manual de políticas y procedimientos · fecha de revisión: 1 de noviembre de 2016. ... el...

Departamento de Recaudaciones

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Manual de Políticas y Procedimientos

Servicio, Cobros, Cumplimiento

Fecha de efectividad: 1 de noviembre de 2015

Fecha de revisión: 1 de noviembre de 2016


Instituto de Banca y Comercio Departamento de Recaudaciones

Autorizado por: Pedro Padilla Revisión: 1 de noviembre de 2016

TABLA DE CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN DEL MANUAL 1

MISIÓN 1

VISIÓN 1

OBJETIVO DEL MANUAL 2

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 3

Funciones del personal de Recaudaciones 3

REGLA 90/10 | AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES 4

MÉTODOS DE MEDICIÓN 5

Metas de cobros 5

Plan de pago 5

NOMBRE Y REGISTRO DE LOS PROCEDIMIENTOS 6

Política #1 Matrícula- Estudiante nuevo ingreso 6

Política #2 Matrícula- Estudiante readmitido 11

Política #3 Matrícula- Condonación 14

Política #4 Planes de pago 18

Política #5 Registro de pagos 23

Política #6 Manejo de efectivo- Cuadres de caja 37

Política #7 Manejo de efectivo- Descuadres 42

Política #8 Manejo de efectivo- Faltas y violaciones 44

Política #9 Manejo de efectivo- Robo 47




Página

Política #10 Manejo de efectivo- Robo (Activos de la institución) 49

Política #11 Ayudas federales estudiantiles 50

Política #12 Balances en crédito por ayudas federales estudiantiles 52

Política #13 Proceso de cobros- Estudiantes activos 65

Política #14 Herramientas de cobro- Auto-débito 71

Política #15 Herramientas de cobro- Telepago Popular 75

Política #16 Herramientas de cobro- Estados de cuenta 77

Política #17 Herramientas de cobro- Cartas de cobros| 80 Departamento de Recaudaciones Corporativo

Política #18 Herramientas de cobro- Boletas de exámenes 82

finales

Política #19 Proceso de cobros- Estudiantes no activos| 85 Agencia de cobros

Política #20 Fondos externos- Administración de 90

Rehabilitación Vocacional (ARV) Política #21 Bancarrota 97

Política #22 Transacciones ajustadas 100

Política #23 Disposición de documentos 103

Política #24 Cafetería 104

Política #25 Política de reválida y empleabilidad 106

Política #26 Programa Grado Asociado 109




Página

ANEJOS

Anejo A. Descripción de puesto Director de Recaudaciones 115

Anejo B. Descripción de puesto Oficial de Recaudaciones 119

Anejo C. Acuerdo de plan de pago 122

Anejo D. Hoja de Orientación 124

Anejo E. Solicitud de ajustes manuales o 126 condonaciones a cuentas de estudiantes

Anejo F. Referencias de transacciones 128

Anejo G. Hoja de Cuadre 130

Anejo H. Guía de datos importantes en eventos por robo 132

Anejo I. Autorización del estudiante 134

Anejo J. Forma Justificación de cheques devueltos 137

Anejo K. Autorización de Débito Directo 139

Anejo L. Forma Factura Comercial ARV 141

Anejo M. Tabla para el desglose de autorizaciones de ARV 143

Anejo N. Política Institucional de retención y disposición 145 de documentos y expedientes

Anejo O. Política estudiantil para la radicación de 150

solicitudes de reválidas a las juntas examinadoras y reembolso de pago Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo

Anejo P. Acuerdo de plan de pago - Estudiante Programa 157

Grado Asociado




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INTRODUCCIÓN DEL MANUAL El Manual de Políticas y Procedimientos complementa la misión del Departamento de Recaudaciones, establecida en sus siglas SCC: Servicio, Cobros, Cumplimento.

El servicio como vínculo para el compromiso de los estudiantes con la institución, los cobros como ente regulatorio del Departamento y el cumplimiento en cada uno de los procesos realizados. El Departamento de Recaudaciones es un departamento orientado a brindar servicio y asistir a los estudiantes con información financiera y recursos de forma profesional e individualizada.

Es responsable de cumplir con la regla 90/10 del Departamento de Educación Federal, requerida a las instituciones educativas con fines de lucro.

MISIÓN

Proveer un servicio eficiente y efectivo a los estudiantes, que les permita cumplir con sus obligaciones financieras con un enfoque íntegro y responsable, en cumplimiento de las regulaciones requeridas.

VISIÓN Ser un departamento modelo a través del servicio y procesos uniformes para optimizar el cumplimiento y funcionamiento de las operaciones diarias del Departamento de Recaudaciones.




2

OBJETIVO DEL MANUAL El objetivo del Manual es proporcionar un instrumento administrativo que regule la elaboración de los procedimientos con uniformidad en su contenido y presentación. La implementación de las políticas permite optimizar el cumplimiento de las operaciones diarias del Departamento de Recaudaciones.

Las prácticas acostumbradas en la aplicación de políticas y procedimientos no justifican la desviación de los procesos detallados en el Manual. Por tanto, el Departamento de Recaudaciones Corporativo realizará los cambios necesarios para actualizar las políticas y procedimientos dentro de los períodos determinados y se reserva el derecho de interpretación.




3

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Las funciones de los respectivos puestos en el Departamento de Recaudaciones están descritas en el documento Descripción de Puesto. La descripción de funciones es evaluada en conjunto con el Director Institucional de Recaudaciones, el Director de Recinto y el Departamento de Recursos Humanos.

• Director de Recaudaciones (Ver Anejo A)

• Oficial de Recaudaciones (Ver Anejo B)

FUNCIONES DEL PERSONAL DE RECAUDACIONES Las funciones descritas en el Manual de Políticas y Procedimientos bajo la referencia, Departamento de Recaudaciones, incluyen al Director y Oficial de Recaudaciones del Recinto. Aquel Recinto que no tiene asignado un Director de Recaudaciones, el Oficial de Recaudaciones es el responsable de las funciones detalladas. En los Centros de extensión, el Director de Recaudaciones asignado es el responsable de las funciones detalladas.




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REGLA 90/10 | AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES Para ser elegible a participar de las ayudas federales estudiantiles (“Federal Student Aid-FSA”), la institución debe derivar al menos 10 % de sus ingresos de fuentes diferentes del programa de ayudas federales estudiantiles o la institución estará sujeta a sanciones. Para mayor información sobre la Regla 90/10, hacer referencia al documento vigente Manual de Ayudas Estudiantiles Federales (“FSA Handbook”). Referencia: http://ifap.ed.gov/fsahandbook/attachments/1415FSAHbkVol2Ch4.pdf

http://ifap.ed.gov/fsahandbook/attachments/1415FSAHbkVol2Ch4.pdf




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MÉTODOS DE MEDICIÓN

METAS DE COBROS

El Departamento de Recaudaciones establece las metas de cobros para cada año fiscal. Las mismas consideran varios aspectos, pero no se limitan a los siguientes tales como: la cantidad total adeudada en los planes de pagos, total de ingresos sujeto a la Regla 90/10, resultados de cobros de años anteriores, la población estudiantil, entre otros.

Las metas de cobros son establecidas por Recinto y Centros de extensión.

Los cobros se evalúan de forma recurrente. Cada semana se comparan los resultados de cobros versus la meta mensual. Adicional, mensualmente se evalúan las gestiones de cobros a través de la cantidad de llamadas por recinto, evaluación de los estudiantes sin plan de pago y seguimiento a los estudiantes con balances altos.

PLAN DE PAGO

Todo estudiante con una deuda debe tener un plan de pago, Acuerdo de Plan de Pago.

El Acuerdo de Plan de Pago refleja el balance de pago estimado, luego de considerar las ayudas federales estudiantiles, estatales u otro fondo disponible.

El Acuerdo de Plan de Pago está sujeto a consideración de fondos de agencias externas como: Administración de Rehabilitación Vocacional (ARV), Consorcio (“Workforce Investment Act-WIA”), Veteranos (“Veterans Administration- VA”) y otros.

El estudiante puede tener varios planes de pago para cubrir el costo total de la matrícula no cubierto por las ayudas federales estudiantiles, estatales u otro fondo disponible. Un plan de pago por cada fondo disponible. Todo Acuerdo de Plan de Pago debe estar registrado en la cuenta del estudiante, en o antes de 30 días a partir de la fecha del comienzo de clases, sujeto a los procedimientos del Departamento de Asistencia Económica. Las fechas para el Acuerdo de Plan de Pago son establecidas según los períodos de los Programas; entiéndase; 14 meses para un Programa regular de estudios de 1 año y 8 meses para un Programa regular de estudios de 8 meses.

Política #1 MATRÍCULA - ESTUDIANTE NUEVO INGRESO



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Política #1 MATRÍCULA - ESTUDIANTE NUEVO INGRESO Propósito del procedimiento Establecer las políticas y procedimientos respecto a los estudiantes de nuevo ingreso a la institución. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de matrícula de un estudiante de nuevo ingreso. Referencias Acuerdo de Plan de Pago (Ver Anejo C) Hoja de Orientación (Ver Anejo D) Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de la orientación financiera y la entrega del Acuerdo de Plan de Pago al estudiante de nuevo ingreso. Consideraciones Generales Estudiante Nuevo

• Durante el proceso de matrícula, el Departamento de Recaudaciones prepara un Acuerdo de Plan de Pago a cada estudiante por la diferencia del costo de matrícula que no sea cubierto por las ayudas federales estudiantiles, estatales u otro fondo disponible.

• Como parte del proceso de matrícula, el Departamento de Recaudaciones le brinda una orientación financiera al estudiante. La orientación incluye brindar información al estudiante sobre su deuda así como las políticas y procesos más importantes. Es requerido entregar al estudiante el documento, Hoja de Orientación, y discutir los siguientes temas: • Pago de Cuota de Admisión, $25.00, no es reembolsable. • Pronto pago para estudiantes privados y semi-privados. • El balance adeudado del Acuerdo de Plan de Pago es estimado. • Requisitos de las ayudas federales gratuitas. • Cambios en la deuda por declarar una Baja (W). • Requisitos de la Política de Condonación. • Balance crédito Título IV y posible deuda. • Métodos de pago: Autodébito, Telepago Popular, Portal de estudiante • Proceso de Boletas de exámenes finales. • Solicitud de documentos oficiales. • Orientación sobre el Catálogo General de IBC




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• Luego de realizar un plan de pago inicial, y se determina un cambio en las ayudas

federales estudiantiles, este se debe enmendar en la aplicación Campus Nexus.

• Del estudiante ser clasificado como privado, se aplica la Política de estudiante privado. Ver sección Estudiante Privado.

Política de Convalidación y Transferencia de Créditos • Se define Convalidación al proceso de validar y aceptar créditos aprobados por

un estudiante en otra institución acreditada.

• Se aumentó la Convalidación de 6 a 9 créditos en los programas de 38 y 36 meses y de 9 a 12 créditos en los programa de 54 créditos. Debe orientar al estudiante, basado en la cantidad de créditos.

• Se define Transferencia al proceso de validar y aceptar créditos aprobados por un estudiante o egresado de la institución.

• Se determinó la Transferencia de hasta un máximo de 24 créditos para un egresado que se matricula en otro Programa. La transferencia de los créditos tiene que cumplir con los requisitos establecidos en la política. Debe orientar al estudiante, basado en la cantidad de créditos.

• Se determinó la Transferencia del 100% de créditos aprobados para un estudiante

que se ha dado de baja y regresa después de los 180 días. En este caso es requerido crear una nueva matricula por lo que se le transferirá al estudiante el 100% de los créditos que haya aprobado. La transferencia de los créditos tiene que cumplir con los requisitos establecidos en la política. Debe orientar al estudiante, basado en la cantidad de créditos. Ver Política Planes de pago| Política Balances en crédito por ayudas federales estudiantiles.

Transferencia de créditos para completar Programas de estudio • Se considera como transferencia de créditos para completar estudios en un

programa académico a los estudiantes que se han dado de baja de un programa y regresan después de los 180 días y antes de tres (3) años, después de la fecha de baja.

• Un estudiante que se ha dado de baja y regresa después de 180 días a terminar el programa del cual se dio de baja (mismo programa), deberá someter una solicitud de admisión (nuevo contrato) y será elegible para la trasferencia de todos los créditos ya aprobados satisfactoriamente bajo los requerimientos académicos de la institución y el programa académico donde el estudiante estuvo matriculado.




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Examen de reto

• El estudiante que entienda que posee el conocimiento o la experiencia profesional que se enseña en una asignatura puede retarla por medio de exámenes.

• El estudiante retará una (1) asignatura por sesión académica en los programas de diploma. No se retarán las asignaturas de Práctica Externa en ambos niveles.

• El costo de cada examen de reto a nivel de diploma será de $50.00 por crédito y el

pago del mismo no es reembolsable. Convalidación por experiencia profesional

• El estudiante podrá optar o solicitar convalidación por Experiencia Profesional hasta un máximo de 12 créditos.

• La institución solo convalidará por Experiencia Profesional asignaturas de Prácticas Externas aquellos estudiantes que estén trabajando y que ocupen puestos altamente relacionados al programa de estudio matriculado.

• El costo de Convalidación por Experiencia Profesional será de $75.00 por crédito y el pago del mismo no es reembolsable.

Estudiante Privado

• Un estudiante privado es aquel estudiante que no participa de ayudas federales estudiantiles, estatales u otros fondos.

• Si durante el proceso de matrícula se determina que el estudiante es privado, el estudiante deberá realizar un pronto pago igual o mayor a un 25% del total del costo del Programa.

• El Departamento de Recaudaciones prepara un Acuerdo de Plan de Pago a cada

estudiante por la diferencia del costo del Programa, luego de considerar el 25% de pronto pago.

• La institución se reserva el derecho de suspender y procesar una baja

administrativa del Programa de estudios a un estudiante privado que no haya cumplido su plan de pago.

Estudiante Semi-privado

• Un estudiante semi-privado es aquel estudiante que es responsable del pago de 33% o más del total del costo del Programa.




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• Si durante el proceso de matrícula se determina que un estudiante es semi-

privado, el estudiante deberá realizar un pronto pago de 10% de la deuda determinada.

• El Departamento de Recaudaciones prepara un Acuerdo de Plan de Pago a cada estudiante por la diferencia del costo del Programa, luego de considerar el 10% de pronto pago.

Estudiante con préstamo estudiantil • Es importante orientar al estudiante sobre el impacto del préstamo estudiantil, una

vez finalizado su Programa de estudios.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El estudiante entrega el Compromiso de Admisión y cualquier otro Recaudaciones documento relacionado.

Orientar al estudiante sobre su responsabilidad financiera con la institución. Adicional debe ofrecer una explicación breve sobre las políticas y procesos más importantes del Departamento de Recaudaciones detalladas en el documento Hoja de Orientación. Determinar el Acuerdo de Plan de Pago por la diferencia del costo de matrícula no cubierta por las ayudas federales estudiantiles, fondos estatales u otro fondo disponible.

El documento debe ser firmado por el estudiante y el representante del Departamento de Recaudaciones. En el caso de un estudiante menor de edad, el documento debe ser firmado por el padre o persona encargada. El Departamento de Recaudaciones es responsable de cobrar la cuota de Solicitud de Admisión por $25. Este cargo no es reembolsable. Si el estudiante es privado o semi-privado, debe observar las políticas relacionadas.

Si el estudiante no acepta el Acuerdo de Plan de Pago y decide solicitar un préstamo estudiantil, el proceso es el siguiente:

• Orientar al estudiante sobre la cantidad a pagar y los beneficios de un plan de pago.

• Sugerir al estudiante la opción del préstamo solo por la cantidad que no pueda pagar.

• Crear la actividad en la sección de Actividades| “Contact Manager” en la aplicación Campus Nexus, denominada “SA-Estimated Awards Revaluation Request”.

La actividad, “SA- Estimated Awards Revaluation Request” debe indicar lo siguiente:

• Balance estudiante pendiente de pago (Plan de pago $___). • Cantidad sugerida préstamo (“DL Suggested” $___).

El Departamento de Recaudaciones entrega una copia del Acuerdo de Plan de Pago firmado al estudiante. Adicional, debe conservar el documento original en sus registros.

Política #2 MATRÍCULA - ESTUDIANTE READMITIDO



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Política #2 MATRÍCULA - ESTUDIANTE READMITIDO Propósito del procedimiento Establecer las políticas y procedimientos respecto a la readmisión de un estudiante a la institución. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de readmisiones de estudiantes, desde el momento en que el estudiante solicita ser readmitido hasta su admisión. Referencias

• Acuerdo de Plan de Pago (Ver Anejo C) • Catálogo General vigente • Solicitud de Readmisión

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de la orientación financiera al estudiante que solicita readmisión. Prepara un Acuerdo de Plan de Pago al estudiante readmitido. Consideraciones Generales

• El proceso de readmisión aplica al estudiante que se matricula en más de una ocasión.

• Es necesario determinar la razón de la Readmisión:

Estudiante egresado que se matricula en otro Programa y/o se dio de baja hace más de 180 días

• Si el estudiante es readmitido, es necesario entregar un nuevo Acuerdo de Plan de Pago. Es requerido anejar el nuevo Acuerdo de Plan de Pago al Acuerdo de Plan de Pago original. El nuevo Acuerdo de Plan de Pago es por el tiempo restante necesario para completar el Programa de estudios.

• En el caso de un estudiante menor de edad, el documento debe ser firmado por el padre o persona encargada.

• Un estudiante readmitido puede solicitar que su deuda actual con la institución sea diferida y condonada, sujeto al cumplimiento de los requisitos establecidos. Ver Política de Condonación.

• El estudiante readmitido es removido, temporeramente, del proceso de Agencia de cobros. El estudiante readmitido que no cumpla con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la institución, será referido nuevamente a la Agencia de cobros.

Política #2 ESTUDIANTE READMITIDO



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Estudiante se dio de baja y regresa antes de los 180 días • El estudiante regresa bajo las mismas condiciones antes de procesar la baja. El

plan de pago del estudiante, el balance y atrasos permanecen a la fecha de Readmisión. No es necesario crearle un nuevo Acuerdo de Plan de Pago.

Política de Convalidación y Transferencia de créditos

• Se define Transferencia al proceso de validar y aceptar créditos aprobados por un estudiante o egresado de la institución.

• Se determinó la Transferencia de hasta un máximo de 24 créditos para un egresado que se matricula en otro Programa. La transferencia de los créditos tiene que cumplir con los requisitos establecidos en la política. Debe orientar al estudiante, basado en la cantidad de créditos.

• Se determinó la Transferencia del 100% de créditos aprobados para un estudiante

que se ha dado de baja y regresa después de los 180 días. En este caso es requerido crear una nueva matricula por lo que se le transferirá al estudiante el 100% de los créditos que haya aprobado. La transferencia de los créditos tiene que cumplir con los requisitos establecidos en la política. Debe orientar al estudiante, basado en la cantidad de créditos. Ver Política Planes de pago| Política Balances en crédito por ayudas federales estudiantiles.

Transferencia de créditos para completar Programas de estudio • Se considera como transferencia de créditos para completar estudios en un

programa académico a los estudiantes que se han dado de baja de un programa y regresan después de los 180 días y antes de tres (3) años después de la fecha de baja.

• Un estudiante que se ha dado de baja y regresa después de 180 días a terminar el programa del cual se dio de baja (mismo programa), deberá someter una solicitud de admisión (nuevo contrato) y será elegible para la trasferencia de todos los créditos ya aprobados satisfactoriamente bajo los requerimientos académicos de la institución y el programa académico donde el estudiante estuvo matriculado.

Política #2 MATRÍCULA - ESTUDIANTE READMITIDO



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El estudiante entrega la Solicitud de Readmisión en el Recaudaciones Departamento de Recaudaciones. Evalúa y determina si cualifica

para una readmisión.

Debe orientar y proveer información sobre los requisitos de readmisión.

Debe tomar en consideración:

• Balances de Programas anteriores, si alguno. • Ayudas económicas asignadas y aprobadas.

En aquellos casos extraordinarios, es requerido solicitar una recomendación al Director de Recinto.

Una vez aprobada la Solicitud de Readmisión, el estudiante debe firmar el nuevo Acuerdo de Plan de Pago.

El Oficial o Director de Recaudaciones entrega una copia del Acuerdo de Plan de Pago al estudiante y mantiene el original.

Debe actualizar el plan de pago en la aplicación Campus Nexus.

Oficial de Una vez el Departamento de Registraduria certifica la matrícula, el Recaudaciones Oficial de Recaudaciones Corporativo remueve al estudiante de la Corporativo Agencia de cobros.

Política #3 MATRÍCULA - CONDONACIÓN



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Política #3 MATRÍCULA - CONDONACIÓN Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías para llevar a cabo el proceso de verificación y aprobación de condonación de deuda del estudiante. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de condonación de deuda del estudiante. El proceso comienza con el recibo de una solicitud de ajuste de parte del Recinto y culmina de ser aprobado, con el ajuste a la cuenta del estudiante. Referencias

• Ajustes Manuales o Condonaciones a Cuentas de Estudiantes (Ver Anejo E) • Cuenta del estudiante “Ledger Card”

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de recopilar los documentos requeridos y prepara la solicitud de condonación. Debe completar la solicitud, incluye todas las firmas requeridas. Oficial de Recaudaciones Corporativo- realiza una revisión de la solicitud recibida y somete para evaluación o devolución de la solicitud. De la solicitud ser aprobada, registra el ajuste en la cuenta del estudiante. Director de Recaudaciones Corporativo- canaliza la solicitud de condonación a través de los Directores Corporativos correspondientes para la acción pertinente. Consideraciones Generales

• El proceso de evaluación de condonación de la deuda de un estudiante comenzará con el envío de una solicitud, Ajustes Manuales o Condonaciones a Cuentas de Estudiantes, firmada por el Director de Recaudaciones y el Director de Recinto.

• La solicitud debe incluir la razón del ajuste así como los documentos requeridos

que sustenten y justifiquen el arreglo. Los documentos requeridos son:

• Copia de las cuentas correspondientes del estudiante. En el caso de una readmisión, debe incluir copia de la cuenta del estudiante, “Ledger Card”, del Programa completado con balance en $0.00.

• Hoja del cómputo del descuento. • Correo electrónico o cualquier otro documento que sustente la solicitud.




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Estudiante Readmitido

• Un estudiante puede ser readmitido varias veces. Sin embargo, el beneficio de la condonación está limitado al balance correspondiente del último Programa matriculado.

• Para un estudiante graduado de un Programa Técnico, el beneficio de la

condonación es hasta un máximo de mil dólares ($1,000) del balance adeudado. En el caso de un estudiante del Programa de Grado Asociado que estudie un Programa Técnico, se consideran todos los balances de los términos hasta un máximo de mil dólares ($1,000).

Para un estudiante por baja, el beneficio de la condonación es hasta un máximo de tres mil dólares ($3,000) del balance adeudado. En el caso de un estudiante del Programa de Grado Asociado que estudie un Programa Técnico, se consideran todos los balances de los términos hasta un máximo de tres mil dólares ($3,000).

• Si el estudiante no puede saldar la diferencia en exceso, según establecida en el beneficio por condonación, debe preparar un plan de pago bajo el Programa sujeto a condonación. Este plan de pago está limitado a la fecha de culminación del Programa readmitido. El estudiante debe cumplir con el saldo para solicitar la condonación del balance.

• Si el estudiante está referido a una Agencia de cobros, debe saldar solamente la diferencia en exceso al balance correspondiente del último Programa matriculado. No se incluyen los cargos de la Agencia de cobros.

• El Departamento de Recaudaciones debe someter la solicitud, Ajustes Manuales o

Condonaciones a Cuentas de Estudiantes, cuando el estudiante readmitido complete el Programa y pague la deuda en su totalidad, según el Acuerdo de Plan de Pago. No se aceptarán solicitudes que no hayan cumplido con las condiciones previas.

• Si el estudiante se acoge al beneficio de condonación, bajo readmisión, no cualifica para descuentos adicionales.

Error Administrativo

• Un error administrativo es un fallo que impacta la cuenta del estudiante.

• Debe incluir la cantidad monetaria a considerar a causa del error administrativo.

• La condonación por error administrativo será sometida a consideración y evaluación al departamento correspondiente para su aprobación o denegación.




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Auto Débito, Tele-Pago Popular, Portal de estudiantes • Se otorgará un 10% de descuento del total de pagos (incluye todo pronto pago-

este se calcula para el descuento del 10%) realizados a través de Auto-débito o Tele-Pago Popular, del plan de pago del Programa activo. No debe considerar la cuota de $25.00 por Solicitud de Admisión.

Ejemplo:

Costo de matrícula $ 9,995.00 Convalidación ( 555.27) Costo neto matrícula 9,439.73 Total ayudas federales estudiantiles aprobadas (8,000.00) Diferencia: costo menos ayudas 1,439.73 Pago del estudiante 10% descuento $ 143.97

• El estudiante debe graduarse y cumplir con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la institución. No es permitido ajustar el 10% de descuento al plan de pago.

• El estudiante no cualifica para el descuento de tener deudas de Programas previos.

• El estudiante del Programa de Grado Asociado cualifica para el 10% de descuento por término. De tener una demora durante el término, pierde el descuento. Sin embargo, el estudiante puede cualificar para el descuento en el próximo término.

Saldo en o antes de 60 días del comienzo de clases • Si el estudiante salda su deuda en o antes de 60 días del comienzo de clases,

cualifica para un descuento de 10% de su balance, sujeto a cumplir con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la institución.

• El estudiante del Programa de Grado Asociado debe saldar su balance en o antes

de 30 días del comienzo de clases.

• Este descuento aplica al estudiante que no tenga deuda de un Programa anterior. Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos

• Hacer referencia al Código de Conducta del Empleado, página 83.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Director de Completar, evaluar y recopilar la evidencia requerida acorde a la Recaudaciones Política de Condonación. Enviar la solicitud de condonación al

Oficial de Recaudaciones Corporativo. Oficial de El Oficial de Recaudaciones Corporativo recibe, verifica y evalúa Recaudaciones las evidencias sometidas antes de referir la solicitud al Director Corporativo Institucional de Recaudaciones.

Si la solicitud está incompleta, esta será devuelta al Recinto. El Departamento de Recaudaciones del Recinto deberá gestionar los documentos necesarios antes de someter la solicitud nuevamente.

Si la solicitud cumple con todos los requisitos, el Oficial de Recaudaciones Corporativo la someterá al Director de Recaudaciones Corporativo.

Director de Evalúa la solicitud para determinar si cumple con las políticas Recaudaciones establecidas de condonación o refiere, de ser necesario, a los Corporativo Directores Corporativos por departamento. Oficial de Si la solicitud es denegada, será devuelta con una explicación al Recaudaciones Recinto. Corporativo

Si la solicitud es aprobada, procede a realizar el ajuste en la cuenta del estudiante.

Enviará un correo electrónico al Departamento de Recaudaciones para informar sobre el ajuste en la cuenta del estudiante.

Adicional, documentará en la sección de Actividades| “Contact Manager” en la aplicación Campus Nexus, la aprobación o denegación de la solicitud por condonación.

Política #4 PLANES DE PAGO



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Política #4 PLANES DE PAGO Propósito del procedimiento Establecer el proceso correcto para la creación de los planes de pago a considerar para el registro de los pagos en la cuenta del estudiante. Alcance Este proceso describe los pasos para la creación correcta del plan de pago. El proceso comienza con el registro de un plan de pago en la aplicación Campus Nexus y culmina con el posteo de los pagos en su totalidad para el saldo de la deuda. Referencias

• Acuerdo de Plan de Pago (Ver Anejo C) • Pantalla “Awards”- “Financial Aid Packaging”

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de la creación y registro de los planes de pago, por fondo, en la aplicación Campus Nexus. Consideraciones Generales

• Preparar un plan de pago, “Payment Schedule”, por la diferencia no cubierta por las ayudas federales estudiantiles, fondos estatales u otro fondo disponible.

• Los Acuerdos de Plan de pago son efectivos el día 15 del próximo mes de la fecha de matrícula.

• Si un estudiante tiene convalidación o transferencia de créditos, el plan de pago debe considerar el ajuste en los costos de matrícula y determinar la diferencia no cubierta por las ayudas federales estudiantiles, fondos estatales u otro fondo disponible. El Departamento de Registraduría notificará a los Departamentos de Asistencia Económica y Recaudaciones los cursos aprobados por convalidación de cada estudiante.

• El Departamento de Recaudaciones es responsable de registrar el ajuste por convalidación o transferencia de créditos en la cuenta del estudiante.

• Al crear un plan de pago, y/o registrar un pago, debe utilizar los fondos vigentes

en la aplicación de Campus Nexus. Si el fondo no está disponible, debe comunicarse con el Director Institucional de Recaudaciones.




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• Fondos vigentes:

IBCCASH VA ARV ARV MAT VA CH33 ARVBOOKS WIABOOKS ARVTUIT WIAOTH GVMNT WIATUI TA

• Descripción de los fondos vigentes:

Code Descript IBCCASH Cash Pay Student ARV MAT Vocational Rehabilitation Materials ARVBOOKS ARV – Books ARVTUIT Vocational Rehabilitation Tuition GVMNT Government Departments • Departamento de la Familia

• Aportación de Alcaldía • Fondo Seguro del Estado • Ley 7 • Otros

TA Tuition Assistance VA ARV Veteran Vocational Rehabilitation VA CH33 Veterans Chap 33 WIABOOKS WIA – Books WIAOTH WIA - Other Materials WIATUI WIA - Tuition and Fees




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Creación de plan de pago-Estudiante Recaudaciones En el Menú de “Student Accounts”:

• Seleccionar “Payment Schedule”. • Seleccionar el término, “Enrollment”, correspondiente para

la creación del plan de pago, luego oprimir el botón “Add”. Verificar que este seleccionada la opción de “Student Payment/Other”.

Completar los siguientes campos requeridos:

• “Source”: Escoger el fondo autorizado • “Academic year”: Período de matrícula para el plan de pago • “Award Year”: Año académico • “Status”: Todo fondo debe estar “Approved” • “Gross Amount”: Cantidad de pago • “Disb. Schedule”: Dejar encasillado en blanco

Oprimir el botón de “Continue”.

En la pantalla de “F/A Student Cash Payment/Other - (nombre del estudiante)” se deberá completar la siguiente información:

• Debe estar seleccionada la opción “Student Payment”. • “Total Amount”: Cantidad para el plan de pago. • “# of Payments”: Asignar la cantidad de pagos.

Programa de 12 meses- 14 pagos. Programa de 8 meses- 8 pagos. Programa Grado Asociado- cada término tendrá un plan de pago por cuatro meses.

• “First Payment Date”: Deberá colocar la fecha de inicio del

plan de pago.

Oprimir el botón de “Calculate”.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de La pantalla muestra la distribución del pago y las fechas Recaudaciones establecidas para la adjudicación de los pagos.

En “Term” debe seleccionar el período para el cual corresponde el pago.

Oprimir el botón de “Save” y luego “Close”.

Creación de plan de pago-Agencias Externas Solicitar al estudiante el documento oficial, Autorización de Pago, donde certifique la cantidad a recibir de la agencia externa para el pago de matrícula.

En el Menú de “Student Accounts”:

• Seleccionar “Payment Schedule”. • Seleccionar el término, “Enrollment”, correspondiente para

la creación del plan de pago, luego oprimir el botón “Add”. Verificar que este seleccionada la opción de “Student Payment/Other”.

Completar los siguientes campos requeridos:

• “Source”: Escoger el fondo autorizado • “Academic year”: Período de matrícula para el plan de pago • “Award Year”: Año académico • “Status”: Todo fondo debe estar “Approved” • “Gross Amount”: Cantidad de pago • “Disb. Schedule”: Dejar encasillado en blanco

Oprimir el botón de “Continue”. En la pantalla de “F/A Student Cash Payment/Other” - (nombre del estudiante)”, se deberá completar la siguiente información:




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Recaudaciones

• Debe estar seleccionado “Agency Payment”. • “Agency”: Agencia. Seleccionar la agencia correspondiente

al fondo. Ej. Vocational Rehabilitation Tuition. • “Agency Branch”: Seleccionar la agencia según el fondo

Ej. ARV- Tuition • “# of Payments”: Asignar la cantidad de pagos. • “First Payment Date”: Deberá colocar la fecha de inicio del

plan de pago.

Oprimir el botón de “Calculate”.

La próxima pantalla muestra la distribución del pago y las fechas establecidas para la adjudicación de los pagos.

• En “Term” debe seleccionar el período para el cual corresponde el pago.


Política #5 REGISTRO DE PAGOS



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Política #5 REGISTRO DE PAGOS Propósito del procedimiento Establecer las guías para llevar a cabo el registro de los pagos recibidos. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de un pago, desde el recibo y registro del pago hasta el envío del informe de caja al Departamento de Contabilidad. Referencias Cuenta del estudiante “Ledger Card” Acuerdo de Plan de Pago Referencias de transacciones (Ver Anejo F) Responsabilidades Departamento de Recaudaciones, Departamento de Recaudaciones Corporativo- son responsables de registrar todo pago recibido a través de cualquier método de pago. Consideraciones Generales Registro de pagos en Campus Nexus

• El pago debe ser registrado durante o inmediatamente después que termine el servicio al estudiante. Debe finalizar todo el proceso de registro de pago antes de atender a otro estudiante.

• Todo pago debe registrarse en la matrícula correcta.

• El Departamento de Recaudaciones debe asegurar que el método de pago solicitado y recibido por el estudiante sea el mismo identificado en la aplicación Campus Nexus.

• El pago debe ser procesado bajo el fondo autorizado. • Es compulsorio entregar a todo estudiante un recibo de pago de la aplicación

Campus Nexus.

• Todo pago debe registrarse con su referencia designada.

• Todo pago deberá ser procesado en la aplicación Campus Nexus. Cuando Campus Nexus este fuera de servicio, los pagos a través de tarjetas de crédito y débito se deben procesar por el terminal de punto de venta (POS), preparar un recibo manual y documentar en el informe de cuadre diario.




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• Todo pago registrado en la aplicación de Campus Nexus no puede ser alterado

sin autorización según indicado en la Política Ajuste de Transacciones.

• No está autorizado realizar devoluciones en el terminal de punto de ventas a tarjetas de débito o crédito. Debe comunicarse al Departamento de Recaudaciones Corporativo para solicitar el ajuste y someter notificación escrita del suceso.

Registro de pagos de insignias, libros y materiales • El Departamento de Recaudaciones es responsable de la venta de insignias,

libros y materiales.

• En algunos recintos, el Director de Recaudaciones es responsable de las órdenes de compra de los libros disponibles para la venta.

• El Director de Recaudaciones es responsable de cuadrar y reconciliar las

ventas de los libros diariamente. • Es requerido registrar el cargo de la venta de libros a los estudiantes

participantes de la Administración de Rehabilitación Vocacional y Consorcio. Registro de pago manual

• Todo pago manual realizado en situaciones extraordinarias tales como: no tener servicio de electricidad o no disponer de la aplicación Campus Nexus disponible, debe ser registrado una vez el servicio sea restablecido. Se debe preparar un informe de las transacciones manuales y adjuntar al cuadre diario.

• El Director de Recaudaciones es responsable de verificar y auditar que el pago se refleje en la aplicación de Campus Nexus tan pronto esté disponible.

• La libreta de recibos manuales está bajo la custodia del Director de

Recaudaciones. Cuando no esté en uso, debe permanecer en bóveda.

• Todo recibo manual debe ser firmado y sellado por el personal autorizado del Departamento de Recaudaciones.

• El Director de Recaudaciones debe iniciar con su firma el recibo manual. La

firma indica que el pago fue verificado y registrado en la aplicación de Campus Nexus.

• Debe anejar una copia del recibo de la aplicación de Campus Nexus a cada

recibo manual correspondiente.




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• Cada recinto tiene disponible dos libretas de recibos manuales para casos de emergencia.

• El reemplazo, y solicitud, de la libreta de recibos manuales se realizará a

través del Oficial de Recaudaciones Corporativo. El reemplazo será enviado una vez se reciba y se audite la libreta de recibos manuales agotada.

Registro de transacciones misceláneas

• Son transacciones no relacionadas a la cuenta del estudiante.

• Las transacciones registradas bajo el módulo de Misceláneos tienen un código establecido en la aplicación Campus Nexus.

• En caso de un evento extraordinario, el Departamento de Recaudaciones Corporativo notificará cualquier información relacionada respecto al código a utilizar.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad

Departamento de Códigos de referencia Recaudaciones Hay unos códigos establecidos y aprobados. Los códigos de

referencia pueden ser ajustados, creados o eliminados.

Pago en efectivo o cheque Antes de procesar un pago en la cuenta del estudiante, “Ledger Card”, debe verificar que el Programa de estudios del estudiante y el período de matrícula, según el plan de pago, es el correcto.

Seleccionar:

• Oprimir “Post Payment” • “Enrollment”: Período de matrícula • “Acad Year”: Período del Programa de estudios • Colocar una marca de cotejo en el encasillado “Scheduled

Financial Aid Disbursement” • Seleccionar el plan de pago en el encasillado “Source” • “Payment Type”: Seleccionar el tipo de pago a procesar-

efectivo, cheque, tarjeta de crédito, EFT, Non-Cash, ACH • “Check #”: Número de cheque, si aplica • “Cash Drawer Session”: Seleccionar el número de caja • “Amount”: Cantidad del pago; validar que sea la cantidad

entregada por el estudiante • “Term”: Seleccionar el periodo de matrícula al cual

corresponde

Oprimir el botón de “Save” y luego “Close”. Si el pago es con cheque, es importante registrar el número del estudiante en el cheque.

El cheque debe ser procesado por la cantidad exacta en la cuenta del estudiante. No está permitido el canjeo de cheque por efectivo. El cheque debe estar a nombre de la Institución.




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Departamento de Pago con tarjeta débito Recaudaciones Debe verificar y asegurar que la cantidad del pago a procesar sea la

correcta. Para procesar la tarjeta en el punto de ventas (POS):

• Oprimir F2 • Deslizar la tarjeta • Ingresar la cantidad del pago; oprimir “Enter” • En la cantidad del impuesto estatal ingrese (0.00) y oprima

“Enter” • En la cantidad del impuesto municipal ingrese (0.00) y

oprima “Enter” • Verifique las cantidades; oprimir “Enter” • Entregar el “Pin Pad” al estudiante para que ingrese su

número secreto y “Enter” • Espere el recibo de la autorización • Oprimir F1 para obtener la copia del estudiante • Registrar el pago en la aplicación Campus Nexus

Antes de procesar un pago en la cuenta del estudiante, debe verificar que el Programa de estudios y el período de matrícula, según el plan de pago, es el correcto.

Seleccionar:


Financial Aid Disbursement” • Seleccionar el plan de pago en el encasillado “Source” • “Payment Type”: Seleccionar el tipo de pago (ACH) • “Cash Drawer Session”: Seleccionar el número de caja • “Reference”: Utilizar la referencia provista para este tipo de

pago si aplica • “Amount”: Cantidad del pago; validar que sea la cantidad

entregada por el estudiante • “Term”: Seleccionar el período de matrícula al cual

corresponde





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Departamento de Pago con tarjeta de crédito Recaudaciones Se deberá procesar todo pago con tarjeta de crédito por la

aplicación de Campus Nexus. Es requerido solicitar identificación al estudiante para validar la información.

Antes de procesar un pago en la cuenta del estudiante, “Ledger Card”, debe verificar que el Programa de estudios del estudiante y

el período de matrícula, según el plan de pago, es el correcto. Seleccionar:


Financial Aid Disbursement” • Seleccionar el plan de pago en el encasillado “Source” • “Payment Type”: Seleccionar el tipo de pago (Credit Card)

Pago por primera vez con tarjeta de crédito • Oprimir el recuadro “…” • Completar la información solicitada de la tarjeta de crédito. • Si el estudiante está autorizado a utilizar una tarjeta de

crédito que no está a su nombre, deberá colocar el # de estudiante en el encasillado de “Card Holder Apartment”

Pagos recurrentes con tarjeta de crédito • Seleccionar la tarjeta a utilizar del cuadro “Authorize” • Incluir el código de seguridad • “Cash Drawer Session”: Seleccionar el número de caja • “Reference”: Utilizar la referencia provista para este tipo de

pago si aplica • “Amount”: Cantidad del pago; validar que sea la cantidad

entregada por el estudiante • “Term”: Seleccionar el periodo de matrícula al cual

corresponde





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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Venta y pago de insignias y materiales Recaudaciones El Departamento de Recaudaciones es responsable de las ventas de

insignias, libros y materiales. La venta de insignias así como los materiales deben registrarse bajo los códigos determinados para el cargo en la cuenta del estudiante y acorde a los precios establecidos. Los pagos de insignias así como los materiales deben registrarse bajo los códigos determinados para el pago en la cuenta del estudiante.

Venta y pago de libros

En algunos recintos, el Director de Recaudaciones es responsable de las órdenes de compra de los libros disponibles para la venta. Cuando la orden de libros para la venta llegue al recinto, el Director de Recaudaciones debe registrar los nuevos libros en el Informe Mensual de Inventario. Al momento de la venta, el Departamento de Recaudaciones debe registrar el cargo bajo el código “IBC Books”. En el recuadro de ‘Reference”, debe colocar el nombre del libro. El pago debe registrarse bajo el código “Miscellaneous Income”. Es requerido imprimir dos copias de cada recibo de pago. Al finalizar las operaciones del día, el Director de Recaudaciones debe imprimir el informe “*Detail Transaction Register - IBC” para reconciliar la venta de libros del día. En el Menú de “Reports| Student Accounts”:

• Seleccionar “*Detail Transaction Register - IBC”. • “Campus selection”: Recinto, oprimir “Continue” • “Bill Code- IBC Books”: Código • “Transaction date”: Fecha del informe • Oprimir “Preview”, “Yes”




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Con el informe, el Director de Recaudaciones debe reconciliar la Recaudaciones venta de libros del día. La reconciliación incluye el cuadre de los

recibos de los libros vendidos contra el total de libros reflejado en el informe. De ocurrir alguna eventualidad, el Director de Recaudaciones debe notificar inmediatamente, tanto verbal como por escrito, al supervisor designado y al Director Institucional de Recaudaciones. De haber una diferencia, se aplicará la Política de Manejo de efectivo - faltas y violaciones. El Director de Recaudaciones debe mantener y almacenar los cuadres diarios en los archivos de la Institución.

Transferencia de libros entre recintos Toda transferencia de libros entre recintos debe ser registrada en el documento, Informe Mensual de Inventario, de los recintos correspondientes. El recinto que solicita los libros debe añadir los libros en el documento, Informe Mensual de Inventario, tan pronto los reciba. El recinto que transfiere los libros debe reducir los libros transferidos en el documento, Informe Mensual de Inventario, tan pronto los envíe. Venta y pago de libros- Programas Administración de Rehabilitación Vocacional (ARV) y Consorcio Todo estudiante participante del Programa de Administración de Rehabilitación Vocacional debe presentar el documento, Autorización de Servicio, al momento de solicitar un libro. En el caso de Consorcio, debe presentar un documento oficial.




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Departamento de Cuando un estudiante solicita un libro, el Director de Recaudaciones Recaudaciones debe preparar un acuse de recibo al momento de

entregar el libro. En el caso de ARV, el estudiante firma el documento, Anejo de Autorización de Servicios a consumidores de la Administración de Rehabilitación Vocacional. Adicional se debe registrar la venta en el Informe Mensual de Inventario.

Al finalizar las operaciones del día, el Director de Recaudaciones debe imprimir el informe “*Detail Transaction Register - IBC”. En el Menú de “Reports| Student Accounts”:

• Seleccionar “*Detail Transaction Register - IBC”. • “Campus selection”: Recinto, oprimir “Continue” • “Bill Code- ARV Books and Knives| WIA Books”: Código • “Transaction date”: Fecha del informe • Oprimir “Preview”, “Yes”

Con el informe, el Director de Recaudaciones debe reconciliar la venta de libros del día. La reconciliación incluye el cuadre de los recibos manuales de los libros vendidos contra el total de libros reflejado en el informe.

Una vez se reciba el pago del libro, el Departamento de Recaudaciones debe registrar el cargo bajo el código “IBC Books”. En el recuadro de “Reference”, debe colocar el nombre del libro. El pago debe registrarse bajo el código “Miscellaneous Income”. De ocurrir alguna eventualidad, el Director de Recaudaciones debe notificar inmediatamente, tanto verbal como por escrito, al supervisor designado y al Director Institucional de Recaudaciones. De haber una diferencia, se aplicará la Política de Manejo de efectivo - faltas y violaciones. El Director de Recaudaciones debe mantener y almacenar los cuadres diarios en los archivos de la Institución.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Pagos libreta de recibos manuales Recaudaciones Solo está permitido procesar pagos manuales cuando la aplicación

Campus Nexus no esté disponible.

Debe completar toda la información en la libreta de pago: • Fecha • Recinto • Núm. de contrato (número de estudiante) • Nombre del estudiante • Cantidad del pago • Tipo de pago • Deuda (según indique el plan de pago) • Indicar al estudiante que la cantidad adeudada será

verificada y notificada una vez se reestablezca la aplicación Campus Nexus

El Departamento de Recaudaciones debe firmar y sellar todo recibo manual. El Director de Recaudaciones debe iniciar con su firma el recibo manual. Adicional, debe anejar una copia del recibo de la aplicación Campus Nexus a cada recibo manual correspondiente. Pagos de agencias externas Los pagos deben ser registrados según la agencia que emita el pago recibido. Los pagos de agencias externas pueden provenir de los siguientes métodos de pago:

• Cheque- “Check” • Depósito directo cuenta de banco de IBC- “ EFT” • Tarjeta de Crédito- “ACH”

Los pagos se registran bajo el fondo del plan de pago: ARV MAT ARVBOOKS ARVTUIT GVMNT TA VA ARV VA CH33 WIABOOKS WIAOTH WIATUI




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Descripción de los fondos vigentes: Recaudaciones

Código Descripción Concepto ARV MAT Vocational

Rehabilitation Materials

Materiales/ Uniformes/Reválidas / Graduación

ARVBOOKS ARV - Books Libros ARVTUIT Vocational

Rehabilitation Tuition

Adiestramientos

GVMNT Government Departments

Otras agencias

TA Tuition Assistance Posteo Recaudaciones Corporativo VA ARV Veteran Vocational

Rehabilitation Todo relacionado a Rehabilitación Vocacional de Veteranos

VA CH33 Veterans Chap 33 Posteo Recaudaciones Corporativo WIABOOKS WIA - Books Libros WIAOTH WIA - Other

Materials Materiales/ Uniformes/Reválidas

WIATUI WIA - Tuition and Fees

Adiestramiento/ Matrícula




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Departamento de Transacciones Misceláneas Recaudaciones Son transacciones no relacionadas a la cuenta del estudiante.

Toda transacción debe estar clasificada bajo el código establecido. Las transacciones registradas bajo el módulo de Misceláneos tienen un código establecido en la aplicación Campus Nexus. En caso de un evento extraordinario, el Departamento de Recaudaciones Corporativo notificará el código a utilizar. Los códigos, con su respectiva descripción, son: AS400 AS400 Costos Permitidos (Todas las transacciones

de estudiantes que no están en Campus Nexus, como: copia diploma, tc, solicitud de admisión, etc.)

IBCSJBTY Beauty Show SJ & Ponce (Ventas evento) CAMISA Camisa Estudiante - EXPO (Ventas de camisas a

estudiantes- eventos especiales) CERT Certification Fees (Pagos por certificaciones

especiales, exámenes o reválidas de estudiantes que no están en Campus Nexus)

COLL Collection Agency Fee (Cargo Agencia de cobros) EDUCON Educación Continua (Ingresos matrícula de cursos

por Educación Continua) MOTION Eduk Motion (Ventas evento) IBCCAFET IBC Cafeteria Sales (Ventas de la cafetería) IBCCATER IBC Catering Sales (Ventas de servicio de catering) IBCPHONE IBC Public Phones Income (Ingresos teléfono

público) IBCRECOV IBC Tuition Recovery (Pagos a la Agencia de

cobros de estudiantes que no están en Campus Nexus)

PERDIEM Per Diem (Sobrante de la cantidad otorgada a un empleado para gastos de viaje)

PETTY Petty Cash (Sobrantes de actividades especiales del Recinto)

PHOTOCO Photocopy Income (Ingresos fotocopiadoras del recinto)

PRTAX PR TAX (Ingresos por impuesto estatal y municipal) P BOOKS Profesor Books (Venta de libros a profesores) P CAMISA Profesor Camisa (Venta de camisas a profesores)




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Departamento de P CAPS G Profesor Caps and Gowns (Venta de toga y birrete a Recaudaciones profesores)

P INSIGN Profesor Insignas (Venta de insignias a profesores) P KITCHN Profesor Kitchen & Materials (Venta de utensilios

de cocina y materiales a profesores) P UNIFOR Profesor Uniforms (Venta de uniformes a

profesores) TEST Testing Fee (Examen de reto a estudiantes que no

están en Campus Nexus) VAFEE VA Reporting Fee (Ingresos del Programa de

Beneficios de Veteranos) VEND Vending Income- Coke, Coffee, other (Ingresos

máquinas dispensadoras) VENTAS Ventas del Recinto (Venta de artículos relacionados

en el recinto) El uso del módulo de Misceláneos debe estar limitado a transacciones no relacionadas directamente a estudiantes como: ventas externas, Petty Cash, Per Diem y eventos así como también depósitos de cafetería, fotocopiadoras, teléfonos públicos, vending machines, etc. Todas las transacciones relacionadas a estudiantes deben estar en la cuenta del estudiante, “Ledger”, como: tc, examen de reto, id, libros, utensilios y materiales, etc. Se procesan a través de las siguientes opciones en el Menú:

• “Daily” • “Miscellaneous Receipts”

La aplicación de Campus Nexus presentará un recuadro, “Cashier ID Check”, donde aparecerá su nombre de usuario y solicita una contraseña. Este es el proceso para abrir una caja.

• Oprimir “Display”- Para registrar la transacción • Oprimir “Single Row Add” • “Type”: Seleccionar el tipo de transacción bajo el código

aprobado • “Description’: Colocar una descripción autorizada • “Ref”: Colocar la referencia autorizada




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• “Payment Type”: Identificar el método de pago • “Amount”: Ingresar la cantidad de pago • “Cash Drawer”: Seleccionar la caja a utilizar y registrar la

información en el detalle del cuadre


Los pagos de aquellos estudiantes cuya información está contenida en la aplicación AS400 y no aparecen en Campus Nexus, deben ser registrados bajo el módulo de Misceláneos.

Política #6 MANEJO DE EFECTIVO - CUADRES DE CAJA



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Política #6 MANEJO DE EFECTIVO - CUADRES DE CAJA Propósito del procedimiento Definir los procesos del manejo, recibo y traslado del efectivo para el depósito de los recaudos así como el cuadre de caja. Se define como efectivo: dólares, monedas, cheques, giros o todo tipo de transacción que impacte los recaudos de la Institución. Alcance El Departamento de Recaudaciones es responsable por el manejo y custodio del efectivo recaudado en la Institución. Referencias

• Informe “*Cash Drawer Session Report” • Informe “Credit Card Transactions” • Informe “Settlement Report” • Hoja de Cuadre (Ver Anejo G)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable del manejo del efectivo, custodio y depósito en banco, recibir los pagos de estudiantes del Recinto o Centro; registrar todos los pagos recibidos; preparar el cuadre; preparar los depósitos; asegurar los valores en bóveda hasta su recogido. Director de Recaudaciones, Director de Recinto, Coordinador de Centro- es responsable de auditar todos los cuadres diarios. Consideraciones Generales

• Todos los pagos deben registrarse en todo momento bajo la aplicación de Campus Nexus, según el código designado para el registro de transacciones.

• No está permitido retener información de una tarjeta de débito o crédito con el

propósito de procesar transacciones fuera de la aplicación de Campus Nexus.

• El Departamento de Recaudaciones es responsable de informar, verbal y por escrito, cualquier descuadre al supervisor designado y al Director Institucional de Recaudaciones lo más pronto posible. El supervisor designado debe hacer referencia a la Política de Manejo de efectivo- descuadres para tomar medidas correctivas sobre cualquier tipo de descuadre.

Cuadre del Día

• Es importante asegurar el área antes de comenzar con el cuadre de las transacciones recibidas y procesadas.




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• Como parte del proceso de arqueo de caja, las cantidades indicadas en el informe de caja, “Cash Drawer”, y el cuadre físico de las transacciones deben ser iguales. Esto significa que la caja esta cuadrada.

• El sistema de punto de ventas debe ser parte del proceso de reconciliación y cuadre diario. El mismo debe ser depositado electrónicamente todos los días al cierre de operaciones.

• El supervisor designado debe aprobar cualquier corrección antes de ajustar el

error o descuadre. Todas las correcciones deben ser procesadas a través de la aplicación de Campus Nexus, antes de realizar el cierre de la caja. Es requerido cuadrar y cerrar la caja utilizada para el proceso de pago, una vez el empleado finalice sus funciones.

• El Departamento de Recaudaciones debe verificar y firmar el cuadre del día antes de someter para revisión a su supervisor designado. El supervisor designado debe firmar el cuadre del día.

• Luego de culminar el proceso de cuadre, se debe custodiar el dinero en la bóveda hasta su recogido diario. Los depósitos se deben realizar diariamente y deben estar listos al momento del recogido.

• El Departamento de Recaudaciones debe enviar los cuadres al Departamento de

Contabilidad, a través de mensajería, en un período no más tarde de siete días. Custodio de valores- Bóveda

• Es requerido que los recaudos estén asegurados en todo momento. La bóveda debe estar activa y en uso, sin desperfectos. De ocurrir alguna eventualidad, el Director de Recaudaciones debe notificar inmediatamente, tanto verbal como por escrito, al supervisor designado y al Director Institucional de Recaudaciones. El Departamento de Recaudaciones es custodio de todos los depósitos hasta su recogido por el suplidor.

• No se permitirá un exceso de $1,000 en efectivo en las cajas del Oficial o Director

de Recaudaciones en el área de ventanilla. El efectivo deber estar en bóveda hasta el cierre de las operaciones del día.

• Debe seguir el protocolo establecido por el suplidor de recogido de valores. Si el

suplidor de recogido de valores no se presenta, el Departamento de Recaudaciones es responsable de comunicarse y solicitar el servicio.

• Adicional debe notificar, verbal y por escrito, al Director Institucional de Recaudaciones.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Una vez finalizan las operaciones del día y el servicio en Recaudaciones ventanilla, el Departamento de Recaudaciones comienza a preparar

el cuadre del día y cierre de caja.

En el Menú “Daily”, el Oficial o Director de Recaudaciones reconcilia y cierra la caja:

• Seleccionar “Students Accounts” • Seleccionar “Manage Cash Drawer Sessions” • “Campus”: Refleja el recinto al que pertenece la caja • “Cash Drawers in Use”: Aparecen todas las cajas en uso • Presionar “Reconcile” para reconciliar todas las cantidades • Verificar todas las cantidades procesadas en caja. Colocar

una marca de cotejo en todos los encasillados: “Cash”, “Check”, “Credit Card”, “EFT”, “Non-Cash”

• Oprimir “Print”; luego oprimir “Preview” • “Close Drawer”

Se genera el informe de caja. Antes de cuadrar la caja, el Departamento de Recaudaciones debe separar la cantidad de dinero que pertenece a la Caja Menuda. Esta cantidad se integra a la caja al comienzo del día. Se debe cuadrar y reconciliar por separado del cuadre diario, al cierre de operaciones.

El Departamento de Recaudaciones que dispone de Caja Menuda, debe auditar y cuadrar diariamente la Caja Menuda. El supervisor designado debe auditar la Caja Menuda semanalmente.

Cuadre de la caja:

• Contar el dinero y monedas recaudado • Contar los recibos de las transacciones por tarjetas de

débito y crédito • Imprimir el informe, “Settlement Report”, del terminal de

punto de ventas • Completar y firmar la Hoja de Cuadre

Las cantidades indicadas en el informe de caja, “Cash Drawer”, y el cuadre físico de las transacciones deben ser iguales. Esto significa que la caja esta cuadrada.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Cuadre del día Recaudaciones El Departamento de Recaudaciones utiliza el informe *”Cash

Drawer Session Report”, generado para realizar el cuadre diario. El Departamento de Recaudaciones prepara el cuadre del día:

• Contar el dinero y monedas recaudado • Contar los recibos de las transacciones de las tarjetas de

débito y crédito • Firmar la Hoja de Cuadre, una vez verificada • Llenar la hoja de depósito del suplidor designado para el

recogido de valores • Antes de proceder con el cierre del depósito, se debe

realizar un segundo cotejo

o En este segundo cotejo, el Director de Recaudaciones o supervisor designado debe validar el efectivo correspondiente al cuadre del Oficial de Recaudaciones.

o De igual forma, el Oficial de Recaudaciones debe

validar el efectivo correspondiente al cuadre del Director de Recaudaciones.

o En ausencia del Oficial o Director de Recaudaciones, el

Director de Recinto o supervisor designado es responsable de auditar y firmar los cuadres.

o El supervisor designado necesita autorizar cualquier

ajuste necesario para corregir el error o descuadre.

• Preparar la funda de depósito bajo el proceso establecido y guardar en la bóveda

• Enviar copia del cuadre al Departamento de Contabilidad y almacenar copia en los archivos de la institución

En la parte inferior de la Hoja de Cuadre, el Departamento de Recaudaciones debe desglosar las cantidades en efectivo y de las tarjetas de débito o crédito del informe “*Cash Drawer Session Report”.




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Departamento de La Hoja de Cuadre compara los totales entre las transacciones Recaudaciones realizadas (en banco) y las transacciones procesadas (en la

aplicación Campus Nexus) y refleja cualquier sobrante o déficit. La hoja también provee para comentarios.

Departamento de El cuadre que se envía al Departamento de Contabilidad debe Recaudaciones incluir:

• Hoja de Cuadre • Copia del informe “*Cash Drawer Session Report” • Hoja de depósito • Recibos originales de transacciones de tarjetas de

débito/crédito

El cuadre del día debe tener dos firmas; representante de Recaudaciones y Director de Recinto. Si el Director de Recinto no está disponible, el cuadre debe presentar la firma del supervisor designado o Coordinador del Centro.

Política #7 MANEJO DE EFECTIVO - DESCUADRES



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Política #7 MANEJO DE EFECTIVO - DESCUADRES Propósito del procedimiento Establecer las políticas respecto a los procesos para el manejo correcto del efectivo. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de manejo de efectivo para evitar descuadres (sobrante o déficit) en la preparación de los cuadres. Referencias

• Informe “*Cash Drawer Session Report” • Informe Settlement Report • Hoja de Cuadre (Ver Anejo G)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable del manejo de efectivo de los cuadres de caja, de manera efectiva y eficiente. Departamento de Recaudaciones, Director del Recinto, supervisor designado- monitorear, auditar y mantener una bitácora sobre los hallazgos en casos por descuadre. Consideraciones Generales

• Exceso o déficit de los descuadres, u otras irregularidades, se considera un manejo inaceptable y conlleva un proceso de disciplina progresiva.

• La política es aplicable a todo el personal involucrado en los cobros de los recaudos de la institución.

• Exceso o déficit de los descuadres.

• No es aceptable la reposición del dinero por parte del empleado.

• Se notificará al Director del Recinto, Director Institucional de Recaudaciones y

al Departamento de Contabilidad sobre la cantidad del descuadre.

• El supervisor designado debe documentar el suceso por escrito y verbal.

• El Oficial o Director de Recaudaciones debe realizar cuadres periódicos para evitar descuadres. Debe notificar sobre cualquier discrepancia encontrada al supervisor designado.

• El error o descuadre se puede corregir únicamente con la autorización del

supervisor.

Política #7 MANEJO DE EFECTIVO - DESCUADRES



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Un descuadre se origina cuando las cantidades indicadas en el Recaudaciones informe “Cash Drawer” y el cuadre físico de las transacciones no

son iguales.

Las violaciones a los procesos y faltas en el cuadre están sujetas a las siguientes sanciones:

Un descuadre menor de $200.00 les aplica el proceso de disciplina progresiva, en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos.

Un descuadre mayor de $200.00 se procederá con la terminación de empleo.

Ocurrencias

Período- Meses consecutivos

Sanción

Dos descuadres Máximo de 12 meses

Advertencia verbal

Tres descuadres Máximo de 12 meses

Advertencia escrita

Cuatro descuadres Máximo de 12 meses

2da Advertencia escrita

Cinco descuadres Máximo de 12 meses

Suspensión de empleo

Seis descuadres Máximo de 12 meses

Separación de empleo

El supervisor designado del Departamento de Recaudaciones debe notificar al Director Institucional de Recaudaciones.

Es necesario implementar la Política de Disciplina Progresiva por errores cometidos.

Política #8 MANEJO DE EFECTIVO - FALTAS Y VIOLACIONES



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Política #8 MANEJO DE EFECTIVO - FALTAS Y VIOLACIONES Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías a seguir para evitar faltas y violaciones en el manejo de efectivo, preparación de cuadres y registro de las transacciones en la aplicación Campus Nexus. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el manejo de efectivo. El proceso incluye el registro de transacciones, preparar los depósitos diarios y el envío al Departamento de Contabilidad. Referencias

• “*Cash Drawer Session Report” • Informe Settlement Report • Hoja de Cuadre (Ver Anejo G)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable del registro correcto de las transacciones, preparar los depósitos y el envío de los cuadres de caja como: preparar, auditar, custodiar y registrar todas las transacciones relacionadas a los cuadres diarios como: cobros, ventas de actividades especiales, depósitos de Cafetería, recogido de efectivo de las fotocopiadoras o Centro de estudio y máquinas expendedoras, “vending machines”. Consideraciones Generales Las faltas y violaciones pueden ser, pero no están limitadas a: Transacción registrada incorrectamente- transacción registrada de forma incorrecta en la aplicación de Campus Nexus.

A continuación las faltas más comunes:

• Transacción registrada en la aplicación de Campus Nexus pero no depositada en banco.

• Transacción depositada en banco pero no registrada en la aplicación de Campus Nexus.

• Transacción registrada en más de una ocasión (duplicidad) en la aplicación de Campus Nexus.

Transacción no registrada en el sistema- no registrar todas las transacciones de forma diaria. Las transacciones deben registrarse el día de ocurrencia. Bajo ninguna circunstancia es permitido registrar transacciones fuera de la fecha de origen.




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Notificaciones del banco- no realizar el procedimiento establecido para el manejo de efectivo, arqueo de caja, preparación de cuadres y depósito en banco. De surgir una diferencia en el depósito, el banco realiza un ajuste y envía una notificación por la razón identificada. A continuación las faltas más comunes:

• Error en suma. • Efecto incluido no sumado. • Efecto sumado no incluido. • Efecto con transposición de números.

Omisión del envío de cuadres- no enviar los cuadres diarios en un máximo de siete días al Departamento de Contabilidad.

El Departamento de Recaudaciones debe enviar los cuadres diarios todas las semanas al Departamento de Contabilidad. A continuación la falta más común:

• No enviar el cuadre por más de siete días laborables al Departamento de

Contabilidad.

• Es necesario implementar la Política de Disciplina Progresiva por errores cometidos.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Las faltas y violaciones pueden ser, pero no están limitadas a estas: Recaudaciones

• Transacción registrada incorrectamente. • Transacción no registrada en el sistema. • Notificaciones del banco. • Omisión del envío de cuadres.

La Política de Manejo de efectivo - faltas y violaciones incluye las siguientes ocurrencias:

Ocurrencias

Periodo- Meses Consecutivos

Sanción

Dos faltas o violaciones

Máximo de 12 meses

Advertencia Verbal

Tres faltas o violaciones

Máximo de 12 meses

Advertencia Escrita

Cuatro faltas o violaciones

Máximo de 12 meses

2da Advertencia Escrita

Cinco faltas o violaciones

Máximo de 12 meses

Suspensión de Empleo

Seis faltas o violaciones

Máximo de 12 meses

Separación de Empleo

El supervisor designado del Departamento de Recaudaciones debe notificar al Director Institucional de Recaudaciones. El supervisor designado del Departamento de Recaudaciones debe notificar al Director Institucional de Recaudaciones.

Es necesario seguir la política de disciplina progresiva por errores cometidos.

Política #9 MANEJO DE EFECTIVO - ROBO



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Política #9 MANEJO DE EFECTIVO - ROBO Propósito del procedimiento Crear y establecer el proceso a seguir durante un robo o evento extraordinario. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de robo o evento extraordinario en la institución. El proceso comienza con la notificación de robo al Director de Recinto y culmina con el restablecimiento de los servicios en el Departamento de Recaudaciones. Referencias

• Informe de robo o eventos extraordinarios • Guía de datos importantes en eventos por robo (Ver Anejo H)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones, Coordinador de Centro- son responsables de notificar al Director de Recinto y al Director Institucional de Recaudaciones de todo robo o evento extraordinario que ocurra. Departamento de Recaudaciones, Coordinador de Centro- debe enviar un comunicado verbal y por escrito al Director del Recinto y al Director Institucional de Recaudaciones sobre lo acontecido. Consideraciones Generales

• No se deben tomar riesgos innecesarios.

• Debe notificar e informar de manera verbal y por escrito al Director del Recinto y al Director Institucional de Recaudaciones sobre cualquier robo o evento extraordinario inmediatamente luego del suceso.

• La víctima debe, por encima de todo, mantener la calma y tratar de recordar los

detalles. Se recomienda escribirlos.

Política #9 MANEJO DE EFECTIVO - ROBO



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Mantener la calma en todo momento. Recaudaciones

Debe cooperar con el ladrón. Debe evitar cualquier confrontación y facilitar una salida rápida. Trate de no entrar en pánico o mostrar cualquier signo de ira o confusión.

Observar las características descriptivas o señales distintivas sobre el ladrón, como su ropa, el color de pelo, color de ojos, cicatrices, tatuajes, etc.

No toque nada y observe los objetos tocados por los ladrones.

Si es seguro, establecer un punto visual para detectar la salida o ruta de escape, color y marca de vehículo, si alguno, del ladrón.

Debe activar el protocolo de seguridad del Recinto tan pronto como sea seguro.

El robo no se debe discutir con el personal externo de la Institución, a excepción de la policía. La cooperación entre la Institución y la policía es importante.

Identifique los agentes policíacos con sus números de placas. Debe solicitar el número de la querella.

Si parte del dinero hurtado no ha sido registrado bajo la aplicación de Campus Nexus, debe registrar toda transacción antes de cerrar caja.

Cuantifique los daños y realice un informe con la descripción, evidencia (cuadres, recibos, etc.) y número de querella. Envíe copia del informe al Director de Recinto y al Director Institucional de Recaudaciones.

Política # 10 MANEJO DE EFECTIVO - ROBO (ACTIVOS DE LA INSTITUCIÓN)



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Política #10 MANEJO DE EFECTIVO - ROBO (ACTIVOS DE LA INSTITUCIÓN) Hacer referencia al Código de Conducta y Compendio de Políticas de Empleados, vigente de la institución.

Política #11 AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES



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Política #11 AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES Propósito del procedimiento Orientar al personal sobre las regulaciones y procesos de las ayudas federales estudiantiles (“Federal Student Aid-FSA”) que impactan al Departamento de Recaudaciones. Alcance Describir el análisis e impacto en la cuenta del estudiante, según la clasificación de su matrícula. Referencias

• Cuenta del estudiante “Ledger Card” • Catálogo General

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de mantenerse actualizado de las regulaciones federales y estatales. El Departamento de Recaudaciones es responsable por el posteo de pago de Titulo IV. Debe orientar al estudiante sobre los ajustes y efectos del cambio de clasificación en la matrícula que tengan impacto en los fondos de las ayudas federales estudiantiles. Consideraciones generales

• Se deben considerar todos los criterios relacionados al balance del estudiante, tales como, pero no limitados, al estatus de matrícula del estudiante y fondos pendientes por ajustes o desembolsos.

• Los ajustes en los fondos de Titulo IV son determinados según la última fecha de

asistencia del estudiante (“Last Day of Attendance-LDA”), registrado con estatus de baja. Esta información es confirmada y evaluada por el Departamento de Registraduría.

Política #11 AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES



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R2T4 Si un estudiante recibe ayudas federales estudiantiles y decide no continuar sus estudios, después del comienzo de clases, la cantidad de fondos de Titulo IV devengada por el estudiante debe ser determinada. Si la cantidad desembolsada al estudiante es mayor que la cantidad que el estudiante devengó, los fondos no devengados deben ser devueltos. Si la cantidad desembolsada al estudiante es menor que la cantidad devengada por el estudiante, y para la cual el estudiante es elegible, el estudiante cualifica para recibir un desembolso, después de haberse dado de baja, por la ayuda devengada no recibida. Debe hacer referencia al Catálogo General de la institución para aplicar el proceso correspondiente.

• Política de Reembolso Grado Asociado. • Política de Reembolso Diploma.

Política Institucional de reembolso La política regula la manera en que los costos de estudios serán ajustados en el acuerdo de matrícula del estudiante (contrato), si el estudiante decide darse de baja. La Política Institucional de reembolso aplica a todos los estudiantes. Los reembolsos son calculados y autorizados por el Departamento de Asistencia Económica. Debe hacer referencia al Catálogo General de la institución para aplicar el proceso correspondiente:

• Política de Reembolso Grado Asociado. • Política de Reembolso Diploma.

Política #12 BALANCES EN CRÉDITO POR AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES



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Política #12 BALANCES EN CRÉDITO POR AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES Propósito del procedimiento Orientar sobre el manejo de los balances en crédito originados por las ayudas federales estudiantiles (“Federal Student Aid-FSA”) que impactan al Departamento de Recaudaciones. Alcance Este documento describe el proceso a seguir para el manejo de las cuentas con balances en crédito. Referencias

• Cuenta del estudiante “Ledger Card” • Autorización del estudiante (Ver Anejo I) • Hoja de justificación de cheques devueltos (Ver Anejo J)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones Corporativo- es responsable de la evaluación, manejo y entrega del desembolso por un balance en crédito en la cuenta del estudiante. Además es responsable de documentar toda gestión realizada para la entrega del cheque. Consideraciones Generales Balances en crédito

• Un crédito de Titulo IV se determina cuando la cantidad combinada de ayudas federales estudiantiles es mayor que los costos permitidos por período de pago.

• Todos los costos permitidos se prorratean por período de pago.

• El Departamento de Educación requiere que un balance de crédito se le entregue al estudiante en o antes de 14 días calendario, desde la fecha en que se generó el balance en crédito de Titulo IV. La institución pagará el sobrante directamente al estudiante (o en el caso de un préstamo PLUS, a sus padres):

o no más tarde de 14 días calendario después de haberse creado el balance

en crédito, si el balance ocurrió después del primer día de clases del período de pago y/o

o no más tarde de 14 días calendario después del primer día de clase del período de pago, si el balance en crédito ocurrió en o antes del primer día de clase del período de pago.




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Autorización del estudiante • Todo estudiante de nuevo ingreso debe recibir el documento, Autorización del

estudiante.

• La Autorización del estudiante permite al estudiante decidir el manejo de su cuenta estudiantil. El Departamento de Recaudaciones debe mantener la forma en sus registros para fines de auditoría.

• La Autorización del estudiante provee dos opciones al estudiante:

o aplicar fondos federales estudiantiles a cargos educativos relacionados permitidos que no sean matricula, cuotas y hospedaje para el año de otorgación corriente o período del préstamo.

o aplicar, hasta un máximo de $200, de fondos federales estudiantiles del

año de otorgación corriente para pagar gastos educativos relacionados permitidos que no sean matrícula, cuotas y hospedaje de un año de otorgación anterior.

Envío de cheques de balance en crédito • El Departamento de Recaudaciones Corporativo le enviará todos los cheques de

balance en crédito a los recintos. Los recintos que reciban cheques de estudiantes no activos deben devolver los cheques al Departamento de Recaudaciones Corporativo.

• Es responsable de documentar toda gestión realizada para la entrega del cheque.

Devolución de cheques de balance en crédito • El Departamento de Recaudaciones es responsable de devolver todo cheque, con

fecha de emisión de más de 30 días, al Oficial de Recaudaciones Corporativo.

Manejo de cheques de balance en crédito devueltos • Si un cheque llega devuelto, el Oficial de Recaudaciones Corporativo realizará

varias gestiones para contactar al estudiante.

Proceso de cheques extraviados • Verificar con el Departamento de Contabilidad si el cheque fue cobrado.

• Si el cheque fue cobrado, el estudiante debe someter una declaración jurada al

Departamento de Recaudaciones del recinto. El Departamento de Recaudaciones del Recinto le enviará al Departamento de Recaudaciones Corporativo la declaración jurada. El Departamento de Recaudaciones Corporativo le enviará una carta de trámite al banco solicitando la investigación, la imagen del cheque y




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la fecha en que este fue cobrado. Si el cheque fue negociado en un banco de Estados Unidos, la declaración jurada debe ser en inglés.

• Basado en los resultados de la investigación, el Departamento de Recaudaciones determinará emitir un cheque sustituto. Ver proceso de Envío de cheques de balance en crédito.

• Si el cheque no ha sido cobrado, el Oficial de Recaudaciones Corporativo debe solicitar una detención de pago, “Stop Payment”, al Departamento de Contabilidad. Una vez el Departamento de Contabilidad confirme la detención de pago, el Oficial de Recaudaciones Corporativo hará los trámites requeridos para emitir un cheque sustituto. Ver proceso de Envío de cheques por balance en crédito.

Adelanto para la compra de libros y materiales

• Si el estudiante cumple con todos los requisitos de desembolso relacionados con las ayudas federales estudiantiles (FSA), no más tarde de 10 días antes del comienzo de un período de pago, y la cantidad de FSA elegible a recibir para ese período de pago es mayor que los costos de matrícula, el estudiante cualifica para un adelanto para la compra de libros y materiales.

• El monto del desembolso por adelanto para libros y materiales será una cantidad determinada por la Institución y no excederá el balance de crédito de Titulo IV a favor del estudiante, lo que sea menor. Esta cantidad puede variar por año académico.

• Si el estudiante cualifica se emitirá un cheque a favor del estudiante o padre (préstamo Plus), en un período no más tarde de 7 días, luego del comienzo de clases.

• El Departamento de Recaudaciones no puede depositar el cheque en la cuenta del estudiante. El estudiante tiene la opción de cambiar y re-depositar el desembolso a su cuenta de estudiante.

Manejo de cheques de Estudio y Trabajo Federal (FWS) devueltos

• Si un cheque llega devuelto, el Oficial de Recaudaciones Corporativo le entregará el cheque devuelto al Departamento de Nómina.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Balances en crédito Recaudaciones Generar el informe, “Title IV Credit Balance”, para evaluar Corporativo el pago de Título IV que creó un crédito en la cuenta del estudiante.

Evaluar los costos permitidos (Allowable Charges) El informe indica los pagos que generaron un balance crédito de Titulo IV, por estudiante y período de pago (p/p). Costos permitidos:

BillCode Description TUIT Tuition IBCREG IBC Register Fee LABF Lab Fee PRACTICE Practice Fee

Dividir el total de costos permitidos según la cantidad de créditos por períodos de pago. Ejemplo: Estudiante Programa Técnico 12 meses* Costos permitidos: Tuition $9,680.00 Register fee 100.00

Costo total $9,780.00

*Algunos Programas tienen excepciones

Debe dividir el costo total permitido entre 54 créditos (curso largo) o 36 créditos (curso corto). El costo total permitido será de $3,260.00 por período de pago. También se consideran los costos ajustados en la matrícula (Convalidaciones, transferencia de créditos u otro ajuste que utilice el código- “Bill Code Tuition”).

Evaluar los fondos de Título IV Debe considerar los fondos de Título IV asignados según el

período de pago.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Los fondos de Titulo IV son ayudas federales estudiantiles Recaudaciones disponibles para los costos educativos del estudiante. Los fondos son:

• PELL • FSEOG • DL (Subsidized, Unsubsidized o Plus)

Los períodos de pago pueden ser identificados según el fondo pagado en la cuenta del estudiante. La distribución de los fondos puede tener dos escenarios:

Programa académico 12 meses Escenario 1

Escenario 2 Acad. Year Pay. Per.

1er año 1 1

1 2

2do año

2

1

Programa académico 8 meses Escenario 1

Escenario 2

Acad. Year Pay. Per.

1er año 1

2

2do año 2 1

2 2


1er año 1 2

2do año 2 1


1er año 1 1

1 2




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Convalidación y/o Transferencia de créditos Recaudaciones Corporativo Convalidación: proceso de validar y aceptar créditos aprobados

por un estudiante en otra institución acreditada (no Instituto de Banca y Comercio).

Transferencia: proceso de validar y aceptar créditos aprobados por un estudiante o egresado de Instituto de Banca y Comercio.

Ajuste por convalidación de créditos El Departamento de Recaudaciones es responsable de registrar el ajuste por convalidación de créditos. El ajuste es:

Programa 8 meses (36 créditos)- La cantidad total debe dividirse entre 2 (50%) al 1er Periodo de pago (50%) al 2do Periodo de pago

Programa 12 meses (54 créditos)- Si la convalidación es por más de 18 créditos, el remanente debe dividirse entre 2 y el ajuste se realiza como el Programa de 8 meses (50% en los primeros periodos de pago).

El ajuste total se adjudica al 3er periodo de pago.

Generar el informe, “Title IV Credit Balance”, para evaluar

el pago de Título IV que creó un crédito en la cuenta del estudiante.

Orientación al estudiante con ajustes por convalidación Las dudas referentes a los ajustes en beca o convalidación deben ser referidas al Departamento encargado.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Ajuste de convalidación por periodo de pago Recaudaciones En la sección de “Acad Year”, seleccione el año según el periodo Corporativo de pago a colocar el ajuste. Seleccione el “Payment Period” para la distribución correcta del ajuste.

Nuevos códigos

Hay nuevos códigos disponibles para el manejo de las transferencias de los balances créditos de Titulo IV y de otros fondos: Transfer Current Yr TIV Credit Bal Transfer of Credit Balance

Transfer Prior Year Title IV CB Tranfer Current YR TIV Credit Balance

Se utiliza para el movimiento total del balance crédito bajo el mismo “award year” según el desembolso recibido.

Transfer of Credit Balance Se utiliza para el movimiento del balance en crédito no relacionado a fondos de título IV, autorizado por el estudiante para el cobro de otros gastos no relacionados a matrícula. Transfer Prior Year Title IV CB Se utiliza para el movimiento de balance crédito hasta un máximo de $200 en “award year” previo al fondo desembolsado.




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Impacto en los planes de pago El Departamento de Asuntos Académicos y/o Registraduría, realizará la evaluación de convalidación de créditos. Una vez finalizado el proceso, notificará al Departamento de Recaudaciones y Asistencia Económica, respectivamente. El ajuste será registrado por el Departamento de Recaudaciones y Asistencia Económica, respectivamente. Una vez realizado el ajuste, se procederá con el análisis del balance de la cuenta del estudiante. Debe utilizar la hoja de cálculo provista. Se brindará orientación al estudiante basado en el ajuste en beca, suministrado por el Departamento de Asistencia Económica, y la reducción en el costo de matrícula. Se debe actualizar el plan de pago en la aplicación Campus Nexus. Es requerido actualizar el documento, Acuerdo de Plan de Pago. Debe ser discutido y firmado por el estudiante.

Es necesario repasar con el estudiante los diferentes métodos de pago. Realizar las gestiones de cobro recurrentes.

Convalidación por experiencia profesional (Asociado y Diploma) El máximo total de créditos aceptados bajo la experiencia profesional es:

Asociado- 18 créditos Diploma- 12 créditos

El costo de convalidación por experiencia profesional será de $75.00 por crédito y no es reembolsable.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Post Charge

Post Payments

Evaluación de la cuenta del estudiante Las cantidades son divididas según la distribución en el paquete de ayudas federales del estudiante, identificado en la aplicación de Campus Nexus, por año (Award Year). Ejemplo:

Paquete de ayudas federales del estudiante

Detalle del fondo aprobado de Titulo IV (PELL)

Detalle del fondo aprobado de Titulo IV (FSEOG)

Detalle del fondo aprobado de Titulo IV (DLSUB)




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Una vez se determina el total de costos permitidos por período de pago, y los fondos de Título IV pagados, la evaluación es: $3,260.00 Costo permitido por período de pago 2/05/2015 (2,865.00) Fondo PELL (p/p - 1/12/2015) 3/14/2015 ( 150.00) Fondo FSEOG (p/p - 1/12/2015) 3/15/2015 (1,732.00) Fondo DL (p/p - 1/12/2015)

$(1,487.00) Total del crédito por periodo de pago No todos los balances de créditos en la cuenta del estudiante son

determinados como créditos de Título IV, aunque el último fondo pagado sea uno de estos.

Ejemplo:

$3,260.00 Costo permitido por período de pago

1/20/2015 ( 500.00) Pago estudiante 3/15/2015 (2,865.00) Fondo PELL (p/p - 1/12/2015) $ (105.00) Total del crédito por período de pago

(no es de Título IV)

Este crédito podrá ser desembolsado al estudiante siempre y cuando su cuenta no muestre una deuda corriente o en el futuro.

Desembolso por concepto de crédito en la cuenta de estudiante Una vez se genere un crédito en la cuenta del estudiante, y sea evaluado, se procesa un desembolso. El proceso para la impresión del cheque debe ser considerado en la aplicación Campus Nexus. En la pantalla “Stipend Schedule” debe considerar los siguientes aspectos al momento de crear el cheque: • Procesar según el periodo de pago para el programa de

Diploma o por término para Grado Asociado. • Seleccionar el año, “Award Year”, de la matrícula del

estudiante. • Validar la cantidad de desembolsos reflejados en la pantalla. • Verificar que el estatus del cheque este aprobado, “Approved”,

en todo momento. Descripción de actividades




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Responsabilidad Actividad

• Seleccionar el fondo correcto para la devolución, según evaluación.

• Corroborar la fecha. Esta debe ser según la transacción que genera el crédito.

• Validar que la cantidad esta correcta, según el crédito evaluado. • Asignar el período, según la matricula del estudiante, que

generó el crédito.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Una vez seleccionados todos los criterios requeridos para el Recaudaciones desembolso, se le envía el “Stipend Report” al Departamento de Cuentas a Pagar.

Es importante indicar que todos los desembolsos deben estar impresos y entregados a los estudiantes antes de 14 días calendario, de la fecha en que se generó el balance en crédito. Si al momento de imprimir el cheque, la aplicación de Campus Nexus no permite su impresión, debemos observar lo siguiente: • La cantidad del fondo disponible para el desembolso • La pantalla, “Stipend Schedule”, con los criterios requeridos

debe estar aprobada • La cantidad de los desembolsos debe coincidir Una vez el Departamento de Cuentas a Pagar entregue los cheques emitidos, el Oficial de Recaudaciones Corporativo envía un comunicado, a través de un correo electrónico, a los recintos que van a recibir los desembolsos de los estudiantes. El informe debe incluir el número y la fecha del cheque.

Departamento de Autorización del estudiante Recaudaciones El Departamento de Recaudaciones entregará el documento, Autorización del estudiante, a todo estudiante de nuevo ingreso que

acuda al Departamento para su orientación financiera como parte del proceso de matrícula. El Departamento de Recaudaciones debe orientar y solicitar al estudiante el documento firmado. Adicional, el Departamento de Recaudaciones debe mantener la forma en sus registros para fines de auditoría. La Autorización del estudiante provee dos opciones al estudiante:




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• aplicar fondos federales estudiantiles a cargos educativos relacionados permitidos que no sean matricula, cuotas y hospedaje para el año de otorgación corriente o período del préstamo.

• aplicar hasta un máximo de $200, de fondos federales

estudiantiles del año de otorgación corriente para pagar gastos educativos relacionados permitidos que no sean matrícula, cuotas y hospedaje de un año de otorgación anterior.

Si el estudiante selecciona una de las opciones, el Oficial o Director de Recaudaciones debe registrar dicha opción en la aplicación Campus Nexus.

Política #13 PROCESO DE COBROS - ESTUDIANTES ACTIVOS



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Política #13 PROCESO DE COBROS - ESTUDIANTES ACTIVOS Propósito del procedimiento Establecer las guías para llevar a cabo el proceso de cobros de forma efectiva. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el seguimiento de deudas vencidas. El proceso comienza con la evaluación de las deudas vencidas y culmina con el saldo de la deuda de la cuenta del estudiante. Referencias

• Informe “Contact Manager” • Informe “Activity Report” • Informe “Past Due Report”

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de implementar el proceso y evaluar las cuentas pendientes de pago. Además, debe establecer el seguimiento requerido a los estudiantes para el cobro de los balances vencidos. Consideraciones Generales

• El Departamento de Recaudaciones y el Director de Recinto participan del proceso.

• Se debe establecer contacto con el estudiante y orientarlo sobre la importancia del

compromiso de pago.

Herramientas para el Proceso de Cobros: Servicio en Ventanilla- Verificar el balance y pagos pendientes en atrasos a cada estudiante atendido mediante el servicio en ventanilla. Visitas a los salones- Proveer una orientación sobre los servicios dirigidos a la población estudiantil. Estados de Cuenta- Imprimir los Estados de Cuenta por matrícula. La entrega del Estado de Cuenta debe observar la Política de Estados de Cuenta.

Carta de cobro- Enviar la Carta de cobro de acuerdo a la necesidad y estrategia. La carta de cobro es un recordatorio sobre la deuda y aumenta su contenido conforme a su recurrencia.




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Boletas de exámenes finales- Organizar el proceso de entrega de Boletas de exámenes finales. Antes y durante el período de exámenes finales, todos los estudiantes deben solicitar y recoger la Boleta en el Departamento de Recaudaciones. Envío de mensajes de texto- Enviar un mensaje de texto a un grupo de estudiantes determinado.

Correos electrónicos en bloque (Email blast)- Enviar un mensaje en bloque a un grupo de estudiantes determinado a través de correo electrónico.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Diariamente el Departamento de Recaudaciones debe Recaudaciones realizar gestiones de cobros a los estudiantes con demora en su plan

de pago. Los dos informes principales que se utilizan para hacer gestiones de cobros son "Activity Report” y “Past Due Report”. El “Activity Report” ayuda a identificar a los estudiantes que tienen promesas de pago pendientes. El Departamento de Recaudaciones debe:

• Mantener la actividad abierta para aquellos estudiantes que han cumplido con su acuerdo y colocar una nueva fecha para el próximo pago.

• Del estudiante no cumplir por tres meses consecutivos con su promesa de pago, se cierra la actividad.

El “Past Due Report” le ayuda identificar a los estudiantes que tiene demora en su plan de pago. El Departamento de Recaudaciones debe imprimir el informe “Past Due Report” para identificar los estudiantes con atraso. El Departamento de Recaudaciones debe realizar el seguimiento correspondiente para obtener el pago del balance en atraso o una promesa de pago.

• Si el estudiante se compromete a realizar un pago, se debe crear una actividad clasificada bajo el código: “Promise to Pay”.

• Del estudiante no cumplir tres meses consecutivos con su promesa de pago, el caso será referido al Director de Recaudaciones.

• Es requerido documentar todos los detalles importantes en la sección de Actividades| “Contact Manager” de la aplicación Campus Nexus.

Director de El Director de Recaudaciones participa de las gestiones de cobro. Recaudaciones

• Se reúne con los estudiantes que no cumplieron sus acuerdos de pago o no realizaron promesas de pago.




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• Debe brindar opciones al estudiante para el pago de su deuda o su balance en atraso, como parte de las gestiones de cobro.

• De lograr un compromiso de pago, crear una actividad en la sección de Actividades| “Contact Manager”.




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Si el estudiante no cumple la promesa de pago determinada con el Director de Recaudaciones durante los próximos dos meses, el caso debe ser referido al Director del Recinto. Si el estudiante está clasificado como privado o semi-privado, es necesario aplicar la Política Matrícula- estudiante nuevo ingreso.

Director de El Director de Recinto o Coordinador de Centro participa y apoya Recinto o el proceso de cobro. Coordinador de Centro En acuerdo con el Director de Recaudaciones, el Director de

Recinto o Coordinador de Centro ofrecerá nuevas opciones de pago y facilita el proceso de cobro o algún acuerdo con el estudiante.

• La decisión presentada debe tomar en consideración las necesidades del estudiante y las recomendaciones del Director de Recaudaciones.

Departamento de Manejo de Informes Recaudaciones Informe “Past Due Report”

Generar el informe bajo los filtros: fecha de graduación, Programa de estudios y nombre del estudiante.

La fecha del informe es el último día del mes corriente. El Departamento de Recaudaciones debe comenzar las gestiones de cobro con los estudiantes identificados con la fecha de graduación más cercana. Adicional, debe organizar el informe por semana: Primera semana

• Realizar gestiones de cobro a los estudiantes con deuda vencida de 31-60 días.

Segunda Semana

• Continuar las gestiones de cobros a los estudiantes con deuda vencida de 61-90 días.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Tercera semana Recaudaciones

• Continuar las gestiones de cobros a los estudiantes con deuda vencida de 0-30 días. Incluir los estudiantes con deuda vencida de 91-120 días hasta obtener pagos y promesas de pagos.

Cuarta Semana

• Finalizar el proceso con los estudiantes con deuda vencida de más de 121 días.

Informe Balances altos

El informe refleja todos los estudiantes con un balance alto. El informe muestra el detalle por recinto y por fecha de comienzo de las matriculas con mayor envejecimiento. El Director de Recaudaciones es el responsable de analizar cada cuenta, como por ejemplo: verificar el estatus del estudiante, confirmar si todos los pagos de beca fueron pagados o si hubo algún cambio en las ayudas federales gratuitas, monitorear si el estudiante es participante de algún programa de fondos estatales o federales como ARV, Consorcio, VA, entre otros. El Director de Recaudaciones determinará la acción a seguir. Cada caso conlleva un seguimiento así como documentar toda gestión realizada. Si hubo un cambio en las ayudas federales gratuitas, es necesario crear un nuevo Acuerdo de Plan de pago por la diferencia. En aquellos casos extraordinarios, debe referir la cuenta al Director Ejecutivo para una baja administrativa.

El Director de Recaudaciones indicará sus hallazgos en el informe designado.

Política #14 HERRAMIENTAS DE COBRO - AUTO DÉBITO



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Política #14 HERRAMIENTAS DE COBRO - AUTO DÉBITO Propósito del procedimiento Establecer los pasos a seguir sobre la alternativa de servicio al estudiante para realizar sus pagos. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de Auto-débito y los pagos recibidos a través del método de pago. Referencias

• Autorización de Débito Directo (Ver Anejo K) • Plan de pago

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de orientar a los estudiantes sobre el servicio. Además, debe completar y mantener la forma de Autorización de Débito Directo. Oficial de Recaudaciones Corporativo- es responsable de realizar los procesos requeridos para ejecutar el mecanismo de Auto-débito. Debe notificar al Recinto, por correo electrónico, sobre los pagos posteados en la aplicación Campus Nexus y las transacciones rechazadas para el seguimiento correspondiente de cobros. Director de Recaudaciones- es responsable de dar seguimiento a situaciones extraordinarias relacionadas a Auto-débito como: programación en la aplicación Campus Nexus, reclamaciones y transacciones rechazadas. Consideraciones Generales

• Este servicio permite programar un débito automático de la cuenta de cheques o ahorro (“Automatic Clearing House- ACH”) seleccionada por el estudiante. En el caso de un ACH, este funciona con todas las instituciones bancarias.

• Adicional, este servicio permite programar un cargo automático a la tarjeta de crédito seleccionada por el estudiante.

• Es necesario una autorización escrita por el estudiante, Autorización de Débito

Directo, para procesar el débito.

• Todo estudiante con balance debe tener un plan de pago creado en la aplicación Campus Nexus.




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• El Departamento de Recaudaciones debe registrar la información de la cuenta

del estudiante en la aplicación Campus Nexus. • Es necesario que el estudiante cumpla con todos los plazos de su plan de pago

para ser elegible al 10% de descuento, sujeto a cumplir con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la Institución.

• El estudiante debe saldar en el período establecido en el plan de pago:

Programa de 12 meses- 14 pagos. Programa de 8 meses- 8 pagos. Programa Grado Asociado- cada término tendrá un plan de pago por cuatro meses.

• El pronto se incluye en el descuento. • No se puede otorgar el 10% de descuento luego de 60 días de la fecha de

matrícula. Si al momento que el estudiante se acoge a Auto-debito no ha realizado ningún pago, Auto-debito procesará todos los pagos en atraso.

• Si el pago de Auto-debito es mayor de $500, el Oficial de Recaudaciones

Corporativo debe verificar y validar con el Departamento de Recaudaciones del recinto si la transacción a procesar es correcta.

• Si no hay transacciones en la fecha correspondiente, Campus Nexus emitirá

un mensaje que indica que no hubo resultados. El Oficial de Recaudaciones Corporativo debe copiar la pantalla, Print Screen, y enviar por correo electrónico al Director Institucional de Recaudaciones y al Gerente de Cobros.

• El Departamento de Recaudaciones debe notificar al estudiante todo pago

rechazado y solicitar el pago del mismo.

• El estudiante tendrá un cargo de $15.00 por cada transacción rechazada por ACH.

• Después de tres transacciones rechazadas, el estudiante pierde el beneficio de

Auto-debito. El Oficial de Recaudaciones Corporativo le notificará por correo electrónico.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El Departamento de Recaudaciones orienta al estudiante sobre el Recaudaciones servicio de Auto-débito y las ventajas del servicio. Al estudiante de

nuevo ingreso se le debe proveer la información al momento de la orientación financiera.

El estudiante debe completar el formulario, Autorización de Débito Directo. Débito automático cuenta de cheques o ahorro (ACH) Luego de recibir el documento se procede a registrar la información en la aplicación de Campus Nexus.

En el Menú de “Student Accounts”:

• “Payment Info”: Información del pago. • Seleccionar el recuadro-Bank Accounts (1er recuadro). • Oprimir “Add”.

Completar la información requerida:

• “Account Type”: Clasificación cuenta bancaria. • “Bank Name”: Nombre Institución bancaria. • “Account Number”: Número de cuenta bancaria. • “Re-enter Account Number”: Número de cuenta bancaria.

Oprimir “Save”.

En el Menú de “Student Accounts”: • Seleccionar “Payment Schedule” • Seleccionar el plan de pago del estudiante y oprimir “Edit”.

Dentro del plan de pago, seleccionar la pestaña de “Auto Draft”-

o 1er recuadro “Bank Authorized for Automatic Payment”.

o Seleccionar la cuenta de banco a utilizar. o Indicar la fecha de efectividad.

Oprimir “Save”.

Débito automático a la tarjeta de crédito Luego de recibir el documento se procede a registrar la información en la aplicación de Campus Nexus.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de En el Menú de “Student Accounts”: Recaudaciones

• “Payment Info”: Información del pago. • Seleccionar el recuadro-Credit Cards (2do recuadro). • Oprimir “Add”.

Completar la información requerida:

• “Type”: Tipo de tarjeta (Mastercard, Visa). • “Credit Card #”: Número de tarjeta de crédito. • “Expires”: Fecha de Expiración. • “Card Holder Firstname”: Nombre titular tarjeta de crédito. • “Card Holder Lastname”: Apellido titular tarjeta de crédito. • “Card Holder Street Address”: Dirección titular tarjeta de

credito.

Oprimir “Enter”.

En el Menú de “Student Accounts”: • Seleccionar “Payment Schedule” • Seleccionar el plan de pago del estudiante y oprimir “Edit”.

Dentro del plan de pago, seleccionar la pestaña de “Auto Draft”-

o 2do recuadro “Credit Card Authorized for

Automatic Payment”. o Seleccionar la tarjeta de crédito a utilizar. o Indicar la fecha de efectividad.

Oprimir “Save”

Las fechas y días de pagos no podrán ser alterados sin la consulta y aprobación del Director de Recaudaciones Corporativo. De ser necesario, debe ajustar los planes de pago o editar la programación de Auto-débito.

Política #15 HERRAMIENTAS DE COBRO - TELEPAGO POPULAR



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Política #15 HERRAMIIENTAS DE COBRO - TELEPAGO POPULAR Propósito del procedimiento Establecer el proceso sobre la alternativa de servicio al estudiante para realizar sus pagos a través del método de pago ofrecido por Banco Popular de Puerto Rico (BPPR). Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso del servicio y registro de los pagos recibidos a través de TelePago Popular. El proceso comienza con el recibo del pago y culmina con el registro de la transacción en la cuenta del estudiante en la aplicación Campus Nexus. Referencias

• Cuenta del estudiante “Ledger Card” • Informe TelePago Popular

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de registrar todo pago efectuado a través de TelePago Popular en la cuenta del estudiante, “Ledger Card”. Oficial de Recaudaciones Corporativo- es responsable de generar diariamente la información del banco e informar sobre todo pago recibido de los estudiantes, a través de correo electrónico al Director de Recaudaciones en el Recinto. Consideraciones Generales

• El Departamento de Recaudaciones debe promover e informar a todos los estudiantes sobre los diferentes mecanismos de pago disponibles.

• El estudiante debe tener su cuenta bancaria en Banco Popular de PR.

• El estudiante que mantenga el registro de sus pagos bajo este método puede

ser elegible para el ajuste del 10 % del total adeudado, sujeto a cumplir con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la Institución.

• Las transacciones deben ser registradas en la cuenta del estudiante no más

tarde del próximo día laborable.

Política #15 HERRAMIENTAS DE COBRO – TELEPAGO POPULAR



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de En todo momento debe orientar al estudiante sobre el servicio de Recaudaciones TelePago Popular y proveerle orientación referente a las ventajas del servicio.

A los estudiantes de nuevo ingreso se les debe proveer la información al momento de la orientación financiera. El estudiante que desee realizar un pago debe seguir el proceso establecido por TelePago Popular:

• Debe comunicarse al número designado y escoger la fecha y cantidad que desea pagar a su cuenta.

• El estudiante puede efectuar su pago de su cuenta de banco

o tarjeta de crédito. Indicar el código INSTBANCA, el número de estudiante y el número de cuenta de banco.

Oficial de El Oficial de Recaudaciones Corporativo evalúa diariamente las Recaudaciones transacciones procesadas a través del servicio de TelePago Popular. Corporativo Notifica a los Recintos el pago recibido para el registro en la cuenta del estudiante.

Oficial de El Oficial debe registrar el pago recibido de la siguiente manera: Recaudaciones

• Accesar la cuenta del estudiante, “Student Ledger” • Oprimir “Post Payment” • “Enrollment”: Período de matrícula • “Acad Year”: Período del Programa de estudios • Colocar una marca de cotejo en el encasillado “Scheduled

Financial Aid Disbursement” • Seleccionar el plan de pago en el encasillado “Source” • “Payment Type”: Tipo de pago a procesar- ACH • “Cash Drawer Session”: Seleccionar el número de caja • “Amount”: Cantidad del pago; validar que sea la cantidad

entregada por el estudiante • “Reference”: Referencia del pago- TELEPAGO (Fecha) • “Term”: Período de matrícula al cual corresponde


Política #16 HERRAMIENTAS DE COBRO – ESTADOS DE CUENTA



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Política #16 HERRAMIENTAS DE COBRO - ESTADOS DE CUENTA Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías para generar un Estado de Cuenta de la deuda del estudiante. Alcance Este documento contiene el detalle de los pagos a realizar por el estudiante. El proceso comienza con la creación de un plan de pago en la aplicación Campus Nexus y culmina con la entrega del documento al estudiante. Referencias

• Estado de cuenta “Student Billing Statements” • Plan de pago

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de crear un plan de pago en la aplicación de Campus Nexus, generar y enviar los Estados de Cuenta a los estudiantes como parte de sus gestiones de cobro de los balances pendientes de pago. Consideraciones Generales

• El Estado de Cuenta se debe entregar en el período designado.

• La fecha para generar el Estado de Cuenta debe ser el último día del mes corriente.

• El Estado de Cuenta se debe entregar al estudiante en la ventanilla o salón de

estudios. Adicional, se puede enviar por correo.

• La aplicación de los pagos tienen un impacto directo en el Estado de Cuenta, por lo que el plan de pago debe estar actualizado.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El Estado de Cuenta se debe entregar durante el segundo y quinto Recaudaciones bimestre, como mínimo, para los Programas de doce meses. En el

caso de los Programas de ocho meses se debe entregar durante el primer y tercer bimestre, como mínimo.

Para el Programa de Grado Asociado se debe entregar trimestral, según el año académico. El Departamento de Recaudaciones debe generar el Estado de Cuenta el último día del mes corriente. El Estado de Cuenta debe incluir el cupón para facilitar el envío del pago a través de correo postal. El Departamento de Recaudaciones debe entregar al estudiante el Estado de Cuenta en la ventanilla o salón de estudios, como gestión efectiva de cobros. De no ser posible, se puede enviar por correo. El Departamento de Recaudaciones debe mantener el plan de pago actualizado antes de generar el Estado de Cuenta. El Plan de pago se actualizará debido a cambios en las ayudas federales estudiantiles, ayudas suplementarias, pagos realizados, etc. Generar un Estado de Cuenta En el Menú de “Daily”, seleccionar las siguientes opciones:

• “Students Accounts” • “Student Billing Statements” • “Student Payment Statements”

En la pantalla “Print Student Statements”, seleccionar:

• “Single Student”: Para un estudiante en específico • “Closing Date”: Fecha del Estado de Cuenta • “Statement Comment”: Colocar información relacionada a

los cobros

Oprimir “Next”.




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Departamento de En “Statements Options”, seleccionar las siguientes alternativas en Recaudaciones los recuadros presentados:

• “Balance Source - Overall Student Balance” • “ID to Print- Student ID” • “Include”- Incluir las siguientes opciones:

“Current Principal Balance”: Balance principal “Enrollment Information”: Información término “Payment Coupon”: Cupón (Si desea incluir el cupón)

Oprimir “Next “.

En la pantalla “Review Statements”, seleccionar “Print Statements”.

Si es necesario generar un Estado de Cuenta por matrícula, en la pantalla “Print Student Statements”, debe seleccionar:

• “Batch”: Grupo de transacciones • “Campus”: Recinto • “Closing Date”: Fecha del Estado de Cuenta

Oprimir “Next”.

En la pantalla: “Print Student Statements”, debe seleccionar: • “Start Date”: Fecha de comienzo • “Status”: Clasificación del estudiante. Deber ser “Active” • “Shifts”: Seleccionar los cambios • “Program Version”- Seleccionar todos los Programas bajo

el año actual Oprimir “Next”.

Política #17 HERRAMIENTAS DE COBRO - CARTAS DE COBROS



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Política #17 HERRAMIENTAS DE COBRO - CARTAS DE COBROS| DEPARTAMENTO DE RECAUDACIONES CORPORATIVO Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías a seguir sobre el propósito y envío de las cartas de cobros. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de envío de cartas. El proceso comienza con la selección de los recipientes y culmina con el envío de los documentos. Referencias

• Informe “Past Due Summary Cash Flow” • Modelos de cartas predeterminadas • Calendario de envío de cartas • Plan de pago

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones Corporativo- es responsable del manejo operacional para el envío de las cartas de cobro. Oficial de Recaudaciones Corporativo- evalúa los balances en atraso de los estudiantes. Brinda seguimiento al envío de las cartas, según el calendario establecido. Consideraciones Generales

• Una carta de cobro es una herramienta de cobro para mantener informado al estudiante sobre el balance vencido.

• La carta y el plan de pago están directamente relacionados. El contenido de la

carta dependerá de la cantidad de días en atraso del plan de pago del estudiante.

• Adicional, dos meses antes que un estudiante se gradúe, se envía una carta especial que indica el balance de la cuenta del estudiante.

• En el comienzo del año fiscal se crea un calendario para el envío de las cartas de cobro. El calendario puede ser modificado en cualquier momento por el Director de Recaudaciones Corporativo, basado en las necesidades del negocio.

Política #17 HERRAMIENTAS DE COBRO - CARTAS DE COBROS



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Basado en el calendario establecido para las cartas de cobro, el Recaudaciones Oficial de Recaudaciones Corporativo evalúa los balances en atraso Corporativo de los estudiantes activos.

El Oficial de Recaudaciones Corporativo canaliza el manejo de la información a través de un suplidor para el envío de las cartas a los estudiantes.

El contenido de las cartas varía de acuerdo a la cantidad de días en atraso del plan de pago del estudiante:

• Carta #1 30-60 días • Carta #2 61-120 días • Carta #3 121 días • Carta Bienvenida • Carta Pre graduación

Carta Bienvenida- Durante el primer mes del comienzo de cada matricula, el Oficial de Recaudaciones Corporativo enviará una carta a los nuevos estudiantes que indica sobre los servicios que brinda el Departamento y los métodos de pago.

Carta Pre graduación- Dos meses antes de la fecha estimada de graduación, según indicado en la aplicación de Campus Nexus, el Oficial de Recaudaciones Corporativo enviará una carta adicional que indica el balance de la cuenta del estudiante.

Política #18 HERRAMIENTAS DE COBRO - BOLETAS DE EXÁMENES FINALES



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Política #18 HERRAMIENTAS DE COBRO - BOLETAS DE EXÁMENES FINALES Propósito del procedimiento Crear y establecer el proceso de entrega de boletas para los exámenes finales. Alcance Este documento describe los pasos a seguir para la entrega de boletas para los exámenes finales. El proceso comienza con la planificación de los grupos a impactar y culmina el recibo de las boletas de parte de Facultad. Referencias

• Hoja de Boleta de exámenes finales • Cuenta del estudiante “Ledger Card” • Plan de pago • Estado de Cuenta

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de organizar la entrega de boletas; entrega las boletas; brinda una orientación sobre el balance; entrega un Estado de Cuenta; indica sobre cualquier balance vencido; recoger las boletas. Director de Recaudaciones- es responsable de auditar todas las boletas e indicar al Director(a) Académico(a) de aquellos estudiantes que no entregaron la boleta de exámenes finales. Consideraciones Generales

• Este proceso involucra la participación de la Facultad y el Director de Recinto. Se debe coordinar en conjunto para lograr los resultados esperados. El Director de Recaudaciones debe mantener informado a todos los profesores sobre las fechas establecidas para la entrega de boletas.

• La entrega de boletas se puede organizar por Programa o cualquier otro método aceptable.

• Debe orientar al estudiante sobre su cuenta de estudiante durante el proceso de

entrega de boletas.

• El Director de Recaudaciones debe notificar al Director de Recinto sobre el recogido y recibo de las boletas.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El Director de Recaudaciones organiza el proceso de la Recaudaciones entrega de boletas. Le notifica al Director de Recinto y Facultad

mediante un comunicado, verbal o escrito.

Oficial de Tres semanas antes de los exámenes finales, el Departamento de Recaudaciones Recaudaciones Corporativo le enviará a todos los estudiantes

activos un correo electrónico. .

Estudiante con balance, menor de 60 días, o su balance es cubierto por ayudas externas como ARV| Consorcio (WIA), VA y otros:

Si el estudiante tiene su cuenta al día, cualifica para recibir su boleta. Debe acudir a la Oficina de Recaudaciones a recoger su boleta.

Estudiante con balance, mayor de 61 días: El estudiante debe visitar la Oficina de Recaudaciones para recibir su orientación financiera y su boleta de los exámenes finales

Proceso recurrente para la entrega de boletas a los estudiantes con balance, mayor de 61 días:

1ra semana- Entrega de boletas por Programa (estudiante citado por Programa) 2da semana- Entrega de boletas general (para todo estudiante que visite la Oficina de Recaudaciones) 3ra semana- Entrega de boletas general (para todo estudiante que visite la Oficina de Recaudaciones)

El Oficial de Recaudaciones recibe a los estudiantes en la ventanilla. Debe atender a cada estudiante para brindar una orientación sobre el balance, indicar sobre cualquier balance vencido, verificar la cuenta del estudiante, entregar un Estado de Cuenta, entre otras gestiones. Siempre debe lograr una promesa de pago. Debe documentarla en las actividades, en la aplicación Campus Nexus. No se debe negar la boleta para los exámenes finales a ningún estudiante.




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Luego del proceso de exámenes finales, la Facultad hará entrega de las boletas recogidas.

Director de El Director de Recaudaciones mantiene un registro de la entrega de Recaudaciones boletas de parte de Facultad.

El registro se archiva por cada bimestre. El Director de Recaudaciones debe mantener informado al Director de Recinto sobre la participación de la Facultad en el proceso de boletas.

Política #19 PROCESO DE COBROS - ESTUDIANTES NO ACTIVOS



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Política #19 PROCESO DE COBROS - ESTUDIANTES NO ACTIVOS| AGENCIA DE COBROS Propósito del procedimiento Establecer las guías para llevar a cabo el proceso de los estudiantes referidos a la Agencia de cobros. Alcance Este documento describe el proceso para el manejo de las cuentas con balance de estudiantes no activos en la Institución. El proceso comienzo con la identificación para el envío a la Agencia de cobros y finaliza con el registro de las entradas correspondientes en la aplicación de Campus Nexus. Referencias

• Informe “Master Student Listing Detail – Collection Agency” • Informe Referido de Fase I • Informe Referido de Fase II • Cuenta del estudiante “Ledger Card”

Responsabilidades Oficial de Recaudaciones Corporativo- es responsable de manejar las cuentas de los estudiantes referidos a la Agencia de cobros. Debe corroborar la información brindada por el Departamento de Recaudaciones y enviar los informes a las respectivas Agencias. Departamento de Recaudaciones- es responsable de verificar, validar los balances de los estudiantes detallados y notificar las excepciones en el referido del Departamento de Recaudaciones Corporativo, antes del envío a las Agencias de cobro correspondientes. Consideraciones generales

• El estudiante es referido a una Agencia de cobro, aproximadamente cuatro meses después de haberse graduado o dado de baja de la institución y no haber cumplido con el Acuerdo de Plan de Pago en el tiempo establecido.

• El balance adeudado incluye todas las deudas, incluyendo cualquier balance en el subsidiario, al momento del referido.

• Antes de remover al estudiante de la Agencia de cobros es necesario evaluar todas

las deudas anteriores incluyendo cualquier balance en el subsidiario.

• El Departamento de Recaudaciones no debe realizar un plan de pago a ningún estudiante referido a una Agencia de cobros.

• Existen dos procesos para el referido de Agencia de Cobro: Fase I y Fase II.




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Fase I

• Un estudiante no activo que es referido a un suplidor que hará gestiones de cobro limitadas a notificaciones escritas. El estudiante no está referido a una Agencia de cobros.

• El proceso comienza, aproximadamente, a los 60 días luego de su

último día de asistencia. El proceso de Fase I dura dos meses.

• La cuenta tendrá un cargo adicional de $20.00 al balance adeudado.

• Bajo ningún concepto el Departamento de Recaudaciones debe

realizar un plan de pago a un estudiante referido a la Agencia de cobros.

• Del estudiante no saldar su deuda en Fase I, será referido a Fase II.

• Todos los pagos realizados por un estudiante se registran como

parte del plan de pago del estudiante.

Fase II

• Un estudiante no activo que es referido a una Agencia de cobros. • La cuenta tendrá un cargo adicional de 30% al balance adeudado.

• Bajo ningún concepto el Departamento de Recaudaciones debe

realizar un plan de pago o acuerdo con el estudiante referido a la Agencia de cobros.

• Los descuentos por saldos deben ser autorizados por el supervisor

designado. Es requerido analizar la cuenta, factores y situaciones extraordinarias, antes de proceder.

• El Oficial de Recaudaciones tiene la opción de negociar el saldo de

la deuda a través de un descuento, hasta un máximo de 10%.

• El Director de Recaudaciones tiene la opción de negociar el saldo de la deuda a través de un descuento, un 10% adicional hasta un máximo de un 20%.




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• El Director Institucional de Recaudaciones tiene la opción de negociar el saldo de la deuda a través de un descuento, un 10% adicional hasta un máximo de 30%.

• El Oficial de Recaudaciones Corporativo debe notificar a la Agencia de cobros correspondiente el porciento otorgado al estudiante y el saldo.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Oficial de Referido Fase I Recaudaciones El Oficial de Recaudaciones Corporativo prepara y envía el Corporativo referido de los estudiantes de Fase I a los Recintos.

Departamento de El Departamento de Recaudaciones verifica y valida los Recaudaciones balances de los estudiantes detallados y notifica las excepciones.

Oficial de Prepara y envía el referido al suplidor para el manejo de las Recaudaciones notificaciones escritas. Corporativo

Referido Fase II El Oficial de Recaudaciones Corporativo prepara y envía el referido de los estudiantes de Fase II a los Recintos.

Departamento de El Departamento de Recaudaciones verifica y valida los Recaudaciones balances de los estudiantes detallados y notifica las excepciones.

Prepara y envía el referido a la Agencia de cobros. Registro de pagos en recinto- Fase I Todos los pagos realizados por un estudiante se registran como parte del plan de pago del estudiante. El pago se registra bajo “Payment On Account”. Como excepción, si un estudiante está activo en la institución, el pago debe registrarse contra el plan de pago actual. La transacción no incluye el cargo de $20.00. El cargo de $20.00 se registra como “Collection Agency Commission”. La referencia para ambas transacciones de pago debe ser el nombre del suplidor (Ej: TWS).




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Departamento de Registro de pagos en recinto- Fase II Recaudaciones Todo pago realizado por un estudiante se registra como “Collection

Agency Payment”. La transacción no incluye el cargo adicional de 30%.

El cargo adicional de 30% se registra como “Collection Agency Fee”. El pago del cargo adicional de 30% se registra como “Collection Agency Commission”. Si el pago por comisión tiene descuento, deberá colocar en la referencia el porciento del descuento que se adjudicó (“DESC%__”). La referencia de todas las transacciones debe ser las siglas de la Agencia de cobros.

Política #20 FONDOS EXTERNOS - ARV



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Política #20 FONDOS EXTERNOS - ADMINISTRACIÓN DE REHABILITACIÓN VOCACIONAL (ARV) Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías para realizar el proceso de facturación de las Autorizaciones de pagos de los estudiantes participantes del programa de Administración de Rehabilitación Vocacional (ARV). Alcance Este documento describe los pasos a seguir del proceso de facturación y registro de pagos de los estudiantes participantes del programa de ARV. El proceso comienza con el recibo de una Autorización de Servicios de ARV y culmina con el pago de los servicios facturados. Referencias

• Factura Comercial ARV (Ver Anejo L) • Tabla para el desglose de autorizaciones de ARV (Ver Anejo M)

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de facturar y someter las facturas correspondientes al programa de ARV. Debe además preparar un Acuerdo de Plan de Pago a los estudiantes participantes. Solicitar copia de la Autorización de Servicios al estudiante; someter las facturas al programa; crear y mantener los archivos de facturas y pagos, registrar el pago en el sistema. Departamento de Recaudaciones Corporativo- evaluar, analizar y monitorear toda factura emitida, realizar gestiones de cobro o procesos administrativos con la Administración de Rehabilitación Vocacional. Consideraciones Generales

• El estudiante es responsable de cumplir con los requisitos y procesos establecidos por la agencia ARV.

• El Departamento de Asuntos Académicos provee las certificaciones requeridas por ARV.

• El proceso de cotización así como la certificación de materiales y uniformes

puede variar por Recinto de acuerdo a los procesos de cada región de ARV y suplidores.

• Durante el proceso de matrícula, el Departamento de Recaudaciones preparará

un Acuerdo de Plan de Pago a cada estudiante por el costo de matrícula que no sea cubierto por las ayudas federales estudiantiles.




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• Antes de comenzar el proceso de matrícula, el estudiante acudirá al Departamento de Rehabilitación Vocacional de la región. Una vez, el estudiante finalice el proceso en ARV, él debe presentarse en el Departamento de Recaudaciones para brindar información con el Plan Individualizado para Empleo (PIPE).

• El PIPE es el contrato entre el estudiante y la agencia sobre los servicios y

partidas subsidiadas. Contiene información sensitiva como la evaluación y condición del candidato.

• ARV solo cubrirá el 40% de la diferencia del costo de matrícula que no sea cubierto por las ayudas federales estudiantiles, estatales u otro fondo disponible.

• ARV aportará hasta un máximo de $2,000 por Programa para materiales, herramientas de adiestramiento, uniformes y otros.

• ARV aportará un 100% para libros de texto. No aplica a libros de referencia.

• ARV proveerá a cada estudiante el documento, Certificación- Orientación a las

Instituciones Educativas sobre la Política Pública de la Administración de Rehabilitación Vocacional para la utilización de los Servicios Comparables y Beneficios para cubrir los Costos de Adiestramiento a nivel post Secundario.

• La Autorización de Servicio es la cantidad aprobada por el Consejero de ARV en un momento específico. La cantidad de la AS recibida y el PIPE puede ser diferente. Al final del contrato, la suma de las Autorizaciones de Servicio y el PIPE deben totalizar la misma cantidad.

• El estudiante no está obligado a proveer información relacionada o copia del PIPE al Departamento de Recaudaciones. El estudiante es responsable de proveer la información requerida al Departamento de Recaudaciones.

• El proceso de facturación debe observar los requisitos establecidos por ARV.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Orientación y proceso para la solicitud del beneficio Recaudaciones El estudiante es referido por la Administración de Rehabilitación

Vocacional a la Institución. Una vez el estudiante decide estudiar en la Institución, ARV puede gestionar los siguientes documentos a través del estudiante como parte del estudio inicial y aprobación del participante:

• Copia del currículo. • Copia Acuerdo del Plan de Pago. • Copia Certificación de ayudas. • Certificación de deuda- documento oficial de ARV.

El Departamento de Recaudaciones debe incluir el cargo de Solicitud de Admisión de $25 en la certificación de deuda. Es necesario indicar el cargo en una nota aclaratoria. Las siguientes certificaciones son responsabilidad del estudiante:

• Certificación de materiales- documento oficial de ARV. • Certificación de libros- documento oficial de ARV. El

Departamento de Recaudaciones prepara la cotización. • Certificación de uniformes- documento oficial de ARV.

Tomar en consideración si hay un suplidor designado por la Institución.

El Departamento de Asuntos Académicos provee las certificaciones requeridas por ARV. El Departamento de Recaudaciones le solicita al estudiante información sobre las cantidades monetarias asignadas según detalladas en el Plan Individualizado para Empleo (PIPE). De no obtener la información, el Director de Recaudaciones debe comunicarse con la región asignada y solicitar la información al Consejero, supervisor designado y/o Director. Adicional, debe solicitar al estudiante el documento, Certificación- Orientación a las Instituciones Educativas sobre la Política Pública de la Administración de Rehabilitación Vocacional para la utilización de los servicios comparables y beneficios para cubrir los costos de adiestramiento a nivel post secundario.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El Departamento de Recaudaciones debe proveer al estudiante la Recaudaciones orientación financiera y preparar el Acuerdo de Plan de Pago por la

diferencia del costo de matrícula que no sea cubierto por las ayudas federales estudiantiles, estatales u otro fondo disponible. ARV solo cubrirá el 40%. Debe crear un plan de pago bajo el fondo de ARV, sujeto a que el estudiante entregue la Autorización de Servicio (AS) y cualquier fondo adicional, de ser necesario.

La Autorización de Servicio indica la cantidad autorizada a facturar. Si el estudiante no entrega la AS, el Departamento de Recaudaciones debe crear un plan de pago bajo el fondo IBCCASH. Aquellos estudiantes matriculados que luego son elegibles al programa de ARV, el Director de Recaudaciones debe editar o crear el plan de pago bajo el fondo de ARV y cualquier otro fondo adicional, de ser necesario. El Departamento de Recaudaciones debe registrar toda AS recibida para el proceso de facturación de acuerdo al fondo correspondiente (“Tuition Materials”, “Books”). La AS debe totalizar la ayuda de ARV asignada al estudiante. Cuando el estudiante presenta, o se recibe, la Autorización de Servicio, se preparará un expediente con todos los documentos correspondientes hasta el momento: copia del PIPE y la AS. Debe ordenar los expedientes por matrícula y los últimos 4 dígitos de seguro social. Crear un expediente de todas las AS pendientes a facturar. Proceso de facturación Al final del mes, el Departamento de Recaudaciones debe agrupar todas las AS pendientes por facturar. Es necesario ordenarlas por número de autorización; un máximo de 46 autorizaciones por factura.




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Departamento de La Factura Comercial debe contener: Recaudaciones

• El monto total de las Autorizaciones de Servicio. • Fecha, número de factura, Recinto o Centro, dirección,

número de teléfono; esta información debe coincidir con la información de la Autorización de Servicio.

• Total facturado. • Ponche del sello oficial del Departamento de

Recaudaciones. • Firma del Representante designado por la institución.

La Factura Comercial debe presentar la orden del Gobernador:

“Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de la Administración de Rehabilitación Vocacional es parte o tiene interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y que de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto. Los trabajos de construcción han sido realizados, los productos han sido entregados, los servicios han sido prestados y no han sido pagados”. La Factura Comercial debe estar acompañada de la Tabla para el Desglose de Autorizaciones de ARV, que detalla las autorizaciones facturadas. El detalle de las AS debe presentar la siguiente información: número de Autorización, nombre del estudiante, nombre del Consejero, cantidad facturada y concepto de pago. Bisemanalmente prepare un paquete de los siguientes documentos originales: Factura Comercial, Tabla para el Desglose de Autorizaciones de ARV y las AS de los estudiantes facturados. Se debe validar que todas las autorizaciones estén firmadas por el Consejero y por el estudiante.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Crear un archivo que incluya: copia de las facturas comerciales y el Recaudaciones detalle de las AS enviadas al Departamento de Recaudaciones Corporativo.

Reproducir un paquete de copias adicional e incluir en el envío al Departamento de Recaudaciones Corporativo. El Departamento de Recaudaciones Corporativo verifica y certifica las facturas recibidas.

Cada dos semanas, el Departamento de Recaudaciones Corporativo entrega las facturas recibidas a las oficinas centrales de la Administración de Rehabilitación Vocacional, Oficina de Finanzas, para la evaluación y pago correspondiente. Proceso recibo de pago La Administración de Rehabilitación Vocacional envía un cheque por el monto total o parcial de la factura comercial. Al recibir el pago de ARV, el Departamento de Recaudaciones Corporativo corrobora el número de “voucher” para identificar los estudiantes a pagar y que correspondan al detalle de la factura. Envía notificación a los Recintos para el proceso correspondiente y proceso de pago. El Departamento de Recaudaciones identifica la Factura Comercial enviada. Verifica que el número de Factura Comercial coincida con el número de factura pagada en el cheque. Verifica que la cantidad del pago es la correcta según los estudiantes facturados. Una vez identificado, se procede a registrar el pago. El pago debe ser registrado en la cuenta del estudiante durante el mismo mes en que se reflejará el depósito. Para registrar el pago:

• Abra una caja adicional solo para pagos de ARV. • Oprimir “Post Payment”. • Seleccionar “Scheduled Financial Aid Disbursements”,

“Payment Source-ARV”.




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• Seleccionar el método de pago e incluir el número de cheque. Oprimir “Save”.

• Edite la cantidad a considerar, según el pago recibido. • Imprimir el recibo. Se archiva, junto con la copia del

cheque, a la Factura Comercial correspondiente.

Una vez registre todos los pagos, debe cuadrar y cerrar la caja.

Se lleva a cabo el siguiente procedimiento: • Acceder “Daily”, “Student Accounts”. • Seleccionar “Manage Cash Drawer” Sessions”. • Verificar e imprimir el documento de caja y cerrar.

Una vez los Recintos hayan registrado todos los pagos, debe reconciliar la entrada de pagos en la aplicación de Campus Nexus y enviar al Departamento de Contabilidad. Enviar copia de la caja, “*Cash Drawer Session Report”, por correo electrónico al Departamento de Recaudaciones Corporativo. Reproducir una fotocopia del cheque recibido. Archivar en el expediente del estudiante. Identificar y separar todos los expedientes completados por ARV.

Política #21 BANCARROTA



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Política #21 BANCARROTA Propósito del procedimiento Crear y establecer las guías sobre el manejo de la cuenta del estudiante en caso de una notificación bajo las leyes de quiebra. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en los casos de una notificación bajo las leyes de quiebra. El proceso comienza con el recibo del documento oficial de la corte y culmina con la notificación a la Agencia de cobros. Referencias Orden de Tribunal Responsabilidades Departamento de Recaudaciones Corporativo- es responsable de documentar, actualizar la información en la aplicación Campus Nexus y notificar a la Agencia de cobros sobre toda situación legal de un estudiante. Departamento de Recaudaciones del Recinto- es responsable de notificar al Departamento de Recaudaciones Corporativo todo tipo de documento legal relacionando a las leyes de quiebra. Consideraciones Generales

• Los capítulos de quiebra más comunes son: 11, 13 y 7

• No se debe realizar gestión de cobro a ningún estudiante bajo las leyes de quiebra, si la deuda fue incluida en la Orden del Tribunal.

• Del recinto recibir una notificación de quiebra de un estudiante, necesita enviar copia de dicho documento al Oficial de Recaudaciones Corporativo responsable.

• El manejo de un estudiante es regulado por la Corte Federal y antes de tomar una decisión sobre el manejo de la cuenta del estudiante debería consultar el Oficial Corporativo de Recaudaciones.

• El Oficial de Recaudaciones Corporativo debe registrar y actualizar toda información recibida de la corte de quiebras.




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• Capítulo 11- También llamado "reorganización de bancarrota”. El Capítulo 11 está diseñado para los negocios grandes o inversionistas con por lo menos un $1.1 millones en deudas aseguradas. Bajo el Capítulo 11, los acreedores del negocio deben de acordar al plan de pago que quizás otorgue a los acreedores la propiedad del negocio.

• Bajo Capitulo 11 y 13 de la Ley de Quiebras, la institución debe entregar todos los documentos oficiales, con excepción del diploma de un Programa Técnico o Grado Asociado.

• Capítulo 13- También llamado "salarios adquiridos", dentro del Capítulo 13 se

crea un plan de pago donde las deudas se consolidan a un monto razonable de pago mensual. Esta gestión permite al individuo poner al día las deudas aseguradas y un pago proporcional de las deudas no aseguradas.

• El Capítulo 13 es generalmente usado para poner un alto a la ejecución de hipoteca, recopilación de la posesión y los embargos, mientras que se protege su casa, auto y salario.

• Capítulo 7- También llamado como "liquidación" de bancarrota. El Capítulo 7

permite que todas las deudas elegibles sean eliminadas en su totalidad, no los activos. El Capítulo 7 generalmente es usado para la eliminación de deudas de tarjetas de crédito, cobros médicos y otras deudas no aseguradas que no pueden ser pagadas.

• Bajo Capitulo 7 de la Ley de Quiebras, la institución debe entregar todos los documentos oficiales, incluyendo el diploma, de un Programa Técnico o Grado Asociado.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Se recibe la notificación, Orden del Tribunal, de la ley de quiebra Recaudaciones del estudiante.

El Departamento de Recaudaciones envía todo tipo de documento legal relacionando a las leyes de quiebra al Departamento de Recaudaciones Corporativo para la acción correspondiente.

Oficial de Verificar en la aplicación de Campus Nexus si el caso está Recaudaciones identificado. De no estar identificado, se identifica en la cuenta del Corporativo estudiante, “Ledger Card”, en el encasillado “SA Account Status”,

el Capítulo de quiebra bajo uno de los códigos correspondientes a bancarrota. Si el estudiante está referido a una Agencia de cobros, el Oficial de Recaudaciones Corporativo notifica a la Agencia de cobros sobre la ley de quiebra. Si la corte de quiebras retira al estudiante de alguno de los Capítulos de quiebra, el Oficial de Recaudaciones Corporativo actualiza la información en la aplicación de Campus Nexus y refiere a la Agencia de cobros. El Oficial de Recaudaciones Corporativo debe conservar la notificación legal de quiebra para futuras referencias.

Departamento de Si un estudiante radica una solicitud de quiebra, e incluye el Recaudaciones balance adeudado a la Institución y el Tribunal acepta la bancarrota

bajo el Capítulo 7 de quiebra (Liquidación) se puede hacer entrega de los documentos oficiales. No aplica al Capítulo 11 ni al 13.

Política #22 TRANSACCIONES AJUSTADAS



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Política #22 TRANSACCIONES AJUSTADAS Propósito del procedimiento Establecer los parámetros para la corrección de las transacciones procesadas en la aplicación de Campus Nexus. Alcance Este documento describe el procedimiento a seguir en una transacción procesada que requiera una corrección en la aplicación Campus Nexus. Referencias

• Cuenta del estudiante “Ledger Card” • Informe “Detail Transaction” • Cuadre diario

Responsabilidades Director de Recaudaciones- es responsable de verificar, analizar e investigar cualquier transacción ajustada. El Departamento de Recaudaciones Corporativo es responsable de monitorear mensualmente la verificación de las transacciones ajustadas. Cualquier hallazgo se debe consultar con el Director de Recaudaciones Corporativo. Ninguna corrección se debe realizar sin la autorización del superior inmediato y/o el Director de Recaudaciones Corporativo. Consideraciones generales

• Las transacciones no pueden ser ajustadas sin la autorización del supervisor designado y/o el Director de Recaudaciones Corporativo.

• Toda ajuste de transacción debe realizarse antes de cerrar la caja del cuadre diario.

• De encontrar alguna irregularidad se realizará una investigación sobre la razón del

ajuste en la transacción.

• Los ajustes realizados por cantidad, eliminación de transacciones o ajustes sin evidencia serán evaluados. De ser necesario se aplicará la Política de Manejo de efectivo- descuadres, Política de Manejo de efectivo- faltas y violaciones o el proceso de disciplina progresiva.




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• Bajo ningún concepto las transacciones pueden ser canceladas (“VOID”) en una fecha posterior al mes correspondiente de la transacción, sin la autorización del Departamento de Recaudaciones Corporativo y/o Departamento de Contabilidad.

• Solo se podrán ajustar las transacciones basadas en los siguientes criterios:

Descripción

Referencia

Tipo de pago

Programa de estudio

Termino pagado

Numeración del cheque procesado

Selección de caja

Cantidad (Autorizada por un supervisor)




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Si en cualquier momento durante las operaciones diarias, el Recaudaciones Departamento de Recaudaciones identifica un error que requiere

un ajuste, debe solicitar autorización al Director de Recaudaciones Corporativo antes de proceder. Después de recibir aprobación, proceder con el ajuste. Antes de procesar un ajuste en la cuenta del estudiante, “Ledger Card”, debe verificar que el Programa de estudios del estudiante y el periodo de matrícula, según el plan de pago, es el correcto. Seleccionar:

• Oprimir “Adjust Transaction” • Ajustar en el campo requerido, acorde a los criterios

establecidos • Proveer una explicación en “Comment”

Presione “Save”.

Oficial de El Oficial de Recaudaciones Corporativo debe monitorear el Recaudaciones registro de transacciones y los ajustes correspondientes. Corporativo

Además, realizará los procesos necesarios para corregir los errores en las transacciones de la cuenta del estudiante. El Oficial de Recaudaciones Corporativo informará sobre las transacciones ajustadas así como un resumen de hallazgos al Director Institucional de Recaudaciones.

Política #23 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS



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Política #23 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Hacer referencia a la política EDUK 02-10, Política Institucional de Retención y Disposición de Documentos y Expedientes, efectiva el 1ro de julio de 2010 (Ver Anejo N).

Política #24 CAFETERÍA



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Política #24 CAFETERÍA Propósito del procedimiento Establecer las guías para el recibo, registro y custodio de los recaudos de los servicios de Cafetería. Alcance Este documento describe el procedimiento a seguir con los recaudos de las ventas de la Cafetería. El proceso comienza con el recibo del cuadre hasta la gestión de envío de toda la documentación solicitada por el Departamento de Contabilidad Corporativo. Referencias

• Hoja de cuadre de caja Cafetería • Informe de ventas de Cafetería • Copia depósito bancario

Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable del recibo, depósito y custodio de los recaudos de las ventas de Cafetería hasta su recogido. Consideraciones Generales

• Como parte del proceso de verificación, las cantidades del informe de caja y el cuadre físico de las transacciones deben ser iguales. Esto significa que la caja esta cuadrada.

• El Director de Recaudaciones debe informar, por escrito, al Director del Recinto de cualquier descuadre. Hacer referencia a la Política de Manejo de efectivo- descuadres.

• Es requerido registrar las ventas de la Cafetería diariamente.

• Las cantidades indicadas en el informe “Miscellaneous Receipts” y el cuadre

detallado en el Informe de ventas de Cafetería deben ser iguales

• Enviar copia del Informe de ventas de Cafetería y el cuadre de caja original no más tarde de un periodo de siete días al Departamento de Contabilidad.

Política #24 CAFETERÍA



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Una vez el Departamento de Recaudaciones reciba los informes de Recaudaciones la caja registradora de la Cafetería, procede a preparar el depósito. El cuadre debe incluir:

• Hoja de cuadre • Informe ventas Cafetería • Hoja de depósito (banco-color amarilla) • Recibos originales de transacciones de tarjetas de

débito/crédito El Departamento de Recaudaciones registra el depósito de las ventas de Cafetería en la aplicación Campus Nexus. En el Menú de Daily, en la parte superior, seleccionar:

• “Student Accounts” • “Miscellaneous Receipts”

La aplicación de Campus Nexus presentará un recuadro, “Cashier ID Check”, donde aparecerá su nombre de usuario y solicita una contraseña. Este es el proceso para abrir una caja. En la pantalla “Miscellaneous Receipts”, seleccionar:

• Single Row | Add • En “Type”: Seleccionar IBCCAFET | IBC Cafetería Sales • En “Ref #”: Escribir una breve descripción de la transacción • En “Payment Type”: Seleccionar el método de pago • En “Amount”: Escribir el total de las ventas • En “Cash Drawer”: Seleccionar la caja • Oprimir “Print” para obtener un informe de las

transacciones registradas

Oprimir “Save.

Política #25 POLÍTICA DE REVÁLIDA Y EMPLEABILIDAD



106

Política #25 POLÍTICA DE REVÁLIDA Y EMPLEABILIDAD Propósito del procedimiento Establecer el proceso a seguir para evaluar si el estudiante cumple con el pago mínimo establecido para la obtener los documentos oficiales requeridos para la solicitud de reválida y la obtención de empleo. Alcance Este documento describe los pasos a seguir para determinar si el estudiante cumple con el pago mínimo establecido. El proceso comienza con el análisis de la cuenta del estudiante, la evaluación de los pagos realizados y el pago requerido. Referencias

• Política Estudiantil para la Radicación de Solicitudes de Reválidas a las Juntas Examinadoras y Reembolso del Pago (Ver Anejo O)

• Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo (Ver Anejo O)

• Cuenta del estudiante “Ledger Card” Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de analizar la cuenta del estudiante, determinar la cantidad mínima de pagos y aprobar el documento correspondiente. Consideraciones Generales

• El Departamento de Recaudaciones solicitará el pago total de la deuda. • En aquellos casos donde el estudiante no pueda efectuar el pago en su totalidad, el

Departamento de Recaudaciones brindará su autorización siempre y cuando el estudiante pague un mínimo de 25 % del total de la deuda del Programa de estudios actual.

• Este proceso no exime al estudiante del su responsabilidad de pago con la

Institución.

• El estudiante puede solicitar y cualificar para la Política de Condonación para su matrícula anterior.

• Para mayor información, hacer referencia a los siguientes documentos del

Departamento de Colocaciones, Política Estudiantil para la Radicación de Solicitudes de Reválidas a las Juntas Examinadoras y Reembolso del Pago| Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo.

Política #25 POLÍTICA DE REVÁLIDA Y EMPLEABILIDAD



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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El Departamento de Recaudaciones recibe el documento, Política Recaudaciones Estudiantil para la Radicación de Solicitudes de Reválidas a las

Juntas Examinadoras y Reembolso del Pago y/o Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo. Debe evaluar el balance de la cuenta del estudiante y determinar si el estudiante ha realizado los pagos mínimos requeridos. El Departamento de Recaudaciones debe seleccionar:

• Estudiante cumple • Estudiante no cumple • Estudiante no cumple pero se logró un acuerdo de pago

El Departamento de Recaudaciones debe entregar el documento completado y firmado al Departamento de Colocaciones. Si el estudiante cumple con la política, el Departamento de Recaudaciones canalizará la petición del estudiante para el trámite de los documentos del estudiante.

Política #26 PROGRAMA DE GRADO ASOCIADO



108

PROGRAMA DE GRADO ASOCIADO




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Política #26 PROGRAMA GRADO ASOCIADO Propósito del procedimiento Establecer las políticas y procedimientos respecto a los estudiantes del Programa de Grado Asociado. Alcance Este documento describe los pasos a seguir en el proceso de matrícula de estudiantes de nuevo ingreso. El proceso comienza con la orientación para admisión del estudiante y culmina con el cobro de la deuda. Referencias Matrícula Oficial Acuerdo de Plan de Pago- Estudiante Programa Grado Asociado (Ver Anejo P) Responsabilidades Departamento de Recaudaciones- es responsable de ofrecer al estudiante una orientación de su responsabilidad financiera con la institución, emitir el Acuerdo de Plan de Pago, entregar los materiales (si aplica) y cobrar las cuotas correspondientes. Consideraciones Generales

• El Programa de Grado Asociado se compone de cinco a seis términos de 16 semanas, sujeto a la cantidad de créditos cursados por el estudiante. El costo es por crédito.

• El Programa de Grado Asociado tiene comienzos en enero, mayo y agosto.

• El proceso de matrícula se realiza en conjunto con el Departamento de

Registraduría.

• El Programa de clases deber ser oficializado en el Departamento de Recaudaciones como Matrícula Oficial.

• Durante el proceso de matrícula, el Departamento de Recaudaciones orienta al

estudiante y prepara el Acuerdo de Plan de Pago, por un término de cuatro meses, a cada estudiante por el costo de matrícula que no sea cubierto por ayudas federales estudiantiles.

• El Departamento de Recaudaciones debe abrir y mantener un expediente con

copia de la Matrícula Oficial y el Acuerdo de Plan de Pago.




110

• El Departamento de Recaudaciones es el responsable de la entrega de materiales al estudiante, según determinado por el Recinto.

• Al comienzo de cada nuevo término, todos los estudiantes deben acudir al

Departamento de Recaudaciones para solicitar su Matrícula Oficial.

• Si un estudiante tiene un balance adeudado mayor de $900 no tendrá derecho a recibir la Matrícula Oficial.

• En cada nuevo término es requerido preparar un Acuerdo de Plan de Pago.

• Un estudiante de un Programa Técnico puede comenzar estudios para el Programa

de Grado Asociado. De igual forma, un estudiante del Programa de Grado Asociado puede comenzar estudios bajo un Programa Técnico.

• En el caso de un estudiante graduado del Programa de Grado Asociado que desee comenzar estudios bajo un Programa Técnico cualifica para condonación. Para el beneficio de condonación se consideran todos los balances de los términos, hasta un máximo de mil dólares ($1,000).

• En el caso de un estudiante graduado de un Programa Técnico y desea comenzar estudios bajo el Programa de Grado Asociado cualifica para condonación. El beneficio de condonación se otorgará una vez el estudiante complete todo el Programa de estudios, hasta un máximo de mil dólares ($1,000).

• En el caso de un estudiante por baja del Programa de Grado Asociado que desee comenzar estudios bajo un Programa Técnico cualifica para condonación. Para el beneficio de condonación se consideran todos los balances de los términos, hasta un máximo de tres mil dólares ($3,000).

• En el caso de un estudiante por baja del Programa Técnico y desea comenzar estudios bajo el Programa de Grado Asociado cualifica para condonación. Para el beneficio de condonación se otorgará una vez el estudiante complete todo el Programa de estudios, hasta un máximo de tres mil dólares ($3,000).

Auto Débito, Tele-Pago Popular, Portal de estudiantes

• El estudiante del Programa de Grado Asociado cualifica para el 10% de descuento por término. De tener una demora durante el término, pierde el descuento. Sin embargo, el estudiante puede cualificar para el descuento en el próximo término.

Saldo en o antes de 30 días del comienzo de clases

• El estudiante del Programa de Grado Asociado debe saldar su balance en o antes de 30 días del comienzo de clases.




111

Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Estudiante nuevo ingreso Recaudaciones El estudiante de nuevo ingreso realiza el proceso de admisión para

el Programa de Grado Asociado. El Departamento de Recaudaciones ofrece la orientación financiera al estudiante. En este momento, no se entrega un Acuerdo de Plan de Pago al estudiante. Una vez la programación de las clases está disponible, el Departamento de Recaudaciones le notifica al estudiante para el recogido del Programa de clases en el Departamento de Registraduría. El estudiante entrega el Programa de clases, y cualquier otro documento relacionado, en el Departamento de Recaudaciones. El Programa de clases se compone de tres copias para los siguientes recipientes: Registraduría| Estudiante| Expediente. El Departamento de Recaudaciones orienta al estudiante sobre su responsabilidad financiera con la institución. Determina el Acuerdo de Plan de Pago por término- cuatro meses. Este debe considerar el estimado de ayudas federales estudiantiles provisto por el Departamento de Asistencia Económica. Debe cobrar la cuota de Solicitud de Admisión por $25 en el caso de los estudiantes de nuevo ingreso. Este cargo no es reembolsable. Si el estudiante es privado, se le requerirá un depósito mínimo de 25% del costo de matrícula y se le prepara el Acuerdo de Plan de Pago por el balance restante. El Acuerdo de Plan de Pago debe ser firmado por ambas partes. En el caso de un estudiante menor de edad, el documento debe ser firmado por el padre o persona encargada. Todas las copias del Programa de clases deben ser ponchadas como Matrícula Oficial. El Director debe mantener un expediente con copia de la Matrícula Oficial y el Acuerdo de Plan de Pago firmado.




112

Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de Estudiante nuevo ingreso (recurrente) Recaudaciones Al inicio de cada nuevo término, todos los estudiantes deben acudir

al Departamento de Recaudaciones para recibir orientación sobre su balance y recibir la Matrícula Oficial.

Treinta días antes del comienzo de cada término, el Departamento de Recaudaciones Corporativo, en conjunto con el Departamento de Recaudaciones, evaluará las cuentas de los estudiantes para determinar aquellos casos que cualifiquen a recibir la Matrícula Oficial. Un estudiante cualifica para recibir la Matrícula Oficial si tiene un balance menor de $900.

El Director de Recaudaciones coordinará una reunión para los estudiantes con un balance mayor de $900 en su deuda total. Es requerido orientar al estudiante sobre su deuda y como obtener su Matrícula Oficial. Del estudiante cumplir con el balance requerido y/o el acuerdo establecido, el Departamento de Recaudaciones entregará la Matrícula Oficial al estudiante. Si el estudiante no cumple con el balance requerido y/o el acuerdo establecido, el Director de Recaudaciones debe documentar y presentar al Director Ejecutivo cada caso para evaluación. Ambos decidirán si el estudiante deberá continuar su Programa de estudios.

Estudiante cualificado para matrícula oficial El estudiante entrega el Programa de clases, del término correspondiente, y cualquier otro documento relacionado en el Departamento de Recaudaciones. El Programa de clases se compone de tres copias para los siguientes recipientes: Registraduría| Estudiante| Expediente. Determine el Acuerdo de Plan de Pago por el nuevo término. Este nuevo documento incluye toda deuda del término anterior. Un estudiante del Programa de Grado Asociado puede tener varios Acuerdo de Plan de Pago activos.




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Descripción de actividades Responsabilidad Actividad Departamento de El estudiante acude al Departamento de Recaudaciones para Recaudaciones entregar el documento, Programa de clases, del término

correspondiente y cualquier otro documento relacionado. El Programa de clases se compone de tres copias para: Registraduría| Estudiante| Expediente).

Determine el Acuerdo de Plan de Pago por el nuevo término. Este nuevo documento no incluye ninguna deuda del término anterior. Un estudiante del Programa de Grado Asociado puede tener varios Acuerdo de Plan de Pago activos. Implementar el Proceso de cobros con todos los estudiantes del Programa de Grado Asociado.

ANEJOS



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ANEJOS

ANEJOS



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ANEJO A

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DIRECTOR DE RECAUDACIONES

ANEJOS



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ANEJO B

DESCRIPCIÓN DE PUESTO OFICIAL DE RECAUDACIONES

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ANEJO C

ACUERDO DE PLAN DE PAGO

ANEJOS



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Oficina de Recaudaciones

Nombre: Número:

Teléfono: Oficial:

Fecha de Comienzo: Curso:

$5,000.00$1,000.00$425.00

1. En acuerdo con el Instituto de Banca y Comercio, Inc., el estudiante se compromete a pagar la cantidad del costo de programa que no sea cubierta por Ayudas Gratuita o Préstamos Fedrerales.

2. El estudiante debe completar y someter todos los documentos que sean requisitos de las oficinas de Asistencia Económica y Admisiones.

3. El Balance Estimado esta sujeto a cambios si las ayudas económicas no son aprobadas o si se le adjudican ayudas adicionales.

4. De declarar una Baja (W), el balance puede aumentar para devolver la porción de Asistencia Económicano utilizada en acuerdo con la Política de devolución federal. (Ver el Catálogo General de Instituto de Banca y Comercio) El estudiante tendrá la obligación de saldar el balance pendiente.

5. El balance estimado de $425.00 se establece sujeto a los cambios mencionados con la condición de saldar el pago de $25.00 (no es reembolsable) por Solicitud de Admisión y pagar un Pronto Pago de:$50.00 Un estudiante sin Ayudas Gratuita o Prestamos Federales debe realizar un pago inicial igual o mayor de un 25% del costo del Programa.

6. El balance estimado de esta sujeto a pagos recurrentes de: 8 Semanal 32 13.28$

Quincenal 16 26.56$ Mensual 8 53.13$

7. El estudiante no recibirá documentos oficiales, diploma o transcripción de créditos si no cumple con todos los requisitos académicos, administrativos y financieros con la Institución.

8. La Institución se reserva el derecho de suspender y procesar una baja administrativa de su Programa de estudios al estudiante si no cumple con su compromiso de pago.

9. De no cumplir con este plan de pago, la Institución enviará el balance adeudado a una Agencia de cobros externa y los gastos relacionados serán cubiertos en su totalidad por el estudiante.

Certifico haber leído, comprendido y estar de acuerdo con las cláusulas establecidas en este documentodel cual recibí una copia oficial. _________ (Iniciales)

REV 2/12/2016

Acuerdo de Plan de Pago

Juan Del Pueblo(111) 111-1111

0422Juana Del Pueblo

Cláusulas y Condiciones

11 de enero de 2016

$100.00

Firma del Padre o Encargado Fecha

Inglés Conversacional

$6,575.00$50.00

PagosPagos

Costo de Programa:Pronto Pago: Convalidación

Ayudas Gratuita Estimadas :Préstamos Federales Estimado:

febrero-16Los pagos comienzan el 15 de:

Balance Estimado :

Fecha

FechaFirma del Estudiante

Firma del Oficial

Pagos

ANEJOS



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ANEJO D

HOJA DE ORIENTACIÓN

ANEJOS



125

Yo, ____________________________________ certifico que oriente al estudiante ______________________ sobre las siguientes políticas y procedimientos de la Oficina de Recaudaciones:

[ ] El pago de Cuota de Admisión, $25.00, no es reembolsable.

[ ] Pronto Pago: * Si el estudiante es Privado deberá realizar un pronto pago igual o mayor a un 25% del total del costo del Programa. * Si el estudiante es Semi-privado deberá realizar un pronto pago de 10% de la deuda determinada.

[ ] El balance adeudado de su Acuerdo de Plan de Pago es estimado. Es necesario renovar la Beca PELL.

[ ] Las ayudas federales gratuitas exigen los siguientes requisitos:* Mantener buen promedio (Debe ser mayor de 2.00) * Asistir con regularidad

[ ] De declarar una Baja (W), el balance puede aumentar como explicado en su Acuerdo de Plan de Pago.

[ ] Política de Condonación: aplica a estudiantes graduados y por baja.Requisitos: el estudiante readmitido debe completar el Programa de estudios y pagar la deuda en su totalidad

[ ] Balance crédito Título IV y deuda. Un estudiante con un balance crédito de Titulo IV, es posible que tendrá una deuda. Debe acudir la Oficina de Recaudaciones para recibir una orientacion financiera sobre su balance.

[ ] Métodos de pago: Autodébito, Telepago Popular, Portal de estudiante. 10% de descuento

[ ] Boletas de Exámenes Finales: El estudiante con su cuenta al día, recibirá su boleta sin tener que recibir su orientación financiera.El estudiante con su cuenta en atraso, 60 días o más, debe cumplir con la orientación financiera.

[ ] Si el Plan de pago no esta al dia, el estudiante no podrá recibir ningún documento oficial.

[ ] Si la deuda no esta salda, el estudiante no cualifica para:* Radicar la solicitud para la licencia (si aplica)* Obtener la transcripción de crédito o diploma* Recibir ningún documento oficial de la Institución

[ ] Orientación sobre el Catálogo General de IBC en la página web, www.ibanca.net.

_________________ Fecha Fecha

OFICINA DE RECAUDACIONESHOJA DE ORIENTACION

Firma Representante de Recaudaciones Firma del estudiante o encargado

ANEJOS



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ANEJO E

SOLICITUD DE AJUSTES MANUALES O CONDONACIONES A CUENTAS DE ESTUDIANTES

ANEJOS



127

AJUSTES MANUALES O CONDONACIONES A CUENTAS DE ESTUDIANTES Nombre: _________________________________ # de Estudiante: ___________________

Cantidad Ajustar: $ __________________________ Recinto/Centro: ___________________

Fecha de Comienzo: _________________________ Período: _________________________ Favor, incluir una explicación detallada de la razón para el ajuste. El documento para el ajuste o condonación es necesario para la consideración de un ajuste en la cuenta del estudiante. Necesario proporcionar una explicación detallada para el ajuste o condonación de la deuda:

Re-Admisión Capacitación Y Desarrollo Error Administrativo

10% Descuento Error en la Ayudas Gratuita Otros Explicación: Todo ajuste y/o condonación: Requiere la firma del Director Ejecutivo del Recinto y del Director de Recaudaciones. Adicional, requiere las firmas del Director Corporativo del Departamento de Recaudaciones y del Vicepresidente de Finanzas. Cualquier ajuste de más de $5mil requerirá la aprobación del presidente de la Institución. Cualquier ajuste de más de $10mil requerirá la aprobación del Presidente Eduk. Error Administrativo: Requiere la aprobación del Vicepresidente de Operaciones. Error en la Ayudas Gratuita: Requiere la aprobación del Vicepresidente de Asistencia Económica. Capacitación y Desarrollo: Requiere la aprobación del Director de Recursos Humanos. Otros: Será requerida la aprobación según la razón para el ajuste.

________________________ _______ ______________________ ________ Dir. Recaudaciones (Recinto) Fecha Dir. Ejecutivo (Recinto) Fecha

_______________________ _______ ___________________ ________ Dir. Corp. Recaudaciones Fecha VP de Finanzas Fecha

_______________________ _______ ___________________ ________ Dir. Recursos Humanos Fecha IBC VP Operaciones Fecha

_______________________ _______ ___________________ ________

VP Asistencia Económica Fecha Presidente de IBC Fecha

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ANEJO F

REFERENCIAS DE TRANSACCIONES

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Transacción Bill Code Referencia

Transcription Fee IBCTRANS TC

Testing Fee TEST EX RETO

Professional Exp PROFEX EX PROF

Student Type Identifier STUTYPE ID

IBC Books IBCBOOKS BOOKS

Kitchen Utensils KITCHEN KNIVES

Graduation Fee GRAD GRAD

Concepto Transacción Referencia

Transcripcion Miscellaneous Income TC

Examen de Reto Miscellaneous Income EX RETO

Convalidación por Experiencia profesional Miscellaneous Income EX PROF

Tarjeta de Identificacion Miscellaneous Income ID

Libros Miscellaneous Income BOOKS

Set de Cuchillos Miscellaneous Income KNIVES

Graduacion Miscellaneous Income GRAD

Concepto Transacción Referencia Referencia Agencia de Gobierno / Fondos adicionales

Pago TWS - Fase 1 Studen Payment(fondo de IBC Cash) TWS 1 CFSE Corporacion Fondo Seguro del Estado

Payment On Account TWS 1 AMER Americorps

Pago Comisión de Agencia TWS 1 ($20.00) Collection Agency Commission TWS 1 D FAM Departamento de la Familia

Pago NCO, CCC, ILCA - Fase 2 Collection Payment NCO, CCC, ILCA ALCALDE Ayuda de Municipio/Alcaldía

Pago Comisión de Agencia NCO, CCC, ILCA (30%) Collection Agency Commission NCO, CCC, ILCA DARJO Beca DARJO Fundation

INSEC Departamento de la Vivienda

Código Descripción CV Código Descripción CV

IBCSJBTY Beauty Show SJ & Ponce ITCERTF IT Certifications Test

PROF Camisa Profesor KITCHEN Kitchen Utensils

COLL Collection Agency Fee MATF Materials Fee

CERTOUT Course Cert (CPR, AED, Other) MISC Miscellaneous

EDUCON Educación Continua NSF NSF Check Fee

FOUND EduK Group Foundation PHOTOCO Photocopy Income

MOTION Eduk Motion PRTAX PR TAX

IBCBOOKS IBC Books TEST Testing Fee

IBCCAFET IBC Cafetería Sales UNIF Uniform

IBCCATER IBC Catering Sales VAFEE VA Reporting Fee

IBCPHONE IBC Public Phones Income VEND Vending Income (Coke, Coffe, other)

IBCTRANS IBC Transcript Fee ZONA Zona de Juegos

IBCRECOV IBC Tuition Recovery

Agencias de cobros Government Departments

Recibos misceláneos

REFERENCIAS DE TRANSACCIONES

Post Payment

Post Charge

ANEJOS



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ANEJO G

HOJA DE CUADRE

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FECHA

Caja Ítems Cantidad# 1 Cash N/A

ChequesTarjetas (ATH, VISA, AMEX, MC, etc.) N/A -$ Tarjetas procesadas por Campus Vue -$

Total de Caja # 1 -$ # 2 Cash N/A

ChequesTarjetas (ATH, VISA, AMEX, MC, etc.) N/A - Tarjetas procesadas por Campus Vue -$

Total de Caja # 2 -$ # 3 Cash N/A

ChequesTarjetas (ATH, VISA, AMEX, MC, etc.) - Tarjetas procesadas por Campus Vue -

Total de Caja # 3 -$ Total cheques depositados>>>>>>>>>

Total Depositado en Banco Popular► -$ Fecha del depósito

Total efectivo depositado - Total cheques depositados -

Total Tarjetas (ATH, VISA, AMEX, MC, etc.) -$ OtrosGran Total en Caja -$

TOTAL RECAUDADO SEGÚN RECIBOS (CAMPUS VUE) - Diferencia -$

4/29/2015

Firma - Recaudaciones

Firma - Director del Recinto

INSTITUTO DE BANCA Y COMERCIO

CUADRE DIARIO GENERAL

RECINTO DE ______________


Descripción

4/28/2015

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ANEJO H

GUÍA DE DATOS IMPORTANTES EN EVENTOS POR ROBO

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Guía de datos importantes en eventos por robo

Tipo De Sombrero: (Color, Tipo, Etc.) Pelo: Ojos: Cicatrices :(O Marcas ) Camisa : Corbata: Capa : Pantalones : Zapatos : Raza: Sexo: Edad: Peso: Dirección De Escape : Método De Escape : Vehículo De Pie Matrículas De Los Vehículos : Vehículo Marca: Vehículo Color: Número De Sospechosos : Tipo De Arma : Pistola De Mano Escopeta

Otras Observaciones:

CONTACTAR CON LA UNIVERSIDAD DE LA POLICÍA LO MÁS RÁPIDO POSIBLE DESPUES DE LA SALIDA DEL SOSPECHOSO (S) TENER DISPONIBLE LOS NÚMEROS TELEFÓNICOS PARA NOTIFICACIÓN DE EMERGENCIAS Y A LA POLICIA

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ANEJO I

AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIANTE

ANEJOS



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AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIANTE Para estudiantes que reciben ayudas federales estudiantiles de Titulo IV

Nombre del estudiante: Juan Del Pueblo 0422

Las siguientes declaraciones proveen métodos para mejorar la facilidad de utilizar ayudas federales estudiantiles para pagar suscostos educativos relacionados por asistir al Instituto de Banca y Comercio. Cada opción a continuación requiere la autorización escrita del estudiante o el padre prestatario, según corresponda, para ser efectiva. Al seleccionar la(s) casilla(s) correspondiente(s) a continuación y firmar este documento, usted certifica su autorización para utilizar las opciones indicadas.

A través de este documento, usted informa al Instituto de Banca y Comercio cómo le gustaría que la Institución administre un crédito de ayudas federales de Título IV en su cuenta estudiantil. Un balance crédito de Título IV se produce cuando la suma combinada de fondos acreditados de Título IV excede los costos institucionales permitidos del estudiante (es decir matrícula, cuotas y hospedaje, así como otros costos que el estudiante ha autorizado a la Institución aplicar de fondos de Título IV).

A menos que el estudiante o su padre (en caso de un préstamo PLUS para padres) autorice mantener un balance crédito de Titulo IV en su cuenta, la Institución pagará, mediante cheque, el balance resultante directamente a usted o sus padres no más tarde de 14 días calendario después de que haya ocurrido el crédito (o 14 días después del primer día de clases si el balance en crédito ocurrió antes del primer día de clases).

AUTORIZACIÓN PARA RETENER UN CRÉDITO DE AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES Iniciales _____________

Yo autorizo al Instituto de Banca y Comercio a:

( ) Mantener un crédito de ayudas federales estudiantiles en mi cuenta y desembolsarme (o al padre, según sea el caso), de acuerdo al proceso de la Institución sobre el desembolso de un crédito de ayudas federales estudiantiles.

AUTORIZACIÓN PARA UTILIZAR AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES PARA PAGAR CARGOS EDUCATIVOS RELACIONADOS PERMITIDOS QUE NO SEAN MATRÍCULA, CUOTAS Y HOSPEDAJE EN EL AÑO ACTUAL O PERÍODO DEL PRÉSTAMO

Yo autorizo al Instituto de Banca y Comercio:

( ) aplicar fondos federales estudiantiles a cargos educativos relacionados permitidos que no sean matricula, cuotas y hospedaje para el año de otorgación corriente o período del préstamo.

AUTORIZACIÓN PARA UTILIZAR AYUDAS FEDERALES ESTUDIANTILES DEL AÑO DE OTORGACIÓN CORRIENTEPARA BALANCES ADEUDADOS DEL AÑO DE OTORGACIÓN ANTERIOR

Yo autorizo al Instituto de Banca y Comercio a:

( ) Aplicar hasta un máximo de $200, de fondos federales estudiantiles del año de otorgación corriente para pagar gastos educativos relacionados permitidos que no sean matrícula, cuotas y hospedaje de un año de otorgación anterior.

Un estudiante, o padre, tiene el derecho de cancelar todas o parte de las declaraciones anteriores en cualquier momento. Si usted decide no autorizar a la Institución a mantener un crédito de ayudas federales estudiantiles, los fondos serán pagados al estudiante(o al padre, según sea el caso) no más tarde de 14 días, según indicado anteriormente. Si usted no elige ninguna de las autorizaciones anteriores, o no firma este documento, o si más tarde decide cancelar su autorización, usted es responsable de pagar todo balance adeudado a la Institución de acuerdo a las políticas institucionales y/o cualquier autorización realizada.

La(s) autorización(es) seleccionada(s) en este documento se mantendrá vigente para cada período de pago posterior a menos que retire la autorización. Sin embargo, en ningún caso, la Institución mantendrá un crédito de fondos federales estudiantiles más allá

(segunda página)

Número del estudiante:

ANEJOS



136

AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIANTE Para estudiantes que reciben ayudas federales estudiantiles de Titulo IV

de la terminación del período de un préstamo, ni un crédito de otros fondos más allá de la terminación del último período de pago en el año de otorgación que se concedieron los fondos.

Esta autorización, o cualquier parte de la misma, podrá ser retirada en cualquier momento mediante una solicitud por escrito a la siguiente dirección:

Instituto de Banca y Comercio Pedro Padilla Director Corporativo de Recaudaciones #56 Road 20 Guaynabo, PR 00966

Si decide retirar su autorización, la Institución le desembolsará todo balance crédito remanente a usted no más tarde de 14 días (su cancelación no es retroactiva). Si decide darse de baja de la Institución, todo balance crédito remanente será emitido no más tarde de 14 días, después del cálculo de Devolución de Fondos de Titulo IV.

Yo voluntariamente autorizo al Instituto de Banca y Comercio a mantener y manejar las ayudas federales estudiantiles según descrito, y reconozco que no devengaré ningún interés sobre un balance crédito.

_______________________ ____________ _______________________ ____________ Firma estudiante Fecha Firma padre Fecha

(Solo préstamos PLUS)

REV 1/11/2016

ANEJOS



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ANEJO J

FORMA JUSTIFICACIÓN DE CHEQUES DEVUELTOS

ANEJOS



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FECHA # CHEQUE NOMBRE DEL ESTUDIANTE JUSTIFICACION

JUSTIFICACION DE CHEQUES DEVUELTOS ESTUDIO Y TRABAJO (FWS)|REEMBOLSO

Tel: (787)982-3000 Fax: (787) 522-7425Guaynabo, P.R. 00966

#56 Carreteria 20

RECINTO:____________________________

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ANEJO K

AUTORIZACIÓN DE DÉBITO DIRECTO

ANEJOS



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Instituto de Banca y Comercio Autorización de Débito Directo

Fecha: _______________________________

Nombre del estudiante: ______________________________ Número del estudiante __________________

Recinto de: ______________________________ Fecha de comienzo: ________________________________

Teléfono:_________________________________ Celular: __________________________________________

[ ] Cuenta de banco Nombre de la Institución bancaria: __________________________________________

Número de cuenta de banco _______________________________________________

Número de ruta y tránsito __________________________________________________

[ ] Amex [ ] Visa [ ] Master Card [ ] Visa-Débito [ ] Master Card-Débito

Número de tarjeta: ______________________________ Fecha de expiración: __________________

Yo, ____________________________________________, autorizo al Instituto de Banca y Comercio a debitar de mí

cuenta de banco* ó hacer un cargo a mí tarjeta de crédito por la cantidad de $ _____________, comenzando el

______________________ hasta ______________________. El débito o cargo se realizará el día 15 de cada mes.

Nombre Estudiante o Encargado: ______________________ Firma Estudiante o Encargado: ___________________

Fecha: _____________________________ # de Licencia: ________________________________

Nota: Para fines de verificación es necesario que el estudiante o encargado muestre una identificación (tarjeta electoral, licencia de conducir, etc.). En el caso de la autorización del cargo a mi tarjeta de crédito, es requerido mostrar la tarjeta. * Toda transacción devuelta por fondos insuficientes conlleva el cargo determinado por su Institución bancaria.

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141

ANEJO L

FORMA FACTURA COMERCIAL ARV

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ANEJO M

TABLA PARA EL DESGLOSE DE AUTORIZACIONES DE ARV

ANEJOS



144

Fecha:

Recinto:

Factura: EDUKMODELO

Nombre de Estudiante Número de Autorización Nombre de Consejero Cantidad Facturada Pago por concepto de123456789

10111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546

Total $0.00

Administración de Rehabilitación Vocacional

ANEJOS



145

ANEJO N

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

ANEJOS



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POLÍTICA NÚM.: EDUK-02-10

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

(Solamente para documentos relacionados con la administración de fondos de Asistencia Económica Federal Título IV) Fecha de Efectividad: 1ro de julio de 2010

Alcance: Esta Política sirve de guía para la retención y disposición de documentos y expedientes oficiales institucionales relacionados con la administración de fondos de Asistencia Económica Federal de Título IV. Aplica a todos los departamentos y oficinas que creen, reciban y mantengan dichos documentos o expedientes durante el transcurso del trabajo de la institución. Esta política no aplica a la retención de los expedientes académicos de los estudiantes. Propósito de esta Política: El propósito de esta Política es asegurar el cumplimiento con los requisitos federales y legales de retención de documentos y expedientes. También, busca disponer de documentos o expedientes que ya no se necesiten para satisfacer los requisitos legales o regulatorios de acuerdo al plan de disposición de documentos que forma parte de esta Política. Procedimiento:

El siguiente plan adjunto de retención y disposición de documentos y expedientes, se seguirá de acuerdo a las especificaciones de cada documento o expediente en particular. Al finalizar el periodo apropiado de retención, los documentos o expedientes serán destruidos según el plan para la retención y disposición de documentos. No habrá necesidad para un archivo muerto. Los documentos o expedientes se triturarán.

Si hubiese algún litigio pendiente, avisado o anticipado, los expedientes o documentos relacionados con tal litigio no deberán destruirse. De igual forma, documentos que estén siendo auditados no podrán destruirse. La única persona autorizada a decidir en qué momento pueden destruirse estos documentos será el Presidente o la Presidenta de la Institución. Definiciones: Expedientes y/o Documentos Activos

Expedientes necesarios para apoyar las actividades o trabajo actual de un departamento u oficina.

Expedientes y/o Documentos Inactivos

ANEJOS



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Expedientes y/o documentos para el cual el periodo activo ha terminado y los cuales se están reteniendo para el tiempo restante del periodo de retención.

“Award Year” Se refiere al año de otorgación de fondos el cual comienza el 1ro de julio de un año y finaliza el 30 de junio del próximo año. Periodo de Retención El tiempo mínimo requerido en el cual un departamento u oficina será responsable por el mantenimiento o retención de los documentos y/o expedientes.

Plan para la Retención y Disposición de Documentos y Expedientes

Descripción del Documento o Expediente Periodo de Retención y Disposición

Expedientes y/o

Documentos de Programas de Asistencia Económica

Federal (SFA)

Auditorías, revisiones de programas (program reviews) e informes de investigaciones.

Mantener en archivo

Documentos de elegibilidad (Program Eligibility Records)

(Program Participation Agreement(s), ECAR(s), Letter(s) of Approval, State and

Accrediting approvals, Manuales de Políticas y Procedimientos

Mantener en archivo

Otros documentos relacionados con responsabilidad financiera y estándares de

capacidad administrativa

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year”.

SFA Documentos

Fiscales

Documentación de Transacciones de Programas de Asistencia Económica Federal

(SFA)


Estados de banco de cuentas que tienen fondos federales de asistencia económica

SFA


Documentación de cuentas de estudiantes Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year”.

Registros (Ledgers) que identifican transacciones de fondos federales de

asistencia económica


ANEJOS



148


Documentos de nóminas del programa de estudio y trabajo federal


Documentos que apoyen información suplida en informes requeridos, tales como:

- informes de cuadres de programas de asistencia económica

- informes de auditorías y contestaciones de la institución a estos informes

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual se sometió el informe. Lo que ocurra más tarde entre (1) la resolución de la reclamación o gasto o préstamo cuestionado o (2) el final del periodo de retención que aplique a dicho documento o expediente.

Expedientes de estudiantes que reciben fondos de Título IV

El informe de Student Aid Report (SAR) o Institutional Student Information Record

(ISIR)

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual el estudiante asistió por última vez

Información de la solicitud sometida al Departamento de Educación o a un banco por

la institución a nombre del estudiante


Documentación de la elegibilidad del estudiante


Documentación usada para verificar la información del solicitante


Documentación relacionada con el recibo de ayuda, tales como: cantidad de beca,

préstamo, asignación de estudio y trabajo federal; y cómputos usados para determinar


ANEJOS



149


las cantidades de ayuda económica

Fecha y cantidad de desembolsos Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual el estudiante asistió por última vez

Requisitos para ayudas

económicas específicas

Campus-based aid (SEOG, and Federal Work Study)

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual se otorgó y desembolsó la ayuda

Pell Grant, ACG and National SMART Grant Programs

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual se otorgó y desembolsó la ayuda

Fiscal Operations Report (FISAP) y cualquier documentación necesaria para evidenciar la

información contenida en el FISAP

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual se sometió el informe

Préstamos Estudiantiles (FFEL) y Préstamos Estudiantiles Directos (Direct Loans):

Expediente y documentación del estudiante prestatario

Retener por tres (3) años luego de que finalice el “award year” en el cual se sometió el informe

Todos los demás documentos y expedientes


Nota: Se puede disponer inmediatamente de los documentos y expedientes de los “award years” 2005-2006 y de años anteriores. A partir del 1ro de julio de 2011 se podrá disponer de los documentos y expedientes del “award year” 2006-2007 y así sucesivamente cada año al 1ro de julio se dispondrá de los documentos y expedientes del próximo año (“award year”).

ANEJOS



150

ANEJO O

POLÍTICA ESTUDIANTIL PARA LA RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE REVÁLIDAS A LAS JUNTAS EXAMINADORAS Y REEMBOLSO DE PAGO|

POLÍTICA ESTUDIANTIL PARA ASISTIR AL GRADUADO EN LA BÚSQUEDA Y OBTENCIÓN DE EMPLEO

ANEJOS



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Título: Política Estudiantil para la Radicación de Solicitudes de Reválidas a las Juntas Examinadoras y Reembolso del Pago. Instituto de Banca y Comercio (IBC) reconoce la necesidad de que todos los estudiantes graduados obtengan sus licencias profesionales. Las Juntas Examinadoras exigen un pago de cuotas conducentes al examen correspondiente, así como un pago para solicitar licencias provisionales. La Política Institucional para el reembolso del pago de reválidas de los estudiantes graduados fue establecida con el propósito de facilitar al estudiante la posibilidad de obtener su licencia haciendo la gestión desde nuestros recintos, hacer al estudiante más competitivo en el mercado laboral, mejorar nuestra ejecución en el área de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones. Revisamos la Política para el Pago de Reválidas y establecimos lo siguiente: IBC reembolsará el pago de reválida a aquellos estudiantes que muestren evidencia en original de la solicitud y el pago de la misma, así como los resultados obtenidos en el examen de reválida. Se beneficiarán aquellos estudiantes egresados que:

I. Cumplan con TODOS los requisitos de graduación. II. IBC se hace responsable de reembolsar solamente el pago de la parte

teórica de la reválida (hasta un tope de doscientos cincuenta dólares ($250.00) en aquellos casos en que el costo por el examen de reválida sea por esa cantidad.

III. Para que el estudiante pueda someter su solicitud de examen de reválida y licencia provisional a la junta correspondiente la Institución ha decidido entregar a la Junta Examinadora su transcripción de créditos oficial siempre que el graduado haya cumplido con sus obligaciones financieras con la Institución:

Deberá haber realizado un pago a recaudaciones en los últimos

60 días. Deberá haber pagado un 25% del total de la deuda determinada

en el Acuerdo del Plan de Pago. No se entregará transcripción alguna al graduado. El personal

de la Oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones será responsable de someter la transcripción de créditos oficial a la Junta Examinadora que corresponda.

Una vez el egresado haya tomado su examen de reválida y recibido el resultado del mismo, será responsabilidad del graduado presentar los documentos requeridos por el Oficial de Desarrollo

ANEJOS



152

I. Ocupacional/Colocaciones para solicitar el reembolso correspondiente al pago de la parte teórica del examen de reválida.

II. Las solicitudes para el reembolso de pago de reválida se someterán al personal de la Oficina de Colocaciones de cada recinto con las evidencias correspondientes.

Al momento de solicitar el reembolso, el estudiante no podrá

tener deuda alguna con la Institución.

III. El Director de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones será la persona responsable de someter a las Oficinas corporativas de IBC las solicitudes para el reembolso de cada estudiante.

IV. Una vez radicada la solicitud de reembolso, el personal del Departamento de Contabilidad en las Oficinas Corporativas, emitirá el pago correspondiente en o antes de 60 días laborables a partir de la fecha de recibo de la solicitud en dichas oficinas.

V. El personal del Departamento de Contabilidad no entregará cheque alguno a estudiantes o egresados. No se aceptarán llamadas de seguimiento de los estudiantes o egresados.

VI. Los cheques de reembolso se entregarán al Director de Colocaciones de cada Recinto y será éste quien entregue los referidos cheques a los egresados.

Las solicitudes (“request”) para el reembolso de pago de revalidas se harán a través de la Directora de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones y con las evidencias de pago presentadas por el egresado. No se emitirá reembolso alguno, sin la aprobación de la Directora de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones. La evidencia original se mantendrá en el expediente del egresado, así como copia del pago correspondiente al reembolso. Esta política entra en vigor de inmediato y deja sin efecto cualquier otra política de reembolso establecida. Favor de discutir este documento con el personal correspondiente. 5 de diciembre de 2012 GN/mf

ANEJOS



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DEPARTAMENTO DE DESARROLLO OCUPACIONAL/COLOCACIONES Política para el Reembolso de pago de Reválida

Términos y Condiciones En el Instituto de Banca y Comercio nos interesa que los estudiantes puedan alcanzar el máximo nivel en su profesión. Por esta razón a los estudiantes graduados de los cursos que conlleven tomar un examen de reválida y Licencias Provisionales el IBC les reembolsará el pago de las mismas. Los estudiantes deberán:

1. Cumplir con todos los requisitos de graduación (promedio académico, completar horas de prácticas, no tener deuda con la institución).

2. Completar su expediente de colocaciones y entregar su Resumé Profesional

3. Presentar la evidencia del pago para la solicitud de reválida o licencia provisional, en original, en la Oficina de Colocaciones.

4. presentar los resultados del examen de reválida para propósitos estadísticos de la Oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones (no importará si aprobó o desaprobó).

El Instituto de Banca y Comercio solamente reembolsará la parte teórica de la reválida. No se entregará reembolso alguno si el estudiante no presenta los resultados obtenidos en el examen de reválida.

Estoy de acuerdo con los Términos y Condiciones del Instituto de Banca y Comercio de P.R. y me comprometo a cumplir con los mismos.

Nombre del Graduado______________________ Firma______________________ Fecha ______________________ Rev. Diciembre 2012

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Título: Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo Instituto de Banca y Comercio (IBC) reconoce la necesidad de que todos los estudiantes graduados obtengan Empleo en el área ocupacional que estudiaron con la institución. Los patronos requieren la transcripción de créditos oficial que valide la preparación académica de los candidatos a empleo. Efectivo en 2012 IBC ha decidido presentar la transcripción de créditos al patrono cuando éste haya reclutado y contratado a un graduado de la institución. La Política Institucional para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo fue establecida con el propósito de facilitar al estudiante graduado la posibilidad de obtener empleo en su área ocupacional, haciendo la gestión desde nuestros recintos de entregar al patrono la transcripción de créditos oficial del graduado. Esta gestión hace al estudiante más competitivo en el mercado laboral y mejora nuestra ejecución en el área de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones. Para que el estudiante graduado pueda acogerse a este beneficio deberá cumplir con los siguientes requisitos institucionales:

Haber completado su expediente de graduado en la Oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones.

Entregar su resume para el referido a entrevistas de empleo. Asistir a las entrevistas que se le refiera. Mantener comunicación mediante llamada telefónica con el

personal de la Oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones. Presentar evidencia verificable del patrono que le seleccionó para

empleo. Deberá haber realizado un pago a recaudaciones en los

últimos 60 días. Deberá haber pagado un 25% del total de la deuda

determinada en el Acuerdo del Plan de Pago.

El personal de la oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones realizará una llamada de verificación de empleo y emitirá un documento oficial solicitando la transcripción de créditos oficial del graduado a la oficina de registraduría. El personal de la oficina de registraduría entregará la transcripción de créditos al oficial de Desarrollo Ocupacional.

No se entregará transcripción alguna al graduado. El personal de la Oficina de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones será responsable de someter la transcripción de créditos al patrono que le reclute.

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Si el estudiante solicita una segunda transcripción oficial, deberá haber pagado en su totalidad la deuda determinada en el Acuerdo de Plan de Pago.

Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo

Estoy de acuerdo con los Términos y Condiciones del Instituto de Banca y Comercio de P.R. y me comprometo a cumplir con los mismos. He sido orientado por el personal de Desarrollo Ocupacional/Colocaciones y de Recaudaciones y reconozco que mi balance pendiente de pago es de $_______.

Nombre del Graduado______________________ Firma______________________ Fecha ______________________ Efectiva Diciembre 2012 y aplicará a los graduados de agosto 2012 en adelante.

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Política estudiantil para asistir al graduado en la búsqueda y obtención de empleo Solicitud de Transcripción Oficial El egresado ____________________________________ Número de estudiante__________ Presentó evidencia de empleo. El estudiante fue reclutado por _______________________ _____________________________________________________________________________ Esta parte será completada por el personal de Recaudaciones, por favor marque según aplique.

• _____El estudiante cumplió con la política 25/60- realizó un pago a su cuenta en los últimos 60 días y efectuó un pago equivalente al 25% del total de la deuda determinada en el Acuerdo de Plan de Pago.

• _____El estudiante no cumplió con la política 25/60- no realizó un pago a su cuenta en los últimos 60 días y efectuó un pago equivalente al 25% del total de la deuda determinada en el Acuerdo de Plan de Pago. Adicional, no se logró llegar a un acuerdo con el estudiante.

• _____El estudiante no cumple con la política 25/60 pero se logró un acuerdo con el estudiante.

El personal de la oficina de Recaudaciones verificara la información provista por el estudiante / graduado y si el mismo cumplió con los requisitos establecidos en esta política o logro un acuerdo de pago, se solicitara la transcripción de créditos oficial para entregar la misma al patrono. _________________________ ____________________ Oficial Desarrollo Ocupacional Oficial Recaudaciones _________________________ Fecha

La Oficina de Recaudaciones entregara el documento original a la Oficina de Registraduría, que expedirá la transcripción y archivará el mismo en el expediente del estudiante. Copia de este documento será entregado a la Oficina de Desarrollo Ocupacional y el mismo será archivado en el expediente del graduado.

Rev. Marzo 2014

ANEJOS



157

ANEJO P

ACUERDO DE PLAN DE PAGO - ESTUDIANTE PROGRAMA GRADO ASOCIADO

ANEJOS



158


Programa: Grado Asociado

Nombre: Número:Teléfono: Oficial:Fecha de Comienzo: Curso:

Créditos:

Costo por:Crédito, Registro y Biblioteca Ayudas Económicas Estimadas: 625.00$ Costo por laboratorios: Balance Estimado: 524.00$ Convalidación:Pronto Pago: Balances de términos previos: Costo Estimado:

1. En acuerdo con el Instituto de Banca y Comercio, Inc., el estudiante se compromete a pagarla cantidad del costo de sus estudios que no sea cubierta por la Beca PELL o por cualquier otra ayuda economica disponible.

2. Para utilizar fondos de Titulo IV, el estudiante debe completar y someter todos los documentosque sean requisitos de las oficinas de Asistencia Económica y Admisiones.

3. El balance solicitado como Plan de Pago es estimado. El mismo esta sujeto a cambios si las ayudaseconómicas no son aprobadas o si se le adjudican ayudas adicionales.

4. De declarar una Baja, el balance puede aumentar para devolver la porción de Asistencia Económicano utilizada en acuerdo con la política de devolución federal. (Esa política es explicada por un Oficial de la Institución). El estudiante tendrá la obligación de saldar el balance pendiente.

5. El balance estimado de 524.00$ se establece sujeto a los cambios mencionados con la condición de saldar el pago de $25.00 (si aplica) por Solicitud de Admission y pagar un Pronto Pago de

-$ .6. El balance esta sujeto a pagos recurrentes de: 32.75$

0 65.50$ 131.00$

Los pagos comienzan el 15 de: septiembre-157. El estudiante no recibirá documentos oficiales, diploma o transcripción de créditos hasta que sus compromisos

económicos sean saldados. 8. La Institución se reserva el derecho de suspender de su programa de estudios al estudiante

si no cumple con su compromiso de pago.9. De no cumplir con este plan de pago, la Institución enviará el balance adeudado a una Agencia de

Cobros externa y los gastos relacionados serán cubiertos en su totalidad por el estudiante.

Certifico haber leído, comprendido y estar de acuerdo con las cláusulas establecidas en este documentodel cual recibí una copia oficial. _________ (Iniciales)

REV 8/24/2015Firma del Oficial

Firma del Estudiante

SemanalQuincenal Mensual

Fecha

Fecha

Cláusulas y Condiciones

31 de agosto de 2015

Firma del Padre o Encargado Fecha

IBC AAD Nursing

1,124.00$

1,149.00$

6

25.00$

Acuerdo de Plan de Pago

manual de políticas y procedimientos · fecha de revisión: 1 de noviembre de 2016. ... el...

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