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MANUAL DE

CONSORCIOS

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CONSORCIOS

INDICE

1. INFORMACION GENERAL 3

2. CUENTAS Y CLASE DE GASTOS 4

3. CONFIGURACION 6

4. UNIDADES FUNCIONALES 10

4.1. Archivo de Unidades 10

4.2. Listados de Unidades 13

4.3. Distribución de Gastos por Unidad 14

4.4. Grupos de Unidades 15

5. GASTOS 16

5.1. Registración de Gastos 16

5.2. Modelos de Gastos 23

5.3. Tratamiento de Previsiones 24

5.4. Consultas de Gastos 24

5.5. Gastos por Area y por Unidad 25

6. LIQUIDACION DE EXPENSAS 27

6.1. Procedimiento 27

6.2. Consultas 30

6.3. Borrado 31

6.4. Recibos e Informes 31

6.4.1. Recibos 32

6.4.2. Distribución de Expensas 34

6.4.4. Detalle de Gastos 35

6.4.5. Resumen de Liquidación 36

6.4.6. Impresión Múltiple 38

6.4.7. Configuración de Impresión 38

7. LIQUIDACION DE PUNITORIOS 39





8. MAESTROS AUXILIARES 41

8.1. Administradores 41

8.2. Tipos de Débito 42

8.3. Proveedores 43

8.4. Datos del Consorcio 43

9. INFORMACION CONJUNTA 45

10. IMPORTACION DESDE DOS 46





11.. IINNFFOORRMMAACCIIOONN GGEENNEERRAALL

Los objetivos del sistema de Consorcios son:

Registrar los Gastos en que incurre el Consorcio, distribuirlos entre las distintas Clases de Gastos que establece el Reglamento de Copropiedad y generar los movimientos de cuentas corrientes de proveedores, de banco y de caja originados en esos gastos.

Presentar al Consorcio un detalle mensual de Gastos incurridos en ese período, clasificados por Clase de Gastos.

Calcular las Expensas que corresponden a cada Unidad en cada período, de acuerdo con los porcentajes que le corresponden sobre cada Clase de Gastos, según lo que establece el Reglamento de Copropiedad.

Emitir los recibos de las Expensas y registrar su cobranza, generando simultáneamente los movimientos de las cuentas corrientes de las Unidades, del banco y de caja originados por esos ingresos.

Controlar las cuentas corrientes de las Unidades y registrar los intereses punitorios por eventuales atrasos.

Presentar al Consorcio un detalle de las Expensas calculadas en cada período así como de las expensas atrasadas, punitorios y otras deudas de Unidades con el Consorcio.

Llevar registros adecuados de las operaciones del Consorcio, incluyendo las deudas (cuentas de proveedores, cargas sociales), créditos (cuentas de Unidades), ingresos (expensas, punitorios, fondos especiales) y gastos.

Para conformar el sistema de Consorcios, el módulo de Expensas opera en conexión con los módulos generales de Contabilidad y de Subcuentas (Cuentas corrientes de Unidades y Proveedores, Bancos y Valores). Cuando se opera en el sistema de Consorcios, el módulo de Subcuentas no incluye las opciones de Centros de Costos.

Cuando se lean los Manuales o Ayudas relacionados con los temas mencionados en el párrafo anterior (en especial Información General, Contabilidad, Cuentas Corrientes, Valores, Bancos y Pagos) que fueron escritos para los sistemas de Gestión General, debe entenderse como equivalentes a las palabras Cliente – Unidad Funcional y Empresa – Consorcio.

Una empresa generada bajo un sistema de Gestión no puede ser vista desde el sistema ´Consorcios´ y viceversa.

En una computadora donde conviven empresas creadas bajo Gestión y bajo Consorcios, cuando se desea abrir una carpeta desde una aplicación como Sueldos, Reparar, etc. aparecerá una columna adicional (Familia), que indica bajo qué aplicación fue creada cada carpeta.

info

INFO.DOC#E99





22.. CCUUEENNTTAASS YY CCLLAASSEE DDEE GGAASSTTOOSS

Una cuenta contable de Consorcios (ver Manual de Cuentas), ofrece algunas opciones menos que las utilizadas en los sistemas de Gestión general (IVA, Moneda Extranjera y Centros de Costos), pero tiene dos campos adicionales.

El check Incluir en Informe de Efectivo (sólo disponible en cuentas de Activo y Pasivo) indica una cuenta cuyos movimientos y/o saldo se desea ver, para un mejor control, en conjunto con sus similares de otros Consorcios.

El otro campo adicional, denominado Modo de Prorratear Gastos, funciona únicamente con las cuentas de Pérdidas (Gastos).

Ese campo describe la forma en que los importes incluidos en una cuenta de Gastos se distribuyen entre las distintas Clases de Gastos, lo cual a su vez determina cuáles copropietarios se harán cargo de esa erogación.

Para la distribución de los gastos del Consorcio, es habitual que la escritura y reglamento de copropiedad establezcan distintas áreas físicas dentro de los edificios, considerando que las unidades utilizan o no ciertos servicios comunes (ascensores, vigilancia, etc) según estén ubicadas en una u otra área (cocheras, edificios, galería comercial, etc)

En consecuencia, el Consorcio tiene tantos grupos de gastos como áreas se hayan definido legalmente (usualmente se nombran con letras 'A', 'B', etc.).

En este sistema, esos grupos de gastos se denominan 'Clases de Gastos'.

Para calcular las expensas, cada Unidad participa en una o varias Clases de gastos, con porcentajes que también fueron definidos en la escritura y/o reglamento de copropiedad. De esa manera se calculan los importes que debe reintegrar cada copropietario por los gastos efectuados por el Consorcio en conjunto.

Las Clases de Gastos activas en el Consorcio, se definen en la Configuración del Consorcio, donde se les asigna código y nombre.

Cuando un Consorcio tiene más de una Clase de Gastos, surge la necesidad de establecer a cual de ellas se deben imputar los importes de cada Cuenta Contable de gastos.

CTAS.DOC#U01





Por ejemplo, si una unidad paga el 10% de los gastos de la Clase ´B´ y no paga nada por la Clase Á´, es esencial saber a qué Clase corresponde el importe pagado por una reparación del ascensor del edificio y que se contabilizó en la cuenta Gastos de Ascensores.

Esta pantalla permite definir distintas formas de Prorratear los Gastos.

Si bien lo habitual es que los importes contabilizados en cada cuenta de Gasto se asignan a una Clase de Gastos en un 100%, con cierta frecuencia (por reglamento de copropiedad o por decisión de Asamblea), se decide que ciertos gastos se imputan parcialmente a varias Clases de Gastos. Por ejemplo, se determina que la factura por Seguridad del edificio se asigna en un 70% a los locales de la Planta baja (Clase ´B´) y en un 30% a los departamentos (Clase Á´).

Al asignar a cada cuenta contable de Gasto una forma específica de prorrateo entre las distintas Clases de Gastos, se asegura que ese procedimiento se aplicará cada vez que se cargue a esa Cuenta el importe de un comprobante real.

Tenga en cuenta que en estas pantallas solamente se pueden incluir las Clases de Gastos con distribución porcentual o por importe fijo. Por lo tanto no se incluye la utilizada para ´Redondeo´ (porque no es posible atribuirle los gastos efectivamente realizados que aparecen en una cuenta contable).

NOTA IMPORTANTE:

Además de las funciones que se explican arriba, cada Cuenta de Gastos, en este sistema, corresponde al ´Grupo´ o Ćoncepto´ dentro del cual cada gasto se imprimirá en el Detalle de Gastos que se presenta mensualmente a los copropietarios.





33.. CCOONNFFIIGGUURRAACCIIOONN

Para la distribución de los gastos del Consorcio, es habitual que la escritura y reglamento de copropiedad establezcan distintas áreas físicas dentro de los edificios, considerando que las unidades utilizan o no ciertos servicios comunes (ascensores, vigilancia, etc) según estén ubicadas en una u otra área (cocheras, edificios, galería comercial, etc).

En consecuencia, el Consorcio tiene tantos grupos de gastos como áreas se hayan definido legalmente (usualmente se nombran con letras 'A', 'B', etc).

En este sistema, esos grupos o áreas se denominan 'Clases de Gastos'.

Para calcular las expensas, cada Unidad participa en una o varias Clases de Gastos, con porcentajes que fueron definidos en la escritura y/o reglamento de copropiedad.

Si bien la norma es que la suma de los porcentajes de las unidades totalice el 100%, la posibilidad de permitir que esos porcentajes NO sumen el 100% ofrece solución en casos especiales.

La columna Importe Fijo identifica las Clases de Gastos que no se distribuyen en forma porcentual, sino que existe un importe fijo que debe ser abonado mensualmente por cada Unidad. En esos casos, la obligación de la Unidad se puede obtener también como un porcentaje sobre el total, pero el importe ´fijo´ es más eficiente si se desea evitar centavos de diferencia y/o si las unidades se incorporan o salen periódicamente de este tipo de pago, como sucede con la adhesión a TV por Cable (con lo cual se alterarían los porcentajes relativos).

Si bien el criterio habitual es el cálculo de las expensas mensuales en base a los gastos rendidos del período anterior, el check Liquida Expensas Fijas permite hacerlo con cifras fijas (globales por Clase de Gastos) acordadas con los copropietarios.





En este caso, en la columna de la derecha se pueden indicar los importes, que serán sugeridos al liquidar las expensas del mes.

Esta pantalla permite establecer varios datos que se utilizan periódicamente en el sistema (aunque pueden ser modificados durante la ejecución de los procedimientos):

Los Códigos de Tipo de Débito con el cual se cargan las expensas y los punitorios en las Cuentas Corrientes de las Unidades.

Los días en que vence mensualmente la cobranza de las expensas

Esto incluye el día del Primer Vencimiento y datos opcionales que permiten establecer los días del mes de un Segundo y Tercer vencimientos y los porcentajes de recargo sobre las expensas normales que se aplicarán en cada oportunidad.

Esta información puede ser impresa en los recibos (es opcional) y -si estos sectores están total o parcialmente completos- existe un procedimiento para registrar el ingreso de estos recargos (ver Manual de Pagos y Recibos de Expensas - Variables disponibles).

Las tasas por omisión para liquidar intereses punitorios por pago fuera de término:

1. Mensual para liquidaciones mensuales de Punitorios

2. Diaria para la cobranza directa de importes atrasados

Liquida al Consorcio en Fecha de Pago: Este check define que, si durante la carga de un Gasto no se especifica en qué mes/es será informado al Consorcio (Detalle Mensual de Gastos) el sistema lo informará en función de la/s fecha/s de pago previstas (en el mismo mes en que se recibe la factura si se abona al contado o bien en los meses en que se estima que se pagará al Proveedor).

PAGO.DOC#P30

PAGO.DOC#P15





Sumatoria distinta del 100%: Esta opción (cuyo uso no se recomienda) permite que los porcentajes asignados a las unidades que integran cada Clase de Gastos no totalicen el 100%. El efecto es que los gastos se distribuyen entre esas unidades en un importe mayor o menor que los gastos reales y dan lugar, por lo tanto, a expensas mayores o menores que lo necesario para recuperar los fondos.

Un caso que explica el uso de esta opción, es que los copropietarios insistan en ver los porcentajes a los que están acostumbrados (aunque sean incorrectos) y no aceptan convertir esos porcentajes en forma proporcional, de manera que sumen el 100%.

Otro caso es que – por razones contractuales – el coeficiente de distribución NO suma el 100%. Por ejemplo, un barrio cerrado donde los porcentajes correspondientes a las superficies de las unidades (cuyo total por supuesto es 100%) se corrige con un coeficiente de acuerdo a que el terreno sea baldío (0.7), que se acople a otro terreno (1.0) o que esté construido (1.3).

En este ejemplo, el total no da el 100% (al principio parte del 70% y crece hasta el 130% cuando todo está construido) y además, la solución que damos en el primer párrafo de este apartado no es práctica, porque los terrenos cambian de estado y por lo tanto las relaciones porcentuales deben ser modificadas permanentemente.

La solución es aceptar que la sumatoria es distinta del 100% y corregir mensualmente el total a distribuir de acuerdo al total de la sumatoria, o sea:

TOTAL A DISTRIBUIR x 100 / Total de los coeficientes (que no suman 100%)

Por ejemplo, si el total a distribuir es $20.000.- y el total de los coeficientes da 107,25%, el cálculo es 20.000.- x 100 / 107,25 = $ 18.648,02.

Es decir, si se distribuyen $ 18.648,02 en lugar de $20.000.- y sumamos los parciales que le corresponde a cada unidad, ese total va a ser $20.000.-

Número del Ultimo comprobante de Gasto: Cuando se ingresa un gasto, el sistema le asigna un número correlativo de control (que no puede duplicarse). En este campo, aparece el último número utilizado, que puede ser modificado por el usuario.





Redondeo de centavos

Si se desea redondear el importe del recibo a $ 1.- hay dos formas de hacerlo:

1. Sobre el total adeudado por cada Unidad (que incluye atrasos, punitorios, etc), que es usualmente el contenido del recibo.

2. Sobre las expensas totales del período calculadas para cada unidad. Esta opción se utiliza en los casos en que el recibo contiene solamente las expensas.

Se debe indicar en qué Clase de Gastos se registrarán los centavos del ajuste (que puede ser de hasta $ 0.50 positivo o negativo). La Clase de Gastos definida para Redondeo no se puede usar para registrar otros tipos de gastos.

Un check permite que, una vez redondeadas las expensas, se agregue a las mismas una cantidad de centavos igual al número de la Unidad Funcional. El importe de los centavos calculados con esta finalidad se considera parte del Redondeo.

Este recurso se utiliza cuando se desea recaudar las expensas a través de una cuenta bancaria, pero sin utilizar los servicios del banco. En ese caso, la administración del consorcio debe identificar (en el extracto bancario) a los copropietarios que pagaron y lo hace gracias a los centavos que aparecen en el pago.

.





44.. UUNNIIDDAADDEESS FFUUNNCCIIOONNAALLEESS

44..11.. AArrcchhiivvoo ddee UUnniiddaaddeess

Esta pantalla muestra todas las Unidades Funcionales que integran el Consorcio.

La tabla de Unidades puede leerse indistintamente en orden de Código numérico de Unidad, alfabéticamente por apellido de Propietario o bien por el código del Grupo de Unidades al que pertenece cada Unidad.

Se pueden agregar, modificar o borrar Unidades, ejecutando los botones respectivos. No puede borrar una Unidad si tiene movimientos en su cuenta corriente.

La pantalla que se utiliza para esas tareas es la siguiente:





Los datos de esta pantalla incluyen:

Código de la Unidad: Cada Unidad tiene un Código numérico, que usualmente es el utilizado para numerarla en la escritura y/o reglamento de copropiedad.

Descripción: Por ejemplo Piso 1 – ´A´

Grupo de Unidades al cual se asignó.

No Liquida Punitorios: Impide que a la Unidad se le liquiden punitorios sobre los atrasos durante las Liquidaciones de Punitorios (por ejemplo si la Unidad está en gestión judicial ese cálculo es inaplicable).

Datos del Propietario: Si desea anotar otro tipo de documento (CI, CUIT, etc) tiene disponible una tabla con todos los tipos de documento.

Si el check indica que el Propietario no Reside en la Unidad se activan los tabs ´Propietario´ y ´Residente´, que dan acceso a las pantallas siguientes:

Estos datos son optativos. Se utilizan para emitir etiquetas de correspondencia para el propietario, si el mismo no reside en la Unidad (procedimiento inactivo).

Estos datos son optativos y corresponden al residente en la Unidad, cuando el mismo no es el propietario.





Esta pantalla permite registrar el porcentaje atribuible a la Unidad sobre cada Clase de Gastos (de acuerdo a la escritura y/o reglamento de copropiedad). Estos datos son imprescindibles para calcular la cuota de expensas que corresponde a la Unidad.

La opción 'Importe Fijo' permite asignar una obligación exacta de pago en pesos para cada Unidad (en el ejemplo, $ 40.- en Gastos 'E'), en lugar de un porcentaje sobre un importe total. (Ver Configuración de Expensas).

Estos datos también se pueden cargar por separado en la pantalla de Distribución de Expensas.





44..22.. LLiissttaaddooss ddee UUnniiddaaddeess

Se pueden listar los datos de las Unidades en los mismos órdenes en que se pueden ver en la Tabla (por Código, por Grupo de Unidades o alfabéticamente por nombre del Propietario).

La información puede imprimirse completa u omitiendo los porcentajes de Gastos y/o el Domicilio del Propietario y/o los datos del Residente y/o las Observaciones.





44..33.. DDiissttrriibbuucciióónn ddee GGaassttooss ppoorr UUnniiddaadd

Esta pantalla muestra los porcentajes de cada Clase de Gastos que se asignaron a cada Unidad, en base al reglamento de copropiedad. Esos porcentajes determinan en qué proporción participa cada Unidad en el pago de los gastos comunes.

Al pie de la pantalla aparece la suma de los porcentajes correspondientes a cada Clase de Gastos, que debe totalizar 100%, salvo que se indique lo contrario en la Configuración.

Es excepción a esta norma la Clase de Gastos que se eligió para registrar los redondeos de centavos.

Si una Clase de Gastos de distribución porcentual no tiene el 100% asignado, el sistema enviará un aviso al salir de esta pantalla, indicando la Clase de Gastos que no tiene el total correcto.

No puede ejecutarse una Liquidación de Expensas si alguna de las Clases de Gastos de distribución porcentual no tiene el 100% asignado,





44..44.. GGrruuppooss ddee UUnniiddaaddeess

Las Unidades pueden ser agrupadas de acuerdo a su ubicación física dentro del Consorcio u otra característica de interés práctico. Esta clasificación NO está vinculada necesariamente con las Clases de Gastos que establecen la escritura y el Reglamento de Copropiedad.

El nombre que se da a un Grupo es libre y el Grupo asignado a una Unidad es modificable en cualquier momento.





55.. GGAASSTTOOSS

55..11.. RReeggiissttrraacciióónn ddee GGaassttooss

Esta pantalla permite agregar, modificar y borrar gastos ingresados en el mes y año seleccionado.

La carga de los gastos del Consorcio se hace por mes calendario. Esta fecha se refiere al mes en que el gasto se ingresa al sistema, conjuntamente con la deuda con el proveedor o la salida de efectivo.

El mes en el que el gasto se informa al Consorcio puede ser el mismo en que se carga o bien utilizar los vencimientos de los pagos comprometidos con el proveedor. En ambos casos es modificable por el usuario.

Los botones especiales disponibles son los siguientes:

El botón {Cambiar Fecha} (tecla [F8]) permite modificar la fecha de contabilización o de origen de un gasto y -consecuentemente- la fecha de origen (no las fechas de vencimientos) de todos los registros vinculados (contabilidad, cuentas corrientes, valores, etc.) (Manual de Información General – Cambio de Fecha de Comprobante).

Este procedimiento no altera las fechas de los registros de Rendición del gasto, que solamente pueden modificarse manualmente (y siempre que no hayan sido afectados a liquidaciones ya realizadas).

Si la modificación altera el mes de la fecha del gasto, el mismo aparecerá en la pantalla del nuevo mes, pero no se puede fijar una nueva fecha anterior a la del inicio de ejercicio. Otros límites a las fechas (bloqueos hacia atrás o hacia delante), pueden encontrarse en el Manual de Información General - Configuraciones Varias y Bloqueo de Movimientos

El botón {Importar Modelo} permite ingresar gastos (incluso varios simultáneamente) utilizando Modelos de los mismos (textos, importes y/o datos complementarios de gastos que

INFO.DOC#E72

info.doc#E65

INFO.DOC#E61





se repiten de mes en mes, como sueldos o abonos). Todos los elementos que provee el Modelo seleccionado pueden ser modificados después de la carga.

El botón {Minuta} (tecla [F5]), permite imprimir un listado que contiene todos los movimientos contables, porcentuales, formas de pago, descripciones, etc. que intervienen en la operación .

El botón {Totalizar} presenta una pantalla donde se muestra el total de gastos del período y su distribución entre las distintas Clases de Gastos.

Esta pantalla informativa contiente 3 columnas:

Total Acumulado refleja el importe de los comprobantes registrados en el mes (o sea los que aparecen en la pantalla principal y en la contabilidad).

Total Imputable son los comprobantes o fracciones de comprobantes del mes cuya rendición esta prevista en el mes

Total a Liquidar son los gastos que se prevé liquidar en el mes. Esto incluye la columna anterior más los comprobantes (o fracciones) provenientes de gastos originados en meses anteriores que se prevé liquidar en este mes.

CTAS.DOC#U07





Esta pantalla permite cargar los gastos incurridos por el Consorcio. Su contenido puede ser modificado en cualquier momento por el usuario, salvo el Nº de Comprobante y (en las modificaciones) los códigos de Proveedor y de Cuenta de Gastos.

El Nº de Comprobante es un dato generado por el sistema en forma correlativa y única (no puede ser duplicado) y está disponible en la impresión del Detalle de Gastos mensual. Puede ser modificado por el usuario en la Configuración.

La Fecha debe ser del mes y año en el que se está operando. Esta fecha debe entenderse como la de registración ćontable´ del gasto y de su anotación en la cuenta corriente del proveedor o del pago en efectivo.

En cambio, la inclusión del Gasto en el Detalle de Gastos de ese mes y/o de meses posteriores se define en el tab de Rendición.

El dato Proveedor es optativo. Si el proveedor tiene un legajo asignado, puede colocar su Código y esto traerá sus datos y la cuenta contable de gastos con la que opera normalmente.

Si el Proveedor no tiene código, es obligatorio poner el Nombre. En ese caso, la cuenta toma el código de la cuenta de gastos por Omisión., pero ese dato puede ser modificado (por ejemplo, cuando se registra un gasto de Sueldos, en el Nombre puede indicar SUELDOS, sin perjuicio de que puede generar un proveedor ficticio con ese nombre, con la cuenta contable correcto y Forma de Pago Ćontado´)

La Cuenta del Gasto trae consigo su forma de Prorrateo de Gastos, o sea cómo se distribuye ese gasto entre las distintas Clases de Gastos establecidas por la escritura y/o el Reglamento de copropiedad.

Si el Proveedor tiene asignada una cuenta de Gastos, tanto ésta como su forma de Prorrateo de Gastos aparecen en forma automática, pero ambos pueden ser modificados durante la carga.

Además, la Cuenta de Gastos, en este sistema, corresponde al ´Grupo´ o Ćoncepto´ dentro del cual cada gasto se imprimirá en el Detalle de Gastos que se presenta mensualmente a los copropietarios.

CTCS.DOC#T02

CTAS.DOC#U03

CTCS.DOC#T40





Forma de Pago: este código (para el cual existe un archivo de validación – ver Cuentas Corrientes - Formas de Pago) permite generar automáticamente varios movimientos con vencimientos periódicos, durante la registración de una factura.

Para lograrlo, debe presionar el botón {Pago Automático} o la tecla [F8], una vez que cargó los importes en la pantalla.

Si hay una Forma de Pago activa, el sistema generará en la cuenta corriente del proveedor los movimientos respectivos, que luego pueden modificarse. En estos casos, la Cuenta Contable que registra esos movimientos, es la que se declaró como Cuenta de cuentas corrientes en el Legajo del Proveedor (Ver Cuentas Corrientes - Legajos - Datos de Facturación).

Si su intención es NO utilizar cuentas corrientes en el pago de ese gasto, la Forma de Pago utilizada en este comprobante (y en el legajo del Proveedor, en su caso) debe ser del tipo Sin Cuotas (ver Formas de Pago).

La Descripción es un campo que puede ser llenado como sea necesario. Este texto es el que luego aparece en el Detalle de Gastos mensual al Consorcio.

El Importe debe ser el total del comprobante. Al ingresarlo, el sistema aplica automáticamente el prorrateo de Gastos indicado más arriba. Si desea registrar un importe negativo (por ej. la anulación de un gasto), ingréselo con la tecla [-] en lugar de la tecla [Enter].

Tanto el Importe como los resultados del Prorrateo de Gastos se pueden modificar manualmente en cualquier momento (los porcentajes de distribución que aparecen en pantalla sólo se modifican si se cambia el código de Prorrateo de Gastos, pero su uso se limita al cálculo automático).

Si se modifica el Importe, es posible recalcular automáticamente el Prorrateo de Gastos, presionando la tecla [F5].

El Nº de Factura y la fecha real de la misma son datos optativos.

Esta pantalla aparece en el tab Rendición de la pantalla de carga de gastos.

CTCS.DOC#T27

ctcs.doc#T44

ctcs.doc#T27





En principio, el sistema incluye el gasto en el informe mensual Detalle de Gastos del mes al que corresponde la fecha en que se carga. Sin embargo, esta pantalla permite que un gasto sea rendido parcialmente en distintos períodos, para evitar 'picos' en los montos de las expensas.

La Configuración de Expensas permite establecer un procedimiento automático para que los meses de rendición coincidan con las fechas de compromiso de pago al proveedor, pero el usuario también puede establecer fechas arbitrarias.

Si ingresa en esta pantalla durante la carga del gasto, la encontrará vacía y puede generar los registros que considere necesarios. Si deja vacía esta pantalla, el sistema generará automáticamente uno o más registros de acuerdo al criterio que se indique en la Configuración de Expensas (fecha de ingreso del gasto o fechas de pago del mismo).

El dato contenido en el campo Cuota (por ej. 1/3, 2/3, etc) se incorpora automáticamente al texto del Gasto (en el Informe de Gastos), indicando que el importe no es el total del Gasto que menciona el texto, sino solamente la parte que se rinde en ese mes en particular.

El importe total de las Rendiciones incluidas en esta pantalla debe coincidir SIEMPRE con el Importe total del Gasto. Si el importe de las rendiciones registradas no coincide con el Importe del gasto, el sistema no permitirá terminar la operación.

Si las fechas e importes de las rendiciones se determinan manualmente, el sistema permite la carga individual o bien utilizar un botón [F6 – Cuotas] para dividir automáticamente en cuotas el importe total del Gasto.





Esta pantalla aparece en el tab Forma de Pago de la pantalla de carga de gastos. Sirve para indicar los 'Medios de Pago' con los que se cancela la factura.

Esta pantalla debe ser completada obligatoriamente por el usuario y su importe total debe coincidir con el Importe del Gasto. De lo contrario, el sistema no permitirá terminar la operación.

La pantalla que sirve para ingresar estos movimientos utiliza sólo cuentas contables definidas como 'Medios de Pago' o sea un mini-plan de cuentas que reúne cuentas que mueven fondos (caja, cuentas corrientes, bancos, etc.). Ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas.

Si Ud. utiliza cuentas que contienen Bancos, Valores o Cuentas Corrientes en esta pantalla, verá que la misma se modifica para permitir la carga de los movimientos respectivos. Ver Manual de Cuentas - Carga General de Importes.

Si está activo el botón {Imputar Saldo} (tecla [F7]), significa que Ud. puede 'cerrar' la operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para completar el Importe del Gasto, termina la operación (generando registros de Rendiciones si es necesario) y vuelve a la pantalla de carga de Gastos. Esta tecla está disponible en las Altas (no en modificaciones).

Si utiliza como Medios de Pago las cuentas con subcuentas de Unidades o Proveedores, de Valores o de Bancos, el Importe deberá provenir de las pantallas de subcuentas que aparecerán automáticamente. En esos casos, el Importe no se puede cargar directamente.

Para más detalles sobre esas pantallas auxiliares, ver el tema 'Movimientos' en los Manuales de Cuentas Corrientes, de Pagos y Cobros, de Valores y de Bancos. Ver también el Manual de Cuentas - Plan de Cuentas.

CTAS.DOC#U02

CTAS.DOC#U08





Esta pantalla aparece en el tab Area del Edificio de la pantalla de carga de gastos. Sirve para ingresar el Area del edificio a la que corresponde el gasto, y -si corresponde- imputarlo una fracción del mismo a cada una de las Unidades involucradas.

El uso de esta pantalla es optativo. El importe total de estos registros no puede superar al Importe total del Gasto.

Esta pantalla aparece en el tab Imputaciones Especiales de la pantalla de carga de gastos.

Cuando utiliza los importes cargados en Gastos como fuente de información contable o estadística, puede necesitar que los importes que componen el Importe del Gasto no se





imputen exclusivamente en la cuenta de Gastos que aparece en la cabecera de este comprobante , sino en otro tipo de cuenta (por ejemplo, una factura que contiene tanto Reparaciones como Honorarios).

Si las Cuentas involucradas tienen distintos porcentajes de Prorrateo de Gastos, los importes respectivos deben ser ingresados manualmente.

Esta pantalla permite imputar el Importe del gasto (hasta su valor total) a otras cuentas de gastos disponibles en el Plan de Cuentas Reducido de la Empresa. Si esa imputación no alcanza al Importe total del gasto, la diferencia queda en la Cuenta de Gastos que aparece en la cabecera del comprobante.

55..22.. MMooddeellooss ddee GGaassttooss

Estas pantallas permiten conservar conceptos esenciales de un gasto que se repite de mes en mes, como sueldos o el abono de mantenimiento de ascensores.

Esos conceptos (Importe, Proveedor, Cuenta contable de gastos, Forma de pago, Descripción, Clase/s de Gastos) se guardan bajo un nombre determinado para cada gasto, y pueden ser invocados en cualquier momento, desde la pantalla de Gastos (usando el botón [Importar Modelo]), evitando así tener que transcribir mensualmente la misma información.

La utilización de estos registros durante la Registración de Gastos es optativa y – una vez importados- la información puede ser total o parcialmente modificada para ingresar los datos reales.

Los registros de Modelos contienen dos datos propios:

Día de Aplicación: Es el día de registración contable (el mes y año dependen de la pantalla de Registración de Gastos) que se desea asignar al Gasto, independientemente del día real en que se lo carga.

Vencimiento: Es un dato optativo. El Modelo no puede ser invocado después de su vencimiento (por ejemplo: contratos con vencimiento, gastos por tiempo limitado, previsiones, etc).

ctas.doc#U20





55..33.. TTrraattaammiieennttoo ddee PPrreevviissiioonneess

Los gastos autorizados por una Asamblea pero todavía no producidos, pese a lo cual -por razones financieras- se recaudan los fondos con anticipación como parte de las expensas, pueden tener dos tratamientos posibles.

Se definen como una clase de Expensas especiales. En ese caso se recaudan conjuntamente con las expensas restantes, informando al Consorcio los ingresos y atrasos imputables a ese grupo.

Se tratan como un gasto y aparecen en el Detalle de Gastos en el grupo que corresponda (por ej. Ascensores).

En este caso, se debería usar un Modelo de Gastos (para facilitar la repetición de la información), con vencimiento (para evitar repetirlo más allá del límite)

El Medio de Pago debe ser una cuenta de Previsión (o sea una cuenta de Patrimonio) en lugar de Caja o Proveedores, porque todavía no se pagó nada ni existe deuda con un proveedor. Cuando el gasto se concrete (por ej. cuando se arreglan las cañerías), se deben registrar dos movimientos en el mismo Informe Mensual de Gastos, que se compensan entre sí (o sea que no originan nuevas expensas):

1. Se anula el gasto total acumulado, cancelando la Previsión (es un gasto 'negativo', cargado con signo ´-´)

2. Se carga normalmente el gasto real, contra el pago de efectivo o asentando una deuda con el proveedor.

55..44.. CCoonnssuullttaass ddee GGaassttooss

Esta pantalla muestra los registros de Rendición de los gastos del Consorcio, ordenados por Fecha de Origen (contable) o por Fecha de Rendición (sólo los pendientes o todos).





Por lo tanto, si un gasto se informa al Consorcio en tres meses distintos, en esta pantalla aparecen 3 registros.

Si el registro de un gasto ya fue incluido en una Liquidación, la misma aparece identificada en la columna derecha.

La información completa relacionada con el Gasto al que pertenece el registro (Clase de Gasto, cantidad de Rendiciones prevista, Descripción, etc), puede leerse en la Minuta a la que se accede con el botón [F5 – Minuta].

Existe un Listado detallado, seleccionable entre dos fechas, para cada una de las pantallas mencionadas.

También existe un listado que muestra los gastos contenidos en cada Liquidación.

55..55.. GGaassttooss ppoorr AArreeaa yy ppoorr UUnniiddaadd





El archivo maestro de Areas del Edificio, permite definir los sectores físicos del Consorcio en los que se producen los gastos. Los gastos pueden referenciarse en forma optativa a una o varias Areas y, además, en forma secundaria a las Unidades involucradas, en el momento en que se cargan los comprobantes respectivos (ver Registración de Gastos)

Los listados de información de gastos por Area contienen los datos principales de cada gasto para el cual se haya utilizado esta opción: fecha, factura, importe y proveedor. Los listados se pueden imprimir con los gastos producidos entre dos fechas determinadas, en dos versiones:

Por Area

Por Unidad Funcional





66.. LLIIQQUUIIDDAACCIIOONN DDEE EEXXPPEENNSSAASS

66..11.. PPrroocceeddiimmiieennttoo

Esta pantalla determina el período (mes y año) cuyos gastos se van a liquidar.

Los gastos que se liquidan son aquéllos cuyo mes de rendición es el elegido o anterior (para evitar que por error queden gastos ´perdidos´ en el pasado), pero no los que se les asignó un mes de rendición posterior.

El sistema sugiere que se incluyan todos los gastos liquidables con fecha de ingreso hasta el último día del mes elegido. Sin embargo, el campo ´Liquidar Gastos hasta el...´ puede ser modificado por el usuario, permitiendo así una fecha de corte variable.

Por lo tanto, puede haber gastos registrados en el mes (pagados o acreditados a los proveedores) pero que no se rinden (o lo hacen solo parcialmente) en ese lapso. También es normal que se liquiden en un mes gastos registrados en períodos anteriores.

En el momento de ejecutarse, el proceso de Liquidación de Expensas toma información acerca del estado de las Cuentas Corrientes pendientes a la fecha de liquidación (punitorios liquidados en el mes, deuda anterior, pagos del mes, etc).

Para eso utiliza los datos de cuentas corrientes ordenados por vencimiento.

El sistema no toma en cuenta en la Liquidación:

Los movimientos todavía no vencidos a la fecha de la Liquidación (por ej. deudas de la Unidad refinanciadas con vencimientos posteriores)

Los movimientos ingresados después de ejecutada la misma (cobranzas o débitos posteriores, punitorios liquidados después de liquidar Expensas, etc)

El sistema considera ´Atrasados´ los movimientos impagos en la cuenta corriente que provienen de meses anteriores a la Liquidación.

La pantalla que inicia la liquidación de expensas es la siguiente:





El proceso de liquidación se ejecuta desde esta pantalla.

El Número de Liquidación es asignado automáticamente por el sistema y no es modificable por el usuario. Este número es único y correlativo tanto para las Liquidaciones de Expensas como para las de Punitorios.

La Descripción es el nombre con el cual se identificará a la Liquidación en los listados, recibos, etc. Este dato se puede modificar en la Liquidación una vez que fue ejecutada.

La Fecha ´Incluir Gastos hasta´ corresponde a la fecha de corte que surge de la pantalla anterior.

La Fecha de Vencimiento es la que aparecerá en las cuentas corrientes de las Unidades y en los recibos como plazo para el pago normal de la deuda originada en la Liquidación.

La columna de Importe expresa los importes de cada Clase de Gastos que corresponden a todos los registros de Rendición de Gastos con fecha de Rendición en el mes de liquidación o anteriores y no puede ser modificada desde esta pantalla.

Sin embargo, en el tab de Gastos, se puede decidir que se omite uno registro de Rendición de Gastos, lo que implica que aparecerá como pendiente en la liquidación siguiente.

Si un gasto debe ser prorrateado entre distintas Clases de Gastos, el importe que aparece en esta pantalla para de cada Clase incluye la fracción correspondiente.

La columna ´A Liquidar´ incluye los importes que se van a liquidar en este procedimiento. Los casos posibles son:

1. Clases de Gastos de distribución porcentual: Los importes repiten el total de gastos de la columna de la izquierda, salvo que se trate de Expensas Fijas, en cuyo caso aparecerá en importe declarado en la Configuración.

En ambos casos, el dato es modificable por el usuario en más o en menos, ya que sirve para generar las expensas a pagar por las unidades (no afecta los gastos contablemente registrados)





2. Clases de Gastos de importe fijo: los importes no pueden ser modificados, porque surgen de la suma de los importes declarados individualmente en las unidades.

3. Clase de Gastos de redondeo: queda vacía y se completará con los cálculos de la liquidación.

La Cuenta de Expensas es la cuenta contable de ingresos donde se acreditará el total adeudado. Esta cuenta, lo mismo que la Cuenta Corriente de Unidades (que funcionará como contrapartida) es la declarada por defecto en Configuración de Cuentas por Omisión.

El Tipo de Débito establece el código de Débito con el cual el importe calculado se ingresará en la cuenta corriente de cada Unidad (usualmente será 'Expensas', pero es posible hacer una liquidación con otro tipo de débito, por ejemplo 'Fondo de Reserva', etc).

El proceso de Liquidación ingresa los débitos respectivos en las Cuentas Corrientes (en cada registro de cuenta corriente se indica el mes de liquidación y - en el caso de Expensas- el Nº de Recibo) y genera el asiento contable. Además marca los registros de Rendición de Gastos incluidos en la misma para que no se liquiden nuevamente.

Los movimientos de Cuenta Corriente originados en una Liquidación no se pueden modificar individualmente, sino a través del borrado de la Liquidación y su nueva ejecución. Lo mismo sucede con el asiento contable y la imputación de los registros de Rendición de Gastos.

En esta pantalla el sistema muestra todos los registros de Rendición de Gastos con fecha de Rendición en el mes o en meses anteriores y que todavía no fueron incluídos en una Liquidación de Expensas. La columna 'Cuenta' muestra el Grupo de Gastos (cuenta contable de gastos) al que corresponde cada uno.

Desde esta pantalla se puede decidir que se omite un gasto en esta Liquidación, lo que implica que aparecerá como pendiente en la liquidación siguiente.

Si desea que la exclusión sea por un importe parcial, debe modificar los importes de los registros de Rendición de Gastos en la pantalla de origen del gasto.





Una vez ejecutada la Liquidación, los registros de Rendición de Gastos incluidos en la misma, no pueden ser modificados. Esos registros son los que aparecen en el Detalle Mensual de Gastos que se presenta a los copropietarios.

En esta pantalla se puede modificar el día de vencimiento y los porcentajes de recargo aplicables al 2º y 3er Vencimientos, si esta opción está activa en la Configuración de Expensas.

66..22.. CCoonnssuullttaass





La pantalla de Consulta de la Liquidación muestra los datos resultantes de la misma, el detalle de los Gastos utilizados para el cálculo y el débito en cuenta corriente aplicado en cada Unidad en relación a cada Clase de Gasto.

Estos datos no pueden ser modificados aquí, salvo la Descripción. Para modificar otros aspectos de la Liquidación es necesario borrarla y volver a liquidar.

66..33.. BBoorrrraaddoo

La Liquidación completa puede ser eliminada con la opción 'Borrar' que aparece en el Menú. Este procedimiento deja todo como estaba antes de ejecutar la Liquidación: los gastos incluidos en la misma vuelven a estar pendientes, se elimina la deuda de las unidades en cuenta corriente, etc.

66..44.. RReecciibbooss ee IInnffoorrmmeess

Además de los listados propios del control del sistema de Consorcios (contables, cuentas corrientes, etc), existen formularios destinados a los copropietarios, que son diseñables por el usuario, en especial los Recibos y los Informes de Liquidación (Expensas y Gastos)

Los procedimientos generales de diseño se explican en las pantallas de Diseño de Formularios (Manual de Información General), de manera que este capítulo se limitará a los temas específicos.

INFO.DOC#E14





66..44..11.. RReecciibbooss

La impresión de los recibos de expensas correspondientes a una Liquidación, puede hacerse en forma correlativa por Unidad o para un Grupo específico de Unidades (ver más arriba 'Archivos Maestros - Grupos de Unidades'). En ambos casos, se puede pedir el recibo de algunas o todas las Unidades.

Existen dos modelos prediseñados: el normal de BTB y el que se utiliza para Cobranzas por Pago Fácil, que respeta los requerimientos de esa firma (inclusive el código de barras)., sin perjuicio de que ambos diseños pueden ser modificados por el usuario.

Se puede optar entre ambos diseños en cualquier momento.

El ´Aviso´ es un diseño optativo de un ejemplar adicional del recibo (para avisar al cliente o para archivar en la administración), cuando se utiliza un modelo de recibo que no posee ese elemento. El diseño de Aviso que ofrece BTB es similar al Recibo de Pago Fácil.

INFO.DOC#E100





Los conceptos generales relacionados con el diseño de recibos, son similares a los que se utilizan para diseñar recibos y órdenes de pago, pero con una diferencia significativa: en los recibos de Consorcios no existen movimientos de 'detalle' que se despliegan en renglones sucesivos, o sea que cada una de las variables debe ser ubicada en un lugar fijo del diseño del recibo.

Las variables disponibles pueden clasificarse en los siguientes grupos principales:

Nº de Recibo: El sistema lo genera durante el proceso de Liquidación de Expensas (no para Punitorios) como una combinación del Nº de Liquidación y del Nº de Unidad. Es un dato requerido solamente en algunas jurisdicciones.

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y descripción de la Unidad, el nombre del copropietario, descripción de la Liquidación de Expensas, Período Abonado en la Liquidación (Mes - Año), etc.

Expensas del mes. El sistema proporciona el Nombre, Porcentaje e Importe de las expensas que corresponden a la Unidad para cada Clase de Gasto.

Débitos del mes en la Cuenta Corriente de la Unidad. El sistema proporciona el Nombre y el Importe Total para cada tipo de Débito

Totales de Expensas, Débitos del mes, Intereses Punitorios del mes, Pagos Adelantados no imputados y Atrasos anteriores a la presente Liquidación.

Se entiende por ´Atrasos´ los importes adeudados que vencieron antes del inicio del período de la Liquidación. Por lo tanto no se incluyen las expensas, débitos directos o los punitorios correspondientes al mes que se liquida. Tampoco se incluyen las deudas con vencimientos posteriores, por ej. originados en acuerdos de pago de atrasos en cuotas.

Total del Recibo (Primer Vencimiento) en números y en letras. El importe puede ser negativo, si los adelantos exceden la deuda acumulada.

INFO.DOC#E26





Fecha e Importes (Total del recibo + Recargo) del Segundo y Tercer Vencimiento, si existen.

Datos para imprimir el código de barras si el recibo lo requiere: Variable de impresión con los datos requeridos por Pago Fácil y texto identificando el Edificio y la Unidad para control en el talón que retiene el cobrador.

Nota importante

El modelo de recibo para Pago Fácil que provee el sistema, incluye la variable que permite la impresión del código de barras.

Para que esa variable se active, es necesario instalar en la computadora la fuente de caracteres del código de barras. BTB Soft ofrece por omisión el archivo I20F5TXT.TTF, que puede encontrar en la carpeta WIN-BTB\FUENTES, pero puede optar por otro (en ese caso tenga en cuenta que puede ser necesario modificar la Configuración de Pago Fácil).

Para ello, debe instalar el archivo I20F5TXT.TTF desde el Panel de Control – Fuentes – Instalar nueva Fuente o la opción similar que ofrezca el sistema operativo de la computadora.

66..44..22.. DDiissttrriibbuucciióónn ddee EExxppeennssaass

Los conceptos generales relacionados con el diseño de este formulario, son similares a los que se utilizan para diseñar facturas, es decir una estructura que contempla una Cabecera, un Pie y múltiples renglones de detalle (ver Manual de Información General - Diseño de Formularios).

La Distribución de Expensas muestra, para cada Unidad, el estado de su cuenta corriente, incluyendo lo que resulta de la presente liquidación. Las variables disponibles son:

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y descripción de la Unidad, descripción de la Liquidación de Expensas, Período Abonado en la Liquidación (Mes - Año), Nº de Página (previendo la impresión en varias hojas), etc.

Datos de cada Unidad: Nº de Unidad, Descripción y Nombre del Propietario

Estado de Atrasos de la Unidad: Importes de Saldo Anterior, Pagos y Saldo Pendiente a la fecha de la Liquidación.

PAGO.DOC#P24

PAGO.DOC#P24

INFO.DOC#E26





Contenido del Recibo del Mes de la Unidad: Importes de cada Clase de Expensas, Punitorios, Débitos Directos del mes, que sumados al Saldo Pendiente totalizan el Recibo a pagar por la Unidad

66..44..44.. DDeettaallllee ddee GGaassttooss

Los conceptos generales relacionados con el diseño de este formulario, son similares a los que se utilizan para diseñar facturas, es decir una estructura que contempla una Cabecera, un Pie y múltiples renglones de Detalle (ver Manual de Información General - Diseño de Formularios).

Existe sin embargo una diferencia significativa: se prevén cortes de control (Subtotales) en el detalle del formulario, de manera que existen además dos áreas independientes, llamadas ´Cabecera de Corte´ (en el ejemplo la palabra Reparaciones) y un ´Pie de Corte´ (en el ejemplo las palabras SubTotal – Incidencia %).

El Detalle de Gastos muestra cada uno de los gastos cuyo reintegro (expensas) se distribuye entre las Unidades en la presente Liquidación. Las variables disponibles son:

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y descripción de la Unidad, descripción de la Liquidación de Expensas, Período Abonado en la Liquidación (Mes - Año), Nº de Página (previendo la impresión en varias hojas), etc.

Comprobantes de Gastos: Se listan clasificados por grupo (Sueldos, Reparaciones, etc), con Subtotales por grupo. Los ´grupos´ corresponden a las cuentas contables a las que se imputaron los gastos en su origen.

Puede contener la Descripción, el Importe que se liquida y (eventualmente) la apertura del Importe en las distintas Clases de Gastos a las que se liquida.

INFO.DOC#E26

INFO.DOC#E26





Como los datos de Proveedor y Nº de Factura se ingresan en campos separados del texto, el sistema provee una opción para incorporarlos al mismo.

El Subtotal de cada Grupo puede contener la incidencia porcentual de sus importes en relación a los gastos totales del Consorcio.

66..44..55.. RReessuummeenn ddee LLiiqquuiiddaacciióónn

El sistema genera un registro por cada liquidación, que contiene la evolución de la ´Caja´ que corresponde a cada Clase de Gasto.

Cuando el Consorcio tiene varias Clases de Gasto, es común plantearse, cuando hay un excedente de fondos, si los mismos pertenecen los copropietarios del Grupo 'A' ó del 'B', etc.

El motivo es que es muy difícil hacer que los gastos imputables a la Clase 'A' (por ejemplo), coincidan exactamente con la recaudación de expensas de la misma Clase. Si hay muchos morosos en la Clase 'B', es inevitable que las Clases 'A' y 'C' deban aportar fondos para cubrir el déficit; si las expensas fijas prevén gastar $ 10.000.- (5.000 de 'A' y 5.000 de 'B') y realmente se gastan 4.000 de 'A' y 6.000.- de 'B', es claro que 'A' financió con 1.000 a 'B', etc.

El razonamiento, entonces, es que para cada Clase de Gastos se comienza con un saldo disponible (que puede ser negativo si la Clase gastó hasta el momento más que lo que recaudó), al que se restan los gastos del mes (de esa misma Clase) y se le suma lo recaudado por Expensas, Punitorios del mes anterior y Atrasos. El resultado es un nuevo saldo disponible para esa Clase.

Como lo cobrado por Expensas (del mes o atrasadas) en la cuenta corriente de una Unidad corresponde a un importe que puede contener a distintas Clases de Gastos, el sistema se encarga de discriminar la parte que pertenece a cada Clase. En el caso de Punitorios, por su naturaleza global, se calcula estimativamente en forma proporcional.





Debido a que esta información no es necesariamente contable (por ej. se supone que todos los gastos ya fueron pagados a la fecha de la liquidación, lo que puede no ser cierto), el sistema permite que, en cada nueva liquidación, el saldo de arrastre se pueda modificar manualmente. Esto resuelve también el tema de la carga de los saldos iniciales al comenzar con un Consorcio.

En cambio los datos de Gastos, Cobranza de Expensas, Atrasos y Punitorios, surgen directamente de la Liquidación y de las cuentas corrientes y no pueden ser modificados.

En el caso de Débitos Directos (débitos hechos en la cuenta de una Unidad Funcional para recuperar erogaciones hechas por el Consorcio debido a o en beneficio de esa Unidad), se supone que el saldo debe ser negativo (es Caja a recuperar) o cero.

Los importes ´Sin Indicación´ absorben casos especiales, como los Pagos Anticipados hechos por las Unidades, para lograr que toda la información de saldos, ingresos y egresos pueda cuadrar en esta pantalla.

Esta misma información permite completar un listado que se utiliza habitualmente en las presentaciones mensuales a los copropietarios.





El ejemplo arriba muestra una versión simplificada, de uso corriente, pero el listado completo se puede diseñar con todas las variables mencionadas en la pantalla (o sea con todos los datos discriminados por Clase de Gastos).

66..44..66.. IImmpprreessiióónn MMúúllttiippllee

Esta opción permite imprimir conjuntamente todos los informes para los copropietarios.

66..44..77.. CCoonnffiigguurraacciióónn ddee IImmpprreessiióónn

Las opciones de esta pantalla son las siguientes:

Detalle de Gastos Unificado: En la impresión del Informe de Gastos, el sistema permite incorporar al texto del Detalle el contenido de los campos Proveedor y Nº de Factura, para hacer más compacta la información.

Agregar CUIT, Matrícula y Domicilio del Proveedor: En la impresión del Informe de Gastos, el sistema permite incorporar al texto del Detalle información adicional relacionada con el Proveedor (requerida solamente en ciertas jurisdicciones).

Agregar Datos al Final: En relación a la opciones anteriores, define si los datos adicionales se colocan al final (y no al principio) del texto del Detalle.





77.. LLIIQQUUIIDDAACCIIOONN DDEE PPUUNNIITTOORRIIOOSS

El proceso de liquidación de punitorios, aplica un porcentaje sobre las deudas vencidas impagas (Deuda Atrasada), contenidas en la Cuenta Corriente de cada Unidad a la fecha indicada en la pantalla, excepto para las deudas que tengan un tipo de débito eximido de punitorios.

El sistema identifica como deudas atrasadas aquéllas que se originaron y vencieron en meses anteriores al de la liquidación, salvo las de las Unidades cuyos legajos tengan activo el check de ´No Liquida Punitorios´.

El porcentaje que indica el sistema es el declarado en la Configuración de Expensas pero puede ser modificado en esta pantalla.

El Tipo de Débito mencionado en la pantalla y la Descripción son las que el sistema asignará a los movimientos de Cuenta Corriente de Unidades que se crean en este proceso.

La Cuenta Punitorios es la cuenta contable de ingresos del Consorcio que acumula este tipo de utilidades (normalmente declarada en la Configuración de Cuentas por Omisión).

Este proceso carga los débitos respectivos en las Cuentas Corrientes y genera el asiento contable. El vencimiento de los débitos es el que aparece en la pantalla de liquidación, con un criterio similar al de la liquidación de expensas.

Los movimientos de cuenta corriente originados en una liquidación no se pueden modificar individualmente. Solamente puede cancelarlos con un pago o revertirlos, utilizando las opciones de Recibos o de Contabilidad.

El Número de Liquidación es asignado automáticamente por el sistema y no es modificable por el usuario. Este número es único y correlativo tanto para las Liquidaciones de Expensas como para las de Punitorios.





Una Liquidación de Punitorios se puede eliminar con la opción 'Borrar' que aparece en el Menú.





88.. MMAAEESSTTRROOSS AAUUXXIILLIIAARREESS

88..11.. AAddmmiinniissttrraaddoorreess

Este archivo contiene los datos de los Administradores, que luego pueden ser impresos en los recibos e informes que se entregan a los copropietarios.

El Nº de Registro es un dato optativo que se completa en las jurisdicciones donde existe un Registro Público de Administradores.

La posibilidad de múltiples administradores, permite que varios Consorcios sean administrados por distintas personas o entidades, que operan bajo una sola organización.





88..22.. TTiippooss ddee DDéébbiittoo

Las cuentas corrientes de las Unidades pueden recibir débitos por distintos motivos (expensas normales, punitorios, constitución de fondos de reserva, gastos propios de la unidad, etc).

Esos débitos deben mantenerse separados porque sus saldos acumulados - si existen- pueden originar procedimientos diferentes (por ej. sobre las deudas de punitorios no deben calcularse otros punitorios) y se controlan en forma independiente, incluso en la impresión de recibos.

Este archivo permite codificar distintos Tipos de Débitos, de los cuales uno será asignado a cada liquidación (de expensas, punitorios, etc), para que los movimientos ingresados en las cuentas corrientes de las Unidades queden debidamente identificados.

En la Configuración se reservan los tipos de Débito de Expensas y de Punitorios (usualmente códigos 1 y 2).

En los movimientos de cuentas corrientes realizados desde el sistema solamente serán procesados como ´Débitos Directos´ (deudas particulares de la Unidad porque el Consorcio abonó algo por su cuenta y orden) los que tengan un Tipo de Débito que NO sea el de Expensas o el de Punitorios.





88..33.. PPrroovveeeeddoorreess

El legajo de cada proveedor incluye toda la información impositiva y legal necesaria para las registraciones en el sistema.

Su contenido es similar al utilizado con la misma finalidad en el sistema de Gestión comercial.

El campo de Matrícula es un texto (permite letras y números) y es de uso optativo para las jurisdicciones que exigen su inclusión en la documentación mensual para los copropietarios.

88..44.. DDaattooss ddeell CCoonnssoorrcciioo

Estos datos son utilizados por varios módulos, en listados que requieren los datos básicos del Consorcio.

El CODIGO es un número arbitrario, que el sistema asigna al azar. Se utiliza para determinar el origen de los registros, si por algún motivo un Consorcio recibe por transferencia movimientos originados en otros Consorcios. Puede ser modificado mientras no existan

CTCS.DOC#T02





movimientos contables en la Empresa, pero no es prudente hacerlo, salvo casos especiales y asesorado por técnicos de BTB SOFT SA.

Los campos específicos de Gestión de Consorcios son:

La identificación del Código del Administrador

El Nº de inscripción en el sindicato SUTERH

Estos datos se pueden imprimir en distintos informes que se entregan a los copropietarios.





99.. IINNFFOORRMMAACCIIOONN CCOONNJJUUNNTTAA

Cuando la Administración utiliza una cuenta bancaria única y/o una caja de efectivo única para un conjunto de Consorcios, es necesario visualizar en forma conjunta los movimientos producidos y los saldos de las cuentas contables respectivas en los Consorcios.

Los listados que aparecen más arriba están disponibles en la aplicación Unificar (ícono ´U´) – Unificación de Información – Consorcios – Informe de Saldos e Informe de Movimientos.

Ambos listados exponen únicamente las cuentas contables de cada Consorcio marcadas con el check Incluir en Informe de Efectivo .

El listado de Movimientos muestra el Saldo Inicial, las Entradas, las Salidas y el Saldo Final de cada cuenta en el período elegido.

El listado de Saldos agrupa las cuentas en columnas, separando las que operan con subcuentas (como Bancos, Valores, etc)

INFO.DOC#E78





1100.. IIMMPPOORRTTAACCIIOONN DDEESSDDEE DDOOSS

Este procedimiento (ubicado en Otros – Herramientas) permite importar los archivos de un Consorcio generados bajo el sistema CONSORCIOS para DOS, desde un Consorcio que opera con CONSORCIOS para Windows

Solamente puede importar los datos si en el Consorcio de destino aún no ha cargado Unidades ni movimientos de ningún tipo.

Los archivos maestros propios del Consorcio de Origen y las configuraciones que los afectan (Contabilidad, Unidades, Gastos, etc) son capturados sin excepción, salvo los Modelos de Gastos.

Las Liquidaciones anteriores y los diseños de Excel para DOS no se importan, ya que la impresión de los informes a los copropietarios bajo Windows son diseñables desde el propio sistema.

Los archivos de movimientos de Gestión que se capturan son los de Contabilidad y de subcuentas (cuentas corrientes, cheques y bancos), que se ingresan bajo la forma de un asiento global similar al asiento de inicio del primer ejercicio, donde se incluyen los saldos de todas las cuentas y - si las mismas contienen subcuentas - la composición detallada de esos saldos, tal como se encuentran en la empresa de origen:

1. El saldo de la cuenta Unidades se ingresa junto con el detalle completo de los movimientos de las cuentas corrientes de las Unidades que aún no fueron imputados (o sea los que se ven en las pantallas de Consulta de Cuentas corrientes por Vencimiento pendientes)

2. El saldo de Valores a Depositar se ingresa junto con el detalle de los cheques en cartera.

3. El saldo del Banco incluye el saldo vencido hasta el día de la transferencia (como un solo movimiento) y el detalle de los movimientos de cheques y depósitos no vencidos.

La importación de los registros de Rendición de Gastos Pendientes (originados en meses anteriores pero que tienen que ser informados a los copropietarios en liquidaciones futuras) se realiza generando registros de Gastos (como si se cargara un nuevo Gasto) que se respaldan con un asiento contable neutro, que debita y acredita los importes a una cuenta que se declara en la pantalla como ´Cuenta de Gastos Pendientes´ (se puede elegir cualquier cuenta de gastos existente en el plan de Cuentas del Consorcio de Origen).

La importación de movimientos toma en cuenta sin excepción TODOS los movimientos contables existentes en el Consorcio de Origen. No es posible importar 'hasta cierta fecha de origen' dejando de lado asientos posteriores





La fecha del asiento generado es única (puede ser elegida por el usuario) y esa fecha es asumida también por los movimientos de subcuentas que se importan. Sin embargo, los movimientos contienen - si corresponde - la fecha de vencimiento correcta e incorporan en su texto la fecha de Origen real.

El asiento resultante es un asiento contable normal. El sistema no lo define como 'Asiento de Apertura' (nada impide que el usuario lo haga posteriormente) y por lo tanto puede ser modificado manualmente, borrado o cambiado de fecha.

La importación debe ser hecha bajo controles muy precisos:

Es conveniente que la información transferida esté lo mejor conciliada que sea posible, para evitar que los ajustes posteriores en el Consorcio de Origen deban reproducirse en el asiento inicial del nuevo Consorcio.

En el Consorcio de Origen, haga un Recálculo General completo de saldos, un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas.

Cualquier discrepancia conviene que sea resuelta en el Consorcio de Origen utilizando los recursos del sistema. En caso de que este enfoque resulte inapropiado (errores de gran complejidad en movimientos muy antiguos), consulte con BTB Soft para soluciones alternativas.

En última instancia es posible importar los maestros únicamente y cargar los saldos en forma manual.

Una vez concretada la importación, confeccionar un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas en el nuevo Consorcio empresa, para asegurar que la importación fue correcta.

La finalidad de la Importación es acceder a la información del sistema anterior, utilizando el sistema actual.

Tenga en cuenta que si Ud. adquirió Sistemas BTB para DOS, su llave permite operar con ese sistema lo mismo que con BTB para Windows, de manera que puede acceder en cualquier momento a los archivos anteriores.

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