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2014

[MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ENCA]

Resolución 67-0714: I. Se aprueba el Manual de Organización y Funciones de la ENCA, en

cumplimiento del Decreto 71-96 Ley de Relaciones Laborales de la ENCA y su personal, el cual

se encuentra contenido en documento Anexo firmado y sellado por el Secretario del Consejo

Directivo de la ENCA. II. Notifíquese a las Unidades Ejecutoras contenidas en el Decreto 71-96

para su implementación.

INDICE Contenido Pagina

Introducción 03

Historia 04

Justificación 05

Visión y Misión 06

Objetivos 07

Ficha Técnica 08

Procedimientos 09

Definición y Descripción del Perfil de Puestos 10

Alcances y Limites 11

Base Legal 12

Material de Consulta 13

Consideraciones Especiales 14

Organigramas 16

Categoría y serie de puestos 29

PERFILES Y DESCRIPTORES DE PUESTOS

Dirección 30

Subdirección 42

Auditoría Interna 52

Asesoría Jurídica 65

Coordinación de CENAF 71

Coordinación de Recursos Humanos 85

Coordinación Financiera 121

Coordinación Administración y Logística 168

Coordinación de Vida Estudiantil 268

Coordinación de Producción 340

Coordinación Académica 448

Unidad de Compras 519

Dirección de Escuelas Regionales 539

Unidad de Proyectos de Inversión 546

Unidad de Mercadeo y Comercialización 555

Unidad de Cooperación Externa 566

Unidad de Gestión de Calidad 571

Unidad de Planificación Institucional 580

Unidad de Relaciones Públicas 585

Centro de computo (CECENCA) 590

Centro de Capacitación Las Ninfas 599

Centro de Capacitación La Montañita 604

INTRODUCCIÓN

En todas las instituciones cada trabajador tiene un objetivo y funciones que

cumplir, de acuerdo a las metas establecidas en la planificación estratégica. Los

perfiles y descriptores de puestos tienen que ver directamente con la productividad

y competitividad de la institución, porque son los que describen esas funciones y

los requisitos para desempeñarse idealmente en cada puesto, que finalmente se

dirigen hacia conseguir lo que la institución se propuso lograr.

Un perfil y descriptor fiel a lo que el puesto pretende, da como resultado la

simplificación de otras tareas en el área de recursos humanos de la institución.

Ellos son necesarios para el reclutamiento y la selección, la inducción y la

administración salarial. Además, el perfil asegura que la persona elegida para el

puesto sea la idónea para desempeñarlo; ya que está apta para hacerlo, el

descriptor hace saber al trabajador qué es lo que se espera de él, evitando así la

duplicidad de labores y la falta de realización de las mismas.

Dada la importancia del perfil y descriptor para cada puesto estos se reúnen en un

manual. Este manual es un documento de apoyo para la Coordinación de

Recursos Humanos, ya que crea un canal de comunicación entre toda la

estructura orgánica de la ENCA y los colaboradores.

Escuela Nacional Central de Agricultura

Fecha:

24 / 01 / 2014

Manual de Organización y Funciones

ENCA

Versión: 01

Código:

HISTORIA

La Escuela Nacional Central de Agricultura-ENCA- es una institución estatal autónoma y dentro del mismo ámbito educativo, es rectora de la formación media agrícola y forestal de Guatemala. Su sede está ubicada en la zona central del país, en la finca Bárcenas, Municipio de Villa Nueva, Departamento de Guatemala. Desde su creación en 1921, ENCA ha contribuido al desarrollo agrícola de nuestro país, incorporando a la sociedad técnicos con excelencia académica y conocimientos prácticos en las ciencias agropecuarias y forestales.

ENCA logró su autonomía en 1986, y en la década de los 90‟s se estableció un sistema legal y una renovación institucional que la preparó para afrontar los retos en materia educativa agropecuaria y forestal, que generó la apertura para insertarse a la globalización de las economías. Logrando alcanzar en el año 2011 la excelencia académica al recibir la Orden del Quetzal en el grado de Gran Cruz.

Actualmente ENCA focaliza su esfuerzo institucional hacia la formación tecnológica y humana, bajo un intenso y riguroso programa de estudios, dirigido a jóvenes hombres y mujeres que demuestran amor a la tierra y a lo que produce. Otro enfoque importante que la ENCA visualiza en la formación de sus educandos, es el desarrollo integral humano.


Fecha:

24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

JUSTIFICACIÓN

Una institución en crecimiento como lo es la ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE

AGRICULTURA, y con la cantidad de colaboradores que laboran dentro de ella

necesita estar debidamente organizada para que el desarrollo de las funciones se

lleve a cabo de una forma orientada, hacia las metas y finalmente sea productivo,

según las expectativas de la institución. Es por esto que el Manual de

Organización y Funciones auxilia en la organización de la Institución,

contiene la asignación de las funciones de cada trabajador en su puesto para

lograr dicha producción, además del perfil idóneo de la persona para hacerlo.

La elaboración, y posterior consulta, y utilización de este manual ayudará a

contratar al mejor candidato para desempeñar el puesto, lo cual llevará a una

mejor realización y seguimiento de las funciones asignadas, una mejor

comunicación entre jefes y subordinados, entre compañeros de trabajo y en la

institución en general.

Escuela Nacional Central de Agricultura Fecha:

24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:


Fecha:

24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

MISIÓN

Educar agrónomos, dasónomos y capacitar agricultores y egresados para la

empresas agroforestales, Sector Público Agrícola, organizaciones de productores

y universidades, en la Finca Bárcena, en el Parque Las Ninfas y el cualquier otra

región del país, utilizando las mejores metodologías y técnicas educativas teórico-

prácticas bajo el lema: „”Aprender haciendo”. Para ello ejecutamos proyectos

productivos estudiantiles, talleres, giras de estudio, prácticas supervisada,

investigaciones de campo y bibliográficas.

VISIÓN

Integrar un sistema de educación y capacitación agrícola y ambiental descentralizado, desde escuelas de formación agrícola, EFAs, escuelas de educación agrícola media, nivel universitario y postgrado orientado hacia el desarrollo sostenible, agro negocios, manejo de recursos naturales y desarrollo rural integral. Este sistema se sustenta en las siguientes premisas:

a) El reconocimiento del país como una sociedad con niveles de pobreza

generalizada, b) La tradición de aprender haciendo, c) La excelencia académica y productiva, d) La formación del carácter del estudiante mediante disciplina y el desarrollo

de habilidades de liderazgo, e) La formación de emprendedores.

OBJETIVOS

Objetivo general

Generar información administrativa que describa los puestos del personal

de la Escuela Nacional Central de Agricultura, de forma concreta con base

a las necesidades de la institución, con el fin de sistematizar los procesos

de reclutamiento, selección, inducción y consultas sobre el puesto.

Objetivos específicos

Describir el perfil de cada puesto, con los requisitos necesarios para

desempeñarse óptimamente según las funciones que deban llevarse a

cabo.

Generar una descripción clara y concisa de cada puesto, que la persona

que lo ocupa comprenda y pueda llevar a cabo sus actividades.

Obtener un manual que sirva de base para realizar las

contrataciones del personal.

Utilizar el manual para obtener el descriptor de cada puesto, cuando se

lleve a cabo la inducción al mismo, y así brindar al trabajador una amplia

orientación a su puesto de trabajo.


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

FICHA TÉCNICA

Código:

Nombre: Manual de Organización y Funciones

Objetivo: Dar a conocer cuáles son los perfiles y descriptores

de cada uno de los puestos de la Escuela Nacional

Central de Agricultura

Alcance: Todos los trabajadores de la Escuela Nacional


Responsables: Director, Subdirector, Coordinador de cada unidad. Revisión: Coordinación de Recursos Humanos.

Definición: Es una base sobre los perfiles de cada puesto

Fecha: diciembre de 2013


Fecha:

24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

PROCEDIMIENTO

1. Se elaboró un formato de Perfil de Puesto que abarca todas las áreas de

requisito, para ocupar un puesto en la institución.

2. Se elaboró un formato de Descriptor de Puesto que claramente mostrara las

funciones, responsabilidades y condiciones de trabajo de cada puesto para

su óptimo desempeño.

3. Se verificó y elaboró con el Encargado de cada área, cada puesto en cuanto

a los parámetros ideales para desempeñarlo, para que con la información

recopilada y unificada se estableciera el Perfil de su Puesto.

4. A la vez se entrevistó a las mismas personas de manera que respondieran

acerca de las funciones que desempeñan todos los días, para que con la

información recopilada y unificada se estableciera la descripción de su

puesto.

5. Se elaboró el Perfil de Puesto de cada puesto de la institución.

6. Se elaboró el Descriptor de Puesto de cada puesto de la institución.

7. Se aprobó el perfil y descriptor con el Coordinador de Unidad de cada

puesto. En el caso de los puestos de Dirección, la Coordinación de

Recursos Humanos aprobó el perfil y descriptor de los mismos.


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ENCA

Versión: 01

Código:

DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO

Salinas (2001) define la descripción de puestos como “un proceso que consiste en

enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian

de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de

las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la

ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las

atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).”

En otras palabras afirma que se asemeja a realizar un inventario de los aspectos

significativos e indispensables del puesto.

Dice además que el perfil de puestos son “los requisitos que el cargo exige a su

ocupante.”

Estos dos instrumentos se reúnen en el Manual de Perfiles y Descriptores de

Puestos, el cual “documenta de una manera ordenada la ubicación, las funciones,

las responsabilidades que posee una persona en un puesto de trabajo, esto es

con el fin de que la persona que desempeña determinado puesto pueda adaptarse

y realizar el trabajo de la mejor manera posible.”


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ENCA

Versión: 01

Código:


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

ALCANCES Y LÍMITES

El Manual de Organización y Funciones de ESCUELA NACIONAL CENTRAL

DE AGRICULTURA está hecho con base solamente al personal que labora

directamente en la institución cubriendo todos los puestos, desde limpieza y

mensajero, hasta operativo, Coordinadores de Unidades, administrativos y

puestos de Dirección. Se entrevistó a una cantidad representativa de

trabajadores por puesto, dentro de la organización para obtener la información

que contribuiría a completar el perfil y el descriptor de cada puesto, por lo que la

información es propia de la empresa, y no es válido aplicarla a otras

organizaciones.

Los perfiles y descriptores son la guía para el ideal desempeño del puesto, por

lo que se debe realizar lo que se detalla en ellos; sin embargo, no son absolutos

y deben ser flexibles, y tener capacidad de adaptación.

BASE LEGAL

o CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

(reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1,993)

o LEY ORGANICA ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE AGRICULTURA

Decreto 51-86

o LEY GENERAL DE RELACIONES LABORALES DE LA ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE AGRICULTURA Y SU PERSONAL, Decreto 71-96 del Congreso de la República de Guatemala, aprobado por el Congreso de la República el 27 de Agosto de 1996

o LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO, Decreto Número 57-92 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo Número 1056-92 ULTIMA EDICION

o PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO SUSCRITO

ENTRE LA ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE AGRICULTURA “ENCA” Y EL SINDICATO DE TRABAJADORES DE LA ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE AGRICULTURA “ENCA” suscrito en la Ciudad de Guatemala, a los siete días del mes de octubre de dos mil once por las comisiones Negociadoras del Pacto colectivo de Condiciones de Trabajo por parte de la Escuela Nacional Central de Agricultura “ENCA” y por el Sindicato de Trabajadores de la Escuela Nacional Central de Agricultura “STENCA”

o CODIGO DE TRABAJO Y SUS REFORMAS Decreto 1441, Edición

Actualizada, Guatemala 2013


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

MATERIAL DE CONSULTA

o LEY DE SERVICIO CIVIL, Decreto Número 1748 del Congreso de la República, dado en el Palacio del Organismo Legislativo; en la Ciudad de Guatemala a los dos días del mes de Mayo de Mil Novecientos Sesenta y Ocho, publicado en el Diario Oficial del 23 de Mayo de 1968

o MANUAL DE CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS PARA

EL SECTOR PUBLICO DE GUATEMALA, ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 215-2004, Guatemala, 30 de Diciembre de 2004

o PLAN ESTRATEGICO 2005-2020 ESCUELA NACIONAL CENTRAL DE

AGRICULTURA –ENCA- de fecha Septiembre de 2004 o ORGANIGRAMA 2014 autorizados por el Consejo Directivo ENCA,

mediante RESOLUCION No. 71 -2013, Acta No. 20-2013 de fecha 21 de octubre 2013

CONSIDERACIONES ESPECIALES

En la Escuela Nacional Central de Agricultura existen puestos de Servicio

Exento y Sin Oposición, además de los puestos por Oposición.

El servicio exento no está sujeto a las disposiciones de la Ley de

Relaciones Laborales de la ENCA, salvo lo preceptuado en el artículo 59, y

comprende los puestos de:

1. Director y Subdirector

2. Personal que preste sus servicios "ad honorem"

3. Personal que sea contratado o nombrado para prestar servicios interinos

Ocasionales o por tiempo limitado, y,

4. Funcionarios o jefes de las divisiones o de áreas de formación académica,

división o áreas de producción y comercialización y división administrativa o

dependencias o unidades académicas o técnicas de la ENCA, que sean

designadas o creadas por el Consejo Directivo.

El servicio sin oposición está sujeto a todas las disposiciones de la Ley de

Relaciones Laborales de la ENCA, menos a aquellas que se refieren a

nombramiento y a despido:

El servicio sin oposición comprende los puestos

1. Jefe de sección de personal, y,

2. Asesores contratados por el Consejo Directivo para funciones específicas.

Todos los puestos que no comprendan los descritos anteriormente son puestos por

oposición, siguiendo los procedimientos para optar al puesto, que establece el

decreto 71-96 del congreso de la Republica.

Así mismo, es necesario mencionar que el Consejo Directivo de la Escuela

Nacional Central de Agricultura, aprobó el Reglamento de la Carrera

Académica de la Escuela Nacional Central de Agricultura (ENCA), según

Resolución 306- 0312, Acta 33-2012 de fecha 03 de septiembre de 2012.

Publicado en el Diario de Centro América el viernes 23 de noviembre del año

2012.


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ENCA

Versión: 01

Código:

En sus artículos números 24 y 25 se encuentran las diferentes categorías

establecidas en dicho Reglamento, así como la asignación de sueldos

correspondiente a cada una de ellos.

En virtud de lo anterior, aunque en el presente Manual de Organización y

Funciones estén incluidos los puestos de Profesor Titular I, Profesor Titular II,

Profesor Titular III y Profesor Titular IV, es preciso aclarar que la Categoría

del Puesto expresada, corresponde a la Categoría indicada en el Reglamento

de la Carrera Académica de la Escuela Nacional Central de Agricultura

(ENCA).


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

Organigrama Maestro

Escuela Nacional Central de

Agricultura

Consejo Directivo

Dirección

Subdirección

Junta de Personal

Coordinación

de Vida

Estudiantil

Coordinación

Administrativa y

Logística

Coordinación de

Producción

Coordinación

Académica

Asesoría Jurídica

Cuerpo Asesor de

Profesores

Unidad de

Planificación

Institucional

Unidad de

Gestión de

Calidad

Coordinación de

Estudios Agropecuarios

y Forestales - CENAF

Centro de

Capacitación Las

Ninfas

Centro de

Capacitación La

Montañita

Total Puestos: 122

Total Personal: 221

Coordinación

de Recursos

Humanos

Coordinación

Financiera

Unidad de

Mercadeo y

Comercialización

Unidad de

Cooperación

Externa

Unidad de

Proyectos de

Inversión

Directores de

Escuelas

Regionales

Unidad de

Compras

Auditoria Interna

Unidad de

Relaciones

públicas

Organigrama de

DirecciónEscuela Nacional Central de

Agricultura

Director

(1)

Subdirector

(1)

Junta de Personal

Asesor Jurídico

(1)

Cuerpo Asesor

de Profesores

Secretaria de

Dirección

(1)

Puestos: 4

Personal: 4

Consejo Directivo

Organigrama de

SubdirecciónEscuela Nacional Central de Agricultura

Subdirector

(1)

Coordinador de

Vida Estudiantil

(1)

Coordinador

Administrativo y

de Logística

(1)

Coordinador de

Producción

(1)

Coordinador

Académico

(1)

Encargado de Centro de

Capacitación Las Ninfas

(1)

Encargado de Centro de

Capacitación La

Montañita

(1)

Secretaria de

Subdirección

(1)

Puestos: 24

Personal: 27

Coordinador

de CENAF

(1)

Coordinador de

Recursos

Humanos

(1)

Coordinador

Financiero

(1)Director de Escuelas

Regionales

(4)

Jefe de la Unidad de

Proyectos de Inversión

(1)


Mercadeo y

Comercialización

(1)


Relaciones Públicas

(1)

Jefe de laUnidad de

Planificación

Institucional

(1)


Gestión de Calidad

(1)

Asistente de

Gestión de

Calidad Educativa

(1) Auxiliar de

Ventas

(1)

Secretaria

Común

(1)

Jefe de

Compras

(1)

Encargado de

CECENCA

(1)

Técnico

(1)

Jefe de

cooperación

externa

Organigrama

Auditoría InternaEscuela Nacional Central de

Agricultura

Auditor Interno

(1)

Auxiliar de

Auditoría Interna

(2)

Auxiliar de

Auditoría Interna

Producción

(1)

Personal: 4

Puestos: 3

Organigrama de la

Coordinación de Producción


Agricultura

Coordinador de

Producción

(1)

Secretaria

(1)

Encargado de

Cultivos bajo

Condiciones

Controladas

(1)

Encargado de

Fruticultura y

Floricultura

(1)

Encargado de

Hortalizas

(1)

Auxiliar de cultivos

bajo condiciones

controladas

(1)

Encargado de

Porcinos

(1)

Encargado de Bovinos,

rumiantes menores,

aves, apicola,peces, y

conejos.

(1)

Encargado de

Procesamiento de

producción agrícola,

animal y forestal

(1)

Encargado de

Vivero, Bosque y

Aprovechamiento

Forestal

(1)

Puestos: 19

Personal: 35

Peón

(3)Peón

(3)

Peón

(3) Peón

(2) Peón

(3)Peón

(3)

Encargado de

Maquinaria Agrícola y

cultivos extensivos

(1)

Auxiliares

Tractorista, piloto,

encargados

(4)

Auxiliar

(3)

Organigrama de

Unidad de Proyectos de InversiónEscuela Nacional Central de

Agricultura

Encargado de

Proyectos de

Inversión

(1)

Asistente

(1)

Puestos: 2

Personal: 2

Jefe de Compras

(1)


Agricultura

Organigrama De la

Unidad de Compras

Encargado del Almacén

(1)

Asistente de Almacén

(1)

Asistente de compras

(4)

Puestos: 4

Personal: 7

Organigrama

Coordinación Financiera


Agricultura Coordinador Financiero (1)

Encargado de

Presupuesto

(1)

Auxiliar de

Inventarios

(1)

Contador General

(1)

Tesorero

(1)

Asistente

Contable

(1)

Encargado de

Inventarios

(1)

Asistente de control

de Mercadeo y

Comercialización

(1)

Secretaria

(1)

Puestos: 11

Personal: 11

Asistente de

Tesorería

(1)

Auxiliar Contable

de Tienda

(1)

Coordinador de

Recursos Humanos

(1)

Secretaria

(1)

Encargado de

Reclutamiento y

Evaluación de Personal

(1)

Encargado de

Capacitación y

Desarrollo de Personal

(1)

Técnico en

Compensaciones y

Beneficios

(1)

Auxiliar de archivo de

personal (1)

Organigrama de la

Coordinación de Recursos HumanosEscuela Nacional Central de

Agricultura

Puestos: 7

Personal: 7

Recepcionista

(1)

Organigrama

Centro de Estudios Nacionales Agropecuarios y Forestales

-CENAF-Escuela Nacional Central de Agricultura

Encargado de

CENAF

(1)

Secretaria

(1)

Asistente CENAF

(3)

Personal: 5

Puestos: 3

Organigrama

Coordinación Académica


Agricultura Coordinador Académico (1)

Profesor

Educación

Forestal

(6)

Profesor

Educativa Común

(15)

Profesor de

Educación

Agropecuaria

(13)

Profesor de

Educación

Agroindustria

(4)

Técnicos de Laboratorio

de suelo, planta y agua

(1)

Encargado de

Biblioteca

(1)

Encargado de

Audiovisuales y

Material Didáctico

(1)

Encargado de

Control

Académico

(1)

Auxiliar de

Biblioteca

(1)

Auxiliar Control

Académico

(2)

Puestos: 15Personal: 50

Asistente en

Administración

Educativa

(1)

Auxiliar de

reproducciones

(1)

Auxiliar (1)

Auxiliar

(1)

Organigrama

Coordinación Administrativa y Logística

Escuela Nacional


Coordinador de

Logística y servicios

(1)

Secretaria

(1)

Mensajero

(1)

Encargado de Control

Interno

(1)

Encargado de Talleres

(1)

auxiliares

(3)

Mecánico automotriz

(1)

Limpieza

(1)

Puestos: 24

Personal: 30

Electricista

(1)

Herrero

(1)

Carpintero

(1)

Auxiliar de Carpintería

(1)

Auxiliar de Herrería

(1) Auxiliar de Electricidad

(1)

Fontanero

(1) Jardinero

(2)

Albañil

(1)

Auxiliar de fontanería

(1)

Auxiliar de albañilería

(1)

Mantenimiento

(1)

Auxiliar de pintor

(1)

Encargado de Bodega

de herramientas

(1)

Encargado de Mantenimiento y

Servicios

(1)

Piloto vehículos pesados

(4)

Organigrama

Coordinación Vida Estudiantil


Agricultura

Coordinador de

Vida Estudiantil

(1)

Encargado de

cultura y deportes

(1)

Encargado de

Cocina

(2)

Secretaria

(1)

Odontólogo

(1)

Psicólogo

(1)

Enfermera

(2)

Instructores

(3)

Panadero

(1)

Tortillero

(1)

Cocinero

(17)

Auxiliar de

Lavanderia

(4)

Puestos: 17

Personal: 50

Encargado de

Residencias

(1)

Conserje

(3)

Médico

(1)

Encargado de

Orientación y

Disciplina

(2)

Orientadores

(8)

CATEGORIA DE PUESTO, SERIES Y DESCRIPCION DE PUESTOS SEGÚN

PLAN DE CLASIFICACION DE PUESTOS Y SALARIOS DE LA ENCA 2014

1. SERIE OPERATIVA Y ESPECIALIZADA

OPERATIVA

a. Trabajador Operativo I

b. Trabajador Operativo II

c. Trabajador Operativo III

ESPECIALIZADA

a. Operativo Especializado IV

b. Operativo Especializado V

c. Operativo Especializado VI

2. SERIE TECNICA

a. Técnico I

b. Técnico II

c. Técnico III

d. Técnico IV

e. Técnico V

3. SERIE PROFESIONAL

a. Profesional I – Encargado de Sub Área

b. Profesional II – Jefe de Unidad o Área

c. Profesional III - Coordinador

d. Profesional IV – Sub Director

e. Profesional V – Director

4. SERIE SECRETARIAL

a. Secretaria I

b. Secretaria II

c. Secretaria III – Secretaria de Sub Dirección

d. Secretaria IV – Secretaria de Dirección


24 / 01 / 2014


ENCA

Versión: 01

Código:

DIRECCIÓN

COORDINACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

Fecha:

12/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN DE PUESTO

Nombre del puesto: Director

Nombre de la Dirección o

Coordinación:

Dirección

Nombre de la Subdirección,

Subcoordinación, Área,

Subárea o Unidad:

Dirección

Reporta a: Consejo Directivo

Supervisa a: Secretaria Dirección, Sub-Director, Coordinadores y Jefe de Unidades, Asesor Jurídico, Auditor Interno, Asesores.

Relación externa con: Autoridades y representantes de instituciones públicas y privadas, Organismos Nacionales e Internacionales, padres

de familia

Relación interna con:

Personal de la ENCA, estudiantes, Consejo Directivo,

Sub-Director, Sindicato, Junta Mixta, Junta de Personal,

Claustro de Catedráticos.

II. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Dirigir la adecuada ejecución de las actividades académicas, administrativas y operativas

de la ENCA y del presupuesto asignado a la Institución, con base a lineamientos

derivados de Consejo Directivo y normativa legal aplicable.

III. REQUISITOS DEL PUESTO

1. Escolaridad: Licenciatura, Maestría, deseable Doctorado 2. Especialización: Administración de Empresas, Ciencias Agrícolas,

Forestales, Agropecuarias, Sociales o área afín,

Dirección y Gestión de Proyectos 3. Años de Experiencia 10 años en instituciones académicas o similares,

deseable en instituciones gubernamentales

4. Competencias Genéricas: Excelencia

Disciplina

Liderazgo

Compromiso Institucional

Integridad

Formación

5. Competencias Específicas: Integración de equipos

Comunicación

Orientación de servicio

Negociación y transformación de conflictos

Capacidad de gestión

Relaciones Interpersonales

Supervisión y control

Planeación estratégica

Identificación y solución de problemas

Pensamiento analítico

Proactivo

Conocimiento de legislación y normativas

gubernamentales y de entidades autónomas

Manejo de programas informáticos a nivel avanzado

Administración de presupuestos

Conocimiento en gestión de proyectos de inversión

6. Idiomas: Hablar Leer Escribir

Español 100% 100% 100%

Inglés 90% 90% 90%

Otro N/A N/A N/A

7. Licencia de Conducir: Si

IV. CONDICIONES DE TRABAJO

Horarios/Jornada: No sujeto a Horarios

Ubicación Geográfica: Bárcena, Villa Nueva

Ruido: Bajo

Contaminación: Bajo

Esfuerzo Físico: Bajo

Esfuerzo Mental: Alto

Esfuerzo Visual: Alto

Riesgos: Integridad personal

Manejo de Valores: Presupuestos

Manejo de Equipo: Equipo de oficina y computación

Manejo de Maquinaria: Vehículos motorizados

V. CLASIFICACION DEL PUESTOS

SERIE PROFESIONAL

PROFESIONAL V

VI. OTROS ROLES

Representar a la ENCA ante autoridades e instituciones públicas y privadas, nacionales

e internacionales Representar a la ENCA en todas las instancias relacionadas con los fines de la

Institución

Fungir como secretario ante el Consejo Directivo de la ENCA


HUMANOS

Fecha:

12/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

DESCRIPTOR DE PUESTO


Nombre del puesto: Director

Nombre de la Coordinación: Dirección Subcoordinación, Área,

Subárea o unidad:

Dirección

Reporta a: Consejo Directivo

Supervisa a:

Secretaria Dirección, Sub-Director, Coordinadores y

Jefe de Unidades, Asesor Jurídico, Auditor Interno,

Asesores. Relación externa con:

Autoridades y representantes de instituciones públicas

y privadas, Organismos Nacionales e Internacionales,

padres de familia


Personal de la ENCA, estudiantes, Consejo

Directivo, Sub-Director, Sindicato, Junta Mixta, Junta de

Personal, Claustro de Catedráticos.


Dirigir la adecuada ejecución de las actividades académicas, administrativas y

operativas de la ENCA y del presupuesto asignado a la Institución, con base

a lineamientos derivados de Consejo Directivo y normativa legal aplicable y el Plan

Estratégico.

III. ORGANIGRAMA DE UBICACIÓN DEL PUESTO

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PUESTO Planear y dirigir la ejecución de las actividades académicas, administrativas y

operativas de la ENCA en coordinación con los mandos medios y responsables

de área. Coordinar y supervisar la adecuada ejecución del presupuesto asignado a la Institución

Planear y dirigir Planes Estratégicos y Operativos para el logro de los

objetivos institucionales de la ENCA Establecer un clima organizacional adecuado y velar por el desarrollo del personal

Participar y representar a la ENCA en reuniones y actividades relacionadas con

los fines de la Institución Promover y dirigir reuniones de trabajo para seguimiento de planes,

programas y proyectos de las distintas áreas de la ENCA

Velar por el cumplimiento de estándares de gestión de calidad aplicables a

entidades académicas como la ENCA

Realizar las funciones de Secretario del Consejo Directivo

V. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Dirigir la ejecución de las actividades académicas ,administrativas y operativas de la ENCA

Someter anualmente a la aprobación del Consejo Directivo, el Programa de Trabajo, anteproyecto del Presupuesto, planes operativos, y planes de medio y largo plazo.

La memoria de labores y cualquier otro proyecto relacionado a la consecución y los fines de la ENCA.

Coordinar la ejecución del presupuesto asignado a la Institución.

Presentar para su aprobación al Consejo Directivo, los proyectos de Reglamentos e instructivos que correspondan, de acuerdo a las atribuciones que por ley competen a la ENCA.

Planear, Coordinar ejecución e Implementar Planes y Programas

Estratégicos para el logro de los objetivos de la ENCA Establecer un clima organizacional adecuado y velar por el desarrollo del personal Participar y representar a la ENCA en reuniones y actividades relacionadas

con los fines de la Institución

Detectar necesidades, diseñar y presentar Planes y programas específicos

de mejora contínua para el desarrollo de actividades de la ENCA Velar por el cumplimiento y mejora de estándares de calidad académica, de

gestión y transparencia que permitan a la ENCA posicionarse a nivel alto en

todos los ámbitos Participar, colaborar, resguardar y contribuir con el Sistema de Gestión de la Calidad

Promover las políticas y objetivos de la Calidad en la Institución

Cumplir con los requisitos de la Norma ISO

VI. OTRAS ATRIBUCIONES

Actividades y funciones acordes a su puesto que le delegue el Consejo Directivo

Y la Normativa Legal vigente. Coordinar con entidades nacionales e internacionales las acciones que permitan obtener el apoyo en el funcionamiento o en la mejora de la infraestructura de la ENCA

Aprobación

Consejo Directivo _________ ____________________


HUMANOS

Fecha:

12/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Secretaria Dirección


Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Dirección

Reporta a: Director ENCA

Supervisa a: Ninguno

Relación externa con: Representantes de instituciones afines a la ENCA,

proveedores y visitantes a la Dirección, padres de familia,

Asesores

Relación interna con: Personal de la ENCA, estudiantes, Consejo Directivo


Brindar el apoyo administrativo y secretarial que requiera el Director y Consejo Directivo

de la ENCA


1. Escolaridad: Título de Nivel medio, pensum cerrado en estudios

universitarios, ideal licenciatura.

2. Especialización: Secretaria Bilingüe (Español-Inglés), Administración de

Empresas o Carrera afín.

3. Años de Experiencia 5 años en puestos secretariales ejecutivos


Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación

Valores


Comunicación




Organización y control

Confidencialidad

Seguimiento de instrucciones

Iniciativa

Proactividad

Empatía

Dominio taquigrafía, shorthand, manejo de paquetes de

Office


Español 100% 100% 100%

Inglés 100% 100% 100%

Otro N/A N/A N/A



Horarios/Jornada: Lunes a Viernes 7:00 a 15:30 horas, fines de semana eventual


Ruido: Bajo





Riesgos: No

Manejo de Valores: No


Manejo de Maquinaria: No

SERIE SECRETARIAL

V. CATEGORIA DEL PUESTO

SECRETARIA IV

VI. OTROS ROLES

Participar en Juntas de Cotización y Licitación, y reuniones de Consejo Directivo y

Coordinaciones.


HUMANOS

Fecha:

12/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Secretaria Dirección

Nombre de la Coordinación: Dirección


Subárea o unidad: Dirección

Reporta a: Director ENCA

Supervisa a: Ninguno Relación externa con:

Representantes de instituciones afines a la

ENCA, proveedores y visitantes a la Dirección,

padres de familia, Asesores

Relación interna con: Personal de la ENCA, estudiantes, Consejo Directivo


Brindar el apoyo administrativo y secretarial que requiera el Director y Consejo

Directivo de la ENCA


IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PUESTO

Realizar actividades administrativas y secretariales requeridas por el Director de la ENCA

Atender y orientar al personal interno y externo que se relacione con la Dirección

Brindar apoyo logístico en actividades organizadas por la Dirección de la ENCA

Administrar agenda de actividades del Director

Administrar la correspondencia y archivo que ingresa y egresa de la Dirección

Transcribir Actas y minutas de reuniones de la Dirección y Consejo Directivo Resguardar toda la correspondencia y documentación de la Dirección de la ENCA

Dar seguimiento a procesos administrativos y secretariales de la Dirección

Atender las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes de la Dirección

Coordinar la administración del Salón de Reuniones del Consejo Directivo

Gestionar órdenes de compra utilizando el sistema SIGES

Revisar el sistema Guatecompras para seguimiento de proyectos


Brindar apoyo efectivo a las actividades desarrolladas por la Dirección y Consejo Directivo.

Directivo en aspectos administrativos, secretariales y de logística Administrar los recursos e insumos necesarios para el desarrollo de las actividades de la ENCA.

Dirección de la ENCA Participar, colaborar, resguardar y contribuir con el Sistema de Gestión de calidad




Actividades específicas que le sean delegadas por la Dirección de la ENCA

Aprobación:

Director

SUBDIRECCIÓN


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Sub-Director


Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Sub-Dirección

Reporta a: Director

Supervisa a:

Secretaria Sub-Dirección, Coordinadores y Jefes de

Unidades, Asesor Jurídico, Encargados de Sección,

Asesores

Relación Interna con: Consejo Directivo, Director, Personal de la ENCA, estudiantes, Sindicato de Trabajadores, Junta Mixta,

Junta de Personal

Relación Externa con: Autoridades y representantes de instituciones públicas y

privadas, Organismos Nacionales e Internacionales,

padres de familia.


Administrar la adecuada ejecución de las actividades académicas, administrativas y

operativas de la ENCA, el presupuesto asignado a la institución en base a

lineamientos derivados de Consejo Directivo y Dirección de la ENCA


1. Escolaridad: Licenciatura, Maestría, Doctorado no indispensable.

2. Especialización: Administración de Empresas, Ciencias Agrícolas,

Forestales, Agropecuarias o área afín

3. Años de Experiencia 8 años en instituciones académicas o similares, deseable en instituciones gubernamentales


Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación


Comunicación





Supervisión y control

Planeación estratégica

Identificación y solución de problemas


Proactividad

Conocimiento de legislación y normativas

gubernamentales y de entidades autónomas

Manejo de programas informáticos a nivel avanzado

Administración de presupuestos

Conocimiento en gestión de proyectos de inversión


Español 100% 100% 100%

Inglés 90% 90% 90%

Otro N/A N/A N/A


lV. CONDICIONES DE TRABAJO

Horarios/Jornada: No sujeto a Horarios


Ruido: Bajo


Esfuerzo Físico: Medio



Riesgos: Integridad personal

Manejo de Valores: Presupuestos


Manejo de Maquinaria: Vehículos motorizados

SERIE PROFESIONAL


PROFESIONAL IV

VI. OTROS ROLES

Representar a la ENCA ante autoridades e instituciones públicas y privadas, nacionales

e internacionales.


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Sub-Director


Subcoordinación,

Área, Subárea o

unidad:

Sub-Dirección

Reporta a: Director

Supervisa a: Secretaria Sub-Dirección, Coordinadores y Jefes

de Unidades, Asesor Jurídico, Encargados de

Sección, Asesores.

Relación Interna con: Consejo Directivo, Director, Estudiantes, personal de

la ENCA, Sindicato de Trabajadores, Junta Mixta y

Junta de Personal. Relación Externa con: Autoridades y representantes de instituciones

públicas y privadas, organismos nacionales e

internacionales y padres de familia.


Administrar la adecuada ejecución de las actividades académicas, administrativas

y operativas de la ENCA y del presupuesto asignado a la Institución, en

base a lineamientos derivados de Consejo Directivo y Dirección de la ENCA



Administrar la ejecución de las actividades académicas, financieras,

administrativas y operativas de la ENCA

Coordinar la ejecución del presupuesto asignado a la ENCA

Planear, coordinar ejecución e i mplementar planes y programas estratégicos

para el alcance de los objetivos de la ENCA

Dar seguimiento, evaluar y controlar procesos académicos, administrativos,

product ivos y operativos de la ENCA Establecer un clima organizacional adecuado y velar por el desarrollo del personal


los fines de la institución Promover y dirigir reuniones de trabajo para seguimiento de planes,

programas y proyectos de las distintas áreas de la ENCA

Sustituir al Director de la ENCA en caso de ausencia

Velar por el cumplimiento de estándares de gestión de calidad aplicables a

entidades académicas como la ENCA

Administrar el proceso de compras a través de Guatecompras


Administrar la ejecución de las actividades académicas, administrativas,

productivos y operativos de la ENCA

Coordinar la ejecución del presupuesto asignado a la Institución

Planear, Coordinar ejecución e Implementar Planes y Programas Estratégicos

para el logro de los objetivos de la ENCA Establecer un clima organizacional adecuado y velar por el desarrollo del personal


los fines de la Institución

Sustituir al Director de la ENCA en caso de ausencia

Detectar necesidades, diseñar y presentar Planes y programas específicos de

mejora contínua para el desarrollo de actividades de la ENCA

Participar, colaborar, resguardar y contribuir con el Sistema de Gestión de la Calidad




Actividades y funciones acordes a su puesto que le delegue el Director de la ENCA

Coordinar reuniones de junta mixta

Participar en representación de la autoridades de la ENCA en reuniones con el

Sindicato de Trabajadores

Aprobación Director Subdirector

Fecha:


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Secretaria Sub-Dirección


Coordinación:

Dirección


Subcoordinación, Área, Subárea

o Unidad:

Sub-Dirección

Reporta a: Sub-Director


Relación externa con: Representantes de instituciones afines a la ENCA,

proveedores y visitantes a la Sub-Dirección, padres de

familia

Relación interna con: Consejo Directivo, Director, personal administrativo y operativo de la ENCA, personal docente y estudiantes.


Brindar el apoyo administrativo y secretarial que requiera el Sub-Director de la ENCA


1. Escolaridad: Título de Educación Media, tercer año de estudios universitarios

2. Especialización: Secretaria Bilingüe (Español-Inglés)

3. Años de Experiencia 5 años en puestos secretariales ejecutivos


Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación


Comunicación


Negociación y resolución de Conflictos



Organización y control

Confidencialidad

Seguimiento de instrucciones

Iniciativa Proactividad

Empatía

Dominio taquigrafía, shorthand, manejo de paquetes de

Office


Español 100% 100% 100%

Inglés 80% 80% 80%

Otro N/A N/A N/A



Horarios/Jornada: Lunes a Viernes de 7:00 15:30 horas


Ruido: Bajo


Esfuerzo Físico: bajo



Riesgos: No




SERIE SECRETARIAL


SECRETARIA III

VI. OTROS ROLES


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Secretaria Sub-Dirección

Nombre de la Coordinación: Subcoordinación, Área,

Subárea o unidad:

Sub-Dirección

Reporta a: Sub-Director

Supervisa a: Ninguno Relación Interna con:

Consejo Directivo, Director, personal administrativo y

operativo de la ENCA, personal docente y

estudiantes.

Relación Externa con: Representantes de instituciones afines a la ENCA, proveedores y visitantes a la Sub-Dirección, padres de familia


Brindar el apoyo administrativo y secretarial que requiera el Sub-Director de la ENCA



Realizar actividades administrativas y secretariales requeridas por el Sub-Director de la ENCA

Atender y orientar al cliente interno y externo que se relacione con la Sub-Dirección

Brindar apoyo logístico en actividades organizadas por la Sub-Dirección de la ENCA

Administrar agenda de actividades del Sub-Director

Administra la correspondencia y archivo que ingresa y egresa de la Sub-Dirección

Transcribir Actas y minutas de reuniones de la Sub-Dirección Resguardar toda la correspondencia y documentación de la sub-Dirección de la ENCA

Dar seguimiento a procesos administrativos y secretariales de la Sub-Dirección

Atender las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes de la Sub-Dirección

Gestionar órdenes de compra en el sistema SIGES

Dar seguimiento a proyectos en sistema GUATECOMPRAS


Brindar apoyo efectivo a las actividades desarrolladas por la Sub-Dirección en

aspectos administrativos, secretariales y de logística

Administrar los recursos e insumos necesarios para el desarrollo de las actividades de la sub Dirección.

Sub-Dirección Participar, colaborar, resguardar y contribuir con el Sistema de Gestión de la Calidad Promover las políticas y objetivos de la Calidad en la Institución



Apoyo secretarial en reuniones de Consejo Directicvo, Junta Mixta etc.

delegadas por el Sub- Director de la ENCA

Aprobación Director Subdirector

AUDITORÍA

INTERNA


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auditor Interno


Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Auditoría Interna

Reporta a: Consejo Directivo, Director

Supervisa a: Auxiliares de Auditoría Interna.

Relación externa con: Contraloría General de Cuentas


Director, subdirector, Coordinadores de Área y Jefes de Unidades.


Trabajar en base al plan anual de Auditoría Interna y rendir informes p e r i ó d i c o s a

la Contraloría General de Cuentas y al Consejo Directivo.


1. Escolaridad: Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. Deseable Maestría en Ciencias Económicas.

2. Especialización: Auditor Interno Gubernamental

3. Años de Experiencia 5 años, responsable de auditorias gubernamentales. 4. Competencias Genéricas:

Probidad Excelencia

Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación

5. Competencias Específicas:


Liderazgo de equipos

Supervisión

Relaciones interpersonales


Exactitud y orden

Habilidad numérica

Trabajo en equipo

Evaluación

Toma de decisión

Integración de equipos

Comunicación




Español 100% 100% 100%

Inglés 40% 40% 40%

Otro n/a n/a n/a

7. Licencia de Conducir: Sí


Horarios/Jornada: Lunes a Viernes de 7:00 a 15:30 horas

Ubicación Geográfica: ENCA

Ruido: Bajo


Esfuerzo Físico: Medio



Riesgos: No

Manejo de Valores: Si

Manejo de Equipo: Si


VI. CATEGORIA DEL PUESTO

SERIE PROFESIONAL PROFESIONAL III

VI. OTROS ROLES

CONSEJO DIRECTIVO

AUDITOR INTERNO

CONSEJO DIRECTIVO

AUDITOR INTERNO


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Auditor Interno


Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Auditoría Interna

Reporta a: Consejo Directivo, Director

Supervisa a: Auxiliares de Auditoría Interna.


Relación interna con: Director, subdirector, Coordinadores de Área y Jefes de Unidades.


Trabajar en base al plan anual de Auditoría Interna y rendir informes p e r i ó d i c o s

a la Contraloría General de Cuentas y al Consejo Directivo.



Elabora y ejecutar plan anual de Auditoría

Entrega física y digitalmente el Plan Anual de Auditoría a Contraloría General de Cuentas

Revisar y controlar la ejecución del presupuesto programático institucional, de

conformidad con las normas presupuestarias específicas y las prescripciones de la

Ley Orgánica del Presupuesto

Analizar estados contables, según lo requiere el Consejo Directivo

Ingresar el plan anual de Auditoría al sistema SAG-UDAI

Elaborar el nombramiento de área que se va a Auditar, conservando los números

de registros que aparecen en el plan de Auditoria

Realizar arqueo de valores a la Coordinación Financiera

Comprobar periódicamente las existencias e inventarios de las diferentes

dependencias administrativas, las cuales son sujetas a Auditorías Internas

Realizar Auditorías Internas

Ejecutar y supervisar Auditorias especializadas o de gestión en las distintas Coordinaciones y/o unidades de ENCA

Revisar Conciliaciones Bancarias

Recomendar acciones que permitan reducir el riesgo de hallazgos ante la Contraloría General de Cuentas de la Nación


Supervisar el trabajo que realizan los Auxiliares de la Unidad de Auditoria

Responsable de firmar los informes que emiten los Auxiliares

Recopilar información de las anomalías observadas en la fiscalización de las

actividades institucionales proponiendo los procesos correctivos procedentes en

informes

Estar siempre basado todo el tiempo en la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas

Supervisar que la aplicabilidad de las leyes estén acorde a los hallazgos encontrados

Realizar los nombramientos necesarios de las áreas a auditar, revisando números

de registros asociados al Plan de Auditoría

Revisar las operaciones que impliquen desembolso financiero para ENCA

Asesorar en la realización de los pagos de todas las obligaciones contraídas por ENCA,

posterior a su ejecución con énfasis en aquellos bienes y servicios indispensables

para su normal funcionamiento


Promover las políticas y objetivos de la Calidad en la Institución.



Realizar todas aquellas actividades que para efecto le delegue el Consejo Directivo

Representante como suplente en la junta mixta para solucionar conflictos entre el

Sindicato y ENCA


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auxiliar de Auditoría Interna


Coordinación:

Dirección



o Unidad:

Auditoria Interna

Reporta a: Auditor Interno

Supervisa a: N/A


Relación interna con: Auditor Interno, Coordinadores y Jefes de Unidades. Coordinadores de Área y Jefes de Unidades. Jefe de la Unidad de Auditoría Interna y Coordinadores


Realizar todas las actividades delegadas por el Auditor Interno, en la ejecución del Plan de Auditoria.


1. Escolaridad: perito Contador, estudios universitarios de Auditoria

2. Especialización: Octavo semestre de la carrera de Contaduría Pública y Auditoría

3. Años de Experiencia 3 años en auditoria gubernamental 4. Competencias Genéricas:

Excelencia

Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación





Exactitud y orden

Habilidad numérica oral y escrita

Evaluación

Toma de decisión


Comunicación




Español 100% 100% 100%

Inglés 40% 40% 40%

Otro n/a n/a n/a





Ruido: Bajo





Riesgos: No

Manejo de Valores: Sí

Manejo de Equipo: Sí


SERIE TÉCNICA

V. CATEGORÍA DEL PUESTO

TÉCNICO IV

VI. OTROS ROLES

AUDITOR INTERNO

AUXILIAR DE AUDITORIA

AUDITOR INTERNO

AUXILIAR DE AUDITORIA


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:





Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Auditoría Interna


Supervisa a: N/A


Relación interna con: Auditor Interno, Coordinadores y Jefes de Unidades.


Realizar todas las actividades delegadas por el Auditor Interno, en la ejecución del Plan de Auditoria.



Ejecutar Auditorías por coordinación y áreas

Realizar informes con requerimientos necesarios para realizar Auditorías

Realizar informes, efectuar técnicas y procedimientos de Auditoría de los rubros

Realizar cédula de evidencias en cada Auditoría para sustentar los hallazgos

reflejados, los informes.

Realizar procedimientos preliminares para la planificación específica de la Auditoría

Elaborar cuestionarios de control interno

Visitar previamente las Coordinaciones para la familiarización de donde realizara la Auditoría

Identificar factores de riesgos inherentes, riesgos de control y riesgos de Auditoria en

la ejecución

Realizar flujogramas, los cuales son proporcionados por cada coordinación, el cual

se audita en el informe

Efectuar conteos físicos de valores

Realizar cronogramas de Auditorías específicas que realizará por área

Realizar recomendaciones por Auditoria y entregar a Jefe Inmediato

Evaluar la ejecución presupuestaria


Cumplir con nombramientos que le son emitidos por el Auditor Interno Realizar Auditorías que están fuera del plan Anual de Auditorías

Sustentar sus informes de trabajo en base a la documentación solicitado y recabada

Seguimiento del cumplimiento de recomendaciones de Auditorias ya realizadas

Realizar pedidos de requerimientos de necesidades que le son innatos a la unidad





Realiza otras actividades solicitadas por el Jefe Inmediato

Oficio secretarial (archivar, recibir, etcétera)

Aprobación:

Director Subdirector


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auxiliar de Auditoría Interna Producción


Coordinación:

Dirección



o Unidad:

Auditoria Interna


Supervisa a: N/A


Relación interna con: Auditor Interno, Coordinadores y Jefes de Unidades. Coordinadores de Área y Jefes de Unidades. Jefe de la Unidad de Auditoría Interna y Coordinadores


Cumplir con los nombramientos de Auditoría Interna, con funciones específicas de control sobre las actividades de producción de la ENCA, e informes específicos.


1. Escolaridad: Perito Contador, estudios universitarios de Auditoria

2. Especialización: Octavo semestre de la carrera de Contaduría Pública y Auditoría

3. Años de Experiencia 3 años auditoría gubernamental 4. Competencias Genéricas:

Excelencia

Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación





Exactitud y orden

Habilidad numérica oral y escrita

Evaluación

Toma de decisión


Comunicación




Español 100% 100% 100%

Inglés 40% 40% 40%

Otro n/a n/a n/a





Ruido: Bajo





Riesgos: No

Manejo de Valores: Sí

Manejo de Equipo: Sí


SERIETÉCNICA


TÉCNICO IV

VI. OTROS ROLES

AUDITOR INTERNO

AUXILIAR AUDITORIA

PRODUCCION

AUDITOR INTERNO

AUXILIAR AUDITORIA

PRODUCCION


HUMANOS

Fecha:

06/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:





Coordinación:

Dirección



Subárea o Unidad:

Auditoría Interna


Supervisa a: N/A


Relación interna con: Auditor Interno, Coordinadores y Jefes de Unidades.


Cumplir con los nombramientos de Auditoría Interna, con funciones específicas de control sobre las actividades de producción de la ENCA, e informes específicos.



Ejecutar Auditorías por coordinación y áreas

Realizar informes con requerimientos necesarios para realizar Auditorías

Realizar informes, efectuar técnicas y procedimientos de Auditoría de los rubros

Realizar cédula de evidencias en cada Auditoría para sustentar los hallazgos

reflejados, los informes.

Realizar procedimientos preliminares para la planificación específica de la Auditoría

Elaborar cuestionarios de control interno

Visitar previamente las Coordinaciones para la familiarización de donde realizara la Auditoría

Identificar factores de riesgos inherentes, riesgos de control y riesgos de Auditoria en

la ejecución

Realizar flujogramas, los cuales son proporcionados por cada coordinación, el cual

se audita en el informe

Efectuar conteos físicos de valores

Realizar cronogramas de Auditorías específicas que realizará por área

Realizar recomendaciones por Auditoria y entregar a Jefe Inmediato

Evaluar la ejecución presupuestaria

Supervisar la producción animal, controles auxiliares, existencia de ganado bovino, ovino

Porcino, etcétera.


Cumplir con nombramientos que le son emitidos por el Auditor Interno

Realizar Auditorías que están fuera del plan Anual de Auditorías

Sustentar sus informes de trabajo en base a la documentación solicitado y recabada

Seguimiento del cumplimiento de recomendaciones de Auditorias ya realizadas

Realizar pedidos de requerimientos de necesidades que le son innatos a la unidad




Elaborar informes específicos relacionados con sus funciones


Realiza otras actividades solicitadas por el Jefe Inmediato

Oficio secretarial (Archivar, Recibir, etcétera).

Aprobación:


ASESORIA JURIDICA


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Asesor Jurídico


Coordinación:

Dirección



o Unidad:

Dirección

Reporta a: Director


Relación externa con: Asesores Jurídicos de Contratistas y Proveedores,

Instituciones públicas y privadas, padres de familia,

Instituciones de enseñanza agropecuaria públicas y

privadas,


Consejo Directivo, Director, Sub-Director, S ind ica to de Trabajadores de la ENCA, Coordinadores y Jefes de Unidad. miembros de las Juntas de Cotización/Adjudicación y de Recepción de Obras


Prestar la Asesoría a la ENCA y sus autoridades para que todos los actos, procesos y

procedimientos administrativos se realicen dentro del Marco Legal vigente


1. Escolaridad: Licenciatura, Maestría (deseable)

2. Especialización: Ciencias Jurídicas y Sociales, Abogado y Notario, Derecho Constitucional, Administración Pública

3. Años de Experiencia Cinco años en Derecho Administrativo en el estado


Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación


Comunicación





Orientado al cumplimiento de objetivos

Diligente

Buen manejo del tiempo

Iniciativa

Criterio propio

Orientado al detalle

Empatía


Español 100% 100% 100%

Inglés 70% 70% 70%

Otro N/A N/A N/A



Horarios/Jornada: 7:00 a 15:30.


Ruido: Bajo





Riesgos: Internamente no, si expuesto a riesgos inherentes al puesto




SERIE PROFESIONAL


PROFESIONAL III

VI. OTROS ROLES

Representar a la ENCA ante el Sindicato de Trabajadores.

Participar en Junta Mixta, comisiones delegadas por el Consejo Directivo o Dirección


HUMANOS

Fecha:

11/ 12 / 2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Asesor Jurídico



Subárea o unidad: Dirección

Reporta a: Director

Supervisa a: N/A

Relación externa con: Asesores Jurídicos de Contratistas y Proveedores, Instituciones públicas y privadas, padres de familia,

Instituciones de enseñanza agropecuaria públicas y

privadas, Relación interna con:

Consejo Directivo, Director, Sub-Director, Sindicato de Trabajadores Personal de la ENCA, Coordinadores y Jefes de Unidad


Prestar la Asesoría al personal de la ENCA y sus autoridades para que todos los

actos, procesos y procedimientos administrativos se realicen dentro del Marco Legal

vigente


DIRECTOR

ASESORIA JURIDICA


Asesorar a las autoridades de la ENCA ante comisiones, juntas o cualquier instancia

mixta o paritaria

Revisar procesos, plazos para los procesos de compra directa, cotización y licitación de bienes y servicios

Elaborar, revisar e imprimir contratos administrativos

Verificar Fianzas relacionadas con procesos de cotizaciones y licitaciones

Brindar Asesoría a las juntas de cotización y licitación, recepción y liquidación.

Verificar seguimiento de procesos internos para las compras directas

Revisar y legalizar los contratos de becas para estudiantes,

Atender y asesorar a los padres de familia en cualquier situación que se presente con el estudiante, dentro de la escuela

Asesorar al Consejo Disciplinario de la Escuela

Elaborar y revisar actas administrativas, en temas de competencia de la Dirección y Subdirección Atender y dar seguimiento a todas las solicitudes, recursos y procesos que se inicien por parte de particulares hacia o contra la ENCA

Dar acompañamiento legal a todos los coordinadores de la ENCA

Revisar contratos entre la ENCA y su personal

Atender solicitud, elaborar propuestas, análisis de diferentes temas a solicitud del Consejo Directivo, Dirección, Subdirección y Juntas de cotización/Adjudicación y de Recepción/Liquidación

Elaborar resoluciones a solicitud del Consejo Directivo, Dirección, Subdirección

Elaborar dictámenes y opiniones legales

Prestar Asesoría Jurídica Institucional a la ENCA

Resolver los casos de demanda laboral.


Velar por el cumplimiento de aspectos legales en los procesos y procedimientos que se

desarrollen en la ENCA

Velar por los intereses institucionales de la ENCA ante instancias internas y externas a la Institución

Velar por el cumplimiento de aspectos y normativa legal en todos los procesos de

compras y adquisición de bienes y servicios

Velar porque las actividades de la ENCA se desarrollen dentro de la normativa legal

vigente a nivel general y específico





Aprobación:


COORDINACION

CENAF


HUMANOS

Fecha:

7/12/2013


Versión: 01

Código:

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Coordinador de CENAF


Coordinación:

Dirección

Nombre de la Subdirección


o Unidad:

Coordinación CENAF

Reporta a: Dirección y Sub Dirección

Supervisa a: Asistentes y Secretaria

Relación externa con: Escuelas de Educación Media Agropecuarias y Forestales. (18) EEMAF.

Relación interna con: Coordinación Académica, Coordinación de Vida

Estudiantil, Coordinación de Producción, Coordinación de Recursos Humanos, Asistentes y Secretaria de CENAF.


Ejercer la Coordinación de las EEMAF en cuanto aspectos académicos y administrativos,

velar y controlar que se lleve a cabo el cumplimiento de todas las actividades administrativas

y académicas según los lineamientos de ENCA en las diferentes escuelas de enseñanza

media agrícola y forestal EEMAF


1. Escolaridad: Ingeniero Agrónomo/Administrador Educativo o

Licenciado en Pedagogía. Ideal Maestría en Pedagogía

2. Especialización: Campo Agropecuario

3. Años de Experiencia 5 años como Supervisor Docente


Disciplina

Liderazgo


Integridad

Formación

Excelentes relaciones humanas

5. Competencias Específicas: Didáctica,

Pedagogía,

Experiencia docente,

Experiencia en el campo Agropecuario,

Manejo de Office Windows,

Conocimiento de las políticas en materia agropecuaria y

forestal


Habilidad numérica, oral y escrita


Comunicación






Español 100% 100% 100%

Inglés 60% 60% 60%

Otro n/a n/a n/a



Horarios/Jornada: Lunes a Viernes de 7:00 a 15:30 horas.

Disponibilidad para viajar al interior del país.


Ruido: Bajo




Esfuerzo Visual: Bajo

Riesgos: No

Manejo de Valores: Si

Manejo de Equipo: Si


SERIE PROFESIONAL


PROFESIONAL II

VI. OTROS ROLES

SUBDIRECTOR

COORDINADOR CENAF

SUBDIRECTOR

COORDINADOR CENAF


HUMANOS

Fecha:

7/12/2013


Versión: 01

Código:



Nombre del puesto: Coordinador CENAF


Coordinación:

Coordinación CENAF



Subárea o Unidad:

Coordinación CENAF

Reporta a: Dirección y Sub Dirección

Supervisa a: Asistentes y Secretaria

Relación externa con:

Escuelas de Educación Media Agropecuarias y Forestales. (18) EEMAF.


Coordinación Académica, Coordinación de Vida Estudiantil, Coordinación de Producción, Coordinaciones de Recursos Humanos, Asistentes y Secretaria de CENAF


Ejercer la Coordinación de las EEMAF en cuanto aspectos académicos y

administrativos, velar y controlar que se lleve a cabo el cumplimiento de todas las

actividades administrativas y académicas según los lineamientos de ENCA en las

diferentes escuelas de enseñanza media agrícola y forestal EEMAF



Revisar para su trámite y orden de impresión de títulos, los expedientes de los

estudiantes que cada año se gradúan en los 18 EEMAF, tomando en cuenta que los

mismos son refrendados por el presidente del Consejo Directivo de la ENCA

Trasladar los expedientes a la unidad de registro y estadística donde se genera la

orden de impresión.

Emitir dictámenes previos sobre el cumplimiento de requisitos para la autorización de nuevos EEMAF.

Supervisar académica y administrativamente a las escuelas de educación media

agrícola y forestal ubicadas en el interior del país

Proveer el apoyo logístico necesario en el proceso de capacitación y

formación permanente del personal docente que labora en los EEMAF

Planificar, ejecutar, supervisar, asesorar, y evaluar todos los procesos operativos de los

centros de enseñanza media agrícola y forestal EEMAF en el cumplimiento de pensum

de estudios y reglamento académica aprobado por ENCA en las carreras de

Perito Agrónomo y Forestal

Supervisar que la infraestructura, mobiliario y equipo de los distintos centros educativos

cumplan con los lineamientos establecidos por ENCA para garantizar el buen desarrollo

de las actividades académicas y técnicas

Velar porque los centros de enseñanza media agrícola y forestal cuenten con las áreas de producción para el cumplimiento de prácticas y módulos en diferentes cuatrimestres de las carreras autorizadas

Presentar informes sobre hallazgos y recomendaciones a las instituciones que

supervisa

Planificar, coordinar y ejecutar programas de capacitaciones dirigido al personal de

las instituciones pertenecientes al CENAF

Realizar informes a la Sub Dirección sobre las instituciones supervisadas.

Controlar y supervisar los expedientes de notas de todos los alumnos inscritos en

los centros educativos del CENAF

Controlar y revisar los expedientes de los alumnos para autorización de títulos

Autorizar los traslados de estudiantes a otros centros académicos, por pérdida de

un cuatrimestre y receso de estudios

Supervisar para que se cumplan los lineamientos y políticas dictadas en

materia agropecuaria y forestal, en los centros educativos autorizados por ENCA


Velar porque el desarrollo de la academia en los CEMAF se desarrolle de acuerdo a

los parámetros de excelencia que establece la ENCA

Evacuar toda la documentación académica y administrativa que emana de los EEMAF

Brindar todo el apoyo logístico a las autoridades de los EEMAF





Realizar todas aquellas actividades que por naturaleza del cargo sean necesarias para la

ENCA y le sean asignadas por su jefe in

[manual de organizaciÓn y funciones enca]€¦ · agrícola y forestal de guatemala. su sede está...

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