manual de organizaciÓn archivo

2018

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ARCHIVO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Código: FS.233

Versión: 1

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1. OBJETIVO

El objetivo primordial de este manual es dar a conocer las pautas mínimas que

debemos saber, para el manejo y administración del archivo en sus diferentes etapas.

2. ALCANCE

Este manual describe el procedimiento que inicia desde el momento en el cual se hace

recepción de (los) documento(s) en la Ventanilla de Correspondencia y que va hasta su

conservación, según se indique en la carpeta de la Serie Documental establecida en las

Tablas de Retención Documental para conservación y preservación.

3. ARCHIVO

Los archivos están conformados por el conjunto de documentos, generados o

recibidos, sea cual fuera su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un

proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su

gestión1. De acuerdo con el ciclo vital de los documentos se generan tres tipos de

archivos:

• Archivos de Gestión

• Archivo Central

• Archivo Permanente o histórico

La organización de los archivos de gestión incluye actividades relacionadas con el

Programa de Gestión Documental establecido por el Archivo General de la Nación, que

1 Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo

No. 07 del 29 de junio de 1994. Disponible en:

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=11&/archivo


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va desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

conservación y disposición final.

En este instructivo se define el paso a paso la organización de los archivos de acuerdo

con las Tablas de Retención Documental -TRD, para realizar adecuadamente las

transferencias documentales y la conservación de los documentos. Al aplicar lo

indicado se tendrá archivos organizados, que facilitarán la recuperación de la

información al momento de realizar una consulta; se conocerá el estado actual de cada

trámite y permitirá a la entidad tener información de forma oportuna para la toma de

decisiones por parte de la alta dirección.

3.1. GENERALIDADES

3.1.1. Identificar series y subseries documentales

Al crear o abrir un expediente se debe tener en cuenta las Tablas de Retención

Documental correspondiente a cada dependencia, e identifique la serie y subserie

documental, que le atañe.

Condiciones:

se deben crear expedientes tales como: Varios, Correspondencia enviada y

recibida, misceláneos; cada expediente custodiado en el área administrativa u

operativa debe responder a una función o tramite.


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se debe imprimir documentación de carácter de apoyo y conservarla en

expedientes para su consulta.

Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos

que lo integran creando falsos expedientes.

Tablas de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental son un instrumento que refleja las funciones de

cada área, definen qué documentos conforman el archivo, regulan la transferencia del

archivo de gestión al archivo central y determinan la disposición final de la

documentación.

Con el fin de contar con un archivo debidamente organizado es indispensable realizar

la actualización de las Tablas de Retención Documental cada vez que sea necesario, es

decir que si se detecta la necesidad de incorporar una nueva serie o subserie

documental se tramita con el área de Archivo para su validación y actualización, este

proceso se debe tramitar con él área de Gestión de Calidad.

Los beneficios de contar con TRD:

• Facilita el manejo de la información.

• Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados.

• Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

• Regula las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

• Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos y

• Ayuda a controlar la producción y trámite documental


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Tabla de Retención Documental – Junta Directiva

Mobiliario e insumos para la organización del Archivo de Gestión.

Para iniciar con la organización se debe contar con mobiliario adecuado para la

conservación del archivo, pueden ser:

• Archivadores verticales metálicos o gavetas.

• Archivadores rodantes de acuerdo al volumen de documentos que se generen

en las dependencias.

• Cajas de archivo X-200 y X-300.

• Carpetas colgantes.

• Carpetas de yute

• Ganchos de legajar plásticos

• Separadores para identificar las series y/o subseries según tabla de retención

documental para archivadores verticales.

• Rótulos para carpetas y cajas.

Aspectos para la organización del Archivo de Gestión

Se toma la Tabla de Retención Documental – TRD del área o unidad operativa, para

conocer las series y subseries documentales que se han identificado, las siguientes

áreas:


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Las series se encuentran identificadas con un código único que va de 5 en 5, y

subseries se identifican con numeración de 1 a n, ejemplo:

Luego de identificar las series y subseries se deben abrir las respectivas carpetas, se

recomienda hacerlo al iniciar cada año o al finalizar un trámite.


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Ejemplo:

Apertura cada año:

Expedientes que contienen Actos de Órganos colegiados

Actas

Consecutivo de Correspondencia enviada

Informes

Recobro de incapacidades

Apertura por Trámite

Historia de vehículos

Historias laborales

Acciones de Tutela

El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han

dado durante su trámite; el primer documento que se debe

encontrar al abrir la carpeta será aquel que le ha dado origen, bien

sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente

se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan

produciendo hasta el que concluye el trámite, es decir el último

documento de la carpeta será el más vigente.

Este tipo de ordenación es imprescindible para que el expediente tenga una disposición

coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

3.1.2. Identificar y/o marcar los expedientes

Luego de abrir las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que

permita su ubicación y recuperación. El rotulo contendrá los siguientes datos:


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Instrucciones de uso:

El rótulo se encuentra divido en dos secciones, la primera hace referencia a su

administración en el archivo de gestión, entiéndase como el de oficina o puesto de

trabajo; y una segunda sección que hace referencia cuando el expediente luego de

cumplir sus tiempos de retención, los cuales son asignados por la TRD, deben ser

custodiados en el Archivo Central.

Ítems:

Archivo de Gestión

• CARPETA N°: Se registra cuando el expediente está compuesto por más de un

tomo. Ejemplo: 1 de 2

• FOLIOS: Se registra el número de folios que contiene cada carpeta. Ejemplo: 1

al 180

• No. CAJA: Se registra el número consecutivo de caja del Archivo de Gestión el

cual es independiente para cada oficina o dependencia.

• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA OFICINA PRODUCTORA: Se registra lo identificado en

la Tabla de Retención Documental.

• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SERIE: Se registra lo identificado en la Tabla de

Retención Documental.

• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE: Se registra lo identificado en la Tabla de


• NOMBRE DE LA CARPETA: Se registra el nombre por el cual se bautiza el

expediente.

• FECHAS EXTREMAS: Se registra fecha inicial y la fecha final del expediente.

Archivo Central

• No. CAJA: Se registra el número de caja consecutivo para la transferencia

documental primaria.

• No. DE CARPETA: Se registra la posición del expediente dentro de cada caja.

3.1.3. Preparación física

Se debe asegurar que los expedientes cuenten con los siguientes aspectos:

• No deben contener ningún material metálico.


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• Los folios se deben alinear en la parte superior derecha sin importar el tamaño.

• Los documentos menores a media carta se deben pegar a una hoja tamaño

carta, colocando en sus bordes colbón.

• Los documentos como CD, planos o fotografías deben ser guardados en un

sobre de manila o hojas de acetato y se cuentan como un solo folio.

• No deben existir documentos en papel fax.

• Los registros deben ser legibles, estar escritos en tinta y sin enmendaduras.

• No se deben realizar anotaciones sobre los documentos.

• Las carpetas no deben superar los 200 folios, se recomienda manejar 180 folios

por carpeta.

• La foliación del expediente debe realizarse a lápiz en la parte superior derecha

de cada folio o en el sentido de la información.

Ejemplo

Unidades de conservación:

En relación con la Resolución No. 061583 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y

Transporte, la cual establece sus directrices en materia de gestión documental, para el

sector transporte y en su ítem 2.1.2.2.7 señala los medios de conservación, las

siguientes series serán objeto de empaste o encuadernación, cumpliendo lo

anteriormente citado:

COD. SERIENOMBRE SERIE

DOCUMENTALCOD. SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE DOCUMENTAL

10 ACTAS 4 Actas de Asamblea

10 ACTAS 8 Actas Junta Directiva

10 ACTAS 9 Actas Comité De Seguridad Vial

50 COMPROBANTES Comprobantes De Egreso

90 ESTADOS FINANCIEROS 1 Estado De Cambio De Patrimonio

90 ESTADOS FINANCIEROS 2 Estado De Flujos De Efectivo

90 ESTADOS FINANCIEROS 3 Estado De Resultados Integral

90 ESTADOS FINANCIEROS 4 Estado De Situación Financiera

90 ESTADOS FINANCIEROS 5 Notas a estados Financieros

90 ESTADOS FINANCIEROS 6 Revelación De Los Estados Financieros

270 RECIBOS DE CAJA 1 Recibo de caja Sogamoso

270 RECIBOS DE CAJA 2 Recibo de caja Yopal

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Los demás expedientes serán conservados en carpetas de yute con gancho plástico.

3.1.4. Consideraciones y especificaciones para la realizar la foliación:

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La

depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco y de

documentos de apoyo.

• Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie, de

forma consecutiva, es decir cuando un expediente está compuesto por más de

una carpeta, esta foliación se realiza de tal forma que la segunda carpeta será

la continuación de la primera y así sucesivamente, hasta que el expediente

cierre.

• No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen

una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro

biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar

migración de tintas por contacto.

• No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CD´s- , disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su

existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas

en el Inventario Documental. Si se opta por separar este material se hará la

correspondiente referencia cruzada. Se debe numerar de manera consecutiva,

es decir, sin omitir ni repetir números.

• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el

número correspondiente en la cara recta del folio.

• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones

originales.

• Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio

consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.

• Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se

encuentren se numerarán como un solo folio.

• En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o

paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin

necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de

notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas

que contiene.


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• Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora,

se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no

haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá

refoliarse toda la unidad de conservación.

• Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones. En caso de que el mismo funcionario se haya equivocado en la

foliación se procede a borrar y continuar con la foliación.

• La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

3.1.5. Ordenación del expediente

El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su

trámite; el primer documento que se debe encontrar al abrir la carpeta será aquel

que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio,

posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan

produciendo hasta el que concluye el trámite, es decir el último documento de la

carpeta será el más vigente.

Este tipo de ordenación es imprescindible para que el expediente tenga una disposición

coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

4. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID

Organización Logística de Transporte Sanabria S. A., adopta el Formato Único de

Inventario Documental – FUID, estipulado por el artículo séptimo del Acuerdo 042 de

2002 del Archivo General de la Nación; como el instrumento archivístico por el cual se

controla, los expedientes de la organización, y el cual será aplicado para Archivos de

Gestión, Transferencias Documentales y procesos de eliminación.


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Imagen FUID


• LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: Se registra, la ciudad procedente y la fecha de

diligenciamiento por primera vez.

• CODIGO Y NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PRDUCTORA. Se registra el

origen de la información y el responsable de su trámite y custodia.

• OBSERVACIONES. Se registra novedades del inventario que son de carácter

general o a considerar.

Formulario:

Registro de expedientes, debe consignarse la información por cada carpeta física o

electrónica si la hay.

• ITEM. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada

uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de

conservación, es decir una carpeta o un libro.

• CODIGO SERIE O SUBSERIE. Sistema convencional establecido por la entidad

que identifica las oficinas productoras y cada una de las series o subseries. Ver

la Tabla de Retención Documental.

• NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ver la Tabla de


• NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Se relaciona el nombre con el cual fue bautizada la

carpeta o libro de acuerdo a su trámite.

• NÚMERO/IDENTIFICACIÓN: Se consigna datos por los cuales se pueda

recuperar la información de forma ágil, tales como: números de cédula, NIT,


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número de bus, consecutivo de comprobantes de egreso, número de contrato,

entre otros.

• FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. (asiento). Deben colocarse en día-mes-año, en forma completa.

Ejemplo 21/04/2017. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

• UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad

de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de

conservación diferentes escribiendo el nombre, ejemplo: bolsa, amarre, A-Z

entre otros.

• FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de

conservación descrita.

• SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes tales como.

Papel, CD y DVD

• FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un

índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en

cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina

responsable de dicha documentación.

• OBSERVACIONES. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada

numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre

otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la

numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares,

actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,

disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento

principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades

anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas;

luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada

anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las


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características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o

consulta de la información.

• ESTADO DEL EXPEDIENTE: Con el propósito de llevar una única base de datos

por unidad administrativa, todo expediente que hubiese sido creado o tramitado

tendrá un único registro y se identificará dependiendo de su ubicación física en:

Activo (Archivo de Gestión), Inactivo JOB (Traslado a las bodegas de JOB);

Inactivo Terminal (Se ubica en el terminal 2 piso); Préstamo (Por si fue

requerida por otra unidad al interior de la organización) y Eliminado (hacer

referencia a su destrucción física).

• FECHA TRASLADO A CUSTODIA: Debe registrarse o colocarse en día-mes-año,

en forma completa. Ejemplo 21/04/2017, la fecha hace referencia a los

movimientos que tiene el expediente en relación con el estado del expediente.

• No. De REMESA: Numero de orden de JOB por el cual recibe los expedientes a

custodiar.

• ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se

realiza.

• REVISADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se

realiza.

• RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se

recibió.

5. Transferencias documentales

Los procesos de organización de los Archivos de Gestión y Transferencias Primarias

Documentales, se efectuarán por series y subseries de acuerdo con lo establecido en la

Tabla de Retención Documental y lo dispuesto en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo

General de la Nación.

Con el fin de realizar las transferencias los expedientes deberán ser archivados o

conservados en cajas x-300 y se identificarán de la siguiente manera:


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Imagen: rotulo de Caja


• No. DE CAJA ARCHIVO CENTRAL: Se registra el número consecutivo de caja en

bodega. (señal)

• DEPENDENCIA PRODUCTORA: Se registra el nombre de la Oficina que genera la

documentación.

• SERIE. Se registra el nombre de la serie de las carpetas contenidas en la caja

• SUBSERIE. Se registra el nombre de la subserie de las carpetas contenidas en

la caja

• FECHAS EXTREMAS: Se registra la fecha más antigua del contenido de las

carpetas y la más reciente. Esta información se debe extraer del FUID.

• CARPETAS No. Se registran las carpetas contenidas en la caja.

• No. DE LA CAJA A GESTION: Se registra el número consecutivo de caja del

Archivo de Gestión de cada oficina o Dependencia.

6. Préstamos y consultas

La información que según las TRD son de permanencia en el Archivo Central, serán

custodiadas por la empresa ENCUADERNACIÓN JOB. Por tal motivo se estipulan los

siguientes servicios.

Solicitud:

• Normal: Solicitud am entrega de la documentación en oficina pm.


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Para efectos de control y seguridad la información será solicitada por medio de vía:

E-mail a [email protected]

Un préstamo no deberá permanecer fuera de custodia más de 10 días hábiles, por

seguridad de la información, de ser así se renovará el préstamo al vencimiento.

7. Disposición Final

Se trata de la “selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo

dispuesto en las Tablas de Retención Documental. Téngase en cuenta que, según el

caso, pueden aplicarse técnicas de reprografía tales como la microfilmación o

digitalización de los documentos.

7.1. Eliminación

Su alcance va sobre todos los documentos que han perdido sus valores primarios y

que no poseen valores secundarios; su aplicación se da según lo indicado en las

Tablas de Retención Documental, justificado por el Inventario Documental, el cual

debe ser anexo de cada acta.

En primer lugar, la persona encargada del archivo deberá separar por series y

subseries todos los documentos según el tiempo de retención, los cuales una vez

agrupados, en segundo lugar, deben ser relacionados en un acta, según el

siguiente formato:


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La propuesta de eliminación pasará por aprobación del Comité Interno de Archivo,

una vez aprobada y avalada se debe eliminar la documentación por medio de

picado, posterior a lo cual el proveedor del servicio deberá remitir una certificación

de eliminación.

8. Comité de Archivo

El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en

todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los

documentos.

Organización Logística de Transporte Sanabria S. A. estableció el Comité de

Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un

grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y

técnicos de los archivos.


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El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

• Gerente General

• Director Talento Humano

• Coordinador de calidad

• Director De Contabilidad

Además, se deberá invitar de forma obligatoria al Asesor jurídico para de esta

forma evitar posibles errores al destruir documentación necesaria en algún proceso.

El comité deberá reunirse 2 veces al año o cuando se considere necesario para

poder hacer una verificación sus funciones, las cuales son:

• Asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de

los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.

• ESTAR en contacto permanente con el Archivo General de la Nación para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia.

• CONTROLAR el proceso de producción documental desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de

soportes adecuados para el registro de la información. • HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las

normas y procedimientos establecidos para el manejo de la

correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.

• ASIGNAR, de acuerdo con el encargado de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera.

• FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como

base la disposiciones legales y la TRD con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones.

• REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.

• REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos. • APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura

organizacional y documental.

• DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos.

• AUMENTAR índice de recuperación de la información. • GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor

permanente.

• CONQUISTAR espacio físico y reducir el peso.


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• APROVECHAR mejor el talento humano y los recursos materiales.

• ASESORAR a las dependencias para el cumplimiento de las normas establecidas.

• DETERMINAR la vigencia de los archivos.

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