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MANUAL DE PREPARACION PARA LA
CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO 14001
DE JAE IMPRENTAS
El presente manual es propiedad de:
JAE Imprentas
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INDICE
CAPITULO IV
MANUAL
INTRODUCCIÓN 1/69
OBJETIVO GENERAL 2/69
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2/69
CONCEPTOS GENERALES 3/69
GENERALIDADES DEL MANUAL 12/69
INSTRUCCIONES PARA USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL 13/69
CAMPO DE APLICACIÓN 16/69
ADMINISTRACION DEL MANUAL 16/69
REGISTRO DE REVISIONES 16/69
DISTRIBUCION DEL MANUAL 17/69
CODIFICACION UTILIZADA 17/69 PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE JAE IMPRENTAS 21/69 4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA 22/69
4.1.1 EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL 23/69
4.1.2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN Y LIDERAZGO 24/69
4.1.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 25/69
4.1.4 REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL 26/69
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4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 28/69
4.2.1 MISIÓN Y VISIÓN AMBIENTAL 30/69
4.2.2 COORDINACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN 30/69
4.2.3 PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN Y MEJORA CONTINUA 31/69
4.3 PLANIFICACIÓN 31/69
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES 32/69
4.3.1.1PRINCIPALES IMPACTOSAMBIENTALES DE LA ACTIVIDAD 32/69
4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS 35/69
4.3.3 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES 36/69
4.3.3.1 INDICADORES DE DESEMPEÑO 37/69
4.3.4 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL EN JAE IMPRENTAS 39/69
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN 42/69
4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD 42/69
4.4.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE JAE IMPRENTAS 44/69
4.4.1.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 45/69
4.4.1.3 ESTRUCTURA MEDIOAMBIENTAL DE JAE IMPRENTA 46/69
4.4.2 CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y COMPETENCIA 47/69
4.4.2.1 GESTION DE LOS RECURSOS 48/69
4.4.2.2 PROVISIÓN DE RECURSOS 49/69
4.4.2.3 SELECCIÓN 49/69
4.4.2.4 PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO 49/69
4.4.2.5 COMO SELECCIONAR EL RECURSO HUMANO 49/69
4.4.2.6SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL RECURSO 51/69
4.4.2.7 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN 53/69
4.4.3 COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS 54/69
HUMANO
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4.4.4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 55/69
4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS 56/69
4.4.6 CONTROL DE LAS OPERACIONES 58/69
4.4.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 59/69
4.5 VERFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS 60/69
4.5.1 MONITOREO Y MEDICIÓN 60/69
4.5.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS 61/69
4.5.3 REGISTROS 61/69
4.5.4 AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 62/69
4.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN 62/69
4.6.1 REVISION DEL MODELO DE GESTION AMBIENTAL 62/69
4.6.2 MEJORA CONTINUA 63/69
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL 64/69
METODOLOGIA PARA REALIZAR EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL EN RELACION AL SGA DEL SECTOR DE LA INDUSTRIA GRAFICA. 65/69 CRITERIOS PARA DETERMINAR LAS AREAS DE ESTUDIO DENTRO DE LA EMPRESA 67/69 CALIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA 69/69
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INTRODUCCION
El presente es una descripción de una empresa subjetiva (JAE Imprentas), la cual se dedica al
rubro de impresión , y en la que se ha creado un sistema de gestión ambiental el cual esta
basado en la norma ISO 14001, para esto se ha elaborado un manual que contiene los
subsistemas del sistema y todos sus elementos. El sistema puede ser adaptado por cualquier
empresa del sector de la industria grafica en la categoría de pequeña y mediana empresa,
teniendo la oportunidad de modificarlo de acuerdo a sus necesidades, apegándose siempre a
los requerimientos de la norma.
Este manual describe el Sistema de Gestión (SG.) de las Empresas de la Industria Gráfica de
El Salvador que pertenecen al sector de la Mediana y Pequeña Empresa, basado en los
requisitos de las normas de gestión Medioambiental ISO 14000 con el fin de facilitar la
comprensión de los elementos del sistema, su alcance, sus interacciones y la localización de
la documentación asociada.
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OBJETIVO GENERAL
Establecer formalmente los procedimientos, que las empresas gráficas Salvadoreñas deben
seguir, para poder implantar un Sistema de Gestión de Ambiental, que posteriormente pueda
ser certificado bajo la norma ISO 14000.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Proponer en forma ordenada, detallada y secuencial los pasos a seguir para ir
cumpliendo con los requisitos exigidos por la norma ISO 14000.
• Definir el compromiso, funciones y responsabilidades del personal de la empresa,
sobre las actividades que deben de realizar para lograr la implantación del Sistema de
Gestión Ambiental.
• Proponer guías y formatos para la documentación que se utilizará en el Sistema de
Gestión Ambiental.
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CONCEPTOS GENERALES
El tratamiento de la temática ambiental requiere el empleo de términos y definiciones que
signifiquen lo mismo a todas las partes interesadas. Éstas abarcan, entre otros, a empresas,
clientes, legisladores, trabajadores, comunidades vecinas, organizaciones gubernamentales y
no gubernamentales, proveedores, socios en el comercio internacional, etc.
Al mismo tiempo, muchos términos y definiciones son fruto de desarrollos conceptuales
recientes y su inevitable evolución determina que la terminología ambiental se encuentre aún
en una fase dinámica que obligará a ajustes periódicos de su alcance y contenido.
Las definiciones que se incluyen en este capítulo reflejan el estado actual del conocimiento en
la Gestión Ambiental y, en lo posible, se sustentan en el vocabulario relativo a esta temática
que está utilizando el Comité Técnico ISO/TC 207, en particular el Sub-Comité SC6,
responsable de facilitar la armonización y mejorar la comprensión internacional de los
términos y definiciones relativos al ambiente dentro del marco de la Serie ISO 14000.
1 Ambiente
Entorno en el que una organización opera. Incluye atmósfera, agua, suelo, recursos naturales,
flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones.
2 Aspecto Ambiental
Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar
con el ambiente. Para la Industria Grafica todos los elementos que participan en la
producción de papel y sus derivados
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4 Auditoria
Proceso de investigar y revisar las acciones y/u omisiones, decisiones, logros, declaraciones o
informes de personas determinadas con responsabilidades definidas, compararlas con alguna
norma y elaborar y expresar una opinión objetiva sobre el resultado de ese examen, revisión y
comparación (Flint D., Philosophy and Principles of Auditing, An Introduction, 1988).
Revisión y/o evaluación, en un área determinada, realizada por personas con conocimiento de
las tareas a realizar e independientes de las que tienen responsabilidades sobre el área
sometida a examen (Walschut KPG, Towards a General Theory of Auditing, 1994).
5 Auditoria Ambiental
Examen sistemático e independiente para determinar si el desempeño ambiental de una
organización y su sistema de gestión cumplen con las disposiciones previamente establecidas,
si se han aplicado efectivamente y son adecuadas para lograr los objetivos.
La auditoria ambiental incluye una evaluación de los impactos ambientales de las actividades
y productos de una organización y de su sistema de gestión ambiental, con el propósito de
determinar la necesidad de acciones de mejoramiento o correctivas.
6 Auditoria Interna o Externa del Sistema de Gestión Ambiental
Proceso interno o externo de verificación sistemática y documentada para obtener y evaluar
objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión ambiental de la
organización satisface los criterios establecidos y para comunicar los resultados obtenidos a
la dirección superior/cliente.
7 Auditor Persona calificada para realizar auditorías ambientales.
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8 Benchmarking
• Método que mide o compara los productos, servicios y procesos de una organización con
otras organizaciones, que son reconocidas como las líderes en el mismo campo de trabajo
(Dole, 1994).
• Técnica para estudiar la mejor práctica, en una organización competidora o en una industria
diferente, para permitir a la organización adoptarla o mejorar con base en ella (DIS-ISO
14004). En la Industria Gráfica se podrá comparar tanto en las pequeñas y medianas
empresas de este rubro
9 Contaminación
Es la polución que produce o puede producir efectos nocivos para los seres vivos y/o afectar
la higiene pública. La Industria Gráfica produce diferentes desechos como pueden ser alcohol
isopropilico, sobrantes de tintas, diferentes tipos de papelería, etc.
10 Contaminante
Es toda materia o sustancia, sus combinaciones o compuestos, los derivados químicos o
biológicos, así como toda forma de energía térmica, radiaciones ionizantes, vibraciones o
ruido que al incorporarse o actuar con la atmósfera, agua, suelo, flora, fauna, o cualquier
elemento ambiental, alteren o modifiquen su composición o afecten la salud humana.
11 Criterios de Auditoria
Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos con los que el auditor compara las
evidencias auditables. Los requerimientos pueden incluir pero no se limitan a normas, guías,
requisitos específicos de organización y de requerimientos legales o de cumplimiento
obligatorio
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12 Cliente
Consumidor o usuario final, beneficiario. El cliente puede ser la organización a ser auditada o
cualquier otra que tenga el derecho legal o contractual para encomendar una auditoría.
13 Conclusión de Auditoria
Juicio profesional u opinión expresada por un auditor sobre la materia de la auditoría, basada
y limitada al razonamiento que el auditor ha aplicado a los hallazgos encontrados durante su
realización.
14 Criterio de Productos
Conjunto de requerimientos técnicos cualitativos y cuantitativos que el solicitante, producto o
categoría de producto, debe satisfacer para que se le conceda una eco etiqueta. Incluye
elementos ecológicos y de función de los productos. En algunos programas, estos criterios se
indican como guías de productos.
15 Desempeño Ambiental
Resultados medibles del sistema de Gestión Ambiental vinculados con el control de los
aspectos ambientales de una organización, y basados en su política, objetivos y metas
ambientales.
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16 Evaluación del Desempeño Ambiental
Proceso de medir, analizar, evaluar, informar y comunicar el desempeño ambiental de una
organización con respecto a criterios acordados por la dirección.
17 Impacto Ambiental
Cualquier cambio en el ambiente, adverso o beneficioso, que resulta total o parcialmente de
las actividades, productos o servicios de una organización.
18 Indicador de Desempeño Ambiental
Descripción específica del desempeño ambiental dentro de un área de evaluación dada,
mediante el empleo de atributos y/o parámetros ambientales. Ejemplos: aspectos estéticos ,
etc.
19 Manual de Gestión Ambiental
Documento que describe los procedimientos para implementar el plan ambiental. Dentro de
la Industria Gráfica este documento servirá como una herramienta de apoyo a todas las
industrias de este sector como punto de partida en el proceso de certificación de las normas
ISO 14000
20 Meta Ambiental
Requisito concreto de desempeño, cuantificable en caso sea posible, aplicable a la
organización o a parte de la misma, que necesita ser establecido y alcanzado para lograr los
objetivos ambientales
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21 Mejora Continua
Proceso continuo de evolución positiva del sistema de Gestión Ambiental, cuyo propósito es
lograr mejoras en el desempeño ambiental global de la organización, de acuerdo con su
política ambiental.
No requiere ser realizado simultáneamente en todas las áreas de actividad.
22 Materia Prima
Material primario o secundario, recuperado o reciclado, que se emplea en un sistema, para
elaborar un producto. También es el material tomado del planeta, sin transformación humana
previa.
23 Organización
Compañía, corporación, firma, empresa, institución o bien, parte o combinación de las
anteriores, sea sociedad anónima o no, de carácter público o privado que tiene funciones y
administración propias.
24Objetivo Ambiental
Propósito ambiental global, cuantificable en caso sea posible, que una organización establece
para alcanzar por sí misma y que surge de su política ambiental
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25 Parámetros Ambientales
Son variables que representan características particulares de los atributos ambientales.
26 Política Ambiental
Declaración hecha por la dirección superior de una organización, de sus intenciones y
principios con relación a su desempeño ambiental global. Provee un marco para la acción y
para fijar sus objetivos y metas ambientales.
27 Programa de Gestión Ambiental
Descripción de los mecanismos para alcanzar los objetivos ambientales.
28 Producto
Bienes y servicios con propósitos de consumo, comerciales e industriales.
29 Residuo Sólido
Todo residuo constituido por materiales sólidos, pastosos o semifluidos.
30 Residuo Flotante
Sólido o líquido que flota en las aguas o se extiende sobre éstas formando una película o bien,
que es susceptible de emulsionarse con ellas
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32 Revisión Ambiental
La evaluación formal, realizada por la dirección superior, del desempeño de la organización y
de la adecuación de las políticas, de los sistemas y procedimientos vinculados al ambiente,
con respecto al marco legal, a las preocupaciones de partes interesadas y a nuevos objetivos
que resulten como consecuencia de circunstancias cambiantes.
33 Sistema de Gestión Ambiental
Aquella parte del sistema de Gestión Total de la Calidad, que incluye la estructura
organizativa, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos,
procesos y recursos para desarrollar, implementar, alcanzar, revisar y mantener la política
ambiental de la organización.
34 Tecnologías Limpias
Aplicación continúa de una estrategia ambiental integral y preventiva a procesos y productos
para reducir riesgos a las personas y al Medio Ambiente.
35 Tecnologías End of Pipe
Sistema o dispositivo destinado al tratamiento de residuos para obtener en dichos residuos o
emisiones, la calidad exigida por el marco legal vigente.
End of Pipe es agregar tecnología para reducir emisiones y satisfacer límites más estrictos de
un nuevo marco legal. Por lo general un nuevo dispositivo End of Pipe tiene poco impacto
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positivo en la empresa: es otro costo. No obstante, los costos de estas tecnologías son
aceptadas como un costo asumido de la actividad de la organización.
El marco legal, por su naturaleza, pone el acento en las emisiones finales que se descargan en
el ambiente; en consecuencia, focaliza las soluciones End of Pipe.
La prevención de la contaminación implica, entre otros, los siguientes beneficios:
• Reducción de los consumos de materias primas, de agua, de las emisiones y de los costos
de tratamiento requeridos.
•. Mejoramiento de las condiciones de trabajo, de la eficiencia de los sistemas y, por lo
tanto, de la competitividad de la organización.
Para llevar a cabo la prevención de la contaminación se requiere identificar el origen de todos
los residuos, los problemas operativos (producción, mantenimiento) y de otra naturaleza,
asociados a los sistemas de producción y aquellas áreas donde pueden introducirse mejoras
para minimizar y/o aprovechar el volumen y tipos de residuos generados.
Antes de iniciar una planificación de prevención, la organización debe primero conocer en
qué nivel se encuentra la generación y manejo de residuos, para luego implementar un plan
de trabajo de mejora continua en esta área.
Para ello se requiere realizar una auditoría de desempeño ambiental de la organización que
constituye uno de los componentes de la auditoría y de la revisión ambiental.
Para tal efecto se llevarán a cabo las siguientes acciones:
* Definir orígenes, cantidades y tipos de residuos generados (sólidos, líquidos, gaseosos).
* Sistematizar la información sobre los procesos unitarios y sus entradas y salidas.
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*Revisado por:
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Detectar ineficiencias.
* Fijar metas cualitativas y cuantitativas de reducción de residuos.
* Desarrollar estrategias efectivas de gestión ambiental.
* Motivar a los trabajadores respecto a los beneficios resultantes de una reducción de los
residuos generados.
* Mejorar la productividad y competitividad de la organización.
GENERALIDADES DEL MANUAL
Para implantar el SGMA según la Norma UNE-EN ISO 14001 debe cumplir una serie de
requisitos descritos en la misma. Estos requisitos se distribuyen en cinco apartados
claramente diferenciados:
Política medioambiental
Es el compromiso de la Dirección de la Unidad en materia de medio ambiente y que debe
estar documentada, implantada, mantenida al día y a disposición pública.
Planificación
La planificación de la gestión medioambiental abarca desde la identificación de los aspectos
medioambientales, identificación y acceso a los requisitos legales a los que la Unidad se
somete, documentación de objetivos y metas, establecimiento de programas o planes de
gestión medioambiental.
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Implantación y funcionamiento
En este apartado se tratan los siguientes puntos: estructura y responsabilidades, formación,
sensibilización y competencia profesional, comunicación, documentación del SGMA, control
de la documentación, control operacional y planes de emergencia y capacidad de respuesta.
Comprobación y acción correctora
Es necesario que se documenten una serie de mecanismos que permitan poder comprobar
que la Política medioambiental definida por la dirección y los objetivos y metas de la Unidad
se están cumpliendo, estas herramientas son: seguimiento y medición, no conformidad,
acción correctora y acción preventiva, registros y auditoría del SGMA.
Revisión por la dirección
Se debe asegurar el funcionamiento del SGMA y la mejora continua; para ello la dirección de
la Unidad debe revisar y evaluar el sistema a intervalos definidos.
INSTRUCCIONES PARA USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
Es importante en primer plano tener una política para el uso adecuado de este manual, con el
objeto de que lo establecido dentro del mismo, sea realizado de manera adecuada, y así
lograr cumplir las metas previamente trazadas, es por tanto que a continuación se detallan
dichas políticas:
1. La administración de la empresa deberá mantener a la disposición de los gerentes o
jefes de área, ejemplares del manual debidamente actualizado.
2. Se recomienda ejecutar todos los procesos y procedimientos establecidos en el manual
en el orden propuesto.
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3. Para una mejor comprensión del manual este se ha subdividido, estableciéndose un
manual de procedimientos y un catalogo de formularios, con su respectivo
instructivo de llenado y utilización.
4. La revisión del manual, así como la comunicación de los cambios realizados,se
efectuara por el responsable del Sistema de Gestión Ambiental asignado por la
gerencia o la junta directiva.
5. La revisión del manual deberá hacerse cada nueve meses , o cada vez que esto sea
requerido por cambios realizados en la empresa o en las leyes que afectan al sector
gráfico, y que estén relacionados con el sistema de gestión ambiental.
6. Si se modifican algunos procedimientos contenidos en el manual , deberán sustituirse
las páginas respectivas, colocando en la casilla correspondiente la fecha de
actualización , e incorporarse tal modificación en todas las copias existentes.
7. A continuación se presenta en la tabla 4.1 el mapa de ubicación de aspectos del
manual, en el cual se detalla la relación existente entre los apartados de la norma con
los diferentes procedimientos y sus respectivos formularios.
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MAPA DE UBICACIÓN DE ASPECTOS DEL MANUAL
NUMERO APARTADOS DE LA NORMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CATALOGO DE FORMULARIOS CONTENIDO
Misión
Visión
Coordinación con otras políticas de la organización 4.2 Política Ambiental
Pr-coaf, Pr-pvca, Pr-ecpc
f-Pr-coaf, f-Pr-pvca, f-Pr-ecpc
Prevención de la contaminación y mejora continua
4.3 Planificación
Aspectos Ambientales Significativos de JAE
Imprentas 4.3.1 Aspectos Ambientales Pr-iaaa f-Pr-iaaa
Procedimiento Para la Identificación de Aspectos
Ambientales
Legislación ambiental relacionada a JAE Imprentas
4.3..2 Requisitos legales y otros Pr-iarl f-Pr-iarl Procedimiento Para la Identificación de la Legislación
Aplicable a JAE Imprentas
4.3..3 Objetivos y Metas Objetivos y Metas de JAE Imprentas
4.3.3.1 Indicadores de desempeño Indicadores de desempeño ambiental de JAE
Imprentas
4.3.4 Programa de Gestión Ambiental Programa de Gestión Ambiental de JAE Imprentas
4.4 Implementación y Operación Pr-agcm f-Pr-agcm
Origen y finalidad de sistema
Estructura organizacional de JAE Imprentas
Funciones y responsabilidades ambientales 4.4.1 Estructura y Responsabilidad
Estructura medioambiental de JAE Imprentas
4.4.2 Capacitación, Entrenamiento y Competencia Pr-cpmga f-Pr-cpmga Gestión de recursos
Selección, Sensibilización , Capacitación y
Competencia Profesional
4.4.3 Comunicaciones internas y externas Pr-cmmga, pr-arcl f-Pr-cmmga, f-pr-arcl comunicación
Documentación del sistema
Actualización de la documentación 4.4.4 Documentación del SGA
Control de la documentación
4.4.5 Control de Documentos Control de documentos
4.4.6 Control de Operaciones Pr-mal, pr-atp,pr-mrp, pr-mrm fPr-mal, fpr-atp,fpr-mrp, f-pr-mrm Control operacional
4.4.7 Preparación y Respuesta Ante Emergencia Pr-pea, pr-eea, pr-pci f-Pr-pea, f-pr-eea, fpr-pci Planes de emergencia y capacidad de respuesta
4.5 Verificación y Acción Correctiva
Monitoreo y medición 4.5.1 Monitoreo y Medición Pr-mmaa f-Pr-mmaa
4.5.2 No conformidad, Acción Correctiva y Preventiva Pr-cac f-Pr-cac
Procedimiento Para Acciones Correctivas y
Preventivas
Registros Ambientales 4.5.3 Registros Pr-rgmga f-Pr-rgmga
Procedimiento Para el Control de Registros
4.5.4 Auditorias del SGA Pr-au f-Pr-au Procedimiento para auditorias del sistema.
4.6 Revisión Por la Dirección Pr-rvmgagg f-Pr-rvmgagg
4.6.1
revisión del Modelo de Gestión Ambiental
4.6.2 Mejora Continua
Tabla 4.1 Mapa de ubicación de aspectos del manual
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CAMPO DE APLICACION
El presente manual, esta orientado para ser utilizado por el sector de la mediana y pequeña
empresa de la Industria Grafica de El Salvador, con el objeto de que estas puedan prepararse
para la certificación bajo la norma ISO 14001.
Para lograr este fin, se tienen que cumplir los compromisos establecidos en la política
ambiental mediante la descripción del Sistema de Gestión Ambiental aplicado en JAE
Imprentas acorde a los requisitos establecidos en la Norma ISO 14001.
El manual es aplicable a las actividades relacionadas con el sector de las empresas de la
industria grafica
ADMINISTRACION DEL MANUAL
El manual será administrado por el encargado dentro de la organización de la Gestión
Ambiental. Este también será el responsable de actualizarlo cuando así sea requerido, así
como velar por el cumplimiento de todo lo ahí plasmado por los miembros de la empresa, a
través de controles previamente establecidos.
REGISTRO DE REVISIONES
JAE Imprentas elaborara registro de revisiones el cual será utilizado entre otras cosas , para
tener historiales de avances en la Gestión Ambiental de la empresa, y con ello fortalecer el
proceso de mejora continua de tal manera que todas aquellas incorrecciones que aparezcan en
las revisiones, sean corregidas al más corto plazo, ver . PR-RGRV Procedimiento de
Administración de registros de revisiones
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DISTRIBUCION DEL MANUAL
El manual será distribuido a los Gerentes o jefes de departamentos, y estos harán del
conocimiento de sus subalternos los requisitos que ellos deben cumplir de acuerdo a su
respectiva área, en referencia a las responsabilidades asignadas en este manual.
Al mismo tiempo se apoyará la comunicación de los requerimientos por medio de
formularios que evaluarán el desempeño ambiental de la empresa adaptando estos a cada
departamento involucrado, cada manual tendrá su procedimiento a seguir para operativizar
cada uno de los puntos de evaluación.
Todos los procedimientos serán explicados a cada uno de los empleados con el objetivo de
aclarar el desarrollo de cada una de las actividades que conlleven al mejoramiento continuo
del modelo de gestión ambiental, ver PR-DIMA Procedimiento para la distribución
del manual.
CODIFICACION UTILIZADA
El manual tiene una codificación, la cual permite visualizar de una manera clara cuando esté
se refiera a algún documento en específico como puede ser un formulario de control , o uno
de procedimientos; la codificación a utilizar en el manual será distribuida de la siguiente
manera:
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Se detallan las partes principales con su respectiva descripción.
CODIGO EXPLICACION
GG Departamento de Gerencia General. OP Departamento de Operaciones. PL Departamento de Planificación. AF Gerencia Administrativo – Financiera. MGA Modelo de Gestión Ambiental. EA Emisiones Atmosféricas. VERTIDO Cualquier derrame accidental de una sustancia líquida con efectos peligrosos. D Diagrama F Formulario PR Procedimiento AC Acciones Correctivas DS Desechos Sólidos. DL Desechos Líquidos. AU Auditorias. RV Revisión. MM Monitoreo y Medición. RC Reciclaje. MP Materia Prima. PC Puntos Críticos. AD Administrativo OV Operativo RC Reclamos CL Clientes RG Registro DI Distribución MA Manual CO Coordinación AC Áreas Funcionales CM Comunicación PV Prevención CA Contaminación Ambiental
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Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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EC Elaboración PC Plan de Mejora Continua IA Identificación y Acceso RL Requisitos legales AA Aspectos ambientales AG Administración de Gestión CM Control del manual AD Administración PL Planificación y control M Mantenimiento MR Mercancías CP Capacitación OPMP Operación y Mantenimiento de infraestructura de la planta OPMI Operación y Mantenimiento de Maquinaria y Equipo de Impresión. OPMAP Operación y Mantenimiento del área de manufactura y producción. ATP Almacenamiento Temporal Interno y Potencial MAL Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame MRP Manejo Interno de Residuos Peligrosos MRM Manejo de residuos de mantenimiento PEA Plan de Emergencias Ambientales EEA Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PCI Prevención y Control de Incendios CAC Conformidades Ambientales y Acciones
La codificación permite el reconocimiento de los diferentes aspectos que están involucrados
dentro del manual, por lo que a continuación se ejemplifican algunos de estos:
CODIGO EXPLICACION
PR-PRGG-# Procedimientos de la Gerencia General
F-GG-# Formulario de la gerencia General
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F-PR-PRGG-# Formulario de procedimientos de la Gerencia General
F-PR-MMGG-# Formulario de monitoreo y medición de la Gerencia General
CODIGO EXPLICACION
F-PRAC-GG-# Formulario de procedimientos de acciones correctivas de la Gerencia
General
Nota:
• El símbolo de “#” indica que en esa posición va un número, el cual es el
correlativo correspondiente en el formulario, procedimiento, etc.,según el área
funcional al que este asignado.
El proceso de creación de los archivos de codificación será de la siguiente manera:
Si el primero es un documento que especifica un departamento se describe que tipo de
control se va a realizar, luego separado por un guión , la sección o departamento,
posteriormente separado por un guión el numero correlativo al documento. F-GG-# ,
luego se especifica que tipo de acción se realizara para el caso se tiene el control , luego
la acción seguida por el departamento, y posteriormente el número correlativo, F-
PRGG-# , este método será empleado para todos los controles de cada una de las áreas
funcionales.
Revisado por:
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Revisado por:
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En la figura 4.1 se muestran los organigramas de JAE imprentas, tanto para la pequeña empresa como para la mediana empresa, antes de implantar el SGA.
PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE JAE Imprentas
GERENTE OPROPIETARIO
ENCARGADO DEVENTAS
ENCARGADO DEDISEÑO
ENCARGADO DEPRODUCCION
PEQUEÑA EMPRESA
MEDIANA EMPRESA
GERENTE OPROPIETARIO
GERENTE OENCARGADO DE
VENTAS
GERENTE DEPLANIFICACIONO DISEÑO DEL
PRODUCTO
GERENTE DEOPERACIONES O
JEFE DEPRODUCCION
GERENTEADMINISTRATIVO
FINANACIERO
SUPERVISORVENDEDORES
CONTADOR
COMPRAS AUXILIARES
Figura 4.1. Organigrama de JAE imprentas
159
4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
“JAE Imprentas” como organización comenzara donde los beneficios sean obvios; por
ejemplo. poniendo el enfoque sobre el cumplimiento de las regulaciones vigentes, limitando
las fuentes de responsabilidades o haciendo más eficiente el uso de materiales. A medida que
la organización gane en experiencia, y que su SGA comience a tomar forma, podrán ser
puestos a punto procedimientos, programas y tecnologías para mejorar aun más el desempeño
ambiental. Luego, cuando madure el SGA, se podrá integrar las consideraciones ambientales
a todas las decisiones de la organización.
Para la aplicación del Sistema de Gestión Ambiental en la empresa se hace necesario crear un
departamento encargado de esta labor, con un asesor que se contrate para estos efectos y que
dependa directamente del Gerente General, asegurando así, el reconocimiento formal, de
todas las áreas y personal de la organización. El departamento, dentro de la estructura
organizacional, ocupará un nivel de staff, no obstante, el responsable último por el
desempeño de este departamento es el Gerente General.
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4.1.1 El modelo del sistema de gestión ambiental
Figura 4.2 Modelo del SGA
161
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4.1.2 Compromiso de la alta dirección y liderazgo
Compromiso de la dirección
La Dirección de “JAE” Imprentas. es consciente de que actualmente las circunstancias que
rodean al mundo empresarial y al entorno natural en el que nos desenvolvemos implican
tomar una serie de medidas tendentes a conseguir una mejora en la gestión de las actividades
de la organización, tanto en calidad del servicio ofrecido a los clientes como en términos de
desarrollo sostenible medioambientalmente. Esta es la única forma de garantizar un mejor
aprovechamiento de los recursos naturales sin hipotecar el futuro de las próximas
generaciones. Para ello se ha asumido un compromiso de implantar en la organización un
Sistema de Gestión Medioambiental según la norma UNE-EN-ISO 14001. Así se pretende
ofrecer a nuestros los clientes un servicio que respete nuestro entorno, garantizando una
posición de liderazgo en nuestro ámbito de actuación e incrementando el nivel de satisfacción
de la sociedad hacia nuestra organización.
Un empleo racional de los recursos y una concienciación clara de favorecer nuestro entorno,
no es sólo labor nuestra, sino que también debemos implicar a todos nuestros proveedores y
clientes así como a toda la sociedad en general en la obtención del respeto al medioambiente
que se nos exige.
La Dirección se compromete, además, a desarrollar unos planes de formación tendentes a la
mejor calificación de todos los trabajadores, implicando así a todo el personal en la
consecución de los objetivos establecidos en el presente documento. La Dirección de “JAE
Imprentas. confía en que toda la organización, proveedores y clientes, comprendan la
trascendencia de este documento y lo integren en su estilo de trabajo.
Nombre y Apellidos
Director Gerente Ciudad, # Mes del 2001
162
4.1.3 Alcance del Sistema de Gestión Ambiental
La alta dirección ha definido los campos de aplicación que intervienen en el modelo de
gestión ambiental los cuales, son:
- Gerencia Administrativa y financiera ya que estos departamentos tienen a su disposición
información acerca de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa de
esta forma se puede tener control sobre el seguimiento de cada del desarrollo de las
actividades a implementar así como la disponibilidad de inversión.
- Departamento de Ingeniería del Producto o Encarga del Diseño del Producto , este
departamento se encarga de elaborar las ordenes de trabajo para el departamento de
producción evaluando los requerimientos del producto, al mismo tiempo analiza las
características del producto y emite ordenes de requisición de materia prima que es requerida
para la fabricación del mismo.
- Departamento de Producción y Operación, son los encargados de la manufactura de
productos así como de la manipulación de herramientas y materia prima que hacen posible la
obtención de este de acuerdo a las especificaciones del departamento de Ingeniería del
Producto.
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4.1.4 Revisión ambiental inicial
Puntos críticos
Es de importancia el determinar los puntos de relevancia que pueden generar situaciones de
peligro ambiental dentro de JAE Imprentas, y es por este motivo, que como parte importante
de el modelo, se establezca una primera revisión, con la cual se identifican los puntos críticos
de la organización y como primera revisión ambiental inicial de la empresa nos muestra
ciertos ítems que deberán ser considerados:
1. Uso de pinturas y solventes: En el proceso de estampado se observa un uso de pinturas
y tintes de alta toxicidad (lo dicen las etiquetas de fábrica) los que además son disueltos
con solventes químicos. Cabe señalar que el área en que son manipulados no cuenta con
ningún sistema que permita filtrar estas emanaciones y que estas son ventiladas
directamente al aire libre.
2. Limpieza de Utensilios y herramientas: Todos los utensilios del taller, dado a que su
mayoría son expuestos a pinturas, son limpiados en unas cubetas que contienen diluyente,
una vez que se han limpiado un numero determinado de herramienta y este liquido esta
sucio, es arrojado directamente a la tierra permitiendo de esta manera la destrucción total
de cualquier tipo de vegetación y lo que podría ser mas grave aún, al ser absorbido por la
tierra este liquido podría llegar a las capas subterráneas causando grave daño al agua
depositada en aquellos lugares.
3. Vehículos : La empresa al poseer vehículos de transporte y con el uso de combustible
(gasolina corriente) en estos vehículos contribuye a la contaminación del aire por efecto
del monóxido de carbono expulsado en su combustión.
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4. Eliminación de Desechos: La mayor cantidad de basura sale del área de producción, o
sea del taller, los desechos en su mayoría están compuestos por latas y tarros de pintura
que son botados a la basura. La empresa no ha instaurado ningún sistema de reciclaje a
sabiendas de todos que estos envases de material metálico son comprados por chatarra.
5. Aseo del suelo de la Fábrica: El suelo del taller es de Cemento sin ningún
recubrimiento, el que al ser barrido levanta una gran nube de polvo, lo que favorece la
contaminación del aire producto de las partículas en suspensión que son barridas al aire.
6. Uso de energía eléctrica: Se observa un uso de energía un tanto derrochador, puesto que
nadie se preocupa por apagar los artefactos eléctricos cuando no se ocupan, esto incluye
las luces de oficina y fabrica, uso de computadoras, ventiladores y otros artefactos.
Se hace necesario enfocar todos los esfuerzos por desarrollar dentro de JAE Imprentas un
Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a sus posibilidades y que cumpla con la norma de
certificación ISO 14.001.
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4.2 POLÍTICA AMBIENTAL
POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL DE “JAE IMPRENTAS”
“JAE Imprentas”, dedicada a la elaboración de productos de la Industria gráfica, ha
considerado el respeto al medio ambiente en sus actividades como factores estratégicos y
primordiales para mantener un alto nivel en la prestación de sus servicios.
El propósito fundamental es el de conseguir la plena satisfacción de los clientes cumpliendo
sus expectativas, servicio tras servicio, al menor costo y causando el menor impacto
medioambiental posible. Esta estrategia de negocio permitirá aumentar día a día el
posicionamiento en el mercado y diferenciarnos del resto de competidores. Constituye la
filosofía de gestión que conducirá a aumentar el prestigio en el sector de Imprentas. Para
conseguirlo, la estrategia se basa en:
• Proporcionar soluciones de trabajos de Imprenta eficientes, ajustadas a las
necesidades de los clientes utilizando las tecnologías más respetuosas con el
entorno y económicamente viables.
• Un sistema de gestión del medio ambiente, basado en las normas UNE-EN-
ISO 14001, que facilita el trabajo bien hecho, y la mejora constante del servicio
de forma respetuosa con el entorno.
• El cumplimiento de la legislación y reglamentación aplicable en materia
medioambiental, así como el compromiso de satisfacer otros requisitos
adquiridos voluntariamente.
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• El establecimiento de objetivos de mejora continua de la actuación
medioambiental coherentes con la naturaleza y los impactos medioambientales
que causan nuestras actividades y con esta política, que serán revisados
anualmente por la Dirección.
• La prevención y reducción de los impactos medioambientales de nuestras
actividades, como son la contaminación atmosférica, el ruido o la producción de
residuos, como parte integrante del trabajo diario, mediante una optimización
del consumo de recursos naturales (Tintas, papel, solventes, etc.).
• El fomento de la formación y sensibilización encaminadas a concientizar y
responsabilizar a todo el personal en materia protección del medio ambiente.
El fomento y expansión de estas políticas a los contratistas y proveedores, con el
objeto de que ellos sean parte activa en el esfuerzo por la conservación
ambiental.
Esta Política ha de ser entendida y asumida por todo el personal de la organización y
colaboradores. Además, estará a disposición de cualquier persona que muestre interés por
ella. La Dirección se compromete a velar por su aplicación y a revisar periódicamente su
contenido, adaptándolo a la naturaleza de las actividades y de sus impactos medioambientales
así como a la estrategia general de la organización.
Nombre Apellidos
Director Gerente
Ciudad, Mes de 2xxx
Se instaura una política ambiental para JAE Imprentas, a través de la cual se refleja el deseo
de la organización por contribuir a la disminución de la contaminación del medio ambiente.
167
4.2.1 Misión y Visión Ambiental
Misión
Ser una entidad que logre la excelencia y expansión internacional, a través del desarrollo
permanente de un modelo de Gestión Ambiental, que permita contribuir a la conservación del
medio ambiente y protección del entorno.
Visión
Ofrecer un producto que garantice una etiqueta ambiental y siempre manteniendo el nivel de
calidad que caracteriza a la empresa ofreciéndole tranquilidad a todos los clientes a través de
la filosofía de etiqueta verde como una característica nueva de esta organización en el
mercado.
4.2.2 Coordinación con otras políticas de la organización
Es necesario para que el modelo funcione correctamente, este lo haga como un solo conjunto,
es por esto que todas la áreas funcionales que estén involucradas en el Sistema de Gestión
Ambiental de JAE Imprentas trabaje de manera coordinada, y para ello de tiene establecido
un procedimiento.
REFERENCIA
PR-COAF Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el
SGA
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4.2.3 Prevención de la contaminación y mejora continua
JAE Imprentas sabe que es necesario establecer un procedimiento que permita controlar y
prevenir la contaminación ambiental de la empresa, así como es importante establecer un plan
de mejora continua como parte del sistema de Gestión Ambiental.
REFERENCIAS
PR-PVCA Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental
PR-ECPC Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua
4.3 PLANIFICACIÓN
JAE Imprentas como organización reconoce la necesidad de elaborar un plan que permita el
cumplimiento de las políticas previamente establecidas, es por tanto que se presenta a
continuación la estructura básica de funcionamiento de dicho plan.
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PLANIFICACION DEL SISTEMA
Los elementos del SGA relacionados con la planificación incluirán:
a) la identificación de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos
ambientales asociados a la generación de residuos y desechos por parte de JAE
Imprenta;
4.3.1 Aspectos Ambientales
De acuerdo con los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 14001, existe una metodología
recogida en su correspondiente procedimiento para identificar y evaluar los aspectos
medioambientales que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente y
sobre los que la organización puede ejercer un control en el desarrollo de sus actividades.
Esta información sobre los aspectos e impactos significativos, nos proporciona un
conocimiento detallado de la problemática ambiental asociada a las actividades de nuestra
organización. Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos
medioambientales de la organización.
4.3.1.1 Principales impactos ambientales de la actividad
Los procesos productivos de las imprentas, eventualmente pueden generar diversos
problemas ambientales relacionados con residuos sólidos y líquidos, que generalmente no son
tratados de forma adecuada. Al mismo tiempo, se pueden ocasionar emisiones atmosféricas y
ruidos molestos.
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Contaminación Atmosférica
Las emisiones de contaminantes atmosféricos son causadas principalmente por el uso de
solventes y diluyentes de tintas, las cuales son emitidas durante su aplicación y secado. Esta
situación se verifica con mayor frecuencia en el caso del huecograbado y serigrafía.
Solventes de Limpieza y Humidificadores: Son fuentes potenciales de contaminación, así
como el uso de pegamentos y gomas, especialmente en la etapa de encuadernación. Algunos
solventes son las tintas, diluyentes, secantes y suavizantes. Entre otros componentes están el
xileno y el tolueno.
Compuestos Volátiles: Utilizan compuestos orgánicos volátiles, provenientes de las tintas,
diluyentes, secantes y suavizantes utilizados en la impresión. Estos compuestos generan serios
riesgos para la salud de la población, en especial para los trabajadores que están en permanente
contacto e inhalación de ellos. También están asociados a riesgos de incendio o explosiones.
Olores: Generados por el uso de compuestos que contienen sustancias volátiles. También
generan fuertes y persistentes olores. Los olores producidos tienen relación directa con las
emisiones evaporativas. Al existir COVs, es cierta la posibilidad de emisiones de olor.
Contaminación Acústica
El ruido se genera principalmente en el proceso de impresión, siendo de tipo continuo. También
se generan ruidos de impacto al guillotinar. El funcionamiento de la imprenta (ruido continuo)
resulta molesto al no contar con protección auditiva para los trabajadores, pero también, si las
instalaciones de la empresa no cuentan con aislamiento acústica adecuada, pueden generar serias
molestias hacia la comunidad.
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Residuos Sólidos
El residuo más importante de las imprentas, en cuanto a volumen se refiere, son los papeles y
cartones. Como este tipo de material, históricamente ha tenido altas tasas de recuperación, la
totalidad de las imprentas venden todos sus desechos.
Los huaipes, generalmente son desechados cuando ya no resisten más usos y como están tan
sucios y deteriorados, estos se van directo a la basura y no se pueden reaprovechar. En la
actualidad, se están utilizando paños de limpieza, que pueden volver a reutilizarse, previo
tratamiento.
Ahora bien, los residuos típicos generados son restos de películas y soluciones de
procesamiento (reveladores y fijadores), residuos de tintas conteniendo componentes
peligrosos, solventes contaminados con tinta y trapos utilizados para limpieza y aceites
lubricantes para maquinaria, siendo más importantes en orden las emisiones atmosféricas.
Es posible señalar los siguientes residuos por etapa del proceso:
Preprensa o Procesamiento de Imagen: películas sobrantes, restos de papel, latas de
aerosol, revelador y fijador usado, químicos de lavado usado, paños sucios, envases de
productos químicos, pruebas rechazadas, COVs, materiales vencidos.
Prensa o Impresión: Envases de tinta, impresos rechazados, COVs, residuos de tinta y
solventes, trapos, plazas usadas y dañadas, soluciones fuentes usadas, cilindros o
superficies dañadas, aceite usado.
Encuadernación: Papeles y Adhesivos.
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Residuos Líquidos
Las imprentas arrojan restos de tintas y diluyentes al alcantarillado especialmente al limpiar las
máquinas. Esto es altamente contaminante, ya que el sistema de alcantarillado ha sido diseñado
para colectar solamente aguas residuales domésticas (residuos de carácter orgánico).
Si bien, el volumen de desechos líquidos es poco significante, es una conducta que los
empresarios deben cambiar, primero por el daño ambiental que están generando, y segundo por
las faltas a la legislación vigente y la exposición a sanciones por parte de la autoridad.
En las etapas de proceso de imágenes e impresión es donde pueden detectarse las principales
fuentes de residuos líquidos. El residuo líquido se constituye como una composición de aguas
generadas en el proceso de impresión mismo, aguas de enjuague, compuestos reveladores y
aceites lubricantes.
REFERENCIAS
PR-IAAA Procedimiento para identificación de aspectos ambientales
4.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos
Este procedimiento identifica los requisitos legales y otros requisitos pertinentes a los
aspectos ambientales de JAE Imprentas, a través de el se podrá tener actualizada la
información legal pertinente. Se cuenta con un banco de normas legales actualizado que
contiene los requisitos legales que competen a la empresa. La empresa opera en conformidad
con las disposiciones emitidas por el Ministerio de Medio Ambiente, otras autoridades
locales ambientales y los convenios internacionales relevantes, ver anexo 2 de legislación
para industria grafica de El Salvador.
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REFERENCIAS
PR- IARL Identificación y Acceso a los requisitos legales y otros requisitos
4.3.3 Objetivos y metas ambientales.
A continuación se muestra en la tabla No. 4.2 los objetivos y metas ambientales de JAE
imprentas OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES
OBJETIVO 1: Reducir la contaminación causada por desechos sólidos Metas:
1. Implementación de lugares señalizados para la recolección de desechos 2. Manejo adecuado de Materia prima
OBJETIVO 2: Reducir el riesgo de exposición a niveles de ruido altos en el entorno de la empresa Metas: 1. Controlar la emisión de ruidos y evitar la exposición de los empleados a niveles de contaminación acústico. 2. Dotar al personal del equipo de protección necesario. 3. Evaluar el uso de aislantes acústicos para evitar la inconformidad del entorno. OBJETIVO 3: Controlar la emisión de gases causados por solventes. Metas:
1. Revisar la hoja de características de los solventes para evitar la proximidad con otros materiales con los que sea reactivo.
2. Establecer tiempos definidos y estandarizados de manipulación de solventes para evitar la disipación de gases al ambiente.
3. Proporcionar herramientas y utensilios necesarios para evitar intoxicación de los trabajadores que manipulan solventes. OBJETIVO 4: Establecer un plan definido de Seguridad ocupacional Metas:
1. Efectuar revisiones periódicas de la infraestructura de la Empresa para determinar el grado de ventilación, salidas de emergencia, proximidad de puestos de trabajo, etc.
2. Verificar y hacer cumplir las normativas de seguridad ocupacional . OBJETIVO 5: Establecer un plan definido de uso de energía Metas:
1. Obtener un uso racional de la energía que resulte en una disminución del gasto correspondiente a este consumo. OBJETIVO 6: Controlar la generación de residuos líquidos META 1 Reducir la contaminación generada por el uso de residuos líquidos
Tabla 4.2. Objetivos y metas ambientales
174
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4.3.3.1 Indicadores de desempeño
Tomando la información de la experiencia obtenida por Empresas de la Industria Gráfica a
nivel internacional que se encuentran Certificadas en la Norma ISO 14000 se mencionan:
Gráfica Santa Berta originaria de Chile clasificada como Mediana Empresa y Etipres, S.A.
originaria de Costa Rica y Clasificada como Pequeña Empresa (ver anexo 7: indicadores de
desempeño); proporcionan parámetros que pueden alcanzarse en forma real y práctica los
cuales han sido el resultado de 4 años de mantenimiento de la Certificación, se pueden
parametrizar como indicadores del desempeña de la Certificación, estos indicadores son los
siguientes:
Disminución del consumo de químicos en un 87% utilizando técnicas de reciclaje,
implementación de procesos de consumo necesario, utilización de filtros, impresión
sin consumo de agua, utilizar limpiadores conteniendo solventes con baja presión de
vapor, control de derrames (ver Anexo 10, página 459 recomendaciones para el uso
de Solventes).
Reducción de un 60% en sólidos contaminantes por medio del diseño de hojas con el
fin de poner mayor información, usar ambos lados del papel, preferir tintas vegetales,
elegir tintas con pigmentos menos tóxicos, utilización de papel blanco ya que es mas
fácil de reciclar, evitar uso papel fluorescente y dorados (ver Anexo 10 página 463)
Ahorro anual obtenido, correspondiente al reciclaje de insumos y la venta de algunos
residuos, como planchas y cartones $ 2,225.00 al año, en nuestro medio la libra de
papel es pagada a $ 0.05, de igual forma se puede recolectar latas de aerosol y otros
desperdicios de aluminio la libra de aluminio se paga a $ 0.68 el quintal.
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Referencias
Gráfica Santa Berta Etipres S.A de Costa Rica
JAE Imprentas
INDICADORES
Disminución de consumo de químicos 87%, en el proceso de preparación de
colores utilizando la cantidad necesaria de solvente por medio del uso de
dosificadores.
Reducción de desperdicios hasta en un 60% en sólidos contaminantes en el área de
producción y operaciones.
Ahorro anual obtenido, correspondiente al reciclaje de insumos y la venta de
algunos residuos, como planchas y cartones $ 2,225.00 al año.
BENEFICIOS ESPERADOS
Optimización del consumo de agua, en el procesamiento de imagen optimizando la
temperatura del baño de lavado de la película.
Minimización de riesgos para los clientes en el ramo alimenticio al utilizar tintas bajas
en plomo en productos como envoltorios, cajas de almacenamiento, etc.
Un proceso más cristalino, ordenado y eficiente en el departamento de producción:
• Menores tiempos de montaje.
• Menores desperdicios de papel, cartón, tintas.
• Menor incidencia de defectos en productos.
Crecimiento de la producción en hasta un 200% en un periodo de 4 años
• Calidad cada vez más uniforme en los productos de impresión.
Control sobre las variaciones posibles del proceso de fabricación.
• Mejores tiempos de entrega, lo que trae clientes más satisfechos.
• Personal más capacitado y confiado en sus habilidades.
• Aumento en los niveles de satisfacción externa e interna.
• Reducción de devoluciones y especialización en el ramo.
• Diferenciación en formas y materiales especiales.
Tabla 4.3 Indicadores de desempeño
176
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4.3.4 Programas de gestión ambiental en JAE Imprentas.
En la tabla 4.4 se muestra el programa de Gestión Ambiental de JAE imprentas
PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL DE JAE Imprentas
OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO(Días)
OBJETIVO 1: Reducir la contaminación causada por desechos sólidos. META 1. Implementación de lugares señalizados para la recolección de desechos Actividades:
- Reciclaje. - Identificación de desechos biodegradables. - Identificación de desechos no biodegradables
META 2. Manejo adecuado de Materia prima Actividades:
- Facilitar el almacenamiento de Materia prima seleccionando el grado de toxicidad.
- Mejorar la estantería incorporando mobiliario que facilite el acceso a materias primas
- Aislar por completo un procedimiento que implique el uso de solventes y utilizar un sistema de ventilación para evacuar los vapores producidos
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios.
7
30
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OBJETIVO 2: Reducir el riesgo de exposición a niveles de ruido altos en el entorno de la empresa META 1. Controlar la emisión de ruidos y evitar la exposición de los empleados a niveles de contaminación acústica. Actividades:
- aislar acústicamente la sala donde se llevarán a cabo las labores.de impresión guillotinado
META 2. Dotar al personal del equipo de protección necesario. Actividades:
- Adquirir el equipo adecuado a la intensidad del ruido. - Cambiar periódicamente los equipos o sus componentes de acuerdo a su vida
útil. META 3. Evaluar el uso de aislantes acústicos para evitar la inconformidad del entorno. Actividades:
- Identificar las actividades que generan ruidos intensos y frecuentes. - Investigar alternativas de solución. - Evaluar la factibilidad económica de las alternativas. - Seleccionar mejor alternativa.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o
Encargado de sistema de gestión ambiental y/o
operarios.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios
15
7
15
OBJETIVO 3: Controlar la emisión de gases causados por solventes. META 1 Revisar la hoja de características de los solventes para evitar la proximidad con otros materiales con los que sea reactivo. Actividades:
- Identificar el grado de nocividad a la salud humana, inflamabilidad, reacción con otros materiales.
- Proporcionar las herramientas requeridas por el proveedor para el uso y manipulación de materiales.
- Identificar los solventes utilizados en los lugares de trabajo y dar a conocer sus peligros.
META 2. Establecer tiempos definidos y estandarizados de manipulación de solventes para evitar la disipación de gases al ambiente. Actividades:
- Elaborar procedimiento en la manipulación de solventes. - Capacitar al personal encargado de la manipulación y manejo de solventes.
META 3. Proporcionar herramientas y utensilios necesarios para evitar intoxicación de los trabajadores que manipulan solventes. Actividades:
- Elaborar inventario de utensilios y herramientas de seguridad industrial. - Distribución de las Herramientas al personal que las necesita.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental
15
15
7
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OBJETIVO 4: Establecer un plan definido de Seguridad ocupacional META 1 Efectuar revisiones periódicas de la infraestructura de la Empresa para determinar el grado de ventilación, salidas de emergencia, proximidad de puestos de trabajo, etc. Actividades:
- Asignar a encargado dentro del departamento de producción para que efectúe las actividades de revisión.
- Deberá existir a lo menos un (1) extintor por cada ciento cincuenta (150) metros cuadrados de superficie a ser protegida
- Crear una separación física entre los sectores de trabajo, con el propósito de evitar el contacto de fuentes calóricas y los solventes.
- La electricidad estática puede provocar explosión de los solventes. Se puede atenuar este riesgo conectando a tierra los recipientes y otros contenedores conductores.
- Capacitación, educación y difusión de la información. - Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo.
META 2. Verificar y hacer cumplir las normativas de seguridad ocupacional. Actividades:
- Hojas de Seguridad: Para asegurar el uso correcto y almacenaje adecuado de los productos.
- Verificación de la puesta en práctica de las normativas de Seguridad - Lockers etiquetados para guardar ropa y elementos de seguridad - Programa de control de inventario de equipos y materiales de seguridad - Programa de mantenimiento de equipos, maquinaria y materiales. - Etiquetas, señales y barreras de seguridad.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios
2
20
OBJETIVO 5: Establecer un plan definido de uso de energía META 1 Obtener un uso racional de la energía que resulte en una disminución del gasto correspondiente a este consumo. Actividades:
- Particularmente preferir ampolletas y luminarias de bajo consumo. Actualmente existe gran diversidad de opciones en el mercado.
- Tratar que las ventanas y tragaluces, sean altas, ya que mientras más altas mayor luz otorgan.
- Uso de pinturas adecuadas. Para lograr una distribución difusa y pareja de la luz reflejada
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios
20
Tabla 4.4. programa de gestión ambiental
179
OBJETIVO 6: Controlar la generación de residuos líquidos contaminantes META 1 Reducir la contaminación generada por el uso de materiales líquidos Actividades:
- Particularmente preferir la utilización de tintas orgánicas , Actualmente existe gran diversidad de opciones en el mercado.
- Disminuir en lo posible el desperdicio de químicos , solventes y tintas, a través de la adecuada manipulación de estos (anexo 11)..
- Proponer la capacitación para el manejo, reciclaje y eliminación de desechos líquidos contaminantes.
Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios
20
Tabla 4.4. programa de gestión ambiental
180
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN
4.4.1 Estructura y Responsabilidad
Estructura organizativa y responsabilidades
Orígenes y finalidad del sistema
El Sistema medio ambiente de JAE Imprentas nace de la política de medio ambiente
definida por la Dirección y comprende la estructura organizativa, las funciones, actividades,
recursos y documentación necesaria para asegurar que los servicios de impresión satisfarán
los requisitos y expectativas de los clientes de forma respetuosa con el medio ambiente La
Dirección es la responsable de desarrollar e implantar un sistema de medio ambiente de
acuerdo a las pautas anteriores y de que éste sea conocido, entendido, aceptado y aplicado por
toda la organización, además de renovado y mantenido al día.
La Dirección de JAE Imprentas designa como Representante de la Dirección al Responsable
de medio ambiente y le confiere la autoridad y responsabilidad para gestionar y controlar el
sistema de gestión medioambiental de acuerdo a lo establecido en el presente Manual y a los
procedimientos correspondientes.
El responsable de medio ambiente asume las funciones que en la documentación aparecen
asignadas para este cargo. Los fines que JAE Imprentas pretende con el establecimiento de
un sistema de medio ambiente son:
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1. La prevención (evitar que se produzcan servicios no conformes a lo previsto).
2. La detección (conocer los elementos no conformes y los impactos ambientales de los servicios y sus causas).
3. La mejora (implantar las acciones necesarias para corregir las causas de las no
conformidades y sus impactos ambientales en los procesos y evitar así que se repitan).
REFERENCIAS
PR-AGCM Procedimiento para Administración de gestión y control del manual
para el encargado del sistema
182
4.4.1.1 Estructura Organizacional de JAE Imprentas
La estructura de JAE Imprentas ha evolucionado hasta convertirse en una dinámica
organización capaz de dar las respuestas más eficientes a las necesidades más variadas de
productos de imprenta. La Dirección siempre ha procurado seleccionar a las personas más
adecuadas en función de su experiencia y formación y les ha asignado las responsabilidades y
autoridad convenientes para garantizar la correcta Manufactura de los productos. Un
organigrama jerárquico-funcional de la organización es el que se presenta en la figura 4.3:
GERENTEO
PROPIETARIO
GERENTE DE VENTASO
ENCARGADO DE VENTAS
GERENTE DEPLANIFICACION
OJEFE DE DISEÑO DEL
PRODUCTO
GERENTE DEOPERACIONES
OJEFE DE PRODUCCION
GERENEADMINISTRATIVO
FINANCIEROO
CONTADOR GENERAL
RESPONSABLE DEMEDIO AMBIENTE
SUPERVISOR ENCARGADO DEBODEGA
ENCARGADO DECOMPRASVENDEDORES
Figura 4.3. Estructura Organizacional de JAE Imprentas
Revisado por:
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Pág. 44/69
183
4.4.1.2 Funciones y responsabilidades
Las responsabilidades del personal se encuentran definidos en los procedimientos e
instrucciones. Las más significativas en el sistema Medio Ambiental son:
Actividad/Autoridad
Dir
ecci
ón
Res
pons
able
Med
io
Am
bien
tal
Res
pons
able
de
Ope
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Res
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Com
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Res
pons
able
de
Fina
nzas
Definición de política de
Medio Ambiente
Organizar y Gestionar
Recursos
Conocer legislación Medio
Ambiental Aplicable
Aprobar documentación del
sistema
Identificar y controlar los
aspectos Medio Ambientales
Cumplir y hacer cumplir los
requisitos del sistema
Atención y registro de
incidencias /reclamaciones
Toma de solución de
incidencia / reclamaciones
Verificación de soluciones
Control de cierre y de
servicios no conformidades
Implantación de acciones de
mejora
Tabla 4.5. Funciones y responsabilidades
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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Pág.. 45/69
184
La Dirección de JAE Imprentas se compromete con el espíritu y el contenido de la política
de calidad y medio ambiente facilitando los recursos necesarios para asegurar su
cumplimiento. El Director Gerente asume, junto a las funciones propias de su cargo, la
responsabilidad de la gestión y control del sistema de calidad y medio ambiente, de
acuerdo a lo establecido en el presente Manual de medio ambiente y en los procedimientos
correspondientes. Para comprobar la correcta y eficaz implantación y desarrollo del sistema
de medio ambiente.
La Dirección lleva a cabo la revisión del mismo, año tras año, promoviendo las acciones de
mejora que se estima oportuno. La sistemática está documentada en su correspondiente
procedimiento.
4.4.1.3 Estructura Medioambiental de JAE Imprenta
El Sistema de Gestión Ambiental cubre todas las actividades que se realizan dentro de las
instalaciones de JAE Imprentas.El Gerente General, juntamente con el Comité Ejecutivo, que
está formado por el encargado del SGA, el Jefe del Producción y el Jefe del Área Técnica,
tiene la responsabilidad final frente a cualquier impacto en el medioambiente o cualquier
aspecto ambiental generado por la organización.
El Comité Ejecutivo proporciona los recursos necesarios para:
- La implementación del Sistema de Gestión Ambiental, el logro de los objetivos, metas y
programas de gestión ambiental.
- La divulgación de la Política Ambiental de JAE Imprenta
- La implantación, divulgación, desarrollo y mantenimiento de los procedimientos del SGA
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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Pág.. 46/69
185
La optimización de las condiciones ambientales de trabajo. Asimismo, el encargado de Medio
Ambiente tiene la autoridad y responsabilidad para asegurar la implementación del SGA con
relación a los requerimientos de la norma NTP ISO 14001-1998. Del mismo modo,
presentará un informe al Comité Ejecutivo en el que detallará el desempeño del Sistema de
Gestión Ambiental.
Las jefaturas son responsables de la supervisión diaria de sus operaciones y deberán
asegurarse que sus subordinados hayan recibido la capacitación, sensibilización o
información adecuada para realizar sus actividades con un mínimo impacto al
medioambiente.
Todos los trabajadores son responsables de la ejecución de sus actividades en conformidad
con los procedimientos establecidos para el control de los aspectos ambientales y deberán:
- Actuar de tal manera que prevengan las No-Conformidades ambientales.
- Identificar las No-Conformidades y/o recomendar soluciones al encargado del SGA
4.4.2 Capacitación, Entrenamiento y Competencia
Selección, Sensibilización, Capacitación y Competencia Profesional
Se ha establecido un procedimiento para la identificación de las necesidades de capacitación
de los trabajadores comprendidos en los procesos que producen impactos significativos al
medioambiente.
- Revisado por:
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186
Se establecen Programas de Capacitación y Sensibilización para que todos aquellos
trabajadores comprendidos en los aspectos ambientales tengan conocimiento de la
importancia del cumplimiento de la política ambiental, de los procedimientos ambientales del
SGA y de los impactos ambientales significativos.
La calificación del personal se realiza según las necesidades de la organización, por medio de
entrenamiento y/o experiencia comprobada y exigida para cada función.
A través del entrenamiento adecuado, se asegura la competencia del personal en actividades
para las cuales fueron designados.
REFERENCIAS
PR-CPMGA Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA
4.4.2.1 Gestión de los Recursos
La gestión de los recursos dentro de la empresa se debe desarrollar con las siguientes
actividades: provisión de los recursos, es decir seleccionar al personal idóneo, capacitar al
recurso humano en las áreas o temas de mayor importancia, para aumentar la productividad y
la calidad de los productos o servicios, se debe garantizar instalaciones adecuadas para la
empresa y para cada operación, garantizar un ambiente de trabajo agradable para el trabajador
y los clientes de la empresa.
Revisado por:
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187
4.4.2.2 Provisión de Recursos.
Se debe asegurar que se cuenta con los recursos necesarios para implementar, desarrollar y
mejorar el Sistema de Gestión Ambiental y para realizar el trabajo requerido de manera que
satisfaga a sus clientes y al entorno. Estos recursos poseen requerimientos para las auditorias
internas, revisiones, acciones correctivas y preventivas.
4.4.2.3 Selección
El recurso humano que se utiliza en la implantación del sistema de gestión Ambiental debe
ser competente, con base a la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas;
para el buen desarrollo de la implantación del sistema de Gestión Ambiental.
Para cumplir con estos requisitos es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:
4.4.2.4 Perfil del Puesto de Trabajo
Es el procedimiento que se utilizara para determinar las obligaciones correspondientes y las
características de las personas que se contrataran para ocuparlo.
4.4.2.5 Como Seleccionar el Recurso Humano
La planeación del personal es el primer paso del proceso de reclutamiento y selección que
son los que producen información acerca de las características de los recursos humanos.
Revisado por:
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188
Pasos en el Proceso de Reclutamiento y Selección
1. Planificar y pronosticar el empleo para determinar las obligaciones del puesto
vacante.
2. Formar una reserva de candidatos para estos puestos, reclutando candidatos del
interior y del exterior.
3. Pedir a los solicitantes que llenen los formatos de solicitud.
4. Use distintas técnicas de selección, como las pruebas, investigación de
antecedentes, los exámenes médicos.
5. Envié uno o varios candidatos viables para el puesto, a una entrevista con el
supervisor encargado del trabajo.
Diagrama del Proceso de Selección de Personal
Figura 4. 4. Diagrama del Proceso de Selección de Personal
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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Planificación del empleo.
Reclutamiento: formar una Base de Datos de Candidatos
Los solicitantes llenan las solicitudes de empleo
Usar instrumentos de selección como pruebas para eliminar a la mayoría de solicitantes
Supervisores entrevistan a los candidatos finales para tomar la decisión sobre el personal a contratar
El candidato se convierte en empleado de la empresa
189
4.4.2.6 Sensibilización y capacitación del recurso humano
La sensibilización es la toma de conciencia y la motivación de los empleados, mediante la
explicación de los valores ambientales y la capacitación es el proceso para enseñarles a los
empleados, nuevas habilidades básicas que necesitan conocer para desempeñar su trabajo
adecuadamente.
Capacitaciones que se imparten en esta fase, son genéricos y claves para las empresas, entre
éstas se tienen:
1. La nueva cultura de la Conservación Medioambiental
2. Fundamentos de la mejora continua
3. Sistema de orden y limpieza
4. Interpretación técnica de la norma ISO 14000
5. Formación de auditores del Sistema Gestión Ambiental.
6. Proceso de certificación
Paso del Proceso de Capacitación, para el Recurso Humano:
1. Análisis de las Necesidades:
• Identificar las habilidades específicas para el desempeño del trabajo, para
mejorar la productividad del personal.
• Analizar al personal para asegurarse que el programa es adecuado para el
Grado específico de estudio, experiencias y habilidades.
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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190
2. diseño de la Instrucción:
• Asegurarse que los materiales de trabajo están redactados con claridad y
sirvan para una capacitación unificada.
• Recabar ejemplos, métodos y medidas para la enseñanza.
3. Validación:
• Basar las revisiones finales a resultados pilotos, para asegurar la
Eficacia del programa.
4. Aplicación:
• Reforzar el éxito con talleres de capacitación, con conocimientos
adicionales al contenido de la capacitación.
5. Evaluación y Seguimiento: Evaluar el éxito del programa de acuerdo con.
• La reacción del personal • El aprendizaje del personal • Evaluar los resultados
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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191
4.4.2.7 Competencia, Toma de Conciencia y Formación
Revisar calificaciones, capacidades y habilidades del personal en relación con la
competencia y las calificaciones requeridas por la empresa.
En las empresas es apropiado contar con formación de concientización para novatos y
empleados de tiempo completo, estas capacitaciones debe cubrir:
1- La naturaleza de la empresa
2- Reglamentos de salud y seguridad
3- Política Medio Ambiental
4- Misión y Visión Medio Ambiental)
5- La función del nuevo empleado
6- Los procedimientos e instrucciones
La formación puede realizarse en etapas, que constan de un periodo de formación seguido por
un periodo de familiarización. La formación se puede dar en el lugar de trabajo, en la casa o
en algún lugar externo, dependiendo del tema y la participación. La asignación del trabajo
para el personal es donde requiere considerar las necesidades de formación. Las formaciones
que necesita el personal para la retroalimentación de la implementación son:
1- Seminarios
2- Exposiciones
3- Charlas sobre los temas de gestión de Ambiental.
4- Capacitación: para la orientación a la actividad productiva.
Revisado por:
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192
4.4.3. Comunicaciones internas y externas
Comunicación
Se identifica y registra cualquier manifestación, tanto interna como externa, referente a los
aspectos ambientales o al SGA de JAE Imprentas. Los reclamos o solicitudes internos son
registrados y analizados en el formato de Comunicaciones Internas del SGA.
En el caso de partes interesadas externas, cualquier persona natural o jurídica puede solicitar,
sugerir, o pedir información sobre el SGA, la cual puede ser enviada por correo electrónico,
carta, teléfono u otros medio de comunicación a:
TEL.:(xxx)-xxxxxxxx
En el caso de un reclamo sobre algunas de nuestras prácticas, productos o servicios en
general, estos son tratados de acuerdo al Procedimiento “Proceso de Atención a Reclamos de
Clientes”
REFERENCIAS
PR- CMMGA Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA
PR-ARCL Procedimiento de atención de reclamos de clientes
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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193
4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión Ambiental
Documentación del sistema
• Manual de Medio Ambiente: Es el documento básico del sistema medio ambiente. Detalla
la política de medio ambiente, la organización básica de la empresa y las principales
disposiciones y actividades adoptada para una gestión medioambiental eficiente, siguiendo
las directrices de las normas modelo de referencia en este caso ISO 14000.
• Procedimientos: son documentos complementarios del Manual de medio ambiente en los
que se describe paso a paso cómo se realiza una determinada actividad y con qué medios o
información. Su finalidad es normalizar los métodos de trabajo para evitar lagunas o
improvisaciones en las actividades relacionadas con el medio ambiente que pudieran dar
lugar a problemas y deficiencias en el servicio.
• Instrucciones: son documentos similares a los procedimientos, pero en ellos se describe
con detalle la realización de una tarea en particular.
• Registros: sirven para obtener información que contribuye a la gestión eficaz de la
organización.
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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194
Actualización de la documentación
Estas actualizaciones son originadas por el hecho de que los documentos del sistema deben
considerarse como elementos “vivos” y, por ello, deben modificarse siempre que sea
necesario para incluir todos los cambios que surjan en la organización.
Control de la documentación
JAE Imprentas dispone de una metodología, para el control de la documentación y de los
datos que permiten la actualización, identificación y distribución de la documentación y de
los datos que definen y generan el sistema del medio ambiente.
Además, JAE Imprentas tiene establecida una sistemática para la revisión y aprobación de
documentos y datos antes de su distribución y para asegurar que se dispone de ellos en los
lugares adecuados y en la edición vigente.
4.4.5 Control de documentos
Control de los Documentos
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión Ambiental, deben controlarse y debe
de establecer los siguientes requisitos.
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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195
1. Aprobar los documentos.
2. Revisar y actualizar los documentos cuando sean necesario.
3. Asegurarse que se identifican los cambios.
4. Asegurarse de que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran
disponible en los puntos de uso.
5. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
6. Prevenir el uso de los documentos obsoletos.
El termino documento se emplea, para cubrir tanto la información contenida en los
documentos escritos, discos duros de computador, disquetes, CD-ROM, cintas de video. El
control de los documentos tiene que ver básicamente, con el documento en uso que esté
correcto y aprobado, se aclara que no debe confundirse los documentos con los registros, los
registros se generan como resultado de una actividad y constituyen una declaración de hechos
existente en el momento y no pueden actualizarse. Los documentos actualizados pueden
llegar a ser registros. La manera más simple de controlar los documentos, es ponerlos a
disposición en la red informática, se deberá de tratar de mantener copias de los documentos,
el acceso a la documentación es más común y mucho más sencillo en las empresas, si todas
las personas tienen acceso a una copia central, se pueden eliminar la necesidad de controles
complejos y simplificar los mecanismos para controlar cambios. Las empresas deben
mantener un listado de empleados que tienen los documentos y si existe un cambio se podría
asignar a una persona para recoger el documento desactualizado y editar el nuevo. La norma
exige actualizar la información, pero no específica el modo como deberá hacerse,
aprovechando la ventaja de flexibilidad permitida y adoptando los métodos más sencillos y
prácticos, se puede evitar costos y procesos burocráticos innecesarios.
Revisado por:
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196
4.4.6 Control de las operaciones
Control Operacional
Se tienen procedimientos documentados para asegurar que los procesos de fabricación,
instalación, operación y servicios asociados a Aspectos Ambientales sean identificados y
planificados bajo condiciones controladas. Los equipos adecuados y el personal entrenado
asegurarán que los procesos puedan ser controlados dentro de los parámetros definidos.
Cuando se identifican Aspectos Ambientales, se elaboran los procedimientos operacionales
de control para evitar posibles impactos al medioambiente
REFERENCIAS
PR-MAL Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame
de Tintas y Solventes
PR-ATP Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y
producto terminado
PR-MRP Manejo Interno de Residuos Peligrosos
PR-MRM Manejo de residuos de mantenimiento
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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197
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
Planes de emergencia y capacidad de respuesta
JAE Imprentas. dispone de procedimientos actualizados para identificar y asegurar una
correcta respuesta en caso de que se produzca un accidente y/o incidente inesperado, esto es,
para responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia que se puedan dar, así
como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar asociados con
ellos. En la organización se ha llevado a cabo una evaluación de riesgos que servirá como
punto de partida para la realización de los planes de emergencia. Estos planes garantizan la
continuidad en operación de la organización en condiciones no normales, como consecuencia
de incidentes, accidentes y desastres, casuales o provocados.
El plan de emergencia debe minimizar los efectos medioambientales y los relativos a la
seguridad industrial y personal, en la operación en condiciones anormales de la instalación.
Planes de Contingencia y Capacidad de Respuesta ante Emergencias
Se ha establecido un Plan de Emergencias Ambientales para prevenir y mitigar los impactos
ambientales que puedan originarse de situaciones de riesgo.
Frecuentemente, se realizaran simulacros para verificar la eficacia o el nivel de
implementación del Plan de Emergencias Ambientales establecido.
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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198
REFERENCIAS
PR-PEA Plan de Emergencias Ambientales
PR-EEA Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos
PR-PCI Prevención y Control de Incendios
4.5 VERIFICACIÓN Y ACCIONES CORRECTIVAS
4.5.1 Monitoreo y medición
Monitoreo y Medición
Se han establecido procedimientos para el monitoreo y medición de los Aspectos
Ambientales. Donde es requerido, se mantienen registros de los monitoreos y mediciones.
Esta actividad la realizan entidades especializadas y autorizadas con equipos y/o instrumentos
de medición debidamente calibrados.
Periódicamente, se revisan los resultados del monitoreo para verificar su conformidad con los
requisitos legales y otros requisitos pertinentes
REFERENCIAS
PR-MMAA Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales.
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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199
4.5.2 No conformidades y acciones correctivas y preventivas
Se ha establecido un procedimiento para el tratamiento de las No Conformidades
Ambientales que puedan presentarse en las diversas fases de los procesos productivos. Todo
trabajador de JAE Imprentas es responsable de identificar una No- Conformidad ambiental y
recomendar acciones para su mitigación. Este procedimiento define la identificación y
tratamiento de la No- Conformidad y establece los mecanismos para la implementación de las
acciones correctivas y/o preventivas. De ser necesario, se modifican los procedimientos
correspondientes.
REFERENCIAS
PR-CAC Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas
4.5.3 Registros
Se ha establecido un procedimiento para la identificación, el mantenimiento y la disposición
de los registros del SGA. El SGA determina los registros que deben ser conservados,
teniendo en cuenta los requisitos de la Norma ISO 14001. Los registros del SGA se archivan
de manera segura, durante un período determinado a fin de prevenir las posibles pérdidas.
REFERENCIAS
PR-RGMGA Registros del SGA
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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200
4.5.4 Auditoria del sistema de Gestión Ambiental
Las Auditorias del SGA son ejecutadas periódicamente según el Programa de Auditorias
Ambientales Internas, considerando el resultado de las auditorias anteriores, las No-
Conformidades emitidas, los objetivos y metas ambientales y la Política Ambiental. Los
Auditores Ambientales son seleccionados según su experiencia y entrenamiento necesario en
la conducción de Auditorias.
Los resultados de las auditorias son registrados en formularios apropiados y son utilizados
como datos para la Revisión por la Dirección.
REFERENCIAS
PR-AU Auditorias Ambientales Internas
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
4.6.1 Revisión del Modelo de Gestión Ambiental
El SGA es revisado anualmente por la Alta Dirección, para asegurar una continua adecuación
y eficacia del sistema con respecto a los requisitos de la Norma ISO 14001, la Política
Ambiental y los objetivos y metas ambientales.
Esta evaluación es coordinada por el RGN (Representante de la Gerencia General para
asuntos relacionados con la Norma ISO 14000).
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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201
La revisión a efectuarse deberá incluir entre otros:
- El grado de cumplimiento de los objetivos y metas ambientales
- Los resultados de las Auditorias Ambientales Internas
- Las No-Conformidades relevantes
- Los Reclamos de las Partes Interesadas
Referencias
PR-RVMGAGG Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección
4.6.2 Mejora Continua
Definición del sistema de mejora contínua
El sistema de mejora continua de las empresas del sector de Industria Gráfica, esta enfocado
bajo la norma ISO 14000. Para estas empresas Gráficas se ha elaborado un sistema para que
mejoren continuamente en el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental. Para conocer de
una mejor forma el funcionamiento del sistema, se presenta una breve explicación de esté y
sus diferentes componentes: ENTRADA, PLANIFICAR, HACER, CONTROLAR,
ACTUAR Y SALIDA
- Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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Pág.. 63/69
202
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
Antes de proceder a implantar un sistema de gestión ambiental es importante determinar en
que punto se encuentra la empresa respecto a su situación ambiental, y es por eso que a
continuación se proporciona la metodología básica que cualquier empresa dentro de los
sectores para los cuales ha sido realizado el estudio tiene que seguir para realizar una Auto
evaluación.
- Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
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203
METODOLOGIA PARA REALIZAR EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL EN
RELACION AL SGA DEL SECTOR DE LA INDUSTRIA GRAFICA. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS EMPRESAS EN BASE A
LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001:2000.
El diagnóstico de la situación actual de las empresas (DSA), debe contener:
a) Datos de clasificación de la empresa, este análisis esta estandarizado por CONACYT
la cual estipula el tamaño de las Empresas por número de Empleados y Activos Fijos
(ver página 13 Criterios cuantitativos de clasificación de la Pequeña Empresa en El
Salvador de acuerdo a diferentes entidades las cuales se muestran en la tabla 1.3).
b) Introducción que presente las generalidades de la Empresa Ubicación, Antecedentes
de producción, Clasificación, Misión y Visión, etc.(ver página 28 capítulo II Marco
Conceptual)
c) Objetivos medioambientales a alcanzar y que sean requeridos por la norma ISO 14000
para comparar las políticas mediambientales existentes y determinar el grado de no
conformidades para el establecimiento de acciones correctivas.
d) Cuerpo del cuestionario de investigación enfocados a determinar las áreas críticas
dentro de la Empresa que poseen una relación directa con la generación de
contaminantes medioambientales (ver Anexo V .presentación de cuestionarios y guía
de entrevistas pagina 398)
e) Datos finales presentación clara de los resultados obtenidos por medio de cuadros de
resumen, diagramas de causa – efecto (página 107)
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Pág..65 /69
204
El diagnostico empresarial será elaborado en base a la metodología desarrollada en el
capítulo III Diagnostico del trabajo de graduación (página 94), es por tanto que a
continuación de presenta la estructura a tomar en cuenta con su respectiva referencia.
ESTRATEGIAS DE LA INVESTIGACION El estudio a realizar, tiene como finalidad ultima, determinar cual es la situación actual de la
empresa. referentes a los procesos y productos, así como el manejo y almacenamiento de
materiales ; después de realizar este análisis se identificaran todas las secciones de la
organización que tienen relación con un modelo de gestión ambiental.
Es necesario asegurar la calidad y veracidad de la información, por lo que se establecerán las
estrategias necesarias que favorezcan el cumplimiento de estos objetivos. Para esta etapa del
proyecto se requiere utilizar:
Investigación de Campo: Para realizar la investigación de campo se utilizaran en la empresa tres técnicas para la
recolección de información:
• Entrevista
• Cuestionarios : diseñados para abordar a cada una de las áreas y departamentos
administrativos que controlan las políticas de procesos y manufactura de los distintos
productos elaborados por la empresa.
• Observación Directa: esta actividad ayuda a respaldar los parámetros obtenidos en la
entrevista y a verificar la forma práctica en que se realizan las diversas actividades
operativas
Finalmente se hará :
• Presentación de resultados de la investigación de campo: después de recopilar y
obtener toda la información por medio de las actividades antes mencionadas se
procede al
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Pág.. 66/69
205
ordenamiento e identificación de los aspectos específicos relacionados con temas medio
ambientales y la Norma ISO-14000.
(Ver referencia capitulo III Metodología de Investigación literal “C” , Estrategias de la
Investigación, pagina 94)
FUENTES DE RECOLECCION DE DATOS
Para efectos de la auto-evaluación solo se utilizaran las fuentes de información primaria y no así
las secundarias.
Fuentes de Información Primaria
Se refiere a la información obtenida a través de la investigación de campo directo del sector de la industria grafica:
• Entrevistas con Administradores, y Personal de la empresa
• Observación a través de la realización de visitas de campo.
• Recopilación de información área funcional a través del instrumento de
investigación (Cuestionario).
(Ver referencia del capitulo III Metodología de Investigación, literal “D”, pagina 97)
206
CRITERIOS PARA DETERMINAR LAS AREAS DE ESTUDIO DENTRO DE LA EMPRESA Los criterios utilizados para determinar las áreas de estudio para la organización tienen su base
en los requisitos establecidos por la Norma ISO-14000, la cual relaciona objetivos específicos de
conservación del medio ambiente, higiene y seguridad ocupacional, acciones preventivas de
puntos críticos de contaminación ambiental y revisiones periódicas y constantes de la practica de
las anteriores, por tal razón se hace necesario analizar cada uno de estos puntos y relacionarlo
con la organización y su estructura .
las áreas relacionadas con el sistema de gestión ambiental identificadas para la industria grafica
se mencionan a continuación:
• Gerencia General
• Gerencia Administrativa
• Planificación.
• Operaciones
Cada una de las partes anteriores , están explicadas (Ver referencia literal 3.2.1 de trabajo de
graduación)
Nota: Cabe mencionar que estas son sujetos a cambio de acuerdo a la estructura organizacional
de la empresa.
PLAN DE PRESENTACION DE RESULTADOS OBTENIDOS Este plan es la guía que servirá para saber como se utilizara la información obtenida
previamente de la empresa.
(Ver referencia literal 3.3 de trabajo de graduación)
Revisado por:
Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Pág.. 67/69
207
USO DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN Los instrumentos de investigación sirven determinar dentro de la organización el grado de
avance en relación con un modelo de gestión ambiental, o para conocer él la situación existente
entre el modelo de gestión y los requisitos que establece la norma ISO 14000.
(Ver referencia literal 3.4 de trabajo de graduación)
OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN:
Luego de haber planteado los objetivos de la investigación y definir las áreas especificas de
estudio, es necesario establecer la información que servirá para determinar el nivel en que se
encuentra la empresa,. con respecto a la norma ISO-14000. Para tal efecto se muestra un
resumen de las características de la información a recolectar en las áreas de estudio. (Ver
literales 3.4.1, 3.4.2 y 3.4.3 de trabajo de graduación)
PASOS DE LA METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
o REVISIÓN DE POLÍTICAS AMBIENTALES: Esta será desarrollada a través de entrevistas y
cuestionarios dirigidos a las áreas de impacto (Paso 1 , literal 3.5 , Pagina 105 de Trabajo de
graduación)
o DETERMINACION DE PROCESOS DE PRODUCCION, MATERIA PRIMA Y PRODUCTOS
ELABORADO: Se empleara la observación directa y las entrevistas para obtener la información. (Paso 2 ,
literal 3.5 , Pagina 105 de Trabajo de graduación)
o ANALISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA.: En esta etapa se procederá a realizar una
clasificación de la información recopilada, e identificación de problemas, utilizando la norma ISO 14000 y
diagramas de causa y efecto. (Paso 3 , literal 3.5 , Pagina 106 de Trabajo de
graduación)ELABORACIÓN DE INFORMES: Se elaborara informes en donde se determinara que se
concluye del estudio realizado referente a la situación ambiental de la empresa. (Paso 4 , literal 3.5 ,
Pagina 106 de Trabajo de graduación)
o ELABORACIÓN DE DIAGNOSTICO: Se determina la situación actual de la empresa, en referencia a
la norma ISO 14000.(Paso 4) (Ver pagina 108 a 116 de trabajo de graduación)Para mayor
explicación (Ver literal 3.5, 3.5.1, 3.6 trabajo de graduación)
Revisado por:
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
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CALIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA
El proceso de calificación es de vital importancia pues es a través de este que se podrá
obtener una comparación en relación a las normativas medio ambientales y de esta forma
poder determinar cuales departamentos representan mayor atención en la elaboración de un
modelo de gestión ambiental permitiendo con esto tener la oportunidad de diagnosticar la
situación actual de la empresa tomando como referencia las normas medio ambientales ISO
14001.
(Ver pagina 117 a 120 de trabajo de graduación, calificación de problemas de acuerdo a
su importancia)
ESTADO ACTUAL DE EMPRESA Y LOS REQUISITOS QUE CUMPLE DE ACUERDO A LA NORMA Y LOS QUE NO SON CUMPLIDOS.
El tener una visión clara de la situación de la empresa en referencia a la norma, es parte
importante en el momento de determinar la situación actual de la empresa, es por tanto
recomendable hacer una comparación de los puntos de la norma y la información pertinente
a lo encontrado en la empresa, como es ilustrado en ( Ver literal 3.7.3 de trabajo de
graduación)
Luego de todo lo anterior se tiene la información para elaborar los criterios necesarios y así
determinar la situación de la empresa mediante el Auto diagnostico
(Ver pagina 121 a 125 de trabajo de graduación)
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INDICE INTRODUCCIÓN 1/97
OBJETIVO 1/97
ALCANCE 1/97
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS 2/97
1. Objetivo 2/97
2. Responsabilidad 2/97
3. Procedimiento 2/97
4. Descripción narrativa del procedimiento 2/97
5. Formularios utilizados 2/97
ISTRUCCIONES PARA EL USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL 3/97 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS 1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones PR-RGRV 6/97 2. Procedimiento para la distribución del manual PR-DIMA 7/97
3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA PR-COAF 8/97
4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental PR-PVCA 9/97 5. Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua PR-ECPC 10/97 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales PR-IAAA 11/97 7. Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos PR- IARL 12/97
8. Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema PR-AGCM 13/97
9. Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA PR-CPMG 14/97 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA PR-CMMGA 15/97
11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes PR- ARCL 16/97
12. Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes PR-MAL 17/97 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y
producto terminado PR-ATP 18/97
14. Manejo Interno de Residuos Peligrosos PR-MRP 19/97 15. Manejo de residuos de mantenimiento PR-MRM 20/97 16. Plan de Emergencias Ambientales PR-PEA 21/97 17. Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PR-EEA 22/97 18. Prevención y Control de Incendios PR-PCI 23/97 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales PR-MMAA 24/97 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas PR-CAC 25/97
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21. Registros del SGA PR-RGMGA 26/97
22. Auditorias Ambientales Internas PR-AU 27/97 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección PR-RVMGAGG 28/97 PROCEDIMIENTO NARRATIVO
1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones PR-RGRV 29/97 2. Procedimiento para la distribución del manual PR-DIMA 30/97
3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA PR-COAF 31/97
4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental PR-PVCA 32/97 5. Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua PR-ECPC 33/97 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales PR-IAAA 34/97 7. Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos PR- IARL 35/97
8. Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema PR-AGCM 36/97
9. Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA PR-CPMG 37/97 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA PR-CMMGA 38/97
11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes PR- ARCL 39/97
12. Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes PR-MAL 40/97 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima
y producto terminado PR-ATP 41/97
14. Manejo Interno de Residuos Peligrosos PR-MRP 42/97 15. Manejo de residuos de mantenimiento PR-MRM 43/97 16. Plan de Emergencias Ambientales PR-PEA 44/97 17. Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PR-EEA 45/97 18. Prevención y Control de Incendios PR-PCI 46/97 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales PR-MMAA 47/97 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas PR-CAC 48/97
21. Registros del SGA PR-RGMGA 49/97
22. Auditorias Ambientales Internas PR-AU 50/97 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección PR-RVMGAGG 51/97 CATALOGO DE FORMULARIOS 1. F-PR-RQRG Formulario de requisición de registro 52/97
2. F-PR-DIMA Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual 53/97
3. F-PR-COAF Formulario para coordinación de las áreas funcionales Relacionadas con el SGA 54/97
4. F-PR-PVCA Formulario para la prevención de la contaminación ambiental 55/97 5. F-PR- ECPC Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua 56/97
6. F-PR-IAAA Formulario para la identificación de aspectos ambientales 57/97 7. F-PR- IARL Formulario para identificación y acceso a requisitos legales 58/97
8. F-PR-AGCM Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema 59/97 9. F-PR- CPMGA Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA 60/97
212
10 . F-PR-CMMGA Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa 61/97
11. F-PR- ARCL Formulario para la atención de reclamos de clientes 62/97 12. F-PR-MAL Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes 63/97 13. F-PR-ATP Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- 64/97
14. F-PR- MRP Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos 65/97 15. F-PR-MRM Formulario para manejo de residuos de mantenimiento 66/97 16. F-PR-PEA Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales 67/97
17. F-PR- EEA Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos 68/97 18. F-PR- PCI Formulario para Prevención y Control de Incendios 69/97 19. F-PR-MMAA Monitoreo y medición de los aspectos ambientales 70/97
20. F-PR-CAC Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas 71/97
21. F-PR- RGMGA Formulario para manejo de Registros del SGA 72/97 22. F-PR-AU Formulario para Auditorias Ambientales Internas 73/97 Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental 74/97
INSTRUCTIVOS PARA LLENAR LOS FORMULARIOS
1. F-PR-RQRG Formulario de requisición de registro 75/97 2. F-PR-DIMA Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual 76/97
3. F-PR-COAF Formulario para coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA 77/97
4. F-PR-PVCA Formulario para la prevención de la contaminación ambiental 78/97 5. F-PR- ECPC Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua 79/97
6. F-PR-IAAA Formulario para la identificación de aspectos ambientales 80/97 7. F-PR- IARL Formulario para identificación y acceso a requisitos legales 81/97
8. F-PR-AGCM Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema 82/97 9. F-PR- CPMGA Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA 83/97 10 . F-PR-CMMGA Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa 84/97
11. F-PR- ARCL Formulario para la atención de reclamos de clientes 85/97 12. F-PR-MAL Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes 86/97 13. F-PR-ATP Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- 87/97
14. F-PR- MRP Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos 88/97 15. F-PR-MRM Formulario para manejo de residuos de mantenimiento 89/97 16. F-PR-PEA Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales 90/97
17. F-PR- EEA Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos 91/97 18. F-PR- PCI Formulario para Prevención y Control de Incendios 92/97 19. F-PR-MMAA Monitoreo y medición de los aspectos ambientales 93/97
20. F-PR-CAC Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas 94/97
21. F-PR- RGMGA Formulario para manejo de Registros del SGA 95/97 22. F-PR-AU Formulario para Auditorias Ambientales Internas 96/97 Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental 97/97
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1.-INTRODUCCION.
Se presenta a continuación el manual de procedimientos que debe ser desarrollado por el
gerente propietario o la Organización, en este se describen los procedimientos de cada punto
que requiere la norma ISO 14001 para la ejecución del SGA. La estructura de cada
procedimiento contendrá su objetivo, responsable, descripción gráfica y narrativa del
procedimiento, los formularios a utilizar y las instrucciones para llenar cada uno de ellos .
2.- OBJETIVO.
Estandarizar las actividades de la imprenta, que tienen relación con el SGA, facilitando el
adiestramiento al personal nuevo o existente en los procedimientos que debe seguir dentro del
sistema, así como la delimitación de su hacer en la responsabilidad asignada.
3.- ALCANCE.
Este manual es aplicable a todos los procedimientos administrativos y operacionales exigidos
por la norma ISO 14001 y desarrollados en JAE Imprentas.
Los procedimientos administrativos serán ejecutados por el gerente propietario o Junta
Directiva, y cuando no sea de este tipo se especificara el responsable en el respectivo
diagrama de flujo.
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4.- ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS
La estructura utilizada esta definida de la siguiente manera:
1. Objetivo: Define lo que se busca con el procedimiento.
2. Responsabilidad: Define quien es el responsable en el manejo de los procedimientos
3. Procedimiento: Describe la forma en la que se han de realizar las actividades y los
criterios para su evaluación. Consta de diagramas de flujo en los que se relacionan
actividades.
4. Descripción narrativa del procedimiento: Describe los diagramas en forma narrativa,
el cual representa el flujo de información del procedimiento.
5. Formularios utilizados: Muestra los formularios que serán utilizados para cada
procedimiento.
7. Instrucciones para llenar formularios: Indica la forma de cómo debe llenarse el
formulario, el cual será utilizado en el procedimiento.
- Revisado por:
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5. ISTRUCCIONES PARA EL USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
1. La administración de la empresa deberá mantener a disposición de los gerentes de los
diferentes departamentos o áreas, ejemplares del manual de preparación debidamente
actualizados.
2. En lo concerniente al manejo del manual, la siguiente figura constituye el formato
utilizado para representar cada procedimiento; esta figura es un formato descriptivo,
la cual para efectos explicativos cada una de las columnas que contienen información
ha sido numerada.
3. Para una mejor comprensión del manual se presentan los procedimientos en forma de
diagramas de flujo, así como también en forma narrativa. A continuación se presentan
los símbolos de la norma ANSI utilizados para la técnica de diagramación y el
ejemplo de un proceso diagramado.
- Revisado por:
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Figura 4.5. Diagramas de flujo
SIMBOLO REPRESENTA Inicio o termino, indica el principio o fin del
flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento
Documento, representa un documento en general que entre, se utilice, se genere, o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión, entre dos o más alternativas.
Archivo indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Conector de pagina representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
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4. Se recomienda a los responsables de ejecutar las actividades descritas en cada
procedimiento, no obviar ningún paso, y respetar el orden de ejecución de los pasos, y
si existe alguna duda preguntar al coordinador designado por la gerencia general., así
mismo, si se tiene alguna sugerencia reportarla al coordinador; también analizar los
diagramas presentados, para facilitar la comprensión del flujo de información en el
procedimiento.
5. La revisión del manual, así como la comunicación de los cambios realizados, será
efectuada por el responsable asignado por la gerencia general.
6. La revisión del manual deberá efectuarse en un intervalo periódico de nueve meses, o
cada vez que sea necesario.
7. Si se modifican algunos procedimientos contenidos en el manual, deberá sustituirse
la(s) pagina(s) respectiva(s), colocando en la casilla correspondiente la fecha de
actualización, e incorporarse esa modificación en todas las copias existentes.
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Código No: 1
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento de Administración de registros de revisiones ( PR-RGRV )
Pàg.6/97
Encargado de SGA Auditor
INICIO
1. Entrega documentación de revisión a auditor
2. Analiza y revisa documentación y ejecuta proceso de revisión a través
de F-PR-RQRG
3. Procesamiento de resultados y posterior entrega a encargado del
SGA
4. Accede a encargado de SGA , posteriormente procedimiento es revisado
Aprueba 5. Incorpora observaciones y luego retorna documentación corregida
6. Se revisan observaciones incorporadas y pasan a sección de
registro
NoSi
FIN
7.documentación es almacenada
219
Código No: 2
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para la distribución del manual ( PR-DIMA )
Pàg.7/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Identifica las áreas funcionales en las que se distribuirá el manual, por medio del formulario F-PR-DIMA
2. Prepara capacitación a impartir a encargados de áreas funcionales para el correcto manejo del manual mediante F-PR-DIMA
3. Se ejecuta capacitación a encargados de cada área funcional
4. Se distribuye el manual a los diferentes encargados de áreas funcionales
5. Responsable de indicarle a cada uno de sus sub-alternos el rol correspondiente de acuerdo al manual
6. Velara por el cumplimiento de las disposiciones que el manual exige para cada empleado
FIN
220
Código No: 3
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA
( PR-COAF )
Pàg.8/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA comunica y apoya las áreas funcionales por medio
de formulario F-PR-COAF
2. Jefe de Departamento verifica cumplimientos de objetivos y metas e
informa a Encargado de SGA
3. El registro es entregado en un plazo definido de tiempo; Encargado de SGA analiza el progreso y las complicaciones para retroalimentar los temas necesarios
4. Encargado de SGA analiza y discute los temas de retroalimentación con Gerencia General y plantean funcionamiento y correcciones si las hay.
FIN
5. Encargado de SGA entrega retroalimentación a Encargado de Departamento para puesta en marcha
6. Encargado de SGA aprueba cumplimiento de retroalimentación
NO SI
221
Código No: 4
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental
( PR-PVCA )
Pàg.9/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1.Encargado de SGA recibe información de materias primas sustitutas, reformulación de productos, rediseño de procesos, separación de residuos
2. Encargado de SGA analiza proceso de manufactura de Empresa
4. Encargado de SGA corrige observaciones si es necesario y verifica la puesta en marcha de modificaciones indicadas y su grado de avance
3. Jefe de departamento recibe modificaciones referentes a proceso y producto para aplicación, y hace sus observaciones por el F-PR-PVCA
5. Encargado de SGA formula deficiencias y retroalimenta
6. Jefe de departamento recibe retroalimentación para aplicación
7.Encargado de SGA Evalúa aplicación para
y aprueba
SINO
8. Se imprime acta de conformidad del sistema
9.Archivo
FIN
222
Código No: 5
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua ( PR-ECPC )
Pàg.10/97
Encargado de SGA
INICIO
1. Describe e identifica las características del producto y tipo
de desecho generado F-PR- ECPC
2. Evaluación de impactos ambientales de procesos
3. Verificación de cumplimiento de metas y objetivos
4. Recaba información, documenta y planea estrategias que evacuen necesidades de comunicación F-PR- ECPC
5. Monitorea y revisa avances a intervalos de tiempo cortos y definidos
6 Corrección de inconformidades
FIN
7.Elabora acta
223
Código No: 6
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para identificación de aspectos ambientales ( PR-IAAA )
Pàg.11/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA selecciona a persona o se encarga de identificar aspectos ambientales significativos dentro de la empresa
2. Encargado de SGA Selecciona áreas funcionales de análisis e informa a persona seleccionada
FIN
3. Encargado de área recibe a persona que identificara aspectos ambientales para que este complete la información requerida por el F-PR-IAAA diseñado por Encargado de SGA para cada tarea
SI
4. Encargado de SGA verifica con jefe de área funcional la veracidad de información y este ultimo firma dando su visto bueno
NO
5. Se imprime acta de conformidad del sistema
6. Archivo
224
Código No: 7
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos ( PR- IARL )
Pàg.12/97
Encargado de SGA
INICIO
1. Identifica requisitos legales referentes a la Industria Grafica
2. Establece una base de información de dichos requisitos
3. Determina como afectan dichos requisitos a JAE Imprentas
4. Informar de las normativas legales a otras áreas funcionales
5. Poner a disposición los requisitos legales a trabes de formulario F-PR- IARL
6. Actualizar periódicamente la base de información a través de un monitoreo de leyes
FIN
225
Código No: 8
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema ( PR-AGCM )
Pàg.13/97
Encargado de SGA
INICIO
1. Encargado de SGA coordina auditorias con áreas funcionales
mediante F-PR-AGCM
2. Encargado de SGA Supervisa indicadores de procesos y desempeño
que utilizan F-PR-AGCM
FIN
3. Encargado de SGA proporciona guía sobre medidas de desempeño ambiental a
la organización F-PR-AGCM
4. Encargado de SGA recolecta, analiza y revisa las medidas de desempeño ambiental en la organización
5. Encargado de SGA elabora actas de conformidad del sistema
6. Archivo
226
Código No: 9
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA ( PR-CPMG )
Pàg.14/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA coordina las necesidades de capacitación con encargado de área funcional
3. Encargado de SGA procesa solicitud y prepara Diseño de la Instrucción: y se
asegura que los materiales de trabajo están redactados con claridad y sirvan
para una capacitación unificada. Se entrega programa de capacitación a
encargado de área
FIN
2. Encargado de área funcional Identifica las habilidades
específicas para el desempeño del trabajo, para mejorar la
productividad. Analizar al personal para asegurarse que el
programa es adecuado para el grado específico de estudio,
experiencias y habilidades. Solicitud de capacitación
4. Encargado de área da visto bueno y lo retorna a encargado del SGA
5. capacitación es aprobada y se procede a ejecutarla, luego se evalúan resultados de esta por parte del encargado
del SGA mediante el F-PR- CPMGA
6. Resultados son Archivados
227
Código No: 10
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA
( PR-CMMGA )
Pàg.15/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA establece y verifica procesos de comunicación por Departamento
2. Jefe de Departamento implementa proceso de comunicación establecido por el encargado del SGA con ayuda del F-PR-CMMGA
3. Encargado de SGA recibe F-PR-CMMGA lleno a encargado SGA , con observaciones sobre su aplicación, para revisión y mejora si es necesario.
5. Encargado de SGA recibe informe de conformidad de la sección, o confirmación de cambios realizados por esta.
FIN
4. Jefe de sección recibe aviso que sistema funciona correctamente, y si hubiese cambios es notificado.
6. Se imprime acta de conformidad del sistema
7. Se archiva
228
Código No: 11
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Procedimiento de atención de reclamos de clientes (PR- ARCL)
Pàg.16/97
Cliente Ventanilla de reclamos Encargado de revisión de
reclamos
1.Cliente solicita en ventanilla de reclamos formulario F-PR-ARCL el cual posteriormente es llenado
2. Se recibe F-PR-ARCL y se revisa que este lleno correctamente
3. Se elabora reporte de reclamo con información de F-PR-ARCL,
y se entrega a encargado de revisión de reclamos
4. Encargados de revisión de reclamos reciben reporte y analizan
, para luego proponer acciones correctivas en áreas señaladas
FIN
INICIO
229
Código No: 12
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes
( PR-MAL )
Pàg.17/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1.Encargado de SGA coordina los métodos de trabajo para tintas y solventes con los respectivos encargados de área a
través de F-PR-MAL
3. Encargado de SGA procesa y verifica información de formato F-PR-MAL y propone recomendaciones y
observaciones en los procesos para que estos sean corregidos
FIN
2. Encargado de área funcional instruye a empleados sobre método de trabajo, y verifica que todo se este cumpliendo
De acuerdo a formato F-PR-MAL posteriormente devuelve formato a encargado
de SGA.
4. Encargado de área corrige fallas en procedimientos y estos son entregados nuevamente a encargado de SGA.
7. Resultados son
Archivados
6. Se elabora acta y pasa a archivo
5. Método de trabajo es aprobado
No
Si
230
Código No: 13
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y producto
terminado (PR-ATP)
Pàg.18/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1.Encargado de SGA prepara documentación concerniente almacenamiento manipuleo y
embalaje de materia prima y producto terminado F-PR-ATP
3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-ATP luego prepara informe y
correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área
que le corresponda
2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva
área con ayuda de F-PR-ATP para, posteriormente entrega formulario lleno a
encargado de SGA, para su revisión.
4. Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y adopta medidas correctivas indicadas por encargado de SGA
7. Resultados son
Archivados
6. Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
5. Método de Almacenamiento es aprobado
Si No
FIN
231
Código No: 14
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Manejo Interno de Residuos Peligrosos ( PR-MRP )
Pàg.19/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA prepara información referente al manejo de residuos peligrosos
3. Encargado de SGA procesa F-PR-MRP y aprueba capacitación, para luego programarla. Si es necesaria.
2. Encargado de área funcional recibe información y capacita a su personal con respecto
a dicha información. También determina si es necesario capacitación externa solicitando esta
por medio del formulario F-PR-MRP
4. Encargado de área verificara que los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos sean cumplidos por cada uno de los empleados de su sección y estará en constante comunicación con encargado de SGA para notificarle de sus avances y necesidades en este ámbito.
5. Encargado de SGA revisa informes de jefe se sección y revisa si es necesario
Si
A
No
232
Encargado de SGA
6. Se elabora informe final de conformidad de procedimiento de manejo de residuos peligrosos para el
SGA.
A
FIN
7. Se imprime acta
8. Archivo
233
Código No: 15
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Manejo de residuos de mantenimiento ( PR-MRM )
Pàg.20/97
Encargado de SGA Encargado de Operaciones
INICIO
1.Encargado de SGA prepara documentación para manejo de residuos peligrosos de
mantenimiento F-PR-MRM
3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-MRM para luego entregar observaciones y
correcciones que sea necesario hacer.
FIN
2. Encargado de operaciones recibe documentación y entrega a encargado de mantenimiento referente a aspectos ambientales a cumplir en su trabajo además tiene que entregar a encargado de SGA el F-PR-MRM.
4. Encargado de operaciones ordena las acciones correctivas en el método de manejo de residuos de mantenimiento, y llena F-PR-
MRM, para luego devolverlo al encargado del SGA
7.Resultados son Archivados
6. Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
5. Método de trabajo es aprobado
Si
No
234
Código No: 16
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Plan de Emergencias Ambientales (PR-PEA )
Pàg.21/97
Encargado de SGA Gerencia General
INICIO
1. Encargado de SGA proporciona a cada Encargado de Departamento, manuales de prevención de derrames ambientales, hojas
de control de manejo de residuos, Diagramas de causa y efecto. F-PR--PEA
2. Encargado de SGA coordina información de planes de contingencia y efectúa
simulacros de Emergencias Ambientales y practicas de planes de contingencia.
FIN
3. Encargado de SGA revisa y documenta resultados de prácticas de planes de
contingencia.
4. Dirección General revisa reporte de Encargado de SGA y señala áreas deficientes para tomar medidas de apoyo.
5. Encargado de SGA recibe observaciones y apoya áreas deficientes.
235
Código No: 17
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos ( PR-EEA )
Pàg.22/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1.Encargado de SGA prepara documentación concerniente evacuación ante emergencias ambientales y sismos luego es entregado a
las áreas funcionales F-PR-EEA
3.Encargado de SGA recibe y procesa F-PR- EEA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los
procesos, y lo entrega al área que lo necesite
FIN
2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación con ayuda de F-PR- EEA para evacuación ante emergencias ambientales y
sismos , posteriormente entrega formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión.
4. Encargado de área ordena hacer correcciones necesarias para el proceso de evacuación, y llena F-PR- EEA, para luego devolverlo al encargado del SGA
7Resultados son Archivados
6.Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
5 Método de trabajo es aprobado
Si
No
236
Código No: 18
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Prevención y Control de Incendios ( PR-PCI )
Pàg.23/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA revisa cada departamento para identificar las áreas de riesgo potenciales de Incendios
3. Encargado de área recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario F-PR- PCI el cumplimiento de estos y las dificultades en los que no se han cumplido.
FIN
2. Encargado de SGA informa a cada encargado de área acerca del peligro inminente de Incendio entregando Formulario F-PR- PCI y explicando las acciones preventivas a tomar para que encargado de área ponga en practica plan de prevención
4. Encargado de SGA recibe Formulario F-PR- PCI, revisa resultados, diseña acciones correctivas y tiempo para el cumplimiento de estos.
8. Resultados son Archivados
7. Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
5. Encargado de área recibe información y Formulario y pone en práctica los
requerimientos, y reporta en Formulario el cumplimiento de estos
6. Encargado de SGA recibe Formulario con todos los requerimientos implementados en las áreas asignadas.
237
Código No: 19
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales ( PR-MMAA )
Pàg.24/97
Encargado de SGA Encargado de Área Funcional
INICIO
1. Encargado de SGA prepara documentación concerniente medición de
aspectos ambientales mediante F- PR-MMAA
3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-MMAA luego prepara informe y
correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área
que le corresponda
FIN
2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva área
con ayuda de F-PR-MMAA para, posteriormente entrega formulario lleno a
encargado de SGA, para su revisión.
4. Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y llena F-PR-MMAA, para luego devolverlo al encargado del SGA
7. Resultados son Archivados
6. Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
5.Método de trabajo es aprobado
Si
No
238
Código No: 20
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas( PR-CAC )
Pàg.25/97
Encargado de SGA
INICIO
1. Encargado de SGA recolecta cada la información a través de F-PR-CAC por departamento de alcances y metas del SGA
3. Encargado de SGA, Analiza logros no alanzados y sus razones.
FIN
2. Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental
4. Encargado de SGA formula acciones correctivas a implementar en cada departamento y entrega a encargados
6.Resultados son Archivados
5. Se elabora reporte
239
Código No: 21
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Registros del SGA ( PR-RGMGA )
Pàg.26/97
Encargado de SGA
INICIO
1.Encargado de SGA prepara documentación con ayuda de F-PR- RGMGA de cada una de las fases evaluadas e implementadas dentro de la Empresa
3. Encargado de SGA, evalúa avances y deficiencias de la implementación del SGA para elaborar reporte.
FIN
2. Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental
4. Encargado de SGA prepara reporte que resume el proceso de aplicación del SGA dentro de la empresa
6.Resultados son Archivados
5 Se elabora reporte
240
Código No: 22
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Auditorias Ambientales Internas
( PR-AU )
Pàg.27/97
Encargado de SGA Auditor Encargado de Área Funcional
INICIO
1 Encargado de SGA genera directrices necesarias y
documentación para desarrollar proceso de auditoria F-PR-AU
3.Encargado de área recibe aviso de que será sometido a proceso de
auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar
totalmente con el auditor
2. Auditor recibe documentación y directrices para desarrollar el proceso de auditoria la cual se realizara por medio
del formulario F-PR-AU
4. Auditor desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.
5. Encargado de SGA revisa resultados de proceso de auditoria y presenta sus observaciones, las cuales tienen que ser corregidas por el área afectada para someterse a un nuevo proceso.
6. Encargado de área recibe observaciones y las corrige en
el tiempo estimado por el encargado del SGA, luego
entrega F-PR-AU a encargado de SGA.
A
241
7. Encargado de SGA recibe F-PR-AU e informe de correcciones , luego prepara una nueva auditoria
9. Encargado de área recibe aviso de que será sometido a nuevo proceso de auditoria
interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor
8. Auditor recibe ordenes de desarrollar nueva auditoria en el área que ha fallado
10. Auditor desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.
A
11. SGA aprueba procesos de trabajo
12. Se redacta acta de conformidad ambiental
13. Archivar
No
Si
FIN
242
Código No: 23
Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006
Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección
( PR-RVMGAGG )
Pàg.28/ 97
Encargado de SGA Gerencia General
INICIO
1. Entrega de resultados del sistema de gestión ambiental a la dirección.
2. revisión y análisis de resultados
3. Verificación y establecimiento de acciones correctivas si son necesarias.
FIN
5. Se imprime acta de conformidad con el SGA por parte de la gerencia general
6. Acta de conformidad es archivada
4. Encargado de SGA procede a ejecutar proceso de acciones correctivas para el sistema.
243
JAE Imprentas
Procedimiento: 1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones
Pàg.29/97
Código: PR-RGRV Responsables: Encargado de SGA y Auditor
Fecha:
Objetivo: : Dar seguimiento y velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la correcta utilización del manual de SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA
Entrega documentación de revisión a auditor
2 Auditor
Analiza y revisa documentación y ejecuta proceso de revisión a través de F-PR-RQRG
3 Auditor
Procesamiento de resultados y posterior entrega a encargado del SGA
4 Encargado de SGA Procedimiento es revisado y en caso de no aprobarse, incorpora observaciones y luego retorna documentación corregida al auditor
5 Auditor
Revisa observaciones incorporadas para ser corregidas, luego retorna a encargado de SGA
6 Encargado de SGA Revisa observaciones incorporadas para luego ser llevadas a sección de registro
7 Encargado de SGA documentación es almacenada
244
JAE Imprentas
Procedimiento: 2. Procedimiento para la Distribución del Manual
Pàg.30/97
Código: DIMA Responsables: Encargado de SGA y Encargado de área funcional
Fecha:
Objetivo: : Dar seguimiento y velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la correcta utilización y distribución del manual de SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA
Identifica las áreas funcionales en las que se distribuirá el manual, por medio del formulario F-PR-DIMA
2 Encargado de SGA
Prepara capacitación a impartir a encargados de áreas funcionales para el correcto manejo del manual mediante F-PR-DIMA
3 Encargado de SGA
Se ejecuta capacitación a encargados de cada área funcional
4 Encargado de Área Funcional Se distribuye el manual a los diferentes encargados de áreas funcionales
5 Encargado de Área Funcional
Responsable de indicarle a cada uno de sus sub-alternos el rol correspondiente de acuerdo al manual
6 Encargado de Área Funcional Velara por el cumplimiento de las disposiciones que el manual exige para cada empleado
245
JAE Imprentas
Procedimiento: 3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA
Pàg.31/97
Código: PR-COAF Responsables: Encargado de SGA y Encargado de áreas Funcionales
Fecha:
Objetivo: Involucrar a todas las áreas funcionales de la organización en el cumplimiento de objetivos y metas del SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Comunica y apoya a las áreas funcionales por medio de formulario F-PR-COAF , referente al SGA
2 Encargados de áreas funcionales Verifican cumplimientos de objetivos y metas e informa a encargado de SGA
3 Encargado de SGA El registro le es entregado en un plazo definido de tiempo; luego analiza el progreso y las complicaciones para retroalimentar los temas necesarios
4 Encargado de SGA
Analiza y discute los temas de retroalimentación con Gerencia General y plantean funcionamiento y correcciones, si las hubiese
5 Encargado de SGA Entrega retroalimentación a encargado de área funcional para puesta en marcha
6 Encargado de SGA Aprueba cumplimiento de retroalimentación
246
JAE Imprentas
Procedimiento: 4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental
Pàg.32/97
Código: PR- PVCA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de área funcionales
Fecha:
Objetivo: Analizar, prevenir y corregir cualquier medio dentro de la organización en donde exista peligro potencial de contaminación al medio ambiente
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Recibe información de materias primas sustitutas, reformulación de productos, rediseño de procesos, separación de residuos
2 Encargado de SGA Analiza proceso de manufactura de la organización
3 Encargados de áreas funcionales Recibe modificaciones referentes a proceso y producto para aplicación, y hace sus observaciones por medio de F-PR-PVCA
4 Encargado de SGA Corrige observaciones si es necesario y verifica la puesta en marcha de modificaciones indicadas y su grado de avance
5 Encargado de SGA Formula deficiencias y retroalimenta
6 Encargados de áreas funcionales Reciben retroalimentación para aplicación
7
8
9
Encargado de SGA Encargado de SGA Encargado de SGA
Evalúa aplicación y aprueba Se imprime acta de conformidad del sistema archiva
247
JAE Imprentas
Procedimiento: 5. procedimiento para elaboración de plan de mejora continua
Pàg.33/97
Código: PR-ECPC Responsable: Encargado de SGA y Encargados de Áreas Funcionales
Fecha:
Objetivo: Velar por que se ejecute plan de mejora continua de acuerdo a la norma ISO 14000 en la organización
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Describe e identifica las características del producto y tipo de desecho generado F-PR- ECPC
2 Encargado de SGA Evaluación de impactos ambientales de procesos
3 Encargado de SGA Verificación de cumplimiento de metas y objetivos
4 Encargado de SGA Recaba información, documenta y planea estrategias que evacuen necesidades de comunicación con la ayuda de F-PR- ECPC
5 Encargado de SGA Monitorea y revisa avances a intervalos de tiempo cortos y definidos
6 Encargado de SGA Corrección de inconformidades
7 Encargado de SGA Elabora acta y archiva
248
JAE Imprentas
Procedimiento: 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales
Pàg.34/97
Código: PR- IAAA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Identificar aspectos de la organización que generen impacto o incidencias en el medio ambiente
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Selecciona a persona o se encarga de identificar aspectos ambientales significativos dentro de la empresa
2 Encargado de SGA Selecciona áreas funcionales de análisis e informa a persona selecciona
3 Encargados de áreas funcionales Recibe a persona que identificara aspectos ambientales para que este complete la información requerida por el F-PR-IAAA diseñado por Encargado de SGA para cada tarea
4 Encargado de SGA Verifica con jefe de área funcional la veracidad de información y este ultimo firma dando su visto bueno
5
6
Encargado de SGA Encargado de SGA
Se imprime acta de conformidad del sistema Archiva
249
JAE Imprentas
Procedimiento: 7. identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos
Pàg.35/97
Código: PR- IARL Responsable: Encargado de SGA
Fecha:
Objetivo: Identificar todos los requerimientos legales que tenga que cumplir la organización para poder establecer un SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Identifica requisitos legales referentes a la Industria Grafica
2 Encargado de SGA Establece una base de información de dichos requisitos
3 Encargado de SGA Determina como afectan dichos requisitos a JAE Imprentas
4 Encargado de SGA Informar de las normativas legales a otras áreas funcionales
5 Encargado de SGA Poner a disposición los requisitos legales a través de formulario F-PR- IARL
6 Encargado de SGA Actualizar periódicamente la base de información a través de un monitoreo de leyes
250
JAE Imprentas
Procedimiento: 8. Procedimiento para Administración de Gestión y control del manual para el encargado del sistema
Pàg.36/97
Código: PR-AGCM Responsable: Encargado de SGA
Fecha:
Objetivo: Analizar las medidas de desempeño ambiental de la organización relacionadas al SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Coordina auditorias con áreas funcionales mediante F-PR-AGCM
2 Encargado de SGA Supervisa indicadores de procesos y desempeño que utilizan F-PR-AGCM
3 Encargado de SGA Proporciona guía sobre medidas de desempeño ambiental a la organización F-PR-AGCM
4 Encargado de SGA Recolecta, analiza y revisa las medidas de desempeño ambiental en la organización
5
6
Encargado de SGA Encargado de SGA
Elabora actas de conformidad del sistema Archiva
251
JAE Imprentas
Procedimiento: 9.Capacitación, sensibilización y competencia para el SGA
Pàg.37/97
Código: PR-CPMGA Responsables: Encargado de SGA y Encargado de Área funcional
Fecha:
Objetivo: Programar e impartir las capacitaciones que sean necesarias para complementar la educación y la sensibilización; así como fomentar la cultura para una sana competencia en el SGA.
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Coordina las necesidades de capacitación con encargado de área funcional
2 Encargado de área funcional Identifica las habilidades especificas para el desempeño del trabajo; evalúa al personal para asegurarse que el programa es adecuado de acuerdo a las habilidades y nivel de estudio. Solicita capacitación mediante F-
3 Encargado de SGA Procesa solicitud y prepara diseño de instrucción; entrega programa de capacitación a cada encargado de área
4 Encargado de área funcional Da aprobación y retorna a encargado de SGA
5 Encargado de SGA Una vez aprobada la capacitación, se procede a ejecutarla; luego se evalúan los resultados mediante el F- CPMGA
6 Encargado de SGA Los resultados son archivados
252
JAE Imprentas
Procedimiento: 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA
Pàg.38/97
Código: PR- CMMGA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Mejorar y mantener la fluidez en los canales de la comunicación interna y externa de la organización relacionada al SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Encargado de SGA establece y verifica procesos de comunicación por Departamento
2 Encargados de áreas funcionales Implementan proceso de comunicación establecido por el encargado del SGA con ayuda del F-PR-CMMGA
3 Encargado de SGA Recibe F-PR-CMMGA lleno a encargado SGA , con observaciones sobre su aplicación, para revisión y mejora si es necesario.
4 Encargado de áreas funcionales Recibe aviso que sistema funciona correctamente, y si hubiese cambios es notificado
5
6
7
Encargado de SGA Encargado de SGA Encargado de SGA
Recibe informe de conformidad de la sección, o confirmación de cambios realizados por esta. Se imprime acta de conformidad del sistema Archiva
253
JAE Imprentas
Procedimiento: 11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes
Pàg.39/97
Código: PR-ARCL Involucrados: cliente, encargado de ventanilla y encargado de reclamos de clientes
Fecha:
Objetivo: Identificar las necesidades de los clientes, así como el de corregir las fallas detectadas por fuentes externas
PASO No.
INVOLUCRADOS ACTIVIDAD
1 Cliente
Cliente solicita en ventanilla de reclamos formulario F-PR-ARCL el cual posteriormente es llenado
2 Encargado de ventanilla Se recibe F-PR-ARCL y se revisa que este lleno correctamente
3 Encargado de ventanilla Se elabora reporte de reclamo con información de F-PR-ARCL, y se entrega a encargado de revisión de reclamos
4 Encargado de reclamos Encargados de revisión de reclamos reciben reporte y analizan , para luego proponer acciones correctivas en áreas señaladas
254
JAE Imprentas
Procedimiento: 12. Manipulación, almacenamiento y potencial derrame de tintas y solventes
Pàg.40/97
Código: PR-MAL Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Verifica y controla el manejo adecuado de tintas y solventes con el fin de evitar posibles derrames que puedan ocasionar impacto ambiental y complicaciones al medio ambiente de conformidad con el SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Coordina métodos de trabajo para tintas y solventes con el encargado del área mediante F-PR-MAL
2 Encargado de Área funcional Instruye a empleados sobre métodos de trabajo y verifica el cumplimiento de acuerdo al formato del F-PR-MAL Posteriormente devuelve formato a encargado de SGA
3 Encargado de SGA Procesa y verifica información de formato F-PR-MAL y propone recomendaciones y observaciones en los procesos para que estos sean corregidos
4 Encargado de Área funcional Corrige fallas en procedimientos y estos son entregados nuevamente a encargado de SGA
5
6
Encargado de SGA Encargado de SGA
Si el método de trabajo es aprobado se elabora acta Pasa a archivo; caso contrario se vuelve a verificar
7 Encargado de SGA Se archivan resultados
255
JAE Imprentas
Procedimiento: 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y producto terminado
Pàg.41/97
Código: PR- ATP Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Verificar el correcto almacenamiento de todos los insumos (materia prima) que participan directamente en el proceso productivo, así como el de producto terminado; con el fin de evitar retrasos en el flujo de materiales.
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Encargado de SGA prepara documentación concerniente almacenamiento manipuleo y embalaje de materia prima y producto terminado F-PR-ATP
2 Encargado de Área funcional Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva área con ayuda de F-PR-ATP para, posteriormente entrega formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión
3 Encargado de SGA Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-ATP luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área que le corresponda
4 Encargado de Área funcional Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y adopta medidas correctivas indicadas por encargado de SGA
5
6
Encargado de SGA Encargado de SGA
Método de Almacenamiento es aprobado Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo
7 Encargado de SGA Resultados son Archivados
256
JAE Imprentas
Procedimiento: 14. Manejo interno de residuos peligrosos
Pàg.42/97
Código: PR- MRP Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargados de Áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Corroborar el fiel cumplimiento de normas que regulen el manejo adecuado de residuos nocivos, tanto al trabajador como al medio ambiente en base a un buen sistema de SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Prepara informe referente al manejo de residuos peligrosos
2 Encargado de Área funcional Recibe informe y capacita a personal en base a dicha información. Determina si es necesaria capacitación externa, solicitándola por medio del formulario F-PR- MRP
3 Encargado de SGA Encargado de SGA procesa F-PR-MRP y aprueba capacitación , para luego programarla. Si es necesaria.
4 Encargado de Área Verificara que los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos sean cumplidos por cada uno de los empleados de su sección y estará en constante comunicación con encargado de SGA para notificarle de sus avances y necesidades
5 Encargado de SGA Revisa informes de jefe de sección y analiza si es necesario retroalimentar
6 Encargado de SGA Se elabora informe final de conformidad de procedimiento de manejo de residuos peligrosos para el SGA.
7
8
Encargado de SGA Encargado de SGA
Se imprime acta Archiva
257
JAE Imprentas
Procedimiento: 15. Manejo de residuos de mantenimiento
Pàg.43/97
Código: PR- MRM Responsables: Encargado de SGA y Encargado de Operaciones
Fecha:
Objetivo: Verificar si son eliminados correctamente todos aquellos residuos provenientes de actividades relacionadas al mantenimiento de la maquinaria y equipo de una manera que no dañe el medio ambiente
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Prepara documentación para el manejo de residuos peligrosos de mantenimiento F-PR -MRM
2 Encargado de operaciones Recibe documentación y así mismo entrega a encargado de mantenimiento para que, realice su trabajo tomando en cuenta aspectos ambientales; además de entregar F-PR-MRM a encargado de SGA
3 Encargado de SGA Recibe y procesa F-PR-MRM para luego entregar observaciones y correcciones
4 Encargado de operaciones Ordena las acciones correctivas en el método de manejo de residuos y llena F-PR-MRM de acciones correctivas, para luego devolverlo al encargado de SGA
5 Encargado de SGA Método de trabajo es aprobado; en caso de no serlo se retorna a realizar las observaciones pertinentes
6
7
Encargado de SGA Encargado de SGA
Se elabora acta de conformidad Archivo
258
JAE Imprentas
Procedimiento: 16. Plan de Emergencias Ambientales
Pàg.44/97
Código: PR-PEA Responsables: Encargado de SGA y Dirección General
Fecha:
Objetivo: Elaborar medidas correctivas y planes de contingencias contra posibles emergencias Ambientales que puedan afectar el buen funcionamiento de la organización en base a un buen SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Proporciona a cada encargado de departamento manuales de prevención de derrames ambientales, hojas de control de manejo de residuos y diagramas de causa y efecto F-PR-PEA
2 Encargado de SGA Coordina información de planes de contingencia y efectúa simulacros de emergencias ambientales
3 Encargado de SGA Revisa y documenta resultados de practicas de planes de contingencia
4 Dirección General Revisa reporte de encargado de SGA y señala áreas deficientes para tomar medidas de apoyo
5 Encargado de SGA Recibe observaciones y apoya áreas deficientes
259
JAE Imprentas
Procedimiento: 17. Evacuación ante emergencias Ambientales y Sismos
Pàg.45/97
Código: PR- EEA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Areas funcionales
Fecha:
Objetivo: Realizar planes de evacuaciones ante situaciones fortuitas relacionadas a la naturaleza misma del entorno geográfico en el cual se encuentra la Organización.
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Prepara documentación concerniente a evacuación ante emergencias ambientales y sismos, luego se entrega a áreas funcionales F-PR-EEA
2 Encargados de Áreas funcionales Hacen evaluación de situación con ayuda de F-PR-EEA para evacuación ante emergencias ambientales y sismos; luego entrega formulario lleno a encargado de SGA para su revisión
3 Encargado de SGA Recibe y procesa F-PR-EEA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos y lo entrega al área que lo necesite
4 Encargados de Áreas funcionales Ordena hacer correcciones necesarias para el proceso de evacuación y llena F-PR-EEA , para luego devolverlo al encargado de SGA
5
6
7
Encargado de SGA Encargado de SGA Encargado de SGA
Si el método es aprobado Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo; Se archiva
260
JAE Imprentas
Procedimiento: 18.Prevención y Control de Incendios
Pàg.46/97
Código: PR-PCI Responsables: Encargado de SGA y encargado de Área funcional
Fecha:
Objetivo: Verificar la posibilidad de que, debido a sustancias químicas inflamables, se corra el riesgo de que haya un incendio
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Revisa cada departamento para identificar las áreas de riesgo potenciales de Incendios
2 Encargado de SGA Informa a cada encargado de área acerca del peligro inminente de Incendio entregando Formulario F-PR-PCI y explicando las razones, y las acciones preventivas a tomar para que encargado de área ponga en practica plan de prevención
3 Encargado de Area funcional Recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario F-PR- PCI el cumplimiento de estos y las dificultades en los que no se han cumplido.
4 Encargado de SGA Recibe Formulario F-PR-PCI, revisa resultados, diseña acciones correctivas y tiempo para el cumplimiento de estos.
5 Encargado de Aea funcional Recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario el cumplimiento de estos
6 Encargado de SGA Recibe Formulario con todos los requerimientos implementados en las áreas asignadas.
7 8
Encargado de SGA Encargado de SGA
Se elabora acta de conformidad Se archiva
261
JAE Imprentas
Procedimiento: 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales
Pàg.47/97
Código: PR-MMAA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales
Fecha:
Objetivo: Realizar un control adecuado y estandarizado que este en continua medición de Aspectos Ambientales relacionados al SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Prepara documentación concerniente a la medición de aspectos ambientales mediante formulario PR-MMAA
2 Encargados de Áreas Funcionales Hacen evaluación de situación de su respectiva área con ayuda de PR-MMAA para, posteriormente entregar formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión.
3 Encargado de SGA Recibe y procesa PR-MMAA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área que le corresponda
4 Encargados de Áreas Funcionales Ordenan hacer correcciones necesarias para sus procesos y llena PR-MMAA para luego devolverlo al encargado del SGA
5
6
7
Encargado de SGA Encargado de SGA Encargado de SGA
Si el método es aprobado se elabora acta de conformidad y pasa a archivo; Resultados son archivados
262
JAE Imprentas
Procedimiento: 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas
Pàg.48/97
Código: PR-CAC Responsable: Encargado de SGA
Fecha:
Objetivo: Identificación y tratamiento de la No- Conformidad y establecer los mecanismos para la implementación de las acciones correctivas y/o preventivas.
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Encargado de SGA recolecta cada la información a través de F-PR-CAC por departamento de alcances y metas del SGA
2 Encargado de SGA Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental
3 Encargado de SGA Encargado de SGA, Analiza logros no alanzados y sus razones
4 Encargado de SGA Encargado de SGA formula acciones correctivas a implementar en cada departamento y entrega a encargados
5 Encargado de SGA Se elabora reporte
6 Encargado de SGA Resultados son archivados
263
JAE Imprentas
Procedimiento: 21.Registros del SGA Pàg.49/97
Código: RGMGA Responsable: Encargado del SGA
Fecha:
Objetivo: Implementar la documentación de manera organizada y bien estructurada para la elaboración de reportes relacionados al SGA
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado del SGA Prepara documentación con ayuda del F-PR- RGMGA de cada una de las fases evaluadas e implementadas dentro de la empresa
2 Encargado del SGA Clasifica información por área y por aspectos ambientales
3 Encargado del SGA Evalúa avances y deficiencias de la implementación del SGA para elaborar reporte
4 Encargado del SGA Prepara reporte que resume el proceso de aplicación del SGA dentro de la empresa
5
6
Encargado del SGA Encargado de SGA
reporte esta elaborado se procede a archivarlo
264
JAE Imprentas
Procedimiento: 22. Auditorias ambientales Internas
Pàg.50/97
Código: PR- AU Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargado de Área funcional
Fecha:
Objetivo: Desarrollar directrices generales que lleven a la organización a poder estar de conformidad con las auditorias que hagan, tanto internas como externas
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Genera directrices necesarias y documentación para desarrollar proceso de auditoria F-PR-AU
2 Auditor Recibe documentación y directrices para desarrollar el proceso de auditoria la cual se realizara por medio del formulario F-PR-AU
3 Encargado de Área Funcional Recibe aviso de que será sometido a proceso de auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor
4 Auditor Desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.
5 Encargado de SGA Revisa resultados de proceso de auditoria y presenta sus observaciones, las cuales tienen que ser corregidas por el área afectada para someterse a un nuevo proceso.
6 Encargado de Área Funcional Recibe observaciones y las corrige en el tiempo mas corto posible, luego entrega a encargado de SGA.
265
JAE Imprentas
Procedimiento: 22. Auditorias ambientales Internas
Pàg.50/97
Código: PR- AU Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargado de Área funcional
Fecha:
Objetivo: Desarrollar directrices generales que lleven a la organización a poder estar de conformidad con las auditorias que hagan, tanto internas como externas
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
7 Encargado de SGA Recibe F-PR-AU e informe de correcciones , luego prepara una nueva auditoria
8 Auditor Recibe ordenes de desarrollar nueva auditoria en el área que ha fallado
9 Encargado de Área Funcional Recibe aviso de que será sometido a nuevo proceso de auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor
10 Auditor Desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.
11
12
Encargado de SGA Encargado de SGA
Aprueba procesos de trabajo y Redacta un acta de conformidad ambiental; pero si no es así procede a hacer las correcciones necesarias
13 Encargado de SGA Una vez redactada el acta de conformidad se procede a archivar
266
JAE Imprentas
Procedimiento: 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección
Pàg.51/97
Código: PR- RVMGAGG Responsable: Encargado de SGA y Dirección General
Fecha:
Objetivo: Dar continuidad al proceso de certificación en ISO 14000 mediante revisiones periódicas que corrijan o prevengan situaciones que generen impacto ambiental en la organización
PASO No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Encargado de SGA Entrega de resultados del SGA a la dirección
2
3
Dirección General Dirección General
Revisión y Análisis de resultados Verificación y establecimiento de acciones correctivas si fuesen necesarias
4 Encargado de SGA Procede a ejecutar proceso de acciones correctivas para el sistema
5 Encargado de SGA Se imprime acta de conformidad con el SGA por parte de la dirección General
6 Encargado de SGA Acta de conformidad es archivada
267
1. F-PR-RQRG Nombre: Formulario de requisición de registro Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 52/97 Objetivo:
• Tener un control documentado de la requisición de información sel SGA
Fecha de recuperación: Nota: El documento solicitado será devuelto al archivo en un plazo no mayor a ___días Área solicitante:___________________________________ Persona solicitante:_________________________________ Nombre o código de registro que se solicita:________________________________ Comentarios u Observaciones: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________
268
2. F-PR-DIMA Nombre: Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 53/97
Objetivos: • Determinar el grado de relación con el sistema de gestión ambiental para identificar las áreas a las cuales
será distribuido el manual. • Determinar las necesidades de capacitación para el área y así definir las más apropiadas, las cuales permitan
hace una correcta distribución del manual del SGA. . Área funcional: No. De Empleados:__________ Relación con SGA Directa Mediana Nula Nota: Si relación es nula no aplica capacitación en relación al SGA Nombre de encargado: Puesto: Tipo de actividad(es) que es ejecutada en área (Describa brevemente): Horario laboral de empleados detalle por turnos (si existen):______________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Necesidades de capacitación detectadas en relación con el SGA:__________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nota: Luego de haber realizado capacitación se entregara una copia del manual al encargado del área y este velara por el cuidado de este, así como por el cumplimiento de las normas establecidas en el para su área. Elaborado por:__________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________
269
3. F-PR-COAF
Nombre: Formulario para coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 54/97
Objetivos: • Establecer las diferentes funciones existentes dentro de la Empresa, sus características y el personal que las
ejecuta. • Identificar la materia prima utilizada, el manejo y almacenamiento de estas y su reutilización y desechos
generados. Datos básicos del Departamento
Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Materias primas utilizadas
Productos Elaborados
Descripción del proceso utilizado
270
Desechos producidos
Desechos reutilizables Descripción de proceso de eliminación de desechos
Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________
271
4. F-PR-PVCA Nombre: Formulario para la prevención de la contaminación ambiental Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 55/97
Objetivos: • Analizar las operaciones existentes dentro la Empresa e identificar las que se relacionan con aspectos
medioambientales. • Determinar las deficiencias de la empresa e indicar aplicaciones que eviten la contaminación ambiental.
Datos básicos del Departamento
Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Materias primas utilizadas Productos Elaborados Descripción de los procesos utilizados Desechos producidos Desechos reutilizables Descripción de procesos de eliminación de desechos Presentación de deficiencias y medidas a implementar a Jefe de Departamento correspondiente Control de medidas Implementadas: Implementadas completamente: Fecha: Elaborado por:______________________________ Autoriza:_____________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________
272
5. F-PR- ECPC Nombre: Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 56/97
Objetivos: • Analizar las operaciones existentes dentro la Empresa e identificar las que se relacionan con aspectos
medioambientales. • Determinar las deficiencias de la empresa e indicar aplicaciones que eviten la contaminación ambiental.
Nombre de empresa o entidad:____________________________________________________ Rubro al que se dedica:_______________________________________ Encargado de SGA:__________________________________________ Pasos a seguir para la elaboración de plan de mejora continua: Revisión de las consecuencias ambientales de las operaciones y procesos Definición de un conjunto de políticas y objetivos para el asunto ambiental Establecimiento de un plan de acción para lograr dichos objetivos Seguimiento de dichos objetivos Reporte apropiado de los resultados Revisión del sistema y continuar mejorando Técnicas de control de procesos, tales como procesos de control estadístico pueden proveer una aproximación sistemática, identificado causas y soluciones del problema de generación de residuos. Las herramientas más comúnmente usadas son: • Hojas de control • Cartas de Pareto • Diagramas de Causa y Efecto • Cartas de Control Se utiliza en conjunto dichas herramientas para: ( Marque los procedimientos que va realizando) Identificar oportunidades para la prevención de defectos o errores y residuos Determinar las posibles causas de lo anterior Establecer el nivel de defectos y residuos que son inherentes del proceso • Desarrollo de planes de prevención Observaciones o recomendaciones:_________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________
273
6. F-PR-IAAA Nombre: Formulario para la identificación de aspectos ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 57/97
Objetivos: • Identificar los puntos críticos de generación de contaminación ambiental dentro de la Empresa • Recopilar información de manera veraz y oportuna para hacer mejoras a procesos.
Identificación de residuos Etapa Tipos de Residuos Si No Procesamiento de Imagen
• Película expuesta y sobrante • Restos de papel • Latas de aerosol • Revelador usado y fijador usado • Químicos de lavado • Paños sucios • Envases de productos químicos • Pruebas rechazadas
Pruebas • Restos de papel • Residuos de goma y adhesivos • Envases
Procesamiento de Placas
• Placas dañadas • Envases de productos químicos • Solventes y agua de lavado usada • Materiales vencidos
Impresión • Envases de tinta • Impresos rechazados • Residuos de tinta y solvente • Trapos • Aceite usado • Soluciones fuentes usadas
Acabado • Papel • Adhesivos
Otros describa:_________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________
274
7. F-PR- IARL
Nombre: Formulario para identificación y acceso a requisitos legales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 58/97
Objetivos: • Identificar los requisitos legales específicos que afectan a la Industria Grafica • Generar una base de información de dichos requisitos legales, la cual permanezca en constante actualización.
Obtener leyes de Medio Ambiente de El Salvador (Ministerio de medio Ambiente) Se poseen No se poseen Se poseen pero no están actualizadas Identificar y obtener información de otros requisitos legales que afecten a la industria Grafica de El Salvador detalle información (Puede ser obtenida también a través de entidades autónomas) ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Leyes son recientes? Si No .Si respuesta es “No” es necesario actualizarlas. Base de datos para la administración de información debe poseer como mínimo: Nombre y código de registro de fácil ubicación Área especifica a la que afecta Fecha de ingreso al sistema Ultima fecha de actualización Nota: la información debe estar disponible al publico Entre las leyes obtenidas identificar aquellas concernientes a la Industria Grafica (Marque con una “x” las legislaciones que conoce y posee actualmente la empresa) Reglamento especial de aguas residuales Reglamento especial en materia de sustancias , residuos y desechos peligrosos Reglamento especial sobre el manejo integral de los desechos sólidos Otros reglamentos (Detalle): _______________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Establecer mecanismos para actualizar base de datos cada cierto tiempo según lo amerite Mensual Trimestral Semestral Anual Revisado por: Fecha: Autoriza: Comentarios u Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________
275
8. F-PR-AGCM 1. Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema
Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 59/97
Objetivos: • Evaluar el grado de cumplimiento de las áreas funcionales que se relacionan con el SGA • Medir los avances en el cumplimiento de las normativas del SGA indicadas
Encargado de SGA:_______________________________________ Fecha de revisión:__________________________ Cantidad de manuales del SGA distribuidos en la empresa:____________________ Áreas a las que se les ha distribuido el manual: AREAS SI NO Administración o Finanzas Producción Planificación o Ingeniería del producto Ventas Gerencia general Otros(Detalle) Fecha de ultima actualización del manual:_________________ Fase para actualizar manual ( Check list ) Identificar punto de actualización Determinar áreas afectadas que se relacionen con actualización Preparar documento actualizado Solicitar a áreas afectadas la copia que se les ha entregado del manual Retirar partes descontinuadas del manual y ubicar nuevas en donde corresponde Revisar que información este correcta Retornar manuales a cada una de las áreas a las que se les ha actualizado Fase para monitoreo del manual (Check list ) Ubicado en lugar accesible para consulta Se encuentra en buenas condiciones Apartados del manual son revisados constantemente Actualización del manual se mantiene constante Verificación constante de cumplimiento de apartados del manual en las diversas áreas Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________ Autoriza:______________________________
276
9. F-PR- CPMGA
Nombre: Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 60/97
Objetivo: • Determinar las necesidades de capacitación y sensibilización en cada una de las áreas que se relacionan con el
sistema.
Area de trabajo:_______________________________________________ Cantidad de personal:___________________________________________ Necesidad de capacitación identificada:
Distribución de información a través de folletos y boletines.
capacitaciones recomendadas :
Fundamentos de la mejora continua
Sistema de orden y limpieza
Sensibilización del personal en la conservación ambiental
Interpretación técnica de la norma ISO 14000
Formación de la documentación del sistema
Formación de auditores de del Sistema Gestión Ambiental
Proceso de certificación
Planificación de las actividades a realizar.
Otros temas que la empresa considere necesarios.
Si señala otros detalle:
__________________________________________________________________________________________
________________________________________________________
Posibles fechas de programación:_____________________________________________
_________________________________________________________________
Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________
Seminarios Si No Conferencias Charlas Exposiciones
277
10 . F-PR-CMMGA Nombre: Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 61/97 Objetivos:
• Identificar la manera de comunicación existente dentro de la Empresa para aportar mejoras en la misma.
• Facilitar el flujo de información dentro de la Empresa.
Fecha de recuperación: Datos básicos del departamento: Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Descripción de la manera de comunicación utilizada en departamento: Descripción de problemas con implementación indicada por Jefe de Departamento a encargado de SGA: Descripción de acciones correctivas por Encargado de SGA: Presentación de resultados y medidas a tomar a Jefes de Departamento:
Fase Proceso Descripción
Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la
solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos involucrados
en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución
Comentarios u Observaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________
278
11. F-PR- ARCL Nombre: Formulario para la atención de reclamos de clientes Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 62/97
Objetivos: • Identificar las necesidades de los clientes • Corregir las fallas detectadas por fuentes externas
Nombre de cliente:_______________________________________Fecha:______________________ No. Telefónico:__________________________________________ Empresa a la que representa:___________________________________________________ Área en donde se detecto falla o problema:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Descripción de problema o reclamo: Por favor describa las posibles soluciones que se le presentaron al momento de detectar el problema: Otras observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Por favor especifique fecha y hora a la que sucedió el problema y el nombre de la persona que lo atendió: Entregado por:________________________ Fecha y hora de recepción de documento:______________________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Firma:______________________
279
12. F-PR-MAL Nombre: Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes
Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 63/97
Objetivo: • Lograr un adecuado manejo de tintas y solventes, para prevenir derrames por inadecuada manipulación, así
como almacenamiento inapropiado.
Descripción Tipo de Residuo Residuos Generados Residuo de tinta que contiene Cromo Bario Plomo Tinta contaminada con Solventes Limpiadores Tridoroetileno Cloruro de Metileno Tricoloroetano Tretradoruro de Carbono Trifucroetano Clorobenceno Xileno Acetona Metanol Metiletilcetona Tolueno Disulfuro de carbono o Benceno Posibles Métodos de Eliminación, Tratamiento y Reciclaje
_ Recicle las tintas para hacer tinta negra. La tinta negra reformulada es comparable a la tinta negra nueva de menor calidad, tal como la tinta para periódico. _ Elimine las tintas enviándolas a un servicio de mezcla con combustible que combina éstas y otros residuos para quemarlos en calderas u hornos industriales. _ Por medio de un transportista de residuos peligrosos registrado, envíe todo residuo a una TSDF de residuos peligrosos.
Posibles Métodos ara Prevención de contaminación
_ Dedique las prensas a colores específicos o tintas especiales para disminuir el número de limpiezas necesarias para cada prensa _ Limpie las fuentes de tinta sólo cuando cambie de colores o cuando haya riesgo de que la tinta se seque. _ Ejecute trabajos similares simultáneamente para reducir el volumen de residuo. _ Aísle las tintas contaminadas con solventes
280
limpiadores peligrosos de las tintas no contaminadas. _ Use solvente orgánico alternativo donde sea posible, tal como detergente o jabón, soluciones lava mantillas no peligrosas y solventes de ácido acético menos tóxicos.
281
13. F-PR-ATP
Nombre: Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 64/97
Objetivo: • Establecer la manera adecuada para el almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y
producto terminado-
Fecha de inicio de almacenamiento:____________________________- Nombre de persona encargada:________________________________ Tiempo estimado de almacenamiento:___________________________ Tiempo máximo de almacenamiento:____________________________ Nombre del material:__________________________________- Código si es que lo posee:______________________________ Área a que corresponde uso de material:___________________________________________ Características de Material a almacenar: Físicas Químicas Inflamabilidad Fecha de caducidad Producto perecedero o no Por favor detalle todo lo anterior y mas si es necesario:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Motivos por los cuales se hará almacenamiento temporal:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________
282
14. F-PR- MRP
Nombre: Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 65/97
Objetivo: • Generar la orientación adecuada para el manejo de residuos peligrosos
Área:__________________________________________ Encargado de Área:_________________________________________________ Seleccione la clasificación de los residuos Sólidos Líquidos Gases Otros Nota: si selecciono otros describa y clasifíquelo Otros:________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Identifique las características del residuo Inflamabilidad. Los residuos inflamables se inflaman bajo ciertas condiciones Corrosividad. Los residuos corrosivos son ácidos o bases capaces de corroer recipientes de metal, tales como tanques de almacenamiento, tambores y barriles.
Reactividad. Los residuos reactivos son inestables bajo condiciones “normales”. Pueden provocar explosiones, gases tóxicos o vapores cuando se combinan con agua.
Toxicidad. Los residuos tóxicos son dañinos o fatales cuando se ingieren o absorben Siga el siguiente check de guía para el manejo de residuos peligrosos Identificación de los riesgos. Capacitación, educación y difusión de la información. Provisión de los elementos de seguridad y protección personal. Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo. Análisis de presencia y concentración de agentes contaminantes en el aire Reevaluación de la eficiencia del sistema de ventilación. Impedir que el contaminante llegue al trabajador. Uso de equipos de protección personal. Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________
283
15. F-PR-MRM
Nombre: Formulario para manejo de residuos de mantenimiento Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 66/97
Objetivo: • Guiar al área relacionada, con el adecuado manejo de los residuos que se generan a la hora de ejecutar las
operaciones de mantenimiento.
Área a la que se procederá a hacer mantenimiento:_____________________________________ Características generales del área:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Detalle materiales y equipo a utilizar para el proceso de mantenimiento: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Señale los residuos generados en el proceso: Wipe Aceites Tintas Solvente o solución Piezas o partes Papel ,Cartón o bolsas Otros materiales de limpieza(Detalle ) Otros:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Señale el equipo a utilizar en el proceso de mantenimiento: Guantes Mascarilla Herramientas Botas Casco Overol o gabacha Depósitos Otros :____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Revisa:__________________ Autoriza:_____________________
284
16. F-PR-PEA Nombre: Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 67/97
Objetivos: • Lograr que la sección afectada prepare un plan adecuado de acuerdo a sus características para atender
emergencias ambientales
Identificar área para establecer plan:________________________________________ Nombre de encargado de área:_____________________________________________ Características del área en detalle:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Detalle posibles situaciones de riesgo ambiental en el área:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Luego de identificar situaciones de riesgo siga los pasos siguientes y haga un chequeo del proceso de cumplimiento de estos. Establecer comité de emergencias Identificar riesgos inmediatos Diseñar plan de emergencias Asignar responsabilidades dentro del plan a cada uno de los miembros del área Ejecutar simulacros Generar observaciones correctivas Controlar funcionamiento de plan de emergencias Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Tiempo estimado de establecimiento de plan de emergencias:______________ _______________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Revisa:__________________ Autoriza:_____________________
285
17. F-PR- EEA Nombre: Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 68/97
Objetivos: • Generar la orientación para la elaboración adecuada de un plan de evacuación ante emergencias ambientales y
sismos. • Establecer la información necesaria publicada en toda la infraestructura de la Empresa para resaltar vías de
evacuación, localización de producto inflamable, etc. Medidas a implementar en la Empresa % de
logro Comentario
a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de primeros auxilios a empleados c - Señalización de salidas de emergencia d - Señalización de vías de evacuación e - Rótulos indicando materiales inflamables f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)
Evaluación de Encargado de SGA Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h - Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________
286
18. F-PR- PCI Nombre: Formulario para Prevención y Control de Incendios Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 69/97
Objetivos: • Generar la orientación para la prevención y adecuado control de incendios • Garantizar la Seguridad de los empleados ante Incendios
Nombre del Departamento: ________________________________________________________ Actividad del departamento: _______________________________________________________ Medidas a implementar en el departamento % de
logro Comentario
a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de características de materiales inflamables c - Señalización de localización de extintores d - Señalización de vías de evacuación f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)
Evaluación de Encargado de SGA Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h - Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________
287
19. F-PR-MMAA Nombre: Monitoreo y medición de los aspectos ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 70/97
Objetivos: • Contar con un proceso de monitoreo y medición de aspectos ambientales para su constante evaluación. • Establecer medidas correctivas que ayuden a disminuir los aspectos que generan impacto ambiental.
Evaluación de Encargado de SGA de Formulario 8. PR-IAAA Acciones correctivas Tiempo de implementación Procesamiento de Imagen Pruebas Procesamiento de Placas Impresión Acabado Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________
288
20. F-PR-CAC Nombre: Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 71/97
Objetivo: • Resumir la información de no conformidades en un solo documento para facilitar el análisis de esta.
Esquema de análisis de conformidades ambientales
Fase Proceso Descripción
Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la
solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos involucrados
en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución
Nombre del departamento: ______________________________________________________________________ Actividad del departamento: _____________________________________________________________________ Comentario:___________________________________________________________________________________ Acción correctiva: _____________________________________________________________________________ Nombre del departamento: ______________________________________________________________________ Actividad del departamento: _____________________________________________________________________ Comentario:___________________________________________________________________________________ Acción correctiva: _____________________________________________________________________________ Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________
289
21. F-PR- RGMGA Nombre: Formulario para manejo de Registros del SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 72/97
Objetivo: • Mantener un adecuado manejo de los registros del SGA.
Nota: El documento solicitado será revisado :_______________________ Área del registro:___________________________________ Registro elaborado por:_________________________________ Fecha de elaboración de registro:________________________________ Características del registro:_____________________________________ Código asignado a registro:_____________________________________ Comentarios u Observaciones: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________
290
22. F-PR-AU
Nombre: Formulario para Auditorias Ambientales Internas Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 73/97
Objetivos: • Revisar los procesos implementados referentes al SGA y verificar el grado de cumpliemin3etyo de los mismos. • Mantenimiento de los estándares alcanzados y revisión periódica de los logros alcanzados.
Nombre de área a auditar:__________________________________________________________________ Nombre de persona encarga de área__________________________________________________________ Nombre de auditor:_______________________________________________________________________ Fecha de auditoria:________________________________________________________________________ No. De auditoria:_________________________________________________________________________ Código de registro:________________________________________________________________________ Procedimiento o proceso a auditar:___________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Logro del proceso auditado_________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Observaciones______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Acciones correctivas______________________________________________________________________ Tiempo de ejecución de las acciones correctivas_________________________________________________ Verificación del proceso correctivo____________________________________________________________ Intervalo de Tiempo de revisión______________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________
291
ACTA Nombre: Acta de conformidad Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 74/97
Objetivo: • Hacer constar el cumplimiento de los requisitos del SGA
Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental
Señores
JAE Imprentas, S.A.
Presente.-
Ref.: Título del proceso revisado
Atención: Gerencia General.
Por el presente documento, nosotros……(indicar los nombres y apellidos, números de documentos de identidad de los representantes legales de las empresas que conforman el Consorcio), representantes de las empresas; 1)…., 2)….., 3)…., con domicilios legales en; 1)…, 2)…., 3)…, declaramos bajo juramento que: describir los procesos implementados en el departamento logros obtenidos en el proceso de implementación del SGA, mencionando el departamento al cual se refiere así como las conformidades y todo lo relacionado al proceso. . …………………………….……………………. Para lo cual firmamos de conformidad con lo antes expuesto en San Salvador a los (Fecha) ______________ ____________________ Firma Firma Gerente General Encargado de Sistema de Gestión Ambiental Firma Firma Gerente de Departamento Supervisor de Departamento
292
1. F-PR-RQRG Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.75/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Nota: El documento solicitado será devuelto al archivo en un plazo no mayor a ___días Comentarios u Observaciones: Puntos que se consideran son importantes en el desarrollo de la requisición de registro ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por: Nombre del responsable o encargado de mantener en custodia los formularios Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Firma: Firma de la persona que solicita los formularios Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario
293
2. F-PR-DIMA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.76/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado . Área funcional: Área o sección en donde se realizara el llenado del formulario
No. De Empleados: Cantidad de empleados de la sección
Relación con SGA Directa Mediana Nula Nota: Si relación es nula no aplica capacitación en relación al SGA Nombre de encargado: Nombre del responsable del área funcional
Puesto: Cargo que ocupa el responsable del área
Tipo de actividad(es) que es ejecutada en área (Describa brevemente): Descripción de las actividades mas importantes o que tienen impacto como resultado del proceso productivo de esta unidad Horario laboral de empleados detalle por turnos (si existen): Descripción de los horas laborales de empleados
que tiene el área en donde se esta llevando a cabo el formulario
Necesidades de capacitación detectadas en relación con el SGA: Descripción de todas las necesidades que se
necesitan cubrir para que el empleado tenga conocimiento del manual de SGA
Nota: Luego de haber realizado capacitación se entregara una copia del manual al encargado del área y este velara por el cuidado de este, así como por el cumplimiento de las normas establecidas en el para su área. Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
294
3. F-PR-COAF Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.77/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Datos básicos del Departamento
Nombre del departamento: Nombre del departamento donde se realizara el formulario Actividad del Departamento: Procesos a los que se dedica el departamento Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Cantidad de empleados que laboran en el área donde se realiza el llenado del formulario Materias primas utilizadas: Todos aquellos insumos que entran a formar ( o que participan activamente) parte del proceso de fabricación de los bienes Descripción del proceso utilizado: Descripción detallada del método o tipo de proceso utilizado por el departamento en lo que se refiere al proceso productivo Desechos producidos: Detallar todos los desechos que tiene el departamento como producto del ciclo de producción Desechos reutilizables: Describir desechos que pudiesen entrar a formar parte nuevamente del ciclo productivo Descripción de proceso de eliminación de desechos: Describir cual es el método de tratamiento o de eliminación de desechos
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
295
4. F-PR-PVCA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.78/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Datos básicos del Departamento
Nombre del departamento: Área o unidad donde se llenara el formulario Actividad del Departamento: Descripción de las actividades productivas a las que se dedica esta unidad Materias primas utilizadas Enumerar todos los recursos materiales que intervienen directamente en el proceso de fabricación de la organización Productos Elaborados Descripción de todos los productos elaborados por parte del área Descripción de los procesos utilizados Describir paso a paso todos los sistemas que van a contribuir en la fabricación de los productos Desechos producidos: Identificar que desechos provienen como producto del proceso de producción Desechos reutilizables: Identificar aquellos desechos pueden ser nuevamente utilizados dentro del ciclo de producción Descripción de procesos de eliminación de desechos: Describir brevemente como son tratados los desechos de producción
Presentación de deficiencias y medidas a implementar a Jefe de Departamento correspondiente
Presentación de resultados del correspondiente análisis de eliminación de desechos asi como las medidas correctivas a implementar
296
Control de medidas Implementadas: Implementadas completamente: Fecha:
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
297
5. F-PR- ECPC
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.79/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Nombre de empresa o entidad: Nombre de la organización que hara la mejora continua Rubro al que se dedica: Actividad que desarrolla la organización Encargado de SGA: Responsable de llevar a cabo la mejora continua Pasos a seguir para la elaboración de plan de mejora continua:
Revisión de las consecuencias ambientales de las operaciones y procesos Definición de un conjunto de políticas y objetivos para el asunto ambiental Establecimiento de un plan de acción para lograr dichos objetivos Seguimiento de dichos objetivos Reporte apropiado de los resultados Revisión del sistema y continuar mejorando Técnicas de control de procesos, tales como procesos de control estadístico pueden proveer una aproximación sistemática, identificado causas y soluciones del problema de generación de residuos. Las herramientas más comúnmente usadas son: • Hojas de control • Cartas de Pareto • Diagramas de Causa y Efecto • Cartas de Control Se utiliza en conjunto dichas herramientas para: ( Marque los procedimientos que va realizando, mediante un “ check”) Identificar oportunidades para la prevención de defectos o errores y residuos Determinar las posibles causas de lo anterior Establecer el nivel de defectos y residuos que son inherentes del proceso Desarrollo de planes de prevención Observaciones o recomendaciones: Se escribirán todos los comentarios que tienen importancia para la elaboración del plan de mejora continua Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
298
6. F-PR-IAAA
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.80/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Identificación de residuos
Etapa Tipos de Residuos si no Procesamiento de Imagen
• Película expuesta y sobrante • Restos de papel • Latas de aerosol • Revelador usado y fijador usado • Químicos de lavado • Paños sucios • Envases de productos químicos • Pruebas rechazadas
Pruebas • Restos de papel • Residuos de goma y adhesivos • Envases
Procesamiento de Placas
• Placas dañadas • Envases de productos químicos • Solventes y agua de lavado usada • Materiales vencidos
Impresión • Envases de tinta • Impresos rechazados • Residuos de tinta y solvente • Trapos • Aceite usado • Soluciones fuentes usadas
Acabado • Papel • Adhesivos
Para esta tabla, solo se pondrá un check, ya sea si tienen identificado un residuo o no
Otros describa: Se identificara si existen otros tipos de residuos, aparte de los ya mencionados en la tabla anterior Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
299
7. F-PR- IARL
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.81/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Obtener leyes del Medio Ambiente de El Salvador (Ministerio del medio Ambiente) Se poseen No se poseen Se poseen pero no están actualizadas Identificar y obtener información de otros requisitos legales que afecten a la industria Grafica de El Salvador detalle información (Puede ser obtenida también a través de entidades autónomas) Se deben de investigar y describir todos los reglamentos que estén dentro del marco legal y que influyen en la Industria de las artes Graficas ¿Leyes son recientes? Si No Si respuesta es “No”, es necesario actualizarlas. Base de datos para la administración de información debe poseer como mínimo:
Nombre y código de registro de fácil ubicación Área especifica a la que afecta Fecha de ingreso al sistema Ultima fecha de actualización Nota: la información debe estar disponible al publico
Entre las leyes obtenidas identificar aquellas concernientes a la Industria Grafica (Marque con una “x” las legislaciones que conoce y posee actualmente la empresa) Reglamento especial de aguas residuales Reglamento especial en materia de sustancias , residuos y desechos peligrosos Reglamento especial sobre el manejo integral de los desechos sólidos Otros reglamentos (Detalle): Descripción de otro tipo de leyes que la organización tiene que cumplir y que son necesarios conocerlos Establecer mecanismos para actualizar base de datos cada cierto tiempo según lo amerite Mensual Trimestral Semestral Anual Revisado por: Persona encargada de Area funcional
Fecha: Fecha en que se avala o se autoriza el registro
Autoriza: Encargado de SGA
Entregado: Nombre del responsable o encargado de mantener en custodia los formularios Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario
300
8. F-PR-AGCM
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.82/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Encargado de SGA: Nombre del responsable del SGA Fecha de revisión: Fecha de ultima revisión Cantidad de manuales del SGA distribuidos en la empresa: Numero de manuales que se delegaron a los diferentes encargados de áreas Áreas a las que se les ha distribuido el manual: ( colocar un check basándose en su respuesta) AREAS SI NO Administración o Finanzas Producción Planificación o Ingeniería del producto Ventas Gerencia general Otros (Detalle)
Fecha de última actualización del manual: Fecha en la que se produjo la ultima actualización del manual Fase para actualizar manual (Check list ) Identificar punto de actualización Determinar áreas afectadas que se relacionen con actualización Preparar documento actualizado Solicitar a áreas afectadas la copia que se les ha entregado del manual Retirar partes descontinuadas del manual y ubicar nuevas en donde corresponde Revisar que información este correcta Retornar manuales a cada una de las áreas a las que se les ha actualizado Fase para monitoreo del manual (Check list ) Ubicado en lugar accesible para consulta Se encuentra en buenas condiciones Apartados del manual son revisados constantemente Actualización del manual se mantiene constante Verificación constante de cumplimiento de apartados del manual en las diversas áreas
301
9. F-PR- CPMGA
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.83/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área de trabajo: Área o sección donde se llenara el formulario Cantidad de personal: Numero de personal involucrado con el proceso productivo dentro del departamento Necesidad de capacitación identificada En la tabla se colocara mediante un check, cuales son las capacitaciones que se necesitan llevar a cabo en el área donde se estime conveniente
Distribución de información a través de folletos y boletines.
capacitaciones recomendadas :
Fundamentos de la mejora continua
Sistema de orden y limpieza
Interpretación técnica de la norma ISO 14000
Formación de la documentación del sistema
Formación de auditores de del Sistema Gestión Ambiental
Proceso de certificación
Planificación de las actividades a realizar.
Y otros temas que la empresa considere necesarios.
Seminarios Si No Conferencias Charlas Exposiciones
302
10 . F-PR-CMMGA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.84/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Datos básicos del departamento Nombre del departamento: Nombre del departamento o área funcional donde se realiza el formulario Actividad del Departamento: Proceso que desarrolla dicha área funcional Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Cantidad de personal involucrado directamente con el proceso productivo Descripción de la manera de comunicación utilizada en departamento: Describir los canales de comunicación utilizados por el departamento Descripción de problemas con la fase de implementación, indicada por Jefe de Departamento a encargado de SGA: Descripción de los inconvenientes encontrados por encargados de áreas funcionales o departamentos acerca de la implementación del sistema de comunicación Descripción de acciones correctivas por Encargado de SGA: Actividades a realizar para corregir posibles fallas en el sistema de comunicación Presentación de resultados y medidas a tomar a Jefes de Departamento: Descripción de las acciones correctivas a considerar para esta área
Fase Proceso Descripción
Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la
solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos involucrados
en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución
Comentarios u Observaciones: Otras consideraciones que son necesarias que se realicen, para tener una mejor idea de esta fase Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario
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Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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11. F-PR- ARCL
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.85/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Nombre de cliente: ________________________________Fecha:______________________ No. Telefónico:__________________________________________ Empresa a la que representa: Empresa donde labora o a la que el cliente representa Área en donde se detecto falla o problema: detallar área en donde se detecto el inconveniente______________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ Descripción de problema o reclamo: Detalle de cada uno de las insatisfacciones relacionadas con todos los rubros de la organizacion Por favor describa las posibles soluciones que se le presentaron al momento de detectar el problema: Descripción de las actividades destinadas por los empleados para solucionar las insatisfacciones de clientes Otras observaciones: Comentarios relacionados con los reclamos de clientes Por favor especifique fecha y hora a la que sucedió el problema y el nombre de la persona que lo atendió: Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Firma: Firma de la persona que solicita los formularios Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario
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12. F-PR-MAL Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.86/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado ( en la tabla se colocara mediante un check en la columna de la derecha, todas las sustancias identificadas como producto del proceso de fabricación) Descripción Tipo de Residuo Residuos Generados Residuo de tinta que contiene Cromo Bario Plomo Tinta contaminada con Solventes Limpiadores Tridoroetileno Cloruro de Metileno Tricoloroetano Tretradoruro de Carbono Trifucroetano Clorobenceno Xileno Acetona Metanol Metiletilcetona Tolueno Disulfuro de carbono o Benceno Posibles Métodos de Eliminación, Tratamiento y Reciclaje
_ Recicle las tintas para hacer tinta negra. La tinta negra reformulada es comparable a la tinta negra nueva de menor calidad, tal como la tinta para periódico. _ Elimine las tintas enviándolas a un servicio de mezcla con combustible que combina éstas y otros residuos para quemarlos en calderas u hornos industriales. _ Por medio de un transportista de residuos peligrosos registrado, envíe todo residuo a una TSDF de residuos peligrosos.
Posibles Métodos ara Prevención de contaminación
_ Dedique las prensas a colores específicos o tintas especiales para disminuir el número de limpiezas necesarias para cada prensa
306
_ Limpie las fuentes de tinta sólo cuando cambie de colores o cuando haya riesgo de que la tinta se seque. _ Ejecute trabajos similares simultáneamente para reducir el volumen de residuo. _ Aísle las tintas contaminadas con solventes limpiadores peligrosos de las tintas no contaminadas. _ Use solvente orgánico alternativo donde sea posible, tal como detergente o jabón, soluciones lava mantillas no peligrosas y solventes de ácido acético menos tóxicos.
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13. F-PR-ATP
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.87/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Fecha de inicio de almacenamiento: Fecha en donde se comienza a llevar control del almacenamiento Nombre de persona encargada: Responsable de realizar el control del almacenamiento Tiempo estimado de almacenamiento: fecha promedio en que se realizara el almacenamiento Tiempo máximo de almacenamiento: Fecha límite en que se realizara el almacenamiento Nombre del material: Nombre del material que se almacenara Código si es que lo posee: Caracteres que identificaran el material almacenado Área a que corresponde uso de material: Departamento que interviene con el material a almacenar Características de Material a almacenar: Físicas Químicas Inflamabilidad Fecha de caducidad Producto perecedero o no Por favor detalle todo lo anterior y más si es necesario: Detallar todas y cada una de las características que el material a almacenar posee Motivos por los cuales se hará almacenamiento temporal: Describir las causas por las que el material estará en almacenamiento temporalmente Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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14. F-PR-MRP Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.88/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área: Departamento en donde se desarrollara el llenado del formulario Encargado de Área: Responsable del área funcional Seleccione la clasificación de los residuos Sólidos Líquidos Gases Otros Nota: si selecciono otros describa y clasifíquelo Otros:________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Identifique las características del residuo ( Identificar mediante un check en la columna de la derecha, cuales son las características del
residuo)
Inflamabilidad. Los residuos inflamables se inflaman bajo ciertas condiciones Corrosividad. Los residuos corrosivos son ácidos o bases capaces de corroer recipientes de metal, tales como tanques de almacenamiento, tambores y barriles.
Reactividad. Los residuos reactivos son inestables bajo condiciones “normales”. Pueden provocar explosiones, gases tóxicos o vapores cuando se combinan con agua.
Toxicidad. Los residuos tóxicos son dañinos o fatales cuando se ingieren o absorben Siga el siguiente check de guía para el manejo de residuos peligrosos Identificación de los riesgos. Capacitación, educación y difusión de la información. Provisión de los elementos de seguridad y protección personal. Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo. Análisis de presencia y concentración de agentes contaminantes en el aire Reevaluación de la eficiencia del sistema de ventilación. Impedir que el contaminante llegue al trabajador. Uso de equipos de protección personal. Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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15. F-PR- MRM Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.89/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área a la que se procederá a hacer mantenimiento: Detallar el área funcional en donde se desarrollara el llenado del formulario Características generales del área: Describir la geografía del área Detalle materiales y equipo a utilizar para el proceso de mantenimiento:
Descripción de los equipos y utensilios a utilizar para el mantenimiento Señale los residuos generados en el proceso: Seleccionar aquellos identificados en el proceso productivo mediante un check en la columna de la derecha Wipe Aceites Tintas Solvente o solución Piezas o partes Papel ,Cartón o bolsas Otros materiales de limpieza(Detalle ) Otros:_________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Señale el equipo a utilizar en el proceso de mantenimiento: Seleccionar aquellos equipos identificados en el proceso de mantenimiento, mediante un check en la columna de la derecha Guantes Mascarilla Herramientas Botas Casco Overol o gabacha Depósitos Otros :_______________________________________________________________________ Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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16. F-PR-PEA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.90/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Identificar área para establecer plan: Descripción del área funcional en donde se desarrollara el plan Nombre de encargado de área: Responsable del área funcional Características del área en detalle: Características geográficas del área funcional Detalle posibles situaciones de riesgo ambiental en el área: Descripción de todas aquellas actividades relacionadas con riesgos para el ambiente, en área funcional Luego de identificar situaciones de riesgo siga los pasos siguientes y haga un chequeo del proceso de cumplimiento de estos. Establecer comité de emergencias Identificar riesgos inmediatos Diseñar plan de emergencias Asignar responsabilidades dentro del plan a cada uno de los miembros del área Ejecutar simulacros Generar observaciones correctivas Controlar funcionamiento de plan de emergencias Observaciones: Comentarios relacionados con el plan de emergencias ambientales Tiempo estimado de establecimiento de plan de emergencias: Fecha promedio en que se desarrollara el plan de emergencias ambientales Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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17. F-PR- EEA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.91/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Colocar en la tabla el porcentaje que tiene las medidas preventivas, así como su respectivo comentario
Medidas a implementar en la Empresa % de logro
Comentario
a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de primeros auxilios a empleados c - Señalización de salidas de emergencia d - Señalización de vías de evacuación e - Rótulos indicando materiales inflamables f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)
Evaluación de Encargado de SGA Definir que tipo de acciones en pro del mejoramiento o corrección, deben implementarse para el buen funcionamiento de las evacuaciones
Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h -
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
312
18. F-PR- PCI Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el
procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.92/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Nombre del departamento: Nombre del departamento o área funcional donde se realiza el formulario Actividad del Departamento: Proceso que desarrolla dicha área funcional
Colocar en la tabla el porcentaje que tiene las medidas preventivas, así como su respectivo comentario
Evaluación de Encargado de SGA Definir que tipo de acciones en pro del mejoramiento o corrección, deben implementarse para el buen funcionamiento de los controles y prevenciones
Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h -
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
Medidas a implementar en el departamento % de logro
Comentario
a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de características de materiales inflamables c - Señalización de localización de extintores d - Señalización de vías de evacuación f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)
313
19.F- PR-MMAA
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.93/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Evaluación de Encargado de SGA de Formulario 8. PR-IAAA
Acciones correctivas Tiempo de implementación Procesamiento de Imagen Pruebas Procesamiento de Placas Impresión Acabado
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
314
20 F-PR-CAC
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.94/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado
Esquema de análisis de conformidades ambientales
Fase Proceso Descripción Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la
solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos
involucrados en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación
Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución
Nombre del departamento: Se debe colocar el nombre del área funcional en donde se realizará el llenado del formulario Actividad del departamento: Funciones realizadas por el área funcional Comentario: Otras observaciones que son necesarias para complementar la información del formulario Acción correctiva: Actividades que son necesarias para solucionar o revertir un proceso determinado Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
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21. F-PR- RGMGA
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.95/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área del registro: Departamento o área funcional en donde se realizara el llenado del registro Registro elaborado por: Nombre del responsable de la elaboración del registro Fecha de elaboración de registro: Fecha en que se elabora el registro Características del registro: Especificaciones relacionadas al registro Código asignado a registro: Asignación que se le da al registro ( alfanumérico) para identificarlo Comentarios u Observaciones: Otras observaciones que son necesarias para complementar la información del formulario Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
316
22.F-PR-AU
Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento
Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro
Pàg.96/97
Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Nombre de área a auditar: Nombre del área funcional o departamento que se auditara Nombre de persona encarga de área: Responsable del área Nombre de auditor: Responsable de ejercer la auditoria en el área funcional o departamento
Fecha de auditoria: Fecha en que se ejerce la auditoria No. De auditoria: Detallar el orden cronológico de auditoria Código de registro: Detallar el código del registro que se auditara Procedimiento o proceso a auditar: Describir las actividades que se auditaran, dentro del proceso productivo Logro del proceso auditado: Descripción del alcance de la auditoria en el área funcional Comentarios: Aquellas actividades que son validas aclararlas o describirlas y que tienen relación con el proceso de auditoria Observaciones: Descripción de puntos importantes a tomar en consideración para la auditoria del SGA Acciones correctivas: Actividades a realizar para eliminar aspectos que van en contra del desarrollo del SGA Tiempo de ejecución de las acciones correctivas: Fecha limite para hacer correcciones necesarias Verificación del proceso correctivo: detallar seguimiento del proceso correctivo Intervalo de Tiempo de revisión: Fecha estipulada para realizar las revisiones correspondientes
Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA
Fecha: Fecha de autorización del formulario
317
ACTA Nombre: Acta de conformidad Fecha: Sección a la que pertenece: SGA Pàg. 97/97
Objetivos: Mostrar la manera adecuada de llenar el acta de conformidad
ACTA DE CONFORMIDAD (FORMATO C)
(Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental)
Señores
JAE Imprentas, S.A.
Presente.-
Ref.: Título del proceso revisado
Atención: Gerencia General.
Por el presente documento, nosotros……(indicar los nombres y apellidos, números de documentos de identidad de los representantes legales de las empresas que conforman el Consorcio), representantes de las empresas; 1)…., 2)….., 3)…., con domicilios legales en; 1)…, 2)…., 3)…, declaramos bajo juramento que: describir los procesos implementados en el departamento logros obtenidos en el proceso de implementación del SGA, mencionando el departamento al cual se refiere así como las conformidades y todo lo relacionado al proceso. . …………………………….……………………. Para lo cual firmamos de conformidad con lo antes expuesto en San Salvador a los (Fecha) ______________ ____________________ Firma Firma Gerente General Encargado de Sistema de Gestión Ambiental Firma Firma Gerente de Departamento Supervisor de Departamento