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MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

Aprobacin:15-10-2010

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General - Oficina de Planeacin

Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN Presidente de la Repblica

Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR Ministro de Defensa Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional

Mayor General RAFAEL PARRA GARZN Subdirector General Polica Nacional

Mayor General ORLANDO PEZ BARN Inspector General Polica Nacional

Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO Director de Seguridad Ciudadana

Contenido

5Manual de Control Interno de la Polica NacionalAprobacin:15-10-2010

Contenido

PRESENTACIN ............................................................................................. 7

RESOLUCIN .................................................................................................. 9

GENERALIDADES

1.1 DEFINICIN .................................................................................................121.2 FINALIDAD ...................................................................................................121.3 MBITO DE APLICACIN ...........................................................................121.4 ALCANCE LEGAL ........................................................................................121.5 MARCO CONCEPTUAL ...............................................................................121.5.1 Concepto de control .....................................................................................121.5.2 Concepto de control interno .........................................................................13

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIN

2.1 ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICA NACIONAL .........................................................................16

2.2 ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL ........................................17

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

3.1 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ....................................203.2 PROCESOS .................................................................................................203.2.1 Procedimientos .............................................................................................203.2.2 Polticas de operacin ..................................................................................203.3 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES .................203.3.1 El Programa Anual de Auditoras .................................................................213.3.2 Auditora interna ...........................................................................................213.3.3 Informe ejecutivo anual ................................................................................223.3.4 Informe de control interno contable ..............................................................223.3.5 Autoevaluacin .............................................................................................223.3.6 Subcomits de control interno y calidad .......................................................23

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6 Manual de Control Interno de la Polica Nacional1CI-MA-0001VER:0

QU SE DEBE CONTROLAR

4.1 CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ....................................264.1.1 Control al direccionamiento estratgico .......................................................264.1.2 Control a la gerencia de procesos ................................................................264.1.3 Control a la gestin del talento humano .......................................................264.2 CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .................................274.3 CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN ......................................................274.4 CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN ......................................................284.5 CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS

Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN .........................................................................29

4.5.1 Autoevaluacin de la gestin de los procesos .............................................304.5.2 Autoevaluacin de la gestin estratgica .....................................................314.6 OTROS ASPECTOS A CONTROLAR ..........................................................324.6.1 Evaluacin de la rendicin de cuentas .........................................................324.6.2 Evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias ......................................324.6.3 Evaluacin de la satisfaccin del cliente ......................................................324.6.4 Evaluacin del cumplimiento del Plan Estratgico Institucional ...................324.6.5 Evaluacin del desempeo de los procesos ................................................334.6.6 Seguimiento y medicin del producto o servicio ..........................................334.6.7 Evaluacin y seguimiento a la administracin del riesgo .............................334.6.8 Evaluacin y seguimiento del control del producto

o servicio no conforme .................................................................................334.6.9 Seguimiento informacin relativa a la percepcin

del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos ................................33

LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL

5.1 ANLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES ......................................365.1.1 Anlisis de causas con enfoque preventivo .................................................365.1.2 Anlisis de causas con enfoque prospectivo ...............................................365.1.3 Anlisis de causas con enfoque reactivo .....................................................365.2 FORMULACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO .............................36GLOSARIO ..................................................................................................................39ANEXOS ....................................................................................................................49

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7Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Presentacin


El control es un plan que prev todas las medidas administrativas necesarias en la Institucin, para el logro del direccionamiento estratgico, del modelo de operacin por procesos y del direccionamiento del talento humano; en este plan se establecen las polticas y procedimientos que persigue la Polica Nacional con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la informacin para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicacin de las polticas para el logro de metas y objetivos programados.

Desarrollar un buen sistema de control interno se convierte en una herramienta que brinda una seguridad razonable para que los objetivos institucionales se cumplan, empleando para ello la evaluacin independiente aplicada a travs de las auditoras internas y una autoevaluacin que permita a cada comandante, director o jefe de unidad, verificar su propia gestin y de esta manera su aporte a los compromisos que la Insti-tucin ha adquirido con el Gobierno y con los ciudadanos; de ah que la efectividad del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal que disea, administra y vigila el control interno de la entidad, actividad en la cual estamos comprometidos todos.

El control interno es de vital importancia para la optimizacin de las operaciones y el crecimiento de la Institucin, tanto en lo administrativo como en lo operacional, y bene-ficia desde quienes estamos encargados de dirigirla, hasta el propio ciudadano, quien tendr un mayor grado de confianza sobre la entidad, la cual, a travs de su propio auto-control, prevalecer en el tiempo aportando beneficios a la seguridad y estabilidad del pas.

El presente manual compila los conceptos y la metodologa para ejercer el control interno en la Polica Nacional, a partir del concepto de control interno definido por el MECI 1000:2005 versin 2, la conceptualizacin institucional del proceso de control interno, los procedimientos de auditora, el fomento de la cultura del control, los subcomits de control interno y de calidad, la metodologa para el ejercicio de la autoevaluacin del control a los procesos y procedimientos, la valoracin del estado de operacionalizacin de los 29 elementos de control del sistema de control interno, y culmina con una metodo-loga para la autoevaluacin de la gestin de los procesos y de la estrategia; todos estos aspectos enfocados a la identificacin de desviaciones que puedan afectar el cumpli-miento de los objetivos institucionales.

Este documento se convierte en la herramienta base para la aplicacin del control interno en la Institucin y tiene como propsito asegurar la eficiencia, eficacia y transpa-rencia del ejercicio de las funciones de la Polica Nacional y de los servidores pblicos,

Presentacin


integrantes de la misma, desarrollando sus competencias con el fin de mejorar la pres-tacin del servicio de polica en cumplimiento de la misin constitucional y de los fines esenciales del Estado.

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLODirector General Polica Nacional de Colombia

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Publicacin basada en la

Resolucin No. 03296 del 15 de octubre de 2010, mediante la cual el Director General expide el

Manual de Control Interno de la Polica Nacional.


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GENERALIDADES

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1.1. DEFINICIN

El Manual de Control Interno se define como el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicacin del control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, en aras de ejercer un adecuado control en la entidad y as brindar una seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarn.

1.2. FINALIDAD

Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y la estrategia, en todos los niveles (estratgico, tctico y operativo) del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y unificar criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para mejorar el desempeo de la Polica Nacional y la calidad de su servicio.

1.3. MBITODEAPLICACIN

Aplica a todos los procesos y unidades que conforman los niveles estratgico, tctico y operacional de la Polica Nacional.

1.4. ALCANCELEGAL

Las normas y parmetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos legales establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la Polica Nacional, y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incor-porada al Sistema de Gestin Integral.

1.5. MARCOCONCEPTUAL

El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 versin 2, en la norma tcnica NTC ISO 19011, en la norma tcnica de calidad para la gestin pblica NTCGP 1000:2009, en el modelo Commite of Sponsoring Organiza-tions of the Treadway Commission (C.O.S.O.), en la Gua Rol de las Oficinas de Control Interno emitida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, y comprende los conceptos, herramientas y metodologas necesarios para el ejercicio del control interno y su contri-bucin para la mejora continua de la Institucin y la calidad de su servicio. Para tal fin se requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos:

1.5.1. Conceptodecontrol

Control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar, controlar; tambin es la situacin de estar bajo el dominio, direccin, regulacin o comando de algo o de


Generalidades1

alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal o institucional de regulacin o restriccin; y por ltimo como el estndar de comparacin en la experimentacin cien-tfica1.

Tambin se define como la funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecucin de un programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas condu-centes para asegurar la realizacin de sus objetivos2.

El control debe contener como mnimo los siguientes elementos:

Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, linea-mientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestin Integral.

Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, compa-rndolo con la forma real como se aplica en la Institucin.

Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identifi-cacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia.

1.5.2. Conceptodecontrolinterno

Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional3.

El modelo C.O.S.O. define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables4.

1 Fuente:es.wiktionary.org/wiki/control2 Fuente:www.elauditor.info/dicc_amp.php3 ManualdeimplementacinModeloEstndardeControlInternoparaelEstadoColombiano.MECI1000:2005.SEGUNDA

VERSIN.Pg.34 InformeC.O.S.O.(CommitteeofSponsoringOrganizationsofTread-wayCommission,NationalCommissiononFraudulent

FinancialReporting)Pg.3


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ELEJERCICIODELCONTROLINTERNOENLAINSTITUCIN


Si se observan apartes de la definicin establecida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el Manual de Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el control interno se define como el conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad; esto implica que todos y cada uno de los servidores pblicos, uniformados o no unifor-mados, integrantes de la Institucin, estn comprometidos con el ejercicio del control.

Es necesario entonces aplicar, por parte de quienes integran la Polica Nacional, los prin-cipios de autocontrol, autorregulacin y autogestin, que permitan controlar el trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resul-tados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los lineamientos institucionales y legales establecidos.

2.1. ROLDELREADECONTROLINTERNODELAPOLICANACIONAL

En la Polica Nacional de Colombia, el rea de Control Interno cumple con los roles esta-blecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artculo 3, a saber:

Evaluacin y seguimiento. Por medio de las auditoras internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa Anual de Auditoras, las cuales pueden ser: auditoras integrales, auditoras especficas, auditoras de seguimiento y auditoras de calidad.

Asesora y acompaamiento. A travs de los informes de las auditoras internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos y unidades, aportando herramientas a la alta direccin para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de Gestin Integral. De otro lado, ejerciendo la secretara tcnica del Subcomit Central de Control Interno y Calidad se acompaa el seguimiento a los compromisos de mejoramiento adquiridos por los dueos y responsables de los procesos.

Fomento de la cultura del control. Realizado a travs de un programa anual de actividades de sensibilizacin, que socializa y actualiza al personal de las diferentes unidades policiales en el nivel central y desconcentrado, sobre los lineamientos que en materia de control interno, Sistema de Gestin Integral y mejora continua son expedidos por la Oficina de Planeacin como duea de los procesos de Direccio-namiento Estratgico y Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, y por el rea de Control Interno como duea de los procesos de Control Interno y Mejora Continua.

Relaciones con entes externos. Encarga al rea de ser el enlace entre los entes de control externo como Contralora General de la Repblica, Ministerio de Defensa Nacional, Alta Consejera para la Presidencia, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Contadura General de la Nacin, entre otras; para requerir infor-


El ejercicio del Control Interno en la Institucin2

macin dentro de la Institucin necesaria para la presentacin de los informes que solicitan dichos entes de control, tales como: plan de mejoramiento institucional ante CGR, informes de avance trimestrales de los planes de mejoramiento, informes de austeridad en el gasto pblico, informes de gastos de funcionamiento, informes de control interno contable, informe ejecutivo anual, informe de hallazgos representa-tivos detectados por la Oficina de Control Interno dentro del Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupcin.

Valoracin del riesgo. Realizada en el marco de la evaluacin independiente, detec-tando de forma anticipada la ocurrencia de eventualidades que obstaculicen el cumpli-miento de los objetivos institucionales e informndolas a los dueos de proceso y la alta direccin, para que se adelanten las acciones preventivas que sean del caso.

Frente al proceso Control Interno. El Jefe del rea de Control Interno es el dueo del proceso de Control Interno. Se encarga de liderar la gestin y el control del proceso, emitiendo los lineamientos en materia de evaluacin independiente, evaluacin del sistema de control interno, autoevaluacin del control y autoevaluacin de la gestin, socializando y verificando constantemente su correcta aplicacin.

Frente al proceso Mejora Continua. Promueve la identificacin de oportu-nidades de mejoramiento y el cierre del ciclo de mejoramiento continuo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (P.H.V.A.) en la Institucin, que coadyuvan al incremento en el desempeo de los procesos que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, as como la bsqueda permanente de la mejora en la calidad del servicio.

Frente al Subcomit de Control Interno y Calidad. El rea de Control Interno es la encargada de realizar la secretara tcnica del Subcomit Central de Control Interno y Calidad y emite los lineamientos que se requieran en la Institucin para el adecuado funcionamiento de estos subcomits, como elemento de control y monitoreo peridico de los subsistemas, componentes o elementos que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

2.2. ROLDELASUNIDADESENRELACINCONELCONTROLINTERNOINSTITUCIONAL

Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno recae en todas y cada una de las unidades policiales que conforman la estructura orgnica de la Polica Nacional; el principio de autocontrol es fiel ejemplo de ello, por tanto se requiere de la partici-pacin activa de todos los integrantes de la Institucin para el xito del proceso Control Interno y del Sistema de Control Interno, como eje fundamental para brindar a la alta direccin y la comunidad policial en general, seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarn.


Las unidades policiales en todos los niveles (estratgico, tctico y operacional), como dueas, responsables o ejecutoras de procesos, y comprometidas en la contribucin para el logro de los objetivos estratgicos que conlleven a la Meta Estratgica Grande y Ambiciosa (M.E.G.A.), debern ejecutar adecuadamente los elementos de control del Sistema de Control Interno que le apliquen, as como implementar correctamente los puntos de control que aseguren que las actividades crticas de procesos y procedi-mientos se cumplan, facilitando el logro de los objetivos tanto en los procesos como en la estrategia.

Como elemento de consulta permanente, y con el compromiso que debe ser actualizado peridicamente por el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, en la medida que se emita doctrina institucional por parte de los diferentes dueos de proceso, se presenta en el Anexo No. 1 del presente manual, una tabla que resume las evidencias mnimas que posee la Institucin para cumplir y dar aplicacin a los 29 elementos de control del Modelo Estndar de Control Interno.


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HERRAMIENTASPARAELCONTROL


3.1. MANUALDELSISTEMADEGESTININTEGRAL

El mando institucional dispuso la expedicin de un Manual del Sistema de Gestin Integral, que describe de manera detallada todas las caractersticas de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactan, las reglas bsicas para su adecuado funcionamiento y, en general, cada uno de los mtodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestin coherente del talento humano y todos los recursos necesarios para lograr con xito la labor de dar seguridad a los colombianos.

Dicho manual resulta el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestin Integral, puesto que la Institucin debe aplicarlo en todos sus niveles para contribuir al logro de los objetivos.

3.2. PROCESOS

Los procesos en s mismos se convierten en herramientas para el control, puesto que cuentan en su estructura con varios apartes que sirven para tal fin, como son las entradas y salidas, los documentos asociados, los instrumentos de seguimiento y evaluacin, las actividades de verificar, los puntos de control, los riesgos y las polticas de operacin; incluso la matriz de caractersticas y estndares, as como la matriz de productos, usuarios y clientes cuando aplique, puesto que se convierten en criterios que al compararlos con la realidad (forma como son aplicados realmente en su ejecucin) y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.

3.2.1. Procedimientos

Adems de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herra-mienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad o tarea de un proceso, es decir, especifican el mtodo o secuencia lgica con la que deben operar los servidores pblicos de la Institucin que los ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, y al verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos que componen.

3.2.2. Polticasdeoperacin

Se considera como otro criterio para el ejercicio del control, puesto que definen las direc-trices para garantizar el xito de la operacin del proceso, asegurando que las activi-dades crticas del proceso coadyuven al logro de los objetivos del mismo.

3.3. PROCESODECONTROLINTERNOYSUSCOMPONENTES

El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que adems de cumplir con las caractersticas anteriores, es el proceso que


Herramientas para el Control3

permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el sistema y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la Institucin y en cada proceso que la compone. Busca garantizar el examen autnomo y objetivo del Sistema de Gestin Integral y comprende los procedimientos necesarios para dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional.

Este proceso est compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institucin de que los objetivos se alcanzarn, tales como:

3.3.1. ElProgramaAnualdeAuditoras

Compila y agenda los ejercicios de evaluacin independiente que en la Institucin se van a realizar durante cada vigencia, generando con ello un orden en el control que se ejercer sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestin Integral, para detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejoramiento que permi-tirn al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a la estabilidad de la Polica Nacional. En la Polica Nacional para el inicio de cada vigencia se genera un acto administrativo que expide el programa anual de auditoras.

3.3.2. Auditorainterna

Es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

La auditora interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del sistema, que analiza las debilidades y fortalezas del control, as como el desvo de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios vlidos, y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

Las clases de auditoras que realiza el rea de Control Interno son:

Auditoras internas integrales. Evalan y verifican todos los aspectos de una unidad policial o proceso, de tal manera que se obtenga una visin completa del estado en que se encuentra y se promueva la identificacin de oportunidades de mejoramiento.

Auditoras internas especficas. Generalmente ordenadas por la alta direccin y realizadas extraordinariamente al programa anual de auditoras, para evaluar, veri-ficar, medir, o establecer el estado actual de un proceso, procedimiento o aspecto puntual, sobre el cual se requiere tomar medidas o decisiones inmediatas.


Auditoras internas de seguimiento. Permiten identificar el grado de cumplimiento y efectividad de los planes de mejoramiento y as determinar si la mejora continua est arrojando los resultados esperados.

Auditoras internas de calidad. Evalan el cumplimiento de los requisitos estable-cidos en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica o la norma ISO 9001 que se encuentre vigente, para efectos de establecer el grado de conformidad del sistema y su nivel de preparacin para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

3.3.3. Informeejecutivoanual

Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para evaluar el Sistema de Control Interno. En la actualidad se le incor-poraron algunos elementos para evaluar aspectos clave del Sistema de Gestin de la Calidad. Esta evaluacin permite identificar las oportunidades de mejoramiento de los dos sistemas, que de manera estructural se aplicarn en la Institucin, para contribuir al aseguramiento de los objetivos.

En la Institucin esta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, interviniendo, entre otras, las Oficinas de Planeacin, Control Interno, Secre-tara General, Direccin Administrativa y Financiera, Inspeccin General, Direccin de Talento Humano. El informe es generado en un aplicativo va web, que incluye varias encuestas a manera de listados de chequeo y las conclusiones formuladas a partir de los resultados de cada elemento, componente y subsistema del Sistema de Control Interno, as como de los requisitos ms relevantes del Sistema de Gestin de la Calidad.

3.3.4. Informedecontrolinternocontable

Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluacin independiente a los estados contables y a la informacin soporte que los genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles que posee la Institucin para garantizar una informacin contable veraz, oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.

3.3.5. Autoevaluacin

La autoevaluacin es uno de los elementos del Modelo Estndar de Control Interno que permite determinar el estado, aplicacin y efectividad de los controles, as como el anlisis de los resultados de la gestin en procesos y estrategia basada en indicadores. Se divide en dos:

Autoevaluacin del Control. La autoevaluacin del control en la Polica Nacional permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos que buscan asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La autoevaluacin del control, adems, permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de Control Interno


Herramientas para el Control3

en cada unidad y en la Institucin, estableciendo el grado de avance en la implemen-tacin del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operacin.

Autoevaluacin de la Gestin. Se define la autoevaluacin de la gestin como el elemento de control que, basado en un conjunto de indicadores de gestin dise-ados en los planes y programas y en los procesos de la Polica Nacional, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e identifica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la entidad, hacia el cumpli-miento de sus objetivos institucionales.

La autoevaluacin de la gestin favorece el monitoreo de los factores crticos de xito de los procesos y de la estrategia, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia o meta, para establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operacin y la satisfaccin de los objetivos de la entidad.

3.3.6. Subcomitsdecontrolinternoycalidad

Adicional a lo establecido en la resolucin que se encuentre vigente sobre el particular, que regule el funcionamiento de los Subcomits de Control Interno y Calidad en la Institucin, estos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la Institucin. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del mbito institucional, para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones, a travs de la formulacin de acciones de mejoramiento que permitan reencauzar en los niveles estratgico, tctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeo de los mismos.

Existen tres tipos de subcomits en la Polica Nacional:

Subcomit central de control interno y calidad. Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el director o subdirector general, en el que dirimen y toman decisiones de carcter institucional en cualquier mbito o tema que afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestin Integral.

Subcomits regionales de control interno y calidad. Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de regin de polica e integrado de conformidad con la estructura orgnica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y dems unidades de tercer nivel, en los mbitos operativo, administrativo y docente, segn sea el caso.

Subcomits locales de control interno y calidad. Presidido por los directores, comandantes o jefes respectivos de unidades de tercer nivel como: policas metropo-litanas, comandos de departamento, escuelas de formacin, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y dems unidades de tercer nivel, e inte-grado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los mbitos operativo, administrativo y docente, segn sea el caso.


4CAPTULO

QUSEDEBECONTROLAR


A partir de esta seccin, el Manual de Control Interno presentar los sistemas, subsis-temas, componentes o elementos que deben ser controlados y explica la metodologa para tal fin.

4.1. CONTROLALSISTEMADEGESTININTEGRAL

El control al Sistema de Gestin Integral es el ms complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institucin; sin embargo, la forma de abor-darlo comienza por sus componentes principales:

4.1.1. Controlaldireccionamientoestratgico

Debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeacin como duea del proceso Direccionamiento Estratgico, dentro de la evaluacin del desempeo del mismo, realizada a travs de la medicin y anlisis a sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. De otro lado, realiza la medicin y anlisis a los indicadores del cuadro de mando integral institucional y del cuadro de mando integral de cada direccin y oficina asesora. Esta evaluacin permite medir la gestin en la estrategia y detecta desviaciones u oportunidades de mejoramiento.

Similares herramientas emplea el evaluador independiente y evaluador externo para identificar en un ejercicio de auditora, por medio de la comparacin de evidencias reales contra el criterio de auditora (que para el caso son las metas establecidas para los indi-cadores del cuadro de mando integral o del proceso), para brindar a la alta direccin informacin que conduzca a la toma de decisiones para la mejora.

4.1.2. Controlalagerenciadeprocesos

Se debe evaluar el modelo de operacin por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentacin de los procedimientos, la interaccin entre procesos, las responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administracin del riesgo y la gestin ambiental y toma como punto de comparacin los lineamientos establecidos en el Manual del Sistema de Gestin Integral, con sus anexos, las actividades del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral y de los procedimientos que de este se desprendan.

4.1.3. Controlalagestindeltalentohumano

Se evala a travs del proceso Direccionamiento del Talento Humano con sus despliegues y procedimientos, del Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias, adems, mediante los objetivos estratgicos de la perspectiva Cliente Interno y del eje estratgico Talento Humano de los mapas estratgicos que se encuentren vigentes en la Institucin; para identificar oportunidades de mejoramiento en aras de incrementar el desempeo de este componente bsico del Sistema de Gestin Integral.


Qu se debe controlar4

4.2. CONTROLALSISTEMADEGESTINDECALIDAD

Este control se realiza por medio de la evaluacin al cumplimiento de los requisitos, los principios, los procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, contemplados en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 que se encuentre vigente. El control a este Sistema en la Institucin se realizar a travs de la autoevaluacin del control, de las auditoras internas de calidad y de las auditoras realizadas por el ente certificador.

4.3. CONTROLALSISTEMADECONTROLINTERNOATRAVSDELAAUTOEVALUACIN

El control a la aplicacin y efectividad de los 29 elementos que componen el Sistema de Control Interno se realiza por medio de la autoevaluacin del control, de la evaluacin independiente al sistema de control interno con el ejercicio de auditoras internas, y por medio del informe ejecutivo anual.

Para enriquecer el contenido del presente manual se profundizar sobre la forma de ejercer control sobre el sistema de control interno por medio de la autoevaluacin del control, as:

La herramienta de autoevaluacin de los elementos de control del sistema de control interno para cada unidad es la lista de chequeo (Anexo 2) del presente manual.

Son responsables de autoevaluar los elementos de control del sistema de control interno todas y cada una de las unidades policiales, de acuerdo con su nivel.

Cada unidad policial (regiones de polica, policas metropolitanas, departamentos de polica, escuelas de formacin, colegios de bienestar, seccionales de sanidad, centros vacacionales, centros sociales) presenta a la unidad inmediatamente superior, de acuerdo con la estructura orgnica de la Polica Nacional, una sola autoevaluacin consolidada de los elementos de control del sistema de control interno presentes en su unidad.

Con base en lo anterior, las unidades del nivel central (direcciones y oficinas asesoras), una vez recibida la autoevaluacin de sus unidades desconcentradas y de sus dependencias subordinadas, presentan una sola autoevaluacin consolidada ante el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral.

El dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, con base en los resultados obtenidos de la autoevaluacin de los elementos de control del sistema de control interno en las unidades de primer, segundo y tercer nivel, aplicar, con su equipo de mejora, las acciones de mejoramiento al control que sean necesarias utili-zando para ello la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua que se encuentre publicado en la Suite Visin Empresarial.


Las unidades policiales, para obtener la informacin de su autoevaluacin, pueden efectuar muestras selectivas de sus unidades desconcentradas y dependencias subordinadas, previendo para las unidades operativas incluir, entre otras, estaciones de Polica; esta muestra deber emplear herramientas estadsticas reconocidas en el mbito acadmico, conservando los registros respectivos, sin que sea inferior al 20% del total de la poblacin en cada caso por unidad que consolida de acuerdo a su nivel, de tal forma que el margen de confiabilidad de la informacin sea aceptable.

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, a partir de la publicacin del presente manual, la autoevaluacin de los elementos de control del Sistema de Control Interno se efectuar una vez transcurridos tres trimestres calendario de cada vigencia y se contar con un plazo de un mes para su realizacin. Una vez ejecutada la autoevaluacin existir un plazo de 15 das hbiles para la consolidacin de los resultados de la autoevaluacin del Sistema de Control Interno y su envo al dueo del proceso de Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral (por tratarse de uno de los subsistemas del Sistema de Gestin Integral), quien formular las acciones de mejoramiento con la metodologa y plazos establecidos por el proceso Mejora Continua.

4.4. CONTROLALOSPROCESOSYPROCEDIMIENTOSATRAVSDELAAUTOEVALUACIN

Para el control a los procesos y procedimientos, adems de tener establecida en la Insti-tucin la herramienta de auditoras internas, se posee una herramienta para que cada dueo de proceso pueda detectar de primera mano las debilidades en los controles (puntos de control) asociados a sus procesos y procedimientos, denominada autoeva-luacin del control, as:

La herramienta a emplear para la autoevaluacin de los controles que se encuentran en los procesos y procedimientos es el anexo No. 3 del presente manual. Esta herra-mienta debe ser aplicada a cada control en forma individual.

Deben existir informes trimestrales de autoevaluacin del control de los procesos y procedimientos presentados ante el dueo del proceso respectivo, dentro de los 15 das hbiles siguientes al corte de cada trimestre calendario, de manera que al trmino de cada vigencia se haya autoevaluado por lo menos una vez, la totalidad de los controles existentes en los procesos y los procedimientos que ejecutan.

Cada dueo de proceso, de acuerdo con su nivel, es responsable de realizar un programa de autoevaluacin, donde especifique las fechas, unidades a nivel pas, y los responsables de autoevaluar los controles de los procesos y procedimientos que aplican. Este cronograma de autoevaluacin debe estar elaborado dentro de los primeros 45 das calendario al inicio de cada vigencia.

Los dueos de proceso de primer nivel, autoevalan los controles de su proceso y procedimientos que ejecuten, programan las unidades y dependencias que deben



autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel. Una vez autoevaluados los controles a su proceso y a los procedimientos que se desprenden en forma directa del primer nivel, el dueo de proceso de primer nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, la analiza conforme a la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua y formula acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos.

Los dueos y responsables de los procesos de segundo nivel autoevalan los controles de su proceso y programan las unidades que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel. Una vez autoevaluados los controles a estos, recopilan la infor-macin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y reportan una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso de primer nivel respectivo o, en su defecto, previa coordinacin con este ltimo, analizan, proponen o formulan segn sea el caso, con sus equipos de mejora, acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos.

Los responsables y ejecutores de proceso de tercer nivel, cuando aplique, autoevalan los controles de su proceso y programan las unidades y dependencias que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del tercer nivel. Una vez autoevaluados los controles a los procedi-mientos que se desprenden en forma directa del tercer nivel, recopila la informacin de las unidades o dependencias que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y reportan una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso; de lo contrario, y previa coordinacin con el mismo, analizan y proponen acciones de mejoramiento partici-pando en las reuniones de los equipos de mejora de cada proceso, o ejecutan las acciones de mejoramiento formuladas por los mismos.

Si el dueo de proceso considera imprescindible y cuenta con los recursos necesarios, podr realizar visitas de acompaamiento a algunas de las unidades desconcen-tradas que ejecutan su proceso, como mecanismo de recoleccin de la informacin para la autoevaluacin del control de su proceso; para ello deber incluirlo previa-mente dentro del programa de autoevaluacin del control para la vigencia.

4.5. CONTROLALAGESTINDELOSPROCESOSYLAGESTINESTRATGICAATRAVSDELAAUTOEVALUACIN

Este control se desarrolla comnmente a travs de la evaluacin del desempeo de los procesos, de la auditora interna y de la autoevaluacin en la que bsicamente se profundizar en el presente manual, as:

La Suite Visin Empresarial es la herramienta bsica para la obtencin de la informacin relacionada con los resultados de los indicadores de gestin para planes, programas y procesos.


La autoevaluacin de la gestin integra la autoevaluacin de la gestin estratgica y la autoevaluacin de la gestin de procesos.

Debern realizarse informes de autoevaluacin de la gestin de manera trimestral, con corte trimestre calendario, y rendirlo dentro de los 10 das hbiles siguientes a las fechas de corte ante el dueo de proceso respectivo.

Para presentar el informe de autoevaluacin de la gestin se utilizar el formato anexo No. 4 del presente manual.

4.5.1. Autoevaluacindelagestindelosprocesos

Cada dueo de proceso es el responsable de realizar la autoevaluacin de la gestin correspondiente a su proceso, obtenida del resultado arrojado por los indicadores del proceso y de su plan de manejo de riesgos, comparndolo con los criterios de medicin establecidos en la ficha tcnica del indicador respectivo.

Los dueos de proceso de primer nivel autoevalan la gestin de su proceso y requieren a las unidades o dependencias que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel, para que autoevalen la gestin en los segundos y terceros niveles. Una vez autoevaluada dicha gestin, el dueo de proceso de primer nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza y formula acciones de mejoramiento con sus equipos de mejora, aplicando la metodologa que expida el proceso Mejora Continua.

Los dueos y responsables de proceso de segundo nivel autoevalan la gestin de su proceso y requieren a las unidades que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel, para que autoevalen la gestin en los terceros niveles. Una vez autoevaluada la gestin, el dueo de proceso de segundo nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza o propone con sus equipos de mejora las acciones de mejoramiento respectivas.

Los responsables de proceso en los terceros niveles autoevalan la gestin de su proceso. Una vez autoevaluada la gestin, recopilan la informacin, la consolidan, analizan y proponen acciones de mejoramiento ante el dueo del proceso respectivo.

Los resultados de la autoevaluacin de la gestin de procesos debern ser remitidos en ltima instancia ante cada dueo de proceso de primer nivel, para la toma de decisiones a que haya lugar dentro de su proceso, aplicando la metodologa que sobre el particular expida el proceso Mejora Continua.

Para la toma de decisiones estructurales a que haya lugar frente a la gestin del sistema, el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral recibir los resultados de la autoevaluacin de la gestin de los 17 procesos de primer nivel, empleando igualmente la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua.



4.5.2. Autoevaluacindelagestinestratgica

La autoevaluacin de la gestin estratgica se realiza comparando los resultados de los indicadores que miden la gestin de los objetivos estratgicos del cuadro de mando integral, contra las metas, rangos o criterios de medicin que figuren en la ficha tcnica de cada indicador, de tal forma que se identifiquen las desviaciones positivas o negativas de la gestin estratgica real frente a la planificada.

De conformidad con las responsabilidades y facultades que en materia de planificacin estratgica se asignen desde la alta direccin en la Institucin, los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin de polica, comandantes de policas metropo-litanas, comandantes de departamentos de polica, directores de escuelas de formacin, rectores de colegios de bienestar, administradores de centros vacacionales, administra-dores de los centros sociales y dems unidades de tercer nivel, son responsables de realizar la autoevaluacin de la gestin estratgica correspondiente a su unidad.

El dueo del proceso de Direccionamiento Estratgico deber consolidar las desvia-ciones detectadas a la gestin estratgica, que sea enviada por los directores, coman-dantes y jefes de unidad, y analizar las causas, de tal forma que formule o proponga, segn sea el caso, las acciones de mejoramiento a que haya lugar para optimizar el desempeo de la gestin estratgica en la Institucin.

En las unidades de segundo nivel, tercer nivel, los responsables y ejecutores del proceso Direccionamiento Estratgico recopilarn y reportarn ante el dueo de proceso Direc-cionamiento Estratgico de primer nivel, la informacin correspondiente a su unidad frente a la autoevaluacin de la gestin estratgica.

En caso de que las directrices institucionales en materia de planificacin estratgica no faculten a las unidades desconcentradas para medir su gestin estratgica por medio de la metodologa de cuadros de mando integral, la autoevaluacin de la gestin de cada unidad surgir de la sumatoria de los resultados de la gestin de los procesos que ejecutan, es decir, de la comparacin de los resultados de los indicadores del proceso contra los criterios de medicin establecidos en la ficha tcnica de cada indicador, previa coordinacin con la Oficina de Planeacin y con el rea de Control Interno de la Direccin General, para efectos de estandarizar el mtodo de obtencin, reporte y consolidacin de los resultados, que en todo caso emplear el formato Anexo No. 4 del presente documento.

Es importante tener en cuenta algunas consideraciones finales frente al control a travs de la autoevaluacin:

La consolidacin de los resultados de las autoevaluaciones realizadas o recopiladas, en todos los casos resultar de la aplicacin del promedio matemtico, es decir, de sumar los resultados obtenidos y dividirlos por el nmero de autoevaluaciones reali-zadas o aspectos evaluados.


Los resultados de la autoevaluacin, en cualquiera de sus modalidades, se denomi-narn compromisos para la mejora y forman parte de las oportunidades de mejoramiento que surgen de la evaluacin externa, evaluacin independiente, la autoevaluacin y la revisin por la direccin; todas ellas requerirn posteriormente aplicar el procedimiento y metodologa provenientes del proceso Mejora Continua.

El rea de Control Interno efectuar verificacin, seguimiento y evaluacin a la apli-cacin del presente manual, por medio de la evaluacin independiente, de la aplicacin de las polticas de operacin y de los puntos de control del proceso control interno.

4.6. OTROSASPECTOSACONTROLAR

La dinmica institucional ha generado otros aspectos bien importantes para ejercer control en los diferentes mbitos y son aplicados en forma similar a la autoevaluacin; los resultados de la implementacin de estos permiten identificar oportunidades de mejoramiento que debern ser tratadas con base en la metodologa establecida por el proceso de Mejora Continua.

4.6.1. Evaluacindelarendicindecuentas

Escenario donde, adems de rendir cuentas al cliente interno y externo, se obtiene de primera mano retroalimentacin del mismo, vital para la toma de decisiones que conlleven a la mejora del servicio.

4.6.2. Evaluacindelasquejas,reclamosysugerencias

Obtenida principalmente en las Oficinas de Atencin al Ciudadano, donde se recopila informacin del cliente externo e interno que llevan a tomar correcciones, acciones preventivas, correctivas o de mejora en la prestacin del servicio y productos que genera la Institucin a travs de los diferentes procesos.

4.6.3. Evaluacindelasatisfaccindelcliente

Realizada normalmente a travs de encuestas o entrevistas aplicadas inmediatamente despus de suministrado el producto o prestado el servicio, para establecer el nivel de satisfaccin del cliente e identificar oportunidades de mejoramiento para los mismos.

4.6.4. EvaluacindelcumplimientodelPlanEstratgicoInstitucional

Evaluacin realizada para establecer el grado de cumplimiento de la estrategia institu-cional y determinar qu tanto se encuentra la Institucin encaminada al logro de los obje-tivos estratgicos y la MEGA, a partir del anlisis de los resultados de los indicadores del Cuadro de Mando Integral; momento que debe generar la toma de decisiones, es decir, identificar las oportunidades de mejoramiento para encauzar o reencauzar la estrategia institucional.



4.6.5. Evaluacindeldesempeodelosprocesos

Informacin clave para identificar gilmente las oportunidades de mejoramiento que requieren los procesos para incrementar su desempeo, o recuperar el desempeo esperado. Se realiza con metodologa similar pero en forma independiente de la autoeva-luacin de la gestin, ante requerimientos del mando institucional o iniciativa propia del dueo de proceso, donde se mide el desempeo de los procesos a partir del resultado de uno o varios de sus indicadores, comparndolos contra el desempeo esperado que figura en la ficha tcnica del indicador.

4.6.6. Seguimientoymedicindelproductooservicio

Por iniciativa del dueo de proceso, por requerimiento de la alta direccin, o por auto-rregulacin, se realizan revisiones posteriores a la entrega del producto o la prestacin del servicio, se detectan debilidades frente a las caractersticas o estndares mnimos esperados del mismo, que motivan la toma de decisiones para ajustar o mejorar dicho producto o servicio.

4.6.7. Evaluacinyseguimientoalaadministracindelriesgo

Al evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la administracin del riesgo en cada proceso o en la Institucin, se detectan debilidades o desviaciones que impulsan la mejora de este componente y contribuyen al aseguramiento en el logro de los objetivos institucionales.

4.6.8. Evaluacinyseguimientodelcontroldelproductooservicionoconforme

Realizado previo a la entrega o en el momento de entrega al cliente final, del producto o servicio que genera cada proceso, de tal manera que se detecten los productos o servicios defectuosos, es decir, los que no cumplen con las caractersticas o estndares mnimos establecidos y se adopten medidas para la mejora de los mismos.

4.6.9. Seguimientoinformacinrelativaalapercepcindelcliente,respectoalcumplimientodelosrequisitos

Tambin realizado con encuestas tales como Invamer Gallup o verificaciones presen-ciales que pretenden establecer si el cliente percibe que se estn cumpliendo los requi-sitos del producto o servicio conforme a sus necesidades o expectativas reales, con lo cual se identifican igualmente oportunidades para mejorar esa percepcin.


5CAPTULO

LAMEJORACOMORESULTADODELCONTROL


La mejora continua es el resultado de un proceso constante o peridico en cada entidad u organizacin que permite detectar de manera preventiva, reactiva o prospectiva, las necesidades de incrementar el desempeo actual en la bsqueda permanente de la satisfaccin del cliente, creando la ruta ms adecuada para alcanzarlo.

5.1. ANLISISDECAUSASDELASDESVIACIONES

En la Polica Nacional existen tres momentos bsicos en los cuales se desarrolla anlisis de causas y tienen que ver directamente con el enfoque desde el que se pretenda impulsar la mejora continua, esto es: la preventiva, la reactiva y la prospectiva:

5.1.1. Anlisisdecausasconenfoquepreventivo

Se realiza principalmente con la metodologa de administracin del riesgo, en la que se analiza un contexto estratgico, por medio del empleo de herramientas bsicas tales como la lluvia de ideas, la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas), la matriz PESTA (Polticos, Econmicos, Sociales, Tecnolgicos, Ambien-tales), entre otras, que permiten analizar de manera tcnica las causas raz que podran llegar a generar la materializacin de uno o varios riesgos. Sobre esta metodologa se puede profundizar consultando la doctrina que sobre el particular expide el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral en la Institucin.

5.1.2. Anlisisdecausasconenfoqueprospectivo

Se realiza un diagnstico estratgico y emplea bsicamente la matriz DOFA, sin descartar el empleo de otras herramientas que permiten identificar las causas o factores internos y externos que inciden en la problemtica actual de la Institucin, en la que se visualizan las brechas entre el desempeo actual y el deseado, como insumo principal para actua-lizar o emprender una nueva planificacin estratgica a mediano o largo plazo. Sobre esta metodologa se puede profundizar y consultar la doctrina que sobre el particular expide el dueo del proceso Direccionamiento Estratgico en la Institucin.

5.1.3. Anlisisdecausasconenfoquereactivo

Se emplea para las acciones de mejoramiento que comprenden las acciones correc-tivas y acciones de mejora, como resultado de una evaluacin independiente o autoeva-luacin e identifica los factores internos y externos que incidieron para la deteccin de hallazgos u oportunidades de mejoramiento. En esta se emplean metodologas para el anlisis de causas establecidas en el procedimiento y la metodologa expedida por el dueo del proceso Mejora Continua.

5.2. FORMULACINDEACCIONESDEMEJORAMIENTO

Para el caso en que se deban implementar correcciones inmediatas o acciones de contingencia, no se requiere de un anlisis de causas, pero s de unas rdenes y deci-


La mejora como resultado del Control5

siones inmediatas o de unos planes de contingencia preestablecidos para reaccionar adecuadamente ante las eventualidades presentadas.

Una vez agotada la etapa de anlisis de causas, se procede a realizar la formulacin de acciones de mejoramiento que contrarresten las causas identificadas. Para esta etapa, as como la de anlisis de causas, se emplear la metodologa establecida por el dueo del proceso Mejora Continua.


Glosario


Glosario

Accin correctiva: acciones para eliminar las causas de las no conformidades o hallazgos, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

Accin de mejora: son las diferentes actividades que emprende la entidad, la unidad policial, el rea o grupo, con el fin de mejorar los resultados de su gestin. Estas acciones comprenden desde aquellos proyectos de avance significativo formulados hasta las iniciativas estratgicas emprendidas en los diferentes planes de accin.

Accin de mejoramiento: se refiere a las acciones correctivas, preventivas o de mejora que surgen del ejercicio de auditoras integrales, auditoras especficas, auditoras de seguimiento, auditoras de calidad, autoevaluacin, revisin por la direccin y auditoras por entes certificadores o acreditadores.

Accin preventiva: acciones para eliminar las causas de no conformidades, hallazgos potenciales o riesgos, para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Adecuacin: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Administracin del riesgo: es la capacidad que tiene la Institucin para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales y protegerla de los efectos ocasio-nados por su ocurrencia.

Adquisicin de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad.

Alta direccin: persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico, que dirigen y controlan una entidad.

Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Aspectos por mejorar: se entiende como aspectos por mejorar aquella informacin contenida en los informes presentados por los entes certificadores y acreditadores que no alcanzan la connotacin de no conformidad pero que deben ser tenidos en cuenta para formular acciones preventivas, ya que representan riesgos potenciales.


Auditora interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autocontrol: es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente de su nivel jerrquico dentro de la Institucin, para evaluar su trabajo, detectar desvia-ciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabi-lidad garantice el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz.

Autoevaluacin: conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la entidad pblica, permite en la Institucin medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

La autoevaluacin evala los controles y monitorea la operacin de la entidad a travs de la medicin de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseo y operacin en un perodo de tiempo determinado, por medio de la medicin y el anlisis de los indicadores, cuyo propsito es tomar las decisiones relacionadas con la correccin o el mejoramiento del desempeo.

Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requi-sitos.

Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Cliente: organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio; el trmino cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

Competencia: aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Compromisos para la mejora: son los resultados contenidos en los informes que surgen de la autoevaluacin, realizada por las diferentes unidades de la Institucin y la revisin por la alta direccin.

Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Control: funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecucin de un programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realizacin de sus objetivos.


Glosario


El control debe contener como mnimo los siguientes elementos:

Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, linea-mientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestin Integral.

Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, compa-rndolo con la forma real como se aplica en la Institucin.

Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identi-ficacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia.

Control de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Control Interno: conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satis-faccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

El modelo COSO define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

Conveniencia: grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales.

Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Diseo y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica, programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o sistema, producto o servicio.

Documento: informacin y su medio de soporte.

Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planifi-cados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resul-tados planificados.


Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos: gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Entidades: entes de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

Especificacin: documento que establece requisitos.

Estandarizacin: actividad sistemtica de una organizacin para establecer y utilizar estndares.

Estandarizacin de procedimientos: consiste en que todas las personas que inter-vienen en las actividades y tareas, las ejecuten tal como estn establecidas, lo cual permite unificar el quehacer policial y garantizar los resultados.

Estructura orgnica: distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del marco de la Constitucin y la ley.

Equipo de mejora: grupo de personas de cada proceso con la capacidad de liderar el anlisis de la informacin y con las competencias necesarias en el uso de las diversas metodologas para lograr en forma efectiva que la determinacin de las causas que generan las oportunidades de mejora sean correctas.

Evento: un incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo especfico.

Funcin de una entidad: se entiende como el objeto social o la razn de ser de la entidad.

Frecuencia: es una medida expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado. Ej.: una vez cada da / una vez cada semana / una vez cada 15 das/una vez cada mes.

Gestin: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Habilidad: capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos perso-nales para desempear una actividad.


Glosario


Hallazgo: resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditora, recopilada frente a los criterios de auditora; en la Polica Nacional se determina hallazgo nicamente a los identificados por el rea de Control Interno en las auditoras que ella realice y a los encontrados por la Contralora General de la Repblica (CGR) en el ejercicio de las audi-toras que ellos desarrollen en la Institucin.

Identificacin del riesgo: elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en riesgo el logro de los objetivos, la misin, estableciendo su descripcin, agentes generadores, causas y los efectos de su ocurrencia.

Impacto ambiental: la alteracin del medio ambiente, provocada directa o indirecta-mente por un proyecto o actividad en un rea determinada.

Informe de auditora: documento firmado por los auditores, elaborado por el Lder de la Auditora, que debe ser presentado durante los prximos diez (10) das hbiles despus del cierre de la auditora, remitido en comunicado oficial, firmado por el Director General de la Polica Nacional.

Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcio-namiento de una entidad.

Iniciativa estratgica: acciones adelantadas para lograr un objetivo estratgico.

Lluvia de ideas: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Se busca la generacin de la mayor cantidad posible de ideas o identificacin de riesgos, partiendo del principio del pensamiento divergente. La lluvia de ideas es una tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado y se da la oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

Manual de calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una entidad.Nota: los Manuales de calidad pueden variar en cuanto al detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada entidad en particular.

Mapa de procesos: es una representacin grfica, que permite visualizar en forma genrica la interrelacin de los procesos que desarrolla la Entidad en cumplimiento de su misin, para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Mapa de riesgos: es el documento que consolida los riesgos, la probabilidad, el impacto, la evaluacin, la valoracin de controles, las opciones de manejo, las acciones, los responsables, el cronograma y los indicadores.

Mecanismos: medios prcticos integrados que se emplean para desarrollar un deter-minado fin institucional.

Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.


Meta: punto mximo cuantificable de desarrollo o resultado de un proceso.

Misin: la Misin responde al para qu fue creada la Polica Nacional, cul es su razn de ser, establece el campo propio de actuacin de la Institucin, es decir, a qu debe dedicarse para cumplir con el mandato constitucional.

Monitoreo: comprobar, supervisar, observar crticamente o registrar el progreso de una actividad, accin o sistema en forma sistemtica, para identificar cambios.

No conformidad: incumplimiento de un requisito; en la Polica Nacional se determina no conformidad nicamente a las identificadas por un ente certificador o acreditador.

Objetivo: resultado especfico que la Institucin aspira a lograr a travs de su misin en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con los procesos.

Objetivo de la calidad: concebidos como los logros inherentes a la calidad que la Institucin se ha propuesto alcanzar para mejorar la calidad del servicio; deben estar alineados con la Poltica de Calidad.

Oportunidad de mejoramiento: en la Polica Nacional se determina oportunidad de mejoramiento a los hallazgos, no conformidades, aspectos por mejorar y compromisos para la mejora, las cuales sern nutridas de: auditoras realizadas por el rea de Control Interno, auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica (C.G.R), audi-toras realizadas por entes certificadores o acreditadores, la autoevaluacin y la revisin por la direccin, segn el caso.

Partes interesadas o grupos de inters: son las organizaciones y las personas que pueden afectar, ser afectadas por una decisin o actividad (clientes, proveedores, accio-nistas, empleados, aliados de negocios).

Plan: estructura de objetivos y acciones estipulados en el tiempo y con asignacin de normas, procedimientos, presupuesto y responsables para ser implementados.

Polticas: directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la accin institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.

Poltica de la calidad de una entidad: intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de la entidad.

Polticas institucionales: son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden, que determina el sentido estratgico de la accin, desarrollado mediante objetivos iden-tificados en el mapa estratgico institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel.

Principios institucionales: definimos los principios ticos como verdades universales que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el quehacer en el desarrollo de las funciones policiales.


Glosario


Probabilidad: es la posibilidad de que ocurra un evento especfico o resultado, medido por la frecuencia y factibilidad de ocurrencia del riesgo y expresado de manera cuali-tativa y cuantitativa.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo.

Proceso: es un conjunto de actividades interrelacionadas, definidas, repetitivas y medibles que transforman insumos agregndoles valor, convirtindolos en productos o servicio, para satisfacer necesidades de clientes.

Procesos gerenciales: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la dispo-nibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.

Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.

Procesos de evaluacin y mejora: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos gerenciales, de soporte y los misionales.

Procesos de soporte: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora.

Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Programa: plan de un solo uso que abarca un grupo relativamente amplio de activi-dades y que especifica etapas importantes para su realizacin, conjuntamente con su orden y cronologa y las unidades responsables de cada etapa.

Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto o servicio.

Proyecto: conjunto de objetivos y acciones, claramente estipulados y ubicados en el tiempo, con precisin de recursos y resultados, encaminados a lograr la solucin de un problema que justifica y da origen al proyecto. Una caracterstica determinante de todo proyecto es la especificacin de un momento de inicio y un momento de terminacin.

Proyecto de avance significativo: actividades planteadas en un plan de trabajo que decide adelantar una unidad policial, grupo o dependencia con el fin de mejorar el desempeo de su gestin en un determinado periodo de tiempo.


Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Relacin costo-beneficio: es el mtodo utilizado para comparar y estimar el costo de la ejecucin de las acciones versus los beneficios obtenidos para la mitigacin del riesgo.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos esta-blecidos.

Revisin por la direccin: compromiso de la direccin: Identificar, determinar y docu-mentar los lineamientos o directrices que manifiesta la alta direccin con relacin al desarrollo de la gestin institucional y su documentacin. Garantiza el compromiso de la alta direccin de la entidad con el Sistema de Gestin de la Calidad, asegurando la iden-tificacin continua de las necesidades y expectativas de los clientes, la asignacin de los recursos necesarios para su cumplimiento y la gestin sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que la poltica y objetivos de calidad se alcancen.

Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de hechos o fenmenos internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos en la Institucin. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola lo define como la proximidad de un dao.

Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de lograr un propsito.

Sistema de Gestin de la Calidad para entidades: herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.

Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.


Glosario


Visin: la Visin es un sueo con fecha. Est constituida por aquello en que es nece-sario que la organizacin se convierta, cumpliendo su Misin, para garantizar su perma-nencia exitosa en el tiempo.

Vulnerabilidad: es la condicin en que se encuentran las personas y los bienes expuestos a una amenaza. Depende de la posibilidad de ocurrencia, de las medidas preventivas, de la propagacin, de la frecuencia del evento y de la dificultad en el control del mismo.


ANEXOS


ANEXONo.1

EVIDENCIASMNIMASPARASOPORTARLAAPLICACINDELOS29ELEMENTOSDECONTROLDELMODELOESTNDARDECONTROLINTERNO

ELEMENTOPRODUCTOS

MNIMOS A EVALUAR

CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICA NACIONAL RESPONSABLES

1. Subsistema de control estratgico

1.1 Componente: ambiente de control

1.1.1 Elemento: acuerdos compromisos y protocolos ticos

Documento con los principios y valores de la entidad, cons-truido participati-vamente.

Resolucin 05297 del 05/12/08 Por la cual se reformula la plataforma estratgica de la Polica Nacional, Artculo 5.

Todas las unidades policiales del pas.

Acto admi-nistrativo que adopta el docu-mento con los principios y valores de la entidad.

Resolucin 04069 del 17/09/08 Por la cual se crea el Comit tico Institucional instancia organi-zacional encargada de promover y liderar la Inte-gridad Policial. Verificar en todas las unidades. Artculo 6, Literal d.

Resolucin 05293 del 04/12/08 Por la cual se fortalece el Sistema tico Policial, se incorporan los referentes ticos: Cdigo de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Cdigo de tica; Imperativos y Directrices ticas, y se modifica y adiciona la Resolucin 06340 del 28/12/06.

Directiva Permanente 021 del 04/04/08 Instruc-ciones para el Desarrollo del Programa Cultura de la Legalidad en la Polica Nacional.

Directiva Administrativa Permanente 013 del 07/10/08 Consolidacin y Fortalecimiento de la tica Pblica Integridad Policial.


Socializacin de los principios y valores de la organizacin a todos los servi-dores.

Actas de socializacin.

Conductas de entrada o salida en eventos de sensibilizacin o capacitacin.

Encuestas realizadas sobre el tema.

Autoevaluacin realizada al tema.

Verificacin o evaluacin donde se compruebe la interiorizacin y aplicacin.

Actas de induccin y reinduccin en cumplimiento al plan de induccin y reinduccin.



Anexos


ELEMENTOPRODUCTOS

MNIMOS A EVALUAR




1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano

Manual de Funciones y Competencias Laborales.

Resolucin 02562 del 11 de agosto de 2010 Por la cual se crea el Manual del Sistema de Gestin Integral.

Mediante el SIFRE Sistema de Informacin de Funciones y Requisitos para Desempear Cargos.

Historias laborales del personal en cada unidad.

Resolucin 05746 del 31/12/08 Por la cual se adopta el Manual de Funciones Especficas para el Personal Uniformado de la Polica Nacional y se deroga la Resolucin No. 6062 del 16 de octubre de 1986.

Resolucin 0428 del 07/02/08 Por la cual se adopta el Manual Especfico de Funciones y Requisitos para los empleados pblicos civiles y no uniformados de la Polica Nacional y se deroga la Resolucin 3591 de 2005.


Plan institucional de formacin y capacitacin.

Directiva Administrativa Transitoria que se expide cada ao por la cual se establece el Plan Anual de Capacitacin de la Polica Nacional.

Directiva Administrativa Transitoria que se expide cada ao por la cual se establece el Plan Anual de Formacin, Actualizacin y Entrenamiento.

Informacin correspondiente para la ejecucin y seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin de estos planes, en cada unidad.

Evidenciar la encuesta que realiz la Oficina de Talento Humano de la unidad, para identificar las necesidades de capacitacin del personal.

Informes de evaluacin de las capacitaciones.

DINAE y apli-cacin en todas las unidades policiales del pas.

Programa de induccin realizado a los servidores vinculados a la entidad.

Aplicacin de la Resolucin 01749 del 22/03/06 Por la cual se expide el Protocolo de Induccin y Reinduccin para el personal de la Polica Nacional, evidenciar cronograma y actas de induccin y reinduccin.

Actas de induccin y reinduccin realizadas con base en los movimientos de personal ocurridos en la unidad y en los diferentes tipos de cargos.


Programa de reinduccin realizado en respuesta a cambios orga-nizacionales, tcnicos o normativos.


ELEMENTOPRODUCTOS

MNIMOS A EVALUAR


1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano

Programa de bienestar.

Aplicacin de la Resolucin 1747 del 22/03/06 Sistema de Estmulos e Incentivos de la Polica Nacional.

Verificar que se estn aplicando los estmulos al personal y los criterios empleados para su ejecucin.


Plan de incen-tivos.

Seleccin merito-crtica de cargos directivos (en las entidades que aplique).

No aplica para la Polica Nacional de Colombia. No aplica.

Sistema de evaluacin del desempeo acorde con la normatividad que rige para la entidad.

Aplicacin del Decreto 1800 del 14/09/00 Por el cual se dictan normas para la evaluacin del desempeo del personal uniformado de la Polica Nacional. Artculo 54.

Ejecucin de la Resolucin 2037 del 07/06/01 Por la cual se establecen los parmetros para el dili-genciamiento, aplicacin y trmite de los formu-larios de Evaluacin del Desempeo Policial para el personal uniformado de la Polica Nacional.

Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la gestin, en su seccin 2.

Formulario No. 2 diligenciado y actualizado segui-miento.

Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la gestin en su seccin 3.



Anexos


ELEMENTOPRODUCTOS

MNIMOS A EVALUAR




1.1.3 Elemento estilo de la direccin

Acuerdos de gestin suscritos y evaluados en las entidades a las que les aplica el Ttulo VIII de la Ley 909 de 2004.

No aplica para la Polica Nacional de Colombia. No aplica.

Evidencias que soporten el compromiso de la alta direccin con la apli-cacin de las herramientas y polticas que facilitan la imple-mentacin del MECI y Sistema de Gestin de Calidad, donde se aplique.

Resolucin 03971 de 30/10/08 Por la cual se modifica la designacin del representante de la Direccin General para la implementacin del Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional basado en la complementariedad de los Sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo.

Resolucin 02319 de 30/05/08 Por la cual se crean los Grupos: Directivo, Operativo y Evaluador para la Implementacin del Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional y se asignan respon-sabilidades.

Directiva Administrativa Transitoria 065 del 06/08/08 Formulacin del Plan Estadstico e Implementacin y Estructuracin de la Lnea Base de Indicadores en la Polica Nacional.

Directiva Administrativa Transitoria 013 del 29/05/08 Capacitacin como Auditores Internos de Calidad de un Personal de la Polica Nacional.

Directiva Administrativa Transitoria 038 del 29/05/08 Diseo y Formulacin del Cuadro de Mando Integral para la Polica Nacional.

Directiva Administrativa Transitoria 039 del 18/07/08 Diplomado sobre los Procesos de Calidad para la Atencin al Ciudadano.

Directiva Administrativa Transitoria 082 del 18/11/08 Seminario Herramientas para la Revisin Gerencial dirigido al Nivel Directivo de la Polica Nacional, orientado por el ICONTEC.



ELEMENTOPRODUCTOS

MNIMOS A EVALUAR



1.2 Componente: direcciona-miento estratgico

1.2.1 Elemento: planes y programas

La planeacin de la entidad contempla: Documento diag-nstico estra-tgico.

Diagnstico estratgico que para cada actuali-zacin del Plan Estratgico Institucional se realiza, liderada por la Oficina de Planeacin del Nivel Central, teniendo en cuenta:

OFPLA DIPON.

La misin y visin institucio-nales adoptados y divulgados.

Resolucin 05297 del 05/11/08, por la cual se reformula la Plataforma Estratgica de la Polica Nacional.

manual de control interno de la policÍa … … · 6. manual de control interno de la policía...

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