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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ENLACE EN AUTLAN CON LA S.R.E DELEGACION GUADALAJARA
SRE S E C R E TA R IA
D E R E L A C IO N E S E X T E R IO R E S
OE AUTLAN DE NAVARRO, JALISCO.
ABRIL DEL 2011
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA MUNICIPAL DE ENLACE EN
AUTLAN DE NAVARRO JALISCO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ENLACE EN AUTLAN CON LA S.R.E DELEGACION GUADALAJARA
SRE S E C R E TA R IA
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OE AUTLAN DE NAVARRO, JALISCO.
ABRIL DEL 2011
I. INTRODUCCION
II. OBJETIVOS DEL MANUAL
III. ANTECEDENTES HISTORICOS
IV. ESTRUCTURA ORGANICA
V. ORGANIGRAMA
VI. OBJETIVOS Y FUNCIONES
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
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I. INTRODUCCION
El presente manual tiene como propósito presentar una visión clara de la Oficina Municipal de Enlace a fin de orientar a los interesados sobre las funciones que desempeña y ser la base para la ejecución de las políticas que le corresponda instrumentar, así mismo, se precisan antecedentes históricos, estructura orgánica, objetivos y funciones que pretenden alcanzar.
Este manual deberá revisarse anualmente con respecto a la
fecha de autorización, ó bien cada que exista una modificación a la estructura orgánica ó a la normatividad vigente, con objeto de mantenerlo actualizado.
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II. OBJETIVOS DEL MANUAL
Proporcionar la información necesaria de la oficina, sus objetivos, funciones y niveles de responsabilidad.
Dentro de los propósitos destacan los siguientes:
Contar con un instrumento que sirva de base para la planeación y actualización de la organización.
Servir como un mecanismo de apoyo en la planeación y diseño de medidas de una reorganización administrativa.
Servir como un instrumento de apoyo en el proceso de inducción y orientación al personal de nuevo ingreso.
Definir con claridad las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos que conformar esta oficina.
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III . ANTECEDENTES HISTORICOS
A partir del año de 1975, comienza la descentralización del
servicio de expedición de pasaportes, seleccionado la apertura para el Estado de Jalisco el 4 de Octubre de 1976 permitiendo a la Secretaría de Relaciones Exteriores llevar el servicio a otros lugares de la República Mexicana.
Con el Plan Nacional de Desarrollo 1988-1994, comienza la
descentralización de los servicios en la Administración Pública Federal, siendo la Secretaria de Relaciones Exteriores una de las precursoras con la apertura de ventanillas Estatales y Municipales de Enlace en 1991, llamadas a partir de 1996 Oficinas Estatales y Municipales de Enlace con la Secretaría de Relaciones Exteriores.
El constante crecimiento de la población y la Ley de
Nacionalidad, le han otorgado al presente el carácter de documento probatorio de la Nacionalidad Mexicana, seguro, confiable y reconocido tanto por autoridades civiles como militares, convirtiéndolo en un salvoconducto Para viajar a otros países, garantizando con ello la protección a los mexicanos a través de las representaciones diplomáticas de México en el exterior. Así como la reducción del requisito de la Cartilla del Servicio Militar Nacional, que ha contribuido a incrementar la demanda del Pasaporte y consecuentemente ha obligado a la Secretaria de Relaciones Exteriores a aumentar el numero de Delegaciones y Oficinas Estatales y Municipales de Enlace en toda la República Mexicana.
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Actualmente la Secretaría de Relaciones Exteriores. Cuenta
con 43 Delegaciones, 34 Foráneas y 9 Metropolitanas, así como 151 Oficinas de Enlace Estatales y Municipales, distribuidas en el territorio Nacional.
Es así como en Abril de 1993 Autlán y su región recibe la primera visita como Unidad Móvil de la Secretaría de Relaciones Exteriores Delegación Guadalajara para brindar el Servicio de Tramitación de Pasaportes. Posteriormente como una iniciativa del H Ayuntamiento en conjunto con la Secretaría se acuerda y capacita personal para el establecimiento de una unidad móvil con visitas programadas cada mes, visitas que duran como unidad móvil durante 20 meses, para más tarde gestionar y firmar un convenio el 15 de Enero de 1999 para establecerla como Oficina Municipal de Enlace en Autlán inaugurada por el Ministro de Relaciones exteriores Min. Lic. Carlos Eugenio García de Alba y el Director Regional Lic. Sergio Padilla Dávila. Actualmente la oficina da atención a 18 Municipios aproximadamente y otros lugares, atendiendo en un 70% foráneo y al 30 % del Municipio.
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IV. ESTRUCTURA ORGANICA
Oficina Municipal de Enlace en Autlán con la Secretaría de Relaciones Exteriores
Oficina
1. JEFE
1.1 SUPERVISOR
1.1.1. SECRETARIA
1.1.2. SECRETARIA
1.1.3. COMISIONADO
1.1.4. COMISIONADO
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V. ORGANIGRAMA
Oficina Municipal de Enlace en Autlán con la Secretaría de Relaciones
Exteriores.
Personal comisionado en la Delegación de la S.R.E cuyas funciones serán asignadas y supervisadas por Recursos Humanos dela Delegación.
SECRETARIA
SUPERVISOR
SECRETARIA
COMISIONADO
COMISIONADO
JEFE
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VI. OBJETIVOS Y FUNCIONES
JEFE Objetivos
Representar a la Secretaría de Relaciones Exteriores y promover los servicios que brinda, ofreciendo siempre apoyo y un trato digno a las personas que solicitan informes o realizan algún trámite.
Vigilar y administrar el buen funcionamiento de la oficina, implementando estrategias que permitan ofrecer servicios de calidad en el menor tiempo posible con resultados óptimos.
Atender gentilmente a las personas que requieren realizar algún trámite
de los que presta la Secretaría de Relaciones Exteriores a través de esta oficina, con resultados óptimos que garanticen la satisfacción del usuario.
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Funciones
Organizar controlar y dirigir el buen funcionamiento de la oficina. Mantener relaciones cordiales con las personas, departamentos u oficinas que se relacionen de manera directa e indirecta con esta área. Coordinar y supervisar la prestación de los servicios y turnando a la Delegación los asuntos de su competencia de acuerdo a las facultades establecidas por la Secretaría de Relaciones Exteriores. Proponer mejora continua al equipo de trabajo de tal forma que los trámites sean agiles y seguros, manteniendo siempre la información actualizada en base a la normatividad. Atender de manera oportuna y eficaz una respuesta a las solicitudes vía correo electrónico, por teléfono o personal de la ciudadanía en general. Proporcionar asesoría e información al usuario respecto al llenado de los formatos para los trámites que van a realizar. Solicitar y revisar la documentación adicional cuando el caso así lo amerite para el trámite que pretende realizar. Implementar estrategias para que a las personas que realizan algún tramite la atención se ágil y segura. Revisar, firmar y turnar a la Delegación todos los trámites, expedientes y documentos para su proceso. Establecer mecanismos de coordinación con la Delegación de la Secretaría para evitar demoras en los servicios o trámites realizados en esta oficina. Revisar continuamente con la Delegación de la Secretaría los trámites que por alguna razón no han sido autorizados porque están en algún proceso.
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Supervisar que la ciudadanía esté satisfecha con el servicio, una vez concluido su trámite. Acudir a las reuniones de capacitación e información que la Delegación de la Secretaría promueve. Revisar que las herramientas de trabajo este en optimas condiciones para la prestación del servicio Coordinarse con el Jefe de Foráneos de la Delegación de la Secretaría sobre los tiempos para la entrega de los documentos, previo tramite, para evitar con ello vueltas innecesarias y gastos no previstos en los usuarios. Gestionar ante quien corresponda los tramites competencia de la Secretaría, buscando siempre la satisfacción del usuario. Coordinar y supervisar los procedimientos que se realizan para la tramitación y expedición de Pasaporte Mexicano. Coordinar, supervisar, informar e orientar al público de manera segura y eficaz sobre cualquier asunto competencia de la Delegación de la Secretaría. Realizar, cotejar y revisar y enviar oportunamente los informes de Pasaporte Mexicano, Constitución de Sociedades y Asociaciones Civiles, Protección y otros servicios que se envían cada mes a la delegación. Enviar las promociones con motivo de denuncias, quejas, sugerencias y reconocimientos que se hayan captado a través del buzón. Mantener una relación cordial entre mi equipo de trabajo. Representar a la Secretaría de Relaciones Exteriores, en base a los lineamientos en los asuntos de mi competencia cuando esta así lo disponga.
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SUPERVISOR Objetivos
Supervisar y atender los diferentes tramites que se realizan en esta oficina, vigilando siempre el cabal cumplimiento a la normatividad establecida por la Secretaría de Relaciones Exteriores y el H. Ayuntamiento.
Administrar, y ordenar las actividades de la Oficina, resguardando la confidencialidad de la información que resulta con motivo de los trámites que se realicen.
Funciones Analizar, observar, orientar y en su caso atender las consultas de los usuarios que realizan cualquiera de los trámites que presta la Secretaría de Relaciones Exteriores a través de esta Oficina de Enlace. Reportar y relacionar las promociones con motivo de denuncias, quejas, sugerencias y reconocimientos que se hayan captado a través del buzón. Apoyar las estrategias que permitan al usuario la realización de sus trámites en el menor tiempo posible. Informar al jefe de Oficina sobre los trámites y problemática suscitada en la oficina con motivo de los servicios que se brinda en la oficina. Revisar la información que se brinda a la ciudadanía tanto en los trípticos como la que se encuentra publicada dentro y fuera del área. Solicitar los recursos materiales necesarios para el desarrollo eficiente de las actividades de esta área.
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Atender las reuniones en donde haya sido convocada para asistir a capacitación para mejorar o conocer los reglamentos vigentes para los servicios que se ofrecen. Apoyar la entrega-recepción de expedientes, documentos y trámites que aquí se realicen. Suplir las ausencias del Jefe de Oficina.
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SECRETARIA Objetivo
Brindar atención personalizada a cada una de las personas que se presentan, orientándole de manera clara y precisa sobre los lineamientos a seguir, para que el trámite que realiza sea rápido y eficiente.
Funciones Informar y entregar al usuario los requisitos necesarios para la tramitación de los diferentes servicios que brinda la oficina, bien sea en persona, por teléfono o vía correo electrónico. Revisar que los datos contenidos en el acta de nacimiento sean los correctos. Auxiliar y asesorar a las personas en el llenado de las formas, para la expedición de Pasaportes, Permisos para la Constitución de Sociedades o Asociaciones Civiles, Declaratorias de Nacionalidad Mexicana, etc. Solicitar apoyo a jefe o supervisor de oficina cuando exista duda sobre el documento que se esta recibiendo. Informar al usuario sobre problemática en actas de una forma clara y precisa conminándolo a regresar una vez resuelto su asunto. Recibir las solicitudes y documentos necesarios, aplicando única y exclusivamente los requisitos que señalados en los reglamentos que señala la Secretaría. Especificar a la persona las copias y pagos que deberá presentar para el trámite que va a realizar.
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Recibir el Documento que ampare el pago de derechos que establece la Ley Federal de Derechos vigente para el trámite de Pasaportes y de Permisos para la Constitución de Sociedades o Asociaciones. Realizar el informe diario de todos los trámites que se envían a Delegación Jalisco para su proceso y captura. Remitir a la Delegación de la Secretaría, los expedientes completos de los solicitantes en términos y modalidades indicadas previamente. Recibir el paquete que envía la Delegación Jalisco con los pasaportes y documentos ya procesados ó regresados por algún motivo, para su revisión y posterior entrega al usuario. COMISIONADOS
Objetivos
Supervisar permanentemente y de manera directa, la recepción y manejo de la documentación requerida para la expedición de pasaportes ordinarios, de permisos para la constitución de sociedades y asociaciones civiles, y demás trámites.
Funciones Las que le encomiende el Departamento de Recursos Humanos de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
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VII. DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDADES “RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA TRAMITE DE PASAPORTE”
1. Entrega de ficha
2. Identificar tipo de tramite
3. Revisión de documentos
4. Recepción o rechazo de documentos
5. Llenado de solicitud
6. Revisión de la solicitud
7. Toma de huellas y firmas
8. Indicación de pagos y copias
9. Pago en bancos
10. Fotocopiado de documentos
11. Entrega de pagos/copias
12. Toma de fotos
13. Revisión del expediente
14. Información al usuario del día en que se le entregara su Pasaporte.
15. Entrega de contra recibo
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIPO DE
PROCESO
ETAPAS DEL
PROCESO
ENTREGA
DE FICHA
ENTREGA CONTRARECIBO
O
DATOS
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ACTIVIDADES “ENTREGA DE PASAPORTE”
1. Llegada de la persona a la oficina.
2. Se le solicita el contra recibo y se revisan los datos
3. Se localiza el pasaporte y solicita la identificación
4. Se leen y verifican los datos con el usuario
5. Si es correcto se procede a la entrega
6. Se le informa que ahora deberá firmar de conformidad
7. Se le entrega el pasaporte
8. Se retira
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DIAGRAMA DE FLUJO
COMPARECENCIA DE LA PERSONA
REVISION
DE DATOS
PREPARACION
ENTREGA
CONCLUYE Y
SE RETIRA
VERIFICAR
DATOS
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ARMAR/PREPARAR EXPEDIENTES 1. SE IDENTIFICA EL TIPO DE TRAMITE
2. SE COTEJAN FOTOS CON IDENT PARA QUE TODO COINDIDA
3. SE RECORTAN LAS FOTOS Y SE LEIGE LAS 2 MEJORES PARA PEGAR AL
EXPEDIENTE
4. SE PEGA LA FOTO EN EL OP5 Y OP7
5. SE SELLA LA SOLICITUD CON LA FECHA Y SELLO CANCELANDO LA DEL OP7
6. SE PINTACON FLUORESCENTE LOS DATOS DE LA ACTA
7. SE REVISA QUE TENGA TODOS LOS CANDADOS EN EL EXP. QUE SOLICITA LA
DELEGACION.
8. SE NUMERA EL EXPEDIENTE
9. SE RETIRAN LAS FOTOS SOBRANTES Y EL CONTRARECIBO
10. SE PROCEDE A SACAR LA COPIA DE OP5 Y EN CASO DE C4 TAMBIEN DEL OP7.
11. SE PASA A REVISION.
12. SE PASA A SUPERVISION.
CONTROLES INTERNOS