Programa 2007-2013

Manual de Procedimientos de la Entrega Recepción

ANEXO 3 Formatos a utilizar por el Programa Entrega-Recepción

Archivos (ARCH 1-2) Por la importancia que representa la guarda, custodia y control de los archivos propios de cada Dependencia o Entidad, es necesario mantener los registros y controles lo más actualizados posible, así como los procedimientos establecidos en el Código Fiscal de la Federación para la documentación contable y la ley que regula la administración de documentos públicos e históricos del Estado.

ARCH 2. Relación de expedientes y archivos propios

Objetivo del formato: Informar la ubicación y contenidos de los archivos propios, así como los responsables de su manejo y control. (Fuente: Inventario de documentos y controles internos). Cuentas por cobrar (CXC 1-9) Este rubro corresponde al conjunto de documentos pendientes de cobro que a la fecha de corte se encuentran en esta situación y que corresponden a ingresos futuros propiedad del Gobierno del Estado. CXC3. Relación de gastos por comprobar y adeudos de funcionarios Objetivo del formato: Identificar y registrar los adeudos de funcionarios y empleados sujetos a comprobar posteriormente. (Fuente: Vales de fondo fijo; registros internos).

INF 4. Inventario de CD, DVD o cintas con información

Objetivo del formato: Informar el contenido de los archivos en medios magnéticos o disco duro, el software que corresponda a las referencias y características. (Fuente: Archivo y controles internos).

Inventarios (INV 1-20)

En este apartado se debe de tomar en cuenta la normatividad vigente para el control y clasificación de bienes muebles e inmuebles: equipo, vehículos, maquinaria, equipo de cómputo, de radiocomunicación, de oficina, telefonía, de seguridad, bibliográficos y obras de arte que se encuentren en poder de las Dependencias y Entidades.

INV 1. Relación de bienes de consumo

Objetivo del formato: Informar de aquellos bienes que no forman parte del activo fijo, que no se encuentran en custodia del almacén y que por su cuantía, se considera conveniente incluir en la entrega. (Fuente: Registros internos e inspección física).

INV 2. Requisiciones en trámite

Objetivo del formato: Relacionar el 100% de las requisiciones que a la fecha que se informa no han sido surtidas. (Fuente: Control de requisiciones y documentos inherentes).

INV 3. Inventario de formas oficiales, placas y diversos

Objetivo del formato: Relacionar el total de formas valuadas y los responsables de su control. (Fuente: Sistema de control y registro inherente)

INV 4. Inventario de existencias en el almacén

Objetivo del formato: Relacionar el total de bienes muebles y de consumo que se encuentran en custodia del almacén en la fecha que se informa. (Fuente: Inventario físico y controles internos). INV 5. Relación de equipo en reparación o fuera de uso

Objetivo del formato: Informar de los equipos que se encuentran en reparación, separando en su caso por tipo (oficina, vehículos, cómputo, etc.), costo y proveedor del servicio. (Fuente: Órdenes de servicio, controles de mobiliario y equipo).

INV 7. Relación de equipo de transporte

Objetivo del formato: Informar con exactitud la plantilla vehicular, el estado actual y su asignación. (Fuente: Resguardos de vehículos, facturas y controles internos).

INV 9. Relación de equipo y cómputo

Objetivo del formato: Precisar e informar del equipo de cómputo y accesorios, capacidad, condiciones, ubicación y asignación. (Fuente: Inventario actualizado, resguardos y controles internos).

INV 10. Relación de equipo de ofi cina

Objetivo del formato: Identificar el mobiliario y equipo de oficina en uso, su ubicación y asignación. (Fuente: Inventario actualizado, resguardos y controles internos).

INV 11. Inventario de material bibliográfico e informativo y obras de arte

Objetivo del formato: Informar del acervo bibliográfico, de difusión o informativo, así como en su caso las obras de arte que se encuentran en nuestro poder. (Fuente: Inventario físico y controles internos). INV 12. Relación de equipos en comodato o préstamo

Objetivo del formato: Precisar e identificar el 100% del equipo propiedad de terceros en nuestro poder (Fuente: Contratos, acuerdos, documentos y controles internos).

I

INV 16 A. Líneas telefónicas, extensiones y red Objetivo formato: Informar e identificar el total de los equipos e instalaciones telefónicas, celulares y características técnicas de la red. (Fuente: Contratos de líneas telefónicas fija y celulares, controles internos, comunicados de la secretaría normativa y antecedentes de instalación de la red).

Asuntos pendientes (PEN 1-5)

Se relacionarán todos los asuntos pendientes que a la fecha de entrega tenga la Dirección, así como los convenios con terceros en trámite, los servicios profesionales por contrato no concluidos; las auditorías pendientes y por último los convenios con las Dependencias federales o estatales en trámite.

PEN 1. Relación de asuntos pendientes

Objetivo del formato: Requisitar toda la información en orden de antigüedad de los asuntos en trámite y los compromisos por fechas más próximas, con objeto de no entorpecer la continuidad de la operación. (Fuente: Registros de asuntos en trámite y agenda de trabajo).

Recursos Financieros (RF 1-15)

Los recursos a que se refiere este rubro son aquellos asignados para la adquisición vía directa de bienes y servicios necesarios para la realización de los objetivos de la Administración Pública y consisten principalmente en efectivo depositado en bancos o destinado a fondos de caja. En su caso, el registro y custodia de valores, de conformidad con la normatividad vigente aplicable a este rubro.

RF1. Relación de fondos revolventes

Objetivo del formato: Identificar la composición y monto de los recursos monetarios asignados y sus responsables. (Fuente: Registro y controles actualizados de la Dependencia o Entidad relacionados con la asignación de fondos fi jos).

RF5. Arqueo al fondo revolvente

Objetivo del formato: Informar y registrar a una fecha determinada el estado que guarda el fondo fijo revolvente asignado. (Fuente: Documentos, efectivo y disponibilidad en cuenta de cheques que correspondan al fondo fi jo).

RF6. Documentos del fondo en trámite de reposición

Objetivo del formato: Registrar a una fecha determinada el total de documentos o paquetes que se encuentran en trámite. (Fuente: Registros de trámite de erogaciones).

Recursos Humanos (RH 1-12)

En este apartado, se deberá de considerar todo lo relacionado con la administración de los recursos humanos, sus características, tipo de contratación, plantillas, situación actual, manuales de organización y/o procedimientos, programas de capacitación y en su caso las remuneraciones pendientes de liquidar.

RH 1 Organigrama de la Dependencia

Objetivo del formato: Informar la estructura orgánica vigente. (Fuente: Manual de organización autorizado, registros internos). RH 2. Relación de la plantilla de personal

Objetivo del formato: Precisar el total de personal adscrito de base, sindicalizado y de confi anza, su nombre y adscripción, RFC, horario y sueldo. (Fuente: Plantilla de personal autorizada y registros internos).

RH 4. Relación del personal comisionado en las Dependencias

Objetivo del formato: Informar del personal adscrito que se encuentra comisionado fuera de su adscripción original dentro de la propia Dependencia o Entidad. (Fuente: Oficios o memoranda, controles internos relativos).

RH 6. Relación de manuales de sistemas y control interno

Objetivo del formato: Informar el total de documentos normativo-operativos, fecha de aplicación, objetivo, situación actual y su ubicación. (Fuente: Inventario de manuales y documentos normativos de operación). RH 7. Relación de expedientes del personal

Objetivo del formato: Conocer el total de expedientes integrados en nuestro poder. (Fuente: Inventario de expedientes de personal).