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Manual de funcionamiento del Programa de Generación

de Empleo y Educación Vocacional para Jóvenes en

Guatemala

Convenio DCI-ALA/2011/023-514

Versión 1.2-2014

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Contenido

1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL .............................................................................................................. 7

1.1 NATURALEZA Y ALCANCE ............................................................................................................................ 7

1.2 PRINCIPIOS RECTORES ................................................................................................................................ 8

1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................. 8

2 ORGANIZACIÓN ................................................................................................................................... 9

2.1 ACTORES PROGRAMÁTICOS. ........................................................................................................................ 9

2.1.1 Ministerio de Economía. ............................................................................................................................ 9 2.1.2 Viceministerio de Desarrollo de la Micro Pequeña y Mediana Empresa. ................................................... 9 2.1.3 Ministerio de Trabajo (MINTRAB), Ministerio de Educación (MINEDUC), Instituto Nacional de Estadística (INE), INTECAP.

9

2.2 ENFOQUE DE INTERVENCIÓN DEL PROGRAMA ................................................................................................. 9

2.3 OBJETIVOS Y RESULTADOS DEL PROGRAMA .................................................................................................. 10

2.4 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN DEL PROGRAMA ........................................................................................... 11

2.4.1 Comité de Dirección ................................................................................................................................. 11 2.4.2 Comité Técnico Interinstitucional (CTI): ................................................................................................... 12

2.5 ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UGP .......................................................................................................... 13

2.5.1 Ministro de Economía. ............................................................................................................................. 14 2.5.2 Viceministerio de Desarrollo de la MIPYME. ........................................................................................... 15 2.5.3 Administrador de Anticipos ...................................................................................................................... 15 2.5.4 Contable de Anticipos .............................................................................................................................. 16 2.5.5 Unidad de Gestión del Programa ............................................................................................................. 17 2.5.6 Asistente Técnico en Tecnologías de la Información ................................................................................ 19 2.5.7 Abogado .................................................................................................................................................. 20 2.5.8 Área Administrativa ................................................................................................................................ 21 2.5.9 Área de Generación de Oportunidades de Empleo Decente .................................................................... 23 2.5.10 Área de Formación para el Trabajo ......................................................................................................... 24 2.5.11 Área de Apoyo al Sistema Nacional de Empleo ........................................................................................ 25 2.5.12 Área Contable y Financiera ...................................................................................................................... 26 2.5.13 Contador General..................................................................................................................................... 27 2.5.14 Área de asistencia técnica Internacional –ATI- ........................................................................................ 29

3 GESTIÓN ESTRATÉGICA ...................................................................................................................... 32

3.1 CICLO DE PROYECTO ................................................................................................................................ 32

3.2 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN ............................................................................................................. 32

3.3 SEGUIMIENTO ........................................................................................................................................ 33

3.3.1 Seguimiento a los indicadores de la MML del Programa ......................................................................... 33 3.3.2 Seguimiento físico financiero de los presupuestos-Programa.................................................................. 33 3.3.3 Seguimiento de los proyectos individuales .............................................................................................. 34 3.3.4 Niveles e instancias de seguimiento ........................................................................................................ 34 3.3.5 Instancias de coordinación del Programa ................................................................................................ 34 3.3.6 Informes de seguimiento ......................................................................................................................... 35

3.4 EVALUACIÓN .......................................................................................................................................... 36

3.4.1 Evaluaciones internasal final de cada PP (seguimiento y evaluación) ..................................................... 36 3.4.2 Evaluación Intermedia ............................................................................................................................. 37 3.4.3 Evaluación Final ....................................................................................................................................... 37 3.4.4 Evaluación ex post ................................................................................................................................... 37

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3.4.5 Instrumentos de seguimiento y evaluación .............................................................................................. 37

3.5 CIERRE .................................................................................................................................................. 38

3.5.1 Cierre del Programa ................................................................................................................................. 38 3.5.2 Cierre de contratos .................................................................................................................................. 38

3.6 COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD ................................................................................................................... 38

3.6.1 Aspectos Generales .................................................................................................................................. 38 3.6.2 Derechos de Autor ................................................................................................................................... 38 3.6.3 Plan Estratégico de Comunicación y Visibilidad ....................................................................................... 39

3.7 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................................... 40

3.7.1 Uso de Internet e Intranet ........................................................................................................................ 40 3.7.2 Sistema de archivo ................................................................................................................................... 40

4 GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA ................................................................................................... 42

4.1 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ................................................................................................................... 42

4.1.1 Apertura y gestión de cuentas ................................................................................................................. 42 4.1.2 Desembolsos de la Unión Europea ........................................................................................................... 42 4.1.3 Ejecución de los Presupuestos - Programa ............................................................................................... 42 4.1.4 Ejecución de la Contrapartida Nacional ................................................................................................... 43 4.1.5 Registros contables y Auditoría ............................................................................................................... 43

4.2 PROCEDIMIENTOS DE PAGO PARA PROVEEDORES DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS .................................................. 43

4.3 DESARROLLO Y ALCANCE DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO INTEGRADO ............................................. 44

4.4 ADMINISTRACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS CON RECURSOS DEL PROGRAMA ...................... 45

4.4.1 Administración de bienes ......................................................................................................................... 46 4.4.2 Transferencia del material y de los bienes de equipo al término de la ejecución del Programa .............. 46

4.5 DISPOSICIÓN DE FONDOS EN AVANCE ......................................................................................................... 47

4.5.1 Definición del fondo en avance ............................................................................................................... 47 4.5.2 Solicitud de fondos en avance ................................................................................................................. 47 4.5.3 Entrega de fondos en avance .................................................................................................................. 47 4.5.4 Responsabilidad en el manejo de fondos en avance ................................................................................ 48 4.5.5 Descargos y/o rendición de cuentas ........................................................................................................ 48 4.5.6 Sanciones ................................................................................................................................................. 49

4.6 MANEJO DE CAJA CHICA .......................................................................................................................... 49

4.6.1 Aspectos Generales .................................................................................................................................. 49 4.6.2 Definiciones de caja chica ........................................................................................................................ 49 4.6.3 Habilitación ............................................................................................................................................ 50 4.6.4 Determinación del monto ........................................................................................................................ 50 4.6.5 Monto máximo de los Gastos .................................................................................................................. 50 4.6.6 Apertura y manejo de documentación del fondo fijo de caja chica ......................................................... 50 4.6.7 Descargos de montos menores ................................................................................................................ 51 4.6.8 Prohibiciones ............................................................................................................................................ 52 4.6.9 Sanciones ................................................................................................................................................. 52

4.7 PAGO DE PASAJES Y VIÁTICOS .................................................................................................................... 52

4.7.1 Objeto ...................................................................................................................................................... 52 4.7.2 Autorización ............................................................................................................................................. 52 4.7.3 Formulación ............................................................................................................................................. 53 4.7.4 Anticipos de gastos de viáticos ................................................................................................................ 53 4.7.5 Comisiones suspendidas. ......................................................................................................................... 53 4.7.6 Comprobación .......................................................................................................................................... 53 4.7.7 Liquidación de gastos de viáticos y otros gastos conexos ........................................................................ 53 4.7.8 Liquidación incompleta ............................................................................................................................ 54

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4.7.9 Gastos de viáticos al personal de distinta dependencia........................................................................... 54 4.7.10 Comisiones en el Interior del País ............................................................................................................ 54 4.7.11 Cuotas diarias. ......................................................................................................................................... 54 4.7.12 Comisiones en el exterior del país ............................................................................................................ 55 4.7.13 Casos no previstos e interpretación ......................................................................................................... 56

4.8 USOS DE VEHÍCULOS ............................................................................................................................... 57

4.8.1 Aspectos Generales .................................................................................................................................. 57 4.8.2 Prohibiciones ............................................................................................................................................ 58 4.8.3 Resguardo de vehículos ........................................................................................................................... 58 4.8.4 Bitácora de los vehículos .......................................................................................................................... 58 4.8.5 Registro de control de combustible.......................................................................................................... 59 4.8.6 Solicitud de prestación de servicios de transporte ................................................................................... 59 4.8.7 De la custodia de los vehículos ................................................................................................................. 59 4.8.8 Obligaciones de los conductores en caso de accidentes .......................................................................... 59 4.8.9 Del seguro de vehículos............................................................................................................................ 60 4.8.10 Licencia de conducir ................................................................................................................................. 60 4.8.11 Del préstamo institucional de vehículos ................................................................................................... 60

5 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................................................................................... 61

5.1 ALCANCE Y PRINCIPIOS ............................................................................................................................. 61

5.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................................... 61

5.3 CRITERIOS GENERALES DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL ................................................................ 61

5.4 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO .................................................................................................................... 62

5.4.1 Procedimientos de Evaluación ................................................................................................................. 62 5.4.2 Factores a evaluar ................................................................................................................................... 62 5.4.3 Calificación ............................................................................................................................................... 63

5.5 CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE PERSONAL ................................................................................................. 65

5.6 RECONOCIMIENTOS ................................................................................................................................. 65

5.7 FACULTADES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA ............................................................................................. 66

5.8 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS............................................................................................................ 66

6 PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN .................................................................................................. 67

6.1 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN PREVISTAS POR EL PROGRAMA .................................................................... 68

6.2 CONFORMACIÓN DE COMITÉS DE EVALUACIÓN EN PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA (MÁS DE 20.000 EUR). 68

6.3 CONFORMACIÓN DE COMITÉ NEGOCIADOR EN PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA (MENOS DE 20.000 EUR) 69

6.4 CONTROLES EX ANTE POR PARTE DE LA UNIÓN EUROPEA. ............................................................................... 69

6.5 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS................................................................. 70

6.5.1 Flujo licitación restringida internacional (≥ 300.000 €) – servicios .......................................................... 71 6.5.2 Tabla de procesos licitación restringida internacional (≥ 300.000 €) – servicios ..................................... 74 6.5.3 Flujo contrato marco (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios ............................................................... 76 6.5.4 Tabla Contrato Marco (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios ............................................................. 77 6.5.5 Flujo Procedimiento negociado en régimen competitivo (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios ......... 78 6.5.6 Tabla de procesos procedimiento negociado en régimen competitivo (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios 80 6.5.7 Oferta Única ≤ 20 000 EUR pero ≥ 2 500 EUR ......................................................................................... 81 6.5.8 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 20.000 € y 2.500 € – servicios .................................. 82 6.5.9 Flujo de Oferta Única ≤ 2 500 EUR ........................................................................................................... 83 6.5.10 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 2.500 € – servicios ...................................................... 84

6.6 FLUJOS Y TABLAS DE PROCESOS – SUMINISTROS ............................................................................................ 85

6.6.1 Flujo licitación abierta local (<300.000 € pero ≥ 100.000 €) – suministros ............................................ 85

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6.6.2 Tabla de procesos licitación abierta local (<300.000 € pero ≥ 100.000 €) – suministros ....................... 87 6.6.3 Flujo procedimiento negociado en régimen competitivo (< 100.000 € pero > 20.000 €) – suministros .. 88 6.6.4 Tabla de procesos procedimiento negociado en régimen competitivo (< 100.000 € pero > 20.000 €) – suministros 90 6.6.5 Flujo Oferta Única ≤ 20.000 € pero ≥ 2.500 € - suministros ..................................................................... 91 6.6.6 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 20.000 € y 2.500 € – suministros ............................. 92 6.6.7 Flujo de Oferta Única ≤ 2 500 EUR - Suministros ..................................................................................... 93 6.6.8 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 2.500 € – suministros ................................................. 94

MODIFICACIONES DEL MANUAL ................................................................................................................ 95

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Acrónimos

AT Asistencia Técnica

CE Comisión Europea

CF Convenio de Financiación

CD Comité de Dirección

DEL Desarrollo Económico Local

DUE Delegación de la Unión Europea en Guatemala

GpRD/GpR Gestión para resultados de desarrollo

INE Instituto Nacional de Estadísticas

INTECAP Instituto Técnico de Capacitación y Productividad

MAA Máxima Autoridad Administrativa

MINECO Ministerio de Economía

MINEDUC Ministerio de Educación

MINTRAB Ministerio de Trabajo y Previsión Social

MIPYME Micro, Pequeña y Mediana Empresa

Misiones ROM Misiones de monitoreo orientado a resultados

MML Matriz de Marco Lógico

N+3 Última fecha para el compromiso de fondos del Programa

NECI Normas Específicas de Control Interno

NIC Normas Internacionales de Contabilidad

NIT Número de Identificación Tributaria

PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

PP Presupuesto Programa

PRAG Guía Práctica de la UE

PRONACOM Programa Nacional de Competitividad

Q. Quetzales

SDE Servicios de Desarrollo Empresarial

SEGEPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia

UE Unión Europea

UGP Unidad de Gestión de Programa

USD Dólares Americanos

VB Visto Bueno

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1 Presentación del Manual

1.1 Naturaleza y alcance

El manual es un documento oficial de aplicación obligatoria al que debe sujetarse el personal que forma parte de la estructura organizacional del Programa. Los funcionarios y consultores de la UGP y consultores de la AT no podrán alegar desconocimiento al presente instrumento como excusa o justificación de omisión, infracción o violación del mismo.

El manual ha sido elaborado y aprobado por el Ministerio de Economía y cuenta con el visto bueno de la Delegación de la Unión Europea en Guatemala.

De manera general, el presente Manual de Funcionamiento tiene tres objetivos esenciales:

Estandarizar los procesos de gestión operativa; administrativa y financiera de la UGP para facilitar la ejecución del Programa.

Definir el marco organizativo y las normas de referencia para ordenar y facilitar la coordinación y la articulación de la UGP, interna y externamente.

Normar que se cumplan los principios de control interno.

El documento ha sido elaborado bajo principios de economía siendo el mismo sintético, de fácil lectura y aplicación.

El Gobierno de Guatemala, con el apoyo de la Unión Europea, ha diseñado el Programa en el marco de las políticas nacionales: (i)Agenda del Cambio, (ii) la Política Nacional de Empleo “Generación de empleo seguro, decente y de calidad 2012-2021”, y (iii) la Política Nacional de la Juventud 2012-2020, y (iv) la Agenda de Competitividad. A la vez, el Programa contribuye al cumplimiento de las competencias del Ministerio de Economía, Ministerio de Trabajo y Ministerio de Educación.

El Programa cofinanciado por la UE a través del Convenio de Financiación suscrito el 05 de Febrero de 2013, denominado Programa de Generación de Empleo y Educación Vocacional para Jóvenes en Guatemala. Convenio DCI-ALA/2011/023-514.Es gestionado y ejecutado bajo la modalidad de operación descentralizada a través de un Administrador de Anticipos y un Contable de Anticipos dentro de una Unidad de Gestión de Programa (UGP) constituida dentro de la estructura del Ministerio de Economía a través del Vice ministerio de Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa.

A fin de fortalecer la operación del Programa, apoyar un buen nivel de compromiso y ejecución y precautelar las buenas prácticas administrativas, financieras y operativas se ve la necesidad de que el Programa cuente con un Manual de Funcionamiento.

Por considerarse mejor adaptado a sus particulares características, el presente Manual de Funcionamiento ha concebido como un Manual mixto que combina contenidos tanto de un manual de organización como de un manual de procedimientos. En la tabla siguiente se resumen sus características:

Tipos de Manuales

Manual de organización Manual de procedimientos

Car

acte

ríst

icas

Tipo de documento

Documento administrativo referido a la organización y el funcionamiento.

Documento administrativo referido a las operaciones o actividades necesarias para la producción de bienes y/o servicios.

Contenidos Describe los objetivos y las funciones de las unidades administrativas, operativas y financieras de la organización.

Detalla las operaciones o actividades que deben realizarse.

Alcance Considera todas las unidades administrativas, financieras y operativas incluidas en el organigrama.

Considera las unidades administrativas, operativas y financieras y puestos, internos y externos, que intervienen en el proceso de trabajo.

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Sobre la base de este Manual de Funcionamiento, el Programa aprobará instrumentos más operativos en aquellas áreas que considere necesario y que requiera un mayor nivel de detalle y de flexibilidad. Estos otros instrumentos serán aprobados por el Administrador de Anticipos y/o el Contable de acuerdo al ámbito de sus competencias.

1.2 Principios rectores

Los siguientes principios rectores orientan la aplicación del presente Manual de Funcionamiento:

Principio de Parsimonia. Prevalece la forma más sencilla de alcanzar el resultado esperado sobre otras modalidades y formas más complejas, en la medida que el resultado alcanzado es el mismo.

Principio de Economía. Ser eficientes y eficaces en el uso de los recursos financieros, humanos y materiales.

Principio de Subsidiariedad. Es deseable que todo asunto sea resuelto por la autoridad responsable más próxima al objeto del problema.

Principio de Publicidad y Transparencia. Informar y publicitar constantemente la actuación de la función administrativa.

Principio de Control Interno. Auto control para cumplir con las metas y objetivos del Programa. Procedimientos adoptados con el fin de procurar que todas las actividades se realicen de conformidad con las normas establecidas precautelando los principios de segregación de funciones.

De igual manera, para poder alcanzar los resultados esperados respecto al N+3 y a la fecha de finalización del Programa, la totalidad de los funcionarios de la UGP deben trabajar bajo los siguientes principios por orden de prelación:

Gestión para resultados de desarrollo (GpRD).

Gestión por ejecución financiera.

Gestión por compromiso financiero.

Este tipo de gestión tiene implícito el enfoque por procesos, que permite tanto identificar las secuencias y articulaciones clave entre las tareas y actividades a realizar, cuanto delimitar y asignar responsabilidades facilitando así la implantación de mecanismos de gestión de calidad.

1.3 Responsabilidades

Para la aplicación, actualización y respeto del presente Manual de Funcionamiento, las responsabilidades se establecen de la siguiente manera:

En el nivel ejecutivo: el Administrador de Anticipos sobre los aspectos técnicos y operativos y el Contable sobre los aspectos administrativos y financieros.

En el nivel operativo: las personas y/o responsables designados por aquellos en cada caso, teniendo en cuenta los niveles de responsabilidad regulados por el presente Manual e instrumentos complementarios generados a partir del mismo.

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2 Organización

2.1 Actores programáticos.

En el marco del apartado 3.3 de las DTA del CF se clarifica a continuación la organización y responsabilidades de la gestión del Programa.

2.1.1 Ministerio de Economía.

El Ministerio de Economía se constituye en el Beneficiario, con la responsabilidad de ejecutar el Programa de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Financiación y sus anexos.

Esta ejecución es delegada por la MAA del Ministerio de Economía, en la parte de gestión administrativa, a un Administrador de Anticipos y a un Contable.

2.1.2 Viceministerio de Desarrollo de la Micro Pequeña y Mediana Empresa.

El Vice ministerio de Desarrollo de la Micro Pequeña y Mediana Empresa será el responsable de la supervisión operativa del Programa por cuanto la Unidad de Gestión del Programa tendrá una dependencia directa de dicho Vice ministerio. Esta supervisión implicará las tareas de (i) seguimiento y monitoreo físico y financiero, (ii) presidir el Comité Director, (iii) suscribir junto al Administrador de Anticipos y el Contable los Informes semestrales del Programa a ser enviados tanto a la MAA del Ministerio de Economía, a los miembros del Comité Director y al Jefe de la DUE, y (iv) dar los lineamientos estratégicos al Programa.

2.1.3 Ministerio de Trabajo (MINTRAB), Ministerio de Educación (MINEDUC), Instituto Nacional de Estadística (INE), INTECAP.

El Ministerio de Trabajo (MINTRAB), Ministerio de Educación (MINEDUC), el Instituto Nacional de Estadísticas (INE) y el INTECAP podrán constituirse en unidades solicitantes beneficiarias del Programa y por tanto la preparación de los TdR o especificaciones técnicas como la supervisión y aprobación de las actividades podrán ser delegadas —en primera instancia— a dichas instituciones conforme a lo que establece tanto el CF, el presente reglamento y los Términos de Referencia respectivos.

Estas instituciones como responsables de la implementación del Programa y dada su participación dentro del Comité de Dirección deberán asegurar una coherencia en la intervención del Programa a nivel estratégico. A su vez, serán responsables de la supervisión de las actividades que hayan sido solicitadas al Programa, en su condición de unidades solicitantes beneficiarias.

2.2 Enfoque de intervención del Programa

Se evidencia la necesidad de avanzar en la política sectorial dirigida a la generación de empleo decente para jóvenes bajo un enfoque programático con la participación de los actores tanto del Gobierno Nacional como de los gobiernos municipales, como también de organizaciones de la sociedad civil y del sector privado. Este Programa por tanto plantea por un lado apoyar a la construcción y consolidación de dicha política sectorial; y por otra parte, implementar actividades e iniciativas que permitan ir avanzando en la política bajo la premisa de investigación-acción

1.

1El concepto tradicional de investigación-acción proviene del modelo Lewin de las tres etapas del cambio social: descongelamiento,

movimiento, recongelamiento. El proceso consiste en: (i) Insatisfacción con el actual estado de cosas; (ii) Identificación de un área problemática; (iii) Identificación de un problema específico a ser resuelto mediante la acción; (iv) Formulación de varias hipótesis; (v) Selección de una hipótesis; (vi) Ejecución de la acción para comprobar la hipótesis ; (vii) Evaluación de los efectos de la acción ; y (xiii) Generalizaciones.

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En el marco del enfoque programático, el Programa ha sido concebido bajo la modalidad de Proyecto. Se constituye en documento referencial para el enfoque de ciclo de proyecto el documento “Líneas Directrices —Gestión del Ciclo de Proyecto. Para la implementación eficaz de la ayuda europea” publicado por la Comisión Europea en 2004. Se puede acceder a copias electrónicas de este documento a través de Internet en:

http:www.europa.eu.int/comm/europeaid/qsm/index en.htm

2.3 Objetivos y resultados del Programa

Un proyecto es un conjunto de actividades que apuntan a alcanzar, en los plazos previstos - con un presupuesto dado, objetivos claramente definidos. En el contexto de la Matriz del Marco Lógico (MML) un proyecto se define en términos de jerarquía de objetivos (insumos, actividades, resultados, un objetivo específico y un objetivo meta) además de un grupo de suposiciones y un cuadro para monitoreo y evaluación de logros del proyecto (indicadores y fuentes de verificación).

Fuente: “Líneas Directrices —Gestión del Ciclo de Proyecto. Para la implementación eficaz de la ayuda europea” publicado por la Comisión Europea en 2004.

Es importante señalar que las DTA del CF establecen en su punto1. Descripción que: “la MML es un ejercicio inicial y que el mismo puede actualizarse y adaptarse sin que esto exija necesariamente una modificación del Convenio de Financiación, siempre que estas modificaciones no cambien los objetivos del Programa”. A la vez, dentro del alcance del PP0, de acuerdo a la Guía de Presupuestos-Programa, se estableció que como parte de las actividades de preparación y planificación del Programa se debe revisar y adecuar la MML a la vez de contar con el instrumento actualizado y poder generar una línea base para el Programa. En este sentido, se presenta a continuación los objetivos y resultados de la MML inicial.

Objetivo General Mejorar las condiciones de vida de los y las jóvenes de Guatemala al brindarles

oportunidades de trabajo de calidad.

Objetivos Específicos OE1. Generar e identificar oportunidades de trabajo decente.

OE2. Creación y mejoramiento de las capacidades técnicas en preparación para el trabajo.

OE3. Apoyar el marco institucional para un Sistema Nacional de Empleo, con énfasis en los

jóvenes.

Resultados Resultado 1:

Oportunidades de trabajo decente han sido identificadas y/o generadas y son ocupadas por los y las jóvenes Guatemaltecos entre las edades de 14 y 29 años, tanto en el sector formal como a través de la creación y/o mejoramiento de las MIPyMES.

Resultado 2:

Los guatemaltecos y guatemaltecas entre las edades de 14 y 29 años cuentan con: a) nuevas y/o mejoradas capacidades que les permiten adaptarse de mejor manera a las oportunidades de empleo, incluyendo el auto empleo; b) la oferta de capacitación técnica para el trabajo disponible es más relevante a las necesidades de los y las jóvenes desempleados y subempleados.

Resultado 3:

El funcionamiento de un Sistema Nacional de Empleo orientado a atender al segmento joven de la población; se ha desarrollado información específica, confiable y disponible, los instrumentos regulatorios relacionados han sido actualizados y sirven como herramienta para los - procesos de toma de decisiones para la implementación de la Política Nacional de Empleo,

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que incluirá el - diálogo continuo con socios de la sociedad civil relevante.

Los indicadores de la MML y los indicadores de gestión del Programa —indicadores administrativos y financieros— se constituirán en la base para las evaluaciones de medio término y final del Programa, como también de las misiones ROM de la UE.

2.4 Instancias de coordinación del Programa

2.4.1 Comité de Dirección

El Programa deberá contar con un Comité de Dirección (CD), instancia que deberá velar por la gestión estratégica del Programa.

El Comité deberá ser convocado por el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME, en su calidad de presidente, por lo menos dos veces al año. El Comité de Dirección podrá sesionar y validar los acuerdos con la presencia del presidente, el secretario técnico y 3 miembros del Comité de Dirección, como mínimo.

Miembros del Comité de Dirección.

En concordancia con el Convenio de Financiación y acuerdos alcanzados en el marco del Comité de Dirección, éste cuenta con los siguientes miembros:

1. El Viceministro de Desarrollo de la MIPYME en representación del MINECO — como presidente del Comité de

Dirección—;

2. Un representante del Jefe de la Delegación de la Unión Europea en Guatemala, en condición de observador ;

3. Un representante del MINTRAB;

4. Un representante del MINEDUC;

5. Un representante del Ministerio de Desarrollo;

6. Un representante de-SEGEPLAN;

7. Un representante del INTECAP;

8. Un representante del Programa Nacional de Competitividad (PRONACOM);

9. Un representante de los Sindicatos2;

10. Un representante del INE;

11. Un representante del Gabinete Nacional de Empleo -;

12. Un representante del Sector Privado;

13. El Administrador de Anticipos —como Secretario del Comité de Dirección3—.

Funciones y Atribuciones del Comité de Dirección.

El Comité de Dirección es concebido como un ente consultivo para el Programa y de coordinación para la definición de (i) los lineamientos del Programa; y (ii) asegurar intervenciones coordinadas en el marco de una planificación estratégica. Las principales atribuciones del Comité de Dirección para cada uno de los instrumentos de gestión son:

Instrumentos

Atribuciones

Plan Estratégico del Programa

Actualización del Plan Estratégico 1. Análisis, discusión y validación.

2La selección de la entidad será definido por el Comité de Dirección.

3La incorporación del Administrador de Anticipos al Comité de Dirección, en calidad de Secretaría Técnica del Comité, fue

definido por consenso en la primera reunión del Comité de Dirección celebrada en el mes de septiembre de 2013.

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Instrumentos

Atribuciones

Adendum al Convenio de Financiación 2. Análisis, discusión y validación.

Revisión de la Matriz de Marco Lógico (MML) 3. Análisis, discusión y validación.

Presupuestos Programa

Adendum a Presupuestos Programa

4. Análisis, discusión y recomendaciones a los presupuestos programa antes de su presentación oficial a la DUE.

Informes semestrales, anuales y de cierre de los Presupuesto-Programa

5. Analizar los informes de seguimiento semestrales y evaluación del Programa, contrastados con la programación de metas y el cumplimiento de objetivos y brindar recomendaciones

Unidad de Gestión del Programa –UGP- y Asistencia Técnica-AT

6. Realizar recomendaciones de ajustes a la UGP, a la AT, a la programación operativa anual, plan de adquisiciones, programación de actividades, e informes de seguimiento y evaluación de sus acciones.

Misiones ROM y evaluaciones intermedias y finales 7. Estar informados, a través del Administrador de Anticipos, sobre los

resultados de las misiones ROM y de las evaluaciones del Programa.

El Comité Director no podrá intervenir de ninguna manera en la ejecución física o financiera de los Presupuestos-Programa.

Incorporación y retiro de los miembros al Comité de Dirección.

Se contempla la adhesión de miembros adicionales al Comité de Dirección, para lo cual no se deberá modificar las Disposiciones Técnicas Administrativas-DTA- del CdF, siempre y cuando haya un consenso entre los miembros existentes.

El Comité podrá invitar a otras instituciones en reuniones ad-hoc, sin que esto signifique que dichas instituciones formen parte del Comité de Dirección. Para retirar a una institución del Comité de Dirección, también por consenso de los miembros, se deberá modificar las DTA del CdF. Esta modificación se la realiza a través de un adenda al Convenio de Financiación.

Manual de funcionamiento del Comité de Dirección

El Comité de Dirección aprobará por consenso un manual de funcionamiento que contenga el siguiente contenido mínimo:

Alcance mínimo del Manual del Comité de Dirección

1.1 NATURALEZA Y ALCANCE 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL 1.3 MIEMBROS DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN 1.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN 1.5 SESIONES DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN 1.6 INCORPORACIÓN Y RETIRO DE LOS MIEMBROS AL COMITÉ DE DIRECCIÓN 1.7 ACTAS DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN 1.8 MECANISMO DE APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DEL COMITÉ

2.4.2 Comité Técnico Interinstitucional (CTI):

Dadas las necesidades de participación de los equipos técnicos y dado el carácter interinstitucional del Programa, se establece un Comité Técnico Interinstitucional (CTI). Este estará compuesto por representantes con el perfil de dominio técnico siguiente:

El Administrador de Anticipos del Programa —Como presidente del CTI;

Los Coordinadores de las áreas operativas del Programa;

Un representante de SDE de la MIPYME;

Un representante del Vice ministerio de Previsión Social y Empleo del MINTRAB;

Un representante del Vice ministerio Administrativo Financiero del MINTRAB,

Un representante del Vice ministerio de Administración del trabajo del MINTRAB,

Un representante del Vice ministerio Técnico de Educación de MINEDUC;

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Un representante de la Dirección General de Calidad Educativa (DIGECADE) de MINEDUC;

Un representante de la Dirección General de Educación Extraescolar (DIGEEX) de MINEDUC;

Un representante del INTECAP;

Un representante del Programa Nacional de Competitividad (PRONACOM);

Un representante de la Secretaría Técnica del Gabinete Nacional de Empleo;

Un representante del INE;

Un representante de los Sindicatos;

Un representante del Sector Privado; y

El Responsable de Planificación, Monitoreo y Evaluación del Programa —como Secretario del CTI.

El Comité tendrá como objetivo aportar lineamientos de orientación técnica y operativa; El CTI podrá invitar a otros actores que aporten a fortalecer el área técnica. Deberá ser convocado por el Administrador de Anticipos, en calidad de presidente cada vez que considere necesario.

Fungirá de secretario técnico el responsable de Planificación, Monitoreo y Evaluación del Programa. El Comité podrá sesionar con la presencia del Presidente, el Secretario Técnico y con por lo menos 3 representantes externos al Programa.

Las principales atribuciones del Comité son:

1. Hacer recomendaciones de coordinación interinstitucional para la mejora del desempeño del Programa y su integración con otras iniciativas públicas y privadas;

2. Hacer recomendaciones para la mejora técnica en la ejecución del Programa; y 3. Revisar el avance y el cumplimiento de metas y objetivos del Programa y proponer alternativas de mejora en caso de ser

requeridas.

Cada una de las reuniones del CTI deberá contar con un acta que refleje las decisiones adoptadas dentro de dicho comité. El llenado del acta estará bajo la responsabilidad del encargado de Planificación, Monitoreo y Evaluación de la UGP. Deberá de darse seguimiento a los acuerdos tomados.

2.5 Organización interna de la UGP

El sistema organizacional de la UGP, se dispone de la siguiente manera:

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ADMINISTRADOR DE ANTICIPOS

Área de Apoyo al Sistema Nacional de Empleo

Técnico en Adquisiciones

CONTABLE DE ANTICIPOS

Viceministro de la MIPYME

COMITÉ DE DIRECCIÓN

Área de Formación para el Trabajo

Técnico en Comunicación y

Visibilidad

Secretaria Recepcionista

Área de Generación de Oportunidades de Trabajo

Decente

Técnico en Planificación, Monitoreo y Evaluación

Asesor Financiero Contable

Contador General

Auxiliar Contable

Asesor General Técnico Administrativo

PUNTOS FOCALES EN MINISTERIOS

Técnico del MinTRABTécnico del MinEDU

Asistente en Adquisiciones

Auxiliar en Servicios Generales

Asistente Técnico en Tecnologías de la

Información

Asistencia Técnica

Ministro de Economía

Piloto y Mensajero

Abogado

ÁREA ADMINISTRATIVA ÁREA TÉCNICA ÁREA FINANCIERA

UNIDAD DE GESTIÓN DE PROGRAMA

A continuación se presenta las funciones de cada una de las áreas presentadas en el organigrama. La descripción se hace por áreas o bien por puestos en función del nivel de claridad que se tiene sobre el dimensionamiento de las actividades a ser emprendidas por el Programa.

En el marco de la preparación del PP1 y siguientes PP, se podrá modificar el organigrama de la UGP en función de las necesidades y desafíos del Programa. Para esto sólo se requerirá la aprobación por parte del Administrador de Anticipos y el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME. La modificación del Organigrama no requerirá de una nueva aprobación del Manual; bastará con que el Administrador de Anticipos actualice el instrumento y establezca una nueva versión del mismo. (p.ej. Versión 1.2-2014).

2.5.1 Ministro de Economía.

El Ministerio de Economía está a cargo de un ministro que ejerce la representación institucional. Éste se constituye en la máxima autoridad administrativa responsable de la buena ejecución del Programa. Puesto que el Programa es parcialmente descentralizado delegará funciones tanto al Administrador de Anticipos como al Administrador Contable de los fondos bajo régimen de gestión administrativa. Sus principales funciones con relación al Programa son:

1. Delegar poder al Administrador de Anticipos y Administrador Contable para el presupuesto en régimen de gestión administrativa.

2. Aprobar los Presupuestos - Programa y enviar a la Delegación de la Unión Europea para su no objeción. 3. Delegar funciones como supervisor operativo del Programa al Viceministro de la MIPYME. 4. Presidir el Comité Directivo y hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de este comité de forma

directa o a través del Viceministro de desarrollo de la MIPYME. 5. Supervisar la buena ejecución del Programa en el marco de las políticas de la Comisión Europea y de la norma nacional

según sea el caso.

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6. Evaluar el desempeño del Administrador de Anticipos y del Administrador Contable de forma directa o a través del Viceministro de Desarrollo de la MIPYME.

7. Dar seguimiento y evaluar periódicamente el desempeño de la Asistencia Técnica.

2.5.2 Vice ministerio de Desarrollo de la MIPYME.

El Vice ministerio de Desarrollo de la MIPYME, está a cargo de un viceministro que ejerce la representación institucional del Programa.

Sus principales funciones con relación al Programa son:

1. Supervisar la adecuada ejecución del programa desde el punto de vista estratégico y operativo. 2. Supervisar la buena ejecución del Programa en el marco de las políticas de la Comisión Europea y de la norma nacional,

según sea el caso. 3. A solicitud del Ministro de Economía, presidir el Comité de Dirección. 4. Dar seguimiento a las recomendaciones de las evaluaciones y misiones ROM del Programa. 5. Dar seguimiento y evaluar periódicamente el desempeño de la Asistencia Técnica. 6. A solicitud del Ministro de Economía, evaluar el desempeño del Administrador de Anticipos y del Administrador

Contable.

2.5.3 Administrador de Anticipos

El Administrador de Anticipos, tiene a su cargo un equipo de asesores —incluye AT—, tres áreas técnicas y un área administrativa.

A nivel asesores cuenta con:(i) un Asesor General Técnico Administrativo, (ii) un Técnico en Seguimiento y Evaluación, y (iii) un Técnico en Comunicación y Visibilidad. Adicionalmente contará con el apoyo de la AT.

A nivel de las áreas técnicas tiene: (i) el Área de Generación de Oportunidades de Empleo Decente, (ii) el Área de Formación para el Trabajo, y (iii) el Área de Apoyo al Sistema Nacional de Empleo. Cada una de estas áreas estará a cargo de un asistente técnico y el Programa podrá prever la contratación de un equipo adicional dentro de estas áreas técnicas de acuerdo a las necesidades que se establezcan dentro de cada presupuesto-programa.

De acuerdo a la Guía Práctica de los Procedimientos Contractuales para las Acciones Exteriores de la Unión Europea aplicables a los Presupuestos - Programa, las funciones específicas del Administrador de Anticipos son:

Preparar los Presupuesto - Programa desde el punto de vista técnico y operativo. También se encargará, junto con el Contable, de presentar dichos presupuestos-Programa para su aprobación.

En lo relacionado a la ejecución de la parte del presupuesto en régimen de gestión administrativa de los presupuestos-Programa, el Administrador será responsable de todas las operaciones de compromiso de gastos, así como del ordenamiento de pagos y cobros.

Por lo tanto, el Administrador de Anticipos debe:

1. Comprometer los gastos previstos en la parte de régimen de gestión administrativa del presupuesto del Presupuesto - Programa. Dada el condicionante N+3, el Administrador de Anticipos pondrá especial atención en alcanzar un alto nivel de compromiso. Pasado el N+3 deberá concentrar su esfuerzo en un buen nivel de ejecución a fin de que se alcance los objetivos del Programa (Gestión por resultados).

2. Firmar, en nombre y por cuenta de la MAA del Ministerio de Economía, las órdenes de pedido y los contratos tras las licitaciones, convocatorias de propuestas o consultas, en las condiciones y dentro de los límites establecidos en el presupuesto-Programa aprobado de cuya ejecución es responsable;

3. Recibir los suministros y los servicios correspondientes;

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4. Comprobar, respecto de cada factura, solicitud de pago, certificado o detalle de una cuenta, que - los suministros previstos efectivamente fueron entregados, los servicios previstos prestados y las acciones llevadas a cabo de conformidad con los contratos correspondientes;

5. Inscribir la mención «comprobado y conforme» en cada uno de los documentos; 6. Transmitir estos documentos y los justificantes correspondientes a el Contable para efectuar los pagos; 7. Firmar, junto con el Contable, los cheques, las órdenes de transferencia y las autorizaciones de desembolso; 8. Evaluar periódicamente el desempeño de los funcionarios del Programa como también de los consultores de AT de corto

y largo plazo a fin mejorar su desempeño, o en su defecto pedir la remoción de los mismos; 9. Realizar una adecuada planificación y ejecución del Programa debiendo definir una estructura organizacional acorde a

los desafíos; y promover/exigir a sus áreas dependientes y a la AT una eficiente gestión por resultados, ejecución y compromisos;

10. Será secretario técnico del Comité Directivo y presidente del Comité Técnico Interinstitucional (CTI); y 11. Otras funciones que la MAA del Ministerio de Economía o el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME le encomiende

vinculados a mejorar el desempeño del Programa.

2.5.4 Contable de Anticipos

El Contable de Anticipos tiene bajo su cargo (i) un Asesor Financiero Contable, (ii) un Contador General, (iii) un Auxiliar Contable, (iv) un Auxiliar de Archivos y Recursos Humanos y (v) Asistente Técnico en Tecnologías de la información.

De acuerdo a la Guía práctica de los Procedimientos Contractuales aplicables a los Presupuestos - Programa, las responsabilidades específicas del Contable son:

Preparar los Presupuestos - Programa desde el punto de vista financiero y contractual. También se encargará, junto con el Administrador, de presentar dichos presupuestos-Programa para su aprobación.

En la ejecución de la parte en régimen de gestión administrativa del presupuesto del presupuesto-Programa, el Contable será responsable de la verificación y ejecución de los pagos y cobros después de su ordenación por el Administrador. Asimismo, asume la responsabilidad de la teneduría de la contabilidad de las operaciones.

Por lo tanto, el Contable de Anticipos debe:

1. Comprobar la correcta aplicación de los procedimientos de adjudicación de los contratos y de concesión de las subvenciones;

2. Comprobar la existencia de justificantes con valor probatorio suficientes para respaldar los compromisos y los pagos, así como los posibles cobros;

3. Comprobar los aspectos contractuales y financieros de cada factura, solicitud de pago, certificado o detalle de una cuenta transmitidos por el Administrador;

4. Firmar, junto con el Administrador, las órdenes de transferencia y las autorizaciones de desembolso; 5. Elaborar y actualizar la lista del personal y de sus remuneraciones, el inventario del material y de los equipos y, si

procede, el inventario de las existencias financiadas en el contexto del proyecto o Programa; 6. Preparar y establecer las solicitudes de pago de la dotación inicial (anticipo o prefinanciación), de reposición de fondos y

de cierre; 7. Velar por el cumplimiento de los principios y buenas prácticas de control interno; 8. Coordinar la gestión de personal del Programa y el trabajo realizado por los técnicos de su dependencia 9. Solicitar a través del Administrador de Anticipos el apoyo de la AT en el ámbito contable y financiero; 10. Evaluar periódicamente el desempeño de los funcionarios del Programa bajo su dependencia a fin mejorar su

desempeño, o en su defecto pedir la remoción de los mismos; 11. Generar los insumos para el sistema de seguimiento y evaluación con relación a los indicadores de gestión

administrativos y financieros en coordinación con el responsable de Planificación y Seguimiento; 12. Coadyuvar con información a la elaboración de Presupuestos – Programas, informes trimestrales, informes semestrales,

presupuestarios y demás reportes vinculados a la gestión del Programa; y 13. Otras tareas que sean requeridas por la MAA del Ministerio de Economía o el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME.

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2.5.5 Unidad de Gestión del Programa

Todo el equipo dependiente del Administrador de Anticipos y del Contable será considerado como la UGP. A continuación se presenta tanto las funciones como los perfiles profesionales para cada uno de los puestos identificados.

2.5.5.1 Asesor General Técnico Administrativo

Funciones y responsabilidades

El Asesor General Técnico Administrativo tiene como principal función apoyar las tareas de dirección, gestión y supervisión técnica y administrativa de todas las actividades desarrolladas en el Programa.

Las responsabilidades específicas son:

1. Analizar y revisar toda la documentación que sea solicitada por el Administrador de Anticipos; 2. Apoyar en la elaboración de documentos, presentaciones, borradores de documentos, solicitados por el Administrador

de Anticipos; 3. Asesorar y apoyar la coordinación del trabajo de las áreas técnicas, administrativa y de los expertos, incluida la AT; 4. Dirigir los procesos de planificación estratégica y operativa del Programa; 5. Realizar seguimiento a procesos de contratación a solicitud del Administrador de Anticipos Coordinar las actividades

desplegadas a todo el equipo técnico de la Unidad de Gestión que depende directamente del Administrador de Anticipos;

6. Analizar los informes, estudios y otros documentos técnicos y de trabajo que sean elevados a consideración del Administrador de Anticipos del Programa;

7. Dar seguimiento, en coordinación con el abogado, a la vigencia de las Fianzas de Cumplimiento generadas por la suscripción de contratos con terceros por parte del Programa;

8. Apoyar la coordinación del trabajo desplegado por las asistencias del Programa; 9. Dirigir la preparación de los Presupuestos-Programa desde el punto de vista técnico y operativo; 10. Revisar los trámites de expedientes de contratación, operaciones de gastos, ordenamiento de pagos y cobros

correspondientes a los fondos europeos y nacionales que sean puestos a consideración; 11. Colaborar en la recepción que el Administrador de Anticipos debe hacer en cuanto a suministros y servicios; 12. Verificar que los procesos vinculados con la suscripción de órdenes de pedido, contratos y convocatorias del Programa

que sean elevados a consideración del Administrador del Programa, o bien de la MAA del Ministerio de Economía, cumplan la normativa y reglamentación establecida, tanto nacional como de la Unión Europea;

13. Coordinar las actividades a ser desplegadas desde el Programa; 14. Efectuar seguimiento a los cronogramas, tareas y plazos inherentes a la Gestión del Programa; y 15. Otras tareas que sean delegadas por el Administrador de Anticipos, el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME o la MAA

del Ministerio de Economía.

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Perfil profesional

Para alcanzar el puesto se requerirá cumplir los siguientes requisitos mínimos:

Profesional Universitario (mínimo 10 años de ejercicio profesional);

Maestría en ciencias sociales o económicas deseable (no excluyente)

Experiencia comprobable en administración y gestión de recursos del Estado o/y de cooperación externa (mínima de 5 años).

Experiencia en el sector de formación para el trabajo y empleo.

Experiencia en gestión del sector público (planificación, contrataciones, ejecución, etc.)

Buena capacidad de redacción;

Experiencia en gestión por resultados (GpR)

Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de negociación;

2.5.5.2 Técnico de Comunicación y Visibilidad

El Técnico de Comunicación y Visibilidad elaborará e implementará una estrategia y planes anuales de comunicación y visibilidad del Programa en conformidad a las normas establecidas en la Guía PRAG y en el manual de comunicación y visibilidad de la Unión Europea para sus acciones exteriores.

Las responsabilidades específicas del técnico de comunicación son:

1. Elaborar el Plan Estratégico de Comunicación y Visibilidad del Programa y adecuarlo de ser necesario; 2. Elaborar Planes de Comunicación y Visibilidad anuales para implementar la estrategia; 3. Elaborar los expedientes para servicios y suministros relacionados a comunicación y visibilidad. 4. Coordinar y articular la estrategia de comunicación y visibilidad del Programa con las estrategias institucionales de los

actores vinculados al Programa; 5. Recabar, organizar y sistematizar las informaciones/noticias nacionales e internacionales de interés del Programa; 6. Coordinar eventos, talleres, conferencias y reuniones vinculados a la planificación, gestión y socialización del Programa; 7. Someter a consideración y autorización toda la documentación de publicidad y propaganda, previo a ser impresa,

estampada, montada, entre otras y que las mismas cumplan con lo establecido en el Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2011/023-514, Normativa vigente para la República de Guatemala y la Unión Europea.

8. Elaborar contenidos de materiales de comunicación y visibilidad; 9. Supervisar el diseño, elaboración y producción de materiales de comunicación y visibilidad; 10. Supervisar las consultorías contratadas por el Programa vinculadas a comunicación y visibilidad; 11. Desarrollar una biblioteca física y electrónica y mantener un registro con todo el material generado. 12. Diseñar, implementar y actualizar el sitio web del Programa en coordinación con el responsable informático del

Programa o del Ministerio de Economía; y 13. Otras tareas que sean delegadas por el Asesor General Técnico Administrativo o el Administrador de Anticipos.

Perfil profesional


Profesional Universitario en Comunicación (mínimo 7 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable en comunicación vinculada a instituciones del Estado, cooperación externa y sector privado (mínima de 5 años).

Experiencia en elaboración e implementación de planes estratégicos de comunicación institucional o de programas;


Experiencia en enfoque programático —construcción de políticas públicas— y gestión por resultados (GpR)

Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de negociación.

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2.5.5.3 Técnico de Planificación, Monitoreo y Evaluación.

El Técnico de Planificación, Monitoreo y Evaluación asegurará que los instrumentos de los procesos de planificación, monitoreo y evaluación del Programa se realicen pertinente y adecuadamente conforme a lo establecido en este manual, en la norma nacional y la norma de la Unión Europea.

Las responsabilidades específicas del responsable de planificación; monitoreo y evaluación son:

1. Asegurar que los instrumentos que se utilizan para la redacción de Presupuestos - Programa y cualquier otro proceso de Planificación –p.ej. Plan Estratégico-, sea congruente internamente (entre las diferentes áreas) y con El CF, MML; Política Nacional de Empleo y Política Nacional de Juventud-,y enmarcado en los objetivos y resultados - del Programa;

2. Apoyar el desarrollo y seguimiento de la línea de base del programa, el sistema de monitoreo y evaluación y sistematización de resultados.

3. Asegurar la alimentación de los soportes lógicos (software) que permitan resumir y sistematizar la información generada por las diferentes áreas del Programa como de entidades vinculadas, tanto para los procesos de planificación como de monitoreo;

4. Asegurar el correcto funcionamiento de esos soportes lógicos (para ello contará con el apoyo del técnico en tecnologías de la información) de forma que se puedan introducir los datos, realizar sus salidas y análisis de la información generada para la planificación y monitoreo;

5. Dar soporte y consolidar la Programación de Operaciones Anual–Presupuesto Programa, recopilando los requerimientos de cada área del Programa y unidades solicitantes, plasmados en el plan de adquisiciones de cada Presupuesto Programa.

6. Dar seguimiento al Plan Estratégico, a la MML y a los presupuestos programa; 7. Hacer el seguimiento y monitoreo al desarrollo del Programa a través de indicadores administrativos, físicos y

financieros, y a nivel de indicadores de la MML; 8. Apoyar la coordinación de las diferentes visitas de campo y misiones de monitoreo y evaluación que se realicen por

cuenta de la Unión Europea. 9. Elaborar los informes trimestrales, semestrales y anuales del Programa, con el apoyo de la AT, recolectando y

sistematizando la información de las distintas unidades; 10. Proponer ajustes a la MML en función del avance del Programa a fin de que esta matriz se constituya en un instrumento

de planificación estratégica efectivo. A la vez, proponer ajustes a los indicadores en caso de ser necesario a fin de mejorar su medición y clarificar su aporte al objetivo general; objetivos específicos e indicadores.

11. Otras tareas que sean delegadas por el Asesor General Técnico Administrativo o el Administrador de Anticipos.

Perfil profesional


Profesional Universitario en áreas sociales o económicas (mínimo 7 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable en planificación; monitoreo; sistematización y evaluación seguimiento vinculada a instituciones del Estado, cooperación externa y sector privado (mínima de 5 años).

Experiencia en elaboración e implementación de Sistemas de Monitoreo; Evaluación y Sistematización-




2.5.6 Asistente Técnico en Tecnologías de la Información

Contar con un profesional encargado(a) de desarrollar e implementar sistemas de información, administración/monitoreo de redes, plataformas y apoyo al usuario final para el desarrollo de las actividades del Programa.

Las responsabilidades específicas del asistente técnico en tecnologías de la información son:

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1. Apoyar en la elaboración de especificaciones técnicas y pliegos de licitación para la adquisición de servicios y suministros vinculados a tecnologías de información;

2. Encargarse del seguimiento y monitoreo de los sistemas de información implementados en el Programa; 3. Presentar informes semestrales sobre el estado de funcionamiento de los Sistemas de Información implementados; 4. Participar en la administración de las redes, plataformas, servidores, firewall y equipos relacionados dando un

monitoreo y accesos a la red para dar la disponibilidad oportuna dentro de políticas de restricciones y excepciones fijados;

5. Monitorear el estado y acceso de las Bases de Datos y mantener la disponibilidad continua a los usuarios finales; 6. Instalar, configurar y administrar los servidores y de clientes locales y remotos; 7. Manejar y configurarlas Herramientas en entorno Windows para la configuración de redes, como administrar servidores

de correos (p.ej. Active Directory, DNS, DHCP, Manejo de Proxy, Exchange u otros); 8. Asegurar que el Programa cuenta con las licencias adecuadas de software; 9. Supervisar, controlar y asegurar el Respaldo de Información de todos los servidores de la UGP; 10. Diseñar, programar e implementar aplicaciones para la mejora continua del Programa de Empleo Juvenil 11. Actualización de los sistemas implementados; 12. Establecimiento de políticas de seguridad informática dentro del Programa de Empleo Juvenil; 13. Garantizar el buen funcionamiento del equipo informático.

Perfil profesional


Profesional Universitario en Sistemas Informáticos (mínimo 5 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable en elaboración de plataformas digitales;

Experiencia en programación de aplicaciones en software open source.

Conocimientos de mantenimiento y reparación de computadoras.

Experiencia comprobable en manejo de redes;



2.5.7 Abogado

Contar con un profesional encargado(a) de proveer asesoramiento legal al Programa para cada uno de los actos jurídicos que se deba emprender en el marco del Plan Estratégico y de los presupuesto-programas.

Las responsabilidades específicas del abogado son:

1. Prestar asesoramiento legal al Administrador de Anticipos; 2. Asistir a los funcionarios del Programa en temas legales a fin de facilitar las tareas de seguimiento y monitoreo de la

ejecución del Programa; 3. Apoyar en las tareas de desarrollo jurídico normativo de competencia del Programa; 4. Revisar y elaborar contratos de personal, servicios y suministros; 5. Revisar y elaborar convenios interinstitucionales; 6. Generar informes técnico-jurídicos, administrativos respecto a la procedencia legal de convenios, aplicación de

normativa, proyectos de resoluciones administrativas y acuerdos gubernativos; 7. Apoyar con criterios jurídico – legales en la elaboración de los pliegos de las licitaciones del Programa y todo lo referido

a procesos de contrataciones con la normativa nacional y la normativa de UE; 8. Coordinar y/o revisar la aplicación de los reglamentos internos y procedimientos administrativos, en concordancia con

los requerimientos del Convenio de Financiación, guías, manuales y otras instrucciones existentes; 9. Coordinar las acciones legales pertinentes con el MINECO en asuntos relacionados al Programa; 10. Custodiar físicamente y realizar el seguimiento a las Fianzas de Cumplimiento generadas por la suscripción de contratos

con terceros por parte del Programa; 11. Generar las acciones y diligencias necesarias para el cobro de las Fianzas de Cumplimiento caución ante incumplimiento

de contrato;

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12. Elaborar, revisar y emitir opinión sobre Actas de Transferencia de Suministros, especialmente en la fase de cierre del Programa;

13. Asumir la defensa judicial del Programa (si fuese necesario); y 14. Otras tareas que le sean encomendadas por el Administrador de Anticipos.

Perfil profesional


Profesional Universitario en Derecho (mínimo 7 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable en derecho civil y administrativo (mínima de 3 años);

Experiencia en sector público y en proyectos con financiamiento externo;

Experiencia comprobable en adquisiciones aplicando normativa nacional (Ley de Contrataciones del Estado) o de agencias de cooperación multilateral (BID, BM, UE) o bilateral (mínima de 2 años);


Excelentes relaciones interpersonales.

2.5.8 Área Administrativa

El Área Administrativa deberá asistir y asesorar al personal del Programa, especialmente a los coordinadores de las áreas técnicas del Programa, y a otras unidades solicitantes del Programa —MINECO, MINEDUC, MINTRAB, INE, INTECAP—, en la elaboración de los TdR y expedientes de licitación de servicios y suministros, para alcanzar un buen nivel de compromiso de fondos del Programa.

El área contará inicialmente con cuatro funcionarios: (i) un técnico en adquisiciones; y (ii) un auxiliar en adquisiciones, (iii) un auxiliar en servicios generales, y (iv) un piloto y mensajero.

2.5.8.1 Técnico en Adquisiciones

El técnico en Adquisiciones será el responsable de asegurar que cada uno de los expedientes de licitación se enmarca en la normativa de la UE o bien la normativa nacional dependiendo la fuente de financiamiento. A la vez velará porque el plan de adquisiciones se cumpla de acuerdo a lo planificado.

Las responsabilidades específicas del responsable de Adquisiciones son:

1. Asesorar y apoyar al personal del Programa en los procesos de contratación y en la elaboración de los pliegos; 2. Supervisar que todos los pliegos de licitación –en el ámbito administrativo- se ajustan a los procedimientos y normas de

la Comisión Europea y norma nacional; 3. Presentar informes de forma periódica sobre el estado de todos los procesos de adquisiciones al Administrador de

Anticipos y a el Contable de Anticipos del Programa; 4. Capacitar al personal del Programa encargado de preparar expedientes de licitación sobre la normativa de la UE y

normativa nacional y la elaboración de pliegos completos de licitación; 5. Verificar que los expedientes para adquisiciones como también los procesos mismos de adquisiciones se enmarcan

plenamente en la normativa de la UE y nacional en cuanto a las normas de adquisiciones; 6. Documentar todas las consultas realizadas a la DUE relativas a los procesos de adquisiciones; 7. Preparación de la documentación vinculada a los procesos de adquisiciones, con el apoyo de la AT, para ser enviada a la

DUE para su no objeción; 8. Coordinar con el especialista administrativo financiero de la Delegación de la UE los temas administrativos y financieros. 9. Informar al Administrador de Anticipos sobre la calidad de preparación de los expedientes de licitación tanto por parte

de las áreas solicitantes como de la AT; 10. Coordinar con el responsable de Planificación; Monitoreo Y Evaluación para el seguimiento regular de los procesos de

contrataciones y sugerir ajustes en caso de evidenciarse retrasos importantes entre la planificación y la capacidad de comprometer los fondos;

11. Prevenir y alertar al Administrador de Anticipos y Contable de Anticipos sobre los tiempos requeridos para comprometer fondos antes del N+3 a fin de asegurar un buen nivel de compromiso financiero; y

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12. Otras tareas que sean delegadas por el Asesor General Técnico Administrativo o el Administrador de Anticipos.

Perfil profesional


Profesional Universitario (mínimo 7 años de ejercicio profesional);


Experiencia en sistemas de seguimiento;



2.5.8.2 Asistente en Adquisiciones

El asistente en adquisiciones deberá apoyar al técnico en adquisiciones en la preparación de expedientes de licitación y el acompañamiento de los procesos de contratación.

Las responsabilidades específicas del asistente en adquisiciones son:

1. Asesorar y apoyar al personal del Programa en los procesos de contratación y en la elaboración de los pliegos; 2. Verificar que todos los pliegos de adquisiciones y procesos de adquisiciones–en el ámbito administrativo- se ajustan a los

procedimientos y normas de la Comisión Europea y norma nacional; 3. Realizar cotizaciones de bienes, obras y servicios, requeridos por las unidades solicitantes (cuando corresponda); 4. Elaborar cuadros comparativos de cotizaciones para las compras menores que sean requeridas (cuando corresponda); 5. Elaborar órdenes de pedido (cuando corresponda); 6. Llevar control sobre los procesos de contratación; 7. Hacer seguimiento a los comités de evaluación de procesos de contratación; 8. Realizar los actos administrativos de los procesos de contrataciones (control de la entrega de cartas de invitación,

recepción de sobres, etc.); 9. Otras tareas que sean delegadas por el Técnico en Adquisiciones o el Asesor General Técnico Administrativo.

Perfil profesional


Graduado de Nivel medio con estudios universitarios en las áreas económicas o de abogado y notario, (mínimo 3 años de ejercicio profesional);




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2.5.8.3 Auxiliar en Servicios Generales

El auxiliar en servicios generales deberá encargarse de que las oficinas se constituyan en espacios agradables de trabajo y brindar apoyo logístico al equipo del Programa en sus actividades diarias.

Las responsabilidades específicas del auxiliar en servicios generales son:

1. Apoyar en el mantenimiento adecuado de las instalaciones que ocupa el programa. 2. Velar por que el personal y las personas que visitan las instalaciones cuenten con la atención y protocolo necesario. 3. Informar semanalmente de las necesidades de insumos para el área de cafetería. 4. Informar semanalmente sobre los insumos de limpieza necesarios para el mantenimiento de las instalaciones. Registrar

el manejo y disposición de los bienes de uso, en los formularios aprobados para tal efecto; 5. Cumplir con el plan de mantenimiento diario de las instalaciones. 6. Apoyo logístico al Programa para eventos donde se requiera atención y protocolo.

Perfil profesional


Cursado ciclo básico

Conocimiento de mantenimiento de instalaciones, limpieza de oficinas.

Puntualidad

Amable y de trato cordial

Disposición de servicio.

2.5.9 Área de Generación de Oportunidades de Empleo Decente

El Área de Generación de Oportunidades de Empleo Decente debe apoyar la gestión de las actividades priorizadas en el marco del componente 1 del Programa. El área contará inicialmente con un funcionario y podrá ser ampliado a requerimiento del Administrador de Anticipos de acuerdo al Plan Estratégico y los presupuestos programa de plena ejecución.

2.5.9.1 Técnico en Generación de Oportunidades de Empleo Decente

Contar con un responsable de la ejecución del componente de ejecución de oportunidades de empleo decente del Programa.

Sus responsabilidades específicas como área operativa son:

1. Planificar, programar, asesorar y monitorear el cumplimiento de los resultados y actividades relacionados al componente de Generación de oportunidades de empleo para jóvenes del Programa;

2. Asesorar a actores públicos, privados, academia y sociedad civil en el tema de generación de oportunidades de empleo énfasis en jóvenes;

3. Documentar los resultados alcanzados en el componente; 4. Asesorar y dar seguimiento a las demandas de los socios del Programa; 5. Apoyar en la elaboración de Términos de referencia, acompañar los procesos de contratación, ejecutar, dar seguimiento

o supervisar la implementación de las actividades previstas. 6. Apoyar en la realización de talleres y reuniones relacionadas a la implementación de las actividades del Programa; 7. Elaborar informes de avance periódicos; 8. Asegurar la coordinación y articulación del componente del Programa con las Políticas Públicas, Programas y Proyectos

de Cooperación y Asistencia Técnica en materia de empleo, empleo juvenil y otras iniciativas relacionadas; 9. Apoyar en la construcción de la política nacional de empleo para jóvenes; 10. Asistir a las reuniones del equipo, requeridas para el buen funcionamiento del Programa 11. Preparar y presentar al Administrador del Programa para su aprobación los informes que sean requeridos. 12. Velar por que todos los documentos relevantes generados por el componente a su cargo sean digitalizados y cumplan

con las disposiciones de la ley de acceso a la información pública y las disposiciones legales nacionales y de la Unión Europea;

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13. Velar porque las actividades del programa incorporen la visibilidad requerida por el Gobierno y la UE; 14. Supervisar la calidad de los productos de la Asistencia Técnica vinculados a su componente; 15. Elaborar los pliegos de licitación para el inicio de los procesos de contratación en su condición de unidad solicitante; 16. Supervisar y dar seguimiento a las actividades y servicios contratados bajo la responsabilidad del área; 17. Hacer seguimiento al aporte del área a los resultados del Programa establecidos en la MML; 18. Otras tareas que sean delegadas por el Administrador de Anticipos o el Asesor General Técnico Administrativo.

Perfil profesional


Profesional Universitario en área social o económica (mínimo 7 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable con el sector público, privado o académico en temas relacionados a generación de oportunidades de empleo (mínima de 5 años).



Capacidad de trabajo en equipo

Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de negociación;

2.5.10 Área de Formación para el Trabajo

El área tendrá la responsabilidad de la implementación del componente de formación para el trabajo del Programa. El área contará inicialmente con un funcionario y podrá ser ampliado a requerimiento del Programa de acuerdo al Plan Estratégico y los presupuestos programa de plena ejecución.

2.5.10.1 Técnico en Formación para el Trabajo

Contar con un técnico en formación para el trabajo que esté a cargo de la implementación de todas las actividades vinculadas a dicho componente del Programa.

Sus responsabilidades específicas como área operativa son:

1. Planificar, programar, asesorar y monitorear el cumplimiento de los resultados y actividades relacionados al componente de Creación y Mejoramiento de Capacidades Técnicas en Preparación para el Trabajo para jóvenes del Programa;

2. Asesorar a actores públicos, privados, academia y sociedad civil en el tema de Creación y/o Mejoramiento de Capacidades Técnicas en Preparación para el Trabajo.

3. Documentar los resultados alcanzados en el componente; 4. Asesorar y dar seguimiento a las demandas de los socios del Programa; 5. Apoyar en la elaboración de Términos de referencia, acompañar los procesos de contratación, ejecutar, dar seguimiento

o supervisar la implementación de las actividades previstas. 6. Apoyar en la realización de talleres y reuniones relacionadas a la implementación de las actividades del Programa; 7. Elaborar informes de avance periódicos; 8. Asegurar la coordinación y articulación del componente del Programa con las Políticas Públicas, Programas y Proyectos

de Cooperación y Asistencia Técnica en materia de Formación para el Trabajo y otras iniciativas relacionadas; 9. Apoyar en la construcción de la política nacional de empleo para jóvenes; 10. Asistir a las reuniones del equipo, requeridas para el buen funcionamiento del Programa 11. Preparar y presentar al Administrador del Programa para su aprobación los informes que sean requeridos. 12. Velar por que todos los documentos relevantes generados por el componente a su cargo sean digitalizados y cumplan

con las disposiciones de la ley de acceso a la información pública y las disposiciones legales nacionales y de la Unión Europea;

13. Velar porque las actividades del programa incorporen la visibilidad requerida por el Gobierno y la UE; 14. Supervisar la calidad de los productos de la Asistencia Técnica vinculados a su componente; 15. Elaborar los pliegos de licitación para el inicio de los procesos de contratación en su condición de unidad solicitante; 16. Supervisar y dar seguimiento a las actividades y servicios contratados bajo la responsabilidad del área;

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17. Hacer seguimiento al aporte del área a los resultados del Programa establecidos en la MML; 18. Otras tareas que sean delegadas por el Administrador de Anticipos o el Asesor General Técnico Administrativo.

Perfil profesional



Experiencia comprobable con el sector público, privado o académico en temas relacionados a formación para el trabajo (mínima de 5 años).


Experiencia en enfoque programático —construcción de políticas públicas— y gestión por resultados (GpR);

Capacidad de trabajo en equipo;


2.5.11 Área de Apoyo al Sistema Nacional de Empleo

El área tendrá la responsabilidad de la implementación del componente de apoyo al Sistema Nacional de Empleo. El área contará inicialmente con un funcionario y podrá ser ampliado a requerimiento del Programa de acuerdo al Plan Estratégico y los presupuestos programa de plena ejecución.

2.5.11.1 Técnico en Apoyo al Sistema Nacional de Empleo

Contar con un responsable de la ejecución del componente de apoyo al Sistema Nacional de Empleo.

Sus responsabilidades específicas son:

Planificar, programar, asesorar y monitorear el cumplimiento de los resultados y actividades relacionados al componente de Marco Institucional para un Sistema Nacional de Empleo para Jóvenes.

Asesorar a actores públicos, privados, academia y sociedad civil en el tema de Marco Institucional para un Sistema Nacional de Empleo para Jóvenes.

Documentar los resultados alcanzados en el componente;

Asesorar y dar seguimiento a las demandas de los socios del Programa;

Apoyar en la elaboración de Términos de referencia, acompañar los procesos de contratación, ejecutar, dar seguimiento o supervisar la implementación de las actividades previstas.

Apoyar en la realización de talleres y reuniones relacionadas a la implementación de las actividades del Programa;

Elaborar informes de avance periódicos;

Asegurar la coordinación y articulación del componente del Programa con las Políticas Públicas, Programas y Proyectos de Cooperación y Asistencia Técnica en materia de Formación para el Trabajo y otras iniciativas relacionadas;

Apoyar en la construcción de la política nacional de empleo para jóvenes;

Asistir a las reuniones del equipo, requeridas para el buen funcionamiento del Programa

Preparar y presentar al Administrador del Programa para su aprobación los informes que sean requeridos.

Velar por que todos los documentos relevantes generados por el componente a su cargo sean digitalizados y cumplan con las disposiciones de la ley de acceso a la información pública y las disposiciones legales nacionales y de la Unión Europea;

Velar porque las actividades del programa incorporen la visibilidad requerida por el Gobierno y la UE;

Supervisar la calidad de los productos de la Asistencia Técnica vinculados a su componente;

Elaborar los pliegos de licitación para el inicio de los procesos de contratación en su condición de unidad solicitante;

Supervisar y dar seguimiento a las actividades y servicios contratados bajo la responsabilidad del área;

Hacer seguimiento al aporte del área a los resultados del Programa establecidos en la MML;

Otras tareas que sean delegadas por el Administrador de Anticipos o el Asesor General Técnico Administrativo.

Perfil profesional

26 | P á g i n a



Experiencia comprobable con el sector público, privado o académico en temas relacionados a construcción de políticas públicas (mínima de 5 años). Generación de plataformas de diálogo, redes, alianzas públicas-privadas.

Haber estado vinculado a temas de empleo





2.5.12 Área Contable y Financiera

El Área Contable y Financiera depende del Contable de Anticipos. Esta estará conformada por cuatro puestos: (i) Asesor Financiero Contable, (ii) Contador General, (iii) Auxiliar Contable, y (iv) Auxiliar de Archivos y Recursos Humanos.

2.5.12.1 Asesor Financiero Contable

Contar con un profesional que asesore al Contable del Programa y apoye en el registro y control de las operaciones contables, financieras y patrimoniales; registro, control y seguimiento de la ejecución del Presupuesto y la disponibilidad de efectivo del Programa.

Sus responsabilidades específicas son:

1. Planificar, programar, coordinar, supervisar y monitorear las actividades financieras del Programa y someterlo a aprobación;

2. Asegurar una correcta administración financiera del programa; 3. Implementar los controles internos razonables, para un eficiente y transparente uso de los fondos y recursos del

Programa; 4. Aplicar correctamente los procedimientos, reglas, normas y leyes tanto de la Unión Europea como del Estado de

Guatemala en la ejecución del Programa; 5. Apoyar la implementación del Programa con miras a cumplir los objetivos y resultados esperados; 6. Someter a consideración y autorización toda la documentación operacional, técnica y financiera del programa;

planes operativos, informes, presupuestos, expedientes de licitación para la adquisición de bienes, servicios y obras, contratos, órdenes de pago, entre otras y que las mismas cumplan con lo establecido en el Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2011/023-514, Normativa vigente para Guatemala y la Unión Europea;

7. Preparación de informes financieros para la UE y el Ministerio de Economía. 8. Dar seguimiento a las recomendaciones de las auditorías del Programa; 9. Preparar los informes que sean requeridos o que estén establecidos en el convenio de financiación y en el marco de

la legislación nacional; 10. Apoyar en todas las actividades relacionadas con el cierre del programa; 11. Elaborar y mantener actualizados, manuales de normas y procedimientos administrativos financieros que faciliten la

ejecución de las actividades del programa y someterlos a la aprobación por parte del Contable de Anticipos y Administrador de Anticipos;

12. Velar por que todos los documentos relevantes generados por el programa sean digitalizados y cumplan con las disposiciones de la ley de acceso a la información pública y las disposiciones legales nacionales y de la Unión Europea;

13. Velar por que todos los bienes y equipos adquiridos sean debidamente registrados en los inventarios correspondientes de cada beneficiario.

14. Revisar y analizar los Estados Financieros del Programa; 15. Velar por que sean Contabilizadas las operaciones contables, financieras y patrimoniales del Programa, en el

paquete contable; 16. Velar por el cumplimiento de las Regularizaciones de las operaciones contables; 17. Revisar la documentación de respaldo de todas las operaciones contables, presupuestarias, financieras y

patrimoniales que se generan en el Programa;

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18. Verificar por que sean Elaboradas conciliaciones Bancarias (si corresponde); 19. Verificar las certificaciones presupuestarias; 20. Verificar la correcta aplicación del gasto en los - comprobantes de ejecución presupuestaria; 21. Efectuar seguimiento a los trámites presupuestarios; 22. Coadyuvar en la elaboración del Presupuesto del Programa ante las instancias pertinentes; 23. Velar por la actualización del registro presupuestario-contable del sistema de contabilidad integrada –SICOIN del

Programa; 24. Elaborar la programación presupuestaria con base a la planificación del Programa; 25. Seguimiento y monitoreo presupuestario de las actividades programadas; 26. Análisis del presupuesto con respecto a la estructura programática y la programación operativa; 27. Apoyo en el análisis de los Estados Financieros del Programa; 28. Preparar la información que sea requerida por las Auditorias previstas. 29. Otras tareas designadas por el Contable de Anticipos del Programa.

Perfil profesional


Profesional Universitario en área económica o financiera (mínimo 8 años de ejercicio profesional);

Experiencia comprobable en gestión financiera de recursos de cooperación bilateral o multilateral (mínima de 3 años).

Experiencia en Gestión y ejecución presupuestaria con SEGEPLAN y Ministerio de Finanzas;

Experiencia en Gestión Pública y procedimientos del Estado (Reglamentos de control interno, contraloría, )

Conocimiento del Sistema Integrado de Contabilidad –SICOIN-, Sistema de Gestión –SIGES- y de software para registro y control contable.


Experiencia en la formulación del Plan Operativo Anual orientado a resultados.




2.5.13 Contador General

El contador general será responsable de las actividades de contabilidad del Programa para una adecuada gestión financiera.

Sus funciones específicas son:

1. Planificar, programar, coordinar y supervisar las actividades de la Contabilidad General; 2. Registrar en el Sistema Contable todos los movimientos que requieran erogación; 3. Implementar conjuntamente con el Asesor Contable los controles internos razonables, para un eficiente y

transparente uso de los fondos y recursos del Programa; 4. Revisar los descargos por concepto de entrega de fondos en avance, anticipo de viáticos y gastos menores de caja

chica; 5. Contabilizar las operaciones contables, financieras y patrimoniales del Programa, en el paquete contable para tal

efecto; 6. Elaborar informes mensuales dirigidos al Contable de Anticipos; 7. Aplicar correctamente los procedimientos, reglas, normas y leyes tanto de la Unión Europea como del Estado de

Guatemala en la ejecución del Programa; 8. Coordinar y dirigir la implementación del Programa con miras a cumplir los objetivos y resultados esperados; 9. Someter a consideración y autorización toda la documentación operacional, técnica y administrativa del programa;

planes operativos, informes, presupuestos, órdenes de pago, entre otras y que las mismas cumplan con lo establecido en el Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2011/023-514, Normativa vigente para Guatemala y la Unión Europea.

10. Apoyar en la coordinación, supervisión y control de los aspectos administrativos relacionados con el personal del programa.

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11. Velar por que todos los bienes y equipos adquiridos sean debidamente registrados en los inventarios correspondientes de cada beneficiario.

12. Responsable de efectuar la selección, clasificación y archivo físico y electrónico de toda la documentación del Programa y responsable de Almacenes y Activos Fijos y del control de los RRHH de la UGP. Esto implica:

a. Ordenar física y electrónicamente la documentación del Programa; b. Clasificar física y electrónicamente la documentación del Programa según distintos criterios:

naturaleza (técnica, administrativa, correspondencia, etc.), sector económico, tipo de proyecto de inversión, grado de ejecución, factibilidad, fuentes de financiamiento, beneficiarios, etc.;

c. Codificar física y electrónicamente la documentación del Programa; d. Sistematizar el archivo de la documentación física y electrónica generada por el Programa; e. Archivar la documentación del Programa; f. Apoyar en el cierre de los servicios contratados por el Programa; g. Brindar apoyo en tareas administrativas del Programa; h. Elaborar y actualizar continuamente los files del personal del Programa; i. Procesar los honorarios del personal del Programa; j. Proporcionar información requerida por auditoría interna y externa; k. Elaborar reportes valorados y de existencia de inventarios mensuales, trimestrales y anuales; y l. -

13. Otras tareas designadas por el Asesor Financiero Contable o el Contable de Anticipos del Programa.

Perfil profesional


Profesional Universitario en área económica o financiera (mínimo 5 años de ejercicio profesional);

Registro vigente ante la Administración Tributaria –SAT- para poder firmar Estados Financieros. Maestría en políticas públicas, gestión de proyectos, Del o temas afines (no excluyente);

Experiencia comprobable en registro y control de recursos del Estado o de la cooperación internacional (mínima 3 años).






2.5.13.1 Auxiliar Contable

El auxiliar contable deberá apoyar al contador general y al asesor contable a fin de precautelar el principio de segregación de funciones.


1. Auxiliar en la revisión de los expedientes que se tramiten para pago. 2. Auxiliar en la actualización del control presupuestario del programa. 3. Auxiliar en la preparación de informes financieros para la UE y el Ministerio de Economía. 4. Implementar conjuntamente con el Contable General y el Asesor Financiero Contable los controles internos razonables,

para un eficiente y transparente uso de los fondos y recursos del Programa. 5. Aplicar correctamente los procedimientos, reglas, normas y leyes tanto de la Unión Europea como del Estado de

Guatemala en la ejecución del Programa. 6. Auxiliar al Contador General en la implementación del Programa con miras a cumplir los objetivos y resultados

esperados. 7. Llevar un control de los activos fijos del Programa, debidamente identificados. 8. Auxiliar en la preparación de la información que sea requerida por las Auditorias previstas. 9. Llevar un control de cuenta corriente de los recursos de la Unión Europea y de la contrapartida. 10. Actualizar la base de datos del tipo de cambio del Euro para el control de pagos efectuados con recursos de la UE.

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11. Auxiliar en la digitación de los documentos generados por el programa para sean digitalizados y cumplan con las disposiciones de la ley de acceso a la información pública y las disposiciones legales nacionales y de la Unión Europea.

12. Auxiliar en el etiquetado e identificación de los bienes y equipos adquiridos sean debidamente registrados en los inventarios correspondientes de cada beneficiario.

13. Otras tareas designadas por el Contable General o el Asesor Financiero Contable del Programa.

Perfil profesional


Título de Nivel Diversificado de Perito Contador (mínimo 3 años de ejercicio en áreas contables);

Registro vigente ante la Administración Tributaria –SAT-.

Experiencia comprobable en registro y control de recursos del Estado o de la cooperación internacional (mínima 1 año).



Conocimiento en procedimientos y gestiones ante las diferentes instituciones de Gobierno (Ministerio de Finanzas y SEGEPLAN)

Excelentes relaciones interpersonales

2.5.14 Área de asistencia técnica Internacional –ATI-

El objetivo general del área de AT es asesorar al Programa y a las instituciones que tienen a su cargo acciones en la implementación del mismo, en la planificación y gestión del Programa. El área tiene una dependencia directa del Administrador de Anticipos.

El área de AT tiene previsto un equipo de consultores de corto y largo plazo que debe responder y adecuarse a las necesidades del Programa. Su accionar estará enmarcado en los requerimientos realizados por el MINECO, específicamente el Comité Director que serán canalizadas a través del Administrador de Anticipos.

El enfoque de la AT deberá recoger las lecciones aprendidas y estrategias señaladas en los documentos:

“Reforma de la cooperación técnica y las unidades de ejecución de proyectos en la ayuda exterior proporcionada por la Comisión Europea. Una Estrategia Central”. http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/backbone_strategy_on_tc_pius_final_es.pdf

“Haciendo la Cooperación Técnica más Eficaz“ http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/guidelines_on_tc_finale_es.pdf.

Estos documentos ponen especial énfasis en el rol de la AT vinculado a:

Desarrollo de capacidades para organizaciones e individuos;

Provisión de asesoría técnica especializada de políticas;

Apoyo a la preparación y planificación; y

Apoyo a la Implementación –incluyendo las tareas de monitoreo y evaluación-.

El equipo de asistencia técnica está conformado por tres expertos largo plazo.

Con relación la gestión estratégica: Deberá velar por que el programa contribuya a los objetivos para los cuales ha sido gestionado, impulsando a la UGP, a los tres Ministerios y demás actores vinculados a avanzar en la construcción e implementación dela Política Nacional de Empleo y Política Nacional de Juventud-en lo relacionado a la formación para el trabajo y la generación de oportunidades de empleo con énfasis en Jóvenes en Guatemala.

Con relación a la gestión operativa del Programa (gestión físico y financiera): Hasta el cumplimiento del N+3 su principal tarea será el de asesorar, apoyar y asistir al Programa para el compromiso de fondos a través de contratos enfocados al cumplimiento

http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/backbone_strategy_on_tc_pius_final_es.pdf


http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/guidelines_on_tc_finale_es.pdf



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de los resultados y objetivos del Programa. Pasado el N+3 sus tareas se concentraran en la generación de capacidades y apoyo para una oportuna ejecución del Programa, además de establecer acciones vinculadas a la sostenibilidad de las iniciativas promovidas por el Programa.


Desarrollo de capacidades a nivel de los actores públicos y privados vinculados al Programa. o Elaborar planes de acción de mejora para la operativización del Programa y de sus servicios. o Apoyar la implementación de dichos planes de acción; y o Elaborar cursos de formación con personal especializado vinculado a la gestión y los objetivos del

Programa.

Provisión de asesoría técnica especializada de políticas. o Asesorar a la Unidad de Gestión en todos los aspectos técnicos de ordenamiento y planificación, desarrollo

de estudios y asistencia técnica para la construcción de la política pública, la generación de capacidades en formación para el trabajo y en la generación de oportunidades para el empleo;

o Apoyar para una adecuada transversalización de los enfoques priorizados por el programa; o Ayudar a coordinar acciones con instituciones y proyectos de cooperación con el fin de propiciar la

generación de alianzas y sinergias en la ejecución del Programa; y o Apoyar al Programa a requerimiento expreso del Asesor General Técnico, el Contable de Anticipos o el

Administrador de Anticipos.

Apoyo a la preparación y planificación del Programa. o Apoyar en la elaboración de los Presupuestos - Programas, para que los mismos se constituyan en

verdaderos instrumentos operativos de planificación, organización y seguimiento de todas las actividades del Programa, asegurando su correcta ejecución e integración en los componentes definidos. Esto incluye necesariamente:

Determinar el calendario provisional de ejecución. Elaborar el presupuesto detallado y el plan de financiación. Elaborar las Disposiciones Técnicas y Administrativas (DTA) del presupuesto-Programa. Preparar el Programa de acción detallado.

o Revisar la MML y apoyar la elaboración de línea base del Programa; y o Apoyar en la elaboración del Plan Estratégico del Programa de forma participativa con los actores

involucrados.

Apoyo a la Implementación del Programa –incluyendo las tareas de monitoreo y evaluación-. o Apoyar a la Unidad de Gestión en el mejoramiento continuo de las relaciones interinstitucionales con los

actores del Programa; o Proponer ajustes para mejorar los niveles de compromiso y ejecución del Programa y mejora de los

resultados; o Asesorar y elaborar –a solicitud expresa del Administrador de Anticipos- pliegos de licitación; o Supervisar que todos los pliegos de licitación –en el ámbito administrativo- se ajustan a los procedimientos

y normas de la Comisión Europea; o Orientar y apoyar la estrategia de información, visibilidad y comunicación del Proyecto para garantizar la

circulación de la información, el posicionamiento y la visibilidad del Programa en el marco del “Manual de comunicación y visibilidad de la Unión europea en las acciones exteriores”;

o Preparar y coordinar las misiones de asistencia técnica de corto plazo; o Apoyar en la actualización de los Presupuesto-Programa y los informes de avances técnicos y financieros; o Asesorar al Administrador de Anticipos para que éste pueda canalizar ante la DUE inquietudes surgidas en

la implementación del Programa; o Apoyar las labores de implementación y desarrollo del sistema de seguimiento y evaluación; y o Apoyar cada una de las tres áreas operativas del Programa.

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3 Gestión Estratégica

3.1 Ciclo de Proyecto

Puesto que el Programa tiene una duración determinada, un presupuesto asignado y resultados a alcanzar definidos es preciso que la gestión estratégica se enmarque bajo el enfoque de ciclo de proyecto. Este ciclo de proyecto puede ser interpretado tanto a nivel de todo el Programa como también para cada uno de los Presupuesto Programa.

La Segunda Mesa Redonda sobre Mejoramiento en la Medición, Monitoreo y Gestión para Obtener Resultados en el Desarrollo, realizada en Marrakech, Marruecos, en febrero de 2004, finalizó con un acuerdo sobre un grupo de principios fundamentales de la GpRD:

Centrar el diálogo en los resultados en todas las fases del proceso de desarrollo.

Alinear la programación, el monitoreo y la evaluación con los resultados.

Mantener la medición y la información sencillas.

Gestionar para, no por, resultados.

Usar la información de resultados para aprender y para la toma de decisiones.

Estos principios fueron retomados dentro de la Declaración de Paris (DdP), realizada en 2005. Guatemala es país

firmante de dicha declaración.

El enfoque de ciclo de proyectos se encuentra detallado dentro del documento: Líneas Directrices Gestión del Ciclo de Proyectos (marzo 2004) de la Comisión Europea.

3.2 Planificación y Programación

La Planificación y Programación debe ser entendida en dos niveles: a nivel del Programa y a nivel de cada uno de los PP.

Puesto que el sector cuenta con una Política Nacional de Empleo y una política Nacional de Juventud-, el Programa se constituye en un instrumento, bajo el enfoque programático (SWAp), para apoyar la implementación de dichas políticas.

En este sentido el Programa debe contar con un Plan Estratégico para su implementación, a fin de que el mismo permita visibilizar sus líneas estratégicas, la población meta a alcanzar, resultados, efectos e impacto que podría generar, sabiendo a priori que los desafíos tanto de formación para el trabajo como generación de empleo, superan ampliamente al alcance de este Programa. De este ejercicio se espera revisar la MML y los indicadores plasmados en el Programa de acuerdo a lo establecido en las DTA del CF.

3.2.1.1 Plan Operativo Global / Plan Estratégico

Durante el primer semestre de 2013 el Programa, con el apoyo de la AT, elaborará un documento de visión estratégica que permita al Programa plasmar las acciones para toda la fase de implementación. Este documento deberá ser aprobado por el Comité de Dirección y oficializado a través de un instrumento normativo -resolución administrativa u otro instrumento- por parte del MEE-.

El contar con este tipo de documento, permitirá al Programa no sólo evidenciar su nivel de avance con relación a una planificación global (Plan Estratégico), sino también dar un uso eficiente al recurso humano como también determinar hitos para la transferencia de capacidades y responsabilidades desde la UGP a favor de las instituciones vinculadas al Programa.

planificación y programación

preparación y arranque

ejecución

cierre

evaluación

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3.2.1.2 Instrumentos base de Programación

Tanto el PP01 como el PP02 se constituyen en los instrumentos de planificación operativa y financiera del Programa. Es en la preparación de estos dos documentos donde se establecerá el enfoque de intervención y el alcance esperado en cada uno de los diferentes componentes del Programa. En este sentido, los procesos de planificación de los presupuesto programa deberán realizarse de forma participativa y con la suficiente anticipación.

Se considera prudente iniciar el proceso de preparación del presupuesto programa por lo menos 3 meses antes de la fecha de cierre del presupuesto programa vigente a fin de que se tenga todos los elementos y la claridad necesaria para planificar presupuestos programa con un buen nivel de certeza sobre lo que se pretende alcanzar como también de los recursos materiales y no materiales implicados.

A partir del PP3 y durante el PP de cierre la programación debe estar enfocada en: (i) asegurar una buena ejecución del Programa enmarcada en los resultados; (ii) asegurar una transferencia escalonada de las capacidades generadas a favor de las contrapartes institucionales del Programa; y (iii) desarrollar mecanismos y generación de capacidades para que desde El Estado, el sector privado y las organizaciones de la sociedad civil se pueda dar sostenibilidad a las iniciativas impulsadas por el Programa.

3.3 Seguimiento

El sistema de seguimiento (control, monitoreo, evaluación) puede o no estar integrado al sistema de administración financiera. Lo importante de este sistema es que permita tener dos mecanismos de seguimiento: Uno a nivel interno de la UGP para tener una adecuada gestión administrativa, física y financiera del Programa a través de hitos y que el mismo permita la generación de reportes automatizados (no manuales). Y la segunda hacia fuera que permita evaluar los resultados, efectos e impactos generados.

En este sentido se plantea tres ámbitos o niveles de análisis para el seguimiento:

i. Los indicadores de la MML del Programa; ii. Los presupuestos-Programa; y

iii. Cada uno de los proyectos individuales de inversión inscritos dentro del Presupuesto - Programa y/o ejecutados a través de compromisos específicos.

3.3.1 Seguimiento a los indicadores de la MML del Programa

Dadas las dificultades para medir los indicadores de la MML del Programa establecidos en el Convenio de Financiamiento, se hizo un ejercicio de clarificación de los mismos en el marco del PP0, ejercicio que todavía debe ser fortalecido en función de la factibilidad de contar con las fuentes para su medición tanto para la evaluación intermedia y evaluación final.

El Programa preverá un mecanismo a partir del cual se pueda dar seguimiento a través de los contratos al avance de cada uno de los indicadores de resultado. En el marco del PP00 se elaborará una línea de base como insumo para el seguimiento y evaluación.

El Programa a través de la unidad de Planificación y Seguimiento será la encargada de sistematizar los avances con relación a los indicadores intermedios y finales de resultado. Este ejercicio deberá ser llevado a cabo de forma semestral.

3.3.2 Seguimiento físico financiero de los presupuestos-Programa

Para los Presupuestos-Programa se tendrá los siguientes indicadores de seguimiento:

Nivel de ejecución financiera / nivel de programación financiera del PP, por resultado.

Nivel de ejecución física / nivel de programación física del PP, por resultado.

Nivel de ejecución financiera / nivel de programación financiera del PP general.

Nivel de ejecución física / nivel de programación física del PP general.

Nivel de inversión / Gasto de funcionamiento.

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3.3.3 Seguimiento de los proyectos individuales

Para los contratos, siguiendo el ciclo de proyectos, se dará seguimiento al cumplimiento de los siguientes hitos de cada uno de los contratos (servicios, suministros):

Inicio del proceso.

Firma de contrato.

Orden de inicio.

Informe final.

Informe final aprobado

Cierre de contrato.

En cuanto al nivel de avance físico y financiero, el sistema deberá permitir contar con información en línea sobre el avance físico y financiero de cada uno de los proyectos de inversión. En el seguimiento de cada uno de los proyectos de inversión se tomará en cuenta los siguientes indicadores de seguimiento:

3.3.3.1 Indicadores administrativos

A nivel de servicios y suministros:

Cantidad de contratos del PP con proceso de contratación iniciado / Cantidad total de contratos del PP.

Cantidad de contratos del PP adjudicados / Cantidad de contratos del PP iniciados sus procesos de contratación.

Cantidad de contratos del PP contratados / Cantidad de contratos del PP adjudicados.

Cantidad de contratos del PP con orden de inicio / Cantidad de contratos del PP contratados.

Cantidad de contratos del PP con entrega provisional / Cantidad de contratos del PP en ejecución.

Cantidad de contratos del PP con entrega definitiva / Cantidad de contratos del PP en entrega provisional.

Cantidad de contratos del PP con cierre / Cantidad de contratos del PP en entrega definitiva.

3.3.3.2 Indicadores Financieros

A nivel de servicios y suministros:

Cantidad de contratos con un nivel de ejecución física financiera con un retraso menor al 20%.

Cantidad de contratos con un nivel de ejecución física financiera con un retraso entre 20% y 50%.

Cantidad de contratos con un nivel de ejecución física financiera con un retraso mayor al 50%.

Las fichas de seguimiento operativo de contrato y la migración de la misma a una base de datos y los reportes a ser generados (por resultado, por tipo de contrato, por área, etc.) se constituyen en los instrumentos base de seguimiento administrativo financiero. Dado el tamaño de Programa estos datos pueden inicialmente ser migrados de forma manual y posteriormente desarrollarse un sistema más automatizado de migración de datos y reportes.

3.3.4 Niveles e instancias de seguimiento

Se prevé dos niveles de seguimiento al Programa:(i) al desempeño administrativo, físico y financiero; y (ii) al avance de los resultados del Programa (indicadores de la MML).

3.3.5 Instancias de coordinación del Programa

Se establecerán reuniones de coordinación a fin de mejorar el desempeño del Programa.

Nivel 1. Reuniones de área (áreas técnicas, administrativa y financiera) – convocadas por el coordinador de cada área. o Objetivo:

Evaluar el desempeño del área con relación a lo Programado Programar y asignar tareas dentro del área.

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Nivel 2. Reuniones directivas–convocadas por el Administrador de Anticipos o en su defecto por el Asesor General del Administrador de Anticipos. Participaran las personas convocadas por el Administrador.

o Objetivo:

Evaluar el desempeño del Programa con relación a lo Programado en lo operativo y lo estratégico. Priorizar acciones y asignar tareas.

Nivel 3. Reuniones con el Comité Técnico Interinstitucional – convocadas por el Administrador de Anticipos. o Objetivo:

Informar de los avances del Programa. Retroalimentar la programación. Obtener intercambio técnico para las área claves del programa

Nivel 4. Reuniones con el Comité de Dirección — convocada por el Viceministro de Desarrollo de la MIPYME. o Objetivo:

Informar de los avances del Programa. Retroalimentar la programación estratégica.

Reuniones con la DUE – A solicitud del Viceministro de Desarrollo de la MIPYME, el Administrador de Anticipos o el Contable.

o Objetivo: Informar de los avances del Programa. Priorizar acciones. Retroalimentar la programación. Discutir aspectos de la gestión del Programa.

3.3.6 Informes de seguimiento

El Programa contará con informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

3.3.6.1 Informes mensuales

Los informes mensuales corresponden a informes de actividades de avance de la programación mensual en cada uno de los niveles operativos del Programa.

Estos informes deberán ser entregados al responsable inmediato superior dando cuenta de las actividades realizadas y de una propuesta de planificación de actividades para el siguiente mes.

3.3.6.2 Informes trimestrales

Los informes trimestrales corresponden a informes de actividades de avance de los presupuestos-Programa.

Cada una de las áreas del Programa deberá preparar un informe trimestral, siendo responsabilidad del encargado de Planificación y Seguimiento el recopilar y sintetizar los elementos de información aportados a través de esos informes para la presentación de un único informe al Administrador de Anticipos en las primeras dos semanas del siguiente trimestre.

Estos informes deberán contener información cuantitativa del estado de avance tanto del Presupuesto-Programa correspondiente cuanto de cada uno de los contratos individuales en ejecución y un informe de uso e impacto del Programa. En caso de que se evidencie un desfase importante entre los indicadores de avance con relación a los planificados, el responsable de Planificación deberá proponer al Administrador Anticipos un plan de acción.

3.3.6.3 Informes semestrales/ anuales

Los informes semestrales corresponden a informes de actividades de avance de los Presupuestos-Programa.

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Cada una de las áreas (técnica, administrativa y financiera) del Programa deberá preparar un informe semestral, siendo responsabilidad del Responsable de Planificación el recopilar y sintetizar los elementos de información aportados a través de esos informes para la presentación de un único informe al Director y Administrador en las primeras dos semanas del siguiente semestre.

Estos informes deberán contener información cuantitativa y cualitativa del estado de avance tanto del Presupuesto-Programa correspondiente cuanto de cada uno de los contratos individuales en ejecución.

Además de la información cuantitativa, bajo la responsabilidad del Responsable de Planificación y Seguimiento, deberá realizarse un análisis cualitativo sobre el avance del presupuesto-Programa y las razones por las que, en su caso, se hayan generado desfases y recomendaciones a fin de revertir dichas situaciones, plasmadas en un plan de acción.

Adicionalmente el informe semestral deberá contener una proyección realista sobre el grado de ejecución del presupuesto-Programa tanto en la parte física como financiera a fin de constituirse en un insumo para el proceso de planificación del siguiente presupuesto-Programa.

Los informes del segundo semestre de acuerdo al calendario, incorporará la misma información pero anualizada de enero a diciembre.

A la finalización de cada presupuesto-programa la UGP deberá presentar un informe final que contenga el avance del Programa durante dicho presupuesto-programa y recomendaciones de mejora del presupuesto programa siguientes.

1.1.1.1 Informes a la Dirección General de Crédito Público y a SEGEPLAN

Mensualmente y/o en la periodicidad requerida se remitirán a la Dirección General de Crédito Público y a SEGEPLAN los informes de avance físico y financiero.

3.4 Evaluación

3.4.1 Evaluaciones internasal final de cada PP (seguimiento y evaluación)

A nivel de seguimiento estos informes deberán contener información cuantitativa del estado de avance tanto del presupuesto-Programa correspondiente cuanto de cada uno de los contratos individuales en ejecución.

Además de la información cuantitativa deberá haber un análisis cualitativo sobre el avance del Presupuesto Programa y las razones por las cuales se hubiesen generado desfases y un detalle de las acciones tomadas en el Presupuesto Programa siguiente sobre ese ámbito.

Para la parte evaluativa, la elaboración de los informes anuales de los Presupuestos-Programa será la ocasión para realizar una valoración conjunta del avance en la aplicación del Plan Estratégico, del cumplimiento y la pertinencia de la MML, y sus resultados serán incorporados en dichos informes. Este análisis se deberá realizar para cada uno de los tres objetivos del Programa.

Esta responsabilidad recae en el responsable de planificación y seguimiento de la UGP, bajo la supervisión directa del Administrador de Anticipos y con apoyo de la AT de largo plazo.

Anualmente, como parte del proceso de preparación de los presupuestos-Programa, el responsable de Planificación y Seguimiento deberá incorporar la información sobre el estado de avance de los indicadores de la MML sobre los cuales se tenga o haya generado información.

A la vez, se espera contar con análisis sobre los avances del Programa con relación a cada uno de los resultados y su aporte de éstos a los objetivos específicos y al objetivo general, como también con relación a la Política Nacional de Empleo.

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En caso de observarse desviaciones importantes por parte del Programa, se espera que dichos informes contengan a su vez un Plan de Acción y recomendaciones vinculadas a mejorar el desempeño del Programa y estas puedan ser plasmadas en el siguiente presupuesto-programa.

Por otra parte, el informe anual deberá estar estructurado de tal forma que sea posible organizar el análisis con relación a (i) los 5 criterios de evaluación de la OCDE; esto es: pertinencia; eficiencia; eficacia; impacto; y sostenibilidad; y (ii) a coherencia y valor añadido que son dos criterios que incluye adicionalmente la UE en evaluaciones de Programas.

Esto se constituye en un ejercicio de prospectiva sobre las evaluaciones externas y por tanto es un excelente ejercicio de retroalimentación para la planificación estratégica del Programa.

3.4.2 Evaluación Intermedia

De acuerdo al Convenio de Financiación las evaluaciones intermedia y final del Programa serán externas y contratadas por la DUE. Para garantizar su aplicabilidad, la evaluación intermedia deberá llevarse a cabo aproximadamente en noviembre de 2014, lo que permitiría incorporar sus recomendaciones en el PP2 que es el último presupuesto-programa antes de que se cumpla la fecha del N+3.

3.4.3 Evaluación Final

La evaluación final tendrá lugar durante la fase de cierre del Programa. Desde el inicio del Programa deberá contar con una sistematización del Programa que sirva como base e insumo a las evaluaciones e informes de avance. Esta sistematización permitirá a la UGP contar con una valoración propia para ir realimentando la conducción del programa y sobre el “éxito” y o debilidades del Programa y por ende aportar a la evaluación final y la gestión de conocimiento en el área de desarrollo. A la vez, esta sistematización permitirá a los consultores externos poder tener una adecuada y amplia aproximación al Programa.

3.4.4 Evaluación ex post

De acuerdo al convenio de financiamiento, eventualmente se realizará una evaluación ex post del Programa.

3.4.5 Instrumentos de seguimiento y evaluación

El responsable de Planificación y Seguimiento será el responsable de generar y actualizar los instrumentos de seguimiento sobre la base de:

Fichas o Ficha de seguimiento operativo de contrato.

Matrices o Matriz de seguimiento de avance de indicadores de la MML o Matriz de seguimiento administrativo de procesos de contratación o Matriz de seguimiento físico financiero del Presupuesto Programa

Sistema o Sistema de reportes de información administrativa y financiera de contratos o Cuadros de reporte del sistema

Informes o Seguimiento Mensual o Seguimiento Trimestral o Seguimiento Semestral o Seguimiento a la finalización de un PP o Evaluación a la finalización de cada PP de plena ejecución. o Evaluación Intermedia o Evaluación Final.

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3.5 Cierre

La fase de cierre corresponde tanto a nivel del Programa (PP de cierre) como también al cierre administrativo financiero de cada uno de los contratos suscritos en el marco del Programa. El último presupuesto-programa de plena ejecución deberá comprender una fase operativa y un periodo de cierre. Esta fase de cierre podrá estar dentro de la fase de cierre del Programa.

3.5.1 Cierre del Programa

Las actividades de cierre deben estar claramente identificadas dentro del PP de cierre, el cual deberá ser idealmente de 6 meses a fin de asegurar una fase adecuada de transición y transferencia de capacidades.

De acuerdo a lo indicado en la Guía de procedimientos: “Las condiciones de cesión o de venta del material y de los bienes de equipo deberán especificarse en las disposiciones técnicas y administrativas de ejecución del último presupuesto-Programa“.

No obstante lo anterior se deberá tomar en cuenta las siguientes premisas en la transferencia de activos:

o Los bienes y materiales pueden transferirse al beneficiario o a otro Programa financiado por la UE. o Para la transferencia deberán contar con el inventario actualizado, preferentemente verificado por auditoría externa. o Las cesiones de material o bienes de equipo deben entregarse mediante actas de entrega suscritas por un representante

autorizado del Beneficiario y el Administrador de Anticipos y el Contable de Anticipos, que especifique: código del bien, detalle del bien, valor de compra, estado de conservación del bien, serie, código de fábrica u otros, fecha de compra, documentos de compra (número de factura, póliza, etc.).

o En caso de que se decida vender a agentes externos los activos y materiales, esta modalidad debe estar acordada con la DUE y los ingresos procedentes de estas ventas deberán contabilizarse como recursos propios generados por el Programa.

Durante esta fase de cierre, la documentación generada por el Programa será transferida al MINECO, de acuerdo a un cronograma establecido y mediante actas de entrega, para su conservación por al menos siete años posteriores a la fecha de cierre.

3.5.2 Cierre de contratos

Una vez concluida la ejecución de un contrato se procederá a su cierre, según los términos contractuales y lo establecido en la Guía PRAG. Cada contrato deberá contar con un documento de cierre legal administrativo financiero y técnico a fin de asegurar que se cuenta con toda la documentación ordenada para las auditorías y que los procesos han sido finalizados en el marco de legalidad. Cada área solicitante deberá nombrar un responsable de cierre de proyectos responsable de coordinar con el responsable de archivos para la entrega de las carpetas de contrato concluidas.

3.6 Comunicación y visibilidad

3.6.1 Aspectos Generales

Todas las acciones llevadas a cabo con fondos de la Unión Europea en el marco del Programa incorporarán de forma explícita las dimensiones de comunicación y visibilidad, que tendrán como referencia normativa inmediata el siguiente documento: Comunicación y Visibilidad. Manual de la Unión Europea en las acciones exteriores; disponibles en la siguiente página de internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_es.htm

Todas las acciones de comunicación y visibilidad relacionadas con el Programa deberán ser coordinadas con y previamente aprobadas por el Responsable de Comunicación y Visibilidad del Programa, quien a su vez garantizará la adecuada coordinación con los responsables de comunicación del MINECO, MINTRAB y MINEDUC y con el responsable de comunicación de la DUE.

3.6.2 Derechos de Autor

Todos los documentos y productos de información están protegidos por un derecho de propiedad intelectual. En varios casos es responsabilidad del Programa garantizar las respectivas cláusulas en los documentos para tener el derecho de hacer uso de esos

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productos, total o parcialmente, para fines de información, comunicación y visibilidad sin necesidad de autorización previa o posterior del contratista.

3.6.3 Plan Estratégico de Comunicación y Visibilidad

El Programa deberá contar con un Plan Estratégico de Comunicación y Visibilidad, que incluya plan de medios, que deberá ser aprobado por el Comité de Dirección del Programa.

Previamente a su aprobación, el mismo deberá ser enviado a la DUE para su conocimiento.

Sobre la base de este plan se contratará a una empresa para la prestación de los servicios para la implementación del Plan Estratégico durante toda la fase operativa del Programa. Dicha tercerización será sobre todo de logística y apoyo especializado para el desarrollo de productos que no pueden ser implementados por la UGP o bien por las unidades solicitantes, como ser: (i) organización de eventos —talleres, seminarios, conversatorios, reuniones directivas—, (ii) diagramación de estudios, (iii) servicios de imprenta, (iv) impresión de material publicitario, etc.

Toda solicitud de servicio en el marco de estos contratos (tipo contratos marco) deberá contar previamente con el visto bueno de la responsable de comunicación del Programa y del Administrador de Anticipos.

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3.7 Gestión de la información

3.7.1 Uso de Internet e Intranet

Se señala el uso de los servicios con fines puramente laborales, educativos y de investigación, lo que excluye cualquier uso comercial de la red, así como prácticas desleales o cualquier otra actividad que voluntariamente tienda a afectar a otros usuarios de la red, tanto en las prestaciones de ésta como en la privacidad de su información.

Cada uno de los funcionarios del Programa tendrá derecho a una cuenta institucional del Programa (o cuenta en MINECO), cuya utilización y uso debe enmarcarse en un marco de ética y responsabilidad. Cualquier mal uso tanto del internet como de las cuentas de correo electrónicas institucionalizadas será sujeta a sanciones de acuerdo a la gravedad de la falta.

3.7.2 Sistema de archivo

El área de archivo del Programa tendrá como finalidad brindar acceso a los archivos de la documentación del Programa, para cumplimiento de sus propias operaciones, es decir el uso de ejecutivos y personal del Programa, para revisión por el Ministerio de Economía, la Delegación de la Unión Europea, la Contraloría General de Cuentas de la Nación y los auditores internos y externos.

3.7.2.1 Documentación que forma parte del Archivo

El archivo estará conformado por documentados que genera o reciba el Programa, en la realización de sus operaciones, entre los cuales están:

los comprobantes y registros contables del Programa magnéticos o físicos, así como sus documentos de respaldos por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas, resúmenes de pagos y otros, en originales o fotocopias legalizadas.

Las carpetas de los procesos de contratación con toda la documentación de respaldo y adecuadamente clasificados de manera que permitan una fácil verificación de los procedimientos aplicados.

Los estudios y productos presentados en las consultorías deberán ser resguardado tanto en medios físicos como magnéticos, en un orden y clasificación claramente establecidos que permitan una fácil ubicación y consulta.

Informes técnicos de gestión, de seguimiento y evaluación, de recomendación y otros del Programa.

Informes administrativos financieros de aprobación, modificación y ejecución de Presupuestos - Programa

Documentación de la designación de firmas autorizadas.

Informes de auditoría interna y externa.

Informes ROM, evaluación intermedia y final del Programa.

Toda la documentación debe ser clasificada de acuerdo a un plan de archivos y conservarse en lugares apropiados y de fácil acceso.

3.7.2.2 Plan de archivos

El plan de archivos es una guía básica para la clasificación de la documentación, propia del Programa y permite organizar, clasificar y conservar los archivos, este plan de archivos deberá ser elaborado por quien es encargado del archivo en coordinación de el Contable, en cumplimiento a la Guía práctica de procedimientos aplicables a los Presupuestos-Programa financiados con recursos de la Unión Europea.

El plan de archivos deberá comprender tanto el archivo de documentos tanto en físico como en formato digital.

El plan de archivos deberá ser de conocimiento de la Unión Europea a fin de facilitar las tareas de revisión de gastos del Programa.

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3.7.2.3 Condiciones del espacio físico

El Programa debe contar con un espacio físico debidamente resguardado, de fácil acceso y dentro del mismo con un lugar específico para consultas de documentos. Además deberá contar con un extinguidor de incendios y la seguridad necesaria para precautelar los documentos.

El espacio de archivo deberá tener - una adecuada distribución, con estanterías y/o gabinetes, debidamente numerados y etiquetados, con cajas y/o carpetas claramente identificadas por sus contenidos.

El resguardo en formatos digital debe contar a su vez con copias de respaldo (backup) actualizadas de forma semanal.

3.7.2.4 Responsable del archivo y préstamos de documentación

El Contador General será el responsable del adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo, permitiendo su localización oportuna. También será responsable del cierre técnico/legal/financiero de los servicios contratados por el Programa.

El acceso a la información contable y documentación de respaldo será posible mediante la definición de licencias en el uso del sistema informático y la autorización del Contable respectivamente.

Toda carpeta prestada a un usuario interno o externo deberá ser remplazada por una tarjeta de salida en la que se registrarán los siguientes datos: (i) nombre del usuario; (ii) fecha; y (iii) título de la carpeta y/o documentación.

3.7.2.5 Transferencia de la documentación

Al cierre del Programa, la documentación generada por el Programa será transferida al Ministerio de Economía, de acuerdo a un cronograma establecido y mediante actas de entrega, para su conservación por al menos siete años posteriores a la fecha de cierre.

De acuerdo a lo señalado en el Artículo 20 de las Condiciones Generales del Convenio de Financiación, la Oficina Europea de Lucha contra el fraude OLAF y el Tribunal de Cuentas Europeo pueden controlar a partir de documentos y visitas in situ la utilización de los fondos de la UE o una auditoria completa hasta el final de un periodo de 7 años a partir del último pago.

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4 Gestión contable y financiera

Contar con un sistema contable y financiero que permita asegurar la buena utilización de los fondos de la UE y reflejar esa utilización en la rendición de cuentas ante la Unión Europea y el Ministerio de Economía. Dicho sistema debe cumplir los principios desarrollados dentro de los subsistemas de control gubernamental (SIGES Y SICOIN) y adecuarse a lo establecido tanto en el convenio de financiamiento como en la Guía Práctica de Procedimientos Contractuales de la Unión Europea y la Guía práctica de procedimientos aplicables a los Presupuestos-Programa.

4.1 Administración financiera

4.1.1 Apertura y gestión de cuentas

La Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) del Ministerio de Economía (MINECO) solicitará a la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas la utilización de la Cuenta Única de Donaciones y a su vez la apertura de una Cuenta Especial en Euros en el Banco Central de Guatemala para recibir los recursos de financiamiento de la Unión Europea, siendo los titulares de dicha cuenta el Administrador de Anticipos y el Contable.

El Administrador de Anticipos de la UGP, en forma mancomunada con el Contable, tendrán las firmas autorizadas para solicitar desembolsos a la Delegación de la Unión Europea. Los pagos se efectuarán a través de solicitud de pago por medio de Comprobantes Únicos de Registro –CUR- que al momento de ser solicitados por la Unidad de Administración Financiera la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas procederá a dar la aprobación para que el pago sea acreditado en la cuenta que el proveedor tenga registrado ante Tesorería Nacional.

De acuerdo al Convenio de Financiación y a la Guía Práctica de Presupuestos Programas debe de implementarse un sistema Contable para el registro de las operaciones del Programa. El registro del sistema se realizará mensualmente, a mes vencido. Asimismo, la UGP tiene la obligación de facilitar información sobre la ejecución objeto de gasto a la UE o MINECO cuando estos así lo requieran.

4.1.2 Desembolsos de la Unión Europea

Los Anticipos de Prefinanciación de los Presupuestos - Programa y reposiciones de fondos de los Presupuesto - Programa serán requeridos por el Administrador de Anticipos y el Contable de Anticipos de acuerdo a la programación definida en los Presupuestos - Programas respectivos.

La elaboración de la solicitud de desembolso y la modalidad de desembolso y de recursos estará de acuerdo a las indicaciones del Anexo 9 de la Guía práctica de procedimientos aplicables a los presupuestos-Programa.

4.1.3 Ejecución de los Presupuestos - Programa

Los recursos comprometidos por el Administrador de Anticipos y aprobados en los Presupuestos - Programa del Programa, serán utilizados para pagos a proveedores, desembolsos de Fondos de avance, anticipo de viáticos y desembolsos para gastos menores del Programa.

Los pagos a Proveedores, se ejecutarán a través de los Sistemas SIGES Y SICOIN con los roles habilitados para del Administrador de Anticipos y el Contable Anticipos de forma mancomunada. El Administrador de Anticipos ordenará los pagos y aprobará los Comprobantes Únicos de Registro conjuntamente con el Contable de Anticipos.

La UGP, de acuerdo con sus necesidades, reglamentará el manejo de gastos menores del Programa, fondos en avance, anticipo de viáticos, definiendo los procedimientos, documentación de sustento y modalidades de reembolso.

El responsable de la administración de manejo de gastos menores del Programa será nombrado expresamente por el Contable de Anticipos. Los fondos en avance y anticipo de viáticos serán autorizados por el Administrador de Anticipos.

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4.1.4 Ejecución de la Contrapartida Nacional

Los gastos de contrapartida nacional serán administrados directamente a través de la Unidad Administrativa Financiera de la entidad desconcentrada de la Unidad Ejecutora 105 - Dirección de Servicios Financieros y Técnicos Empresariales, debiendo el Programa llevar registro sobre estos gastos, ante las instancias pertinentes (Contraloría General de Cuentas, Auditoría Externa, Auditoría Interna, etc.).

4.1.5 Registros contables y Auditoría

Registros contables

El área de el Contable de Anticipos elaborará los registros contables en el sistema informático administrativo y financiero, a través del encargado de contabilidad y de auxiliar de Contabilidad, los cuales deberán estar actualizados, reflejando la situación financiera del Programa y elaborados sobre la base del Manual de Cuentas del Programa.

Los estados financieros se emitirán:

(i) con corte al 31 de diciembre de cada año, y (ii) a la fecha de finalización de cada uno de los PP.

Estos serán presentados dentro de los plazos determinados a la Delegación de la Unión Europea.

Bajo la responsabilidad del Contable de Anticipos, el encargado de contabilidad y auxiliar mantendrá los sistemas de archivo de manera adecuada, completa y actualizada, consistente en documentación original de soporte de las operaciones contables financieras del Programa.

La Delegación de la Unión Europea y los auditores, tanto internos como externos, tendrán acceso irrestricto a dichos archivos para las visitas de inspección, revisiones ex – post o en la oportunidades que estimen conveniente.

Los registros en el SGES Y SICOIN nivel de comprometido, devengado y pagado, deberán realizarse al momento del compromiso de pago y el devengado al momento de gestionar la solicitud de pago.

Auditoría externa

De acuerdo al Convenio de Financiación, la Unión Europea contratará directamente una auditoría externa al Programa.

La UGP efectuará un estrecho seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de los auditores externos.

4.2 Procedimientos de pago para proveedores de obras, bienes y servicios

A nivel financiero en el sistema contable propio del Programa, se deberá registrar los siguientes momentos contables por separado o de una sola entrada: compromiso; devengado; y pagado, considerando que el Programa registrará los procesos financieros en el SIGES Y SICOIN en tiempo real de acuerdo con la ejecución presupuestaria.

El procedimiento para se efectuará mediante el procedimiento establecido dentro del Ministerio de Economía vigente para la realización de las instrucciones de pago a través del SIGES Y SICOIN, cuando se utilice el mecanismo de acreditamiento a cuenta por medio de la cuenta única de donaciones.

De acuerdo con la naturaleza del programa goza de exención de impuestos, por lo que al momento de realizar el pago a cualquier proveedor de bienes y/o servicios deberá emitirse una constancia de exención del Impuesto al Valor Agregado, en el sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria provea para dicho fin, es responsabilidad del Contador del Programa dar fiel cumplimiento a cumplir con lo deberes formales y de cumplimiento ante el ente tributario.

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Para el proceso de pago a proveedores, posteriormente de conformado el expediente, el que está regulado y establecido por la Unidad de Administración Financiera del Ministerio de Economía y a las disposiciones que emanen del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado como ente rector.

4.3 Desarrollo y alcance de un sistema administrativo financiero integrado

La gestión administrativa y financiera del Programa se realizará a través de un software contable, del cual se adquirirá la licencia correspondiente para su uso y adaptación para ser utilizada por el programa.

Las características más importantes del sistema integrado a instalar son los siguientes:

o Cumplir con eficiencia las revisiones ex ante y ex post de auditorías internas y externas, en aplicación la normativa vigente tanto del Financiador como del Estado de Guatemala, que rige el accionar del Programa.

o Establecer responsabilidades de administración del sistema. o Permitir realizar el seguimiento físico y financiero a los Presupuestos - Programa y al Presupuesto de la gestión. o Facilitar la generación de reportes en cualquier instancia. o Producir de manera simultánea, automática e integral información presupuestaria, de tesorería, patrimonial y

económica que cumpla las exigencias tanto para el Financiador como del Estado de Guatemala. o Permitir la emisión de diferentes reportes: ejecución presupuestaria mensual, anual a una fecha determinada, ejecución

de presupuestos por actividades, por resultados, por rubros, por partidas presupuestarias, auxiliares y otros. o El Sistema Contable debe permitir la emisión de reportes de ejecución presupuestaria del periodo y/o acumuladas. o Operar como un sistema único, común y uniforme, integrador de los registros presupuestarios, económicos, financieros

y patrimoniales. o Aplicar los preceptos de la teoría contable, tales como los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA),

normas internacionales de contabilidad (NICs). o Manejo de diferentes monedas Quetzales, Euros y Dólares, como así también los tipos de cambio oficiales. o El proceso contable se iniciará con el balance de apertura y el presupuesto aprobado. o El registro de la contabilidad se realizará por etapas o momentos definidos para el recurso y el gasto. o El sistema de contabilidad permitirá el registro de la totalidad de las transacciones, inclusive aquellas que no derivan en

movimiento de efectivo. o Utilizar un plan de cuentas único. o Deberá usar relacionadores que permitan integrar los módulos de planificación, finanzas, contabilidad y presupuestos,

para la obtención de estados financieros, resúmenes presupuestarios, por fuente de financiamiento. o Las transacciones deberán ser de una entrada, se deberá ingresar una sola vez al sistema y a partir de ese registro se

obtendrán todas las salidas de información. o Permitir la generación de informes financieros y de situación económica en forma oportuna y a requerimiento. o Utilizar herramientas de diseño y programación que permita incorporar ajustes durante la implantación del Sistema, de

forma que se cumplan los fines y objetivos del Programa. El sistema deberá contar con perfiles de seguridad por usuario, de forma de validar los accesos y permisos pertinentes.

o El sistema deberá salvaguardar datos importantes y sensibles de forma tal que sea solo accesible para el personal autorizado, deberá contar con un sistema de respaldos automáticos y programables.

Los módulos imprescindibles del sistema son:

Módulos de Contabilidad, Tesorería y Presupuestos:

Alta, baja y modificación de los catálogos contables y presupuestarios (plan de cuentas, rubros de recursos, categorías programáticas, partidas de gasto, fuentes de financiamiento, organismos financiadores, entidades de transferencia, relacionadores de planificación/contabilidad/presupuesto, clasificadores de organismos financiadores, etc.).

Comprobantes de contabilidad y presupuestos. Programación Presupuestaria. Ejecución presupuestaria orientada al marco lógico de la institución (Objetivos, Resultados,

actividades, metas, etc.).

Reportes - Estados Financieros Básicos

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Balance General (por año y comparativo) Estado de Resultados (por año y comparativo)

Estados Financieros Complementarios

Balance de Comprobación de sumas y saldos Estados de Ejecución Presupuestaria Estados de Cuenta Libros Mayores. Libro Diario. Conciliación Bancaria. Listado de Activos Fijos Reportes de Contratos Otros propios del sistema

Reportes presupuestarios.

Resumen de Ejecución del Presupuesto de Recursos. Mayores Auxiliares del Presupuesto de Recursos. Resumen de Ejecución del Presupuesto de Gastos. Mayores Auxiliares del Presupuesto de Gastos. Estado de ejecución del presupuesto

4.3.1.1 Copias de respaldo del Sistema Contable

Al menos una vez al mes y/o en los plazos definidos por el Contable de Anticipos, el responsable de contabilidad y tesorería debe realizar copias de respaldo de la información contenida en el sistema de manera que pueda permitir su restauración en caso de pérdida de información por fallas lógicas o físicas del equipo. Al cierre del Programa, estos archivos magnéticos deberán ser entregados al archivo de la Unidad Ejecutora 105 Dirección de Servicios Financieros y Técnicos Empresariales del Ministerio de Economía.

4.3.1.2 Archivo de comprobantes contables y de documentos de respaldo.

El archivo de comprobantes y registros contables del Programa magnéticos o físicos, así como sus documentos de respaldo, deben ser llevados de manera adecuada, en condiciones que ofrezcan seguridad, conservación y acceso restringido. Las copias de respaldo del sistema contable, así como los documentos contables, financieros y de respaldo de las transacciones financieras que se encuentren en medio digital deben ser adecuadamente clasificados, archivados y resguardados. Los comprobantes y registros contables elaborados en el sistema de contabilidad deben estar suficientemente respaldados por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas, resumen de pagos y otros, en originales o fotocopias legalizadas.

El encargado de contabilidad y auxiliar es el responsable del adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo, permitiendo su localización oportuna, para uso de ejecutivos y personal del Programa, para revisión por los entes fiscalizadores, la Delegación de la Unión Europea, la Contraloría General del Cuentas y los auditores internos y externos.

El acceso a la información contable y documentación de respaldo será posible mediante la definición de licencias en el uso del sistema informático y la autorización del Contable de Anticipos.

Al cierre del Programa, los comprobantes contables y la documentación de respaldo serán transferidos a Unidad Ejecutora 105 Dirección de Servicios Financieros y Técnicos Empresariales, para su conservación por al menos siete años posteriores a la fecha de cierre.

4.4 Administración y transferencia de activos fijos adquiridos con recursos del Programa

A continuación se detallan las tareas que debe realizarse en la administración de los bienes fijos y las premisas a aplicarse en la transferencia de los mismos.

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De acuerdo a lo indicado en la Guía de procedimientos: “El material y los bienes de equipo financiados con recursos del PRESUPUESTO por los sucesivos presupuestos-Programa serán propiedad del Programa a lo largo de su período de ejecución deberán destinarse exclusivamente a la realización de las acciones previstas en los distintos presupuestos-Programa”.

Sin embargo, ante una autorización expresa por parte de la Unión Europea se podrá transferir bienes de capital, que hayan sido adquiridos en el marco del Programa como parte del apoyo de fortalecimiento institucional a favor de terceros.

4.4.1 Administración de bienes

Las funciones de la administración de los bienes dependen del Contable de Anticipos. Entre sus funciones están:

o Mantener actualizado el archivo de todos los documentos relativos a los bienes del Programa o Actualizar permanentemente los inventarios de los activos o Clasificar y codificar todos los bienes del Programa, de acuerdo a normas y procedimientos estándares ya adoptados por

el Programa o Tramitar el seguro en las compañías de seguro si corresponde y velar porque cuenten con la póliza de seguro vigente

correspondiente. o Realizar inventarios periódicos de manera conjunta con los responsables. o Elaborar un Programa de mantenimiento y salvaguardo de los activos.

4.4.1.1 Asignación de bienes al personal

Cualquier asignación de bienes al personal del Programa o a cualquier usuario autorizado se realizará vía el Contable de Anticipos. No es permitido que el custodio pueda disponer de los bienes mediante entregas o préstamos a terceros.

Cuando un personal deje de prestar sus servicios al Programa, debe realizar la devolución física y documentada de los bienes a su cargo al responsable de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales. Cuando sea necesaria la reasignación de un activo, una vez aprobada y determinado el responsable al que se asigna el bien, el responsable de activos emitirá el Acta de Entrega.

4.4.1.2 Salvaguarda de activos

El Contable de Anticipos, en función al valor de los activos deberá velar por la salvaguarda, protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes, cumpliendo con las siguientes tareas:

o En caso de requerirse, la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica. o Con anticipación, coordinar con los custodios de los activos fijos el mantenimiento preventivo. o No prestar los bienes a terceros. o No permitir el uso de bienes para fines diferentes a los objetivos del Programa. o El custodio del bien no podrá dañar o alterar las características físicas o técnicas de un bien. o El custodio de los bienes no podrá sacar de las oficinas ningún bien sin la autorización escrita del Responsable de

activos. En el caso del equipo de cómputo portátil, si fuese necesario por razones de trabajo utilizarlo fuera de las instalaciones, este será retirado bajo la estricta responsabilidad de la persona que tenga asignado el bien.

o Ningún personal podrá ingresar equipo de cómputo, de uso personal a la institución sin autorización del responsable de activos.

4.4.2 Transferencia del material y de los bienes de equipo al término de la ejecución del Programa

De acuerdo a lo indicado en la Guía de procedimientos: “Las condiciones de cesión o de venta del material y de los bienes de equipo deberán especificarse en las disposiciones técnicas y administrativas de ejecución del último presupuesto-Programa“.

No obstante lo anterior se deberá tomar en cuenta las siguientes premisas en la transferencia de activos:

o Los bienes y materiales pueden transferirse al beneficiario o a otro Programa financiado por la UE. o Para la transferencia deberán contar con el inventario actualizado, preferentemente verificado por auditoría externa. o Las cesiones de material o bienes de equipo deben entregarse mediante actas de entrega suscritas por un representante

autorizado del Beneficiario y el Administrador de anticipos y el Contable de Anticipos, que especifique: código del bien,

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detalle del bien, valor de compra, estado de conservación del bien, serie, código de fábrica u otros, fecha de compra, documentos de compra (número de factura, póliza, etc.).

o En caso de que se decida vender a agentes externos los activos y materiales, esta modalidad debe estar acordada con la DUE y los ingresos procedentes de estas ventas deberán contabilizarse como recursos propios generados por el Programa.

Estos aspectos deberán ser previstos dentro del PP de cierre.

4.5 Disposición de Fondos en Avance

Los recursos de los Fondos en Avance únicamente podrán ser utilizados para los fines solicitados, en el marco de las actividades aprobadas en los Presupuestos – Programa correspondientes, no podrán ser utilizados para otras actividades ni fines.

4.5.1 Definición del fondo en avance

Con la finalidad de facilitar el uso y comprensión del Manual respecto a los Fondos en Avance, se definen algunos de los términos más utilizados:

a) Fondos en Avance: Recursos financieros que se entregan en forma excepcional y con la debida justificación al personal del Programa, con la finalidad de atender una emergencia o efectuar ciertos pagos autorizados de actividades aprobadas en los Presupuestos - Programa. Contablemente los fondos en Avance constituyen una cuenta del Activo Corriente Exigible. Estos fondos están bajo la responsabilidad del personal que los recibe, quien debe responder por los mismos mediante rendición de cuenta documentada, y necesariamente dentro del periodo fiscal en el que se produjo la entrega, para que de esta manera afecte la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio.

b) Ejecución Presupuestaria de los Fondos en Avance: Registro de los descargos de fondos en avance otorgados para los fines consiguientes, compuesto por los gastos de bienes y/o servicios con cargo al presupuesto del Programa dentro de un periodo establecido.

c) Documentos de Respaldo: Constituyen el respaldo documentado de las transacciones registradas en los comprobantes contables tales como: contratos, facturas, planillas, informes, autorizaciones escritas, etc.

d) Responsable de la Ejecución del Fondo en Avance: Personal autorizado, que recibe recursos del Programa para realizar ciertos gastos de bienes, materiales o servicios, con cargo de cuenta sujeto a rendición de cuenta documentada.

e) Rendición de Cuentas: Es la presentación de descargos documentados por parte del personal que evidencian o demuestran el pago o transacción efectuada en los fines autorizados dentro de los plazos establecidos, compuesta por: Informe de Descargo, Planilla de Rendición de Cuentas, Facturas, Recibos, Planillas, Impuestos Pagados.

4.5.2 Solicitud de fondos en avance

Las solicitudes de Fondos en Avance deberán ser realizadas con 72 horas de anticipación por el área funcional, especificando el responsable del manejo de los fondos, justificando el objeto de dicho desembolso, el tiempo requerido para la realización de la actividad, el presupuesto y la fuente de financiación.

Las solicitudes de fondos en avance deberán ser dirigidas al Administrador de Anticipos, para su aprobación y podrán ser de 1.00Euro (Un 00/100 Euros) hasta 2.500.00 Euros (Dos Mil Quinientos 00/100 Euros).

4.5.3 Entrega de fondos en avance

Es responsabilidad del Contable de Anticipos verificar si la documentación de la solicitud y los descargos cumplen con todos los requisitos requeridos y son emitidos a favor del personal contratado designado específicamente para el efecto.

Por su parte el encargado de contabilidad y auxiliar verificará la correcta apropiación contable y presupuestaria, tanto de la entrega de fondos en avance, como de los descargos respectivos, constituyéndose en el control que garantice la documentación fehaciente y descargos oportunos en tiempo y forma.

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4.5.4 Responsabilidad en el manejo de fondos en avance

Una vez entregado el Fondo en Avance es responsabilidad exclusiva del personal designado, bajo la supervisión del inmediato superior, el manejo y uso adecuado de los recursos, según las normas de contratación en actual vigencia, establecidos en la Guía PRAG.

Para gastos por importe mayor a Q.1.500.00 (Un mil quinientos 00/100 Quetzales), el responsable deberá presentar, tres cotizaciones y cuadro comparativo.

4.5.5 Descargos y/o rendición de cuentas

Documentación de respaldo

El responsable del Fondo en Avance, deberá realizar los descargos e informes de los recursos recibidos, acompañando la documentación sustentatoria en forma suficiente, competente y pertinente, es decir que los descargos por gastos deben corresponder estrictamente a los fines para los que solicitaron dichos fondos, deberán guardar relación con lo solicitado y estar respaldados por la factura valorada correspondiente con el NIT del Programa, según las normas establecidas para el manejo de recursos económicos y en el plazo máximo de 30 días, caso contrario serán sujetos a descuento de sus honorarios mensuales o recuperación por vía legal. Además, el descargo de Fondos en Avance deberá acompañar un informe técnico de la actividad realizada, indicando el cumplimiento de los objetivos.

Si existieran saldos del Fondo en Avance, no utilizados, éste deberá ser depositado en la cuenta habilitada del Programa. El comprobante del depósito bancario debidamente sellada por el banco, deberá adjuntarse a la rendición de cuentas.

Rendición de Cuentas

El encargado de descargos, comprobará:

o Facturas completas, sin borrones, tachadura o enmiendas o Facturas cuyas fechas de cancelación no sea anterior a la fecha de entrega de los fondos. o Las facturas que no tengan las especificaciones claras y legibles de cantidad, producto, fecha, serán rechazadas. o Pro -formas o cotizaciones. o Resumen del descargo de gastos por partida presupuestaria y fuente de financiamiento, los montos ejecutados no

deberán superar el presupuesto aprobado inicial elaborado para la emisión del Fondo en Avance. Si la ejecución fuera superior al monto presupuestado el sobregiro se considerará como particular y será descontado de su honorario.

o Actas de entrega o de conformidad en caso de ser bienes o servicios, respectivamente

Prohibiciones

Está prohibida la entrega de fondos en avance a:

o Personas que no tengan un vínculo contractual con el Programa o con la Entidad desconcentrada Unidad Ejecutora 105 Dirección de Servicios Financieros y Técnicos Empresariales.

o Personas que mantengan cuentas pendientes de descargo.

Está prohibida la entrega de fondos en avance para:

o La compra de material con destino a stock de almacenes o equipamiento. o Gastos que puedan ser realizados por caja chica u otros mecanismos regulares de la administración, sin perjuicio de

tiempo para la ejecución de la actividad. o Pago de servicios personales , cualquier sea su índole o Cubrir préstamos, gastos particulares, cambio de cheque sea cual fuera la jerarquía del solicitante. o Regalos, salutaciones, ofrendas florales, obsequios y otros presentes. o Gastos no presupuestados.

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4.5.6 Sanciones

En caso de incumplimiento del presente del acápite de Fondos en Avance del presente Manual, los responsables que entreguen y manejen fondos en avance serán sujetos de amonestaciones y/o sanciones los desembolsos serán considerados como gastos particulares y deducidos de los haberes de los comisionados en el mes siguiente. Por otro lado, el personal que incurra en los actos que se detallan en el punto de Prohibiciones del presente Manual, previo proceso interno realizado por instancias competentes y/o informe de auditoría será sancionado, se aplicarán las siguientes sanciones:

o Hasta un 20% de la remuneración mensual o Suspensión hasta un máximo de 30 días sin goce de haberes o Rescisión de Contrato.

4.6 Manejo de Caja Chica


Constituir el conjunto de disposiciones de aplicación obligatoria en el Programa de Generación de Empleo y Educación Vocacional para jóvenes en Guatemala, en los procesos de entrega, descargo y registro contable de caja chica.

a) Asegurar el uso adecuado de los recursos entregados, desde su apertura hasta su descargo. b) Disponer de recursos financieros que cuenten con la partida presupuestaria y la fuente de financiamiento

correspondiente, para atender actividades programadas y aprobadas en el presupuesto de la gestión. c) Definir las funciones, deberes y responsabilidades esenciales que deben cumplir los responsables y/o encargados de la

administración de recursos. d) Lograr una adecuada administración de los recursos en el uso eficaz y eficiente, estableciendo que el personal

Contratado sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad de sus actos en el cumplimiento de los objetivos a que se destinaron los recursos del Programa que le fueron confiados, sino también en la firma y resultado de su aplicación, dando cumplimiento estricto a las normas del Financiador y Normas Básicas del Sistema de Administración y Control Gubernamental.

e) Definir y establecer sanciones al uso incorrecto del presente Manual en cuanto a utilización de caja chica y sus respectivos descargos.

f) Determinar las atribuciones, deberes y obligaciones del personal, asumiendo plena responsabilidad de sus actos con relación al objetivo de la utilización de los recursos del Programa.

4.6.2 Definiciones de caja chica

Para la aplicación del presente manual los fondos de caja chica pueden ser utilizados para:

Fondo de Gastos Menores: Es un fondo en avance de recursos en moneda nacional que forma parte del presupuesto de gastos del Programa y cuyo fin es el de salvar contingencia e imprevistos emergentes de su funcionamiento operativo y que corresponda a pagos en efectivo por gastos menores y misceláneos exclusivamente. Es la suma de dinero asignado en moneda nacional destinado a efectuar de manera exclusiva pagos de gastos menores, diversos e imprevistos emergentes del funcionamiento operativo del Programa, como ser:

Fletes, pago por servicios de correspondencia,

Pago de parqueos justificados en reuniones de carácter laboral.

Suministros indispensables para no paralizar las labores administrativas,

Material de escritorio sin existencia en almacenes, debidamente justificados, para uso inmediato y no de almacenamiento

Refrigerios para reuniones oficiales de trabajo debidamente justificados,

Pago de pasajes en el área urbana (transporte urbano, taxis y radiotaxis),

Peajes, y otros pagos que tengan el carácter de urgente, en efectivo, en forma ágil y oportuna.

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Compras menores eventuales: Se entiende como compras menores eventuales todas aquellas adquisiciones, necesarias para el correcto funcionamiento de la entidad, que se susciten en condiciones de urgencia, emergencia o eventuales, conforme al giro ordinario del Programa y requieren una atención inmediata.

Urgencia: Circunstancia imprevista que no puede esperarse para un proceso de contratación, que requiere de ejecución inmediata, precisando un tratamiento adecuado, inmediato e ineludible, previniendo como consecuencia un daño o perjuicio al Programa.

Emergencia: Es toda aquella situación que pone en peligro o causa daño a la seguridad o a la salud de las personas, a la integridad del patrimonio del Programa, exigiendo rápidas providencias del Programa para dar solución satisfactoria o aminorar las consecuencias lesivas de un hecho consumado.

Eventualidad: Aquella situación en la que interviene el tiempo, el modo o el lugar, unido a la ausencia en la zona de proveedor y que el Programa debe necesariamente requerir el bien o el servicio de manera inmediata para el correcto ejercicio de sus facultades, competencias y obligaciones.

4.6.3 Habilitación

Se podrá habilitar Caja Chica, con la debida justificación, previa autorización del Administrador de Anticipos del Programa, a través de un Memorándum de Designación.

4.6.4 Determinación del monto

El importe del fondo de Caja Chica, no podrá ser superior a Q.5.000,00 (Cinco Mil 00/100 Quetzales).

4.6.5 Monto máximo de los Gastos

El importe máximo autorizado para efectuar los pagos a través del Fondo de Caja Chica para cada operación, no deberá exceder de la suma de Q.1.000,00 (Un Mil 00/100 Quetzales).

4.6.6 Apertura y manejo de documentación del fondo fijo de caja chica

4.6.6.1 Solicitudes Autorizaciones

La habilitación inicial de Gestión, del Fondo de Gastos Menores, procederá con la solicitud escrita dirigida al Administrador de Anticipos del Programa, adjuntando el desglose del presupuesto solicitado, para su autorización, en caso de que se niegue la solicitud se hará conocer al Área solicitante de la negación de la misma.

Para las autorizaciones posteriores de erogación de desembolsos de Fondos para Caja Chica, se deberá elaborar una solicitud escrita dirigida al Administrador de Anticipos, adjuntando el desglose del presupuesto solicitado, previo descargo del Fondo para Gastos Menores ejecutado.

4.6.6.2 Designación

El Responsable de la administración de Fondos para Caja Chica deberá ser personal del Programa, que no tenga bajo su responsabilidad el registro contable de las operaciones, de manera de prever la separación de funciones.

Para el desembolso de Fondos de Caja Chica iníciales, al inicio de cada gestión se designará al Responsable del manejo de los fondos de Caja Chica, mediante Memorándum de Designación por el Administrador de Anticipos.

El Administrador de Anticipos y el Contable de Anticipos no podrán asumir la responsabilidad de la administración de los Fondos de Caja Chica, por lo que deberán delegar la administración a un funcionario del Programa o del Vice ministerio de Desarrollo de la MIPYME.

4.6.6.3 Responsabilidad

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El Fondo para Caja Chica, será entregado al personal designado, con cargo a rendición de cuenta documentada, siendo este el único responsable de su cuidado, seguridad y su correcta administración.

El responsable del manejo de los Fondos para Caja Chica, deberá custodiar y mantener siempre a disposición el “Registro de Caja Chica, con su respectiva documentación sustentatoria de las operaciones, para las correspondientes auditorías internas, externas y los Arqueos de Caja respectivos.

4.6.6.4 Autorización

Para la ejecución del Fondo de Caja Chica necesariamente todos los Comprobantes de Caja Chica deben ser autorizados por el administrador de Anticipos, quién aprobará los descargos efectuados por el Responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, visando el informe y rubricando las facturas y recibos de respaldo con la referencia “Comprobado y Conforme”.

4.6.6.5 Documentación de respaldo

Toda adquisición de un bien o contratación de servicios, deberá ser solicitada en el formulario de Solicitud de Caja Chica, el mismo que deberá contar con la FACTURA a nombre de Programa, con su respectivo NIT, consignando el detalle de los artículos o servicios adquiridos. No se aceptarán las factura fiscales con nombres particulares o en blanco, borrones y tachadura, o facturas que hayan sido alteradas y que éstas hayan sido pagadas con tarjeta de crédito o débito.

4.6.6.6 Registro y Arqueos

El Responsable del Manejo de los Fondos para Caja Chica, está obligado a llevar un registro actualizado y control adecuado del uso de los fondos y responderá por el manejo, el cual estará sujeto a arqueos periódicos sorpresivos por el Contable de Anticipos, quien tiene la facultad para realizar arqueos en el momento que juzgue necesario como medida de control, y necesariamente la menos dos arqueos al año. El Responsable del manejo del Fondo de Caja Chica deberá mantener la relación de los gastos en forma ordenada y cronológica.

4.6.7 Descargos de montos menores

4.6.7.1 Oportunidad de Presentación y forma de descargo

Los descargos de los Fondos de Caja Chica, deben ser presentados de forma oportuna a fin de que los fondos de Caja Chica no se agoten. El descargo deberá contener: un informe económico, detallando la ejecución presupuestaria, indicando las devoluciones si las hubieran, una planilla de rendición de cuentas indicando los gastos realizados, señalando fecha, concepto, proveedor, Nº de factura, recibo y monto y partida presupuestaria correspondiente, por cada gasto realizado.

Los pagos realizados con el Fondo de Caja Chica, deberán estar acompañados de las solicitudes aprobadas por el inmediato superior y Administrador de Anticipos, que señalarán el concepto del gasto, partida presupuestaria del gasto, liquidación del pago y la conformidad del personal que solicitó el bien o servicio.

4.6.7.2 Del Cierre del Fondo de Caja Chica

Serán causales para el cierre o suspensión de los fondos de Caja Chica, los siguientes:

Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creación.

Cuando se agoten los recursos del Fondo de Caja Chica.

4.6.7.3 Registro en Comprobantes de Contabilidad

El Área de Contabilidad deberá realizar el registro contable tanto de la emisión del egreso correspondiente, como de los descargos, asignando las cuentas contables y partidas presupuestarias que correspondan según las operaciones y los gastos efectuados.

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4.6.8 Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el uso de los Fondos de Caja Chica.

El anticipo de sueldos, otorgamiento de préstamos, canje de cheques u otros usos distintos al fin específico del Fondo de Caja Chica. .

Compra de regalos, salutaciones, ofrendas florales, obsequios y otros presentes con recursos asignados al Fondo de Caja Chica

Gastos no presupuestados.

El Responsable del Manejo del Fondo de Caja Chica está facultado para rechazar todas las compras de artículos y servicios que no estén incluidos en los Presupuesto-Programas del Programa.

4.6.9 Sanciones

El empleo de este fondo de Caja Chica, para fines distintos a los establecidos en el presente Reglamento parte del Manual, será estrictamente sancionado contra el Responsable del Manejo del Fondo de Caja Chica del Programa, así como para el personal involucrado en el proceso del gasto realizado con las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales a las que se hubiera dado lugar, se aplicarán las siguientes sanciones:

Hasta un 20% de la remuneración mensual

Suspensión hasta un máximo de 30 días sin goce de haberes

Rescisión de Contrato

4.7 Pago de pasajes y viáticos

4.7.1 Objeto

Establecer las normas relacionadas con los gastos de viático y otros gastos conexos, derivados del cumplimiento de comisiones que se llevan a cabo en el interior o en el exterior de la República, por parte del personal que presta sus servicios en el Programa de Generación de Empleo y Educación Vocacional para jóvenes en Guatemala, así como a las personas comisionadas para la realización de intercambio de experiencias dentro del territorio nacional y fuera del país.

Se entiende por otros gastos conexos, los que en cumplimiento de comisiones oficiales se ocasionen por concepto de:

a. Pasajes. b. Transporte de equipo de trabajo.

c. Reparación de vehículos del Proyecto, así como sus repuestos, combustibles y lubricantes. Estos se reconocerán en casos debidamente justificados y hasta por un máximo de un mil quinientos quetzales (Q1,500.00); si fueren mayores de esa cantidad se deberá obtener autorización, por la vía más rápida, de la autoridad que hubiere ordenado la comisión.

d. Pago documentado de derecho de salida tanto de Guatemala como de otros países. e. Gastos debidamente comprobados que se ocasionen por caso fortuito o fuerza mayor en el desempeño de

comisiones en el interior o en el exterior del país. Estos gastos deberán ser aprobados por la autoridad máxima de la dependencia de que se trate.

4.7.2 Autorización

Se autorizará el pago de gastos de viático y otros gastos conexos a que se refieren los artículos anteriores, al personal del Programa de Generación de Empleo y Educación vocacional para jóvenes en Guatemala y al personal de carácter temporal, asesores y al personal que este vinculado con el Programa como representantes de las instituciones beneficiadas, a quienes se les encomiende por autoridad competente y por escrito, el desempeño de una comisión, que deba cumplirse fuera del lugar permanente de sus labores. Las personas facultadas para autorizar las comisiones y el pago de viáticos es el Administrador de Anticipos.

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4.7.3 Formulación

Para el cobro y comprobación de los pagos de viático y otros gastos conexos, se establecen los siguientes formularios que son utilizados por el Ministerio de Economía:

Formulario V-A "Viático Anticipo".

Formulario V-C "Viático Constancia".

Formulario V-E "Viático Exterior".

Formulario V-L "Viático Liquidación". Los formularios deben ser impresos por el Programa de Generación de Empleo y Educación Vocacional para jóvenes con un orden correlativo, indicando en el encabezado el formulario de acuerdo a los incisos anteriores.

4.7.4 Anticipos de gastos de viáticos

A la persona nombrada para el desempeño de una comisión, mediante firma del formulario V-A "Viático Anticipo", se le entregará los fondos asignados para la comisión, quedando obligada a presentar posteriormente la respectiva liquidación en el formulario V-L "Viático Liquidación", conforme las disposiciones que para el efecto se establecen en el presente Reglamento.

Una vez iniciada, ninguna comisión podrá suspenderse por falta de gastos de viático. Si el anticipo autorizado resultare insuficiente para terminar la comisión, podrá gestionarse el complemento por la vía más rápida, con la debida justificación ante la autoridad que corresponda. El que recibe los viáticos, queda obligado a presentar su liquidación por el total recibido.

4.7.5 Comisiones suspendidas.

Cuando por alguna causa la comisión encomendada quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados deberán reintegrarse inmediatamente contra devolución del formulario V-A "Viático Anticipo". Si se hubiere efectuado algún gasto por la citada comisión, es obligatoria la liquidación en el formulario V-L "Viático Liquidación" en la forma prescrita en el artículo 9 del presente Reglamento.

4.7.6 Comprobación

Para comprobar gastos de viático se utilizará el formulario V-C "Viático Constancia" si se trata de comisiones en el interior del país y el formulario V-E "Viático Exterior", cuando se trate de comisiones en el exterior del país. Los otros gastos conexos a que se refiere el artículo 3. Se comprobarán así: los del inciso a) con los boletos o los comprobantes respectivos; y los del inciso b) con los documentos extendidos por las empresas de transporte; En ambos casos, si éstos fueran recogidos se comprobarán con la planilla respectiva, pero su monto no podrá ser superior al valor que corresponda según las tarifas establecidas por la empresa de transporte. Los gastos que correspondan a los incisos c) y d) se comprobarán con las facturas o recibos y la autorización por escrito para efectuar el gasto cuando la reparación exceda de un mil quinientos quetzales (Q1,500.00).

4.7.7 Liquidación de gastos de viáticos y otros gastos conexos

El personal comisionado debe presentar el formulario V-L "Viático Liquidación”, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, con la aprobación de la autoridad que la ordenó, la liquidación de los gastos efectuados, acompañando, según sea el caso, el formulario V-A "Viático Anticipo", el formulario V-C "Viático Constancia", o el formulario V-E "Viático Exterior". Este último podrá ser sustituido por fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país, así como la planilla de otros gastos conexos y los documentos correspondientes, si los hubiere.

Aprobada la liquidación, la autoridad respectiva exigirá la devolución de los fondos que corresponde a gastos no comprobados, o en su caso, ordenará el reembolso de los excesos que resulten a favor de quien realizó la comisión.

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Cuando la liquidación no se presente dentro del término indicado, la autoridad respectiva ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados.

La liquidación de viáticos debe de contar con el visto bueno del Contable y la Autorización del Administrador del Proyecto.

Cuando la persona comisionada sea el Administrador, debe de contar con el visto bueno del Contable, cuando el Contable sea la persona comisionada debe de contar con el Visto bueno del Administrador y la persona que firma por el Contable debe de ser el Contador General del Proyecto.

4.7.8 Liquidación incompleta

No se aprobará la liquidación de los gastos de viático y otros gastos conexos, a que se refiere el artículo anterior, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir, o existan anomalías. En tales casos, se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días, contados a partir de la fecha de la notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes. Vencido dicho término, sin que se hubiere presentado la liquidación o se presentare sin los documentos y requisitos respectivos, se procederá a requerir el cobro por la vía económico-coactiva.

4.7.9 Gastos de viáticos al personal de distinta dependencia

Cuando una comisión sea desempeñada por servidores de diferentes dependencias del Sector Público, cada uno obtendrá la asignación para los gastos de viático en donde preste sus servicios. Cuando la dependencia o entidad interesada en la comisión proporcione los viáticos, deberá comunicarlo a las demás dependencias o entidades que participan, para que éstas no los asignen al mismo personal que integra la comisión.

4.7.10 Comisiones en el Interior del País

4.7.10.1 Comprobación de tiempo.

El personal que sea designado para el desempeño de una comisión en el interior del país, deberá solicitar del jefe de la dependencia donde se cumpla la comisión o de una autoridad competente de la localidad, que mediante su firma y sello indique en el formulario V-C "Viático Constancia", lugar de permanencia, fecha y hora de llegada y salida.

4.7.11 Cuotas diarias.

Se establece una cuota diaria de Q. 500.00

La cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de las cero (00:00) horas. Cuando el tiempo empleado en la comisión comprenda fracciones de día, los gastos de viático se computarán conforme a los porcentajes que se indican en el punto a continuación.

4.7.11.1 Fracción de día

Cuando una comisión se cumpla en menos de veinticuatro horas, los gastos de viático se reconocerán conforme los porcentajes de las cuotas indicadas en el artículo anterior, de la manera siguiente:

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CONCEPTO PORCENTAJE ASIGNADO %

a) Para el desayuno Quince por ciento. (15%)

b) Para el almuerzo Veinte por ciento. (20%)

c) Para la cena Quince por ciento. (15%)

d) Para el hospedaje Cincuenta por ciento . (50%)

4.7.11.2 Duración de las comisiones

Las comisiones en el interior, no deberán exceder de treinta (30) días calendario, salvo casos de fuerza mayor debidamente comprobados y autorizados por la autoridad máxima de la dependencia administrativa de que se trate.

4.7.12 Comisiones en el exterior del país

4.7.12.1 Categorías, grupos geográficos y cuotas diarias.

La persona que sea comisionada se le asignará la cuota diaria de viáticos indistintamente del puesto, cargo que desempeñe, cuando efectué comisiones al exterior. Dichos pagos se realizarán tomando como referencia las tarifas Per Diem publicadas y en vigencia por la Unión Europea en su sitio oficial: (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm).

Se paga la tarifa en moneda nacional a las tasas de cambio vigente del inforeuro al momento de efectuarse el pago.

Cuando el proyecto contrate el hotel, la tarifa individual por habitación será deducida del viático que se paga a cada persona. Si el proyecto cubre todos los gastos no se pagarán viáticos.

Para ambos casos: El pago completo de la tarifa se condiciona a que la persona permanezca más de doce horas en la misión encomendada y/o deba pernoctar fuera. Si la duración de la misión de entre 6 y 12 horas el viático a pagar será de un 50% de la tarifa indicada en la tabla.

4.7.12.2 Boleto aéreo / Gasto de viaje

La persona que tenga que viajar para efectuar a una comisión en el marco del desempeño de sus funciones tiene la obligación de utilizar el medio de transporte más apropiado y económico que le permita realizar dicha comisión, de acuerdo al siguiente procedimiento:

El Administrador del Proyecto solicita a la secretaria del proyecto la compra del boleto aéreo o pasaje, en el cual debe de indicar el destino, itinerario y motivo de viaje.

La Secretaria del proyecto procederá a llenar el formulario de solicitud de pasajes para el viaje para la comisión que corresponda, solicitando al Contable la partida a donde debe de cargar el viaje. El Contable revisará el formulario respectivo, firmará de visto bueno y lo trasladará al Administrador para su autorización.

La secretaria solicitará los boletos aéreos o pasajes los cuales deben de incluir las tarifas de aeropuerto y otros pagos relacionados al boleto, y le dará seguimiento hasta la entrega del boleto y/o pasaje.

Cuando uno o más personas del proyecto hagan uso de un vehículo particular para viajes oficiales, se reconocerá al propietario del vehículo el equivalente a Q. 5.00 por kilómetro recorrido, de conformidad con las distancias oficialmente

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

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reconocidas, hasta un máximo del costo del boleto aéreo. Como medio de evidencia se requiere una fotografía del odómetro al momento de salir y fotografía del odómetro del vehículo al regreso de la comisión.

4.7.12.3 Comprobación del tiempo

Las personas a quienes se les autorice gastos de viático para el desempeño de comisiones oficiales en el exterior de la República, deberán presentar a su regreso el Formulario V-E "Viático Exterior".

Las oficinas de Migración quedan obligadas a anotar en dicho formulario la hora y fecha, tanto de salida como de entrada del personal, con el objeto de que pueda verificarse el número de días empleados en el desempeño de la comisión encomendada. En casos especiales podrá ser utilizado el pasaporte, su fotocopia legalizada o los comprobantes que extienden las líneas aéreas, para la comprobación de entrada y salida del país.

Cuando se efectúen viajes por vía aérea, para la determinación de la salida o la hora de retorno, se procederá de la manera siguiente:

Se considera como hora de salida, dos horas antes de la hora de itinerario del vuelo correspondiente.

La hora de retorno será la hora de llegada del vuelo al país.

4.7.12.4 Vías, itinerario y excesos de equipaje

Los viajes deberán hacerse por la vía más directa y en clase económica. No se reconocerán gastos ocasionados por escalas o rutas innecesarias, ni gastos por exceso de equipaje

4.7.12.5 Complemento de gastos de viáticos

El personal que sea autorizado para asistir a eventos fuera del país, patrocinados o impartidos por instituciones internacionales o extranjeras, tendrá derecho a que se le complementen los gastos de viático que otorguen tales entidades hasta por el porcentaje de las cuotas diarias establecidas en el artículo 16 de este Reglamento.

4.7.12.6 Fraccionamiento de la comisión

Queda prohibido el fraccionamiento de una comisión con el propósito de cobrar la cuota diaria completa. Quien autorice la comisión en esa forma será responsable y quedará obligado al reintegro correspondiente.

4.7.12.7 Viático a particulares

Podrá autorizarse el pago de viático y otros gastos conexos, en la forma y condiciones que establece el presente Reglamento, a las personas que sin tener la calidad de servidores públicos o personal temporal, desempeñen o formen parte de las comisiones.

4.7.13 Casos no previstos e interpretación

Los casos no previstos y la interpretación del presente manual, estarán a cargo del Administrador del Programa y del Contable.

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4.8 Usos de Vehículos


Constituir el conjunto de disposiciones de aplicación obligatoria al Programa en los procesos de uso de vehículos.

a) Asegurar el uso adecuado de los vehículos. b) Definir y establecer sanciones al uso incorrecto del presente Manual en cuanto a utilización adecuada de vehículos. c) Determinar las atribuciones, deberes y obligaciones del personal, asumiendo plena responsabilidad de sus actos

con relación al uso de vehículos. d) Asegurar la aplicación de las normas para uso de vehículos del Ministerio de Economía y de instituciones vinculadas.

4.8.1.1 Deberes y responsabilidades del responsable de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales

En lo relacionado a la administración de vehículos sus responsabilidades y deberes serán:

Planificar, organizar y controlar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de los vehículos;

Atender las solicitudes de transporte;

Asignar los vehículos de conformidad con las características del servicio, considerando criterios de utilidad y uso racional;

Vigilar que los vehículos se usen satisfactoriamente;

Supervisar la labor de los chóferes y del taller de mantenimiento y reparación;

Llevar todos los registros necesarios para lograr un estricto control de los vehículos;

Realizar inspecciones diarias de todas las unidades;

Llevar un expediente de cada vehículo;

Llevar diariamente los registros que permitan conocer el estado de los vehículos antes y después de cada servicio y establecer las responsabilidades del caso cuando se detecten daños;

Llevar el control de vehículos que se encuentren fuera de servicio;

Realizar el trámite para la adquisición de las pólizas de seguro y llevar el respectivo control;

Controlar la distribución de boletas de combustible, kilometraje recorrido y motivo de viaje;

Velar por la conservación y mantenimiento de todos los vehículos, siguiendo la normativa del Código de Tránsito y este Manual;

Realizar los trámites para las revisiones técnicas;

Investigar, atender y tramitar todos los aspectos administrativos y de análisis técnico que sea necesario, con motivo de accidentes de tránsito;

Sacar de circulación los vehículos que no se encuentren en condiciones aptas para circular.

4.8.1.2 Deberes y responsabilidades del conductor/chofer

El conductor a quien se le asigne o tenga bajo su custodia un vehículo, será responsable por la seguridad del mismo, además deberá:

Conocer y cumplir estrictamente con lo establecido en el la Ley de Tránsito.

Conservar mientras conduce la mayor compostura y la debida prudencia para no poner en peligro su propia vida ni la seguridad de sus acompañantes u otros vehículos;

Revisar los frenos, dirección, luces, lubricantes, combustible, presión de llantas y estado general del vehículo antes de conducirlo;

Conducir el vehículo con el mayor cuidado y responsabilidad, aplicando las mejores técnicas y conocimientos para el buen manejo, evitando daños o el desgaste acelerado de la unidad;

Portar siempre y actualizada la licencia de conducir, así como una identificación del Programa.

Transportar únicamente a funcionarios u otras personas con la autorización respectiva;

Portar en el vehículo fotocopias de documentos de propiedad de los vehículos;

Portar, cuando corresponda, el permiso para conducir fuera de días y horas no hábiles;

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Mantener el mejor estado de conservación y limpieza del vehículo bajo su responsabilidad.

Cuidar las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias de que disponga el vehículo;

Comunicar responsable de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales y el Contable de Anticipos, si corresponde, cualquier irregularidad que se presente en el cumplimiento de su función;

Cubrir las multas por infracciones al Código de Tránsito y otras regulaciones que sean penalizadas a través de los procedimientos judiciales o administrativos, en los cuales se demuestre que ha existido falta al debido cuidado atribuible al conductor;

Cumplir con los Programas de mantenimiento establecidos para el vehículo;

Guardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo, bajo llave y en el lugar donde se haya asignado por el Programa.

Reportar a más tardar 1 día hábil después de cualquier desperfecto que haya sufrido el vehículo. Asimismo, la desaparición o extravío de accesorios o repuestos, los cuales deberán ser restituidos si fueron extraviados por negligencia, descuido o imprudencia; y

Presentar la liquidación de cupones.

4.8.2 Prohibiciones

Queda absolutamente prohibido:

La operación de vehículos por parte de particulares o por funcionarios no autorizados. Que el responsable del vehículo permita a otra persona conducir sin causa justificada o la debida autorización, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que se puedan imponer;

Ceder la conducción del vehículo a personas no autorizadas;

Utilizar los automotores en actividades personales o ajenas a las labores del Programa , o fuera del horario al que el vehículo está sujeto;

Conducir bajo los efectos del alcohol u otras sustancias enervantes;

Conducir a velocidades superiores que las permitidas por leyes o reglamentos;

Transportar a particulares sin la debida autorización;

Utilizar indebidamente los combustibles, herramientas y repuestos asignados al vehículo, así como hacer intercambio de los mismos, sin contar con al debida autorización del encargado de Servicios Generales;

Hacer abandono del automotor sin causa justificada;

Operar el vehículo sin la autorización respectiva;

Mantener estacionado el vehículo en lugares donde exista peligro para su seguridad, accesorios, materiales o equipo que transporta;

Causar alteraciones o daños a los vehículos; y

Sustraer cualquier tipo de herramienta, repuestos y accesorios del automotor, lo cual será considerado falta grave y se aplicará las normas del debido proceso.

4.8.3 Resguardo de vehículos

Los vehículos deben ser usados en horario administrativo. Fuera de estos días y horarios su uso debe ser autorizado por el Contable de Anticipos, identificando al responsable que usará el vehículo y su cometido.

Será responsabilidad de cada uno de los usuarios de los vehículos, el velar por la correcta utilización de estos, vale decir; mantener puertas y vidrios cerrados, no dejar las llaves puestas, mantenerlos estacionados en forma correcta, etc.

4.8.4 Bitácora de los vehículos

Es obligatorio llevar un libro bitácora para cada vehículo.

Cada vehículo tendrá un libro de bitácora, que estará a cargo del piloto. Cada conductor al momento de solicitar y devolver las llaves de los vehículos debe completar la bitácora, con la siguiente información:

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Fecha y hora de inicio

Nombre del conductor

Destino

Kilometraje inicial

Fecha y hora de termino

Kilometraje final

Observaciones (en caso de tener que señalarse algún aspecto relacionado al estado u operación del vehículo)

4.8.5 Registro de control de combustible

Se establecerá un registro adecuado para el control de combustible y para su entrega, se llenará un formulario numerado, que contendrá la siguiente información:

Número de placa

Fecha y número de solicitud

Cantidad de combustible consumido en el periodo

Kilometraje recorrido

Consumo promedio de combustible por periodo

Nombre del conductor

Cantidad y número de cupones

El responsable de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales deberá llevar, además, un expediente por cada vehículo, en el cual se incluirá un historial que se refiera a sus características, su adquisición, las medidas de mantenimiento que se le hayan aplicado y las que deberán aplicarse, el aseguramiento del vehículo, su cobertura, revisión técnica al día, el detalle de infracciones, número de activo, el kilometraje, permisos de salida del país y su localización. Además, dentro de ese historial deberá llevarse un control minucioso de las herramientas, repuesto y piezas complementarias con que cuenta cada uno de los vehículos.

De igual forma, deberá llevar un expediente para cada conductor, en el cual se anotará el nombre y apellidos, el número, la fotocopia y la fecha de vencimiento de la licencia, así como cualquier otra información relacionada con accidentes de tránsito en vehículos del Programa.

4.8.6 Solicitud de prestación de servicios de transporte

Cuando un funcionario requiera el uso de un vehículo deberá solicitar al encargado de Almacenes, activos fijos y Servicios Generales, y llenar un formulario de requerimiento de vehículo.

La circulación de vehículos en días no hábiles estará debidamente supeditada a la realización de labores impostergables o inherentes a la institución. Para tal efecto, la autorización deberá ser firmada por el Contable de Anticipos. Dicha autorización deberá ser comunicada al encargado de Almacenes, activos fijos y Servicios Generales para que proceda con los trámites de asignación de vehículos

4.8.7 De la custodia de los vehículos

Una vez concluidas las labores diarias, todos los vehículos deberán ser guardados en el estacionamiento habilitados para el efecto y las llaves permanecerán bajo custodia del Piloto a cargo o del responsable del Garaje asignado por el Programa. A fin de facilitar el control de salidas e ingresos de los vehículos al lugar de custodia se podrá asignar esta tarea a uno de los choferes de forma indefinida, o bien de forma rotativa (bimensual o trimestral).

4.8.8 Obligaciones de los conductores en caso de accidentes

Los conductores que durante la circulación por vías públicas se vean involucrados en un accidente de tránsito, deberán seguir las siguientes instrucciones:

60 | P á g i n a

Llamar y esperar a la Aseguradora con el propósito de que se realice la inspección del accidente;

Velar porque el vehículo permanezca en el lugar del accidente y guardar todas las medidas de seguridad que sean convenientes;

Llamar y comunicar de inmediato el accidente al encargado de Servicios Generales;

Preparar junto con el encargado de Servicios Generales el aviso de accidente para ser presentado el Contable de Anticipos y al Administrador de Anticipos del Programa dentro de los 2 días hábiles siguientes al percance;

Anotar el número de placa del vehículo con el cual colisionó, de ser posible el nombre, número de cédula; así como los testigos presenciales si los hubiera; y

Aportar al encargado de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales las copias que conforman la infracción de tránsito.

4.8.9 Del seguro de vehículos

Todos los vehículos del Programa deberán estar cubiertos por una póliza de seguro contra accidentes como también con la póliza de seguros de daños contra terceros. En caso de no contar con estas pólizas los vehículos no deberán circular, siendo responsabilidad del responsable de Almacenes, Activos Fijos y Servicios Generales y del Contable de Anticipos.

4.8.10 Licencia de conducir

Todos los conductores autorizados para conducir vehículos deberán portar la licencia de conducir al día y deberá coincidir con el tipo de automotor que utilice.

4.8.11 Del préstamo institucional de vehículos

Se prohíbe el préstamo de vehículos a otras instituciones del Gobierno Nacional u otras instituciones ajenas a MINECO. A su vez, los vehículos deberán estar asignados a cumplir actividades vinculados al objetivo del Programa, debiendo limitarse su uso.

61 | P á g i n a

5 Gestión de recursos humanos

5.1 Alcance y principios

El Manual, incluye la gestión de recursos como un instrumento operativo que tiene como propósito contribuir al logro de los objetivos institucionales, a través de la regulación, sistematización y orientación de las relaciones contractuales entre el Programa y el personal que presta servicio en el mismo, determinando los derechos y obligaciones, las atribuciones y las responsabilidades, prohibiciones e incompatibilidades, en todos sus niveles, considerando los niveles y grados de jerarquía.

Asimismo, establece normas de comportamiento y prestación de servicios, que deben observar quienes presten servicios formando parte de la estructura orgánica del Programa, entre los que se consideran:

Quienes suscriban contratos como personal eventual del Programa.

Quienes sean contratados por la entidad beneficiaria y puestos a disposición del Programa durante el tiempo de vida del mismo, independientemente de la fuente de financiamiento.

Por otro lado, la relación de trabajo de los consultores contratados a plazo fijo por el Programa con recursos de la UE o de la contraparte local, se regirá por lo establecido en sus contratos, términos de referencia y antecedentes del proceso de contratación.

Los principios que sustentan las relaciones entre el Programa y los contratados son los siguientes:

El reconocimiento que el contratado constituye para el Programa el más valioso recurso de su organización y la base de su desarrollo y eficiencia.

El respeto mutuo y la cordialidad que debe existir entre los contratados de todos los niveles ocupacionales, sin soslayar el principio de autoridad.

La voluntad de concertación, el espíritu de justicia, la equidad y celeridad con que deben resolverse las diferencias, problemas o conflictos que se puedan generar en la prestación de los servicios.

La eficiencia y eficacia en el desempeño de sus funciones.

El respeto irrestricto a los contratos de servicios y normas de carácter interno.

Se tiene previsto que todas las contrataciones de personal se hagan con cargo a los reglones presupuestarios 029, 183 y 189.

5.2 Ámbito de Aplicación

En el caso de la contratación de consultores de línea y consultores contratados con fondos del Programa, se regirán por el tipo de contrato, términos de referencia, antecedentes de su contratación y modalidad de contratación, por consiguiente, el presente acápite se aplica en la medida que no contradiga lo estipulado en los mencionados documentos. El objetivo de este acápite es el de mejorar el clima organizacional sin contravenir las normas y estipulaciones de los contratos de los funcionarios que conforman el Programa.

Los contratados por el MINECO que son puestos a disposición del Programa si bien tendrán una relación de trabajo en áreas específicas, los temas contractuales serán resueltos con sus respectivos contratantes, en base a la información proporcionada por el Administrador de Anticipos y Contable de Anticipos con relación a la aplicación y cumplimiento del presente Manual y de sus Términos de Referencia, y a los términos del contrato suscrito.

En caso de controversia, prevalecerán las estipulaciones de los contratos individuales y de los Términos de Referencia.

5.3 Criterios generales de selección y contratación de personal

El Programa en uso de sus facultades y de sus necesidades contratará los servicios de personal para cubrir los cargos vacantes o la atención de trabajos temporales, según los requisitos exigidos para el desempeño de estos. La formación técnica y/o profesional, la experiencia básica y la metodología de calificación de los cargos que forman parte de la estructura organizacional

62 | P á g i n a

están especificadas en los términos de referencia para cada cargo que forman parte de las carpetas de procesos de contratación de personal.

Para ocupar cualquier puesto de trabajo dentro de la estructura organizacional del Programa, el postulante debe cumplir con todos los requisitos exigidos para el cargo y haber obtenido la mejor calificación dentro del proceso de selección. Las convocatorias del personal se pueden realizar de acuerdo a la normativa aplicable considerando la fuente de financiamiento y la modalidad de contratación.

5.4 Evaluación de desempeño

La evaluación del desempeño, es permanente dentro del Programa y pretende medir el grado de cumplimiento de los objetivos, la realización de sus funciones, responsabilidades, tareas y resultados asignados a cada cargo durante un periodo determinado de tiempo señalada en los términos de referencia del personal.

La evaluación tiene por objeto apreciar objetivamente el desempeño del personal del Programa con economía, eficacia y eficiencia laboral así como, detectar potencialidades y deficiencias en el cumplimiento de los objetivos del Programa, busca mejorar el rendimiento, estimular el desarrollo profesional y de esta manera optimizar la contribución del personal al logro de objetivos del Programa.

5.4.1 Procedimientos de Evaluación

La evaluación del desempeño se aplicará a todo el personal dependiente que ocupa cargos considerados en la estructura organizacional del Programa, incluido el personal de la AT con puestos de largo plazo o con una duración igual o mayor a los seis meses.

El personal que tenga funcionarios bajo su dependencia directa cumplirá el rol de evaluador. El proceso formal de evaluación del desempeño se ejecutará una vez al año, en el mes de noviembre o de manera circunstancial debido a un desempeño deficiente, o bien a la finalización del contrato de servicios.

Una vez completado el formulario de evaluación, el inmediato superior mantendrá una reunión con el evaluado para discutir y analizar la calificación obtenida y realizar en forma conjunta modificaciones y ajustes si son pertinentes para obtener un consenso sobre la evaluación.

El objetivo de la reunión de evaluación es que el evaluado conozca la valoración sobre su desempeño, a fin de mejorarlo. Se podrá establecer si se considera necesario un plan de formación, capacitación y recomendaciones.

Una vez concluida la evaluación, si ésta es insatisfactoria, por consiguiente no cumple con los objetivos y metas para el cargo que ha sido contratado, se procederá a elevar un informe al Administrador de Anticipos y Contable recomendando la desvinculación del personal contratado.

En todos los casos la evaluación será entregada al encargado de la custodia del file de personal del contratado.

5.4.2 Factores a evaluar

Las evaluaciones de personal deben basarse en los siguientes aspectos:

a) Periodo de evaluación, considerar la gestión o el periodo determinado. b) Desempeño eficaz y eficiente para el logro de los resultados. En este acápite se verificará:

o el nivel de resultados alcanzados por el evaluado en relación a los términos de referencia; o calidad en el logro de los resultados, se verificará la eficacia y calidad del trabajo y esfuerzo que requiere para

obtener resultados; o Solvencia técnica y profesional, donde se mide la utilización de conocimientos técnicos en su área específica y su

aplicación en la realización de sus tareas y consecución de resultados; o Oportunidad en el logro de resultados, se mide los esfuerzos realizados por el evaluado para que los resultados se

logren en el tiempo y momento planificados.

63 | P á g i n a

c) Desempeño en el puesto y las características individuales:

o Uso de los recursos asignados (computadoras, material, equipos otros) para realizar su trabajo: En este punto se evaluará el grado de destreza del personal en el uso de sus instrumentos de trabajo, como ser computadoras, impresoras, material, scanner, software de apoyo: procesadores de texto, hojas electrónicas y otros, además del cuidado de los equipos durante el uso.

o Capacidad para organizar las actividades de su equipo de trabajo, en este punto se evalúa la habilidad del personal de coordinar las tareas de equipos de trabajo ya sea de su propia área como comisiones u equipos multidisciplinarios de manera de obtener los resultados previstos por el Programa.

o Capacidad analítica, se evalúa el grado de análisis del personal en la resolución de problemas, visualización y elección de alternativas.

o Relaciones humanas, se evaluará la capacidad de establecer relaciones de trabajo de colaboración mutua a través de actitudes proactivas y positivas que permitan mantener un adecuado clima organizacional.

o Responsabilidad y compromiso, evaluará la dedicación del trabajo, si se brinda el servicio dentro del plazo estipulado, valorando el grado de cumplimiento y compromiso que tiene el personal en sus tareas sin que sea supervisado constantemente y realice un trabajo autónomo.

d) Evaluación del cumplimiento de normas internas

o Cumplimiento de normas internas, asistencia, faltas y otros, en este acápite se mide el grado de cumplimiento del evaluado de las normas internas del Programa, la asistencia puntual a la fuente de trabajo, faltas sin justificación y otros aspectos.

e) Factores adicionales a tomar en cuenta para cargos ejecutivos y de coordinación de las áreas operativas: o Desempeño bajo presión, donde se evalúa la capacidad para manejar cargas de trabajo y responsabilidades en

forma simultánea al asumir un cargo. o Planificación y Control, se evalúa la capacidad para planificar, organizar y programar tareas o actividades para sus

dependientes directos. o Delegación, se refiere a la habilidad que tiene el personal para delegar tareas y desarrollar un trabajo eficiente y

acorde a los productos esperados. o Comunicación, se evalúa la habilidad de mantener informado a su personal de manera recíproca. o Liderazgo, se evalúa la habilidad para motivar a su personal dependiente y dar cumplimientos con las metas

trazadas por el Programa. o Autonomía, la capacidad que demuestra el personal evaluado en la toma de decisiones dentro de sus competencias. o Resolución de Conflictos, la habilidad para lograr acuerdos, con asertividad y firmeza, sin desmejorar las relaciones

con la contraparte, buscando intereses comunes, de acuerdo a los objetivos del Programa.

5.4.3 Calificación

La evaluación del desempeño está basada en la medida que da el evaluador a los factores evaluados sobre los objetivos de trabajo establecidos.

Los parámetros de evaluación establecidos en forma cualitativa, estos son:

a) Más que satisfactorio (de 81% a 100%) b) Satisfactorio (de 51% a 80%) c) Menos que satisfactorio (de 1% a 50%)

Cuando la calificación se encuentra entre los parámetros del inciso a) El personal recibirá una carta de felicitación, como también será considerado para futuros cargos en el Programa.

Si la calificación es b) el evaluador hará conocer al evaluado en la reunión de evaluación donde se indique las debilidades que tiene el personal y necesidades de mejorar, plasmándose en el punto de observaciones y recomendaciones.

64 | P á g i n a

Si la calificación es menos que satisfactorio, considerando los niveles de desempeño se tomará muy en cuenta para prescindir de los servicios de éste funcionario, emitiéndose un informe al Director del Programa con copia al Administrador de Anticipos para que se tomen las medidas correspondientes.

A continuación se presenta el formulario a evaluación de desempeño.

Formulario de evaluación de desempeño

A DATOS GENERALES N° De Contrato

NOMBRE DEL CONSULTOR/PERSONAL EVALUADO:

CARGO DEL CONSULTOR/PERSONAL EVALUADO:

NOMBRE Y CARGO DEL EVALUADOR:

PERIODO DE EVALUACION: FECHA DE EVALUACION:

B VALORACION

Favor marcar en una casilla el nivel de conformidad con el desempeño correspondienteMENOS QUE

SATISFACTORIOSATISFACTORIO

MAS QUE

SATISFACTORIO

De 1% a 50% De 51% a 80% De 81% a 100%

I. DESEMPEÑO EFICAZ Y EFICIENTE PARA EL LOGRO DE RESULTADOS

1.1. Nivel de resultados alcanzados:

1.2. Calidad en el logro de los resultados:

1.3. Solvencia Técnica / Profesional:

1.4. Oportunidad en el logro de resultados:

II. DESEMPEÑO EN EL PUESTO Y CARACTERISTICAS INDIVIDUALES

2.1.

2.2.

2.3. Capacidad analítica:

2.4. Relaciones humanas:

2.5. Responsabilidad y compromiso:

III. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS INTERNAS

3.1. Cumplimiento de normas internas, asistencia, faltas y otros:

IV EXCLUSIVO PARA RESPONSABLES DE AREA QUE TIENE PERSONAL A SU CARGO

4.1. Desempeño bajo presión:

4.2. Planificación y control:

4.3. Delegación:

4.4. ComunicaciónComunicación:

4.5. Liderazgo:

4.6. Autonomia:

4.7. Resolución de Conflictos:

PROMEDIO

C RECOMENDACIÓN DE LOS EVALUADORES

I. Con Base en la evaluación efectuada por el(los) evaluador(es), se recomienda:

1.1. La continuidad del consultor/personal evaluado

1.2. La desvinculación o retiro del consultor/personal evaluado

D OBSERVACIONES

E NECESIDADES DE CAPACITACION

F FIRMA(S) Y SELLO(S) DE:

EVALUADO JEFE INMEDIATO Y/O EVALUADOR(ES)

Nota: Para la continuidad del consultor/personal evaluado; en su cal ificación deberá contar con al menos 60% de la valoración correspondiente, encontrándose en la

cali ficación consiguientemente entre los niveles satisfactorio y/o más que satisfactorio.

EN RELACION A LO ESPERADO

Uso de los recursos asignados (computadoras, equipos, otros) para realizar su trabajo:

Capacidad para organizar las actividades de su equipo de trabajo:

65 | P á g i n a

5.5 Capacitación y formación de personal

A través de la capacitación y formación del personal se pretende que dentro del Programa se contribuya a la formación de personal técnico y administrativo calificados, con conocimientos permanentemente actualizados y para promover la eficiencia en sus servicios, y la motivación permanente, el Programa autorizará la asistencia de sus dependientes a cursos de capacitación, manteniendo un sistema adecuado de tecnificación y especialización, fomentando la concesión de licencias para estudios en temas de interés del Programa.

La capacitación de los Recursos Humanos tiene por objeto desarrollar la habilidad y destrezas del personal, en el aspecto técnico y relacionamiento humano, coadyuvar a la motivación del personal y de esta manera estructurar un adecuado clima organizacional.

Cuando la capacitación sea individual y financiada con recursos del Programa, y con el fin de lograr mayores beneficios para el Programa, se tomarán en cuenta las siguientes premisas:

concluido el proceso de capacitación el participante tiene la obligación de presentar a el Contable de Anticipos el informe técnico del curso adjuntando copia de la certificación obtenida para archivo en su file personal, adjuntando material proporcionado en el curso.

en un tiempo máximo de 5 días hábiles de concluida la capacitación, el participante elaborará una presentación, para compartir con sus compañeros de área de trabajo sobre lo asimilado en la capacitación, en una reunión.

Además de las capacitaciones ejecutadas en el marco del Programa de las que el personal del Programa pueda beneficiarse, el Programa podrá proponer una oferta autónoma de formación y capacitación del personal.

Por otro lado el equipo AT también deberá llevar adelante cursos de capacitación conjunta o individual para el personal, de acuerdo con las necesidades detectadas por el Programa o como resultado de las evaluaciones de desempeño de acuerdo a los principios y objetivos plasmados dentro delos documentos generados por la Comisión Europea

“Reforma de la cooperación técnica y las unidades de ejecución de proyectos en la ayuda exterior proporcionada por la Comisión Europea. Una Estrategia Central”. http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/backbone_strategy_on_tc_pius_final_es.pdf

“Haciendo la Cooperación Técnica más Eficaz“ http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/documents/guidelines_on_tc_finale_es.pdf.

5.6 Reconocimientos

Por el desempeño de acciones excepcionales o de calidad extraordinaria, relacionados directamente con los servicios de los contratados o con las actividades institucionales que se puedan desarrollar, el Administrador de Anticipos o los coordinadores de área, según corresponda, podrán cursar reconocimiento o felicitación escrita, siempre que tal desempeño se enmarque en las siguientes condiciones:

Constituya ejemplo para el conjunto de contratados.

Esté orientado a cultivar valores éticos y sociales.

Redunde en beneficio del Programa.

Mejore la imagen del Programa en la colectividad.

Tales reconocimientos serán puestos en conocimiento del Contable de Anticipos del Programa, el cual evaluará los mismos, a fin de determinar si éstos se adecuan a las condiciones establecidas en el presente artículo y puedan ser incluidos como méritos en el expediente personal del Contratado.

El Programa podrá otorgar ciertos beneficios para mejorar las remuneraciones y las condiciones de sus Contratados, siempre que los contratos lo permitan y/o los financiadores lo autoricen, teniendo en consideración la disponibilidad presupuestaria, el rendimiento personal, así como los dispositivos legales aplicables.






66 | P á g i n a

5.7 Facultades y obligaciones del Programa

Las facultades del Programa son las siguientes:

a) Determinar la capacidad o aptitud de cada Contratado para ocupar un puesto y establecer la labor que se le asigne; evaluar sus méritos y decidir en base a éstos su recontratación o separación.

b) Evaluar en forma periódica a los Contratados del Programa, de acuerdo a lo dispuesto en el presente manual. c) Seleccionar, contratar e incorporar nuevo personal cuando sea menester, acatando la normativa correspondiente. d) Solicitar la contratación de personal al Beneficiario, de acuerdo a perfiles definidos de puesto. e) Participar de los procesos de contratación, realizados por el Beneficiario, para puestos del Programa. f) Administrar, dirigir, planear, organizar, coordinar y orientar las actividades a desarrollarse en el Programa. g) Aplicar políticas tales como, designación, remoción, promoción, rescisión, y/o cualquier otro movimiento de personal, a

fin de optimizar la función del Programa.

5.8 Disposiciones complementarias

Los casos no previstos y/o infracciones a normas administrativas, morales o éticas que imperen en el centro de trabajo, o que regulen el desenvolvimiento armónico de las relaciones, no contemplados expresamente en el presente Manual, serán resueltos en cada caso, atendiendo a las circunstancias, antecedentes, consecuencias u otros aspectos pertinentes, aplicándose los principios de razonabilidad y buena fe, el sentido común y la lógica; en concordancia con las disposiciones legales aplicables.

67 | P á g i n a

6 Procedimientos de adquisición

La base para los procedimientos de adquisición y subvenciones del Programa será la Guía PRAG en su última versión publicada en sitio oficial de la Comisión Europea en español. En este sentido el presente capítulo no pretende sustituir dicho documento, sino clarificar los procesos y la documentación respaldatoria para hitos dentro del proceso.

Todas las contrataciones de servicios y suministros realizados con recursos de la UE, deberán seguir lo establecido por el presente Manual de funcionamiento. En caso de contradicciones se impone la Guía PRAG.

A la vez, los servicios y suministros contratados por el Programa con recursos específicamente nacionales deberán seguir los procedimientos y normas de contratación nacionales, tal como se establece en la Ley de Contratación del Estado.

Los procesos de contratación son descritos a través de las fases consecutivas desde el momento en que el Programa cuenta con los TdR o las especificaciones técnicas hasta el momento de firma de contrato. Estos procesos son enunciativos y pueden (deben) de ser necesario ser perfeccionados por el Administrador de Anticipos.

A continuación se presenta los procesos para cada una de las modalidades de contratación que pueden aplicar para el Programa que incluye tanto servicios como suministros. El programa de Empleo Juvenil no ha previsto ni obras ni subvenciones.

CONTRATOS DE SERVICIOS

≥300 000 EUR Licitación restringida

internacional

< 300 000 EUR pero > 20 000 EUR - Contrato marco

o - Procedimiento negociado en régimen

competitivo

≤20 000 EUR Oferta única

Para los contratos de servicios, suministros y obras, podrá

efectuarse un pago previa

presentación de la factura, sin

aceptación previa de la oferta, si el

gasto es ≤2 500 EUR

CONTRATOS DE SUMINISTROS

≥300 000 EUR - Licitación abierta

internacional

< 300 000 EUR pero

≥100 000 EUR - Licitación abierta local

o - Contrato marco

< 100.000 EUR pero > 20 000 EUR - Procedimiento

negociado en régimen

competitivo

68 | P á g i n a

6.1 Modalidades de contratación previstas por el Programa

El cuadro a continuación clarifica los procedimientos de contratación tanto a través de compromisos específicos, como por procedimientos en gestión administrativa.

Compromisos Específicos

Procedimientos en Gestión Administrativa

CONTRATOS DE

SERVICIOS

≥300 000 EUR Licitación restringida

Internacional

< 300 000 EUR pero > 20 000 EUR

Contratos marco

< 300 000 EUR pero > 20 000 EUR Procedimiento negociado en régimen

competitivo

≤20 000 EUR Oferta única

Para los contratos de servicios y

suministros podrá efectuarse un pago

previa presentación de la

factura, sin aceptación previa de la oferta, si el

gasto es ≤2 500 EUR

CONTRATOS DE

SUMINISTROS

≥300 000 EUR

Licitación abierta internacional

< 300 000 EUR pero

≥100 000 EUR Licitación

abierta local

< 100.000 EUR pero

> 20 000 EUR Procedimiento negociado en

régimen competitivo

6.2 Conformación de Comités de Evaluación en procedimientos en gestión administrativa (más de 20.000 EUR).

Los comités estarán conformados por cinco miembros: un presidente, un secretario y tres miembros evaluadores. Tanto el Presidente como el Secretario del Comité no tienen derecho a voto. Por su parte, los tres miembros del Comité tendrán el mismo peso al momento de la evaluación. En caso de que la unidad solicitante sea otra institución diferente al MINECO (p.ej. MINTRAB, MINEDUC, INE, INTECAP, otros), se deberá prever la participación de por lo menos un miembro de dicha institución dentro del Comité de Evaluación.

La designación de los Comités de Evaluación se hará por el Administrador de Anticipos. Este deberá cerciorarse de que los evaluadores designados estén disponibles durante el período de evaluación previsto. Asimismo, nombrará a un evaluador de sustitución para cada procedimiento a fin de evitar retrasos en caso de indisponibilidad. Los miembros con derecho a voto deberán tener la capacidad técnica y administrativa para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. La identidad de los evaluadores deberá mantenerse confidencial.

Los Comités deberán ser designados con la suficiente antelación.

GESTIÓN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Los miembros del Comité de Evaluación (es decir, el

presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) deberán ser nombrados a título personal por el Órgano de

Contratación, y los nombramientos se presentarán con suficiente antelación a la Comisión Europea para su aprobación. Si la

Comisión Europea no presenta objeciones en un plazo de cinco días laborables, se considerará que el Comité es aprobado. La

Comisión Europea deberá ser invitada a designar un observador y se la animará a asistir a todas las reuniones o a parte de ellas. Los

expertos independientes contratados en el marco de contratos de servicios solo podrán asistir en calidad de observadores. La

participación de otros observadores deberá someterse a la aprobación previa de la Comisión Europea.

GESTIÓN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI

Los miembros del Comité de Evaluación (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) deberán ser

nombrados a título personal por los servicios competentes del Órgano de Contratación, que también deberán aprobar la presencia

de observadores.

69 | P á g i n a

Todos los procesos que requieren control ex ante por parte de la UE, deberán incluir como observador a un representante del Jefe de Delegación de la Unión Europea. La solicitud de nombramiento por parte del Jefe de Delegación deberá ser requerido con por lo menos 10 días de anticipación de la fecha prevista para la primera reunión del Comité.

Para mantener la confidencialidad del procedimiento, la participación en las reuniones del Comité de Evaluación quedará estrictamente limitada a los miembros del mismo, designados por el Órgano de Contratación, y a los posibles observadores autorizados

6.3 Conformación de Comité Negociador en procedimientos en gestión administrativa (menos de 20.000 EUR)

La guía PRAG no establece la necesidad de un Comité de Evaluación para procedimientos por debajo de los 20 000 EUR, sin embargo, el Programa considera la necesidad de establecer un Comité Negociador para los procedimientos de Oferta Única mayores a 2 500 EUR. Para procedimientos iguales o menores a 2 500 EUR sólo se procederá a un cuadro comparativo.

Para las Ofertas Únicas mayores a 2 500 EUR y menores a 20 000 EUR. Los comités estarán conformados por tres miembros evaluadores con el mismo peso al momento de la evaluación. En caso de que la unidad solicitante sea otra institución diferente al MINECO (p.ej. MINTRAB, MINEDUC, INE, INTECAP, otros), se deberá prever la participación de por lo menos un miembro de dicha institución dentro del Comité de Negociación.La designación de los Comités de Negociación se harápor el Administrador de Anticipos. Éste deberá cerciorarse de que los evaluadores designados estén disponibles durante el período de evaluación previsto. Los miembros deberán tener la capacidad técnica y administrativa para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. Será necesario contar con por lo menos tres oferentes pre identificados. Al momento de la valoración se incluirá una tabla de criterios ponderados que certifique el cumplimiento de los requisitos establecidos y la puntuación alcanzada. Cada uno de los miembros del Comité de Negociación realizará una valoración de las ofertas por separado y elaborarán un informe de negociación conjunto.

Para Ofertas Únicas menores a 2 500 EUR. No será necesario contar ni con un Comité de Evaluación ni con un Comité Negociador ni con una valoración de ofertas, siendo suficiente un cuadro comparativo y una recomendación de adjudicación por parte de la persona designada por el Administrador de Anticipos para tal efecto.

6.4 Controles ex ante por parte de la Unión Europea.

A continuación se presenta un cuadro recapitulativo relacionado a los controles por parte de la UE y las instancias de evaluación de las ofertas en los procedimientos bajo régimen de gestión administrativa.


CO

NT

RA

TO

S D

E S

ER

VIC

IOS

Modalidades de contratación

Procedimiento negociado en

régimen

Procedimiento negociado en

régimen Oferta única Oferta única

competitivo competitivo

Montos < 300 000 EUR pero > 50 000 EUR

≤ 50 000 EUR pero > 20 000 EUR

≤ 20 000 EUR pero > 2 500 EUR

≥ 2 500 EUR

Ex ante Expost

Tipo de Control por parte de la UE

Conformación de Comité de Evaluación

Comité de Evaluación Comité

Negociador Sólo cuadro comparativo

70 | P á g i n a

6.5 Procedimientos de Contratación de Servicios y Suministros

A continuación se presenta los flujos y tablas de procesos de contratación de Servicios y suministros en el siguiente orden:

Servicios

Licitación restringida internacional (≥ 300.000 €) – servicios

Contrato marco (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

Procedimiento negociado en régimen competitivo (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

Oferta Única(≤ 20 000 € pero ≥ 2 500 €) – servicios

Oferta Única(≤ 2.500 €) – servicios.

Suministros

Licitación abierta internacional (≥ 300 000 €) – suministros

Licitación abierta local (<300.000 € pero ≥ 100.000 €) – suministros

Procedimiento negociado en régimen competitivo (< 100.000 € pero > 20.000 €) – suministros

Oferta Única (≤ 20 000 € pero ≥ 2 500 €) – suministros

Oferta Única (≤ 2.500 €) – suministros


CO

NT

RA

TO

S D

E S

UM

INIS

TR

OS

Modalidades de contratación Licitación

Procedimiento negociado en régimen Oferta única

abierta local Competitivo

Montos < 300 000 EUR pero ≥ 100 000 EUR

< 100 000 EUR pero > 50 000 EUR

≤ 50 000 EUR pero > 20 000 EUR

≤ 20 000 EUR pero > 2 500 EUR

≥ 2 500 EUR

Tipo de Control por parte de la UE

Ex ante Ex post

Selección del oferente Comité de Evaluación Comité

Negociador Sólo cuadro comparativo

71 | P á g i n a

6.5.1 Flujo licitación restringida internacional (≥ 300.000 €) – servicios

72 | P á g i n a

Licitación restringida internacional ≥ 300.000 € - servicios

Pro

veedore

sR

esp

. A

dquis

icone

s

Ase

sor

Gene

ral

Técn

ico

Ad

min

istr

ativo

UE

Com

isió

n d

e

Eva

luaci

ón

MA

E d

e M

INE

CO

contratación

Publicación de anuncio de

contrato

Recepción de muestras de

interés

Informe de lista restringida de preselección

Solicitud de no objeción

Si

Si

N.O. UE

Si

VB

Si

Invitación y presentación de

oferta y anuncio a no seleccionados

Si

No

Si

Si

Presentación de muestras de

interés

Si

73 | P á g i n a

Licitación restringida internacional ≥ 300.000 € - servicios

contratación

Elaboración de contrato

Presentación de documentación

administrativa financiera y de respaldo

Presentación de propuestas

Informe de evaluación

si

AdjudicaciónSolicitud de no objeción a UE

N.O. UE

Notificación a Proveedor

si

VB

Si

Si

Firma de contrato

No

No

No

VB

Firma de ContratoSolicitud de no

objeción

N.O. UE

74 | P á g i n a

6.5.2 Tabla de procesos licitación restringida internacional (≥ 300.000 €) – servicios

Etapa Insumo - Procedimiento – Producto Instrumento Plazo Responsable

Insumo: TdR y Pliego de Licitación TdR

Unidad solicitante y Responsable de Contrataciones/ AT en adquisiciones

Procedimiento (tarea):

Publicación (47 días)

1 Elaboración del Pliego Completo(incluye propuesta para el nombramiento del Comité, modelo de contrato, etc.).

Pliego de licitación 10 días Responsable de Contrataciones/ AT en adquisiciones

2 VB del Pliego Pliego de licitación 1 día Asesor General Técnico Administrativo

3 VB del pliego Pliego de licitación 3 días Administrador de Anticipos

4 Solicitud de no objeción al pliego (incluye el nombramiento del Comité)

Pliego de licitación 3 días MAE del MINECO

5 No objeción al pliego y designación de un observador Pliego de licitación 14 días UE

6 Publicación del Anuncio Individual de información UE + Publicación en Guatecompras como evento restringido

Pliego de licitación 15 días antes de su publicación

UE

7 Publicación del Anuncio de contrato UE Pliego de licitación 1 día. UE

Muestra de Interés ypresentación de propuestas (136 días)

8 Presentación de muestras de interés Respaldos y cartas de interés

Por lo menos 30 días

proveedores

9 Elaboración de lista restringida e informe de preselección

Informe de preselección

15 días Comité de evaluación

10 VB de informe de preselección Informe de preselección

3 días Asesor General Técnico Administrativo

11 Solicitud de no objeción Informe de preselección

3 días MAE del MINECO

12 No objeción a informe de preselección Informe de preselección

14 días UE

13 Invitación de presentación de ofertas y notificación a candidatos no preseleccionados

Informe de preselección


14 Presentación de propuestas propuestas 50 días Proveedores

15 Evaluación de propuestas y elaboración de informe de recomendación

Informe de recomendación

15 días Comité de Evaluación

16 VB a informe de evaluación Informe de recomendación

3 días Asesor General Técnico Administrativo

75 | P á g i n a

Etapa Insumo - Procedimiento – Producto Instrumento Plazo Responsable

Adjudicación y firma de contrato (60 días)

17 Adjudicación y solicitud de no objeción Propuesta de adjudicación


18 Aprobación de propuesta de adjudicación (esta solicitud debe ir acompañada de la documentación de respaldo del proceso de selección)

Propuesta de adjudicación

14 días UE

19 Presentación de documentación administrativa, financiera y de respaldo

Documentos de respaldo

15 días Proveedor

20 Elaboración de contrato Contrato 5 días Responsable Legal UGP

21 VB contrato Contrato 3 días Asesor General Técnico Administrativo

22 Firma de contrato y solicitud de no objeción Contrato 3 días MAE del MINECO

23 No objeción al contrato Contrato 14 días UE

24 Firma de Contrato Contrato 3 días Proveedor

Producto: Contrato suscrito Tiempo total estimado: 243 días

76 | P á g i n a

6.5.3 Flujo contrato marco (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

Contrato Marco (< 300.000 € pero > 20.000 €) - serviciosU

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UE

contratación

Solicitud de no objeción a la UE y

solicitud de inicio de proceso de contratación

Elaboracion de TDRs

si

Publicación, Evaluación y Suscripción del Contrato

por la UENo objeción UE

VB

Si

No

Re

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Elaboración de Pliego

si

No

77 | P á g i n a

6.5.4 Tabla Contrato Marco (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

Etapa Insumo - Procedimiento - Producto Instrumento Plazo Responsable

Insumo : Términos de Referencia

Términos de Referencia

Unidad solicitante


Preparación de proceso

2 Elaboración de Pliego de Condiciones Pliego 3 días Responsable de Adquisiciones/ AT de adquisiciones

4 VB TdR Pliego 1 día Asesor General Técnico Administrativo

5 Solicitud de no objeción de TDR y de inicio de proceso de contratación Pliego 3 días Administrador de Anticipos

6 No objeción Pliego 15 días UE

7 Licitación, Evaluación y Suscripción de contrato (Parte del Comité de Evaluación será un representante del Beneficiario)

Pliego 30 días UE


78 | P á g i n a

6.5.5 Flujo Procedimiento negociado en régimen competitivo (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

79 | P á g i n a

Procedimiento negociado en régimen competitivo (< 300.000 € pero >20.000 €) - servicios

Pro

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UE

contratación


Envío de nota de Adjudicación

Firma de Contrato



No objeción UE

No

Si

no

Nota de Adjudicación

Solicitud de no objeción

No Objeción UE Si

VB

Si

No

Firma de Contrato y Solicitud de no

objeciónEnvío de Contrato

Si

80 | P á g i n a

6.5.6 Tabla de procesos procedimiento negociado en régimen competitivo (<300.000 € pero > 20.000 €) – servicios

Etapa Procedimiento- Producto Instrumento Plazo Responsable

Insumo: Términos de Referencia Términos de Referencia

Unidad Solicitante


Publicación (11 días /25 días)

Elaboración de Pliego de Condiciones (incluye propuesta de miembros del Comité de Evaluación, modelo de contrato, tabla de evaluación, etc.)

Pliego de licitación 5 días Responsable de Adquisiciones/ AT de adquisiciones

VB del Pliego Pliego de licitación 1 días Asesor General Técnico Administrativo

Aprobación de pliego y orden de inicio de proceso (en caso de ser el monto mayor a 50.000 €, solicita la no objeción a la UE)

Pliego de licitación 2 días Administrador de Anticipos

No objeción del Pliego Pliego de licitación 14 días UE

Publicación Pliego de licitación 3 días Contrataciones

Presentación de propuestas (30 días)

9 Recepción de propuestas Propuestas 30 días Contrataciones

Evaluación de propuestas (11 días)

10 Evaluación de las ofertas y elaboración de informe de recomendación


10 días Comisión de Evaluación

11 VB de la evaluación de ofertas y del informe de recomendación


1 día Asesor General Técnico Administrativo

Adjudicación y firma de contrato (28 días /56 días)

12 Nota de Adjudicación. Solicitud de no objeción (en caso de ser monto mayor a los 50.000 €, solicita la no objeción a la UE) e instrucción de adjudicación.

Nota de adjudicación 3 días Administrador de Anticipos

13 No objeción Nota de adjudicación 14 días UE

14 Envío de nota de adjudicación Nota de adjudicación 3 días Administrador de Anticipos

15 Presentación de documentación administrativa financiera y de respaldo


10 días Proveedor


17 Firma de Contrato y solicitud de no objeción a la UE Contrato 3 días Administrador de Anticipos

18 No objeción al Contrato Contrato 14 días UE

19 Envío del Contrato al proveedor. Contrato 3 días Administrador de Anticipos


Producto: Contrato suscrito Tiempo total estimado: (80 días - montos menores a 50.000 €) (122 días – montos mayores a 50.000 €)

81 | P á g i n a

6.5.7 Oferta Única ≤ 20 000 EUR pero ≥ 2 500 EUR

82 | P á g i n a

6.5.8 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 20.000 € y 2.500 € – servicios


Insumo: Términos de Referencia Términos de Referencia

Unidad Solicitante


Publicación (4 días)

1 Elaboración de Pliego de Condiciones Pliego de licitación 2 días Responsable de Contrataciones / AT Adquisiciones

2 VB del Pliego Pliego de licitación Asesor General Técnico Administrativo

3 Aprobación de pliego y orden de inicio de proceso Pliego de licitación 1 día Administrador de Anticipos

4 Envío de cartas de invitación y documentos adjuntos Pliego de licitación 1 día Contrataciones




6 Valoración de la o las ofertas y elaboración de informe de recomendación


2 días Comité de Negociación


7 Nota de adjudicación Nota de adjudicación 1 día Administrador de Anticipos



5 días Proveedor

9 Elaboración de contrato Contrato 1 día Responsable Legal UGP

10 Firma del Contrato Contrato 1 día Administrador de Anticipos

11 Firma de Contrato Contrato 1 día Proveedor

Producto: Contrato suscrito Tiempo total estimado: (21 días )

83 | P á g i n a

6.5.9 Flujo de Oferta Única ≤ 2 500 EUR

Oferta única ≤ 2.500 € - servicios y suministros

Un

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contratación

Si

3 cotizaciones

Elaboracion de Términos de Referencia (versión

reducida)

Aprobación del Pliego y orden de inicio de proceso

Cuadro Comparativo

V.B.VB

Si

Elaboración de Expediente

No

No

Nota de autorización de gasto

84 | P á g i n a

6.5.10 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 2.500 € – servicios


Insumo: Términos de Referencia (versión reducida) Unidad Solicitante Procedimiento (tarea):

1 Elaboración de Pliego de Condiciones Pliego de licitación 1 día Responsable de Adquisiciones



4 3 cotizaciones + cuadro comparativo Cotizaciones 2 días Contrataciones/ AT

5 V.B. Cuadro comparativo Asesor General Técnico Administrativo

6 Nota de autorización de gasto Nota de autorización de gasto 1 día Administrador de Anticipos

Producto: Nota de autorización de gasto. Tiempo total estimado: (5 días )

85 | P á g i n a

6.6 Flujos y tablas de procesos – suministros

6.6.1 Flujo licitación abierta local (<300.000 € pero ≥ 100.000 €) – suministros

86 | P á g i n a

Pro

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87 | P á g i n a

6.6.2 Tabla de procesos licitación abierta local (<300.000 € pero ≥ 100.000 €) – suministros


Insumo: Especificaciones técnicas Especificaciones Técnicas

Unidad Solicitante


Publicación (26 días) 1 Elaboración del Pliego Pliego de licitación 5 días Responsable de

Adquisiciones/ AT Adquisiciones

3 VB al pliego Pliego de licitación 1 día Asesor General Técnico Administrativo

4 Solicitud de no objeción a la UE Pliego de licitación 3 días Administrador de Anticipos

5 No objeción al pliego Pliego de licitación 14 días UE

6 Publicación – prensa local Pliego de licitación 3 días Contrataciones

Presentación de propuestas (60)



8 Evaluación de propuestas y elaboración de informe de recomendación


14 días Comité de Evaluación

Adjudicación y firma de contrato (61 días) 10 Adjudicación y solicitud a la UE de no objeción Adjudicación 3 días Administrador de

Anticipos

11 No objeción Informe de recomendación

14 días UE

12 Envío de nota de adjudicación Informe de recomendación

3 días Administrador de Anticipos



10 días Proveedor


15 Firma de Contrato y solicitud de no objeción Contrato 3 días Administrador de Anticipos


15 Firma del Contrato Contrato 3 días Administrador de Anticipos



88 | P á g i n a

6.6.3 Flujo procedimiento negociado en régimen competitivo (< 100.000 € pero > 20.000 €) – suministros

89 | P á g i n a

90 | P á g i n a

6.6.4 Tabla de procesos procedimiento negociado en régimen competitivo (< 100.000 € pero > 20.000 €) – suministros


Insumo: Especificaciones técnicas Especificaciones técnicas

Unidad Solicitante


Publicación(11 días /(25 días)

Elaboración de Pliego de Condiciones (incluye propuesta de miembros del Comité de Evaluación, modelo de contrato, etc.)

Pliego de licitación 5 días Responsable de Adquisiciones/ AT de adquisiciones

VB del Pliego Pliego de licitación 1 días Asesor General Técnico Administrativo

Aprobación de pliego y orden de inicio de proceso (en caso de ser el monto mayor a 50.000 €, solicita la no objeción a la UE)

Pliego de licitación 2 días Administrador de Anticipos

No objeción del Pliego Pliego de licitación 14 días UE

Publicación Pliego de licitación 3 días Contrataciones




10 Evaluación de las ofertas y elaboración de informe de recomendación


10 días Comisión de Evaluación

11 VB de la evaluación de ofertas y del informe de recomendación


1 día Asesor General Técnico Administrativo

Adjudicación y firma de contrato(28 días / 56 días)

12 Nota de Adjudicación. Solicitud de no objeción (en caso de ser monto mayor a los 50.000 €, solicita la no objeción a la UE) e instrucción de adjudicación.

Nota de adjudicación 3 días Administrador de Anticipos

13 No objeción Nota de adjudicación 14 días UE

14 Envío de nota de adjudicación Nota de adjudicación 3 días Administrador de Anticipos



10 días Proveedor


17 Firma de Contrato y solicitud de no objeción a la UE Contrato 3 días Administrador de Anticipos


19 Envío del Contrato al proveedor. Contrato 3 días Administrador de Anticipos


Producto: Contrato suscrito Tiempo total estimado: (80 días - montos menores a 50.000 €) (122 días – montos mayores a 50.000 €)

91 | P á g i n a

6.6.5 Flujo Oferta Única ≤ 20.000 € pero ≥ 2.500 € - suministros

Oferta única ≤ 20.000 € pero ≥ 2.500 € - suministros

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Especificaciones técnicas

Aprobación del Pliego y orden de inicio de proceso

Recepción

Informe de evaluación y

recomendación

Si

VB

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Elaboración de Pliego No

V.B.


Firma de Contrato



Si

Nota de adjudicación

Firma de contrato

No

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92 | P á g i n a

6.6.6 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 20.000 € y 2.500 € – suministros


Insumo: Especificaciones técnicas Especificaciones Técnicas

Unidad Solicitante


Publicación: (30 días - montos menores a 10.000 €) y (44 días – montos mayores a 50.000 €)

1 Elaboración de Pliego de Condiciones Pliego de licitación 2 días Responsable de Contrataciones / AT Adquisiciones



4 Envío de cartas de invitación y documentos adjuntos Pliego de licitación 1 día Contrataciones




6 Valoración de la o las ofertas y elaboración de informe de recomendación


2 días Comité de Negociación


7 Nota de adjudicación Nota de adjudicación 1 día Administrador de Anticipos



5 día Proveedor

9 Elaboración de contrato Contrato 1 día Responsable Legal UGP

10 Firma del Contrato Contrato 1 día Administrador de Anticipos

11 Firma de Contrato Contrato 1 día Proveedor

Producto: Contrato suscrito Tiempo total estimado: (21 días )

93 | P á g i n a

6.6.7 Flujo de Oferta Única ≤ 2 500 EUR - Suministros

94 | P á g i n a

6.6.8 Tabla de procesos procedimiento Oferta Única ≤ 2.500 € – suministros


Insumo: Especificaciones técnicas (versión reducida) Unidad Solicitante Procedimiento (tarea):

1 Elaboración de Pliego de Condiciones Pliego de licitación 1 día Responsable de Adquisiciones



4 3 cotizaciones + cuadro comparativo Cotizaciones 2 días Contrataciones/ AT

5 V.B. Cuadro comparativo Asesor General Técnico Administrativo

6 Nota de autorización de gasto Nota de autorización de gasto

1 día Administrador de Anticipos

Producto: Nota de autorización de gasto. Tiempo total estimado: (5 días )

95 | P á g i n a

Modificaciones del Manual

Este manual podrá ser modificado a través de los mecanismos establecidos en el mismo manual o bien a través de modificaciones realizadas por el Programa previo visto bueno de la Delegación de la Unión Europea en Guatemala.

manual de funcionamiento del programa de generación de...

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