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MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

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1. INTRODUCCIÓN

MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA Página 1

1. INTRODUCCIÓN El presente Manual pretende dar ideas claras sobre el control técnico y económico de las obras, desde el momento en que éstas son encargadas por la Empresa a un equipo de ejecución, hasta que este último las entrega al Cliente para su uso. La ejecución de la obra y su control se traduce en un conjunto de procesos y decisiones tales como instalarse, medir, planificar, comprar y contratar, ejecutar y valorar lo ejecutado, certificar y cobrar; cuyo análisis y control es determinante en la buena marcha de los trabajos. El modelo integrado que se presenta en este Manual da respuesta inmediata al equipo de obra sobre la situación de la misma, permite informar a la Dirección de forma puntual o secuencial y está pensado para que, sin el uso de herramientas alternativas, se puedan realizar de forma natural los procesos del día a día. Como complemento de este Manual deben utilizarse los dos manuales de desarrollo informático de los programas que soportan el modelo, y que son el BRUOBRA en Planificación Técnica y el REMO en Planificación Económica y SIE. Además, existe una Guía del usuario para el segundo de ellos.

2. ESTRUCTURA

MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA Página 1

2. ESTRUCTURA DEL MANUAL El presente Manual se estructura siguiendo el proceso lógico de ejecución de la obra y se divide en dos partes. La primera se dedica a la explicación del modelo (al final de cada capítulo, se muestran los informes normalizados) y la segunda, a la exposición de los informes de consulta y de las tablas de codificación utilizadas. En un capitulo especifico se explican los conceptos fundamentales de las variables que se manejan habitualmente en obra, p.e. gasto, coste, producción, certificación, cobro etc. Por su importancia se explican de forma individualizada los conceptos y clases de la producción y los costes. Se empieza con el Análisis y Plan de Viabilidad de la obra que nos llevará a repasar la oferta de la misma y a valorar el Proyecto realmente medido y las alternativas estudiadas al mismo. La obra que se ha medido, con las alternativas elegidas, se planifica técnicamente, definiendo actividades, duraciones y secuencia de realización de las mismas. Se valora la Planificación Técnica a través de los recursos utilizados y del plazo de ejecución, teniendo de esta forma una Planificación Económica inicial. Se incorpora un módulo de compras y contratación que nos permitirá la petición de ofertas, comparativos, contratación y seguimiento de contratos, proformas, facturas, conformidad, pago y liquidación de proveedores. Todos los meses se analiza la realidad de la obra con la información dada por el SIE a través del seguimiento de la Planificación Económica. La comparación de la realidad de la obra con la Planificación vigente es el proceso que llamamos de análisis del seguimiento, que debe realizarse todos los meses y que nos permite conocer las desviaciones. Estas desviaciones se van incorporando de forma histórica en el SIE y con los nuevos costes previstos de la obra restante tenemos actualizada todos los meses la Planificación. La Planificación, que está permanentemente actualizada, tiene tres momentos: final de diciembre, abril y agosto; en la que su situación queda fijada a nivel de empresa (Planificación vigente) y sirve de referencia para la comparación de variables a lo largo de los periodos cuatrimestrales que siguen a cada uno de esos momentos. Finalmente se dedica la segunda parte del Manual a exponer con detalle los informes de consulta y las tablas de codificación utilizadas por el modelo.

3. CONCEPTOS FUNDAMENTALES MANUAL DE GESTIÓN DE

OBRA Página 1 de 16

3. CONCEPTOS FUNDAMENTALES A continuación vamos a pasar revista a los conceptos que se usan en el modelo de forma habitual. PROYECTO ADJUDICADO. El que sirve de base para la adjudicación de la obra. Sus mediciones son invariables a lo largo del tiempo. PROYECTO MEDIDO El que resulta del examen de la documentación y de las “mediciones reales” del Proyecto Adjudicado. PROYECTO PLANIFICADO El Proyecto Medido con la incorporación de las alternativas elegidas. Es el Proyecto que queremos ejecutar. Las mediciones incorporadas, serán las del Proyecto Adjudicado en el caso de obras cerradas, y las que se estimen adecuadas en el caso de obras abiertas. PLANIFICACION INICIAL La primera que realiza una obra y que quedará como referencia de la misma. Se considera como vigente hasta alcanzar el mes oficial que corresponda (diciembre, abril ó agosto). PLANIFICACION ACTUALIZADA La que todos los meses resulta de la utilización del modelo, a partir de la inicial. PLANIFICACION VIGENTE La que se utiliza de forma oficial por la Empresa durante un cuatrimestre completo y que se corresponde con las planificaciones actualizadas de los meses de Diciembre, Abril y Agosto. GASTO Es la adquisición de recursos. Se determina a través de la Contabilidad Financiera. COSTE Es el uso de recursos. Se determina a través de la Contabilidad Analítica. El gasto pasa a coste cuando el recurso que lo originó se incorpora al proceso productivo, por eso todo el gasto está destinado a pasar a coste en algún momento de la obra. Lo usual es que el gasto sea anterior al coste, salvo en las cuentas llamadas de provisión (p.e. liquidación de obra), y en las facturas pts. de recibir de los subcontratistas o industriales en las que sucede al contrario. La diferencia entre gasto y coste es puramente temporal , para salvar esa temporalidad el gasto se "almacena" hasta que pasa a ser coste, bien en un almacén físico , si se trata de materiales, o bien en un almacén contable o cuenta de periodificación en el caso de otro tipo de recursos.



PRODUCCIÓN Es la esperanza razonada de cobro a precio cierto y sin impuestos. Sólo es producción aquello que se puede o podrá cobrarse. La producción que no tiene riesgo de cobro la llamaremos en FIRME. La producción que tiene algún riesgo de cobro la llamaremos en TRAMITE. EXPEDIENTE Documento que se realiza con el Cliente para regularizar y adjudicar las unidades nuevas y no previstas en el Proyecto inicial, y los excesos producidos en éste último. En obra de tipo público los expedientes siguen el siguiente proceso. Discusión con el Cliente Acuerdo Redacción expediente Aprobación Técnica Aprobación Económica. En las obras de tipo privado se reduce a la discusión y acta de precios contradictorios. UNIDAD PRESUPUESTARIA (U.P.) Parte de la obra que pertenece a un capítulo o subcapítulo y que nos permite elaborar la certificación. La unidad presupuestaria estará en la misma situación administrativa que el expediente del que forme parte. CERTIFICACIÓN Documento aceptado por el Cliente como soporte para el pago de una parte de la obra. Solo al finalizar la obra la Certificación sin impuestos será igual a la Producción. COBROEs la entrega de una letra, pagaré o el pago en efectivo que el Cliente realiza en base a la Certificación expedida. RIESGO Puede deberse a dos causas.

Producción.- Importe planificado que en caso de no cobrarse afecta al resultado de la obra. p.e. los excesos de medición del proyecto.

Coste.- - Riesgo en coste directo: descuentos o mejoras planificados sobre

las ofertas recibidas. p.e. un descuento del 10% sobre el coste ofertado en electricidad.

- Riesgo en coste indirecto: p.e. plazo planificado con gran posibilidad de ser superado por el plazo real.

Riesgo Producción + Riesgo Costes = Riesgo en Resultado.



El riesgo lo clasificaremos en:

• Alto.- Difícil de conseguir. • Medio.- Conseguible con dificultades. • Bajo.- Conseguible sin dificultades.

El siguiente esquema muestra los conceptos expuestos.

ALMACEN GASTO(Albarán) COSTE PRODUCCIÓN

CUENTA DE PERIODIFICACION FACTURA RECIBIDA FACTURA CONFORMADA CERTIFICACIÓN PAGO COBRO En general: GASTO COSTE En particular: COSTE (Subcontratistas, Provisiones) GASTO (facturas)

PRODUCCION- COSTE = RESULTADO

CERTIFICACIÓN - GASTO = SITUACION FINANCIERA

COBRO - PAGO =CAJA O TESORERIA Al final de la obra

PRODUCCIÓN = CERTIFICACIÓN = COBRO

GASTO = COSTE = PAGO Toda la producción será firme, se habrá certificado y se habrá cobrado. Todo el gasto se habrá incorporado a coste y se habrá pagado.



PRODUCCIÓN Es la esperanza razonada de cobro a precio cierto y sin impuestos. Sólo será producción lo que se pueda cobrar. Se establece una primera clasificación de la producción: PRODUCCION EN FIRME. La que es clara y no tiene riesgo alguno. Responde a las unidades completamente terminadas del Proyecto adjudicado o de los expedientes aprobados económicamente. (Claves 0 y 1). PRODUCCION EN TRÁMITE. La producción que tiene algún riesgo de cobro, está ligada a unidades incompletas o que exceden del Proyecto adjudicado o de los expedientes aprobados económicamente, a unidades de expedientes en tramitación, o derechos de cobro `por revisiones, indemnizaciones, intereses de demora, reclamaciones etc. (Claves 2, 3 y 4). Vamos a establecer un segundo nivel en la clasificación de la producción. La producción en firme la dividiremos en los siguientes apartados. PRODUCCION EN FIRME POR PROYECTO. Responde a unidades acabadas del Proyecto adjudicado o de los expedientes aprobados económicamente. No existe dudas sobre su cobro al estar acabada la unidad y aprobado el precio por el Cliente (Claves 0 y 1). Si las unidades ejecutadas exceden a las aprobadas la producción será en trámite. PRODUCCION EN FIRME POR REVISIONES. Es el resultado de aplicar a las certificaciones expedidas por el cliente, y con derecho a revisión, el índice del mes correspondiente y que se haya publicado oficialmente. PRODUCCION EN FIRME POR TRABAJOS A TERCEROS Y OTROS. Corresponde a la valoración de los derechos de cobro que no responden a unidades de obra, tales como trabajos a terceros, seguros, primas, intereses de demora, indemnizaciones, etc. Se consideran como firmes cuando se produce su cobro. La producción en trámite se clasifica según su nivel de riesgo. PRODUCCION EN TRÁMITE POR UDS. INCOMPLETAS Y EXCESOS DE MEDICIÓN. Corresponde a las unidades no acabadas o a los excesos de medición de las Unidades que ya están adjudicadas.



PRODUCCION EN TRÁMITE POR REVISIONES. Corresponde a los siguientes apartados:

a) Aplicación a las certificaciones cuyo índice mensual no es conocido de un valor extrapolado sobre el último publicado.

b) Solamente cuando la certificación a origen y la producción a origen, sean muy

diferentes debemos introducir un valor de corrección para ajustar esa diferencia, ese valor nos lo dará la fórmula siguiente:

(Producción. a origen - Certificación a origen) x índice extrapolado.

PRODUCCION EN TRÁMITE PENDIENTE DE APROBACION ECONOMICA. Corresponde a la valoración de las unidades ejecutadas cuya situación administrativa se corresponde con esa definición, por estar incluidas en un expediente en esa situación (Clave 2). PRODUCCION EN TRÁMITE PENDIENTE DE APROBACION TECNICA. Corresponde a la valoración de las unidades que están en ese estado, y ligadas a un expediente en la misma situación (Clave 3). PRODUCCION EN TRÁMITE PENDIENTE DE PRESENTAR. Corresponde a unidades que han sido ejecutadas y que están pendientes de discusión, o en discusión con la propiedad, su riesgo es el más elevado, y por lo tanto, no están incluidas en ningún expediente ya presentado (Clave 4). PRODUCCION EN TRÁMITE POR TRABAJOS A TERCEROS. Responde a derechos de cobro que no son debidos a unidades de obra asignadas al contrato. Están sin cobrar aún. PRODUCCION EN TRÁMITE POR OTROS. Este apartado solo puede estar valorado a nivel Delegación. Nunca se rellenará en obra. A continuación resumimos en un cuadro la clasificación de la producción



POR PROYECTO

FIRME POR REVISIONES

POR TRABAJOS A TERCEROS Y OTROS

PRODUCCIÓN POR UDS. INCOMPLETAS Y EXCESOS DE MEDICIÓN

POR REVISIONES PTE. APROBAC. ECONÓMICA TRAMITE PTE. APROBAC. TÉCNICA PTE. PRESENTAR TRABAJOS A TERCEROS OTROS



COSTES. El coste se clasifica en un primer nivel en cuatro grandes grupos. COSTE DIRECTO. Se identifica con la producción, lo usual será que sin producción no haya coste directo. COSTE INDIRECTO. Suele ir ligado al tiempo que dura la ejecución de la obra, no se relaciona directamente con las unidades ejecutadas. Se produce aunque no se ejecuten aquellas. Dentro de los costes indirectos existen los NO PERIODIFICADOS ( personal, maquinaria, gastos varios) que se imputan por líneas de coste, y los PERIODIFICADOS (Instalaciones generales y estudios y proyectos), que se imputan por porcentaje siempre que respondan a las siguientes características: ser significativos en su importe, ser de carácter puntual y afectar a toda la obra o gran parte de la misma. OTROS COSTES INDIRECTOS. Son proporcionales a la producción. COSTES DE ESTRUCTURA. Responden al soporte de los gastos originados por los centros de la Empresa ajenos a la propia obra. El criterio del modelo es que ningún coste puede quedar pendiente de ser repercutido. Los costes se asignan a: NATURALEZAS…….. FAMILIAS…… ELEMENTOS. Los niveles de naturaleza y familia son impuestos por la Empresa y las obras deben adoptar los criterios de codificación expuestos en la segunda parte de este Manual, en cambio el nivel de elementos dependerá del que decida cada obra en función del seguimiento futuro que piense realizar. Si la Empresa decidiera implantar algún elemento lo hará operativo para todas las obras, en otro caso los elementos elegidos por una obra no obligan al resto. El elemento es el que figura en cada línea de un precio unitario descompuesto. Ejemplo: Elemento Familia Naturaleza Acero en redondos Aceros Materiales Acero D=8 mm Aceros Materiales En el segundo caso, la obra tendrá un detalle mayor en el seguimiento, pero consideramos que el primero será suficiente. Vamos a reducir la explicación de los costes al nivel de naturalezas.



COSTE DIRECTO. Se debe imputar siempre en alguna actividad o unidad presupuestaria. Se divide en las siguientes naturalezas. MANO DE OBRA. Salarios y otras remuneraciones devengadas (pagadas o no), así como los costes sociales, IRPF, vacaciones y despidos a cargo de la Empresa. Se incluye en este epígrafe el personal que realiza trabajos concretos de unidades de obra y además cobra por horas trabajadas. MATERIALES. Materias primas adquiridas a terceros (no por los subcontratistas o industriales), y que siempre deben entrar al almacén. Entran a precio de compra y salen por consumo real o teórico, en cuyo caso hay que realizar inventarios periódicos para proceder al ajuste de costes. La valoración de entrada se hará incluyendo todos los gastos producidos hasta su disposición en almacén. La valoración de salida se hará por la media ponderada. MAQUINARIA PROPIA. Comprende la maquinaria propia directa, cuyo procedimiento de cargo será el baremo fijado por la Empresa. SUBCONTRATISTAS E INDUSTRIALES. Recoge el coste de los trabajos de unidades de obra ejecutadas por terceros. En el caso de que esas unidades pudieran haberse ejecutado por BRUES se denominará Subcontratista (movimiento de tierras, albañilería), y en caso contrario Industriales (fontanería, electricidad etc. ). Responden a un contrato de ejecución de obra. El COSTE DE UN PERIODO VENDRÁ DADO POR EL VALOR, A PRECIOS DE CONTRATO DE LA OBRA EJECUTADA POR EL SUBCONTRATISTA O INDUSTRIAL. En el caso de que se hayan ejecutado unidades no contratadas o se abonen otros conceptos (horas, ayudas etc.), su importe debe reflejarse en el coste. Las valoraciones siempre se realizan a origen y el mes se obtiene por diferencias de dos orígenes consecutivos. Cada subcontratista o industrial tiene dos tipos de soporte documental: FICHA DE COSTE, soporte del coste imputado. FACTURA PROFORMA, soporte de su factura. La ficha responde a las unidades realmente ejecutadas y la factura a las que en ese momento le reconocemos para su abono. La diferencia entre ambos soportes es el SALDO TECNICO del subcontratista o industrial y nos indica el valor de la obra ejecutada por él y no reconocida para su abono.



MAQUINARIA AJENA. Es el importe de la maquinaria alquilada a terceros para ejecutar unidades de obra. Se imputa en función del tiempo de utilización y de su coste unitario. INSTALACIONES ESPECÍFICAS. Son las instalaciones que se realizan para ejecutar una parte de la obra, pe. planta de hormigón, taller de ferralla etc. Se recogen todos los gastos producidos en su montaje, puesta en marcha, desmontaje y traslados. El total previsto se imputa como porcentaje en función de la producción especifica a realizar con esa instalación. Una vez puesta en marcha y en producción, los costes de funcionamiento se imputarán por naturalezas distintas; mano de obra, materiales etc. CALIDAD Y SEGURIDAD. Corresponde a los gastos que se produzcan por la calidad y seguridad de la obra. RESTO DE COSTE DIRECTO. Es un epígrafe preparado para la imputación de algún coste directo que de forma singular quiera controlarse en obra. La imputación a esta naturaleza se someterá a la Aprobación previa del Delegado.



COSTE INDIRECTO. Se divide en las siguientes naturalezas. PERSONAL Salarios y remuneraciones devengados más costes sociales a cargo de la Empresa, de todo el personal que está al servicio de toda la obra y además no cobra por horas, p.e. técnicos, administrativos, topógrafos, mandos, etc. MANO DE OBRA INDIRECTA Recoge específicamente al personal de mantenimiento, ayudas y trabajos no especificados como directos. Los gruistas se incluyen en este epígrafe. MAQUINARIA INDIRECTA Corresponde a la maquinaria tanto propia como ajena utilizada para el uso general de la obra. INSTALACIONES GENERALES Son instalaciones que se establecen para toda la obra, p.e. oficinas, vallado, almacenes, caminos de acceso etc. Los alquileres no se incluyen en este apartado. Su tratamiento es análogo a de las instalaciones específicas anteriormente descritas, pero el porcentaje se establece en función de toda la obra. EXCEPCIONALMENTE, en las obras con un largo periodo de puesta en marcha sin iniciar la producción, los gastos producidos por cualquier concepto, hasta que empieza la obra, pueden incluirse en este epígrafe y repercutirse de forma porcentual. PARA ELLO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL CONSEJERO DELEGADO. GASTOS VARIOS Son los gastos de consumo, electricidad, agua, teléfono, alquiler de locales y casetas, material de oficina, desplazamientos etc. ESTUDIOS Y PROYECTOS Son los gastos originados por los recálculos, estudios o colaboración en el proyecto. Cuando son importantes pueden periodificarse.



OTROS COSTES INDIRECTOS O PROPORCIONALES. Se divide en las siguientes naturalezas. CARGA FINANCIERA La imputación a la obra de un coste o un ingreso financiero persigue básicamente tres objetivos:

• Responder a un modelo de coste total o full-cost. • Derramar entre las obras el coste financiero de la empresa. • Ofrecer al equipo de obra un incentivo que recompense su esfuerzo por realizar

una gestión financiera adecuada. Las fuentes de financiación que tienen las obras son:

a) El cliente, consiguiendo adelantos en las certificaciones y por tanto en los cobros.

b) Los proveedores, consiguiendo fórmulas de pago que no encareciendo los recursos, nos permitan ampliar el plazo del mismo.

c) El propio beneficio de la obra como fuente generadora de recursos, y la gestión adecuada de los almacenes y otros inmovilizados.

El importe de la carga financiera será el resultado de aplicar un tipo de interés sobre una base que mida adecuadamente la posición financiera neta de la obra respecto a la empresa. Ambas variables, tipo y base, deberán ser fijadas de la forma mas objetiva posible, pues de lo contrario podría distorsionar el coste de la obra y no servir como incentivo ya que podría ser cuestionable por los gestores de la misma. De las dos variables señaladas, la más compleja para su determinación es la base sobre la cual aplicaremos un tipo financiero. Se trataría de determinar a partir de datos históricos, la posición financiera neta de la obra respecto a la empresa, para lo cual podríamos pensar en principio en dos modelos, según la procedencia de los datos que utilicemos:

• A partir de la contabilidad financiera podríamos determinar el cash-flow real a mes cerrado de la obra, y sobre este importe aplicar el tipo determinado.

• A partir de datos analíticos de la obra podríamos obtener un estado neto de

fondos generados y aplicados en la obra, como base para imputar la carga financiera a la obra.

En el primer caso, se requiere una contabilidad financiera y una gestión de tesorería totalmente departamentalizadas, lo cual puede suponer complicaciones adicionales que la empresa debería plantearse soportar. Por ello, se elige el segundo camino basado en el modelo de fondos comprometidos a partir de la contabilidad analítica.



La utilización de este modelo de fondos a partir de la contabilidad analítica es automático. EXPLICACIÓN DEL MODELO BASADO EN FONDOS Llamaremos fondos comprometidos (FC) a la inversión neta que en un momento determinado ha realizado la empresa en la obra, o lo que es lo mismo, a la diferencia entre fondos aplicados en la obra (pagos) y fondos generados por la obra (cobros), y éste será el indicador de la posición financiera de la obra respecto a la empresa. Un valor positivo de los FC significa que la empresa aporta fondos a la obra y si son negativos supondrá que la empresa está recibiendo fondos de la obra. En una primera aproximación podríamos identificar los fondos generados con los cobros realizados por la obra, y los aplicados, con los pagos, de forma que: FC = FONDOS APLICADOS – FONDOS GENERADOS = PAGOS – COBROS. A partir de esa igualdad básica desarrollaremos el modelo utilizando datos que puedan obtenerse de la contabilidad analítica. PAGOS = GASTO – FTRAS. PTES. DE VMTO. GASTO = COSTE ± CTAS. PERIODIF.+ INVENTARIO – FTRAS. PTES. RECIBIR Por otro lado, COBROS = PRODUCCIÓN TOTAL – PRODUCCIÓN PTE. COBRO + ANTICIPOS (No Certificados). PRODUCC. PTE. COBRO = PRODUCC. PTE. CERTIFICAR + CERTIF. PTE. COBRO. Por tanto, FC = (COSTE ± CTAS. PERIODIF. + INVENTARIO – FTRAS. PTES. RECIBIR – FTRAS. PTES. VMTO.) – (PRODUCC. TOTAL – PRODUCC. PTE. CERTIFICAR – CERTIFIC. PTE. COBRO + ANTICIPOS). Teniendo en cuenta que PRODUCCIÓN TOTAL – COSTE = RESULTADO, y eliminando los paréntesis y agrupando signos, tendremos. FC = + INVENTARIO + PRODUCC. PTE. CERTIFICAR + CERTIFIC. PTE. COBRO – FTRAS. PTES. DE RECIBIR – FTRAS. PTES. VMTO – ANTICIPOS – RESULTADO ± CTAS. PERIODIF.



Y resumiendo: FC = DEUDA CLIENTE – SALDO PROVEEDORES + ALMACEN + PROVISIONES – RESULTADO. Intuitivamente podemos ver que los importes que suman representan fondos aplicados por la empresa en la obra, en tanto que los negativos, suponen fondos generados por la obra, y agrupados adecuadamente tendremos: FONDOS APLICADOS

FONDOS GENERADOS

+PRODUCC. PTE. CERTIFICAR

+ FTRAS. PTES. VMTO.

+ CERTIFICACIÓN PTE. COBRO

+ FTRAS. PTES. RECIBIR

+ INVENTARIO

+ ANTICIPOS

+ PÉRDIDAS

RESULTADO + BENEFICIO

+ SALDO DEUDOR CTAS. PERIODIF. + SALDO ACREEDOR CORRECCIÓN DEL IMPUESTO Como antes habíamos señalado, el modelo presentado no tiene en cuenta el efecto financiero del IVA. Sin embargo, entre las variables que intervienen en el modelo, hay tres que incorporan el impuesto: la certificación pendiente de cobro, las facturas pendientes de vencimiento y los anticipos. Es necesario por tanto corregir esos importes, restándoles el IVA incorporado, a partir de la siguiente expresión: IMPUESTO = (IMPORTE / 1 + TIPO) x TIPO Siendo: IMPORTE: el correspondiente a la certificación pendiente de cobro, las facturas pendientes de vencimiento y los anticipos. TIPO: el aplicable a cada una de las variables anteriores, tomando un tipo medio en el caso de que no sea único (facturas recibidas pendientes de vencimiento).



LIQUIDACION DE OBRA Se aplica un porcentaje sobre la producción para crear una provisión que permita cubrir los gastos originados en el periodo de garantía de la obra. AVALES Y ESCRITURAS Se recoge el coste de los avales y escrituras a lo largo de la vida de la obra. TASAS Y TRIBUTOS Se imputan en este epígrafe los gastos derivados de licencias, permisos, tasas de vigilancia, inspección y replanteo, laboratorio y liquidación de las obras que nos deduzca el Cliente en cada certificación. SEGUROS Recoge los gastos de los seguros contratados a lo largo de la vida de la obra. SUPLIDOS UTE´s Solamente se utiliza en el caso de UTES. Por los recursos aportados y el apoyo dado a la UTE se establece un porcentaje de gastos de apoyo que reemplaza al coste de estructura de las obras normales. Asimismo por ciertos recursos se pasan facturas de suplidos que nos deben resarcir del coste de los mismos. OTROS COSTES PROPORCIONALES Se utilizará excepcionalmente, para los costes singulares y de tipo proporcional, que no puedan recogerse en cualquiera de los epígrafes anteriores.



COSTES DE ESTRUCTURA Son gastos generales de empresa que se aplican proporcionalmente a la producción. Las naturalezas son las siguientes: DELEGACIÓN Se aplicará el porcentaje comunicado por la Delegación a la que pertenece la obra. La finalidad es que todos los gastos del ejercicio en Delegación se absorban por sus centros de trabajo. Puede variarse este porcentaje y al final del ejercicio no deben quedar gastos pendientes de repercutir. REGIONAL También se aplica un porcentaje establecido sobre la producción. El criterio de reparto es igual que el de Delegación. CENTRAL Tiene el mismo carácter que los anteriores pero referido a los gastos de la Central. En la página siguiente se resumen los costes por naturaleza en un esquema.



MANO DE OBRA

MATERIALES

MAQUINARIA PROPIA

DIRECTOS SUBCONTRATISTAS E INDUSTRIALES

MAQUINARIA AJENA

INSTALACIONES ESPECÍFICAS

CALIDAD Y SEGURIDAD

RESTO DE COSTE DIRECTO

PERSONAL

MANO DE OBRA INDIRECTA

INDIRECTOS MAQUINARIA INDIRECTA

COSTES INSTALACIONES GENERALES

GASTOS VARIOS

ESTUDIOS Y PROYECTOS

CARGA FINANCIERA

LIQUIDACIÓN DE OBRA

OTROS INDIRECTOS AVALES Y ESCRITURAS

TASAS Y TRIBUTOS

SEGUROS

SUPLIDOS UTE´s OTROS COSTES PROPORCIONALES

ESTRUCTURA DELEGACIÓN REGIONAL CENTRAL

4. ANALISIS Y P. VIAB. MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

Página 1 de 8 4. ANALISIS Y PLAN DE VIABILIDAD 4.1 INTRODUCCIÓN El proyecto de ejecución es el punto de partida del modelo a desarrollar. Este proyecto ha generado una oferta reflejada en la HOJA DE CIERRE. Adjudicada la obra y firmado el contrato de ejecución, éste, junto al Proyecto, la oferta y la hoja de cierre, constituyen los documentos de origen para que el equipo de obra, y el jefe de obra como responsable del mismo, empiece el ANÁLISIS Y PLAN DE VIABILIDAD. Este análisis debe incluir: Revisión de la documentación técnica. Revisión de la documentación legal. Estudio de los servicios afectados. Estudio de implantación. Valoración del coste de la obra. Estudio de las soluciones alternativas. Como resultado de todo ello tendremos pensada una obra que nos permita obtener un resultado positivo para la empresa, y que en definitiva debe ser nuestro objetivo de Planificación. ESTUDIO DE LA DOCUMENTACION TÉCNICA Se deben comprobar los documentos del Proyecto que estarán en papel o en soporte informático (PRESTO, AUTOCAD etc. ). Debemos analizar en profundidad la Memoria, anejos de cálculo, estudios geotécnicos etc. Analizaremos la oferta, los subcontratistas, industriales, proveedores, los precios de suministros y los cambios y alternativas propuestos en su realización. Estudiaremos el Pliego de Prescripciones Técnicas de la obra, formas de medir, características de los materiales, normas de ejecución etc. Revisaremos los Planos, Mediciones y Presupuestos con sus precios descompuestos. Hay que ir dejando constancia escrita de las carencias, falta de definición, incoherencias etc. que existan entre las diversas partes del Proyecto. LA MEDICION DEL PROYECTO ES FUNDAMENTAL Y NUNCA SE PUEDE DEJAR DE HACER.


Página 2 de 8 En obras a precio cerrado esta medición debe ser exhaustiva, en las obras con oferta abierta deben medirse, en esta fase, al menos las partidas más importantes del Proyecto (80%). A las mediciones obtenidas les aplicaremos los precios de venta del contrato y así tenemos la PRODUCCION DEL PROYECTO MEDIDO, que en general será diferente de la PRODUCCION DEL PROYECTO ADJUDICADO (OFERTA). Las diferencias entre ambas producciones pueden deberse a las siguientes causas:

• Unidades presupuestarias del Proyecto Adjudicado que varían en el Proyecto medido.

• Unidades presupuestarias que no están en el Proyecto adjudicado y aparecen

como necesarias en el Proyecto medido (Unidades que faltan).

• Unidades presupuestarias del Proyecto adjudicado que no son necesarias de ejecutar según el Proyecto medido (Unidades que sobran).

En todos los casos hemos de plantearnos los derechos de cobro, que serán diferentes en el caso de obras abiertas y cerradas. Un criterio de prudencia, siempre aconsejable, puede ser la valoración de las unidades dudosas a resultado cero, es decir, Producción = Coste Directo + Costes Indirectos y Proporcionales. ESTUDIO DE LA DOCUMENTACION LEGAL Se analizará el contrato de ejecución, plazos parciales y final, penalizaciones, procesos de certificación y cobro, créditos o anualidades de que dispone el Cliente etc. Se estudiará el Pliego de Cláusulas Administrativas de la obra. Se dispondrá de las licencias de obra y autorizaciones preceptivas. ESTUDIO DE LOS SERVICIOS AFECTADOS Antes de firmar el Acta de Replanteo, que es la que marcará el inicio oficial de las obras (al día siguiente), es preciso asegurarse de que los terrenos sobre los que se desarrolla la obra no están afectados de servicio o servidumbre alguna. Se debe contactar con las compañías de agua, gas, luz y teléfono. Debe establecerse comunicación con Ayuntamientos o particulares a fin de conocer con tiempo suficiente los problemas que puedan afectar a la obra y, de esta manera, abordarlos de manera adecuada.


Página 3 de 8 ESTUDIO DE IMPLANTACIÓN Consiste en resolver los puntos siguientes: A) Designar el equipo humano necesario para ejecutar la obra y confeccionar el organigrama de esta. El organigrama debe fijar los puestos a cubrir y el contenido y funciones de cada uno de ellos. En su diseño hay que considerar aspectos fundamentales como el de que cada función sea realizada por alguien, que la misma función no la realicen dos personas, etc. B) Adecuación de la obra al solar o la traza. C) Implantación de casetas de obra, grúas, acopios, talleres etc. D) Instalación de plantas de hormigón, machaqueo, aglomerado etc. En esta instalación siempre deberemos tener su imagen en estado de funcionamiento para hacer un diseño racional. E) Acometidas de luz, agua y teléfono. VALORACION DEL COSTE DE LA OBRA La valoración del coste de la obra consiste en estudiar los costes directos e indirectos de la misma. El coste directo de las unidades que realmente hemos de ejecutar a partir del coste unitario de cada una de ellas. Cada unidad presupuestaria tiene tres valores de medición:

- Medición adjudicada: la del proyecto adjudicado. - Medición de coste: la que realmente se ejecuta. - Medición de venta: la que se consigue cobrar al cliente.

Para conocer el coste directo debemos disponer de contratos firmados en obras similares y ofertas de estudio. Estas ofertas pueden estar hechas en base a:

a) Uds. Presupuestarias, en ella el proveedor da un precio unitario, es el caso de los subcontratistas e industriales.

b) Elementos, el proveedor nos da el precio de elementos que intervienen en una unidad presupuestaria, es el caso de los materiales y de maquinaria.

El coste deberá asignarse a las unidades presupuestarias en forma de descompuesto, es decir a través de elementos. Los elementos se agrupan en familias y a su vez las familias en naturalezas de coste.


Página 4 de 8 LOS COSTES INDIRECTOS se estiman en base a tiempo y a líneas de coste., o bien en porcentaje de la producción. Llegados a este punto conoceremos el RESULTADO PREVISTO para el Proyecto medido, a este proceso lo llamamos ANÁLISIS, y a él tendremos que incorporar las soluciones alternativas que se hayan elegido y definir la obra que pasaremos a planificar, a este proceso lo llamamos PLAN DE VIABILIDAD. ESTUDIO DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS La labor del equipo de obra es mejorar el Resultado de la misma, para ello debe plantearse hipótesis de cambios, esos cambios tendrán incidencia en la producción y en el coste de la obra. Debemos buscar alternativas que abaraten nuestros costes y que mejoren los plazos de ejecución. Las soluciones más comunes suelen ser:

a) Cambios de soluciones constructivas. b) Cambio de calidades y acabados. c) Incrementos o disminuciones de obra.

Cualquier solución adoptada debe dejarse plenamente documentada.


Página 5 de 8 4.2 FASE DE ANÁLISIS EN PROGRAMA REMO La fase de Análisis en el programa REMO supone los siguientes pasos:

- Carga del proyecto adjudicado. - Introducción de datos administrativos de la obra - Introducción de mediciones reales - Valoración del coste directo a través de descompuestos. - Valoración de los costes indirectos proporcionales y de estructura. - Evaluación de estrategias. - Obtención de informes normalizados y de consulta.

CARGA DEL PROYECTO ADJUDICADO REMO permite la carga automática del proyecto adjudicado a partir de PRESTO, previa conversión de ficheros a formato BC3. La carga se realiza con la estructura de capítulos original, importando también el código origen de PRESTO. Una vez realizada la importación y comprobado que es correcta, se asigna el código de obra, se procede a darle nombre. INTRODUCCIÓN DE DATOS ADMINISTRATIVOS DE LA OBRA Se introducirán todos los datos de la obra en las pantallas que incorpora REMO. INTRODUCCIÓN DE MEDICIONES REALES Una vez medido el proyecto adjudicado se introducirán las mediciones de coste y venta de cada unidad presupuestaria según se ha explicado en “Valoración del coste de la obra” del punto 4.1. REMO permite utilizar para ello, el estilo árbol ó el estilo tabla. VALORACIÓN DEL COSTE DIRECTO A TRAVÉS DE DESCOMPUESTOS El descompuesto de cada unidad presupuestaria se introducirá en REMO de una de las siguientes formas:

- Mediante carga automática desde PRESTO en formato BC3; esta carga, supondrá que en REMO deberemos asignar los elementos importados a cada una de las familias establecidas por naturalezas en la propia aplicación. Es recomendable este tipo de carga cuando la estructura de los descompuestos en PRESTO, sea similar a la requerida por REMO.

- Mediante introducción manual de descompuestos; se crearán los distintos elementos y se irán asignando al descompuesto de cada unidad presupuestaria, existiendo la posibilidad de asignación por defecto de un mismo elemento a todas las unidades presupuestarias en las que intervenga, y posterior introducción de costes unitarios, ó mediante opciones de copiar y pegar de otro descompuesto ya realizado.


Página 6 de 8 VALORACIÓN DE COSTES INDIRECTOS Los costes indirectos proporcionales y de estructura se introducen por líneas de coste, sin necesidad de crear los elementos previamente. EVALUACIÓN DE ESTRATEGIAS REMO permite la valoración de distintas estrategias para mejorar el resultado planificado en Análisis, de forma que pueda evaluarse su incidencia sobra producción, coste y resultado finales. OBTENCIÓN DE INFORMES NORMALIZADOS Y DE CONSULTA Concluida la fase de Análisis, REMO tiene establecidos unos informes normalizados como documentación del estudio realizado y que pueden ser presentados a la línea de producción para las oportunas autorizaciones. Además, existen informes de consulta referidos básicamente a descompuestos.


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ANÁLISIS Y PLAN DE VIABILIDAD Medir

PROYECTO ADJUDICADO

PROYECTO

MEDIDO

• Descomponer Ud. Presup. • Incorporar ofertas

• Costes Indirectos. • Otros Costes Indirectos. • Costes de Estructura.

COSTE TOTAL DEL PROYECTO

MEDIDO

COSTE DIRECTO DEL PROYECTO

MEDIDO

ANÁLISIS PLAN DE VIABILIDAD

INCORPORACIÓN DE ESTRATEGIAS

RESULTADO DEL PROYECTO

MEDIDO

ANÁLISIS Y PLAN DE VIABILIDAD


Página 8 de 8 4.3 INFORMES NORMALIZADOS DE REMO EN ANÁLISIS A continuación, se muestran los informes normalizados de Análisis: A.1 Situación administrativa A.2-6 Valoración unidades presupuestarias A.2a Proyecto por unidades presupuestarias A.3a Proyecto por capítulos A.3-7 Resumen valoración de capítulos A.3-7a Resumen capítulos por naturaleza del coste A.8-9-10 Valoración costes indirectos A.11 Valoración final presupuesto A.12a Detalle de las estrategias A.12 Resumen de estrategias A13 Comparación estudio y análisis.


A

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5. PLANIFICACIÓN TÉCNICA MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

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ÍNDICE • INTRODUCCIÓN • SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN

DIAGRAMA DE BARRAS

MÉTODO DE PRECEDENCIAS

ACTIVIDADES Y CALENDARIOS RELACIONES HOLGURAS. ACTIVIDADES CRÍTICAS CAMINO CRÍTICO

• PLANIFICACIÓN TÉCNICA INICIAL

IDEAS GENERALES Y RECOMENDACIONES

ESQUEMA DE ACTUACIÓN • SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN TÉCNICA


Página 2 de 17 INTRODUCCIÓN

La Planificación Técnica nos permite contestar a tres preguntas fundamentales que el equipo de obra debe hacerse:

¿QUÉ tenemos que hacer? ¿CÓMO lo vamos a realizar? ¿CUÁNDO lo pensamos ejecutar? Contestando a esas preguntas lograremos definir los recursos que necesitamos

para ejecutar la obra en plazo, y, además, en qué momento y de qué manera vamos a utilizar esos recursos.

La Planificación Técnica nos permitirá:

- Conocer la duración de la obra. - Detectar las posibles desviaciones. - Modificar los planteamientos de ejecución. - Empezar las actividades conociéndolas perfectamente.

No pueden empezarse las obras sin una Planificación Técnica. Pero la Planificación no puede quedarse anclada y en cambio la obra seguir su ejecución, aquélla y ésta deben ir avanzando en paralelo, la Planificación adaptándose a la obra y la obra a lo planificado, por ello debemos realizar seguimientos periódicos de la Planificación Técnica como mínimo una vez al mes. SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN

Los Sistemas de Programación han ido avanzando a medida que transcurre el tiempo y se ha pasado desde el sistema primitivo de barras (Gantt) hasta los actuales (a lo largo de los años 60 aparecen el PERT, el CPM, el ROY, etc.), que habiéndose creado en sectores diferentes a la construcción, como el químico y el de defensa, se han ido adaptando a las obras. Esto ha conllevado que muchos de esos sistemas no sean adecuados y flexibles para la dinámica de una obra.

Aquí vamos a desarrollar dos sistemas complementarios que utilizaremos

simultáneamente: el Gantt y el de Precedencias, sirviéndonos el primero como complemento y auxiliar del segundo.


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• DIAGRAMA DE BARRAS

También llamado de Gantt consiste en asignar a cada parte de las que componen la obra una duración. La duración se basa en la magnitud de la actividad y en los recursos utilizados para ejecutarla. Cada actividad se representa por una barra cuya longitud es proporcional a la duración.

Se trata de una representación estática de la obra, su ventaja es la sencillez, pero

sólo resulta adecuado para obras de poco volumen o duración y por ello lo utilizaremos como elemento auxiliar del método de Precedencias.

No permite retrasos en los inicios y finales de las barras porque ello conlleva un

retraso en el conjunto de la obra.

• MÉTODO DE PRECEDENCIAS

El Método de Precedencias se basa en dividir la obra en partes más pequeñas llamadas ACTIVIDADES, establecer unos CALENDARIOS de trabajo y estudiar cada una de las actividades conociendo los recursos con los que vamos a ejecutarlas, qué tiempo van a durar y cómo están RELACIONADAS entre ellas para establecer una secuencia de ejecución.

ACTIVIDADES Y CALENDARIOS

A) ACTIVIDADES

La obra se divide en ACTIVIDADES o partes. Por Actividad entendemos un proceso necesario para llegar al final de la obra y que consume una cierta cantidad de tiempo y a veces recursos.

Cuando una actividad es anterior a otra con la que está relacionada se llama

ANTECEDENTE de esta última. Cuando una actividad es posterior a otra con la que está relacionada se llama

CONSECUENTE de ésta.

Hay actividades que además de tiempo pueden consumir recursos, como suele ocurrir con las actividades de ejecución de obra. Pero para acabar una obra no sólo hay que ejecutar esas actividades, existen otras como las definiciones, gestiones externas,


Página 4 de 17 etc. que también son necesarias para llegar al final del Proyecto, por ello vamos a establecer una clasificación de las actividades en dos grandes grupos:

- ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN: Consumen tiempo y recursos. - ACTIVIDADES DE GESTIÓN: Generalmente sólo consumen tiempo.

A su vez, las Actividades de Ejecución se pueden subdividir en:

Subcontratistas, Industriales, Ejecución Propia, etc. Y las de Gestión en: Definiciones, Expropiaciones, Servicios Afectados, Suministros, contrataciones, etc., según lo requiera la obra.

B) CALENDARIOS

Para poder establecer la duración de las actividades se fija el o los calendarios de trabajo. En teoría podría asignarse a cada actividad un calendario distinto, pero lo usual será tener un calendario único para la obra o como máximo dos o tres calendarios por existir alguna actividad singular.

El calendario se establece al principio para toda la duración de la obra señalando

los días laborables después de haber eliminado las fiestas nacionales, autonómicas, locales y de convenio.

En el caso de trabajo a doble turno o continuo éste se reflejará en los

rendimientos diarios del calendario. También deben marcarse los periodos de interrupción que puedan tener ciertas

actividades asignándoselos a las mismas. (P.e. Hormigonado en época de heladas).

RELACIONES

Las relaciones o ligaduras son restricciones que se establecen para el inicio o final de las actividades.

Las relaciones se definen por un número y un tiempo de relación. Para definirlas completamente necesitamos:

- Una actividad A antecedente. - Una actividad B consecuente. - El tipo de relación entre ambas actividades. - El tiempo de relación medido en días.

Los tipos de relación que suelen usarse en el Método de Precedencias son tres.


Página 5 de 17 RELACIÓN TIPO 1. FINAL – PRINCIPIO

La actividad B sólo puede empezarse d días después de haberse acabado la actividad A. d puede ser 0. d ≥ 0. 1 / d

B A RELACIÓN TIPO 2. PRINCIPIO – PRINCIPIO

La actividad B sólo puede empezarse d días después de haberse empezado la actividad A. d ≥ 0. RELACIÓN TIPO 3. FINAL – FINAL

La actividad B sólo puede terminarse d días después de haberse acabado la actividad A. d ≥ 0.

A 2 / d

A 3 / d

B

B

Generalmente las relaciones 2 y 3 entre actividades van unidas. Realmente cuando estudiamos una actividad hay que preguntarse:

¿Qué debe ocurrir para poder empezarla? Obtendremos las relaciones Tipo 1 y 2. ¿Qué debe ocurrir para poder terminarla? Obtendremos las relaciones Tipo 3.

La Relación Tipo 1 suele darse entre una actividad de Gestión y una de

Ejecución. Por ejemplo, definición, suministro o contratación de la actividad y la ejecución de la misma; esta ejecución sólo será posible transcurrido un tiempo desde aquéllas. También se da esta Relación Tipo 1 entre actividades que no pueden ejecutarse simultáneamente.

Las Relaciones Tipo 2 y Tipo 3 se dan en actividades que suelen solaparse. Por

ejemplo, capas de firme, fraguados, etc. Suelen darse parejas de relaciones 2 y 3. Al conjunto de Actividades enlazadas mediante Relaciones le llamaremos RED

DE PRECEDENCIAS y a su representación esquemática GRAFO.


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En el Grafo, las actividades se representan por rectángulos y las relaciones por

flechas.

CÓDIGO DENOMINACIÓNDURACIÓN GRUPOS

La primera actividad de la RED se llamará INICIO de Obra y la última actividad FIN de Obra. Son actividades ficticias a las que asignaremos la duración mínima posible de 1 día.

La Red no puede tener BUCLES, estos se desharán con una definición correcta de las actividades. Por ejemplo:

Comienzo Ejecución Terminación

ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MURO

HORMIGONADO MURO

ENCOFRADO MURO

HORMIGONADO MURO

DESENCOFRADO MURO

Mala elección de las actividades

Buena elección de las actividades

d3 d2

d d1

Bucle

Ya no hay bucle

HOLGURAS. ACTIVIDADES CRÍTICAS

Ya hemos establecido las Actividades de la obra, el calendario, las Relaciones entre actividades, hemos fijado unos recursos y por ello obtenido unas duraciones de las actividades.


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La lectura de la Red en sentido ASCENDENTE, desde el principio al final de la

obra, nos permitirá conocer dos fechas importantes para cada actividad, su primer comienzo posible y su primera terminación posible.

CÓDIGO DENOMINACIÓNDURACIÓN GRUPO

FPC FPT

FPC: Fecha primer comienzo

FPT: Fecha primera terminación

Cuando el ordenador obtenga en esta lectura ascendente, y en un punto de la red, valores diferentes según el camino elegido tomará como valor definitivo la fecha mas tardía.

Esas fechas pueden aparecer de dos maneras:

a) Como fecha calendario. P.e. 12/06/05. b) Como días transcurridos de obra. P.e. 28.

La actividad NO puede empezar antes de FPC ni terminar antes de FPT. La lectura de la Red en sentido DESCENDENTE, desde el final al principio de

la obra, nos permitirá conocer otras dos fechas importantes para cada actividad, su último comienzo posible y su última terminación posible.

CÓDIGO DENOMINACIÓNDURACIÓN GRUPO

FUC

FUT

FUC: Fecha último comienzo

FUT: Fecha última terminación

La actividad NO puede empezar después de FUC ni terminar después de FUT

sin que afecte al final de la obra

Cuando el ordenador obtenga en esta lectura descendente, y en un punto de la red, valores diferentes según el camino seguido elegirá como valor definitivo la fecha más temprana.


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Como se ve, acabamos de asignar a cada actividad cuatro fechas, dos para empezarla y dos para terminarla. CÓDIGO DENOMINACIÓN

DURACIÓN GRUPO

FPC FPT

FUC FUT

P U

C En función de esas fechas aparece un nuevo concepto, el de HOLGURA, como

el tiempo disponible para poder realizar una actividad sin modificar el plazo de la obra. HOLGURA DELANTERA (Hd): (Hd) = Diferencia FUC – FPC

Tiempo disponible para empezar la actividad ≥ 0. Si es cero, la actividad es crítica en su comienzo. HOLGURA TRASERA (Ht): (Ht) = Diferencia FUT – FPT

Tiempo disponible para empezar la actividad ≥ 0. Si es cero, la actividad es crítica en su terminación. Si además consideramos la duración de la actividad aparecen dos nuevos conceptos de holgura.

Podemos expresarlo gráficamente así:

Si la duración de la a

nuevas holguras.

FPC FUC

o

d

Tiempo disponible máxim

o
Tiempo disponible mínim
c

t

d

d

Duración de la activida

H

tividad es d y la tenemos en cuenta, seFPT

H

T

establecen dos FUT


Página 9 de 17 HOLGURA INTERMEDIA O INTERNA (Hi):

Tiempo disponible mínimo menos la duración de la actividad.

(Hi) = (FPT – FUC) – d Puede ser ≤≥ 0 Si Hi > 0 la actividad se paraliza.

FPC FUT FPT FUC

FPT - FUC

Parada

Si Hi ≤ 0 la actividad no se llega a paralizar.

HOLGURA TOTAL (Hto):

Tiempo disponible máximo menos la duración de la actividad Hto = (FUT – FPC) – d ≥ 0. Hto = Hd + Ht + Hi

(FUC – FPC) (FUT – FPT) (FPT - FUC) - d FUT – FPC –d Hto = Hd + Ht + Hi

La Holgura Total es la suma de las otras tres. La única holgura que puede ser (y debe ser) negativa es la intermedia.

Se utiliza a veces (no en nuestro programa) otro concepto de holgura llamado

LIBRE, y se define como (FPT – FPC) – d.


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Una actividad puede ser crítica en su comienzo si FPC = FUC Hd = 0.

Una actividad puede ser crítica en su terminación si FPT = FUT Ht = 0.

Una actividad crítica en su comienzo y en su terminación es totalmente crítica.

Otros casos singulares son:

FPC FUC

FPT FUT

FPC FUC FPT FUT

FPC FUC

FPT FUT

Hd = 0 Ht = 0 Hi = 0 Hto = 0

Hto ≠ 0 Hd ≠ 0 Ht ≠ 0 Hi = 0


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Hd = 0 Ht ≠ 0 Hi < 0

Hi = -Ht

Hto = 0

Hd = 0 Ht ≠ 0 Hi = 0

Hto ≠ 0


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CAMINO CRÍTICO

Para recorrer la Red desde el Inicio a la Terminación de la obra podemos ir a través de ACTIVIDADES y de RELACIONES, es lo que llamaremos CAMINO.

Entre los múltiples caminos que permiten recorrer la obra de principio a final

habrá uno o algunos que son lo que más duran (puede haber dos o más que durando igual son los de mayor duración), a ese camino o caminos le llamaremos CRÍTICO porque es el que define la duración de la obra. Todos los otros caminos duran menos que él y la holgura de cada camino será la diferencia entre su duración y la del Crítico.

Si un camino dura 160 días y el crítico dura 180 días, nos podemos retrasar en

aquél 20 días, pero si nos retrasamos más o lo hiciéramos en el crítico, la obra ya no duraría 180 días.

El Camino Crítico está compuesto siempre por ACTIVIDADES críticas (en su

comienzo, en su final o totales) y por RELACIONES que también son críticas. 10 días A

H B 20 días

La Relación A tiene 10 días de holgura, por ser la espera B de 20 días. Aunque hubiésemos fijado 20 días para la A la terminación de la actividad H no se retrasa. Los 20 días de la B no pueden alargarse sin afectar a la finalización de H, por eso la Relación B es crítica.

Para acortar el plazo de una obra no hay más solución que acortar el o los

caminos críticos de la misma y podemos optar por dos sistemas:

a) Acortar las actividades, en definitiva poner más recursos. b) Acortar los tiempos de relación, en definitiva organizar mejor la obra.

Hemos de optar siempre, si es posible, por el segundo sistema.


Página 13 de 17 RECURSOS A cada actividad de ejecución la podemos asignar dos recursos: • Recurso producción. (P) • Recurso C. Directo. (CD) Estos recursos se pueden asignar de dos maneras: a) Por asignación lineal. b) Por asignación trapecial. En el caso a) el recurso (valor total de la barra de ejecución) se divide por el tiempo que dura la actividad y nos da el valor unitario (día / semana / mes). En el caso b) el recurso se agrupa según un trapecio que se debe definir por coordenadas de sus vértices A (0,0) B (10,100) D (100,0) C (90,100) Producción ó CD C B A 10 90 D t (%) Quiere decir que al 10% del tiempo se alcanza el 100% del rendimiento de producción y que a partir del 90% del tiempo se inicia la pérdida de rendimiento de la producción. Sumando las columnas mensuales tendremos la P y CD del mes. El CD puede obtenerse por la K, vendrá de las actividades o capítulos cuya producción estamos valorando. Si añadimos el CI y las C Prop del mes tenemos un Rs aproximado de la obra en cada mes. El Gantt puede valorarse con recursos o con datos equivalentes (ya no sumables) pues puede traducirse en alguna barra la valoración por la equivalencia en nº de viviendas, o cualquier otra fácilmente asimilable y seguible.


Página 14 de 17 PLANIFICACIÓN TÉCNICA INICIAL

IDEAS GENERALES Y RECOMENDACIONES

Como punto de arranque hemos de coger el Proyecto, el contrato y la oferta para realizar un estudio lo más detallado posible de los mismos.

En este estudio hay que dar prioridad en el detalle a las actividades más

inmediatas pudiendo ir a un detalle menor en aquellas que necesariamente deberán empezar mucho tiempo más tarde y que podremos ir definiendo y ajustando en los siguientes meses.

Se realizará una comprobación de las mediciones de la obra, que en el caso de

obras cerradas debe ser muy detallada. En la Planificación conviene implicar a los subcontratistas e industriales

estableciendo con ellos, si es posible, los rendimientos a conseguir en las actividades que van a desarrollar.

Se deben analizar los condicionantes de tipo administrativo que tiene la obra,

tales como:

- Expropiaciones. - Fechas de inicio y final contractual. - Plazos parciales. - Anualidades.

Los condicionantes que dependen de terceros como:

- Servicios afectados y servidumbres. - Licencia de obra. - Acopios y suministros especiales. - Climatología.

La Planificación debe ser VIVA, es decir, ir adaptándose a la realidad de la ejecución y ORIENTADA AL SEGUIMIENTO, para poder saber en cada momento si estamos en la línea adecuada o debemos introducir modificaciones.


Página 15 de 17 UNA PLANIFICACIÓN QUE NO SE SIGUE, NO VALE PARA NADA.

ESQUEMA DE ACTUACIÓN

Una vez leídos los documentos precisos y considerados los aspectos anteriormente expuestos, se deben seguir los siguientes pasos:

A) ELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES La obra se divide en actividades y estas actividades no tienen porqué coincidir con los capítulos del Proyecto, y deben elegirse de acuerdo a como piensa ejecutarse la obra y ser fácilmente seguibles. Las actividades de ejecución se elegirán de acuerdo con los procesos constructivos de la obra.

Elegiremos las actividades que componen la obra en un orden aproximado al de ejecución y las numeraremos con números no correlativos por si en el futuro hay que intercalar nuevas actividades.

Hay que ir a actividades de tipo general, sin excesiva atomización ya que ello nos llevaría a programas complejos y de difícil seguimiento e interpretación. (Por ejemplo, hablaremos de estructura de hormigón, pero en general no hablaremos de estructura de hormigón por plantas. Es mejor en ese caso hacer un programa desglosado de la estructura de hormigón). Se trata de crear un PROGRAMA DIRECTOR.

Si una actividad tiene unos subcontratistas se puede dividir en actividades para

cada uno de ellos y así puede hacerse el seguimiento individualizado de los mismos. Las actividades de Gestión se pueden clasificar por grupos:

- Servicios Afectados - Expropiaciones - Definiciones - Soluciones alternativas - Contratación - Suministro - Instalaciones Generales - Instalaciones Específicas - Fabricación de elementos singulares

Al hablar por ejemplo de contratación, debemos referirnos a la de elementos definidos, p.e. contratación de movimiento de tierras, ya que en términos generales contratación sería una actividad cuya duración coincidiría con la de la propia obra, ya que siempre habrá que contratar algo.

Elegidas, clasificadas y numeradas las actividades pasamos a:


Página 16 de 17

B) ESTUDIO DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

A las de Gestión les marcamos un responsable, un plazo y las actuaciones a seguir para su consecución. A las de Ejecución les tenemos que asignar:

- Mediciones - Recursos - Rendimientos - Duración en función de los datos anteriores y del calendario establecido.

C) RELACIONES

Al estudiar lo que tiene que ocurrir para que una actividad comience estaremos fijando relaciones Tipo 1 y 2 y estableciendo sus antecedentes.

Al estudiar lo que tiene que pasar para que una actividad termine estaremos fijando relaciones Tipo 3 y estableciendo también sus antecedentes.

D) DEFINICIÓN DE HITOS

Los hitos son momentos determinados de la obra que interesa resaltar. Suele asimilarse a ciertas actividades.

Fijaremos los hitos como comienzo (0%) de alguna actividad o como final de otra (100%). Si existen plazos parciales se fijarán los mismos como hitos a conseguir.

E) INTRODUCCIÓN DE DATOS

En el ordenador introducimos el código, denominación, grupo, duración y relaciones de cada una de las actividades.

Se fijan el o los calendarios de obra. Se fijan los grupos. De esta forma obtenemos la primera información que nos permitirá analizar el

programa.

F) ANÁLISIS

Analizaremos el Camino Crítico y comprobaremos si el plazo de ejecución previsto es compatible con el contractual. Si no es así habrá que reestudiar los recursos y las relaciones entre actividades, para ello solicitaremos los caminos con duración superior a un tiempo establecido y nos aparece la matriz de caminos en los que debemos actuar para reducir la duración de la obra.


Página 17 de 17 SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN TÉCNICA

Por lo menos una vez al mes se debe hacer un SEGUIMIENTO de la Planificación que permita conocer su evolución y las desviaciones producidas con respecto a lo previsto.

El seguimiento se realiza con los siguientes pasos:

- Medición de la obra ejecutada y de la obra pendiente de ejecutar en cada actividad.

- Validación de rendimientos y cálculo de las duraciones pendientes.

- Análisis y modificación si procede de las actividades y relaciones planificadas.

Se pueden introducir nuevas.

- Introducción de fechas reales, en el inicio y/o final de actividades.

- Con estos datos se obtienen los nuevos listados e informes y se dan por buenos o se rectifican.

SEGUIMIENTO GRÁFICO En aquellas actividades de ejecución en las que se haya decidido hacer un seguimiento obtendremos cada mes un gráfico como el de la figura.

Tiempo

725

850

800

10

InicialMedición

Rmedio = 800 m² / día R1 = 725 m² / día R2 = 850 m² / día

6 . PLANIFIC. ECONÓMICA MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

Página 1 de 11 6. PLANIFICACION ECONOMICA INICIAL 6.1 INTRODUCCIÓN Al acabar la fase de análisis el jefe de obra debe tener una idea muy clara sobre la obra que le interesa realizar, su producción, sus costes, las alternativas y objetivos que debe conseguir y la manera de irlos preparando para que sean discutidos con el Cliente. Se trata por tanto de dar respuesta a los tres grandes problemas que vamos a tener durante todo el proceso: el tiempo, los costes y los recursos a utilizar. El jefe de obra es un verdadero gerente, responsable no sólo de las cuestiones técnicas que afectan a la ejecución de la obra sino de su organización, medios y resultado final. Lo aconsejable es tener la Planificación inicial antes de empezar la obra, pero en la práctica eso no ocurre por la premura, sobre todo del cliente, en empezarla, por ello se considera aceptable y se establece como norma un periodo de DOS MESES desde el inicio real de trabajo en el modelo hasta tener cerrada la fase de Análisis. Durante este periodo inicial de dos meses el modelo permitirá el uso de las dos primeras fases simultáneamente, es decir Análisis y Planificación, pero transcurrido este periodo ya no será posible el regreso al Análisis salvo para consultas. Tendremos bien estudiados en Análisis los primeros capítulos y así, poderlos traspasar a la fase de Planificación, que es la única que nos va a permitir, pedir ofertas, hacer comparativos y contratos, introducir albaranes etc.. Durante estos dos meses, todo lo que vamos estudiando en Análisis, lo podemos ir traspasando a Planificación, pero lo que ya se haya pasado, debe modificarse ya en esta fase, porque de Análisis a Planificación sólo se traspasa lo nuevo. En el desarrollo normal de la obra se producirán modificaciones, tanto técnicas como económicas, por ello el modelo es abierto y permite incorporar las modificaciones en tiempo real, ajustándose a lo que está ocurriendo en la obra. El desarrollo de esta fase de Planificación inicial tiene tres etapas.

A) Etapa de revisión. Analizando los datos del Análisis: proyecto medido (producción) y los costes inicialmente previstos.

B) Etapa de programación a través de la Planificación Técnica explicada anteriormente (Capítulo 5)

C) Etapa de evaluación, distribuyendo la producción, Certificaciones y cobros, costes indirectos y evaluando los recursos necesarios.


Página 2 de 11 La estructuración del coste es fundamental para la futura planificación de la obra.. El árbol de capítulos y subcapítulos del Proyecto Adjudicado sirven para certificar al cliente, podremos organizar otro árbol de actividades de acuerdo con la ejecución que hemos pensado para la obra. Para generar esas actividades tendremos varias opciones:

• Podremos agrupar uds. Presupuestarias (p.e. Un ml. De muro tendrá m3 de

hormigón, kg. De acero y m2 de encofrado). • otras veces agruparemos las uds. Presupuestarias de un capítulo (caso de la

electricidad) si se va a subcontratar a un industrial. • Podemos dividir una ud. Presupuestaria de forma que pertenezcan a varias

actividades. Es conveniente que la división que se piense para realizar el Programa Técnico nos sirva para la imputación y seguimiento de los costes. A ) ETAPA DE REVISIÓN REVISION DE LA PRODUCCIÓN Se revisará la producción del proyecto medido en la fase de análisis centrándonos sobre todo en la producción en trámite por el riesgo de cobro que conlleva. La valoración de la producción en trámite se realizará con la prudencia necesaria. Además, esa producción en trámite debe clasificarse en dos aspectos o situaciones, una la del expediente que va a generar y otra la de la situación de ese expediente, que empezará por estar en discusión, después de presentado tendrá una aprobación técnica y finalmente una aprobación económica. En el caso del cliente privado la firma del precio en un acta o en el libro de ordenes supone la aprobación económica.. Una vez aprobadas económicamente las unidades correspondientes se convierten en adjudicadas, por lo que su producción pasará a ser firme. Los informes normalizados P-1, P-2 P-3 nos muestran la situación de la producción en cada momento. El informe normalizado P-4 explica la situación administrativa (expedientes) que nos permitirá consolidar esa producción. El informe normalizado P-5 nos dará la distribución temporal de la producción para lo cual aprovecharemos desde la Planificación Técnica, con el módulo de recursos, la producción temporalizada.


Página 3 de 11 REVISION DE LOS COSTES DIRECTOS Es posible que desde la fase de análisis existan variaciones en el coste directo de algunas unidades, por los siguientes motivos:

• Unidades nuevas del Proyecto actualizado. • Precios mal estimados en el Análisis. • Rendimientos o descompuestos mal estimados o planteados. • Modificaciones técnicas de unidades.

El objetivo es obtener el coste directo por las naturalezas explicadas y basado en descompuestos completos, con rendimientos fiables y a precios de mercado basados en ofertas reales. Siempre tenemos que considerar dos mediciones:

- La de venta o producción. - La de coste, que puede ser distinta, ya que a veces existen unidades a las que

no hay derecho de cobro, pero "cuesta" ejecutarlas, o, por el contrario, hay unidades que no se ejecutan y se cobran.

Por eso la medición de coste es la que se basa en lo realmente ejecutado. Los informes normalizados P-6 y P-7 explican la situación del coste directo en las diversas fases. Cuando ya existen datos reales y hay obra ejecutada el coste total será la suma del histórico, que ya es real y está recogido en el SIE, y el pendiente que es planificado y debe seguirse. INDIRECTOS La revisión de los costes indirectos supone estudiar el plazo de ejecución ya que suelen depender de la duración de la obra. Para su valoración es importante la experiencia de obras similares. Los que se planifican e imputan por líneas de coste, (personal, maquinaria y gastos varios) se detallan en los informes normalizados P-8 y P-8D. Los que se imputan por amortización (instalaciones generales y estudios y proyectos) se detallan en el informe normalizado P-9.


Página 4 de 11 OTROS INDIRECTOS Son de carácter proporcional y se detallan en el informe normalizado P-10. ESTRUCTURA Se establecen por porcentaje fijado por centros externos a la obra. Se muestran en el informe normalizado P-10. Como resumen, y además de los anteriores, se muestran los siguientes informes normalizados:

• P-11 , muestra un SIE planificado en su hoja C (costes y resultado).

• P-12, analiza los objetivos que se han incluido en la Planificación, desglosándolos y analizando su incidencia en la producción y en el coste, y por ende en el resultado; además establece su grado de riesgo para ser alcanzados (alto, medio, bajo). Asimismo, se detallan objetivos no incluidos en planificación , y cuyo logro no afecta al resultado planificado

• P-13, temporaliza las variables fundamentales, producción, coste directo, resultado, certificación y cobros. Se distribuyen en histórico, mes a mes el cuatrimestre natural, resto año, total año, año siguiente, resto años y total obra.

De esta forma ya tenemos terminada la Planificación Inicial que utilizaremos como referencia hasta la siguiente revisión cuatrimestral, para el análisis de las desviaciones. B) ETAPA DE PROGRAMACIÓN Esta fase se realiza simultáneamente con la anterior ya que solo conociendo los recursos utilizados y el plazo de la obra se pueden valorar los costes de la misma. Programada la ejecución de la obra y definidas las actividades de ejecución y de gestión, debemos proceder a distribuir la producción dentro del plazo considerado. Sabremos así que producción tendremos cada periodo de tiempo y en que actividades deberemos obtenerla. C) ETAPA DE EVALUACIÓN Para evaluar correctamente la Planificación debemos proceder a:

• Distribuir en el tiempo la producción.


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• Distribuir en el tiempo las certificaciones y los cobros. • Distribuir en el tiempo los costes indirectos. • Evaluar los recursos.

DISTRIBUCION DE LA PRODUCCIÓN Este trabajo ya lo hemos realizado con el Programa Técnico, distribuyendo la producción de cada actividad de forma lineal o trapecial. Empíricamente la producción suele distribuirse de acuerdo a la fórmula. P(a)= 100*(4t3-3t4) Producción acumulada P(m)=P(a) (m +1)-P(a)m Producción mensual t = es m / duración total en meses m = mes correspondiente. Esta expresión nos da el valor en tanto por ciento de la producción teórica de una obra en función del plazo de ejecución. Es la producción de una obra tipo, por ello si la calculada fuese muy diferente a esta será necesario hacer una revisión minuciosa de la distribución pensada. Cuando demos por acabado el Programa Técnico habrá quedado distribuida la producción con una curva total de obra similar a la teórica antedicha. DISTRIBUCIÓN DE LAS CERTIFICACIONES Y LOS COBROS En función de la producción distribuida, haremos la distribución de las certificaciones previstas a lo largo de la obra. Según lo que establezca el contrato en su forma de pago, desfasaremos las distribución de los cobros en función de la de las certificaciones. DISTRIBUCIÓN DEL COSTE El coste directo es consecuencia de la producción prevista y distribuida, ya que se trata de aplicar el decompuesto de cada unidad o actividad de ejecución a la medición distribuida. Si la producción se ha distribuido por importes en vez de por medición, ésta se podrá obtener a través del precio unitario. En el caso de que las mediciones de coste y de producción sean diferentes debemos tener en cuenta esa circunstancia a través de un coeficiente de paso. En el coste indirecto hemos de distinguir los dos tipos considerados.


Página 6 de 11 Costes no porcentuales, que se distribuyen por meses de acuerdo al momento en que se produce el gasto real, caso del personal, maquinaria y gastos varios. Costes porcentuales, que se distribuyen automáticamente por un porcentaje de la producción prevista. Cuando se prevén costes una vez finalizado el plazo de obra es aconsejable realizar una provisión de los mismos, es el caso de la cuenta de liquidación de obra. EVALUACION DE LOS RECURSOS Este es un proceso de cálculo automático que nos permitirá conocer para cada unidad presupuestaria, actividad y proyecto global, las cantidades necesarias de cada uno de los elementos en que hemos descompuesto nuestro proyecto. En el caso de los materiales que hayamos decidido controlar podemos saber, cuanto vamos a consumir en todo el proyecto y por lo tanto lo que deberemos contratar y el ritmo de suministro de los mismos. Esta evaluación resulta fundamental para la gestión de compras y la subcontratación abordada en el capítulo siguiente.


Página 7 de 11 RESUMEN Al terminar esta fase de Planificación tenemos definidas todas las variables importantes que afectan al desarrollo de la obra. Entraremos en la fase siguiente, el seguimiento de la Planificación. Las variables se pueden agrupar en tres categorías: VARIABLES ECONOMICAS

• Producción, certificación y cobros. • Expedientes económicos asociados al proyecto. • Costes desglosados por naturalezas, familias ó elementos, de las unidades

presupuestarias, actividades, capítulos o de toda la obra. • Resultado previsto. • Distribución temporal de todas las variables anteriores.

VARIABLES TÉCNICAS

• Programa de obra. • Rendimientos, recursos y necesidades por ud. Presupuestaria, actividad,

capitulo y total obra. • Modificaciones técnicas del proyecto. • Diferencias de medición del proyecto. • Incoherencias entre documentos del proyecto. • Plan de contrataciones, plazos de suministro y plazos de ejecución parcial y

total. VARIABLES FINANCIERAS

• Previsión de ingresos (cobros). • Previsión de pagos.

Todas estas variables conforman en su conjunto un modelo de la obra que nos permitirá la ejecución de la misma, midiendo y analizando las desviaciones que se produzcan y revisando los valores finales de cada una de ellas.


Página 8 de 11 6.2 FASE DE PLANIFICACIÓN EN REMO La Planificación en REMO se concreta en los siguientes pasos: APERTURA DE LA PLANIFICACIÓN Volcaremos los datos del Análisis a Planificación, situándonos en el mes y año de inicio de la obra. Dado que en muchos casos es necesario iniciar la obra sin tener terminado el Análisis, REMO permite una situación especial “Obras en inicio” en la que es posible trabajar simultáneamente en Planificación en algunos capítulos y en Análisis con el resto de la obra. Esta situación especial se mantiene solamente durante dos meses. Se puede traspasar todo lo nuevo realizado de Análisis a Planificación, pero los cambios que se realicen en Análisis de unidades ya traspasadas no se recogen ya en Planificación CREACIÓN DE ACTIVIDADES Por defecto, REMO creará una actividad por capítulo de forma que trasladará el árbol completo de capítulos a otro similar en actividades. El árbol de actividades debe responder a la ejecución real de la obra, reasignando adecuadamente las unidades presupuestarias. Los cambios que se realicen en mediciones y descompuestos deben hacerse en el árbol de capítulos y quedan automáticamente recogidos en el de actividades (en sentido contrario no se recogen dichos cambios). DISTRIBUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN Apoyándonos en nuestro plan de obra, distribuiremos en el tiempo la producción prevista por actividades. Esta distribución puede hacerse de forma lineal o porcentual a través del REMO, que comparará esta previsión con una curva teórica ofreciéndonos un gráfico superpuesto que nos permitirá ajustar las previsiones. DISTRIBUCIÓN DEL COSTE INDIRECTO De la misma forma, distribuiremos todas las líneas de costes indirectos no porcentuales, dado que los porcentuales están ya distribuidos de acuerdo a la producción. DISTRIBUCIÓN DE LAS CERTIFICACIONES Y LOS COBROS A partir de la producción prevista, estimaremos las certificaciones mensuales, y teniendo en cuenta el plazo de cobro, realizaremos la previsión de cobros por meses. El calendario de distribución será más amplio que los anteriores, dado que los últimos cobros se producirán,seguramente, una vez acabada la obra.En el caso de cobros muy desplazados se dejan pendientes de distribuir.


Página 9 de 11 CREACIÓN DE EXPEDIENTES Y OBJETIVOS INCLUIDOS EN PLANIFICACIÓN. OBJETIVOS NO INCLUIDOS. REMO obliga a que toda la producción planificada esté justificada y soportada en expedientes, creándolos por defecto en el caso de existir unidades nuevas ó exceso de medición sobre proyecto adjudicado. Estos expedientes, en principio están “vacíos”, debiendo el jefe de obra asignar las distintas unidades presupuestarias a cada uno de ellos. Así mismo, podrá crear, modificar y pasar a aprobados los distintos expedientes a lo largo de la obra. También permite especificar como objetivos incluidos en Planificación aquellos, que por su riesgo ó importancia se necesite hacer explícito en la Planificación. Se relacionan también los objetivos no incluidos en la Planificación, es decir aquellos cuya no consecución no afecta para nada al resultado planificado.


Página 10 de 11 PLANIFICACIÓN INICIAL

• Agrupación de la obra en actividades. • Actualización de descompuestos. • Actualización de mediciones

PLAN DE OBRA Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCCIÓN

ACTUALIZACIÓN DE INDIRECTOS Y DISTRIBUCIÓN DE LOS MISMOS

INCORPORACIÓN DE OBJETIVOS


PLANIFICACIÓN INICIAL

(VIGENTE)


Página 11 de 11 6.3 INFORMES NORMALIZADOS PLANIFICACIÓN Po – DATOS GENERALES. P1 – MEDICIONES PLANIFICADAS POR UNIDAD PRESUPUESTARIA Y

ACTIVIDAD. P2 – PRODUCCIÓN Y COSTE DIRECTO POR UNIDADES PRESUPUESTARIAS

Y ACTIVIDAD. P3 – PRODUCCIÓN Y COSTE DIRECTO POR ACTIVIDADES. P4 – SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PRODUCCIÓN. P5 – DISTRIBUCIÓN TEMPORAL DE LA PRODUCCIÓN. P6 – COSTE DIRECTO PENDIENTE POR UNIDADES PRESUPUESTARIAS Y

NATURALEZA. P7 – COSTE DIRECTO PENDIENTE POR ACTIVIDADES Y NATURALEZA. P8 – COSTES INDIRECTOS NO AMORTIZABLES. P8 d – DISTRIBUCIÓN TEMPORAL COSTES INDIRECTOS NO

AMORTIZABLES. P9 – COSTES INDIRECTOS AMORTIZABLES. P10 – OTROS COSTES INDIRECTOS Y COSTES DE ESTRUCTURA. P11 – RESUMEN TOTAL DE LA PLANIFICACIÓN. P12 – OBJETIVOS INCLUIDOS Y NO INCLUIDOS EN PLANIFICACIÓN. P13 – DISTRIBUCIÓN RESUMEN TOTAL DE LA PLANIFICACIÓN.

7. COMPRAS Y CONTRATACIÓN MANUAL DE GESTIÓN DE


7.COMPRAS, CONTRATACIÓN Y UNIDADES DE

CONTRATACIÓN 7.1 INTRODUCCIÓN Conocemos los recursos y su momento de empleo, por ello debemos iniciar el proceso de contratación los mismos. Los recursos pueden ser de origen interno o de origen externo, en el primer grupo estarán la mano de obra y la maquinaria propias; en el segundo englobaremos toda la gestión de compras de la obra. COMPRAS Y CONTRATACIÓN La gestión de compras tiene gran repercusión en el plazo, calidad y resultado de la obra, ya que suele afectar al 75% del coste total de ésta. Además dadas las responsabilidades que adquiere el contratista principal con las subcontratas tanto en los aspectos laborales como fiscales, esta importancia se ve claramente aumentada. Una buena gestión de compras debe cumplir con dos puntos fundamentales.

a) Estar realizada y documentada antes de que se inicien los trabajos o los suministros.

b) Conseguir niveles de precio y plazo que mejoren incluso los planificados. El primer punto nos dará seguridad jurídica frente a terceros y el segundo redundará en la mejora del plazo y del resultado económico de la obra. La gestión de compras se compone de los siguientes etapas. 1. Generación de la oferta. 2. Elaboración del comparativo. 3. Contratación. 4. Seguimiento del contrato. Facturación. 5. Liquidación. GENERACION DE LA OFERTA Primero decidiremos si se va a basar en uds. Presupuestarias o en elementos del descompuesto. El primer caso se dará en los subcontratistas e industriales y el segundo en los suministradores y en el alquiler de máquinas.



En las ofertas basadas en uds. Presupuestarias definiremos que elementos del descompuesto de cada una de esas uds. vamos a contratar. Si se trata de costes indirectos la oferta suele generarse por periodos de tiempo (habitualmente meses) y uds. Completas. Generada la oferta la complementaremos con la documentación técnica necesaria y se la enviaremos a las empresas que vayan a concurrir. ELABORACION DEL COMPARATIVO A medida que se nos vayan remitiendo vamos recogiendo en un cuadro comparativo los datos de la oferta y vamos homogeneizando esos datos, de forma que si alguna de las ofertas no recoge los medios o ayudas incluidos en otra, deberemos sumar en ella el coste de los mismos. También deben homogeneizarse las condiciones de financiación, retenciones etc. Homogeneizado el cuadro comparativo debemos elegir dos o tres candidatos y centrarnos en la negociación con ellos hasta llegar a una empresa elegida. CONTRATACION Una vez elegida la empresa adjudicataria y fijadas las condiciones se procede a la redacción del contrato cuyo modelo está introducido en el sistema. Existen cuatro tipos de contrato y un modelo de pedido. El contrato puede ser de Subcontratas, Suministros, Maquinaria y Servicios. En los contratos se incluirá el Plan de obra o de suministros con hitos parciales extraídos de la Planificación Técnica de las obras. Debemos recoger precios de uds. fuera de Proyecto pero que estimamos que se van a ejecutar (Anexo 2 del contrato). Las variaciones que afecten a cláusulas ya establecidas y las nuevas que se introduzcan se recogerán en el Anexo 3. La modalidad de contratación con pedido se aplica a pequeños importes y muchos casos no es necesaria la realización de comparativo.



UNIDADES DE CONTRATACION Cuando el contrato no viene expresado en uds. Presupuestarias o en elementos sino en uds. Distintas a las contratadas con el Cliente, tenemos las llamadas UNIDADES DE CONTRATACION, que se relacionan con las uds. Presupuestarias y con los elementos correspondientes, enlazando de esta forma el Proyecto con el Contrato. Estas relaciones pueden ser de tres clases:

a) Una unidad presupuestaria se convierte en varias de contratación p.e. VENTANA V1……..Colocación premarco + colocación ventana + montaje vidrios y persiana.

b) Varias unidades presupuestarias se convierten en una unidad de contratación p.e. Apertura de rozas + colocación tubos e hilos + montaje mecanismos ………….punto de luz.

c) Una unidad presupuestaria se convierte en una unidad de contratación p.e. m2 pintura lisa……………ud. Vivienda pintada.

Cuando estemos generando la oferta y el contrato tenemos que saber si lo hacemos en uds. de contratación y entonces debemos establecer la relación de estas unidades con las presupuestarias. UNIDADES LIBRES Se trata de la contratación de trabajos que no están planificados en el árbol de actividades de la obra (p.e. transporte de maquinaria de pilotaje). Su coste se debe imputar a una actividad ó a una unidad presupuestaria. SEGUIMIENTO DEL CONTRATO. FACTURACIÓN Seguir el contrato consiste en ir comprobando su grado de cumplimiento. El seguimiento tiene varios aspectos básicos:

a) Económico. Valorando los suministros realizados o la obra ejecutada, los plazos de facturación y el cobro de dicha facturación.

b) Técnico. Analizando la calidad y la medición del suministro u obra ejecutada, así como la documentación técnica aportada.

c) Plazo. Viendo el cumplimiento de hitos parciales y de fechas de suministro. d) Legal. Examinando la documentación legal de la Empresa y sus trabajadores y

los cumplimientos de dicho personal en seguridad y prevención de riesgos laborales.

e) Otros. Cumplimiento de otras condiciones particulares pactadas en el contrato.



La facturación se conformará en la obra, en base a los albaranes recibidos y a las proformas emitidas, suele realizarse a origen y una vez al mes. No es ético retener facturas, cuando estas no sean conformes deben devolverse exponiendo las razones de la devolución. Si son correctas debe tramitarse en los plazos acordados. Cualquier incumplimiento del contrato debe ser notificado por escrito por medios que dejen constancia de esa comunicación. LIQUIDACION DEL CONTRATO La liquidación del contrato puede producirse antes de su total cumplimiento, debido a falta de calidad, incumplimiento de plazos, abandono de las obras, incumplimiento de las normas de prevención, impagos laborales o fiscales etc. Lo normal es que se produzca por conclusión de los suministros o servicios contratados. En todos los casos es aconsejable la firma de la liquidación o finiquito en el que se dejará constancia de las obligaciones por garantía, pagos pendientes etc. Es importante evaluar al proveedor o subcontratista, dejando constancia escrita de esa evaluación y creando, así, una base de datos útil para el futuro. CUADRO DE CONTRATACIÓN Es un cuadro general que nos ofrece la visión en cada momento de la gestión de compras de la obra. Se puede obtener por actividades o por capítulos y ver los importes contratados, ofertados pendientes de contratar, pendientes de ofertar, trabajos excedidos sobre contrato y trabajos fuera de contrato, ampliaciones firmadas. También pueden verse las diferencias de medición entre lo contratado y lo ejecutado o suministrado.



7.2 COMPRAS Y CONTRATACIÓN EN REMO El proceso de contratación en REMO contempla las siguientes fases: CONTRATOS DE COSTE DIRECTO Generación de la oferta A partir de la obra planificada, se generará la oferta basándola en elementos ó en unidades presupuestarias. Utilizando los criterios de selección ofrecidos en la primera pestaña de la pantalla principal en generación de ofertas, elegiremos las unidades o elementos que se incorporan a la oferta. Tendremos que basar la oferta en elementos cuando se trate de materiales ó maquinaria, y en unidades presupuestarias, cuando se trate de subcontratistas ó industriales. Por su especial complejidad, el análisis de las unidades de contratación lo incluimos como apéndice de este capítulo. Generada la oferta, se enviará a los proveedores para que nos pasen sus precios. Deberá rellenarse siempre la columna de la 2ª oferta. Elaboración del cuadro comparativo Se introducirán las ofertas recibidas de las distintas empresas y se elaborará el cuadro comparativo. Además, se valorarán aspectos de la oferta, tales como financiero, transportes, seguros, etc… Elaboración del contrato De acuerdo con los modelos de contrato introducidos en REMO, se generará el que corresponda y se imprimirá para su firma y archivo, siguiendo la autorizaciones de la línea que corresponda. CONTRATOS DE COSTE INDIRECTO La contratación es similar a la de directos, con la diferencia de que en este caso, la línea de contrato irán contra líneas de costes indirectos, en lugar de ir contra unidades presupuestarias ó elementos del descompuesto.



CONTRATACIÓN MEDIANTE PEDIDOS REMO permite la posibilidad de contratar, tanto para costes directos como indirectos, mediante pedido en aquellos casos en los que lo permita la normativa interna de la empresa. Esta modalidad de contratación suele aplicarse a pequeños importes, cuando no es necesaria la realización de comparativo. MODIFICACION DE CONTRATOS REMO permite las siguientes modificaciones en un contrato realizado a)Ampliación o reducción de las unidades contratadas inicialmente. b)Cancelación del contrato de un proveedor para contratar con otro nuevo. c)Cambio de precios de las unidades inicialmente contratadas.



APÉNDICE (UNIDADES DE CONTRATACIÓN) En nuestro modelo, tanto el coste como la producción se forman a partir de la medición real de obra, y ésta se realizará en las mismas unidades que se hayan reflejado en los subcontratos firmados. Es por esto que las unidades de contratación pueden convertirse en una cuestión fundamental, ya que en muchas ocasiones no van a coincidir con las unidades presupuestarias, con la consiguiente repercusión en la valoración del coste y de la producción de la obra. En el análisis que sigue, hay que tener en cuenta que la unidad de contratación se define como la unidad reflejada en contrato con el subcontratista a un precio único, de forma que el mismo concepto (por ejemplo m2 de encofrado) contratado a dos precios diferentes (en estructura y en muros), constituirán dos unidades de contratación, existiendo por tanto tantas unidades de contratación como precios contratados. TIPOS DE RELACIÓN ENTRE UNIDADES PRESUPUESTARIAS Y UNIDADES DE CONTRATACIÓN.

U.P. U.C.

U.P.

U.P.

U.P.

U.C.

RELACIÓN SIMPLE

U.P.

U.C.

U.C.

U.C.

RELACIÓNES NO SIMPLES

U.P.

U.P.

U.C.

U.C.

U.C. U.P.

RELACIÓN COMPLEJA



1. RELACIONES SIMPLES. Son aquellas en las que una unidad presupuestaria se convierte en una unidad de contratación. La relación de conversión es siempre de medición, siendo única para toda la unidad presupuestaria. Ejemplos:

- el metro cuadrado de pintura lisa se convierte en unidad de vivienda pintada. - El metro cuadrado de escayola se convierte en escayola por unidad de

vivienda. - Idem con el metro lineal de moldura. Relación con coste y producción. Tanto el coste como la producción por unidad presupuestaria, asociados a la medición de la unidad de contratación se relacionan a través de la relación de medición establecida: metros cuadrados, metros lineales o unidades por vivienda.

2. RELACIONES NO SIMPLES DE VARIAS UNIDADES

PRESUPUESTARIAS. Son aquellas en las que varias unidades presupuestarias se convierten en una sola unidad de contratación. Las relaciones de conversión se establecen por medición y coste, siendo distinta para cada unidad presupuestaria. Ejemplos:

- la colocación de conductos, rejillas y maquinaria instalada se convierten en unidad de instalación de aire acondicionado en vivienda.

- La apertura de rozas, colocación de tubos, hilos y mecanismos, se convierten en punto de luz instalado, o en instalación eléctrica de vivienda.

- La formación de peldaño, colocación zanquín y revestimiento de escaleras, se convierte en unidad de peldaño acabado o en unidad de escalera terminada.



Relación con coste y producción.

El coste y la producción de las unidades presupuestarias asociados a la unidad de contratación se calculará a partir de la medición equivalente de aquellas, multiplicada por el coste unitario equivalente (coste), y por el precio de producción unitario (venta). Ejemplo: Unidades presupuestarias:

Formación de conductos : 1000 ml x 20 € /ml = 20.000 € Colocación de rejillas : 100 ud x 12 €/ud = 1.200 € Maquinaria : 10 ud x 3000 € /ud = 30.000 €

Total coste planificado = 51.200 € Coste contratado: 10 viviendas instaladas a 6.000 euros = 60.000 €

Los precios de venta (producción) son: Conductos : 25 €/ml Rejillas : 10 € /ud. Maquinaria : 4.000 € /ud.

Si suponemos que el primer mes ha ejecutado 5 viviendas el coste y la

producción de las unidades presupuestarias se calcularía según la siguiente tabla.

COSTE:

UNID. PPTARIAS.

MEDICIÓN EQUIVALENTE COSTE UNITA. EQUIVALENTE COSTE

TOTAL ML CONDUCTO 5 x (1000 / 10) = 500 ml (60000 x (20000 / 51200)) / 1000 =

23,4375 11.718,75

UD REJILLA 5 x (100 / 10) = 50 ud. (60000 x (1200 / 51200 )) / 100 = 14,0625 703,125

UD. MAQUINA 5 x (10 / 10 ) = 5 ud (60000 x ( 30000 / 51200)) / 10 =

3515,625 17.578,125

30.000,00



PRODUCCIÓN:

UNID. PPTRAS. MEDICIÓN EQUIVALENTE

PRECIO VENTA

UNITARIO

PRODUCCIÓN TOTAL

ML CONDUCTO 5 x (1000 / 10) = 500 ml 25 € 12.500

UD REJILLA 5 x (100 / 10) = 50 ud. 10 € 500

UD. MAQUINA 5 x (10 / 10 ) = 5 ud 4000 € 20.000 33.000

3. RELACIONES NO SIMPLES DE VARIAS UNIDADES DE CONTRATACIÓN.

Son aquellas en las que una unidad presupuestaria se convierte en varias unidades de contratación. La relaciones de conversión se basan igual que en el caso anterior en medición y coste. Ejemplos:

- El m2 de solado se convierte en m2 de colocación de baldosa, m2 de pulido y m2 de abrillantamiento.

- El m3 de hormigón en muro se convierte en m2 de encofrado, kg. de acero colocado y m3 de vertido y vibrado.

- La unidad de ventana de aluminio se convierte en unidad de colocación de premarco, unidad de colocación de ventana y unidad de colocación de capialzado y persiana.

Relación con coste y producción. En este caso, al tratarse de una sola unidad presupuestaria, el coste asociado será el total de las unidades de contratación medidas, y la producción será la correspondiente a la medición equivalente a las unidades de contratación. Ejemplo: Unidad presupuestaria: - m2 de solado de mármol totalmente acabado:

1000 m2 con el siguiente descompuesto (sin considerar materiales) : - m2 colocación : 35 € / m2 - m2 pulido : 10 € / m2 - m2 brillo : 5 € / m2

Coste unitario planificado: 50 € / m2 (sin incluir material)



La obra la ejecutará una misma empresa siendo las unidades contratadas las siguientes: - Colocación : 30 €/m2 - Pulido : 8 € / m2 - Brillo : 2 € /m2 En un mes cualquiera la medición del subcontratista es la siguiente: - 500 m2 de mármol colocado. - 200 m2 de mármol pulido. - 100m2 de brillo acabado. El coste asociado a la unidad presupuestaria sería:

UNID. CONTRATACIÓN

MEDICIÓN REAL

COSTE UNITARIO

COSTE TOTAL

M2 COLOCACIÓN 500 30 15.000

M2 PULIDO 200 8 1.600

M2 BRILLO 100 2 200 16.800

La producción asociada será:

UNID. CONTRATACIÓN MEDICIÓN EQUIVALENTE

M2 COLOCACIÓN 500 x ( 35 / 50) = 350 m2

M2 PULIDO 200 x ( 10 / 50 ) = 40 m2

M2 BRILLO 100 x ( 5 / 50 ) = 10 m2 400 m2

Suponiendo que el precio de venta fuese de 100 € / m2, la producción asociada de la unidad presupuestaria será por tanto de 400 x 100 = 40.000 € (Nótese que faltaría imputar el coste del material a la unidad presupuestaria, sin que ello afecte en nada a la producción).



4. RELACIONES COMPLEJAS Son aquellas en las que varias unidades presupuestarias participan simultáneamente de varias unidades de contratación. Si observamos el gráfico de este tipo de relación, veremos que se trata de la combinación de varias relaciones no simples, bien del tipo 2 (varias unidades presupuestarias con una unidad de contratación) o bien del tipo 3 (una unidad presupuestaria con varias unidades de contratación). De esta forma, podríamos enfocar el análisis del coste y la producción asociados a cada unidad presupuestaria a partir de estas relaciones no simples, pero considerando el peso relativo de cada una de estas relaciones no simples que conforman la relación compleja. A nivel práctico y por su complejidad, lo aconsejable será convertirlas en relaciones no simples de los tipos 2 y 3, aunque tuviéramos que repetir alguna de las unidades de contratación, pero será mucho más claro y controlable tanto en ficha y pro forma del subcontratista, como en producciones asignadas en las distintas unidades presupuestarias que intervienen.

8. SEGUIMIENTO PLANIFICACIÓN MANUAL DE GESTIÓN DE

OBRA Página 1 de 8

8. SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACION. SIE Bajo esta denominación se engloban todos los procesos de análisis y control de obra que se producen con posterioridad a la Planificación Inicial de ésta. Con esta Planificación Inicial acabamos de crear un modelo y se trata de seguirlo. 8.1 SEGUIMIENTO DE LA PRODUCCIÓN Se elige como unidad temporal para seguir la producción el mes natural, ya que pretendemos al final de cada mes obtener la "foto real" de la obra, analizar sus desviaciones respecto al modelo, adoptar decisiones y corregirlas. Todos los meses realizaremos una medición de la obra real ejecutada y desde origen. Las mediciones de mes tienen el inconveniente de que los errores se mantienen, en cambio en las realizadas a origen el posible error se deshace en meses posteriores, por ello siempre se obtiene el valor del mes por diferencia de dos orígenes sucesivos. Una vez medida la obra realmente ejecutada por terceros ó con medios propios, obtendremos nuestra producción a través de los precios unitarios de venta. 8.2 SEGUIMIENTO DE COSTES En este modelo el coste no queda registrado en la forma clásica de asientos de la contabilidad analítica, sino que es la consecuencia de una serie de procesos lógicos que exponemos a continuación y que nunca dejan de estar enlazados con la obra planificada. Dentro de los COSTES DIRECTOS distinguiremos entre aquel que está basado en medición de unidades presupuestarias (obra ejecutada, caso de los subcontratistas) del resto de costes que deberán estar soportados por albaranes conformados a su recepción (materiales, maquinaria etc.). La metodología de cálculo y registro es igual para todos los costes directos, excepto los materiales.

a) Cálculo de importes a imputar. b) Imputación a nivel de unidad presupuestaria o actividad.

En el caso de los materiales el coste a imputar lo calcularemos a partir del inventario real del último día del periodo que estemos cerrando.


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Costes basados en medición de unidades de obra. Se engloban en las naturalezas de subcontratistas o de industriales, el soporte de cálculo empleado es lo que llamaremos ficha del subcontratista o industrial. Esta ficha se genera a partir de la medición de obra realmente ejecutada, a la que se aplican los precios de contrato. En el caso de que se hayan ejecutado unidades no contratadas, se deberán incluir en el coste con la denominación de unidades fuera de contrato. El coste lo referiremos a la obra real con independencia de que el subcontratista o industrial pueda facturar toda esa obra o solo parte de la misma. La obra con derecho a facturar de acuerdo con el contrato se recoge en otro documento llamado factura proforma, que no se debe firmar, y que constituirá el soporte sobre el que nos facturarán. A la diferencia entre la ficha (coste) y la proforma (gasto) le llamaremos saldo técnico del subcontratista o industrial. Al estar basados en unidades presupuestarias estos costes no necesitan estar imputados , pues ya lo están en el origen. Costes soportados en albaranes Los albaranes conformados se irán introduciendo periódicamente en el sistema, valorándolos a precio de pedido o contrato, y una vez recibidas las facturas se comprobarán con las mismas, marcándolos como facturados. En el caso de los materiales los albaranes no constituyen coste sino entradas en almacén, por lo que al final del periodo se determinarán las salidas y se calculará el coste a imputar. El resto de albaranes si constituyen coste directo desde su introducción al sistema. Una vez calculados y registrados, estos costes deben imputarse a unidades presupuestarias, actividades u otro nivel que hayamos elegido. Para el registro de los COSTES INDIRECTOS distinguiremos entre los soportados por albaranes, sin albarán y costes porcentuales. Los costes por albarán son los de aquellas adquisiciones externas planificadas como naturalezas indirectas. Estos albaranes se irán imputando a las distintas líneas de coste planificadas, y se cotejarán con las facturas recibidas marcándolos como facturados. Los costes sin albarán son los derivados del personal indirecto y de las tasas internas del parque de maquinaria. Los costes porcentuales son los referidos a conceptos periodificados y son estrictamente un porcentaje establecido sobre la producción. No se registran por ello albaranes por estos conceptos sino que se anotarán directamente las facturas que se hayan conformado contra los saldos de periodificación.


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Cuando no sepamos en que actividad se pueden asignar los costes, por defecto quedan asignados a un concepto llamado SIN ACTIVIDAD, y en el futuro, los podemos reasignar a las actividades que se decida pero siempre dentro de ese mes, no siendo posible traspasarlos a otros meses. 8.3 SIE El seguimiento de la Planificación permite en el modelo obtener un elemento de vital importancia en el control económico de las obras, que denominaremos SIE (sistema de información económica). El SIE se elabora una vez al mes y su información se resume en unos informes normalizados. Las obras pueden estar en las situaciones siguientes:

• En inicio. Obra empezada sin planificación. Máximo dos meses. • Obras en construcción. Están en fase de realización, tienen producción y

cobros pendientes. Hacen SIE una vez al mes y se hace en la obra. • Obras en liquidación. Están con ejecución terminada, no tienen producción

pendiente pero si cobros. Hacen SIE una vez al mes y se elabora en Delegación. • Obras liquidadas. No tienen producción ni cobros pendientes. Se mantienen en

SIE hasta Diciembre y se elaboran en Delegación. Se mantienen hasta Diciembre para no alterar los datos básicos de esa Delegación pero en Enero próximo pasan a la situación de obras canceladas, que ya no elaboran el SIE.

Planificación y SIE están ligados en el modelo y el segundo se obtiene como consecuencia del seguimiento de la primera. En la aplicación informática que sustenta el modelo, llamada REMO se pasa de una a otro a través de los iconos correspondientes que están establecidos en el menú con dos líneas diferenciadas. El SIE y la Planificación generan una información mensual que se traduce en un conjunto de DATOS BASICOS, que son unos informes normalizados que se pueden integrar en Delegación (con el conjunto de las obras) en Central (con el conjunto de Delegaciones) o por rangos determinados. (p.ejm.: grupo de obras, dirección regional, etc.) Los cuadros normalizados del SIE son los siguientes: HOJA A . DATOS GENERALES. Informa sobre datos de la obra tales como situación, tipo, cliente, pertenencia dentro de la empresa, análisis de variaciones futuras, etc. HOJA B. PRODUCCION, CERTIFICACION Y COBROS. Nos da a mes, año, origen y por porcentajes la clasificación y el total de la producción, la certificación y el cobro. Además nos establece lo que se había previsto para ese periodo.


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HOJA C. COSTES Y RESULTADO. Nos muestra los costes clasificados por grupos y naturalezas y el resultado de la obra, al mes, año y origen, así como su porcentaje respecto a la producción. Además nos establece la comparación en el mes entre SIE y PLANIFICACION, siempre referido a la Vigente. Asimismo nos muestra la planificación vigente y la actualizada a final de ese mes. HOJA D 1. Informa sobre el personal. HOJA D 2. Los avales, la deuda y los fondos comprometidos. HOJA E. Nos da el resumen del Balance de las cuentas de coste, es decir la comparación, para cada una, del gasto producido y del coste imputado. HOJA F. Nos da de forma particularizada la situación de los proveedores y contratistas. HOJAS G,H. Todas las variables fundamentales se comparan en un cuadro resumen mes a mes. Valoradas a origen (HOJA F) o a mes (HOJA G).


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8.4 SEGUIMIENTO Y SIE EN REMO COSTES Y PRODUCCIÓN Producción y costes basados en producción El proceso de medición mensual realizado en obra, generará una entrada en REMO que debe seguir el siguiente orden:

- En primer lugar, realizaremos las fichas de los subcontratistas e industriales, y consecuentemente sus proformas.

- A continuación, volcaremos de forma automática esa medición a producción, y si la hay, introduciremos la medición ejecutada con medios propios.

- Revisaremos la producción total y ajustaremos manualmente la producción de unidades incompletas, revisiones y otros conceptos.

Costes basados en albaranes Los albaranes recibidos se irán introduciendo en el sistema, distinguiendo entre coste directo, entradas de almacén y costes indirectos. Los costes directos y las entradas a almacén irán ligados a elementos de descompuestos planificados, y si no existieran se podrán dar de alta en el momento de su introducción. Los costes indirectos irán ligados a líneas de coste, existiendo una línea genérica por cada familia de coste indirecto, para los casos en que no estuviese planificado el coste que se introduce. REMO permite introducir costes directos por naturalezas sin ligar a ningún elemento, así como detallar albaranes sin repercusiones contable, cuando sea necesario. Costes porcentuales Todos los costes que se hayan planificado como un porcentaje sobre la producción, se cargarán automáticamente por el porcentaje planificado, permitiéndose cambiar los importes manualmente, sin que ello afecte a dichos porcentajes. Imputación de coste de materiales El coste de materiales se realiza en REMO en tres fases:

- En primer lugar, se dará salida de almacén a aquellos materiales que no vayan a constituir coste y que han podido ir a instalaciones generales o por ejemplo a otra obra. Esto se realizará a través de traspaso intercentros.


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- Después realizaremos la regularización del coste mensual, mediante la

cual REMO imputa a cada material una salida teórica en función de la producción real y la planificación actualizada. Por comparación de esta salida teórica con las existencias iniciales y las compras del periodo, el sistema nos dará un inventario teórico.

- Por último, ajustaremos el inventario teórico al real, imputando el importe de las diferencias, y obteniendo de esta forma el coste real de materiales.

Imputación de otros costes directos Cuando se hayan registrado costes directos en el sistema y están pendientes de imputar a una unidad presupuestaria ó a una actividad, realizaremos la imputación desde la opción de cierre mensual, de igual forma que hemos debido hacer para el coste de materiales. FACTURAS RECIBIDAS Las facturas recibidas tendrán entrada al sistema mediante el proceso de justificación asociando a cada factura los albaranes, ó la proforma a que se refieren y controlando bases imponibles, IVA y retenciones. REMO enlaza con contabilidad para generación del pago y demás apuntes contables. CERTIFICACIONES Y COBROS La generación de certificaciones es automática desde producción, pudiendo dentro de la propia certificación alterar de forma manual las líneas necesarias. Así mismo, se permite asociar varios clientes a la obra, y emitir facturas de acuerdo con el formato de la empresa. Los cobros se introducen en REMO de forma manual, dando lugar al cuadro de seguimiento, certificaciones y cobros. CONTRATACIÓN El seguimiento de la contratación se realiza a través del cuadro de contratación y del seguimiento de contratos. Ambos informes nos ofrecerán el estado actual y pendiente de los contratos, los importes consumidos de cada uno y las cantidades abonadas fuera de contrato.


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ACTUALIZACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN REMO permite que todas las modificaciones que se vayan produciendo como consecuencia de la ejecución real de la obra, de venta , de coste, de plazos, etc… puedan ser objeto de actualización inmediata, de forma que con cada cierre mensual, la planificación se actualice siendo por tanto cada vez más fiable, al existir un proceso de convergencia entre lo real y lo planificado. Por tanto, tendremos permanentemente una visión de la situación final de obra en función de la evolución de las magnitudes reales de la misma.


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8.5 INFORMES NORMALIZADOS DE SIE A Datos generales. B Producción, certificación y cobro C Coste y resultado D.1 Datos de personal D.2 Avales, deuda y fondos comprometidos E Cuadro de desfases F Situación de proveedores y subcontratistas G Datos comparados origen H Datos comparados mes

9.ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN MANUAL DE GESTIÓN DE

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9. ANALISIS DEL SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION 9.1 INTRODUCCIÓN El análisis detallado de los datos obtenidos como consecuencia del seguimiento de la planificación, constituye el objeto de este capitulo. Se trata de analizar la producción, los costes reales y la gestión de compras, para establecer las desviaciones con respecto a la PLANIFICACIÓN VIGENTE y, en consecuencia, adoptar las medidas correctoras que procedan. El análisis requiere una metodología cuyos puntos clave son los siguientes:

• Seguir un orden preestablecido. • Ir de lo general a lo concreto. • Dar importancia a las cuestiones relevantes. • Cerrar círculos de análisis estudiando todos los factores que afecten a la variable

analizada. • Dejar constancia escrita de las conclusiones del análisis.

Corresponde al jefe de obra realizar el análisis de los datos de seguimiento, Presentarlos si es necesario, a la línea jerárquica y adoptar junto a ella las medidas correctoras que procedan. ANALISIS DE LA PLANIFICACIÓN Consiste en el estudio del proyecto planificado en los diversos momentos de su desarrollo. Vamos, no obstante, a detallar la secuencia de esos momentos. Al terminar la fase de Análisis Inicial tenemos un PRESUPUESTO INICIAL. Al terminar la fase de Planificación tenemos una PLANIFICACION INICIAL que se considera también como VIGENTE, hasta que se produzca la temporalidad cuatrimestral establecida por la empresa. Mensualmente, y como consecuencia de la ejecución, se van incorporando al modelo la producción y costes reales, por lo que tenemos la PLANIFICACION ACTUALIZADA. Cada cuatro meses, Enero, Mayo y Septiembre se REVISA la Planificación con las actualizaciones de Diciembre, Abril y Agosto. Se somete a la aprobación de la Dirección y se convierte en la PLANIFICACION VIGENTE (OFICIAL).


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Los datos que se deben analizar en cada uno de esos momentos son:

• Medición y precios de producción. Unidades del proyecto adjudicado, unidades nuevas con el expediente al que corresponden y la situación administrativa del mismo.

• Costes directos por naturaleza y actividad, reales, pendientes y por suma el total. • Costes directos por unidad presupuestaria en cada actividad. • Costes indirectos, reales, pendientes y total. • Programa de obra, con actividades de ejecución, gestión, fechas de inicio , final y

holguras. • Resultado planificado. • Objetivos incluidos para la consecución del resultado.

ANALISIS DE LA PRODUCCION Mensualmente debemos realizar un análisis de la producción al cierre de la misma. Este análisis se refiere a datos a origen o a datos mensuales. Se recogen en el impreso S-1.

ANALISIS DEL COSTE DIRECTO El estudio del coste directo está íntimamente relacionado con el de la producción, ya que una vez que se ha dado entrada en el modelo a la producción, tenemos de forma automática el coste teórico que, de acuerdo al presupuesto vigente, corresponde a esa producción real. Por otro lado ,al cierre del periodo mensual , los costes reales estarán distribuidos por naturalezas y atribuidos a unidades presupuestarias y a las actividades. A partir de aquí el análisis de la desviación entre real y teórico puede llevarse al detalle que se desee, naturaleza, actividad, unidades presupuestaria, familia, y hasta elementos si se han planificado los mismos. Estos datos se recogen en los impresos S-2 UP (uds. Presupuestarias) y S-2 CAP. (capítulos).


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ANALISIS DEL COSTE INDIRECTO Al cerrar el mes conocemos el coste indirecto real y previsto y, por tanto, las desviaciones. Nos limitaremos a estudiar esas desviaciones por naturalezas o por líneas de coste. Debemos analizar las repercusiones que las desviaciones de producción tienen en el plazo, y como consecuencia de ello en los costes indirectos, reflejándolo en la Planificación Actualizada. Los datos de costes indirectos se recogen en el impreso S-3. SEGUIMIENTO SIE MES Se compara el SIE mes real (P-11) con el Planificado referido a la producción ejecutada. Se establece la desviación entre ambos en valor y %. Asimismo, se analiza la designación del cuatrimestre y el % de cumplimiento de ese periodo como suma de las desviaciones de los meses consumidos del mismo. La referencia siempre es la Planificación Vigente. Se recoge en el impreso S – 4. ANALISIS DE LA CONTRATACIÓN El análisis de la contratación lo basaremos en el CUADRO DE CONTRATACION. Se realizará un análisis del estado de las contrataciones por actividad: contratadas, ofertadas, oferta pedida y sin ofertas .Nos centraremos en las contrataciones que estén retrasadas de acuerdo con el plan de obra. A continuación analizaremos el seguimiento del contrato, precios, importes, calidad, mediciones, plazos y aspectos legales y particulares del mismo. Finalmente veremos la diferencia entre el contrato, ficha y proformas a nivel de actividades y unidades presupuestarias.


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9.2 CUADROS NORMALIZADOS DEL SEGUIMIENTO S – 1 SEGUIMIENTO DE LA PRODUCCIÓN. S – 2 up SEGUIMIENTO COSTE DIRECTO POR NATURALEZAS Y

UNIDADES DE PRODUCCIÓN. S – 2 cap SEGUIMIENTO COSTE DIRECTO POR NATURALEZAS Y

CAPÍTULOS O ACTIVIDADES. S – 3 SEGUIMIENTO DEL COSTE INDIRECTO. S – 4 SEGUIMIENTO SIE MES RESUMEN.


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Los dos esquemas siguientes explican el proceso de seguimiento mensual y actualización de la planificación. SEGUIMIENTO

PLANIFICACIÓN

VIGENTE

PRODUCCIÓN MENSUAL

PLANIFICADA

PRODUCCIÓN MENSUAL

REAL

COSTE DIRECTO PLANIFICADO

COSTE DIRECTO REAL

COSTES INDIRECTOS

PLANIFICADOS

OTROS COSTES INDIRECTOS

PLANIFICADOS

COSTES ESTRUCTURA PLANIFICADA

COSTES INDIRECTOS

REALES

OTROS COSTES INDIRECTOS

REALES

COSTES ESTRUCTURA

REALES

COSTE DIRECTO

PLANIFICADO PARA

PRODUCCIÓN REAL

ANÁLISIS DESVIACIÓN

COSTE DIRECTO

(S-2)

ANÁLISIS DESVIACIÓN PRODUCCIÓN

(S-1)

ANÁLISIS DESVIACIÓN

COSTE INDIRECTO

(S-3)

NO PRECISA ANÁLISIS

NO PRECISA ANÁLISIS

REAL (SIE)


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ACTUALIZACIÓN + = + = + = + =

+ = + =

REAL ORIGEN

(SIE)

PENDIENTE

PLANIFICADO

PRODUCCIÓN ORIGEN REAL

PRODUCCIÓN PENDIENTE

PRODUCCIÓN PLANIFICADA

COSTES DIRECTOS

ORIGEN REALES

COSTES DIRECTOS

PENDIENTES

COSTE DIRECTO

PLANIFICADO

COSTES

INDIRECTOS REALES

COSTES INDIRECTOS

PENDIENTES

COSTE DIRECTO

PLANIFICADO

OTROS COSTES

INDIRECTOS REALES

Actualiza %

OTROS COSTES

INDIRECTOS PENDIENTES

Incorpora cambios nuevos

Han incorporado desviaciones Incorpora cambios nuevos

Incorporan cambios nuevos Han incorporado desviaciones

PLANIFICACIÓN ACTUALIZADA

OTROS COSTES

INDIRECTOS PLANIFICADOS

COSTES

ESTRUCTURA REALES

Actualiza %

COSTES ESTRUCTURA

PENDIENTES

COSTES ESTRUCTURA

PLANIFICADOS

10. REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN MANUAL DE GESTIÓN DE

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10. REVISION DE LA PLANIFICACIÓN Como ya hemos dicho anteriormente cada cuatro meses y de forma establecida oficialmente por la Empresa se toma la Planificación como referencia o vigente. Este proceso se llama REVISION DE LA PLANIFICACION y sus datos son utilizados por la empresa durante un cuatrimestre natural, y sirven de referencia en el análisis de desviaciones a nivel de Empresa. En la Revisión hay que considerar dos partes en la obra claramente diferenciadas:

a) La que ya se ha ejecutado, que habrá sido recogida en el SIE , es la parte ya histórica se ha cerrado en producción y costes y ya no es susceptible de modificación. Sus datos serán sumandos fijos en el total obtenido para cada variable.

b) La obra pendiente de ejecutar que se debe PLANIFICAR en producción y costes y que constituye el segundo sumando en las variables planificadas, el sumando que se debe seguir, mejorar, corregir etc.

La revisión se lleva a cabo por periodos cuatrimestrales y se produce en los siguientes momentos: ENERO con la Planificación Actualizada y el SIE a final de Diciembre anterior. MAYO con la Planificación Actualizada y el SIE a final de Abril . SEPTIEMBRE con la Planificación Actualizada y el SIE a final de Agosto. Cuando el jefe de obra realiza correctamente el seguimiento mensual de su planificación, está manteniéndola permanentemente actualizada y la Revisión se reducirá a la Planificación actualizada de ese mes, con una análisis más profundo del cuatrimestre siguiente. La Planificación Revisada o Vigente es la que posee oficialmente la Empresa y permanecerá en ella y en la obra como "una foto fija" que se volverá a realizar dentro de otros cuatro meses. En el intermedio de esas dos "fotos fijas", la obra tendrá cada mes una "foto móvil" que puede conocer la empresa a nivel de consulta.

10. REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN MANUAL DE GESTIÓN

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El gráfico siguiente muestra la secuencia del proceso:

BC 3 PRESTO

PROYECTO

ADJUDICADO

PROYECTO MEDIDO

INCORPORACIÓN DE

ALTERNATIVAS

CONTRATO

ANÁLISIS Y PLAN DE

VIABILIDAD PROYECTO A PLANIFICAR

PROYECTO OFERTA LICITACIÓN

COMPARACIÓN REAL

PLANIFICADO


PLANIFICACIÓN

TÉCNICA (PLAN DE OBRA)

DISTRIBUCIÓN

TEMPORAL PRODUCCIÓN Y

COSTES

PLANIFICACIÓN

INICIAL = VIGENTE

OFERTAS

MEDICIÓN REAL PRODUCCIÓN

COMPARATIVOS

PROFORMAS FICHAS CERTIFICACIÓN

CONTRATOS

FACTURAS COSTES COBROS

CUADRO DE CONTRATACIÓN

SEGUIMIENTO MENSUAL

PLANIFICACIÓN SIE

PLANIFICACIÓN ACTUALIZADA

REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

INCORPORACIÓN

MENSUAL

ANÁLISIS DE DESVIACIONES

(COSTES / PLAZOS)

ESTUDIO CUATRIMESTRAL

11. OBRA SIN DESGLOSE MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

Página 1 de 2 11. OBRAS SIN DESGLOSE

Para las obras en UTE en las que la Administración no corresponda a BRUES Y FERNANDEZ Construcciones S.A. se desarrolla este modelo especial de “OBRA SIN DESGLOSE”. Su único objetivo es el poder llevar estas obras a la integración de la Delegación y de la Empresa. Consta de algunos de los iconos usados en los módulos general

11. OBRA SIN DESGLOSE MANUAL DE GESTIÓN DE OBRA

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manual de gestiÓn de obra - carlos m. · manual de gestiÓn de obra manual de gestiÓn de obra...

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