manual de compras
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MANUAL DE COMPRAS CORPORATIVO ROA CONSTRUCCIONES S.A. DE C.V.
Elaborado por:
BARRERA AGUILLÓN ROGELIO
CABRERA MORALES ADRIANA
PALACIOS GARCÍA LAURA GABRIELA
RAMÍREZ RUBIO SINTIA
ZUÑIGA VÁZQUEZ LIZBETH
ELABORÓ:
IIDE 39
Equipo 5
AUTORIZÓ:
Lic. Jorge Raúl Jiménez Reyes
REVISÓ:
Lic. Jorge Raúl Jiménez Reyes
CORPORATIVO ROA CONSTRUCCIONES S.A. DE C.V.
MANUAL DE COMPRAS.
Fecha de elaboración:
10/ABRIL/2013
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I. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………….. 3
II. OBJETIVO…………………………………………………………………… 4
III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA………………………………... 5
IV. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO…………… 6
V. POLÍTICAS DE COMPRAS……………………………………………….. 7
VI. PERFIL DE UN BUEN COMPRADOR…………………………………... 8
VII. CADENA DE ABASTECIMIENTO………………………………………. 10
VIII. REQUISITOS DENTRO DE UNA ÓRDEN DE COMPRA………….. 11
IX. FORMAS DE EMISIÓN DE UNA ÓRDEN DE COMPRA…………….. 12
X. REQUISICIÓN DE COMPRA……………………………………………… 13
XI. COTIZACIONES…………………………………………………………… 14
XII. RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA…..15
XIII. LOGÍSTICA……………………………………………………………….. 16
XIV. GLOSARIO………………………….……………………………………. 17
XV. ANEXO……………………………………………………………………....19
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………… …………. 20
E
ÍNDICE
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Se ha diseñado este manual como una guía de políticas y procedimientos para
que la administración de Corporativo Roa Construcciones SA DE CV disponga
de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los
procesos de compras.
Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal este
debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de
bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la
empresa.
Dentro de este manual se muestra de forma descriptiva y detallada todas las
actividades relacionadas al área de compras de CRC. Se ha elaborado de
forma sencilla, clara y objetiva a fin de facilitar el flujo de información y la
interacción adecuada con otras áreas afines a compras, además de precisar su
estricta aplicación por parte de todo el personal, y evidentemente por el
departamento de compras.
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se
introducen los cambios que la dinámica funcional de la empresa requiera.
I. INTRODUCCIÓN
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Orientar y capacitar al personal del área de compras respecto de las funciones,
políticas y procedimientos correspondientes al proceso de compras.
II. OBJETIVO
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1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras.
2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito
administrativo – contable relacionado con la gestión de compras.
3. Implementar un mecanismo de Decisión de Compra a cargo de las unidades
requirentes.
III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
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La misión general del aprovisionamiento consistirá en obtener del exterior a
la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su
funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de
calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.
La Gestión de Abastecimiento es una de las operaciones más trascendentes y
complejas en cualquier Empresa de la Industria del Comercio tanto Mayorista
como Minorista y el conocer las diferentes formas de implementarla, conocer
cada una de sus etapas y la forma en que afectan a los diversos departamentos
de la Empresa, la convierten en una disciplina obligatoria.
IV. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
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Abastecimiento de material para la construcción.
Realización de inventario cada que se da comienzo a una obra.
El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones
con proveedores.
El Departamento de Compras es el único responsable de efectuar todas
las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compra.
Mantener los niveles de calidad de materiales para la construcción.
Seleccionar los mejores proveedores con las características necesarias
requeridas para la empresa.
Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con
las fechas, cantidades y calidades.
Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales
comprados.
V. POLÍTICAS DE COMPRAS
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Responsable de la gestión de compras, negociación, comercialización y
logística. Planifica, organiza y coordina, la adquisición de mercancías y
artículos diversos para la compañía. Contacta y entrevista a proveedores
locales y extranjeros con el fin de negociar los contratos de compra para un
abastecimiento eficiente. Coordina los estudios de investigación de mercados
en el área, para determinar las necesidades de los consumidores, así como la
competencia y estado actual de los mercados donde opere la empresa.
Funciones.
Administrar el inventario de mercadería en función de la rotación,
cantidades por Tienda, clasificaciones, precio, calidad, proveedor
etc.
Realizar análisis proveedores y mercaderías.
Realizar la planificación de ventas.
VI. PERFIL DE UN BUEN COMPRADOR
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Realizar análisis de ventas de forma periódica. (semanal, mes,
temporada etc.)
Realizar presupuesto de compras.
Elaborar órdenes de compra.
Realizar traspasos de mercadería.
Comunicar mediante Memorando las devoluciones a
proveedores.
Realizar estudios de mercado, tendencias, estadísticas, moda y
consumo.
Mantener actualizado el catalogo de proveedores.
Mantener excelentes relaciones comerciales con proveedores,
con fin de obtener colaboración y servicio.
Buscar constantemente nuevas y rentables fuentes de
abastecimiento.
Negociar con proveedores plazos, descuentos, beneficios,
devoluciones y condiciones varias.
Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo
a su modalidad contractual (tercerización, consignación,
convencional).
Establecer alianzas con proveedores para desarrollar productos.
Comprar mercadería de acuerdo a las líneas de precio sugerido,
precio, calidad y necesidades de los clientes.
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CADENA DE ABASTECIMIENTO CONSTRUCCION DE NAVES
INDUSTRIALES.
Servicio de Construcción
Solicitud del Servicio
Surge la necesidad del servicio.
VII. CADENA DE ABASTECIMIENTO
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La orden de compra (llamada nota de pedido) es un documento que emite el
comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle,
precio, condiciones de pago y los requisitos necesarios para llevar a cabo la
compra, los cuales son los siguientes:
Lugar y Fecha de emisión
Nombre y Número de la orden del comprobante
Nombre y domicilio del comprador y del vendedor
Detalle de las mercancías solicitadas
Condición de pago y entrega
Firma del comprador o encargado de compras
Datos de la empresa que imprime el documento, fecha de impresión y
numero de los documentos impresos
Debe aclararse que es un documento no valido como factura y colocar la
letra “X”
VIII. REQUISITOS DENTRO DE UNA ÓRDEN DE COMPRA
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Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera siguiente:
a. Original para el Proveedor
b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la
Factura de Pago al Proveedor.
c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.
o Al comprador le sirve como constancia de la mercancía que solicita
o Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la factura en
caso de ser aceptado.
IX. FORMAS DE EMISIÓN DE UNA ÓRDEN DE COMPRA
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La requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras
con el fin de abastecer los bienes y/o servicios. Ésta a su vez es originada y
aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
X. REQUISICIÓN DE COMPRA
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En Corporativo Roa Construcciones SA DE CV se cuenta con un catálogo de
proveedores del cual se selecciona al más apropiado según sea la requisición
de material emitida desde la obra.
La requisición de compra se hace llegar directamente al departamento de
compras y posteriormente a la Dirección General para su aprobación.
Se procede a contactar a los distintos proveedores solicitando una cotización de
material, buscando la mejor opción de acuerdo a los siguientes parámetros:
1. Precio del producto o servicio. Calculando el costo completo sin olvidar
agregar la utilidad y fletes en caso de que lo pague el proveedor en lugar de
CRC.
2. Calidad que ofrece.
3. Tiempo de entrega
3. Que forma de pago aceptan o si ofrecen crédito.
4. Garantías.
Sabemos también que el objetivo es ganar negocios, por lo que comparamos
precios y condiciones.
La cotización que nos haga llegar cada proveedor deberá contener las
descripciones iguales a las que se indicaron en las requisiciones.
XI. COTIZACIONES
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CUENTAS POR PAGAR:
Cuando el departamento de compras realiza el pedido de material, el
departamento de cuentas por pagar es el encargado de solicitar la autorización
del pago para el proveedor y cuando ha sido autorizado el pago, se anexa el
comprobante de pago a la factura emitida por el proveedor. Después este
departamento entrega estos documentos al departamento de contabilidad.
CONTABILIDAD:
Este departamento se encarga de recibir los comprobantes de pago anexos a
las facturas de los proveedores para llevar a cabo la contabilidad de la
empresa.
XII. RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA
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INCOTERMS se refiere a un grupo de términos comerciales estandarizados de
3 letras utilizado comúnmente en contratos internacionales de venta de bienes.
Se usan para dividir los costes de las transacciones comerciales
internacionales, delimitando las obligaciones y responsabilidades reciprocas
entre vendedor y comprador en relación al desplazamiento de la mercadería, la
transferencia de costos, riesgos y gestión de documentos.
Es esencial el conocimiento de estos términos antes de importar o exportar
cualquier artículo.
XIII. LOGÍSTICA
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Compras: Toda adquisición de algún bien realizada a cambio de dinero.
Cadena de suministro: Es el proceso de la gestión y manejo estratégico de
todas las operaciones relacionadas, apoyado en factores tecnológicos.
Logística: Es el sistema integral que comprende el abastecimiento, el manejo y
la gestión de materiales y productos con los que opera la empresa, incluyendo
la planificación, la organización y el control de las actividades anteriores, desde
la adquisición hasta su entrega al consumidor final, satisfaciendo las
necesidades de éste de la manera más eficaz y con el menor costo.
Orden de compra: es un documento que un comprador entrega a un vendedor
para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo
de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para
la operación comercial.
Requisición de compra: Es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según
las especificaciones de cada compañía
Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad
Comprador: persona que adquiere un producto por medio de un precio
XIV. GLOSARIO
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Cotización: Documento que informa y establece el valor de productos o
servicios.
Incoterms: Son un conjunto de reglas para la interpretación de los términos
comerciales más utilizados en las transacciones de comercio exterior en todo el
mundo.
Exportación: la exportación es el tráfico de bienes y servicios propios de un
país con el fin de ser usados o consumidos en otro país
Importación: es el transporte legítimo de bienes y servicios nacionales
exportados por un país, pretendidos para el uso o consumo interno de otro país
Mercancía: es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el
término se aplica a bienes económicos
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Requisición de Material
DATOS DE FACTURACION
FOLIO. 0009
Corporativo Roa Construcciones S.A. DE CV
R.F.C CRCIO1119 EQ9
Caminó a los Olvera No. 2 Int. 2 Col. El Pueblito Corregidora, Qro. C.P. 76900
Fecha:
OBRA:
Cantidad Unid Descripción
PROVEEDOR:
RESIDENTE DE OBRA:
FIRMA
XV. ANEXO
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Bibliografía
Heredia Viveros Nohora Ligia. Gerencia de compras la nueva estrategia competitiva. México. ECOE Ediciones
Peris, Salvador. Distribucion Comercial. Editoria ESIC
Palacio Montoya, Alberto. Conceptos Modernos de Administración de Compras. Mexico. Norma