MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

ESPECIFICO PARA

ELABORACION,

INGRESO Y ENVIO DE

INFORMACION POR

MEDIO DEL SICAP A

SUNASS.

ASPECTOS GENERALES

I. MISION.-

Normar la captación, elaboración y envío de información de la EPS EMUSAP SRL a SUNASS vía Internet por medio del SISTEMA DE CAPTURA Y TRANSFERENCIA DE DATOS (SICAP).

II. BASE LEGAL.-

Resolución de Concejo Directivo Nº 003-2007-SUNASS-CD, que Aprueba el Reglamento General de Supervisión, Fiscalización y Sanción de las EPS y su Modificatoria aprobada por Resolución de Concejo Directivo Nº 016-2011-SUNASS-CD.

Ley General de Servicio de Saneamiento - Ley Nro. 26338, su Reglamento y Modificatorias de éste.

Resolución de Contraloría Nro. 320-2006-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

III.- OBJETIVOS.-

Los principales objetivos son:

1. Garantizar a la empresa EMUSAP SRL, la buena captación, elaboración y envío de información a SUNASS vía Internet por medio del SISTEMA DE CAPTURA Y TRANSFERENCIA DE DATOS (SICAP).

IV. AMBITO DE ACCION

Corresponde aplicar la presente directiva a la Gerencia General, Jefes de Departamento, Asistentes y Técnicos de EMUSAP SRL.

V. PROCESOS DE CAPTACION (INGRESO) DE INFORMACION El SICAP se encuentra instalado en el SERVIDOR de la EPS EMUSAP SRL, en este caso, en la UNIDAD F del servidor de DATOS INFORMATICOS. Considerando que la empresa cuenta con una RED LOCAL, con acceso a todo el personal administrativo de la EPS EMUSAP.

Los trabajadores involucrados con el ingreso de Información al SICAP, lo realizan a más tardar el 25 de cada mes, según sea el caso (que puede ser mensual, trimestral, semestral y anual). La persona encargada de enviar la información vía FTP a SUNASS, es el Coordinador Titular de la empresa y lo realizará según corresponda: mensual, trimestral, semestral o anual, además el coordinador elaborará un cronograma anual de envío, que presentará a la Gerencia General para su aprobación y será alcanzado a las jefaturas de departamento para dar cumplimiento con las fechas aprobadas.

V.1.- PROCESOS DE CAPTACION (INGRESO) DE INFORMACION DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACION AL SICAP.

1. EL SICAP se encuentra a disposición en la PC del Jefe de

Administración y Finanzas, con su respectivo acceso al servidor. 2. El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas deberá Ingresar

la Información al SICAP correspondiente a:

a. VAI03A = Balance General b. VAI03A = Estados de Ganancias y Pérdidas por Función. c. VAIO3A= Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza d. VAIO3A= Estados de Flujos de Efectivo. e. VAIO3A= Otras Variables Financieras. f. VAIO4A= Estado de Cambios en el Patrimonio Neto g. VAI05A = Costos de Agua potable y alcantarillado por

proceso productivo. h. VAI06A = Detalle de la deuda Actual y de las Deudas ya

Concertadas. i. VAI06B = Cronogramas de Pago de la Deuda Actual y de

las Deudas ya Concertadas.

3. Posterior al ingreso de la información al SICAP, el Jefe de Administración y finanzas, deberá imprimir la información indicada en el numeral anterior y alcanzar a través de un memorando una copia firmada al Coordinador Titular.

4. En dicho MEMORANDO, se indicará el cumplimiento del ingreso de la

información al SICAP, así como el día de finalizar el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponde, así como su conformidad para ser remitidos a SUNASS.

5. El Coordinador Titular enviará la información a SUNASS, luego de

recepcionar el MEMORANDO y deberá archivar los documentos en su file respectivo.

V.2.- PROCESOS DE CAPTACION (INGRESO) DE

INFORMACION DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMATICA AL SICAP

1. EL SICAP se encuentra a disposición en la PC con acceso al servidor,

del Jefe de Planificación, Presupuesto e Informática. 2. El Jefe del Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática

deberá Ingresar la Información al SICAP correspondiente a:

a. INV01A = Programa de Inversiones. b. INV01B = Ejecución del Programa de Inversiones. c. INV02A = Programa de Financiamiento. d. INV02B = Ejecución de programa de financiamiento. e. INV03A = Uso del Fondo Intangible para casos

fortuitos o de fuerza mayor. f. INV04A = Inversión estimada en Rehabilitación y

Mejoramiento Institucional y de la Infraestructura.

g. INV05A = Inversión estimada en obras de Ampliación de Infraestructura.

3. El Jefe de Planificación, Presupuesto e Informática, posterior al ingreso

de la información al SICAP, deberá imprimir la información del SICAP indicada en el numeral anterior y alcanzar una copia firmada a través de un MEMORANDO al Coordinador Titular ante la SUNASS.

4. En el MEMORANDO, indicará el día que finalizó el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponda, así como su conformidad para ser remitidos a SUNASS.

5. El Coordinador designado, luego de recepcionar dicho MEMORANDO, deberá enviar la información y archivar los documentos en su file respectivo.

V.3.- PROCESOS DE CAPTACION (INGRESO) DE

INFORMACION DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES AL SICAP

1. En este caso se encuentran involucrados los siguientes trabajadores:

El Jefe del Departamento de Operaciones.

El Especialista en Producción y Control de Calidad.

El Técnico en Operación y Mantenimiento y

El Técnico en Conexiones y micromedición.

2. EL SICAP esta instalado en la PC de cada uno de los trabajadores mencionados en el numeral anterior.

V.3.1 PROCESO DE INGRESO A CARGO DEL ESPECIALISTA EN

PRODUCCION Y CONTROL DE CALIDAD. 1. La PC a cargo del Especialista en Producción y Control de Calidad no

esta conectada a la Red local y se encuentra en la Planta de Tratamiento ubicado en el Prado (salida a la localidad de Levanto)

2. El Especialista, ingresará los Datos en la PC, para luego grabar en un Cd y entregar al Coordinador Titular encargado de la recepción de la información del SICAP.

3. Los datos que tiene que ingresar el especialista, son los siguientes:

a. OPE03A = Programación del programa de limpieza y desinfección de reservorios.

b. OPE03B = Ejecución del programa de limpieza y Desinfección de Reservorios.

c. OPE12A = Volumen producido de Agua Potable. d. CAL10A = Relación de resultados de Muestras de

acuerdo a los parámetros de calidad. e. CAL11A = Consumo de productos químicos y

cantidad total de agua producida.. f. CAL11B = Observaciones y/o comentarios acerca de

la calidad de agua. g. CAL11C = Población servida por infraestructura.

Fuentes de agua y sectores de Abastecimiento.

h. CAL11D = Población afectada por infraestructura. Fuentes de agua y sectores de abastecimiento (fuera del Límite Máximo permisible).

4. Posterior al ingreso de datos, el especialista deberá imprimir la

información ingresada indicada en el numeral anterior, y alcanzará una copia firmada a través de un informe al jefe del Dpto. de Operaciones.

5. En dicho INFORME indicará que ha ingresado los datos al SICAP, el

día que finalizó el ingreso, el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponda y su respectiva conformidad para ser remitidos a SUNASS.

6. Una vez entregado el INFORME a la Jefatura del Dpto. de Operaciones,

esta deberá alcanzar a más tardar al día siguiente hábil, al coordinador titular, encargado de la recepción de la información del SICAP, con un MEMORANDO.

7. El Jefe del Departamento de Operaciones adjuntará al MEMORANDO,

toda la información impresa que le fue entregado por el Especialista de Producción y Control de Calidad.

8. El Coordinador después de recepcionar dicho MEMORANDO deberá enviar la información y archivarlo en su file respectivo.

9. El especialista en Producción y Control de Calidad entrega la grabación

del SICAP en USB al coordinador titular, por ser el encargado de la recepción y envío de la información a la SUNASS

V.3.2.- PROCESO DE INGRESO A CARGO DEL TECNICO EN

OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO.

1. El Técnico en Operación y Mantenimiento, deberá Ingresar la siguiente Información al SICAP:

a. OPE07A = Programa de mantenimiento del Sistema

de Alcantarillado. b. OPE07B = Ejecución del Programa de mantenimiento

del Sistema de Alcantarillado. c. OPE11A = Programa de mantenimiento de Grifos

contra incendios. d. OPE11B = Ejecución del Programa de mantenimiento

de Grifos contra incendio.

2. Luego de haber ingresado la información requerida al SICAP, el

Técnico en Operación y Mantenimiento, deberá imprimir la información ingresada, indicada en el numeral anterior y alcanzar una copia firmada conjuntamente con un informe, al Jefe del Dpto. de Operaciones.

3. En el INFORME indicará que ya se ha ingresado los datos al SICAP, el

día que finalizó el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponda y su conformidad para ser remitida a SUNASS.

4. Una vez entregado el INFORME a la Jefatura del Departamento de

Operaciones, este deberá alcanzar a más tardar al día siguiente hábil al encargado de recepción de información del SICAP (Coordinador Titular), con un MEMORANDO.

5. El Jefe del Dpto. de Operaciones, adjuntará al MEMORANDO, toda la

información impresa que le fue entregado por el Técnico en Operación y Mantenimiento.

6. El Coordinador Titular, después de recepcionar dicho MEMORANDO,

deberá enviar la información y archivarlo en los files respectivos.

V.3.3.- PROCESO DE INGRESO A CARGO DEL TECNICO EN

CONEXIONES Y MICROMEDICIÓN.

1. El Técnico en Conexiones y Micromedición, deberá Ingresar la siguiente Información al SICAP :

a. COM04A = Relación de medidores retirados en el

periodo

2. Posterior al ingreso de la información al SICAP el Técnico en Conexión y Micromedición, deberá imprimir la información indicada en el numeral anterior y alcanzar una copia firmada al Jefe del Dpto. de Operaciones a través de un informe.

3. En el INFORME, indicará que ha ingresado los datos al SICAP, el día

que finalizó el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual

según corresponda y la conformidad para ser remitidos a SUNASS.

4. Una vez entregado el INFORME al Jefe del Dpto. de Operaciones, este deberá alcanzar a más tardar al día siguiente hábil al encargado de recepción de información del SICAP (Coordinador Titular), con un MEMORANDO.

5. El Jefe del Dpto. de Operaciones adjuntará al MEMORANDO, toda la

información impresa que le fue entregado por el Técnico en conexiones y Micromedición.

6. El Coordinador, después de recepcionar el MEMORANDO deberá

enviar la información y archivarla en los files respectivos.

V.3.4.- PROCESO DE INGRESO A CARGO DEL JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES.

1. El Jefe del Dpto. de Operaciones deberá Ingresará la siguiente Información al SICAP:

a. OPE01A = Continuidad Promedio. b. OPE02A = Presión Promedio. c. VAI02A = Variables de Gestión operacional 1 d. VAI02B = Variables de Gestión Operacional 2.

2. Posterior al ingreso de la información requerida, el Jefe del Dpto. de Operaciones, deberá de imprimir la información ingresada indicada en el numeral anterior y alcanzar una copia firmada a través de un MEMORANDO, al encargado de la recepción de información (Coordinador Titular).

3. En dicho MEMORANDO, indicará que ha ingresado los datos al SICAP,

el día que finalizó el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponda y su conformidad para ser remitidos a SUNASS.

4. El Coordinador Titular, después de recepcionar dicho MEMORANDO

deberá enviar la información y archivarla en los files respectivos.

V.4.- PROCESOS DE CAPTACION (INGRESO) DE

INFORMACION DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION AL SICAP

1. En este caso se encuentran involucrados las siguientes áreas:

Jefatura del Departamento de Comercializaciones.

Técnico en atención de Reclamos.

2. EL SICAP esta instalado en la PC de cada uno de las áreas mencionados en el numeral anterior.

V.4.1 PROCESO DE INGRESO DE INFORMACION AL SICAP DEL

TECNICO EN ATENCIÓN DE RECLAMOS. 1. La persona responsable ingresa la siguiente Información al SICAP:

a. COM01A = Reclamos Comerciales resueltos

2. Posterior al ingreso de información al SICAP, realizado por el responsable del área de atención de reclamos, deberá de imprimir su información ingresada indicada en el numeral anterior y alcanzar una copia firmada a través de un INFORME a la Jefatura del Dpto. de Comercialización.

3. En el INFORME, indicará que ha ingresado los datos al SICAP, el día que finalizó el ingreso y el periodo: mes, trimestre, semestre ó anual según corresponda y su conformidad para ser remitidos a SUNASS.

4. El Coordinador Titular, después de recepcionar dicho INFORME deberá

enviar la información y archivarla en los files respectivos.

V.4.2 PROCESO DE INGRESO DE INFORMACION AL SICAP A

CARGO DEL JEFE DEL DPTO. DE COMERCIALIZACION.

1. Para este caso se ha elaborado reportes del SIINCO. 2. Estos reportes se han realizado con la finalidad de agilizar el

ingreso de los datos comerciales.

3. El Jefe del Dpto. de Comercial, generará los archivos que correspondan.

4. El Jefe del Departamento de Comercialización deberá ingresar la

siguiente Información al SICAP:

a. COM02B = Base de datos de Facturación b. COM02A = Estructura Tarifaría Aplicada –General.

c. COM02C = Estructura Tarifaría Aplicada – Rangos d. VAI01A = Variable de gestión comercial 1. e. VAI01B = Variable de gestión comercial 2. f. COM05A = Información comercial sobre conexiones

activas e inactivas, y unidades de uso por categoría tarifaría y rangos.

g. COM06A = Información comercial sobre consumos y volúmenes facturados por categoría tarifaría y rangos.

h. COM07A = Información comercial sobre ingresos obtenidos para la estimación de ingresos.

VI. TRASFERENCIA DE INFORMACION A SUNASS.

1. El Coordinador Titular de la empresa encargado del SICAP después de recepcionar toda la documentación por medio escrito, procederá a Exportar los archivos de todas las personas involucradas con el ingreso de datos.

2. La exportación de los archivos a enviar a SUNASS serán guardadas en el SERVIDOR unidad F:\SICAP_SUNASS y en la carpeta de acuerdo a la Jefatura de Departamento.

3. Posteriormente los archivos guardados en el servidor F:\SICAP_SUNASS serán copiados al SERVIDOR FTP de SUNASS por medio de INTERNET.

VII. COPIA DE RESPALDO DE INFORMACION DEL SICAP.

1. Una vez enviado toda la información a SUNASS, el Coordinador

Titular ante SUNASS, encargado del SICAP, tendrá que cerrar información enviada por medio del SICAP.

2. Esta opción se realizará para que el personal involucrado no pueda modificar la data enviada por medio del SICAP.

3. Posteriormente el Coordinador Titular, procederá a realizar dos

copia en CD´s. Un CD conteniendo toda la información que será entregada al área de Informática con un MEMO y el otro CD quedará a cargo del encargado del envío del SICAP. Este

procedimiento se realizará mensualmente.

VIII. DE LAS RESPONSABILIDADES

1. Toda información que es ingresada al SICAP por cada uno de los responsables tiene CARÁCTER DE DECLARACION JURADA.

2. Los responsables son los siguientes trabajadores:

a. Jefe del Dpto. de Administración y finanzas. b. Jefe del Dpto. de Planificación y Presupuesto. c. Jefe del Dpto. de Operaciones. d. Especialista del Area de Producción y Control de Calidad. e. Técnico del área de Operación y Mantenimiento. f. Técnico del área de Conexiones y Micromedición. g. Jefe del Dpto. de Comercialización h. Responsable del Área de Atención de Reclamos.

3. De detectarse información falsa por cualquiera de los

trabajadores mencionados en el numeral anterior, el Gerente General de EMUSAP SRL previo descargo, será el que determine el tipo de sanción.

4. La Sanción será solo y únicamente al responsable de la

información mal ingresada o al trabajador que ingresa datos falsos.

ANEXO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA “ELABORACION, INGRESO Y ENVIO DE INFORMACION POR MEDIO DEL SICAP A SUNASS”

PASOS PARA GENERAR INFORMACION PARA IMPORTARLO AL SICAP

1. INGRESAR AL MENU SUNASS Y ELEGIR LA OPCION GENERACION

ARCHIVOS SUNASS

2. SE INGRESARÁ A LA SIGUIENTE PANTALLA PARA ELEGIR LA

INFORMACION A PROCESAR

3. GENERAR COM02B BASE DE DATOS DE FACTURACIÓN - SISTEMA

COMERCIAL

a. Elegir la opción COM02B, seleccionar la sucursal, año y mes de proceso y hacer

clic en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar para comenzar el proceso tal y como se muestra en la

pantalla siguiente:

c. Pulsar el botón aceptar del mensaje proceso concluido.

d. Elegir una de las siguientes opciones para generar el archivo (por lo general se

procesa en archivo .DAT)

e. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y elegir la ruta

en donde se guardará el archivo:

f. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar el

botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT como

se muestra en la siguiente pantalla:

g. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará la

siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

h. Este archivo COM02B001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.

4. GENERAR COM02A ESTRUCTURA TARIFARIA APLICADA – GENERAL

a. Elegir la opción COM02A, seleccionar la sucursal, año, mes de proceso y hacer

clic en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar y elegir una de las siguientes opciones para generar el

archivo (por lo general se procesa en archivo .DAT):

c. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y elegir la ruta

en donde se guardará el archivo:

d. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar el

botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT como

se muestra en la siguiente pantalla:

e. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará la

siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

f. Este archivo COM02A001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.

5. GENERAR COM02C ESTRUCTURA TARIFARIA APLICADA – RANGOS

a. Elegir la opción COM02C, seleccionar la sucursal, año, mes de proceso y hacer clic

en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar y elegir una de las siguientes opciones para generar el

archivo (por lo general se procesa en archivo .DAT):

c. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y

elegir la ruta en donde se guardará el archivo:

d. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar

el botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT

como se muestra en la siguiente pantalla:

e. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará

la siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

f. Este archivo COM02C001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.

6. GENERAR COM05A INFORMACIÓN COMERCIAL SOBRE CONEXIONES

ACTIVAS E INACTIVAS, Y UNIDADES DE USO POR CATEGORÍA

TARIFARIA Y RANGOS

a. Elegir la opción COM05A, seleccionar la sucursal, año, mes de proceso y hacer clic

en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar y elegir una de las siguientes opciones para generar el

archivo (por lo general se procesa en archivo .DAT):

c. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y elegir

la ruta en donde se guardará el archivo:

d. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar el

botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT como

se muestra en la siguiente pantalla:

e. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará la

siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

f. Este archivo COM05A001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.

7. GENERAR COM06A INFORMACIÓN COMERCIAL SOBRE CONSUMOS Y

VOLÚMENES FACTURADOS POR CATEGORÍA TARIFARIA Y RANGOS

a. Elegir la opción COM06A, seleccionar la sucursal, año, mes de proceso y hacer clic

en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar y elegir una de las siguientes opciones para generar el

archivo (por lo general se procesa en archivo .DAT):

c. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y elegir

la ruta en donde se guardará el archivo:

d. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar el

botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT como

se muestra en la siguiente pantalla:

e. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará la

siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

f. Este archivo COM06A001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.

8. GENERAR COM07A INFORMACIÓN COMERCIAL SOBRE INGRESOS

OBTENIDOS PARA LA ESTIMACIÓN DE INGRESOS

a. Elegir la opción COM07A, seleccionar la sucursal, año, mes de proceso y hacer

clic en el botón procesar, nos mostrará la siguiente pantalla:

b. Pulsar el botón aceptar y elegir una de las siguientes opciones para generar el

archivo (por lo general se procesa en archivo .DAT):

c. Hacer clic en el icono de la ruta para ingresar a la siguiente pantalla y

elegir la ruta en donde se guardará el archivo:

d. Despues de elegir la unidad ó la carpeta en donde se guardará el archivo, pulsar

el botón aceptar y veremos que en la ruta aparece el nombre del archivo .DAT

como se muestra en la siguiente pantalla:

e. Pulsar el botón generar para guardar el archivo en la ruta especificada, mostrará

la siguiente ventana en donde nos indica que el proceso ha concluido.

f. Este archivo COM07A001001M0022012.dat tiene que ser importado al SICAP.