manual de entrada de datos sistema careware nivel básico básico de careware 2015.pdfmanual...

3/2

1/20

12

Manual CAREWARE Nivel Básico 10/02/2015

1

DEPARTAMENTO DE SALUD OFICINA CENTRAL DE ASUNTOS DEL SIDA Y ENFERMEDADES TRANSMISIBLES

PROGRAMA RYAN WHITE PARTE B/ADAP

Manual de Entrada de Datos Sistema CAREWare

Nivel Básico

Unidad de Evaluación, Planificación y Mejoramiento de Calidad Octubre, 2015

3/2

1/20

12


2

Tabla de contenido

Introducción ............................................................................................................................................... 3

I. Sistema de Información CAREWare ....................................................................................................... 4

II. ¿Cómo me conecto a CAREWare? ........................................................................................................ 8

A. Conexión a CAREWare desde una red local (Local Area Network)………………………………………………………8

B. Conexión de VPN (VPN Connection)………………………………………………………………………………………..………11

III. Añadir un Paciente ............................................................................................................................. 13

¿Qué ocurre si el cliente está en la base de datos?..................................................................................16

IV. Buscar un Paciente……………………………………………………………………………………………………………………..…19

V. Editar un Paciente ………………………………………………………………………………………………………………………...22

VI. Registrar Servicios en CAREWare………………………………………………………………………….………………………24

VII. Referidos en CAREWARE……………………………………………………………………………………………………………..28

VIII. Registrar Información Clínica en CAREWare………………………………………………………………………………..36

¿Existe otra forma de registrar la información clínica en CAREWare ?...................………………….40

¿Cómo registrar los medicamentos en CAREWare?....................................................................42

¿Cómo registrar la información anual del paciente?...................................................................47

IX. Registro de citas de los pacientes en CAREWare................................................................................51

X. Medidas de Calidad en CAREWare.......................................................................................................55

Apéndice I Definición de Campos en CAREWare

Apéndice II Hoja de Encuentro para Ejercicios

Apéndice III Hoja de Encuentro (en blanco)

3/2

1/20

12


3

Introducción

El objetivo de este manual es ilustrar, de forma sencilla, clara y precisa, las posibles

formas de utilizar el programa CAREWARE. Debido a la capacidad de personalizar la base

datos a partir de las necesidades de la agencia que lo utilice, es importante que la información

que verá a continuación la discuta con el administrador del sistema en su agencia o red de

proveedores. La finalidad del documento es compartir las experiencias con el programa con la

mayor cantidad de usuarios posibles. Al final del documento encontrará una dirección

electrónica para dirigir cualquier sugerencia sobre el contenido del manual y sobre el

CAREWARE.

Si necesita mayor información sobre el CAREWare puede encontrar información en la

página de internet de HRSA (www.hab.hrsa.org) y buscar CAREWare. En esta página

encontrará mucha información además de manuales sobre temas adicionales que no son

tocados en este manual.

3/2

1/20

12


4

I. Sistema de Información CAREWare

El Sistema CAREWare es un programa escalable y gratuito, provisto por la “Health

Resources and Services Administratio” para administrar los servicios provistos a agencias

subvencionadas por la ley Ryan White. El Sistema CAREWare fue presentado en el

“Grantee Meeting” del 2000 y su uso ha ido en aumento desde entonces. Para el 2015, más

de 800 agencias subvencionadas por la Ley Ryan White lo utilizan en 48 estados de Estados

Unidos, Puerto Rico y las Islas Vírgenes.

El programa CAREWare, se implementó en el Depto. De Salud de Puerto Rico en el

2009, permitiendo a los proveedores del estado y agencias coordinadoras tener de forma

electrónica la información sobre los servicios que ofrecen por cliente, además de información

demográfica de los recipientes de dichos servicios. Este programa es una herramienta

esencial que logra aglomerar en un banco de datos central la información de los pacientes

servidos en las clínicas del estado (CPTET) y Agencias Coordinadoras en Puerto Rico.

Los componentes básicos del CAREWare estos son:

Cliente (Client Tier)- es lo que usted tendrá frente en su computadora (lo que vez en la

pantalla). El cliente es lo que permite al usuario enviar o solicitar información a la base

de datos.

Intermediario (Bussines tier)- Este elemento es lo que permite que la información

fluya de su terminal (cliente) a la base de datos (Data tier)

Base de datos (Data Tier)- Esto es la base de datos en sí. La misma se encuentra

remota en un servidor o en la misma computadora (localhost)

Una vez identificado los componentes básicos del sistema CAREWare es importante

que consulte con su administrador de CAREWare la forma en que su cliente (client tier) se

conecta con la base de datos (data tier). Dependiendo la forma en que se realice esa

3/2

1/20

12


5

conexión el proceso de conexión (login) podría ser diferente (como veremos más adelante en

la sección ¿Cómo me conecto a CAREWare?).

Como cualquier sistema de información, CAREWare depende de que nos aseguremos

que los datos requeridos estén acorde con los estándares de calidad que el sistema requiere.

Debemos asegurarnos de visitar todas las pantallas que el sistema requiere según el tipo de

servicios que ofrezcamos. A continuación una imagen de la pantalla de un cliente en

CAREWare.

Cuando vemos la imagen podemos ver que la información del paciente está contenida

en diferentes Tab, (Ver Imagen). Cada uno de ellos contiene información diferente sobre el

paciente. Dependiendo el tipo de agencia y los servicios que usted ofrece, debe completar

diferentes Tabs. La Tabla 1 resume cada tabs y que información contiene cada uno de ellos:

Tabs de Información del Cliente

3/2

1/20

12


6

Todo usuario de CAREWare del Depto. De Salud tiene que

completar en su totalidad la información que aparece en los Tabs

Demographic, Service y Annual Review sin importar el tipo de

proveedor de servicio (Agencia Coordinadora o Centro Clínico).

Para más información sobre los campos que componen dichos Tabs ver Apéndice I Definición

de Campos en CAREWare.

Tabla A

Resumen de Información en CAREWare

Nombre del Tab Variables que lo componen Comentario

Demographic

DOB

Información importante para identificar al paciente.

Adress

Ethnicity

Race

HIV Status

HIV Risk Factor

Case Note

Client ID

Name

Last Name

URN

Active or inactive

Enrollment Status

Enrollment Date

Case Closed Date

Deceased Date

Gender

Drug Services NDC Esto solo lo verán los usuarios de los CPTETs y en estos campos se recogen los medicamentos que

fueron despachados a los beneficiarios del programa ADAP.

Drug

Service

Received Services Es aquí donde se registran los servicios que se ofrecieron al paciente. Add Services

Annual Review

Federal Poverty Level

En este espacio se coloca toda la información sobre el seguro médico del paciente asi como su

ingreso y el tipo de vivienda. Mental Health

3/2

1/20

12


7

Substance Abuse

HIV Primary Care

Insurance

Housing Arrangement

Risk Counseling

Referral Internal Módulo de referido de CAREWAre.

External

Encounter

Medication

Donde se registra la información clínica del paciente.

Labs

Vital Sign

Inmunization

Custom Tabs Información de cada Agencia Información de cada agencia.

Scheduler

Add Visit Donde se registran las próximas visitas del paciente. Edit Visit

Performance Measure Performance Measure

Nos indica si el paciente cumple o no con las distintas medidas de calidad.

Importante: Cabe señalar que hay unos Tabs que tienen que ser completados

por todos los usuarios independiente el servicio y tipo de agencia. Esta

información es requisito de todos, no olvide llenarla.

3/2

1/20

12


8

II. ¿Cómo me conecto a CAREWare?

Para propósito de este manual, existen dos formas de conexión

entre el cliente de CAREWare y la base de datos. Una es cuando el

usuario es parte de una red local (local área network) y cuando el

usuario esta fuera de una red local. Dependiendo en el tipo de

agencia o centro clínico en que labore la conexión a CAREWare

cambiará. Los usuarios de CAREWare que laboran en alguna de los Centros para el

Tratamiento de Enfermedades Transmisibles (CPTET) están dentro de la red local del Depto

de Salud por lo que se conectarán a CAREWare luego de que se accedan a su cuenta de

usuario del Depto. de Salud. No necesitan de un procedimiento adicional para conectarse a

CAREWare. Por el otro lado los usuarios de CAREWare que laboran en Agencias de Apoyo

subvencionadas por el Programa Ryan White parte B, necesitan un proceso diferente llamado

Conexión de VPN (VPN Conection) para poder utilizar el CAREWare.

A. Conexión a CAREWare desde una red local (Local Area Network).

Los usuarios de los CPTET corresponden a este tipo de conexión. Si el CAREWare será

utilizado en una red local (Local Area Conection), como se utiliza en los CPTET, sólo con

activar el menú Inicial (Start Manu) y seleccionar el programa del menú de Programas

(Program) le bastará para conectarse a CAREWare. También si tiene el atajo (Shortcut)

de CAREWare en la pantalla principal (Desktop), con solo pulsar sobre el tendrá acceso al

programa. Si ésta es la forma en que el CAREware será utilizado estos son los pasos a

seguir para conectarse (login):

3/2

1/20

12


9

3/2

1/20

12


10

Importante: Recuerde no confundir su nombre de usuario (username) de su

conexión a su PC con el nombre de usuario de CAREWare. El administrador(a)

de CAREWare le puede asignar un nuevo “username” y “password” de

CAREWare mas no así el “username” de su PC.

3/2

1/20

12


11

B. Conexión de VPN (VPN Conection)

Si el usuario de CAREWare labora en una Agencias de Apoyo subvencionadas por el

Programa Ryan White parte B, utilizará este método de conexión. El VPN (Virtual Private

Network), es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una

red pública o no controlada, como por ejemplo internet. Es importante que su

administrador de red le provee con un “username” y “password” para esta conexión. Es

importante que tenga acceso a Internet y que el mismo sea uno dependiente (Reliable) y

rápido (por lo menor de 100Mbps).

3/2

1/20

12


12

Inmediatamente pulse el botón de “connect” en el VPN espere a que se realice la

conexión con el servidor externo. Si la conexión se estableció le indicará que la misma

está conectada, de lo contrario debe de consultar a su administrador de sistemas. Luego

que se establece la comunicación se realizan los mismos pasos que se realizan cuando

se conecta en una red local (local area conection)

Importante: Recuerde no confundir su nombre de usuario (username) de su

conexión de VPN con el nombre de usuario de CAREWare. El

administrador(a) de CAREWare le puede asignar un nuevo “username” y

“password” de CAREWare mas no así el “username” de VPN.

3/2

1/20

12


13

III. Añadir un Paciente

Añadir un cliente CAREWare es una de las funciones básicas en el programa. El

primer paso es conectarse al programa. El segundo es presionar el botón de add client en el

programa. Inmediatamente aparecerá una pantalla en donde usted colocará el nombre,

género y fecha de nacimiento. Es importante que en el nombre y apellido no utilice caracteres

especiales (acentos, ñ u otros). Es importante que la fecha de nacimiento del cliente esté en

el formato inglés (mes/día /año). No todo usuario puede tener el privilegio de añadir un cliente

al programa. Es importante que consulte con el administrador del sistema CAREWare si

usted tiene el privilegio o no.

¿Qué no debemos hacer al crear un expediente?

▪ No debemos utilizar la fecha de nacimiento en un formato DD/MM/YYYY.

▪ No debemos utilizar acentos ni ñ ni cualquier otro carácter.

▪ Debemos escribir todo en mayúsculas para efectos de uniformidad de la información a administrar.

▪ Evitar estimar la fecha de nacimiento.

▪ Si el participante tiene dos apellidos son dos apellidos y no uno.

▪ Del participante tener un segundo nombre, este debe de ser incluido.

Importante: “Se recomienda que todo expediente sea validado en sistema

por medio de los documentos de elegibilidad. Esto nos permitirá de forma

precisa validar su autenticidad”

3/2

1/20

12


14

1er paso

conectarse a

CAREWare

2do paso:

Presione el

botón que lee

“Add Client”

3/2

1/20

12


15

3er paso: Información

del paciente y

presionar botón que

lee “add client”

PANTALLA DE

INFORMACION

DEL PACIENTE

3/2

1/20

12


16

¿Qué ocurre si el cliente está en la base de datos?

Aparecerán dos opciones que debe evaluar según la información que

usted tenga a la mano del cliente:

Opción 1: Si este es el paciente que usted quiere añadir

Opción 2: Si este no es el paciente que usted quiere añadir

Es importante que se limite la posibilidad de duplicar pacientes en el programa.

Ejemplo:

3/2

1/20

12


17

Estas son las

opciones que

debe escoger:

Presione aquí

para ver más

información del

paciente

Opción 1 Opción 2

3/2

1/20

12


18

Ejercicio 1: Utilice la siguiente información para añadir un paciente al sistema

CAREWare (Ambiente de Prueba). Nombre: JUAN, Apellido: DEL PUEBLO,

Género: Masculino, Fecha de Nacimiento: 10/10/1970.

Importante: Luego de concluir el proceso de añadir al paciente a CAREWare

pasamos al módulo de “demopgraphics”a ingresar toda la data demográfica y

al Tab de “Annual Review” para actualizar o añadir información sobre seguros

médicos, tipo de proveedor, nivel de pobreza, entre otros. Esta información

tiene que ser completada por todos los usuarios, independiente el servicio y

tipo de agencia. Esta información es requisito de todos, no olvide llenarla.

PANTALLA DE

INFORMACION

DEL PACIENTE

3/2

1/20

12


19

IV. Buscar un Paciente

Buscar un cliente es una de las opciones básicas en el sistema CAREWare. Para

buscar un Paciente en CAREWare, en el menú inicial presione el botón del “find client”

(Siempre consulte con su administrador de sistema si usted tiene este privilegio). Coloque el

nombre, apellidos, o client id del paciente que desea encontrar. Debido a la capacidad de

personalizar el programa, puede que usted tenga a la mano otras variables para hacer la

búsqueda como por ejemplo núm. de expediente, nombre de manejador de casos, etc. El

programa generará una lista con todos los posibles resultados. Seleccione el que usted

entienda que es el adecuado y presione el botón “details”. Esto traerá el expediente del

paciente a la pantalla para que pueda trabajar sobre el mismo.

Botón de

búsqueda del

Paciente

3/2

1/20

12


20

Nombre del paciente

ficticio que vamos a

buscar

Lista de posibles

pacientes

3/2

1/20

12


21

Ejercicio 2: Buscar un paciente en el sistema CAREWare. Buscará al paciente

Juan Del Pueblo en el ambiente de prueba. Luego añadir dirección ficticia (Calle

Disneyland casa Mickey Mouse, San Juan, Puerto Rico, 99999.

Importante: Cuando haga una busqueda de un paciente recuerde no marcar el

recuadro para que aparescan en pantalla “todos los casos”, no tan

solo los que estan activos.

Pantalla del

Paciente

3/2

1/20

12


22

V. Editar un Paciente

Usted puede editar información en cualquiera de las pantallas (Tabs) del CAREWare,

siempre que tenga los privilegios para hacerlo. Consulte a su administrador del sistema para

más información sobre los privilegios que usted tiene como usuario en el CAREWare.

1. Identifique al paciente (busque el paciente en el sistema)

2. Sombree la dirección del cliente.

3. Luego borre (delete) la información.

4. Coloque el cursor en el blanco donde se encontraba la información de la dirección

del cliente y escriba la nueva dirección.

5. Al terminar de escribir la información la misma será almacenada cuando se cierre el

expediente del cliente.

Nombre del paciente

ficticio que vamos a

buscar

3/2

1/20

12


23

Ejercicio 3: Editar la dirección de un cliente En el ejemplo se editará la dirección

del cliente. Se borrará la información sobre la dirección y se añadirá otra. (Juan

del Pueblo en el ambiente de prueba)

Importante: “Recuerde no dejar ningún campo sin información, especialmente

los relacionadas a la Raza, Riesgo de VIH, Fecha de VIH, Enrollement Status y

Vital Status”.

Dirección del

paciente ficticio

3/2

1/20

12


24

VI. Registrar Servicios en CAREWare

Para propósitos de este manual, Registrar Servicios se refiere al proceso por el cual

los usuarios anotan en CAREWare los servicios ofrecidos a los pacientes elegibles. Además

de servicios, podemos registrar información clínica (laboratorios, medicamentos, vacunas,

entre otras). Este “Tab” nos permite añadir, borrar o editar servicios. En el “Tab” de servicios

es donde se registran las unidades de servicios por categoría, costo total de la unidad,

nombre del proveedor que ofrece el servicio y cualquier función “customizada” que ayude a

detallar más información sobre el paciente en el sistema. También nos permite ver los

servicios recibidos por los pacientes en toda la red de proveedores, permitiendo así identificar

si está duplicando servicios de la misma categoría en otros proveedores.

Los servicios en CAREWare están identificados con las siglas de la categoría de servicio

de HRSA a la que corresponden como por ejemplo:

MCM\\Medical Case Management

MH\\Mental Health services

HE\\Health Education

OS\\Service Outreach

Cada servicio es definido según las categorías de HRSA y tienen que estar acorde con los

estándares de cuidado que también define HRSA. Para ver las definiciones de cada

subservicio financiado por el Programa Ryan White Parte B, ver Apéndice I Definición de

Campos en CAREWare.

Importante: Debemos evaluar, al registrar servicios prestados, que los

mismos no estén siendo ofrecidos por otra Clínica o Proveedor de

Servicios. “

3/2

1/20

12


25

Los pasos para registrar los servicios son los siguientes:

1. Primero debe conectarse al sistema.

2. Busque e identifique al paciente al que quiere registrar los servicios.

3/2

1/20

12


26

3. Luego en la pantalla del paciente identifique el Tab de “service” y pulse el botón

de “new service”. Coloque la fecha y seleccione el servicio correspondiente.

Seleccione

las opcione

según

corresponda

Nombre del

paciente

Botón para

añadir

servicios

Botón de

Guardar

(Save)

3/2

1/20

12


27

Ejercicio 4: Añada al paciente ficticio de prueba una entrevista inicial del

Manejador de Caso. Utilice el Apéndice I Definición de Campos en CAREWare

para ver qué servicio corresponde y cuáles serán las unidades de servicio

requeridas.

Importante: “La pantalla de servicios nos permite identificar qué servicios

reciben nuestros pacientes en otras agencias que estén dentro de la red de

CAREWare, pero no podemos borrar o editar servicios ofrecidos por otros

proveedores”

Servicio

Registrado

3/2

1/20

12


28

VII. Referidos en CAREWARE

Una de las herramientas más importantes que el CAREWare les ofrece a los usuarios

es la capacidad de realizar referidos de clientes a servicios dentro de la red de proveedores

que utilice el sistema CAREWare.

Para registrar los referidos en CAREWare se utilizarán las siguientes cuatro Definiciones

/Status de referidos:

Completed “completado”: Se utilizará Completed cuando un referido es “completado”

cuando el participante recibe el servicio solicitado

Pending “pendiente a ser completado”: Un referido “pendiente” es un referido que no ha

sido completado. Mientras este referido este pendiente a completarse es

responsabilidad de quien genera el referido dar seguimiento al mismo. Si el referido no

puede ser completado, debe cambiar el estatus del mismo a “Lost to follow”.

Lost to follow up “no pudo ser completado”: Esta etiqueta se utilizará cuando un

referido que está pendiente no puede ser completado dentro de los tres meses de

haber sido referido/creado. Las razones para utilizar esta etiqueta son: 1. Porque no se

puede contactar el paciente, 2. El paciente no quiso aceptar el servicio referido, y 3. La

agencia donde se refiere al paciente no pudo ofrecer el mismo.

Rejected “denegado”: Se utilizará cuando el servicio es denegado por la agencia que lo

proveerá. Esto se debe a que el paciente no cumple con criterios específicos de

elegibilidad para recibir el servicio.

En el CAREWare existen dos tipos de referidos a servicios:

Dentro de la red de servicios: Estos se refiere a los servicios provistos por

proveedores que compartan una misma red y que por tanto se conectan a la misma

base de datos.

3/2

1/20

12


29

Fuera de la red de servicios: El CAREWare puede mantener un historial de los

referidos realizados a proveedores fuera de la red de servicios del programa Ryan

White Parte B. Tenga en mente que dichos “referidos” son solo un historial y que

dependen de que usted actualice el mismo, es decir cuando se completó o no.

A. Referidos Dentro de la red de CAREWare

1. Primero debe conectarse al sistema.

Importante: “Si quiere tener más información sobre referidos en CAREWare

puedes utilizar la “Guía Módulo de Referidos en CAREWare” que aparece en

esta dirección: http://www.salud.gov.pr/Pages/Home.aspx en el área

Personas Viviendo con VIH/Programa Ryan White Parte B.

http://www.salud.gov.pr/Pages/Home.aspx

3/2

1/20

12


30

2. Busque e identifique al paciente al que quiere registrar los servicios.

3. Luego en la pantalla del paciente identifique el Tab de “Referral”.

3/2

1/20

12


31

4. Seleccionar el Tipo de Referido (Interno/Externo)

Tab de

Referidos

Presionar

aquí para

activar el

referido

Tipo de

referido

3/2

1/20

12


32

Complete la

información del

referido y

presione Save

Así aparecerá

su referido

3/2

1/20

12


33

Así se ve la pantalla a

quién usted envía el

referido

Para completar

el referido pulse

aquí

3/2

1/20

12


34

Importante: El usuario que realiza el referido puede ir a verificar el estatus

del mismo buscando al paciente y ver en el Tab de referido si el mismo se

completó y en qué fecha. Verifique siempre que sus referidos se completen,

es responsabilidad de usted también que se completen los mismos.

B. Referidos Fuera de la Red de CAREWare

El proceso es similar al referido dentro de la red. Comuníquese con su administrador de

sistema para que actualice la lista de centros u organizaciones a las que puede referir. Es

importante que complete los referidos según se ofrezcan los servicios. Seguirá el mismo

proceso antes descrito con la excepción que marcará “external” en vez de “internal”. Para

editar el referido y completar el mismo debe ir a la pantalla del cliente, seleccionar el tab de

referido y luego pulsar la opción de editar el referido.

Para completar

el referido pulse

aquí

3/2

1/20

12


35

Recuerde que en este caso el referido no llega a ningún destinatario

por lo que usted debe completar el mismo cuando el servicio referido

se ofrezca (ver imágenes sobre referido Interno).

3/2

1/20

12


36

VIII. Registrar Información Clínica en CAREWare

La importancia de registrar la información clínica del paciente, de forma manual o

electrónica, surge del contacto entre el profesional de la salud y el paciente. La información

clínica es valiosa desde el punto de vista clínico porque muestra la historia de padecimientos,

tratamientos del paciente y su situación actual, por lo que se convierte en una herramienta

fundamental para el proveedor de servicios de salud. Dicha información ayuda a determinar

pasos a seguir en el tratamiento de las condiciones de salud del paciente. El “Tab” clínico o

“Encounters”, según CAREWare, es donde se registran todas las variables clínicas del

paciente. Además la información que se registra en este “Tab”es utilizada por HRSA para el

cumplimiento de las medidas de calidad o “Performance Measures”. El “Tab” consiste de 9

sub formas (tabs adicionales) que resumen la información clínica del paciente. (Para ver cada

una de ellas y una descripción de las mismas ver Apéndice I Definición de Campos en

CAREWare). En cada una de ellas se entra la información de la misma forma, utilizando el

botón “Rapid Entry”.

Para registrar los datos en este “Tab” usted deberá hacer lo siguiente:

Paso 1 Conectarse a CAREWare y buscar el participante.

Paso 2 Oprimir el tab de “Encounter” y seleccione la sub forma en donde desea

registrar la información.

Paso 3 Seleccionar el botón “Rapid Entry” y seleccionar tipo de laboratorio, fecha del

mismo y resultado.

Importante: “Todos los “Tab” clínicos ofrecen información valiosa a los

manejadores de datos y personal de servicio, además de ser una

herramientas de monitoreo de información.”

3/2

1/20

12


37

Paso 1

3/2

1/20

12


38

Paso 2

Sub Forma

de

Laboratorios

Laboratorios previamente registrados

Botón de

Rapid

Entry

Pantalla del Paciente y Encounters Tab

3/2

1/20

12


39

Paso 3

Importante: “Recuerde colocar el valor del resultado sin no registre ningún

laboratorio sin su resultado. Además recuerde salvar (Save) el registro del

laboratorio”

Presione Add para que

pueda seleccionar que

laboratorio registrará

Información

del

Laboratorio Botón

de Save

3/2

1/20

12


40

¿Existe otra forma de registrar la información clínica en

CAREWare?

Usted puede crear un encuentro “Create an Encounter Visit” en CAREWare. Presione

el botón “Create Encounter” y podrá activar todos las subformas del “Tab” “Encounter” para

una misma fecha. Recuerde que con esta opción TODOS los laboratorios, signos vitales,

vacunas, medicamentos y notas que registre tendrán la misma fecha de realizada. Además al

utilizar esta opción el sistema le pedirá que registre un subservicio con la fecha de la

información que intenta registrar.

Botón de

Create

Encounte

Fecha del

Encuentro

3/2

1/20

12


41

Ejercicio 5: Busque el Paciente de Prueba, y registre (todos usando el método de

registro Rapid Entry) los siguientes datos: CD4-01/01/2014=400, Viral Load-

01/01/2015=75, Influenza Vaccine-03/04/2015, Sífilis-04/05/2015=Negative.

Se puede registrar

directamente el valor del

laboratorio, vacuna o

medicamento con una

misma fecha

3/2

1/20

12


42

¿Cómo registrar los medicamentos en CAREWare?

El tratamiento con medicamentos es fundamental para que el virus del VIH

no se siga reproduciendo en el cuerpo. Con un buen tratamiento se puede

evitar que el paciente desarrolle enfermedades "oportunistas", aprovechando la disminución

de las defensas en el cuerpo. Por tanto el registrar los medicamentos correctamente en

CAREWare puede ser una herramienta para el personal clínico a la hora de evaluar el

progreso y la recuperación de la salud del paciente. En CAREWare se deben registrar todos

los medicamentos que el paciente está tomando, para su condición de VIH pero como para

otras condiciones.

Para registrar los datos en el “TAB” “Medication” usted deberá hacer lo siguiente:

1. Conectarse a CAREWare y buscar el participante.

3/2

1/20

12


43

Pantalla del Paciente y Encounters Tab

3/2

1/20

12


44

2. Oprimir el tab de “Encounter” y seleccionar “Medication”

3. Seleccionar “Rapid Entry” y seleccionar tipo de terapia con su indicación y

presionar “Start”.

Medication

Tab

Botón de Start

3/2

1/20

12


45

Seleccione los

ingredientes del

medicamento

Seleccione la

fecha en que

comienza el uso

del medicamento

Presentación

del

Medicamento

3/2

1/20

12


46

Ejercicio 6: En el ambiente de prueba, registre al paciente Juan del Pueblo, el

siguiente medicamento: Medication=Dapsone: Indication= OI Prophylaxis, OI

=Pneumocystis carinii pneumonia (PCP), Capsules, Unit=1, Strength= 400,

Frecuencie=BID, Start Date 05/01/2015.

Importante: “No olvide en el inicio definir la indicación, “Opportunistic

Infection” (OI) si es PCP o MAC o el tipo de terapia antirretroviral. De no

definir ésta correctamente, el sistema nos dará resultados de incumplimiento

en los “Performance Measures”.

Medicamento

Registrado en

CAREWare

3/2

1/20

12


47

¿Cómo registrar la información anual del paciente?

En este “TAB” se recoge la información relacionada al seguro médico

del paciente, su ingreso y el tipo de vivienda que posee. El “TAB” de

“Annual Review” debe de ser actualizado por lo menos dos veces al año (cada 6 meses) y es

responsabilidad del manejador de casos el completarlo (para ver definiciones de los campos a

ser utilizados ver Apéndice I Definición de Campos en CAREWare). Este “TAB” requiere al

menos un subservicio para que el mismo esté disponible. La información que se debe

registrar, está en su mayoría en la entrevista inicial que realiza el manejador de caso.

Pasos para registrar la información:


3/2

1/20

12


48

Tab de

Annual

Review

3/2

1/20

12


49

2. Seleccionar el tipo de información que desea registrar y colocar la misma y guardar

la misma.

Información sobre

el seguro médico

del paciente

Información

de seguro

médico

registrado

Botón de

guardar la

información

3/2

1/20

12


50

Ejercicio 7: Registrar en el ambiente de prueba al paciente ficticio, Juan del

Pueblo los siguiente: Seguro Médico=Reforma, Ingreso=$0, Composición

Familiar=1, Vivienda=permanente. Utilice las definiciones que aparecen en el

Apéndice I Definición de Campos en CAREWare.

Importante: “Siempre que tenga dudas sobre alguna definición o variable en

el sistema CAREWare, utilice el Apéndice I Definición de Campos en

CAREWare como referencia. Nunca deje El “TÄB” de “Annual Review” en

blanco”.

3/2

1/20

12


51

IX. Registro de citas de los pacientes en CAREWare.

El sistema CAREWare cuenta con la capacidad de crear un calendario de citas para los

pacientes. Este “calendario” es una herramienta sencilla y útil para todo el personal clínico.

Su uso es sencillo y es una herramienta importante para el manejador de casos, pues brinda

la posibilidad de dar seguimiento electrónico a las citas del paciente y de esta forma se puede

asegurar que se cumplan con las mismas según calendarizadas.

Los pasos a seguir son los siguientes:


3/2

1/20

12


52

2. Buscar el “TAB” de “Scheduler” (citas) y marcar “Client Use scheduler”

TAB de citas

en

CAREWare

Si no marca

esto no puede

añadir la cita

3/2

1/20

12


53

3. Presione “Add” y añada la fecha y el servicio a coordinar, luego guarde el mismo.

Botón de

“add”

Información

sobre la cita

coordinada

Cita registrada

3/2

1/20

12


54

Ejercicio 8 Registrar en el ambiente de prueba al paciente ficticio, Juan del

Pueblo la siguiente cita de servicio: Fecha de Cita=10/31/2015, Hora=8:00am,

Servicio=Visita de seguimiento de MCM. Utilice las definiciones que aparecen

en el Apéndice I Definición de Campos en CAREWare.

Importante: “Recuerde siempre marcar para que

pueda calendarizar la cita del paciente”

3/2

1/20

12


55

X. Medidas de Calidad en CAREWare

Las medidas de Calidad son parámetros creados por HRSA para garantizar que los

proveedores de servicios clínicos de VIH subvencionados con fondos Ryan White (sin

importar su título) cumplan con las guías y estándares de cuidado clínico para pacientes

VIH/SIDA. Además pretenden ser una herramienta que permita el análisis de las brechas,

acceso y calidad del cuidado médico en pacientes recipientes de servicios Ryan White. Estas

medidas hacen énfasis en aspectos importantes en el cuidado médico del paciente VIH/SIDA

y han sido alineadas y evaluadas en todo su rigor por equipos especializados en los temas de

calidad y el cuidado del paciente VIH positivo. La importancia de incluir en el sistema

CAREWare un “TAB” de medidas de calidad es que sirva de herramienta al proveedor de

servicios, que en el momento de trabajar un expediente, se revise para que se tomen

acciones correctivas ,por ejemplo, coordinación de citas, referidos, laboratorios, vacunas y

otros. El “Tab” de Performance Measures por cliente en CAREWare es fácil de utilizar no

requiere ningún permiso especial para que el usuario tenga acceso al mismo.

Importante: “Si quiere más información sobre las medidas de calidad puede

visitar esta página de internet de HRSA sobre el tema:

http://hab.hrsa.gov/deliverhivaidscare/habperformmeasures.html . Además

puede visitar el National Quatily Center : http://nationalqualitycenter.org/ o al

Target Center: https://careacttarget.org/ “

Para utilizar el “TAB” de Performance Measures, busque el expediente del paciente y

busque el “TAB” al final de la pantalla, a mano derecha de su pantalla (al lado del TAB

Scheduler). Recuerde que la fecha que seleccione será el punto de partida para que el

sistema comience a evaluar si el paciente cumplo o no cumple con la medida. Además el

“TAB” es programable por lo que no todas las medidas aparecerán en el mismo, solo mostrará

aquellas medidas seleccionadas y programadas por el Administrador del Sistema. Consulte

con su comité de calidad y administrador de sistema CAREWare para más información sobre

las medidas que aparecen en sus sistemas.

http://hab.hrsa.gov/deliverhivaidscare/habperformmeasures.html

http://nationalqualitycenter.org/

https://careacttarget.org/

3/2

1/20

12


56

Importante: “Para saber que significa cada símbolo en el resultado de la

evaluación de las medidas de calidad refiérase al Apéndice I Definición de

Campos en CAREWare”.

Medidas de

Calidad y

resultado de

la evaluación

TAB de Medidas

de Calidad

Fecha de partida para

evaluación de la

manual de entrada de datos sistema careware nivel básico básico de careware 2015.pdfmanual...

Documents