manual de procedimientos administrativos mpad/dai/003 · 2018-08-12 · 2 dai/31 acta de arqueo de...

Órgano JudicialManual de Procedimientos Administrativos

N° de ProcedimientoMPAD/DAI/003

Nombre del Procedimiento:Arqueo de Caja Menuda Sorpresivos

N° de Revisión: 01

Fecha de Revisión: 10/2008

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7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS:NºANEXO Nº DE FORMA TÍTULO1 DAI/01 Cronograma de Asignación de Trabajos Específicos.

2 DAI/31 Acta de Arqueo de Caja Menuda. (Hoja de Observaciones).

3 DAI/34 Comprobantes en Cartera y Adelantos. 4 DAI/35 Detalle de Reembolsos en Trámite.

Unidad Responsable/Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Dirección de Auditoría Interna (Directora)

1 Establece según plan anual de auditoría la fecha para realizar los Arqueos de “Caja Menuda Sorpresivos”.

Asigna al supervisor para la planeación de los arqueos de Caja Sorpresivos mediante formulario “Cronograma de Asignación de Trabajos Específicos”, Forma DAI/01, (Anexo Nº 1).

Dirección de Auditoría Interna (Supervisor)

2 Recibe la asignación escrita, en la cual se especifica sobre arqueos sorpresivos de caja menuda.

Prepara el Plan y Cronograma de arqueos sorpresivos, asigna él o los auditores que se encargarán de realizar los arqueos sorpresivos.

Entrega el plan y cronograma de arqueos sorpresivos al Directora de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna (Directora).

3 Recibe, revisa, firma el plan y cronograma de arqueos sorpresivos de caja menuda.

Entrega del plan y cronograma aprobado mediante circular.









Dirección de Auditoría Interna (Auditor)

4 Recibe el plan y cronograma de arqueo.

Se apersona al Despacho correspondiente para desarrollar el trabajo asignado.

Unidad Evaluada 5 Colabora y proporciona documentación de la Caja Menuda, efectivo y cheques que mantiene en custodia y cualquier otra información Sustanciadora.

Dirección de Auditoría Interna (Auditor)

6 Ejecuta el arqueo sorpresivo de caja menuda Formas: DAI/31-35.

Determina el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias sobre el manejo y control de caja menuda.

Levanta acta del arqueo realizado y adicionando lo comprobantes en cartera y reembolso, en trámite conjuntamente con las observaciones realizadas. Verifica el libro de registro y determina su conformidad al comparar el saldo con el efectivo.

Entrega copia del mismo al jefe despacho para su V°B° .

En el acta original como conocimientos de los resultados obtenidos. Y se le entrega una copia al custodio.

Verifica en la Dirección de Contabilidad y Finanzas los reembolsos en trámite que especificó en el acta..

Entrega al supervisor el acta de arqueo de caja menuda.


N° de Procedimiento:MPAD/DAI/003







Dirección de Auditoría Interna (Supervisor/Auditor)

7 Recibe y revisa el acta de arqueo de caja menuda.

Prepara el informe de arqueo y la nota del borrador de los resultados obtenidos por el auditor, para remitírselo al supervisor y al Director para su revisión.

Dirección de Auditoría Interna (Directora).

8 Recibe informe con los resultados de evaluación.

Revisa el informe, de haber algún error lo devuelve al supervisor, y este a su vez al auditor, para su corrección. De lo contrario aprueba y remite al Magistrado Presidente los resultados de evaluación mediante nota.

Dirección de Auditoria Interna (Secretaria).

9 Remite informe mediante nota, al Magistrado Presidente e instancias respectivas.

Recibe copia del acuse de recibo y archiva.







9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:

Dirección de Auditoría Interna

Dirección Supervisor AuditorUnidad Evaluada

Inicio

Establecer la fecha para realizarlos "Arqueos de Caja

Sorpresivos", según el PlanAnual de Auditoría

Recibir asignación porescrito.

Entregar el plan ycronograma de arqueos al

Director.

Recibir, revisar y firmar plan ycronograma.

Asignar los auditores que seencargan de realizar los arqueos.

Recibir el plan y cronogramade arqueo aprobado y se

apersona al despachoasignado.

Determinar el cumplimientode disposiciones sobre elmanejo de caja menuda.

Preparar plan yCronograma de Arqueos

Sorpresivos.

Ejecutar el arqueo, FormaDAI/31 (ver anexo 2)

1

Entregar el plan y cronogramamediante circular.

Colaborar yproporcionar

documentación,efectivos y cheques que

mantiene en custodia.

Asignar por escrito al Supervisor, paraplanear los Arqueos de Caja Menuda

sorpresivos.







Dirección de Auditoría Interna

Director (a) Supervisor

Recibir y revisar el acta dearqueo de Caja Menuda.

Fin

Preparar el informe de arqueoy la nota de borrador

Levantar acta del arqueo,agregar observaciones y

comentarios del custodio.

Verificar en la Dirección deContabilidad y Finanzas los

reembolsos en trámitedetallados en el acta.

Entregar al Supervisor elacta de arqueo de caja

menuda.

1

Entregar copia al Jefe delDespacho del acta y esta su

vez firma el V°B° y se leentrega una copia al

custodio.

ArchivarInforme deResultados

Auditor Secretaria

Recibir y revisar informe con losresultados de evaluación del

arqueo de Caja Menuda

Recibrir y enviarinforme alMagistradoPresidente






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Órgano JudicialManual de Procedimiento Administrativos N° de Procedimiento:

MPAD/DAI/003

Nombre de Procedimiento:Arqueo de Caja Menuda Sorpresivos



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ANEXO Nº1FORMA: DAI/01

Fecha de Edición: Julio/2000 Nº de Revisión: 01 Fecha de Rev.:Octubre/2008

INSTRUCTIVO: 1.0. OBJETIVO:

Dejar constancia mensual y establecer prioridades en la ejecución de los trabajos asignado a los auditores y supervisores, que facilite la coordinación de las actividades permitiendo la simplificación del tiempo de trabajo.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1 Funcionario (a): Anotar el nombre del funcionario que se le asigna el trabajo especifico.

2.2 Renglón: Anotar el número de renglón utilizado.2.3 Actividad(es): Detallar el trabajo a realizar.2.4 Funcionario que asigna: Anotar la firma y fecha del funcionario que asigne el trabajo.

2.5 Asignación: Anotar la fecha.. 2.6 V°B° Directora: Firma de Visto Bueno por parte de la directora. 2.7 Funcionario que recibe: Anotar Firma y fecha que recibe la asignación. 2.8 Prorroga y Reasignación: Anotar fecha, indicar si es prorroga (P) y reasignación (R) y el V° B° de La Directora de la solicitud requerida. 2.9 Fecha de Entrega: Anotar la fecha que entrega el documento. 2.1.0 Funcionario que Recibe: Anotar el nombre, fecha y firma del que recibe.

3.0. DISTRIBUCIÓN: 3.1. Original: Archivo (expediente por dependencia).

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:

- No Aplica.






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ANEXO Nº 2FORMA: DAI/31

Fecha de Edición: Julio/2000 Nº de Revisión: 01 Fecha de Rev.:Octubre/2008

INSTRUCTIVO:1.0. OBJETIVO:

Evaluar los fondos asignados para sufragar necesidades urgentes y eventuales, a fin de corroborar que el manejo de los mismos se realiza de conformidad con lo establecido en el Manual de Procedimientos para la reglamentación de Cajas Menudas.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Efectivo/Billetes: Detallar los valores que mantiene la caja al momento del arqueo desglosando las

monedas en denominaciones, los billetes y los efectos en caja ( cheques pendientes de cambio), reembolsos en trámite y comprobantes en cartera.

2.2. Firmas: DAI/31 firmar el auditor que realiza el arqueo y el custodio de la Caja Menuda.2.3. Observaciones: Anotar (DAI/31.01) los comentarios y conclusiones del auditor como resultado

del arqueo realizado. 2.4. Firmas: DAI/31.01 firmar el auditor encargado del arqueo y el custodio de la Caja Menuda.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Auditor3.2. COPIA: Área Evaluada.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:- Para completar la información y documentación que requiere el formato se debe considerar el de

talle de comprobantes en cartera y adelantos, además del detalle de reembolsos en trámite.- Estos documentos deben reflejar el sello de la Dirección de Auditoría Interna por ser un documen

to oficial.







ANEXO N° 3 Forma: DAI/34

Fecha de Edición: Julio/2000 N° de Revisión: 01 Fecha de Rev.:Octubre/2008

INSTRUCTIVO:1.0. OBJETIVO

Detallar y totalizar los comprobantes en cartera y adelantos que se mantienen a una fecha determinada.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Página N°: Detallar el número de página.2.2. Dependencia: Anotar el nombre de la dependencia a la cual se arquea la caja menuda.2.3. Fecha: anotar la fecha de Arqueo.2.4. Comprobante N°: Anotar el número del comprobante en cartera o adelanto.2.5. Fecha: Detallar la fecha del comprobante.2.6. Solicitante: Registrar el nombre de quien solicitó el dinero.2.7. Proveedor: Identificar el nombre de la compañía proveedora del bien o servicio.2.8. Factura N°: Anotar el número de la factura o recibo.2.9. Valor: Monto de la compra según factura recibo o relación de viático.2.10. Concepto: Detallar el bien o servicio comprado o pagado.2.11. Observaciones: Detallar cualquier error, omisión, diferencia o incumplimiento a los procedimien

tos.2.12. Auditor: Firmar el auditor responsable.2.13. Custodio: Firmar el custodio de la Caja Menuda.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Archivos.3.2. COPIA: Área evaluada.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES.- Este documento debe contar con el sello de la Dirección de Auditoría Interna por ser un documen

to oficial.







ANEXO N° 4

FORMA: DAI/35Fecha de Edición: Julio/2000 N° de Revisión: 01 Fecha de Rev.: Octubre/2008

INSTRUCTIVO:1.0. OBJETIVO:

Detallar y totalizar los reembolsos en trámite que se mantienen pendientes a una fecha determinada.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Dependencia: Identificar el nombre de a dependencia.2.2. Fecha: Anotar la fecha del arqueo.2.3. Fecha de Reembolso: Registrar la fecha de la solicitud de reembolso.2.4. Fecha de Recibido D.C.F.: Anotar la fecha de recibido del documento en la Dirección de Contabi

lidad y Finanzas.2.5. N° de Reembolso en trámite: Detallar el número de reembolso en trámite.2.6. Cantidad: Anotar el monto del reembolso.2.7. Custodio: Firmar el custodio de la caja menuda.2.8. Auditor: Firmar el auditor responsable.2.9. Fecha: Registrar la fecha de la verificación del reembolso.2.10. Ubicación: Anotar la dirección o Departamento donde se encuentra el reembolso.2.11. Condición: Detallar el trámite en el cual se encuentra el documento.2.12. Observaciones: Detallar los comentarios que considere pertinente.2.13. Verificado: Firmar el auditor como constancia de la verificación.2.14. Aprobado: Firma el Director como constancia de la revisión.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL. Auditor 3.2. COPIA: Área evaluada

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:- Este documento debe reflejar el sello de la Dirección de Auditoría Interna por ser un documento

oficial.

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