coordinadora Establecer los flujos de información entre el MJSP y las diferentes
entidades del estado en conjunto con la DIGESTYC.
2 Coordinadora Monitoreo en la recolección de información en hechos de violencia
contra las mujeres
3 Coordinadora Elaboración de informes para ser presentados al titular sobre hecho de
violencias contra las mujeres.
4 Colaboradora
administrativa Archivar informes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 287 De 622
Inicio
Clave: MP-UG-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres
1. Establecimiento de los
flujos de información.
2. Monitoreo y recollección
de información en hechos
de violencia
Fin
4. Archivo de
Informe
3. Elaboración de Informe
de hechos de violencia
contralas mujeres
Informe de hechos
de violencia
contralas mujeres
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 288 De 622
Clave: MP-UG-004 Relacionado con: PA-UG-02
Procedimiento: Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que se
ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.
Propósito del Procedimiento: Sensibilización individual y colectiva en la destrucción de causas y mitos en
temas de género, que alimentan las prácticas discriminatorias.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género
No Responsable Descripción
1 Coordinadora Recibe convocatoria
2 Coordinadora Margina invitación, delegando a la persona que deberá asistir a dicho
evento.
3 Técnico (a) Asiste al evento.
4 Técnico (a) Elabora y entrega informe, sobre lo acontecido en el evento.
5 Coordinadora Recibe informe y se da por enterada de lo acontecido en el mismo.
6 Colaborador (a)
Administrativo (a) Archiva Informe.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 289 De 622
Clave: MP-UG-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que
se ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.
Inicio
1. Recibe convocatoria
2. Asignación de Actividad
Fin
6. Archivo de
Informe
3. Asistencia a evento
Informe de
participación
4. Elaboración de Informe
de asistencia a evento
5. Visto bueno al informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 290 De 622
Clave: MP-UG-005 Relacionado con: PA-UG-02
Procedimiento: Seguimiento a enlaces de Género Institucionales.
Propósito del Procedimiento: Coordinar el trabajo de las Unidades de Enlace que funcionan en las
distintas direcciones de esta Secretaría de Estado y sus dependencias, Acuerdo 195-A del MJSP.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género
No Responsable Descripción
1 Coordinadora Realiza la convocatoria a los enlaces.
2 Técnico (a) Coordina la logística para el evento, incluyendo facilitador.
3 Coordinadora Participa en dichas reuniones de seguimiento.
4 Técnico (a) Elabora y entrega informe, sobre lo acontecido en el evento.
5 Coordinadora Recibe informe.
6 Colaborador (a)
Administrativo (a) Archiva Informe.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 291 De 622
Inicio
Clave: MP-UG-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento a enlaces de Género Institucionales
1. Realiza convocatoria
2. Coordinación de
logíatica de evento
Fin
6. Archivo de
Informe
3. Participación en reunión
Informe de
participación
4. Elaboración de Informe
de asistencia a evento
5. Visto bueno al informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 292 De 622
J) OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA
Mapa de Procesos de la Dirección:
Oficial de Información
Lic. Francisca Salinas
PA-OIR-02
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA Aprobó:
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA
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Procesos Sustantivos
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Gestión Administrativa
PS-OIR-01
Gestión del Acceso a la
Información
Procesos Adjetivos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 293 De 622
Clave: MP-OIR-001 Relacionado con: PS-OIR-01
Procedimiento: Orientación para la formulación de solicitudes de Información Pública
Propósito del Procedimiento: Explicar al peticionario, la forma correcta de llenar la Solicitud de
Información Pública
Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta
No Responsable Descripción
1 Técnico de Ventanilla Recibe al peticionario.
2 Peticionario Manifiesta verbalmente el contenido de la información que
desea recibir.
3 Técnico de Ventanilla Analiza su petición y le orienta para la correcta presentación de
la misma.
4 Técnico de Ventanilla Entrega formato de solicitud de acceso a la información pública.
5 Peticionario Completa el formato para realizar la petición de información y lo
entrega al Técnico de Ventanilla.
6 Técnico de Ventanilla Entrega copia de recibido, al Peticionario.
7 Peticionario
Si la solicitud de información corresponde a otro Ente Público,
el Técnico de Ventanilla, hace del conocimiento al solicitante
para efecto de que presente su solicitud ante la Oficina de
Información y Respuesta del Ente Público correspondiente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 294 De 622
Inicio
Clave: MP-OIR-01
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Orientación para la Formulación de Solicitudes de Información Pública
1. Recepción del
peticionario
2. Solicitud verbal de la
información.
Fin
3. Analizar petición y
brindar orientación
Solicitud
4. Entregar formato de
solicitud de acceso a la
información.
¿La información
solicitada corresponde
al MJSP?
7. Orientación al
peticionario en el ente
correspondiente.
SI
NO
5. Completar formato de
solicitud de información
6. Sacar copia de solicitud
y entregar a solicitante
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 295 De 622
Clave: MP-OIR-002 Relacionado con: PS-OIR-01
Procedimiento: Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y
Seguridad Pública.
Propósito del Procedimiento: Atender las solicitudes de información pública, siempre y cuando ésta
sea generada, administrada, manejada, archivada o custodiada por el Ministerio de Justicia y Seguridad
Pública.
Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta (OIR)
No Responsable Descripción
1 Técnico Jurídico Recibe la solicitud de información para su atención.
2 Técnico Jurídico Analiza que la petición corresponda a actividades propias del MJSP. En
caso de duda sobre este tema solicita asesoría al Oficial de Información.
3 Técnico Jurídico Entrega la solicitud al Oficial de Información para que éste determine a
que área o áreas específicas del Ministerio se canalizará la misma.
4 Oficial de Información Analiza e instruye a la instancia a la que deberá remitirse
5 Técnico Jurídico
Elabora oficio de petición de información para el trámite correspondiente.
Dicho oficio, firmado por el Oficial de Información, se envía al área o áreas
del MJSP responsables de proporcionar la información a más tardar, el
día hábil siguiente de recibida la solicitud.
6 Técnico Jurídico
Procede a foliar, sellar y registrar en una libreta de egresos, los oficios
generados por la OIR relativos a las solicitudes de información que
habrán de canalizarse.
7 Técnico Jurídico Clasifica y cuenta de forma manual las solicitudes que se enviarán a las
direcciones o unidades correspondientes.
8 Técnico de Ventanilla Llena registro de solicitudes entregadas a las direcciones, guardando una
copia de recibido por la Dirección o Unidad correspondiente.
9 Directores de MJSP Direcciones y dependencias del Ministerio de Justicia y Seguridad
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 296 De 622
Pública, reciben solicitud de Información oficiosa.
10 Técnico Jurídico Da seguimiento a las solicitudes enviadas a las diferentes direcciones o
dependencias del Ministerio.
11 Peticionario
Si la petición no corresponde a actividades del MJSP, el funcionario
público envía notificación al Peticionario que su solicitud ha sido
canalizada al Ente Público correspondiente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 297 De 622
Inicio
Clave: MP-OIR-02
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
1. Recepción del solicitud
2. Analizar petición
Fin
3. Determinar área a enviar
solicitud
¿La información
solicitada corresponde
al MJSP?
11. Proporcionar notificación
al peticionario y orientar del
ente correspondiente
SI
NO
4. Analiza e instruye a la
instancia a la que deberá
remitirse
5. Elaborar oficio de
petición de información
6. Foliar, sellar y registrar
en una libreta de
egresos
A
A
7. Clasificación de las
solicitudes a entregar a
área correspondiente
8. Registro de solicitud
entregadas a áreas.
Oficio
9. Reciben solicitud de
Información oficiosa
10.Seguimiento de la
solicitud enviada
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 298 De 622
Clave: MP-OIR-003 Relacionado con: PS-OIR-01
Procedimiento: Trámite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y
Seguridad Pública.
Propósito del Procedimiento: Atender las solicitudes de información pública, siempre y cuando ésta sea
generada, administrada, manejada, archivada o custodiada por el Ministerio de Justicia y Seguridad
Pública.
Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta
No Responsable Descripción
1 Oficial de
Información
Analiza solicitud de información y margina solicitud a Dirección
correspondiente.
2 Directores de
MJSP Recibe solicitud de acceso a la información.
3 Directores de
MJSP
Analiza solicitud, para verificar que la información no sea restringida,
confidencial o reservada.
4 Directores de
MJSP
Si la información solicitada es restringida, confidencial o reservada; notifica
a la OIR que no puede proporcionar información.
5 Directores de
MJSP
Si la información solicitada en oficiosa, recopila y prepara documentación
(digital y/o físico)
6 Oficial de
Información Remite información oficiosa solicitada.
7 Oficial de
Información
Recibe y revisa información, verificando cumplimiento de tiempo y contenido
completo, en relación a lo solicitado.
8 Técnico de
ventanilla
Envía notificación al peticionario, dándole a conocer que su solicitud ya fue
procesada y que puede pasar a recoger dicha información, así también se le
hace del conocimiento si es o no necesario realizar algún pago.
9 Peticionario El peticionario recibe la notificación sobre su solicitud de información.
10 Técnico de
ventanilla
El peticionario se presenta ante la OIR, y el funcionario que dio seguimiento
a la solicitud hace entrega de la información solicitada, dejando constancia
de que ya fue retirada.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 299 De 622
Inicio
Clave: MP-OIR-03
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Tramite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
1. Analiza solicitud de
información
Fin
5. Recopila y prepara
información solicitada
6. Remite información
oficiosa solicitada
¿La información
solicitada es restringida,
confidencial o
reservada?
NO
SI
A
4. Notifica que puede
proporcionar ese tipo de
información
2. Revisa solicitud
3. Analiza solicitud
verificando tipo de
información
7. Recibe y revisa
información
8. Notifica a al
peticionario de
solicitud procesada
A
9. Recibe la
notificación
10. Entrega de la
información solicitada
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 300 De 622
Clave: MP-OIR-004 Relacionado con: PS-OIR-01
Procedimiento: Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión
al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
Propósito del Procedimiento: Reunir los volúmenes documentales que es generado en las diferentes
oficinas del MJSP, para su conservación y custodia en el Archivo Central del Ministerio de Justicia y
Seguridad Pública.
Unidad Responsable de Ejecución: Archivo Central.
No Responsable Descripción
1
Encargado del
Archivo de Gestión
Elabora y remite al Archivo Central el inventario de documentos
que finalizaron su trámite.
2 Encargado del
Archivo Central Recibe y revisa el inventario de la transferencia documental
3 Encargado del
Archivo Central
Si el inventario está de acuerdo con el mismo, firma el
documento, caso contrario lo devuelve.
4 Encargado del
Archivo Central
Realiza la Clasificación Documental, o sea, divide por clases o
tipos documentales la documentación recibida para facilitar su
consulta posterior.
5 Encargado del
Archivo Central Archiva documentos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 301 De 622
Clave: MP-OIR-04
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del
Archivo Central del MJSP
Inicio
1. Elabora y remite inventario
de documentos.
Fin
4. Realiza la Clasificación
Documenta
2. Recibe y revisa el inventario
de la transferencia documental
3. Firma el documento
¿El inventario
concuerda con el
documento?
NO
SI
5. Archivo de
Documento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 302 De 622
Clave: MP-OIR-005 Relacionado con: PS-OIR-01
Procedimiento: Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión
al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
Propósito del Procedimiento: Proporcionar los documentos solicitados por los Encargados de Archivo
de Gestión del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
Unidad Responsable de Ejecución: Archivo Central.
No Responsable Descripción
1 Encargado del
Archivo de Gestión
Solicita uno de los documentos de su oficina que están ya
resguardados en el Archivo Central.
2 Encargado del
Archivo Central
Le muestra la signatura topográfica, para que proceda a la
búsqueda del documento.
3 Encargado del
Archivo de Gestión
Realiza la búsqueda y obtiene el documento, el cual es extraído de
la caja respectiva.
4 Encargado del
Archivo Central
Elabora el recibo de préstamo de documentos, para que el
Encargado del Archivo de Gestión, lo firme y pueda hacer uso del
mismo fuera del local del Archivo Central.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 303 De 622
Clave: MP-OIR-05
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del
MJSP
Inicio
1. Solicita documento
resguardado en Archivo
Central
Fin
4. Elabora el recibo de
préstamo de documento
2. Muestra la signatura
topográfica y proceda a
la búsqueda
3. Realiza la búsqueda y
obtiene el documento
Recibo de préstamo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 304 De 622
K) DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 305 De 622
MP-DGCI-001 Relación con : PS-DGCI-01
Procedimiento : Formación Vocacional
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Integral del Joven
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1 Director(a) de Centros Intermedios y Coordinador de Programas
Estudio y propuesta para la creación de talleres vocacionales que se desarrollaran en los Centros Intermedios.
2 Director(a) General Autorización de la propuesta
3 Coordinador de Programas Implementación de los talleres vocacionales en los centros de internamiento
4 Equipo Técnico y Comunicaciones Promoción y divulgación de los internos de los talleres vocacionales que se impartirán en los centros
5 Instructores y Equipo Técnico Inscripción de Jóvenes privados de libertad en los talleres vocacionales dentro de los centros de internamiento
6 Coordinador de Programas Elaboración de horarios de los talleres vocacionales que se impartirán
7 Instructores Inicio de clases teóricas y practicas
8 Coordinador de Programas, Instructores y Jóvenes privados de libertad
Evaluación y control de asistencia a los Jóvenes que asisten a los centros
9 Instructores Informa a la Dirección General del trabajo realizado en los centros
10 Director General , Director(a) de los Centros, Coordinador de Programas y Jóvenes
Finalización y graduación de Jóvenes que finalizaron su curso vocacional.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 306 De 622
Inicio
1.Estudia y propone programa vocacional a
desarrollar
2. Autoriza programa a desarrollar
3.implementa los talleres de formación vocacional
DESCRIPCION DEL PROCESO : FORMACION VOCACIONAL
CLAVE: MP -DGCI-001
4.Promociona y divulga los talleres a desarrollar en los
Centros Intermedios
7.Da inicio a las clases programadas
8.Evalua y realiza control de los talleres que se
desarrollan en los centros
Fin
A
A
Vo Bo
No
Si
5.Inscribe a los jovenes participantes
6.Elabora los horarios de clases
9.Infotrma a la Dirección General el trabajo realizado
10.Finaliza y clausura los talleres que se desarrollaron
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 307 De 622
MP-DGCI-002 Relacionado con: PS-DGCI-O1
Procedimiento : Asistencia Espiritual
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación de Valores Espirituales a la población Interna.
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1
Coordinador de Programas y Gestión Gestionar apoyo con las diferentes Iglesias cristianas del país
2
Director del Centro , Coordinador de Programas y Representantes de las diferentes Iglesias
Articular el Programa Espiritual a desarrollar con los Jóvenes privados de libertad dentro de los centros de internamiento
3
Coordinador de Programas Presentar propuesta del programa de asistencia espiritual a la Dirección General de Centros Intermedios.
4
Director(a) General Autorización de los programas de asistencia espiritual a implementar dentro de los centros de internamiento.
5
Coordinador de Programa , Equipo Técnico y Guías Espirituales
Implementación del Programa de asistencia espiritual
6
Equipo Técnico , Tutores y Comunicaciones
Promoción y divulgación de Servicio(s) Religiosos que se darán dentro de los centros de internamiento
7
Coordinador de Programa , Equipo Técnico , Iglesias y Tutores
Desarrollo y seguimiento del Servicio(s) religiosos que se imparten en los centros
8
Coordinador de Programa , Equipo Técnico , Iglesias y Coordinador de Tutores
Evaluaciones periódicas de los servicios religiosos que se imparten dentro de los centros
9
Coordinador de Tutores y Equipo Técnico
Informa a la Dirección general del Trabajo Realizado dentro de los centros de internamiento.
10
Director(a) del Centro ,Coordinador de Programas, Población Interna e Iglesias
Clausura del Programa Religioso.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 308 De 622
Inicio
Gestiona apoyo con las Iglesias
2.Articula los programas que se desarrollaran
3.Presenta propuestas a desarrollar dentro de
los Centros
DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA ESPIRITUAL
CLAVE: MP-DGCI-02
4.Autoriza programa espiritual a deasrrollar
7.Desarrollar y da seguimiento a los
programas que se estan desarrollando
Fin
6.Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar
8.Evalua los programas que se están ejecutando
Vo Bo
No
Si
5.Implementa el programa a desarrollar dentro de los Centros
Intermedios
A
8.Evalua los programas que se están ejecutando
A
9.Elabora reporte e informa a la Dirección
General
Trabajo realizado
10.Clausura y finaliza el programa
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 309 De 622
MP-DGCI-003 Relacionado con: PS-DGCI-01
Procedimiento : Deporte y Sano Esparcimiento
Propósito del Procedimiento: Contribuir al Sano esparcimiento de la población Interna.
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1
Director(a) del Centro ,Coordinador de Programas, Equipo Técnico y Coordinador de Tutores
Estudio de Factibilidad de acciones que Promuevan el Deporte y sano esparcimiento dentro de los centros de internamiento
2
Coordinador de Programas Presenta propuestas de acciones Viables en el área de deporte y juegos de sano esparcimiento
3 Director(a) General
Autorización de los programas de deporte y sano esparcimiento que se ejecutaran dentro de los centros de internamiento.
4
Coordinador de Programas y Coordinador de Tutores
Ejecución de acciones propuestas en los centros de internamiento
5
Equipo Técnico , Tutores y Comunicaciones
Promoción y divulgación de los programas que se ejecutaran a la población privada de libertad que goza del beneficio.
6 Equipo Técnico y Tutores
Desarrollo , seguimiento y control de las acciones implementadas
7
Coordinador de Programas, Equipo Técnico y Tutores
Evaluaciones periódicas de las acciones desarrolladas
8 Coordinador de Tutores
Informa el Trabajo Realizado a la Dirección general de centros intermedios.
9
Director(a) del Centro, Coordinador de Programas, Población Interna e Iglesias.
Clausura de las actividades.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 310 De 622
Inicio
1.Estudia Factibilidad de las acciones a
desarrollar
2..Presenta propuestas a desarrollar dentro de
los Centros
DESCRIPCION DEL PROCESO : DEPORTE Y SANO ESPARCIMIENTO
CLAVE: MP-DGCI-03
3.Autoriza programa de factibilidad
6.Desarrollar y da seguimiento a las
acciones que se están desarrollando
Fin
5.Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar
7.Evalua los programas que se están ejecutando
Vo Bo
No
Si
4.Ejecuta las acciones a desarrollar
A
A
8.Elabora reporte e informa a la Dirección
General
Trabajo realizado
9.Clausura y finaliza el programa
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 311 De 622
MP-DGCI-004 Relacionado con: PS-DGCI-01
Procedimiento :Capacitaciones
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Integral del Joven
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1 Coordinador de Programas y Equipo Técnico
Diagnóstico de Necesidades Conductuales de los jóvenes privados de libertad
2 Coordinador de Programas y Equipo Técnico
Elaboración de Programas de capacitaciones por parte del equipo técnico y coordinador de programas
3 Coordinador de Programas Presenta propuesta de Programas a Implementar a la Dirección general de centros intermedios
4 Director(a) General Autorización y visto bueno de la propuesta del programa a desarrollar dentro de los centros intermedios
5 Coordinador de Programas Calendarización y programación de las Capacitaciones a Desarrollar
6 Equipo Técnico , Tutores y técnico en Comunicaciones
Promoción y Divulgación de las Capacitaciones a Impartir dentro de los centros de internamiento
7 Equipo Técnico Inscripción y Selección de participantes que recibirán las charlas y capacitaciones
8 Coordinador de Programas y Equipo Técnico Desarrollo y seguimiento de Capacitaciones Programadas
9 Director(a) del Centro Equipo Técnico y Coordinador de Programas
Evaluación de resultados de los programas de capacitación impartidas a los jóvenes privados de libertad
10 Coordinador de Programas Informa el trabajo realizado a la Dirección General el trabajo a los centros intermedios
11 Director(a) del Centro , Coordinador de Programas y Población Interna Clausura del Programa de Capacitaciones.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 312 De 622
Inicio
1.Realiza diagnostico de las necesidades conductuales
3.Presenta propuesta de programas
DESCRIPCION DEL PROCESO : CAPACITACIONES
CLAVE: MP-DGCI-04
4.Autoriza programa de factibilidad
6.Desarrollar y da seguimiento a las
acciones que se están desarrollando
Fin
6.Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar
Vo Bo
No
Si
5.Realiza calendarización de los
programas a desarrollar
A
A
8.Desarrolla y da seguimiento a las
necesidades conductuales de los
jovenes
10.Informa a la Dirección General el
trabajo realizado
2. Programas
7.Inscribe y selecciona a los jóvenes
9.Evalua los programas que se están
ejecutando dentro de los Centros
11.Clausura y finaliza las capacitaciones
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 313 De 622
MP-DGCI-005 Relacionado con : PS-DGCI-01
Procedimiento :Integración Familiar
Propósito del Procedimiento: Fortalecer los Vínculos Familiares
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1
Equipo Técnico, director del Centro y Coordinador de Programa
Estudio de factibilidad de acciones de acercamiento entre el joven y su grupo familiar
2
Equipo Técnico , Director del Centro y Coordinador de Programa
Presenta propuestas de acciones viables
3
Directora General y Jueces de Ejecución
Autorización de las acciones propuestas
4 Equipo Técnico Ejecución de acciones propuestas
5 Equipo Técnico y Tutores
Promoción y divulgación a la población que goza del beneficio.
6
Coordinador de Programas ,Equipo Técnico , Tutores y Población Interna
Desarrollo y seguimiento de las acciones que contribuyan a la integración familiar.
7
Director del Centro, Equipo Técnico y Coordinador de Programas.
Evaluaciones periódicas de las acciones desarrolladas dentro del ámbito de integración familiar.
8 Director(a) del Centro Elabora reporte e informe del trabajo realizado a la Dirección general de centros intermedios.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 314 De 622
Inicio
1.Estudia la factibilidad del programa a
desarrollar
2.Presenta propuesta de acciones a
desarrollar
DESCRIPCION DEL PROCESO : INTEGRACION FAMILIAR
CLAVE: MP-DGCI-05
3..Autoriza programa a ejecutar
6.Desarrollar y da seguimiento a las
acciones que se están desarrollando
Fin
5.Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar
Vo Bo
No
Si
4.Ejecuta las acciones autorizadas
A
A
8.Informa a la Dirección General el trabajo
realizado
7.Evalua los programas que se están
ejecutando dentro de los Centros
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 315 De 622
MP-DGCI-006 Relacionado con: PS-DGCI-02
Procedimiento :Formación Educativa
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Académica del Joven Privado de Libertad
Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas
No Responsable Descripción
1
Director del Centro, Director de Educación ,Docentes y Coordinador de Programas
Estudio del Programa Escolar adecuado a impartir para los Centros Intermedios.
2 Director(a) General. Autorización
3
Coordinador de Programas y Docentes
Implementación del Programa Escolar en los centros de internamiento
4
Educadores Equipo Técnico ,Docente y Comunicaciones
Promoción y divulgación del año escolar dentro de los centros de internamiento.
5 Docente Matricula de Jóvenes Privados de Libertad
6
Coordinador de Programas y Educadores
Elaboración de horarios de las clases que se impartirán en el año escolar en curso.
7 Educadores y Jóvenes Inicio de Clases
8
Director(a) del Centro Educadores, Equipo Técnico y Coordinador de Programas
Evaluaciones y control de asistencia a los Jóvenes que asisten a las clases.
9 Docentes.
Informe del trabajo realizado a la Dirección General de Centros Intermedios
10
Director(a) del Centro ,Educadores y Coordinador de Programas
Clausura del Año Escolar
11
Director(a) Gral. , Director(a) del Centro , Coordinador de Programas y Educadores
Graduación de Bachilleres
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 316 De 622
Inicio
1.Estudia la factibilidad del programa escolar
desarrollar
DESCRIPCION DEL PROCESO :FORMACION EDUCATIVA
CLAVE: MP-DGCI-06
2..Autoriza programa a ejecutar
5. Realiza matricula de jovenes
Fin
4..Promociona y divulga dentro de los Centros el
programa escolar a Desarrollar
Vo Bo
No
Si
3..Ejecuta el programa escolar
A
A
8.Evalua y realiza control del programa de
estudio
6.Elabora horarios de clases
9. Realiza reporte a la Dirección General
10.Clausura año escolar
11.Realiza graduación de los jóvenes
7.Da inicio al año escolar
Informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 317 De 622
MP-DGCI-007 Relacionado con: PS-DGCI-03
Procedimiento: Asistencia y Acompañamiento Jurídico a la Población Interna
Propósito del Procedimiento: Brindar Asistencia Legal a la Población Interna.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Jurídica
No Responsable Descripción
1
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Diagnóstico de necesidades básicas de aspecto legales de la población interna
2 Coordinador(a) Jurídico
Presentar propuesta de programas de atención jurídica a los jóvenes privados de libertad
3 Director(a) General Autorización del (los) programas de asistencia legal.
4
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Promoción y divulgación de programas de atención Jurídica a los jóvenes privados de libertad.
5
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Desarrollo y seguimiento de programas de jurídica a la población interna.
6
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Evaluación y seguimiento de las actividades desarrolladas.
7 Coordinador(a) Jurídico
Elabora reporte e informe del trabajo realizado a la Dirección general de centros intermedios
8 Coordinador(a) Jurídico
Respaldo de información en medios de almacenamiento externos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 318 De 622
Inicio
1.Realiza diagnostico de las necesidades en
aspectos legales para la población interna
2..Presenta propuestas de programas de atención juridica
DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA Y ACOMPAÑAMIENTO JURIDICO
CLAVE: MP-DGCI-07
3.Autoriza programa de atención jurídica
5..Desarrollar y da seguimiento a las
acciones que se están desarrollando
Fin
4..Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar
6.Evalua los programas de atención jurídica que
se están ejecutando
Vo Bo
No
Si
A
A
7.Elabora reporte e informa a la Dirección
General
Trabajo realizado
8.Se realiza respaldo de informacion
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 319 De 622
MP-DGCI-008
Relacionado con: PS-DGCI-03
Procedimiento : Asistencia Legal a la Dirección General
Propósito del Procedimiento: Brindar Asistencia Legal a la Dirección General
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Jurídica
No Responsable Descripción
1
Coordinador(a) Jurídico Diagnóstico de las necesidades de aspecto legales de la Dirección General.
2
Coordinador(a) Jurídico, Colaboradores Jurídicos
Presentar elaboración de propuestas de apoyo jurídico y reformas a cuerpos legales relacionados con el ámbito penal Juvenil
3
Director(a) General Autorización de las acciones a desarrollar
4
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Desarrollo y seguimiento de las acciones jurídicas que fortalezcan a la Dirección de centros intermedios
5
Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos
Evaluación de las propuestas desarrolladas
6
Coordinador(a) Jurídico Informe a la Dirección General. Del trabajo realizado
7 Coordinador(a) Jurídico Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 320 De 622
Inicio
1.Realiza diagnostico de las necesidades en
aspectos legales
2..Presenta propuestas de programas de atención juridica
DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA LEGAL A LA DIRECCION GENERAL
CLAVE: MP-DGCI-08
3.Autoriza programa de atención jurídica
5.Evalua propuestas desarrolladas
Fin
4.Desarrolla y da seguimiento a las
propuestas
6.Informa a la Dirección General el trabajo
realizado
Vo Bo
No
Si
7.Se realiza respaldo de información
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 321 De 622
MP-DGCI-009 Relacionado con: PS-DGCI-04
Procedimiento : Proyectos
Propósito del Procedimiento: Realizar diagnósticos sobre la situación existente en los centros que incluyan recomendaciones sobre la factibilidad de realizar mejoras referentes a infraestructura.
Unidad Responsable de Ejecución: Planificación
No Responsable Descripción
1
Técnico Administrador de Proyectos, Directores del Centro y Coordinador Administrativo
Evaluación de las Necesidades referentes a Mejoramiento y readecuación de Infraestructura dentro de los centros de internamiento
2 Técnico Administrador de Proyectos
Elaboración del perfil del proyecto de acuerdo a la necesidad de los centros
3 Técnico Administrador de Proyectos Elaboración de requerimiento.
4 Ministro y Directora Gral. Solicitud de Opinión Técnica al Ministerio de Hacienda
5 D.A.C.I. Inicio del proceso de Licitación
6 Comité Evaluador de Ofertas Evaluación de Ofertas de los concursantes
7 Ministro Contratación
8 Administrador del Contrato Orden de Inicio del proyecto
9
Administrador de Contrato ,Director(a) del Centro y Supervisor de Obras
Actas de Recepción Parcial
10 Ejecutor del Proyecto Estimaciones
11 Supervisor de Obras Revisión
12 Administrador de Contrato Visto Bueno
13 Director(a) General. Remisión para efectos de pago.
14 Técnico Administrador de Proyectos
Elaboración de reporte e informe periódico del Trabajo Realizado
15 Técnico Administrador de Proyectos
Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 322 De 622
Inicio
1.Evalua las necesidades de
mejoramiento de infraestructura penitenciaria
2.Elabora perfil del proyecto
DESCRIPCION DEL PROCESO : PROYECTOS
CLAVE: MP-DGCI-09
3.Elabora requerimiento del
proyecto
6.Evalua ofertas recibidas
Fin
5.Da inicio al proceso de licitación
7.Realiza contratación
4.Solicita opinión técnica al Ministerio de
Hacienda
A
9.Elabora actas de recepción parcial
A
10.Realiza estimaciones de los avances de la
obra
12.Espera visto bueno
Perfil del proyecto
8.Da orden de inicio al proyecto
11.Realiza revisiones de las estimaciones de la
obra
13.Remite documentos para efectos de pago
15.Crea copia de los documentos
14.Perfil del proyecto
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 323 De 622
MP-DGCI-010 Relacionado con: PS-DGCI-05
Procedimiento : Custodia y Acompañamiento al Tratamiento Integral de la Población Interna
Propósito del Procedimiento: Garantizar la Seguridad interna y Externa de la Población Interna.
Garantizar El Proceso Reeducativo del Joven Privado de Libertad
Unidad Responsable de Ejecución: Seguridad
No Responsable Descripción
1
Coordinador de Seguridad , Sub-Director de Seguridad
Estudio de Seguridad Integral dentro de los centros intermedios
2
Coordinador de Seguridad y Sub-Director de Seguridad
Elaboración de Plan de Seguridad
3 Coordinador de Seguridad
Presentar propuesta de Plan de Seguridad a la Dirección General de Centros Intermedios
4 Directora General Autorización del plan de seguridad
5
Coordinador de Seguridad y Sub-Director de Seguridad/
Desarrollo y Seguimiento de Planes de Seguridad
6
Coordinador de Seguridad , Sub-Director de Seguridad y Director(a) del Centro
Evaluación del Desarrollo de Plan de Seguridad
7 Coordinador de Seguridad Informar del Trabajo Realizado a la Dirección General
8
Director(a) del Centro Coordinador de Seguridad
Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 324 De 622
Inicio
1.Realiza estudio de seguridad integral
2.Presenta propuesta para plan de seguridad
DESCRIPCION DEL PROCESO : CUSTODIA Y ACOMPAÑAMIENTO AL TRATAMIENTO INTEGRAL DE LA POBLACION INTERNA
CLAVE: MP-DGCI-10
4..Autoriza plan de seguridad
7.Informa el trabajo realizado a la Dirección
General
Fin
6.Evalua los planes desarrollados
Vo Bo
No
Si
5.Desarrolla y da seguimiento a los
planes de seguridad
A
A
8.Realiza respaldo de la informacion
3.Realiza plan de seguridad
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 325 De 622
MP-DGCI-011 Relacionado con:PA-DGCI-06
Procedimiento : Desarrollo, Seguimiento y Supervisión de Plan Anual Operativo
Propósito del Procedimiento: Velar por Cumplimiento del Plan Estratégico institucional y la Doctrina de Protección Integral.
Unidad Responsable de Ejecución: Planificación
No Responsable Descripción
1 Técnico en Planificación Elaboración de la propuesta del PAO para la Dirección General y Centros Intermedios
2 Director(a) General de Centros Intermedios
Revisión y visto bueno
3 Dirección de Planificación Entrega y aprobación del Plan anual operativo a la Dirección de Planificación.
4 Director(a)Gral./ Planificación Presentación y exposición del Plan anual operativo a los equipos técnicos de los centros intermedios y al equipo técnico de la Dirección general.
5 Técnico en Planificación Supervisión y seguimiento del PAO
6 Técnico en Planificación / Director(a) General
Evaluación de acciones ejecutadas Vrs. programadas del plan anual operativo
7 Técnico en Planificación Generación de reporte
8 Técnico en Planificación Elaboración y recomendación de acciones a seguir mediante levantamientos de Informes para el cumplimiento de metas a la Dirección de Planificación
9 Técnico en Planificación Elaboración de estadísticas.
10 Técnico en Planificación Generación de reporte
11 Técnico en Planificación Almacenamiento de Información digital y físico.
12 Técnico en Planificación Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 326 De 622
Inicio
1.Elabora Plan Anual Operativo
2.Obtiene Visto Bueno
DESCRIPCION DEL PROCESO : DESARROLLO,SEGUIMIENTO Y SUPERVISION DEL PLAN ANUAL OPERATIVO
CLAVE: MP-DGCI-11
3.Entrega de PAO a la Dirección de Planificación
6.Realiza evaluación de acciones del PAO
Fin5.Se realiza supervisión y seguimiento del PAO
4.Presenta POA a los Centros Intermedios
A
9.Elabora estadísticas
A
8.Elabbora recomendaciones
10.crea reporte de estadísticas
7.Elaboracion de PAO
12.Crea respaldo de informacion
11.Almacena datos estadísticos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 327 De 622
MP-DGCI-012 Relacionado con:PA-DGCI-07
Procedimiento :Administración de Recursos Materiales
Propósito del Procedimiento: Administrar de manera efectiva los Recursos de la Dirección Gral.
Unidad Responsable de Ejecución: Administración
No Responsable Descripción
1 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos
Diagnóstico de los recursos materiales que se necesitan en la Dirección general y los centros intermedios
2 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos Elaboración solicitud de requerimiento de compras
3 Directora General y Director Ejecutivo Autorización
4 Proveedores y Coordinadores administrativos Adquisición de los bienes o materiales
5 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos
Registro y control interno de(los) bienes o materiales entrantes
6 Técnicos Administrativos Generación de reportes
7 Técnicos Administrativos Almacenamiento de los materiales y productos en bodega
8 Técnicos Administrativos Registro y control interno de(los) bienes salientes
9 Técnicos Administrativos Generación de reportes
10 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos
Distribución de bienes y materiales a la Dirección General y Centros
11 Técnicos Administrativos Levantamiento de Inventarios
12 Técnicos Administrativos y Coordinadores Administrativos
Elaborar reporte e Informe del trabajo realizado a la Dirección de los centros.
13 Coordinadores Administrativos Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 328 De 622
Inicio
1.Realiza diagnostico de los recursos materiales
que se necesitan
2.Realiza solicitud de requerimiento
DESCRIPCION DEL PROCESO : ADMINITRACION DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE: MP-DGCI-12
3.Autorizacion de requerimiento
6.Realiza reporte de los bienes y materiales
Fin
5.Registra,controla los bienes y materiales
4.Adquiere los bienes y materiales
A
9.Crea archivo de los insumos
A
8.Registra y controla los insumos
10.Distribuye bienes y materiales a los Centros
Intermedios
7.Alamacena los insumos en bodega
12. Crea reporte de inventarios
11.Realiza levantamiento de
inventarios
Inventario
13.Almacena inventario realizado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 329 De 622
MP-DGCI-013 Relacionado con : PA-DGCI-07
Procedimiento : Administración de Recursos Humanos
Propósito del Procedimiento: Administrar en Forma efectiva el Personal de la Dirección
Unidad Responsable de Ejecución: Administración
No Responsable Descripción
1 Director(a) General y Técnico RRHH Estudios de factibilidad de acciones que promuevan el bienestar laboral.
2 Técnico RRHH Elaborar propuesta de acciones a implementar a la Dirección General de Centros Intermedios
3 Director(a) General Autorización
4 Técnico RRHH Desarrollo y cumplimiento de las acciones
5 Director(a) General y Técnico RRHH Evaluación y seguimiento
6 Técnico RRHH Informe periódicos de los resultados.
7 Técnico RRHH Archivo y control de expedientes del personal
8 Técnico RRHH Control y registro de permisos, incapacidades, amonestaciones.
9 Técnico RRHH Actualización de expedientes en una base de datos.
10 Técnico RRHH Elaborar informe del trabajo realizado a la Dirección General.
11 Técnico RRHH Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 330 De 622
Inicio
1.Estudia la factibilidad de acciones que
promuevan el bienestar del empleado
2.Presenta propuesta de estudio
DESCRIPCION DEL PROCESO : ADMINISTRACION DE RECURSO HUMANO
CLAVE: MP-DGCI-13
3..Autoriza acciones a ejecutar
6.Elabora reporte a la Dirección General del
trabajo que se esta desarrollando
Fin
5.Evalua y da seguimiento a las
acciones
Vo Bo
No
Si
4.Desarrolla y da cumplimiento a la
propuesta
A
A
8.Controla y registra permisos e
incapacidades
7.Controla y archiva los expedientes
10.Actualiza expedientes
11.Realiza respaldo de información de
expedientes
9.Registro de permisos e
incapacidades
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 331 De 622
MP-DGCI-014 Relacionado con: PA-DGCI-08
Procedimiento :Comunicaciones
Propósito del Procedimiento: Divulgar las Actividades que realiza la Dirección General de Centros Intermedios
Unidad Responsable de Ejecución: Comunicaciones
No Responsable Descripción
1 Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones
Elaboración de plan de cobertura de las actividades que realiza la DGCI en radio, televisión y prensa.
2 Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones
Presentar propuesta de diseño y diagramación de revista, boletín informativo, trípticos, banners, afiches para uso de la DGCI
3 Técnicos en Comunicaciones Promoción y divulgación de las propuestas.
4 Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones
Desarrollo y seguimiento del plan anual operativo
5 Directora General, Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones
Evaluación del Plan.
6 Coordinador de Comunicaciones Generación de reporte.
7 Coordinador de Comunicaciones Almacenamiento interno de fotografías, videos
8 Coordinador de Comunicaciones Reporte e informe periódico del trabajo realizado
9 Coordinador de Comunicaciones Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 332 De 622
Inicio
1.Elabora plan de cobertura en
radio,television y prensa
2.Presenta plan de cobertura
DESCRIPCION DEL PROCESO : COMUNICACIONES
CLAVE: MP-DGCI-14
3.Promociona y divulga el plan
6.Elabora reporte a la Dirección General del
trabajo que se esta desarrollando
Fin
5.Realiza evaluaciones
Vo Bo
No
Si
4.Desarrolla y da seguimiento al Plan
A
A
8.Realiza informe
9..Realiza respaldo de información de
fotografías
Informe
7.Fotografias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 333 De 622
L) DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 334 De 622
Clave: MP-DGE-001 Relación con Proceso: PS-DGE-01
Procedimiento: Monitoreo y Seguimiento Administrativo de las Unidades y Direcciones que coordina la Dirección Ejecutiva
Propósito del Procedimiento:: Brindar seguimiento al cumplimiento de metas y proporcionar oportunamente las acciones correctivas necesarias
Unidad Responsable: Dirección Ejecutiva
No Responsable Descripción
1
Director Ejecutivo Recibe, revisa y da el Visto Bueno a los Planes Operativos de Trabajo de todas las Unidades y Direcciones que dependen de esta
2
Director Ejecutivo Recibe y revisa Informes mensuales de Seguimiento a los Planes Operativos de Trabajo de todas las Unidades y Direcciones
3
Director Ejecutivo
Convoca periódicamente a reuniones a todas las Unidades y Direcciones que dependen de la Dirección Ejecutiva para monitorear el cumplimiento de metas de los Planes Operativos de Trabajo
4
Directores y jefes de Unidades Justifican los incumplimientos de metas exponiendo cada una de las limitaciones que tienen con el propósito de buscar apoyo o poder reprogramar las actividades.
5
Directo Ejecutivo Propone acciones correctivas y autoriza los ajustes necesarios en los Planes Operativos de Trabajo
6
Director Ejecutivo Convoca nuevamente a reunión a los jefes de Unidades y Directores que dependen de esta, para la supervisión y seguimiento de las acciones correctivas.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 335 De 622
INICIO
1.REVISA Y DA EL VISTO BUENO A LOS PLANES
OPERATIVOS DE LAS UNIDADES Y DIRECCIONES
2. REVISA INFORMES MENSUALES DE
SEGUIMIENTO DE LOS PLANES OPERATIVOS
3.MONITOREA EL SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES OPERATIVOS POR MEDIO DE REUNIONES
4. JUSTIFICAN INCUMPLIMIENTO DE
METAS Y REPROGRAMAN ACTIVIDADES
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Monitoreo y seguimiento de las unidades y Direcciones que coordina la Dirección
Ejecutiva
Clave: MP-DGE-001
5.PROPONEN ACCIONES CORRECTIVAS Y SE
AUTORIZA LA REPROGRAMACIÓN DE LOS
PLANES OPERATIVOS
FIN
6. CONVOCA NUEVAMENTE A REUNIÓN A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES PARA
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 336 De 622
Clave: MP-DGE-002 Relación con Proceso: PS-DGE-01
Procedimiento: Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las máximas autoridades para el logro de los objetivos institucionales.
Propósito del Procedimiento: Proponer acciones que coadyuven a la consecución de los objetivos que dan operatividad a todas las áreas administrativas y operatividad a todas las áreas administrativas y operativas de la Secretaria de Estado y Dependencias
Unidad Responsable: Dirección Ejecutiva
No Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo
Identifica las actividades administrativas y operativas a proponer o revisar las ya existentes
2
Director Ejecutivo Reúne a los Directores relacionados con las actividades administrativas u operativas para los que se propondrá una nueva política o revisará la ya existente.
3 Director Ejecutivo
Instruye a los Directores para que preparen una propuesta para ser revisada y consensuada posteriormente
4 Directores y jefes de Unidades
Revisan y analizan las actividades que realizan y elaboran propuesta, para ser presentada a la Dirección Ejecutiva.
5 Directo Ejecutivo
Recibe, revisa, analiza y elabora propuesta para ser presentada a las máximas autoridades.
6 Director Ejecutivo Remite propuesta a las máximas autoridades
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 337 De 622
INICIO
1.IDENTIFICA ACTIVIDADES
2. REUNE DIRECTORES
3.INSTRUYE A DIRECTORES
4. REVISAN Y ANALIZAN ACTIVIDADES
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las
máximas autoridades para el logro de los objetivos Institucionales
Clave: MP-DGE-002
5.RECIBE PROPUESTAS
FIN
6. REMITE A MAXIMAS
AUTORIDADES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 338 De 622
Clave: MP-DGE-FC-003 Relación con Proceso: PA-DGE-02
Procedimiento: Erogación de Fondos Urgentes
Propósito del Procedimiento: Solventar las necesidades urgentes
Unidad Responsable: Fondo Circulante
No Responsable Descripción
1 Unidad Solicitante. Solicita Vale de Caja para realizar compra.
2 Encargada del Fondo Circulante Recibe Vale de Caja autorizado por el Director de la Unidad
solicitante.
3 Encargada del Fondo Circulante Entrega la cantidad de dinero en efectivo o cheque por el
valor solicitado, en Vale de Caja.
4 Encargada del Fondo Circulante
Recibe factura emitida con la justificación de la compra,
sello y firma del Director de la Unidad Solicitante.
5 Encargada del Fondo Circulante
Elabora Póliza de Reintegro y registra la erogación de
fondos.
6 Encargada del Fondo Circulante
Remite Póliza de Reintegro de Fondos firmada y sellada a
la Dirección Financiera
7 Tesorero
Deposita fondos en Cuenta Corriente del Fondo Circulante
8 Encargada del Fondo Circulante
Recibe Notificación del Depósito efectuado, revisa, registra
ingreso de fondos y archiva documentación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 339 De 622
INICIO
1.SOLICITA VALE DE CAJA
2. RECIBE VALE DE CAJA
3. ENTREGA DINERO AL SOLICITANTE
4. RECIBE FACTURA AUTORIZADA
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Erogación de fondos Urgentes
Clave: MP-DGE-FC003
5. ELABORA POLIZA DE REINTEGRO
7. DEPOSITOS DE FONDOS DFI
8. RECIBE NOTIFICACION DE DEPOSITO,REGISTRA Y
ARCHIVA
FIN
6.REMITE POLIZA DFI
POLIZA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página 340 De 622
Clave: MP-DGE-FC-004 Relación con Proceso: PA-DGE-02
Procedimiento: Cancelación pagos con Cooperación Externa
Propósito del Procedimiento: Pago de facturas a proveedores
Unidad Responsable: Fondo Circulante
No Responsable Descripción
1 Encargada del Fondo Circulante Recibe acuerdo de nombramiento como Encargada del
Fondo Rotativo del proyecto y sus respectivos Refrendarios
2 Encargada del Fondo Circulante Apertura Cuentas Corriente y de Ahorros
3 Encargada del Fondo Circulante Remite copia de documentos de cuentas aperturadas a
Organismos Cooperantes y a la Dirección Financiera
4 Unidad Ejecutora y Encargada del
Fondo Circulante
Solicitan desembolso a la Unidad Cooperante
5 Encargada del Fondo Circulante
Recibe cheque por la cantidad solicitada y se deposita en
las cuentas bancarias
6 Encargada del Fondo Circulante
Recibe facturas de proveedores autorizadas por el jefe de
la Unidad Ejecutora
7 Encargada del Fondo Circulante
Realiza el pago a los proveedores por medio de cheque
8 Encargada del Fondo Circulante
Remite la documentación cancelada a la Dirección
Financiera para su registro contable y archiva
documentación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página341 De 622
INICIO
1.RECIBE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO
2. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
3. REMITE DOCUMENTOS A ORGANIZACIÓN COOPERANTE
4. SOLICITA DESEMBOLSO A ORGANIZACIÓN COOPERANTE
Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cancelación pagos con Cooperación Externa
Clave: MP-DGE-FC-004
5. DESEMBOLSO A CUENTAS BANCARIAS
7. REALIZA PAGO A PROVEEDORES
8. REMISION DE DOCUMENTOS
CANCELADOS A LA DFI
FIN
6.RECIBE FACTURA DE PROVEEDORES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página342 De 622
M) DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página343 De 622
MP-DACI-001 Relación con : PS-DACI-01
Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Licitación
Propósito del Procedimiento: Adquirir Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales
No Responsable Descripción
1 Unidad Requirente
Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente autorizado por el
Director Ejecutivo, Despacho o la persona que el delegue.
2 Asistente Administrativa
Remite los términos de Referencia y Parámetros del Requerimiento
al Director DACI
3 Director DACI
Revisa y margina a la Coordinadora DACI para determinar la
Modalidad de la Licitación y solicite la Disponibilidad respectiva.
4
Coordinadora DACI
Revisa y determina en base al monto de lo presupuestado para el
proceso, Licitación Pública, Concurso Pública, Licitación Abierta,
Concurso Pública DR-CAFTA., y verifica en coordinación con el
Técnico de Seguimiento al Plan de Compra las disponibilidades
para el caso de Secretaria de Estado.
5
Coordinadora DACI y Director
DACI
Margina el proceso de adquisición al técnico de Licitaciones para
que comience a fortalecer las especificaciones técnicas en las
Bases de Licitación.
Verifica la Disponibilidad con Base a lo remitido por la Unidad
Financiera Institucional y para el caso de Direcciones Generales, se
solicita la asignación respectiva
6
Técnico de Licitaciones
Revisa, y solicita a la Unidad Requirente las especificaciones
técnicas y la Coordinadora DACI la Disponibilidad Financiera (para
el caso de que el requerimiento proceda de la Direcciones
Generales de Migración y Extranjería y Centros Penales, en
armonía con la Coordinadora DACI. Revisa e incorpora al proceso
el informe de disponibilidad semanal remitido por la Unidad
Financiera Institucional y/o la Aprobación presupuestaria (emitida
por Centros Penales o Migración y Extranjería), para el respectivo
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
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DICIEMBRE/2013
Número de Página344 De 622
trámite de aprobación de Bases de Licitación y remite a
Coordinadora DACI, toda la documentación que sustenta las Bases
de Licitación.
7 Unidad Requirente
Envía las Especificaciones técnicas que expertos en la materia
definen dentro del requerimiento para incorporarlo en las bases del
proceso de Licitación, y remite a la Coordinadora DACI.
8 Coordinadora DACI y Director
DACI
Revisa y margina las Especificaciones técnicas que la Unidad
Requirente requiere en las Bases de Licitación al Técnico de
Licitaciones.
9 Técnico de Licitaciones
Revisa y ordena el proyecto de bases de licitación y remite a la
Coordinadora DACI.
10 Coordinadora DACI
Remite toda la documentación al Director DACI incluyendo el Visto
Bueno de la Unidad Requirente en las Bases de Licitación.
11 Director DACI Remite y revisa a la Dirección ejecutiva el proyecto de bases de licitación para firma del Sr. Ministro.
12 Director Ejecutivo
Revisa y remite al despacho del Sr. Ministro el proyecto de bases
de licitación para su aprobación
13 Sr. Ministro
Revisa y aprueba el proyecto de bases de Licitación remite a la
Dirección ejecutiva
14 Director Ejecutivo Revisa y margina al Director DACI las bases de licitación
15 Director DACI
Margina a la coordinadora DACI para proceder a la venta y
publicación de las bases de licitación el proceso de compra de
licitación
16 Coordinadora DACI
Revisa margina al técnico las licitaciones las bases de licitación
aprobadas por el Sr. Ministro
17
Técnico de licitaciones
Publica las bases de licitación en “Comprasal”
Apertura ofertas presentadas por los proveedores
Prepara los documentos para solicitar a la unidad requirente,
Dirección jurídica y Dirección Financiera los miembros de la
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DICIEMBRE/2013
Número de Página345 De 622
comisión de evaluación de ofertas, y el administrador de contratos
(Unidad requirente) a la coordinadora DACI
18 Coordinadora DACI
Convoca a los miembros de la comisión de evaluación de ofertas
para que evalúen las ofertas recepcionadas en aperturas de
ofertas.
19
Comisión de evaluación de
ofertas
Revisa analiza y propone al Sr. Ministro la recomendación de
adjudicación o no de los ofertantes participantes en el proceso de
licitación y remite por medio del Director DACI dicha propuesta.
20 Director DACI
Remite el acta de evaluación e informe de la comisión de
evaluación de ofertas al Director Ejecutivo con copia a la dirección
jurídica para la elaboración de resolución de adjudicación,
desierta o sin efecto.
21 Director ejecutivo
Revisa y remite al Sr. Ministro el informe de la comisión de
evaluación de oferta, acta de evaluación de ofertas, declaración
jurada de parte de los miembros de la comisión de evaluación de
ofertas.
22 Director DACI
Remite del Jurídico la respectiva resolución de adjudicación o
resolución de declaratoria sin efecto o desierta.
23 Sr. Ministro
Revisa aprueba o no el informe y el acta de evaluación de ofertas
antes del vencimiento de las garantías de mantenimiento de
ofertas y remite a la Dirección Ejecutiva dicha aprobación y firma de
resolución de adjudicación o resolución de declaratoria dejando sin
efecto o desierta y remite al Director Ejecutivo.
24 Director ejecutivo
Revisa. Remite al Director DACI la resolución de adjudicación o
resolución de declaratoria dejando sin efecto o desierta.
25 Director DACI
Revisa margina a la coordinadora DACI la resolución de
adjudicación o resolución de declaratoria dejando sin efecto o
desierta.
26 Coordinador DACI
Revisa, margina al Técnico DACI la Resolución de Adjudicación o
Resolución de Declaratoria dejando sin efecto o Desierta.
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DICIEMBRE/2013
Número de Página346 De 622
27 Director DACI
Notifica a cada uno de los Participantes de la Resolución de
Adjudicación o Resolución de Declaratoria de sin efecto o Desierta.
Instruye a la Unidad Jurídica DACI para que elabore contrato al
proveedor favorecido en la Resolución de Adjudicación.
28
Técnico de Licitaciones
Publica los resultados de la Adjudicación de Ofertas por medio de
prensa escrita y COMPRASAL.
29 Técnico Jurídico
Elabora contrato, coordina con el técnico de licitaciones para la
documentación respectiva en la elaboración del contrato.
30 Director DACI
Convoca a firmar contrato al Proveedor o proveedores favorecidos
en el Proceso de Compra por Licitación.
31 Técnico Jurídico
Remite Contrato Firmado por el Proveedor o proveedores
favorecidos al Técnico de Licitaciones.
32 Técnico de Adquisiciones
Prepara documentación y folia expediente del Proceso de
Adquisición y remite al Director DACI.
33 Director DACI
Envía a la Fiscalía General de la República la Documentación
completa referente al proceso de Compra. En el caso de Bienes,
caso contrario solo firmará el Señor Ministro.
34 Fiscalía General de la República
Revisa, firma contrato o contratos originados del proceso de
licitación y remite al Director DACI.
35 Técnico DACI
Notifica el respectivo contrato al proveedor o proveedores
ganadores, y remite copia de dichos contratos para el
Administrador del Contrato y unidades internas.
36 Administrador del Contrato
Recepciona lo Contratado y levanta acta de Recepción firmada por
el Jefe de Bodega, Administrador del Contrato y Empresa
contratada. (Si fuera aplicable).
37 Empresa Contratada
Remite a la Unidad de Registro de Contrato el Acta de Recepción y
Factura de lo Recibido por la Institución.
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Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página347 De 622
38 Técnico
Revisa, remite el Acta Original y copia de la Factura que presenta el
Proveedor e indica el Compromiso Presupuestario en la factura que
sustente el devengamiento al Proveedor, para presentar en la
Unidad de Tesorería Institucional; y remite al Técnico de
Licitaciones Copia del Acta de Recepción y Factura.
39 Tesorero Institucional
Revisa y emite el Quedan al proveedor o proveedores para su
respectivo pago.
40 Técnico de Licitaciones
Archiva y concluye el respectivo Proceso de Adquisición por medio
de Licitación y Publica en COMPRASAL los pasos de todo el
proceso.
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Código: MPI-001-2013
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DICIEMBRE/2013
Número de Página348 De 622
INICIO
1 INGRESO DE REQUERIMENTO A DACI
DEBIDAMENTE AUTORIZADO
2.REMITE TERMINOS DE REFERENCIA DEL
REQUIRIMIENTO AL DIRECTOR
3.REVISA Y MARGINA A LA COORDINADORA DACI PARA DETERMINAR LA
MODALIDAD DE LICITACION
4.REVISAR Y DETERMINAR EN BASE AL MONTO
PRESUPUESTADO PARA EL PROCESO DE LICITACION
PUBLICA
5.MARGINA EL PROCESO DE ADQUISICION PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS EN LAS
BASES DE LICITACION
6.REVISA Y SOLICITA A LA UNIDAD REQUIRENTE LAS ESPECIFICACIONES
TECNICAS LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA E INCORPORA AL
PROCESO DE ADQUISICION
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de licitacion.
CLAVE: MP-DACI-01
7.REVISA Y SOLICITA A LA UNIDAD REQUIRENTE LAS ESPECIFICACIONES
TECNICAS LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA E INCORPORA AL
PROCESO DE ADQUISICION
A
8. REVISA Y MARGINA LAS ESPECIFICACIONES
TECNICAS QUE LA UNIDAD REQUIRENTE REQUIERE EN LAS BASES DE LICITACION
9.REVISA Y ORDENA EL PROYECTO DE BASES DE
LICITACION
10.REMITE TODA LA DOCUMENTACION A LA DACI INCLUYENDO EL VISTO BUENO DE LA
UNIDAD REQUIRENTE
11.REVISA Y REMITE A LA DIRECCION EJECUTIVA EL
PROYECTO BASES DE LICITACION
12. REVISA Y REMITE AL DESPACHO PARA SU
APROBACION
13. AUTORIZAL PROYECTO DE BASES DE LICITACION
14. REVISA Y MARGINA AL DIRECTOR DACI LAS BASES
DE LICITACION
B
A
15.VENTA Y PUBLIACION DE LAS BASES DE
LICITACION
16. SE MARGINA AL TECNICO DE LICITACIONES LAS BASES DE LICITACION
AUTORIZADAS
17.PUBLICACION DE BASES DE LICITACION Y
APERTURAS DE OFERTAS PRESENTADAS POR LOS
PROVEEDORES
18.CONVOCA LOS MIEMBROS DE LA
COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS
19.REVISAR , ANALIZAR Y PROPONER AL MINISTRO LAS ADJUDICACIONES EN
EL PROCESO DE LICITACION
20.REMITE EL ACTA DE EVALUACION DE OFERTAS
E INFORME DE LA COMISION DE
EVALUACION DE OFERTAS
21. REVISA Y REMITE AL MINISTRO DECLARACION JURADA POR PARTE
DE LOS MIEMBROS DE LA COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS
B
1
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página349 De 622
22.REVISA Y AUTORIZA EL INFORME Y ACTA DE
EVALUACION DE OFERTAS Y FIRAM DE RESOLUCION
DE ADJUDICACION
24 REVISA Y REMITE AL DIRECTOR DACI LA
RESOLUCION DE ADJUDICACIONDEJANDO SIN EFECTO O DESIERTA
25 REVISA Y MARGINA A COORDINADORA DACI LA
RESOLUCION DE ADJUDICACION
26. REVISA Y MARGINA AL TECNICO DACI LA RESOLUCION DE ADJUDICACION
27. NOTIFICA A LOS PARTICIPANTES LA RESOLUCION DE ADJUDICACION
Y SE DA INSTRUCCIÓN PARA ELABORACION DEL CONTRTAO AL
PROVEEDOR FAVORECIDO
28. PUBLICA RESULTADOS DE LA ADJUDICACION DE
OFERTAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de licitacion.
CLAVE: MP-DACI-01
C
30. CONVOCATORIA DE PROVEEDORES
FAVORECIDOS PARA FIRMAR CONTRATO
31. REMITE CONTRATOS FIRMADOS AL TECNICO DE
LICITACIONES
32.PREPARA DOCUMENTACION Y FOLIA
EXPEDIENTES DEL PROCESO DE
ADQUISICIONES
33. REMITE DOCUMENTACION
COMPLETA REFERENTE AL PROCESO DE COMPRA A LA
FGR
34. REVISA , FIRMA Y ENVIA DE CONTRATO
ORIGINADOS DEL PROCESO DE LICITACION
35. REMITE COPIA DE CONTRATOS AL
ADMINISTRADOR DE CONTRATOS Y UNIDADES
INTERNAS
36 RECEPCION Y ELABORACION DE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS POR JEFE DE BODEGA,ADMINISTRADOR
DE CONTRATOS Y EMPRESA CONTRATADAS
D
C
37. REMITE A LA UNIDAD DE REGISTRO DE CONTRATO EL ACTA
DE RECEPCION Y FACTURA POR PARTE DE LA EMPRESA
CONTRATADA A LA INSTITUCION
38. REVISA ACTA ORIGINAL Y COPIA DE FACTURA Y SE INDICA EL
COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA QUE SUSTENTE EL
DEVENGAMIENTO AL PROVEEEDOR
39. EMITE QUEDAN AL PROVEEEDOR
D1
40. ARCHIVA DOCUMENTACION DEL
PROCESO DE ADQUISICION
FIN
29. CONTRATO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página350 De 622
MP-DACI-002 Relación con : PS-DACI-02
Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Libre Gestión
Propósito del Procedimiento: Adquirir Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.
No Responsable Descripción
1 Unidad Requirente
Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente autorizado
por el Director Ejecutivo, Despacho o la persona que el
delegue.
2
Asistente Administrativa Entrega el requerimiento al Director DACI
3
Director DACI Margina el requerimiento a la Coordinadora DACI
4
Coordinadora DACI
Revisa y margina el requerimiento al Técnico del Plan de
compra y el Gestor de Libre Gestión.
5
Técnico de Seguimiento al Plan de
Compra
Verifica la Disponibilidad Presupuestaria y la
conceptualización del bien, obra o servicio en el plan de
compra, y remite al Gestor de Compra.
6 Gestor de Compra Publica el Debido requerimiento en COMPRASAL
8
Gestor de Compra
Recepciona Ofertas de parte de los Proveedores
Elabora el cuadro comparativo de oferta y cuadro de
evolución técnica y remite a Coordinadora DACI
9
Coordinadora DACI
Revisa y autoriza los cuadros comparativos y el formato de
evaluación técnica, y remite al Gestor de Compra.
10
Remite los cuadros comparativos de oferta y evaluación
técnica a Unidad Requirente, para opinión técnica.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página351 De 622
Gestor de Compra
11 Unidad Requirente
Desarrolla la evaluación de ofertas presentadas por los
proveedores participantes; y envía los resultados para la
respectiva adjudicación a la Coordinadora DACI
12 Coordinadora DACI
Remite en coordinación con el Gestor de Compra al
Director DACI, para su respectiva revisión la evaluación de
las ofertas.
13 Director DACI
Revisa y Remite el Expediente del Proceso de Adquisición,
al Adjudicador para su respectiva aprobación.
14
Adjudicador
Revisa y Autoriza la Adjudicación a la empresa o persona
natural ganadora, y remite el Expediente al Director DACI.
15
Director DACI
Remite en coordinación con el Gestor de Compra al
Técnico de Seguimiento del Plan de Compra para su
respectiva revisión.
16
Técnico de Seguimiento al Plan de
Compra
Revisa y Elabora Formulario B3 de Aquellos bienes no
contemplados en el plan de compra, o Programación de
recursos, y remite al Gestor de Compra.
17 Gestor de Compra
Elabora Orden de Compra para el caso de que sea por
Orden de Compra, de lo contrario se elabora por medio de
Contrato, siendo este el caso se remite al Técnico Jurídico
DACI para la respectiva elaboración del contrato
18 Gestor de Compra
Elabora documentos para compromiso presupuestario y se
remite a la Unidad de Presupuesto de la Dirección
Financiera Institucional.
19 Técnico presupuestario Elabora Compromiso Presupuestario y remite a la DACI
20 Coordinador DACI
Revisa y margina al gestor de compra el compromiso
presupuestario.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página352 De 622
21
Gestor de Compra
Notifica a la Persona Natural o Empresa a la cual se le ha
Adjudicado.
22 Empresa o Persona Natural
Entrega Bien, o Servicio en coordinación con el Gestor de
Compra.
23 Gestor de Compra
Coordina con Unidad Requirente, Encargado de Bodega,
Empresa y Administradora de Orden de Compra o
Administrador del Contrato para el caso de equipos se
coordina con Activo Fijo; para generar la Recepción de
Bienes o Servicios.
24 Administradora de Orden de Compra
Elabora el Acta de Recepción y remite al Encargado de
Bodega.
25 Encargado de Bodega
Remite Acta de Recepción firmada y sellada por las
personas involucradas en la recepción de lo adjudicado, y
remite al Gestor de Compra.
26 Gestor de Compra
Remite a la Coordinadora DACI, debidamente
documentado el acta y la factura para su debida
autorización.
27 Coordinadora DACI
Revisa la documentación e indica el Compromiso
Presupuestario en la factura que sustente el devengamiento
al Proveedor, para presentar en la Unidad de Tesorería
Institucional, en coordinación con el Gestor de Compra.
28 Gestor de Compra
Entrega el Acta y la Factura al Proveedor para su
respectivo trámite de Quedan.
29 Gestor de Compra Folia y Archiva el Expediente de Compra
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página353 De 622
INICIO
1 INGRESA REQUERIMENTO A DACI
DEBIDAMENTE AUTORIZADO
2.ENTREGA DE REQUIRIMIENTO AL
DIRECTOR DE LA DACI
3.MARGINA EL REQUERIMIENTO AL
COORDINADOR DE LA DACI
4.REVISA Y MARGINA EL REQUERIMIENTO AL TECNICO DE PLAN DE
COMPRAS
5.VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA Y LA CONCEPTUALIZACION DE
BIEN OBRA O SERVICIO EN EL PLAN DE COMPRAS
6. PUBLICA EL REQUIRIMIENTO EN
COMPRASAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de libre gestion
CLAVE: MP-DACI-02
7. RECEPCION DE OFERTAS POR PARTE DE LOS
PROVEEDORES
A
8. ELABORA CUADRO COMPRATIVO DE OFERTA Y
CUADRO DE EVOLUCION TECNICA
9.REVISA Y AUTORIZA LOS CUADROS COMPARTIVOS Y
EL FORMATO DE EVALUACION TECNICA
10. REMITE LOS CUADROS COMPRATIVOS DE OFERTA Y EVALUACION TECNICA A LA UNIDAD REQUIRENTE
11. DESARROLLO DE LA EVALUACION DE OFERTAS
PRESENTADA POR LOS PROVEEDORES PARA LA
RESPECTIVA ADJUDICACION
12. REMITE OFERTAS AL DIRECTOR DACI PARA LA REVISION Y EVALUACION
DE LAS OFERTAS
13. REVISA Y REMITE EL EXPEDIENTE DEL PROCESO
DE ADQUISICION, AL ADJUDICADOR PARA SU
AUTORIZACION
14. REVISA Y REMITE EL EXPEDIENTE DEL PROCESO
DE ADQUISICION AL ADJUDICADOR PARA SU
AUTORIZACION
B
A
15. REMITE EN COORDINACION CON EL GESTOR COMPRA AL TECNICO DE
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS PARA SU REVISION
16. REVISA Y ELABORA FORMULARIO B3 DE
AQUELLOS BIENES NO CONTEMPLADOS EN EL
PLAN DE COMPRAS
19. ELABORA COMPROMISO
PRESUPUESTARIO
20.REVISA Y MARGINA AL GESTOR DE COMPRAS EL
COMPROMISO PRESUPUESTARIO
21. NOTIFICA A LA PERSONA NATURAL O
EMPRESA A LA CUAL SE LE HA ADJUDICADO
B
1
18. COMPROMISOPRESUPUESTARIO
17.ORDEN DE COMPRA O CONTRATO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página354 De 622
22.ENTREGA DE BIEN O SERVICIO EN
COORDINACION CON EL GESTOR DE COMPRAS
23 COORDINAR CON UNIDAD REQUIRENTE LA RECEPCION DE BIENES Y
SERVICIO
25. REMITE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS Y SELLADAS POR LAS
PERSONAS INVOLUCARADAS EN LA RECEPCION DE LO ADJUDICADO
26.REMITE A LA COORDINADORA DACI
DEBIDAMENTE DOCUMENTADO EL ACTA Y
LA FACTURA PARA SU AUTORIZACION
27.REVISA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA
QUE SUSTENTE EL DEVENGAMIENTO AL PROVEEDOR PARA PRESENTARLO A LA UNIDAD
DE TESORERIA
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de libre gestión
CLAVE: MP-DACI-02
28.ENTREGA DE ACTA Y FACTURA AL PROVEEDOR PARA TRAMITAR QUEDAN
29. FOLIA Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE DE COMPRA
1
FIN
C
C
24. ACTA DE RECEPCION
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página355 De 622
MP-DACI-003 Relación con : PS-DACI-03
Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Contratación Directa
Propósito del Procedimiento: Adquirir Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.
No Responsable Descripción
1 Unidad Requirente
Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente
autorizado por el Director Ejecutivo, Despacho o la
persona que el delegue.
2
Asistente Administrativa Entrega el requerimiento al Director DACI
3
Director DACI Margina el requerimiento a la Coordinadora DACI
4
Coordinadora DACI
Revisa y margina el requerimiento al Técnico del
Plan de compra y el Gestor de Libre Gestión.
5 Técnico de Seguimiento al Plan de Compra
Verifica la Disponibilidad Presupuestaria y la
conceptualización del bien, obra o servicio en el plan
de compra, y remite al Gestor de Compra.
6 Gestor de Compra Publica el Debido requerimiento en COMPRASAL
7 Gestor de Compra Decepciona Ofertas de parte de los Proveedores
8
Gestor de Compra
Elabora el cuadro comparativo de oferta y cuadro de
evolución técnica y remite a Coordinadora DACI
9
Coordinadora DACI
Revisa, y autoriza los cuadros comparativos y el
formato de evaluación técnica, y remite al Gestor de
Compra.
10 Remite los cuadros comparativos de oferta y
evaluación técnica a Unidad Requirente, para
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página356 De 622
Gestor de Compra opinión técnica.
11 Unidad Requirente
Desarrolla la evaluación de ofertas presentadas por
los proveedores participantes; y envía los resultados
para la respectiva adjudicación a la Coordinadora
DACI
12 Coordinadora DACI
Remite en coordinación con el Gestor de Compra al
Director DACI, para su respectiva revisión la
evaluación de las ofertas.
13 Director DACI
Revisa y Remite el Expediente del Proceso de
Adquisición, al Adjudicador para su respectiva
aprobación.
14
Adjudicador
Revisa y Autoriza la Adjudicación a la empresa o
persona natural ganadora, y remite el Expediente al
Director DACI.
15
Director DACI
Remite en coordinación con el Gestor de Compra al
Técnico de Seguimiento del Plan de Compra para su
respectiva revisión.
16 Técnico de Seguimiento al Plan de Compra
Revisa y Elabora Formulario B3 de Aquellos bienes
no contemplados en el plan de compra, o
Programación de recursos, y remite al Gestor de
Compra.
17 Gestor de Compra
Elabora Orden de Compra para el caso de que sea
por Orden de Compra, de lo contrario se elabora por
medio de Contrato, siendo este el caso se remite al
Técnico Jurídico DACI para la respectiva
elaboración del contrato.
18 Gestor de Compra
Elabora documentos para compromiso
presupuestario y se remite a la Unidad de
Presupuesto de la Dirección Financiera Institucional.
19 Técnico de presupuesto
Elabora Compromiso Presupuestario y remite a la
DACI.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página357 De 622
20
Coordinadora DACI Revisa, y margina al Gestor de Compra el
Compromiso Presupuestario.
21 Gestor de Compra
Notifica a la Persona Natural o Empresa a la cual se
le ha Adjudicado.
22 Empresa o Persona Natural
Entrega Bien, o Servicio en coordinación con el
Gestor de Compra.
23
Gestor de Compra
Coordina con Unidad Requirente, Encargado de
Bodega, Empresa y Administradora de Orden de
Compra o Administrador del Contrato para el caso
de equipos se coordina con Activo Fijo; para generar
la Recepción de Bienes o Servicios.
24 Administradora de Orden de Compra
Elabora el Acta de Recepción y remite al Encargado
de Bodega.
25 Encargado de Bodega
Remite Acta de Recepción firmada y sellada por las
personas involucradas en la recepción de lo
adjudicado, y remite al Gestor de Compra.
26 Gestor de Compra
Remite a la Coordinadora DACI, debidamente
documentado el acta y la factura para su debida
autorización.
27 Coordinadora DACI
Revisa la documentación e indica el Compromiso
Presupuestario en la factura que sustente el
devengamiento al Proveedor, para presentar en la
Unidad de Tesorería Institucional, en coordinación
con el Gestor de Compra.
28 Gestor de Compra
Entrega el Acta y la Factura al Proveedor para su
respectivo trámite de Quedan.
29 Gestor de Compra Folia y Archiva el Expediente de Compra
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página358 De 622
INICIO
1 INGRESO DE REQUERIMENTO A DACI
DEBIDAMENTE AUTORIZADO
2.ENTREGA DE REQUIRIMIENTO AL
DIRECTOR DE LA DACI
3.MARGINA EL REQUERIMIENTO AL
COORDINADOR DE LA DACI
4.REVISA Y MARGINA EL REQUERIMIENTO AL TECNICO DE PLAN DE
COMPRAS
5.VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA Y LA CONCEPTUALIZACION DE
BIEN OBRA O SERVICIO EN EL PLAN DE COMPRAS
6. SE PUBLICA EL REQUIRIMIENTO EN
COMPRASAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de Contratación directa
CLAVE: MP-DACI-03
7. RECEPCION DE OFERTAS POR PARTE DE LOS
PROVEEDORES
A
8. ELABORA CUADRO COMPRATIVO DE OFERTA Y
CUADRO DE EVOLUCION TECNICA
9.REVISA Y AUTORIZA LOS CUADROS COMPARTIVOS Y
EL FORMATO DE EVALUACION TECNICA
10. REMITE LOS CUADROS COMPRATIVOS DE OFERTA Y EVALUACION TECNICA A LA UNIDAD REQUIRENTE
11. DESARROLLO DE LA EVALUACION DE OFERTAS
PRESENTADA POR LOS PROVEEDORES PARA LA
RESPECTIVA ADJUDICACION
12. REMITE OFERTAS AL DIRECTOR DACI PARA LA REVISION Y EVALUACION
DE LAS OFERTAS
13. REVISA Y REMITE EL EXPEDIENTE DEL PROCESO
DE ADQUISICION, AL ADJUDICADOR PARA SU
AUTORIZACION
14. REVISA Y REMITE EL EXPEDIENTE DEL PROCESO
DE ADQUISICION AL ADJUDICADOR PARA SU
AUTORIZACION
B
A
15. REMITE EN COORDINACION CON EL GESTOR COMPRA AL TECNICO DE
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS PARA SU REVISION
16. REVISA Y ELABORA FORMULARIO B3 DE
AQUELLOS BIENES NO CONTEMPLADOS EN EL
PLAN DE COMPRAS
19. ELABORACION DE COMPROMISO
PRESUPUESTARIO
20.REVISA Y MARGINA AL GESTOR DE COMPRAS EL
COMPROMISO PRESUPUESTARIO
21. NOTIFICAR A LA PERSONA NATURAL O
EMPRESA A LA CUAL SE LE HA ADJUDICADO
B
1
18.COMPROMISO PRESUPUESTARIO
17. ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE CONTRATO
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DICIEMBRE/2013
Número de Página359 De 622
22.ENTREGA DE BIEN O SERVICIO EN
COORDINACION CON EL GESTOR DE COMPRAS
23 COORDINAR CON UNIDAD REQUIRENTE LA RECEPCION DE BIENES Y
SERVICIO
24.ELABORA ACTA DE RECEPCION
25. REMITE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS Y SELLADAS POR LAS
PERSONAS INVOLUCARADAS EN LA RECEPCION DE LO ADJUDICADO
26.REMITE A LA COORDINADORA DACI
DEBIDAMENTE DOCUMENTADO EL ACTA Y
LA FACTURA PARA SU AUTORIZACION
27.REVISA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA
QUE SUSTENTE EL DEVENGAMIENTO AL PROVEEDOR PARA PRESENTARLO A LA UNIDAD
DE TESORERIA
DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de contratacion directa
CLAVE: MP-DACI-03
28.ENTREGA DE ACTA Y FACTURA AL PROVEEDOR PARA TRAMITAR QUEDAN
29. FOLIA Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE DE COMPRA
1
FIN
C
C
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Código: MPI-001-2013
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DICIEMBRE/2013
Número de Página360 De 622
MP-DACI-004 Relación con : PA-DACI-04
Procedimiento :Ingreso, Distribución y Procesamiento de Garantías de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
Propósito del Procedimiento: Mantener de forma ordenada el manejo y control de las Garantías que exige la Ley LACAP para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.
No Responsable Descripción
1 Proveedor Realiza la Apertura de Oferta por medio de Licitación, remite las
Garantías de Mantenimiento de Oferta al área de Registro de Contrato.
2 Administrador de
contrato
Ingresa las Garantías de Mantenimiento de Oferta al Sistema de
Garantías codificándolas por medio de correlativo y año de ingreso.
3 Técnico de registro de
contrato
Remite al área de Registro de Contrato, la Resolución de Adjudicación
y/o dejando sin efecto, dejando desierto el proceso de licitación; cual
fuere el caso.
4 Técnico de seguimiento
al plan de compras
Recibe la Resolución (Adjudicación o dejando sin efecto y/o dejando
desierto el proceso de licitación) y remite al Director DACI Resolución
Razonada para proceder a la respectiva devolución de Fianza.
5 Técnico de registro de
contrato
Revisa, firma la respectiva Resolución Razonada para proceder a
Devolver Fianza de Mantenimiento de Oferta.
6 Jefe
Devuelve fianzas de Mantenimiento de Oferta por medio de Resolución
Razonada a los Ofertantes en aquellos casos que no se les haya
adjudicado nada de lo requerido, se haya declarado desierto o
declarado sin efecto dicho proceso. Caso contrario sucede al Ofertante
que se le haya adjudicado lo requerido, dicha fianza se resguarda
hasta que presente Fianza de Cumplimiento de Contrato.
7
Técnico de registro de
contrato
Presenta al área de Registro de Contrato la Garantía de Cumplimiento
de Contrato para aquellos contratos donde se adquieren bienes,
servicios y suministros; caso contrario será Diseño, Obra y
Supervisión, presentará adicional Garantía Buena Inversión de
Anticipo.
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DICIEMBRE/2013
Número de Página361 De 622
8
Proveedor
Revisa que las Garantías presentadas por el Ofertante estén apegadas
al Contrato respectivo haciendo contraste con toda la documentación
relacionada con la misma y remite copia de las respectivas fianzas al
Administrador del Contrato, Técnico responsable del proceso; para el
caso de Direcciones Generales de Migración y Extranjería y Centros
Penales se remitirá de forma adicional al Coordinador de Compras,
Unidad Financiera; y la Fianza Original la remite a la Unidad de
Tesorería de la Institución.
9
Técnico de registro de
contrato
Revisa y Archiva las Fianzas de Cumplimiento de Contrato, Buena
Inversión de Anticipo (en caso de Diseño, Obra, Supervisión)
11 Técnico de Registro de
Contrato
Revisa Acta de Recepción y verifica la entrega de lo contratado por el
ofertante, contrasta los documentos y revisa la vigencia de las fianzas
presentadas por los ofertantes.
Solicita al Administrador de Contrato el Visto Bueno o no, para
proceder a Devolver las respectivas fianzas: para el caso de Contratos
de Suministros, Bienes y Servicios habiendo presentado el proveedor
la Fianza de Buen Producto se devuelve la Fianza de Cumplimiento de
Contrato (o en el caso de que esta haya vencido); para el caso de
devolución de Fianza de Buena Inversión de anticipo hasta que se
haya amortizado el anticipo del contrato.
Remite las Fianzas de Buen Producto, Buen Diseño, Buena Obra y
Buena Supervisión a la Unidad de Tesorería Institucional, y solicita a la
misma la remisión de las Fianzas de Cumplimiento de Contrato y
Buena inversión de Anticipo (en el caso de Diseño, Obra, Supervisión).
Y cuando vence la vigencia de la Garantía de Buen Diseño, Buena
Obra, Buen Producto y Buena Supervisión se procede de la misma
forma.
12 Tesorero Institucional
Revisa, y resguarda las fianzas de Buen Producto, Buen Diseño,
Buena Obra y Buena Supervisión y remite cuando son solicitadas al
Técnico de Registro de Contrato las Fianzas de Cumplimiento de
Contrato y Buena Inversión de Anticipo (en el caso de diseño, obra y
supervisión).
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Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página362 De 622
13 Administrador del
Contrato
Revisa y remite Visto Bueno o no, para proceder a devolver fianzas de
Cumplimiento de Contrato, Buena Inversión de Anticipo (para el caso
de Diseño, Obra o Supervisión), y envía al Técnico de Registro de
Contrato
14 Técnico de Registro de
Contrato
Prepara la Resolución Razonada tomando en cuenta la Ley LACAP, y
remite al Director DACI para su revisión y firma.
15 Director DACI
Revisa Resolución Razona con su respectivo Visto Bueno del
Administrador del Contrato, y remite al Técnico de Registro de
Contrato, para su Notificación
16 Técnico de Registro de
Contrato
Notifica y comunica al Ofertante para que retire su Fianza en la
Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.
17
Ofertante
Retira Fianza de cumplimiento de contrato y Buena Inversión de
Anticipo (para el caso de Diseño, Obra o Supervisión), estampando en
Resolución Razonada datos de la persona que la retira y el sello del
Ofertante; en un plazo de tres meses, caso contrario el Técnico de
Registro de Contrato avisa a la Afianzadora emisora de las Garantías y
ésta pasa a retirarlas.
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
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Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página363 De 622
INICIO
1. REALIZA LA APERTURA POR MEDIO DE LICITACION
Y SE REMITEN LAS GARANTIAS DE
MANTENIMIENTO AL AREA DE CONTRATOS
2.INGRESA LAS GARANTIAS DE OFERTAS AL SISTEMA
DE GARANTIAS CODIFICANDOLAS POR
CORRELATIVO Y AÑO DE INGRESO
3. REMITE AL AREA DE REGISTRO DE CONTRATO
LA RESOLUCION DE ADJUDICACION
4. SE REMITE AL DIRECTOR DE LA DACI RESOLUCION
RAZONADA PARA LA DEVOLUCION DE FIANZA
5. REVISA Y AUTORIZA LA RESOLUCION RAZONADA
PARA DEVOLVER LA FIANZA DE
MANTENIMIENTO DE OFERTA
6. DEVOLUCION DE FIANZA DE MANTENIMIENTO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Ingreso distribución y procesamiento de garantías de la Dirección de adquisiciones y contrataciones institucional
CLAVE: MP-DACI-04
7. PRESENTA AL AREA DE REGISTRO DE CONTRATO LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
PARA BIENES Y SERVICIOS Y GARANTIA BUENA IVERSION DE
ANTICIPO PARA OBRAS Y SUPERVISION
A
8. REVISA QUE LAS GARANTIAS PRESENTADAS POR EL OFERTANTES
ESTEN APEGADAS AL CONTRATO RESPECTIVO Y SE REMITEN COPIAS
DE LAS FIANZAS AL ADMINISTRADOR DE CONTRATO
9.REVISA Y ARCHIVA LAS FIANZAS DE
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y GARANTIA DE
BUENA INVERSION DE ANTICIPO
10. ENTREGA DE SUMINISTROS,BIENES,
OBRAS Y SUPERVISIONES POR MEDIO DE ACTAS DE
RECEPCION
11. REVISA Y VERIFICA ACTAS DE RECEPCION Y SE REMITE LAS
FIANZAS DE BUEN PRODUCTO A LA UNIDAD DE TESORERIA Y SE SOLICITAN LAS FIANZAS DE
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
12.REVISA Y RESGUARDA LA FIANZA DE BUEN
PRODUCTO
13. REVISA Y REMITE VISTO BUENO PARA LA
DEVOLUCION DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO DE
CONTRATO
14. PREPARA LA RESOLUCION RAZONADA
SEGÚN LEY LACAP Y SE REMITE A LA DACI PARA
REVISION Y FIRMA
B
A
15.REVISA RESOLUCION RAZONADA CON SU
RESPECTIVO VISTO BUENO POR EL ADMINISTRADOR
DE CONTRATO Y SE REMITE PARA LA NOTIFICACION
16. NOTIFICA Y COMUNICA AL OFERTANTE QUE RETIRE
LA FIANZA EN LA DACI
17. RETIRO DE FIANZAS
B
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página364 De 622
MP-DACI-005 Relación con : PA-DACI-02
Procedimiento: Recepción de facturas y trámites de entrega de Quedan para Proveedores.
Propósito del Procedimiento: Fortalecer el proceso de pago a los Proveedores que proporcionan Suministros, Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.
No Responsable Descripción
1 Proveedor Entrega a la Institución (Secretaría de Estado) Suministros, Bienes,
Obras y/o Servicios, y emite su respectiva factura.
2 Administrador del
Contrato
Revisa y recepción los suministros, bienes, obras y/o servicios que los
proveedores entregan a la Institución y redacta Acta de Recepción,
entregan presupuestos (para el caso de mantenimiento preventivo y
correctivo de vehículos) la cual remite al Área de Registro de Contrato, al
igual que la factura emitida por el Proveedor.
3 Técnico de Registro de
Contrato
Revisa, compara la factura del proveedor por los suministros, bienes,
obras y/o servicios entregados a la institución con el Acta de Recepción,
según lo establecido en las obligaciones contractuales y remite al Técnico
de seguimiento al plan de compra.
4 Técnico de Seguimiento al
Plan de Compra
Revisa, verifica la Disponibilidad Presupuestaria que sustenta la
adquisición del suministro, bien, obra y/o servicio que se ha entregado a
la institución (Secretaría de Estado), y emite programación
presupuestaria (para el caso de servicios por consumo) por lo que remite
al Técnico de Registro de Contrato.
5 Técnico de Registro de
Contrato
Elabora nota a Unidad de Prepuesto donde solicita el Compromiso
Presupuestario detallando la Unidad Presupuestaria y Línea de Trabajo,
adjuntando documentos originales (Acta y Factura).
6 Jefe de Presupuesto Revisa, y asignan el compromiso presupuestario expresándolo en
número, y remite al Técnico de Registro de Contrato.
7 Técnico de Registro de
Contrato
Revisa, y estampa el sello de Registro del Contrato en la Factura
detallando el número de compromiso, número de contrato o resolución
(arrendamiento, seguros, prórroga,), unidad presupuestaria, Línea
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página365 De 622
Presupuestaria, el mes a aplicar y desembolso, número de provisión
(cuando existe compromisos de pagos de los últimos meses de cada
año); y se notifica al proveedor.
8 Proveedor
Recoge Acta de Recepción y Factura debidamente sellada con su
respectivo Compromiso Presupuestario y se presenta a la Unidad de
Tesorería Institucional para el respectivo trámite de Quedan.
9
Técnico de Registro de
Contrato
Clasifica, remite copia original del Acta de Recepción, fotocopia de la
Factura al Técnico responsable del proceso de adquisición (Licitaciones,
Libre Gestión y/o Jurídico) según fuere el caso en función de alimentar el
expediente del proceso.
Archiva toda la documentación relacionada al compromiso
presupuestario, toda la documentación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página366 De 622
INICIO
1.ENTREGA DE SUMINISTROS ,BIENES Y OBRAS A LA SECRETARIA
DE ESTADO PARA LA EMISION DE FACTURA
2.REVISION Y RECEPCION DE BIENES,SERVICIOS Y
OBRAS A LA SECRETARIA DE ESTADO
3. REVISA Y COMPARA FACTURA DE PROVEEDORES POR LOS
SUMINISTROS,OBRAS Y SERVICIOS ENTREGADOS A LA SECRETARIA DE ESTADO Y EMITE PROGRAMACION
PRESUPUESTARIA
4. REVISA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA QUE SUSTENTA LA ADQUISICION DEL SUMINISTRO O BIEN Y EMITE
PROGRAMACION PRESUPUESTARIA
5. ELABORA NOTA A UNIDAD PRESUPUESTO DETALLANDO LA
UNIDAD Y LINEA DE TRABAJO ADJUNTANDO DOCUMENTACION
ORIGINAL
6.REVISA Y ASIGNA EL COMPROMISO
PRESUPUESTARIO EXPRESANDOLO EN
NUMEROS
DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de facturas y tramites de entrega de quedan para proveedores.
CLAVE: MP-DACI-05
7. REVISA Y ESTAMPA EL SELLO DE REGISTRO DEL CONTRATO EN LA
FACTURA DETALLANDO EL NUMERO DE COMPROMISO,CONTRATO O RESOLUCION Y SE NOTIFICA AL
PROVEEDOR
A
8.RECOGE ACTA DE RECEPCION Y FACTURA DEBIDAMENTE SELLADA
CON SU RESPECTIVO COMPROMISO PRESUPUESTARIO Y PRESENTADA A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL RESPECTIVO TRAMITE DE QUEDAN
9. CLASIFICA REMITE COPIA ORIGINAL DEL ACTA DE RECEPCION
Y ARCHIVA TODA LA DOCUMENTACION RELACIONADA
AL COMPROMISO PRESUPUESTARIO
A
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página367 De 622
N) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Mapa de Procesos de la Dirección:
Aprobó:
Lic. Yecenia López
Directora de RRHH
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IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
Un
ida
de
s O
rga
niz
ativa
s d
el M
JS
P
Procesos
Sustantivos
Un
ida
de
s O
rga
niz
ativa
s d
el M
JS
P
PA-DRH-04 PA-DRH-05
Certificación de
documentos
Relaciones
Laborales
Procesos
Adjetivos
Gestión de
ContrataciónPlanillas
Desarrollo de
personal
PS-DRH-01 PS-DRH-02 PS-DRH-03
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página368 De 622
Clave: MP-DRH-001 Relacionado con: PS-DGH-01
Procedimiento: Reclutamiento, selección y contratación de personal
Propósito del Procedimiento: Desarrollar de manera clara y transparente los trámites de Reclutamiento en
miras de asegurar que la persona a contratar sea la más idónea al cargo.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Administración de Personal
No Responsable Descripción
1 Director(a) RRHH Recibe la solicitud de personal con el respectivo visto bueno del Sr.
Ministro o Dirección Ejecutiva.
2 Director(a) RRHH Verifica si existe plaza vacante.
3 Director(a) RRHH Al confirmar que existe la plaza, se busca al candidato que ocupara
el puesto ya sea interna o externamente.
4 Técnico de Desarrollo de
Personal Evalúa a los candidatos.
5 Director(a) RRHH Recibe los resultados de la evaluación y analiza para continuar el
proceso
6 Director(a) RRHH
Recibe y elabora la documentación que será firmada por el Sr.
Ministro o el Director Ejecutivo para remitirlo al Ministerio de
Hacienda.
7 Despacho Ministerial o
Dirección Ejecutiva
Recibe la debida notificación por parte del Ministerio de Hacienda ya
sea autorizando o denegando la contratación. Dicha resolución será
remitida a la RRHH.
8 Director(a) RRHH Al ser aprobada se procede a notificar a las partes que involucra el
proceso de toma de posesión y generación de pago.
9 Director(a) RRHH Contrata a Personal
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página369 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Reclutamiento, selección y contratación de personal.
Documentación de
Plaza
1. Solicitud de nuevo
personal
2. Verificación de
existencia de plaza vacante
3. Busqueda de candidato
interno y externo
7. Notificación de Plaza
¿Notificación de
Aceptación?
8. Comunicar a Partes
interesadas
SI
NO
4. Evaluación de
candidatos
5. Analizar resultados
6. Selección de nuevo
personal
¿Existe Plaza
Vacante?Notificar a solicitante la
inexistencia de plaza
SI
NO
9. Contratación de personal
A
A
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página370 De 622
Clave: MP-DRH-002 Relacionado con: PS-DRH-01
Procedimiento: Levantamiento de Expediente
Propósito del Procedimiento: Crear y mantener un archivo de documentación legal y oficial de los
empleados a fin de crear un record de carácter informativo en referencia a los empleados activos e
inactivos.
Unidad Responsable de Ejecución: Administración de SIRHI
No Responsable Descripción
1 Director(a) RRHH Recibe del despacho ministerial la respectiva autorización de la o las personas
a contratar.
2 Director(a) RRHH
Elabora y remite la toma de posesión a la Unidad de Administración de
Personal, Archivo, Tesorería Institucional y al nuevo contratado, en ella se
indica la fecha en la cual inicio o iniciara a laborar.
3
Técnico de
Administración
del SIRHI
Elabora el respectivo contrato y lo remite a la DRRHH para la obtención de las
firmas de las personas involucradas en el mismo, posteriormente el contrato ya
firmado es remitido a Archivo.
4 Nuevo Empleado
Llena el formulario de recolección de datos y el del seguro colectivo de vida,
los formularios serán proporcionados por un colaborador de la DRRHH a quien
se le devolverán para la respectiva apertura del expediente.
5 Encargado de
Archivo
Recibe toda la información referente al contratado, entre los documentos que
se anexan están: solicitud de empleo, contrato, formulario de datos, fotografía,
currículo, copias de certificados y diplomas, fotocopias de documentos
personales y fotocopia de exámenes médicos.
6 Encargado de
Archivo
La carpeta ya identificada con el nombre del empleado es archivada por el
encargado de archivo o sus colaboradores.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página371 De 622
Clave: MP-DRH-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Levantamiento de expediente
Inicio
1. Recepción de
autorización de nuevo
personal
2. Elaboración de toma de
poseción
5. Elaboración de
expediente
Fin
3. Elaboración de contrato
4. Llenado de formularios
6. Archivo
de Expediente
Contrato
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página372 De 622
Clave: MP-DRH-003 Relacionado con: PS-DRH-02
Procedimiento: Elaboración de Planillas para nuevo empleado
Propósito del Procedimiento: Plasmar el desarrollo, elaboración y documentación necesarios para
elaborar la planilla de pago para un empelado de nuevo ingreso.
Unidad Responsable de Ejecución: Administración de SIRHI
No Responsable Descripción
1 Director(a) RRHH Recibe la autorización del Ministerio de Hacienda remitida del
Despacho Ministerial.
2 Técnico de Administración
del SIRHI
Si el nuevo personal es incorporado a la Secretaria de Estado
MJSP, se recibe autorización de Ministro, se incorpora los datos
generales en el sistema (SIRHI) y en la generación de pagos a
planillas.
Si el nuevo personal es incorporado a Dependencia del MJSP, solo
se incorpora los datos generales en el sistema (SIRHI)
3 Técnico de Administración
del SIRHI
Identifica la plaza a ocupar por el contratado, basado en la propuesta
que fue enviada al Ministerio de Hacienda.
4 Técnico de Administración
del SIRHI
Alimenta el sistema SIRHI con toda la información de la persona a fin
de mantener una copia de respaldo en el sistema para generar
posteriores reportes fácilmente y la física que posee archivo.
5 Técnico de Administración
del SIRHI
Comprueba su afiliación o no, si está afiliado se procede a la
generación de la respectiva planilla de lo contrario este debe ser
afiliado a alguna de las administradoras de pensiones.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página373 De 622
6 Técnico de Administración
del SIRHI
La persona de no estar afiliado debe hacerlo en cualquiera de las
AFP`s existentes en el mercado este proceso generalmente demora
entre 8 y 15 días durante los cuales el pago del nuevo empleado no
es conveniente realizarlo ya que posteriormente genera problemas
para la respectiva cancelación de las planillas previsionales.
7 Técnico de Administración
del SIRHI
Con toda la información completa del candidato se da paso a la
generación de la planilla correspondiente de acuerdo a la
autorización aprobada por parte del Ministerio de Hacienda y de
acuerdo a los lineamientos estipulados en el contrato.
8 Técnico de Administración
del SIRHI
Las planillas impresas son verificadas y posteriormente remitidas al
despacho de la DRRHH para la respectiva firma.
9 Técnico de Administración
del SIRHI
Firma y sella las planillas y resúmenes remitiéndolas posteriormente
a la Unidad de Administración de Personal
10 Tesorería Institucional Tesorería institucional recibe las planillas e inicia el proceso para
cancelar el o los salarios del o los nuevos empleados.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página374 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Planillas para nuevo empleado
1. Recepción de
autorización aprobada de
nuevo personal del MH
3. Identificar plaza a ocupar
por el contrato
4. Alimentar en el SIRHI
con información de nuevo
personal
¿El pago sera
con fondos de la
Secretaria de
Estado?
2. Incorporar datos del
nuevo empleado al sistema
de personal.
SI
NO
¿El nuevo
personal se
encuentra
afiliado?
6. Se solicita a nuevo
empleado afiliarse a
cualquera delas AFP´s
SI
NO
5. Se comprueba afilación
de nuevo personal
7. Generación de Planillas
8. Verificación de Planilla
9. Firma de DRRHH
10. Firma de Tesorería
A
A
Fin
Planillas
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página375 De 622
Clave: MP-DRH-004 Relacionado con: PS-DRH-02
Procedimiento: Pago de salarios
Propósito del Procedimiento: Es el procedimiento que mensualmente se desarrolla con el objetivo de
realizar el pago de salarios de los empleados de la Secretaria de Estado.
Unidad Responsable de Ejecución: Administración de SIRHI
No Responsable Descripción
1 Técnico Recibe las órdenes de descuento para aplicar durante el mes que
correspondan.
2 Técnico de Administración
de Personal Prepara el reporte para ejecutar los descuentos por llegadas tardías.
3 Técnico
Ingresa los datos al sistema SIRHI, tales como: ordenes de
descuento, licencias sin goce de sueldo, traslados, etc. y después se
imprimen las planillas
4 Director(a) RRHH Firma las planillas y resúmenes para luego remitirlas a la tesorería
institucional.
5 Tesorería Institucional Recibe, revisa y procesa las planillas para el requerimiento de
fondos para el pago respetivo
6 Técnico
Una vez que se obtiene en visto bueno por parte de tesorería se
prepara el requerimiento de los fondos y se remite con los demás
anexos y la liquidación respectiva. Posteriormente se elabora el
archivo de pago y se ingresa a “e-banca” para cargar el archivo de
los salarios según fecha estipulada.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página376 De 622
Clave: MP-DRH-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Pagos de Salarios
Inicio
1. Recepción de órdenes
de descuentos
2. Elaborar reporte para
ejecutar descuentos
5. Tesorecia recibe, revisa
y procesa planillas.
Fin
3. Incorporar los datos en
el SIRHI
4. Firma de Planillas
6. Preparación de
requerimientos de fondos y
de liquidación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página377 De 622
Clave: MP-DRH-005 Relacionado con: PS-DRH-03
Procedimiento: Identificación de necesidades de capacitación.
Propósito del Procedimiento: Identificar las necesidades de capacitación que requiera el personal de esta
Secretaría de Estado.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de desarrollo de Personal
No Responsable Descripción
1 Coordinadora de la Unidad
de desarrollo de Personal
Recopila las necesidades de capacitación en las evaluaciones de
desempeño anual; además en el formulario de necesidades de
capacitación técnica y emocional de las diferentes Direcciones del
MJSP.
2 Coordinadora de la Unidad
de desarrollo de Personal Identifica las necesidades de capacitación
3 Coordinadora de la Unidad
de desarrollo de Personal Agrupa capacitaciones y/o temas similares
4 Coordinadora de la Unidad
de desarrollo de Personal Elaboración de listado de capacitaciones solicitadas
5
Coordinadora de la Unidad
de desarrollo de Personal Elabora Plan de Capacitaciones.
6 Director General Ejecutivo y
Director(a) de RRHH Revisa y aprueba Plan de Capacitaciones.
7 Coordinadora de la Unidad
de Desarrollo de Personal Archivo y custodia de Plan.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página378 De 622
Clave: MP-DRH-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Identificación de necesidades de capacitación.
Inicio
1. Recopilación de
necesidades de
capacitación
2. Identificación de las
necesidades
5. Elaboración de Plan de
Capacitación
Fin
3. Agrupación de temas
similares de capacitación
4. Elaboración de listado de
capacitaciones
6. Revisión y aprobación de
plan de capacitación
Plan de
Capacitaciones
7. Achibo y
custodia
de plan
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página379 De 622
Clave: MP-DRH-006 Relacionado con: PS-DRH-03
Procedimiento: Gestión de Capacitaciones
Propósito del Procedimiento: Administrar las capacitaciones solicitadas por las diferentes Direcciones de
la Secretaría de Estado
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de desarrollo de Personal
No Responsable Descripción
1 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal Revisa Plan de Capacitaciones.
2 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal
Elabora propuesta de capacitación, con objetivos deseables a
cumplir para satisfacer las necesidades da las diferentes Direcciones.
3 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal
Busca exponente o de personal con experiencia del tema de
capacitación identificado en instituciones gubernamentales u no
gubernamentales.
4 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal
Recibe confirmación de exponente o de personal con experiencia del
tema de capacitación identificado en instituciones gubernamentales u
no gubernamentales.
5 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal Solicita autorización de Capacitación
6 Directora de RRHH Aprueba capacitación
7 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal Calendariza capacitaciones.
8 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal Monitorea y da seguimiento al plan de capacitaciones
9 Coordinadora de la Unidad de
desarrollo de Personal Elabora informe de seguimiento de plan de capacitaciones.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página380 De 622
Clave: MP-DRH-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Gestión de capacitaciones
Inicio
1. Revisión de plan de
capacitaciones
2. Elaboración de
propuesta de capacitación
5. Solicitar autorización de
capacitación
Fin
3. Búsqueda de exponente
o e personal con
experiencia
4. Recepción de confirmación
de exponente o e personal
con experiencia
8. Monitoreo y seguimiento
a plan de capacitaciones
¿capacitación
autorizada?
SI
NO
6. Recepción de
autorización de
capacitación
7. Calendarización de
capacitaciones
A
A
9. Elaboración de informe
de seguimiento a plan de
capacitaciones.
Plan de
Capacitaciones
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página381 De 622
Clave: MP-DRH-007 Relacionado con: PS-DRH-03
Procedimiento: Capacitación de personal
Propósito del Procedimiento: Que el personal que labora en esta Institución, tenga un desarrollo positivo e
integral en el ámbito laboral y personal.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de desarrollo de Personal
No Responsable Descripción
1 Directora de RRHH Envía invitación a capacitación a las diferentes Direcciones, informando
fecha, hora y número de personal designado.
2 Técnico de la Unidad de
desarrollo de Personal Elabora lista de asistencia a capacitación
3 Técnico de la Unidad de
desarrollo de Personal
Recepción de exponente o de personal con experiencia del tema de
capacitación a impartir.
4 Técnico de la Unidad de
desarrollo de Personal Recepción de participantes de las diferentes direcciones invitadas.
5 Técnico de la Unidad de
desarrollo de Personal Firma de asistencia a Capacitación
6 Técnico de la Unidad de
desarrollo de Personal Evalúa Capacitación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página382 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Capacitación de personal
1. Envio de nota de
invitación a capacitación
2. Elaboración de lista de
asistencia a capacitación
3. Recepción de exponente
Fin
4. Recepción de
participantes a capacitación
5. Firma de asistencia a
capacitanción.
6. Evaluación de
capacitación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página383 De 622
Clave: MP-DRH-008 Relacionado con: PA-DRH-04
Procedimiento: Certificación de Documentos
Propósito del Procedimiento: Sirve para constatar que el documento certificado es una copia fidedigna del
original ante terceras personas.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Administración de Personal
No Responsable Descripción
1 Colaborador Administrativo Recibe la solicitud de empleado o ex empleado del Ministerio.
2 Colaborador Administrativo Anota los datos necesarios del solicitante para determinar las fechas
y el tipo de documento que necesita.
3 Colaborador Administrativo Corrobora la información y completa toda la necesaria para la
búsqueda de la documentación.
4 Encargado de Archivo Busca expediente del solicitante y examina el documento.
5 Colaborador Administrativo Elabora, si es necesario, o fotocopia el documento solicitado para
darle la respectiva certificación.
6 Directora de RRHH Recibe el documento certifica mediante firma y sello respectivo.
7 Colaborador Administrativo Recibe y entrega el documento al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página384 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Certificación de Documentos
Documento
Certificado
1. Recepción de solicitud
2. Solicitud de datos
4.Buscar expediente del
solicitante
5. Elaborar docuemtno
solicitado
6. Certifica Documento
¿Coinciden los
datos?7. Notificar a solicitante la
no coincidencia de datos
SI
NO
Fin
3. Corroborar datos y
busqueda de información
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página385 De 622
Clave: MP-DRH-009 Relacionado con: PA-DRH-04
Procedimiento: Elaboración de constancias de tiempo de servicio
Propósito del Procedimiento: Documento que hace constar la relación laboral el empleado tiene o tuvo
con la institución.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Administración de Personal
No Responsable Descripción
1 Colaborador Administrativo Recibe al solicitante quien proporciona datos que faciliten la
búsqueda más efectiva de la información.
2 Colaborador Administrativo
Atiende al solicitante, quien le proporciona los datos necesarios los
cuales son anotados para posteriormente buscar la información
correspondiente.
3 Encargado de Archivo
Busca el expediente del solicitante en este punto se pueden producir
dos situaciones una que el expediente no exista (seguir paso 4) y
otra que sí (seguir paso 5).
4 Encargado de Archivo Realiza una búsqueda en los libros de acuerdo de los años
respectivos así como refrendas o planillas.
5 Colaborador Administrativo Busca y verifica en el expediente los años de servicio
6 Colaborador Administrativo Elabora Constancia.
7 Directora de RRHH Revisa y Procede a firmar el documento
8 Colaborador Administrativo Recibe y entrega el documento al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página386 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-009
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Contancias de Tiempo de servicio
Documento
Certificado
1. Recepción de solicitud
2. Solicitud de datos
5. Verifica en expediente
los años de servicio.
7. Certifica Documento
¿Existe
expediente?
4. Buscar en los libros de
acuerdo a los años
respectivos
SI
NO
Fin
3. Buscar expediente del
solicitante
6. Elaboración de
Contancia
8. Entrega de documento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página387 De 622
Clave: MP-DRH-010 Relacionado con: PA-DRH-04
Procedimiento: Elaboración de constancia de salario
Propósito del Procedimiento: Elaboración del documento que hace constar los diferentes descuentos
aplicados a un empleado del cual hace uso para trámites personales.
Unidad Responsable de Ejecución: Administración de SIRHI
No Responsable Descripción
1 Colaborador Administrativo Recibe al solicitante quien proporciona datos que faciliten la
búsqueda más efectiva de la información.
2 Colaborador Administrativo
Atiende al solicitante, quien le proporciona los datos necesarios los
cuales son anotados para posteriormente buscar la información
correspondiente.
3 Técnico de RRHH Recibe el libro con el listado de nombre de personas que han
solicitado constancias.
4 Técnico de RRHH Elabora constancia e imprime para firma
5 Directora de RRHH Recibe las constancias para la respectiva firma y sello, siendo
remitidas a Tesorería Institucional.
6 Tesorería Institucional Recibe por medio del libro respectivo las constancias para la firma y
sello de la Tesorería y la remite nuevamente a RRHH.
7 Colaborador Administrativo Recibe y entrega las constancias al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página388 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-010
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Contancias de Salario
Documento
Certificado
1. Recepción de solicitud
2. Solicitud de datos y
anotarlos en libro de control
5. Firma y Sello de DRRH
Fin
3. Recepción de libro de
control de solicitudes
4. Elaboración de
Contancia
7. Entrega de documento
6. Firma y Sello de
Tesorreria
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página389 De 622
Clave: MP-DRH-011 Relacionado con: PA-DRH-005
Procedimiento: Personal de prácticas laborales
Propósito del Procedimiento: Ayudar a completar el pensum requerido por el Ministerio de Educación y
entrenar a los jóvenes para que sean de provecho en la vida productiva de nuestro país.
Unidad Responsable de Ejecución: Relaciones Laborales
No Responsable Descripción
1 Director Ejecutivo Recepción de nota de parte de los Directores de centros escolares
solicitando realizar prácticas laborales de sus alumnos.
2 Director Ejecutivo Asignación de proceso de verificación Dirección de RRHH
3 Técnico de Recursos
Humanos Recepción de nota y procesa entrada a la solicitud
4 Técnico de Recursos
Humanos
Programación de salida para verificación y análisis de los alumnos
que optan por realizar sus prácticas en nuestra institución.
5 Técnico de Recursos
Humanos
Ejecución de verificación de los alumnos que optan por realizar sus
prácticas en nuestra institución.
6 Técnico de Recursos
Humanos
Analiza de la verificación de los alumnos que optan por realizar sus
prácticas en nuestra institución.
7 Técnico de Recursos
Humanos
Elabora nota para Director Ejecutivo del análisis, si es positiva o
negativa la visita.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página390 De 622
8 Director Ejecutivo Remisión de respuesta aprobación o negación a solicitud
9 Técnico de Recursos
Humanos Notifica a centro encolar de evaluación
10 Técnico de Recursos
Humanos Recepción de los alumnos
11 Técnico de Recursos
Humanos Llenado de documentación y toma fotografía
12 Técnico de Recursos
Humanos Elabora y entrega de carne provisional.
13 Técnico de Recursos
Humanos Toma de posición en la Dirección que ha solicitado.
14 Técnico de Recursos
Humanos
Seguimiento de control para verificar la asistencia y puntualidad de
los alumnos, a las áreas asignadas.
15 Técnico de Recursos
Humanos
Elabora de carta de finalización y reporte de entradas y salidas para
enviar al Director del Centro Escolar.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página391 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-011
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Personal de practicas laborales
1. Recepción de solicitud
de realización de practicas
laborales
2. Asignación de proceso
de verificación a RRHH
4. Programación de visita a
Centro Escolar
Fin
3. Recepción de solicitud
de practicas
5. Visita a Centro Escolar
7. Elaboración de reporte
de visita a Centro Escolar y
remisión
6. Análisis de visita a
Centro escolar
8. Recepción de respuesta
de la Dirección Ejecutiva
A
A
10. Recepción de alumnos
¿La solicitud ha
sido aprobada?
SI
NO
9. Notificación de respuesta
a centro escolar
11. Llenado de
documentación y toma
fotografía
13. Toma de posición en la
Dirección que ha solicitado
12. Elaboración y entrega
de carne provisional
14. Seguimiento de control
para verificar la asistencia
15. Elaboración de carta de
finalización y reporte de
entradas
Reporte de Entradas
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página392 De 622
Clave: MP-DRH-012 Relacionado con: PA-DRH-005
Procedimiento: Feria de salud y economía
Propósito del Procedimiento: Proporcionar bienestar a los colaboradores, por medio de proveedores que
traen sus productos a bajo costos, en el ramo de salud y canasta básica.
Unidad Responsable de Ejecución: Relaciones Laborales
No Responsable Descripción
1 Técnico de Recursos
Humanos Coordina fecha de pago del mes
2 Técnico de Recursos
Humanos Coordina con los proveedores y MAG
3 Técnico de Recursos
Humanos Realiza las notas y coordina la gestión de canopis
4 Técnico de Recursos
Humanos Coordina el armado de canopi un día antes del evento
5 Técnico de Recursos
Humanos Coordina la entrada de los proveedores del evento
6 Técnico de Recursos
Humanos Controla la instalación de los proveedores en el área asignada
7 Técnico de Recursos
Humanos Vela por el buen desarrollo del evento
8 Técnico de Recursos
Humanos Controla la salida de los proveedores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página393 De 622
Inicio
Clave: MP-DRH-012
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Feria de salud y economía
1. Coordinar la fecha de
pago del mes
2. Coordinar con los
proveedores y MAG
5. Coordinar la entrada de
los proveedores del evento
Fin
3. Realizar las notas y
coordinar el préstamo de
canopi, a la PNC e INJUVE
4. Coordinar el armado de
canopi un día antes del
evento
8. Controlar la salida de los
proveedores
6. Controlar la instalación
de los proveedores, en el
área asignada
7. Velar por el buen
desarrollo del evento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página394 De 622
O) DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página395 De 622
MP-DL-UC-001 Relación con : PS-DL-01
Procedimiento: Requerimiento, Recepción y Custodia de Cupones de Combustible
Propósito del Procedimiento:Mantener siempre las existencias necesarias para el funcionamiento de la flota vehicular de la Secretaria de estado
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Combustible.
No Responsable Descripción
1 Jefe de Combustible Elabora requerimiento para la compra de cupones de combustible
2 Jefe de Combustible
Envía requerimiento a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional con sus respectivos anexos (Proyección de compra por cada una de las placas del parque vehicular de la Institución)
3 Jefe de Combustible Coordina con la DACI, cuando por diferentes razones no se compra las cantidades requeridas (ajustes).
4 Jefe de Combustible Participa en el proceso de licitación como
persona especialista en la materia.
5 Jefe de Combustible Coordina con la DACI, para el retiro de los
cupones de las instalaciones del suministrante y elabora acta de recepción.
6 Jefe de Combustible Resguarda los cupones de combustible en las cajas de seguridad.
7 Jefe de Combustible Registra el ingreso de la compra de los cupones por tipo de combustible en el Kardex.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página396 De 622
INICIO
1.ELABORA REQUERIMIENTO PARA LA COMPRA DE CUPONES DE
COMBUSTIBLE
2.ENVIA REQUERIMIENTO A LA DACI
3. COORDINA CON DACI PARA LA COMPRA
REQUERIDA O AJUSTES
4. PARTCIPA EN EL PROCESO DE LICITACION
5. RETIRO DE CUPONES Y ELABORACION DE ACTA DE
RECEPCION
6. RESGUARDA CUPONES DE COMBUSTIBLE EN CAJA
DE SEGURIADAD
DESCRIPCION DEL PROCESO : Compra, Recepción y custodia de Cupones de Combustible
CLAVE: MP-DL-UC-01
7. REGISTRA EL INGRESO DE LA COMPRA DE LOS CUPONES POR TIPO DE
COMBUSTIBLE EN EL CARDEX
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página397 De 622
MP-DL-UC-002 Relación del Proceso: PS-DL-01
Procedimiento: Autorización y distribución de cupones de combustible
Propósito del Procedimiento: Cumplimiento a la Normativa Interna Institucional en lo referente a autorización del gasto y efectuar una distribución efectiva y racional del combustible.
Unidad Responsable: Unidad de Combustible
No Responsable Descripción
1
Jefe de Combustible Verifica las existencias físicas en caja fuerte de la Secretaria de Estado y PREPAZ y determina que cantidad de cupones son necesarios para cada una, para poder hacer frente a las solicitudes de combustible a recibir.
2 Jefe de Combustible Realiza conteo en forma correlativa por cada
dependencia y anota las cantidades y correlativos por separados en formulario preestablecido firma y sella
3
Refrendario de Firma de Cupones Envía las cantidades necesarias de cupones en paquetes a la persona nombrada por la Dirección Ejecutiva para que estampe la firma de autorizado, para que los cupones puedan ser entregados y consumidos.
4 Jefe de Combustible Recibe de la persona encargada de firmar los cupones,
ya firmados y verifica que las cantidades y numeración correlativa sean igual a los enviados.
5
Jefe de Combustible Resguarda y ubica en la caja fuerte la cantidad y correlativo de cupones para Secretaria de Estado y PREPAZ, para posteriormente realizar entregas según solicitudes.
6
Encargado Auxiliar
de las Unidades
Presenta al técnico asignado, todas las liquidaciones del combustible que se ha suministrado durante todo el mes, a cada vehículo asignado a la dependencia, con su respectivo cuadro de suministro y cupones sobrantes del mes.
7 Técnico Revisa que todas las liquidaciones estén completas de
acuerdo a la cantidad de vehículos asignados.
8 Técnico Revisa que la hoja de requisición cumpla con todos los requisitos establecidos en la normativa para el control y
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página398 De 622
distribución del combustible.
9
Técnico Revisa que las cantidades requeridas más los cupones sobrantes en cada placa totalicen la cuota mensual autorizada, si en la revisión se determina que existen errores no se entrega el combustible hasta que se subsane el error, (el técnico devuelve la hoja de requisición).
10 Técnico Traslada la hoja de requisición al Jefe de Combustible
para su despacho.
11 Jefe de Combustible Ordena de acuerdo al orden de llegada.
12 Jefe de Combustible Cuenta en orden correlativo los cupones de cada una de
las requisiciones a despachar, anota la numeración, firma y sella.
13
Jefe de Combustible Llama en el mismo orden de llegada a cada uno de los encargados auxiliares para que retiren su combustible y firma y sella la copia de la requisición para su archivo y la persona que recibe (auxiliar)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página399 De 622
INICIO
1.VERIFICA EXISTENCIAS DE CUPONES Y DETERMINA
NECESIDAD DE LA DEMANDA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE POR
DEPENDENCIAS
2.FIRMA Y SELLA FORMULARIOS ENVIADOS
POR LAS DEPENDENCIAS
3. ENVIA DE FORMULARIOS A LA DIRECCION EJECUTIVA
PARA SU AUTORIZACION
4. RECIBE Y REVISA CUPONES AUTORIZADOS
5. RESGUARDO DE CUPONES
6. ENTREGA DE INFORME DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE SUMINISTRADO POR VEHICULO Y
CUPONES SOBRANTES
DESCRIPCION DEL PROCESO : Autorización y Distribución de cupones de combustibles
CLAVE: MP-DL-UC-02
7. REVISA QUE LAS LIQUIDACIONES ESTEN
COMPLETAS DE ACUERDO A LA CANTIDAD DE
VEHICULOS ASIGNADOS
A
8. REVISA QUE LA HOJA DE REQUISICION CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN
LA NORMA PARA EL CONTROL Y DISTRIBUCION DEL COMBUSTIBLE
9.REVISA QUE LA HOJA DE REQUISICION CUADRE CON LOS CUPONES SOBRANTES
10.ENVIA HOJA DE REQUISICION AL JEFE DE
COMBUSTIBLE
11. ORDENA LAS REQUISICIONES EN ORDEN
DE LLEGADA
12. PREPARA CUPONES DE ACUERDO A CADA HOJA DE
REQUISICION FIRMA Y SELLA
13. COMUNICA A LOS TECNICOS DE CADA DEPENDENCIAS PARA QUE
RETIREN LOS CUPONES DE COMBUSTIBLE
A
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página400 De 622
MP-DL-UC-003 Relación del Proceso: PS-DL-01
Procedimiento: Control del consumo de cupones de combustible
Propósito del Procedimiento: Controlar a través de la revisión de liquidaciones mensuales y bitácoras de
cada vehículo si el combustible ha sido consumido adecuadamente y racionalmente para fines
institucionales.
Unidad Responsable: Unidad de Combustible
No Responsable Descripción
1
Técnico
El técnico asignado para la Secretaria de Estado o PREPAZ, revisa que
la hoja de liquidación tenga fecha de elaboración, que el periodo
corresponda a periodo que se está liquidando, el tipo de financiamiento
FAES o GOES, número de placa (No. P), clase de vehículo
(Camioneta, Pick-up o Automóvil etc.) tipo de combustible (Diesel o
Gasolina) y ubicación física. También revisa que en la hoja de
liquidación se haya consignado la fecha y número de la factura o
comprobante de crédito fiscal, numeración correlativa y cantidad de
cupones según la factura, número de comprobante de venta que el
suministrante emite al Ministerio según contrato, el precio de costo
según comprobante de venta, el costo total, el valor según factura y que
las cantidades y valores estén totalizados.
2
Técnico
Verifica en las requisiciones o recibos de entrega de combustible del o
meses anteriores que los cupones consignados en la hoja de
liquidación bajo el concepto de sobrantes del mes anterior sean los
correctos.
3
Técnico
Verifica en las requisiciones o recibos de entrega del mes que se
liquida, que los cupones consignados en concepto de cupones
recibidos sean los correctos.
4
Técnico
Verifica a través de facturas que todos los cupones que se consignan
en la hoja de liquidación en concepto de cupones consumidos en el
mes sean los correctos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página401 De 622
5
Técnico
Determina a través de prueba aritmética de los sobrantes del mes
anterior más los cupones recibidos en el mes menos los cupones
consumidos según facturas dan como resultado los cupones sobrantes
del mes, para darle seguimiento a su consumo el siguiente mes.
6 Técnico Verifica que las hojas de liquidación estén debidamente firmadas por
las personas involucradas en la operación.
7
Técnico
Verifica que la factura sea emitida a nombre del Ministerio de Justicia y
Seguridad Publica si corresponde a cupones de Secretaria de Estado o
a nombre del Ministerio de Justicia y Seguridad Publica seguido del
nombre de la Dependencia si corresponde a cupones de PRE PAZ.
8
Técnico
Verifica que en la factura o comprobante de crédito fiscal se haya
consignado la fecha, el número de factura o comprobante fiscal, No. De
placa del vehículo, número de cupón, el tipo de combustible
suministrado, precio unitario, cantidad de galones servidos, sello de
cancelado o de la estación de servicio, número de NIT y si las facturas
son emitidas en sistema todo sus requisitos llenos en sistema o si es a
mano todo, no aceptando combinado (a mano y con sistema).
9
Técnico
Determina si el galonaje consignado en factura es el galonaje real
recibido (a través de pruebas aritméticas).
10
Técnico
Verifica que la factura contenga al reverso la firma de la persona que
recibió el combustible.
11
Técnico
Revisa que la fecha consignada en la bitácora en que se cumplió la
misión asignada, no corresponda a días no hábiles o día festivos sin
existir la respectiva autorización.
12 Técnico Determina, a través de pruebas aritméticas si la cantidad de kilómetros
recorridos según la bitácora son correctos.
13
Técnico
Comprueba, a través de cruces de información de facturas y bitácoras,
que la cantidad de galones, cupones, numeración correlativa y valores
consignados en la bitácora son correctos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página402 De 622
14
Técnico
Verifica que el motorista haya consignado en la bitácora lugares
visitados específicamente, su nombre y firma y que la condición del
tanque se haya marcado en forma correcta.
15
Técnico
Verifica que el cálculo del rendimiento del vehículo sea el correcto
cuando corresponde a la Unidad, si es de Secretaria de Estado
únicamente de la Unidad de Transporte el cálculo (CI+GS=TGS -
UC=GC; TK/GC=KM/GLN).
Significado de los elementos de la fórmula:
CI= Condición Inicial de tanque GS= Galonaje Suministrado según facturas TGS= Total Galonaje Suministrado UC= Ultima Condición de tanque GC= Galonaje Consumido TK= Total Kilometraje recorrido KM/GLN= Kilometraje por Galón
16
Técnico Ingresa los datos de las liquidaciones y bitácoras a la computadora y
emite grafica estadísticas de consumo de combustible y de rendimiento
por cada vehículo.
17
Jefe de combustible Envía de forma impresa las gráficas estadísticas del combustible a su
Jefe inmediato superior (Director de Logística), para posteriormente
enviar a la Dirección Ejecutiva.
18. Jefe de combustible Coteja bitácora de lugares visitados contra factura
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página403 De 622
INICIO
1.REVISA QUE LA HOJA DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTBLE ESTE
COMPLETA Y CORRECTA
2.VERIFICA CUPONES SOBRANTES DEL MES
ANTERIOR
3. VERIFICA REQUISICIONES O RECIBOS DE ENTREGA DEL MES QUE
SE LIQUIDA SEAN LOS CORRECTOS
5. DETERMINA CUPONES SOBRANTES PARA
CONSUMO DEL MES SIGUIENTE
6. VERIFICA QUE LAS HOJAS DE LIQUIDACION ESTEN DEBIDAMENTE
FIRMADAS POR LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA OPERACION
DESCRIPCION DEL PROCESO : Control del consumo de cupones de combustible
CLAVE: MP-DL-UC-03
7. REVISA QUE LAS LIQUIDACIONES ESTEN
COMPLETAS DE ACUERDO A LA CANTIDAD DE
VEHICULOS ASIGNADOS
A
8. VERIFICA QUE LA FACTURA ESTE EMITIDA A NOMBRE DE LA
INSTITUCION CORRESPONDIENTE
9. VERIFICA ARITMETICAMENTE EL
GALONAJE CONSIGNADO ES REAL
10. VERIFICA FIRMAS Y SELLO EN LAS FACTURAS Y
QUIEN RECIBIO EL COMBUSTIBLE
11.REVISA BITACORA CONTRA CALENDARIO DE
DIAS HABILES
12. DETERMINA EL KILOMETRAJE RECORRIDO
SEGÚN BITACORA
13. COTEJA BITACORA DE LUGARES VISITADOS CONTRA FACTURA
A
14. COTEJA BITACORA DE LUGARES VISITADOS CONTRA FACTURA
B
15. CALCULA QUE EL REDIMIENTO DE VEHICULO SEA CORRECTO Y QUE
CORRESPONDA A LA UNIDAD
16. INGRESA DATOS DE LAS LIQUIDACIONES Y
BITACORAS A LA COMPUTADORA
17. ENVIA REPORTE AL DIRECTOR
B
18. COTEJA BITACORA DE LUGARES VISITADOS CONTRA FACTURA
FIN
4. VERIFICA ATRAVES DE FACTURAS QUE TODOS LOS CUPONES QUE SE
CONSIGNAN EN LA HOJA DE LIQUIDACION EN CONCEPTO DE CUPONES CONSUMIDOS SEAN
LOS CORRECTOS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página404 De 622
MP-DL-UC- 004 Relación del Proceso: PS-DL-01
Procedimiento: Registro contable del gasto de cupones de combustible
Propósito del Procedimiento: Dar fiel cumplimiento a la Normativa contable y a las Normas Técnicas
Institucionales
Unidad Responsable: Unidad de Combustible
No. Responsable Dirección
1
Técnico
Saca fotocopias de cada una de las liquidaciones
mensuales de las Unidad que se le ha asignado para
archivo de la Unidad de Combustible, ordenadas por No.
de placa de los vehículos y tipo de combustible.
2 Técnico Ordena las liquidaciones en original por tipo de
combustible y por No. de placa.
3 Técnico Realiza la suma de todas las liquidaciones en forma
separada diesel y gasolina.
4 Técnico Traslada liquidaciones al jefe para su respectiva revisión.
5 Jefe de combustible Elabora y firma los respectivos envíos por tipo de
combustible y por Unidad con las copias necesarias.
6
Técnico Entrega las liquidaciones de las unidades que tiene
asignada en originales a la unidad contable para su
respectivo registro.
7 Técnico Archiva de manera ordenada la copia del envío a la
unidad contable, debidamente firmado de recibido.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página405 De 622
INICIO
1.FOTOCOPIA CADA UNA DE LAS LIQUIDACIONES
MENSUALES DE LAS UNIDADES
2. ORDENA LAS LIQUIDACIONES EN
ORIGINAL POR TIPO DE COMBUSTIBLE Y POR NUMERO DE PLACA
3. REALIZA SUMATORIA DE TODAS LAS LIQUIDACIONES
POR TIPO DE COMBUSTIBLE
4. ENVIA REPORTE DE LIQUIDACIONES AL JEFE
PARA SU REVISION
5. ELABORA Y FIRMA LOS REPORTES POR UNIDADES Y TIPO DE COMBUSTIBLE
6. ENTREGA REPORTE DE LIQUIDACIONES A LAS UNIDADES QUE TIENEN ASIGNADAS PARA SU
REPECTIVO REGISTRO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Registro contable del gasto de cupones de combustible
CLAVE: MP-DL-UC-04
FIN
7. ARCHIVA DOCUMENTACION
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página406 De 622
MP-DL-US- 005 Relación del Proceso: PS-DL-02
Procedimiento: Ingreso de visitas
Propósito del Procedimiento: Mantener una adecuada coordinación en el servicio de seguridad institucional.
Unidad Responsable: Unidad de Seguridad
No Responsable Descripción
1 Jefe de Seguridad
Instruye de manera verbal o por escrito a todos los agentes de seguridad para que todos los procedimientos a aplicar al visitante sean desarrollados de la mejor manera
2 Agente de Seguridad
Pregunta a la visita hacia donde se dirige:
- Si la visita es hacia los despachos se notifica a los agentes de seguridad correspondientes y a las Secretarias del Despacho
- Si la visita es hacia las Direcciones notifica a recepción
3 Agente de Seguridad Realiza revisión rutinaria
4 Agente de Seguridad Si no se encuentran sospechas en el visitante, se entrega gafete y se permite el ingreso
5 Agente de Seguridad Si encuentra sospechas en el visitante, informa al Jefe de Seguridad
6 Jefe de Seguridad
Si se trata de medios, comunica de manera escrita por radio o teléfono a todas las entradas la hora de conferencia o evento para la respectiva coordinación de los ingresos de los medios y proporcionar parqueo a los medios de comunicación e indicar el lugar de la conferencia o evento.
7 Agente de Seguridad Informa al Jefe de Seguridad la finalización la conferencia o evento y el retiro de los medios de comunicación
8 Jefe de Seguridad Recibe información escrita de comunicaciones de las visitas a los Despachos y transfiere información a los agentes de seguridad con el detalle de las visitas y la
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página407 De 622
hora de ingreso
9 Jefe de Seguridad Autoriza y comunica ingresos de visitas a las Secretarias de los Despachos o a Protocolo según sea el caso.
10 Agente de Seguridad Toma nota de la hora que la visita se retira y comunica por radio al Jefe de Seguridad.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página408 De 622
INICIO
1. RECIBE AL VISITANTE
3. REALIZA REVISION RUTINARIA
DESCRIPCION DEL PROCESO : Ingreso de visitas
CLAVE: MP-DL-UC-05
HACIA DONDE SE DIRIGE ?
VISITA AL DESPACHO
2. VISITA A CUALQUIER DIRECCION
9.AUTORIZA Y COMUNICA INGRESO DE VISITAS A LAS
SECRETARIAS DE LOS DESPACHOS O A PROTOCOLO
SEGÚN SEA EL CASO
10. TOMA NOTA DE LA HORA QUE LA VISITA SE RETIRA Y
COMUNICA POR RADIO AL JEFE DE SEGURIDAD
EXISTE SOSPECHA HACIA EL VISITANTE?
5. NOTIFICA AL JEFE DE SEGURIDAD
4. ENTREGA GAFETE Y SE PERMITE EL
INGRESO
HACIA DONDE SE DIRIGE ?
7. INFORMA AL JEFE DE SEGURIDAD LA FINALIZACION
DE LA CONFERENCIA Y EL RETIRO DE LOS MEDIOS DE
COMUNICACION
6. . RECIBE INFORMACION ESCRITA O
POR RADIO DE COMUNICACIONES DE LAS VISITAS DE LOS MEDIOS Y PROPORCIONA PARQUEO Y SE LE
INDICA EL LUGAR DE LA CONFERENCIA
8. VISITA .RECIBE INFORMACION ESCRITA DE LAS
VISITAS A LOS DESPACHOS Y TRANSFIERE INFORMACION A SEGURIDAD CON EL DETALLE
DE LAS VISITAS
NO
SI
NO
SI
SI
NO
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página409 De 622
MP-DL-US- 006 Relación del Proceso: PS-DL-02
Procedimiento: Recepción de correspondencia para el Despacho Ministerial y Direcciones de la Institución
Propósito del Procedimiento: Mantener una adecuada recepción y ágil distribución de toda la correspondencia recibida en la Institución.
Unidad Responsable: Unidad de Seguridad
No Responsable Descripción
1 Recepcionista
Revisa visualmente y palpa todo tipo de correspondencia (paquetes, sobres, arreglos florales) y otros artículos que tengan por destino al Despacho del Ministro o Viceministro.
Si en el primer paso observa algo anormal en el artículo en revisión o en el gesto del visitante que lo trae, notificarán al Jefe de Seguridad.
2 Jefe de Seguridad Informará de la situación de alerta al Director de Logística
3 Jefe de Seguridad
Si resultaré verídica la acción se tomarán las medidas pertinentes notificando a las autoridades competentes.
4 Jefe de Seguridad
Si resultaré negativa la acción se pedirá disculpas a la visita por las molestias del caso.
5 Recepcionista
Realiza la distribución de toda la correspondencia personal e institucional, inmediatamente después de la recepción.
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página410 De 622
INICIO
1.REVISA MINUCIOSAMENTE TODO TIPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARTICULOS QUE TENGAN COMO DESTINO EL DESPACHO DEL
MINISTRO O VICE-MINISTRO Y DIRECCIONES EN GENERAL
2. INFORMA AL DIRECTOR DE LOGISTICA
3. INFORMA A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de correspondencia para el Despacho Ministerial y Direcciones de la Institución
CLAVE: MP-DL-UC-06
EXISTE ANORMALIDAD EN LA REVISION DE CORRESPONDENCIA
U OTRO ARTICULO?
SI
NO
FIN
4. ORDENA CORRESPONDENCIA U
OTRO TIPO DE ARTICULO
5. DISTRIBUYE LA CORRESPONDENCIA U
OTRO TIPO DE ARTICULO EN LOS DESPACHOS Y
DIRECCIONES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página411 De 622
MP-DL-US- 007 Relación del Proceso: PS-DL-02
Procedimiento: Control de Entradas y Salidas de Vehículos de la Institución
Propósito del Procedimiento: Mantener un control adecuado y efectivo de la entrada y salida de los vehículos de la Institución por medio de bitácoras; Así también la entrada y salida de bienes materiales propiedad o no de la Institución.
Unidad Responsable: Unidad de Seguridad
No Responsable Descripción
1 Jefe de Seguridad
Proporciona los formularios de bitácoras a los agentes que están ubicados en cada una de las salidas vehiculares de la institución.
2 Agente de Seguridad
Solicita a cada motorista la información necesaria para el llenado del formulario, cada vez que entran y salen de la Institución (vehículos nacionales).
3 Agente de Seguridad
Al final del día firman los formularios y los entregan al Jefe de seguridad para revisión y archivo.
4 Agente de Seguridad Archivo de formularios
5 Jefe de Seguridad
Revisa y deja una copia en sus archivos y envía originales a la Unidad de Combustible.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página412 De 622
INICIO
1. PROPORCIONA FORMULARIOS DE BITACORA A LOS AGENTES ASIGNADOS A CADA UNA DE SALIDAS VEHICULARES DE LA
INSTITUCION
2.SOLICITA INFORMACION NECESARIA DE EL MOTIVO DE
SALIDA AL MOTORISTA CADA VEZ QUE ENTRAN Y SALEN DE LA
INSITUCION
DESCRIPCION DEL PROCESO : Control de entradas y salidas de vehículos de la Institución
CLAVE: MP-DL-UC-07
FIN
3. REVISA Y ENTREGA FORMULARIOS AL JEFE DE
SEGURIDAD
5.SACA COPIA DE LOS FORMULARIOS Y ENVIA
FORMULARIO ORIGINAL A LA UNIDAD DE COMBUSTIBLE
4.ARCHIVA FORMULARIOS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página413 De 622
MP-DL-US- 008 Relación del Proceso: PS-DL-02
Procedimiento: Supervisión de la seguridad interna de la Institución en todo su perímetro
Propósito del Procedimiento: Mantener una efectiva y eficiente supervisión del servicio de seguridad, de manera que la seguridad brinde confianza tanto a los empleados(as) como a las personas que visitan la Institución.
Unidad Responsable: Unidad de Seguridad
No Responsable Descripción
1 Jefe de Seguridad Analiza las posiciones claves en el perímetro de las instalaciones para garantizar un adecuado y confiable servicio de seguridad
2 Jefe de Seguridad Realiza programaciones de rondas.
3 Jefe de Seguridad Realiza la distribución de los agentes de acuerdo a las posiciones claves determinadas
4 Jefe de Seguridad Instruye mantener supervisión en rondas programadas a los sectores perimetrales para un mejor control.
5 Jefe de Seguridad Reporta por escrito cualquier anomalía por parte del agente de seguridad en la realización de su trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página414 De 622
INICIO
1. ANALIZA LAS POSICIONES CLAVES EN EL
PERIMETRO DE LAS INSTALACIONES DE LA
INSTITUCION
DESCRIPCION DEL PROCESO : Supervisión de la Seguridad interna de la Institución en todo su perímetro
CLAVE: MP-DL-UC-08
FIN
2. REALIZA PROGRAMACION DE RONDAS EN TODO EL
PERIMETRO DE LA INSTITUCION
5. REPORTA POR ESCRITO LAS NOVEDADES AL JEFE
DE SEGURIDAD
4. INSTRUYE SUPERVISION EN RONDAS
PROGRAMADAS EN LOS SECTORES PERIMETRALES
3. REALIZA DISTRIBUCION DE AGENTES DEA CUERDO A LAS POSICIONES CLAVES
ANALIZADAS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página415 De 622
MP-DL-UB- 009 Relación del Proceso: PS-DL-03
Procedimiento: Recepción de Materiales a bodega Institucional
Propósito del Procedimiento: La adecuada recepción de todo bien que ingresa a bodega
Unidad Responsable: Unidad de Bodega
No Responsable Descripción
1 Gestor de compras (DACI), o técnico licitaciones.
Envía copia de Orden de compra o copia de contrato a Bodega General, si esta compra es por libre gestión o contrato
2 Encargado o Colaborador de bodega
Recibe orden de compra o contrato elabora acta y guarda archivo
3 Encargado o Colaborador de bodega
Archiva documentos
4 Suministrante Entrega bienes de consumo a Unidad de Bodega.
5 Encargado o Colaborador de bodega
Verifica datos de orden de compra o contrato contra factura y el bien a recibir que coincida con sus especificaciones
6 Encargado o Colaborador de bodega
Recibe material firma y sella factura, de conformidad
7 Encargado o Colaborador de bodega
Entrega acta a suministrante
8 Colaborador de bodega Procede a ubicar el bien según clasificación de especifico
9 Encargado o Colaborador de bodega
Archiva documento de respaldo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página416 De 622
INICIO
1.ENVIA ORDEN DE COMPRAS O COPIA DE CONTRATO A BODEGA
DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de materiales a bodega Institucional
CLAVE: MP-DL-UC-09
2.RECEPCIONA DE ORDENES O CONTRATOS Y LEVANTAMIENTO
ELABORACION DE LAS ACTAS CORRESPONDINETES
5.VERIFICA DATOS DE LOS BIENES E INSUMOS
RECIBIDOS
4. ENTREGA DE BIENES E INSUMOS A BODEGA POR
PARTE DEL SUMINISTRANTE
3. ARCHIVA DOUMENTOS
6. FIRMA Y SELLA FACTURAS DE
CONFORMIDAD
7. ENTREGA DE ACTAS A SUMINISTRANTE
A
A
8. UBICA LOS BIENES E INSUMOS SEGÚN CLASIFICACION DE
ESPECIFICO
9. ARCHIVA DOUMENTOS DE
RESPALDO
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página417 De 622
MP-DL-UT- 010 Relación del Proceso: PS-DL-04
Procedimiento: Solicitud de transporte
Propósito del Procedimiento: Brindar un servicio de transporte de calidad a todos los usuarios.
Unidad Responsable: Unidad de Transporte
No. Responsable Descripción
1 Técnico o Secretaria
Recibe la solicitud de transporte de la Dirección o unidad requirente
2 Técnico En el caso de Solicitud de Servicio de Transporte
Recibe las solicitudes y las ordena por orden de llegada
3 Técnico Coordina con el solicitante para establecer rutas, a fin de
minimizar el gasto
4 Técnico Asigna el motorista que cumplirá la misión.
5 Motorista Informa al encargado si se cumplió la misión satisfactoriamente o
si se tuvo algún inconveniente.
6
Técnico o Jefe
En el caso de solicitud de préstamo de vehículo
Recibe las solicitudes y las ordena por orden de llegada
7 Técnico o Jefe Envía solicitud a la Dirección Ejecutiva para su respectiva
autorización
8
Técnico o Jefe
Se autorizó solicitud, elabora acta de solicitud aprobada
No se autorizó la solicitud, elabora acta denegada
9 Técnico Entrega de vehículo a la Dirección o Unidad requirente
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página418 De 622
INICIO
1. RECIBE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE LA DIRECCION
O UNIDAD REQUIRENTE
2.RECIBE Y ORDENA SOLICITUD DE SERVICIO DE
TRANSPORTE EN ORDEN DE LLEGADA
3. COORDINA CON EL SOLICITANTE PARA ESTABLECER RUTAS
4. ASIGNA MOTORISTA PARA LA
MISION OFICIAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : Solicitud de transporte y préstamo de vehiculo
CLAVE: MP-DL-UC-10
5. INFORMA AL ENCARGADO QUE SE CUMPLIO LA MISION
SATISFACTORIAMENTEL
6.SOLICITA PRESTAMO DE VEHICULO RECIBE Y
ORDENA SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE
EN ORDEN DE LLEGADA
9. ENTREGA DE VEHICULO A LA DIRECCION O UNIDAD
REQUIRENTE
FIN
SE APROBO O DENEGO LA SOLICITUD?
NO
SI
SOLICITA SERVICIO DE TRANSPORTE?
SI
NO
7. ENVIA SOLICITUD A DIRECCION EJECUTIVA PARA SU RESPECTIVA
AUTORIZACION
ACTA DENEGADA
ACTA APROBADA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página419 De 622
MP-DL-UT- 011 Relación del Proceso: PS-DL-04
Procedimiento: Mantenimiento a los vehículos del Ministerio.
Propósito del Procedimiento: Garantizar que los vehículos de la Institución se mantengan en buen estado físico y de funcionamiento.
Unidad Responsable: Unidad de Transporte
No Responsable Descripción
1 Usuario o Motorista Presenta solicitud de mantenimiento Preventivo o
Correctivo a través de formato ya establecido
2
Técnico Realiza la recepción de vehículos dentro de las instalaciones del Ministerio a través de Acta. llena formato ya establecido donde se hace un inventario y las condiciones físicas en que se recibe
3 Técnico Envía el vehículo al Taller asignado por DACI, para su
revisión y proporcionar el respectivo presupuesto.
4 Técnico Recibe presupuesto de reparación de vehículo de parte del
Taller, este se revisa y ajusta según necesidad.
5 Jefe Unidad de Transporte Autoriza el Presupuesto conforme a lo requerido o según lo
establecido en el contrato con dicho Taller.
6 Jefe Unidad de Transporte Recibe con Acta el vehículo reparado
7 Jefe Unidad de transporte Envía el Presupuesto y Acta a la DACI.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página420 De 622
INICIO
1.PRESENTA SOLICITUD DE MANTIENIMIENTO AL
VEHICULO
2.RECEPCIONA VEHICULO DENTRO DE LAS
INSTALACIONES DEL MINISTERIO A TRAVES DE
ACTA
3. ENVIA EL VEHICULO AL TALLER ASIGNADO POR
DACI PARA SU REVISION Y ELABORAR PRESUPUESTO
4. RECEPCIONA EL PRESUPUESTO
5. AUTORIZA EL PRESUPUESTO CONFORME
A LO REQUERIDO
6.RECIBE ACTA DE VEHICULO REPARADO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Mantenimiento a los vehículos del Ministerio
CLAVE: MP-DL-UC-11
7. ENVIA ACTA A LA DACI
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página421 De 622
MP-DL-UT- 012 Relación del Proceso: PS-DL-04
Procedimiento: Control de consumo de combustible
Propósito del Procedimiento: Garantizar controles efectivos sobre el consumo de combustible en los vehículos asignados a la unidad de transporte.
Unidad Responsable: Unidad de Transporte
No Responsable Descripción
1 Encargado auxiliar de combustible Solicita a la Unidad de Control de Combustible la cantidad
de cupones necesarios para que funcione cada vehículo asignado a transporte.
2 Encargado Institucional de combustible
Recibe el combustible de la Unidad de Control de Combustible.
3 Encargado auxiliar de combustible Custodia los cupones de combustible por cada una de los
vehículos.
4 Encargado auxiliar de combustible Entrega a cada motorista los cupones necesarios para
cumplir las misiones asignadas y exige las facturas correspondientes.
5
Técnico
Recibe las facturas de parte de cada motorista y las revisa que estén de acuerdo a normativa de combustible.
6 Encargado Auxiliar de Combustible Prepara las liquidaciones mensuales del combustible
recibido para cada vehículo.
7 Técnico Recibe de cada motorista la bitácora del vehículo bajo su
responsabilidad.
8 Encargado auxiliar de combustible Revisa que la bitácora haya sido llenada correctamente.
9 Encargado auxiliar de combustible Presenta mensualmente las liquidaciones de combustible
juntamente con la bitácora de cada vehículo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página422 De 622
INICIO
1.SOLICITA CUPONES DE COMBUSTIBLE A LA
UNIDAD DE CONTROL DE COMBUSTIBLE
2.RECEPCIONA CUPONES
3. CUSTODIA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA
LOS VEHICULOS
4. ENTREGA A CADA MOTORISTA LOS CUPONES
NECESARIOS PARA LAS MISIONES OFICIALES
5. RECEPCIONA Y REVISA FACTURAS DE ACUERDO A
NORMATIVA DE COMBUSTIBLE
6. PREPARA LIQUIDACIONES MENSUALES DE COMBUSTIBLE
CONSUMIDO POR CADA VEHICULO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Control de consumo de combustible
CLAVE: MP-DL-UC-12
7. RECEPCIONA BITACORA DEL VEHICULO
8. REVISA QUE LA BITACORA ESTE LLENADA
CORRECTAMENTE
FIN
9. PRESENTA MENSUALMENTE LAS
LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE CONTRA
BITACORA
A
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página423 De 622
MP-DL-UT- 013 Relación del Proceso: PS-DL-04
Procedimiento: Gestión de Trámites de Seguros de vehículos Institucionales
Propósito del Procedimiento: Asegurarse que los seguros de vehículos y motos se gestione en el momento oportuno de manera que ningún caso quede sin la respectiva recuperación.
Unidad Responsable: Unidad de Transporte
No Responsable Descripción
1 Motorista No mueve el vehículo del lugar de accidente
2 Motorista Da parte del Accidente a la Aseguradora
3 Motorista Espera que llegue la Policía y que hagan el reporte de lo
ocurrido
4 Técnico Envía vehículo a uno de los talleres de red para su
respectivo valuó
5 Técnico Espera aprobación del presupuesto de parte de la
Aseguradora
6 Técnico Envía presupuesto aprobado a Taller para proceder con la
reparación del vehículo
7 Técnico Retira del taller el vehículo reparado con su respectiva acta
de recepción del vehículo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página424 De 622
INICIO
1.MANTEN EL VEHICULO ESTACIONADO EN EL
LUGAR DEL ACCIDENTE
2.REPORTA EL ACCIDENTE A LA ASEGURADORA
3. ESPERA QUE SE HAGA PRESENTE LA PNC Y LA ASEGURADORA Y QUE
HAGA EL REPORTE DE LO OCURRIDO
4. ENVIA EL VEHICULO A UNO DE LOS TALLERES
ASIGNADOS POR LA ASEGURADORA PARA EL VALUO Y PRESUPUESTO
5. ESPERA PRESUPUESTO APROBACION DEL
PRESUPUESTO POR PARTE DE LA ASEGURADORA
6. ENVIA PRESUPUESTO APROBADO A TALLER PARA
PROCEDER CON LA REPARACION DEL
VEHICULO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Gestión de tramites de seguro de vehículos Institucionales
CLAVE: MP-DL-UC-13
7. RETIRA VEHICULO DEL TALLER CON LA
RESPECTIVA ACTA DE RECEPCION
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página425 De 622
MP-DL-USG- 014 Relación del Proceso: PS-DL-05
Procedimiento: Aseo y limpieza en las oficinas de la Secretaria de Estado
Propósito del Procedimiento: Garantizar que todas las oficinas de la institución se mantengan debidamente limpias incluyendo sus muebles y equipos.
Unidad Responsable: Unidad de Servicios Generales
No Responsable Descripción
1 Jefe de la Unidad de Servicios Generales
Realiza la distribución de ordenanzas por áreas de trabajo asignada.
2 Ordenanza Realiza diariamente las tareas de limpieza y aseo en las
áreas asignadas
3 Jefe de la Unidad de Servicios Generales
Realiza supervisión de las tareas de limpieza y aseo en cada una de las áreas asignadas a cada ordenanza
4 Ordenanza Retira diariamente la basura en cada área asignada y la
traslada al respectivo contenedor para que sea retirada por el camión de aseo de la Alcaldía.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página426 De 622
INICIO
1.REALIZA LA DISTRIBUCION DE
ORDENANZAS POR AREA DE TRABAJO ASIGNADA
2.REALIZA DIARIAMNETE LAS TAREAS DE LIMPIEZA
EN LAS AREAS ASIGNADAS
3. REALIZA LA SUPERVISION DE LAS
TAREAS DE LIMPIEZA EN LAS AREAS QUE FUERON
ASIGNADAS A LOS ORDENANZAS
4. RETIRA AL FINAL DEL DIA LA BASURA DE LAS
OFICINAS Y TRASLADARLA AL CONTENEDOR
DESCRIPCION DEL PROCESO :Aseo y limpieza en las oficinas de la secretaria de estado
CLAVE: MP-DL-UC-14
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página427 De 622
MP-DL-USG- 015 Relación del Proceso: PS-DL-05
Procedimiento: Recepción, Control y Distribución de agua purificada y desodorantes para baño
Propósito del Procedimiento: Garantizar que todas las oficinas del Ministerio tengan disponible su agua purificada
Unidad Responsable: Unidad de Servicios Generales
No Responsable Descripción
1
Jefe de la Unidad de Servicios Generales
Coordina la recepción del agua purificada y desodorantes para baño con el personal de compañía contratada
2 Jefe de la Unidad de Servicios Generales
Supervisa diariamente que todas las oficinas del Ministerio estén dotadas de dichos insumos.
3 Ordenanza Registra el consumo diario en los respectivos controles
4 Jefe de la Unidad de Servicios Generales
Elabora informe mensual de los consumos realizados por las dependencias del Ministerio
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página428 De 622
INICIO
1.COORDINA LA RECEPCION DE AGUA Y DESODORANTE PARA
BAÑOS Y OFICINA CON EL PERSONAL DE LA COMPAÑÍA
CONTRATADA
2.SUPERVISA DIARIAMENTE QUE TODAS
LAS OFICINAS DE LA INSTITUCION ESTEN
DOTADOS
3. REGISTRA EL CONSUMO DIARIO EN LOS
RESPECTIVOS CONTROLES
4. ELABORA INFORME MENSUAL DE LOS
CONSUMOS REALIZADOS POR LAS OFICINAS DEL
MINISTERIO
DESCRIPCION DEL PROCESO :Recepción Control y Distribución de agua purificada y desodorantes para baños
CLAVE: MP-DL-UC-15
FIN
CONSUMO REALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página429 De 622
Clave: MP-DL-UAF-016 Relación del Proceso: PS-DL-06
Procedimiento: Recepción de Bienes
Propósito del Procedimiento: Verificar que la cantidad, calidad y demás características correspondan a lo
que se ofertó
Unidad Responsable: Unidad de Activo Fijo
No Responsable Descripción
1 Técnico
Comunica a la Dirección o Unidad que ha solicitado la
compra del o los bienes, que se haga presente a verificar la
compra
2
Técnico
Revisa en conjunto con la persona designada de la
Dirección o Unidad a la que se le compra el o los bienes,
que estos tengan las mismas características con las que
viene registrado en la Orden de Compra proporcionada por
la DACI
3
Jefe de Activo Fijo
Redacta y firma Acta de Recepción del Bien y ésta es
firmada por el Suministrante, Solicitante y Administrador
de Orden de Compra por la DACI o Administrador de
Contrato
4 Jefe de Activo Fijo
Firma y sella factura de compra original y entrega al
Suministrante adjuntando Acta de Recepción, para que
pueda tramitar Quedan en la Dirección Financiera
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página430 De 622
INICIO
1.COMUNICA A LA DIRECCION SOLIICTANTE DEL BIEN QUE SE
HAGA PRESENTE PARA VERIFICAR LA COMPRA
REQUERIDA
2.REVISA QUE LOS BIENES TENGAN LAS MISMAS
CARATERISTICAS CON LAS QUE VIENE REGISTRADA EN LA
ORDEN DE LA DACI
3. ELABORA Y FIRMA ACTA DE RECEPCION DEL BIEN Y ES
FIRMADA POR EL SUMINISTRATANTE,SOLICITAN
TE Y ADMINISTRADOR DE ORDEN DE COMPRA
4. FIRMA Y SELLA FACTURA DE COMPRA ORIGINAL Y ENTREGA
ACTA DE RECEPCION AL SUMINISTRANTE PARA LA
RESPECTIVA TRAMITACION DE QUEDAN
DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de bienes
CLAVE: MP-DL-UC-16
FIN
BIENES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página431 De 622
Clave: MP-DL-UAF-017 Relación del Proceso: PS-DL-06
Procedimiento: Registro y Codificación de Bienes
Propósito del Procedimiento: Tener un mejor control de la ubicación de los Bienes
Unidad Responsable: Unidad de Activo Fijo
No Responsable Descripción
1
Jefe de Activo Fijo Busca en el archivo de compras el número correlativo que
le corresponde al Bien según su especifico y el lugar donde
será asignado
2 Jefe de Activo Fijo Registra en una base de datos para imprimir la viñeta
correspondiente
3 Jefe de Activo Fijo Elabora Hoja de asignación de Bienes
4
Técnico Notifica al usuario que el Bien ya está codificado para que
lo retire y firme en Hoja de Asignación como evidencia de la
entrega por parte de la Unidad de Activo fijo
5 Solicitante Retira el Bien y firma hoja de recibido
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página432 De 622
INICIO
1.BUSCA EN EL ARCHIVO DE COMPRAS EL NUMERO CORRELATIVO QUE LE
CORRESPONDE AL BIEN SEGÚN SU ESPECIFICO YLUGAR DE
ASIGNACION
2.REGISTRA EN LA BASE DE DATOS PARA LA
IMPRESIÓN DE VIÑETA CORRESPONDIENTE
3. ELABORA HOJA DE ASIGNACION DE BIENES
4. COMUNICA A LA DIRECCION O UNIDAD
SOLIICITANTE QUE EL BIEN YA ESTA CODIFICADO
5. RETIRA EL BIEN Y FIRMA LA HOJA DE ASIGNACION
PROPORCIONADA POR ACTIVO FIJO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Registro y codificación de bienes
CLAVE: MP-DL-UC-17
FIN
BIENES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página433 De 622
Clave: MP-DL-UAF-018 Relación del Proceso: PS-DL-06
Procedimiento: Verificación de Bienes
Propósito del Procedimiento: Verificar que se encuentren los bienes adquiridos y las condiciones físicas de
éstos
Unidad Responsable: Unidad de Activo Fijo
No Responsable Descripción
1 Jefe de Activo Fijo y Técnico Realiza calendarización de visitas a Direcciones o Unidades
2
Jefe de Activo Fijo Informa mediante Memorando fecha de visita y nombre de
Técnico que se realizará la verificación de Bienes a cada
Dirección o Unidad
3
Técnico Verifica que los bienes estén de acuerdo al último Inventario
elaborado por la Unidad de Activo Fijo. Esto en compañía
del Enlace de la Dirección o Unidad,
4
Técnico En el caso de haber movimiento actualiza el Inventario,
para lo cual el Enlace de la Dirección o Unidad justificará
los cambios encontrados.
5 Técnico Transcribe el Inventario de bienes de cada Usuario y lo
imprime.
6 Jefe de Activo Fijo Envía las Hojas de Reportes de Bienes a cada Usuario
para su respectiva firma.
7 Jefe de Activo Fijo Informa a la Dirección de Logística en el caso de extravío o
robo de un bien.
8
Director de Logística Recibe, revisa informe y comunica a la Dirección Ejecutiva
para que realice gestiones ante la Dirección Jurídica para
deducir responsabilidades
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página434 De 622
INICIO
1.REALIZA CALENDARIZACION DE
VISITAS A DIRECCIONES Y UNIDADES DE LA
INSTITUCION
2.INFORMAR LA VISITA DE VERIFICACION DE BIENES
3. VERIFICAR QUE LOS BIENES ESTEN DE
ACUERDO A ULTIMO INVENTARIO ELABORADO
POR ACTIVO FIJO
4. ACTUALIZAR INVENTARIO SI EXISTE
MOVIMIENTO
5. TRANSCRIBE EL INVENTARIO DE BIENES DE
CADA USUARIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : Verificación de bienes
CLAVE: MP-DL-UC-18
GENERACION DE REPORTE
6. ENVIO DE REPORTE DE LOS BIENES DE CADA
USUARIO PARA SU RESPECTIVA FIRMA
EXISTE EXTRAVIO DE BIENES?
A
A
7. INFORAMR A LA DIRECCION EJECUTIVA
SI
NO
8. SE DEDUCEN RESPONSABILIDADES
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página435 De 622
Clave: MP-DL-UAF-019 Relación del Proceso: PS-DL-06
Procedimiento: Descargo de Bienes
Propósito del Procedimiento: Descargar de los Inventarios los Bienes inservibles, obsoletos o que ya no se
utilizan
Unidad Responsable: Unidad de Activo Fijo
No Responsable Descripción
1 Solicitante Llena el formulario de Solicitud de Movimiento y traslada el
bien a descargar a la Unidad de Activo Fijo
2 Técnico
Revisa la Solicitud de Movimiento y verifica que el número
de inventario, marca, modelo y series sean los mismos que
refleja el bien.
3 Técnico Elabora Hoja de Devolución del Bien y obtiene la firma del
Jefe de Activo Fijo y Director o Jefe de Unidad solicitante
4
Jefe de Activo Fijo
Elabora solicitud de descargo de bienes y remite a la
Dirección Ejecutiva adjuntando el listado con la descripción
del bien, número de inventario, marca, modelo, serie, precio
de adquisición y valor en libros de todos los bienes que
las diferentes Direcciones o Unidades previamente han
descargado.
5 Director de Logística
Remite a la Dirección Ejecutiva para su autorización y
gestión ante la Comisión de Descargo la solicitud de
descargo de bienes adjuntando listado con descripción del
bien, número de inventario, marca, modelo, serie, precio de
adquisición y valor en libros.
6 Comisión de Descargo
Realiza los trámites correspondientes y remite Acuerdo de
Descargo de Bienes a la Unidad de Activo Fijo y a
Contabilidad para su respectivo registro
7 Jefe de Activo Fijo Recibe Acuerdo de descargo bienes y realiza los
descargos correspondientes del Inventario.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página436 De 622
INICIO
1.LLENAR EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTO Y
TRASLADO DEL BIEN A DESCARGAR A LA UNIDAD DE
ACTIVO FIJO
2.REVISAR SOLICITUD Y VERIFICAR QUE EL
NUMERO DE INVENTARIO SEA EL MISMO DEL BIEN
3. ELABORAR HOJA DE DEVOLUCION DEL BIEN
4. ELABORA SOLICITUD DE DESCARGA DE BIEN y ENVIA SOLICITU DE DESCARGA A LA
DIRECCION EJECUTIVA ADJUNTANDO LA DESCRIPCION
DEL BIEN
DESCRIPCION DEL PROCESO :Descargo de bienes
CLAVE: MP-DL-UC-19
6. REALIZA TRAMITES CORRESPONDIENTES Y REMITE
ACUERDO A UNIDAD DE ACTIVO FIJO Y CONTABILIDAD
PARA SU RESPECTIVO REGISTRO
A
A
7. RECIBE ACUERDO DE DESCARGA Y SE REALIZA
DESCRAGA CORRESPONDIENTE DEL
INVENTARIO
FIN
5. REMITIR SOLICITUD A COMISION DE DESCARGA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página437 De 622
P) DIRECCIÓN DE INGENIERÍA
Mapa de Procesos de la Dirección:
Mantenimiento Institucional
PS-DI-01
Diseño, formulación y supervisión
de proyectos de infraestructura
Aprobó:
ING. Jorge Arrieza
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE DIRECCIÒN DE INGENIERÌA Director de Ingeniería
Dire
ccio
ne
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JSP
Procesos Sustantivos
Dire
ccio
ne
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JSP
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA
Procesos Adjetivos
PA-DI-02
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página438 De 622
Clave: MP-DI-001 Relacionado con: PS-DI-01
Procedimiento: Evaluación de proyectos de Infraestructura.
Propósito del Procedimiento: Evaluación del requerimiento y análisis de la situación.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Ingeniería.
No. Responsable Descripción:
1 Director Recibe la solicitud y evalúa requerimiento.
2 Director Nombra comité o personal idóneo para verificar terreno o Infraestructura asociada al requerimiento.
3 Equipo de Ingenieros/Arquitectos nombrados.
Verifican terreno y/o infraestructura.
4 Equipo de Ingenieros/Arquitectos nombrados.
Elaboran diagnóstico.
5 Director. Revisa y aprueba Diagnostico
6 Director. Informa al solicitante del diagnóstico y presenta alternativas o sugerencias.
7 Solicitante. Valora las sugerencias del Director de Ingeniería y propone lineamientos generales.
8 Director Recibe documento de lineamientos generales y/o específicos por parte del solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página439 De 622
Inicio
Clave: MP-DI-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Evaluación de proyectos de Infraestructura
1. Recepción y evaluación
de requerimiento.
2. Nombramiento de comité
o personal para verificaciónFin
3. Verificación de terreno
y/o infraestructura
Diagnostico
4. Elaboración de
diagnostico.
8. Recepción de
lineamientos generales y/o
especificos.
5. Revisión y aprobación
6. Presentación de
diagnostico a solicitante
7. Desarrollo de reunión y
recepción de lineamientos
generales
A
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página440 De 622
Clave: MP-DI-002 Relacionado con: PS-DI-01
Procedimiento: Formulación de proyectos.
Propósito del Procedimiento: Trazar objetivos para un buen resultado de diseño.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Ingeniería.
No. Responsable Descripción:
1 Director Nombra equipo de formuladores y/o diseñadores del proyecto de Infraestructura.
2 Equipo evaluador Evalúa informe de lineamientos generales y/o específicos por parte del solicitante.
3 Ingeniero Civil Proceden al levantamiento topográfico (si es necesario), evalúan el área a diseñar y dan lineamientos al área de diseño arquitectónico.
4 Arquitecto (a) Realizan un levantamiento arquitectónico del área existente (si procede), analizan los requerimientos del solicitante, realizan un anteproyecto.
5 Director Evalúa anteproyecto de las actividades realizadas y da VoBo.
6 Director Presentación anteproyecto para su evaluación y VoBo.
7 Arquitecto (a) Si el solicitante realiza observaciones, modifica anteproyecto y realiza diseño final.
8 Ingeniero Electricista - Ingeniero Civil
Elaboración de diseños (hidráulico, estructural y eléctrico).
9 Ingeniero Civil - Técnicos Elaboración de especificaciones técnicas.
10 Técnicos Elabora presupuesto de acuerdo a diseño final y realiza análisis de costos (precios unitarios).
11 Director Revisa el proyecto formulado (planos, presupuesto y especificaciones técnicas).
12 Director Coordina remisión de proyecto al solicitante en formato impreso y/o digital.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página441 De 622
Inicio
Clave: MP-DI-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Formulación de proyectos.
1. Nombramiento de equipo
Formulador
2. Evaluación de informe
de lineamientos generales
y/o específicos
Fin
5. Evaluación de
anteproyecto
6. Presentación de
anteproyecto a solicitante
A
8. Elaboración de diseño
hidráulico, estructural y
eléctrico
9. Elaboración de
presupuesto y análisis de
costos
Diseño final de proyecto
10. Elaboración de
proyecto integrado
3. Levantamiento
topográfico
¿Es necesario levantamiento topográfico?
SI
NO
4. Levantamiento
arquitectónico
¿Procede levantamiento
arquitectónico?
SI
NO
7. Modificación y diseño
final de anteproyecto
¿solicitante realiza observaciones al anteproyecto?
SI
NO
A
11. Revisión y aprobación
del documento
12. Remisión de proyecto
al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página442 De 622
Clave: MP-DI-003 Relacionado con: PS-DI-01
Procedimiento: Supervisión de proyectos.
Propósito del Procedimiento: Que la obra de infraestructura cumpla con los términos contractuales.
Unidad Responsable de Ejecución. Dirección de Ingeniería.
No. Responsable Descripción:
1 Director Recibe la solicitud, analiza documentos contractuales y define supervisores.
2 Ingeniero Civil Revisan documentación contractual y programan visita de inspección inicial del lugar.
3 Ingeniero Civil Coordinan cumplimiento de documentos de acuerdo a exigencias del contrato (planos de taller, bitácoras, líneas de comunicación, estimaciones, etc.)
4 Ingeniero Civil Visitas constantes al proyecto para verificar el cumplimiento del contrato y control de calidad.
5 Ingeniero Civil Realización de informes de avance mensual o cuando se considere necesario.
6 Ingeniero Civil Realizar propuesta para pago de estimación de acuerdo a avance real del proyecto.
7 Ingeniero Civil Realizar recepciones parciales y provisionales del proyecto en construcción.
8 Ingeniero Civil Revisión de liquidación final del proyecto.
9 Ingeniero Civil Realizar la recepción definitiva del proyecto.
10 Director Revisa documentación.
11 Director Entrega de proyecto al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página443 De 622
Inicio
Clave: MP-DI-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Supervisión de proyectos.
1. Recepción de solicitud
2. Revisión de documentos
contractuales e inspección
inicial
Fin
3. Establecimiento de
documentos para
seguimiento del proyecto
Informe técnico de seguimiento
4. Supervisión del proyecto
(vistas continuas)
8. Revisión de liquidación
final
5. Elaboración de informe
técnico de seguimiento
6. Revisión de
estimaciones de pago
7. Elaboración de
recepción provisional
A
A
9. Elabora De recepción
final
10. Revisión de
documentación
11. Entrega de proyecto al
solicitante
Reporte final y acta de entrega
Actas de recepción provisional
Actas de recepción final
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página444 De 622
Clave: MP-DI-004 Relacionado con: PA-DI-02
Procedimiento: Reparaciones y requerimientos de Materiales para mantenimiento de edifico MJSP.
Propósito del Procedimiento: Garantizar el manteniendo adecuado, ordenado y oportuno de las instalaciones del Ministerio de Justicia y Seguridad Publica
Unidad Responsable de Ejecución. Unidad de Mantenimiento
No. Responsable Descripción:
1 Director Recibe la solicitud, analiza y sugiere al Jefe de Mantenimiento alguna alternativa de solución.
2 Jefe de Mantenimiento
Recibe el requerimiento del trabajo y se programa dentro de las actividades de acuerdo a un orden cronológico por fechas de llegada o prioridades, evalúa el trabajo a realizar y si es urgente no se incluye en la programación y se realiza de inmediato.
3 Jefe de Mantenimiento
Evalúa con el técnico especialista (ya sea carpintero, fontanero, mecánico, electricista, etc.) el trabajo a realizar y, si fuese necesario, previamente se visita el área de trabajo a fin de calcular los materiales a utilizar.
4 Técnicos de Mantenimiento El técnico (carpintero, fontanero, electricista, etc.) cálculo los materiales necesarios para realizar el trabajo requerido y establece tiempo de entrega con el Jefe de Mantenimiento.
5 Director de Ingeniería Evalúa lista de materiales solicitados por el Jefe de Mantenimiento y corrige si fuese necesario.
6 Jefe de Mantenimiento Elabora un requerimiento de compras de materiales dirigido al Director de Ingeniería a fin de que sea autorizada y tramitada la compra.
7 Director de Ingeniería Revisa y aprueba requerimiento para compra de materiales.
8 Técnico de Mantenimiento Recepción de requerimiento de materiales
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página445 De 622
9 Técnico de Mantenimiento Realiza el trabajo solicitado.
10 Jefe de Mantenimiento Supervisa el desarrollo del trabajo a fin de garantizar la calidad y los tiempos acordados.
11 Jefe de Mantenimiento Notifica al Director de Ingeniería y a la Unidad/Dirección requirente que el trabajo ha finalizado.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página446 De 622
Inicio
Clave: MP-DI-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Reparaciones y requerimientos de Materiales para mantenimiento de edifico
MJSP.
1. Recepción de solicitud
2. Programación de trabajos
con base a prioridades u
orden cronológico
Fin
3. Evaluación de trabajo a
realizar
4. Calculo de materiales y
tiempo de trabajo
8. Suministro de materiales
A
A
9. Realización de trabajo
solicitado
6. Evaluación de
requerimiento de
materiales
¿Existe en inventario la cantidad necesaria de
material?
SI
Requerimiento de compra de materiales
aprobados
5. Evaluación de
requerimiento de
materiales
Aprobación de trabajo a realizar
10. Supervisión de trabajo
11. Notificación de trabajo
realizado
NO
7. Requerimiento de
compra
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página447 De 622
Q) DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA Aprobó:
ING. Lorena Montano
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE DIRECCIÒN GENERAL DE PREVENCION DE LA
VIOLENCIA Y CULTURA DE PAZ
Apl
icad
ores
de
la le
y de
látin
oam
eric
a y
el c
arib
e
Procesos Sustantivos
Apl
icad
ores
de
la le
y de
látin
oam
eric
a y
el c
arib
e
Procesos Adjetivos
Planificaión y Seguimiento CapacitacionesGestión
Administrativa
Organización y
Comunicación
Departamental
PS-DGPV-01
Gestión de
Programas y
Proyectos de
Prevención
PA-DGPV-03 PA-DGPV-04 PA-DGPV-05
PS-DGPV-02
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página448 De 622
Clave: MP-DGPV-001 Relacionado con: PS-DGPV-01
Procedimiento: Elaboración de Programas de Prevención para su implementación
Propósito del Procedimiento: Implementar programas de Prevención de la Violencia en cumplimiento al PO.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General Pre-Paz.
No. Responsable: Descripción:
1 Director General de Pre-Paz Da a conocer a Directores Departamentales Estrategias de Prevención en articulación con el PE del MJSP, para la formulación de iniciativas.
2 Directores Departamentales Elaboración de diagnósticos junto con los Concejos Municipales de Prevención.
3 Directores Departamentales Elaboración de Planes junto con los Concejos Municipales de Prevención.
4 Directores Departamentales Remiten Plan anual de trabajo al Director General de Pre-Paz.
5
Director General de Pre-Paz, Directores Departamentales y Coordinador de Unidad de Planificación.
Evalúa estrategias de prevención y metodologías
6
Director General de Pre-Paz, Directores Departamentales y Coordinador de Unidad de Planificación.
Elaboran documento de programas de Prevención
7 Director General de Pre-Paz Aprueba documento de programas de Prevención
8 Director General de Pre-Paz Divulga el documento de programas de Prevención
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página449 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Programas de Prevención para su implementación
1. Da a conocer las Estrategias de Prevención para la
formulación de iniciativas.
2. Elaboración de diagnósticos
Fin
3. Elaboración de Planes
4. Remitir Plan de Trabajo
5. Evaluación estrategias de prevención y metodologías
6. Elaboración de documento de Programas de Prevención
A
A
7. Aprobación de Documento de Programas de Prevención
8. Divulgación de documento
Programa de Prevención
Diagnósticos
Diagnósticos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página450 De 622
Clave: MP-DGPV-002 Relacionado con: PS-DGPV-01
Procedimiento: Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.
Propósito del Procedimiento: Gestionar y coordinar propuestas con Instituciones Nacionales e Internacionales, para implementar programas de Prevención de la Violencia.
Unidad Responsable de Ejecución. Dirección General PRE-PAZ y Unidad de Planificación de Pre-Paz.
No. Responsable: Descripción:
1 Director de Pre-Paz
Elabora propuesta en articulación con el Plan Operativo de Pre-Paz, de Coordinación con instituciones nacionales e internacionales relacionadas con la prevención social de la violencia para su aplicación.
2 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación
Definen la metodología para realizar la implementación de la propuesta de coordinación interinstitucional, con proceso participativo o nombrando representantes para realizar la propuesta.
3 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación.
Realizan análisis de riesgo según la propuesta de la implementación de la coordinación interinstitucional.
4 Director de Pre-Paz Consolida formato de la propuesta.
5 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación.
Dan seguimiento a la implementación de acuerdo al formato.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página451 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.
1. Elaboración de propuesta de coordinación
Fin
2. Definición de metodología
3. Análisis de Riesgo
4. Consolida formato de la propuesta
5. Seguimiento a la implementaciòn
Propuesta de Coordinaciòn
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página452 De 622
Clave: MP-DGPV-003 Relacionado con: PS-DGPV-01
Procedimiento: Implementación de proyectos/programas
Propósito del Procedimiento: Definir actividades y metodología de implementación
Unidad Responsable de Ejecución. Dirección Departamental de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1 Director General de Pre-Paz Elabora propuesta de estrategias de implementación del proyecto y/o programa para su aplicación en coordinación con la cooperación.
2 Director General de Pre-Paz
Conformación de equipo técnico para la implementación y seguimiento del proyecto/Programa por: Coordinador Unidad de Planificación, Coordinador y Técnicos Unidad de Capacitación y Coordinador y Técnicos de Unidad Administrativa.
3 Director General de Pre-Paz y Equipo técnico
Revisan Plan de Acción y dan lineamientos para la implementación del mismo.
4 Equipo técnico
Definen la metodología para realizar la implementación del programa ya sea realizando un proceso participativo con el personal a su cargo o nombrando representantes del mismos para desarrollar la implementación.
5 Equipo técnico Implementan metodología para llevar a cabo la ejecución del Plan de Acción
6
Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación, Coordinador y Técnicos de Unidad de Capacitación
Implementan y dan seguimiento a Plan de Acción del Programa/Proyecto
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página453 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Implementación de proyectos/programas
1. Elaboración de estrategias de proyectos y/o programas
Fin
2. Conformación de equipo técnico
3. Revisión de Plan de Acción
4. Definición de Metodología
5. Implementación de Metodología
6. Seguimiento al cumplimiento del plan de
acción
Estrategias
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página454 De 622
Clave: MP-DGPV-004 Relacionado con: PS-DGPV-02
Procedimiento: Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención.
Propósito del Procedimiento: Apoyo a la conformación y promoción de los CMP y CCP, para realizar diagnósticos y ejecutar planes de Prevención.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1 Director Departamental Recibe convocatoria para apoyar la conformación de los Concejos Municipales de Prevención. (CMP)
2 Director Departamental Apoya la conformación y promueve a los Concejos.
3 Director Departamental, Alcaldía, PNC, representantes de otras instituciones.
Se realiza Mapeo de actores para conformar Concejo de Prevención. Se levanta acta e informe de conformación.
4 Alcaldía Presenta Plan de Trabajo a los diferentes actores.
5 Director Departamental, Alcaldía (representante), PNC, otras instituciones.
Conforman Mesa de Trabajo de Prevención y otras, en coordinación con Plan Operativo.
6 Director Departamental, Alcaldía, PNC, representantes de otras instituciones.
Definen y formula Plan de Trabajo.
7 Director Departamental, Alcaldía, PNC, representantes de otras instituciones.
Definen agenda para seguimiento de actividades y realiza informe.
8 Director Departamental Envía informe de Plan de Trabajo de la Mesa de Prevención articulado con Eje de Prevención del PE del MJSP.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página455 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención.
1. Recibe convocatoria de apoyo en la conformación de
CMP
2. Gestión de apoyo en la conformación de los CMP
Fin
3. Mapeo de actores para conformar CMP
4. Presentación de pçlan de Trabajo
5. Conformación de mesas de trabajo de prevenciòn
6. Definición y formulación de Plan de Trabajo
A
7. Elaboración de Informe
8. Remisión de informe
Acta de Conformación de
CMP
A
Informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página456 De 622
Clave: MP-DGPV-005 Relacionado con: PS-DGPV-02
Procedimiento: Elaboración de diagnósticos
Propósito del Procedimiento: Definir actividades para levantamiento de Diagnóstico.
Unidad Responsable de Ejecución. Dirección General de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1 Directores Departamentales Realizan análisis de la situación actual del municipio con los Concejos Municipales de Prevención.
2 Directores Departamentales Definen metodología para la elaboración de diagnóstico.
3 Directores Departamentales Se identifica problemática y se priorizan necesidades.
4 Directores Departamentales Se evalúan estrategias de prevención
5 Directores Departamentales Se elabora documento final de diagnóstico
6 Directores departamentales Remiten copia de diagnósticos a Unidad de Planificación de Pre- Paz
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página457 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de diagnósticos
1. Análisis de la situación actual del municipio
2. Definiciòn de metodologìa
Fin
3. Identificación de problemática y priorización de
necesidades
4. Evaluación de estrategias de prevención
5. Elaboración de diagnostico
6. Remisión de documento
Diagnostico
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página458 De 622
Clave: MP-DGPV-006 Relacionado con: PS-DGPV-02
Procedimiento: Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.
Propósito del Procedimiento: Ejecutar acciones de Prevención, articuladas a la Estrategia de Prevención del MJSP, como resultados de los diagnósticos.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General Pre-Paz en coordinación con los CMP.
No. Responsable Descripción
1 Director Departamental Coordina trabajo afines a la estrategia de Prevención y al Plan Operativo de Prepaz en Mesa de Prevención.
2 Director Departamental y CMP.
Actualizan diagnósticos municipales para la prevención de la violencia social.
3 Director Departamental y CMP
Elaboran y promueven planes municipales para la convivencia y prevención de la violencia, como resultado del diagnóstico, señalando modalidades de implementación.
4
Director Departamental, Enlace de Capacitación Departamental y Promotores departamentales.
Proporcionan asistencia técnica y capacitación a los Concejos Municipales de Prevención, líderes comunitarios y líderes de redes juveniles para la implementación de planes.
5 Director Departamental Evalúa Plan de Trabajo realizado por los CMP, líderes comunitarios y líderes juveniles.
6 Director Departamental y Enlace de Planificación Departamental.
Elabora reporte de ejecución de programas y/o actividades de prevención realizadas a través de los Concejos y Municipales de Prevención y líderes comunitarios y envía a Unidad de Planificación de Pre-Paz.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página459 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.
1. Coordina trabajo relacionando con las
estrategias de prevención
2. Actualización de diagnósticos municipales
Fin
3. Elaboración y promoción de planes municipales
4. Asistencia técnica y capacitaciones a los CMP
5. Evaluación de plan de trabajo
6. Elaboración de reporte de ejecución de programa y/o actividades de prevención
A
Evaluación de plan de trabajo
Actualización de diagnostico municipales
Planes municipales
Reporte de ejecuciòn
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página460 De 622
Clave: MP-DGPV-007 Relacionado con: PA-DGPV-03
Procedimiento: Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz.
Propósito del Procedimiento: Implementar y comunicar el desarrollo del Plan Operativo Anual, para su cumplimiento.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1
Director General de Prepaz, Directores Departamentales y Técnicos de Unidad de Planificación y capacitaciones
Formulan y definen actividades para estructurar Plan de Trabajo Anual.
2
Director General de Prepaz, Directores Departamentales y Técnicos de Unidad de Planificación y capacitaciones
Estructura Plan Anual de Trabajo de acuerdo al resultado de las iniciativas y demandas de los CMP, presentadas por los Directores Departamentales.
3 Director General de Prepaz Aprobación de las actividades del Plan Anual de Trabajo
4 Director General de Prepaz
Informa y remite Plan Anual de Trabajo estructurado en base a la Estrategia de Prevención, a los Directores Departamentales para su conocimiento.
5 Directores Departamentales Divulga a los Enlaces de Planificación, Capacitación, Administración y Promotores, actividades y metodología a desarrollar para su aplicación en el transcurso del año.
6 Técnico enlace de Planificación Departamental.
Planifica actividades a desarrollar para su cumplimiento, y realiza programación de metas para ser ejecutadas por Promotores y/o enlaces de Capacitación.
7 Promotores y Técnico enlaces de Capacitación Departamentales
Realiza y envía informe al enlace de Planificación, de actividades programadas/ejecutadas.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página461 De 622
8 Enlace de Planificación Departamental.
Consolida informe mensual de actividades realizadas de acuerdo a programación y envía a Directores Departamentales
9 Director Departamental Revisa Informe de actividades
10 Enlace de Planificación Departamental.
Envía reporte de Unidad de Planificación de Prepaz
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página462 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz
2. Estructurar de Plan de Trabajo Anual
3. Aprobación de Plan de Trabajo Anual Departamental
Fin
4. Remisión de Plan de Trabajo Anual Departamental
5. Divulgación departamental
6. Planificación de actividades departamentales
7. Realiza informe de alcance por departamento
A
Planificación de actividades
Informe de alcance departamental
A
1. Formulan y definen actividades
Plan de Trabajo Anual
Departamental
8. Consolidación de informe mensual de las actividades
planificadas
Informe mensual departamental
9. Revisa y aprueba informe
10. Remisión de reporte
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página463 De 622
Clave: MP-DGPV-008 Relacionado con: PA-DGPV-03
Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz
Propósito del Procedimiento: Elaborar y dar seguimiento al Plan Operativo de la Dirección en articulación con el Plan Estratégico del MJSP.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz.
No. Responsable Descripción
1
Director General de Pre-Paz , Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación de Pre-Paz Directores Departamentales
Formulan y definen actividades para estructurar Plan de Trabajo Anual.
2
Director General de Pre-Paz , Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación de Pre-Paz Directores Departamentales
Revisan Plan Anual de Trabajo y dan lineamientos para la implementación del mismo.
3 Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones
Define estructura y metodología para realizar la implementación de las actividades.
4 Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones
Implementan metodología para llevar a cabo la ejecución del Plan.
5 Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones
Planifican y evalúan actividades
6 Director General de Pre-Paz y Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones
Elaboración del Plan Operativo anual
7 Director General de Pre-Paz Remite y divulga Plan Operativo Anual de la Dirección General de Prepaz a las Direcciones departamentales.
8 Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones
Implementan y dan seguimiento a Plan de Trabajo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página464 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz
2. Revisión de Plan de Trabajo Departamental
Fin
3. Definición de estructura y metodología
4. Implementación de metodología
5. Planificación y evaluación de Actividades
7. Remisión y divulgación de documento
A
A
1. Formulan y definen actividades
8. Implementación y seguimiento
6. Elaboración de Plan Operativo Anual
Plan Anual Operativo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página465 De 622
Clave: MP-DGPV-009 Relacionado con: PA-DGPV-04
Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.
Propósito del Procedimiento: Desarrollar enseñanzas de manera permanente por medio de programas de capacitaciones Internas.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Capacitación de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Análisis de necesidad de capacitación.
2 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Diseños de la Capacitación
3 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Validación de la capacitación.
4 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Implementación de la Capacitación.
5 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Evaluación de la Capacitación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página466 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-009
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.
2. Diseño de capacitación
Fin
3. Validación de la capacitación
4. Implementación de metodología
5. Evaluación de capacitación
1. Análisis de necesidades de capacitación
Evaluación
¿Se aprueba la capacitación?
NO
SI
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página467 De 622
Clave: MP-DGPV-010 Relacionado con: PA-DGPV-04
Procedimiento: Realización de proceso de capacitación para la formación de Mentores.
Propósito del Procedimiento: Desarrollar enseñanzas de manera permanente por medio de programas de capacitaciones Externas
Unidad Responsable de Ejecución. Unidad de Capacitación de Pre-Paz
No. Responsable Descripción
1 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Impartir módulos e identificar a los participantes.
2 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Identificación y selección de mentores.
3 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Proporciona a las participantes técnicas y metodologías de facilitación.
4 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz
Formación de mentores.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página468 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-010
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.
2. Identificación y selección de mentores
Fin
3. Proporcionar técnicas y metodologías
4. Formación de Mentores
1. Identificación de los participantes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página469 De 622
Clave: MP-DGPV-011 Relacionado con: PA-DGPV-05
Procedimiento: Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.
Propósito del Procedimiento: Suministrar combustible a todas las oficinas de Pre-Paz.
Unidad Responsable de Ejecución. Unidad Administrativa
No. Responsable: Descripción:
1 Técnico Administrativo en combustible
Recepción de liquidación de combustible de las oficinas departamentales.
2 Técnico Administrativo en combustible
Revisión y corrección. Elaboración de liquidaciones corregidas.
3 Técnico Administrativo en combustible
Remisión a Unidad de Combustible Institucional.
4 Técnico Administrativo en combustible
Elaboración de cuadros de suministros y sobrantes, requisiciones: consolidados Diesel y Gasolina.
5 Técnico Administrativo en combustible
Recepción de combustible de la Unidad Institucional 100%. (Vales)
6 Técnico Administrativo en combustible
Distribución 50% de combustible de acuerdo a liquidaciones presentadas.
7 Técnico Administrativo en combustible
Elaboración de cuadro de control, consumido y sobrante.
8 Técnico Administrativo en combustible
Entrega de complementos durante el mes por solicitud presentada por las oficinas departamentales de acuerdo a necesidades.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página470 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-011
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.
2. Revisión y corrección
Fin
3. Remisión a Unidad de Combustible Institucional
4. Elaboración de cuadros de suministros
1. Recepción de liquidación de combustible
Cuadros de suministros de
combustible
6. Distribución de vales de combustible
5. Recepción de vales de combustible
A
A
7. Elaboración de cuadros de control
Cuadros de control de combustible
8. Entrega de complementos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página471 De 622
Clave: MP-DGPV-012 Relacionado con: PA-DGPV-05
Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante
Propósito del Procedimiento: Compra de bienes y servicios.
Unidad Responsable de Ejecución. Unidad administrativa
No. Responsable: Descripción:
1 Técnico Administrativo Financiero
Reintegros de fondos por parte de la Dirección Financiera al fondo circulante por medio de cuenta corriente.
2
Técnico Administrativo
Financiero Ejecución del fondo circulante (compra de bienes y servicios), previa autorización de la Dirección General de Pre-Paz.
3 Técnico Administrativo
Financiero Pagos por medio de cheques o efectivo a proveedores.
4 Técnico Administrativo
Financiero Liquidación del fondo circulante a la Dirección Financiera.
5 Técnico Administrativo
Financiero Depósito de pólizas de reintegro a cuenta corriente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página472 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-012
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante.
2. Ejecución de fondos circulantes
Fin
3. Pago por medio de cheques o efectivo
4. Liquidación de fondo circulante
1. Reintegrar fondos de la Dirección Financiera
Liquidación (Comprobante)
5. Deposito de pólizas de fondo circulante
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página473 De 622
Clave: MP-DGPV-013 Relacionado con: PA-DGPV-05
Procedimiento: Asignación de Transporte
Propósito del Procedimiento: Asignar unidades de transporte de acuerdo a requerimientos de las diferentes unidades de Pre-Paz.
Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Administrativa
No. Responsable: Descripción:
1
Técnico Administrativo de transporte
Recibe solicitudes de transporte
2
Técnico Administrativo de transporte
Verifica disponibilidad de vehículos y motorista
3
Técnico Administrativo de transporte
Informa la no disponibilidad y solicita reprogramación de actividad
4
Director General de Prepaz
Revisa y autoriza solicitud de transporte
5
Técnico Administrativo de transporte
Asigna y entrega vehículo a solicitante
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página474 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-013
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante.
2. Verificar disponibilidad
Fin
3. Solicitar reprogramar actividad
4. Revisión y autorización
1. Recibir solicitud
Solicitud de transporte aprobada
5. Asigna y entrega vehiculo
¿Existe disponibilidad para la fecha solicitada?
No
Si
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página475 De 622
Clave: MP-DGPV-014 Relacionado con: PA-DGPV-05
Procedimiento: Control de Inventario y Entrega de Insumos
Propósito del Procedimiento: Controlar la cantidad la existencia de insumos para la eficacia en su entrega
Unidad Responsable de Ejecución. Unidad Administrativa
No. Responsable: Descripción:
1 Técnico administrativo Recibe insumos en bodega general
2 Técnico administrativo Levanta inventario sobre existencia de insumos
3 Técnico administrativo Actualiza inventario en archivo electrónico
4 Secretaria Recibe solicitud de insumos y remite a Planificación
5 Técnico de planificación
Revisa, clasifica y remite solicitudes de insumo a Director General
6 Director General de Prepaz Revisa y autoriza solicitudes
7 Técnico administrativo Verifica existencia y realiza actas de entrega de insumos
8 Técnico administrativo Entrega de insumos
9 Técnico administrativo Archiva actas de insumos entregadas
10 Técnico administrativo Descarga y actualiza inventarios de insumos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página476 De 622
Inicio
Clave: MP-DGPV-014
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Control de Inventario y Entrega de Insumos
2. Levantar Inventario
Fin
4. Recepción de solicitud de insumos
1. Recibir insumos en bodega
Solicitud de insumos
5. Revisión y calificación de solicitud
3. Actualizar inventario electrónico
A
A
7. Verificación de existencias
6. Revisa y autoriza solicitud
8. Entrega de insumos
Acta de entrega de insumos
10. Actualizar inventario electrónico
9. Archivos de actas
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página477 De 622
R) DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página478 De 622
Clave: MP-DAV-001 Relacionado con:PS-DAV-01
Procedimiento: Asesoría legal.
Propósito del Procedimiento: Brindar asesoría especializada. En el aspecto legal a las víctimas de algún
delito
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Secretaria Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos generales con
el fin de tener un expediente con la información completa y detallada.
2 Técnico
Recibe a la víctima, escucha su testimonio, se le indica a donde dirigirse
para apoyo legal gratuito, así como instituciones encargadas de dirimir
conflictos de manera alterna (negociación, arbitraje y conciliación) se le
orienta respecto de peticiones que deban presentarse dentro del proceso
penal u otros procesos y asesora en cuanto a recursos de impugnación.
Dependiendo de los casos el (la) abogado estará acompañado en todo el
proceso a la persona.
3 Director(a) Recibe notificación del caso por parte de la técnica.
4 Técnico
Se contactará con la víctima para coordinar nuevas reuniones y
acompañamientos, se le indicara día y hora. Después de cada reunión la
abogada actualizara el expediente de la persona.
5 Técnica(o) Llevará un informe general y actualizado del caso.
6 Técnico(o) Archiva el informe del caso
7 Abogado Dará seguimiento completo al caso
8 Técnica(o) Informe final y remite al Director
9. Director Firma y autoriza informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página479 De 622
INICIO
1.TOMA DATOS GENERALES A LA VICTIMA
2. ATIENDE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU
ASISTENCIA LEGAL
3. ENVIA NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA
4. CONTACTA A LA VICTIMA PARA LA
COORDINACION DE REUNIONES Y
ACOMPAÑAMIENTO LEGAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : ASESORIA LEGAL
CLAVE: MP -DAV-001
5. CREA INFORME GENERAL Y ACTUALIZADO
DE LA VICTIMA
6. ARCHIVA EXPEDIENTE
7.DA SEGUIMIENTO DEL CASO DE LA VICTIMA
8. REALIZA INFORME FINAL
FIN
INFORME DE LA VICTIMA
A
A
9. FIRMA Y AUTORIZA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página480 De 622
Clave: MP-DAV-002 Relación del procedimiento:PS-DAV-01
Procedimiento: Asesoría social
Propósito del Procedimiento: Disminuir el impacto social en las victimas como secuencia de un delitos
moviliza recursos materiales, en la medida de lo posible, para solventar necesidades de la víctima,
generales en la ocasión del delito.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Secretaria
Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos
generales con el fin de tener un expediente con la información
completa y detallada.
2 Técnico
Recibe a la víctima, escucha su testimonio, le brinda la atención
emocional y dependiendo del caso se remite a una institución
pública o privada. Se le explica el proceso a seguir para su mejora
física y emocional
3 Director(a) Recibe notificación del caso por parte de la técnica.
4 Técnico
Se contactará con la víctima para coordinar las nuevas reuniones y
acompañamientos, se le indicara día y hora después de cada
reunión la técnica actualizara el expediente de la persona.
5 Técnica(o) Llevará un informe general y actualizado del caso.
6 Técnico Dará seguimiento completo al caso.
7 Técnica(o) Informe final
8 Director Firma y autoriza el caso
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página481 De 622
INICIO
1.ATIENDE A LA VICTIMA Y CREARLE UN EXPEDIENTE
2. RECIBE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU ASISTENCIA SOCIAL
3. ENVIA NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA
4. CONTACTA A LA VICTIMA PARA LA
COORDINACION DE REUNIONES Y
ACOMPAÑAMIENTO LEGAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : ASESORIA SOCIAL
CLAVE: MP -DAV-002
5. CREA INFORME GENERAL Y ACTULIZADO
DE LA VICTIMA
7. REALIZA INFORME FINAL
FIN
6. DA SEGUIMIENTO DEL CASO A LA VICTIMA
INFORME ACTUALIZADO
8. FIRMA Y AUTORIZA EL CASO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página482 De 622
Clave: MP-DAV-003 Relación del procedimiento:PS-DAV-01
Procedimiento: Atención Psicológica.
Propósito del Procedimiento: Se procurará mejorar la salud emocional-psicológica de las víctimas de delito a
través de contención emocional en crisis, sesiones individuales de psicoterapia, valoraciones y remisiones a otros
centros para atención de mediano y largo plazo, charlas de seguridad y autoprotección.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas.
No. Responsable: Descripción:
1 Secretaria
Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos
generales con el fin de tener un expediente con la información
completa y detallada.
2 Técnico
Recibe a la víctima, escucha su testimonio, le brinda la atención
necesaria y dependiendo del caso se remite a una institución pública
o privada. Se le explica las diferentes terapias a las cuales tendrá que
asistir para su mejora física y emocional.
3 Director(a) Recibe notificación del caso por parte de la técnica.
4 Técnico
Se contactará con la víctima para coordinar el inicio de terapias
psicológicas, se le indicará día y hora. Después de cada terapia la
sicóloga actualizara el expediente de la persona para detallar el
avance de la persona.
5 Técnica(o) Llevará un informe general y actualizado del caso.
6 Técnico Dará seguimiento completo al caso.
7 Técnica(o) Informe final
8 Director Autoriza y firma el caso
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página483 De 622
INICIO
1.ATIENDE A LA VICTIMA Y CREARLE UN EXPEDIENTE
2. RECIBE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU
ASISTENCIA PSICOLOGICA
3. RECIBE NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA
4. CONTACTA A LA VICTIMA PARA LA
COORDINACION DE REUNIONES Y
ACOMPAÑAMIENTO LEGAL
DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCION PSICOLOGICA
CLAVE: MP -DAV-003
5. CREA INFORME GENERAL Y ACTULIZADO
DE LA VICTIMA
6. ARCHIVA EXPEDIENTE
7.DA SEGUIMIENTO DEL CASO DE LA VICTIMA
8. FIRMA Y AUTORIZA INFORME FINAL
FIN
INFORME ACTUALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página484 De 622
Clave: MP-DAV-004 Relacionado con: PS-AV-02
Procedimiento: Elaboración de Programas
Propósito del Procedimiento: Contribuir a mejorar la calidad de vida de las víctimas por medio de la
creación de programas para reinsertarlas de nuevo a la sociedad.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Director(a)
Realizar un diagnóstico sobre los posibles
programas de asistencia Integral a las víctimas
que se ejecutarán en la Dirección
2 Director(a) y equipo técnico Diseño y elaboración de programas
3 Director(a) Presentación de los programas a los Titulares
para su respectiva revisión y aprobación
4 Equipo Técnico Ejecución de programas
5 Director(a) Seguimiento de las metas a cumplir establecidos
en los programas
6 Equipo Técnico Elaboración del Informe Final
7 Director(a) Revisión y aprobación de informes finales para
presentarlos a los Titulares
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página485 De 622
INICIO
1.REALIZA UN DIAGNOSTICO SOBRE LOS POSIBLES
PROGRAMAS DE ASISTENCIA INTEGRAL A LAS VICTIMAS QUE SE EJECUTAR EN LA DIRECCION
2. DISEÑA Y ELABORA LOS PROGRAMAS
3. PRESENTA LOS PROGRAMAS A LOS TITULARES PARA SU REVISION Y APROBACION
4. EJECUTA LOS PROGRMAS DE ASISTENCIA A LAS VICTIMAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE PROGRAMAS
CLAVE: MP -DAV-004
5. DA SEGUIMIENTO A LAS METAS ESTABLECIDAS EN LOS
PROGRAMAS
6. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO REALIZADO
7. REVISA Y APROBAR LOS INFIORMES FINALES PARA
PRE3SENTARLOS A LOS TITULARES
FIN
INFORME ACTUALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página486 De 622
Clave: MP-DAV-005 Relacionado con: PS-DAV-03
Procedimiento: Elaboración de Proyectos
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la calidad de vida de las víctimas por medio de proyectos integrales, los cuales beneficiaran su estado físico y emocional.
Unidad Responsable de Ejecución. Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Director(a) Realizará un sondeo sobre los posibles proyectos a desarrollar por parte de la Dirección en coordinación con instituciones públicas o privadas.
2 Director(a) Diseño y Elaboración de proyectos
3 Director(a) Los presenta al equipo técnico para consensuarlos y validarlos.
4 Director(a) Presentación de los proyectos a los Titulares para su respectiva revisión y aprobación
5 Equipo Técnico Desarrollo de proyectos
6 Director(a) Seguimiento de las metas a cumplir establecidos en los proyectos
7 Equipo Técnico Elaboración del Informe Final
8 Director(a) Revisión y aprobación de informes finales para presentarlos a los Titulares
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página487 De 622
INICIO
1.REALIZA UN DIAGNOSTICO SOBRE LOS POSIBLES
PROYECTOS DE ASISTENCIA INTEGRAL A LAS VICTIMAS
QUE SE EJECUTARAN EN LA DIRECCION
2. DISEÑA Y ELABORAR LOS PROGRAMAS
4. PRESENTA LOS PROGRAMAS A LOS TITULARES PARA SU
REVISION Y APROBACION
5. DESARROLLA Y EJECUTAR LOS PROGRMAS
DE ASISTENCIA A LAS VICTIMAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE PROYECTOS
CLAVE: MP -DAV-005
6. DA SEGUIMIENTO A LAS METAS ESTABLECIDAS EN
LOS PROGRAMAS
7. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO
REALIZADO
8. REVISA Y APRUEBA LOS INFIORMES FINALES PARA
PRE3SENTARLOS A LOS TITULARES
FIN
3. PRESENTA LOS PROGRAMAS AL EQUIPO
TECNICO PARA CONCENSUARLOS Y
VALIDARLOS
INFORME ACTUALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página488 De 622
Clave: MP-DAV-006 Relacionado con: PS-AV-04
Procedimiento: Elaboración de Diagnósticos
Propósito del Procedimiento: Tener un conocimiento lo más fidedigno posible de una determinada problemática para la realización del diagnóstico por consiguiente la toma de decisiones para la elaboración de políticas que contribuyan a contrarrestar una determinada problemática
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Director(a) y Sociólogo(a) Selección de la temática para la realización del diagnóstico de la situación de las víctimas en el país.
2 Sociólogo(a) Objetivos del Diagnóstico de la situación en el país en materia de atención a víctimas.
3 Sociólogo(a) Planteamiento del Problema.
4 Sociólogo(a) Realización de sondeos de opinión pública, encuestas, entrevistas para determinar la situación de las víctimas en el país.
5 Sociólogo(a) Trabajo de campo (si es necesario)
6 Sociólogo(a) Elaboración del Informe Final
7 Director(a) Revisión y Aprobación del Informe
8 Director(a) Remisión a los Titulares
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página489 De 622
INICIO
1. SELECCIONA LA TEMATICA PARA LA REALIZACION DEL
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION DE LAS VICTIMAS
EN EL PAIS
2. ELABORA LOS OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO
4. ESTABLECE LA METOLOGIA DE INVESTIGACION
5. REALIZA EL TRABAJO DE CAMPO SI AMERITA PARA
CONOCER LAS EXPERIENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES A FINES
DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE DIAGNOSTICO
CLAVE: MP -DAV-006
6. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO
REALIZADO
7. REVISA Y APRUEBA LOS INFIORMES FINALES PARA
PRE3SENTARLOS A LOS TITULARES
FIN
3. ELABORA EL PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA DE LA SITUACION DE VICTIMAS
EN EL PAIS
8. REMITE EL INORME FINAL A LOS TITULARES
INFORME ACTUALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página490 De 622
Clave: MP-DAV-007 Relacionado con: PS-AV-05
Procedimiento: Gestión de Cooperación
Propósito del Procedimiento: Obtener apoyo nacional e internacional para brindar un mejor servicio integral a las víctimas.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Director(a)- Equipo Técnico
Realizar sondeo de las posibles agencias nacionales o internacionales con las cuales se pueden firmar convenios de cooperación en beneficios de las víctimas atendidas en la DAV.
2 Director(a)- Agencia de Cooperación
Reuniones de coordinación para detallar el tipo de convenio a realizar.
3 Director(a) - Equipo Técnico Elaboración de convenio.
4 Directora Remisión de convenios a los Titulares para su respectiva aprobación.
5 Titulares- Director(a)- Organismo de Cooperación
Firma de Convenio- Presentación Pública.
6 Director(a) - Equipo Técnico Se elaborará un informe de logros y metas por cumplir exigidos por el convenio.
7 Director(a) Remisión de informe a los Titulares para su respectiva aprobación.
8 Director(a) Remisión de Informe a la Agencia de Cooperación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página491 De 622
INICIO
1. GESTIONA CONVENIOS DE COOPERACION CON
ORGANISMOS NACIONALES E INTERNACIONALES EN PRO
DE LAS VIXCTIMAS
2. REALIZA REUNIONES CON LOS COORDINADORES PARA
ELEGIR LOS CONVENIOS
4. REMITE CONVENIOS A LOS TITULARES PARA SU
APROBACION
6. ELABORA INFORMES DE LOGROS Y METAS POR
CUMPLIR EXIGIDOS POR EL CONVENIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION DE COPERACION
CLAVE: MP -DAV-007
7. REMITE INFORME A LOS TITULARES PARA SE
RESPECTIVA APROBACION
FIN
3. ELABORA CONVENIOS
8. REMITE DE INFORME A LA AGENCIA DE COOPERACION
5. FIRMA CONVENIO – PRESENTACION PUBLICA
CONVENIO
INFORME DE LOGROS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página492 De 622
Clave: MP-DAV-008 Relacionado con:PS-AV-06
Procedimiento: Atención Telefónica
Propósito del Procedimiento: Brindar atención integral mediante vía telefónica a las personas que llamen al número 123
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas
No. Responsable: Descripción:
1 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Recepción de llamada- Identificación del tipo de llamada. Si es llamada de emergencia denunciando el hecho de un delito se remitirá al número 911 de la Policía Nacional Civil.
2 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Se remite la llamada al 911
3
Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Al identificar la llamada, el operador está facultado para brindar asesoría legal, psicológica, atención en crisis o apoyo social e ingresará la información al sistema.
4 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Si la victima desea atención o asesoría, de inmediato el Operador toma datos a la víctima para indicarle que se presente a la dirección de atención a víctimas para acompañarle en el proceso
5 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Asesora a la víctima para indicarle a qué institución debe acercarse
6 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
En el caso que se deba remitir se le brindará la información de la institución competente a la cual deba acudir, se le indicará que puede presentarse a la oficina de la DAV para acompañarla en todo el proceso
7 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas
Remisión de informe de llamadas atendidas al Supervisor.
8 Supervisor Notifica y presenta informe a la DAV
9 Director(a) Recibe, revisa, aprueba el informe y asigna el
caso a un colaborador(a)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página493 De 622
INICIO
1. RECEPCION E IDENTIFICACION DEL TIPO
DE LLAMADA
DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCION TELEFONICA
CLAVE: MP -DAV-008
ES LLAMADA DE EMERGENCIA?
2. REMITE Y REGISTRA LA LLAMADA AL 911 DE LA
PNC
3. BRINDA ASESORIA LEGAL, PSICOLOGICA o APOYO SOCIAL
5. TOMA DATOS A LA VICTIMA PARA INDICARLE QUE SE
PRESENTE A LA DIRECCION DE ATENCION A VICTIMAS PARA
ACOMPAÑARLE EN EL PROCESO
7. REMITE INFORME DE LLAMADAS ATENDIDAS AL
SUPERVISOR
8. NOTIFICA Y PRESENTA INFORME A LA DAV
9. RECIBE Y REVISA EL INFORME
LA VICTIMA DESEA ATENCION O ASESORIA
DE INMEDIATO?
4. ASESORA A LA VICTIMA PARA INDICARLE A QUE INSTITUCION
DEBE ACERCARSE
FIN
NO
SI
SI
NO
6.BRINDA INFORMACION DE LA INSTITUCION COMPETENTE QUE
LE ACOMPAÑARÀ EN EL PROCESO
10.APRUEBA Y ASIGNA EL CASO A UN COLABORADOR(A)
INFORME
A
A
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página494 De 622
Clave: MP-DAV-09 Relacionado Con: PA-DAV-07
Procedimiento: Gestión administrativa
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la seguridad ciudadana en prevención y control de accidentes de tránsito por el uso o abuso de alcohol y otras drogas.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de atención a victimas
No. Responsable: Descripción:
1 Director(a) Solicita y coordina gestiones y trámites
administrativos
2 Colaborador(a) administrativo Gestionar con las Direcciones que correspondan
las necesidades administrativas y financieras requerida por la Dirección
3
Colaborador(a) administrativo Recepción y evaluación de documentos y requerimientos
4 Director(a) Autorización de documentos y requerimientos
5 Colaborador(a) administrativo Elaboración de documentos requeridos para la
elaboración de los trámites
6 Colaborador(a) administrativo Realizar gestión de trámites correspondientes
7 Colaborador(a) administrativo Presenta resultado final del trámite realizado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página495 De 622
INICIO
1. SOLICITA ,COORDINA Y ELABORA TODO LO
REFERENTE A TRAMITES ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS
4. AUTORIZA INFORME
6. ELABORA INFORMES DE LOGROS Y METAS
POR CUMPLIR EXIGIDOS POR EL CONVENIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
CLAVE: MP -DAV-009
7. REMITE INFORME A LOS TITULARES PARA SE
RESPECTIVA APROBACION
FIN3.. GESTIONA LAS
NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA
DIRECCION
5. ELABORA REQUERIMIENTOS
2. PRESENTA EL INFORME DE LAS NECESIDADES
FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA
DIRECCION
A
A
INFORME
REQUERIMIENTO
INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página496 De 622
S) DIRECCIÓN JURÍDICA
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA
IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: LA DIRECCION JURIDICA DEL MJSP
Titu
lare
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JS
P
Procesos
Sustantivos
Titu
lare
s y
De
pe
nd
en
cia
s d
el M
JS
P
Procesos
Adjetivos
PA-DJ-04
Administración de Índice
Legislativo y Biblioteca
PS-DJ-01
Seguimiento a
la Aplicación de
la Ley
Elaboración y
Revisión de
Documentos
Jurídicos
Cooperación
Internacional
PS-DJ-02 PS-DJ-03
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página497 De 622
MP-DJ-001 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-01
Procedimiento: Elaboración de acuerdos de conmutación de pena
Propósito del Procedimiento: Tramitar analizar y otorgar la posible Conmutación de la pena solicitada por
el interno o su representante legal.
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Solicitante Presenta solicitud de Ocurso de Gracia de Conmutación
de pena ante el Ministro de Justicia y Seguridad Pública.
2 Director Jurídico
Solicita al Consejo Criminológico Nacional de la
Dirección General de Centro Penales, el respectivo
dictamen criminológico del interno/a que solicitó la
conmutación de pena.
3 Director Jurídico Recibe dictamen criminológico del interno/a que solicitó
la conmutación de pena
4 Director Jurídico
Remite al Presidente de la Sala de lo Penal de la Corte
Suprema de Justicia, expediente original de
conmutación de Pena para su respectivo informe y
dictamen final.
5 Director Jurídico Recibe dictamen final favorable o desfavorable sobre la
conmutación de pena solicitada
6 Colaborador jurídico Elabora Acuerdo de Conmutación de Pena.
7 Director Jurídico Aprueba y remite Acuerdo a la Secretaría Ejecutiva para
firma del señor Ministro.
8 Director Jurídico Notifica trascripción de Acuerdo de Conmutación de
pena al solicitante y a los entes correspondientes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página498 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-001
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de acuerdos de conmutación de pena
1. Se presenta solicitud de
Ocurso de Gracia de
Conmutación de pena
2. Solicitud al CCN de la
DGCP el respectivo dictamen
criminológico del interno/a
3. Recepción de dictamen
criminológico del interno/a
4. Remite al Presidente de
sala de lo penal de la CSJ
conmutación de Pena para su
respectivo informe y dictamen
final
5. Recibir dictamen final
favorable o desfavorable
sobre la conmutación de pena
solicitada
6. Elabora Acuerdo de
Conmutación de Pena
Fin
7. Remisión de acuerdo
8. Notifica trascripción de
Acuerdo de Conmutación de
pena al solicitante y a los
entes correspondientes
Acuerdo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página499 De 622
MP-DJ-002 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-01
Procedimiento: Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que prestan servicio de seguridad privada
Propósito del Procedimiento: Analizar si alguna sanción interpuesta por la PNC a estas agencias de seguridad privada fue legal o le faltó algún precepto legal.
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Recurrente (Demandante)
Interpone recurso de apelación al Director de la Policía Nacional Civil para ante el Ministro de Justicia y Seguridad Pública.
2 Director Jurídico Recibe escrito de recurso de apelación y expediente sancionatorio. Designa caso a colaborador jurídico.
3 Colaborador jurídico Elabora Auto Resolutivo de admisión o inadmisión del recurso de apelación.
4 Colaborador jurídico Notificar Auto Resolutivo
5 Colaborador Jurídico Analiza y Elabora Resolución sobre el petitorio del recurso de apelación solicitado.
6 Director Jurídico Aprueba y notifica certificación de Resolución Final de recurso de apelación al recurrente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página500 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-002
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que
prestan servicio de seguridad privada
1. Recurrente interpone
recurso de apelación al
Director de la PNC
2. Se recibe escrito de
recurso de apelación y
expediente sancionatorio
Fin
3. Elabora Auto Resolutivo
de admisión o inadmisión
del recurso de apelación
4. Notificar Auto Resolutivo
5. Analiza y Elabora
Resolución
6. Notifica certificación de
Resolución Final
Resolución
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página501 De 622
MP-DJ-003 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-01
Procedimiento: Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de reformas a los mismos.
Propósito del Procedimiento: Analizar y proponer proyectos de ley sobre temas de seguridad y justicia que sean convenientes suscribir de acuerdo a los proyectos de este Ministerio
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Ministro o Viceministro de Seguridad Pública y Justicia
Gira instrucciones al Director Jurídico asignar grupo de trabajo (colaboradores jurídicos) para elaborar o analizar en su caso proyecto de ley, reglamento, tratado o modificación de los mismos.
2 Colaboradores jurídicos Elaboran proyecto
3 Director Jurídico Revisa proyecto para sugerir correcciones o dar el visto bueno.
4 Director Jurídico Remisión de Proyecto ante las autoridades competentes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página502 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-003
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de
reformas a los mismos.
1. Tititular propone
proyecto
2. Elaboran proyecto
Fin
3. Revisa proyecto para
sugerir correcciones o dar
el visto bueno
4. Remisión de Proyecto
ante las autoridades
competentes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página503 De 622
MP-DJ-004 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-02
Procedimiento: Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales
Propósito del Procedimiento: Tener bases legales de procedimientos y nombramientos administrativos que se realizan en esta Cartera de Estado de conformidad a leyes que lo regulan
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico
Recibe solicitud sobre determinados actos jurídicos o administrativos amparados en las distintas leyes de la Administración Pública o en la legislación nacional, debidamente autorizada por el Titular o por el Director Ejecutivo, según sea el caso.
2 Director Jurídico Designación de la ejecución del documento al coordinador y encargado de la emisión de los libros de acuerdos y resoluciones ministeriales.
3 Colaborador Jurídico Elabora proyecto de resolución o acuerdo en su caso para revisión de coordinador
4 Coordinador Revisa el proyecto del documento
5 Colaborador Jurídico Corrige y remite resolución o acuerdo para revisión del Director Jurídico
6 Director Jurídico Revisa aprueba y remite formalmente documentos a la Dirección Ejecutiva para firma de Titular.
7 Director Jurídico Se recibe el documento en original para archivar el expediente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página504 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-004
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales
1. Recibe solicitud
determinados actos
jurídicos o administrativos
2. Se designación de
coordinación y colaborador
jurídico
Fin
3. Elabora proyecto de
resolución o acuerdo en su
caso para revisión
4. Revisa el proyecto del
documento
5. Corrección y emisión
formal de resolución
6. Remisión de documento
para firma
a Dirección Ejecutiva
Resolución
7. Recepción de
Resolución
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página505 De 622
MP-DJ-005 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-02
Procedimiento: Revisión jurídico legal de actos jurídicos como, convenios, pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de la Secretaría de Estado.
Propósito del Procedimiento: Garantizar la legalidad de documentos jurídicos
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico Recibe solicitud de cualquier acto jurídico adjuntando el proyecto de documento junto con su respectivo expediente de parte cualquier dependencia del MJSP.
2 Coordinador Delega a un colaborador jurídico la revisión jurídica legal del proyecto de documento.
3 Colaborador Jurídico
Revisa minuciosamente en sus aspectos jurídicos, legales y de forma el proyecto del instrumento requerido, confrontando con los documentos de soporte adjuntos y las disposiciones legales aplicables, pudiendo emitir observaciones de forma o de fondo, a cuyo efecto prepara un memorando detallándolas para poder otorgar el visto bueno;
4 Director Jurídico Da visto bueno y remite el documento con observación a la oficina que corresponda.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página506 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-005
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión jurídico legal de actos jurídicos como, convenios,
pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de
la Secretaría de Estado.
1. Recibe solicitud de
revisión de documento
jurídico
2. Designación de revisión
jurídica legal del proyecto
de documento.
Fin
3. Revisión jurídica y legal
del documento requerido
4. Remite el documento
con observación a unidad
correspondiente
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página507 De 622
MP-DJ-006 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-02
Procedimiento: Elaboración de opinión jurídica
Propósito del Procedimiento: Emitir una opinión jurídica legal acerca de temas requeridos en temas concernientes temas de interés nacional e internacional derivados de proyectos de esta Secretaría de Estado
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico Recibe solicitud de emisión de opinión
2 Director Jurídico Designa la ejecución de opinión del documento al coordinador y colaborador encargado
3 Colaborador Jurídico Elabora proyecto de opinión jurídica en su caso para revisión de coordinador
4 Coordinador Jurídico Revisa proyecto de opinión jurídica y realiza comentarios y/o señala observaciones si existieren.
5 Colaborador Jurídico Procede a corregir observaciones y/o comentarios realizador por Coordinador Jurídico.
6 Coordinador Jurídico Verifica las correcciones y remite a Director Jurídico.
7 Director Jurídico Da visto bueno a documento, si la opinión jurídica solicitada es interna y remite a solicitante interno.
8 Director Jurídico Si la opinión jurídica solicitada es externa al ministerio, se gestiona la firma del Señor Ministro en el documento
9 Ministro Revisa, firma y remite documento a la Dirección Jurídica.
10 Director Jurídico Remite la opinión a la Institución u Organismo Internación que la solicito.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página508 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-006
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de opinión jurídica
1. Recepción de solicitud
de emisión de opinión
2. Se designación de
coordinación y colaborador
jurídico
Fin
3. Elabora proyecto de
opinión jurídica
5. Corregir observaciones
de coordinador
¿Se señalaron observaciones y/o se
realizaron comentarios?
SI
NO
4. Revisión preliminar de
proyecto de opinión jurídica
6. Verificación de las
correcciones señaladas
9. Revisión y firma
10. Remisión de opinión
jurídica a Institución u
Organismo Internacional.
A
A
7. Remisión de opinión
jurídica a UO
¿La solicitud proviene de unidades organizativas del
MJSP?
SI NO
8. Gestionar firma a Titular
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página509 De 622
MP-DJ-007 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-03
Procedimiento: Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena.
Propósito del Procedimiento: Darle trámite a solicitud de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico Recibe solicitud de embajada y expediente de condenado que solicita traslado a su país de origen para cumplimiento de pena, margina la documentación a colaborador jurídico.
2 Colaborador Jurídico Revisa formalidades del expediente de condenado solicitante y la remite al Director Jurídico.
3 Director Jurídico Remite nota como ente de salvo conducto a la DGCP
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página510 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-007
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su
país de origen para el cumplimiento de la pena.
1. Recibe solicitud de
embajada
2. Revisión de formalidades
del expediente
Fin
3. Remite nota de cómo
ente de salvo conducto a la
DGCP
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página511 De 622
MP-DJ-008 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-03
Procedimiento: Trámite de Suplicatorio Internacional
Propósito del Procedimiento: Darle trámite a solicitud de suplicatorio internacional
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico Recibe expedientes de suplicatorios y lo margina para el Colaborador Jurídico.
2 Colaborador Jurídico Revisa formalidades y auténticas del expediente de suplicatorio y lo remite al Director Jurídico.
3 Director Jurídico Revisa, da Visto Bueno y elabora nota de remisión especificando sobre que trámite versa el suplicatorio y remite al solicitante.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página512 De 622
Clave: MP-DJ-008
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Trámite de Suplicatorio Internacional
Inicio
1. Recibe expedientes de
suplicatorios
2. Revisa formalidades y
auténticas del expediente
de suplicatorio.
Fin
3. Remisión de nota
especificando sobre que
trámite versa el suplicatorio
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página513 De 622
MP-DJ-009 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-03
Procedimiento: Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte Suprema de Justicia y otras Instituciones
Propósito del Procedimiento: Dar fe de que las firmas de las personas competentes en diferentes diligencias legales
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Director Jurídico Recibe documentos de diferentes organismos internacionales y nacionales para autenticar y diligenciar a la Dirección Jurídica
2 Colaborador Jurídico Se envía documentos para auténtica al Departamento de Auténticas del Ministerio
3 Colaborador Jurídico Se recibe ya con la Auténtica el documento y lo remite nuevamente a la Dirección Jurídica.
4 Director Jurídico Da visto bueno al documento y remite el documento ya autenticado a la Institución correspondiente(Cancillerías o Instituciones nacionales)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página514 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-009
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte
Suprema de Justicia y otras Instituciones
1. Recepción de
documentos para
autenticar
2. Remisión de
documentos para auténtica
Fin
3. Se recibe con
formalidades y se elabora
nota de remisión
4. Remite el documento ya
autenticado a la Institución
correspondiente
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página515 De 622
MP-DJ-010 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-04
Procedimiento: Prestamos de bibliografía y de índice de legislación
Propósito del Procedimiento: Brindar servicio eficaz y oportuno a usuarios que soliciten prestamos de bibliografía y de índice legislativo
Unidad Responsable: Dirección Jurídica
No Responsable Descripción
1 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca
Se recibe solicitud de préstamo de bibliografía o Índice de legislación
2 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca
Solicita documento de identificación con fotografía para archivar préstamo y llevar control interno de préstamo
3 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca
Entrega la bibliografía solicitada por un plazo de 5 días si son usuarios interno y si son externos solo se les presta en sala de lectura
4 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca
Se procede a recolectar la bibliografía prestada pasado el plazo de 5 días.
5 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca
Se entrega documento de identificación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página516 De 622
Inicio
Clave: MP-DJ-010
Diagrama de Flujo del Procedimiento: Prestamos de bibliografía y de índice de legislación
1. Solicitud de préstamo de
bibliografía o Índice de
legislación
2. Solicita documento de
identificación para archivar
préstamo y control interno
Fin
3. Entrega la bibliografía
solicitada
4. Se procede a recolectar
la bibliografía
5. Se entrega documento
de identificación
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página517 De 622
T) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página518 De 622
Clave: MP-DIDT-001 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Creación de cuenta de correo electrónico
Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento de la comunicación y el cumplimiento de las metas de trabajo entre los usuarios de esta Cartera de Estado y sus dependencias, además de otras instituciones de gobierno, autónomas, semi autónomas y organizaciones afines a la labor de este ministerio.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante. Llena solicitud de cuenta de correo electrónico institucional, con los datos personales del usuario, ubicación y justificación de la solicitud
2 Director
Ejecutivo Analiza la solicitud para la aprobación o no de la misma.
3 Director de informática Recibe la solicitud y si ésta es positiva, se le pide al técnico administrador de correos crear la cuenta en el servidor
4 Técnico
Recibe solicitud aprobada y este accede al servidor de correos y elabora el correo electrónico de acuerdo a las políticas de la institución ([email protected]) y asigna una contraseña temporal para que a la hora de su configuración en la PC del usuario pueda ser cambiada conforme al gusto del usuario, permitiendo de este modo que el acceso a su cuenta sea de manera segura y confidencial.
5 Técnico Se hace presente en la oficina del solicitante e instala el programa respectivo para su utilización
6 Usuario Solicitante Una vez realizada la configuración del correo electrónico institucional, el solicitante firma un formulario de servicio donde hace contar su conformidad con el mismo y se da por terminado el servicio.
7 Técnico Elabora informe de servicio realizado al Director
8. Director Firma informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página519 De 622
INICIO
1 SOLICITA CUENTA DE COORREO ELECTRONICO
2.AUTORIZA LA SOLICITUD
3.ASIGNA A UN TECNICO PAR LA CREACION DEL CORREO ELECTRONICO
4.CREA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO
5.CONFIGURA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO
6.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE
SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : CREACION DE CUENTA PARA CORREO ELECTRONICO
CLAVE: MP-DI-01
7.REALIZA INFORME DEL SERVICIO PRESTADO
INFORME DE SERVICIO
A
A
8.FIRMA INFORME
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página520 De 622
Clave: MP-DIDT-002 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Solicitud de traslado de Equipo
Propósito del Procedimiento: Realizar el traslado de equipo informático correspondiente y que este sea instalado correctamente al usuario asignado.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante
Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte
2 Coordinador de Soporte Técnico
Coordinador de Soporte delega al Técnico para la realización
del traslado de equipo.
3 Soporte Técnico Retira equipo informático de la unidad solicitante.
4 Usuario solicitante
Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo
realizado por el técnico.
.
5 Técnico
El equipo retirado será llevado a la unidad que será asignado
nuevamente, y este será instalado a la persona
correspondiente.
6. Director
Firma informe de traslado de equipo
7. Director Informar a Unidad de Activo Fijo sobre movimiento de equipo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página521 De 622
INICIO
1.SOLICITA REVISION DE PC
2.AUTORIZA EL RETIRO DE LA PC DE LA UNIDAD
SOLICITANTE
3.RETIRA EL EQUIPO INFORMATICO DE LA UNIDAD SOLICITANTE
4. FIRMA FORMULARIO DE CONFORMIDAD
5. INSTALA EQUIPO NUEVAMENTE A LA
UNIDAD SOLICITANTE
DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD DE TRASLADO DE EQUIPO
CLAVE: MP-DI-02
6. FIRMA INFORME DE
TRASLADO DE EQUIPO
FIN
7. INFORMAR A UNIDAD DE ACTIVO FIJO SOBRE
MOVIMIENTO DE EQUIPO.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página522 De 622
Clave: MP-DIDT-003 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Instalación de Equipo Informático.
Propósito del Procedimiento: proporcionar al usuario una herramienta de trabajo la cual servirá para la agilización mejoramiento y el cumplimiento de las metas de trabajo de esta Cartera de Estado y sus dependencias
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante
Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte.
2 Coordinador de Soporte Técnico
Coordinador de Soporte delega al Técnico para la instalación de equipo informático.
3 Soporte Técnico
Se procederá a llevar el equipo a la unidad que será asignado y este será instalado a la persona correspondiente.
4 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo
realizado por el técnico
5 Técnico
Elabora informe del servicio realizado
6. Director
Firma informe de instalación de equipo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página523 De 622
INICIO
1. SOLICITA REVISION DE PC
2.AUTORIZA INSTALACION DE EQUIPO INFORMATICO
3. TRASLADA EL EQUIPO INFORMATICO A LA UNIDAD
SOLICITANTE
4.FIRMA DE CONFORMIDAD EN
FORMULARIO DE SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : INSTALACION DE EQUIPO INFORMATICO
CLAVE: MP-DI-03
FIN
5.ELABORA INFORME DE SERVICIO REALIZADO
INFORME DE SERVICIO
6.FIRMA INFORME REALIZADO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página524 De 622
Clave: MP-DIDT-004 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Préstamo de equipo.
Propósito del Procedimiento: Proporcionar una herramienta de trabajo a los usuarios de esta institución con el fin de cumplir los propósitos y metas de esta cartera de estado y sus dependencias
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante
Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte.
2 Coordinador de Soporte Técnico
El coordinador da el visto bueno del préstamo y delega a un técnico
3 Soporte Técnico
El técnico procederá a revisar el equipo para que este sea entregado en buen estado y hará entrega de el a la persona solicitante.
4 Soporte Técnico
Llena un formulario en el cual refleja que se le está haciendo entrega del equipo y este se encuentra en buen estado.
5 Usuario Solicitante
Firma de conformidad en formulario de servicio
6 Técnico
Elabora informe del servicio realizado
7 Director
Firma informe de instalación de equipo
8 Director
Informar a Unidad de Activo Fijo sobre movimiento de
equipo.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página525 De 622
INICIO
1 SOLICITA REVISION DE PC
2.AUTORIZA EL PRESTAMO DEL EQUIPO INFORMATICO
3.REVISA Y ENTREGA DE EQUIPO INFORMATICO EN
BUEN ESTADO A LA UNIDAD SOLICITANTE
4.ELABORA FORMULARIO DE ENTREGA DE EQUIPO
5.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : PRESTAMO DE EQUIPO
CLAVE: MP-DI-004
6.ELABORA INFORME DEL SERVICIO REALIZADO
INFORME DE SERVICIO
7.FIRMA Y SELLA INFORME
FIN
7. INFORMAR A UNIDAD DE ACTIVO FIJO SOBRE
MOVIMIENTO DE EQUIPO.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página526 De 622
Clave: MP-DIDT-005 Relacionado con: PS-DIDT-02
Procedimiento: Mantenimiento preventivo de Computadora
Propósito del Procedimiento: Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos informáticos esto con el fin de garantizar el buen funcionamiento de estos.
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante
El realiza la solicitud del mantenimiento a través de una nota, llamada telefónica, email o a través del coordinador de soporte técnico.
2 Coordinador de Soporte
Técnico El coordinador delega al técnico
3 Soporte Técnico
El técnico delegado realizara lo siguiente: 1. Se procederá a desconectar y abrir el CPU el cual será
limpiado y aspirado internamente. 2. Se realizara limpieza de teclado, mouse y monitor con los
accesorios necesarios. Luego se procederá a conectar el equipo y realizar las pruebas para verificar funcionamiento óptimo.
4 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del mantenimiento
realizado por el técnico
5 Técnico
Elabora informe del servicio realizado
6 Director
Firma informe de instalación de equipo
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página527 De 622
INICIO
1 SOLICITA MANTENIMEINTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS
2. ASIGNA TECNICO A LA UNIDAD SOLICITANTE
3. REALIZA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS
4.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE COMPUTADORAS
CLAVE: MP-DI-05
FIN
5.ELABORA INFORME DEL SERVICIO REALIZADO
INFORME DE SERVICIO
6.FIRMA Y SELLA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página528 De 622
Clave: MP-DIDT-006 Relación con : MP-01-006
Procedimiento: Solicitud de Revisión de Computadoras
Propósito del Procedimiento: Solventar en menor tiempo los problemas de hardware y dar la mejor solución a ellos, así poder tener en óptimas condiciones el equipo informático para su mejor desempeño.
Unidad Responsable de Ejecución :Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante El usuario solicita la revisión de la computadora a través de una nota, llamada telefónica, email o mediante el coordinador de soporte técnico.
2 Coordinador de Soporte Técnico
Coordinador delega al Técnico para la revisión de equipo
3 Soporte Técnico
El técnico revisará el CPU verificando detalladamente los componentes como son: Memoria RAM, disco duro, motherboard, tarjeta de video, tarjeta de red, procesador, etc.
1. Si el problema es de Memoria RAM se procederá a lo siguiente:
a. Verificar si se ha instalado físicamente bien la memoria.
b. Verificar si es del tipo y velocidad adecuados.
c. Verificar en el manual de la Motherboard, si está en el banco adecuado y si es una combinación de módulos posible.
d. Intercambiar los módulos entre sí; probar sólo con un módulo, luego con el otro para determinar que módulo de menoría está fallando.
e. De ser necesario probar con otras memorias.
2. Si el problema es de Disco Duro se procederá a lo siguiente:
a. Hacer un análisis minucioso por medio del scandisk y desfragmentar el Disco Duro.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página529 De 622
b. Analizar el Disco Duro (análisis de la superficie) con aplicaciones que incorpora el Sistema Operativo, o descargar programas gratuitos específicos para dicho diagnóstico.
c. Revisar el arranque correcto ya que puede existir una falla en la cual debe ser necesario el reemplazo del disco duro.
d. Escuchar si el disco emite ruidos fuera de lo normal.
3. Si el problema es de video se procederá a lo siguiente:
a. Revisar la tarjeta de video y verificar si es integrada, AGP o PCI.
b. Hacer las pruebas necesarias de video y revisar el cable de video del monitor sino tiene algún corte que pudiera estar afectando la señal de video.
c. Revisar en las propiedades de video los hercios adecuados que pueden variar entre 60-70 hercios.
d. Verificar que se tenga instalados los controladores según la marca y modelo de la tarjeta de video.
e. Si el daño está en la tarjeta integrada, probar instalando una tarjeta AGP o PCI, según sea el caso.
4. Si el problema es de Red se procederá a lo siguiente:
a. Revisar si la PC está conectada a un punto de red por medio de un patchcord, si este está dañado reemplazarlo por otro cable.
b. Asegurarse que la tarjeta de red este activada, de no ser así activarla por medio de las propiedades de red “activar”.
c. Revisar si se tiene instalados los controladores necesarios de dicha tarjeta de red, de no ser así instalar según la marca y modelo de la tarjeta.
d. Verificar que se tenga asignado una dirección IP válida.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página530 De 622
e. Hacer pruebas de comunicación, haciendo “ping” a otra pc o algún servidor de servicios.
f. Si el problema continúa, se reemplaza la tarjeta de red y se hace las pruebas anteriormente mencionadas.
4 Soporte Técnico
El técnico se encarga de verificar después del diagnóstico si el equipo posee garantía del proveedor, en caso de que si tenga garantía se procede al envío del equipo al proveedor, caso contrario el técnico procede a la reparación, Soporte Técnico recibe el equipo que se envió a garantía o en su defecto si fue reparado localmente, verifica el buen funcionamiento y se traslada al usuario asignado.
5 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo realizado por el técnico.
6. Soporte Técnico Entrega equipo informático reparado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página531 De 622
INICIO
1 SOLICITA REVISION DE COMPUTADORA
2. ASIGNA A TECNICO PARA LA REVISION DE EQUIPO
3. REVISA EL EQIUIPO INFORMATICO
4. REALIZA DIAGNOSTICO AL EQUIPO INFORMATICO Y RETIRARLO DE LA AREA
SOLICITADA
5.ENTREGA EL EQUIPO INFORMATICO REPARADO
DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD REVISION DE COMPUTADORAS
CLAVE: MP-DIDT-06
FIN
6.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE
SERVICIO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página532 De 622
Clave: MP-DIDT-007 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Solicitud de Revisión de Impresores
Propósito del Procedimiento: Solventar en menor tiempo los problemas de impresores y dar solución a ellos, para mantener en óptimas condiciones los equipos de impresión para su mejor desempeño.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico.
No. Responsable Descripción
1 Usuario Solicitante El usuario solicita la revisión del impresor a través de una nota, llamada telefónica, email o mediante el coordinador de soporte técnico.
2 Coordinador de Soporte
Técnico
Coordinador delega al Técnico para la revisión de equipo
3 Técnico de Informática. El técnico revisará el impresor realizando las siguientes actividades:
a. Revisar si se tienen instalados los controladores adecuados según la marca y modelo del impresor.
b. Verificar si en la opción de impresión esta seleccionada la opción de “pausa”, de ser así desactivar la opción.
c. Dejar por defecto la opción ”establecer como impresora predeterminada”
d. Verificar que el cable de poder como el de conexión estén en buen estado.
e. Revisar que el impresor tenga las tintas correctas según el modelo y que dichas tintas no se encuentren vacías.
f. Revisar que no tenga papel atascado u otro objeto como lapiceros, clips, grapas, etc.
g. Hacer una prueba de impresión.
h. Si el impresor esta en red verificar que la pc está como cliente tenga la ruta o IP correcta hacia donde se envía la impresión.
4 Soporte Técnico El técnico se encarga de verificar después del diagnóstico si el equipo posee garantía del proveedor, en caso de que si tenga garantía se procede al envío del equipo al proveedor, caso contrario el técnico procede a la reparación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página533 De 622
5
Soporte Técnico
Soporte Técnico recibe el equipo que se envió a garantía o en su defecto si fue reparado localmente, verifica el buen funcionamiento y se traslada al usuario asignado.
6 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo realizado por el técnico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página534 De 622
INICIO
1 SOLICITA REVISION DE IMPRESOR
2. ASIGNA A TECNICO PARA LA REVISION DE
EQUIPO
3. REVISA EL EQIUIPO INFORMATICO
4. REALIZA DIAGNOSTICO AL EQUIPO INFORMATICO Y RETIRARLO DE LA AREA
SOLICITADA
5.ENTREGAR EL EQUIPO INFORMATICO REPARADO
DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD REVISION DE IMPRESORES
CLAVE: MP-DIDT-07
FIN
6..FIRMA DE CONFORMIDAD EN
FORMULARIO DE SERVICIO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página535 De 622
Clave: MP-DIDT-008 Relacionado con: PS-DIDT01
Procedimiento: Actualización de Antivirus
Propósito del Procedimiento: Establecer los procedimientos o mecanismos necesarios para la actualización diaria de firmas en la consola principal y esta pueda ser replicada inmediatamente a los clientes y tener un mejor control del análisis y ejecución del software antivirus.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico.
No. Responsable: Descripción:
1 Coordinador de Soporte
Técnico
Se instala una consola (Servidor) administrable del antivirus y se hace la respectiva configuración de software y hardware.
2
Coordinador de Soporte
Técnico
Se hace la instalación y configuración del antivirus (Cliente) de manera administrada en cada una de las computadoras (usuarios) o de forma presencial.
3
Coordinador de Soporte
Técnico
Se configuran todas las políticas de actualización y análisis configuradas para ejecutarse cada cierto tiempo automáticamente.
4
Usuarios
El usuario informa a soporte técnico por medio de las notificaciones generadas por el antivirus la persistencia de algún virus.
5
Soporte Técnico
Se verifica en los reportes generados por la consola de antivirus la persistencia de algún virus y se procede a la eliminación en dado caso por medio de herramientas de remoción de virus
6
Soporte Técnico
Verificar durante los mantenimientos preventivos y/o correctivos la fecha de actualización del software antivirus y reflejarlo en el formulario de servicio correspondiente.
7. Director Firma y sella informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página536 De 622
INICIO
1 INSTALA SERVIDOR (ANTIVIRUS) Y SE CONFIGURA EL SOFTWARE Y
HARWARE
2. INSTALA ANTIVIRUS EN EQUIUPOS DE LOS USUARIOS DE
MANERA PRESENCIAL
3. PROGRAMA DE MANERA AUTOMATICA LA CONFIGURAR
POLITICAS DE ACTUALIZACION Y ANALISIS
4. INFORMA AL TECNICO DE INFORMATICA
POR PERSISTENCIA DE ANTIVIRUS
5.EVERIFICA EN LOS REPORTES LA PERSISTENCIA DEL VIRUS Y
ELIMINARLO CON HERRAMIENTAS DE REMOCION DE VIRUS
DESCRIPCION DEL PROCESO : ACTUALIZACION DE ANTIVIRUS
CLAVE: MP-DI-08
FIN
6.VERIFICA DURANTE LOS MATENIMIENTOS LAS FECHAS DE ACTUALIZACION DEL ANTIVIRUS Y
TOAMR NOTA EN LOS FORMULARIOS CORRESPONDIENTE
7.FIRMA Y SELLA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página537 De 622
Clave: MP-DIDT-009 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Configuración de Cuenta de Correo Electrónico
Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento de la comunicación y el cumplimiento de las metas de trabajo entre los usuarios de esta Cartera de Estado y sus dependencias, además de otras instituciones de gobierno, autónomas, semi autónomas y organizaciones afines a la labor de este ministerio.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante EL usuario llena solicitud de cuenta de correo electrónico institucional, con los datos personales del usuario, ubicación y justificación de la solicitud.
2 Coordinador de Soporte Técnico
El Coordinador Realiza la Creación de la Cuenta de Correo Una vez aprobado por el Director Ejecutivo, y delega a un Técnico para la Configuración.
3 Coordinador de Soporte Técnico
Asignar a técnico para la configuración de correo electrónico
4 Técnico
Instala el Software con el cual se realizara la Configuración de la Cuenta de Correo Electrónico. b. se Configura la Cuenta de Correo Electrónico. c. Prueba de envío y recepción de Correos.
5 Usuario Solicitante El Usuario Firma La Hoja de Servicio.
6. Director Firma y sella informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página538 De 622
INICIO
1 COMPLETA SOLICITUD PARA CORREO ELECTRONICO
2. CREA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL
3. ASIGNA A TECNICIO PARA LA CREACION DEL CORREO
ELECTRONICO
4. CONFIGURA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO
5.FIRMA DE CONFORMIDAD EN EL FORMULARIO DE
SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : CONFIGURACION DE CUENTA DE CORREO ELECTRONICO
CLAVE: MP-DI-09
FIN
6. FIRMA Y SELLA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página539 De 622
Clave: MP-DIDT-010 Relacionado con: PS-DIDT- 01
Procedimiento: Instalación de Software
Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento del trabajo y el cumplimiento de las metas de trabajo a la labor de este ministerio
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante EL usuario hace la Solicitud por medio de correo Electrónico o por medio de una nota firmada y sellada por el Director de la Dirección para la Respectiva instalación del Software
2 Coordinador de Soporte Técnico
El Coordinador Recibe la Solicitud y Verifica si el software Solicitado posee su respectiva licencia y se procede a asignar a un técnico para su instalación.
3 Técnico El técnico se desplaza a la unidad donde se Realizara la Instalación del Software.
4 Técnico Verifica que la Computadora tenga capacidad para poder
instalar el Software solicitado.
5 Técnico
Instala Software
6 Técnico
Realiza prueba en el software
7 Usuario Solicitante
El Usuario Firma La Hoja de Servicio
8 Técnico
Elabora informe del servicio realizado
9 Director
Firma y sella informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página540 De 622
INICIO
1.SOLICITA INSTALACION DE SOFTWARE POR PARTE DEL
USUARIO
2. RECIBE SOLICITUD Y VERIFICAR SI EL SOFTWARE
SOLICITADO POSEE LICENCIA PARA SU RESPECTIVA
INSTALACION
4. VERIFICA SI LA MAQUINA TIENE LOS REQUISITOS
MINIMOS PARA SU RESPECTIVA INSTALACION
7.FIRMA HOJA DE SERVICIO
8.ELABORA INFORME DE SERVICIO
DESCRIPCION DEL PROCESO : INSTALACION DE SOTFWARE
CLAVE: CLAVE: MP-DIDT-010
FIN
3.SE DESPLAZA HACIA LA UNIDAD DONDE SE
REALIZARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE
5.INSTALA SOFTWARE
6.REALIAZA PRUEBAS AL SOTWARE INSTALADO
A
A
INFORME
9.FIRMA Y SELLA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página541 De 622
Clave: MP-DIDT-011 Relacionado con: PS-DIDT-01
Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Impresores
Propósito del Procedimiento: proporcionar a las direcciones y usuarios un rendimiento óptimo de los Impresores a Fin de garantizar el Cumplimiento de las Tareas asignadas a esta secretaria de Estado
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuario Solicitante EL usuario Realiza la Solicitud por medio de correo Electrónico o por medio de una nota a través del coordinador de Soporte Técnico.
2
Coordinador de Soporte
Técnico
El Coordinador Recibe la Solicitud y coordina con un técnico para realizar dicha solicitud.
3 Técnico El técnico se desplaza a la unidad donde se Realizara el Mantenimiento Preventivo del Impresor.
4 Técnico
a. Se procederá a desconectar y abrir el IMPRESOR el cual será limpiado y aspirado internamente. b. Se realizara limpieza de Rodios, Fusor y bandejas de papel. c. Luego se procederá a conectar el equipo y realizar las pruebas para verificar que el impresor quede funcionando en óptimas condiciones.
5 Técnico Elabora informe del servicio prestado
6 Director Firma y sella informe
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página542 De 622
INICIO
1.SOLICITA MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL
IMPRESOR POR PARTE DEL USUARIO
2. RECIBE EL REQUERIMIENTO Y SE
ASIGNA UN TECNICO A LA UNIDAD SOLICITANTE
3. REALIZA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL
IMPRESOR
4.REALIZA PRUEBAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE IMPRESORES
CLAVE: MP-DIDT-011
FIN
5.ELABORA INFORME DEL SERVICIO PRESTADO
INFORME DE SERVICIO
6.FIRMA Y SELLA INFORME
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página543 De 622
Clave: MP-DIDT-012 Relacionado con: PS-DIDT-02
Procedimiento: Desarrollo de Sistemas.
Propósito del Procedimiento: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el desarrollo de sistemas integrales que permitan a los distintos departamentos de la secretaria de estado y sus dependencias realizar de manera más eficiente su labor.
Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico
No. Responsable: Descripción:
1 Usuarios Solicitante
(Departamentos y
Dependencias que forman el
MJSP)
Se presentar por escrito al director de informática la solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema en el cual se especifica brevemente el alcance que tendrá.
2. Director de Informática Analiza la solicitud y convoca a los analistas programadores a reunión.
3. Director de
Informática/Programadores
El Director de Informática, con los programadores se evalúa la solicitud requerida de mecanización. Sí. Se realiza la aprobación y aval al programador para proceder con el desarrollo. No. Se determina que la solicitud no procede. .
4. Analista Programador Los programadores reciben el requerimiento, y se notifica por escrito o vía mail el día y la hora que se presentaran los técnicos al departamento solicitante. Se establece la factibilidad y la inversión si esta es requerida.
5 Programadores y Solicitantes El día y la hora determinada, se realiza una reunión donde se discuten las dimensiones de los procesos a mecanizar para el nuevo sistema y quien será la persona contacto que proporcionara la información que soliciten los programadores. Se evalúan y dictaminan los procesos.
6. Programadores Se elabora el Cronograma de actividades, donde se plasma el tiempo estimado de duración del desarrollo del sistema. Se crea la Base de Datos. Se procede al desarrollo del sistema cumpliendo con el cronograma antes diseñado. Se realiza una presentación del prototipo del sistema a los solicitantes. Se pasa a la etapa de cambios, modificaciones al sistema.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página544 De 622
7. Programadores y Solicitantes Se hace la presentación final del sistema para su aprobación.
8. Programadores Se realizan las capacitaciones a los usuarios.
9. Director de Informática y
Desarrollo Tecnológico
Se realiza Implementación en las estaciones de trabajo del área solicitante y se entrega la documentación del mismo. Así como también la nota de entrega formal del sistema.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página545 De 622
INICIO
1. SOLICITA DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMATICO
2. ANALIZA EL REQUERIMIENTO CON
PROGRAMADORES
DESCRIPCION DEL PROCESO : DESARROLLO DE SISTEMAS
CLAVE: MP-DIDT-012
FIN
RESUELVE
NO PROCEDE SOLICITU DE MECANIZACION
4.RECIBE REQUERIMIENTO Y ESTIMA LA FACTIBILIDAD
DE LA INVERSION
5.ANALIZA LAS DIMENSIONES DE LOS
PROCESOS A MECANIZAR
6. ELABORARA CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
7.PRESENTA EL SISTEMA DESARROLLADO
8. CAPACITA A LOS USUARIOS
9. IMPLEMENTA EL PROYECTO Y ENTREGA DE
DOCUMENTACION DEL SISTEMA
SI
NO
3. ANALIZA LA FACTIIBILIDAD DE
MECANIZAR EL REQUERIMIENTO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página546 De 622
U) DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página547 De 622
Clave: MP-DT-001 Relación con Proceso: PS-DT-01
Procedimiento : Dopaje en carretera, diurnos, nocturnos y periodos vacacionales
Propósito del Procedimiento: Contribuir a la seguridad ciudadana en prevención y control de accidentes de tránsito por el uso o abuso de alcohol y otras drogas
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director
Elabora programaciones mensuales, asigna personal y coordina según calendario de actividades.
2 PNC.
Recibe calendarización, para dar apoyo logístico en carreteras designadas
3 Técnico
Se hace presente al retén policial, para realizar pruebas a los conductores en carretera
4 Técnico Realiza prueba de alcotest a los conductores.
5 Técnico
Si la prueba de alcotest sale negativa en ese momento se finaliza el procedimiento.
6 Técnico
Si algún conductor sale con la prueba de alcotest positiva se cuantifica para que los agentes de tránsito apliquen el reglamento general de tránsito, y se investiga si el (la) conductor(a) ha consumido drogas, con pruebas rápidas en orina. Al finalizar dopaje se elabora un reporte para el encargado de retén policial y otro para control interno de la dirección (firmado por el agente encargado)
7 Encargado de estadísticas y custodia de reportes
Digita y almacena reportes diarios de jornadas. Al final de mes entrega a asistente administrativa reporte de consolidados diarios.
8 Asistente administrativa
Al final de cada mes recibe consolidados, elabora reportes para titulares y dirección de planificación.
9 Director Revisa, firma y sella reportes.
10 Técnico Encargado de Estadísticas
Recibe los reportes, consolida información y archiva documentación mensualmente.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página548 De 622
INICIO
1.PROGRAMA Y COORDINA DOPAJES
2. REMITE CALENDARIZACION DE DOPAJES A LA PNC PARA EL APOYO
EN LAS CARRETERAS
3. TRASLADA HACIA LOS RETENES POLICIALES PARA LA REALIZACION
DE DOPAJES EN CARRETERAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE EN CARRETERAS
CLAVE: MP -DT-001
6.SI LA PRUEBA SALE POSITIVA SE CUANTIFICA Y SE APLICA
REGLAMENTO DE TRANSITO
RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?
5.PRUEBA NEGATIVA, SE FINALIZA EL PROCEDIMIENTO
7.DIGITA Y ALMACENA REPORTES DIARIOS DE JORNADAS Y ENTREGA
REPORTE
A
8.RECIBE CONSOLIDADO Y ELABORA REPORTE PARA LA
DIRECCION Y TITULARES
10.ARCHIVO DE DOCUMENTACION
FIN
SI
NO
4.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST A LOS CONDUCTORES
A
INFORME
9.REVISA,FIRMA Y SELLA REPORTES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página549 De 622
Clave: MP-DT-002 Relación con Proceso: PS-DT-02
Procedimiento : Dopaje Institucional
Propósito del Procedimiento: Garantizar al contribuyente y a los usuarios de las instituciones públicas, que los empleados se encuentran laborando en condiciones óptimas, libres de alcohol y drogas
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director Recibe solicitud de institución interesada en realizar dopaje a sus empleados. Elabora la programación del dopaje, margina a asistente
2 Técnicos Se presentan a las institución solicitante, entrevistan al personal seleccionado
3 Técnicos Realizan las pruebas de alcotest.
4 Técnicos Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento
5 Técnicos De lo contrario si la prueba de alcotest es (-) se cuantifica y se solicita muestra de orina para investigaciones de otras drogas
6 Auxiliares Administrativos
Sirven de testigos en el proceso de la toma de muestra de orina, la cual se toma bajo estrictas medidas de control y seguridad, garantizando la cadena de custodia. Y trasladan las mismas al laboratorio de la Dirección de Toxicología.
7 Técnicos de laboratorio Reciben las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.
8 Técnicos de laboratorio Realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas, Si la prueba rápida da negativo el procedimiento finaliza.
9 Técnicos de laboratorio Si la prueba rápida da un resultado (+) ésta se cuantificada en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina, A cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página550 De 622
10 Asistente Administrativa Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.
11 Director Revisa, firma y sella los reportes
12 Técnico Encargado estadísticas
Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, consolida registros y custodia la documentación.
13 Asistente Administrativa Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página551 De 622
INICIO
1.PROGRAMA Y COORDINA DOPAJES
2. SE PRESENTAN A LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE, Y ENTREVISTA AL
PERSONAL SELECCIONADO
3. REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST
DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE INSTITUCIONAL
CLAVE: MP -DT-002
4. .PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE LE CUANTIFICA E IMPRIME UN
TICKET PARA ENVIAR EL DATO CON LOS RESULTADOS Y SE SIGUE EL
PROCEDIMIENTO
RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?
5. PRUEBA DE ALCOTEST ES (-) SE CUANTIFICA Y SE SOLICITA MUESTRA DE ORINA PARA
INVESTIGACIONES DE OTRAS DROGAS
7.RECIBE MUESTRA DE ORINA CON LOS RESPECTIVOS EXPEDIENTES
8..REALIZAN LOS ANALISIS EN ORINAS CON PRUEBAS RAPIDAS DE
DETECCION DE DROGAS
A
9.CUANTIFICA LA PRUEBA EN EL APARATO SCREENREADER Y SE
COLOCAN LOS RESULTADOS
13..ARCHIVO DE DOCUMENTACION
FIN
10..RECIBE RESULTADOS LOS DIGITA Y ALMACENA EN LA BASE
DE DATOS
11.REVISA FIRMA Y SELLA REPORTES
12.RECIBE INFORME TECNICO QUE REALIZO DOPAJE Y CONSOLIDA
REGISTROS
SI
NO
A
6.TESTIFICAN EL PROCESO DE TOMA DE MUESTRA
RESULTADO DE PRUEBARAPIDA DE
DETECCION DE DROGA
SI
NO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página552 De 622
Clave: MP-DT-003 Relación con Proceso: PS-DT-02
Procedimiento : Dopaje deportivo
Propósito del Procedimiento: Garantizar que el atleta compita libre de sustancias de abuso
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director
Recibe solicitud de la institución o federación deportiva interesada, hace la programación y margina a asistente administrativa para confirmaciones.
2 Técnicos
Se presentan a la institución solicitante, se entrevista al deportista seleccionado.
3 Técnico
Realización de la prueba de alcotest
4
Técnicos
Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un
ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento
y se procede a la toma de muestra de orina según parámetros
internacionales
5 Técnico Si no se sigue con el procedimiento
6. Técnicos auxiliares Se procede a la toma de muestra de orina según parámetros internacionales (WADA)
7 Técnicos o Auxiliares
Traslado de muestras de orina
8 Técnicos o Auxiliares
Si la federación los solicita se envía muestra a otro país se envían las muestras de orina al país seleccionado por la federación deportiva
9 Técnicos o
Auxiliares Traslado de muestras de orina al laboratorio de Dirección de Toxicología
10 Técnicos de
laboratorio Recibe las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página553 De 622
11 Técnicos de
laboratorio Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas.
12 Técnicos de
laboratorio
Si la prueba rápida da un resultado (+) ésta se cuantificada en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina y a cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.
13 Técnicos de
laboratorio Si la prueba rápida no da un resultado (+) continua el procedimiento.
14 Asistente Administrativa
Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.
15 Director Revisa, firma y sella los reportes
16 Técnico Encargado. de Estadísticas
Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, elabora registros y custodia documentación.
17 Asistente Administrativa
Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página554 De 622
INICIO
1.RECIBE SOLICITUD Y ELABORA `PROGRAMACION DE
DOPAJES EN LAS INSTITUCIONES O
FEDERACIONES
2. SE HACEN PRESENTES A INSTITUCIÓN SOLICITANTE, SE ENTREVISTA AL DEPORTISTA
SELECCIONADO
3. REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST
DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE DEPORTIVO
CLAVE: MP -DT-003
5.PRUEBA DE ALCOTEST ES (-) SE CONTINUA EL PROCEDIMIENTO
RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?
4.PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA E IMPRIME TICKET PARA ENVIAR DATOS CON LOS RESULTADOS Y SE
TOMA LA MUESTRA DE ORINA SEGÚN PARAMETROS
INTERNACIONALES
A
SE DETECTAN DROGAS EN PRUEBAS?
13. PRUEBA NO DA RESULTADO (+) FINALIZA
PROCEDIMIENTO Y SE DESCARTA MUESTRA DE ORINA
12.SI PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA Y SE
CONGELA MUESTRA DE ORINA Y SE COLOCAN LOS
RESULTADOS A CADA EXPEDIENTE CLINICO
SI
NO
7. ENVIA MUESTRAS DE ORINA
LA FEDERACION SOLICITA MUESTRA A
OTRO PAIS?
8. ENVIÓ DE MUESTRAS DE ORINA A PAÍS SELECCIONADO
POR LA FEDERACIÓN DEPORTIVA .
10. RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE
ORINA CON EXPEDIENTES CLÍNICOS
17. ENVIÓ DE REPORTES Y ARCHIVO DE RESULTADOS
14. RECIBE RESULTADOS, LOS DIGITA, ALMACENA Y
ELABORACIÓN DE REPORTES
15. REVISAR, FIRMAR Y SELLAR, PARA ENTREGAR A
AUTORIDADES
16.RECIBE TÉCNICO PARA, REGISTRO DE DATOS Y
CUSTODIA.
FIN
NO
SI
11.SE REALIZAN LOS ANALISIS EN ORINA CON PRUEBAS
RAPIDAS DE DETECCCION DE DROGAS
SI
NO
6.SE PROCEDE A LA TOMA DE MUESTRA DE ORINA SEGÚN
PARAMETROS INTERNACIONALES
NO
9.TRASLADA MUESTRA DE ORINA AL LABORATORIO DE
TOXICOLOGIAA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página555 De 622
Clave: MP-DT-004 Relación con Proceso: PS-DT-02
Procedimiento : Pruebas de control a usuarios de programas de Rehabilitación
Propósito del Procedimiento: Realizar pruebas de control a personas que están en programas de rehabilitación ya sea ambulatorios o residenciales.
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director
Recibe solicitud de la institución interesada, hace la programación y margina a asistente administrativa para confirmaciones.
2 Técnicos
El usuario llega a las instalaciones de la Dirección de Toxicología a realizarse la prueba de control. Se les entrevista.
3 Técnicos Realiza la prueba de alcotest.
4 Técnicos
Si la prueba de alcotest da un resultado (-), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento.
5 Técnicos Si la prueba de alcotest no da un resultado (+) se sigue con el procedimiento.
6 Técnicos de laboratorio
Recibe las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.
7 Técnicos de laboratorio
Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas.
8 Técnicos de laboratorio
Si la prueba rápida da un resultado (+) está se cuantifica en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina.
9 Técnicos de laboratorio
Si la prueba no da un resultado (-) el procedimiento finaliza
10 Técnicos de laboratorio
A cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.
11 Asistente administrativa
Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.
12 Director Revisa, firma y sella los reportes.
13 Técnico encargado de Estadística
Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, consolida registro de datos y custodia documentación.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página556 De 622
INICIO
1.RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN.
2. LLEGA A INSTALACIONES DE LA DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA
DESCRIPCION DEL PROCESO : PRUEBAS DE CONTROL A USUARIOS DE PROGRAMAS DE REHABILITACIÓN
CLAVE: MP -DT-004
4.-SI LA PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA Y CONTINUA
CON EL PROCEDIMIENTO
RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?
5.SI PRUEBA DE ALCOTEST NO ES (+) SE CONTINUA EL
PROCEDIMIENTO
11-RECIBE RESULTADOS, LOS DIGITA, ALMACENA Y
ELABORACIÓN DE REPORTES
6- RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE ORINA CON
EXPEDIENTES CLÍNICOS
PRUEBAS RÁPIDAS PARA DETECTAR DROGAS
8-SI LA PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA Y SE CONGELA
MUESTRA DE ORINA
10. A CADA EXPEDIENTE CLINICO SE LE COLOCA LOS RESULTADOS
OBTENIDOS
A
12-REVISAR, FIRMAR Y SELLAR, PARA ENTREGAR A AUTORIDADES
FIN
13.ARCHIVO DE DOCUMENTACION
SI
NO
SI
NO
3.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST
7.REALIZA LOS ANALISIS EN ORINA CON PRUEBAS RAPIDAS DE
DETECCION DE DROGAS
A
9. LA PRUEBA DA RESULTADO NEGATIVO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página557 De 622
Clave: MP-DT-005 Relación con Proceso: PS-DT-03
Procedimiento: Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en centros escolares públicos y privados.
Propósito del Procedimiento: Proporcionar a los jóvenes la información necesaria sobre alcohol y otras drogas para prevenir su uso.
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director
Recibe solicitud de la institución interesada, programa y margina a asistente.
2 Técnicos
Se programa con la institución educativa el programa, se definen seis etapas, 1 con los maestros, 1 con los padres de familia y 4 con los jóvenes, (por cada evento se saca una lista de asistencia), dicha lista se entrega al técnico responsable de llevar los registros de este rubro, al final de cada mes se le entrega el dato a la asistente.
3 Asistente administrativa
Recibe al final de cada mes dato de la cantidad de jornadas realizadas, para elaborar y enviar reportes a autoridades del MJSP y planificación.
4 Director Revisa, firma y sella reportes.
5 Técnico encargado de Estadísticas
Recibe informes y listas del técnico que realiza capacitación, consolida registros y custodia documentación
6 Asistente Administrativa Envía reportes de resultados, y los guarda en un archivo físico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página558 De 622
INICIO
1 -RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN
2-JORNALIZA CON INSTITUCIÓN, SE TRABAJA EN 6 ETAPAS, SE ELABORA
LISTA DE ASISTENCIA POR ETAPA.
3-RECIBE DATOS LOS DIGITA, ALMACENA Y ELABORA
REPORTES PARA AUTORIDADES Y PLANIFICACIÓN
DESCRIPCION DEL PROCESO : TRANSMISIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN DROGODEPENDENCIAS EN CENTROS ESCOLARES PÚBLICOS Y PRIVADOS.
CLAVE: MP -DT-005
4-REVISA, FIRMA Y SELLA PARA ENTREGAR A AUTORIDADES
5-RECIBE INFORMES PARA REGISTRO DE DATOS Y CUSTODIA.
6..ARCHIVO DE DOCUMENTACION
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página559 De 622
Clave: MP-DT-006 Relación con Proceso: PS-DT-03
Procedimiento: Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en Instituciones Gubernamentales
Propósito del Procedimiento: Proporcionar a los empleados la información necesaria sobre uso, abuso y dependencia de alcohol y otras drogas.
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director
Recibe solicitud de la institución interesada, programa y margina a asistente.
2 Técnicos
Se realiza la capacitación al personal en 4 etapas, por cada evento se elabora una lista de asistencia, dicha lista se entrega al técnico responsable de llevar los registros de este rubro, al final de cada mes se le entrega el dato a la asistente.
3 Asistente administrativa
Recibe al final de cada mes dato de la cantidad de jornadas realizadas, para elaborar y enviar reportes a autoridades del MJSP y planificación.
4 Director . Revisa, firma y sella reportes
5 Técnico encargado de Estadísticas
Recibe informes y listas del técnico que realiza capacitación, consolida registros y custodia documentación
6 Asistente Administrativa
Envía reportes de resultados, y los guarda en un archivo físico.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página560 De 622
INICIO
1-RECIBE SOLICITUD Y ELABORA
PROGRAMACIÓN
2-JORNALIZA CON INSTITUCIÓN, SE TRABAJA EN 4 ETAPAS, SE ELABORA LISTA DE ASISTENCIA POR
ETAPA.
3-RECIBE DATOS LOS DIGITA, ALMACENA Y
ELABORA REPORTES PARA AUTORIDADES Y PLANIFICACIÓN.
DESCRIPCION DEL PROCESO : TRANSMISIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN DROGODEPENDENCIAS EN INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES
CLAVE: MP -DT-006
4-REVISA, FIRMA Y SELLA PARA ENTREGAR A
AUTORIDADES
5-RECIBE INFORME PARA REGISTRO DE DATOS Y
CUSTODIA
6..ARCHIVO DE DOCUMENTACION
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página561 De 622
Clave: MP-DT-007 Relación con Proceso: PS-DT-04
Procedimiento: Atención a personas afectas a drogas
Propósito del Procedimiento: Dar tratamiento temprano para un mejor diagnóstico y pronostico
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Director Recibe solicitud y remite paciente con responsable.
2 Profesional en salud mental
Hace la programación, desde su inicio se le realiza la prueba toxicológica, si el paciente se hace acompañar de familiar también es entrevistado, se hace un diagnóstico inicial y un plan, a través de una evaluación psiquiátrica en 2 a 3 seguimientos, que varían de 1 a 2 semanas según el caso.
3 Técnicos de laboratorio
El usuario llega a las instalaciones de la Dirección de Toxicología a realizarse la prueba antidopaje, se les entrevista
4 Técnicos de laboratorio Realización de prueba alcotest
5 Técnicos de laboratorio Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento
6 Técnicos de laboratorio Si la prueba de alcotest no da un resultado (+) se sigue con el procedimiento.
7 Técnicos de laboratorio
Recibe la muestra de orina con el respectivos expediente, se revisa que coincidan el números de lo frasco con el expediente clínico de antidopaje.
8 Técnicos de laboratorio Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas
9 Técnicos de laboratorio Si la prueba da un resultado (-) el procedimiento finaliza
10 Técnicos de laboratorio
Si la prueba rápida da un resultado (+) esta se cuantifica en el aparato screenreader.
11 Técnicos de laboratorio Al expediente de prueba antidopaje, se le colocan los resultados obtenidos.
12 Técnicos de laboratorio En un libro del laboratorio exclusivo para este servicio se anota nombre del paciente, fecha y resultados de prueba antidopaje y se le entrega expediente de prueba con resultados al profesional en salud mental.
13 Profesional en salud mental
Al finalizar las 4 intervenciones se hace un replanteamiento del plan para derivarlo a las diferentes instituciones que brindan atención o atención particular por si es requerido para tratamiento farmacológico, las pruebas toxicológicas se realizan de forma aleatoria durante el tratamiento, el profesional de salud mental digita historial y es el responsable de la custodia de los expedientes.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página562 De 622
INICIO
1-RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN
PARA ATENDER A PACIENTE. CON RESPONSABLE
2-USUARIOS SE ENTREVISTA CON PROFESIONAL EN SALUD
MENTAL
3-ENTREVISTA EN LABORATORIO DE DIRECCIÓN
DE TOXICOLOGÍA
DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCIÓN A PERSONAS AFECTAS A DROGAS
CLAVE: MP -DT-007
5-SI LA PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA
RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?
6 -SI PRUEBA DE ALCOTEST NO ES (+) SE CONTINUA EL
PROCEDIMIENTO
12-EN LIBRO DE LABORATORIO SE ANOTAN DATOS DEL PACIENTE Y
RESULTADOS DE PRUEBA, SÉ ENTREGA EXPEDIENTE A
PROFESIONAL EN SALUD MENTAL
7-RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE
ORINA CON EXPEDIENTES CLÍNICOS
PRUEBAS RÁPIDAS PARA DETECTAR DROGAS
10 -SI PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA EN EL
SCREENREADER
11-RESULTADOS AL EXPEDIENTE DE PRUEBA ANTIDOPAJE
A
13.-PACIENTE ES INTERVENIDO POR PROFESIONAL EN SALUD MENTAL, Y
ES EL RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES
CLÍNICOS.
FIN
A
si
NO
si
NO
4.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST
8.SE REALIZAN LOS ANALIIS EN ORINA CON PRUEBAS
RAPIDAS DE DETECCION DE DROGAS
9. -SI PRUEBA DA RESULTADO (-), SE SIGUE CON EL
PROCEDIMIENTO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página563 De 622
Clave: MP-DT-008 Relación con Proceso: PS-DT-05
Procedimiento: Adquisición y control de suministros
Propósito del Procedimiento: Lograr la adquisición el control de suministros necesarios para el buen funcionamiento de la Dirección
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Técnico asignado Hace lista de insumos necesarios basado en presupuesto asignado, se la traslada al director (la compra se realiza en los meses de, Enero y Septiembre de cada año)
2 Director Recibe lista de insumos faltantes y envía nota a bodega para confirmar que no hay existencia de materiales
3 Encargado de Bodega
Recibe nota de existencia, verifica y sella nota de comprobación de no existencia y reenvía a Dirección de Toxicología.
4 Director Envía nota sellada por el Encargado de Bodega para confirmar inexistencia de producto requerido a Dirección Ejecutiva para autorización de compra.
5 Director Ejecutivo Autoriza la compra y margina a la DACI
6
Director de la DACI Lo publica en la página de Comprasal, para que los proveedores oferten o llaman a los proveedores para que oferten. Al tener las ofertas preparan una carpeta técnica (cuadro comparativo), lo remite a Toxicología
7 Director toxicología Recibe carpeta técnica, para que dé su opinión sobre los productos que han ofertados, al seleccionarlos lo envía a DACI
8 Director DACI Recibe las empresas avaladas por el Director de la Dirección de Toxicología, las trasladan al adjudicador. Se comunica con las empresas seleccionadas
9 Adjudicador Analiza la oferta, adjudica a la empresa seleccionada, y se realiza la compra.
10 Encargado de Bodega del MJSP
Recibe producto seleccionado y solicita al encargado de la Dirección de Toxicología para verificación del producto correcto.
11 Técnico asignado Verifica estado, cantidad y calidad de producto solicitado, (este se guarda en bodega) se levanta acta de recibido.
12 Director de Toxicología
Solicita el producto según su necesidad a bodega mediante una nota de requisición
13 Encargado de Bodega toxicología
Libera el insumo
14 Técnico asignado Verifica estado del insumo, cantidad y calidad y es trasladado a bodega de la Dirección de Toxicología. Y se le da entrada en un libro de control para ser utilizado según necesidades
de la dirección.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página564 De 622
INICIO
1-ELABORA LISTA DE NECESIDADES
2-.RECIBE LISTA DE FALTANTES Y ENVÍA NOTA A BODEGA
3-RECIBE NOTA DE INEXISTENCIAS, VERIFICA Y SELLA COMPROBACIÓN
DE INEXISTENCIAS
DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE DEPORTIVO
CLAVE: MP -DT-008
4-ENVÍA NOTA SELLADA POR BODEGA JUNTO CON LA SOLICITUD
5- SE AUTORIZA COMPRA Y MARGINA A DACI
11-VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD Y CANTIDAD DEL PRODUCTO, SE
LEVANTA ACTA DE ACEPTACIÓN
6-PUBLICACIÓN EN COMPRASAL, PARA QUE OFERTEN PROVEEDORES
10-SE RECIBE PRODUCTO SELECCIONADO,
7-RECIBE CARPETA TÉCNICA Y SELECCIONA PROVEEDOR
A
12- SOLICITA PRODUCTO CON NOTA DE REQUISICIÓN
FIN
8-EMPRESA AVALADAS, SON AVIADAS A ADJUDICADOR
9- ANALIZA OFERTA, FIRMA Y SELLA
A
13- LIBERA EL INSUMO SOLICITADO
14- VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO Y TRASLADO A BODEGADE
LADIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página565 De 622
Clave: MP-DT-009 Relación con Proceso: PS-DT-05
Procedimiento: Control de estadísticas
Propósito del Procedimiento: Garantizar un buen control de almacenamiento y revisión de datos estadísticos de servicios prestados
Unidad Responsable: Dirección de Toxicología
No Responsable Descripción
1 Técnico Encargado de Estadísticas
Almacena reportes de actividades diarias realizadas
2 Técnico Encargado de Estadísticas
Creación de cuadros de datos mensuales y sus respectivas estadísticas, a final de mes entrega a asistente
3 Asistente administrativa
Recibe resultado, digita y almacena en base de datos, envía a dirección.
4 Director Revisa, firma y sella reportes,
5 Asistente administrativa Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página566 De 622
INICIO
1-ALMACENA REPORTES DIARIOS
2- CREACIÓN DE CUADROS MENSUALES Y ESTADÍSTICOS
3- RECIBE RESULTADOS, DIGITA, ENVÍA A DIRECTOR.
DESCRIPCION DEL PROCESO : CONTROL DE ESTADÍSTICAS
CLAVE: MP -DT-009
4- REVISA, FIRMA Y SELLA REPORTES
5- ENVIÓ DE REPORTES Y GUARDA DE ARCHIVOS
FIN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página567 De 622
V) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS
Mapa de Procesos de la Dirección:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página568 De 622
MP-DIA-001 Relación del Proceso: PS-DIA-01.
Procedimiento: Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos.
Propósito del Procedimiento: Verificar Solicitud y Recopilar información de las instancias correspondientes.
Unidad Responsable: Dirección de Información y Análisis.
No Responsable Descripción
1 Director Recibe y asigna solicitud de requerimientos.
2 Área Técnica Recibe y procede al análisis de requerimiento asignado por el
Director.
3 Área Técnica.
Realiza un levantamiento y búsqueda de información en los
diferentes niveles de los sistemas informáticos de las
entidades relacionadas al Ministerio de Justicia y seguridad.
4 Área Técnica. Ordena y consolida la información recopilada.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página569 De 622
Inicio
1 Recibe y Asigna Solicitud
2.Analiza Requerimientos asignados
3.Realiza levantamiento y busqueda de Informacion
4.Ordena y Consolida información
DESCRIPCION DEL PROCESO : Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos
CLAVE:MP-DIA-01
Fin
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página570 De 622
MP-DIA-002 Relación del Proceso: PS-DIA-01
Procedimiento: Presentación del Informe.
Propósito del Procedimiento: Entregar el informe del requerimiento solicitado.
Unidad Responsable: Dirección de Información y Análisis.
No Responsable Descripción
1 Área administrativa
Autentica el informe final con el sello del Departamento
Dirección de Información y Análisis (DIA), y se entrega al
Director.
2 Director Valida que la información solicitada sea la correcta.
3 Director Entrega el informe al área que solicito el requerimiento.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página571 De 622
Inicio
1.Autentica el informe y se entrega al Director
2.Verifica la informacion
DESCRIPCION DEL PROCESO : Presentacion de informe
CLAVE: MP-DIA-02
Fin
Informe autenticado
Informe autenticado
3.Entrega informe al solicitante
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página572 De 622
MP-DIA-003 Relación del Proceso: PS-DIA-01
Procedimiento: Tabulación de Datos.
Propósito del Procedimiento: Manipular de forma óptima y precisa la información recolectada.
Unidad Responsable: Dirección de Información y Análisis.
No Responsable Descripción
1 Área Técnica Clasifica y Tabula la información recopilada.
2 Área Técnica. Entrega al Director el informe para su respectiva revisión y
validación.
3 Director Revisa el informe y da lineamientos de corrección de la
información.
4 Recibe y realiza correcciones.
5 Área Técnica Entrega informe corregido
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página573 De 622
INICIO
1. Clasifica y tabula informacion
2.Entrega al Director informe
3.Revisa el informe y da lineamientos de corrección
4.Ordena y consolida información
DESCRIPCION DEL PROCESO : Tabulación de datos
CLAVE: MP-DIA-03
Fin
Datos tabulados
Existen corecciones?
5.Recibe y realiza correcciones al informe
A
A
6.Entrega informe corregido
Informe final
No
Si
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página574 De 622
W) PROCEDIMIENTOS ESTANDARES
En esta sección se establecen los procedimientos estándares que desarrollan todas las unidades
organizativas de este Ministerio, por tanto se detalla a continuación los principales.
MP-PROEST-001 Relación del Proceso: Procesos Administrativos
Procedimiento: Elaboración de Plan Anual Operativo de la Unidad Organizativa (PAO)
Propósito del Procedimiento: Obtener el plan anual operativo de trabajo.
Unidad Responsable: Unidades Organizativas de MJSP
No Responsable Descripción
1 Director Designa Técnico encargado de elaborar PAO.
2 Director Recibe de la Dirección de Planificación, Dirección Financiera y
de DACI, los lineamientos específicos para la elaboración del
plan de trabajo anual.
3 Técnico asignado Elabora el plan de trabajo y presupuesto, de conformidad a los
lineamientos establecidos, procurando la participación
adecuada posible.
4 Director Revisa, aprueba y remite el plan anual operativo a la Dirección
de Planificación.
5 Área Administrativa. Archiva y resguarda el PAO.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página575 De 622
Inicio
1. Asigna tecnico encargado de elaborar Plan Anual Operativo
2.Recibe lineamientos de las Direcciones
encargadas del proceso
3.Elabora PAO y presupuesto de conformidad a lineamientos
4. Revisión. aprobación y remisión de Plan de
Trabajo
DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración Plan Anual Operativo
CLAVE: MP-PROEST-001
Fin
Plan de trabajo
5.Archiva PAO
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Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página576 De 622
MP-PROEST-002 Relación del Proceso: Procesos Administrativos
Procedimiento: Seguimiento al PAO.
Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento del PAO.
Unidad Responsable: Unidades Organizativas de MJSP
No Responsable Descripción
1 Técnico Asignado Dan seguimiento al Plan Anual de Trabajo.
2 Área Técnica Realiza ajustes o reprogramaciones, al Plan Anual de
Trabajo (si las hubiere), comunicando a la Dirección de
Planificación, las reprogramaciones o ajustes efectuados.
3 Área Técnica En los primeros cinco días hábiles de cada mes, elabora el
reporte mensual de avance de metas y lo presenta al
Director para revisión.
4 Director Revisa y firma el reporte mensual de metas.
5 Director Realiza las correcciones al reporte de ser necesarias
6 Área Administrativa Remite a la Dirección de Planificación el reporte mensual de
metas
7 Área Administrativa Archiva el documento
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página577 De 622
Inicio
1.Da seguimiento al Plan Anual Operativo
2.Realiza ajustes al PAO si los hay y notifica a la
Dirección de Planificación
3.Elabora reporte de avances mensual de
metas
4. Revisa reporte mensual de metas
DESCRIPCION DEL PROCESO : Seguimiento Plan Anual Operativo
Fin
Plan Anual Operativo mensual
7.Archiva PAO
Existen observaciones al reporte mensual?
5.Realiza correcciones
A
Si
No
A
6.Remite reporte mensual de metas
CLAVE: MP-PROEST-002
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página578 De 622
MP-PROEST-003 Relación del Proceso: Procesos Administrativos
Procedimiento: Elaboración Informe de labores
Propósito del Procedimiento: Evaluar el resultado final del PAO
Unidad Responsable: Unidades Organizativas de MJSP
No Responsable Descripción
1 Director Recibe de la Dirección de Planificación, los lineamientos
específicos para la elaboración de la memoria de labores
2 Área Técnica Elaboran memoria de labores sobre la Gestión realizada, de
conformidad a los lineamientos establecidos por la
Dirección de Planificación Institucional
3 Director Revisa y firma nota de remisión de la memoria de labores.
4 Área Técnica Resguarda la memoria de labores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página579 De 622
Inicio
1.Recibe lineamientos de la Dirección de
Planificación para la presentación de memoria
de labores
2.Elabora Memoria de labores
3.Revisa y firma nota de remisión de la memoria de
labores
DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración Informe de labores
CLAVE: MP-PROEST-003
Fin
Memoria de Labores
4.Archiva Memoria de
labores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página580 De 622
MP-PROEST-004 Relación del Proceso: Procesos Administrativos
Procedimiento: Elaboración de Plan de Compras
Propósito del Procedimiento: Unificar el procedimiento de Plan de Compra
Unidad Responsable: Unidades Organizativas de MJSP
No Responsable Descripción
1 Director Designa Técnico encargado de elaborar Plan de Compras de
unidad organizativa.
2 Director Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones,
los lineamientos específicos para la elaboración del Plan de
Compras para el siguiente año.
3 Técnico asignado Elabora Plan de Compras, de conformidad a los lineamientos
establecidos, procurando la participación adecuada posible.
4 Director Revisa, aprueba y remite el Plan de Compras a la Dirección
de Adquisiciones y Contrataciones.
5 Técnico asignado Archiva y resguarda el Plan de Compras de la unidad
organizativa.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página581 De 622
Inicio
1. Asigna técnico encargado de elaborar
Plan de Compras
2.Recibir lineamientos de DACI
3.Elabora Plan de Compras de conformidad
a lineamientos
4. Revisión. aprobación y remisión de Plan de
Compras
DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración de Plan de Compras
CLAVE: MP-PROEST-004
Fin
Plan de Compras
5. Archiva Plan de
Compras
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página582 De 622
9. ANEXO I: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS POR DIRECCIÓN
TRIBUNALES DE APELACIONES DE LA PNC
Organigrama:
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
PS
-TP
A-0
1
RE
SO
LUC
ION
DE
INC
IDE
NT
ES
DE
AP
ELA
CIO
N
MP-TPA-001
Resolución del Recurso de Apelación
PS
-TP
A-0
02
DE
RO
GA
CIO
N D
E
CA
SO
S
DE
TE
RM
INA
DO
S
PO
R L
A L
EY
DIC
IPLI
NA
RIA
S
PO
LIC
IAL
MP-TPA-002
Resolución de Conflicto de Competencia
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página583 De 622
PA
-TP
A-0
3
GE
ST
ION
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
MP-TPA-003
Gestión administrativa
ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY
Organigrama:
COORDINACIÓN
ACADEMICA
COORDINACIÓN DE
COMUNICACIONES Y
PROTOCOLO
COORDINACIÓN TECNICA
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL GOES
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
PS
-IL
EA
-01
PLA
N D
E
CA
PA
CIT
AC
ION
ES
MP-ILEA-001 Planificación anual de la Capacitación
MP-ILEA-002 Admisión de Estudiantes
MP-ILEA-003 Preparación del Curso
PS
-IL
EA
-02
EJE
CIC
IÓN
DE
PLA
N D
E
CA
PA
CIT
AC
ION
ES
MP-ILEA-004 Ejecución del Curso
MP-ILEA-005 Salida de Estudiantes y Descargo de Información
PS
-
ILE
A-
03
GE
ST
IÓ
N
AD
MIN
I
ST
RA
TI
VA
MP-ILEA-006 Elaboración de Comunicado de Prensa
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página584 De 622
MP-ILEA-007 Requerimiento de Combustible para ILEA
MP-ILEA-008 Requerimiento de Adquisición de Bienes y Servicios
COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS
Organigrama:
SISTEMA DE INFORMACIÓN
COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
COORDINACIÓN DE AREA DE
PREVENCION DEL CONSUMO
ASISTENCIA TECNICA
COORDINACIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
DIRECCIÓN EJECUTIVA CNA
COORDINACIÓN DE AREA DE
TRATAMIENTO,
REHABILITACIÓN Y
REINSERCIÓN
COORDINACIÓN DE AREA DE
CONTROL DE SUSTANCIAS
COORDINACIÓN DE AREA DE
NARCOTRAFICO Y DELITOS
CONEXOS
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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001 Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página585 De 622
MP-CNA-DE-002
Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes
MP-CNA-DE-003
Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales del MEM
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MP-CNA-DE-004
Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias
MP-CNA-DE-005
Seguimiento a operadores Socio Terapéuticos en drogodependencias certificados
MP-CNA-DE-006
Definición de planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos, y normativas en reducción de la demanda
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MP-CNA-DE-007
Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC).
MP-CNA-DE-008
Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de Activos de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)
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MP-CNA-DE-009
Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral
MP-CNA-DE-010
Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
MP-CNA-DE-011
Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página586 De 622
MP-CNA-DE-012
Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios
MP-CNA-DE-013
Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.
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MP-CNA-DE-014
Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro de las instalaciones de la DECNA/MJSP
MP-CNA-DE-015
Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP
MP-CNA-DE-016
Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior
MP-CNA-DE-017
Cumplimiento de Requerimientos del Exterior
MP-CNA-DE-018
Solicitud de Coberturas a Eventos
MP-CNA-DE-019
Participación en reuniones (atendiendo convocatoria)
MP-CNA-DE-020
Reuniones de Miembros de la CNA
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021 Mantenimiento y Actualización de sitio Web
MP-CNA-DE-022
Apoyo Técnico Informático
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página587 De 622
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MP-CNA-DE-023
Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral
MP-CNA-DE-024
Apoyo Técnico Jurídico
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MP-CNA-DE-025
Manejo del Fondo circulante de Caja chica
MP-CNA-DE-026
Informe de Descuento de Renta e IVA
MP-CNA-DE-027
Manejo de Cuentas de la CNA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO
Organigrama:
UNIDAD DE
PROTOCOLO
UNIDAD DE PRENSA
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIONES Y
PROTOCOLO
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página588 De 622
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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PS-DCP-001 Cobertura periodística de eventos
PS-DCP-002 Edición de Noticiero
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PS-DCP-003 Monitoreo de medios de comunicación escrita
PS-DCP-004 Monitoreo de medios de comunicación televisivos
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PS-DCP-005 Conferencia de prensa
PS-DCP-006 Gestión de entrevistas
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PS-DCP-007 Montaje de eventos
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Procesos Estándares
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página589 De 622
DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
Organigrama:
DFI-MJSP/USEFI SECRETARIA DE ESTADO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE
MIGRACIÓN
UFI UTE UFI ANSP
USEFI DGCP
USEFI PNC
RELACIÓN DE MANDO DIRECTO
RELACIÓN FUNCIONAL
UNIDADES DECENTRALIZADAS
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DF-001 Formulación del Presupuesto Institucional
MP-DF-002 Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES
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MP-DF-003 Pago de Remuneraciones (GOES)
MP-DF-004 Pago de Bienes y servicios (GOES)
MP-DF-005 Modificaciones presupuestarias GOES
MP-DF-006 Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)
MP-DF-007 Pago de remuneraciones (FAES)
MP-DF-008 Pago de bienes y servicios (FAES)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página590 De 622
MP-DF-009 Modificaciones a proyecciones FAES
MP-DF-010 Registro de ingresos FAES
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MP-DFI-011 Plan Anual
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
Organigrama:
Asistencia Técnica
Dirección de
Planificación y Gestión
PROCESO
CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DPG-001 Formulación de Perfiles de Proyectos.
MP-DPG-002 Administración de Proyectos.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página591 De 622
PS
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MP-DPG-003 Elaboración y Aprobación del Plan Operativo Institucional
MP-DPG-004 Seguimiento Plan Operativo Institucional
MP-DPG-005 Elaboración de Plan Estratégico Institucional
MP-DPG-006 Seguimiento Plan Estratégico Institucional
MP-DPG-007 Modificaciones al Plan Estratégico Institucional
MP-DPG-008 Establecimiento y seguimiento de Indicadores de Gestión Institucional.
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MP-DPG-009 Elaboración, Revisión y actualización de Documentos Administrativos Institucionales
MP-DPG-010 Elaboración y Publicación de Memoria de Labores
MP-DPG-011 Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de Homicidios
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MP-DPG-012 Aplicación de Herramientas de Calidad
MP-DPG-013 Evaluación de la aplicación de Herramientas de Calidad
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Organigrama:
UNIDAD DE AUDITORIA
DE PROYECTOS
UNIDAD DE AUDITORIA
FINANCIERA Y
OPERATIVA
DIRECCIÓN DE
AUDITORIA INTERNA
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“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página592 De 622
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DAI-001 Fase de la planificación Auditoría operativa
MP-DAI-002 Fase de Ejecución Auditoría operativa
MP-DAI-003 Fase de informe Auditoría operativa
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MP-DAI-004 Fase de la planificación de la Auditoría financiera
MP-DAI-005 Fase de Ejecución Auditoría financiera
MP-DAI-006 Fase de informe Auditoría financiera
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MP-DAI-007 Fase de la planificación de la Auditoria Proyectos
MP-DAI-008 Fase de Ejecución Auditoria Proyectos
MP-DAI-009 Fase de informe Auditoria Proyectos
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MP-DAI-010 Planificación de Examen especial
MP-DAI-011 Fase de ejecución del examen especial
MP-DAI-012 Fase del informe del examen especial
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MP-DAI-013 Plan anual operativo de la DAI
MP-DAI-014 Seguimiento al POA
MP-DAI-015 Memoria de labores de la DAI
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MP-DAI-016 Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores
MP-DAI-017 Seguimiento a recomendaciones Anteriores
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página593 De 622
OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA
Organigrama:
ÁREA TÉCNICA ARCHIVO
OFICINA DE
INFORMACIÓN Y
RESPUESTA
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-OIR-001 Orientación para la Formulación de Solicitudes de Información Pública
MP-OIR-002 Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
MP-OIR-003 Tramite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
PA
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MP-OIR-004
Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
MP-OIR-005
Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página594 De 622
UNIDAD DE GÉNERO
Organigrama:
Coordinación de Unidad
de Genero
Área Técnica Área Administrativa
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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o MP-UG-001 Revisión de normativas con perspectiva de género
MP-UG-002 Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación
MP-UG-003 Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres
PS
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Ges
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Adm
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MP-UG-004 Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que se ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.
MP-UG-005 Seguimiento a enlaces de Género Institucionales.
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página595 De 622
UNIDAD DE SEGURIDAD
UNIDAD DE LOGISTICA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA DIRECION GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS
UNIDAD DE PLANIFICACION
UNIDAD DE COMUNICACIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD OPERATIVA
UNIDAD JURIDICA
CENTRO INTERMEDIO ILOBASCO
CENTRO INTERMEDIOTONACATEPEQUE
ORGDGCI01
DIRECCION GENERALDE CENTROS
INTERMEDIOS
DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS
Organigrama:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página596 De 622
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DGCI-001 Formación Vocacional
MP-DGCI-002 Asistencia Espiritual
MP-DGCI-003 Deporte y Sano Esparcimiento
MP-DGCI-004 Capacitaciones
MP-DGCI-005 Integración Familiar
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MP-DGCI-006 Formación Educativa
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MP-DGCI-007 Asistencia y Acompañamiento Jurídico a la Población Interna
MP-DGCI-008 Asistencia Legal a la Dirección General
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MP-DGCI-009 Proyectos
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página597 De 622
PS
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MP-DGCI-010 Custodia y Acompañamiento al Tratamiento Integral de la Población Interna
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MP-DGCI-011 Desarrollo, Seguimiento y Supervisión de Plan Anual Operativo
PA
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MP-DGCI-012 Administración de Recursos Materiales
MP-DGCI-013 Administración de Recursos Humanos
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MP-DGCI-014 Comunicaciones
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página598 De 622
DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA
Organigrama:
DIRECCIÓN GENERAL
EJECUTIVA
FONDO CIRCULANTE
(SECRETARÍA DE
ESTADO)
DIRECCIÓN DE
LOGÍSTICA
DIRECCIÓN DE
INGENIERÍA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN DE
ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DGE-001 Monitoreo y Seguimiento Administrativo de las Unidades y Direcciones que coordina la Dirección Ejecutiva
MP-DGE-002
Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las máximas autoridades para el logro de los objetivos institucionales.
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MP-DGE-FC003
Erogación de Fondos Urgentes
MP-DGE-FC004
Cancelación pagos con Cooperación Externa
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página599 De 622
DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
Organigrama:
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DACI-001 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Licitación
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MP-DACI-002 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Libre Gestión
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MP-DACI-003 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Contratación Directa
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
INSTTITUCIONAL
ÁREA DE
LICITACIÓN ÁREA JURIDICA
ÁREA DE
REGISTRO DE
CONTRATOS
ÁREA DE LIBRE GESTIÓN
ÁREA DE SEGUIMIENTO
AL PLAN DE COMPRAS
DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
INSTTITUCIONALES
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página600 De 622
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MP-DACI-004 Ingreso, Distribución y Procesamiento de Garantías de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
MP-DACI-005 Recepción de facturas y tramites de entrega de quedan para proveedores
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Organigrama:
CLÍNICA EMPRESARIAL
UNIDAD DE DESARROLLO
DE PERSONAL
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN SIRI
UNIDAD DE RELACIONES
LABORALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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n MP-DRH-001 Reclutamiento, selección y contratación de personal
MP-DRH-002 Levantamiento de Expediente
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página601 De 622
PS
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s MP-DRH-003 Elaboración de Planillas para nuevo empleado
MP-DRH-004 Pago de salarios
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MP-DRH-005 Identificación de necesidades de capacitación.
MP-DRH-006 Gestión de Capacitaciones
MP-DRH-007 Capacitación de personal
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MP-DRH-008 Certificación de Documentos
MP-DRH-009 Elaboración de constancias de tiempo de servicio
MP-DRH-010 Elaboración de constancia de salario
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Rel
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Labo
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s MP-DRH-011 Personal de prácticas laborales
MP-DRH-012 Feria de salud y economía
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página602 De 622
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
Organigrama:
DIRECCIÓN DE
LOGÍSTICA
UNIDAD DE
TRANSPORTE
UNIDAD DE
SERVICIOS
GENERALES
UNIDAD DE
SEGURIDAD
UNIDAD DE
COMBUSTIBLE
UNIDAD DE
BODEGA
UNIDAD DE
ACTIVO FIJO
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DL-UC-001 Compra, Recepción y Custodia de cupones de combustible
MP-DL-UC-002 Autorización y Distribución de cupones de combustible
MP-DL-UC-003 Control del consumo de cupones de combustible
MP-DL-UC-004 Registro contable del gasto de cupones de combustible
PS
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MP-DL-UC-005 Ingreso de visitas a Despacho.
MP-DL-UC-006 Recepción de correspondencia (personal e institucional)
MP-DL-UC-007 Control de Entradas y Salidas de Vehículos de la Institución
MP-DL-UC-008 Supervisión del servicio de Seguridad Institucional
MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA
Título del Documento:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”
Código: MPI-001-2013
Fecha de Emisión:
DICIEMBRE/2013
Número de Página603 De 622
PS
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-03
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MP-DL-UC-009 Recepción de Materiales a bodega Institucional
PS
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MP-DL-UC-010 Solicitud de transporte
MP-DL-UC-011 Mantenimiento Oportuno a los vehículos del Ministerio
MP-DL-UC-012 Control de consumo de combustible
MP-DL-UC-013 Gestión de Trámites de Seguros de vehículos Institucionales
PS
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MP-DL-UC-014 Aseo y limpieza en las oficinas de la Secretaria de Estado
MP-DL-UC-015 Recepción, Control y Distribución de agua purificada
PS
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IJO
MP-DL-UC-016 Recepción de Bienes
MP-DL-UC-017 Registro y Codificación de Bienes
MP-DL-UC-018 Verificación de Bienes
MP-DL-UC-019 Descargo de Bienes
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DIRECCIÓN DE INGENIERÍA
Organigrama:
DIRECCIÓN DE
INGENIERÍA
ÁREA DE
FORMULACIÓN DE
PROYECTOS,
TOPOGRAFIAS Y
SUPERVISIÓN
ÁREA DE
ARQUITECTURA
ÁREA DE
PRESUPUESTO Y
ANÁLISIS DE PRECIOS
UNITARIOS
ÁREA DE
ELECTRICIDAD
UNIDAD DE
MANTENIMIENTO
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DI-001 Evaluación de proyectos infraestructura.
MP-DI-002 Formulación de proyectos.
MP-DI-003 Supervisión de proyectos.
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MP-DI-004 Reparación y requerimiento de materiales para mantenimiento de edificio MJSP.
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DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ
Organigrama:
DIRECCIÓN GENERAL
PREPEAZ
SUB - DIRECCIÓN
GENERAL PREPEAZ
DIRECCIONES
DEPARTAMENTALES
UNIDAD DE
COORDINACIÓN
INTERSECTORIAL
UNIDAD DE EJECUCIÓN
TERRITORIAL
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
UNIDAD DE
CAPACITACIONES
UNIDAD DE
PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA
UNIDAD DE GESTIÓN
DE PROYECTOS
PRODUCTIVOS
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DGPV-001 Elaboración de Programas de Prevención para su implementación
MP-DGPV-002 Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.
MP-DGPV-003 Implementación de proyectos/programas
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Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención
MP-DGPV-005 Elaboración de diagnósticos
MP-DGPV-006 Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.
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MP-DGPV-007 Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz.
MP-DGPV-008 Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz
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MP-DGPV-009 Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.
MP-DGPV-010 Realización de proceso de capacitación para la formación de Mentores.
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MP-DGPV-011
Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.
MP-DGPV-012 Ejecución de Fondo Circulante
MP-DGPV-013 Asignación de Transporte
MP-DGPV-014 Control de Inventario y Entrega de Insumos
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DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS
Organigrama:
ASESORÍA
JURÍDICA
CENTRO DE
ATENCIÓN DE
LLAMADAS 123
ASESORÍA
PSICOLÓGICA
ASESORÍA
SOCIAL
DIRECCIÓN DE
ATENCIÓN A VÍCTIMAS
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DAV-001 Asesoría legal
MP-DAV-002 Asesoría social
MP-DAV-003 Atención Psicológica.
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MP-DAV-004 Elaboración de Programas
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MP-DAV-005 Elaboración de Proyectos
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MP-DAV-006 Elaboración de Diagnósticos
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DICIEMBRE/2013
Número de Página608 De 622
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MP-DAV-007 Gestión de Cooperación
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MP-DAV-008 Atención Telefónica
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MP-DAV-009 Gestión Administrativa
DIRECCIÓN JURÍDICA
Organigrama:
DIRECCIÓN JURÍDICA
ÁREA
ADMINISTRATIVA
INDICE LEGISLATIVO
Y BIBLIOTECA
SECCION DE
AUTENTICAS
ASUNTOS JURÍDICOS
EXTERNOS
ASUNTOS JURÍDICOS
INTERNOS
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Número de Página609 De 622
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DJ-001 Elaboración de acuerdos de conmutación de pena
MP-DJ-002 Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que prestan servicio de seguridad privada
MP-DJ-003 Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de reformas a los mismos.
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MP-DJ-004 Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales
MP-DJ-005
Revisión jurídica legal de actos jurídicos como, convenios, pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de la Secretaría de Estado.
MP-DJ-006
Emitir una opinión jurídica legal acerca de temas requeridos en temas concernientes temas de interés nacional e internacional derivados de proyectos de esta Secretaría de Estado
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MP-DJ-007 Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena.
MP-DJ-008 Trámite de Suplicatorio Internacional
MP-DJ-009 Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte Suprema de Justicia y otras Instituciones
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DICIEMBRE/2013
Número de Página610 De 622
DIRECCION DE INFORMATICA Y
DESARROLLO TECNOLOGICO
DATA CENTER Y
COMUNICACIONES
SOPORTE TECNICOY HELP DESK
DISEÑO GRAFICO
ADMINISTRADOR DE
BASES DE DATOS
DESARROLLO DE
SISTEMAS
CENTRO DE COPIAS
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MP-DJ-010 Prestamos de bibliografía y de índice de legislación
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO
Organigrama:
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DI-001 Creación de cuenta de correo electrónico
MP-DI-002 Solicitud de traslado de Equipo
MP-DI-003 Instalación de Equipo Informático
MP-DI-004 Préstamo de equipo
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DICIEMBRE/2013
Número de Página611 De 622
MP-DI-006 Solicitud de Revisión de Computadoras
MP-DI-007 Solicitud de Revisión de Impresores
MP-DI-008 Actualización de Antivirus
MP-DI-009 Configuración de Cuenta de Correo Electrónico
MP-DI-010 Instalación de Software
MP-DI-011 Mantenimiento Preventivo de Impresores
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MP-DI-005 Mantenimiento preventivo de Computadora
MP-DI-012 Desarrollo de Sistemas
DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA
Organigrama:
DIRECCIÓN DE
TOXICOLOGÍA
ÁREA MÉDICA ÁREA DE
LABORATORIO
ÁREA
ADMINISTRATIVA
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DICIEMBRE/2013
Número de Página612 De 622
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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MP-DT-001 Dopaje en carretera, diurnos, nocturnos y periodos vacacionales
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S MP-DT-002 Dopaje Institucional
MP-DT-003 Dopaje deportivo
MP-DT-004 Pruebas de control a usuarios de programas de Rehabilitación
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MP-DT-005 Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en centros escolares públicos y privados.
MP-DT-006 Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en Instituciones Gubernamentales
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MP-DT-007 Atención a personas afectas a drogas
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MP-DT-008 Adquisición y control de suministros
MP-DT-009 Control de estadísticas
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DICIEMBRE/2013
Número de Página613 De 622
DIRECCIÒN DE INFORMACIÒN Y ANÀLISIS
Organigrama:
PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
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Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos.
MP-DIA-002 Presentación del Informe.
MP-DIA-003 Tabulación de Datos
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Número de Página614 De 622
10. ANEXO II: NORMA ANSI PARA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS DE
PROCEDIMIENTOS
Símbolo Significado Aplicación.
Inicio o fin de un
procedimiento
Se usa siempre para indicar el
inicio y el fin del procedimiento
Actividad u Operación
Indica el desarrollo de una
actividad. En el interior se
describe dicha actividad
mediante una frase breve
iniciada por un verbo a tiempo
presente en tercera persona de
singular.
Generación de Documento
Cuando se genera un
documento se debe anotar el
título del documento en la
redacción, ejemplo: Plan
Operativo 2012, Manual de uso
de Sistema de Información.
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Número de Página615 De 622
Decisión
Representa la decisión entre
dos posibilidades de acción.
Conector de páginas en la
misma pagina
Indica la decisión a otra
operación del procedimiento,
dentro de la misma hoja.
Anotar con un número
ordenado y secuencial en su
interior que se repite en la
actividad con la que se conecta
la actividad.
Flujo de flechas
Seleccionando un sentido,
indica la secuencia de la
actividad en el procedimiento.
Entrada a archivo físico
Se usa para señalar que un
documento es guardado en un
archivo físico.
Conector fuera de pagina
Indica la interrupción del
procedimiento y su
continuación en otra página.
Este se utiliza en
procedimientos muy extensos.
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Número de Página616 De 622
Almacenamiento en medio
Magnético
Se utiliza cuando se archiva en
un medio magnético removible.
Almacenamiento en base
de datos
Se usa para indicar el
almacenamiento directamente
a una base de datos en un
disco duro fijo o servidor.
Captura
Indica la introducción de datos
en una computadora.
Consulta en pantalla
Usados para señalar una
consulta efectuada a través de
un sistema informático.
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Número de Página617 De 622
11. ANEXO III: GLOSARIO TECNICO
ACCIÓN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ACTIVIDAD. Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función determinada.
Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. ALTA DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. AMBIENTE DE TRABAJO. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Se refiere al lugar en el cual tiene validez el documento con la enunciación de las áreas que lo aplican.
AUTORIDAD. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. CALIDAD. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CALIBRACIÓN. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. COMPETENCIA. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. CONCESIÓN. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados.
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Número de Página618 De 622
CONFIRMACIÓN METROLÓGICA. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. CONTROL DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONVENIENCIA. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. CORRECCIÓN. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. DIAGRAMA DE FLUJO. Representación en forma gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante símbolos convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que atraviesa una forma en sus diferentes tantos, y a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas desde que se origina hasta que se archiva.
DISEÑO Y DESARROLLO. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. EFECTIVIDAD. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICACIA. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. EQUIPO DE MEDICIÓN. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. ESPECIFICACIÓN. Documento que establece requisitos. ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.
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Número de Página619 De 622
FORMALIZAR. Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicación y observancia.
FUNCIÓN. Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico-administrativas.
FUNCIÓN DE UNA ENTIDAD. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. GESTIÓN. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GUÍA. Documento que contienen la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos técnico-administrativos.
HABILIDAD. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad. INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. INSTRUCTIVO. Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones a que debe sujetarse la realización de una actividad o trabajo.
MANUAL. Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización.
MANUAL DE LA CALIDAD. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, además, las diferentes unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación.
MAPA DE PROCESOS. Es la representación gráfica de uno o más procesos que contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto. El servicio o producto puede ser para uso interno de otra unidad dentro de la organización, o externo, para uso o disfrute de la ciudadanía.
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MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. METODOLOGÍA. Disposición lógica de los pasos tendentes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.
NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito NORMA. Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.
OBJETIVO. Es el fin que se pretende alcanzar hacia el cual se orientarán todas las acciones de la organización.
OBJETIVO DE LA CALIDAD. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. OPERACIÓN. Cada una de las acciones físicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o tarea determinada. Es la división mínima del trabajo administrativo.
PARTE INTERESADA. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. POLÍTICA. Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones en el ámbito.
POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. PROCEDIMIENTO. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. PROCESO. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.
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NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. PRODUCTO Y/O SERVICIO. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. PUESTO. Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo.
REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. REQUISITO. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. RESPONSABILIDAD. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. RIESGO. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
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SIMBOLOGÍA. Conjunto de símbolos convencionales empleados para la representación gráfica de una actividad y/o concepto.
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos. SISTEMA. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Órgano que tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de los demás de la institución.
VALIDACIÓN. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. VERIFICACIÓN. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. VERIFICACIÓN (METROLÓGICA). Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.