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Manual de Portal de Proveedor


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Índice

1. Menú Principal …………………………………………………………… 3

2. Verificar el Navegador de Internet …………………………………….. 3

3. Recepción Unitaria de Facturas ……………………………………….. 4

4. Aprobación de Facturas ………………………………………………… 10

5. Rechazo de Facturas …………………………………………………… 10

6. Mensajes de Error en el Portal ………………………………………… 11

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1. Menú Principal

Ingrese la siguiente URL en su navegador de Internet:

https://nsk.bovedamasnegocio.com/portal

A continuación, se muestra la pantalla principal del portal la cual se encuentra dividida en dos secciones:

- Sección A. Correspondiente al ingreso de facturas - Sección B. Manual de proveedor.

A

B

2. Verificar el navegador de internet

Se recomienda el uso de navegadores actualizados en su última versión como Chrome, Mozilla Firefox, Safari o IE, si no está seguro de tener su navegador actualizado o requiere de una actualización, le proporcionamos la siguiente ayuda: en la imagen inferior se muestra en rojo la sección referente a la verificación de su navegador de internet. Al dar clic en la sentencia “verifica aquí tu navegador”, se podrá consultar la versión más reciente de los principales navegadores de internet, la cual será mostrada en una nueva pestaña de su navegador.

https://nsk.bovedamasnegocio.com/portal


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En una pestaña adicional se mostrará la siguiente ventana:

En la pantalla anterior deberá seleccionar el navegador que su preferencia, al dar clic en el logotipo del navegador se le direccionará a la página oficial de la empresa para realizar la actualización correspondiente, siga los pasos que le indican para actualizar su navegador.

3. Recepción unitaria de facturas

Se deberá completar la información solicitada en la siguiente pantalla (marcada en rojo) a continuación se dará la explicación a detalle:


Paso 1. Indicar el RFC. Proveedor, es importante considerar que se debe ingresar números y letras, sin espacios, ni guiones medios. Paso 2. Se deberá seleccionar el RFC cliente que sea él receptor de la factura. Si el RFC del proveedor es correcto, se desplegarán los documentos que deberán ser cargados en conjunto con la factura y aparecerá el botón enviar.

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Paso 3. Agregar el No. Orden Compra el cual deberá tener una longitud no mayor a 20 caracteres numéricos.

Paso 4. Agregar el Site Code el cual es proporcionado por NSK (campo opcional). Paso 5. Agregar el E-Mail al cual le llegarán las notificaciones del portal, es decir: si la factura fue recibida correctamente o si existió algún error.

Si no se completa correctamente el correo electrónico o es inválida la dirección que específica, se mostrará el siguiente mensaje:

Es importante resaltar que la plataforma sólo acepta cargas de archivos en formato PDF y XML.

Por ejemplo para cargar el documento PDF de la Factura PDF debe dar clic en el botón “Archivo”:


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Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón “Abrir”, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo PDF:

Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo Factura PDF y el botón “Archivo” se modifica a “Cambiar” (remarcado en rojo en la imagen inferior):

En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón “Cambiar” para corregir la carga del documento.


Paso 5.

Con la información completa que identifique a la factura, ahora se debe cargar el archivo XML de la Factura, lo cual se realiza de la siguiente manera.

En el campo Factura XML debe dar clic en el botón “Archivo”:

Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón “Abrir”, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo XML

Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo Factura XML y el botón “Archivo” se modifica a “Cambiar” (remarcado en rojo en la imagen inferior):

En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón “Cambiar” para corregir la carga del documento.


Paso 6. Con la información completa se debe dar clic en el botón “Enviar”, al ser esta aplicación un PAC autorizado por el SAT, en línea llevará a cabo la validación fiscal, favor de esperar unos segundos hasta que el sistema le brinde el resultado de la validación.

En el caso en que la factura y los datos ingresados pasen todas las validaciones fiscales, el sistema asignará un Número de control, el cual es importante en caso de alguna aclaración, se desplegará un mensaje semejante al siguiente, en conjunto con correo automático de confirmación de recepción.


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Es importante señalar que los correos que usted recibirá desde la cuenta [email protected] se generan automáticamente, no es necesario que responda estos correos.

Al dar clic en el botón “Ok” se iniciará la pantalla nuevamente para que pueda realizar la carga de otra factura.

4. Rechazo de facturas

En caso de existir alguna causa de rechazo determinada por Grupo Kio, usted recibirá un correo de aviso, asociado con el número de control emitido en su origen.

mailto:[email protected]


d) Mensaje: “Esta factura ya se encuentra registrada con el identificador número 1”

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Si la causa del rechazo provoca una refacturación por su parte, favor de cancelar la factura y emitir otra con las correcciones pertinentes, la nueva factura deberá cargarse como una factura nueva en el sistema.

Si la causa del rechazo es referente a alguna corrección en algún archivo soporte (Factura PDF y Entrada de Mercancía de Pedido o Correo con la confirmación de aceptación del producto y/o servicio recibido de manera adecuada por parte del usuario solicitante), pero el XML es correcto, realice la corrección del archivo correspondiente y entre al sistema para realizar la carga de la información nuevamente tal cual lo hizo la primera vez, el sistema detectará que esa factura fue rechazada y permitirá la carga nuevamente de la información, usted verá un mensaje como el siguiente, el cual también será enviado al correo electrónico especificado en pantalla:

6. Mensajes de error en el portal

En el caso de que al cargar la información se presente algún error, se mostrará en pantalla la descripción correspondiente identificando la causa.


d) Mensaje: “Esta factura ya se encuentra registrada con el identificador número 1”

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A continuación, como referencia se muestran algunos escenarios y los correspondientes mensajes que pueden presentarse, los cuales se pueden mostrar ya sea en el portal o por correo electrónico.

a) Mensaje: “El documento no cumple con la estructura de un CFDI” ó “Sello inválido” ó “Formato de archivo inválido, favor de intentarlo nuevamente”

Escenario: En el caso de que el XML no sea un archivo CFDI fiscalmente válido se pueden mostrar alguno de los mensajes arriba indicados.

Acción a tomar: Revisar con su PAC si el XML es un archivo fiscalmente válido.

b) Mensaje: “El No. de Proveedor no corresponde con el del XML”

Escenario: Con el No. de Proveedor el sistema identifica cuál es el RFC del proveedor y debe corresponder al RFC del emisor de la factura dentro del XML, en caso contrario se mostrará ese mensaje.

Acción a tomar: En este caso debe verificar que el XML contenga su RFC de proveedor en la etiqueta de Emisor , a continuación un ejemplo:

c) Mensaje: “La Empresa no se encuentra registrada en la Bóveda”

Escenario: El sistema verifica que el No. de Proveedor se encuentre activo en la Bóveda

Acción a tomar: En este caso se debe verificar que haya capturado correctamente su No. de Proveedor (localizado en la Orden de Compra) y/o en su caso solicitar vía correo a [email protected]

mailto:[email protected]


Escenario: La factura que está intentando cargar corresponde a una factura previamente cargada.

Acción a tomar: En este caso se debe corroborar en sus correos electrónicos previos la factura previamente registrada ayudándose del Identificador o Número de Control para localizarla.

Dudas o comentarios, favor de escribir a la siguiente dirección de Correo Electrónico [email protected].

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mailto:[email protected].

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