MANUAL DE FUNCIONES

SECRETARIA DE GERENCIA

1. CORRESPONDENCIA.Control de la correspondencia recibida y entregada. Se maneja la correspondencia recibida para Diego Rizo, Luisa Fernanda García y Moisés Kattan.

2. ARCHIVO:

Archivo y clasificación de la correspondencia. - Toda correspondencia enviada de la Gerencia debe llevar un numero

consecutivo el cual se controla según el orden ubicado en el computador bajo el archivo CONSECUTIVO GERENCIA de Excel, este lo ubica en la Carpeta Secretaria/consecutivo Gerencia.

Se maneja un archivo referente a:

- BANCOS: existe carpeta para cada banco donde se tiene una cuenta y es allí donde se archiva toda la documentación referente a cada uno. Los formatos de cartas más comunes para estos Bancos se encuentran la carpeta Secretaria/Carpetas: AV VILLAS – GANADERO – OCCIDENTE. Y los documentos físicos se ubican en el archivador en los Folders correspondientes a cada Banco.

- FINANCIERA MAZDACREDITO: Se manejan Folders para correspondencia enviada y recibida de esta empresa, para archivar los pagos diarios efectuados a la Financiera y para archivo de documentos por CDT o GARANTIAS BANCARIAS.

- C.C.A.: se manejan folders para correspondencia enviada y recibida -+ circulares CCA – pedidos CCA – Circulares VPC CCA y pagos CCA. De compra de vehículos nuevos.

- SUCURSALES: Cada sucursal tiene una carpeta donde se archivan todos los documentos referentes a cada sucursal.

- CORRESPODENCIA MAZAUTOS: en este Folder se archivan los documentos de correspondencia enviada y recibida en general y los memorandos internos de la empresa.

- DELIMA MARSH: en ese folder se archiva todo lo referente a pólizas de seguros con esta compañía.

3. CUADRE DE BANCOS: El cuadre se realiza partiendo del saldo del Banco consultado del día anterior, a este valor se le suman todas las consignaciones reportadas durante el día y se rentan los valores de pagos realizados en cheque o por transferencias bancarias durante el día. Así tengo el saldo según un cuadre realizado todos los días a las 5:00 PM.Al día siguiente cuadro este valor con el valor que arroja el banco teniendo en cuenta para este cuadre saldo a saldo, que todas las consignaciones

reportadas hayan sido acreditadas y todos los pagos realizados hayan sido debitados.

4. CONFIRMACION CONSIGNACIONES:Confirmar las consignaciones que le hayan hecho a los vendedores y/o cartera, con los Bancos siempre y cuando sean efectivas o si son hechas en cheques, esperar a que el Banco confirme que ya son efectivas para confirmarlas.

5. COMPRAS C.C.A:Las compras a la Compañía colombiana Automotriz S.A. se hacen con pagos de Contado, la orden de comprar vehículos y los datos de estos, los da a conocer el Señor Diego Rizo o la Sra. María Elsy Padilla. El procedimiento para estas compras es el siguiente:- Diligenciar el FORMATO PARA FACTURACION Y PAGO A CCA. (Se

encuentra en el Folder Formatos CCA). (Original y copia)Se relaciona en este Formato los datos del vehículo a comprar y su valor. El valor se ubica en la lista de precios de la CCA, la cual es enviada vía Mail por la fabrica.

- Enviar esta relación con la consignación (sin sello de Banco) a la CCA al señor Jorge Sánchez al FAX: 071-4136530 para separar el vehículo.

- Realizar el cheque dependiendo del Banco donde se encuentre el dinero. El cheque se realiza a nombre de COMPAÑÍA COLOMBIANA AUTOMOTRIZ S.A..

- Enviar a consignar el cheque a la Cuenta Corriente No. 1260-970306-5 de Bancolombia y después de sellada enviarla por fax nuevamente al señor Jorge Sánchez.

- Informarle a María Elsy los vehículos que se compraron.- Archivar en el forder de pagos a CCA, el comprobante de Egreso Rosado,

con copia del Formato de pago. Enviar por correo a Jorge Sánchez el original del formato con copia de consignación a la C.C.A. en Bogotá a la Carrera 64 No. 18-21.

- Enviar comprobante de egreso Original con copia de consignación a Contabilidad.

6. COMPRAS FORD:Las compras a Ford Se hacen generalmente en Horario extendido y se debe tener en cuenta el valor a girar para cubrirlo al día siguiente. El procedimiento a seguir es el siguiente.

- Diligenciar el formato de SOLICITUD DE FACTURACION DE VEHICULOS, relacionando los vehículos a comprar, estos son informados por Diego Rizo o María Elsy según la asignación del día.

- Enviarla por fax al 071-6184459 a Ford motor a Consuelo y llamar a confirmar si la recibieron.

- Elaborar cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC. Y mandar a consignar en la cuenta corriente No. 03929194-3 del Banco de Bogotá en

horario extendido, darle el No. De fax al mensajero para que este la ponga tan pronto consigne y a la mañana siguiente volverla a enviar y confirmar con consuelo para que de la orden de despacho.

- Informar a Maria elsy que vehículos se compraron.- REPUESTOS: los pagos a repuestos Ford los informa Abraham palacios,

se realiza cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC. Y no se hace comprobante de egreso, se consigna a Ford y se envía por fax.

PAGOS A FINANCIERA MAZDACREDITO.a- VEHICULOS: Fredy Arcos diariamente genera un informe de la

Financiera donde se reportan los vencimientos de las facturas de vehículos por pagar y los valores. Estas se deben cancelar dentro de las fechas de vencimientos para evitar intereses. El procedimiento es el siguiente:

- Diligenciar el formato de pago a Financiera mazdacredito (ubicado en Folder de formato F.M.C.) relacionando la forma de pago, el valor total y las facturas a pagar.

- Realizar cheque a nombre de FINANCIERA MAZDACREDITO S.A. y consignar en la cuenta corriente No. 048-045057-01 de Bancolombia. Esta consignación con la relación se deben enviar vía fax al 071-6226241 antes de las 3:00 PM y confirmar con la señora YUDI CASTRO AL 071-6106411.

- Al día siguiente revisar si efectuaron el pago contra el nuevo listado de la financiera.

- Archivar el egreso rosado - consignación - relación de pago – listado de mazdacredito en folder de Pagos Financiera.

- Enviar el Egreso original y la consignación a contabilidad.

Cuando se paga por ACH BCO. SUDAMERIS o por OCCIRED la consignación es reemplazada por el documento impreso de la transferencia, los procedimientos de estas transferencias no se depositan en este manual por cuestiones de seguridad. Se explica directamente a la persona que reemplaza en el cargo.

NOTA: Cuando en comercial (Maria Elsy) solicita los documentos de un vehículo no cancelado por la empresa a la financiera. Se tienen 2 días hábiles para cancelar la factura sin importar el vencimiento de esta.

b- REPUESTOS: Los vencimientos de los pagos de repuestos los informa el señor Abraham Palacios y se debe cancelar dentro de la fecha limite de pago. Sin embargo, en ocasiones se realizarán pagos adelantados a solicitud de Gerencia de Pos venta, en este caso, se le solicita a Abraham las facturas a cancelar por el valor que se va a abonar. El procedimiento es el siguiente:

- se realiza el cheque pero no se hace comprobante de egreso porque este lo hace Abraham por Proveedores. Se realiza el cheque a nombre

de la FINANCIERA MAZDACREDITO S.A. se hace consignación en Bancolombia y se envía reporte de pago antes de las 3:00 PM.

7. PRESTAMOS A BANCOS: Cuando la empresa requiera de dinero, se realizan prestamos de tesorería con

los Bancos Ganadero, Occidente o AV Villas. Se debe llamar a cada representante y cotizar la tasa según los días a los cuales se va a adquirir el préstamo. Los formatos de cartas para estos prestamos se encuentran en sistemas en las carpetas de cada banco en el archivo de Secretaria. Después de cotizar tasa y acordar el préstamo con el banco que ofrezca la mejor tasa se realiza carta y se envía por fax al banco correspondiente. - Se debe enviar al mensajero con la carta original al banco para que le

entreguen el cheque de gerencia a nombre de la entidad a la que se le va a realizar el pago.

- Se debe anotar en la libreta de vencimientos y estar pendiente para realizar abonos o pagos con la finalidad de liberar cupo.

- Con el banco de occidente los abonos se deben informar al Gerente Jhon Jairo Jaramillo un día antes.

8. PAGOS DE SERVICIOS: Estar pendientes de las fechas de vencimientos de los recibos de pagos de los servicios y girar cheque para mandar a pagar. Los servicios de Emcali, Agua y Luz o Teléfonos se deben pagar por Internet por el Banco Megabanco de la cuenta corriente No. 7114-700147, esto solamente para los recibos de Maz autos. Los recibos de la Estación de Servicios, se pagan con chequera de la Estación.

9. EMAIL: Entrar al sistema a las 10AM y a las 4PM para revisar los correos que llegan e imprimir los del señor Diego rizo y los Reportes de las sucursales de Tulúa y Popayan.

10.Elaborar cartas a la C.C.A., a la Ford y a la F.M.C. y demás entidades según la necesidad.

11.Elaborar pago de Proveedores de contado, que se hacen a diario y entregar los cheques Los días viernes de 4 a 6 y sábados de 9 a 12 M.

12.Estar pendiente del papel del fax, no dejarlo acabar y de todos los fax que lleguen y repartirlos.

13.Entregar los días viernes, los cheques a los proveedores, de 4 a 6 PM. Elaborar consignaciones a los proveedores de fuera de Cali, mandar a consignar y colocar por fax. Estos proveedores generalmente se pagan de la cuenta de Davivienda Estos cheques solo se entregaran los días viernes y

sábados, el resto de la semana no se entregaran proveedores, guardar los cheques en el fuelle hasta el siguiente viernes.

14.Recibir todas las llamadas y comunicar con las diferentes personas solicitadas. (D.R. – L.F.G. – L.A.G. – M.K. )

ENTREGA: JACKELINNE CARDONA

RECIBE: MARTHA LUCIA QUINTERO.

FECHA: MAYO 7 DE 2004.