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SECRETARÍA DE FINANZAS UNIDAD DE MODERNIZACIÓN

MANUAL DE USUARIO

MU-UDEM-02 Módulo de Formulación de Presupuesto

Sistema de Administración Financiera Integrada

N y P

Versión 1.0 Fecha: Marzo 2008 Total Págs. 35

Formulación presupuestaría

Secretaria de finanzas 2 / 35 unidad de modernización

Derechos Reservados 2008 SECRETARIA DE FINANZAS

Todos los Derechos Reservados. Ninguna parte de este material puede ser reproducido de ninguna manera, ni fotostática, microfilm, serigrafía, o de alguna otra manera, o incorporado dentro de un sistema de información, electrónico o mecánico, sin una autorización escrita de la Secretaria de Finanzas, dueño del derecho reservado.



TABLA DE CONTENIDOS 1. Objetivo del Manual 4 2. Diseño Conceptual ....................................................................................................................................................................................................... 5 3. Variables utilizadas en el Proceso de Formulación Presupuestaria .................... 6 3.1. TIPOS DE FORMULARIOS ........................................................................................................... 6 3.2. TIPOS DE OPERACIONES ........................................................................................................... 6 3.3. LOS ESTADOS DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 6 3.4. RESUMEN DE LAS VARIABLES .................................................................................................... 7 3.5. BOTONES USADOS EN EL SISTEMA ........................................................................................... 8 4. Los Procesos de Evaluación Presupuestaria ............................................................................................................ 9 4.1. FEP-02 OBJETIVOS Y RESULTADOS. ......................................................................................... 9 4.1.1.Tipo de Operación Creación. ...................................................................................................... 10 4.1.1.Tipo de Operación Modificación. ................................................................................................. 16 4.1.1.Tipo de Operación Eliminación. .................................................................................................. 22 4.2. APROBACIÓN DEL FORMULARIO FEP-02 OBJETIVOS Y RESULTADOS. ...................................... 27 4.3. FEP-03 CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS. ................................................................................. 29 4.3.1.Tipo de Operación Creación. ...................................................................................................... 30 4.3.2.Tipo de Operación Modificación. ................................................................................................. 32 4.3.3.Tipo de Operación Eliminación. .................................................................................................. 34



1. Objetivo del Manual

Brindar una herramienta de guía a los usuarios de las diferentes Gerencias Administrativas en el manejo

de los procesos que conforman la Evaluación Presupuestaria, del Sistema Integrado de Administración

Financiera SIAFI. Además de presentar un resumen conceptual donde se describen diferentes términos

empleados en el módulo.



2. Diseño Conceptual

El proceso de ejecución de gastos parte de una orientación programática en la formulación del

presupuesto, seguida de una programación de la ejecución, que tiene por objeto establecer límites

financieros por períodos.

La ejecución está, en consecuencia, limitada y controlada, tanto por las asignaciones presupuestarias

como por las autorizaciones periódicas. Con estos mecanismos, el sistema permite que la ejecución

presupuestaria sea más dinámica y eficiente, sin necesidad de mayores controles específicos por cada

transacción, salvo los referidos a las disponibilidades de créditos y de los soportes documentales de cada

trámite.

Para efectuar los registros se disponen de Clasificadores Presupuestarios, aprobados para cada gestión

por la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas, que cumplen diferentes objetivos para lo cual se

los dota de determinadas características. Constituyen la llave con la que opera el sistema.

Asociado a los clasificadores presupuestarios, se dispone de un Plan de Cuentas contables único para el

Sector Publico. El sistema hace posible la integración de la información presupuestaria, financiera,

patrimonial y económica de las instituciones públicas y su procesamiento es automático a través de

matrices y a partir del registro único de cada transacción que se realice y que tenga incidencia económico-

financiera.

Dentro de este entorno, el manejo de la información financiera constituye a su vez, el elemento que

permite articular el funcionamiento de los distintos sistemas, como ser: compras, contrataciones y otros

gastos, que interactúa con sus propios procedimientos operando en tiempo real, mediante una red de

comunicación inteligente que enlaza a cada entidad con la Secretaría de Estado en el Despacho de



3. Variables utilizadas en el Proceso de Formulación Presupuestaria

3.1. Tipos de formularios

El Proceso de Formulación Presupuestaria consta de 2 formularios conocidos como Formularios FEP.

FORMULARIO DESCRIPCION

FEP-02 Objetivos y Resultados

FEP-03 Categorías Programáticas

Para saber que usuario realiza que etapa de Formulación Presupuestaria lo miraremos mas adelante

(Cuadro que esta en el punto 4.3) ahora es importante saber que los usuarios ingresan diferentes tipos de

solicitudes en cada Etapa, estas solicitudes se conocen como Tipos de Operaciones.

3.2. Tipos de Operaciones

Existen 3 diferentes tipos de Operaciones y estos se describen a continuación:

Creación: Permite agregar información a las estructuras definitivas. Se utiliza para crear las estructuras iníciales o adicionar datos faltantes. Modificación: Permite cambiar los datos permanentes. Se utiliza realizar correcciones a datos previamente aprobados. Eliminación: Permite dejar sin vigencia los datos permanentes. Por consideraciones de auditoría, el sistema no borra la información ingresada, únicamente coloca una marca sobre los datos indicando que están fuera de vigencia y que ya no se podrá hacer ninguna modificación sobre ellos. Una vez que el usuario ha elaborado cualquiera de las operaciones la solicitud o el documento que han elaborado deben de verificarlo y otro usuario debe de aprobarlo. Elaborar, verificar y aprobar son Estados del documento, a continuación se detalla como se realiza cada estado.

3.3. Los Estados del Documento

Las Solicitudes ingresadas por los “Usuarios” presupuestarios tienen 3 diferentes tipos de estados

Elaborado, Verificado y Aprobado.

Elaborado:



Es el estado inicial en el cual cada “usuario” registra los datos de cada uno de los formatos involucrados

con la formulación presupuestaria.

En este estado se puede “guardar” la información, modificar, e incluso eliminar la solicitud.

Verificado:

El Usuario “Encargado de Registro” verifica la solicitud presiona el botón y el documento pasa al

estado Verificado e indica que la información esta lista para la revisión de la autoridad delegada para

aprobar las solicitudes, aparece el icono que se utiliza para des verificar y regresar al estado

elaborado.

Los datos ingresados no tienen efecto sobre los datos definitivos.

Aprobado:

El Usuario “encargo de autorización” aprueba la solicitud y los datos ingresados en el formulario son

incorporados definitivamente al sistema.

Para aprobar un documento que ha sido verificado se utiliza el botón de esta forma el documento pasa

a la siguiente instancia.

En este estado no se pueden hacer cambios a los datos y no puede ser reversado

(A excepción de FP-05 Formulario del Gasto).

3.4. Resumen de las variables

El siguiente cuadro muestra El Usuario responsable de realizar cada Formulario con el Grupo (3.1),

subgrupo (3.2) y perfil (3.4) que pertenece cada usuario y la actividad o rol que realiza cada uno.

Los x Formularios que tiene Formulación Presupuestaria (4.1)

El Estado del Documento (4.3) una vez que el usuario ha elaborado cualquiera de los tres Tipos de

Operaciones (4.2)

FORMULARIO G SG PERFIL USUARIO ROLES

FEP-02

Objetivos y Resultados

4

21 14

Director de UPEG Registra

4 21 13 Ministro o Máxima

Autoridad de la Institución

Aprueba

FEP-03

Categorías

Programáticas 4 21 17

Encargado de

Presupuesto Central

Registra

4 21 15

Gerente Administrativo

Central Aprueba



3.5. Botones Usados En El Sistema

Salir de la ventana actual Imprimir un reporte / documento

Insertar nuevo registro Eliminar un registro / documento

Modificar un registro Borrar un registro

Ingresar criterios de búsqueda Ir a un registro superior

Ir a un registro inferior Ir a un registro a la izquierda

Ir a un Registro a la Derecha Verificar un registro

Des verificar un registro Aprobar un registro

Traer toda la información.



4. Los Procesos de Evaluación Presupuestaria

4.1. FEP-02 Objetivos y Resultados.

FORMULARIO G SG PERFIL USUARIO ROLES ESTADO

FEP-02


4

21 14

Director Registra Verificado

El usuario autorizado de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión, o quien cumpla este rol en

las Instituciones de la Administración Central o Descentralizada, será el responsable de determinar la

Ejecución de los Resultados de Gestión para el trimestre que se programo.

Deberá ingresar al sistema, dando doble pulsar en el menú “Evaluación Presupuestaria / Administración

de Formularios / Objetivos y Resultados”. Se desplegará la Bandeja Principal.



4.1.1. Tipo de Operación Creación.

En la Bandeja Principal dar pulsar al botón “Insertar” .

Aparecerá en la pantalla el formulario FEP- 02.

El sistema automática-mente, en función al perfil del usuario, mostrará el lugar y la fecha de elaboración,

la institución; como así también anotará automáticamente la gestión que corresponde evaluar.

Seleccionará el tipo de operación que será “Creación”.



En la Bandeja Principal dar pulsar al botón para cargar toda la información de lo que hay que evaluar

para cada uno de los objetivos asi como cada uno de los resultados de gestión y cada una de la población

objetivo.

Si se desea cargar la información una por una debera pulsar en Objetivos.

Se mostrara una ventana con la lista de los objetivos vigentes.



Se selecciona(n) el(los) objetivo(s) que se desean evaluar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) objetivos seleccionados.

Luego para cargar el(los) resultado(s) de gestión debera pulsar en Resultados de Gestión.

Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de gestión vigentes.



Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean evaluar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) resultados de gestión seleccionados del obetivo seleccionado anteriormente.

Luego se carga la información del presupuesto ejecutado de cada resultado de gestión tanto en cantidad,

porcentaje y costo.

Luego se carga el comentario del porque de las desviaciones entre lo presupuestado vrs ejecutado.

Luego para cargar la(s) población(es) objetivo debera pulsar en Población Objetivo.



Se mostrara una ventana con la lista de las poblaciones objetivos vigentes.

Se selecciona(n) la(s) poblacione(s) que se desean evaluar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) la(s) poblacione(s) objetivos seleccionadas del resultado de gestión seleccionado

anteriormente.

Luego se carga la información del presupuesto ejecutado de cada poblacion objetivo en cantidad.




Luego se verifica el documento y aparece de la siguiente forma , el sistema automaticamente

muestra el usuario de verficación asi como la fecha y la hora de esta verificación.

Luego aparece de la siguiente forma.



4.1.1. Tipo de Operación Modificación.





Seleccionará el tipo de operación que será “Modificación”.



Si se desea modificar la información debera pulsar en Objetivos.

Se mostrara una ventana con la lista de los objetivos vigentes y no vigentes.

Se selecciona(n) el(los) objetivo(s) que se desean modificar y luego se pulsa “Aceptar”.


Luego para modificar el(los) resultado(s) de gestión debera pulsar en Resultados de Gestión.



Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de gestión vigentes y no vigentes.

Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean modificar y luego se pulsa “Aceptar”.


Luego se modifica la información del presupuesto ejecutado de cada resultado de gestión tanto en

cantidad, porcentaje y costo.

Luego se modifica el comentario del porque de las desviaciones entre lo presupuestado vrs ejecutado.



Luego para modificar la(s) población(es) objetivo debera pulsar en Población Objetivo.

Se mostrara una ventana con la lista de las poblaciones objetivos vigentes y no vigentes.

Se selecciona(n) la(s) poblacione(s) que se desean modificar y luego se pulsa “Aceptar”.


anteriormente.



Luego se mofica la información del presupuesto ejecutado de cada poblacion objetivo en cantidad.






4.1.1. Tipo de Operación Eliminación.





Seleccionará el tipo de operación que será “Eliminación”.



Si se desea eliminar la información debera pulsar en Objetivos.

Se mostrara una ventana con la lista de los objetivos vigentes.

Se selecciona(n) el(los) objetivo(s) que se desean eliminar y luego se pulsa “Aceptar”.


Luego para eliminar el(los) resultado(s) de gestión debera pulsar en Resultados de Gestión.



Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de gestión vigentes.

Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean eliminar y luego se pulsa “Aceptar”.


Luego para eliminar la(s) población(es) objetivo debera pulsar en Población Objetivo.



Se mostrara una ventana con la lista de las poblaciones objetivas vigentes.

Se selecciona(n) la(s) poblacione(s) que se desean eliminar y luego se pulsa “Aceptar”.


anteriormente.



4.2. Aprobación del Formulario FEP-02 Objetivos y Resultados.


FEP-02


4

21 14

Ministro o Máxima

Autoridad de la Institución

Aprueba Aprobado

El usuario autorizado Ministro o Máxima Autoridad de la Institución, o quien cumpla este rol en las

Instituciones de la Administración Central o Descentralizada, será el responsable de determinar la

Aprobación de los Resultados de Gestión para el trimestre que se programo.


de Formularios / Objetivos y Resultados”. Se desplegará la Bandeja Principal.

Luego darle doble click a y pulsar para aprobar el documento.



Luego pulsar para que el documento se apruebe, lel sistema automaticamente muestra el usuario de

aprobación asi como la fecha y la hora de esta aprobación.




4.3. FEP-03 Categorías Programáticas.


FEP-03

Categorías

Programáticas

4

21 14 Encargado de

Presupuesto Central

Registra Verificado

El usuario autorizado de Gerencia de Presupuesto Central, o quien cumpla este rol en las Instituciones de

la Administración Central o Descentralizada, será el responsable de determinar la Ejecución de los

Resultados de Gestión para el trimestre que se programo.


de Formularios / Categorias y Programaticas”. Se desplegará la Bandeja Principal.



4.3.1. Tipo de Operación Creación.





Seleccionará el tipo de operación que será “Creación”.

En la Bandeja Principal dar pulsar al botón para cargar toda la información de lo que hay que evaluar

para cada uno de los programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras.

Si se desea cargar la información una por una debera pulsar en Programas.

Se mostrara una ventana con la lista de los programas vigentes.

Se selecciona(n) el(los) programas(s) que se desean evaluar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) programa(s) seleccionados.

Luego para cargar el(los) resultado(s) de producción debera pulsar en Resultados de Producción.

Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de producción vigentes.



Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean evaluar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) resultados de producción seleccionados del programa seleccionado

anteriormente.

Luego se carga la información del presupuesto ejecutado de cada resultado de producción tanto en






El Proceso de creación es el mismo tanto para Programas, Subprogramas, Proyectos, Actividades

y Obras solo que hay que seleccionar la viñeta adecuada.



4.3.2. Tipo de Operación Modificación.





Seleccionará el tipo de operación que será “Modificación”.

Si se desea modificar la información debera pulsar en Programas.

Se mostrara una ventana con la lista de los programas vigentes y no vigentes.

Se selecciona(n) el(los) programa(s) que se desean modificar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) progama(s) seleccionados.

Luego para modificar el(los) resultado(s) de producción debera pulsar en Resultados de Producción.

Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de producción vigentes y no vigentes.

Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean modificar y luego se pulsa “Aceptar”.



Luego aparece(n) el(los) resultados de producción seleccionados del obetivo seleccionado anteriormente.

Luego se modifica la información del presupuesto ejecutado de cada resultado de producción tanto en






El Proceso de modificación es el mismo tanto para Programas, Subprogramas, Proyectos,

Actividades y Obras solo que hay que seleccionar la viñeta adecuada.



4.3.3. Tipo de Operación Eliminación.





Seleccionará el tipo de operación que será “Eliminación”.

Si se desea eliminar la información debera pulsar en Programas.

Se mostrara una ventana con la lista de los programas vigentes.

Se selecciona(n) el(los) programa(s) que se desean eliminar y luego se pulsa “Aceptar”.

Luego aparece(n) el(los) programa(s) seleccionado(s).

Luego para eliminar el(los) resultado(s) de producción debera pulsar en Resultados de Producción.

Se mostrara una ventana con la lista de los resultados de producción vigentes.

Se selecciona(n) el(los) resultado(s) que se desean eliminar y luego se pulsa “Aceptar”.



Luego aparece(n) el(los) resultados de producción seleccionados del obetivo seleccionado anteriormente.




El Proceso de eliminación es el mismo tanto para Programas, Subprogramas, Proyectos,

Actividades y Obras solo que hay que seleccionar la viñeta adecuada.

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