Manual de Nomas y Procedimientos de Activos FijosDepartamento de Contabilidad

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEACTIVOS FIJOS

Departamento de ContabilidadGerencia de Administracin y Finanzas

Junio 2014

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSACTIVOS FIJOS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Departamento de ContabilidadGerencia de Administracin y Finanzas

Junio 2014

CONTENIDO

Objetivo

Alcance del Manual

Polticas Generales

Obligaciones y Funciones

Clasificacin de Activos Fijos

Por Naturaleza

Por Situacin

Segn su Estado

OBJETIVO GENERAL

Contar con un Manual de Normas y Procedimientos, que permita establecer los mecanismos necesarios para el registro y control de los activos fijos; mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como la respectiva autorizacin para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo de DROCOSCA.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Las polticas contenidas en este documento buscan lograr los siguiente:

Asegurar que toda la informacin material referente a los activos fijos sea revelada en los Estados Financieros. Establecer criterios para reconocer un activo fijo, clasificacin, depreciacin, reconocimiento de baja y valorizacin Establecer mecanismos para el resguardo y custodia de los activos fijos.

ALCANCE DEL MANUAL

El Contenido de este Manual de Normas y Procedimientos para el Control del Activo Fijo, es de carcter obligatorio para todas las Gerencias y Departamentos de Drocosca C.A.; deben de implantar el presente manual con todos los controles de activo fijo que aqu se mencionan.

Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las necesidades y recursos de cada rea son diferentes, as como los distintos comportamientos dados por la prctica diaria.

Los responsables de su aplicacin en primer grado son los Gerentes, o en su defecto los Jefes o Coordinadores de rea; y en segundo termino todos los trabajadores (as) que laboren en la empresa y tenga a su cargo mobiliario y/o equipo.

POLTICAS GENERALES

Se consideran como Activos Fijos todos los bienes tangibles e intangibles que han sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y que no son destinados para la venta en el curso normal del negocio.

Los bienes a ser considerados como activos fijos deben tener una vida til superior a un ejercicio econmico, no susceptible de destruccin total por causas menores, que no sea fungible o propenso al consumo y no debe tenerse la intencin de enajenarlos.

Se tomar como Activo Fijo todo bien con un costo superior a100 UT y sea posible asignarles una vida til estimada. Se exceptan los tiles de escritorio y suministros.

El registro contable de los Activos Fijos es competencia del Departamento de Contabilidad, adscrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

El Departamento de Compras es el nico facultado para realizar el trmite de adquisicin de activos fijos, luego de las aprobaciones respectivas.

El Departamento de Contabilidad mantendrn actualizado el registro y control de los activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal y depreciacin e informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin, ubicacin, responsable, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, cdigo de identificacin y traslado, entre otras.

Los Gerentes y/o Jefes de rea, sern los responsables, conjuntamente con el Departamento de Contabilidad, del resguardo y control patrimonial de los activos que estn bajo su custodia; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal.

Los Gerentes y/o Jefes de rea sern los responsables de verificar la correcta administracin de los activos asignados al personal adscrito a su rea, debiendo poner nfasis en el cumplimiento de las siguientes funciones: Supervisar el correcto uso, conservacin y cuidado de los activos de su rea. Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su rea. Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos activos.

Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificatoria en un lugar visible que indique el cdigo asignado en el sistema computarizado de la empresa.

El Departamento de Contabilidad realizar una toma fsica al menos una vez al ao de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma mensual. El custodio de los activos fijos, deber estar anuente y colaborar con la revisin.

Los traslados, bajas o desincorporaciones de activos, debern estar debidamente soportados en los formatos aprobados y suscritos por el responsable del rea; con los cuales el El Departamento de Contabilidad deber registrar contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos.

Las Gerencias / Departamentos, remitirn dentro de los primeros siete (7) das hbiles del mes subsiguiente al Departamento de Contabilidad, la conciliacin de los activos fijos.

El Departamento de Contabilidad mantendr, actualizado el inventario de activos fijos totales de la empresa en el sistema computarizado.

En caso de accidente, robo o extravi, las reas debern levantar un acta, donde se describir el hecho y dar parte a las autoridades correspondientes si aplica.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES

CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

DROCOSCA, C.A. clasificar sus activos de acuerdo al siguiente criterio:

a. Por naturaleza, se refiere a los activos fijos tangibles que participan directamente en las operaciones de la Empresa, de acuerdo a su naturaleza, los activos fijos pueden ser los siguientes:

Grupo de ActivoComment by Maria Gabriela Gosen: Considero que pueden incluirse de una vez Activos IntangiblesDescripcin

Terrenos

Constituido por los predios de propiedad de la Empresa.

Construcciones y edificacionesConformado por los edificios, casas, campamentos, bodegas, fbricas, plantas industriales, locales, entre otros que son adquiridos a cualquier ttulo y/o construidos por la Empresa, para la prestacin de servicios o produccin de bienes.

InstalacionesConformado por cableado y otros elementos fsicos utilizados en el acondicionamiento de las oficinas propias y que sean diferentes a la construccin.

Maquinaria y equipo

Incluye los bienes adquiridos por la Empresa destinados a la produccin de bienes o prestacin de servicios que constituyen el objeto principal de la Compaa.

Moldes y Troqueles

Son los moldes o troqueles adquiridos por la Empresa para la fabricacin de envases o accesorios relacionados con los productos fabricados por la Empresa o encargado a terceros.

Equipos de transporte, traccin y elevacin

Conformado por los equipos de transporte areo, terrestre, frreo, martimo y fluvial, de propiedad de la Empresa, adquiridos a cualquier ttulo, para efectos de distribucin, almacenaje y/o para efectos administrativos. Ej.: vehculos, camiones, bandas transportadoras, estibadoras, montacargas, camperos, motos.Comment by Maria Gabriela Gosen: En mi opnin tendra un grupo para Equipos de Transporte, Entrega y reparto.Comment by Maria Gabriela Gosen: Estas formaran parte de la maquinaria

Muebles, enseres y equipos de oficina

Incluye los muebles, enseres y equipo de oficina, de propiedad de la Empresa, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su funcin administrativa u objeto social. Ejemplo: equipos de seguridad, equipos mdicos, armamento de vigilancia, panelera, sillas de escritorio, entre otros.Asimismo, las obras de arte se contabilizarn en este Rubro. Comment by Maria Gabriela Gosen: Las cmaras de seguridad por ejemplo yo no lo colocara aqu sino en Equipos Diversos.

Muebles de Exhibicin (POP)Comment by Maria Gabriela Gosen: Se recomienda incluir este grupo de activo, y de esta forma sepralo del resto del mobiliario.Su tratamiento ser diferente.Esta conformado por todos aquellos muebles, vitrinas y/o exhibiciones utilizados en los puntos de venta para poner a la vista los productos de la marca.

Equipos de Sistemas y ComunicacinComment by Maria Gabriela Gosen: Se recomiendo llamarlo equipos de sistemas en vez de cmputo.

Conformado por los equipos de cmputo, equipos de procesamiento de datos y similares, as como equipos de comunicaciones de cualquier tipo, de propiedad de la Empresa, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su funcin administrativa u objeto social. Ej: servidores, computadores, central telefnica, laptos, celulares, entre otros.

Obras y mejoras en propiedad ajena Representa el valor de los desembolsos efectuados para adicionar, mejorar, reparar o ampliar, en forma significativa, la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros, que son utilizados por la Empresa para el desarrollo de su funcin administrativa u objeto social.

Equipos DiversosEst conformado por todos aquellos activos de uso diverso que no pueden ser identificados con las otras clases existentes. Ejemplo: equipo de aire acondicionado.Comment by Maria Gabriela Gosen: Aqu entraras las neveras, microondas, etc.?????

Bienes de poco valorTodos aquellos bienes cuyo valor es menor al parmetro establecido por la empresa y sufren una depreciacin acelerada del 100% en el mes de su adquisicin.Comment by Maria Gabriela Gosen: Me gusta ms el nombre de Activos Menores.Por ejemplo????

b. Por situacin, permite distinguir los bienes de acuerdo a la situacin legal que tiene la Empresa sobre los derechos de propiedad y uso, de acuerdo a su situacin pueden ser los siguientes:

Situacin Descripcin

Activos PropiosConformado por aquellos bienes de la Empresa.

Activos ArrendadosConformado por aquellos bienes usados por la Empresa, en base a un contrato de arrendamiento vigente (Arrendamiento Operativo).

Activos en LeasingConformado por aquellos bienes usados por la Empresa en base a un contrato leasing (Arrendamiento Financiero)

c. Segn su Estado, de acuerdo a su estado, los activos fijos de la Empresa pueden ser los siguientes:

Estado del bienDescripcin

Operativo

En operacin

Referido a los bienes cuya propiedad y uso se encuentra completamente en manos de la Empresa y que est en condiciones de funcionamiento, de acuerdo a los requerimientos de la Compaa.

Bienes entregados a tercerosIncluye los bienes muebles e inmuebles, de propiedad de la Empresa, entregados a terceros para su uso o administracin, mediante contratos de comodato, arrendamiento (leasing) o fideicomiso, que debern restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.

No operativo

Equipo en trnsitoIncluye activos fijos que an no se encuentran en poder de la Empresa.

Construcciones en cursoIncluye aquellos bienes inmuebles que se encuentran en proceso de construccin o ampliacin, hasta cuando estn en condiciones de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas de la Empresa.

Maquinaria y equipo en montajeReferido a la maquinaria, planta, equipo y otros bienes que se encuentran en proceso de montaje hasta tenerlos en condiciones de utilizacin en las labores de produccin u operacin de la Empresa.

Bienes muebles en bodegaRepresenta los equipos y materiales, adquiridos a cualquier ttulo, que por su peso, volumen o utilizacin futura, requieren ser ubicados en depsitos hasta cuando sean instalados para el desarrollo de proyectos especficos o cuya utilizacin sea requerida por la Empresa (ejemplo: unidades de remplazo). Asimismo, incluye los bienes reintegrados al Almacn por las reas usuarias para ser dados de baja.

Bienes recibidos como forma de pagoConformado por los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas por la Empresa, en pago de crditos y prstamos a su favor.