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MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA COORDINACIÓN GENERALDE COMERCIO INTERNACIONAL

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Fecha de liberación: 16.02.10

Área responsable: Coordinación General de Comercio Internacional.

Fecha de revisión: 30.10.13

Código de documento: FCE-CCI.01

Revisión: 01

Páginas : 2

Tipo de documento: Manual de Organización Políticas y Procedimiento

Nivel: N.A

Índice

Índice

I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 10

II. OBJETIVOS............................................................................................................................................. 11

De la Coordinación General de Comercio Internacional ...................................................................... 11

Del Manual............................................................................................................................................ 12

III. BASE LEGAL.......................................................................................................................................... 13

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN.......................................................................................................... 14

V. FUNCIONES............................................................................................................................................ 15

Coordinación General de Comercio Internacional ............................................................................... 15

Subgerencia de Vinculación Internacional ........................................................................................... 17

Departamento de Ventas Internacionales ............................................................................................ 19

Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales............................................................................... 21

VI. POLÍTICAS............................................................................................................................................. 23

Generales ............................................................................................................................................. 23

VII. PROCEDIMIENTOS.............................................................................................................................. 24

PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIONES A FILIALES............................................................................... 1

1 Objetivo........................................................................................................................................... 2

2 Alcance ........................................................................................................................................... 2

3 Políticas .......................................................................................................................................... 2

4 Definiciones ....................................................................................................................................4

5 Desarrollo .......................................................................................................................................5





Revisión: 01

Páginas : 3


Nivel: N.A

Índice

6 Referencias o documentos relacionados ..................................................................................... 12

7 Anexos y registros usados ........................................................................................................... 12

8 Lista de distribución...................................................................................................................... 12

9 Control de cambios....................................................................................................................... 13

PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE OBRAS EN CISO Y CONSOLIDACIÓN DE APUESTAS DE FILIALES........................................................................................................................................................ 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4

6 Referencias o documentos relacionados ....................................................................................... 7

7 Anexos y registros usados ............................................................................................................. 7

8 Lista de distribución........................................................................................................................ 7

9 Control de cambios......................................................................................................................... 7

PROCEDIMIENTO DE I NFORMACIÓN DE PU BLICACIONES DEL FONDO EDIT ORIAL PROPIO, CAPTURA DE PEDIDOS Y FACTURACIÓN ................................................................................................ 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4




Fecha de revisión: 30.10.13.


Revisión: 01

Páginas : 4


Nivel: N.A

Índice




PROCEDIMIENTO PARA LA L OGÍSTICA DE EXPORTACIÓN DE LIBROS DEL FONDO EDITO RIAL PROPIO ......................................................................................................................................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE OTRO S FONDOS EDITORIALES ............................................................................................................................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 2

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 3







Revisión: 01

Páginas : 5


Nivel: N.A

Índice



PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA D E EXPORTACIÓN DE L IBROS DE OTROS FONDOS EDITORIALES ............................................................................................................................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN DE LIBROS PUBLICADOS POR LAS FILIALES........................................................................................................................................................ 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4








Revisión: 01

Páginas : 6


Nivel: N.A

Índice


PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN PARA MAQUILAS DE L AS ÁREAS EDITORIALES ............................................................................................................................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN PARA LAS LIBRERÍAS DEL FCE.............. 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4









Revisión: 01

Páginas : 7


Nivel: N.A

Índice

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE FERIAS Y EXHIBICIONES ......................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA EDITORIAL DE LAS FILIALES ............. 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDIMIENTO PARA LA T OMA DE ACU ERDOS DE COEDICIÓN DE REIMPRESIONES ENTRE FILIALES Y CASA MATRIZ ........................................................................................................................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2





Revisión: 01

Páginas : 8


Nivel: N.A

Índice

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 5

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 6





PROCEDIMIENTO PARA LA PROMOCIÓN DE AUTORES MEXICANOS EN LOS PAÍSES DE LAS FILIALES........................................................................................................................................................ 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4





PROCEDIMIENTO PARA LA TRADUCCIÓN DE MATERIALES PARA PROMOCIÓN............................... 1

1. Objetivo........................................................................................................................................... 2

2. Alcance ........................................................................................................................................... 2

3. Políticas .......................................................................................................................................... 2





Revisión: 01

Páginas : 9


Nivel: N.A

Índice

4. Definiciones .................................................................................................................................... 3

5. Desarrollo ....................................................................................................................................... 4









Revisión: 01

Páginas : 10


Nivel: N.A

Introducción

I. INTRODUCCIÓN

La promoción, distribución y venta de los productos del Fondo de Cultura Económica son aspectos fundamentales, tanto por su carácter determinante al ser la fuente de ingresos, como por constituir la cúspide del proceso editorial, mediante el cual se materializa la difusión de la cultura y la presencia de la editorial dentro de la sociedad.

Durante los primeros años de existencia del Fondo de Cultura Económica, se hizo indispensable dar especial atención a la distribución y venta de libros, ya que no obstante las aportaciones regulares de instituciones bancarias, dependencias y organizaciones oficiales, éstas no alcanzaron ni la tercera parte de los gastos de operación.

Para 2003, la Subgerencia de Ventas Internacionales y el Departamento de Ventas Internacionales se encargaban entre otras cosas de atender y mantener relación recíproca con las filiales, de comercializar los productos del FCE a nivel internacional y coadyuvar como instancia de enlace en la operación de los proyectos y programas entre Casa Matriz, las filiales y clientes del exterior.

Con la finalidad de ir ajustando la estructura del FCE a un esquema más funcional, la Dirección General a planteado un reordenamiento organizacional paulatino de sus unidades, procurando conservar un equilibrio en tramos de control y cadena de mando. Motivo por el cual se cr eó la Coordinación General de Comercio Internacional para fortalecer la pr esencia del Fondo de Cu ltura Económica fuera del territorio nacional.

El Fondo de Cultura Económica además de promover la cultura en nuestro país, ha establecido en el extranjero 9 filiales con el fin de di fundir y consolidar su presencia en los m ercados de Iberoamérica, Europa y América del Norte.

A través de la Coordinación General de Asuntos Internacionales, el Fondo de Cultura Económica mantiene relación con las filiales y clie ntes del exterior, de modo que esta Coordinación General es la responsable de fungir como instancia de enlace en la o peración de los proyectos y programas entre Casa Matriz y las filiales y clientes del exterior, así como de programar y difundir acciones para crear y fortalecer la imagen del Fondo de Cultura Económica en el extranjero.



Fecha de revisión: 30.10.13.


Revisión: 01

Páginas : 11


Nivel: N.A

Objetivos

II. OBJETIVOS

De la Coordinación General de Comercio Internacional

Coordinar los flujos de información y gestión entre la casa matriz y las filiales del FCE.

Evaluar periódicamente la operación de las filiales del FCE, c on el apoy o de las áreas especializadas de la casa matriz en los aspectos administrativo, financiero, editorial y comercial, con la finalidad de precisar los aspectos que requieran ajuste o fortalecimiento para obtener mejores resultados.

Impulsar la distribución del fondo editorial propio en las filiales y apoyar las estrategias comerciales para ampliar sus canales de distribución.

Apoyar la distribución de otros fondos editoriales mexicanos a través de las filiales.

Realizar las gestiones relacionadas con la exportación de las obras del catálogo propio y con la importación de las obras solicitadas por las diferentes áreas de la casa matriz.

Brindar asesoría para las operaciones de comercio exterior de otros fondos editoriales y apoyar la consolidación de sus pedidos.

Apoyar la difusión de las publicaciones del FCE e n el ámbito internacional en ferias del libro, exposiciones y conferencias, entre otros eventos organizados por las filiales.

Organizar la participación del FCE en fe rias del libro internacionales en países en donde no esta representado por las filiales.

Coordinar las acciones que permitan integrar la imagen institucional del FCE en las filiales.

Apoyar la promoción en el extranjero de autores mexicanos del catálogo del FCE.

Dar seguimiento a los programas editoriales de las filiales y coordinar las gestiones relacionadas con la coedición de obras entre la casa matriz y las filiales.

Actuar como enlace entre el FCE y las áreas internacionales de dependencias gubernamentales y académicas en México y el extranjero.





Revisión: 01

Páginas : 12


Nivel: N.A

Objetivos

Del Manual

- Proporcionar información sobre la integración y operación de la Co ordinación General de Comercio Internacional del Fondo de Cultura Económica, así como la ubicación de las áreas que la componen y sus relaciones de dependencia y coordinación con las diferentes áreas de la Institución.

- Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Coordinación.

- Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los mismos.

- Constituir una base administrativa que apoye la agilización y simplificación de los procesos.

- Servir como material de consulta en la inducción y capacitación del personal.



Fecha de versión: 30.10.13


Versión: 01

Páginas : 13


Nivel: N.A

Base Legal

III. BASE LEGAL

Para consultar la Base legal es necesario consultar la Normateca Interna ubicada en la Intranet del FCE.

http://intranet.fce.com.mx/Normateca/?s=Disposiciones

Disposiciones de carácter general, fracción XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica:

http://portaltransparencia.gob.mx/pot/marcoNormativo/begin.do?method=begin&_idDependencia=11249





Revisión: 01

Páginas : 14


Nivel: N.A

Diagrama de Organización

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN




Código de documento: FCE.CCI.01

Versión: 01

Páginas : 15

Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

Nivel: N.A

Funciones

V. FUNCIONES

Coordinación General de Comercio Internacional

Misión

Promover la presencia del FCE en el mercado internacional, contribuyendo a la promoción de libros y autores mexicanos del catálogo del FCE en el extranjero.

Objetivo

Aumentar la presencia del catálogo del Fondo de Cultura Económica a nivel internacional.

Funciones

1. Coordinar la operación de los proyectos y programas de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero para incrementar las ventas a nivel internacional.

2. Establecer las relaciones internacionales con procesos de producción, editoriales y de comercialización, para incrementar el volumen de exportación y mejorar los resultados operativos de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero.

3. Coordinar la participación del Fondo de Cultura Económica, en ferias internacionales, para incrementar la venta de ejemplares al público lector de habla hispana en los diferentes países, así como representarlo para promover acuerdos de distribución y compra y venta de derechos de autor

4. Planear, diseñar e instrumentar indicadores para facilitar la coordinación interna y externa de las necesidades de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero y clientes internacionales.

5. Coordinar la promoción de las publicaciones Inter-compañías para lograr una mayor presencia en el mercado internacional de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero y del catálogo del Fondo de Cultura Económica.

6. Establecer los programas y objetivos de operación con los responsables de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero.

7. Coordinar la integración y formulación del presupuesto anual de las filiales del Fondo de Cultura

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Versión: 01

Páginas : 16


Nivel: N.A

Funciones

Económica en el extranjero con base en las políticas, lineamientos y criterios establecidos por la Gerencia General.

8. Asegurar la aplicación de los recursos, compromisos presupuestales y financieros de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero de acuerdo con las políticas, lineamientos y criterios establecidos por la Gerencia General.

9. Coordinar los compromisos legales que adquieran las filiales del Fondo de cultura Económica.

10. Coordinar las operaciones relacionadas con la importación y exportación de libros y otros materiales editoriales para que se realicen conforme a la normatividad aduanal y leyes aplicables.

11. Asegurar que todas las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero conozcan acuerdos, políticas y directrices que regulen su operación.

12. Determinar y establecer acciones de mejora para crear y fortalecer la imagen del Fondo de Cultura Económica a nivel internacional.

13. Determinar nuevos canales de distribución internacional, de acuerdo con los mecanismos de difusión y promoción establecidos por el Fondo de Cultura Económica.

14. Evaluar áreas de oportunidad de puntos de venta a nivel internacional por ejemplo, la exportación de otros fondos editoriales Mexicanos en los países donde el Fondo de Cultura Económica tiene representación en el extranjero, con el objeto de ampliar el margen de operación de las filiales y también para contribuir a la promoción de los libros Mexicanos en otros países.

15. Asegurar que la distribución se realice en fechas preestablecidas, las listas de precio, catálogos, boletines y gacetas a las filiales y clientes del Fondo de Cultura Económica.

16. Coordinar trámites aduanales necesarios para atender los pedidos de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero, así mismo coordinar las compras de casa matriz con el extranjero.

17. Dirigir la facturación de los pedidos y envíos a filiales y clientes en el extranjero con el objeto de mejorar los volúmenes de venta en la casa matriz del Fondo de Cultura Económica en México.

18. Planear y coordinar que los agentes de carga y transporte proporcionen itinerarios y costos de envío por los diferentes tipos de embarque y notificar a filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero y clientes cual será el medio de envío.

19. Asegurar que la documentación para la exportación este completa, de conformidad con la normatividad vigente.





Versión: 01

Páginas : 17


Nivel: N.A

Funciones

20. Coordinar los trámites de certificados de origen ante la Secretaría de Economía para los países que requieran este documento.

Subgerencia de Vinculación Internacional

Misión

Coordinar los aspectos editoriales y operativos de las filiales del extranjero con la oficina matriz del Fondo de Cultura Económica y contribuir a promover obras de la Cultura Nacional, Iberoamericana y Universal para los lectores de habla hispana, a nivel mundial.

Objetivo

Planear y establecer la coordinación operativa y editorial entre el Fondo de Cultura Económica y las filiales, editoriales, representaciones y clientes del extranjero para satisfacer sus necesidades de productos y servicios.

Funciones

1. Diseñar los programas operativos de trabajo a desarrollar con las filiales, apegadas a las normas y procedimientos del Fondo de Cultura Económica, previendo sus necesidades para proponerlas a la Coordinación General y desarrollarlas en conjunto con las áreas operativas.

2. Establecer en las filiales las políticas y procedimientos de acuerdo con la normatividad del Fondo de Cultura Económica que afecten directamente su operación para estandarizar y controlar la misma.

3. Diseñar y mantener actualizados los controles necesarios para facilitar en los enlaces operativos tanto internos como externos que aseguren la atención inmediata de los requerimientos de las representaciones, filiales y clientes del extranjero.

4. Verificar estadísticamente que los programas y objetivos de la operación de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero se lleven a cabo conforme a lo establecido por la Coordinación General de Comercio Internacional, proponiendo en caso de variaciones, las medidas correctivas necesarias.

5. Coordinar las operaciones de las áreas internas involucradas en el proceso editorial, para que se atiendan los requerimientos de productos y servicio por parte de oficinas, filiales, representaciones y clientes del extranjero en tiempo y forma.

6. Controlar la atención a las filiales, representaciones y clientes del exterior en el abastecimiento oportuno de los productos y servicios por parte de todas las áreas del FCE, a fin de garantizar la presencia del Fondo de Cultura Económica a nivel internacional.





Versión: 01

Páginas : 18


Nivel: N.A

Funciones

7. Coordinar la recepción y envío de información de las filiales, requerida por las áreas sustantivas relacionadas con la actividad editorial, para actualizar los catálogos del Fondo de Cultura Económica y estar en la posibilidad de adquirir y promover las obras en México y otros países.

8. Estudiar las condiciones de comercialización de las editoriales o distribuidoras de otros fondos editoriales en el extranjero con el objeto de mejorarlas y aplicarlas en el FCE, proponiendo las mejores estrategias comerciales.

9. Coordinar con los representantes de las filiales en extranjero la selección de acervos del Fondo Editorial propio y otros fondos editoriales para reponer sus faltantes e incorporar novedades de libros, discos y cassetes, cuidando la parte legal de derechos de autor en cada país que prevalecen.

10. Analizar y coordinar, conjuntamente con las áreas normativas, las funciones de; editorial, producción y comercialización, así como todos los aspectos operativos y de servicio que requieran atención permanente, especialmente los casos urgentes de las filiales en el extranjero para apoyarlos en el logro de sus objetivos.

11. Establecer un seguimiento a programa anual de ferias y exposiciones en el extranjero, para apoyar a las filiales en el crecimiento de participación del Fondo de Cultura Económica, cuidando siempre mantener el punto de equilibrio financiero.

12. Elaborar proyectos tendientes a fortalecer y divulgar la imagen del Fondo de Cultura Económica para proponérselo a la Coordinación General de Comercio Internacional.

13. Establecer los mecanismos de operación para asegurar el envío y recepción de obras y materiales de difusión de promociones que determine el Fondo de Cultura Económica hacia filiales, representaciones y clientes del exterior, contratando los medios de traslado de bienes que mas convengan al FCE.

14. Verificar que las regalías de las obras vendidas en el extranjero de autores nacionales se paguen oportunamente para cumplir con los contratos celebrados en materia de derechos de autor.





Versión: 01

Páginas : 19


Nivel: N.A

Funciones

Departamento de Ventas Internacionales

Misión

Coordinar los aspectos logísticos de exportación e importación de las filiales en el extranjero, clientes y proveedores externos con la oficina de casa matriz (FCE) y viceversa para contribuir al mejoramiento de los procesos mediante la aplicación de las políticas, procedimientos y metas establecidas.

Objetivo

Brindar el servicio de logística de importación y exportación a fin de que los productos lleguen en tiempo y forma para cumplir con las necesidades de los clientes del FCE en el extranjero.

Coordinar la participación de las Ferias Internacionales en las cuales desee participar el FCE

Promover y dar a conocer la producción editorial de casa matriz en el extranjero, con el objeto de comercializar a través de las filiales.

Funciones

1. Abrir nuevos canales de distribución de acuerdo con los mecanismos de difusión y promoción establecidos por el Fondo de Cultura Económica a través de las cotizaciones a los clientes para tener mayor presencia en los diferentes mercados internacionales.

2. Intensificar la búsqueda de puntos de venta en zonas desatendidas a través de la atención de las solicitudes de correos electrónicos recibidas para tener una cobertura internacional más amplia de servicio.

3. Ampliar la cobertura mediante la distribución y comercialización del fondo editorial en librerías, universidades, bibliotecas, instituciones y ferias para tener una exhibición de las novedades y reimpresiones del catálogo del FCE internacionalmente.

4. Enviar, en las fechas preestablecidas, listas de precios, catálogos, boletines y gacetas a las filiales a través de correo electrónico o mensajería para que sea oportuna en el área comercial de las filiales





Versión: 01

Páginas : 20


Nivel: N.A

Funciones

5. Coordinar la participación en las ferias internacionales que se realizan en países donde no se tienen filiales en forma independiente o a través de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana (CANIEM), para promover el catálogo del FCE.

6. Elaborar y dar seguimiento al programa anual de ferias y exposiciones de filiales en el extranjero.

7. Consolidar las apuestas de CISO de las filiales consolidando la información que envían las mismas para que sirvan en la fijación de los tirajes de las obras.

8. Enviar el programa anual de reimpresiones de Casa Matriz a las filiales para recabar sus apuestas a través del correo electrónico a fin de fijar los pedidos en firme para su facturación.

9. Dar seguimiento a través del sistema electrónico, para la generación de pedidos de las novedades y reimpresiones que se envían periódicamente a las filiales.

10. Recibir y facturar los pedidos de las filiales en el sistema electrónico, para poder surtir y exportar los libros.

11. Calendarizar y coordinar el surtido del material en el almacén central, con la finalidad de reducir los tiempos de entrega.

12. Revisar que las operaciones relacionadas con la importación y exportación de libros y otros materiales editoriales se realicen conforme a la normatividad aduanal y demás leyes aplicables.

13. Sugerir políticas de venta a las filiales en función del canal de distribución a través de propuestas para formalizar relaciones comerciales internacionales.

14. Contactar agentes aduanales, de carga y de transportes (terrestre, aéreo y marítimo) para efectuar los trámites de envío y recolección de material bibliográfico.

15. Mantener un registro actualizado de las exportaciones internacionales de Fondo Editorial Propio (FEP) y de Otros Fondos Editoriales (OFE) en los reportes mensuales para conocer las tendencias del mercado.

16. Informar a las filiales las condiciones generales de los contratos de distribución de OFE ya firmados, y estar al tanto de los flujos de información entre las editoriales y las filiales.

17. Proponer, con base en criterios comerciales internacionales, las obras susceptibles de incorporarse al programa de reimpresiones a través del aviso al área correspondiente para ver la posibilidad de ser tomadas en cuenta.





Versión: 01

Páginas : 21


Nivel: N.A

Funciones

18. Promover ante la Gerencia de Comercialización los títulos publicados por las filiales para su comercialización en los puntos de venta de nuestro país.

19. Informar al Departamento de Ingresos sobre la gestión de la cobranza realizada a las filiales y clientes del exterior. Así como informarles la valoración trimestral previamente elaborada por las áreas especializadas internas o externas del FCE.

Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales

Misión

Coordinar el flujo de información relacionada con los asuntos administrativos, financieros, editoriales y de difusión cultural de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero.

Objetivo

Elaborar los indicadores para facilitar la coordinación interna y externa de las necesidades de las filiales del Fondo de Cultura Económica en el extranjero, y dar seguimiento a las metas relacionadas con las mismas.

Funciones

1. Recibir y consolidar la información financiera, editorial y de difusión cultural de filiales para contar con bases de datos históricas y actualizadas que nos permitan conocer el desempeño de cada filial en diversos rubros.

2. Integrar reportes con la información enviada por las filiales y elaborar los informes de evaluación con base en metas internacionales: ventas, inventarios, resultados, exportaciones, producción y difusión cultural.

3. Solicitar a las filiales la información financiera de cierre anual necesaria para la consolidación de Estados Financieros que realiza la Gerencia de Administración y Finanzas.

4. Apoyar la promoción en el extranjero de autores mexicanos del catálogo del FCE.

5. Dar seguimiento a los programas editoriales de las filiales y coordinar las gestiones relacionadas con la coedición de obras entre casa matriz y las filiales.

6. Elaborar la propuesta de presupuesto anual de la CGCI de forma calendarizada y detallada por





Versión: 01

Páginas : 22


Nivel: N.A

Funciones

partida presupuestal para su aprobación por la titular de la CGCI.

7. Dar seguimiento al presupuesto autorizado, así como a sus modificaciones para verificar su cumplimiento de acuerdo a los objetivos y las normas presupuestales establecidos por la Gerencia de Administración y Finanzas.

8. Dar seguimiento a los trámites administrativos de la CGCI, para la contratación y pago de proveedores, con la finalidad de asegurar que los servicios y bienes necesarios sean prestados y liquidados de acuerdo a los contratos o convenios previamente establecidos.

9. Asegurar el envío de recursos de casa matriz a filiales, en los términos previamente autorizados, a fin de que tengan los recursos en tiempo y forma para el cumplimiento de sus compromisos.



Fecha de versió: N.A.


Versión: 00

Páginas : 23

Tipo de documento: Manual de Organización Políticas y Procedimientos

Nivel: N.A

Políticas

VI. POLÍTICAS

Generales

Los acuerdos tomados por la Dire cción General, serán autorizados sólo si están considerados en los programas y presupuestos aprobados para cada área, y cumplan con las normas y políticas aplicables, previa revisión del Gerente General.

El titular de la Coordinación General de Comercio Internacional será responsable de difundir sistemáticamente entre el personal a su car go, los acuerdos tomados en el seno de la Junta Directiva, Comisión Interna de Administración y Programación, Comité Interno de Selección de Obras y otros comités internos, así como los señalados por el Director General.

El Coordinador General de Comercio Internacional deberá entregar a la Gerencia General, el avance de las metas presidenciales, internas e institucionales, de acuerdo a los lineamientos establecidos.

La operación de la s ventas internacionales de los pr oductos del Fondo de Cultura Económica, será responsabilidad de la Coordinación General de Comercio Internacional.

La Coordinación General de Comercio Internacional deberá propiciar la distribución y venta de las obras publicadas por Casa Matriz en las Filiales, las de Filiales en Casa Matriz y entre las propias Filiales.

Los pagos de viáticos y ga stos de viaje deberán comprobarse sin excepción, como máximo, dentro de los 5 días hábiles después de concluida la comisión, con la documentación correspondiente y conforme a las tarifas autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Los gastos de representación deberán limitarse a lo estrictamente necesario de acuerdo a las Normas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina Presupuestaria y para su comprobación será necesario la autorización de la Coordinación General de Comercio Internacional y la Gerencia General, indicando al reverso de las notas, los nombres de los asistentes y el motivo del gasto.

El uso de las tar jetas corporativas debe ser e xclusivo para actividades relacionadas con el Fondo de Cultura Económica y por ningún motivo se podrán realizar gastos personales con la misma.

El registro de las operaciones de venta deberá efectuarse a través de los sistemas establecidos para tal efecto.





Versión: 01

Páginas : 24

Tipo de documento: Manual de Organización Políticas y Procedimientos

Nivel: N.A

Procedimientos

VII. PROCEDIMIENTOS


Área responsable: Coordinación General de Co mercio Internacional.


Código de documento: FCE-CCI-PR.01

Versión: 05

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

Procedimiento de Exportaciones a Filiales

PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIONES A FILIALES

orir

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Versión: 05

Páginas : 2


Nivel: 2



1 Objetivo El presente procedimiento tiene como objetivo comercializar las obras editadas por el FCE a los diferentes mercados en el extranjero, por conducto de las filiale s; promover y difundir las publicaciones del FCE, y consolidar su presencia en el ámbito internacional.

2 Alcance Este procedimiento aplica para las operaciones de comercio exterior realizadas en el Departamento de Ventas Internacionales.

Inicia con el pronóstico de exportaciones anual y se da seguimiento con el procesamiento de pedidos generados en el Departa mento de Ventas Intern acionales y filiale s, incluyendo las operaciones de comercio exterior, hasta la notificación de la recepción del material en la filial.

3 Políticas

1. La Coordinación Gene ral de Comercio Intern acional a tr avés del Departamento de Ventas Internacionales será el conducto de enlace entre las filiales y casa matriz, para las relaciones comerciales, así como para la coordina ción de la logística de exportaciones.

2. Cada año la Coordinación General de Comercio Internacional establecer á el pronóstico de exportaciones anual, j unto con la Gerencia Comercial, auxiliada por el Departamento de Ventas Internacionales, que se encargara de distribuir la asignación mensual por filial.

3. El Departamento de Ventas Internacionales debe pro mover periódicamente las

novedades publicadas (primeras y nuevas ediciones), así como enviar a las filiales los ejemplares de muestra y el listado de reimpresiones publicadas.

4. Las apuestas establecidas en las reuniones del CISO, con respecto al program a

editorial del año en curso, son la base p ara que el Departamento de Vent as Internacionales genere los pedidos de novedades de las filiales (primeras y nueva s ediciones).

5. Las apuestas establecidas en las reuniones de CASERN, son la base para que el

Departamento de Vent as Internacionales ge nere los pe didos de las filiale s del programa de reimpresiones del año en curso.





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Nivel: 2



6. Las filiales deberán capturar sus pedidos de reposiciones y ventas institucionales en el sistema, especificando el tipo de pedido de que se trate (n o se incluyen novedades, nuevas ediciones y reimpresiones del año en curso).

7. En caso de pedidos de filiales generados por ventas inst itucionales o ventas en firme

que no pue dan cubrirse con la s existencias disponibles en el almacé n central, e l Departamento de Ventas Internacionales deberá negociar el traspaso de ejemplares de otros almacenes con las áreas pertinentes de la Gerencia Comercial.

8. El material que se facture a las f iliales para su exportación, no podrá devolverse n i

venderse posteriormente a la casa matriz.

9. Las condiciones de venta de la casa matriz a las filiales son: descuento del 70% sobre el precio de venta al público, convertido en dólares; y pla zo de pago, por lo general de 180 días, contados a partir de la fecha de recepción de la mercancía.

10. Es responsabilidad de l Departamento de Regi stro Contable ingresar diariamente al

sistema el tipo de cambio del Diario Oficial de la Federació n para la conversión de dólares a pesos mexicanos para los informes que se emiten de facturación.

11. Cuando la filial cubre lo s gastos de exportación de sus pedidos desde la casa matriz

hasta su bodega, podrá utilizar el A gente de ca rga y transporte que designe. En el caso de embarques que sean pagados por la casa matriz, se utilizará el Agente de carga y transporte que en ese momento esté contratado en México.

12. Los precios para la f acturación en dólares, se fijarán d e manera automática en el

sistema el día en que la Gerencia de Producción a signa los precios en moneda nacional a los nuevos productos. Para su conversión en dólares se utilizará el tipo de cambio del Diario Oficial de la Federación (D.O.F) que a ctualiza en el sistema la Gerencia de Administración y Finanzas.

13. La Coordinación General de Comercio Intern acional revisará cada f in de año la

paridad cambiaria para decidir, junto con la Dirección General, la Gerencia General y la Gerencia de Administración y Finanzas, si es nece saria una actualiza ción de precios de venta en dólares del catálogo publicado, servicio que le sería solicitado a la Gerencia de Tecnología a principios del año siguiente. De igual manera, se solicitaría el servicio en cualquier momento en el que hubiera una variación co nsiderable en el tipo de cambio que requiriera el ajuste de los precios en dólares

14. Los precios en dólares deberán redondearse según lo acuerde la Coordinación General de Comercio Internacional con la Dirección General y la Gere ncia General periódicamente.





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Páginas : 4


Nivel: 2



4 Definiciones Agencia de carga y transporte. Empresa transportista contratada por el FCE para las exportaciones e importaciones.

Guía de embarque: B/L. (Conocimiento marítimo/Bill of Loading).

DISCOVERER. Sistema generador de reportes.





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Nivel: 2



5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo





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Nivel: 2



Analiza el reporte de material empacado y planea junto con la filial los periodos de

envío.JDVI 19

Informa el momento del cierre de sus pedidos consolidados y la vía de

embarque.FIL 20

Solicita el material al almacén, prepara la documentación necesaria hasta la

integración del documento al expediente.ATA 21

Acuerda con el agente de carga y transporte la fecha de recolección de la

mercancía según itinerarios.ASCI 23

Elabora carta de instrucciones de exportación y envía por correo electrónico

al Depto. De tráfico y control.ASCI 24

Prepara una copia de la documentación para la exportación y entrega al agente de

carga.ASCI 25

Recolecta mercancía de acuerdo a la autorización por parte de la filial y realiza

los trámites de exportación.ACT 26

Envía al Depto. De ventas internacionales copia de la guía de embarque y original

del pedimento de exportación.ACT 27

1

1

Da seguimiento a la entrega de cada embarque a las filiales y verifica el estado

de recepción de la mercancía.ASCI 30

Informa al depto. De ventas internacionales la fecha y condiciones de

recepción del embarque.FIL 31

Elabora reportes semanales para la CGCI.

ASCI 33

Analiza los reportes presentados por el Depto. De ventas internacionales.

CGCI 34

Factura al exterior

Estado de exportaciones

FCE-CCI-RE.03

Responsable de Actividad

JDVI: Jefe del Departamento de Ventas InternacionalesATA: Auxiliar Técnico/a Administrativo/a ASCI: Analista Sr. De Comercio InternacionalFIL: FilialACT: Agencia de carga y transporteCGCI: Coodinación General de Comercio Internacional.

En caso de anomalías en la recepción de la mercancía, reclama y da seguimiento

con la empresa transportista.JDVI 32

Envía documentación a la filial por mensajería.

ATA 29

No Si

Envía semestralmente a las filiales vía correo electrónico las encuestas de

satisfacción.JDVI 35

1

¿La filial requiere el envío por

mensajería?

Informa los datos del agente de carga y transporte que realizará la logística de

exportación desde el almacén.FIL 22

Recibe de ACT la documentación de exportación y la integra al expediente.ASCI 28

Fin

FCE-CCI-RE.02

Recaba encuestas de satisfacción, analiza los resultados e inicia las acciones correctivas o de mejora correspondientes.

JDVI 36





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5.2 Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

1. Auxiliar Técnico/a Administrativo/a

Realiza el envío de novedades de casa matriz a las filiales, con base al instructivo de operación.

Instructivo de operación de

envío de novedades

2. Analista Sr. De Comercio Internacional

Envía a las filiales el “ Catálogo de existencias” generado semanalmente del sistema.

Catálogo de existencias

3. Filial Realiza la captura del pedido en el sistema e informa del número de pedido, por correo electrónico.

4. Jefe/a del Departamento de Ventas Internacionales

Entrega al analist a las apuestas de reimpresiones, novedades y nuevas edicion es de las obras publicadas.

5. Analista Sr. de Comercio Internacional

Procesa los pedidos correspondientes; en el caso de que la información sea incorrecta, realiza cambios.


Realiza la reserva del pedido en el sistema d el material existente.

¿La filial esta de acuerdo con las existencias?

Sí, ir a la actividad 9.

No, continúa con el procedimiento. (Se evalúa la posibilidad de realizar una solicitud de traspaso).


Solicita el traspaso a librería s y/o ventas nacionales, etc.; tomando en consideración las existencias y dispo nibilidad del material. (Siempre y cuando el material no se encuentre apartado por alguna área de la casa matriz).


Realiza seguimiento con el almacén de los traspasos solicitados.





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Nivel: 2




Registra y despacha el pedido en el sistema.

10. Almacén Central Surte el pedido de acu erdo con la s existencias físicas y cierra el pedido.


Ingresa al DISCOVERER para verificar los pedidos cerrados por e l almacén y procesa la s facturas en original y dos copias. (Original, para la filial; copia para el transportista y copia para el archivo.)

Factura Internacional

FCE-CCI-RE-01


Firma las facturas generadas en el sistema. Factura Internacional

FCE-CCI-RE-01


Ingresa al Módulo de facturación e lectrónica del sistema y envía la factura a la impresora del almacén para empaque.


FCE-CCI-RE-01


Guarda una copia en archivo pdf de las facturas y notas de crédito para su posterio r envío a las filiales.


FCE-CCI-RE-01


Recibe del almacén central documentación de l material listo para embarque:

• Copia de factura con sello de e mpaque liberado

• Listas de empaque (original y copia)


Separa documentación:

• Originales de facturas y listas de empaque por filial.

• Copia de facturas y listas de empaque para el expediente del consolidado de cada filial con el soporte del pedido.

• Copia de factura y lista de empaque para el transportista.


Actualiza reporte de material empacado p ara cada filial, de acuerdo a la información re cibida por parte del almacén.

Reporte “Material

empacado”





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Notifica a las filiales sobre el material empacado y pendiente de empaque.

19. Jefe del Departamento de Ventas Internacionales

Analiza el reporte de “Material empacado” y planea junto con la filial los periodos de envío.

20. Filial Informa el momento d el cierre de sus pedid os consolidados y la vía de embarque.

¿La filial requiere que el envío sea por mensajería?

Sí, continúa con la actividad 21.

No, ir a la actividad 22.


• Solicita el material al almacén central.

• Pide el número de cuenta de la empresa de mensajería de la filial.

• Elabora cartas fa cturas y guías correspondientes.

• Programa recolección. • Informa a la filial, fecha de envío y número

de guía. • Da seguimiento a la entrega de la empresa

de mensajería, a través de internet. • Verifica con la filial el e stado de recepción

de la merc ancía y en caso de haber alguna anomalía, da seguimiento de la reclamación a la empresa de mensajería.

• Integra el documento al expediente.

22. Filial Informa los datos del agente de carga y transporte y la vía de e mbarque que realizará la logística de exportación desde el almacén central.


Acuerda con el agente de carga y transporte la fecha de recolección de la mercancía, según los itinerarios, e informa a la filial.





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Nivel: 2




Elabora carta de instrucciones de exportación y envía por correo electr ónico al Departamento de Tráfico y Control para entrega del material a la agencia de carga y transporte de la filial.

Carta de Instrucciones de

exportación FCE-CCI-RE.02


Prepara una copia de la documentación para la exportación y entrega al agente de carga.

• Factura • Lista de empaque • Certificado de origen (cuando aplique) • Carta de instrucciones de exportación • Poder notarial, RFC, R1, Comprob ante de

domicilio, Acta constitutiva, carta encomienda e id entificación del representante Legal (en caso de que sea un nuevo agente de carga y transporte)

26. Agencia de carga y transporte

Recolecta mercancía de acuerdo a la autorización por parte de la filial y realiza los trámites de exportación.

27. Agencia de carga y transporte

Envia al Departamento de Ventas Internacionales copia de la guia de embarque y original de pedimento de exportación.


Recibe de la agencia de carga y transporte la documentación de exportación e integra al expediente.


Envía documentación a la f ilial por mensajería (facturas originales, lista de empaque y certificado de origen, en su caso).


Da seguimiento a la entrega de cada embarque a las filiales y verifica e l estado de recepción de la mercancía.

31. Filial Informa al Departamento de Ventas Internacionales la fecha y condiciones d e recepción del embarque.


En caso d e anomalías en la re cepción de la mercancía, reclama y da seguimiento con la empresa transportista.





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Páginas : 11


Nivel: 2




Elaborar los reportes semanales para la CGCI, junto con el análisis correspondiente:

• Facturación al exterior

• Estado de las exportaciones

Facturación al exterior

Estado de exportaciones

34. Coordinador/a General de Comercio Internacional.

Analiza los reportes presentados p or el Jefe d e Departamento de Venta s Internacionales con el objeto de tomar las decisiones pertinentes para evitar contratiempos.


Envía semestralmente a las f iliales vía corr eo electrónico la Encuesta de sat isfacción, para la evaluación del procedimiento de exportaciones.

Encuesta de satisfacción.

FCE-CCI-RE.03


Recabar las Encuestas de sat isfacción de las filiales, analizar las respuestas de cada reactivo, dar retroalimentación a las filiale s e iniciar las acciones correctivas o de mejora correspondientes, en su caso. Informar a la CGCI sobre las acciones emprendidas al r especto, y al área de a suntos internacionales el re sultado global de las encuestas.

Fin del procedimiento.





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6 Referencias o documentos relacionados

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO

1.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de Calidad 1.2 FCE-ALM-PR.05 Procedimiento de empaque y despacho 1.3 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque 1.4 FCE-CCI-IT.01 Instructivo de envío de novedades de casa matriz

7 Anexos y registros usados

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-CCI-RE.01 Factura Internacional

7.2 FCE-CCI-RE.02 Carta de Instrucciones de exportación

7.3 FCE-CCI-RE.03 Encuesta de satisfacción del cliente

7.4 FCE-CCI-FV.01 Ficha de verificación de las características de Exportaciones a filiales

8 Lista de distribución

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

1 Versión electrónica- sólo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 05

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Nivel: 2



9 Control de cambios

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

03.05.12 05 Todas Coordinación

General de Comercio Internacional

Se redimensiona el alcance, cambia el nombre a procedimiento de exportaciones a filiales, así como el nombre de la ficha de verificación, se modifican las política s, el contenido del mismo, se sustituye el térm ino revisión por versión, se elimina la copia y se integra a dich o procedimiento un instructivo de novedades de casa matriz.

02.07.10 04 4,7,8 y anexo 7.3

Coordinación General de Comercio

Internacional

Se modifica la actividad punto 10 y 16 de la descripción de actividades y diagrama de flujo, especificando que la gestión de certificado s de origen es aplicable seg ún los requerimientos aduanales o de otro ti po. Asimismo se modificó la encuesta de servicios, para hacerla más completa y con una escala adecuada.

16.02.10 03 Todas Planeación y Calidad

Se modifica el registro FCE-CCI-RE.01 Factura Internacional, por la implementación de la facturación electrónica. Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y Dirección General


Anexos del Procedimiento de Exportaciones a Filiales

ANEXO 7.1

FCE-CCI-RE.01

FACTURA INTERNACIONAL



1

2

4 3 5 6 7 8

9

10 11 12

13

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

27 28 29 30

32

34

33

26

31



INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO:

Factura Internacional.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidencia que permita llevar el control de la venta.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de Ventas Internacionales.

4. FORMA DE LLENADO: Por sistema.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. FACTURA NO. Número de factura.

2. CONTROL NO. Número de control de la factura.

3. LUGAR Y FECHA Indicar el lugar donde se levanta el pedido.

4. FECHA. Fecha y hora de emisión de la factura.

5. AGENTE. Número del agente de ventas.

6. REFERENCIA. Número de referencia del pedido.

7. HOJA. Número de hoja del total del hojas.

8. CONDICIONES DE PAGO. Muestra por ejemplo: los días e n que deb erá pagarse.

9. VÍA DE EMBARQUE. Describe como o quien lo embarcará.




10. VENDIDO A. Datos del cliente.

11. ENTREGAR A. Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

12. SERIE DEL CERTIFICADO Número de serie del certificado.

13. AÑO Y NÚMERO DE APROBACIÓN Indicar el año y número de aprobación.

14. COMENTARIOS. Cualquier comentario que describa la operación.

15. ISBN. Número de ISBN del libro facturado.

16. C. BARRAS. Código de barras del libro facturado.

17. PED. Cantidad de libros pedidos.

18. SUR. Cantidad de libros surtidos.

19. TÍTULO. Título del libro.

20. PESO. Peso por ejemplar en kg.

21. CLAVE. Clave del libro.

22. PRECIO LISTA. Precio de lista.

23. DESC %. Porcentaje de descuento.

24. PRECIO NETO. Precio Neto.

25. IVA. Porcentaje y Monto del IVA.

26. IMPORTE. Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

27. MONEDA. Tipo de moneda.

28. TIPO DE CAMBIO. Tipo de cambio, cuando aplique.

29. INCOTERMS. Término de negociación.




30. GASTOS DE ENVÍO. Gastos de envío.

31. IVA DE ENVIO. IVA del envío.

32. IMPORTE CON LETRA. Describe el total de la factura.

33. TOTAL A PAGAR. Total de la factura.

34. SELLO DIGITAL Sello digital.



ANEXO 7.2

FCE-CCI-RE.02

CARTA DE INSTRUCCIONES DE EXPORTACIÓN



CARTA DE INSTRUCCIONES DE EXPORTACIONFECHA:

PARA:EMPRESA TRANSPORTISTA:

Consignado a: Recoger en :

Dirección: Dirección:C.P. Col. C.P.

CIUDAD Y PAÍS

Notificar a: TEL. Del. Tel:

Puesto o Departamento:

No. Piezas Ejem. Valor Peso Kg. Dimensiones

Cajas LARGO X ALTO X ANCHO

TOTAL 0 0.00 0.00 0 CAJAS 0.00 m3

ESTE EMBARQUE ES:

FLETESOrigen:

Fletes: Prepagado Gastos Aduanales: Prepagado Embarque: DirectoPor cobrar y otros Por cobrar Consolidado

Destino:

Gastos Aduanales: Prepagado Impuestos: Prepagado Entrega: PrepagadoPor cobrar Por cobrar Por cobrar

OPERACION ADUANERA A EFECTUAR

Exportación Definitiva Retono de Importación temporal

Exportación Temporal Retorno de Importación

DOCUMENTOS ADJUNTOS:

Factura (s) No. Exportador:Dirección:

Lista de Empaque Tel.Ciudad: C:P:

Certificado de Origen R.F.C.Nombre y Firma:

JEFE DE VENTAS INTERNACIONALES

LIBROS MEXICANOS

Descripción la mercancía

Código de documento RevisiónFCE-CCI-RE.02 2



INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO: Carta de Instrucciones de Exportación.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Tener un documento con los detalles del embarque.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de Ventas Internacionales.

4. FORMA DE LLENADO: Manual.



1. Para. Nombre de la empresa transportista responsable del traslado.

2. Fecha. Fecha en que es llenado el formato.

3. Consignado a. Nombre del destinatario del traslado.

4. Dirección. Dirección del destinatario del traslado.

5. C.P. Código Postal del destinatario del traslado.

6. Recoger en. Dirección del Almacén para que se recojan los libros.

7. No. Piezas. Número de Cajas.

8. Descripción de la mercancía. Relatoría de los libros.

9. No. Ejemp. Número de libros.

10. Valor. Valor en dólares.



11. Peso Kg. Cantidad en kilogramos.

12. Dimensiones. Tamaño de las cajas.

13. Fletes. Datos sobre si el flete es prepagado o por cobrar.

14. Operación Aduanera a Efectuar. Datos sobre el tipo de exportación.

15. Documentos Adjuntos.

Se indican los números de facturas y lista de empaque se adjuntan.



ANEXO 7.3

FCE-CCI-RE.03

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE



Fecha:Filial:Nombre:

Siempre Casi siempre

Algunas veces

Pocas veces

Casi nunca Nunca

5 4 3 2 1 0

1.- ¿Recibe cuando menos una vez al mes el catálogo de existencias actualizado de casa matriz?

2.- ¿Recibe información correspondiente a las novedades de casa matriz a más tardar durante la siguiente semana de su publicación?

3.- ¿Recibe mensualmente paquetes consolidados con las muestras de novedades de casa matriz?

4.- ¿Recibe información sobre la actualización del programa de reimpresiones y del programa de novedades por lo menos una vez al trimestre?

5.- ¿Le llega el acuse de recepción de sus pedidos durante los 2 días hábiles posteriores a que la filial notifica al Departamento de Ventas Internacionales y, en su caso, retroalimentación sobre correcciones al mismo?

6.- ¿Recibe las facturas de los pedidos solicitados al final de cada mes?

7.- ¿Recibe información semanal de los pedidos que se han procesado y que están consolidándose en el almacén central para su posterior envío?

8.- ¿Recibe por mensajería las listas de empaque correspondientes a sus envíos durante la siguiente semana de haber salido la mercancía del almacén central hacia su filial?

9.- Una vez que nos solicita la liberación de sus pedidos consolidados, ¿es eficiente el apoyo que le brindamos en el proceso de la exportación correspondiente?

10.- ¿Recibe el material completo que está facturado cada vez que hacemos una exportación de casa matriz a su filial, así como la documentación que debe acompañarla (factura, certificado si fuera el caso, etc.?

11.- ¿Recibe la copia de la carta de instrucciones a más tardar el día hábil siguiente de la recolección de su material en el almacén central?

12.- ¿El Departamento de Ventas Internacionales le pregunta sobre la recepción y las condiciones en las que ha llegado su material cada vez que se hace una exportación desde México hacia su filial?

13.- ¿El personal del Departamento de Ventas Internacionales lo atiende con amabilidad al solicitar sus pedidos?

Comentarios o sugerencias:

Nota: Si tuviera comentarios relacionados con otros servicios que le ofrece la Coordinación Internacional, favor de ser explícito para identificar el área correspondiente.

¡Gracias por su colaboración!

Fecha de Revisión: 02.07.10

Codigo de documento:

FCE-CCI-RE.03Referencia:

FCE-CCI-PR.01Revisión :

02

La Coordinación General de Comercio Internacional está interesada en evaluar el servicio que le proporciona el Departamento de Ventas Internacionales en el proceso de exportaciones de casa matriz hacia las filiales. Para conocer la calidad en el servicio que le ofrece esta área de la Coordinación le solicitamos sea tan amable de contestar la siguiente encuesta, en donde la máxima calificación es 5 (siempre) y la mínima es 0 (nunca):

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

5

12

3

4




1. TÍTULO: Encuesta de Satisfacción

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

• Recabar y utilizar información concerniente a la percepción de las filiales con relación a los servicios que les pr oporciona la Coordinación General de Comercio Internacional(a través de el Departamento de Ventas Internacionales), con base e n el enfoque al cliente definido en los numerales 7.2.3 y 8.2.1 de la Norma ISO 9001:2008.

• Obtener un mínimo de 85% en los resultados de las encuestas de satisfacción que se aplican a las filiales del FCE

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Gerentes de Filiales

4. FORMA DE LLENADO:

Manual/Electrónico La aplicación de la encuesta será de manera semestral. Técnica de evaluación:

Para conocer la calidad en el servicio que le ofrece el área de la Coordinación es necesario llenar la encuesta de p ercepción del cliente, la máxima calificación es 5 (siempre) y la mínima es 0 (nunca):

Escala: A cada opinión (respuesta) se le da una calificación (nivel de satisfacción): Siempre 5 Casi siempre 4 Algunas veces 3 Pocas veces 2 Casi nunca 1 Nunca 0 La máxima puntuación es de 65, suponiendo que la calificación de los 13 reactivo s sea de 5 (siempre) Para obtener el % de satisfacción de la cuesta se sumara la calificación de los reactivos y se dividirá entre el número máximo de puntos (65) total. X= Suma calificaciones por variable = % de satisfacción de la encuesta Total puntaje máximo



5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Nombre Descripción

1. Fecha Indicar la fecha en la que responde la encuesta.

2. Filial Anotar el nombre de Filial que atiende la encuesta.

3. Nombre Anotar el nombre del Gerente de la filial que lleno la encuesta

4. Grado de Satisfacción

Indicar el grado de satisfacción a cada una de las variables de acuerdo con la siguiente escala: Siempre, Casi siempre, Algunas veces, Pocas veces, Casi nunca, Nunca

5. Quejas o sugerencias

Indicar en este espacio alguna queja o sugerencia con relación al servicio proporcionado por la Coordinación de Comercio Internacional

Procesamiento de información:

Coordinación General de Comercio Internacional

• Se aplica la encuesta, se revisa, analiza y procesa la información captada en la Encuesta de Satisfacción.

• De ser necesario, se precisa sugerencia o comentario con el usuario.

• Se agrupan las sugere ncias o co mentarios por afinidad y propone a la Comisión de Calidad, el área factible de atención.

• Se envía re sultado al RD para que informe a la Comisión de Calida d, de acuer do al periodo-corte de análisis de información.

• Se atienden las accion es acordadas por la Comisión de Calidad y d a seguimiento a aquellas que tendrán que ser atendidas por otras áreas.

• Se da seguimiento al u suario hasta que se det ermina la procedencia o improcedencia de su sugerencia o comentario.

• Notifica al usuario el resultado del tratamiento de la sugerencia o comentario.



ANEXO 7.4

FCE-CCI-FV.01

FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LAS EXPORTACIONES A FILIALES



Procedimiento de Exportaciones a f iliales, FCE-CCI-PR.01

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control

Registro Plan de reacción/

acciones en caso de no

conformidad

Entrega correcta

Visual 100% Siempre Pedido Internacional vs Factura

Factura Corrección del pedido

Fecha de versión:

Código de documento:

FCE-CCI-FV.01

Referencia: FCE-CCI-PR.01

Versión :01

Ficha de verificación de las características de las exportaciones a filiales



Fecha de revisión: N.A.


Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Procedimiento de Aprobación de obras en CISO y consolidación de apuestas de filiales

PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE OBRAS EN CISO Y CONSOLIDACIÓN DE APUESTAS DE FILIALES





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Asegurar de que las obras publicadas por las f iliales cuenten con la aprobación del Comité Interno de Selección de Obras (CISO). Así como los pasos a seguir para recabar las apuestas que hacen las filiales por las obras aprobadas en el CISO, y también las apuestas de Casa Matriz por las obras de las filiales, todo ello con la finalidad de determinar los tirajes definitivos.

2. Alcance El procedimiento abarca desde la aprobación del CISO de las obras publicadas por las filiales hasta la determinación de los tirajes definitivos a producir.

3. Políticas 1. Las primeras y nuevas ediciones de las filiales deberán someterse a la aprobación del CISO.

2. Para presentar sus primeras ediciones a la aprobación del CISO, las filiales deben entregar los siguientes documentos: hoja de CISO, cuadro de Excel con la lista de obras, dictamen y escandallo.

3. Para cada re unión de CISO, las filia les deberán indicar sus ap uestas para los libros de Cas a Matriz y de las filiales. Para ello, los precios de las obras se deben presentar en dólares.

4. El Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales deberá integrar un archivo de las reuniones de CISO que contenga, para cada reunión, los siguientes documentos:

- Índice de las ob ras presentadas en CISO (de Casa Ma triz y filiales) con los acuerdos establecidos en la reunión.

- Cuadro de apuestas de las filiales para todas las obras presentadas en CISO (de Casa Matriz y filiales).

- Índice de obras de las filiales, hojas de CISO, escandallos y dictámenes.

- Acta de acuerdos de CISO firmada por los participantes.

5. El Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales debe proporcionar a las filiales un resumen de los acuerdos de la r eunión de CISO (o bras aprobadas, rechazadas, pendientes, tirajes y apuestas finales).

6. Las apuestas de las filiales se facturan automáticamente una vez que la obra se ha publicado, así como las apuestas de Casa Matriz y librerías por obras de las filiales.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

CISO.- Comité Interno de Selección de Obras.

Escandallo.- Determinación del precio de costo o de ven ta de una mercancía con re lación a los factores que lo integran.

Dictamen.- Opinión y juicio que se forma o emite sobre algo. El dictamen editorial, se produce al final y con este el comité editorial informa a los a utores del trabajo el resultado de dicha evaluación y si es o no aceptado.

Apuesta.- Solicitud de la filial de un titulo en particular para ser considerado como pedido en caso de la aprobación de la obra.





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


5. Desarrollo

5.1 Diagrama de Flujo





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2


5.2 Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales

Informa a las filiales la fecha de reunión de CISO y la fecha límite para recibir la información de las obras que las filiales van a presentar para aprobación.

2. Filiales Envían en las fechas establecidas la información de las obras que se van a presentar para aprobación del CISO.

Datos de Obra para el CISO. FCE-GEC-RE.06

Obras para Presentar al CISO.

FCE-GEC-RE.08

Dictamen Editorial.

FCE-GEC-RE. 05

Escandallo


Analiza la per tinencia de las o bras propuestas (para las filiales que se haya determinado).

Consolida la información presentada por las filiales y la entrega a la Gerencia Editorial para la integración de la carpeta final de CISO.

4. Departamento de Ventas Internacionales

Recibe la carpeta final de CISO de p arte de la Gerencia Editorial y la envía a las filiales (con el precio de las obras en dólares), la Subgerencia de Coordinación de Librerías y la Subgerencia de Ventas Nacionales, para recabar las apuestas correspondientes.

Si es el caso, envía el archivo PDF d e las obras para análisis de las filiales.

Carpeta final de CISO.

5. Subgerencia de Ventas Hacen sus apuestas po r las obras de las filiales y entregan Apuestas de SVN

y SCL para obras





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2



Nacionales / Subgerencia de Coordinación de Librerías / Filiales

la información al Departamento de Ventas Internacionales. de filiales.

Hacen sus apuestas por todas las obras de la carpeta y entregan la información al D epartamento de Ventas Internacionales.

Apuestas de filiales.


Consolida las apuestas de SVN, SCL y filia les para todas las obras, y prepara la información para la reunión de CISO. Apuestas globales.


Recaba acuerdos de la reunión de CISO (obras aprobadas, rechazadas, pendientes, tirajes finales y otras observaciones).

Carpeta de CISO con acuerdos.


Registra los acuerdos en el archivo electrónico de obras de CISO.

Archivo electrónico de CISO.

Envía a las filiales un resumen de los acuerdos de la reunión de CISO (obras aprobadas, rechazadas, pendientes, tirajes y apuestas finales).

TERMINA EL PROCEDIMIENTO





Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 2




6.1 No aplica Carpeta de CISO con acuerdos

6.2 FCE-GEC-PR.01 Procedimiento de Registro, Selección y Aprobación de Obras

6.3 FCE-GEC-RE.05 Dictamen Editorial

6.4 FCE-GEC-RE.06 Datos de Obra para el CISO

6.5 FCE-GEC-RE.08 Obras para Presentar al CISO



7.1 No aplica. No apl ica. 8 Lista de distribución


Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional. 1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología.


FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS




Se valida y aprueba el presente. documento por el COMERI y Dirección General.





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Información de publicaciones del fondo editorial propio, captura de pedidos y facturación

PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DE PUBLICACIONES DEL FONDO EDITORIAL PROPIO, CAPTURA DE PEDIDOS Y FACTURACIÓN





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Establecer los pasos que sigue el Departamento de Ventas Internacionales para informar a las filiales y clientes del exterior no atendidos por las filiales sobre las obras del fondo editorial propio que han sido publicadas, sus existencias y precios. Asimismo, indica los pasos a seguir para capturar los pedidos que se realicen y hacer la facturación correspondiente.

2. Alcance Este procedimiento aplica a la Coordinación General de Comercio Internacional a través del Departamento de Ventas Internaciones, su relación con las filiales y los clientes del exterior que no son atendidos por alguna de las filiales del FCE.

3. Políticas 1. Los pedidos de obras de Casa Mat riz realizados por las filiales deberán ser canalizados al

Departamento de Ventas Internacionales.

2. El programa anual de r eimpresiones de Casa Matriz se envía a las f iliales para recabar sus apuestas.

3. Los términos de venta de Casa Matriz a filiales son: precio de venta al público en dólares menos el 70% y plazo de pago de 180 días fecha recepción de mercancía.

4. El Departamento de Ventas Int ernacionales mantendrá informadas a las filiales de las existencias y precios de las obras del catálogo de Casa Matriz.

5. Las filiales se hacen cargo de los pagos de fletes y de los impuestos en el país de destino.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

ISBN.- International Standard Book Number (en español, ‘número de libr o estándar internacional’), es un identificador único para libros.


Código de Barras.- Es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y e spaciado que en su conjunto permite reconocer rápidamente un artículo en u n punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.

PDF.- Portable Document Format/Formato de Documento Portátil. Ideado para documentos susceptibles de ser impresos, especifica toda la informac ión necesaria para la presentación final del documento.

Factura.- Documento que identifica al vendedor y al comprador de productos, donde se asienta el número de la factura, la fecha de embarque, el medio de transporte, la entrega y términos de pago, así como un listado completo con la descripción de los productos, incluyendo precios, descuentos y cantidades.

Novedad.- Es aquella obra que nunca se había publicado con anterioridad.

Reimpresión.- Es aquella obra que ha sido impresa con anterioridad al menos una vez y se vuelve a publicar sin cambios en la edición.

Apuesta.- Solicitud de la filial de un titulo en particular para ser considerado como pedido en caso de la aprobación de la obra.

Reporte de obras publicadas.- Archivos en Excel donde el Almacén notifica que ha sido ingresada una novedad o reimpresión.





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


5. Desarrollo


Generar factura en el Sistema, convierte archivo a PDF y envía la Subgerencia de

Almacén y Tráfico

DVI 9

Genera reporte semanal de obras del catálogo

DVI 1

Envía al Depto. de Ventas Internacionales reporte con las obras publicadas

disponibles para venta y distribución

SAT 2

Envía Filiales la Gaceta y boletín mensual de novedades y lista de precios en

dólares

DVI 3

Revisa reporte de obras publicadas y busca en los acuerdo de CISO las

apuestas de las filiales

DVI 5

Captura, reserva, registra y despacha en el sistema los pedidos y realiza la

facturación correspondiente

DVI 6

Notifica al Almacén sobre los pedidos realizados y registra en el formato de

pedido

DVI 7

Surte el pedido y realiza despacho virtual de la mercancía

SAT 8 Responsable de Actividad

DVI: Departamento de Ventas InternacionalesSAT: Subgerencia de Almacén y TráficoFILS: FilialesCE: Clientes del Exterior

Recibir muestras de novedades y lista de precios, evalúan pertinencia y hacen sus

pedidos

FILS y CE 4

Inicio

Fin

Mensualmente entrega facturas en PDF a las Filiales para sus registros contables y

originales a los Deptos. de Ingresos y Registro Contable

DVI 10

Notifica al DVI qué facturas empaco, así como número de cajas, peso y medidas

SAT 11

Semanalmente consolida los pedidos generados por las filiales

DVI 12

Notifican la forma en que realizaran el envío de sus pedidos y el agente encargado de su transportación

FILS y CE 13

Reporte de obras FEP

Reporte de obras publicadas

La GacetaBoletín de Nov.Lista de Precios

Formato de Pedido

Factura

Lista de empaque





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2


5.2 Descriptivo



Genera un reporte semanal de obras del catálogo (que incluye autor, título, ISBN, código de barras, clave del FCE, precio para la filial en dólares con el descuento incluido, precio para clientes en dólares y existencias).

2. Subgerencia de Almacén y Tráfico

Envía al Departamento de Ventas Internacionales un reporte en el que se indican las obras publicadas disponibles para venta y distribución (novedades y reimpresiones), así como sus existencias.

Reporte de obras publicadas.


Envía a las filiales el arch ivo PDF de La Gaceta de cada mes y del boletín mensual de novedades.

Recibe de la Subgerencia de Almacén y Tráfico 3 ejemplares para cada filial y 1 para los clientes del exterior de las novedades publicadas por Cas a Matriz, y lo s envía junto con la lista de precios en dólares.

Envía lista de precios en dólares de las reimpresiones publicadas por Casa Matriz.

Archivos electrónicos de La Gaceta y el boletín de novedades.

Lista de precios en dólares de novedades y reimpresiones.

4. Filiales / Clientes del exterior

Reciben las muestras de las novedades y listas de precios, evalúan la pertinencia comercial en su mercado y hacen sus pedidos de novedades y reimpresiones al Departamento de Ventas Internacionales.

Reporte de Catalogo de Obras FEP.


Revisa el r eporte de obras publicadas y bu sca en lo s acuerdos de CISO las apuestas de l as filiales para esas obras.


Captura, reserva, registra y despa cha en el sistema de SIGUE los pedidos de novedades y reimpresiones las filiales y clientes del exterior, junto con las apuestas de las reuniones de CISO de las obras que se hayan publicado, y realiza la facturación correspondiente.





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2




Notifica al almacén, vía telefónica, sobre los pedidos realizados y registra la información en un formato de pedido para control interno.

Formato de pedido.


Surte el pe dido y realiza un despacho virtual de la mercancía.


Genera la factura en el sistema de SIGUE, la imprime en 5 juegos y la convierte a un archivo PDF que envía a la Subgerencia de Almacén y Tráfico para que ésta realice el empaque del pedido.


FCE-CCI-RE.01


Mensualmente entrega la factura en PDF a las filiales para sus registros contables y las originales al Departamento de Ingresos y al Departamento de Registro Contable.


Notifica al Departamento de V entas Internacionales, por medio de un oficio, cuáles son las facturas que empacó, así como el número de cajas, peso y medidas.

Lista de empaque.

FCE-ALM-RE.17


Consolida semanalmente los pedidos generados por las filiales, notificándoles mediante correo electrónico.


Notifican la forma en que se r ealizará el envío de sus pedidos e informan quién es el agente encargado de la transportación.






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 2




6.1 No apl ica La Gaceta

6.2 No apl ica Bolet ín de novedades

6.3 No apl ica L is ta de precios en dólares de novedades y reimpresiones (SIGUE) 6.4 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque 7 Anexos y registros usados


7.1 FCE-CCI-RE.01 Factura Internacional 8 Lista de distribución


Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional 1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología



AFECTADAS









Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 2


ANEXO 7.1

FCE-CCI-RE.01






Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2


1

2

4 3 5 6 7 8

9

10 11 12

13

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

27 28 29 30

32

34

33

26

31





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2



1. TÍTULO:

Factura Internacional. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidencia que permita llevar el control de la venta. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Departamento de Ventas Internacionales. 4. FORMA DE LLENADO:

Por sistema. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:




3. LUGAR Y FECHA Indicar el lugar donde se levanta el pedido





8. CONDICIONES DE PAGO. Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.




12. SERIE DEL CERTIFICADO Número de serie del certificado





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2



13. AÑO Y NÚMERO DE APROBACIÓN


















31. IVA DE ENVÍO. IVA del envío.






Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2









Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Logística de exportación de libros del fondo editorial propio

PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE EXPORTACIÓN DE LIBROS DEL FONDO EDITORIAL PROPIO





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Establecer los pasos que sigue el Departamento de Ventas Internacionales para coordinar la exportación de libros del fondo editorial propio a las filiales y clientes del exterior.

2. Alcance Este proceso abarca des de la notificación del env ió del pedido, informando a la filial o cliente para determinar fecha, considerando tiempos, hasta la entrega a la subgerencia de Almacén y Tráfico la carta de instrucción de exportación.

3. Políticas 1. La exportación de libros a filiales y clientes del exterior se realiza con los servicios de la Agencia

de Carga y Transporte que ellos indiquen.

2. El Departamento de Ventas Internacionales será el c onducto de enlace entre las filiales y clientes del ext erior y Cas a Matriz, tanto para las operaciones comerciales como pa ra la coordinación de logística de exportación.

3. Para un pedido estándar (aprox. 500 títulos x 500 ejemplares por título), se requieren 72 horas laborales para el surtido, a partir de que se tiene el pedido en el sistema, y otras 72 horas laborales para el empaque. La Subgerencia de Almacén y Tráfico labora de lunes a viernes de 8:30 a 15:30 horas, por lo que se requiere de un mínimo de 20 días hábiles para hacer un surtido y empaque estándar, considerando que se a tiende más de un pedido a la v ez de todas las filiales.

4. Para surtir pedidos para ferias del libro, es conveniente que la solicitud se haga con mayor anticipación.

5. Para la recolección, envío del embarque y llegada a puerto se debe considerar un plazo de 28 días para América y 45 días para Europa.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

FEP.- Fondo Editorial Propio. Exportación.- Es el tráfico legitimo de bienes enviados a otra parte del mundo, con propósitos

comerciales. Agente de Carga y Transporte: Persona natural o jurídica que presta servicios de transporte de carga

a comisión, en representación de las líneas transportadoras de car ga. Incluye los servicios de consolidación de carga.

Factura.- Documento que identifica al vendedor y al comprador de productos, donde se asienta

el número de la factura, la fecha de embarque, el medio de transporte, la entrega y términos de pago, así como un listado completo con la descripción de los productos, incluyendo precios, descuentos y cantidades..

Conocimiento de embarque (bill of lading/ “B/L”).- Es el d ocumento que e l transportador marítimo

expide como certificación de que ha tomado a su cargo la mercancía para entregarla, contra la presentación del mismo en el punto de destino, a qu ien figure como consignatario.

Guía aérea o conocimiento aéreo (Airway Bill/ “AWB”).- Es el documento que el transportador aéreo

expide como certificación de que ha tomado a su cargo la mercancía para entregarla, contra la presentación del mismo en el punto de destino, a qu ien figure como consignatario.

Certificado de origen.- Es el documento donde se manifiesta que un producto es originario del país o

de la región y que, por tanto, puede gozar del trato preferencial arancelario. Necesario para el desaduanamiento de las mercancías en cualquier parte del mundo, cuando se pretende tener acceso a tratamientos arancelarios preferenciales.

Lista de empaque.- Es un documento que permite al exportador, al tra nsportista, a la compañía de

seguros, a la aduana y al comprador, identificar las mercancías y saber qué contiene cada bulto o caja, que coincida con la factura.

Carta de instrucción.- Documenta que especifica al Almacén Central las características de envío de las

obras.





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


5. Desarrollo






Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2


5.2 Descriptivo



Notifican la forma en que se r ealizará el envío de sus pedidos y quién es el agente encargado de la transportación.

Reporte de obras FEP.


Contacta al agente de carga y transpo rte indicado para conocer los i tinerarios y definir la fec ha de entrega de la mercancía. Asimismo, le in forma sobre los datos del embarque (número de cajas, peso y va lor de la factura en dólares).


Informa a la filial o cliente sobre los itinerarios para que ésta determine la fecha y e l buque en que saldrán los embarques, considerando los tiempos usuales de tránsito y sus necesidades.


Elabora carta de instrucciones para el agente y confirma la fecha de salid a y los términos de negociación, anexando copia de la carta de instrucciones, copia de las facturas, copia de las listas de empaque, cédula fiscal, poder notarial, R1, carta de términos y carta de encomienda. Todo esto se envía al ag ente de car ga y transporte a través de correo electrónico, estableciendo fecha y hora de recolección en almacén de FCE.

Carta de instrucciones de exportación.


Notifica a la filial o cliente el itinerario del embarque.


Prepara la documentación útil para la expo rtación: factura, lista de empaque, certificados de o rigen de acuerd o a los requerimientos del país importador (que se tramitan ante la Secretaría de Economía) y carta de instrucciones.


Envía a la Subgerencia de Almacén y Tráfico la car ta de instrucciones de exportación.





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2




Entrega la mercancía al agente de carga y transporte junto con la ca rta de instrucciones de exportación para firma de éste.

9. Agente de Carga y Transporte

Entrega al Departamento de Ventas Internacionales los documentos de embarque (guía aérea, B/L y pedimento de exportación) para visto bueno de todas las condiciones.


Da seguimiento al embarque y mantiene informada a la filial o cliente sobre el trayecto de la mercancía hasta la llegada a su destino.


Envía la d ocumentación a la f ilial por mensajería (facturas originales, lista de empaque, certificado de origen en su caso, guía aérea y conocimiento de embarque).

La filial inicia el trámite para la importación de su mercancía.


Recibe del agente de carga y transporte copia del B/L y pedimento original para presentar al Departamento Fiscal.


Confirma la recepción del pedido.






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 2




6.1 No apl ica Reporte de obras FEP



7.1 FCE-CCI-RE.01 Factura Internacional 7.2 FCE-CCI-RE.02 Carta de instrucciones de exportación 8 Lista de distribución





AFECTADAS



16.02.12 00 Todas Paneación y Calidad

Se valida y aprueba el presente.documento por el COMERI y Dirección General.





Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 2


ANEXO 7.1

FCE-CCI-RE.01






Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2


1

2

4 3 5 6 7 8

9

10 11 12

13

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

27 28 29 30

32

34

33

26

31





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2



1. TÍTULO:

Factura Internacional. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidencia que permita llevar el control de la venta. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Departamento de Ventas Internacionales. 4. FORMA DE LLENADO:

Por sistema. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:













12. SERIE DEL CERTIFICADO Número de serie del certificado





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2



13. AÑO Y NÚMERO DE APROBACIÓN Indicar año y número de aprobación.


















31. IVA DE ENVÍO. IVA del envío.






Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2









Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2


ANEXO 7.2

FCE-CCI-RE.02

CARTA DE INSTRUCCIONES DE EXPORTACIÓN





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2






Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2



1. TÍTULO:

Carta de Instrucciones de Exportación.


Tener un documento con los detalles del embarque.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:



Manual.



1. Para. Nombre de la empresa transportista responsable del traslado.

2. Fecha. Fecha en que es llenado el formato.

3. Consignado a. Nombre del destinatario del traslado.

4. Dirección. Dirección del destinatario del traslado.

5. C.P. Código Postal del destinatario del traslado.

6. Recoger en. Dirección del Almacén para que se recojan los libros.

7. No. Piezas. Número de Cajas.

8. Descripción de la mercancía.

Relatoría de los libros.

9. No. Ej. Número de libros.

10. Valor. Valor en dólares.





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


11. Peso Kg. Cantidad en kilogramos.

12. Dimensiones. Tamaño de las cajas.

13. Fletes. Datos sobre si el flete es prepagado o por cobrar.

14. Operación Aduanera a Efectuar.

Datos sobre el tipo de exportación.

15. Documentos Adjuntos.

Se indica los números de facturas y lista de empaque se adjuntan.





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Contratos para la distribución de otros fondos editoriales

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE OTROS FONDOS EDITORIALES





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Departamento de Ventas Internacionales para la elaboración de contratos con proveedores que solicitan al FCE la distribución de sus fondos editoriales en las filiales.

2. Alcance En este p roceso intervienen los Departamentos de Ventas Internacionales, Asuntos Internacionales, el Proveedor y Filiales, y abarca desde la recepción de las solicitudes de los proveedores hasta la entrega de la mercancía al almacén del FCE.

3. Políticas 1. Los términos de negociación son: crédito de 180 días recepción del material en la filial y

descuento del 60% sobre el precio de venta al público en moneda nacional.

2. La facturación a filiales se r ealiza en dólares a p recios netos t omando en cuenta el tipo de cambio del día en que se elabora la factura.

4. Definiciones

OFE.- Otros Fondos Editoriales.

Consolidación.- Actividad de agrupar mercancías de distintos consi gnatarios para su tramitación y envío a un determinado país de destino.

Empaque.- Constituye la envoltura o protección que acompaña al producto.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


5. Desarrollo






Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


5.2 Descriptivo



Recibe las solicitudes de los proveedores que solicitan distribución y plantea las condiciones comerciales del contrato (crédito, descuento y documentación requerida para la exportación).


Elabora el contrato de distribución y lo envía a la Coordinación General de Asuntos Internacionales para visto bueno.

Contrato de distribución.


Cuando se tiene el visto bueno de la Coordinación General de Asuntos Internacionales, envía la solicitud de contrato a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos para su visto bueno.


Una vez que se ha firmado el contrato, notifica a las filiales las condiciones de compra.


Entrega a los proveedores un manual para la consolidación y entrega de documentos requeridos para las exportaciones, así como la especificación del empaque.

6. Proveedor Envía a las filiales su catálogo de títulos (en versión impresa y electrónica) y lista de precios en moneda nacional.

Catálogo de títulos.

Lista de precios.

7. Filiales Realizan sus pedidos directamente a los proveedores, marcando copia al Departamento de Ventas Internacionales. Pedidos.

8. Proveedor Recibe el pedido de las filiales y contacta al Departamento de Ventas Internacionales para la conso lidación de la mercancía y entrega en el almacén del FCE.






Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2




6.1 No apl ica Catálogo de títulos

6.2 No apl ica Lista de precios

6.3 No apl ica Contrato de Distribución



7.1 No aplica No apl ica 8 Lista de distribución





AFECTADAS









Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Logística de exportación de libros de otros fondos editoriales

PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE EXPORTACIÓN DE LIBROS DE OTROS FONDOS EDITORIALES





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el D epartamento de Ventas Internacionales para coordinar la exportación de libros de otros fondos editoriales a las filiales.

2. Alcance Este proceso comprende desde la recepción de la información del p edido de las filiales, la en trega al Departamento de Ventas Internacionales con su factura, hasta la consolidación de los pedidos para cada filial; para continuar con el proceso de exportación de libros.

3. Políticas 1. La exportación de libros de otros fondos editoriales a filiales se realiza con los servicios de la

Agencia de Carga y Transporte que ellos indiquen.

2. El Departamento de Ve ntas Internacionales será el conducto de enlace entre las filiales y las editoriales para la coordinación de logística de exportación.

3. El proveedor realizará sus trámites ante la Secre taría de Economía para la obtención de los certificados de origen en las filiale s requeridas y en tregará al Departamento de Ventas Internacionales toda la documentación para la exportación.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

OFE.- Otros Fondos Editoriales. FEP.- Fondo Editorial Propio. Carta de Encomienda. Documento emitido por el exportador que tiene la finalidad de comprobar ante la

aduana el encargo conferido al agente aduanal. Documentos de embarque.- Son aquellos documentos que se envían al importador, o a otro usuario del

comercio exterior, que tienen que ver con el transporte de mercancías. Factura.- Documento que identifica al vendedor y al comprador de productos, donde se asienta

el número de la factura, la fecha de embarque, el medio de transporte, la entrega y términos de pago, así como un listado completo con la descripción de los productos, incluyendo precios, descuentos y cantidades.

Certificado de Origen.- Es el do cumento que identifica el origen de las m ercancías exportadas, a

efectos que el exportador pueda acogerse a una preferencia o reducción arancelaria, a través de un Tratado de Libre Comercio o Acuerdo Comercial.

Lista de empaque.- Es un documento que permite al exportador, al tra nsportista, a la compañía de

seguros, a la aduana y al comprador, identificar las mercancías y saber qué contiene cada bulto o caja, que coincida con la factura.

Carta de instrucción.- Documenta que especifica al Almacén Central las características de envío de las

obras.





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 2


5. Desarrollo






Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2


5.2 Descriptivo



Recibe la información de los proveedores de OFE informando los pedidos a entregar para las filiales.


Notifica al proveedor de OFE el lugar (almacén del FCE) y la fecha en que debe entregar su mercancía.


Recibe la mercancía del proveedor empacada con las especificaciones indicadas por el Departamento de Ven tas Internacionales, junto con una copia de la factura, una copia de la lista de empaque y una copia del pedido solicitado por la filial.

Copia de la factura.

Copia de la lista de empaque.

Copia del pedido de la filial.

4. Proveedor

Entrega al Departamento de Ventas Internacionales originales de los documentos requeridos para la exportación: factura, lista de empaque, certificados de origen, carta de té rminos y carta de e ncomienda. Además entrega copia de los siguientes documentos: R1, cédula fiscal, acta constitutiva, poder notarial del representante legal e identificación oficial.


Realiza la consolidación de los pedidos de OFE y FEP para cada filial.

A partir de este momento, se continúa con lo s pasos del procedimiento de exportación de libros del FEP hasta la confirmación de la recepción del pedido.






Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2




6.1 No apl ica Pedido Filiales

6.2 FCE-ALM-RE.17 L is ta de empaque



7.1 FCE-CCI-RE.01 Factura Internacional 8 Lista de distribución





AFECTADAS









Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 2


ANEXO 7.1

FCE-CCI-RE.01






Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 2


1

2

4 3 5 6 7 8

9

10 11 12

13

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

27 28 29 30

32

34

33

26

31





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 2



1. TÍTULO:



Evidencia que permita llevar el control de la venta.




Por sistema.
















Revisión: 00

Páginas : 10


Nivel: 2





12. SERIE DEL CERTIFICADO Número de serie del certificado.

13. AÑO Y NÚMERO DE APROBACIÓN Número y año de aprobación.





















Revisión: 00

Páginas : 11


Nivel: 2




31. IVA DE ENVIO. IVA del envío.








Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 2

Logística de importación de libros publicados por las filiales

PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN DE LIBROS PUBLICADOSPOR LAS FILIALES





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el D epartamento de Ventas Internacionales para coordinar la importación de libros publicados por las filiales.

2. Alcance

Este procedimiento aplica las Subgerencias de Ventas Nacionales, de Coordinación de Librerías y de Almacén y Tráfico e intervienen los departamentos de Costos y Ventas Internacionales; abarca desde la importación de los libros publicados por las filiales, su ingreso al almacén del FCE y asignación del PVP.

3. Políticas 1. Para el lanzamiento o presentación de una obra deberá considerarse un mínimo de seis

semanas para que el libro se e ncuentre disponible para venta al público. Durante esas seis semanas tiene lu gar el tránsito marítimo, los trámites en el puerto, el traslado al a lmacén del FCE, el alta del título en el catálogo, la asignación de PVP y la distribución en las librerías.

2. Los términos de venta de filiales a Casa Matriz son: precio de venta al público en dólares menos el 70% y plazo de pago de 180 días fecha recepción de mercancía.

3. El Departamento de Ventas Internacionales mantendrá al tanto de los pedidos de las filiales a la Coordinación General de Comunicación (al momento de hacer el pedido a la filial, al momento de que ésta envíe los libros y al momento en que el almacén informe sobre la disponibilidad de los títulos). Para compras mayores a 200 ejemplares, las filiales envían un 5% del pedido para fines de promoción y publicidad, que se entregan a la Coordinación General de Comunicación.

4. El alta en el catálogo de los títulos publicados por las filiales se realiza a través del Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales.

5. Para la asignación del PVP el Departamento de Ventas Internacionales debe entregar la siguiente documentación al Departamento de Costos: copia de la factura comercial de la fi lial, copia de los gastos de importación, copia del alta del título en el catálogo y un ejemplar de cada obra.

6. La Gerencia de Comercialización es responsable de la distrib ución en librerías de la s obras importadas.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

Importación.- Acto legal de introducir a un país productos procedentes del exterior, cumpliendo con los requisitos y el pago de derechos.

Agente de Carga y Transporte.- Persona natural o jurídica que presta servicios de transporte de carga

a comisión, en representación de las líneas transportadoras de carga. Incluye los servicios de desconsolidación de carga y entrega final al proveedor.

Factura Comercial.- Documento que identifica al vendedor y al comprador de productos, donde se

asienta el número de la factur a, la fec ha de embarqu e, el medio de transporte, la entrega y términos de pago, así como un listado completo con la descripción de los productos, incluyendo precios, descuentos y cantidades.

Lista de empaque (packing list).- Documento extendido por el proveedor extranjero de una mercancía

en que los artículos se encuentran detallados por bultos, que permite al transportista, a la compañía de seguros, a la aduana y al comprador, identificar las mercancías y saber qué contiene cada bulto o caja, que coincida con la factura.

Certificado de origen.- Es el documento donde se manifiesta que un producto es originario del país o

de la región y que, por tanto, puede gozar del trato preferencial arancelario. Necesario para el desaduanamiento de las mercancías en cualquier parte del mundo, cuando se pretende tener acceso a tratamientos arancelarios preferenciales.

PVP.- Precio de Venta al Público.





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Nivel: 2


5. Desarrollo






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Nivel: 2


5.2 Descriptivo


1. Filiales Envían 13 ejemplares de cada novedad publicada, junto con la ficha técnica de cada libro y la lista de precios.


Entrega un ejemplar de cada título a la Dirección Gerencial, la Gerencia General, la Gerencia de Comercialización, la Gerencia de Producción, la Coordinación General de Asuntos Internacionales, la Biblioteca, la Subgerencia de Coordinación de Librerías, la Subgerencia de Ven tas Nacionales, la Sub gerencia de Ven tas por Internet, el Departamento de Ven tas Internacionales y el Cen tro Cultural Rosario Castellanos, y con serva un ejemplar para consulta.


Entrega la lista de precios a la Gerencia de Comercialización, la Sub gerencia de Coor dinación de Librerías y la Subgerencia de Ventas Nacionales.

4. Subgerencia de Ventas Nacionales / Subgerencia de Coordinación de Librerías

Entregan al Departamento de Ven tas Internacionales los pedidos de las obras e informan la vía de embarque, previa autorización del Gerente de Comercialización.


Hace el pedido a las filiales a través de correo electrónico, manteniendo informada a la Coordinación General de Comunicación.

6. Filiales

Informan al Departamento de Ventas Internacionales, así como a la Coordinación General de Comunicación, que la mercancía está lista para ser recolectada, y envían copia de la factura comercial, lista de em paque, número de c ajas y peso.

Factura Filial.

Lista de empaque.

7. Departamento de Ventas

Solicita al agente de carga y transporte la importación de la mercancía, proporcionándole los datos (número de c ajas,

Copia de la factura de la filial.





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Nivel: 2



Internacionales peso, tipo de mercancía y términos de la negociación), la documentación correspondiente e indica vía de embarque. Lista de empaque.

8. Filiales

Envían, cuando se trata de compras mayores a 20 0 ejemplares, un 5% del pedido para fines de promoción y publicidad, que se entrega a la C oordinación General de Comunicación.

Factura pro forma.


Informa a la Coordinación General de Comunicación la fecha estimada de llegada de los lib ros de los cu ales se hicieron pedidos mayores a 200 ejemplares y le entrega un ejemplar de la obra.


Notifica a la Subgerencia de Almacén y Tráfico y a la Coordinación General de Comunicación, a través de correo electrónico, la fecha en que llegará el material, y anexa copia de la factura y lista de empaque.

Asimismo, informa y solicita a la Subgerencia de Almacén y Tráfico cuáles son las cajas que corresponden a los ejemplares para promoción y publicidad, para que sean enviadas al Departamento de Ventas Internacionales.


Envía un ejemplar de cada libro al Departamento de Ventas Internacionales, que a su vez lo reenvía a la Departamento de Costos para asignación del precio de venta, junto con una copia de la factura de la filial, una copia de la factura de gastos de importación y el alta en el catálogo de títulos.

Al mismo tiempo, envía al Departamento de Ventas Internacionales los ejemplares correspondientes a promoción, para que éste los haga llegar a la Coordinación General de Comunicación.

Copia de la factura de la filial.

Copia de la factura de gastos del Agente de Carga y Transporte.

Alta en el catálogo de títulos.

12. Departamento de Costos

Establece el precio de venta al público de la obra y lo notifica mediante un oficio al Departamento de Ventas Internacionales.

Notificación de PVP a tra vés de oficio.


Informa a la Gerencia de Comercialización, así como a la Coordinación General de Comunicación, que los libros están disponibles en el almacén para distribución y venta, e indica





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Nivel: 2



el PVP.


Entrega la f actura original de la f ilial a la Gerencia de Comercialización para el pago de la mercancía. Oficio.


Entrega la factura original con los gastos del Agente de Carga y Transporte a la S ubgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para el pago de los gastos de transportación de la mercancía, junto con copias de factura de la filial, B/L, guía aérea o ter restre, póliza de seguro y pedimento de importación.

Pedimento de importación.

B/L.






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Páginas : 8


Nivel: 2




6.1 No aplica Factura Filial

6.2 No aplica Factura pro-forma de los libros de promoción (5%)



7.1 No apl ica A l ta en el catálogo de títulos 8 Lista de distribución


Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional.

1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología.



AFECTADAS









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Nivel: 2

Logística de importación para maquila de las áreas editoriales

PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN PARA MAQUILAS DE LAS ÁREAS EDITORIALES





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Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el D epartamento de Ventas Internacionales para coordinar la importación de libros solicitados por las áreas editoriales maquiladas en el extranjero.

2. Alcance Este procedimiento aplica al Departamento de Ventas Internacionales y abarca desde la negociación de las áreas para establecer los términos y condiciones de la maquilas hasta la llegada de la mercancía al Almacén Central.

3. Políticas 1. La negociación de los términos y condiciones de compra es realizada directamente con el

proveedor por las áreas editoriales.

2. Las áreas editoriales deberán informar al Departamento de Ve ntas Internacionales cuáles son las obras adquiridas en el extra njero (maquilas) antes de que la mercancía sea enviada por el proveedor, la fecha estimada de salida en origen (ETS), la fecha estimada de llegada a puerto mexicano (ETA) y el puerto al que arribará.

3. Las áreas editoriales proporcionarán al Departamento de Ventas Internacionales la documentación original siguiente para la liberación de embarque en puerto: factura de l maquilador, factura del proveedor directo (editorial o agencia literaria), lista d e empaque, B/L, certificado de fumigación (cumplimiento a la NOM-144-SEMARNAT-2004 en el caso de que la mercancía esté paletizada) y certificado de origen (de acuerdo a los tratados celebrados con el país de origen).

4. Para el lanzamiento o presentación de una obra de berá considerarse un mínim o de tres semanas desde q ue el libro se encuentra en puerto para que esté disp onible para venta al público. Durante esas tres semanas tienen lugar los trámites en el puerto, el traslado al almacén del FCE, la asignación de PVP, el alta del título en el catálogo y la distribución en las librerías.

5. El alta en el catálogo es responsabilidad de las áreas editoriales.

6. Para la asignación del PVP, el Departamento de Ventas Internacionales debe entregar la siguiente documentación a las áreas editoriales: copia de la factura comercial, copia de los gastos de importación y copia del pedimento de importación.






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Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

Maquila.- Se define como una actividad productiva compartida por dos o más países. Esta modalidad de producción tiende a acumular menores costos, ya q ue aprovecha las ventajas comparativas con que cuentan los países participantes.

ETS.- Estimated Time of Departure/Fecha Estimada de Salida del barco en el puerto. ETA.- Estimated Time of Arrival/ Fecha Estimada de Arribo del barco a puerto. Pedimento de Importación.- Documento legal que comprueba la estancia de mercancías provenientes

del extranjero y sirve para liquidar en la a duana de manera correcta los impuestos a través de un agente aduanal.

Pallet.- Es una estructura de agrupación de carga, fabricada generalmente con madera. La

funcionalidad es el transportar carga, tiene forma rectangular o cuadrada, para ser más fácil su manipulación.

NOM-144-SEMARNAT-2004.- Norma Oficial M exicana que establece las medidas fitosanitarias

reconocidas internacionalmente para el embalaje de madera, que se utiliza en el comercio internacional de bienes y mercancías.





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Nivel: 2


5. Desarrollo






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Nivel: 2


5.2 Descriptivo


1. Áreas editoriales

Negocian los términos y condiciones con el proveedor y fincan los p edidos, tomando en cuenta su presupuesto disponible.


Informan al Departamento de Ventas Internacionales cuáles son las obras adquiridas en el extranjero (maquilas) antes de que la mercancía sea enviada por el proveedor, así como la fecha estimada de salida e n origen (ETS), la fecha estimada de llegada a puerto mexicano (ETA) y el puerto al que arribará.


Hacen la solicitud de importación al Departamento de Ventas Internacionales, proporcionando la siguiente documentación: copia de la fa ctura (del proveedor y del maquilador), lista de empaque, B/L, certificado de origen (de acuerdo a los tratados celebrados con el p aís de origen), certificado de fumigación (cumplimiento a la NO M-144-SEMARNAT-2004 en el c aso de que la mercancía esté en pallets) y formato de solic itud de importación (en el que se indica el nombre del proveedor y datos del contacto, vía de embarque acordada con el proveedor, lugar y fe cha de la recolección de la mercancía con el proveedor y lugar donde se requiere la entrega de la mercancía en México).

Solicitud de importación.

Factura.

Lista de empaque.

B/L.

Certificado de Origen.


Considera la fecha estimada de arribo a puerto mexicano e informa al Ag ente de Carga y Transporte para que considere la llegada de la m ercancía. Asimismo, le proporciona la documentación para la liberación.


Se pone en contacto con la agencia que tiene consignado en el embarque para comenzar la liberación.


Informa a las áreas editoriales la fecha estimada de entrega del material en el almacén del FCE.





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Nivel: 2




Informa vía cor reo electrónico la llegad a de la m ercancía, proporcionando copia de la factura y lista de empaque.


Envía a las áreas editoriales la factura original del proveedor para su pago, junto con una copia del pedimento de importación y de la factura d e gastos de importación para que tramite la asignación del precio de venta.


Entrega la factura original con los gastos del Agente de Carga y Transporte a la S ubgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para el pago de los gastos de transportación de la mercancía, junto con copias de factura del proveedor, B/L, guía aérea o terrestre, póliza de seguro y pedimento de importación.

Pedimento de Importación.

B/L.






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Nivel: 2




6.1 No aplica No aplica



7.1 No apl ica Sol ic i tud de importación 8 Lista de distribución





AFECTADAS




Integración y actualización del Manual de Organización Políticas y Procedimientos de la Coordinación General de Comercio Internacional.





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Nivel: 2

Logística de importación para lasLibrerías del FCE

PROCEDIMIENTO PARA LA LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN PARA LAS LIBRERÍAS

DEL FCE





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Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el D epartamento de Ventas Internacionales para coordinar la impo rtación de libros de Otros Fondos Editoriales solicitados por la Su bgerencia de Coordinación de Librerías.

2. Alcance Este procedimiento y abarca desde la negociación de la Subgerencia de Coordinación de Librerías para establecer los términos y condiciones con el proveedor hasta la entrega de la me rcancía, y es de aplicación para el Departamento de Ventas Internacionales.

3. Políticas 1. La negociación de los términos y condiciones de compra es realizada directamente con el

proveedor por la Subgerencia de Coordinación de Librerías.

2. El Departamento de Ventas Inter nacionales recibirá información y documentos sobre las compras que realice la Subgerencia de la Coordinación de Librerías en el extranjero y será el encargado de efectuar los trámites para la importación y entrega del material en donde indique la Subgerencia de la Coordinación de Librerías.

3. La Subgerencia de Coordinación de Librerías deberá informar el tipo de material a importar (libros, DVD, atlas, CD u otr o tipo de material) para la determinación de la partida arancelaria y normas oficiales mexicanas.

4. La Subgerencia de Coordinación de Librerías es responsable de determinar el PVP de las obras.






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Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

PVP.- Precio de Venta al Público. FOB.- (Free on Board) - Libre a Bordo. Va seguido del puerto de embarque. Significa que la

mercadería es puesta a bordo del barco con todos los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor hasta que la mercadería haya pasado la borda del barco, con el flete excluido. Exige que el vendedor despache la mercadería de exportación. Este término puede usarse solamente para el transporte por mar o v ías acuáticas interiores.

CIF.- Cost, Insurance & Fre ight - Costo, Seguro y Flete. La abreviatura va se guida del

nombre del puerto de destino y el pre cio incluye la mercadería puesta en puerto de destino con flete pag ado y seguro cubierto. El vendedor contrata el seguro y paga la prima correspondiente. El ven dedor sólo está obligado a conseguir un seguro con cobertura mínima.

Ex Works (EXW).- El v endedor ha cumplido su o bligación de entrega al poner la m ercadería en s u

fábrica, taller, etc. a disposición del comprador. No es re sponsable ni d e cargar la mercadería en el vehículo proporcionado por el comp rador ni de despacharla de aduana para la exportación, salvo a cuerdo en otro sentid o. El comprador soporta todos los gastos y rie sgos de retirar la mercadería desde el domicilio del vendedor hasta su destino final.





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Nivel: 2


5. Desarrollo


Entrega la factura original con gastos del ACT a la SRMSG para su pago, junto con copias de factura del proveedor, B/L, guía

aérea o terrestre, póliza de seguro y pedimento de importación

DVI 9

Negocia con el proveedor términos y condiciones y finca pedidos de acuerdo

con su presupuestoSCL 1

Informa al DVI de acuerdo al tipo de negociación que se haya realizado Ex

Works, FOB o CIF SCL 3

Informa al DVI fechas de salida y fecha estimada de arribo de la mercancía, junto

la agencia dan monitoreo al embarqueACT 5

Informa por correo electrónico a la SCL fecha de entrega de mercancía y

proporciona documentación soporteDVI 6

Envía a la SCL el original de la factura del proveedor para realizar el pago

correspondiente y registra en sistemaDVI 7

Determina costo de venta, asigna PVP y realiza gestiones para pago al proveedor

SCL 8Responsable de Actividad

SCL: Subgerencia de Coordinación de LibreríasDVI: Departamento de Ventas InternacionalesACT: Agente de Carga y Transporte

Contacta al ACT, le informa del material a importar y le da instrucciones

DVI 4

Inicio

FinInforma al DVI que realizó pedido y proporciona copia de la factura e informa

características del pedidoSCL 2

Solicitud de importación





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 2


5.2 Descriptivo


1. Subgerencia de Coordinación de Librerías

Negocia los términos y condiciones con el proveedor y finca los pedidos, tomando en cuenta su presupuesto disponible.


Informa al Departamento de Ventas Internacionales que realizó un pedido y prop orciona copia de la factura comercial, número de cajas y peso. Notifica la vía de embarque (aérea, marítima o terrestre), informa si el pedido es con un solo proveedor o se realizará consolidado de varios proveedores e indica el lugar de entrega en México.

Asimismo, informa las condiciones de compra (FOB, CIF, Ex works u otro tipo de convenio).

Solicitud de importación.

Copia de Factura.


En el caso de que la negociación efectuada haya sido entrega Ex works, informará al D epartamento de Ventas Internacionales lo siguiente:

- Fecha y lu gar de recolección de la mercanc ía (día, domicilio, teléfonos, e-mail y contacto del proveedor).

- Tipo de material a importar (libros, DVD, atlas, CD u otro tipo de material).

- Entrega la sigu iente documentación: copia de facturas del proveedor y copia de la lista de empaque.

En el caso de que la negociación convenida haya sido FOB, CIF u otra, infor mará al Departamento de Ventas Internacionales lo siguiente:

- Cuál es la negociación establecida con el proveedor. - Lugar de entrega convenido con el p roveedor (puerto,

aeropuerto, aduana). - Lugar de procedencia de la mercancía. - Tipo de material a importar (libros, DVD, atlas, CD u otro

tipo de material). - Fecha de salida de la mercancía en origen. - Fecha estimada de llegada a México. - Entrega la siguiente documentación: facturas

comerciales del proveedor, lista de empaque, certificado de origen en su caso, B/L original, guía aérea o terrestre

Factura.

Lista de Empaque.

B/L.





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Páginas : 6


Nivel: 2



según sea la vía de embarque, B/L o riginal o Express, guía aérea o terrestre según sea la vía de embarque, y certificado de fumigación (cumplimiento a la NOM-144-SEMARNAT-2004 en el caso de que la mercancía esté en pallets).


Contacta al Ag ente de Carga y Tran sporte para informarle del material a importar y le da las instrucciones sobre la v ía de embarque, la negociación y el lugar de entrega indicado por la Subgerencia de Coordinación de Librerías.


Informa al Departamento de Ventas Internacionales la fecha de salida del barco con la mercancía (ETS), la fecha estimada de arribo a puerto (ETA) y el puerto de llegada (en caso de que la negociación sea Exworks).

Conjuntamente con el Departamento de Ventas Internacionales, entra en contacto con la agencia que tiene consignado el embarque para iniciar monitoreo del status y revalidación de documentación (en caso de que la negociación sea CIF o FOB).

Realiza, en conjunto con el D epartamento de Ventas Internacionales, las operaciones de liberación de la mercancía en la aduana correspondiente.

Finalmente, informa al Dep artamento de Ventas Internacionales la fecha de entrega en lugar indicado.


Informa por correo electrónico a la Subgerencia de Coordinación de Librerías la fecha de entrega de la mercancía y proporciona copia de la factura comercial, lista de empaque, número de cajas y peso.


Envía a la Subgerencia de Coordinación de Librerías el original de la factura comercial del proveedor para realizar el pago correspondiente y copia de las facturas de gastos de importación para la asignación del PVP y registro en sistema.


Determina el costo de venta y asigna PVP.

Realiza las ge stiones pertinentes para el p ago de facturas





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Nivel: 2



del proveedor.


Entrega la factura original con los gastos del Agente de Carga y Transporte a la S ubgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para el pago de los gastos de transportación de la mercancía, junto con copias de factura del proveedor, B/L, guía aérea o terrestre, póliza de seguro y pedimento de importación.

Pedimento de Importación.

B/L.






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Nivel: 2







7.1 No aplica Solicitud de importación. 8 Lista de distribución





AFECTADAS









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Páginas : 1


Nivel: 2

Procedimiento para la organización de ferias y exhibiciones

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE FERIAS Y EXHIBICIONES

unidadplaneaciona

26.03.10





Revisión: 01

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Departamento de Ventas Internacionales y Asuntos Editoriales para organizar la participación del FCE en ferias y exhibiciones internacionales.

2. Alcance Este procedimiento aplica al Departamento de Ventas Internacionales y Asuntos Editoriales y abarca desde la propuesta de ferias internacionales hasta la solicitud del reporte de la participación del FCE en las ferias donde se asistió con la CANIEM.

3. Políticas 1. El Departamento de Ventas Internacionales debe elabora la propuesta de ferias internacionales en

el primer trimestre del año en curso.

2. El Departamento de Ventas Internacionales y la Coordinación General de Comercio Internacional el presupuesto de ferias internacionales en las que participa Casa Matriz.

3. El Departamento de Asuntos Editoriales se encargará de realizar todos los trámites para el pago de las facturas correspondientes a los gastos de participación en las ferias internacionales en las que participa Casa Matriz.

4. El Departamento de A suntos Editoriales coordina con el área de finanzas la disponibilidad de recursos para la participación

5. El Departamento de Ventas Internacionales realizará el registro para la participación del FCE en las ferias internacionales en las que participa Casa Matriz.

6. La selección de las obras que se exhibirán en las ferias internacionales en las que participa Casa Matriz es responsabilidad del área Editorial.





Revisión: 01

Páginas : 3


Nivel: 2


4. Definiciones

SRE.- Secretaria de Relaciones Exteriores. CANIEM.- Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Valija Diplomática.- Es el medio de comunicación oficial establecido por la Secretaría de Relaciones

Exteriores con el propósito de administrar el envío y recepción de la documentación oficial o material de la Cancillería y sus Representaciones.

Derecho de autor.- Es un conjunto de normas y p rincipios que regulan los derechos morales y

patrimoniales que la ley concede a los autores, por el solo hecho de la creación de una obra literaria, artística o científica, tanto publicada o que todavía no se haya publicado.





Revisión: 01

Páginas : 4


Nivel: 2


5. Desarrollo






Revisión: 01

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Nivel: 2


5.2 Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO1. Departamento de

Ventas Internacionales

Elabora la propuesta de ferias internacionales en las que FCE casa matriz participa.

Propuesta de Ferias Internacionales.

2. Departamento de Asuntos Editoriales

Revisa con el área de Finanzas la asignación del presupuesto anual

3. Coordinación General de Comercio Internacional

Participación con stand propio: Si, ir a paso 4 No, ir a paso 9


Participación con stand propio Verifica la d isponibilidad del stand directamente con los organizadores y negocia el tamaño, la ubicación, el mobiliario y el diseño del stand.


Coordina con el área de Comunicación el proyecto de diseño de stand

Diseño de stand


Evalúa la capacidad de exhibición del stand y solicita al área Editorial su apoyo para la selección de las obras.


Solicita al almacén el material seleccionado para exhibición y lo envía a la feria a través de la valija diplomática de la SRE


Se encarga de cubrir los pagos de las facturas correspondientes. .


Participación con la CANIEM De igual forma soli cita listado de títulos a exhibi r al área editorial de acuerdo a la capacidad de los libreros contratados


Entra en contacto con la CANIEM para e ntrega de ejemplares y docum entación de acuerdo a las ba ses que emite


Solicita al almacén el material seleccionado para exhibición y lo envía a la CANIEM


Se encarga de realizar los pagos de las facturas correspondientes. .


Solicita reporte a l a CANIEM de la participación en la feri a en los casos que se haya participado con ellos.

Reporte de participación en ferias de la CANIEM.






Revisión: 01

Páginas : 6


Nivel: 2




6.1 No apl ica No apl ica



7.1 No apl ica No apl ica 8 Lista de distribución





AFECTADAS









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Páginas : 1


Nivel: 2

Seguimiento del programa editorialde las filiales

PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA EDITORIAL

DE LAS FILIALES





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Dep artamento de Asuntos Editoriales con Filiales para llevar el seguimiento del programa editorial de las filiales.

2. Alcance El procedimiento aplica al Departamento de Ventas Internacionales con la participación de las filiales del FCE y abarca desde la recepción del programa editorial de las filiales hasta su publicación y distribución de ejemplares a las áreas del Fondo junto con la lista de precios.

3. Políticas 1. Las primeras y nuevas ediciones de las filiales deberán someterse a la aprobación del CISO.

2. El programa anual de reimpresiones de las filiale s es decidido, en lo que respe cta a tít ulos y tirajes, exclusivamente por ellas. Antes de hacer la reimpresión de una obra, las filiales deben notificar a los autores para que, en caso d e ser necesario, tengan oportunidad de hacer modificaciones o actualizaciones al contenido.

3. Mensualmente las filiales deben informar sobre el avance de su programa editorial: novedades y reimpresiones publicadas (incluyendo sus tirajes).

4. Las filiales deben considerar los siguientes criterios de Casa Matriz para rechazar una obra: no publicar tesis, no publicar libros de v arios autores (es de cir compilaciones) o productos de seminarios, encuentros, etc., y no publicar ensayos referidos a autores que no formen parte del catálogo del FCE.

5. Las filiales deben llevar un control de su proceso editorial:

• Obras aprobadas por la filial para presentar a CISO.

• Obras presentadas a CISO y su resultado.

• Obras en proceso de contratación.

• Obras contratadas:

a) En proceso de publicación.

b) Publicadas.

c) No publicadas.

• Obras canceladas:

a) Después de su aprobación en CISO

b) Después de su contratación.

6. Las filiales d eben llevar un control de sus contratos y su c umplimiento: vigencia, plazo de





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publicación, pago de anticipos, pago de regalías.

7. Las filiales deben llevar un inventario de sus negativos.

4. Definiciones


Negativos: Es la fo tocomposición en película o en u n archivo electrónico de un libro que sir ve para obtener las placas de impresión del libro.

Impresión.- Es un proceso para la producción de textos e imágenes, típicamente con tinta sobre papel usando una pre nsa. A me nudo se realiza como un proceso industrial a gran escala, y es una parte esencial de la edición de libros.

Encuadernación.- Es la a cción de coser o pegar varios pliegos o cuadernos de texto y ponerles cubiertas, tiene por objeto procurar al libr o tres ventajas: su con servación, su fácil manejo y su presentación artística.





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Nivel: 2


5. Desarrollo






Revisión: 00

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Nivel: 2


5.2 Descriptivo



Solicita a las filial es durante el mes de noviembre de cada año su programa editorial del año siguien te de novedades, nuevas ediciones y reimpresiones de obras contratadas en las filiales.

2. Filiales Entregan el programa editorial del año sig uiente en los 10 primeros días del mes de diciembre.

Programa editorial de filiales.


Revisa que la información proporcionada por las filiales esté completa y que no haya duplicidad en las obras programadas en Casa Matriz y las filiales, especialmente en lo relacionado a las reimpresiones.


Registra el programa editorial de las filiales en el sistema de Casa Matriz.


Para las ob ras de las colecciones Breviarios y Colección Popular, solicita a la Gerencia de Producción el número que deberá aparecer impreso en el libro y lo notifica a la filial.

6. Filiales

Antes de completar la impresión y encuadernación, solicita la clave para el catálogo de obras y proporciona la siguiente información: título, autor, colección, tipo de encuadernación, tiraje, área temática y territorialidad de la obra.


Realiza el avance y cierre de la obra en el sistema de Casa Matriz, para la impresión de la hoja de alta en el catálogo de títulos.

Hoja de alta en el catálogo de títulos.

8. Filiales Una vez que las obras se publican, envían al Departamento de Ventas Internacionales 13 ejemplares de las novedades y 3 de las reimpresiones, junto con la ficha técnica de cada

Lista de precios.





Revisión: 00

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Nivel: 2



libro y la lista de precios.

Asimismo, notifican mensualmente sobre las obras publicadas (títulos y tirajes) al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales.


Distribuye los 13 ejemplares de las novedades de la siguiente forma: un ejemplar de cada título a la Dirección General, la Gerencia General, la G erencia de Comercialización, la Gerencia de Producción, la Coordinación General de Asuntos Internacionales, la Biblioteca, la Subgerencia de Coordinación de Librerías, la Subgerencia de Ventas Nacionales, la Sub gerencia de Ventas por Internet, el Departamento de Ventas Internacionales y el Centro Cultural Rosario Castellanos, y conserva un ejemplar para consulta.

Distribuye los 3 e jemplares de las re impresiones de la siguiente forma: un ejemplar de cad a título para la Coordinación General de Asuntos Internacionales, el Departamento de Ventas Internacionales y la Biblioteca.

Asimismo, entrega la lista de precios a la G erencia de Comercialización, la Sub gerencia de Coor dinación de Librerías y la Subgerencia de Ventas Nacionales.


Entrega trimestralmente a la Gerencia General un reporte de las obras publicadas por las filiales para su presentación en las reuniones del Órgano de Gobierno. Además, trimestralmente proporciona un ejemplar de las obras publicadas a la Gerencia General para exhibición en las reuniones del Órgano de Gobierno.

Reporte trimestral de obras publicadas.






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 2




6.1 No aplica Lista de precios

6.2 No apl ica F icha técnica



7.1 FCE-CCI-RE.04 Programa editorial de filiales.7.2 FCE-CCI-RE.05 Reporte trimestral de obras publicadas. 8 Lista de distribución





AFECTADAS









Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 2


ANEXO 7.1

FCE-CCI-RE.04

PROGRAMA EDITORIAL DE FILIALES





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 2


1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27 28 29





Revisión: 00

Páginas : 10


Nivel: 2



1. TÍTULO:

Programa Editorial de Filiales.


Dar seguimiento al Programa Editorial de las Filiales del FCE.




Por sistema.



1. Tipo de Obra. Indicar el tipo d e obra de que se trata: Nueva edición, reimpresión , etc.

2. Mes programado. Anotar el mes para el cual está programada la obra.

3. Fecha de Publicación. Indicar la fecha probable de publicación.

4. Filial. Anotar la filial responsable de la obra.

5. Área Temática. Indicar el área temática que atiene la obra.

6. Autor. Anotar el nombre del autor: Apellido y nombre.

7. Título. Anotar el título completo de la obra.

8. Colección. Indicar la colección en la cual se ubicaría la obra.

9. Tiraje. Anotar el tiraje propuesto para la obra.





Revisión: 00

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Nivel: 2



10. CUO. Anotar la clave única de la obra.

11. Clave. Número que identifica la obra por colección.

12. Fecha de CISO (primeras ediciones). Anotar la fecha del CISO en la que se presento la obra.

13. Fecha de solicitud filial. Indicar la fecha de la solicitud de la filial.

14. Vo. Bo. Comercial. Indicar la fecha del Vo. Bo. de la Gerencia Comercial.

15. Autorización Directora. Indicar la fecha de la autorización de la Directora.

16. Reimpresiones Fecha de Entrega PDI.

Fecha en que Casa Ma triz envía el PDF a la filial o viceversa.

17. Fecha Solicitud Acuerdo. Anotar la fecha de solicitud del acuerdo dd/mes/año.

18. Número de Acuerdo. Indicar el número de acuerdo.

19. Copia entregada (firmada). Fecha en que la CGAI recibe copia del acuerdo.

20. Interés. Indicar si la obra es de interés global y local.

21. Territorialidad. Indicar la territorialidad de acuerdo con la filial correspondiente.

22. Fecha Recepción Muestra. Anotar la fecha de recepción de la muestra.

23. Fecha de entrega ejemplar CM. Indicar la fecha en que se entrego.

24. Fecha de alta al sistema. Anotar la fecha en la que se dio de alta la obra en el sistema.

25. Fecha de actualización. Indicar la fecha en la que se actualizaron los datos de la obra.

26. Observaciones. Indique los comentarios que sean relevantes.

27. Reseña. Breve descripción del Libro.

28. No. se encontró el libro. Si el libro esta registrado en el catálogo.





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29. Para estadísticas. Información cuantitativa para graficas.





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ANEXO 7.2

FCE-CCI-RE.05

REPORTE TRIMESTRAL DE OBRAS PUBLICADAS





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1

2

3 4 5 6 7

8 9 10 11 12





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1. TÍTULO:

Reporte Trimestral de Obras Publicadas.


Informar las obras publicadas por las filiales.




Por sistema.



1. Año. Indicar el año al que corresponde el reporte.

2. Trimestre. Anotar el trimestre de que trate el reporte.

3. Filial. Indicar el nombre de la filial correspondiente.

4. Autor. Anotar el nombre del autor de la obra.

5. Título. Indicar el título completo de la obra.


7. Fecha de Publicación. Señalar el día, mes y año de publicación de la obra.

8. Filial. Indicar el nombre de la filial correspondiente.

9. Autor. Anotar el nombre del autor de la obra.





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10. Título. Indicar el título completo de la obra.


12. Fecha de Publicación. Señalar el día, mes y año de publicación de la obra.





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Acuerdo de coedición de reimpresiones entre filiales y casa matriz

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE ACUERDOS DE COEDICIÓN DE REIMPRESIONES ENTRE FILIALES Y CASA MATRIZ





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1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Dep artamento de Asuntos Editoriales con Filiales para llevar el seguimiento de los acuerdos de coedición que se firman entre Casa Matriz y las filiales.

2. Alcance Este procedimiento aplica para el Departamento de Ventas Internacionales con la participación de las Filiales y la Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación, abarca desde la solicitud de reimpresiones por parte de las filial es, en su caso, el proceso de actualización o modificación de la obra hasta la reimpresión de las obras y los reportes semestrales de ventas.

3. Políticas

Para los acuerdos de coedición con las filiales cuando los derechos son de Casa Matriz:

1. Estas políticas son aplicables cuando una filial envía la solicitud para reimprimir y distribuir en su mercado una obra que originalmente fue publicada por Casa Matriz.

2. Los acuerdos de coedici ón para rei mpresión de obras en l as filiales en principio sólo se autorizarán cuando Casa Matriz no tenga existencias de la obra en cuestión.

3. En el caso de que Casa Matriz tenga existencias de la obra, los acuerdos de coedición podrán autorizarse en casos excepcionales después de realizar un an álisis de lo s costos y la repercusión que tienen en el precio de venta local de la filial en cuestión.

4. La Unidad de Tr amitación de Reimpresiones y Documentación será la encargada de revisar las condiciones de los contratos de edición para confirmar la vigencia de los derechos y el territorio en el que se puede comercializar la obra.

5. Los acuerdos de coedición se realizarán con cada filial, aun cuando varias filiales deseen reimprimir el mismo libro, especificando el te rritorio en el que pueden distribuir (usualmente el que corresponde a cada filial).

6. Si varias filiales desean reimprimir el mismo título y alguna de ellas actúa como maquiladora, la negociación de los costos de impresión será convenida entre las filiales, y no se ve rá reflejada en los acuerdos de coedición que cada una de éstas tenga con Casa Matriz.

7. Los acuerdos establecerán una tarifa del 20% por el uso de los archivos y el pago de derechos. Para ventas ordinarias este porcentaje se calculará sobre PVP y se cubrirá mediante liquidaciones semestrales correspondientes a los e jemplares vendidos. Para ventas institucionales el 20% considerará el precio de factura, y el pago se hará tan pronto la filial reciba la liquidación correspondiente. La firma de un contrato con un porcentaje distinto al 20% requiere la autorización de la Gerencia General y la Dirección General.

8. Para acuerdos de coedición de obras de dominio público, sólo se hará una liquidación del 10% por el uso de los archivos de la obra.

9. El envío de los ejemplares justificativos a los titulares de los derechos será responsabilidad de





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las filiales, según lo que establecido en el acuerdo de coedición.

10. Las filiales deberán enviar un informe semestral de las ventas (en ejemplares y en dólares) para que el Dep artamento de Ventas Internacionales emita la factura correspondiente al pago de regalías y uso de archivos. El Departamento de Regalías de Casa Matriz se encargará de hacer llegar este pago de regalías a los titulares de los derechos de la obra en cuestión.

11. Puede darse el caso de que una filial solicite la reimpresión de una obra, Casa Matriz no tenga existencias y los costos d e impresión en la filial sean lo suficientemente bajos como para que Casa Matriz decida sumarse al tiraje. En este caso, el acuerdo de coedición señalará también que la filial le vender á a Casa Matriz los ejemplares que ésta solicite a costo de imprenta. Por otro lado, Casa Matriz será responsable de pagar por su cuenta al titular de los derechos las regalías correspondientes.

12. La Unidad de Tramitación de Reimpresiones y Documentación será la encargada de solicitar a la Unidad de Propiedad Intelectual la ela boración de los acuerdos de coedición. Asimismo, la Unidad de Tramitación de Reimpresiones y Documentación será la enc argada de r ecabar las firmas correspondientes y de entregar una copia de los acue rdos definitivos a la Unidad de Propiedad Intelectual, al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales y al Departamento de Regalías.

13. Antes de hacer la reimpresión de una obra bajo acuerdo de coedición, la Unidad de Tramitación de Reimpresiones deberá notificar a los au tores para que, en caso de ser necesario, tengan oportunidad de hacer modificaciones o actualizaciones del contenido.

14. Cuando se decida que la filial publicará la primera edición de una obra que originalmente iba a aparecer en Casa Matriz, ya contratada, se entiende que Casa Matriz no ha elaborado un PDF de la obra ni la ha publicado, por lo que no cobrará el 20% usual. En este caso, los acuerdos de coedición señalarán los siguientes aspectos:

1) La cantidad que la filial reembolsará a Casa Matriz por concepto de anticipo de regalías.

2) La cantidad que la filial reembolsará a Casa Matriz por los diversos procesos editoriales que ésta haya realizado (traducción, etc.).

3) La obligación de la filial de continuar el pago de regalías directamente con los titulares de los derechos. Casa Matriz deberá elaborar una modificación o adenda al contrato original de edición para que los titulares sepan que el trato continúa con la filial.

Para los acuerdos de coedición con las filiales cuando los derechos son de las filiales:

15. En este caso se aplican las mismas polí ticas para los acuerdo s de coedición con las filiales cuando los derechos son de Casa Matriz, procediendo en general de manera inversa. Es necesario considerar que antes de hacer la reimpresión de una obra bajo acuerdo de coedición, será la filial quien deberá notificar a los autores para que, en caso de ser necesario, tengan oportunidad de hacer modificaciones o actualizaciones del contenido.





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Nivel: 2


Políticas para la elaboración de la página legal de los libros publicados bajo acuerdo de coedición:

16. La página legal debe incluir la siguiente información:

a. Ediciones de la obra con sus años respectivos.

b. Ficha catalográfica.

c. Territorio autorizado de distribución.

d. Correos electrónicos para comentarios y sugerencias.

e. Logotipo del FCE y leyenda del certificado ISO.

f. Si es el caso, datos del diseñador del forro, traductor, etc.

g. En el caso d e traducciones, título original e infor mación sobre el copyright de la e dición original.

h. Copyright del Fondo de Cultura Económica.

i. Leyenda “Por acuerdo co n Fondo de Cultura Económica. Carretera Picacho-Ajusco, 227; 14738 México, D. F.”

j. Leyenda “Se p rohíbe la reproducción total o parcial de esta ob ra —incluido el diseño tipográfico y de portada—, sea cual fuere el medio, sin el consentimien to por e scrito del editor.”

k. ISBN de la filial correspondiente a la reimpresión y el ISBN de la última edición de Casa Matriz.

l. Leyenda sobre el lugar de impresión: “Impreso en XXXX • Printed in XXXX”

17. El colofón debe incluir la infor mación sobre el lugar de impr esión y el tiraje autor izado en el acuerdo de coedición.





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4. Definiciones

PVP.- Precio de Venta al Público. ISBN.- International Standard Book Number (en español, ‘número de libr o estándar

internacional’), es un identificador único1 para libros.


Página Legal.- Es la que ocupa el reverso de la portada y en ella figuran los derechos de la obra, número de ediciones, pie de imprenta, etc.

Colofón.- Generalmente es la última página de un texto, donde se detallan los datos de la publicación.

Ficha catalográfica.- Es una tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas

en la que se fija d e forma sintetizada el co ntenido y los caracteres externos de un libro.





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5. Desarrollo






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5.2 Descriptivo


1. Filiales

En caso de que Casa Matriz no tenga existencias para surtir un pedido de ejemplares o se d etermine que n o es v iable surtirlo por los costos, las filiales pued en solicitar la reimpresión de un título cuyos derechos hayan sido contratados por Casa Matriz. Para ello, envían su solicitud de reimpresión al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales y la Unidad de Tram itación de Reimpresiones y Documentación.


Consulta con la Gerencia de Comercialización si los títulos solicitados están incluidos en el programa de reimpresiones de Casa Matriz y si la fecha programada se puede modificar según las necesidades de la solicitud, para surtir el pedido correspondiente.

En caso de que la G erencia de Comercialización no haya programado una reimpresión, se so licita a ésta y a la Dirección General la autorización para que se fir me el acuerdo de coedición. Una vez autorizada la reimpresión es necesario notificar al autor por si c ree necesario hacer alguna modificación o actualización.

3. Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación

Una vez autorizada la coedición, verifica la disponibilidad de los derechos y el territorio de comercialización autorizado para esa obra en el contrato de edición.


Solicita a la Unidad de Propiedad Intelectual la elaboración del acuerdo de coedición en el que se establece el pago del 20% sobre el prec io de venta de la filial, el territorio de distribución, los ejemplares que no están sujetos a pago de regalías y los créditos de página legal que deberán incluirse.

En caso de que el acuerdo de coedición se firme para autorizar que una filial publique la primera edición de una obra que orig inalmente iba a apare cer en Casa Matriz, las





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condiciones del acuerdo se establecerán de acuerdo con lo señalado en las políticas.


Envía los borradores de los contratos a las filiales para visto bueno; una vez autorizados, se encarga de recabar las firmas de los contratos y entrega un original a la filial, tres a la Unidad de Propiedad Intelectual, una copia al Departamento de Asu ntos Editoriales con Filiales y una copia al Departamento de Regalías.

Acuerdo de coedición.


Consulta con el a utor de la obra sobre posibles modificaciones o actualizaciones de la obra y, si es el caso, notifica los cambios a la s áreas editoriales para que se incorporen a los archivos electrónicos de la obra.


Solicita a la Subgerencia de Producción y Costos el archivo PDF de la obra para enviarlo a l a filial (o el material existente en caso de que no haya archivo PDF).

Archivo en PDF.

8. Filial

Reimprime la obra, envía los ej emplares justificativos que correspondan a lo s titulares de los dere chos, entrega tres ejemplares de muestra al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales y reporta en las fechas y condiciones establecidas en el contrato el número de ejemplares vendidos para el control de los pagos de regalías.

En el caso de publicación de una primera edición de u na obra que originalmente iba a aparecer en Casa Matriz, envía 13 ejemplares.


Da seguimiento a los reportes semestrales de ventas, al pago de regalías y solicita al Departamento de Ventas Internacionales la ela boración de las facturas correspondientes. Asimismo, informa de estos pa gos al Departamento de Regalías y a la Subgerencia de Finanzas.

Reporte semestral de ventas de filial.






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Nivel: 2




6.1 No apl ica Acuerdo de coedic ión.



7.1 No aplica Reporte Semestral de Ventas.






AFECTADAS









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Nivel: 2

Procedimiento para la promoción de autores mexicanos en los países de las filiales

PROCEDIMIENTO PARA LA PROMOCIÓN DE AUTORES MEXICANOS EN LOS PAÍSES DE LAS FILIALES





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Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Dep artamento de Asuntos Editoriales con Filiales para llevar el seguimiento de la promoción de autores mexicanos en las filiales y pa ra hacer la solicitud de boletos de avión cuando éstos son cubiertos desde México por la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE).

2. Alcance En este procedimiento participan las áreas edit oriales de casa matriz como de las filiales y el Departamento de Relaciones Públicas, desde el contacto con los autores, el Vo.Bo., en su caso de la Dirección General, para llevar a cabo los trámites de viaje del autor hasta la elaboración del documento con el resumen de las actividades realizadas por el autor.

3. Políticas 1. Las visitas de autores mexicanos a las filiales deben tener el visto bueno de las filiales (en sus

fechas y actividades) o ser solicitadas por ellas, con la debida antelación.

2. Para invitar a un autor a participar en una presentación de libro en los países de las filiales, las filiales que lo solicitan deben proporcionar la siguiente la información: contexto del evento; lugar y fecha propuestos para la presentación; itinerario propuesto de viaje del autor y datos sobre el alojamiento; nombre de los presentadores con su información curricular.

3. Las filiales se harán cargo de los gastos de traslado, hospedaje y alimentación de los autores que deseen invitar, o conseguirán patrocinio local. Casa Matriz puede apoyar con la solicitud de transporte a la SRE, para lo cual debe elaborarse un programa anual.

4. Cuando los boletos de avión para autores mexicanos se tramitan a través de la SRE, el área de enlace con esa dependencia es el Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales, que deberá enviar en los últimos meses del año un programa de promoción cultural anual, con el objeto de solicitar la autorización de la Secretaría. Cuando una actividad es aprobada, la SRE tramita los boletos en clase tu rista, de acu erdo al itinerario establecido, y contacta directamente a los autores para pedirles copia de sus documentos (manteniendo informado al Dep artamento de Asuntos Editoriales con Filiales).

5. En caso d e que el autor requiera visa para ingresar al país dond e se encuentra la filial, ésta deberá notificarlo oportunamente para que el autor realice los trámites correspondientes.

6. La filial debe entregar un reporte de los eventos en los que participan los autores mexicanos, así como enviar algunas fotografías en formato electrónico para documentarlo.





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Nivel: 2


4. Definiciones

SRE- Secretaria de Relaciones Exteriores.

Itinerario-- Se refiere a fecha y hora de salida o de llegada a un determinado lugar, así como la descripción de la ruta, o trayecto que se sigue para llegar a un lugar.





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Nivel: 2


5. Desarrollo


Establecen contacto con autores recaban información sobre fechas e itinerarios del

viaje

AEDS 1

Notifican al DRP y, si es el caso, a la D General Fecha e itinerario para Vo.Bo.

AEDS 3

Informa al DAI fechas e itinerarios confirmados

DRP 5

Prepara resumen de la actividad del autor en la filial y entrega al DAI

FILS 6


AEDS: Áreas EditorialesFILS: FilialesDRP: Departamento de Relaciones Públicas

Recaba las autorizaciones correspondientes y mantiene comunicación con los autores

DRP 4

Inicio

Fin

Evalúan pertinencia del viajes, en su caso dan Vo.Bo. o hacen modificaciones

FILS 2





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Nivel: 2


5.2 Descriptivo


1. Áreas editoriales / (de Casa Matriz o de las filiales)

Establecen el contacto con sus autores para recabar la información sobre las fechas e itinerarios propuestos para el viaje.

2. Filiales

Evalúan la pertinencia de que se realice el viaje con las fechas y actividades propuestas por las áreas editoriales y dan su visto bueno o ha cen una nueva propuesta, manteniendo informado al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales.


Una vez que se ha confirmado la fecha y el itinerario para los autores, notifican al Departamento de Relaciones Públicas y, si es el caso a la Dirección General para visto bueno.

4. Departamento de Relaciones Públicas

Se hace cargo de recabar las autorizaciones correspondientes, solicitar los boletos al área administrativa y mantener la comunicación con los autores para resolver los detalles del viaje.

5. Departamento de Relaciones Públicas

Informa al Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales las fechas e itinerarios confirmados.

6. Filiales

Preparan un documento con el resumen de la actividad del autor en l a filial. Di cho documento se entrega al Departamento de Asunt os Editoriales con Filiales, quien lo hace llegar a la SRE.

Programa de actividades.






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Nivel: 2







7.1 No apl ica Programa de act iv idades



Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional

1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología



AFECTADAS



.02.10 03 Todas Planeación y Calidad

Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y Dirección General





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Nivel: 2

Procedimiento para la traducción de materiales para promoción

PROCEDIMIENTO PARA LA TRADUCCIÓN DE MATERIALES PARA PROMOCIÓN





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Nivel: 2


1. Objetivo Este procedimiento establece los pasos que sigue el Dep artamento de Asuntos Editoriales con Filiales para llevar el seguimiento de la t raducción de materiales para promoción en las filiales: boletines de prensa, hojas de venta, catálogos, etc.

2. Alcance Este procedimiento aplica para las áreas editoriales y las filiales que requieran la traducción de material de promoción, la cual deben solicitar a través del Departamento de Asuntos Editoriales con Filiales hasta la entrega de los archivos electrónicos.

3. Políticas 1. Las áreas que solicitan la trad ucción de materiales para promoción en las filiales son

responsables de los contenidos y de los textos.





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Nivel: 2


4. Definiciones

Traducción.- Es una actividad que consiste en comprender el significado de un texto en un idioma, llamado texto origen, para producir un texto con significado equivalente, en otro idioma, llamado texto traducido.






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Nivel: 2


5. Desarrollo


Solicitan a la Subgerencia de Literatura y Arte la traducción, para el caso de las

filiales lo hacen a través del DAI, envían archivo de texto

AEDS/FILS 1

Si se requiere hoja de venta, entregan el texto traducido al DD para su diseño

AEDS/FILS 3


AEDS: Áreas EditorialesFILS: FilialesDD: Departamento de Difusión

Entrega a las áreas editoriales o al DAI el archivo PDF con la Hoja de venta para su

Vo.Bo.

DD 4

Inicio

Fin

Encarga la traducción, da el Vo.Bo. al material recibido y lo entrega al área

solicitante

SLA 2

Traducción

Hoja de Venta





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Nivel: 2


5.2 Descriptivo


1. Áreas editoriales / Filiales

El área editorial que requiere la traducción hace la solicitud a la Subgerencia de Literatura y Ar te y entrega el material en un archivo de texto (Word).

La filial q ue requiere la t raducción hace la solicitud al Departamento de Asunt os Editoriales con Filiales, que recopila el material a traducir y lo entrega a la Subgerencia de Literatura y Arte.

2. Subgerencia de Literatura y Arte

Encarga la traducción, da el visto bueno al material recibido y lo entrega al área solicitante. Traducción.

3. Áreas editoriales / Filiales

Si requieren una hoja de venta, entregan el texto traducido al Departamento de Difusión para que éste se encargue dl diseño de la hoja de venta.

4. Departamento de Difusión

Entrega a las ár eas editoriales o a l Departamento de Asuntos Editoriales con F iliales el archivo PDF con la hoj a de venta para su visto bueno.

Hoja de venta.






Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2




6.1 No apl ica Hoja de venta



7.1 No apl ica No aplica 8 Lista de distribución


Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional

1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología



AFECTADAS





Fecha de liberación:

03.05.12



Código de documento: FCE-CCI-IT.01

Versión: 00

Páginas : 1

Tipo de documento: Instructivo

Nivel: 03


Instructivo de envío de novedades de casa matriz

INSTRUCTIVO DE ENVÍO DE NOVEDADES DE CASA MATRIZ

unidadplaneaciona

Nuevo sello





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 2







7.1 No aplica Programa de Act iv idades.



Original Titular del Área Coordinación General de Comercio Internacional.

1 Unidad de Planeación Gerencia de Tecnología.



AFECTADAS





Fecha de liberación:

03.05.12



Código de documento: FCE-CCI-IT.01

Versión: 00

Páginas : 3

Tipo de documento: Instructivo

Nivel: 03


Instructivo de envío de novedades de casa matriz

13. Informar a las filiales sobre el en vío de las novedades, número de guía y títulos que se envían.

14. Integrar documentación a los expedientes, oficio de env ío factura proforma y listado de novedades de almacén (únicamente a la filial de Argentina).

15. Monitorear las guías de los envíos en la pági na Web de la empresa de mensajería actual para conocer el status de los mismos. En caso de existir un inconveniente en el proceso de entrega, se i nvestiga el problema para dar una solución. Dependiendo del problema se informa al área correspondiente ya sea servicios generales, Jefe de Área o filial.

16. Registrar en la base de datos las fe chas de r ecepción de los envíos y observaciones que se deriven.

III. Control de cambios:

FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS



03.05.12 00 Todas Departamento de

Ventas Internacionales

Implementación del instructivo.

IV. Referencias o documentos relacionados:

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 4.1 FCE-CCI-PR.01 Procedimiento de exportaciones a filiales

V. Glosario y definiciones: Filial. Es la representación del FCE en el extranjero (distribuidora, librería y/o editora). Consolidado. Agrupación de material para envío en un solo embarque. Facturas proformas. Es un documento no fiscal que expide el vendedor antes de la venta en la que se especifican a detalle las condiciones de venta.

unidadplaneaciona

16.02.10

unidadplaneaciona

26.03.10

manual de organizaciÓn, polÍticas y … · del manual - proporcionar información sobre la...

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