“manual de procedimientos de la dirección de administración”

“Manual de Procedimientos de la

Dirección de Administración”.

PRESENTACIÓN

Se presenta el Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración, con el objetivo de dar

cumplimiento a las disposiciones previstas para los ayuntamientos y presidente municipal en los

artículos 31, fracción I; 48, fracción III; 86 y 89 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México; y

las consideradas para los titulares de las dependencias y organismos de la administración municipal

de Ixtapan de la sal, Estado de México; con el propósito fundamental de establecer una gestión

gubernamental por resultados, en la cual existan sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo

debidamente establecidos. Bajo este esquema, los manuales de procedimientos son instrumentos

administrativos que apoyan el quehacer institucional y están considerados como documentos

fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de las

dependencias, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de las actividades del gobierno

municipal. El manual de procedimientos de la Dirección de Administración unifica los criterios de

contenidos que permiten la eficacia en el desarrollo de los procedimientos de dirección, coordinación y

evaluación administrativa a través de la sistematización de actividades, la identificación de

operaciones y la definición de la metodología para efectuarlas.

Los manuales de procedimientos son instrumentos de trabajo que facilitan el cumplimiento de las

funciones, la desconcentración de actividades y el logro eficiente de los objetivos institucionales.

Constituye también una herramienta básica que permitirá conocer el funcionamiento de cada área, así

como las responsabilidades que corresponden a las mismas, a través de los cuales se formaliza el

trabajo de las y los servidores(as) públicos(as) y se evita la discrecionalidad en su desempeño.

Por ello ponemos a su disposición el siguiente manual de procedimientos de la dirección de

administración.

OBJETIVO GENERAL

Establecer las políticas y lineamientos para la contratación, control y pago de remuneraciones al

personal, adquisición, contratación, asignación y uso de los bienes y servicios, así como la adecuada

implementación de las tecnologías de la información y la prestación de los servicios generales al

Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal a fin de lograr la optimización de los recursos humanos y

materiales.

Cuya base esté fincada en la honestidad, responsabilidad, congruencia, eficiencia e innovación del

quehacer público y la generación de resultados, orientando las acciones gubernamentales hacia la

promoción de Ixtapan de la sal, con acciones y valores que transformen.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Dirección de administración

I.-Área de logística

II.-Área de informática

III.-Parque vehicular

IV.-Departamento de recursos humanos

V.-Coordinación de Adquisiciones y almacén

I.-Área de Logística

Procedimiento: Solicitud para Eventos Oficiales y No Oficiales

Objetivo: Atender las solicitudes de apoyo para eventos oficiales y no oficiales; así como mantener

en buenas condiciones el equipo y material requeridos.

Políticas aplicables

Se entiende por eventos oficiales: eventos propios de la Administración Pública Municipal donde

asiste el C. Presidente(a) Municipal o funcionarios del H. Ayuntamiento.

Se entiende por eventos no oficiales: instituciones ajenas a la Administración Pública Municipal,

delegaciones, subdelegaciones, instituciones educativas, clero y asociaciones civiles.

Para el apoyo de un evento oficial y no oficial, el solicitante deberá elaborar un oficio mencionando lo

requerido, como son: sillas, mesas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y

pódium, el cual será llevado al lugar y en horario indicado por el solicitante

Para el caso de eventos oficiales y no oficiales, el solicitante recibirá el apoyo del material que esté

disponible, el cual deberá pedirse por escrito, la respuesta a dicha petición especificará si el apoyo es

total, parcial o negativo.

El tiempo estipulado para elaborar una solicitud es con plazo mínimo de 5 días antes del evento y es

sujeto a disponibilidad.

No se aceptarán solicitudes con un plazo menor al anteriormente estipulado.

Flujograma para eventos No Oficiales

Solicitante •1.- Elabora oficio para solicitar el apoyo con materiales

logísticos (sillas, mesas, lonas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y pódium) para llevar a cabo un evento y lo envía a Presidencia Municipal

Presidencia Municipal

•2.- Registra el oficio, lo revisa y lo turna a Administración.

Dirección de Administración

•3.- Obtiene el turno, lo revisa para verificar disponibilidad de los recursos, si es procedente se turna a el Área de Logistica para su atención según la instrucción, de lo contrario, si no se cunta con la disponibilidad, se contesta el oficio o se comunica via economica.

Área de Logistica

•4.-Recibe el turno, lo registra y le da su debida atención.

Fin

Flujograma para eventos Oficiales

solicitante

•1.- Elabora requisición para solicitar el apoyo con materiales logísticos (sillas, mesas, lonas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y pódium) para llevar a cabo un evento y lo envía a Administración


•2.-Obtiene el turno, lo revisa para verificar disponibilidad de los recursos, si es procedente se turna a el Área de Logistica para su atención según la instrucción o de lo contrario, si no se cuenta con la disponibilida se comunica via oficio o via economica.

Área de Logistica

•3.-Recibe el turno, lo registra y le da su debida atención.

•En el caso de dejar material solicitado al usuario se elaborará un vale de resguardo

Fin

II.-ÁREA DE INFORMÁTICA

Nombre del Procedimiento: Reparación, Mantenimiento y Soporte a Equipos de Computo

Objetivo: Realizar reparaciones, mantenimiento preventivo, correctivo y soporte de software a todo el equipo de cómputo de las dependencias municipales.

POLÍTICAS APLICABLES

El Área de Informática da mantenimiento a todos los equipos de cómputo que entran a reparación de las dependencias municipales.

Las dependencias del Ayuntamiento tienen la obligación de reportar a este departamento cualquier anomalía con respecto a su equipo de cómputo, con la finalidad de solucionar sus problemas de manera rápida y eficaz para no retrasar sus labores.

Las solicitudes de servicio, serán atendidas siempre y cuando se hayan reportado a través de llamadas telefónicas, solicitud de soporte técnico vía web, oficio.

Es responsabilidad de la o del usuario cuidar y mantener en buenas condiciones su equipo de cómputo, evitando que cualquier persona ajena al Área de Informática instale software o destape el equipo sin autorización, ya que es motivo de pérdida de la garantía que proporciona el proveedor, para el caso de equipos nuevos.

Cuando se solicite una reparación, se emitirá dictamen técnico mencionando las piezas que se hayan dañado del equipo reportado, mismas que deberán ser requisitadas por el área solicitante.

Las reparaciones se llevarán a cabo hasta recibir las piezas dañadas, solicitadas en el dictamen técnico.

Las solicitudes de adquisición de equipos de cómputo de las dependencias municipales, serán revisadas y aprobadas por el departamento, en lo relativo a las especificaciones técnicas.

Al recibir equipo nuevo, se realizará la revisión, para verificar e inspeccionar que cumpla con las características de la solicitud de adquisición.

Los usuarios que hagan mal uso de los equipos de cómputo, serán responsables de la reposición de los mismos, o bien, para el caso de variación del voltaje, las dependencias serán las responsables de requisitar lo necesario para reparar el equipo que se haya dañado por esta causa.

El Área de Informática dictamina para dar de baja el equipo de cómputo, dependiendo del daño que presente.

1.-Reparación, Mantenimiento y Soporte a Equipos de Cómputo.

DEPENDENCIA SOLICITANTE

•1.- Realiza la solicitud vía telefónica o mediante formulario de soporte técnico especificando el área que solicita, nombre y apellidos, correo electrónico, departameno ó unidad dónde se requiere el servicio de soporte, el área donde se se encuentra, número telefónico, fecha y descripción de su incidencia. Quedando registrado en bitácora laboral como pendiente o atendido.

Área de Informática

•2.- Registro de la solicitud en bitácora digital, se emite alerta de solicitud vía móvil, para su atención.

Departamento de

Administración de Recursos Informáticos

•3.- Según el tipo de servicio solicitado se determina:

• Si el mantenimiento es correctivo (A), si el mantenimiento es preventivo(B).

• (A) Elabora un dictamen técnico en el cual se le informa a la dependencia lo que esté dañado del equipo para su compra, quedando el estado del servicio como pendiente hasta que se reciban las refacciones requeridas, para concluir con la solicitud y el servicio como terminado o atendido, cumplimentando la solicitud de servicio en bitácora.

• (B) Se brinda el servicio de mantenimiento preventivo, cumplimentando con la anotación pertinente en la bitácora laboral del servicio como terminado.

Nombre del procedimiento

Revisión de solicitudes de adquisición de equipos de cómputo y solicitudes de servicio de las

dependencias municipales

Objetivo:

Revisar las solicitudes de adquisición o de servicio de las dependencias Municipales, para asegurar a que proyecto en específico va apoyar el equipo de cómputo o el servicio solicitado.


Toda solicitud de adquisición o de servicio, que no cumpla con las características adecuadas para el uso y funciones del área solicitante, no será autorizado por el Área de Informática y por lo tanto no será posible continuar con el proceso de compra.

2.- Solicitud de dictamen para adquisición de Tecnologías de la Información y la Comunicación.


•1.- El área solicitante emite una solicitud de soporte tecnico mediante formulario, el cual será suministrado y administrado por el encargado del área en su momento especificando el área que solicita, nombre y apellidos, correo electrónico, departameno ó unidad dónde se requiere el servicio, el área donde se se encuentra, número telefónico, fecha y descripción de su incidencia (en éste caso la petición de solicitud de dictámen).


•2.- Análisis técnico en el área solicitante.

•3.- Elaboración del dictamen técnico de acuerdo a la inspección que se realizó.

•4.- Recibe del proveedor los equipos de cómputo, verifica las características de estos, según lo especificado en la solicitud de adquisición y en la factura. Para el caso de las órdenes de servicio, el proveedor se pone en contacto con personal del Área para llevar a cabo los servicios solicitados.

Informatica

•5.- Regresa el equipo al proveedor y le solicita lo envíen según lo especificado, así como características y números de serie. Para solicitudes de servicio, contacta al proveedor para hacer la revisión y los ajustes necesarios en la prestación del servicio.

•6.- Da aviso vía telefónica a las dependencias que solicitaron los equipos, sobre la llegada de los mismos para que los recojan.

•7.- Recibe al representante de la dependencia, entregar el equipo, le solicita firme de recibido en la copia del oficio y se le indica que sellen y firmen la factura original por el o la titular administrativo(a).

FIN

III.- parque vehicular

Nombre del Procedimiento:

Control de Combustible

Objetivo: Administrar la asignación del combustible de los diferentes vehículos adscritos a la Dirección

de Administración.


Es responsabilidad de la dirección administrativa asignar combustible a las diferentes unidades

vehiculares, de acuerdo al presupuesto y a las actividades a desarrollar para cumplir con los objetivos.

Es responsabilidad del titular de la dirección administrativa dar atención a los oficios y circulares

relacionados con el combustible.

La o él servidor(a) público(a) que realiza la carga de combustible, es responsable de verificar el

suministro de combustible, así como de firmar la bitácora de combustible proporcionado. El

abastecimiento de combustible se llevará a cabo mediante una bitácora de consumo de combustible,

donde se deberá especificar el nombre de las o los servidores(as) públicos(as), los datos del vehículo,

cantidad abastecida y kilometraje, de acuerdo a lo establecido en los Lineamientos Mínimos de

Control Financiero Municipal emitido por el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.

Flujograma de Control de Combustible

Area usuaria

•1. Solicita vía oficio al Departamento de Control de Combustible la asignación de vales de combustible para la operatividad de los vehículos, considerando el presupuesto asignado a la partida correspondiente; el cual es firmado por la Dirección de Administración.

parque vehicular

•2. Recibe la solicitud, realiza el trámite correspondiente,asigna y envía los vales de combustible a la Dirección Administrativa

dirección de administracion

•3. Recibe los vales y las distribuye de acuerdo a la operatividad de los vehículos, registrándolas y solicitando la firma del responsable del vehículo en el control correspondiente.

parque vehicular

•4.- los dias jueves se entrega el combustible checando el kilometraje y nombre y firma del personal que entrega el combustible

FIN

Nombre del Procedimiento: Servicio de reparación y mantenimiento de vehículos oficiales

Objetivo:

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo que permita conservar en condiciones normales de

uso, los vehículos asignados a las áreas de la Dirección de Administración


Es responsabilidad de las áreas de la Dirección de Administración, que cuentan con vehículos

asignados a sus áreas, informar de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de

dichas unidades vehiculares, así como reporta al Departamento de Mantenimiento Vehicular para su

diagnóstico, cotización y reparación correspondientes.

Es responsabilidad de la Delegación Administrativa requisitar de manera oportuna las necesidades de

mantenimiento y reparación de los vehículos de la Dirección de Administración, en coordinación con el

Departamento de Mantenimiento Vehicular y la Tesorería Municipal.

Es responsabilidad de la Delegación Administrativa dar atención a los oficios, circulares y solicitudes

de servicios, relacionados con el mantenimiento y reparación de vehículos. Es responsabilidad del

Departamento de Mantenimiento Vehicular, verificar la realización de las reparaciones conducentes y

notificarlas a la dirección Administrativa.

FLUJOGRAMA DE PARQUE VEHICULAR

AREA SOLICITANTE

•SOLICITUD DE MERCANCIA Y/O SERVICIO

PARQUE VEHICULAR

•ELABORACION DE REQUISICIÓN

•ENTREGA DE SERVICIO Y/O REFACCIÓN

•REPARACIÓN Y TOMA DE EVIDENCIAS

ADQUISICIONES

•COTIZA LA MERCANCIA Y/O SERVICIO

•ELABORACION DEL VALE

•ADQUISICIÓN DE SERVICIO Y /O VALE

•REVICIÓN DE EVIDENCIAS PARA JUSTIFICACION DE FACTURA

U.I.P.P.E. •REVICIÓN DEL PRESUPUESTO, ACEPTACIÓN

ADMINISTRACION •REVICIÓN Y FIRMA DE AUTORIZACION

TESORERIA •REVICIÓN COMPROBACION DE

LA MERCANCIA Y/O SERVICIO

•PAGO DE FACTURA

FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AREA SOLICITANTE

PARQUE VEHICULAR

ADQUISICIONES U.I.P.P.E. ADMINISTRACIÓN TESORERIA

Solicitud de Mercancia y/o

servicio

Elaboración de Requisición

Cotización de la Mercancia y/o servicio

Firma del Directivo

Aceptación, Firmas y Subir

Gasto al sistema

Revisión, Firma y

Aceptación

Elaboración de Vale

Adquisición de Servicio y/o Refacción

Entrega de Servicio y/o Refacción

Reparación y toma de

Evidencias

Entrega de Unidad

Reparada y/o Mercancia

Comprobación de Facturas

Revision de Evidencias que

comprueban las Facturas

Revisión, comprobación del

servicio y/o mercancia

Pago a Proveedor

IV.- RECURSOS HUMANOS

El Departamento de Recursos Humanos, es el área responsable de atender a las personas

interesadas en formar parte de la Administración Pública Municipal y a los Servidores Públicos que ya

pertenecen a la misma, para las personas de nuevo ingreso se les da el siguiente proceso:

Los documentos indispensables para el alta en el sistema de nómina son:

- ACTA DE NACIMIENTO

- C U R P

- I N E

- CEDULA DEL SAT (R.F.C.)

- CLAVE DE ISSEMYM (si cuenta con ella)

Estos documentos son indispensables para poder cotejar; nombre, apellidos, fecha de nacimiento, de

manera que se encuentren correctamente y coincidan en los mismos documentos.

Además de estos cuatro documentos a continuación se enlistan los necesarios para conformar su

expediente laboral:

- SOLICITUD DE EMPLEO

- NOMBRAMIENTO

- CURRICULUM

- ANTECEDENTES NO PENALES

- FICHA CURRICULAR

- ULTIMO COMPROBANTE DE ESTUDIOS

- CERTIFICADO MEDICO

- CONSTANCIA DE NO ADEUDO

- CONSTANCIA DE NO INHABILITACION

- COPIA DEL GAFETE

- CONSTANCIA DOMICILIARIA

- CARTAS DE RECOMENDACIÓN

- FOTOGRAFIAS

Ya que se cuenta con la plantilla de personal dada de alta en el sistema de nómina se procede a lo

siguiente:

- Generar la nómina de forma quincenal y remitirla a tesorería para su pago.

- Timbrar los recibos de nómina de manera quincenal para ser entregados a los servidores

públicos en tiempo y forma.

- Generar altas y bajas indicadas

- Recepción de incapacidades, formatos de permisos, vacaciones y constancias de

permanencia.

- Elaboración de reportes de nómina de manera mensual para la integración del informe de

contabilidad enviado al OSFEM.

- Se presenta la declaración del 3% de manera mensual ante la Secretaria de Finanzas así como

la declaración mensual del Impuesto sobre la Renta (I.S.R.)

- Se remiten a Tesorería Municipal para su pago las referencias de ISSEMYM de manera

quincenal y FONACOT de manera mensual.

- Elaboración reportes de asistencia del Reloj Checador.

- Atención a Servidores Públicos.

- Mantener los expedientes laborales al 100%.

DE LA JORNADA DE TRABAJO

Se entiende como jornada de trabajo el tiempo que durante el cual el servidor público está a

disposición del área para prestar sus servicios.

La jornada de trabajo consta de 8 horas de 9 am a 5 pm de lunes a viernes contando con un espacio

de 30 minutos para comida dentro de las oficinas de trabajo.

El control de asistencia se lleva a cabo mediante registro de Reloj checador.

Para la entrada a sus labores y registro de asistencia, se les concede a los servidores publico una

tolerancia de 10 minutos, después de 9:10 hasta 9:15 se considera como retardo y tres retardos

hacen una falta, el checar a las 9:16 se considera como falta y se procede a descontar el día.

A los servidores públicos se les permite la omisión de checar entrada y salida cuando tengan que

realizar algún trámite de trabajo antes de checar su entrada o salida siempre y cuando estén

perfectamente bien justificadas o con un oficio de comisión firmado por su Director de área.

Nombre del Procedimiento: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

1.-Resguardo de expedientes de personal

Objetivo: Recepción, depósito, resguardo, conservación, organización, clasificación, selección y transferencia de los documentos que integran los expedientes personales de los Servidores públicos en activo del Municipio de Ixtapan de la Sal. Concentrar los

expedientes del personal dado de baja hasta por un periodo de tres años.


Todo movimiento de personal debe contar con documento soporte, mismo que es integrado en el expediente personal de la o del servidor/a público/a.

Todas las incidencias generadas por el servidor público, deben ser registradas mediante los Formatos de permisos, vacaciones u oficios de comisión, mismos que debe ser integrados a su expediente personal.

Nota

Informativa

5.- El expediente es archivado en el anaquel correspondiente en orden

alfabético.

4.- Se registra en una hoja de Excel, el expediente que se ha integrado al

Archivo de Personal.

3.- El expediente es enviado al Área de Archivo. Se escanean los

documentos que integran el expediente y son almacenados en el

sistema Open.

INICIO

2.- Acusa de recibido y verifica el contenido del expediente. En caso de

que falte algún documento, se le informa al servidor público, para que lo

complete.

FIN

Diagrama de Flujo

1. Resguardo de expedientes.

Área Responsable/Actividad

Expediente

1.- El departamento de Recursos Humanos recibe, vía oficio, el expediente del

servidor público que se dará de alta, el cual incluye los requisitos solicitados:

formato de solicitud de empleo, currículum, nombramiento si aplica, constancia

de no inhabilitación, constancia de no adeudo si tuvo cargo de confianza,

certificado de no antecedentes penales, certificado médico, ultimo comprobante

de estudio, gafete, movimientos de issemym (clave) si ya contara con ella, acta

de nacimiento, CURP, RFC, credencial de elector, constancia domiciliaria, 2

cartas de recomendación y 4 fotografías.

Departamento de Recursos Humanos

Representación Gráfica


2.-Préstamo de expedientes del Archivo de personal

Objetivo: Cumplir con las disposiciones legales correspondientes para el préstamo de expedientes de personal a las áreas solicitantes.


Las solicitudes de expedientes deben ser sustentadas y motivadas conforme al marco

jurídico vigente, por las áreas solicitantes. (Consejería Jurídica, Contraloría Municipal, Autoridad Judicial).


INICIO

1.- Recibe el departamento de Recursos Humanos la solicitud de

expediente de alguna Institución Interna o Externa de la administración

municipal debidamente motivada y sustentada.

Solicitud de

expediente

mediante

oficio

2.- Indica al personal ir al Archivo y busquen el expediente solicitado.

4.- Recibe el oficio, revisa y valida que este correcto, lo pasa al jefe de

Recursos Humanos para su autorización y firma.

Diagrama de Flujo

2. Préstamo de expedientes del archivo de personal.

Expediente

FIN

Oficio

Expediente

5.- Revisa el oficio y expediente. Si están correctos los datos y el

expediente corresponde, firma el oficio y lo envía junto con el

expediente al área solicitante.





3.- El Área de Archivo, busca el expediente, genera oficio de respuesta

para la entrega del expediente solicitado. Envía el oficio para la entrega

del expediente a recursos humanos.


3.- Registro de Incidencias

Objetivo: Identificar, evaluar y aplicar las sanciones administrativas que correspondan a los

servidores públicos que incurran en faltas u omisiones de las obligaciones

establecidas en las disposiciones legales o administrativas existentes en materia de desarrollo y administración de personal e informar al Departamento de Nóminas y

Control de Pagos los descuentos económicos a efectuar;


Recibir, analizar e integrar la documentación emitida por las delegaciones administrativas, para

autorizar el registro de las incidencias de los servidores públicos y determinar en coordinación con el/la Titular de la Subdirección de Recursos Humanos la procedencia de las mismas.

Todas las incidencias generadas por el servidor público, deben ser remitidas por las Unidades Administrativas al departamento de Recursos Humanos mediante los Formatos establecidos.

Reporte

Registros de

Incidencias

Reporte

Registros de

Incidencias

Nóminas y Control de Pagos

4.- Revisa el concentrado de Incidencias, si los datos están correctos los

autoriza para su proceso por el Departamento de Nóminas y Control de

Pagos.


3.- Recibe los reportes de incidencias. Genera el proceso de revisión,

análisis, captura y reporte concentrado para revisión por parte del

Departamento de Administración de Personal y autorización de la

Subdirección de Recursos Humanos.

Registro

de

Área de Incidencias

1.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos específicamente al

Departamento de Administración de Personal las incidencias presentadas

por el personal de las distintas Unidades Administrativas (Vacaciones,

días económicos, comisiones, entre otros).

Delegaciones Administrativas/Regidurías/Sindicaturas

5.- Recibe el reporte concentrado de Incidencias para su proceso en la

nómina quincenal.

Diagrama de Flujo

3. Registro de Incidencias

Departamento de Administración de Personal

2.- Recibe los reportes de

incidencias, para su proceso.

sucesos y los canaliza al área de


INICIO

FIN

Registro De

Incidencias


Nombre del Procedimiento: 4.- Reporte de Ausencias

Objetivo: Llevar a cabo el registro de las ausencias del personal a fin de aplicar las sanciones correspondientes de acuerdo a la normatividad aplicable.


Por ninguna circunstancia serán justificadas las faltas, que no hayan sido notificadas por lo

menos con 48 horas después del registro de la ausencia en el Sistema del reloj checador, listas de asistencias, tarjetas de asistencia.

La justificación de las ausencias o faltas de los servidores públicos se harán conforme al marco jurídico vigente (Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, Código Reglamentario Municipal, convenios con sindicatos SUTEYM, SUTIC y lineamientos emitidos por la Dirección de Administración).

Las notificaciones deberán cumplir con las autorizaciones correspondientes que se solicitan en el formato de notificación.

El registro de cuatro ausencias en un periodo de treinta días sin justificación, causará la baja del servidor público. Es obligación de los Delegados Administrativos dar aviso a la Subdirección de Recursos Humanos de las inasistencias registradas por los servidores públicos.

Reporte

Registros de

Incidencias

Reporte

Registros de

Incidencias

Nóminas y Control de Pagos

4.- Revisa el concentrado de Incidencias, si los datos están correctos los

autoriza para su proceso por el Departamento de Nóminas y Control de

Pagos.


3.- Recibe los reportes de incidencias, obtiene los registros de asistencia

de los relojes electrónicos hand punch. Genera el proceso de revisión,

análisis, captura y reporte concentrado para revisión del Departamento

de Administración de Personal y autorización de Recursos Humanos.

Registro de asistencias y ausencias

Área de Incidencias

1.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos específicamente al

Departamento de Administración de Personal los reportes de asistencia y

ausencias presentadas por el personal de las distintas Unidades

Administrativas (Listas de asistencia, tarjetas).

Delegaciones Administrativas/Regidurías/Sindicaturas

INICIO

5.- Recibe el reporte concentrado de Incidencias para su proceso en la

nómina quincenal.

Diagrama de Flujo

4. Reporte de Ausencias


2.- Recibe los reportes de

incidencias, para su proceso.

sucesos y los canaliza al área de


FIN

Reporte de

Asistencia y

Ausencias



7.- Reubicación del personal sindicalizado que se encuentra a disposición de Personal

Objetivo: Atender los movimientos necesarios para solventar solicitudes de cambio o atender los casos de disposición de personal y reubicar al personal sindicalizado

en áreas municipales, verificando que se ajusten al perfil del puesto requerido.


Cuando sea puesto a disposición de personal algún servidor público por faltas graves tanto

administrativo, civil o penal, se valorará si procede la demanda respectiva con despido o la reubicación.

La reubicación del personal puesto a disposición será responsabilidad de la Dirección de Administración a través del departamento de Recursos Humanos.

En caso de que un servidor público sea puesto a disposición en más de dos ocasiones en un periodo de un año, se coordinará con el SUTEYM para solicitar el retiro de la plaza sindical.

Oficio de

Citatorio

Perfil del servidor público

de las

áreas

Subdirección de Recursos Humanos

3.- Elabora reporte del perfil del servidor público, revisa las peticiones de

las unidades administrativas que requieren personal. Envía tarjeta

informativa a la Subdirección de Recursos Humanos para determinar su

nueva asignación.


2.- Recibe oficio y se entera de la situación. Cita al servidor público en

cuestión para conocer los motivos de su puesta a disposición, revisa su

perfil y turna el asunto al Departamento de Administración de Personal.


1.- Envía oficio a la Dirección de Administración en el cual informa el

nombre de la persona que pone a disposición de personal así como el

motivo y fecha a partir de cuándo surte efecto.

Dependencia Solicitante

INICIO

4.- Reubica al servidor público en otra dependencia con base en la

información proporcionada por el Departamento de Administración de

Personal. Envía oficio a la unidad administrativa indicando el movimiento y

remite copia de conocimiento al Departamento de Nóminas y Control de

Pagos y al servidor público.

Oficio de

Diagrama de Flujo

5. Reubicación del personal sindicalizado que se encuentra a disposición de Personal.


FIN



8.- Procesamiento de la Nómina del Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal

Objetivo: Pagar al (a) servidor(a) público(a) sus percepciones quincenales, por sus labores

en el Ayuntamiento.


El Departamento de Nóminas y Control de Pagos es el encargado de recabar las firmas

correspondientes a la nómina de Cabildo.

El pago de sueldo en efectivo se efectúa en horario normal de labores de lunes a viernes en las instalaciones de la Tesorería Municipal.

El pago de nómina es quincenal y se efectuará los días 15 y último de cada mes. Cuando estos días sean sábado o domingo, se pagarán el viernes previo al día de quincena.

La nómina se firma en el Departamento de Egresos en un plazo no mayor a 5 días después de cada quincena.

El pago de pensiones alimenticias se realiza los días de quincena en un horario de 09:00 a 17:00 hrs. en el Depto. de Egresos.

Es necesario que la o el servidor(a) público(a) o la persona pensionada presenten una identificación oficial para su pago respectivo.

La o el servidor(a) público(a) y/o persona pensionada debe firmar la nómina en original un tanto.

El pago de las y los servidores/as públicos/as que tengan alguna situación pendiente en las diferentes áreas (como: falta de firma, falta de documento, etc.) será en efectivo.

La o el servidor(a) público(a) que cobre en efectivo tiene tres días hábiles para realizar dicho trámite.

INICIO

Diagrama de Flujo

8 Procesamiento de la Nómina del Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal


Oficio de

1.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos, por medio

de oficio los movimientos a procesar (altas, bajas, promociones,

transferencias y/o cambios).

Delegaciones Administrativas

Movimientos e incidencias

Relación de

personal

Oficios

Oficio

Relación de personal

Relación de

personal

5.- Remite al Departamento de Nóminas y Control de Pagos los

oficios signados por los juzgados por concepto de descuentos y/o

cancelación de pensión alimenticia.


4.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la relación

del personal a quienes se les realizará algún descuento por ausencias

y/o reintegro.


3.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la relación

del personal al que se le realizará algún pago.

Coordinación Personal Sindicalizado

2.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos, los oficios

y la relación del personal que se le deberá realizar algún descuento

por créditos adquiridos con empresas públicas y/o privadas.

Empresas Públicas y/o Privadas


Movimientos e

incidencias,

créditos y

Diagnóstico pagos 9.- Se entera de la apertura de archivos del sistema y captura los

movimientos (altas, bajas y cambios) e incidencias (ausencias y

reintegros), así como créditos y pagos autorizados a los servidores

públicos (ISSEMYM, INFONACOT, SUTEYM, etc.).

Departamento de Nóminas y Control de Pagos

Movimientos e incidencias y

pagos y créditos

autorizados

Cuadro

6.- Recibe los movimientos (altas, bajas y cambios) y genera un

cuadro informativo de los mismos para Visto Bueno de la Dirección de

Administración; asimismo recibe las incidencias (ausencias y

reintegros), así como créditos y pagos autorizados al personal

(ISSEMYM, INFONACOT, SUTEYM, etc.) e informa a la o al

encargado/a del Sistema de Nómina que realice la apertura del

sistema y que de inicio al proceso de la nómina.

Encargado del Sistema de Nóminas

Diagrama de Flujo


Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Humanos

y Departamento de Nóminas y Control de Pagos

7.- Verifican el cuadro informativo y dan Visto Bueno, para el proceso

de nómina.


8.- Realiza la apertura de los archivos quincenales del sistema e

informa al Departamento de Nóminas y Control de Pagos.


10.- Genera e imprime un diagnóstico, al término de la captura, el cual es revisado por personal

del Departamento para realizar las correcciones necesarias. Archiva los documentos soportes de

la captura de los movimientos (incidencias, pagos y créditos). Se entregan los movimientos (altas,

bajas y cambios) al Departamento de Reclutamiento y Selección de personal.


11.- Realiza el proceso para la actualización en la base de datos y

genera los archivos de la nómina electrónica, de efectivo y pensión

alimenticia (concentrado con los montos de las nóminas, listado de

firmas, recibos, catálogos, plantillas, resúmenes, etc.).

Genera los

archivos de

la nómina

electrónica

14.- Realiza la impresión de las nóminas y recibos y efectúa la

separación por dependencia. Asimismo, recibe los recursos a través

de los servicios de traslado de valores el monto total de la nómina y

pensión alimenticia; y realiza los cheques para los pagos

correspondientes.

Nóminas y recibos

Diagrama de Flujo


Oficio de monto a pagar

13.- Recibe el oficio de los montos a pagar y realiza el trámite para

liberar los recursos para el pago de la nómina.

Tesorería Municipal

Listado de

firmas

12.- Envía mediante oficio a la Tesorería Municipal el monto a pagar

de la nómina electrónica, efectivo y de pensión alimenticia, se

obtiene el listado de firmas en medio magnético.




Oficio

especificando las

inconsistencias de

la firma de la

nómina

17.- Reciben la nómina electrónica, recaban las firmas en original.

Posteriormente, turnan la nómina al Departamento de Nóminas y

Control de Pagos, especificando mediante oficio el personal que se

encuentra de incapacidad médica y no pudo firmar su nómina.

Delegaciones Administrativas

Diagrama de Flujo

Recibos de

pago


Oficios de las delegaciones

firmada Departamento de Nóminas y Control de Pagos

15.- Turna al Departamento de Nóminas y Control de Pagos los

oficios de las delegaciones administrativas donde informan de los

pagos de forma electrónica que no deban realizarse (bajas de último

momento).


16.- Recibe la información y elimina el registro del Archivo de

dispersión de nómina electrónica, misma que realiza la Tesorería

Municipal. Prepara la nómina y el efectivo para realizar el pago del

personal que no cuenta aún con su tarjeta de débito; entrega la

nómina electrónica a las delegaciones administrativas (para recabar

las firmas correspondientes).


Oficio

Recibos de

pago


18- Recibe la nómina firmada, la revisa y elabora un registro del

personal que no firmó para llamarlo y en caso de no presentarse, se

toman las medidas pertinentes (cambio de modalidad de pago). Así

mismo, cancela los recibos de pago del personal que no acudió a

realizar su cobro en efectivo; y emite un reporte que se queda en el

Departamento de Nóminas y Control de Pagos para tener

conocimiento de los pagos no realizados.

FIN

21.- Recibe la nómina, los recibos, así como el Boucher de los

depósitos realizados, para su integración en la cuenta pública;

posteriormente envía la misma al Departamento de Nóminas y

Control de Pagos digitalizada para que tenga la información

correspondiente.

Subdirección de Contaduría

Nomina,

Recibos y

Boucher de

depósitos

Nomina

Registro de

Nómina

firmada

19.- Informa de la conclusión del proceso al encargado del Sistema

de Nóminas, el cual realiza el registro en la base de datos y realiza la

apertura de los archivos quincenales para iniciar el proceso de la

próxima nómina.


20.- Ordena por folio las nóminas (electrónica, efectivo y pensión

alimenticia), se envían mediante oficio a la Subdirección de

Contaduría de la Tesorería Municipal con los recibos que fueron

cancelados y el efectivo sobrante se deposita en la cuenta de la

nómina.

Diagrama de Flujo

Área Responsable/Actividad Representación Gráfica


9.- Altas y Bajas del ISSEMYM

Objetivo: Tramitar ante el ISSEMYM los movimientos de los servidores públicos por diversos

trámites (altas, bajas).


Los movimientos de ISSEMYM se generan los primeros cinco días hábiles posteriores a cada quincena.

Los movimientos de Altas y Bajas son entregados a los servidores públicos por los Departamentos de Administración de Personal y/o Reclutamiento y Selección, y para ser archivados a su expediente personal.

Se le dará información a todo servidor público que lo solicite dentro del periodo en que este vigente su actividad laboral.

En caso de extravío, el movimiento correspondiente debe ser solicitado por escrito.

5.- Recibe la información, elabora un reporte para capturar la clave en la

base de datos en la quincena correspondiente, descarga los

movimientos y procede a imprimirlos

6.- Envía los movimientos de alta al Departamento de Reclutamiento y

Selección y los movimientos de baja son entregados al archivo de la

Subdirección de Recursos Humanos. Ambos por duplicado para su

entrega al personal y posteriormente para la integración a su

expediente.


4.- Recibe la información y genera los movimientos de alta y /o baja y

hace entrega de los mismos al Departamento de Nóminas y Control de

Pagos vía módulo prisma (internet).

ISSEMYM

Imprime

FIN

Diagrama de Flujo

9 Altas y Bajas del ISSEMYM

Captura en el

Sistema de Nóminas

2.- Realiza el proceso para la actualización en la base de datos y genera los

reportes correspondientes.

Descarga información y

genera movimientos


INICIO

de alta

de baja

1.- Captura los movimientos (alta y baja) del personal en la base de

datos del sistema de nómina.



3.- Envía la información mediante el módulo de Prisma ISSEMYM (vía

Internet).

Reportes


11.- Certificación de Solicitudes, Retenciones y Pago a INFONACOT

Objetivo: Efectuar las retenciones y/o pagos por los trámites que realice el personal, donde

intervenga esta institución.


Los descuentos se realizan en forma oportuna y transparente, realizando cortes en forma

quincenal para su adecuado control.

El análisis de las cédulas se realiza en los primeros días de cada mes para aplicar los

descuentos correspondientes.

Las cédulas autorizadas se entregan a la Tesorería Municipal los primeros cinco días del mes

siguiente para el pago correspondiente.

2.- Consulta la información (cédulas mensuales) del portal de

INFONACOT, para obtener los datos del personal que tiene nuevos

créditos y/o cambios.


Obtiene

cedulas

mensuales

del portal de

INFONACOT

Cedulas

5.- Recibe las cédulas y procede a realizar el pago ante el

INFONACOT.


Reporte de

cedulas

mensuales

3.- Elabora un reporte con la información y procede a su captura

en la base de datos para que se apliquen los descuentos

correspondientes.

4.- Analiza las cédulas de INFONACOT para detectar los créditos

procedentes, créditos ya pagados, personal de baja, etc. Hace las

correcciones correspondientes en el portal de INFONACOT e imprime la

información (cédulas). Elabora un oficio dirigido a la Tesorería

Municipal, lo envía a la Dirección de Administración y Subdirección

de Recursos Humanos para su autorización

Cedulas

a la Tesorería Municipal para que realice el pago correspondiente.

del

reporte

INICIO

FIN

Diagrama de Flujo

11.- Certificación de solicitudes, retenciones y pago a INFONACOT


Reporte de

a aplicar 1.- Genera el reporte del personal a los que se les debe aplicar descuentos

y lo pone a disposición vía internet.

Dependencia de INFONACOT



12.- Elaboración de finiquitos

Objetivo: Realizar el pago de las prestaciones por término de la relación laboral.


El Departamento de Nóminas y Control de Pagos deberá separar por tipo de finiquito:

ordinario, laudo, jubilación/pensión, pensión alimenticia, gastos funerarios, administrativo, para su mayor control.

El cálculo de finiquito se realizará conforme a la legislación vigente aplicable en el Estado de México.

Las solicitudes deberán ser acompañadas de todos los documentos requeridos para su trámite.

El envío de finiquitos a la Tesorería Municipal se realizará por tipo (ordinario, laudo, jubilación/pensión, gastos funerarios, pensión alimenticia, administrativos).

Se verificará con el área de incidencias el registro de asistencia y vacaciones.

La información del registro de asistencias y vacaciones del personal operativo de seguridad pública, se verifica con la delegación administrativa de la Dirección de Seguridad Publica y Vial.

INICIO

1.- Acude al Departamento de Nóminas y Control de Pagos para solicitar

los requisitos para tramitar un finiquito.

para el

finiquito

Solicitud de finiquito y

C.

3.- Elabora el oficio de solicitud (original y copia) y lo ingresa en la

Subdirección de Recursos Humanos con los documentos requeridos.

Ex servidor/a Público/a

2.- Informa a la o al solicitante que la petición debe realizarse a través

de una solicitud por escrito dirigida a la Subdirección de Recursos

Humanos y de los requisitos que debe reunir para que se le autorice la

expedición del finiquito.


5.- Envía a la Subdirección de Recursos Humanos mediante oficio la

solicitud de pago a servidores/as públicos/as sindicalizados/as (Ayuda

de Gastos Funerarios y/o pago de finiquito y/o pago por jubilación).

12. Elaboración de finiquitos.

Oficio de

solicitud de

pago de

laudos

SUTEYM Sección Toluca

4.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos mediante oficio la

solicitud de pago de laudos (pagos ya establecidos ó laudos por

calcular) con el soporte correspondiente.

Consejería Jurídica/ Dirección de Seguridad Pública y Vial

Oficio de

solicitud de

pago de

laudos

C.

6.- Recibe la solicitud (original y copia) y los documentos requeridos, la

califica y la entrega al Departamento de Nóminas y Control de Pagos,

para su trámite.


Servidor/a Público/a y/o Ex servidor/a Público/a

de finiquito

Solicitud de

finiquito

de finiquito firmado

Solicitud de

finiquito

de

finiquito

firmado Solicitud de

finiquito

11.- Recibe el oficio y el formato, los firma y los devuelve a la

Departamento de Recursos Humanos.

Dirección de Administracion

10.- Recibe el oficio y el formato, los firma y los turna a la Dirección

de Administración para su autorización.


9.- Recibe la solicitud con la documentación anexa, realiza el cálculo y

procesa el finiquito. Envía el formato de finiquito y oficio a la

Subdirección de Recursos Humanos para su autorización y firma.


de finiquito

Solicitud de

finiquito

Coordinación del Personal Sindicalizado 8.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la solicitud

con la documentación requerida (pago de: ayuda de gastos funerarios,

por jubilación y/o finiquito.


7.- Envía los documentos

Personal Sindicalizado.

del SUTEYM a la Coordinación de


12.- Recibe la documentación ya autorizada Departamento de Nóminas y Control de Pagos.

y turna al

13.- Obtiene el oficio y el formato del finiquito ya autorizados por la

Dirección de Administración y la Subdirección de Recursos Humanos.

Finiquito

Contra-recibo

15.- Recibe el finiquito.


14.-Prepara el finiquito para su entrega a la Tesorería Municipal. (y se

fotocopia el formato de finiquito, renuncia, credencial de elector,

última nómina y Laudo. Se envía copia del oficio a la Dirección de

Administración, Subdirección de Egresos, minutario R.H. cuando es

ordinario. Si es por Laudo o Administrativo se envía a la Consejería

Jurídica Municipal, Subdirección de Contaduría. Fotocopiar finiquitos

para ser archivados.

FIN

de finiquito firmado Solicitud de

finiquito



13.- Descuento de créditos

Objetivo: Aplicar a las y los servidores/as públicos/as el descuento por créditos adquiridos con las diferentes empresas.


Llevar el control en forma quincenal de los descuentos que se efectuarán en las percepciones

quincenales del personal.

Llevar el registro de inicio de descuentos y fecha de término de pago, así como montos de descuentos a aplicar y darlo a conocer cuando lo soliciten las personas o instancias correspondientes.

Recibir los documentos para descuento en los primeros cuatro días hábiles de cada quincena para su proceso.

Oficio solicitando descuent anexand

Oficio solicitando descuento y anexando relación


4.- Recibe el oficio (original y copia) y la relación, la califica y turna al

Departamento de Nóminas y Control de Pagos.


o y

o relación

3.- Elabora un oficio (original y copia) anexando la relación de las

personas a las que se les deberá efectuar descuentos por créditos

otorgados, turnándolos a la Subdirección de Recursos Humanos.

Empresas públicas y/o privadas

Requisitos

1.- Da a conocer sus servicios a las y los servidores/as públicos/as,

así como los requisitos, una vez firmado el convenio con el

ayuntamiento.


FIN

INICIO

Diagrama de Flujo

13. Descuento de créditos.

Servidor/a Publico/a

2.- Se entera correspondiente.

de los requisitos y realiza el trámite

Registra descuentos en

la base de datos de la

nómina Imprime

diagnóstico


5.- Registra en la base de datos que opera la nómina del H.

Ayuntamiento los descuentos por los créditos otorgados a los

servidores públicos, imprime el diagnóstico, se revisa y se efectúan

los cambios que haya que realizar para continuar con el proceso

nominal y se archivan los documentos para su control.


Nombre delProcedimiento:

14.-Expedición de copias simples y/o certificadas de nómina

Objetivo: Apoyar con la emisión de copias certificadas al personal y/o ex servidores/as

público/as para diferentes trámites.


La información proporcionada que dispondrán, será la contemplada en la Ley de Transparencia

y Acceso a la Información Pública.

El cobro de la certificación está basado en el Código Financiero del Estado de México y Municipios, vigente.

El tiempo de entrega de la documentación certificada, dependerá del periodo y el número de copias solicitadas.

La Secretaría de Ayuntamiento, realiza la certificación correspondiente.

El pago por la certificación deberá realizarse antes de mandar la documentación a la Secretaría del Ayuntamiento.

La entrega de las copias certificadas de nóminas se realiza únicamente a la o al solicitante.

La emisión de copias simples se emitirá a ex servidores/as públicos/as que causaron baja y no tienen acceso a la impresión de sus recibos.

INICIO

3.- Se entera, realiza el llenado del formato y lo entrega al Departamento

de Nóminas y Control de Pagos.

Servidor/a Público/a y/o Ex Servidor/a Público/a

4.- Recibe el formato con la información correspondiente y procede a

sacar la(s) copia(s) de la(s) nómina(s) acudiendo a los diferentes

Archivos del Ayuntamiento e informa al solicitante que debe acudir a

la Tesorería Municipal a realizar el pago total de la(s) misma(s).

5.- Realiza el pago correspondiente ante la Tesorería Municipal.

Posteriormente acude al Departamento de Nóminas y Control de

Pagos a entregar el recibo de pago.

Pago

Diagrama de Flujo

14. Expedición de copias simples y/o certificadas de nómina.


Formato de solicitud

2.- Informa al solicitante que su petición debe realizarse a través

del llenado del formato correspondiente.


1.- Acude a solicitar información al Departamento de Nóminas y

Control de Pagos para que le expidan copias simples y/o certificadas

de las Nóminas.


Certificada

¿Qué tipo de

copia solicita?

Simple

Recibo de pago

Servidor/a público/a y/o ex servidor/a público/a



Recibo de pago

Oficio

Oficio solicitando la certificación de las nominas

9.- Recibe el oficio, lo firman y la Subdirección de Recursos Humanos lo

devuelve al Departamento de Nóminas y Control de Pagos para

continuar con el trámite.

Dirección de Administración y Departamento de Recursos

Humanos

8.- Obtiene el recibo de pago y elabora el oficio para enviar las

nóminas a la Secretaría del Ayuntamiento para su certificación y lo

turna a la Subdirección de Recursos Humanos y a la Dirección de

Administración, para la firma correspondiente.

6.- Obtiene el recibo de pago y procede a entregar a la o al servidor/a y/o

ex servidor/a público/a las copias simples.

Recibo de pago


Nominas

7.- Recoge el total de las copias de las nóminas, firma de recibido y se

retira.



FIN

Nominas

de pago

10.- Recibe el oficio firmado y lo envía a la Secretaría del

Ayuntamiento con la(s) copia(s) de la nómina(s) y copia(s) del (los)

recibo(s) de pago.


Nominas

Copias

13.- Recibe la documentación y la turna al Depto. de Nóminas y Control

de Pagos.


12.- Recibe la documentación y la turna a la Subdirección de Recursos

Humanos.


Copias

A/R

Oficio de petición

Recibos

de pago

16.- Archiva la documentación. (Oficio de petición y recibo de pago)


FIN


14.- Recibe la(s) nómina(s) entregarla(s) al solicitante.

certificada(s) y procede a

Servidor Público y/o Ex Servidor Público

15.- Recibe recibido.

la (s) copia (s) de la (s) nómina (s), firma de

Nominas

Recibos de pago

Copias

11.- Recibe la documentación, procede a su certificación y la devuelve a

la Dirección de Administración.

Secretaría del Ayuntamiento


15.-Recuperación de retenciones por las empresas públicas y/o privadas.

Objetivo: Realizar el trámite correspondiente para el pago quincenal a las empresas por las retenciones realizadas a las y los servidores/as públicos/as.


Toda solicitud de pago deberá estar soportada.

Previa verificación de la correcta aplicación se archivarán los movimientos realizados para su posible aclaración.

Se entregará a los cinco días hábiles posteriores al día de pago la información de las retenciones.

Solicitud del pago

de las

retenciones y

listado de saldos

a. Recuperación de retenciones por las empresas públicas y/o privadas.

Imprime descuentos

aplicados Saldos de

descuentos aplicados a los servidores

públicos

Solicitud del

pago de las Lista de

Solicitud del pago de las retenciones realizadas

Lista de

Solicitud del pago a la Tesorería Municipal

4.- Recibe el documento y elabora un oficio dirigido a la Tesorería

Municipal, solicitando el pago correspondiente y lo turna a la

Subdirección de Recursos Humanos y Dirección de Administración

para su autorización correspondiente.


3.- Recibe el documento con el listado de los saldos, lo analiza y lo

turna al Departamento de Nóminas y Control de Pagos.


2.- Recibe los saldos y elabora un oficio dirigido a la Tesorería

Municipal, solicitando el pago por las retenciones realizadas y lo

entrega a la Departamento de Recursos Humanos.


5.- Reciben el oficio con la documentación (solicitud del pago de las

retenciones y relación de los saldos), firman el oficio y la

Departamento de Recursos Humanos devuelve el oficio al

Departamento de Nominas y Control de Pagos.

Dirección de Administración y Departamento de Recursos Humanos

Solicitud del

pago a la

Tesorería

Municipal

INICIO

1.- Genera el listado de los descuentos aplicados a las y los

servidores/as públicos/as y los entrega a las empresas públicas y/o

privadas.


Cheque 7.- Recibe el documento, elabora el cheque correspondiente e

informa a las empresas públicas y/o privadas el día que debe

realizar su cobro.


FIN

Solicitud del

pago a la

Tesorería

Municipal Solicitud del pago

de las

retenciones y

listado de saldos

6.- Recibe el oficio y los documentos (solicitud del pago de las

retenciones y relación de los saldos) y los envía a la Tesorería

Municipal para su pago correspondiente.



16.- Cambios y correcciones de ISSEMYM

Objetivo: Tramitar ante el ISSEMYM los cambios de clave o las correcciones de los movimientos del personal para diversos trámites.


El personal que realice trámites de corrección deberá presentarse con los documentos

requeridos (acta de nacimiento, CURP, movimiento de ISSEMYM erróneo, comprobante de pago, etc.).

El Departamento de Recursos Humanos debe realizar los trámites de los movimientos de cambios (corrección de clave de ISSEMYM y/o algún dato personal), en las oficinas de la Ventanilla Única de Atención a Clientes del ISSEMYM.

El personal del Departamento de Recursos Humanos debe asistir a las oficinas del ISSEMYM para recoger el (los) movimiento(s) personalmente.

INICIO

b. Cambios y correcciones de ISSEMYM

Movimientos

de

ISSEMYM,CUR

P, acta de

nacimiento

Acta

Movimientos

de ISSEMYM,

CURP, acta de nacimiento

Oficio

informando el

cambio o

corrección del

movimiento y/o

clave del

ISSEMYM

4.- Recibe la documentación y analiza el error, elabora un oficio dirigido

al titular de la Ventanilla Única de Atención a Clientes del ISSEMYM

informando del cambio o corrección del movimiento y/o clave y lo turna

a la Subdirección de Recursos Humanos para su autorización.


3.- Acude al Departamento de Recursos Humanos con su

documentación (movimiento de ISSEMYM, CURP, acta de nacimiento,

acta administrativa) con el fin de que se realice el cambio o corrección

de movimiento y/o clave de ISSEMYM y los entrega.

Servidor/a público/a

2.- Informa a la o al servidor/a público/a de los requisitos para solicitar

la corrección de movimiento de ISSEMYM (movimiento de ISSEMYM alta

y/o baja, CURP, RFC, acta de nacimiento); por reposición se necesita

acta informativa.


Servidor/a público/a

1.- Acude al Departamento de Recursos Humanos a informarse

sobre los documentos necesarios para solicitar una corrección de

movimiento de ISSEMYM.

Oficio informando

el cambio o

corrección del

movimiento y/o

clave del ISSEMYM

Movimientos de

ISSEMYM,

CURP, acta de Departamento de Nóminas y Control de Pagos

7.- Recibe el oficio y la documentación y procede a realizar los trámites

correspondientes, informa al Departamento de Nóminas y Control de

Pagos cuando se haya realizado la corrección.

ISSEMYM

Movimiento ya corregidos

Movimiento ya corregidos

FIN

8.- Obtiene del Sistema PRISMA el movimiento corregido (solicitud

corrección de CURP y/o acude a las oficinas del ISSEMYM para recoger

los movimientos ya corregidos (por corrección de nombre, RFC,

unificación de claves y reposiciones), realiza las correcciones en el

Sistema y da aviso al servidor público para que acuda a recoger su

movimiento y se envía al Archivo de Recursos Humanos para su entrega.

Oficio informando

el cambio o

corrección del

movimiento y/o

clave del ISSEMYM

Movimientos de

ISSEMYM,

CURP, acta de nacimiento

6.- Recibe el oficio con la documentación y lo entrega en las oficinas del

ISSEMYM, mantiene comunicación con el personal de la Ventanilla

Única de Atención a Clientes para enterarse de la fecha de entrega de

(los) movimiento(s) corregido(s).


5.-Recibe el oficio con la documentación, lo autoriza y lo devuelve al

Departamento de Recursos Humanos para continuar con el trámite.



17.- Alta de Personal

Objetivo: Verificar y revisar el alta de personal con el propósito de establecer una relación laboral entre el servidor público y el Ayuntamiento.


Toda alta de personal, se deberá registrar por la delegación administrativa de las dependencias

municipales en el “Formato Único de Personal”, mismo que deberá contar con las firmas de autorización tanto del titular de la dependencia como del delegado administrativo.

No se tramitarán los movimientos de personal que carezcan de la totalidad de la documentación requerida, así como de la autorización del Presidente municipal, en su caso, y disponibilidad presupuestal correspondiente.

Las fechas de alta del personal de nuevo ingreso, deberán ser los días 1 y 16 del mes para su contratación.

Expediente con FUP y

demás requisitos (Art.

47 de la ley del Trabajo de los Servidores

Públicos del Estado y Municipios)

Expediente con FUP y

demás requisitos (Art.

47 de la ley del Trabajo de los Servidores

Públicos del Estado y Municipios)

2.- Verifica que cuente con todos los requisitos. (En caso de no estar

completo el expediente no se recibirá el movimiento)


1.-Remite vía oficio al Departamento de Recursos Humanos, el

expediente del servidor público que se dará de alta, el cual incluye el

Formato Único de Personal y todos los requisitos solicitados que

establece el artículo 47 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos

del Estado y Municipios.

Dirección o área

3.- Verifica que esté disponible la vacante a ocupar el alta por

sustitución. Asimismo, ingresa al Sistema de Constancias de no

Inhabilitación de la Secretaría de la Contraloría de Gobierno del Estado

de México, para comprobar que no existan inconsistencias para su

contratación y acusa de recibido.

4.- Ingresa al Sistema Open donde captura los datos para procesar el

movimiento.

FIN

5.- Remite el expediente al Departamento de Reclutamiento y Selección.

Diagrama de Flujo

17. Alta de personal


INICIO




18.- Baja de Personal

Objetivo: Revisar y verificar el movimiento de baja de personal con el propósito de finalizar las relaciones laborales entre el servidor público y la institución.


Las áreas deberán solicitar la baja del personal a la delegación administrativa, quien a su

vez lo notificará a la Departamento de Recursos Humanos, cuando el servidor público presente su renuncia voluntaria o por alguna resolución administrativa.

Las solicitudes de baja y la renuncia del personal que envíen las unidades administrativas deberán remitirse a la delegación administrativa, el mismo día que el servidor público interesado presente su renuncia voluntaria. En caso contrario será responsabilidad de las mismas.

Cuando el servidor público incurra en cuatro faltas durante un periodo de un mes, o tres faltas continuas en un periodo de treinta días, tendrá que ser notificado a la Subdirección de Recursos Humanos mediante el acta administrativa correspondiente para proceder conforme a lo que señala la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

INICIO

4.- Remite la documentación al Departamento de Reclutamiento y

Selección.

Diagrama de Flujo

18. Baja de personal


3.- Ingresa al Sistema Open, donde captura los datos para procesar el

movimiento.

FIN

Oficio de baja y documentación

soporte

2.- Verifica los datos del FUP correspondiente, revisa la

documentación anexa y acusa de recibido.


1.-Remite con oficio al Departamento de Nóminas y Control de Pagos el

movimiento de baja con la documentación soporte.

Dirección o coordinación



19.-Movimiento de Cambio (promoción, transferencia, etc.)

Objetivo: Fomentar y potenciar el desarrollo profesional y la promoción laboral como una parte del proceso de recursos humanos.


a. Todo movimiento de promoción de personal deberá estar soportado con

autorización firmada por el/ la Presidente(a) Municipal.

b. No se tramitarán los movimientos de promoción de personal que carezcan de la autorización del Presidente(a) Municipal.

INICIO

3.- Ingresa al Sistema Open, donde captura los datos para procesar el

movimiento.

4.- Remite la documentación para su archivo en el expediente personal.

Diagrama de Flujo

19. Movimiento de Cambio (promoción, transferencia, etc.)


2.- Verifica los datos del FUP correspondiente

documentación anexa y acusa de recibido.

y revisa la


FIN


1.- Remite con oficio al Departamento de Recursos Humanos el

movimiento de cambio con la documentación soporte.

Dirección o coordinación


Oficio de movimiento de

cambio


V.- COORDINACION DE ADQUISICIONES Y ALMACEN

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

LICITACIÓN PÚBLICA, INVITACIÓN RESTINGIDA O ADJUDICACIÓN DIRECTA

OBJETIVO:

REALIZAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONFORMIDAD A LAS DISPOSICIONES LEGALES ESTABLECIDAS, MEDIANTE TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES Y POLÍTICAS INHERENTES A LOS PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN QUE SEAN APLICABLES.


I. LA INFORMACIÓN DE UNA REQUISICIÓN O SOLICITUD DE SERVICIO SE INTEGRARÁ A UNA BASE DE DATOS CORRESPONDIENTE AL SISTEMA DE ADQUISICIONES, CON LA FINALIDAD DE SIMPLIFICAR LA PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADQUISITIVOS.

II. LAS INVITACIONES A PROVEEDORES, SERÁN FORMULADAS CUANDO SE TRATE DE PROCEDIMIENTOS POR INVITACIÓN RESTRINGIDA Y POR ADJUDICACIÓN DIRECTA; Y MEDIANTE CONVOCATORIA PÚBLICA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE LICITACIÓN PÚBLICA DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS Y SU REGLAMENTO.

III. EN EL CASO DE QUE UN PROCEDIMIENTO SE DECLARE DESIERTO TOTAL O PARCIALMENTE, PARA EL CASO DE LICITACIÓN PÚBLICA, SE REPROGRAMARÁ EN LA MODALIDAD DE INVITACIÓN RESTRINGIDA. EN CASO DE QUE PROCEDA DE UNA INVITACIÓN RESTRINGIDA, SE APLICARÁ EN LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA.

IV. LA DEPENDENCIA SOLICITANTE PROPORCIONARÁ LA DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS CON ESPECIFICACIONES TÉCNICAS COMERCIALES AMPLIAS Y PRECISAS EN CUANTO A CARACTERÍSTICAS, MEDIDAS, CONTENIDOS, PRESENTACIÓN, MATERIAL Y DEMÁS NECESARIAS PARA QUE LA ADQUISICIÓN CORRESPONDA Y SATISFAGA EL REQUERIMIENTO; DICHA DESCRIPCIÓN DEBERÁ SER VALIDADA POR LA O EL TITULAR DEL ÁREA.

PROCEDIMIENTO:

No. ÁREA ACTIVIDAD DOCUMENTO RESULTANTE

1. ÁREA USUARIA (A.U.) EL A.U. ELABORA UNA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS Y ACUDE A LA U.I.P.P.E. PARA SU DEBIDA AUTORIZACIÓN.

REQUISICIÓN

2.

UNIDAD DE INFORMACIÓN, PLANEACIÓN,

PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN

(U.I.P.P.E.)

LA U.I.P.P.E., RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS, LA REVISA, LA AUTORIZA O EN SU CASO LA ENTREGA AL A.U. QUIEN A SU VEZ LA REMITE A LA C.A.Y.A., DEBIDAMENTE AUTORIZADA

REQUISICIÓN AUTORIZADA

3.

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES Y

ALMACEN (C.A.Y.A.)

LA C.A.Y.A., RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DEBIDAMENTE AUTORIZADA A TRAVÉS DE LA VENTANILLA ÚNICA DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES, REVISA Y LA TURNA AL COMPRADOR PARA SU PROGRAMACIÓN.

4. COMPRADOR

EL COMPRADOR, RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DEBIDAMENTE AUTORIZADA. ANALIZA Y ELABORA PROYECTO DE BASES EN LA MODALIDAD QUE CORRESPONDA Y EN SU CASO CONVOCATORIA O INVITACIONES A INTEGRANTES DEL COMITÉ PARA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN.

BASES, CONVOCATORIA, INVITACIONES

5. DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN (D.A.)

LA D.A., RECIBE BASES PARA AUTORIZACIÓN, CONVOCATORIA O INVITACIONES A INTEGRANTES DEL COMITÉ DEBIDAMENTE VALIDADAS Y REMITE AL C.A.Y.A. PARA SU TRÁMITE.

6.


ALMACEN (C.A.Y.A.)

LA C.A.Y.A., RECIBE LA CONVOCATORIA O INVITACIONES SEGÚN CORRESPONDA, ASÍ COMO LA CARPETA DE BASES E INICIA LA INVITACIÓN A PROVEEDORES, ENVÍA LA CONVOCATORIA DE LA LICITACIÓN PÚBLICA A COMUNICACIÓN SOCIAL PARA SU PUBLICACIÓN EN UN PERIÓDICO DE CIRCULACIÓN NACIONAL Y OTRO DE CIRCULACIÓN ESTATAL, ASÍ COMO EN LA PÁGINA WEB OFICIAL. PARA EL CASO DE INVITACIONES RESTRINGIDAS, EMITE OFICIO DE INVITACIÓN PARA COMPRA Y RECEPCIÓN DE BASES.

7. COMUNICACIÓN

SOCIAL (C.S.)

C.S., REALIZA GESTIONES PARA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN UN PERIÓDICO DE CIRCULACIÓN NACIONAL Y OTRO DE CIRCULACIÓN ESTATAL ÚNICAMENTE POR UN DÍA, ASÍ COMO SU PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB OFICIAL.

PUBLICACIÓN

8. DIRECCIÓN DE


LA D.A., CONVOCA A TRAVÉS DE OFICIO A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ A SESIÓN PARA ANALIZAR Y EVALUAR LAS PROPUESTAS DEL PROCESO ADQUISITIVO Y EMITE DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN.

OFICIO

9. COMITÉ DE

ADQUISICIONES (C.A.S.)

LLEVA A CABO EL ACTO DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS PRESENTADAS EN TIEMPO Y FORMA. REVISA EN FORMA CUANTITATIVA QUE CUENTEN CON LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES Y LEVANTA ACTA CORRESPONDIENTE A ESTA PARTE DEL PROCEDIMIENTO Y COMUNICA A LOS LICITANTES EL DÍA Y LA HORA EN LA CUAL SE REALIZARÁ EL ACTO DE CONTRAOFERTA, O EN SU CASO, LA FECHA Y HORA DEL ACTO DE FALLO.

ACTA APERTURA

¿CUMPLEN LAS PROPUESTAS CON LOS DOCUMENTOS?

10. COMITÉ DE


SINO CUMPLEN, SE DECLARA DESIERTO EL PROCEDIMIENTO ADQUISITIVO.

11. COMITÉ DE


SI CUMPLEN LAS PROPUESTAS, SE REALIZA SU ANÁLISIS Y EVALUACIÓN.

12. COMITÉ DE


ANALIZA Y EVALÚA EN FORMA CUALITATIVA LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS PRESENTADAS, VERIFICANDO QUE, EN TODOS LOS CASOS, ÉSTAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES. FORMULA EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN QUE SERVIRÁ DE BASE PARA EL FALLO.

DICTAMEN

13. DIRECCIÓN DE


LA D.A., CON BASE EN EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ, EMITE POR ESCRITO EL FALLO DE ADJUDICACIÓN Y LO DA A CONOCER A LOS INTERESADOS.

FALLO

14.


ALMACEN (C.A.Y.A.)

LA D.A., REMITE LA INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES ADJUDICADOS AL C.A.Y.A., PARA LA ELABORACIÓN DE LOS CONTRATOS CORRESPONDIENTES.

CONTRATO

15.

PROVEEDOR O PRESTADOR DE

SERVICIOS (PY/OPS)

EL PY/OPS, RECIBE Y FIRMA EL CONTRATO E INICIA LA ENTREGA DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS, DE CONFORMIDAD A LO ESTABLECIDO EN BASES, PROPUESTA, FALLO Y CONTRAT, ENTREGANDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE AL A.U.

FACTURA

16. ÁREA USUARIA (A.U.)

EL A.U., RECIBE LOS BIENES Y/O SERVICIOS DE CONFORMIDAD A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO CORRESPONDIENTE Y DA AVISO A LA C.A.Y.A.S., PARA TURNAR A PAGO.

FACTURA CON RECEPCIÓN DE CONROFMIDAD

17.


ALMACEN (C.A.Y.A.)

LA C.A.Y.A.S., RECIBE LA DOCUMENTACIÓN QUE AVALA LA RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD POR EL A.U., COMPLEMENTA EXPEDIENTE, ELABORA OFICIO DE PAGO Y TURNA A TESORERÍA, ESCANEA Y ARCHIVA PROCEDIMIENTO.

OFICIO PAGO CON SOPORTE DOCUMENTAL

18. TESORERÍA LA TESORERÍA, RECIBE DOCUMENTAIÓN COMPLETA Y PROGRAMA EL PAGO CORRESPONDIENTE

CHEQUE O TRANSFERENCIA

BANCARIA

19.

PROVEEDOR O PRESTADOR DE

SERVICIOS (PY/OPS)

EL PY/OPS, RECIBE PAGO CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO Y ACUSA DE RECIBIDO A LA TESORERÍA.

CHEQUE O TRANSFERENCIA

BANCARIA

20. TESORERÍA LA TESORERÍA, COMPLEMENTA EXPEDIENTE, ESCANEA Y ARCHIVA EXPEDIENTE

ARCHIVO

“manual de procedimientos de la dirección de administración”

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