1.1 sistema de gestión de mano de obra introducción

1.1 Sistema De Gestión De Mano De Obra

Introducción

Mano de obra es el término general utilizado para describir a los trabajadores de la empresa que ayudan a entregar los productos o servicios que esta ofrece. Los trabajadores se pueden contratar directamente o mediante agencias, pueden trabajar en la empresa o a distancia desde diferentes sitios, en vehículos (trabajadores móviles) o en casa (trabajadores a domicilio).

En esta orientación, la gestión de la mano de obra se refiere a la expectativa de que las empresas operen en cumplimiento de los requisitos legales y de los clientes para proporcionar a sus trabajadores condiciones de trabajo justas, seguras y humanas.

Además de la ley local, las normas clave que sus clientes exigen a los proveedores en cuanto al tratamiento de los trabajadores son las siguientes:

●● En los Principios Rectores sobre empresas y derechos humanos (UNPG). se explican las actividades que las empresas deben realizar para respetar los derechos humanos en las operaciones y en la cadena de suministro.

●● Las convenciones de la International Organización Internacional del Trabajo (OIT).son 190 normativas internacionales, muchas de las cuales han sido adoptadas por países como legislación nacional, con el fin de mejorar las normas laborales bajo las que trabaja gente de todo el mundo.

●● El Código Básico Iniciativa de Comercio Ético (ETI) consiste en 9 cláusulas basadas en las convenciones de la OIT. Muchos minoristas son miembros de la ETI, han firmado un acuerdo sobre este Código de Conducta y trabajan para asegurar que sus proveedores cumplan las cláusulas del Código.

●● Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) son 17 metas acordadas por la ONU para el desarrollo internacional con la visión de acabar con la pobreza, reducir la desigualdad, proteger al planeta y asegurar que todas las personas gocen de paz y prosperidad.

Estas normas y leyes contienen requisitos que las empresas deberían o necesitan cumplir. Abarcan cuestiones como el trabajo forzoso, el trabajo infantil, la discriminación por motivos de género, los salarios y las horas de trabajo ilegales, y la denegación de los derechos de libertad de asociación.


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A lo largo de este capítulo verá recuadros con los siguientes símbolos. Estos recuadros contienen consejos útiles y herramientas que le ayudarán a implementar la guía en su propio negocio.

Consejos: sugerencias orientativas prácticas sobre cómo implementar sistemas de gestión

Buenas prácticas: ejemplos de cómo integrar sistemas de gestión maduros en sus prácticas cotidianas

Estos abusos laborales perjudican tanto a los trabajadores como a sus familias, y también socavan la productividad de las empresas. Las malas condiciones de trabajo reducen la capacidad de los trabajadores para prosperar en sus empleos, lo que disminuye el compromiso, el rendimiento y la retención. El costo de reemplazar trabajadores y entrenar nuevos puede representar una pérdida significativa para la empresa en general. Responder a los problemas laborales recurrentes, las infracciones legales, las conclusiones negativas de las auditorías y la insatisfacción de los clientes implica también otro costo.

El propósito de esta guía es explicar los elementos clave de un sistema de gestión que le ayudarán a establecer un sistema para evitar las violaciones comunes de estas normas y abordar los problemas que surjan y, en muchos casos, mejorar el rendimiento empresarial. Como se indica en los capítulos siguientes, los sistemas de gestión no tienen por qué ser complejos para ser eficientes y beneficiosos.

Los beneficios ¿Por qué debería hacerlo?

Cumplimiento legal

constante

Menos auditorías

Mayor productividad

Atracción y retención de empleados

Reconocimiento del cliente


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Sistema de gestión de mano de obra

¿Qué significa eso?

Un sistema de gestión es la forma en que una empresa dirige sus operaciones cotidianas, toma decisiones y ayuda a evitar la repetición de problemas comunes. Todas las empresas, desde las multinacionales hasta las pequeñas explotaciones agrícolas, tienen un sistema de gestión, de una forma u otra.

Es posible que en la actualidad tenga un sistema informal, en el que el personal y los trabajadores confían principalmente en la dirección verbal y no en la documentación o comprobación formal para verificar que todo esté en orden.

Si opera un sistema más avanzado, es posible que tenga políticas y procedimientos escritos, sus empleados están capacitados para entender plenamente qué hacer y cómo hacerlo, y hay un proceso para comprobar que se estén siguiendo las políticas y procedimientos. Un sistema de gestión laboral más formal le ayudará a cumplir con las normas legales y de los clientes, incluidas las mencionadas en la introducción, desde el momento en que contrate a sus trabajadores hasta el final de su empleo. El sistema ayudará a garantizar que se sigan prácticas de contratación éticas, que a los trabajadores se les asignen trabajos basados únicamente en su capacidad para realizar el trabajo, que se les pague lo que corresponde, que no trabajen demasiadas horas, que se les trate con respeto, que se les discipline de manera justa y que, al final, se vayan de la empresa

o se les despida de manera que se respeten sus derechos legales. Debe dar cuenta de los trabajadores empleados directa e indirectamente y de los que trabajan a distancia, incluidos los trabajadores a domicilio.

La mayor distinción entre tener un sistema de gestión básico o avanzado es asegurarse de evitar un problema en lugar de tratar de arreglarlo una vez que ocurra. Por ejemplo: un sistema simple reacciona cuando los trabajadores abandonan el trabajo debido al acoso de los supervisores, mientras que un sistema avanzado identifica el riesgo de que esto ocurra para que pueda tomar medidas con el fin de controlar el asunto antes de que se convierta en un problema significativo.

Las investigaciones han demostrado que mejorar las normas laborales es bueno para su negocio. Las malas condiciones de trabajo suelen estar relacionadas con el aumento del absentismo y la rotación de los trabajadores, y esto le cuesta dinero a su empresa. Al mejorar estas condiciones y cumplir las normas laborales, puede ayudar a atraer y retener a los trabajadores y conducir a una mano de obra más feliz y productiva.

En esta guía se describen los elementos del sistema que necesitará para gestionar las normas laborales en su empresa y cómo ponerlas en práctica o reforzar las que ya tiene.

Sedex creó un informe de Controles de gestión para las empresas que completen un cuestionario de autoevaluación. Este cuestionario calcula una puntuación basada en las respuestas del SAQ sobre cómo gestiona el trabajo, la salud y la seguridad, el medio ambiente, la ética empresarial y la gestión de los proveedores en su empresa.

A lo largo de la guía, las secciones marcadas con una estrella lo orientaran para que pueda mejorar su puntuación. Una vez que haya implementado la guía, actualice el SAQ y vea sí/cómo mejora su puntuación.

Para obtener más información sobre el SAQ de Sedex haga clic aquí



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Elementos clave de un sistema de gestión

¿Qué pasos debo seguir?El camino hacia un sistema de gestión avanzada comienza con la adopción de los siguientes elementos de un sistema básico, que se detallarán más adelante.

Las políticas describen sus compromisos y objetivos, por ejemplo, evitar el uso del trabajo infantil, y deben incluir compromisos para cumplir los requisitos legales y de los clientes.

Los recursos se refieren a la contratación de personal, las funciones, las responsabilidades, los conocimientos y las competencias necesarias para llevar a cabo los procedimientos de manera que se cumpla la intención de sus políticas. Por ejemplo, los equipos de RR. HH. necesitarán suficiente personal para contratar trabajadores y deben saber por qué no pueden contratar mano de obra infantil. También deben contar con los conocimientos necesarios para verificar documentos y saber cómo identificar a los trabajadores jóvenes durante las entrevistas.

Los procedimientos son las instrucciones paso a paso que crean un proceso para que usted logre sus políticas. Por ejemplo, pueden incluir instrucciones sobre los pasos a seguir, quién hará el trabajo, la documentación necesaria y cómo supervisar los progresos. Los controles de riesgo (a veces llamados controles de gestión) son procedimientos diseñados específicamente para abordar un riesgo concreto identificado. Para el proceso de contratación y reclutamiento, los procesos y procedimientos incluirían el examen de solicitudes, las entrevistas, la comprobación de documentos y la contratación de candidatos. Incluyen “controles de riesgo”, como la verificación de edad, que están específicamente diseñados para evitar problemas de cumplimiento como la contratación de un trabajador menor de edad.

La documentación refiere a los documentos escritos y los registros necesarios para asegurar que sus procedimientos se sigan de forma consistente y demostrar su cumplimiento con los requisitos legales y del cliente. Esto puede significar tener un procedimiento documentado para la contratación y guardar una copia de los documentos utilizados para la verificación de la edad de todos los trabajadores dentro del archivo de personal de cada empleado.

La supervisión es la forma de comprobar si los procedimientos se siguen y funcionan bien y si se cumplen las leyes y las normas de los clientes. Esto podría implicar la comprobación de las edades, el proceso de verificación de la edad y la supervisión de las horas de trabajo y la remuneración de los trabajadores jóvenes.

La comunicación y la capacitación fomentan la conciencia y la capacidad del personal mediante la información y el entrenamiento. Como mínimo, todos sus empleados deben conocer sus políticas y procedimientos y lo que dice la ley. Todos los trabajadores deben conocer la edad mínima para trabajar y es posible que los supervisores deban conocer normas específicas para la gestión de los trabajadores jóvenes, por ejemplo.

Mejorar implica abordar las cuestiones de cumplimiento, como la contratación de trabajadores menores de edad, mediante la búsqueda y eliminación de la causa principal del problema. Por ejemplo, la falta de un control efectivo de la edad, que puede requerir la revisión de su procedimiento y el reentrenamiento de los empleados encargados de comprobar la edad de los solicitantes de empleo.




En la siguiente sección se ofrece más información sobre cada uno de estos elementos, así como herramientas, consejos y listas de control para ayudarle a implementar estos sistemas en su empresa.

Adapte la gestión de salud y seguridad a su fuerza de trabajo

Comprender los desafíos que podrían enfrentar los trabajadores y adaptar los sistemas en consecuencia ayuda a crear lugares de trabajo inclusivos. Esto permite que los empleados alcancen su mayor potencial y tiene un efecto positivo en el rendimiento general de la fuerza de trabajo.

Algunos ejemplos incluyen:

l Las mujeres tienen necesidades diferentes a las de los hombres que deben tenerse en cuenta al desarrollar los procesos en torno a la gestión del trabajo; por ejemplo, es más probable que las mujeres sufran acoso o discriminación en el trabajo debido a su sexo.

l Dentro de la capacitación y la comunicación se deben tener en cuenta las necesidades lingüísticas de los trabajadores migrantes: si los trabajadores migrantes no dominan el idioma de su lugar de trabajo, necesitarán que se les traduzcan y expliquen las instrucciones de salud y seguridad en su propio idioma, por seguridad.




Requisitos

¿Qué debes hacer y cómo se hace?

En las siguientes dos secciones se mostrará cómo mejorar la puntuación de “Políticas y recursos”.

Políticas

Como mínimo, debería tener un sistema para cumplir con todas las leyes y normas laborales y de derechos humanos aplicables, así como con los requisitos de los clientes.

La adopción de un enfoque sistémico de la gestión de la mano de obra le ayudará a abordar esta cuestión en la empresa y con los proveedores.

Sus políticas establecen los valores de su empresa; qué representa la empresa, qué es aceptable para el negocio y qué no lo es. Como mínimo, deben comprometerse a cumplir con la ley, el Código Base de la ETI y los requisitos de sus clientes. Deben ser firmados por el gerente más antiguo de su empresa y deben incluir:

●● El empleo se puede elegir libremente.

●● Hay libertad de asociación y negociación colectiva.

●● Las condiciones de trabajo son seguras e higiénicas.

●● No se utilizará el trabajo infantil.

●● Se pagan salarios dignos.

●● Las horas de trabajo no son excesivas.

●● No se practica ningún tipo de discriminación.

●● Se proporciona un empleo regular.

●● No se permite ningún trato inhumano.

Estas declaraciones de compromiso establecen los objetivos que el resto de su sistema debe alcanzar, y permiten a sus clientes, proveedores, sus propios empleados y el público saber lo que usted representa.

Contribuya a que sus Sistemas de Gestión tengan éxito

Es importante asegurarse de que su equipo directivo superior participe de forma activa en la creación de estas políticas. La falta de compromiso de los gerentes superiores dentro de su empresa, o la creencia de la dirección de que los objetivos de cumplimiento social entrarán en conflicto con los objetivos de la empresa no apoyarán la integración de sus políticas dentro de esta.




Recursos

Deberá asignar funciones y responsabilidades a su personal y empleados, y tiempo para llevarlas a cabo, a fin de asegurarse de que las personas responsables de la aplicación de los procesos, políticas y procedimientos los entiendan y los sigan sistemáticamente.

✔✔ Asigne a un gerente superior una responsabilidad definida y la obligación de rendir cuentas por el cumplimiento de los objetivos de su política laboral y la supervisión del funcionamiento del sistema de gestión. Por ejemplo, puede tener una política sobre discriminación. El miembro de mayor rango del departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) puede tener el trabajo de implementar la política y verificar que se aplique en toda la empresa, para asegurarse de que funcione.

✔✔ Asegúrese también de que sus gerentes, supervisores y empleados tengan funciones y responsabilidades claramente definidas. Por ejemplo, el equipo de recursos humanos debe encargarse de verificar la edad de los solicitantes de empleo y asegurarse de que todos los trabajadores reciban al menos el salario mínimo.

✔✔ Asegúrese de que las personas involucradas en la consecución de una política, tengan la formación necesaria para hacer bien su trabajo. Por ejemplo, es importante que el director de recursos humanos comprenda la importancia de las políticas laborales y sepa cómo aplicarlas en su trabajo diario.

Asignación de responsabilidades

La gente se desempeña mejor cuando sabe con exactitud cuáles son sus responsabilidades.

Una de las mejores maneras de hacer responsables a los gerentes y empleados de seguir los procedimientos y otras responsabilidades del sistema es incluir esas responsabilidades en las descripciones de sus puestos de trabajo y, luego, verificar el cumplimiento de sus responsabilidades como parte de sus evaluaciones periódicas del desempeño.




Procesos y procedimientos

En las siguientes dos secciones se mostrará cómo puede mejorar su puntuación de “Procesos” mediante la introducción de procedimientos y la verificación de que todo esté documentado.

Los procesos y procedimientos son las instrucciones de “quién-qué-cómo” que deben seguirse en las operaciones cotidianas para cumplir con los objetivos comerciales y las políticas, por ejemplo, para evitar que se discrimine en la contratación. Algunos procedimientos funcionarán como “controles de riesgo” que están diseñados para abordar un riesgo identificado específico, como el favoritismo en la contratación o las promociones. Un ejemplo de ese control de riesgos es un procedimiento para evaluar a cada candidato a la contratación o al ascenso que se base únicamente en sus logros y en su capacidad de asumir el papel. Los procesos y procedimientos se deben diseñar para implementar la política en la práctica cotidiana y asegurarse de que esta se lleve a cabo en la realidad. Ayudan a que la política cumpla su objetivo.

Los siguientes son ejemplos de los procedimientos de trabajo con los que debe contar:

●✔ Una forma de estar al día con las leyes laborales, los reglamentos y los requisitos de responsabilidad social del cliente.

●✔ Una forma de identificar los riesgos de cumplimiento, idealmente antes de que algo salga mal, para poder poner controles. Por ejemplo, un procedimiento para rastrear los

salarios por género a fin de asegurarse de que a los trabajadores masculinos y femeninos se les pague lo mismo por el mismo trabajo.

●✔ Procedimientos para cumplir con cada una de las normas laborales del Código Base de la ETI. Por ejemplo, necesitará formas de asegurarse de que a los empleados se los disciplina de forma justa y humana, y de que las horas de trabajo de los empleados se mantengan dentro de los límites legales y del Código.

●✔ Una forma de recibir, investigar y atender las quejas o preocupaciones de los trabajadores sobre las condiciones del lugar de trabajo, incluida una forma de presentar una queja de forma anónima.

●✔ Un proceso para elegir a sus proveedores y a los proveedores de servicios in situ en función de si pueden cumplir con las normas del Código Básico de la ETI y sus propias políticas. Esto debería considerarse para los proveedores de servicios como sus empresas de logística, así como para los proveedores de mercancías y sus proveedores de mano de obra.

No duplique o complique más el proceso

Sus sistemas deben integrarse en los procesos y procedimientos cotidianos de los trabajadores y los gerentes. La creación de sistemas complicados que se sitúan fuera de las funciones y responsabilidades de las personas puede dejar un mayor margen de error.

Por ejemplo, garantizar que las comprobaciones de verificación de la edad se realicen como parte del proceso de contratación antes de que los trabajadores empiecen a trabajar, en lugar de solicitar los documentos de forma retrospectiva, contribuirá a crear un sistema más sólido.




Documentación

Para llevar a cabo sus políticas, procesos y procedimientos de forma coherente, más allá de los cambios de personal, es importante la documentación (instrucciones escritas). También debe tener registros formales (por ejemplo, de su nómina, de cómo resolvió la queja de un trabajador, de la capacitación proporcionada) que muestren lo que ha hecho para cumplir con el Código ETI y los requisitos legales. Esto incluye:

✔✔ Un registro actualizado de todas las leyes, reglamentos y códigos de conducta del cliente aplicables.

✔✔ Registros formales como la nómina, la documentación de los empleados, las quejas

planteadas, los registros de enfermedad, etc. La segregación de estos datos por hombres y mujeres puede darle una mayor comprensión de los diferentes problemas a los que se enfrentan los hombres y las mujeres de su fuerza de trabajo. Esto puede ayudarte a seguir las tendencias y tomar decisiones estratégicas de recursos humanos basadas en datos.

✔✔ Copias de informes de auditoría interna y de terceros, e informes de inspección de los organismos reguladores.

✔✔ Planes de acción correctiva y registros que muestren que se han tomado medidas de

mejora y resuelvan el problema.

Documente sus procedimientos siempre que sea posible para asegurarse de que se siguen de forma consistente.

La documentación no tiene por qué ser complicada; puede ser una simple lista de control para que los empleados la sigan. Los procedimientos documentados reducen la confusión sobre quién debe hacer qué, cómo debe hacerse la tarea y cuáles son las mejores prácticas a seguir, esto ahorra tiempo y ayuda a que los empleados sean más eficientes. De esta manera, los procedimientos también pueden actuar como una forma de capacitación para los nuevos trabajadores.




Supervisión

En la siguiente sección se muestra cómo mejorar la puntuación de “Supervisión”.

La supervisión continua es la forma de saber si se están siguiendo sus políticas, procesos y procedimientos y si están teniendo el efecto deseado.

La supervisión puede tomar muchas formas, pero debe ser continua para que pueda ver el progreso y realizar modificaciones si se necesitan mejoras. Por ejemplo, un mecanismo eficaz de información y quejas de los trabajadores es un buen instrumento de supervisión y puede permitirle saber si los trabajadores están siendo objeto de un trato injusto, si tienen problemas con sus salarios o si tienen ideas para mejorar la seguridad. Al controlar la opinión de los trabajadores de esta manera, se pueden abordar los problemas a medida que se informan y evitar potencialmente que los trabajadores abandonen la empresa por los problemas. Otros ejemplos son la captura y el análisis de datos e información sobre los salarios, el ausentismo, las horas de trabajo o la rotación de los trabajadores.

La supervisión incluye:

●✔ Auditorías internas o de terceros.

●✔ Establecimiento y medición del progreso de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Entre los ejemplos de KPI se incluyen los accidentes y las lesiones, el número de trabajadores masculinos y femeninos ascendidos a supervisores, la tasa de

ausentismo, la tasa de rotación de personal, el porcentaje de informes de quejas resueltos a satisfacción de los trabajadores o el número de medidas correctivas aplicadas a tiempo.

●✔ Encuestas frecuentes a los trabajadores para registrar su grado de satisfacción con las políticas y procedimientos del lugar de trabajo y los cambios que les ayudarían a hacer su trabajo de manera más eficiente.

Segregar los datos siempre y cuando sea posible

La segregación de los datos que tiene para sus trabajadores por género, sexo, nacionalidad, grupos lingüísticos, etc., le ayudará a empezar a comprender su fuerza de trabajo y los problemas que les afectan. A partir de esto puede comenzar a rastrear las tendencias que le ayudarán a mejorar sus sistemas, adaptándolos para mitigar los problemas que enfrentan los diferentes trabajadores en el día a día.




Comunicación y capacitación

En las siguientes dos secciones se mostrará cómo mejorar la puntuación de “Entrenamiento y mejora”.

Para asegurarse de que sus políticas, procesos y procedimientos se apliquen de manera efectiva, haga lo siguiente:

●✔ Dar una formación básica a todos sus gerentes, supervisores y trabajadores sobre sus políticas y procedimientos relacionados.

●✔ Proporcionar una capacitación a fondo para el personal responsable de la aplicación de procedimientos específicos.

●✔ Publique sus políticas laborales y las leyes y reglamentos locales donde los trabajadores puedan leerlos con facilidad y en un idioma que entiendan. Si los trabajadores no leen o tienen dificultades para leer, las imágenes pueden ayudar, pero asegúrese de que también se les explique verbalmente el significado.

Todos los empleados de su empresa deben conocer las reglas y sus responsabilidades.

Esto incluye a los contratistas y proveedores de servicios. Debe comunicar los requisitos laborales y legales a sus proveedores de servicios in situ en los términos y condiciones de los contratos, y en las revisiones periódicas de los negocios.

Para asegurarse de que se capacite a todos los trabajadores, puede incluir la formación esencial como parte de la inducción de la empresa, es decir, la formación que se recibe cuando una nueva persona se incorpora a la empresa. También considere si se necesita un entrenamiento de actualización, tal vez cada año para asegurar que todos recuerden y tengan claro qué hacer.

¿Qué hace que el entrenamiento sea efectivo?

El entrenamiento se suele dar cuando las personas necesitan saber algo o aumentar sus habilidades para mejorar su desempeño laboral. Para cualquier capacitación, se deben establecer objetivos de aprendizaje y describir qué conocimientos deben adquirirse o qué habilidades se deben aprender o mejorar. El entrenamiento es efectivo cuando se cumplen los objetivos de aprendizaje.

La eficacia del entrenamiento se mide determinando el grado de consecución de los objetivos.

Por ejemplo, puede preocuparle que los supervisores griten a los trabajadores y, por lo tanto, decida formar a los supervisores en mejores técnicas de comunicación y gestión. El objetivo de aprendizaje en este caso puede ser proporcionar a los supervisores habilidades para motivar a los trabajadores sin gritarles ni imponer sanciones. Puede comprobar si la formación tuvo éxito mediante la supervisión del comportamiento del supervisor, tanto por la observación como por los comentarios de los empleados.




Mejora

TPara abordar cualquier problema y mejorar el cumplimiento de las normas laborales, es importante comprender primero la causa principal del problema. Si se aborda la causa del problema, en lugar del síntoma, se puede ajustar mejor el sistema de gestión (los elementos y acciones enumeradas anteriormente) para evitar que el problema se repita.

Por ejemplo, si encuentra que las trabajadoras no reciben tantas bonificaciones como sus colegas masculinos, deberá hacer preguntas como:

¿Su programa de incentivos favorece a los hombres? ¿No se formó a la persona responsable sobre su política de no discriminación? ¿Al ser contratadas, las mujeres son asignadas a trabajos menos cualificados que los hombres? ¿Existe una tasa de promoción más baja para las mujeres? ¿No se les da el mismo nivel de instrucción técnica que a sus colegas masculinos? ¿Es un tema de toda la empresa o solo en algunos departamentos?

Puede usar el ejercicio de los 5 porqués para identificar la causa principal. Consulte el diagrama a continuación.

Usar los 5 porqués para ayudar con el análisis de causa principal del problema

ProblemaLos empleados de producción ganan menos que el salario mínimo

A los empleados no se les paga por todas las horas que trabajan

Trabajan a destajo y deben trabajar horas extras para cumplir con la cuota

Un empleado promedio en un turno regular no puede cumplir la cuota

El tiempo de inactividad del equipo de producción es demasiado alto

No hay mantenimiento preventivo para el equipo

Solución1. Implementar un proceso de mantenimiento preventivo.2. Establecer el requisito de tiempo de funcionamiento del equipo (por ejemplo, el 95 %)3. Recopilar y analizar los datos sobre el tiempo de funcionamiento del equipo.4. Cambiar el procedimiento de compensación para garantizar que a los empleados de producción se les pague por todas las horas regulares y extras que trabajen.

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?




Las reglas básicas para responder a cualquier problema son:

✔✔ Aplicar medidas correctivas y preventivas para abordar cada una de las causas principales identificadas, de modo que el problema no se repita y la propia solución no cree otros problemas. Por ejemplo, puede aumentar las bonificaciones de las trabajadoras (medida correctiva) y aumentar la cantidad de mujeres que reciben capacitación y promociones (medida preventiva).

✔✔ Asignar propietarios de las tareas, metas y fechas de finalización a cualquier acción de mejora.

✔✔ Asegurarse de que los empleados sepan cómo seguir cualquier procedimiento nuevo o revisado que haya desarrollado para abordar un riesgo a través de la formación inicial y de actualización, según sea necesario.

✔✔ Supervisar si se realizaron los ajustes en sus procedimientos y la formación de apoyo, y si están produciendo el resultado deseado. Por ejemplo, puede cambiar su política a fin de establecer que los empleados de ambos sexos deben recibir las mismas oportunidades de capacitación, pero solo podrá comprobar si esto ocurre en la realidad mediante la creación de un procedimiento para garantizarlo y un seguimiento posterior de la cantidad de hombres y mujeres capacitados.

Lograr una mejora

Una empresa se enfrenta al reto de la alta rotación de trabajadores. Esto cuesta dinero y afecta a la calidad, por lo que quieren abordar este tema. La empresa se fija un nuevo objetivo para ser el “empleador de elección” en su área. Elige las metas de este objetivo para lograr una rotación de personal del 1 % por mes y una puntuación en la encuesta de satisfacción de los trabajadores del 90 %. Comienzan a tomar medidas para mejorar la satisfacción del trabajador en la empresa.

El administrador del sitio y su personal evalúan sus progresos cada trimestre en una reunión de revisión de la gestión. En función del examen, realizan cambios en sus políticas y procedimientos si encuentran problemas que afectan a la satisfacción de los trabajadores y a su capacidad de alcanzar los objetivos de mejora.




Estudio De Caso

Centralizando el traba·o y los Recursos HumanosUn sistema de gestión de mano de obra efectivo permite que las organizaciones logren sus objetivos comerciales, jurídicos y de responsabilidad social. En los últimos 30 años, G’s ha estado implementando proyectos diseñados para proteger los derechos de los trabajadores y mitigar el riesgo de explotación laboral dentro de sus operaciones. Este enfoque de prácticas recomendadas se reforzó cuando la empresa tomó la decisión estratégica de establecer un Departamento de Ética central e independiente encargado de impulsar una estrategia de comercio ético en todas sus operaciones y en toda su cadena de suministro.

La estrategia de G’s consiste en cuatro pilares:

●● Mitigación: Desarrollar estructuras de gestión laboral resistentes y eficientes que protejan tanto los derechos de los trabajadores como la reputación de la empresa de cualquier daño externo.

●● Detección: Aplicar un enfoque de colaboración a todos los niveles de la empresa para identificar cualquier incumplimiento de las normas en la etapa más temprana.

●● Administración: Promover la gestión de prácticas recomendadas en cualquier cuestión ética o laboral.

●● Propiedad: Proporcionar la conciencia, el conocimiento y las habilidades adecuadas en todo el negocio para mantener las normas éticas y los valores de la empresa.

El marco normativo de las políticas establece normas colectivas sobre la debida diligencia en materia de ética y derechos humanos. El abordaje de la esclavitud moderna se convirtió en uno de los pilares estratégicos de este documento. G’s ha desarrollado un programa

específico que abarca áreas como la capacitación, la detección, la presentación de informes y la gestión de casos. La capacitación interna desempeña un papel fundamental para apoyar los sistemas éticos y modernos de la debida diligencia en materia de esclavitud. Esta capacitación se imparte a todos los miembros del personal, desde los gerentes superiores hasta los jefes de equipo, y se centra principalmente en funciones delicadas como la contratación. Los trabajadores disponen de varios canales para denunciar de forma anónima posibles casos de explotación. Cualquier información es analizada e investigada independientemente por el Departamento de Ética del Grupo.

Además, G’s desarrolló sistemas específicos de gestión ética de los proveedores de mano de obra. Hay Acuerdos de Nivel de Servicio con todos los organismos que incorporan elementos clave de la estrategia de Ética de G’s, y se realizan auditorías periódicas para supervisar su cumplimiento. Los instrumentos de evaluación de riesgos sirven de referencia a todos los organismos y miden su cumplimiento en el marco de la Esclavitud Moderna de G’s.

Esta estrategia produjo beneficios tangibles para la reputación de la empresa, su fuerza de trabajo y las comunidades donde G’s opera. Ayudó a los G’s a mejorar sus cifras de retención y atracción de personal, y aumentó de manera significativa la conciencia sobre la Esclavitud Moderna en todo el personal. G’s es partidario de aumentar el conocimiento y la transparencia de los derechos de los trabajadores, y considera que con estas medidas empodera a su fuerza de trabajo, gracias a esto se produjo un entorno más equilibrado en el lugar de trabajo.

G’s Fresh es un cultivador de productos frescos y proveedor de los principales minoristas del Reino Unido y Europa. Tienen granjas e instalaciones de producción en todo el Reino Unido, España, Europa del Este, EE. UU. y Sudáfrica.




Preguntas frecuentes

¿Necesito un sistema de gestión separado para la responsabilidad social?

No. La forma más eficiente de aplicar un enfoque de sistema de gestión para cumplir con las normas laborales es utilizar su actual sistema de gestión empresarial. Por ejemplo, toda empresa necesita contratar trabajadores. Para evitar el trabajo infantil, la discriminación, el trabajo forzoso y otros problemas en la contratación, debe evaluar sus procesos actuales de reclutamiento, selección y contratación de trabajadores para asegurarse de que cuenta con los controles adecuados.

Por supuesto, una vez que se hayan establecido los controles necesarios, necesitará hacer comprobaciones regulares (supervisión) para asegurarse de que son eficaces.

¿Un sistema de gestión no requiere demasiada documentación y otras complejidades?

Es una preocupación muy común, pero un sistema de gestión De mano de obra no tiene por qué ser más formal o complejo que el sistema que utiliza para gestionar su empresa.

Por ejemplo, un procedimiento puede ser tan simple como una breve lista de lo que se debe hacer, por quién y con qué frecuencia.

En cuanto a los registros, sólo es necesario mantener los elementos necesarios para verificar que se cumplen las normas, como los documentos de prueba de edad, las horas de trabajo y la nómina. Esos registros suelen ser necesarios en la mayoría de los países para cumplir los requisitos legales locales.

Mi empresa tiene un sistema de gestión de calidad certificado. ¿Podemos usarlo para el trabajo?

Sí. De hecho, las empresas que tengan un sistema de gestión formal, como la ISO 9000 o la ISO 14001, también deberían utilizarlo para gestionar el cumplimiento de las normas laborales en lugar de crear un sistema de gestión laboral separado. La evaluación de riesgos, el seguimiento reglamentario, la capacitación, la comunicación, la auditoría, las medidas correctivas y otros elementos de estos sistemas pueden adaptarse con facilidad a la gestión del trabajo.




Si aún no contamos con un sistema de gestión formal, ¿hay alguna norma que podamos seguir?

Sí, hay una serie de normas de sistemas de gestión elaboradas específicamente para el trabajo y otras cuestiones de sostenibilidad. Se incluyen las siguientes:

●● SA8000: Es la única norma del sistema de gestión de mano de obra en la que una empresa puede obtener una certificación. Cumplir con los requisitos de esta norma permitirá a una empresa realizar lo siguiente:

●● Elaborar, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos a fin de gestionar las cuestiones que puede controlar o influenciar.

●● Demostrar de forma creíble a las partes interesadas que las políticas, procedimientos y prácticas existentes de la empresa se ajustan a los requisitos de esta norma.

●● ISO 26000; Responsabilidad Social: Proporciona orientación sobre cómo las organizaciones pueden aprovechar los sistemas, políticas y redes existentes de la organización para poner en práctica la responsabilidad social.

●● ISO 24000; Adquisiciones Sostenibles: – Cómo las organizaciones pueden gestionar los riesgos (incluidas las oportunidades), hacer frente a los efectos adversos para la sostenibilidad mediante la debida diligencia y el establecimiento de prioridades, ejerciendo una influencia positiva y evitando la complicidad en los abusos de los derechos laborales.

¿Qué es Planificar, hacer, verificar y actuar?Planificar, hacer, verificar y actuar es una forma de describir un sistema de gestión para mostrar cómo se controlan los riesgos y se mejoran los procesos y el rendimiento de forma continua. Es el marco en el que se basan todas las normas del sistema de gestión ISO, incluidas la ISO 9000, la ISO 14001 y la ISO 45001.

●● Planificar significa identificar los requisitos (leyes y normas), evaluar los riesgos que pueden impedir que se cumplan esas normas y establecer los objetivos y procesos necesarios para cumplir las normas y alcanzar los objetivos.

●● Hacer significa asignar responsabilidades, aplicar las políticas y procedimientos, y capacitar y comunicar.

●● Comprobar es otra palabra para supervisar y asegurarse de que se alcancen los objetivos y se cumplan las normas. Esto implica medir el rendimiento mediante KPI, auditorías, encuestas a los trabajadores, y otras formas de evaluar el progreso.

●● Actuar es otra forma de decir Mejora; implica tomar acciones correctivas y preventivas cuando los resultados son diferentes de los objetivos, como cuando las auditorías encuentran incumplimientos. Este paso también incluye una revisión periódica por parte del personal directivo superior de la idoneidad y eficacia de su sistema general. Los resultados y decisiones de esa revisión se utilizan para planificar las mejoras del sistema.

Puede notar que la guía anterior también sigue un enfoque Planificar, hacer, verificar y actuar.




Recursos y guíaLas siguientes fuentes proporcionan más detalles sobre las normas internacionales relativas a los sistemas de gestión del trabajo.

●● Guía de mejores prácticas recomendadas para la auditoría de comercio ética de los miembros de Sedex (SMETA): https://cdn.sedexglobal.com/wp-content/uploads/2019/05/SMETA-6.1-Best-Practice-Guidance.pdf

●● Principios Rectores sobre empresas y derechos humanos (UNPG) : http://www.ohchr.org/Documents/Publications/GuidingPrinciplesBusinessHR_EN.pdf

●● Organización Internacional de Estandarización (ISO) Guía de responsabilidad social ISO 26000 https://www.iso.org/iso-26000-social-responsibility.html

●● Responsabilidad Social Internacional (Social Accountability International - SAI) http://www.sa-intl.org/index.cfm?fuseaction=Page.ViewPage&pageId=1689

●● Iniciativa de Comercio Ético: http://www.ethicaltrade.org/

●● Código básico de la ETI: http://www.ethicaltrade.org/eti-base-code

●● Un sistema de gestión del trabajo decente con cualquier nombre; 5 lecciones: https://www.ethicaltrade.org/blog/decent-work-management-system-any-other-name-5-lessons

Referencias para la capacitación●● Verité: http://www.verite.org/Training

●● ETI, Essential of Ethical Trade: http://www.ethicaltrade.org/training/essentials-ethical-trade



https://cdn.sedexglobal.com/wp-content/uploads/2019/05/SMETA-6.1-Best-Practice-Guidance.pdf




http://www.ohchr.org/Documents/Publications/GuidingPrinciplesBusinessHR_EN.pdf



https://www.iso.org/iso-26000-social-responsibility.html

https://www.iso.org/iso-26000-social-responsibility.html

http://www.sa-intl.org/index.cfm?fuseaction=Page.ViewPage&pageId=1689



http://www.ethicaltrade.org/

http://www.ethicaltrade.org/eti-base-code

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https://www.ethicaltrade.org/blog/decent-work-management-system-any-other-name-5-lessons



http://www.verite.org/Training

http://www.ethicaltrade.org/training

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Términos clave●● Una acción correctiva es la implementación

de un cambio o solución sistémica para remediar de forma inmediata y continua un incumplimiento.

●● Mano de obra es el término general utilizado para describir a los trabajadores de la empresa que ayudan a entregar los productos o servicios que esta ofrece. Los trabajadores se pueden contratar directamente o mediante agencias, pueden trabajar en la empresa o a distancia desde diferentes sitios, en vehículos (trabajadores móviles) o en casa (trabajadores a domicilio).

●● La Gestión de mano de obra se refiere a la intención de que las empresas operen cumpliendo los requisitos legales y de los clientes para proporcionar condiciones de trabajo justas, seguras y humanas a sus trabajadores.

●● El sistema de gestión es la forma en que una empresa hace las cosas. Se compone de políticas, procesos y procedimientos interdependientes organizados para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos comerciales (productos de calidad, entrega a tiempo y rentabilidad) y cumplir las expectativas del código de conducta.

●● Una política es una declaración de compromiso con los objetivos de la empresa. Por ejemplo, “nuestra empresa no trabajará con proveedores que empleen mano de obra infantil”.

●● Una acción preventiva es la implementación de un cambio o solución sistémica destinada a evitar que se repitan los mismos problemas, o problemas similares, en otro lugar del establecimiento.

●● Un proceso es una parte importante del sistema, que consiste en un conjunto de acciones y procedimientos que juntos constituyen una función comercial. Por ejemplo, el proceso de reclutamiento, selección y contratación está diseñado para contratar a la persona adecuada para un trabajo en el momento adecuado.

●● Los procedimientos (también llamados “controles”) son descripciones paso a paso de cómo, cuándo y quién realiza un trabajo o tarea dentro de un proceso. Por ejemplo, dentro del proceso de contratación, hay un procedimiento para verificar la edad del postulante.

●● Los controles de riesgo o controles de gestión son los procesos, pasos o mejoras realizados para prevenir un resultado no deseado. Son parte del sistema de gestión de la empresa. Por ejemplo, las medidas para validar la autenticidad de la documentación que presenta un postulante para demostrar su edad tienen por objeto reducir el riesgo de contratar a un trabajador menor de edad.




Los cuatro documentos de orientación sobre Sistemas de Gestión fueron desarrollados por

Sedex con el aporte de Verité. Están alineados con el enfoque de mejoramiento continuo, Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, utilizado por la ISO y otras normas internacionales de sistemas de gestión. En esta guía, dividimos los sistemas de gestión en 4 secciones; Políticas y Recursos, Procesos

y Procedimientos, Supervisión, y Capacitación y Mejoramiento. La estructura para los pasos del

Sistema de Gestión recomendada por Verité es que la Supervisión viene después de la Capacitación y Mejoramiento, sin embargo, estos documentos de orientación ubican a la Supervisión antes, de modo

de alinearlos con el informe de controles de gestión, el cual reciben los miembros al completar el SAQ.


